curs 5_managementul comunicarii

21
MPP II Managementul comunicarii in cadrul proiectelor 1

Upload: costi-nicolae

Post on 08-Dec-2015

36 views

Category:

Documents


3 download

DESCRIPTION

Curs 5_Managementul Comunicarii de citi pentru cei interesati

TRANSCRIPT

Page 1: Curs 5_Managementul Comunicarii

MPP II

Managementul comunicarii in cadrul proiectelor

1

Page 2: Curs 5_Managementul Comunicarii

Agenda

• Detinatorii de interese (stakeholders): definitii, taxonomie, instrumente

• Procesele de management al detinatorilor de interese

• Plan management comunicare • Plan management detinatori de interese • Procese de mamagement al comunicarii • Caracteristici ale unui bun proces de comunicare • Mijloace gestiune comunicare

2

Page 3: Curs 5_Managementul Comunicarii

Definitie: “...indivizi, grupuri sau organizatii care pot influenta,

pot fi influentati, sau se percep ca fiind influentati de deciziile, activitatile sau rezultatele unui proiect.” (PMBPOK)

Taxonomie: Interni – sponsor, echipa proiect, echipa administrativa, beneficiarii din interiorul organizatiei care deruleaza

proiectul, echipa de management a organizatiei, alti manageri de proiect

Externi – Clientii/benefiarii externi, competitorii, reprezentanti guvern, comunitatea..

3

Detinatorii de interese (stakeholders): definitie, taxonomie, instrumente

Page 4: Curs 5_Managementul Comunicarii

REGISTRUL DETINATORILOR DE INTERESE: Instrument de gestionare a informatiilor esentiale referitoare

la detinatorii de interese Include informatii: – De identificare:

• Nume, pozitie/functie ocupata, rol/roluri in cadrul proiectului, date de contact

– Cu rol de evaluare: • Cerinte si asteptari, eventuala influenta, etapele din proiect care

prezinta interes pt. acestia – Taxonomice: – Intern/extern organizatiei care deruleaza proiectul? – Sprijina/opune rezistenta proiectului?

4

Detinatorii de interese (stakeholders): definitie, taxonomie, instrumente

Page 5: Curs 5_Managementul Comunicarii

ANALIZA DETINATORILOR DE INTERESE • Vizeaza indentificarea gradului de interes al detinatorilor de interese si

modalitatea de sporire a sprijinului acordat de acestia pe parcursul proiectului

Categorii de detinatori de interese: • Nefamiliarizati cu proiectul si care nu sesizeaza eventualul impact al

proiectului asupra lor • Opun rezistenta: familiarizati cu proiectul dar opun rezistenta • Neutri: familiarizati cu proiectul dar nu opun rezistenta si nici nu sustin

proiectul • Ofera sprijin • Activ implicati in derularea proiectului

5

Detinatorii de interese (stakeholders): definitie, taxonomie, instrumente

Page 6: Curs 5_Managementul Comunicarii

6

Detinatorii de interese (stakeholders): definitie, taxonomie, instrumente

Matricea lui Mendelow (putere/interes)

PUTERE

RIDICAT SCAZUT

mentine nivel satisfactie

gestioneaza indeaproape

monitorizeaza informeaza

SCAZUT RIDICAT

INTERES

Page 7: Curs 5_Managementul Comunicarii

7

PROCESELE DE MANAGEMENT AL DETINATORILOR DE INTERESE

•Planificarea comunicarii: determinarea nevoilor de informare şi comunicare

ale deţinătorilor de interese

• Distribuţia informaţiilor: punerea la dispoziţie la timp a informaţiilor necesare

• Raportarea performanţei: colectarea şi diseminarea informaţiilor referitoare

la performanţă

• Închiderea administrativă: generarea, colectarea, şi diseminarea informaţiilor

necesare închiderii formale a proiectului

Page 8: Curs 5_Managementul Comunicarii

8

Planificarea comunicarii

• Plan de comunicare= document care ghidează comunicaţiile din cadrul proiectului • analiza deţinătorilor de interese şi a nevoilor acestora de informare = cea mai

importantă etapă din acest plan o constituie

Page 9: Curs 5_Managementul Comunicarii

9

Conţinutul planului de comunicare

• O descriere şi un format pentru colectarea şi stocarea diferitelor tipuri de informaţie • Structura de distribuţie a informaţiilor: ce informaţie trebuie transmisă, cui, când şi

cum • Formate pentru comunicarea informaţiilor principale din cadrul proiectului • O planificare a producerii informaţiilor • Metode de acces la informaţii • Metoda de actualizare a planului de comunicare • Analiza deţinătorilor de interese

Page 10: Curs 5_Managementul Comunicarii

• Registru detinatori de interese • Analiza detinatori de interese (putere/interes) • Alte informatii:

Nivel de implicare curent/desirabil Interelationare Cerinte proces comunicae Strategii management interese/asteptari Metode de modificare a planului de management detinatori de interese OBSERVATIE:

Un asemenea plan poate de cele mai multe ori contine informatii sensibile, prin urmare nu trebuie inclus in planul general de management al proiectului. Cei care au acces la acesta sunt MP si membrii cheie ai echipei.

10

Plan management detinatori de interese

Page 11: Curs 5_Managementul Comunicarii

11 / 15

Exemplu de analiză a deţinătorilor de interese

Page 12: Curs 5_Managementul Comunicarii

12

Distribuţia informaţiilor

• Transmiterea informaţiilor potrivite către persoanele potrivite la momentul

potrivit într-un format corespunzător este la fel de importantă ca şi producerea

acestor informaţii

• Consideraţii importante

– Folosirea tehnologiilor potrivite pentru distribuţia informaţiilor

– Metode formale şi informale pentru distribuţia informaţiilor

Page 13: Curs 5_Managementul Comunicarii

13

Tabel de alegere a metodelor distribuire informatii

Page 14: Curs 5_Managementul Comunicarii

Impact număr persoane asupra numărului de canale de comunicare

Page 15: Curs 5_Managementul Comunicarii

15

Raportarea performanţei

• Raportarea performanţei = informare despre modul în care sunt folosite resursele

pentru îndeplinirea obiectivelor proiectului

• Include:

– Rapoartele de status: stadiul în care se găseşte proiectul la un anumit moment

– Rapoartele de progres: ce a realizat echipa de proiect într-o perioadă specifică de

timp

– Predicţiile proiectului: estimează starea viitoare a proiectului şi progresul pe baza

informaţiilor anterioare şi a tendinţelor observate

• Şedinţele de analiză a stării proiectului includ de obicei diferite rapoarte de performanţă

Page 16: Curs 5_Managementul Comunicarii

16

Închiderea administrativă

• Proceduri de închidere administrativă

– Arhivarea documentelor proiectului

– Acceptarea formală a produsului final sau intermediar

– Lecţii învăţate pe parcursul derulării proiectului care vor fi utile proiectelor

viitoare

Page 17: Curs 5_Managementul Comunicarii

17

Îmbunătăţirea comunicării în cadrul proiectului

• Managementul eficient al conflictelor

• Îmbunătăţirea aptitudinilor de comunicare

• Derularea de şedinţe eficiente

• Utilizarea eficientă a tehnologiei de comunicare

• Utilizarea şabloanelor pentru comunicarea informaţiilor în cadrul proiectelor

Page 18: Curs 5_Managementul Comunicarii

18

Derularea de şedinţe eficiente

• Determinaţi dacă şedinţa poate fi evitată

• Definiţi motivul şi efectul dorit al şedinţei

• Determinaţi cine trebuie să participe la şedinţă

• Furnizaţi participanţilor o agendă a şedinţei înaintea începerii acesteia

• Pregătiţi prezentări, elementele vizuale şi logistice din timp

• Conduceţi şedinţele în mod profesional

• Construiţi relaţii

Page 19: Curs 5_Managementul Comunicarii

19

Model (şablon) de diagramă Gantt

Page 20: Curs 5_Managementul Comunicarii

20

Crearea infrastructurii de comunicare

• O infrastructură de comunicaţii este un set de instrumente, tehnici, şi principii care

oferă posibilitatea unui transfer eficient al informaţiilor

– Instrumente: e-mail, software pentru managementul proiectelor, faxuri, telefoane,

sisteme de teleconferinţă, sisteme de management al documentelor, calculatoare

– Tehnici: ghiduri şi şabloane pentru documente, reguli şi proceduri pentru şedinţe,

metode de luare a deciziilor şi de rezolvare a problemelor, tehnici de negociere şi

rezolvare a conflictelor

– Principii: folosirea dialogului deschis, şi regulile de etică agreate

Page 21: Curs 5_Managementul Comunicarii

Caracteristici ale unui bun proces de comunicare

• Nevoi comunicare individuale si de grup • Metode formale/informale de comunicare • Modalitati eficace de distribuire informatie • Canalele de comunicare (numar/tip)

21