curs 5_managementul comunicarii
DESCRIPTION
Curs 5_Managementul Comunicarii de citi pentru cei interesatiTRANSCRIPT
MPP II
Managementul comunicarii in cadrul proiectelor
1
Agenda
• Detinatorii de interese (stakeholders): definitii, taxonomie, instrumente
• Procesele de management al detinatorilor de interese
• Plan management comunicare • Plan management detinatori de interese • Procese de mamagement al comunicarii • Caracteristici ale unui bun proces de comunicare • Mijloace gestiune comunicare
2
Definitie: “...indivizi, grupuri sau organizatii care pot influenta,
pot fi influentati, sau se percep ca fiind influentati de deciziile, activitatile sau rezultatele unui proiect.” (PMBPOK)
Taxonomie: Interni – sponsor, echipa proiect, echipa administrativa, beneficiarii din interiorul organizatiei care deruleaza
proiectul, echipa de management a organizatiei, alti manageri de proiect
Externi – Clientii/benefiarii externi, competitorii, reprezentanti guvern, comunitatea..
3
Detinatorii de interese (stakeholders): definitie, taxonomie, instrumente
REGISTRUL DETINATORILOR DE INTERESE: Instrument de gestionare a informatiilor esentiale referitoare
la detinatorii de interese Include informatii: – De identificare:
• Nume, pozitie/functie ocupata, rol/roluri in cadrul proiectului, date de contact
– Cu rol de evaluare: • Cerinte si asteptari, eventuala influenta, etapele din proiect care
prezinta interes pt. acestia – Taxonomice: – Intern/extern organizatiei care deruleaza proiectul? – Sprijina/opune rezistenta proiectului?
4
Detinatorii de interese (stakeholders): definitie, taxonomie, instrumente
ANALIZA DETINATORILOR DE INTERESE • Vizeaza indentificarea gradului de interes al detinatorilor de interese si
modalitatea de sporire a sprijinului acordat de acestia pe parcursul proiectului
Categorii de detinatori de interese: • Nefamiliarizati cu proiectul si care nu sesizeaza eventualul impact al
proiectului asupra lor • Opun rezistenta: familiarizati cu proiectul dar opun rezistenta • Neutri: familiarizati cu proiectul dar nu opun rezistenta si nici nu sustin
proiectul • Ofera sprijin • Activ implicati in derularea proiectului
5
Detinatorii de interese (stakeholders): definitie, taxonomie, instrumente
6
Detinatorii de interese (stakeholders): definitie, taxonomie, instrumente
Matricea lui Mendelow (putere/interes)
PUTERE
RIDICAT SCAZUT
mentine nivel satisfactie
gestioneaza indeaproape
monitorizeaza informeaza
SCAZUT RIDICAT
INTERES
7
PROCESELE DE MANAGEMENT AL DETINATORILOR DE INTERESE
•Planificarea comunicarii: determinarea nevoilor de informare şi comunicare
ale deţinătorilor de interese
• Distribuţia informaţiilor: punerea la dispoziţie la timp a informaţiilor necesare
• Raportarea performanţei: colectarea şi diseminarea informaţiilor referitoare
la performanţă
• Închiderea administrativă: generarea, colectarea, şi diseminarea informaţiilor
necesare închiderii formale a proiectului
8
Planificarea comunicarii
• Plan de comunicare= document care ghidează comunicaţiile din cadrul proiectului • analiza deţinătorilor de interese şi a nevoilor acestora de informare = cea mai
importantă etapă din acest plan o constituie
9
Conţinutul planului de comunicare
• O descriere şi un format pentru colectarea şi stocarea diferitelor tipuri de informaţie • Structura de distribuţie a informaţiilor: ce informaţie trebuie transmisă, cui, când şi
cum • Formate pentru comunicarea informaţiilor principale din cadrul proiectului • O planificare a producerii informaţiilor • Metode de acces la informaţii • Metoda de actualizare a planului de comunicare • Analiza deţinătorilor de interese
• Registru detinatori de interese • Analiza detinatori de interese (putere/interes) • Alte informatii:
Nivel de implicare curent/desirabil Interelationare Cerinte proces comunicae Strategii management interese/asteptari Metode de modificare a planului de management detinatori de interese OBSERVATIE:
Un asemenea plan poate de cele mai multe ori contine informatii sensibile, prin urmare nu trebuie inclus in planul general de management al proiectului. Cei care au acces la acesta sunt MP si membrii cheie ai echipei.
10
Plan management detinatori de interese
11 / 15
Exemplu de analiză a deţinătorilor de interese
12
Distribuţia informaţiilor
• Transmiterea informaţiilor potrivite către persoanele potrivite la momentul
potrivit într-un format corespunzător este la fel de importantă ca şi producerea
acestor informaţii
• Consideraţii importante
– Folosirea tehnologiilor potrivite pentru distribuţia informaţiilor
– Metode formale şi informale pentru distribuţia informaţiilor
13
Tabel de alegere a metodelor distribuire informatii
Impact număr persoane asupra numărului de canale de comunicare
15
Raportarea performanţei
• Raportarea performanţei = informare despre modul în care sunt folosite resursele
pentru îndeplinirea obiectivelor proiectului
• Include:
– Rapoartele de status: stadiul în care se găseşte proiectul la un anumit moment
– Rapoartele de progres: ce a realizat echipa de proiect într-o perioadă specifică de
timp
– Predicţiile proiectului: estimează starea viitoare a proiectului şi progresul pe baza
informaţiilor anterioare şi a tendinţelor observate
• Şedinţele de analiză a stării proiectului includ de obicei diferite rapoarte de performanţă
16
Închiderea administrativă
• Proceduri de închidere administrativă
– Arhivarea documentelor proiectului
– Acceptarea formală a produsului final sau intermediar
– Lecţii învăţate pe parcursul derulării proiectului care vor fi utile proiectelor
viitoare
17
Îmbunătăţirea comunicării în cadrul proiectului
• Managementul eficient al conflictelor
• Îmbunătăţirea aptitudinilor de comunicare
• Derularea de şedinţe eficiente
• Utilizarea eficientă a tehnologiei de comunicare
• Utilizarea şabloanelor pentru comunicarea informaţiilor în cadrul proiectelor
18
Derularea de şedinţe eficiente
• Determinaţi dacă şedinţa poate fi evitată
• Definiţi motivul şi efectul dorit al şedinţei
• Determinaţi cine trebuie să participe la şedinţă
• Furnizaţi participanţilor o agendă a şedinţei înaintea începerii acesteia
• Pregătiţi prezentări, elementele vizuale şi logistice din timp
• Conduceţi şedinţele în mod profesional
• Construiţi relaţii
19
Model (şablon) de diagramă Gantt
20
Crearea infrastructurii de comunicare
• O infrastructură de comunicaţii este un set de instrumente, tehnici, şi principii care
oferă posibilitatea unui transfer eficient al informaţiilor
– Instrumente: e-mail, software pentru managementul proiectelor, faxuri, telefoane,
sisteme de teleconferinţă, sisteme de management al documentelor, calculatoare
– Tehnici: ghiduri şi şabloane pentru documente, reguli şi proceduri pentru şedinţe,
metode de luare a deciziilor şi de rezolvare a problemelor, tehnici de negociere şi
rezolvare a conflictelor
– Principii: folosirea dialogului deschis, şi regulile de etică agreate
Caracteristici ale unui bun proces de comunicare
• Nevoi comunicare individuale si de grup • Metode formale/informale de comunicare • Modalitati eficace de distribuire informatie • Canalele de comunicare (numar/tip)
21