disciplina informaticĂ managerialĂ · noţiuni fundamentale utilizate în organizarea datelor:...
TRANSCRIPT
1
Universitatea SPIRU HARET
Facultatea ȘTIINȚE ECONOMICE
Specializarea MANAGEMENT
Disciplina INFORMATICĂ MANAGERIALĂ
Prof univ. dr Mareș Marius Daniel
Conţinut curs
1. Conceptele de societate informaţională – societate a cunoaşterii, sistem informaţional, sistem
informatic, sistem bazat pe cunoştinţe, sistem informaţional managerial (MIS), sistemul
întreprinderii. E-organizaţie. Locul şi rolul sistemelor informatice manageriale în cadrul
organizaţiei. Dată, informaţie, cunoştinţă şi luarea deciziilor.. Organizarea datelor în vederea
prelucrării cu ajutorul calculatoarelor electronice. 2. Noţiuni fundamentale utilizate în organizarea datelor: scop, obiective, fişierul de date, baza de date, entitate, atribut, valoare, clasificarea datelor. Relaţiile dintre date. Structuri de date. Modele de date. Importanţa sistemelor informatice manageriale în fundamentarea procesului managerial şi de luare al deciziilor. Componente şi tipuri de MIS. Managerul, realizarea şi utilizarea sistemelor informatice dedicate. 3. Teoria bazelor de date şi a sistemelor de gestiune a bazelor de date
Organizarea datelor în baze de date şi sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD). Arhitectura
unui sistem bază de date, definirea şi caracterizarea bazelor de date, obiectivele şi funcţiile unui
SGBD, nivelurile de organizare a datelor în baze de date, etapele de realizare a unei baze de date,
clasificarea bazelor de date.
4. Generaţii de baze de date şi de sisteme de gestiune a bazelor de date asociate (sisteme ierarhice
şi reţea, sisteme relaţionale, sisteme în tehnologie avansată). Baze de date relaţionale. Baze de
date orientate obiect. Sistemul de gestiune a bazelor de date Microsoft Access.
Caracteristicile sistemului Microsoft Access. Cunoaşterea mediului de lucru, definirea
componentelor principale, deschiderea şi închiderea unei baze de date în Microsoft Access.
5. Tabelul (Tables), crearea unui tabel. Formularul (Forms), introducerea datelor în tabel.
Interogarea (Query). Realizarea legăturilor între tabele. Raportul (Report). Paginile (Pages).
Macroinstrucţiunea (Macro-ul). Modulul (Module), carateristicile limbajului VBA, crearea unui
modul standard şi a unei proceduri Sub.
6. Sistemele informatice manageriale (MIS). Locul, rolul şi obiectivele MIS, avantaje şi
dezavantaje în utilizarea MIS. Importanţa MIS pentru luarea deciziilor. Componente şi tipuri de
MIS. Diferenţa dintre MIS şi celelalte sisteme informatice.
7. Sisteme de sprijinire a deciziilor (SSD). Procesul de luare al deciziilor. Componentele SSD.
Clasificarea SSD. Tipuri de modele în cadrul SSD. Sisteme suport de decizie inteligente, sisteme
bazate pe cunoştinţe. Sisteme multi-agent.
2
Bibliografie
Bibliografie obligatorie 1. Fusaru, Doina; Gherasim, Zenovic; Informatică managerială, Editura Fundaţiei România
de Mâine, Bucureşti, 2008.
2. Vasilescu O. Sisteme suport de decizie, Editura M.P.M. Edit Consult, Bucureşti, 2002
3. Fusaru, Doina; Gherasim, Zenovic; Andronie, Maria; Bâra, Adela; Stroe, Petrişor,
Aplicaţii economice în Visual Basic si Access, Editura Fundaţiei România de Mâine,
Bucureşti, Ediţia a III-a, 2007.
4. Fusaru, Doina; Gherasim, Zenovic; Andronie, Maria; Bâra, Adela, Informatică de
gestiune – Limbaje de programare si sisteme de gestiune a bazelor de date, Teste grilă,
Editura Fundaţiei România de Mâine, Bucuresti, 2005.
5. Popescu O. , Sisteme informatice pentru marketing şi comerţ exterior, Editura Herald,
Bucureşti, 2008
Bibliografie suplimentară 6. Vasilescu O., Modelarea logical a activităţilor umane şi sistemele expert, Editura
M.P.M. Edit Consult, Bucureşti, 2003
7. Vasilescu O. Sisteme bazate pe cunoştinţe în conducerea producţiei, Editura. M.P.M.
Edit Consult, 2003
8. Gherasim, Zenovic; Fusaru, Doina; Andronie, Maria; Sisteme informatice pentru
asistarea deciziei economice, Editura Fundaţiei România de Mâine, Bucureşti, 2008.
9. Gherasim, Zenovic, Programare si baze de date, Ediţia a II-a, Editura Fundaţiei România
de Mâine, Bucureşti, Ediţia a-II-a, 2007.
10. Nicolaescu Ioan, Stoica Adrian, Gherasim Zenovic - Managementul resurselor
informaţionale ale organizaţiei, Editura Academiei Tehnice Militare, Bucureşti,
2008. 11. Zaharie, D., Albescu, F., Bojan, F., Ivancenco, V., Vasilescu, C. – Sisteme informatice
pentru asistarea deciziei, Editura Dual Tech, Bucuresti, 2001.
12. Airinei, D. – Depozite de date, Editura Polirom, Iaşi, 2002.
13. Albescu, F., Bojan, I. – Management Information Systems& Decision Support Systems,
Editura Dual Tech, Bucureşti, 2001.
14. Andone, I., Ţugui, A. – Sisteme inteligente în management, contabilitate, finanţe, bănci şi
marketing, Editura Economică, Bucureşti, 1999.
15. Andone, I.; Mockler, R.J.; Dologite, D.G.; Ţugui, Al. Al. – Dezvoltarea sistemelor
inteligente în economie, Metodologie şi studii de caz, Editura Economică, Bucureşti,
2001.
16. Andone, I. - Sisteme inteligente hibride, Editura Economică, Bucureşti, 2002.
17. Andronie, Maria – Analiza şi proiectarea sistemelor informatice de gestiune, Editura
Fundaţiei România de Mâine, Bucureşti, 2007.
18. Băduţ, M. – Informatica în management, Editura Albastră, Cluj-Napoca, 2003.
19. Benchimol, G.; Levine, P.; Pomerol, J.Ch. – Sisteme expert în întreprindere, Editura
tehnică, Bucureşti, 1993.
20. Choffray, J.M. – Sisteme inteligente de management, Diagnostic, analiză şi asistenţă a
deciziei, Editura Ştiinţă şi Tehnică, Bucureşti, 1997.
21. Coroescu, T. – Sisteme informatice pentru management, Editura Lumina Lex, Bucureşti,
2002.
3
22. Dollinger, R. – Utilizarea sistemului SQL Server (SQL 7.0, SQL 2000), Editura Albastră,
Cluj-Napoca, 2002.
23. Filip, Fl.Gh. – Decizie asistată de calculator. Decizii, decidenţi. Metode şi instrumente de
bază, Editura Tehnică şi Editura Expert, Bucureşti, 2002.
24. Filip, Fl.Gh. – Sisteme suport pentru decizii, Editura Tehnică, Bucureşti, 2004.
25. Fotache, D.; Hurbean, L. – Soluţii informatice integrate pentru gestiunea afacerilor –
ERP, Editura Economică, Bucureşti, 2004.
26. Han, J., Kamber, M. - Data Mining- Concepts and Technique, Second Edition, Morgan
Kaufmann Publishers, USA, San Francisco CA 2006.
27. Ionescu, B. – Modele informatice de asistare a deciziei financiare, Editura Infomega,
Bucureşti, 2002.
28. Laudon, K., Laudon, J. – Essentials of Management Information Systems, Organization
and Technology in the Networked Enterprise, Fourth Edition, JWS, New York, 2001.
29. Luban, Fl. – Sisteme bazate pe cunoştinţe în management, Editura ASE, Bucureşti, 2006.
30. Lungu, I., Bâra, A. – Sisteme informatice executive, Editura ASE, Bucureşti, 2007.
31. Lungu, I., Sabău, Gh., Velicanu, M., Muntean, M., Ionescu, S., Posdarie., E., Sandu, D, -
Sisteme informatice. Analiză, proiectare şi implementare, Editura Economică, Bucureşti,
2003.
32. Mallach, E.G. – Decision Support and Data Warehouse Systems, McGraw-Hill Book
Company, 2000.
33. Militaru, G. – Sisteme informatice pentru management, Editura Bic All,
Bucureşti, 2004.
34. Popa, Gh., Udrică, M., Manole, Al., Vasilciuc, B.G., Gârbă, M. – Microsoft SQL
Server, Editura Economică, Bucureşti, 2006.
35. Raţiu-Suciu, C.– Modelarea & simularea proceselor economice, Teorie şi
practică, Editura Economică, Bucureşti, 2005.
36. Scott Proctor, K. – Building Financial Models with Microsoft Excel, A Guide for
Business Professionals, John Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New Jersey, USA,
2004.
37. Tacu, Al.P., Vancea, R., Holba, Şt., Burciu, A. – Inteligenţa artificială. Teorie şi
aplicaţii în economie, Editura Economică, Bucureşti, 1998.
38. Turban, E., Aronson, J.E., Liang, T.P., Sharda, R. – Decision Support and
Business Intelligence Systems, Pearson, Prentice Hall, New Jersey, 2007.
39. Zaharia, M.; Cârstea, Cl.; Sălăgean, L. – Inteligenţa artificială şi sistemele expert
în asistarea deciziilor economice, Editura Economică, Bucureşti, 2003. 40. *** - BDASEIG, Baze de date. Fundamente teoretice şi practice, Editura InfoMega,
Bucureşti, 2002, pag.437-465.
4
Prezentare sintetică a lecţiilor
Capitolul 1:
1.1 Organizaţia economică. Perspective actuale din punct de vedere
managerial.
O organizaţie este o structură socială formală, stabilă care primeşte resurse de la
mediul socioeconomic şi le prelucrează pentru a produce anumite ieşiri (produse sau
servicii). Această definiţie tehnică presupune capitalul şi munca ca factori fundamentali
de producţie. Organizaţia transformă aceste intrări în produse şi servicii printr-un proces
de producţie.
Din punct de vedere comportamental, o organizaţie reprezintă o colecţie de
drepturi, privilegii, obligaţii şi responsabilităţi bine echilibrate pe parcursul unei perioade
de timp.
Definiţia tehnică este focalizată asupra influenţelor pe care modificările
tehnologice (deci şi progresele tehnologiilor informaţiei şi ale comunicaţiilor, IT&C)
le au asupra mediului în care intrările sunt transformate în ieşiri.
În cazul definiţiei comportamentale, construirea sau reconstruirea sistemului
informatic al organizaţiei presupune mai mult decât o nouă configuraţie a staţiilor de
lucru (workstations) sau o nouă aplicaţie informatică .
Organizaţiile, în general, pot fi de tip structură antreprenorială, tip birocratic, tip
maşină birocratică cu diviziuni, tip maşină birocratică profesională şi de tip adocraţie.
Organizaţiile cu structură antreprenorială sunt de mică amploare, de regulă
firme mici cu structuri simple şi conduse de un antreprenor. Un exemplu de astfel de
organizaţie este o croitorie.
Organizaţiile de tip birocratic (bureaucracy) sunt organizaţii formale, de
dimensiuni medii, cu o diviziune clară asupra muncii, cu proceduri şi reguli de lucru
prestabilite şi un proces de luare a deciziei imparţial, cu promovarea angajaţilor pe baza
calificărilor tehnice şi a profesionalismului.
Organizaţiile de tip maşină birocratică cu diviziuni prezintă combinaţii de
maşini birocratice multiple, fiecare realizând produse sau servicii distincte, toate conduse
de un cartier general central. Se pot da aici ca exemplu firmele Microsoft.
Organizaţiile de tip maşină birocratică profesională se bazează pe cunoştinţe,
iar produsele şi serviciile depind de cunoştinţele specialiştilor. Acest tip de organizaţie
este dominat de şefi de departamente cu o slabă autoritate centrală. La acest tip de
organizaţie se poate ca exemplu firma de impresariat artistic.
Adocraţiile (adhocracy) sunt organizaţii de forţă majoră ce sunt create pentru a
rezolva situaţii de moment şi care trebuie să răspundă unor schimbări rapide ale mediului
socioeconomic.
Toate organizaţiile dezvoltă proceduri de lucru standard, politici şi culturi
organizaţionale.
Procedurile de lucru standard sunt reguli precise, proceduri şi practici dezvoltate
de organizaţie pentru a face faţă cvasitotalităţii situaţiilor posibile viitoare.
5
Politicile organizaţionale iau în considerare faptul că oamenii în organizaţii
ocupă diferite poziţii, au diferite specialităţi, preocupări şi perspective. Ca urmare, aceştia
prezintă diferite puncte de vedere despre distribuirea resurselor, despre modul de
recompensare a rezultatelor muncii şi despre modul de sancţionare. Aceste puncte de
vedere diferite afectează atât pe manageri cât şi pe angajaţi şi se materializează în
existenţa unor dispute şi a unei competiţii în cadrul organizaţiei.
Cultura organizaţională reprezintă un ansamblu de principii fundamentale despre
ceea ce reprezintă organizaţia ca particularităţi, ca produse sau servicii oferite, ca
atitudine de coeziune din partea angajaţilor săi.
Sub denumirea de organizaţie economică, în accepţiunea prezentei lucrări, se
înţelege organizaţia (de exemplu, o societate comercială care realizează produse sau
asigură servicii) care desfăşoară activităţi, potrivit obiectivelor sale, pentru obţinerea unui
profit, în condiţii de eficienţă a folosirii tuturor categoriilor de resurse, pe o durată
prestabilită.
Orice organizaţie economică funcţionează pe baza celor patru categorii de resurse:
umane, materiale, financiare şi informaţionale. În ultimii ani, ponderea resurselor
informaţionale în organizaţie a crescut considerabil odată cu progresele tehnologiilor
informaţiei şi ale comunicaţiilor (IT&C, Information Technology and
Communications), astfel că, în prezent se poate afirma că această categorie de resurse din
organizaţie a devenit un factor de succes şi un vector important în ansamblul direcţiilor
de evoluţie specifice societăţii informaţionale-societăţii cunoaşterii.
Managementul unei organizaţii economice, presupune cu necesitate cunoaşterea şi
utilizarea resurselor informaţionale ale organizaţiei, care, în accepţiunea modernă,
implică gestionarea acestor resurse în cadrul unui sistem informatic integrat (reţea
organizaţională) al organizaţiei economice, sistem conceput şi folosit din perspectiva
afacerilor. Pentru folosirea acestor resurse informaţionale, managerul are datoria însuşirii
conceptelor şi principiilor generale de realizare a sistemelor informatice dedicate, dar şi a
unor instrumente informatice cu ajutorul cărora se poate realiza asistarea procesului
managerial şi a deciziei manageriale.
Sistemul informatic integrat al organizaţiei economice este supus unor
modernizări şi consolidări continue pentru a fi capabil să realizeze continuitatea‚
coerenţa‚ oportunitatea‚ confidenţialitatea şi securitatea datelor‚ informaţiilor şi
cunoştinţelor‚ a tuturor proceselor şi tranzacţiilor.
1.2 Sisteme de management informaţional
Sistemul reprezintă un grup de elemente care funcţionează împreună pentru a
realiza anumite obiective comune.
Aplicând teoria sistemelor, orice organizaţie economică (firmă, întreprindere,
bancă etc) este un sistem format din mai multe subsisteme care acţionează, împreună,
pentru realizarea produselor sau serviciilor specifice domeniului său de activitate:
producţie: bunuri de larg consum, maşini şi utilaje etc.
servicii: telecomunicaţii, transporturi, asistenţă medicală, reparaţii etc.
comerţ: en gros, en detail, ambulant etc.
financiar-contabil etc.
Definită ca sistem economic, orice organizaţie economică cuprinde, generic, trei
subsisteme interconectate.
6
1. subsistemul productiv, condus, operaţional sau operativ, care realizează funcţia
organismului economic (producţie sau prestări servicii) - este factorul de execuţie;
2. subsistemul informaţional care asigură:
comunicarea între celelalte două subsisteme ale organizaţiei economice;
legătura organizaţiei economice cu mediul exterior acestuia (economic,
financiar-bancar).
3. subsistemul de conducere sau decizional care controlează şi conduce sistemul
operativ prin intermediul sistemului informaţional.
Fluxul informaţional reprezintă totalitatea informaţiilor necesare desfăşurării
unui anumit proces, unei anumite acţiuni sau activităţi.
Pot exista:
fluxuri informaţionale externe (totalitatea informaţiilor provenite din exteriorul
organizaţiei economice, la orice nivel ierarhic);
fluxuri informaţionale interne (totalitatea informaţiilor vehiculate în interiorul
organizaţiei economice). Aceste fluxuri informaţionale interne, la rândul lor pot fi:
- descendente (totalitatea informaţiilor transmise de la nivelul ierarhic
superior la nivelul ierarhic inferior; exemple: decizii, ordine, hotărâri,
dispoziţii);
- ascendente (totalitatea informaţiilor transmise de la nivelul ierarhic
inferior la nivelul ierarhic superior; exemple: dări de seamă, rapoarte, situaţii
de sinteză, reclamaţii de la clienţi);
- orizontale (totalitatea informaţiilor transmise între unităţi organizaţionale
situate pe acelaşi nivel ierarhic; exemple: fluxuri informaţionale de
cooperare);
- oblice (totalitatea informaţiilor transmise între unităţi organizaţionale
situate pe nivele ierarhice diferite).
Între mai multe tipuri de fluxuri informaţionale pot exista circuite
informaţionale.
Dacă se consideră şi celelalte resurse ale organizaţiei economice (materiale,
financiare şi umane), se definesc fluxurile materiale, financiare şi umane, astfel:
fluxul material: totalitatea materiilor prime şi materialelor consumabile
necesare desfăşurării unui anumit proces, unei anumite acţiuni sau activităţi.
fluxul financiar: totalitatea resurselor financiare (băneşti) necesare
desfăşurării unui anumit proces, unei anumite acţiuni sau activităţi.
flux uman: totalitatea resurselor umane (acţionari, angajaţi, colaboratori)
necesare desfăşurării unui anumit proces, unei anumite acţiuni sau activităţi.
Sistemul informaţional are rolul de a sintetiza datele din documentele primare
de evidenţă şi control în informaţii şi de a descompune deciziile în ordine. Informaţiile de
tip dată, primite de la celelalte componente ale organizaţiei economice şi din exteriorul
acesteia, se prelucrează la nivelul sistemului informaţional. Informaţiile rezultate în
urma acestor prelucrări fundamentează deciziile sistemului decizional. Aceste decizii
sunt transmise sistemului informaţional, care le descompune în ordine, acţiuni
obligatorii care au loc la nivelul sistemului operativ şi care generează datele ce se
consemnează în documente primare, întocmite la faţa locului. Acestea se transmit către
sistemul informaţional care le prelucrează împreună cu altele şi le transmite la nivelul
superior, etc.
7
Sistemul informatic este partea automatizată a sistemului informaţional.
Sistemul informatic are funcţia de prelucrare automată a datelor pentru obţinerea
informaţiilor necesare procesului de conducere sau de informare. Sistemul
informatic este deci inclus în sistemul informaţional al organizaţiei economice, pentru că
la nivelul acestuia se vehiculează atât informaţii gestionate, prelucrate şi distribuite
folosind sistemul de calcul, cât şi alte tipuri de informaţii care sunt procesate manual sau
mental (de exemplu, cele extrase din documentele de arhivă neelectronică).
Sistemul informatic care monitorizează şi recuperează datele din mediul
socioeconomic, culege datele din tranzacţiile şi operaţiile organizaţiei, filtrează,
organizează şi selectează datele şi le prezintă ca informaţii managerilor şi furnizează
mijloacele necesare managerilor pentru a genera informaţia în forma dorită se numeşte
sistem informatic de management, MIS (Management Information System) şi face
parte din categoria sistemelor informatice de management informaţional, IMS
(Information Management Systems).
În figura 1.1 este prezentată o modalitate de descriere a tipurilor de sisteme
informatice care se întâlnesc într-o organizaţie economică.
Organizaţia economică este împărţită pe mai multe nivele: strategic, management
de nivel mediu, al lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe şi operaţional care apoi
sunt divizate în domenii funcţionale sau de gestiune ca servicii-produse bancare,
comercial-marketing, cercetare-dezvoltare, financiar-contabil şi resurse umane.
Sistemele de nivel operaţional (de exploatare) sprijină managementul operaţional
prin gestionarea activităţilor elementare şi a tranzacţiilor în organizaţia economică cum ar
fi: vânzări, achiziţii, depozite cash, acordare şi obţinere credite, materii prime şi
materiale, toate acestea specifice unei organizaţii economice. Rolul acestor sisteme este
de a răspunde la întrebări de rutină şi de a ţine evidenţa fluxurilor tranzacţionale prin
organizaţie.
Sistemele destinate lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe sunt realizate
pentru a sprijini organizaţia cu instrumente profesioniste de procesare a datelor ca atare
sau sub formă de informaţii sau cunoştinţe.
Sistemele la nivel de management mediu sunt destinate pentru a sprijini cu
rapoarte periodice managerii de nivel mediu şi activităţile de monitorizare, control, luarea
deciziei şi administrative ale organizaţiei.
8
Manager general
Management
strategic
Management de
nivel mediu
ESS
DSS, MIS
OAS, KWS
TPS
Lucrători cu date,
informaţii şi
cunoştinţe
Management
operaţional
(de exploatare)
Comercial
Marketing
Producţie
Servicii Cercetare-
Dezvoltare
Financiar-
Contabil
Resurse umane
Fig.1.1 Tipuri de sisteme informaţionale/informatice
Sistemele de nivel strategic sprijină managerii generali în rezolvarea problemelor
strategice şi prefigurarea tendinţelor pe termen lung atât în cadrul organizaţiei cât şi al
mediului socioeconomic exterior.
În fig. 1.2 se prezintă categoriile specifice de sisteme informaţionale/informatice
corespunzătoare fiecărui nivel de management organizaţional:
- la nivelul managementului strategic - sisteme informatice de sprijin a
executivului, ESS (Executive Support Systems);
- pentru managementul de nivel mediu: sisteme informatice de management,
MIS (Management Information Systems) şi sisteme informatice de asistare a deciziei,
DSS (Decision Support Systems);
- la nivelul lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe - sistemul informatic de
lucru cu cunoştinţe, KWS (Knowledge Work System) şi sistemul informatic de
automatizare a lucrărilor de birou, OAS (Office Automation System);
- la nivelul managementului operaţional (de exploatare) - sisteme informatice
de prelucrare a tranzacţiilor, TPS (Transaction Proccessing Systems).
Sistemele informatice de management, MIS - deservesc nivelul de management
mediu al organizaţiei economice, furnizând managerilor rapoarte, acces online la
rezultate şi înregistrări mai vechi.
Sistemele informatice de asistare a deciziei, DSS, la nivelul managementului de
nivel mediu, îmbină datele şi modele analitice sofisticate pentru a asigura luarea
deciziilor semistructurate şi nestructurate.
Sistemele informatice de sprijin al executivului, ESS, deservesc nivelul de
management strategic şi sunt destinate pentru asistarea luării deciziilor nestructurate prin
elemente de mare sinteză, prezentări grafice şi comunicaţii avansate.
9
Fig.1.2. Modul de interconectare a sistemelor informatice organizaţionale
Se observă menţinerea ierarhiei organizaţionale şi poziţionarea relevantă pentru
fiecare rol îndeplinit în ansamblul sistemului informatic integrat.
În ultima perioadă în organizaţiile mai avansate au loc următoarele schimbări:
1. managementul devine orientat spre sistem şi foloseşte tehnici din ce în ce mai
complicate;
2. informaţia este planificată şi pusă la dispoziţia managerilor după nevoi.
Un sistem informaţional asigură legătura dintre planificarea şi controlul efectuate
de manageri cu sistemul operaţional de implementare. Implementarea acestuia se
realizează sub formă de sisteme informatice integrate (globale, totale) ce reunesc
tehnologiile de procesare online a tranzacţiilor, OLTP cu tehnologiile de prelucrare
analitică online, OLAP.
În organizaţiile mari, implementarea sistemelor informatice integrate se realizează
sub forma sistemelor informatice totale (abordarea Kampas) ce au ca specific cinci
niveluri ale legăturii funcţionale ce le asigură o primă caracteristică de sisteme
inteligente.
Lista subiectelor pentru pregătirea în vederea evaluării finale:
Întrebări:
1. Cum se defineşte organizaţia.
2. Cum se definesc organizaţiile de tip birocratic
3. Cum se definesc organizaţiile de tip maşină birocratică profesională
4. Ce reprezintă un sistem.
5. Cre sunt cele trei subsisteme interconectate.
6. Cum se definesc fluxurile materiale, financiare şi umane.
7. Cum se defineşte fluxul informaţional.
SISTEME DE SPRIJIN AL
EXECUTIVULUI (ESS)
SISTEME INFORMATICE
PENTRU MANAGEMENT (MIS)
SISTEME INFORMATICE PENTRU
ASISTAREA DECIZIEI (DSS)
SISTEME DE LUCRU CU
CUNOŞTINŢE (KWS)
SISTEME DE BIROTICĂ
(OAS)
SISTEME PENTRU PROCESAREA
TRANZACŢIILOR (TPS)
10
Teste:
Teste de tipul alegere multiplă (MULTIPLE CHOICE)
1. Din punct de vedere comportamental, o organizaţie reprezintă:
a) o colecţie de drepturi, privilegii bine echilibrate pe parcursul unei perioade de
timp;
b) o colecţie de drepturi, privilegii, obligaţii şi responsabilităţi bine echilibrate pe
parcursul unei perioade de timp;
c) o colecţie de obligaţii şi responsabilităţi bine echilibrate pe parcursul unei
perioade de timp;
R: b
2.Sistemele informatice de asistare a deciziei, DSS, la nivelul managementului de nivel
mediu, îmbină:
a) datele şi modele analitice sofisticate pentru a asigura luarea deciziilor
semistructurate şi nestructurate;
b)datele şi modele sintetice sofisticate pentru a asigura luarea deciziilor
semistructurate şi nestructurate;
c)modele sintetice şi modele analitice sofisticate pentru a asigura luarea deciziilor
semistructurate şi nestructurate.
R: a
Teste de tipul adevărat/fals (TRUE/FALSE) 1. Fluxul informaţional reprezintă totalitatea informaţiilor necesare desfăşurării unui
anumit proces, unei anumite acţiuni sau activităţi.
R : A
2. Orice organizaţie economică funcţionează pe baza celor patru categorii de resurse:
umane, materiale, financiare şi informaţionale.
R: A
3. Managementul unei organizaţii economice, nu necesită neapărat o cunoaştere
aprofundată pentru utilizarea resurselor informaţionale ale organizaţiei,.
R:F
Teste de tipul completare (COMPLETION) 1. Sistemele destinate lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe sunt realizate
pentru a sprijini organizaţia cu instrumente ……………de procesare a datelor ca atare
sau sub formă de informaţii sau cunoştinţe.
R: profesioniste
2. Sistemele la nivel de management mediu sunt destinate pentru a sprijini cu rapoarte
periodice managerii de nivel mediu şi activităţile de …………., control, luarea deciziei
şi administrative ale organizaţiei.
R: monitorizare
Prezentarea lecţiei / capitolul 2:
2.1. Tendinţe globale care redefinesc rolul sistemelor informaţionale/
informatice în management şi afaceri
Abordarea sistemelor informaţionale/sistemelor informatice ale organizaţiilor
economice trebuie să ţină seama de cele trei tendinţe importante care redefinesc rolul
acestora în management şi afaceri:
11
1. Internetul şi alte reţele de comunicaţii globale leagă participanţii cheie:
vânzători, producători, distribuitori şi clienţi. Sunt realizate, în timp real, organizaţii
globale care să includă întreprinderi, birouri, distribuitori şi clienţi.
2. Globalizarea pieţii pune într-o altă lumină proiectarea organizaţiei economice
şi managementul.
3. Transformarea SUA şi a altor ţări industrializate în societăţi informaţionale
(economii informaţionale) accentuează importanţa productivităţii angajaţilor educaţi,
micşorarea ciclului de viaţă şi a cunoştinţelor şi informaţiei ca surse de avantaj
competiţional.
Schimbările produse de cele trei tendinţe în mediul de afaceri sunt:
1. Globalizarea – adică apariţia economiei globale, caracterizate de:
- managementul şi controlul într-o competiţie şi o piaţă globală;
- competiţia pe o piaţă mondială;
- grupuri de lucru globale - răspândite pe întregul glob;
- sisteme de livrare globale;
Sistemele informaţionale/informatice asigură comunicarea partenerilor în diferite
medii naţionale şi internaţionale.
2. Transformările în economiile industriale sunt puse în evidenţă de:
- economii bazate pe cunoştinţe;
- productivitate mărită;
- noi produse şi servicii;
- considerarea cunoştinţelor drept cel mai important bun strategic şi productiv;
- competiţia bazată pe timp;
- micşorarea ciclului de viaţă al produselor şi serviciilor asigurate;
- baza de cunoştinţe a angajaţilor limitată.
Se apreciază că în prezent, în satele dezvoltate ale lumii, aproximativ 75% din
produsul naţional brut provine din activităţi de informaţii şi cunoştinţe care ocupă 70%
din forţa de muncă.
3. Transformarea organizaţiilor în general, şi a organizaţiilor economice, în
special, este apreciată prin aria de întindere, gradul de descentralizare şi de flexibilitate,
independenţa faţă de locaţie, costuri de coordonare şi tranzacţionare mici, frecventa
delegare de autoritate, munca de colaborare şi de echipă.
Grupul de management tradiţional se baza şi încă se bazează pe planuri formale, o
diviziune rigidă a muncii, reguli formale şi apelul la loialitate pentru a asigura
funcţionarea corectă a organizaţiei economice.
2.2. Compunerea formală a sistemului informatic al organizaţiei economice
Organizaţia economică care dispune de un sistem informatic are în compunere,
din punct de vedere al resurselor umane, în mod formal următoarele:
un director IT&C al organizaţiei economice, numit şi CIO (Chief Information
Officer);
un departament de informatică - unitatea organizatorică formală care este
responsabilă pentru funcţionarea sistemului informatic integrat în organizaţia economică;
analişti de sistem - prin analiza problemelor de rezolvat prin aplicaţiile informatice
transformă cerinţele organizaţiei economice în cerinţe informaţionale şi de sistem
12
informatic; aceştia stabilesc algoritmii de calcul pentru rezolvarea problemelor stabilite;
sunt persoane cu studii superioare de specialitate sau cu studii postuniversitare de
specializare;
programatori, adică specialişti care scriu instrucţiunile programelor de calcul pe
baza algoritmilor rezultaţi din activităţile de analiză de sistem (asigură activitatea de
programare);
analiştii-programatori – reprezintă specialiştii care rezolvă atât analiza de sistem cât
şi programarea;
asistenţi de analişti-programatori – persoane cu studii medii care cunosc bine
utilizarea calculatorului şi sprijină pe analiştii programatori în rezolvarea problemelor
prin introducerea de la tastatură a instrucţiunilor şi în efectuarea unor activităţi de rutină
cu calculatorul;
managerul de proiect (Project Manager, PM) reprezintă specialistul responsabil cu
planificarea, organizarea, coordonarea şi controlul unei aplicaţii informatice realizate sub
formă de proiect în cadrul departamentului de informatică;
administrator de reţea – reprezintă persoana responsabilă cu gestionarea reţelei de
calculatoare din compunerea sistemului informatic integrat al organizaţie economice;
administrator al bazei de date – este persoana care răspunde de gestionarea
sistemelor de baze de date din compunerea sistemului informatic integrat;
inginerul de sistem – de regulă, inginer de calculatoare – răspunde de buna
funcţionare şi exploatare a părţii hardware a sistemului informatic integrat.
Utilizatorii finali (End Users) reprezintă beneficiarii tuturor facilităţilor
informaţionale oferite de sistemul informatic integrat al organizaţiei economice.
Interacţiunile dintre sistemul informatic şi membrii organizaţiei economice sunt extrem
de complexe şi aflate într-o continuă dinamică
Înţelegerea sistemelor informatice integrate ale organizaţiei economice se
realizează uşor dacă se realizează abordarea lor sistemică. Astfel, întregul reprezentat de
sistemele informatice integrate are ca părţi sisteme informatice dedicate domeniilor de
gestiune ale organizaţiei economice: producţie/servicii, comercial, cercetare-dezvoltare,
financiar-contabil, resurse umane.
Sistemul informatic dedicat producţiei/serviciilor conţine subsisteme
informatice (aplicaţii informatice) care deservesc activităţi ca: amplasarea optimă a
utilajelor şi instaşaţiilor de producţie, graficul optim de întreţinere şi de reparaţii pentru
utilaje, calculul necesarului de utilităţi pentru organizaţia economică etc.
Sistemul informatic dedicat comercialului conţine subsisteme informatice
(aplicaţii informatice) care deservesc activităţi ca: marketingul activităţilor specifice ale
organizaţiei economice, derularea contractelor, gestiunea serviciilor asigurate, gestiunea
utilităţilor sub aspect comercial, gestiunea plăţilor la furnizori etc.
Sistemul informatic dedicat cercetării-dezvoltării conţine subsisteme
informatice (aplicaţii informatice) care deservesc activităţi precum sunt: comunicaţiile
mobile, Internet-ul, tehnologii moderne care îmbunătăţesc calităţile materialelor folosite
în producţie etc.
Sistemul informatic financiar-contabil are în compunere subsisteme informatice
(aplicaţii informatice) pentru activităţi : contabilitate informatizată, plăţi, facturi încasate,
costuri specifice, preţuri, intercorelarea activităţilor financiar-contabile cu activităţile
celorlalte domenii de gestiune ale organizaţiei economice.
13
Sistemul informatic destinat managementului resurselor umane conţine
subsisteme informatice (aplicaţii informatice) care deservesc activităţi ca: gestiunea
resurselor umane, salarii, asigurări etc.
Se cunoaşte faptul că informatica este ştiinţa prelucrării automate a datelor.
Informatica managerială este acea parte a informaticii care prelucrează automat datele
de evidenţă şi control vehiculate în cadrul unei organizaţii economice. Ca urmare, sau
cunoştinţe.
Lista subiectelor pentru pregătirea în vederea evaluării finale:
Întrebări:
1. Enumeraţi schimbările produse de cele trei tendinţe în mediul de afaceri.
2. Ce are în compunere un sistem informatic .
3. Cum se definesc utilizatorii finali.
4. Ce reprezintă sistemul informatic dedicat producţiei/serviciilor.
5. Ce conţine sistemul informatic dedicat comercialului .
6. Ce conţine sistemul informatic dedicat cercetării-dezvoltării .
7. Ce are în compunere sistemul informatic financiar-contabil.
8. Ce conţine sistemul informatic destinat managementului resurselor umane.
Teste:
Teste de tipul completare
1. Informatica managerială este acea parte a informaticii care prelucrează
automat datele de ......... şi control vehiculate în cadrul unei organizaţii economice.
R: evidenţă
2. Sistemul informatic financiar-contabil are în compunere subsisteme
informatice (aplicaţii informatice) pentru activităţi : contabilitate informatizată, .....,
facturi încasate, costuri specifice, preţuri, intercorelarea activităţilor financiar-contabile
cu activităţile celorlalte domenii de gestiune ale organizaţiei economice.
R: plăţi
Prezentarea lecţiei / capitolul 3:
3.1 Importanţa informaticii manageriale în fundamentarea procesului
managerial şi de luare a deciziilor în organizaţia economică
Se defineşte informatică managerială acea parte a informaticii care deserveşte
managerii în activităţile specifice. În capitolul 1 s-a insistat pe partea de organizaţie, în
general, şi pe organizaţie economică, în special, şi s-au arătat care sunt corespondenţele
dintre nivelurile de management ale organizaţiei economice şi tipurile de sisteme
informatice care le deservesc.
Managerii de pe toate nivelurile de management joacă un rol cheie în cadrul
organizaţiei economice. Responsabilităţile lor se întind de la luarea deciziilor, la scrierea
rapoartelor, participarea la şedinţe .
S-a constatat că activitatea managerială, în realitate, are cinci caracteristici care
diferă de modelul managementului clasic. Astfel:
a) activitatea managerială este foarte intensă, adică managerii trebuie să desfăşoare
foarte multe activităţi zilnice, într-un ritm destul de ridicat (unele studii indică 600 de
activităţi pe zi);
b) activitatea managerială este fragmentată, ceea ce înseamnă că majoritatea
activităţilor durează mai puţin de 9 minute, numai 10% dintre activităţi depăşesc o oră;
14
c) este preferată comunicarea orală în detrimentul comunicării scrise deoarece oferă
mai multă flexibilitate, necesită mai puţin efort şi aduce un răspuns mai rapid;
d) managerii preferă informaţiile ad-hoc şi speculaţiile (informaţiile scrise uneori
sunt vechi sau aceasta este percepţia managerilor despre documentele scrise);
e) managerii lucrează pe baza unei reţele de contacte care funcţionează ca un sistem
informaţional informal.
În cazul rolurilor interpersonale, managerii funcţionează ca reprezentanţi ai
organizaţiei în relaţiile cu lumea exterioară şi îndeplinesc sarcini simbolice.
Cât priveşte rolurile informaţionale, managerii acţionează în calitate de
„servere” de informaţii pentru organizaţie, primind informaţiile actualizate şi
redistribuindu-le celor care au nevoie de ele.
În situaţia rolurilor decizionale, managerii iau decizii. Ei funcţionează ca
antreprenori prin iniţierea diferitelor tipuri de activităţi, ei descoperă nefuncţionalităţile
care apar în organizaţie, alocă resursele personalului care are nevoie de ele, negociază
conflictele şi mediază neînţelegerile dintre diferite grupuri.
Luarea deciziilor rămâne una dintre activităţile de bază ale managerilor – o
persoană sau un grup de persoane ce prezintă autoritatea necesară şi care au
responsabilitatea folosirii resurselor la dispoziţie în situaţii date.
Decizia este o soluţie adoptată dintre mai multe variante posibile. Decizia
reprezintă selectarea unei direcţii de acţiune. Decizia este o hotărâre care se ia ca o
consecinţă a analizării unei probleme de rezolvat. Decizia este o activitate conştientă de
selecţie a unei acţiuni de urmat care odată executată are ca rezultat îndeplinirea unui
obiectiv prestabilit.
Procesele de luare a deciziei pot fi clasificate în funcţie de nivelul organizaţional
în decizii la nivel strategic, decizii ale managementului de nivel mediu, decizii ale
lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe şi decizii ale managementului operaţional.
Luarea deciziilor la nivel strategic presupune stabilirea obiectivelor organizaţiei
sportive, a resurselor şi politicilor acestei organizaţii pe termen lung, în raport cu mediul
socioeconomic.
Deciziile managementului de nivel mediu (tactic) asigură controlul
managementului şi se referă, în principal, la cât de eficient şi eficace sunt utilizate
resursele şi cât de bine lucrează unităţile de exploatare.
Deciziile de la nivelul lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe se referă la
evaluarea ideilor noi privind produsele şi serviciile, precum şi cele privind modalităţile
de comunicare a cunoştinţelor noi şi de distribuire a informaţiilor în organizaţie.
Procesul de decizie la nivel operaţional stabileşte modalităţile de realizare a
activităţilor specifice planificate de managementul mediu şi strategic, precum şi criteriile
de alocare a resurselor şi de finalizare a obiectivelor organizaţiei economice.
În cadrul fiecărui nivel de management organizaţional, deciziile se clasifică în
nestructurate şi structurate.
Deciziile nestructurate sunt decizii aleatoare în care factorul de decizie trebuie
să judece, să evalueze şi să înţeleagă, direct şi imediat, problema de rezolvat. Pentru
luarea acestor decizii nu există proceduri specifice.
Deciziile structurate sunt repetitive, de rutină şi se iau pe baza unor proceduri. În
consecinţă, aceste decizii nu trebuie considerate de fiecare dată cu caracter de noutate.
15
Unele decizii sunt semistructurate, ceea ce semnifică faptul că numai o parte a
problemei poate fi rezolvată pe baza unei proceduri aprobate.
Se constată că la nivelul de exploatare se iau decizii puternic structurate, în timp
ce la nivelul managementului strategic se iau decizii nestructurate.
Procesul de luare a deciziilor cuprinde mai multe etape (Simon 1960):
culegerea datelor, stabilirea (elaborarea) alternativelor, alegerea şi implementarea.
Culegerea datelor constă în identificarea şi înţelegerea problemelor care trebuie
soluţionate în cadrul organizaţiei economice.
Apoi sunt analizate diferitele alternative de rezolvare a problemei. În această
etapă sunt foarte utile sistemele de asistare a deciziei (DSS) de mici dimensiuni care
funcţionează pe baza unor modele simple şi pot fi rapid dezvoltate.
Selectarea soluţiei problemei de rezolvat reprezintă stabilirea variantei de lucru.
În această fază factorul de decizie foloseşte un DSS mai mare care să poată prelucra o
cantitate mai mare de date, fundamentat pe modele mai complexe.
La realizarea sistemelor informatice asociate proceselor de luare a deciziilor (şi nu
numai), este avut în vedere un ansamblu de caracteristici. Dintre aceste caracteristici,
cele mai importante sunt:
- să fie flexibile şi să furnizeze mai multe opţiuni pentru gestionarea datelor şi
evaluarea lor intermediară şi finală;
- să fie capabile să suporte o mare varietate de stiluri, calificări şi clasificări;
- să se bazeze pe mai multe modele analitice şi intuitive pentru evaluarea
datelor şi să dispună de capacitatea de a urmări mai multe alternative şi consecinţe;
- să reflecte înţelegerea grupurilor şi proceselor organizaţionale de luare a
deciziilor;
- să fie sensibile la birocraţia şi cerinţele politicilor organizaţionale;
- să reflecte şi să conştientizeze limitele sistemelor informatice.
3.2. Realizarea sistemelor informatice
Principalele elemente organizaţionale, din punctul de vedere al organizaţiei
economice, care trebuie avute în vedere la proiectarea unui sistem informatic sunt:
- mediul în care organizaţia economică trebuie să funcţioneze;
- structura organizaţiei economice: ierarhia, specializările, procedurile de
operare standard;
- cultura şi politica organizaţiei economice;
- tipul organizaţiei economice;
- natura şi stilul de management;
- dimensiunea activităţilor de asigurare şi înţelegerea managementului la vârf;
- nivelul organizaţiei economice la care se află sistemul informatic;
- principalul grup de interese afectat de sistemul informatic ;
- tipul de activitate şi decizii pe care sistemul informatic trebuie să le asiste;
- sentimentele şi atitudinile lucrătorilor din organizaţia economice care vor
utiliza sistemul informatic;
- istoria organizaţiei economice: investiţiile realizate în trecut în tehnica de
calcul şi de comunicaţii, calificarea existentă, programele importante şi resursele umane.
16
Realizarea sistemelor informatice performante, în concordanţă cu specificaţiile
clientului (în cazul de faţă, organizaţia economică), presupune utilizarea unor metode
eficiente de management ca proiecte.
Fiecare organizaţie economică are o cultură unică sau un set de valori, modalităţi
de a rezolva problemele care au fost acceptate de majoritatea membrilor săi. Părţi din
cultura unei organizaţii economice pot fi întotdeauna găsite în sistemul
informaţional/informatic al organizaţiei.
Sistemele informatice integrate ale organizaţiei economice folosesc tehnologii
hardware, software, de memorare şi pentru telecomunicaţii.
Hardware-ul este echipamentul fizic folosit pentru intrări, prelucrare şi ieşiri într-
un sistem informatic.
Software-ul reprezintă programele folosite în sistemul informatic, iar tehnologia
de memorare cuprinde atât mediul fizic folosit (de tip magnetic sau optic), cât şi softul
utilizat.
Calculatoarele şi echipamentele de comunicaţii sunt conectate în reţeaua
organizaţională (în varianta cea mai eficientă, sub forma reţelei Intranet) pentru a avea
acces la resursa comună de date. În sfârşit, reţeaua de calculatoare şi de comunicaţii este
conectată prin intermediul unor echipamente de comunicaţii prevăzute cu sisteme de
protecţie şi securitate la reţeaua globală Internet.
Ciclul de viaţă sau durata de viaţă a unui sistem informatic se defineşte ca
fiind perioada de timp cuprinsă între momentul deciziei de realizare a unui sistem
informatic şi momentul deciziei de înlocuire a acestuia cu unul nou, mai performant.
Ciclul de viaţă al unui sistem informatic se compune din mai multe etape, care la
rândul lor, cuprind faze şi activităţi specifice.
Există mai multe modele de realizare a sistemelor informatice bazate pe ciclul de
viaţă al acestora, toate având comune următoarele etape:
A. analiza sistemului economic; cuprinde analiza sistemului informatic
existent, dacă există, şi următoarele faze:
1) întocmirea specificaţiilor de utilizator: definirea cerinţelor utilizatorului (adică
definirea obiectivelor, a criteriilor de eficienţă şi de asigurare a securităţii datelor, a
parametrilor generali de calitate şi de performanţă etc.);
2) întocmirea specificaţiilor sistemului informatic: prezentarea, în detaliu, a
rezultatelor pe care trebuie să le ofere sistemul informatic; se stabileşte ce trebuie să facă
sistemul informatic, nu cum va face (cum va realiza rezultatele pe care trebuie să le
ofere utilizatorului);
3) întocmirea specificaţiilor software: prezintă ce trebuie să facă produsul software de
aplicaţie şi restricţiile pe care trebuie să le asigure, ce limitări va prezenta, ce model
abstract va sta la baza realizării lui; se utilizează un model abstract de reprezentare care
lasă libertatea de proiectare şi implementare.
B. proiectarea generală: definirea soluţiilor cadru, conceptuale, ale sistemului
informatic, adică elaborarea arhitecturii sistemului informatic; această etapă acoperă
40% din timpul alocat realizării proiectului;
C. proiectarea în detaliu: definirea soluţiilor finale ale sistemului informatic;
D. realizarea sistemului informatic care cuprinde următoarele faze:
17
1. realizarea componentelor sistemului informatic: din arhitectura sistemului
informatic, pe baza soluţiilor oferite de proiectarea în detaliu;
2. testarea componentelor: - verificarea modului de funcţionare;
- verificarea îndeplinirii cerinţelor utilizatorului;
- verificarea fiabilităţii în utilizare;
3. integrarea componentelor în sistemul informatic şi testarea finală: reunirea
componentelor în produsul final şi verificarea funcţionării, în ansamblul său.
E. instalarea sistemului informatic la beneficiar: instalarea, testarea şi
acceptarea sistemului informatic de către utilizatori.
F. exploatarea şi întreţinerea curentă a sistemului informatic: utilizarea
curentă şi întreţinerea acestuia.
G. dezvoltarea şi modernizarea sistemului informatic: realizarea şi integrarea
de noi componente, care să îmbunătăţească funcţionalitatea sistemului informatic şi
performanţele acestuia. În realizarea sistemelor informatice ale organizaţiei sportive, sunt
aplicate unul sau mai multe modele bazate pe ciclul de viaţă al sistemelor
informatice1: modelul în cascadă, modelul în V, modelul incremental, modelul spirală,
modelul evolutiv, modelul tridimensional, modelul X, modelul „fântână arteziană” etc.
Dintre acestea, se prezintă, ca exemplu, modelul în cascadă. Acesta este un model de
referinţă (Royce) ce constă în descompunerea ciclului de viaţă al sistemului informatic în
faze secvenţiale, acestea în activităţi, iar activităţile în subactivităţi. Modelul cascadă este
prezentat în fig.3.1.
1 Oprea, D. – Analiza şi proiectarea sistemelor informaţionale economice, Editura
Polirom, Iaşi, 1999.
Definire cerinţe
Analiză de
sistem
Proiectare
sistem
Implementare
sistem
Testare
sistem
Exploatare şi
întreţinere
18
Fig.3.1. Modelul cascadă al ciclului de viaţă al unui sistem informatic
Firmele de software performante folosesc în prezent mai multe modele de
realizare a sistemelor informatice care se bazează pe experienţa acumulată în mai multe
decenii de activitate în acest domeniu.
Aspectele cheie ale procesului software identifică un set de activităţi care
realizează anumite obiective ce apar ca importante pentru stabilirea capacităţii procesului
software. Prin obiective sunt sintetizate practicile cheie ale firmei de software.
Caracteristicile comune ale procesului software arată dacă implementarea şi
instituţionalizarea au devenit efective, repetabile şi durabile. Practicile cheie descriu
infrastructura şi activităţile care realizează implementarea efectivă a aspectelor cheie ale
procesului software.
Nivelul 1 - iniţial se referă la procesele ad-hoc de realizare a sistemelor
informatice de către persoane care le abordează individual sub toate aspectele (aceste
persoane sunt considerate „eroi”). Capacitatea unui astfel de proces nu este predictibilă
deoarece procesul software este modificat, în mod constant, („regulile jocului” sunt
schimbate după începerea jocului), pe măsură ce lucrul la proiect înaintează. Planurile de
lucru, bugetele necesare, funcţionalitatea şi calitatea produsului software sunt, de regulă,
imprevizibile. Nivelul de performanţă depinde de capacitatea persoanei de a realiza astfel
de sisteme şi variază de la o persoană la alta în funcţie de gradul de competenţă atins şi de
interesul manifestat.
Nivelul 2 - repetabil este caracterizat de controlul evoluţiei proiectului şi
cuprinde managementul cerinţelor, planificarea proiectului, urmărirea proiectului,
managementul subcontractelor, asigurarea calităţii software, managementul configuraţiei
software. La nivelul 2 – repetabil sunt stabilite politicile pentru gestionarea unui proiect
software, precum şi procedurile necesare pentru implementarea acestor politici
organizaţionale. Planificarea şi gestionarea unor proiecte software noi se fundamentează
pe experienţa acumulată în realizarea unor proiecte similare. Instituţionalizarea unui
management efectiv al procesului pentru proiecte software în cadrul firmei permite
acesteia să repete practicile verificate ca fiind viabile în realizarea proiectelor de sisteme
informatice. Un proces software gestionat efectiv înseamnă executare, documentare,
instruire asigurată a personalului, măsurare şi disponibilitate pentru îmbunătăţiri
ulterioare.
Nivelul 3 – definit presupune ca procesul software definit şi instituţionalizat să
asigure controlul calităţii produsului.
Aceasta înseamnă un proces standard şi documentat pentru dezvoltarea şi întreţinerea
software într-o firmă, atât pe partea de inginerie software cât şi pe partea de management.
Aceste două părţi, ca procese separate, sunt integrate într-un întreg coerent.
Nivelul 3 este referit ca o focalizare pe procesele organizaţiei, cu definirea acestor
procese, prin existenţa unui program de instruire continuă a personalului firmei, prin
managementul software integrat, prin ingineria produselor software, prin coordonarea
între echipele de lucru etc.
19
Nivelul 4 – gestionat presupune planificarea calităţii produsului şi controlul
evoluţiei procesului software măsurat.
Ca urmare, este stabilit un set de scopuri cantitativ-calitative, atât pentru
produsele, cât şi pentru procesele software. Este creată o bază de date organizaţională ce
este folosită pentru colectarea şi analiza datelor produselor şi proceselor software. La
acest nivel întregul proces software este predictibil deoarece procesul este măsurat şi
funcţionează în cadrul unor limite măsurabile. La acest nivel, firma de software îşi poate
permite să evalueze tendinţele în calitatea produselor şi proceselor sale. Când limitele
stabilite nu sunt respectate, se întreprind imediat acţiuni corective.
Nivelul 4 – optimizat înseamnă că întreaga firmă este focalizată pe îmbunătăţirea
continuă a capacităţii procesului software.
Se apreciază că în prezent, în lume, doar câteva firme de software au atins
nivelurile superioare ale CMM.
În afara modalităţii de abordare pe întregul ciclu de viaţă (entire life cycle) al
sistemelor informatice (modalitate specifică modelelor prezentate mai sus), managerii
trebuie să cunoască şi celelalte modalităţi de abordare a realizării şi implementării
sistemelor informatice organizaţionale şi dedicate activităţilor specifice:
prototipul;
suite (pachete) comerciale de aplicaţii informatice;
realizarea de către utilizatorul final;
outsourcing-ul.
Prototipul reprezintă construcţia unui sistem informatic rapid (demonstrator
tehnologic) şi cu eforturi minime de cheltuieli de resurse ce este destinat evaluării şi
testării soluţiilor adoptate pentru satisfacerea cerinţelor utilizatorilor. Această modalitate
de abordare prin prototip este adecvată sistemelor informatice de dimensiuni mici.
Suitele (pachetele) comerciale de aplicaţii informatice constau din mai multe
programe de calculator cu utilizări general valabile ce se găsesc pe piaţă (birotică,
contabilitate, salarii, managementul proiectelor, poştă electronică etc.).
Realizarea sistemului informatic de către utilizatorul final este o modalitate
practică ce presupune folosirea unor instrumente informatice destinate accesării datelor,
realizării graficelor, întocmirii rapoartelor etc.
Outsourcing-ul se utilizează când organizaţia economică nu poate aloca resurse
interne importante pentru a realiza un sistem informatic cu personalul său (mai mult sau
mai puţin specializat în informatică).
Pentru acest scop, de cele mai multe ori, se dovedeşte mai economic şi cu calitate
ridicată a serviciilor obţinute ca organizaţia să angajeze o societate specializată din
exteriorul ei. Prin această externalizare informatică (outsourcing) se contractează
societatea specializată din afara organizaţiei economice care va executa sistemul
informatic dorit, va dezvolta aplicaţii informatice specifice managementului
organizaţional şi va executa inclusiv consultanţă adresată la cerere managerilor.
Această firmă de outsourcing va contracta, la rândul ei, alţi furnizori de produse şi
servicii informatice, pentru a oferi, „la cheie”, soluţia informatică pe care organizaţia
economică o doreşte.
Ca urmare a faptului că apelarea de către organizaţia economică la outsouncing
poate oferi atât avantaje (economii de resurse, calitate ridicată a serviciilor, flexibilitate
şi adaptabilitate mare la schimbările mediului socioeconomic şi sportiv, transformarea
20
costurilor fixe ale sistemelor informatice proprii, care nu au o încărcare maximă în costuri
variabile date de plata serviciilor asigurate, reducerea cheltuielilor de capital pentru
achiziţionarea unei infrastructuri informatice proprii ş.a.) cât şi dezavantaje (dependenţa
de o firmă din exterior, pierderea controlului asupra sistemului informatic, inclusiv
asupra prelucrării datelor confidenţiale, forţarea introducerii în organizaţia economică a
unor instrumente informatice neadecvate acesteia dar specifice orientărilor tehnologice
ale firmei de outsourcing etc.), este de datoria managerilor să evalueze cu mare
rigurozitate locul şi rolul sistemelor informatice în cadrul organizaţiei economice şi apoi
să decidă asupra variantei de apelare la serviciile de outsourcing.
3.2.1. Abordări contemporane ale sistemelor informatice organizaţionale
Diferitele perspective asupra sistemelor informatice de management pun în evidenţă
faptul că acestea reprezintă un domeniu multidisciplinar.
În general, abordările sistemelor informatice de management se pot diviza în
abordări tehnice şi abordări comportamentale Sistemele informatice de management sunt
sisteme socio-tehnice deoarece deşi sunt compuse din maşini, dispozitive şi tehnologie
hard necesită investiţii sociale, organizaţionale şi intelectuale pentru a funcţiona.
Abordările tehnice, prin discipline ca informatica, tehnologia, managementul
general sau cercetările operaţionale, accentuează modelele matematice şi normative ca şi
tehnologiile fizice în realizarea sistemelor informatice organizaţionale.
Abordările comportamentale sunt necesare deoarece o mare parte din
problemele referitoare la sistemele informatice de management cum sunt: utilizarea
sistemului, implementarea sau proiectarea creativă, nu pot fi exprimate cu modelele
normative din abordarea tehnică.
Abordarea socio-tehnică contribuie la evitarea abordării pur tehnologice a
sistemelor informatice organizaţionale. În raporturile sale cu organizaţia, în general, şi cu
organizaţia economică, în particular, tehnologia se apreciază doar în condiţiile în care ea
satisface cerinţele salariaţilor organizaţiei, ale beneficiarilor sau clienţilor săi şi ale
organizaţiei în ansamblul său.La rândul lor, organizaţiile şi angajaţii lor trebuie schimbaţi
prin pregătire, învăţare şi modificări organizaţionale planificate care să asigure
implementarea noilor tehnologii.
Lista subiectelor pentru pregătirea în vederea evaluării finale:
Întrebări:
1. Cum se defineşte informatică managerială.
2. Cre sunt caracteristicile activităţii manageriale.
3. Ce înţelege prin rol managerial.
4. Cum se defineşte ciclul de viaţă sau durata de viaţă a unui sistem informatic.
5. Când se utilizează Outsourcing-ul .
6. Ce reprezintă prototipul .
7. Cum se divizează abordările sistemelor informatice de management .
Teste:
Teste de tipul YES/NO.
1. În situaţia rolurilor decizionale, managerii iau decizii.
R: YES
2. Outsourcing-ul se utilizează când organizaţia economică poate aloca resurse interne
21
importante pentru a realiza un sistem informatic cu personalul său (mai mult sau mai
puţin specializat în informatică).
R: NO
4. Teoria bazelor de date şi a sistemelor de gestiune a bazelor de date
4.1 Organizarea datelor în baze de date. Sisteme de gestiune a bazelor de date.
Un sistem informatic eficace oferă utilizatorilor informaţii relevante, corecte (exacte) şi la
timp. Aceste informaţii sunt memorate sub formă de date în fişiere, care trebuie să fie
aranjate (organizate) şi întreţinute astfel încât utilizatorii să obţină cu uşurinţă
informaţiile de care au nevoie.
Un sistem de calcul din compunerea sistemului informatic are organizate datele
într-o ierarhie care începe cu biţi şi octeţi (bytes) şi continuă cu câmpuri, înregistrări,
fişiere, baze de date şi depozite de date.
Sistemul bază de date se defineşte ca fiind ansamblul de colecţii organizate de
date, împreună cu descrierea datelor şi a relaţiilor dintre ele, care reprezintă, complet,
corect şi coerent, universul real al organizaţie economice (compartimentului specializat al
acesteia) prin caracteristicile relevante (reprezentative) ale elementelor sale, percepute de
sistem prin semantica lor (semnificaţia lor reală) şi prin legăturile dintre aceste
caracteristici (fig. 4.1).
Fig.4.1 Definirea conceptului de bază de date
Colecţia de date, se defineşte ca fiind mulţimea de valori (date) pe care le iau
caracteristicile reprezentative ale unui element din universul real al organizaţiei
economice, dacă la fiecare moment de timp se aplică asupra lor un predicat, o acţiune din
realitatea organizaţiei economice, împreună cu domeniile de definiţie reale ale acestor
caracteristici.
Într-un sistem bază de date, descrierea datelor constă în descrierea structurii de
date a sistemului bază de date şi în descrierea regulilor care asigură coerenţa datelor, în
raport cu universul real al organizaţiei economice reprezentat. Principalele probleme pe
care le ridică teoria bazelor de date vor fi lămurite în subcapitolele ce urmează.
UNIVES
REAL
DOMENIUL CONCEPTUAL
COLECŢII
DE DATE
DOMENIUL
SEMANTICC **********
CARACTE-
RISTICI
BAZA
DE
DATE
SGBD
Percepţie,
Reprezentare
Percepţie Reprezentar
e,
,
Reprezentare
22
4.1.1 Concepte folosite în organizarea datelor
Conceptele uzuale sunt: entitate, atribut, valoare, ele fiind interdependente.
O entitate poate avea mai multe atribute, iar atributelor li se asociază o mulţime
de valori.
Entitatea reprezintă un obiect concret sau abstract dat prin proprietăţile sale.
Proprietatea unui obiect este exprimată printr-o pereche (ATRIBUT, VALOARE).
Atributele nu caracterizează doar o entitate, ci pot caracteriza o clasă de entităţi
care poartă numele de entitate de grup.
Deoarece toate elementele unei entităţi grup au drept caracteristică aceeaşi
mulţime de atribute, spunem că entităţile din cadrul unei entităţi grup sunt de acelaşi tip
sau pe scurt avem „tip de entitate”.
Atributul se mai numeşte câmp sau caracteristică, el fiind caracterizat de natura
valorilor pe care le poate lua, ca de exemplu: numerice, alfanumerice, şiruri de caractere
etc.
De obicei un atribut are valori elementare, dar există şi cazuri în care avem de-a
face cu atribute compuse care se formează prin concatenarea mai multor atribute
elementare.
Atributul care identifică în mod unic o entitate se numeşte atribut cheie.
Caracteristicile care nu produc o determinare (identificare) unică se numesc atribute
non-cheie.
Un alt concept utilizat este acela de dată.
Data reprezintă un model de reprezentare a informaţiei accesibil unui anumit
procesor. Datele se pot clasifica în:
elementare, adică data este indivizibilă în raport cu informaţia pe care o
reprezintă. Datele elementare se mai numesc şi scalari;
compuse, formate din mai multe date elementare.
Din punct de vedere logic, o dată se defineşte prin identificator, atribut şi
valoare.
4.1.2 Structuri de date
Structura de date este definită ca o colecţie de date între care s-au stabilit o sumă
de relaţii care duc la un mecanism de selecţie şi identificare a componentelor.
Mulţimea de date care este asociată structurii poate fi alcătuită din datele unui tip
sau ale mai multor tipuri de entităţi. Componentele structurii se pot identifica prin nume
sau prin poziţia pe care o ocupă în structură în raport cu ordinea specificată.
Structura poate avea acces:
secvenţial, dacă pentru localizarea unei componente se parcurg toate celelalte
dinaintea ei;
direct, dacă o componentă poate fi selectată fără a ţine seama de celelalte.
Componentele unei structuri de date pot fi date elementare sau pot fi, la rândul
lor, structuri de date. Asupra unei structuri de date se pot efectua anumite operaţii:
crearea, care înseamnă memorarea datelor în formă iniţială pe suportul de
memorare;
consultarea, prin care se are acces la componentele structurii;
23
actualizarea, care presupune schimbarea stării structurii prin adăugare,
modificare sau ştergere de elemente;
sortarea, care aranjează elementele unei structuri după anumite criterii;
ventilarea, care oferă posibilitatea divizării unei structuri în două sau mai multe
componente care sunt tot structuri;
fuzionarea este formarea unei structuri noi din două sau mai multe structuri.
Alte operaţii mai pot fi: copierea, interclasarea etc.
Structurile de date care au aceeaşi organizare şi sunt supuse aceloraşi operaţii
formează un anumit tip de structuri de date.
Definim un tip de structură de date ca fiind o mulţime ordonată de date între
care s-au stabilit anumite relaţii şi pentru care realizarea operaţiilor se face cu un grup de
operatori de bază care au o anumită semantică.
Clasificarea structurilor de date
După tipul componentelor, structurile de date se clasifică în:
omogene, în care componentele sunt de acelaşi tip;
eterogene, în care componentele aparţin unor tipuri diferite.
Dacă structura se poate descompune în structuri de acelaşi tip, atunci este numită
recursivă.
După modul în care se modifică valorile identificăm:
structuri statice, care pe tot parcursul existenţei lor au acelaşi număr de
componente şi în aceeaşi ordine (adică au cardinalitate finită);
structuri dinamice, care permit modificarea valorilor şi/sau structurii prin
aplicarea operaţiilor şi au cardinalitate infinită întrucât au un număr nelimitat de
componente.
După nivelul de structurare al datelor deosebim:
structura fizică este acea structură care se referă la modul de implementare, de
reprezentare efectivă pe suporţi informaţionali;
structura logică se referă la modul de implementare, de reprezentare ordonată a
datelor, la operatorii de tratare a datelor.
Clasificarea în structuri fizice şi dinamice se referă în principal la structurile fizice
de date.
Din acest punct de vedere, alocarea memoriei pentru structura statică este o
alocare statică, atât pentru componente, cât şi pentru structură.
O structură logică poate fi implementată atât ca structură statică, cât şi ca structură
dinamică. Există însă şi structuri logice care nu pot fi implementate static. În organizarea
datelor trebuie definită atât structura logică, cât şi cea fizică, întrucât cele două nivele se
condiţionează reciproc.
4.1.3. Tipuri de structuri de date
Principalele tipuri de structuri de date sunt:
a. structură punctuală;
b. structură liniară;
c. structură arborescentă;
d. structură reţea;
e. structură relaţională.
24
f. structură orientată obiect.
4.2. Modele de date
Definirea unui model de date presupune identificarea următoarelor elemente:
structura modelului;
operatorii care acţionează asupra structurilor de date;
restricţiile pentru menţinerea corectitudinii datelor, care poartă numele de reguli
de integritate.
Descrierea structurii modelului presupune:
Definirea obiectelor (entităţilor) şi a caracteristicilor asociate. Se evidenţiază ca
elemente: câmpul – ca fiind cel mai mic element al structurii, grupul simplu sau
compus – care este un set format din mai multe câmpuri şi/sau grupuri şi
înregistrarea – care este un ansamblu de câmpuri sau grupuri, care constituie şi
elementul generic al structurii.
Stabilirea relaţiilor între obiecte. Relaţiile între înregistrările aparţinând unui
singur obiect independent sau la două sau mai multe obiecte independente se
concretizează într-o legătură dintr-o realizare a înregistrării părinte şi una sau mai
multe realizări ale înregistrării copil.
Relaţia între înregistrări pune în evidenţă două tipuri
de legături:
legături orizontale, care permit localizarea claselor de echivalenţă (liste înlănţuite);
legături verticale, care permit localizarea înregistrării părinte.
Legăturile dintre obiecte sau entităţi se numesc asociere şi pot fi:
unu la unu (1 → 1) unu la mulţi (1 → n)
mulţi la mulţi (m → n).
Operatorii utilizaţi sunt: citire, memorare, modificare, joncţiune etc. Pentru a
asigura menţinerea corectitudinii datelor se folosesc reguli de integritate.
Corespunzător, sunt asociate tipuri de modele pentru fiecare tip de bază de date.
Astfel există următoarele tipuri de modele:
4.2.1. Modelul ierarhic
Modelul ierarhic are ca structură de bază tipuri de înregistrări care grupează toate
atributele unei entităţi. Acest model introduce, ca tip de structură, ierarhia. Ea are un tip
de înregistrare definit ca rădăcină, vezi figura 4.2. şi mai multe tipuri de înregistrări
subordonate, legate sub formă de arbore.
Figura 4.2. Model ierarhic (structura)
25
Nodul din arbore care nu este rădăcină sau nod final, are un singur nod superior şi
unul sau mai multe noduri inferioare. Legătura de la un nod superior la unul inferior este
de tipul 1→m, iar legătura de la un nod inferior la unul superior este de tipul 1→1.
Datorită existenţei celor două structuri, modelul oferă operatori separaţi şi anume:
operatori de citire pentru tipul de înregistrare;
operatori de citire pentru tipul ierarhie;
operatori de memorare pentru tipuri de înregistrări;
operatori de memorare pentru ierarhie.
La acest model, în cazul actualizării, apar ca anomalii următoarele:
la înserare nu se pot introduce noi realizări pentru o înregistrare subordonată,
dacă nu sunt cunoscuţi superiorii;
la ştergere, dacă se şterge o realizare rădăcină a unei înregistrări, atunci se şterg
automat toate înregistrările subordonate.
4.2.2. Modelul reţea
Datele au aceeaşi reprezentare ca la modelul ierarhic, cu deosebirea că fiecare
inferior poate avea mai mulţi superiori.
Structurile în acest model pot fi:
tipul de înregistrări, care asigură atributele unei entităţi;
tipul de set, care asigură legăturile între tipurile de înregistrare.
Actualizările, respectiv: adăugarea, modificarea, ştergerea, se pot opera în tipurile
de înregistrări logice şi în legături.
4.2.3. Modelul relaţional
Acest model are la bază teoria matematică a relaţiilor, caracterizându-se printr-o
singură structură de date şi anume relaţia sau tabelul. Un astfel de model poate fi privit
ca o mulţime de tabele obţinute prin metoda normalizării. Normalizarea porneşte de la o
mulţime de atribute sau câmpuri de date şi de la o mulţime de dependenţe funcţionale
dintre atribute. Aceasta conduce la obţinerea unei scheme conceptuale a modelului
relaţional într-o formă normalizată în care se vor elimina anomaliile de actualizare.
Modelul distribuit are la bază modelele prezentate anterioar, dar apar unele
particularităţi legate de distribuirea geografică a datelor.
4.3. Conceptul de bază de date
Conceptul de bază de date a apărut în anul 1969, la prezentarea primului raport
CODASYL. Idea de bază în organizarea datelor se baza pe existenţa unui fişier de
descriere globală a datelor prin care se realiza independenţa programelor faţă de date şi
a datelor faţă de programe. Prin intermediul acestui fişier se realiza accesul utilizatorilor.
Acest fişier de date conţinea colecţiile de date şi legăturile dintre ele. Ulterior acest
concept a fost preluat şi dezvoltat pentru bazele de date reţea, apoi relaţionale şi orientate
obiect.
O bază de date poate fi definită ca una sau mai multe colecţii de date (K1) aflate în
interdependenţă, împreună cu descrierea datelor şi a relaţiilor dintre ele, (B = (K1,
K2,...)).
26
Componentele bazei de date pot fi structurate pe trei nivele, în funcţie de
clasa de utilizatori şi anume:
1. nivelul logic care este dat de viziunea programatorului de apli-caţie, care
realizează aplicaţiile pentru manipularea datelor şi structura logică sau subschema
corespunzătoare descrierii datelor aplicaţiei;
2. nivelul conceptual sau global care este dat de viziunea administratorului bazei
de date. Administratorul bazei de date realizează structura conceptuală sau schema
corespunzătoare descrierii bazei de date şi administrează componentele bazei de date
pentru manipularea colecţiilor de date;
3. nivelul fizic care este dat de viziunea inginerului de sistem care realizează
structura fizică corespunzătoare descrierii datelor pe suportul fizic.
O bază de date poate să fie exploatată, de regulă, în regim de prelucrare pe loturi
(batch) şi în regim conversaţional. Accesarea bazei de date se realizează prin aplicaţii
generale, programe de aplicaţie, limbaje de manipulare autonome (procedurale şi
neprocedurale), interfeţe specializate cu limbajele de programare clasice etc., local sau de
la distanţă, prin utilizarea calculatoarelor singulare sau a reţelelor de calculatoare.
Rezultatele interogărilor utilizatorilor se prezintă sub formă vizuală, listată, prin
memorare pe diverşi suporţi tehnic de date, local sau la distanţă. Sistemul bază de date
are rolul de organizare şi stocare a unor volume mari de date, în vederea gestionării,
prelucrării, distribuirii şi utilizării multiple, folosind sistemele de calcul, programele
utilitare şi programele de aplicaţie.
Pornind de la funcţia sa, un sistem bază de date este format, ca structură
generală, din: colecţii de date, baza de date, SGBD, programe de aplicaţie şi utilitare,
precum şi utilizatori. Dacă conceptul de bază de date denumeşte atât colecţiile de date
cît şi structura de date folosită pentru reprezentarea acesteia, atunci structura generală a
sistemului bază de date este baza de date, SGBD, programe de utilizare, utilizatori.
Arhitectura unui sistem bază de date este prezentată în fig.4.3. În conformitate cu
specificaţiile utilizatorilor finali (end-users), programatorii de aplicaţie, având la
dispoziţie utilitare (programe specializate de proiectare) şi prin colaborarea cu
administratorul bazei de date (acesta lucrează nemijlocit cu schema bazei de date), pun la
punct programele de aplicaţie. Aşa cum s-a precizat deja, interfaţa dintre baza de date şi
schema BD, utilitare şi programele de aplicaţie este sistemul de gestiune a bazei de date,
SGBD. Obiectivele unui SGBD sunt, în principal, următoarele:
asigurarea independenţei datelor faţă de aplicaţie;
asigurarea redundanţei minime şi controlate a datelor;
asigurarea tuturor facilităţilor posibile de exploatare a datelor;
asigurarea securităţii şi protecţiei datelor împotriva accesului neautorizat (inclusiv
prin criptarea datelor);
asigurarea coerenţei şi integrităţii datelor împotriva ştergerilor accidentaşle sau
intenţionate;
asigurarea partajării datelor (accesul concurent al utilizatorilor la baza de date);
asigurarea nivelului de performanţă globală (volum mare de date complexe
gestionate cu un timp de răspuns acceptabil la adresarea cererilor de interogare din partea
utilizatorilor multipli).
Funcţiile generale ale unui SGBD sunt:
27
1. descrierea datelor (definirea structurii bazei de date prin intermediul limbajului de
definire a datelor);
2. manipularea datelor (încărcarea, actualizarea, prelucrarea şi regăsirea datelor cu
ajutorul limbajului de manipulare a datelor);
3. utilizarea bazei de date (de către toate categoriile de utilizatori);
4. administrarea bazei de date.
Fiecare grup de lucru pentru standardizarea bazelor de date (CODASYL şi ANSI,
în principal) a propus o arhitectură proprie a unui SGBD.
Comenzile SGBD (DBMS) pot fi grupate în trei categorii de limbaje:
a) limbajul de definire a datelor (DDL, Data Definition Language);
b) limbajul de manipulare a datelor (DML, Data Manipulation Language);
c) limbajul de descriere a stocării datelor (DSDL, Data Storage Description
Language).
Operaţiile ce se execută asupra unei baze de date sunt:
creare;
încărcare (populare);
consultare: căutare (selecţie);
actualizare: modificare, adăugare articole noi, ştergerea unor articole,
ordonare (sortare, indexare), prelucrare etc.
Fig.4.3 Arhitectura unui sistem bază de date
Dicţionarul de date (Data Dictionary) este un fişier care memorează definiţiile
datelor şi caracteristicile lor ca: folosirea, reprezentarea fizică, proprietatea (cine este
responsabil pentru întreţinerea lor), autorizarea şi securitatea. Prin faptul că reprezintă un
inventar a datelor conţinute într-o bază de date, dicţionarul de date este un important
instrument de management organizaţional. În realizarea acestor dicţionare de date se
folosesc metadatele. Metadatele reprezintă date despre date (nume, conţinut,
semnificaţie, proprietar etc.).
O bază de date este compusă dintr-o mulţime de atribute (câmpuri, coloane) şi
are asociată o mulţime de date (linii, rânduri, înregistrări, articole). O înregistrare
(record) reprezintă o asociere a valorilor pentru fiecare câmp (field) al bazei de date.
Nivelul logic sau extern (nivelul programatorului de aplicaţie) califică o structură
de date ce are o realitate în planul semnificaţiei sau utilizării, dar nu şi în implementarea
fizică; califică forma în care fiecare utilizator vede structurarea datelor, în funcţie de
aplicaţia pe care o foloseşte sau în funcţie de resursele de date pe care administratorul
bazei de date i le pune la dispoziţie. Nivelul virtual sau conceptual (nivelul
Baza
de
date
SGBD
PROGRAM
APLICAŢIE
SCHEMA BD
UTILITARE
UTILIZATORI
ADMINISTRATOR
PROGRAMATOR
DE APLICAŢIE
28
administratorului bazei de date) se referă la definirea structurii datelor din baza de date
astfel încât aceasta să îndeplinească cerinţele tuturor utilizatorilor, în condiţii de
redundanţă minimă şi controlată a acesteia. Nivelul fizic (nivelul inginerului de sistem)
priveşte modul de stocare şi de structurare a datelor pe suportul fizic de memorare a
datelor (volum magnetic, cilindru, pistă, sector, bloc, octet şi bit). Structura virtuală
reprezintă schema bazei de date, iar structura logică este denumită subschema bazei de
date (concepţia CODASYL). Astfel, se poate concluziona că SGBD (DBMS) asigură
legătura dintre nivelul conceptual (virtual) şi nivelul fizic.
O înregistrare virtuală se poate prezenta sub forma a una sau mai multe
înregistrări fizice şi poate participa la construirea unei sau mai multor înregistrări logice.
Într-o bază de date ideală, datele sunt definite o singură dată şi folosite ori de câte
ori este necesar.
În funcţie de locul în care sunt memorate colecţiile de date ce formează baza de
date, se deosebesc:
baze de date centralizate, CDB (Centralized DataBases), în situaţia în care
toate colecţiile care formează baza de date sunt stocate pe un singur calculator;
baze de date distribuite, DDB (Distributed DataBases), în situaţia în care
colecţiile care formează baza de date sunt răspândite în nodurile unei reţele de
calculatoare şi de comunicaţii După orientare, bazele de date pot fi generalizate şi
specializate.
Conţinutul acestor etape este dependent, de regulă, de tipul bazei de date şi de
domeniul în care este ea folosită. Activitatea de analiză a sistemului economic presupune:
a. analiza componentelor sistemului şi a legăturilor dintre acestea sau analiza
structurală în urma căreia se defineşte modelul structural sau static al sistemului
economic;
b. analiza stărilor sistemului şi a tranzacţiilor posibile între aceste stări în raport cu
anumite evenimente. În urma acestei analize rezultă modelul dinamic sau
temporal;
c. analiza cerinţelor informaţionale, în urma căreia se defineşte modelul funcţional
al sistemului economic;
d. integrarea modelelor sistemului economic (structural, dinamic şi funcţional) în
scopul corelării şi completării lor.
La proiectarea unei baze de date, procesul de normalizare ajută proiectantul bazei
de date să creeze o structură a bazei de date care poate economisi spaţiul de memorare a
datelor şi poate conduce la creşterea eficienţei prelucrării datelor. Scopul normalizării
este de a minimiza redundanţa datelor.
Proiectantul bazei de date poate să preîntâmpine introducerea datelor incorecte
prin:
- specificarea unui anumit format de câmp destinat pentru introducerea datelor
(formatul de câmp este de fapt o imagine a cum trebuie să arate data atunci
când această dată este introdusă în baza de date);
- utilizarea regulilor de validare a câmpurilor (acele specificaţii prin care se
filtrează datele introduse într-un anumit câmp), a casetelor cu liste sau a
formatelor predefinite.
29
4.4 Generaţii de baze de date şi de sisteme de gestiune a bazelor de date
asociate
În evoluţia istorică, bazele de date şi sistemele de gestiune a bazelor de date
(SGBD) asociate au cunoscut trei generaţii:
sistemele ierarhice şi reţea;
sistemele relaţionale;
sistemele în tehnologie avansată (orientate obiect, relaţionale orientate obiect,
deductive, distribuite, multibaze, active, multimedia, online etc.).
4.5. Baze de date relaţionale Trebuie precizat faptul că nici un SGBD actual nu respectă în totalitate cele 13
reguli ale lui Codd.
Aşa cum s-a arătat, o bază de date relaţională reprezintă o colecţie de relaţii
(tabele în accepţiunea uzuală, memorate fizic în fişiere).
Coloanele tabelului se numesc atribute, iar liniile se numesc tupluri.
Baza de date relaţională (RDB) este compusă dintr-o mulţime de domenii şi o
mulţime de relaţii peste care se aplică o mulţime de asocieri. Domeniul este definit ca
mulţimea obiectelor de acelaşi tip. Relaţia este o mulţime rezultată ca urmare a agregării
(corespondenţei) a două sau mai multe mulţimi.
O relaţie în accepţiunea bazelor de date pe domeniile Di constă dintr-un cap de tabel şi
un corp de tabel.
Modelul relaţional este format din două mulţimi de operatori pe relaţii: algebra
relaţională şi calculul relaţional.
Regulile de integritate sunt aserţiuni pe care datele ce formează baza de date
trebuie să le satisfacă şi sunt în număr de trei: unicitatea cheii (cheia primară trebuie să
fie unică şi minimală), integritatea entităţii (atributele cheii primare trebuie să fie diferite
de null) şi integritatea referirii (o cheie externă trebuie să fie null în întregime sau să
corespundă unei valori a cheii primare asociate). Constrângerile structurale sunt de trei
tipuri: de cheie, de referinţă şi de entitate.
Cheia unei relaţii reprezintă o mulţime minimală de atribute ale căror valori
identifică în mod unic un tuplu într-o relaţie. Diferitele chei posibile se numesc chei-
candidat. Cheia candidat aleasă pentru a identifica efectiv tupluri se numeşte cheie
primară.
Definirea proprietăţilor structurale ale relaţiilor se realizează prin tehnica
normalizării. Se afirmă că o relaţie se găseşte într-o formă normală particulară dacă
îndeplineşte un număr specificat de restricţii. Normalizarea se obţine printr-un număr de
paşi succesivi, în cadrul unui proces reversibil, până la realizarea formei dorite. Forma
normală a unei relaţii este necesară deoarece formele normale nu produc anomalii în
actualizarea datelor unei baze de date relaţionale. Tipurile de restricţii folosite la formele
normale ale relaţiilor sunt restricţiile asupra valorilor atributelor, restricţiile referitoare la
dependenţa atributelor secundare de chei, restricţiile cu privire la dependenţa atributelor
principale de toate atributele. Se folosesc următoarele forme normale:
1NF (forma normală 1). O relaţie se găseşte în 1NF dacă domeniile pe care
sunt definite atributele relaţiei sunt formate numai din valori elementare. Un tuplu
nu trebuie să conţină atribute sau grupuri de atribute repetitive (nu se admit
duplicate).
30
2NF (forma normală 2). O relaţie se află în 2NF dacă este în 1NF şi oricare
dintre atributele non-cheie este dependent funcţional complet de cheia primară a
relaţiei.
3NF (forma normală 3). O relaţie se găseşte în 3NF dacă este în 2NF şi
atributele non-cheie nu sunt dependente tranzitiv de cheia primară a relaţiei.
BCNF (forma normală Boyce-Codd). O relaţie este în BCNF dacă
dependenţele funcţionale netriviale ce pot apare în cadrul relaţiei conţin, în partea
stângă, ca determinant, o cheie-candidat.
4NF (forma normală 4). O relaţie se găseşte în 4NF dacă în cadrul acesteia nu
se manifestă mai mult decât o dependenţă multivaloare.
5NF (forma normală 5). O relaţie L se găseşte în 5NF dacă fiecare dependenţă
joncţiune este implicată printr-o cheie-candidat a lui L.
Bazele de date relaţionale conţin structuri de date simple şi intuitive. Ele prezintă
avantaje legate de existenţa unui ansamblu integrat de utilitare bazat pe un limbaj evoluat
de programare (generatoare de meniuri, generatoare de forme, generatoare de aplicaţii,
generatoare de etichete), de existenţa unor limbaje speciale de definire şi de manipulare a
datelor, precum şi de independenţa completă în descrierea logică a datelor (în termeni de
relaţii) şi în descrierea fizică a datelor (în termen de fişiere). Dintre dezavantajele bazelor
de date relaţionale, se menţionează imposibilitatea utilizării obiectelor complexe şi
dinamice, a administrării datelor distribuite şi a cunoştinţelor.
4.6. Baze de date orientate obiect
Bazele de date orientate pe obiecte, OODB (Object-Oriented DataBase) şi SGBD
asociate asigură crearea de obiecte complexe formate din componente simple, fiecare
prezentând atribute şi comportament propriu. Aceste sisteme se mai numesc şi sisteme de
obiecte, cu originea în limbajele de programare orientate pe obiecte, OOP. Prin aceste
tipuri de baze de date se ridică nivelul de abstractizare. Se face menţiunea că între partea
de limbaje de programare şi partea de baze de date există multe elemente comune; cu
toate acestea, aceste părţi sunt diferite:
un program pe calculator este gândit să rezolve o anumită problemă;
o bază de date este realizată pentru a rezolva o multitudine de probleme, inclusiv cu
elemente de pornire nedeterministe.
Pentru un program, obiectele complexe simplifică problema, în timp ce în situaţia bazelor
de date orientate pe obiecte, de regulă, problemele se complică. Ca urmare, se cuvine să
se judece în mod nuanţat atunci când se încearcă reliefarea avantajelor utilizării OOP şi
OODB.
Obiectul reprezintă conceptual o unitate identificabilă cu conţinut propriu, care se
deosebeşte de ceea ce o înconjoară. Fiecare obiect dispune de un identificator unic,
denumit ID al obiectului, OID (Object ID). Două obiecte cu OID diferiţi sunt diferite,
chiar dacă sunt identice sub toate aspectele transparente utilizatorului.
Deşi tentaţia iniţială este de a considera obiecte doar unităţile ce se pot muta, prin
obiecte se desemnează atât unităţile fixe cât şi cele mutabile. Fiecare obiect posedă un tip
care semnifică o clasă de obiecte. Instanţa unui obiect reprezintă un obiect individual.
Obiectele sunt încapsulate. Structura obiectului şi modul de acţiune al metodelor sale nu
pot fi accesate şi actualizate direct de un agent extern, dar pot fi modificate indirect prin
intermediul mesajelor. Această caracteristică ascunsă a obiectului se numeşte
31
încapsulare. Încapsularea presupune independenţa fizică de date. Astfel, prin
încapsulare, reprezentarea internă a unui obiect poate să fie modificată fără a fi nevoie ca
aplicaţiile care utilizează obiectul să fie rescrise.
Starea unui obiect este exprimată prin valorile atributelor sale. Colecţia de atribute
trebuie aleasă astfel încât să descrie entitatea, adică să cuprindă atribute pe care
utilizatorul trebuie să le cunoască. Metoda reprezintă un program care manipulează
obiectul sau indică starea sa. Ea este asociată unei clase, iar specificarea metodei se
numeşte „semnătură”.
Comportamentul unui obiect reprezintă un set de metode sau operaţii care
acţionează asupra atributelor sale.
Obiectele se clasifică în:
obiecte elementare ca: întreg, boolean, şir de caractere;
obiecte compuse ca: nume, adresă;
obiecte complexe ca: autoturism, angajat.
Un obiect înglobează următoarele elemente:
a. structura de date;
b. specificarea operaţiilor;
c. implementarea operaţiilor.
Structura unui obiect şi operaţiile (metodele) permise pentru acel obiect sunt
definite împreună.
Metodele şi atributele nu sunt vizibile din „exteriorul” obiectului. Un obiect
răspunde la mesaje care reprezintă cereri adresate obiectului pentru a returna o valoare
sau pentru a-şi schimba starea.
Un obiect este divizat în interfaţă publică şi în memorie privată. Interfaţa publică
este compusă din definiţiile interfeţelor (corespunzătoare semnăturilor specificaţiei).
Interfaţa publică nu face parte din obiectul corespunzător.
Persistenţa este o proprietate a datelor sau a obiectelor care presupune existenţa
lor pe o durată mai mare în comparaţie cu aceea a procesului care le-a generat. Persistenţa
reprezintă proprietatea prin care starea bazei de date asigură execuţia unui proces pentru a
fi refolosit ulterior în alt proces.
Deoarece face parte integrantă din obiect, codul aferent metodelor este stocat în baza de
date (ca şi starea obiectului).
Operaţiile modelului de date orientat pe obiecte
Operaţiile se pot grupa în modul următor:
a) obiectele comunică între ele prin mesaje;
b) un mesaj poate fi trimis instanţelor mai multor clase;
c) metodele pot fi definite, şterse sau modificate;
d) clasele pot fi definite şi actualizate prin operaţii de creare, ştergere şi modificare;
e) instanţa unei clase poate fi actualizată prin metode care modifică valorile variabilelor
propriei instanţe, aceasta modificând starea internă a obiectului.
Într-o serie de implementări, definirile de clasă sunt ele însele obiecte, numite
obiecte de clasă. Obiectele clasă sunt instanţe ale unei clase generice sau ale unei
metaclase. Operaţiile de creare, modificare şi ştergere ale definirilor de clasă pot fi şi
implementate ca mesaje. În modelul de date orientat pe obiecte, regulile de integritate
reprezintă o consecinţă a structurii modelului şi a următoarelor operaţii:
toate obiectele trebuie să respecte protocolul specificat de definirile lor de clasă;
32
obiectele sunt încapsulate, acest lucru presupunând accesul limitat la obiecte prin
folosirea protocolului de mesaje definit pentru clasa obiectului;
identificatorul obiectului asigură integritatea referirii la un obiect. Ca atare, un obiect
nu există fără să aibă asignat un identificator. Dacă un obiect este şters sau mutat,
identificatorul său trebuie şi el şters sau mutat.
O schemă completă a unei baze de date orientată pe obiecte poate consta din una
sau mai multe ierarhii de clasă, împreună cu relaţiile structurale.
Modificarea schemei presupune:
1. Definirea unei taxonomii şi a unui model al schimbărilor. Taxonomia defineşte un set
de schimbări semnificative ale schemei, iar modelul furnizează o bază pentru specificarea
semanticilor schimbărilor schemei;
2. Implementarea schimbărilor schemei. Aceste schimbări pot fi:
a) schimbări referitoare la modul de definire al unei clase. Acestea includ schimbările
atributelor şi metodelor definite pentru o clasă, cum ar fi: schimbarea numelui sau
domeniul unui atribut, adăugarea, ştergerea unui atribut sau a unei metode;
b) schimbări referitoare la structura ierarhiei de clase care includ adăugarea sau
ştergerea unei clase şi schimbarea relaţiilor superclasă/subclasă dintre o pereche de
clase.
4.6.1 Proiectarea bazei de date orientată pe obiecte Pentru proiectarea unei baze de date orientată pe obiecte se foloseşte tehnica top-
down care constă în identificarea componentelor după care se stabilesc corelaţiile între
ele şi se rafinează succesiv în „cascadă” componentele sale. Se poate utiliza şi metoda
bottom-up prin care mai întâi se identifică componentele funcţionale pe baza cărora se
vor identifica, în colecţiile existente, obiectele, care pot fi reutilizate pentru noul proiect.
Componentele care nu există vor fi create ca subclase ale unor clase existente. O dată
creată o ierarhie potrivită, se testează componentele specifice.
Sistemul de gestiune al bazelor de date orientate pe obiecte (SGBD-OO sau
OODBMS) conţine structuri şi reguli orientate către lucrul cu obiecte, incluzând:
un sistem de date abstracte pentru construirea de noi tipuri de date;
un constructor de tip şir;
un constructor de tip secvenţă;
un constructor de tip înregistrare;
un constructor de tip set;
funcţii;
un constructor de tip reuniune;
o compunere recursivă a elementelor anterioare.
obiect;
- egalitatea a două obiecte, adică au aceeaşi valoare.
Arhitectura SGBD-OO cuprinde trei componente:
1. Gestionarul de obiecte (Object Manager) furnizează interfaţa dintre procesele
externe şi SGBD-OO.
2. Server-ul de obiecte (asigură gestiunea tranzacţiei şi gestiunea stocului de
obiecte);
3. Stocul rezident de obiecte.
33
4.6.2. Protecţia bazelor de date
Protecţia bazelor de date constă într-un set de măsuri umane şi facilităţi oferite de
SGBD prin care se asigură integritatea datelor (corectitudinea datelor introduse) şi a
securităţii datelor care se referă la accesul autorizat la date. Protecţia datelor se face prin
salvarea lor în cazul unor defecte sau erori accidentale.
Se cunosc trei aspecte ale asigurării integrităţii datelor.
1. Asigurarea integrităţii semantice a datelor care presu-pune prevenirea
introducerii unor date incorecte şi a efectuării unor prelucrări greşite.
2. Controlul accesului concurent la date presupune prevenirea apariţiei unor
rezultate incorecte din execuţia concurentă a unor prelucrări în regim multiutilizator.
3. Salvarea şi restaurarea bazei de date presupune refacerea acesteia, deoarece a
fost afectată de funcţionarea anormală sau de cădere a SGBD-ului, a sistemului de
operare sau ca urmare a unor defecte hardware.
Integritatea semantică a datelor. Introducerea unor date eronate în baza de date
sau prelucrări care furnizează rezultate greşite trebuie prevenite prin includerea în
programele de aplicaţie a unor secvenţe pentru testarea datelor şi a unor facilităţi de
asigurare a integrităţii semantice a datelor oferite de SGBD. Concret, orice operaţie
asupra datelor trebuie constrânsă să respecte regulile care reprezintă restricţii de
integritate. După modul în care sunt exprimate restricţiile de integritate se pot clasifica
în : implicite şi explicite.
Restricţiile de integritate implicite presupun existenţa verificărilor la introducerea
datelor (nu se acceptă valori care nu aparţin tipului de date specificat), precum şi dacă
există conceptul de cheie unică, la inserare se va verifica unicitatea cheiei.
În modelul relaţional există două restricţii de integritate asociate cheilor
primare şi cheilor externe şi anume:
1. Integritatea entităţii care presupune că nici un atribut care participă la
formarea cheie primare a unei relaţii nu poate primi o valoare NULL, aceasta din motivul
că o cheie primară trebuie să identifice în mod unic tuplurile unei relaţii.
2. Integritatea referenţială presupune că orice valoare a unei chei externe din
relaţia care referă trebuie să aibă corespondentă o cheie primară cu aceeaşi valoare în
relaţia referită sau să fie NULL.
Restricţiile de integritate explicite pot fi incluse în programele de aplicaţie şi
verificate în momentul execuţiei sau pot fi memorate în dicţionarul datelor şi verificate
automat de SGBD la fiecare operaţie care se execută asupra anumitor date.
4.6.3. Salvarea şi restaurarea bazei de date
Această operaţie are ca scop readucerea datelor la o formă consistentă în urma
unor evenimente care au alterat corecti-tudinea lor, cum ar fi:
1 – funcţionarea anormală sau o cădere a SGBD-ului sau a sistemului de operare;
2 – o defecţiune a suportului fizic pe care este memorată baza de date.
34
În cazul 1, prin întreruperea tranzacţiilor active, baza de date va rămâne într-o
stare de inconsistenţă. În cazul 2, suportul pe care rezidă baza de date va fi inutilizabil,
deci toate informaţiile se vor pierde.
În astfel de situaţii, trebuie să fie posibilă refacerea unei stări anterioare
consistente a bazei de date. O stare consistentă este definită ca aceea stare în care sunt
reflectate rezultatele finale ale execuţiei unor tranzacţii, nici o tranzacţie nu este în curs
de execuţie şi sunt satisfăcute restricţiile de integritate semantică (explicite şi implicite).
Lista subiectelor pentru pregătirea în vederea evaluării finale:
1. Ce este o colecţie de date?
2. Cum se defineşte o bază de date?
3. Cum este exploatată o bază de date?
4. Cum este accesată o bază de date?
5. În ce constă arhitectura unui sistem bază de date?
6. Care sunt obiectivele şi funcţiile generale ale unui SGBD?
7. Care sunt cele trei categorii de limbaje care definesc comenzile unui SGBD?
8. Precizaţi operaţiile care se pot efectua asupra unei baze de date.
9. Ce este dicţionarul de date?
10. Descrieţi nivelurile de organizare a datelor într-o bază de date?
11. Care este clasificarea bazelor de date în funcţie de locul unde sunt memorate
bazele de date?
12. Care este clasificarea bazelor de date în funcţie de orientare?
13. Care sunt etapele de realizare a unei baze de date?
14. Precizaţi cele trei generaţii de daze de date?
15. Caracterizaţi bazele de date relaţionale.
16. Care sunt conceptele folosite în modelarea bazelor de date relaţionale?
17. Ce reprezintă conceptual de cheie primară şi care sunt proprietăţile acesteia?
18. Caracterizaţi bazele de date orientate pe obiecte.
19. Care sunt principiile de proiectare a bazelor de date orientate pe obiecte?
Teste:
Teste de tipul alegere multiplă (MULTIPLE CHOICE) 1. În proiectarea bazelor de date relaţionale, domeniul reprezintă:
a. un obiect concret sau abstract al realităţii. b. mulţimea tuturor valorilor posibile pe care le poate lua un atribut într-o anumită
perioadă de timp. c. gradul tabelului. d. numărul de înregistrări ale bazei de date. e. o serie de comenzi pe care Access-ul le execută automat la apariţia unui
eveniment. R: b
2. Pentru proiectarea unei baze de date orientată pe obiecte se pot utiliza două tehnici:
a Top-up şi bottom-down
b Top-down şi bottom-up
c Top-down şi bottom-down
R: b
35
Teste:
Teste de tipul adevărat/fals (TRUE/FALSE)
3. La deschiderea fişierului care conţine componentele bazei de date acestea sunt afişate
în fereastra DataWindow.
R: F
4. Opţiunea Open din meniul rapid permite deschiderea spre modificare a obiectului
selectat.
R: F
5. Opţiunea Design din meniul rapid permite ca obiectul selectat să fie deschis în vederea
efectuării modificărilor necesare tipului de aplicaţie dorit de utilizator.
R: A
6. Într-o asociere de tipul unu - la - unu o înregistrare din tabelul A poate avea cel puţin o
înregistrare corespunzătoare în tabelul B şi invers, unei înregistrări din tabelul B îi
corespunde cel mult o înregistrare în tabelul A.
R: F
7. Într-o asociere de tipul unu-la-mulţi unei înregistrări din tabelul A îi corespund mai
multe înregistrări din tabelul B, iar unei înregistrări din tabelul B îi corespunde cel puţin o
înregistrare din tabelul A.
R: F
8. Într-o asociere de tipul mulţi-la-mulţi unei înregistrări din tabelul A îi pot porespunde
mai multe înregistrări din tabelul B, iar unei înregistrări din tabelul B îi pot corespunde,
de asemenea, mai multe înregistrări din tabelul A.
R: A
5. Sistemul de gestiune a bazelor de date Microsoft Access 5.1 Prezentarea sistemului Microsoft Access Produsul-program Microsoft Access reprezintă un sistem de gestiune a bazelor de date
relaţionale (SGBDR) care este inclus în compunerea pachetului de birotică Microsoft
Office si care lucreaza sub sistemul de operare Microsoft Windows. Ca urmare, Microsoft
Access foloseşte toate facilităţile oferite de sistemul de operare Microsoft Windows.
Firma Microsoft a realizat în decursul timpului mai multe versiuni ale produsului
Access. În capitolul de faţă referirile sunt efectuate la versiunile Microsoft Access 2000,
2002 (XP) şi 2003.
La baza SGBDR Microsoft Access se află modelul relaţional al datelor şi modelul
orientat pe obiecte (unui obiect îi sunt asociate evenimente şi proprietăţi). În comparaţie
cu alte SGBDR, produsul Microsoft Access dispune de toate componentele unei baze de
date stocate într-un fişier cu extensia MDB.
36
Produsul Microsoft Access permite lucrul cu trei limbaje: QBE (Query By
Examples), SQL (Structured Query Language) şi VBA (Visual Basic for Applications).
Ca urmare, există mai multe modalităţi de realizare a aplicaţiilor pentru baze de date sub
SGBD Microsoft Access: interfaţa standard Access, interfaţa SQL, cu ajutorul VBA,
interfeţele Access pentru comunicarea cu alte SGBD-uri (Paradox, FoxPro, dBase etc.),
interfeţele Access cu alte aplicaţii Windows. Aplicaţiile în sine sunt obiecte ale
utilizatorilor destinate pentru o anumită bază de date. Aceste obiecte sunt, de regulă, de
tip vizual.
Schema bazei de date este formată din ansamblul tabelelor şi poate fi utilizată prin
manipularea interogărilor asupra bazei de date. Aceste interogări sunt obţinute prin
intermediul limbajului de interogare structurată, SQL.
5.2 Cunoaşterea mediului de lucru Microsoft Access
5.2.1 Definirea componentelor principale ale SGBD Microsoft Access
SGBD Microsoft Access 2003, (XP, 2000) asigură posibilitatea manipulării
datelor în conformitate cu cerinţele utilizatorilor. Datele sunt stocate în mod organizat în
baze de date. Baza de date permite localizarea rapidă a unui anumit element, compararea
statisticilor pe diverse perioade de timp, interogarea anumitor categorii de date şi
obţinerea facilă a rezultatelor tipărite.
O bază de date Microsoft Access reprezintă o colecţie de obiecte de tipul: tabele,
formulare, interogări, rapoarte, pagini, macroinstrucţiuni şi module.
Obiectele Microsoft Access sunt percepute prin “ceea ce fac”, comportamentul lor
mascând elemente de structură internă. În momentul în care obiectul a fost creat, el poate
fi utilizat şi în alte aplicaţii, compuse din obiecte care interacţionează prin specificul
comportamentului lor. În acest caz, nu mai există un program care manipulează datele, ci
obiecte care îşi transmit reciproc date. Evenimentele care apar şi schimbările de stare pe
care acestea le declanşează determină o schimbare a metodologiei de concepere a
sistemului.
Tabelele (Tables) sunt obiecte utilizate de Access pentru stocarea datelor. Crearea
unei baze de date începe cu definirea tabelelor. Fiecare coloană a tabelului este denumită
câmp (field), iar fiecare rând al tabelului constituie o înregistrare (record). Înregistrările
unui tabel respectă aceeaşi structură de câmpuri. La crearea unui tabel nou se solicită
definirea câmpurilor, atribuindu-se fiecăruia o denumire unică şi indicându-i SGBD
Access tipul de date corespunzător. Ulterior se pot adăuga şi alte câmpuri, cu condiţia
reproiectării eventualelor formulare şi rapoarte care folosesc datele tabelului în structura
anterioară acestei operaţii.
Interogările (Queries) sunt obiecte Access ce reprezintă întrebări pe care
utilizatorul le formulează în legătură cu numite informaţii din baza de date. În momentul
în care utilizatorul porneşte la construcţia unei interogări, acesta trebuie să aibă deja o
viziune de ansamblu asupra datelor pe care doreşte să le regăsească, şi anume: ce
câmpuri se vor utiliza, din care tabele se vor extrage datele, ce criterii trebuie să
îndeplinească aceste date, în ce ordine vor fi ele sortate. Construirea unei interogări în
SGBD Access reprezintă un proces simplu şi rapid de aşezare a tabelelor şi a câmpurilor
necesare pe o grilă de tipul QBE (Query by Example). Limbajul QBE a fost lansat pe
piaţă în anii 1970 de firma IBM, care a dorit să pună la dispoziţia utilizatorilor un produs
performant de regăsire a datelor într-o bază de date. Succesul limbajului QBE a fost atât
37
de mare încât acesta este prezent într-o formă sau alta în aproape toate sistemele SGBD,
inclusiv în Microsoft Access.
Formularele (Forms) reprezintă obiecte Access destinate introducerii datelor într-
o bază de date (când formularul este asociat unui tabel), precum şi vizualizării datelor
datelor din baza de date (când formularul este asociat unei interogări). Astfel cu ajutorul
formularelor se pot efectua câteva operaţii tipice în baza de date, şi anume operaţii de
adăugare, modificare sau de ştergere a unor date din baza de date.
Rapoartele (Reports) reprezintă un alt obiect al unei baze de date Microsoft
Access, prin intermediul căruia utilizatorul are posibilitatea de a prezenta date selectate în
rezumat, inclusiv în format pentru tipărire. Prin intermediul rapoartelor utilizatorul are un
control complet asupra dimensiunilor şi modului de prezentare a datelor de ieşire. De
asemenea, rapoartele permit prezentarea unor informaţii de sinteză rezultate ca urmare a
prelucrărilor executate în baza de date. Rapoartele se diferenţiază de formulare prin faptul
că în timp ce formularul este proiectat pentru a avea un acces aleator la date, el bazându-
se pe un set dinamic al datelor, rapoartele nu modifică niciodată datele din baza de date,
parcurgerea înregistrărilor realizându-se în mod secvenţial (SGBD Microsoft Access
utilizează pentru obţinerea unui raport o copie a datelor protejată la scriere).
Paginile (Pages) sunt obiecte Access ce asigură accesarea bazelor de date din
Internet prin intermediul navigatoarelor (browser-elor) Web. Aceste obiecte sunt
necesare ca urmare a prelucrării integrate a datelor care circulă în Internet sub forma
unei aplicaţii globale a datelor, inclusiv pentru funcţia de partajare a datelor.
Macroinstrucţiunile sau macro-urile (Macros) reprezintă obiecte Access care
definesc ansamble de comenzi pe care sistemul Microsoft Access le execută automat la
apariţia unor evenimente. Macro-urile pot fi ataşate unui formular, raport sau control în
scopul automatizării unor operaţii de rutină (deschidere sau închidere de formulare,
imprimarea unor rapoarte, filtrarea, verificarea sau validarea unor date etc.).
Modulele (Modules) sunt obiecte Access ce sunt create în limbajul Visual Basic
pentru aplicaţii, VBA (Visual Basic for Applications) destinate extinderii posibilităţilor
funcţionale ale unei baze de date.
5.2.2 Deschiderea şi închiderea unei baze de date în Microsoft Access
SGBD Microsoft Access poate fi pornit din meniul Start sau din zona de lucru. La
pornirea SGBD Access 2003, panoul de lucru Getting Started este disponibil în partea din
dreapta ecranului. Din meniul Vizualizare (View) se execută clic pe opţiunea Task Pane
de unde se alege panoul de lucru dorit cu clic pe săgeata de listă de pe bara de titlu a
panoului respectiv. Comutarea între panourile de lucru se efectuează cu clic pe butoanele
Înapoi (Back) şi Înainte (Forward). Închiderea unui panou de lucru se efectuează prin
intermediul butonului Închidere (Close).
Deschiderea unei baze de date existente sau noi presupune lucrul cu fereastra
Database (bază de date) care afişează obiectele care formează baza de date. Fereastra
Database pune la dispoziţie utilizatorului o metodă simplă de gestionare a obiectelor care
compun baza de date. În fereastra Database sunt afişate, în partea stângă a ferestrei. cele
şapte tipuri de obiecte care formează baza de date, şi anume:
Tabelul (Table);
Interogarea (Query);
Formularul (Form);
38
Raportul (Report);
Pagini Web (Pages);
Macro-ul (Macro);
Modulul (Module).
Cele trei butoane (butonul Open, butonul Design, butonul New) afişate în partea
de sus a ferestrei Database, sunt utilizate pentru crearea, modificarea şi respectiv afişarea
obiectului curent.
Obiectele create vor fi afişate în lista cu obiecte situată în mijlocul ferestrei
Database. În interiorul acestei liste se mai află trei opţiuni rapide de creare a obiectelor.
Obiectele gestionate cu SGBD Microsoft Access, împreună cu elementele de
control care le sunt asociate, conţin proprietăţi şi declanşează apariţia unor tipuri de
evenimente.
Pentru modificarea proprietăţilor unui obiect, se selectează din partea stângă a
ferestrei Database eticheta corespunzătoare tipului de obiect. Această operaţie are ca
efect afişarea în ordine alfabetică (în lista cu obiecte) a tuturor obiectelor de acelaşi tip.
5.3 Tabelul
5.3.1 Crearea unui table
Tabelul (Table) este un obiect specific SGBD Microsoft Access pentru stocarea
datelor. Crearea unei baze de date (structurile de date specifice acesteia) începe cu
definirea tabelelor. Această definire înseamnă, de fapt, stabilirea structurii tabelului.
Fiecare coloană a tabelului este denumită câmp (field), iar fiecare rând al tabelului
constituie o înregistrare (record). Înregistrările unui tabel respectă structura de câmpuri a
tabelului. La crearea unui tabel nou se solicită definirea câmpurilor, atribuindu-se
fiecăruia o denumire unică şi indicându-i SGBD Microsoft Access tipul de date
corespunzător. Ulterior se pot adăuga şi alte câmpuri, cu condiţia reproiectării
eventualelor formulare şi rapoarte care folosesc datele tabelului în structura anterioară
acestei operaţii.
Pentru crearea unui tabel, se poate utiliza una dintre următoarele trei metode:
Create table in Design View (crearea tabelului cu ajutorul ferestrei de proiectare)
Create table by using wizard (crearea tabelului prin folosirea ghidului)
Create table by entering data. (crearea tabelului prin introducerea datelor).
Crearea tabelelor prin alegerea opţiunii Create table by using wizard (program
“vrăjitor” dedicat tabelelor) asigură asistarea pe întregul parcurs de construcţie a unui
tabel, definind prin intermediul unui dialog cu utilizatorul numele şi tipul de câmpuri care
definesc tabelul.
O altă modalitate de a crea un tabel o constituie executarea unui clic de mouse pe
butonul New şi alegerea din fereastra de dialog New Table, a uneia dintre cele cinci
opţiuni disponibile:
1. Datasheet View – permite crearea unui tabel în modul Datasheet (foaie de
date), având 10 câmpuri (coloane) şi 21 de înregistrări (rânduri) libere, pregătit pentru
completare.
2. Design View – permite crearea unui tabel în modul Design (proiectare).
39
3. Table Wizard – permite crearea de tabele cu ajutorul magicienilor bazei de
date.
4. Import Table – această facilitate importă tabele şi obiecte aflate în alte baze de
date.
5. Link Table – creează tabele în baza de date curentă care sunt legate cu alte
tabele din baze de date externe.
Crearea tabelelor cu ajutorul opţiunii Design View presupune parcurgerea a trei
paşi pentru definirea unui câmp în structura unui tabel: stabilirea numelui câmpului,
stabilirea tipului de dată asociată acelui câmp şi stabilirea proprietăţilor acestuia.
Tipurile de date asociate câmpurilor definesc tipurile de câmpuri şi sunt
următoarele:
1. Text
Un câmp text are implicit 50 de caractere, dar se poate opta pentru orice lungime cuprinsă
între 1 şi 255.
2. Memo
Câmpurile memo constau numai din text şi au maxim 255 de caractere, în acestea putând
fi incluse şi secvenţele de salt la început de rând/salt la rând nou. Aceste câmpuri sunt
utilizate pentru a scrie comentarii.
3. Număr (Number)
Tipul Number include mai multe subtipuri de date care diferă prin modul de stocare şi
viteza de răspuns, şi anume:
subtipul Byte (octet) care acceptă numai valori întregi pozitive (fără semn)
cuprinse între 0 şi 255;
subtipul Integer (întreg) acoperă domeniul numerelor întregi de la –32768 la
+32768;
subtipul Long Integer (întreg lung) acoperă domeniul numerelor întregi dincolo
de limitele 2.000.000.000;
subtipul Single (numere reale reprezentate în virgulă mobilă simplă precizie)
acoperă domeniul numerelor fracţionare cu maxim şapte cifre semnificative;
subtipul Double (numere reale reprezentate în virgulă mobilă dublă precizie)
acoperă domeniul numerelor fracţionare cu maxim 14 cifre semnificative;
subtipul ReplicationID (identificator duplicare sau identificator multiplicare);
această valoare este reprezentată pe 16 octeţi şi a fost creată cu scopul de a asigura un
identificator unic global pentru bazele de date în care trebuie realizate sincronizările unui
mare volum de date suplimentare.
4. Dată calendaristică/oră (Date/Time)
5. Tipul valută (Currency)
Tipul Currency acoperă valorile în USD, cu 15 cifre la partea întreagă, iar la partea
zecimală până la sutimi de cent. Din punct de vedere al reprezentării interne, tipul valută
este un număr în virgulă fixă.
6. Număr cu incrementare automată (AutoNumber)
Datele de acest tip au proprietatea că sunt incrementate automat (AutoNumber) şi pot
primi valori întregi lungi secvenţiale. Tipul este numit Counter (numărător).
7. Tipul Da/Nu (Yes/No)
40
Datele de acest tip sunt booleene. Ca urmare primesc valorile True/False (adevărat/fals)
şi sunt afişate într-una din formele True/False, respectiv On/Off.
8. Obiect OLE
Tipul de câmp OLE (Object Linking and Embedding) este destinat păstrării
datelor provenite de la alte programe care s-au înregistrat ca servere OLE în Windows.
Aceasta permite bazei de date să stocheze documente create de programe de prelucrare a
textelor, seturi de foi de calcul, sunete, videoclipuri ş.a.
5.3.2 Realizarea relaţiilor între tabele.
Atunci când se creează tabele într-o bază de date relaţională, acestea prezintă o
existenţă de sine stătătoare. Pentru a lega tabelele între ele, pentru a crea o relaţie, se
utilizează fereastra Relationships, fereastră pe care se poate activa fie din bara de meniuri
standard, fie din meniul Tools. Pentru a defini o relaţie, se adaugă în fereastra
Relatioships tabelele între care se doreşte să existe legături şi se trage dintr-un tabel
cîmpul care trebuie legat spre câmpul corespunzător din celălalt tabel. Ca regulă generală
se va lega un câmp care reprezintă o cheie primară din tabelul-părinte, cu un câmp care
reprezintă cheie externă (străină) în tabelul-fiu.
Cheia externă este un atribut sau o mulţime de atribute care are aceleaşi valori cu
un atribut sau un grup de atribute aparţinând tabelului-părinte, acest atribut sau grup de
atribute jucând rolul de cheie primară în tabelul-părinte.
Pentru validarea relaţiei între cele două tabele, cheia externă trebuie să fie de
acelaşi tip şi să aibă aceeaşi dimensiune cu a cheii primare.
5.4. Interogarea
Interogarea (Query) este un obiect Access ce reprezintă o întrebare pe care
utilizatorul o formulează cu privire la numite informaţii din baza de date. În momentul în
care utilizatorul porneşte la construcţia unei interogări, acesta trebuie să aibă deja o
viziune de ansamblu asupra datelor pe care doreşte să le regăsească, şi anume: ce câmpuri
se vor utiliza, din care tabele se vor extrage datele, ce criterii trebuie să îndeplinească
aceste date, în ce ordine vor fi ele sortate. Construirea unei interogări în Microsoft Access
reprezintă un proces simplu şi rapid de aşezare a tabelelor şi a câmpurilor necesare pe o
grilă QBE (Query by Example).
Clasificarea interogărilor
Cele mai utilizate interogări sunt interogările denumite interogări de selecţie. O
interogare permite:
- vizualizarea sau modificarea datelor;
- selectarea acelor înregistrări care satisfac criteriile impuse de utilizator;
- limitarea unei proceduri la câmpurile care sunt relevante;
- sortarea înregistrărilor într-o ordine specificată.
Atunci când este executată o interogare de selecţie, rezultatul va fi o mulţime de
înregistrări aparţinând unui tabel sau mai multor tabele. Această mulţime poartă numele
de dynaset (setul dinamic rezultat al interogării). Un dynaset reprezintă o vedere
dinamică asupra datelor care sunt subiectul interogări respective. Asta înseamnă că atunci
41
când datele din tabelele sursă ale interogării suferă modificări, atunci automat rezultatul
interogării va fi şi el modificat .
O a doua mare categorie de interogări este reprezentată de interogările de acţiune.
Aceste interogări au rolul de a modifica anumite date, în cadrul unei singure operaţii.
Aceste modificări cuprind capacitatea de a şterge, de a adăuga, a modifica anumite valori
dintr-un tabel, ca şi de a crea un tabel nou. Aceste interogări de acţiune sunt: interogările
pentru ştergere (Delete Query), interogările pentru adăugare (Append Query),
interogările pentru reactualizare (Update Query) şi interogările a căror rezultat este
crearea unui tabel nou în baza de date (Make-Table Query).
5.5 Formularul
Formularul (Form) reprezintă un obiect Access destinat introducerii datelor într-o
bază de date (când formularul este asociat unui tabel), precum şi vizualizării datelor
datelor din baza de date (când formularul este asociat unei interogări). Astfel cu ajutorul
formularelor se pot efectua câteva operaţii tipice în baza de date, şi anume operaţii de
adăugare, modificare sau de ştergere a unor date din baza de date.
Un formular conţine două categorii de informaţii:
1. informaţii de structură – reprezintă informaţiile referitoare la alcătuirea şi vizualizarea
formularului (mărimea formularului, aşezarea în formular a atributelor şi controalelor,
proprietăţile controalelor etc.).
2. datele care care fac subiectul bazei de date – sunt acele date pe care utilizatorul le
introduce în baza de date.
Obiectele pe care le poate conţine un formular pot fi obiecte asociate unor
câmpuri din tabele (în acest caz, rolul acestor obiecte este de a prelua datele introduse de
utilizator şi de a le stoca în tabele sau de a afişa anumite date conţinute de tabele), şi
obiecte care prin apariţia unor evenimente pot declanşa anumite acţiuni.
Crearea unui formular
SGBD Microsoft Access 2003 pune la dispoziţia utilizatorului mai multe metode
de a crea un formular. Pentru a crea un formular se va executa un clic pe obiectul Forms
din fereastra Database urmat de un clic pe butonul New. Aceste acţiuni vor avea ca
rezultat afişarea pe ecranul monitorului a ferestrei de dialog New Form. SGBD Microsoft
Access 2003 permite nouă moduri de a crea un formular:
Design View – prin această metodă – cu fereastra de proiectare a formularului, se
asigură un control absolut asupra procesului de creare a formularului.
Form Wizard – reprezintă cea mai simplă metodă de creare a unui formular, SGBD
Microsoft Access asigurând asistenţa pe toată durata procesului de creare a formularului.
Ca şi în cazul opţiunii Table Wizard, se pun întrebări în legătură cu modul în care se
doreşte construirea acelui formular, făcând anumite sugestii, culegând informaţiile asupra
opţiunilor utilizatorului şi pe baza acestor opţiuni, creând, în final, formularul dorit.
AutoForm: Columnar – alegerea acestei metode, are ca rezultat crearea în mod automat
a unui formular simplu, fără ca SGBD Microsoft Access să solicite vreo informaţie
suplimentară. Formularul este afişat în mod automat având câmpurile dispuse şi aliniate
unul sub celălalt. Ca şi în cazul unui formular creat în modul Design View sau Form
Wizard, se poate vizualiza la un moment dat numai o singură înregistrare.
42
AutoForm: Tabular – asigură crearea unui formular având câmpurile unei înregistrări
aliniate pe un rând. Acest tip de formular conţine în partea superioară numele asociat
fiecărui câmp, iar în cazul în care tabelul asociat conţine multe înregistrări, în partea
dreptă a formularului apare o bară derulantă.
AutoForm: Datasheet – permite crearea unui formular având un mod de vizualizare
identic cu a tabelului căruia îi este asociat, introducerea datelor prin intermediul acestui
formular realizându-se ca şi cum s-ar introduce date într-un tabel.
AutoForm: PivotTable – prin această metodă, se creează automat un formular ca o
vedere (view) a tabelului sau interogării selectate.
AutoForm: PivotChart – este un wizard ce asigură crearea automată a unui formular
ca o vedere a unei diagrame (Chart) cu datele provenite dintr-un tabel sau interogare.
Chart Wizard – alegerea acestei metode are ca rezultat crearea unui formular în
interiorul căruia se afişează un grafic.
PivotTable Wizard – creează un formular în interiorul căruia datele sunt reprezentate în
format Excel.
5.6 Raportul
Raportul (Report) reprezintă un obiect al unei baze de date Microsoft Access cu
ajutorul căruia utilizatorul poate prezenta anumite date sub formă de rezumat, eventual în
format pregătit pentru tipărire. Prin intermediul rapoartelor utilizatorul dispune de un
control absolut asupra dimensiunilor şi modului de prezentare a datelor. De asemenea,
rapoartele asigură prezentarea unor informaţii de sinteză asupra rezultatelor prelucrărilor
efectuate în baza de date.
Rapoartele nu modifică datele din baza de date, parcurgerea înregistrărilor
realizându-se în mod secvenţial. SGBD Microsoft Access foloseşte pentru obţinerea unui
raport o copie protejată la scriere a datelor.
Ca şi în cazul formularelor, rapoartele sunt alcătuite din două categorii de
informaţii:
1. informaţii de structură – reprezentate de acele informaţii de ordin funcţional stabilite la
crearea raportului (controale, secţiuni, elemente de grafică decorative, etc);
2. informaţii reprezentând datele propriu-zise. Majoritatea informaţiilor dintr-un raport
sunt culese din tabele, formulare sau interogări asociate raportului respectiv.
Din punct de vedere al modului de creare, funcţionare şi utilizare, între formulare
şi rapoarte, există multe asemănări. Ambele clase de obiecte folosesc secţiuni şi controale
pentru prezentarea datelor, deci modul de creare al unui raport va fi asemăntor cu modul
de creare al unui formular. SGBD Microsoft Access 2003 asigură mai multe metode de
creare a unui raport, şi anume:
1. Design View – prin această metodă de creare a unui raport, utilizatorul are controlul
absolut asupra modului de aranjare a obiectelor în cadrul de proiectare a raportului.
2. Report Wizard – reprezintă o metodă rapidă şi uşoară de creare a unui raport,
utilizatorul fiind asistat pe tot parcursul creării raportului cu întrebări referitoare la sursele
înregistrărilor, numele câmpurilor şi formatul datelor. SGBD Microsoft Access 2003
creează pe baza răspunsurilor utilizatorului raportul dorit.
43
3. AutoReport: Columnar sau AutoReport: Tabular – SGBD Microsoft Access 2003
generează în mod automat un raport în care datele sunt afişate într-o coloană (pentru
AutoReport: Columnar), sau sub formă de tabel (pentru AutoReport Tabular).
4. Chart Wizard – această opţiune asigură generarea unui raport în interiorul căruia va fi
prezentat un grafic.
5. Label Wizard – această opţiune are rolul de a crea etichete poştale care pot fi tipărite la
imprimantă pe suporturi speciale de hârtie (auotcolante, etchete detaşabile, etc.)
În partea de jos a ferestrei de dialog New Report se află o casetă având în partea
dreaptă un buton cu o săgeată desenată pe el. Dacă utilizatorul execută un clic de mouse
pe acest buton va apare o listă derulantă care conţine numele tuturor tabelelor şi
interogărilor create în baza de date. Pentru crearea unui raport utilizatorul trebuie să
aleagă din lista derulantă un tabel sau o interogare.
5.7. Paginile (Pages)
Paginile sunt obiecte Access ce asigură accesarea bazelor de date din reţeaua
Internet şi WWW (World Wide Web) prin intermediul navigatoarelor (browser-elor)
Web. Aceste obiecte sunt necesare ca urmare a prelucrării integrate a datelor care
circulă în Internet sub forma unei aplicaţii globale a datelor, inclusiv pentru funcţia de
partajare a datelor.
SGBD Microsoft Access realizează suportul pentru Web în patru moduri:
cu ajutorul instrumentelor de navigare în Web din interiorul bazei de date;
prin legături între tabelele, interogările, formularele şi rapoartele din baza de date,
pe de o parte, şi obiecte Web, pe de altă parte;
desfăşurarea de şedinţe în timp real, prin Internet, cu participanţi situaţi la
distanţă;
crearea de pagini Web cu date din baze de date şi posibilitatea de a salva tabele,
interogări, formulare şi rapoarte ca pagini Web.
Când se apasă butonul corespunzător obiectului Pages din fereastra Database, în
zona de opţiuni se afişează cele trei căi oferite de SGBD Microsoft Access:
Create data access page in Design View (crearea paginii de acces la date cu ajutorul
ferestrei de proiectare);
Create data access page by using wizard ((crearea paginii de acces la date cu
ajutorul ghidului)
Edit Web page that already exists (editarea paginii Web care deja există).
1.8 Macroinstrucţiunea (Macro-ul)
Macroinstrucţiunea sau macro-ul (Macro) reprezintă un obiect Access care
defineşte un ansamblu de comenzi pe care sistemul Microsoft Access le execută automat
la apariţia unor evenimente. Macro-urile pot fi ataşate unui formular, raport sau control în
scopul automatizării unor operaţii de rutină (deschidere sau închidere de formulare,
imprimarea unor rapoarte, filtrarea, verificarea sau validarea unor date, etc.).
Pentru realizarea unui macrou, se selectează din fereastra Database obiectul
Macro şi se execută un clic pe butonul New, SGBD Microsoft Access 2003 afişând pe
44
ecranul monitorului fereastra Macro, sub forma unui tabel compus din două coloane şi
mai multe rânduri.
1. Coloana Action – conţine o listă derulantă formată din comenzi care au ca efect
acţiuni prestabilite (ca, de exemplu, OpenForm, OpenReport etc.);
2. Coloana Comment – se foloseşte pentru introducerea unor comentarii sau pentru
descrierea acţiunilor pe care le realizează comanda respectivă.
În partea de jos a ferestrei Macro se află o zonă destinată specificării unor
argumente. Argumentele furnizează SGBD Microsoft Access informaţii suplimentare
asupra modului în care se vor îndeplini acţiunile generate de comanda stabilită în coloana
Action (de exemplu numele obiectului care va răspunde la acţiunea respectivă, sau modul
în care vor fi afişate datele ca urmare a executării comenzii).
1.9 Modulul (Module)
Modulul (Module) este un obiect al SGBD Microsoft Access care este creat în
limbajul Visual Basic pentru aplicaţii, VBA (Visual Basic for Applications) şi este
destinat extinderii funcţiunilor specifice unei baze de date. Acest obiect Module
reprezintă o alternativă a obiectului Macro prezentat în paragraful anterior, pentru
dezvoltarea de aplicaţii în SGBD Microsoft Access.
Limbajul VBA reprezintă limbajul specific întregului pachet de birotică Microsoft
Office 2003 (pentru Word, Excel şi Access). Instrucţiunile VBA sunt asemănătoare
limbajului Visual Basic. Sintaxa acestor instrucţiuni este prezentată de un sistem de
asistenţă online extins. În programele principale ale pachetului Microsoft Office 2003,
limbajul VBA asigură posibilitatea înregistrării automate a instrucţiunilor (secvenţelor de
instrucţiuni), implementarea structurilor de control (secvenţială, alternative şi repetitive)
pentru controlul aplicaţiilor, schimbul dinamic de date cu alte aplicaţii din familia
Microsoft, capacitatea de a folosi funcţiile interfeţei de programare a aplicaţiilor, API
(Application Programming Interface) specifică sistemului de operare Windows. În plus,
prin limbajul VBA se obţine o aliniere la standardul de realizare a conectivităţii bazelor
de date extinse, ODBC (Open-DataBase Connectivity) prin care SGBD-uri diferite pot
gestiona aceeaşi bază de date (Microsoft Access, SQL Server, Paradox, FoxPro, dBase
etc.). Aceeaşi firmă Microsoft a realizat VBScript (Visual Basic Scripting Edition), limbaj
de scripturi interpretat de browser-ul Internet Explorer.
1.10 Utilizarea evenimentelor într-o bază de date
În SGBD Microsoft Access, evenimentele constituie baza oricărei aplicaţii
realizate. În comparaţie cu modelul de programare procedural, modelul de programare
bazat pe evenimente (events-driven model) presupune că acestea gestionează toate
intrările (acţionările de taste, acţionarea butoanelor mouse-ului) şi decid la care program
să fie aplicate aceste elemente. Programul primeşte mesajul cu privire la apariţia unui
eveniment şi execută secvenţa corespunzătoare acelui eveniment.
Dacă un program nu dispune de evenimente cu care să lucreze, atunci el nu va
folosi unitatea centrală şi utilizatorul nu va cunoaşte ce eveniment ar putea urma.
Programul obţinut prin programarea bazată pe evenimente constă dintr-o serie de
programe utilitare de tratare a evenimentelor. Fiecare program utilitar îşi execută
45
secvenţa de instrucţiuni atunci când are loc evenimentul specific, cum ar fi: când
utilizatorul a terminat editarea controlului sau intră şi iese dintr-un control, când se
acţionează o tastă sau mouse-ul (cu simplu-clic sau dublu-clic) etc.
Evenimentele au loc în timp ce un utilizator lucrează cu controalele dintr-un
formular. Un răspuns programat pentru un eveniment se face utilizând câmpul
Evenimente (Events) din caseta Proprietăţi (Properties). Valoarea introdusă în acest
câmp poate fi:
- numele unei comenzi macro care se va executa;
- numele unei funcţii Visual Basic care va fi executată; în acest caz, valoarea introdusă
trebuie să fie precedată de semnul “=” şi va include şi parantezele de funcţie;
- Procedura eveniment (Event Procedure) pentru a se face referire la elementul de
tratare al evenimentului memorat împreună cu formularul.
Evenimentele care pot avea loc într-o bază de date pot fi grupate în mai multe categori:
a) Evenimente care fac referire la date – acest gen de evenimente apar în momentul în
care se introduce, se şterge sau se modifică înregistrări în baza de date, sau când se
efectuează deplasarea printre înregistrările din baza de date. Aceste evenimente apar, de
regulă, în cadrul formularelor. Dintre evenimentele de bază se pot enumera:
1. AfterDelConfirm – evenimentul apare după confirmarea operaţiunii de
ştergere.
2. AfterInsert – evenimentul apare după ce a fost adăugată o nouă înregistrare în
baza de date.
3. AfterUpdate – evenimentul are loc după modificarea sau editarea unui control,
dar după ce selecţia a părăsit controlul respectiv.
4. BeforeDelConfirm – evenimentul intervine după ce una sau mai multe
înregistrări sunt şterse, dar înainte ca SGBD Microsoft Access să afişeze fereastra de
dialog pentru confirmarea sau anularea acţiunii de ştergere.
5. BeforeInsert – evenimentul apare în momentul în care se tipăreşte primul
caracter al unei noi înregistrări, dar după ce vechea înregistrare a fost introdusă în baza de
date.
6. BeforeUpdate – evenimentul are loc înainte ca un control sau o înregistrare să
fie modificată, dar înainte ca selecţia să părăsească controlul respectiv. Evenimentul este
proiectat pentru operaţia de validare a datelor de intrare, astfel încât dacă datele introduse
nu corespund logic, evenimentul poate fi întrerupt, iar utilizatorul va relua operaţia. Dacă
se doreşte acceptarea unei valori introduse este de preferat utilizarea evenimentului
BeforeUpdate, al formularului, în loc de cel al controlului. Evenimentul BeforeUpdate al
controlului nu are loc dacă utilizatorul trece de control sau nu introduce valori.
7. OnChange – acest eveniment se aplică numai în cazul controalelor, şi are loc
în momentul în care datele din control îşi schimbă valoarea.
8. OnDelete – evenimentul intervine când o înregistrare este ştearsă din baza de
date, dar înainte de apariţia mesajului de confirmare.
9. OnNotInList – evenimentul survine în momentul în care se introduce într-o
casetă combinată o valoare care nu se află în lista casetei.
b) Evenimente de focalizare – acest grup de evenimente apare în momentul în care un
control sau obiect din baza de date devine activ (este selectat de utilizator), sau când
devine inactiv.
46
c) Evenimentele asociate butoanelor de la tastatură (KeyDown, KeyUp şi KeyPress) –
aceste evenimente survin la apăsarea şi/sau eliberarea unei taste sau combinaţii de taste,
atunci când controlul este selectat.
d) Evenimente asociate mouse-ului – intervin în momentul în care utilizatorul foloseşte
butoanele de la mouse.
Evenimentele OnMouseDown şi OnMouseUp asigură informaţii despre deplasamentul
(offset-ul) faţă de colţul din stânga sus al controlului unde a avut loc evenimentul. Pentru
un obiect grafic, această metodă foloseşte la detalierea informaţiilor prezentate pe
suprafaţa pe care s-a executat clic. SGBD Microsoft Access nu conţine evenimente pentru
operaţiile de tipul Drug-and-Drop (tragere cu mouse-ul), dar acestea se pot simula prin
utilizarea evenimentelor OnMouseDown şi OnMouseUp. Evenimentul OnMouseUp
conţine o informaţie de offset, care asigură date asupra poziţiei de pe ecran în care a fost
eliberat mouse-ul. Chiar dacă, între operaţiile de apăsare şi de eliberare a butonului
mouse-ului, acesta este mutat în alt control, evenimentul OnMouseUp are loc pentru
controlul care a recepţionat evenimentul OnMouseDown.
Evenimentele OnClick şi OnDblClick – apar în momentul în care utilizatorul apasă o
dată sau de două ori consecutiv pe butonul din partea stângă de la mouse.
Lista subiectelor pentru pregătirea în vederea evaluării finale:
1. Caracterizaţi sistemul Microsoft Access.
2. Componentele principale (arhitectura) ale sistemului de gestiune a bazelor de date
Microsoft Access .
3. Care sunt colecţiile de obiecte Access?
4. Definirea proprietăţilor câmpurilor în tabelele sistemului de gestiune a bazelor de
date Microsoft Access.
5. Popularea şi filtrarea datelor în tabelele sistemului de gestiune a bazelor de date
Microsoft Access.
6. Tabele: modalităţi de creare a acestora, structura tabelelor, utilzarea acestora.
7. Tipuri de câmpuri care pot fi definite în cadrul tabelelor; proprietăţile câmpurilor.
8. Caseta cu instrumente – Toolbox.
9. Crearea formularelor în modul Design View.
10. Metode de creare şi de modificare a ansamblului formular-subformular.
11. Crearea unui subformular bazat pe o cerere de interogare în Access.
12. Proprietăţile unui formular.
13. Interogarea ca obiect al sistemului de gestiune a bazelor de date Microsoft Access
14. Clasificarea interogărilor.
15. Crearea unei cereri de interogare de selecţie în modul Design View.
16. Realizarea cererilor de interogare din mai multe tabele.
17. Cererile de interogare de tipul Analiză încrucişată.
18. Cererile de interogare de tipul Acţiune.
19. Raportul ca obiect al sistemului de gestiune a bazelor de date Microsoft Access.
20. Introducerea evenimentelor într-o bază de date Access.
21. Utilizarea formularelor; modalităţi de creare a formularelor.
22. Definiţi interogările.
23. Rapoarte: crearea acestora şi modul de folosire.
24. Explicaţi ce reprezintă un macro.
25. Ce reprezintă evenimentele unei baze de date?
47
26. Prezentaţi blocurile componente ale operaţiei de regăsire a datelor SELECT şi
FROM.
Teste:
Teste de tipul alegere multiplă (MULTIPLE CHOICE)
1.SGBD Micro soft Access este un sistem:
a) relaţional;
b) mutual;
c) de reţea;
d) arborescent;
e) ierarhic.
R:a
Teste de tipul adevărat/fals (TRUE/FALSE)
2. SGBD Microsoft Access are schema bazei de date constituită din colecţiile de rapoarte
şi poate fi utilizată prin manipularea interogărilor.
R: F
3. SGBD Microsoft Access nu permite exportarea structurii de tabele, definiţii de
interogări, formulare, rapoarte şi module.
R: F
4. SGBD Microsoft Access necesită un sistem de operare pe 32 de biţi, precum Windows
2000 sau Windows NT.
R: A
Teste de tipul alegere multiplă (MULTIPLE CHOICE)
5. SGBD Microsoft Access stochează toate componentele unei baze de date într-un singur
fişier cu extensia:
a) Doc;
b) Xls;
c) ppt:
d) Mbd
e) Mdb
R: e
6. SGBD Microsoft Access afişează obiectele care formează baza de date în fereastra:
a) Select View;
b) Database;
48
c) Forms;
d) Windows;
e) Query.
R: b
Test de tipul adevărat/fals (TRUE/FALSE)
7. Produsul Microsoft Access dispune de toate componentele unei baze de date stocate
într-un fişier cu extensia MBD.
R: F
Teste de tipul completare (COMPLETION)
8. Produsul Microsoft Access este compatibil cu tehnologia ___________care este
specifică aplicaţiilor de tipul client/server.
R: ActiveX
9. ____________sunt obiecte Access ce asigură accesarea bazelor de date din Internet
prin intermediul navigatoarelor (browser-elor) Web.
R: Paginile,Pages
10. _____________reprezintă obiecte Access care definesc ansamble de comenzi pe care
sistemul Microsoft Access le execută automat la apariţia unor evenimente.
R:macoinstrucţiunile, macro
Teste de tipul DA/NU (YES/NO 11.În SGBD Microsoft Access, obiectele sunt percepute prin ceea ce fac, comportamentul
lor, devenind vizibil prin elementele de structură internă
R: NU
49
Test complex de autoevaluare a nivelului de cunoştiinţe
1.Sistemele informatice integrate ale organizatiei economice folosec:
a. toate acele resurse financiare ce contribuie la adoptarea unor decizii eficiente
b. tehnologii hardware, softwaare, de memorare si pentru telecomunicatii
c. parti din cultura acelei organizatii economice ce pot fi gasite in sistemul
organizatoric al entitatii
d. doar acele programe ce se caracterizeaza prin introduceri de date multiple si
prelucrari unice
e. toate afirmatiile de mai sus sunt adevarate
2.Intocmirea specificatiilor sistemului informatic reprezinta o faza a
a. analizei sistemului informatic existent
b. organizarii institutionale
c. culturii organizationale
d. subsistemului decizional al organizatiei
e. testarii componentelor ce formeaza acel sistem informatic
3.Un sistem informatic eficace trebuie sa ofere utilizatorilor informatii:
1. complexe
2. redundante
3. relevante
4. la timp
5. exacte
Alegeti combinatia de raspunsuri care considerati ca este corecta.
a. (1,2,3)
b. (2,3,4)
c. (3,4,5)
d. (1,4,5)
e. (2,4,5)
4.Care din variantele de mai jos indica un atribut compus?
a. Adresa
b. Valoare
c. Pret
d. Numar de inmatriculare
e. Nicio varianta nu reprezinta notiunea de atribut compus
5.Atributele intr-o baza de date reprezinta caracteristici ale ………
a. Valorilor
b. Entitatilor
c. Proprietatilor
d. Sistemului de gestiune a bazelor de date
50
e. Asocierilor
6.Multimea obiectelor ce prezinta acelasi comportament (au aceleasi proprietati) formeaza
a. Un atribut
b. Un tip de entitate
c. O valoare
d. O asociere
e. Un model
7.Dupa tipul componentelor, structurile de date se clasifica in
1. omogene
2. structuri dinamice
3. structuri fizice
4. structuri statice
5. eterogene
Alegeti combinatia pe care o considerati adevarata
a. (1, 2)
b. (1 ,3)
c. (1 ,5)
d. (2 ,4)
e. (3 ,5)
8.Care din urmatoarele elemente reprezinta un atribut cheie
a. Nume angajat
b. Cod numeric personal
c. Adresa
d. Varsta
e. Limbi straine cunoscute
9.Inregistrarile unui tabel definit in SGBD ACCESS respecata
a. aceiasi structura de campuri
b. aceiasi valoare
c. etapele ciclului de viata al SGBD-ului
d. unicitatea interogarii
e. tabelele in Access nu contin inregistrari
51
Barem
Nr. întrebare Varintă corectă Punctaj
1. b 1 p
2. a 1 p
3. c 1 p
4. a 1 p
5. b 1 p
6. b 1 p
7. c 1 p
8. b 1 p
9. a 1 p
Punct oficiu 1 p
Total 10 p