curs4-5 implementare sistemeerp

50
Selecția si implementarea produselor ERP Curs 4-5

Upload: jantea-andreea

Post on 08-May-2017

232 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

Page 1: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Selecția si implementarea

produselor ERP

Curs 4-5

Page 2: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Selecția şi implementarea produselor ERP

1. Decizia adoptării ERP

2. Motivaţia adoptării ERP

3. Structura unui proiect de implementare ERP

1. Obiectivele proiectului

2. Etapele implementării ERP

2

Page 3: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Decizia adoptării ERP

Condiţii esenţiale pentru reuşita implementării şi utilizarea în condiţii de maximă eficienţă a unui sistem ERP:

� alegerea celei mai potrivite soluţii;

� educarea personalului;

� planificarea resurselor;

3

Page 4: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Decizia adoptării ERP

Decizia de implementare trebuie să fie fundamentată pe analiza comparativă a mai multor variante de aplicaţii în ceea ce priveşte:

� obligativitatea respectării cadrului legal al fiecărei ţări, alinierea la legislaţia şi normele europene;

� posibilitatea operării în monedă naţională, lucrul facil cu alte valute;

� prelucrări în timp real;

� structura modulară care să permită implementarea etapizată şi extinderea ulterioară a ariei funcţionale acoperite; 4

Page 5: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Decizia adoptării ERP

� independenţa de platforma hardware;

� caracteristicile funcţionale;

� asigurarea unui grad ridicat de securitate şi integritate pentru date;

� flexibilitatea în creşterea numărului de utilizatori;

� avantajele directe;

� posibilitatea justificării clare a investiţiei;

� minimizarea riscurilor;

5

Page 6: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Motivaţia adoptării ERP

Principalele motive ale adoptării ERP sunt:

� modernizarea sistemului informaţional;

� creşterea utilizabilităţii şi flexibilităţii;

� integrarea datelor şi sistemelor;

� reproiectarea proceselor economice;

� reducerea cheltuielilor de întreţinere;

� minimizarea riscurilor;

� deschiderea către Web şi aplicaţiile Internet.6

Page 7: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Motivaţia adoptării ERP

Principalele situaţii care conduc la decizia adoptării unui ERP:

� probleme operaţionale grave şi nemulţumiri în privinţa funcţionării sistemului existent;

� dificultăţi datorate unui mediu de prelucrare a datelor fragmentat;

� dezavantaje economice majore faţă de concurenţă;

7

Page 8: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP-Obiective

durata proiectului –întocmirea planului de implementare trebuie să aibă în vedere o estimare cât mai realistă a timpilor de realizare;

funcţionalitatea sistemului ERP – cu cât numărul modulelor de implementat este mai mare, cu atât aria funcţională a proiectului este mai extinsă;

resursele – includ toate elementele necesare ducerii proiectului la bun sfârşit: oameni, echipamente, aplicaţii şi programe, sprijin tehnic, consultanţă etc. Resursa critică: banii;

8

Page 9: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP-Obiective

riscurile – succesul este măsurat prin indicatori precum: rata de recuperare a investiţiei, timpul alocat proiectului, dar şi acceptarea sistemului de către utilizatori;

complexitatea – determinată de aspecte precum dimensiunea companiei, răspândirea ei geografică şi specificul mediului de afaceri;

beneficiile – măsura în care organizaţia va profita de funcţionalitatea aplicaţiilor implementate;

9

Page 10: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP-Obiective

Corelaţii între obiectivele proiectului ERP

10

Valori mari pentru Resurse Riscuri Complexitate Durata Funcţionalitate

influenţează celelalte obiective Beneficii + N N N + Resurse N + N + Riscuri + + + Complexitate - + Durată + Funcţionalitate

Page 11: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

1. Analiza preliminară;

2. Analiza detaliată;

3. Pregătirea sistemului;

4. Migrarea datelor;

5. Instruirea utilizatorilor;

6. Start: Pilot şi Go Live;

7. Predarea sistemului;

8. Evaluarea sistemului.11

Page 12: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

1. Analiza preliminară cuprinde următoarele activităţi:1.1 Stabilirea echipelor de proiect;

1.2 Şedinţa de demarare a proiectului de implementare;

1.3 Întocmirea planului proiectului de implementare;

12

Page 13: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

1.1 Stabilirea echipelor de proiect:

I. Echipa din partea implementatorului

II. Echipa de proiect din partea beneficiarului

13

Page 14: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

I. Echipa din partea implementatorului

Manager de cont (Account Manager);

Manager de proiect (Project Manager);

Consultanţi implementare (Business Consultants);

Consultant tehnic (Technical Consultant);

Consultant training;

Programator.

14

Page 15: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

Manager de cont (Account Manager)

� trebuie să se asigure că implementarea îndeplineşte obiectivele stabilite împreună cu beneficiarul la achiziţia ERP-ului;

� este persoana principală de contact cu beneficiarul în toate problemele contractuale şi comerciale;

� poate participa la şedinţele de status ale proiectului, dacă prezenţa sa este necesară şi a fost aprobată.

15

Page 16: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

Managerul de proiect are următoarele sarcini:� să asigure o comunicare eficientă între membrii echipei;

� să urmărească gradul de îndeplinire a obiectivelor fiecărei faze a proiectului şi să decidă revizuirile necesare continuării proiectului;

� să se asigure că bugetul general şi cel defalcat pe activităţi sunt în concordanţă cu devizul estimativ propus iniţial;

� să implice toţi membri echipei în revizuirea priorităţilor, termenelor sau bugetului proiectului;

� să informeze toţi membri echipei despre progresele din zonele situate în afara propriei lor activităţi;

16

Page 17: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

Consultantul principal. Responsabilităţile consultantului principal vor include:� pregătirea echipei de proiect;

� intervievarea personalului-cheie;

� interpretarea rezultatelor interviurilor şi convertirea lor în necesităţi funcţionale;

� specificaţii legate de interfeţe şi de migrarea datelor;

� proiectarea ERP-ului;

� pregătirea procedurilor de utilizare;

� ajută la planificarea diferitelor etape de implementare.17

Page 18: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

Consultantul de aplicaţie. În mod uzual, responsabilităţile consultanţilor de aplicaţie sunt:� configurare ERP;

� generare de rapoarte şi interogări;

� oferirea de asistenţă către utilizatorii finali;

� rezolvarea problemelor ridicate în faza testării de acceptare;

� asistenţă pentru activităţile premergătoare operării „live” a ERP-ului;

� persoană de legătură între utilizatorii cheie şi echipa de programare, în vederea adaptării produsului la nevoile clientului. 18

Page 19: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

Consultantul de training. Responsabilităţile acestuia vor include:� evaluarea necesităţilor de training ale utilizatorilor finali;

� pregătirea materialelor de training;

� susţinerea cursurilor;

� conceperea şi susţinerea cursurilor de tip „Training pentru instructori”;

� evaluarea succesului training-urilor.

19

Page 20: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

Consultantul tehnic va fi implicat în definirea strategiei operaţionale, împreună cu personalul IT al clientului. Pe tot parcursul proiectului, consultantul tehnic poate oferi asistenţă pentru:� pregătirea mediului tehnic al implementării;

� instalarea softului;

� training;

� documentarea procedurilor;

20

Page 21: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

II. Echipa de proiect din partea beneficiarului

Manager de proiect;

Sponsor de proiect;

Utilizatori cheie (key users);

21

Page 22: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

Managerul de proiect. Responsabilităţile specifice vor include:� examinarea şi autorizarea eventualelor sesizări de

modificare;

� arbitrarea situaţiilor de zi cu zi care implică mai multe funcţii/activităţi;

� asigurarea disponibilităţii permanente a echipei de proiect pentru realizarea responsabilităţilor care le revin;

� trimiterea de propuneri către sponsorul de proiect în legătură cu facturile care trebuie plătite către implementator;

� crearea şi întreţinerea unei biblioteci de proceduri şi rapoarte definite în cursul implementării;

� menţinerea/actualizarea procedurilor de utilizare.22

Page 23: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

Sponsorul de proiect are următoarele sarcini:

� va oferi mediul pentru discutarea şi rezolvarea problemelor majore apărute în timpul implementării;

� va aproba politicile relevante pentru proiect;

� va aproba deviaţiile semnificative de la sfera şi termenele proiectului;

� va arbitra situaţiile care implică mai multe funcţii/activităţi;

� va aproba facturile pentru plată.

23

Page 24: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

Utilizator cheie financiar/contabil

� va deţine cunoştinţe solide în legătură cu aplicaţiile financiare folosite în prezent;

� va asista echipa de proiect în cursul fazelor de proiectare şi de configurare a sistemului;

� va fi implicat în raportările legale folosind facilităţile ERP-ului.

24

Page 25: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

Reprezentantul IT

� este în mod normal managerul de IT;

� trebuie să se asigure de faptul că implementarea este compatibilă cu strategia IT;

� trebuie să asigure procurarea şi disponibilitatea resurselor IT, hardware şi de reţea, necesare implementării şi funcţionării ERP-ului.

25

Page 26: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

1.2 Şedinţa de demarare a proiectului de implementare

constituirea comitetului de supervizare, prin implicarea activă a reprezentanţilor cheie din partea clientului şi a firmei implementatoare;

analiza preliminară pe baza unui chestionar de pre-analiză

care va conţine probleme ce trebuie abordate în cadrul analizei pentru obţinerea informaţiilor necesare;

pe baza chestionarelor de pre-analiză , sistemul ERP va fi modelat în funcţie de specificul activităţii clientului şi se va elabora documentul „Cerinţe utilizatori”.

26

Page 27: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

1.3 Întocmirea planului proiectului de implementare

se stabilesc obiective specifice, realiste şi definite în timp;

elaborarea unei variante grafice (tip calendar) a timpilor alocaţi etapelor stabilite în cadrul proiectelor ajută la conştientizarea mai bună de către membri echipei a termenelor stabilite;

planul de proiect trebuie să îndeplinească toate cerinţele stabilite în faza anterioară şi să stabilească ritmul întregului proiect;

planul de proiect se întocmeşte de către managerul de proiect şi este supus aprobării şefului de proiect de la client.

27

Page 28: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

2. Analiza detaliată cuprinde următoarele activităţi principale:

2.1 Analiza detaliată a proceselor din activitatea clientului;

2.2 Definirea modului de lucru cu sistemul;

28

Page 29: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

2.1 Analiza detaliată a proceselor din activitatea clientului:

se realizează pe baza documentului de pre-analiză;

echipa clientului va pune la dispoziţie documentele cerute;

se va desfăşura analiza în detaliu a proceselor economice identificate în cadrul analizei preliminare.

29

Page 30: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

2.2 Definirea modului de lucru cu sistemul

procesele economice identificate, paşii procesului tehnologic şi legăturile inter-departamentale sunt analizate pentru a dezvolta o metodă de lucru logică şi omogenă;

la sfârșitul fazei de stabilire a modului de lucru cu sistemul se revizuiesc problemele nerezolvate şi se analizează eventuala necesitate de personalizare a sistemului;

se emite documentul „Arie de acoperire – client” ce cuprinde specificaţiile tehnice privind adaptarea aplicaţiei;

30

Page 31: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

Gantt-ul va conţine activităţile din tabelul de mai jos:

31

Activitate: Analiză cerinţe utilizatori Subactivităţi incluse: Intervievare utilizatori

Analiza documenta?iei existente Audit aplicaţii existente

Documentaţii emise Minute ale întâlnirilor (rezumate discuţii) Document de analiză cerin?e utilizatori Arie de acoperire a cerinţelor utilizatorilor

Metodologie de acceptanţă Prin acceptarea documenta?iilor emise în urma activităţilor de analiză

Activitate: Personalizarea aplicaţiei Subactivităţi incluse: Personalizare nomenclatoare

Personalizare documente Personalizare rapoarte standard Definire rapoarte speciale

Documentaţii emise Specificaţii tehnice privind adaptarea aplicaţiei Documenta?ii de lucru specifice personalizărilor

Metodologie de acceptanţă Cantitativ prin recepţia Aplicaţiei şi calitativ prin reluarea testelor funcţionale (etapa testare funcţională)

Page 32: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

3. Pregătirea tehnică a sistemului

3.1 Instalarea sistemului pe server şi staţii de lucru;

3.2 Instalarea legăturii la distanţă;

32

Page 33: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

3.1 Instalarea sistemului pe server şi staţii de lucru:consultantul tehnic verifică structura hardware şi software astfel încât să corespundă cu recomandările făcute în cadrul analizei preliminare;

instalarea serverului de aplicaţie, a noilor SO, a clienţilor şi testarea funcţionalităţii acestora.

3.2 Instalarea legăturii la distanţă:

în urma analizei situaţiei existente la client se va propune o variantă de legătură la distanţă (prin modem sau prin provider de Internet).

33

Page 34: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

Gantt-ul va conţine activităţile din tabelul de mai jos:

34

Activitatea: Instalarea aplicaţiei Subactivităţi incluse: Instalarea server-ului de aplicaţie

Instalarea clienţilor Testarea clienţilor

Documentaţii emise Raport de activitate – instalare aplicaţie Plan de testare a instalării aplicaţiei Raport de activitate – rulare teste instalare

Metodologie de acceptanţă Prin rularea testelor agreate

Page 35: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

4. Migrarea datelor

4.1 Verificarea fişierelor de migrare

4.2 Migrarea datelor

35

Page 36: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

4.1 Verificarea fişierelor de migrareimplementatorul va pune la dispoziţia clienţilor formatul fişierelor pentru migrarea datelor precum şi informațiile pe care trebuie să le conţină acestea;

completarea fişierelor de migrare cade în sarcina clientului;

verificarea fişierelor este sarcina echipei implementatorului;

4.2 Migrarea datelorfişierele de migrare sunt completate cu datele din aplicaţia veche, sunt verificate, iar datele sunt efectiv migrate în structurile de date interne ale noului sistem;

echipa clientului emite „Planul de testare a datelor migrate”, 36

Page 37: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

Gantt-ul va conţine activităţile din tabelul de mai jos:

37

Activitate: Migrarea datelor

Subactivităţi incluse: Pregătirea datelor pentru migrareMigrarea de date necesare startăriiutilizării aplicaţieiMigrarea de date – necesarepersonalizărilor făcute

Documentaţii emise: Raport de activitate - date migratePlan de testare a datelor migrate

Metodologie de acceptanţă: Prin rularea testelor agreate

Page 38: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

5 Instruirea utilizatorilor

5.1 Întocmirea programului de instruire

5.2 Instruirea utilizatorilor

38

Page 39: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

4.1 Întocmirea programului de instruire

managerii de proiect programează cursurile şi persoanele participante pe fiecare curs în parte;

managerii de proiect identifică utilizatorii cheie pentru fiecare modul în parte.

39

Page 40: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

5.2 Instruirea utilizatorilorinstruirea personalului se va face de către traineri specialişti;

instruirea se face pe module şi constă în prezentarea tuturor funcţionalităţilor existente în sistem cu insistare pe cele care se vor folosi de către client.

instruirea poate fi etapizată în funcţie de pregătirea informatică şi rolul fiecărui utilizator în organizaţie:� key-users - persoane calificate care trebuie să aibă o imagine de

ansamblu asupra întregii aplicaţii sau asupra unor procese principale;

� end-users - utilizatori care desfășoară activităţi specifice, punctuale;

� administrator de sistem - trebuie instruit la nivel de gestionare a bazelor de date; 40

Page 41: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

Gantt-ul va conţine activităţile din tabelul de mai jos:

41

Activitate: Instruire utilizatori

Subactivităţiincluse:

Instruire utilizatori cheieInstruire utilizatori finali – prezentarea modulară aaplicaţieiInstruire utilizatori finali pe baza rolurilor specifice

Documentaţiiemise:

Plan de trainingRaport de activitate – instruire utilizatoriPrezenţă utilizatori

Metodologie de acceptanţă:

Implicit, prin recunoaşterea efortului depus

Page 42: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

6 Start: pilot şi go live

6.1 Testarea funcţională a aplicaţiei

6.2 Start productiv

6.3 Asistenţa post implementare

42

Page 43: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

6.1 Testarea funcţională a aplicaţiei

prima verificare a datelor se face de către echipa implementatorului;

a doua verificare se face de către client la instalarea sistemului;

validarea de către client a modului în care s-au importat datele este momentul în care trecerea către starul productiv poate avea loc.

43

Page 44: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

6.2 Start productiv. presupune utilizarea sistemului de către client pentru gestionarea independentă a procesele şi activităţilor zilnice;

implementarea modului de lucru cu sistemul se face odată cu instalarea versiunii de lucru a sistemului;

consultanţii sunt la dispoziţia utilizatorilor pe parcursul derulării etapei de start productiv pentru a-i ajut în utilizarea productivă a acestuia;

există câteva opţiuni pentru validarea sistemului:

� derulare complet paralelă;

� o comparaţie a noului sistem cu cel vechi pe o perioadă de timp specificată;

� verificarea tuturor tranzacţiilor cu documentele primare aferente unei anumite perioade.

44

Page 45: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

6.3 Asistenţa post implementare

Consultanţii acordă asistenţă clientului în rezolvarea problemelor semnalate după începerea startului productiv;

Gantt-ul va conţine activităţile din tabelul de mai jos:

45

Activitate: Testarea funcţională a aplicaţiei Subactivităţi incluse: Rularea testelor privind funcţionalităţile aplicaţiei Documentaţii emise: Plan de testare funcţionalităţi aplicaţie

Raport de activitate-testare funcţionalităţi aplicaţie Rezultatele testării funcţionale a aplicaţiei

Metodologie de acceptanţă: Prin rularea testelor agreate

Page 46: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

Gantt-ul va conţine activităţile din tabelul de mai jos:

46

Activitate: Asistenţă tehnică

Subactivităţiincluse:

Asistenţă utilizatori în operarea datelor în aplicaţie(atât în etapa de lucru în paralel cât şi în etapa golive)Asistenţă utilizatori în verificarea şi corectareadatelor operate

Documentaţiiemise:

Raport de activitate – asistenţă tehnică

Metodologie de acceptanţă:

Implicit, prin recunoaşterea efortului depus

Page 47: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

7 Predarea sistemului

7.1 Constatarea utilizării productive a sistemului

7.2 Predarea sistemului

47

Page 48: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

7.1 Constatarea utilizării productive a sistemului

după închiderea primelor două luni de lucru cu sistemul, şeful de proiect constată utilizarea productivă a sistemului cu majoritatea modulelor achiziţionate;

începând cu luna următoare semnării actului constatator de utilizare productivă, clientul trece pe contractul de service;

când consultanţii au predat sistemul clientului, echipa de asistenţă tehnică preia responsabilitatea asistenţei clientului.

48

Page 49: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

7.2 Predarea sistemului

această etapă are loc în momentul în care se utilizează productiv toate modulele achiziţionate în proporţie de aproximativ 90%;

acesta este momentul în care procesul de implementare este în totalitate finalizat, clientul gestionând singur procesele cu ajutorul sistemului.

49

Page 50: Curs4-5 Implementare SistemeERP

Structura unui proiect ERP - Etape

8 Evaluarea implementării (la 6 luni după predare)

scopul este de a identifica gradul de mulţumire a clienților;

în această perioadă va derula o procedură de control calitativ care să verifice dacă implementarea a fost realizată cu respectarea procedurilor standard;

se verifică nivelul de satisfacţie a clientului faţă de sistem cu ajutorul unor „chestionare de satisfacţie”;

50