Dezvoltare instituțională prin optimizarea sistemului de comunicare organizațională

Liceul Tehnologic,,ion ghica,, oltenita

Dezvoltarea instituțională

este determinată de o comunicare eficientă care se traduce prin

informația potrivită

primită la timp

de oameni potriviți.

Elementele comunicării Elementele comunicării împreună cu feedback-ul joacă un rol important în comunicare: emițătorul informației, prin modul de codificare a

informației (cum spui ceea ce vrei să transmiți); receptorul prin modul de decodificare a mesajului care i-a

fost transmis (dacă el înțelege exact ceea ce emițătorul a vrut să spună) - de aici și importanța feedback-ului, ca verigă esențială în procesul comunicational;

canalul de comunicare utilizat(spre exemplu, comunicarea pe mail este sărăcită de indiciile pe care le oferă comunicarea față-în-față, prin informațiile non-verbale pe care și le transmit cei implicați).

STUDIU DE CAZStudiul de faţă îşi propune să analizeze

opiniile personalului didactic şi nedidactic de la Liceul Tehnologic ,,Ion Ghica,, din punct de vedere al modului în care aceştia privesc eficacitatea comunicării interne, a fluxul de informaţii, a tipului de comunicare etc. de care aceştia beneficiază în momentul de faţă în organizaţia pentru care lucrează.

Dimensiuni urmărite: Tipul de comunicare (fluxul de comunicare in interiorul şcolii);

Comunicarea – schimb de informaţii (măsura în care informaţiile importante

circulă în şcoală);

Bariere în comunicare (aspectele de mediu, de politică, de lucru ce intervin

în procesul de comunicare);

Eficienţa comunicării (măsura în care informaţiile care circulă in instituţie

sunt detaliate, exacte, fiabile, coerente);

Comunicarea la timpul prezent (în ce măsură informaţiile utile ajung la

destinatar în timp util);

Canalele de comunicare (tipurile de metode, tehnologii, instrumente

utilizate în comunicarea organizaţională);

Implicarea în comunicare (aportul pe care managementul îl aduce în

îmbunătăţirea comunicării organizaţionale).

CHESTIONAR.docx

Tipuri de comunicare1. Comunicarea descendentă

are ca punct de plecare (iniţiator) pe managerul ce se adresează subordonaţilor sai;

se desfasoară de la eşaloanele superioare către cele inferioare;

prin acest tip de comunicare managerul îşi poate exercita funcţiile specifice (planificare, coordonare, organizare, control etc.): comunicarea obiectivelor pe termen lung şi scurt, modul dorit de organizare a activităţii, transmiterea deciziilor luate şi a procedurilor prin care vor fi puse în practică, evaluările asupra activităţii şi acţiunile ameliorative ce vor avea loc ş.a.m.d;

o comunicare descendentă eficientă asigură nu doar coordonarea controlul subordonaţilor la nivelul organizaţiei/activităţii, ci, totodată, relationează diferite niveluri ierarhice în funcţie de nevoile existente.

Tipuri de comunicare

2. Comunicarea ascendentă

se desfăşoară de la subordonat (ca iniţiator) către manager (ca receptor);

existenţa unui canal deschis de la angajaţi către manager este un factor vital pentru organizaţie

asigură feedback-ul de la subordonaţi către manageri. Efectele unei asemenea comunicări sunt însemnate, atât asupra activităţii, cât şi asupra climatului de lucru. oferă date cu privire la activitatea subordonaţilor şi informaţii

despre modul de îndeplinire a sarcinilor, de rezolvare a problemelor întâmpinate de către aceştia. în lipsa comunicării ascendente, problemele se acutizează și sunt

mai greu de rezolvat;.

3.Comunicarea pe orizontală se referă la mesajele trimise de la egal la egal, de la acelaşi nivel ierarhic ; acest tip de comunicare facilitează împărtăşirea înţelegerii unor fenomene, metode şi probleme, dezvoltă satisfacţia angajaţilor în legătură cu locul de muncă.

Tipuri de comunicare

Ce tip de comunicare este dominant în şcoala dvs.?

21%

70%

8%comunicare formala pe orizontalacomunicare formala pe verticalacomunicare formala pe diagonalacomunicare in-formala

Ideile mele ajung repede la conducerea şcolii

55%

45%

nu sunt de acord cu fermitate

nu sunt de acord cu fermitate

nu sunt nici pro nici contra

de acord

total de acord

in cazul meu nu se aplica

Comunic direct şi bidirecţional cu conducerea şcolii

55%

45%

nu sunt de acord cu fermitatenu sunt de acord cu fermitatenu sunt nici pro nici contrade acordtotal de acordin cazul meu nu se aplica

Liniile de comunicare cu conducerea şcolii sunt deschise pentru toată

lumea.

45%

55%

nu sunt de acord cu fermitatenu sunt de acord cu fermitatenu sunt nici pro nici contrade acordtotal de acordin cazul meu nu se aplica

Comunicarea cu conducerea şcolii este sub formă de directive.

70%

15%15%

nu sunt de acordnu sunt nici pro nici contrade acord

comunicareaschimb de informatii

În ce măsură sunteţi de acord cu:

nu sun

t de

acor

d

nu sun

t nici p

ro n

ici c

ontra

de a

cord

02468

101214161820

informatia e resursa rara

primesc in-formatiile necesare

informatiile circula cu usurinta

Metodele utilizate cel mai des pentru obţinerea informaţiei:

Series10

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

de la director

de la colegi

din resurse online sau off-line

Bariere în

comunicare

Bariere de comunicare de natură organizaţională transmiterea de informaţii neadevărate; mărirea pauzelor pentru "mici discuţii"; manipularea unor informaţii pentru avantaje

personale; interpretări greşite din lipsa unei imagini globale a

problemei. supraîncarcarea sistemului, distorsiuni, omisiuni

Bariere de comunicare de natură individuală

Percepţia evenimentelor; Prezumţiile transmiţătorului referitoare la

contextul comunicării şi la receptorul/receptorii acesteia;

Ignorarea importanţei receptorului; Comportamentul defensiv al receptorului; Lipsa feedback-ului.

Bariere de comunicare

10%

25%

10%

45%

DE LIMBAJDE CONCEPTEDE MEDIUDE PERCEPTIE

Canale de comunicare

Prin ce căi vi se comunică sarcinile pe care le aveti de indeplinit?

sedinteintranetdocumente scriseface-to-facezvonuriavizier

Canale de comunicare

Care consideraţi că este metoda de comunicare cea mai eficientă?

face-to-face cu man-agerul

face-to-face cu colegii

e-mail,intranet

solicitari scrise

apeluri tele-fonice

Optimizarea comunicăriiLa nivel individual comunicarea necesită abilități pe care unele persoane le

dețin în mod nativ însă de cele mai multe ori ele trebuie cultivate în mod

conștient, asa cum facem cu alte deprinderi de care avem nevoie pentru a ne

desfășura activitățile de la serviciu.

Există o serie de principii, aplicabile mai ales comunicării față-în-față, care duc

la creșterea calității acesteia: comunicarea eficientă necesita timp: timp pentru a transmite mesajul complet,

timp pentru a-l recepta și decodifica, timp pentru a clarifica eventualele

nelămuriri; a comunica acordînd respect interlocutorului și recunoasterea dreptului de a fi

o persoană cu păreri și valori diferite; ascultarea activă necesitatea feedback-ului specific și la timp prin evidențierea aspectelor

pozitive și a celor negative, in cel mai scurt timp, pentru ca mesajul să fie

primit cu claritate și să determine un impact mai mare.

Optimizarea comunicăriiLa nivel organizaţional există o serie de măsuri care pot fi luate prin care calitatea și eficiența procesului comunicațional să crească:

Alegerea mijlocului de informare corect - este foarte important ca, în funcție de mesajul transmis angajatilor, să se aleagă cea mai potrivită modalitate, care să ofere o amplitudine optimă a informațiilor. Spre exemplu, cea mai eficientă este comunicarea față-în-față, în care sunt transmise și receptate multiple semnale, verbale și non-verbale (din intonatie, postură, mimică etc.).

Feedback-ul la 360 de grade - presupune evaluarea angajaților prin informații care să vină din multiple direcții: evaluări ale managerilor, ale colegilor, autoevaluări. În acest fel, se obține o imagine cât mai adecvată a activității fiecărui individ din cadrul organizației și este încurajată evaluarea clară, corectă și completă a angajaților;

Sistemele de propunere și de adresare a întrebărilor pentru salariați - presupun încurajarea angajaților să ofere idei și sugestii pentru îmbunătățirea activității din organizație și pentru creșterea eficienței;

Instruirea echipei manageriale - se referă la programele special concepute, care se adresează managerilor și care au drept scop dezvoltarea abilităților de comunicare.

Sondajele de opinie printre angajati și feedback-ul lor - sunt chestionare anonime prin intermediul cărora angajații își expun părerea cu privire la activitatea din organizație, la regulile și practicile acesteia;

Organizaţia

cu o comunicare eficientă are șanse infinit mai mari să își atingă obiectivele.