Creeaza o problema in loc sa astepti sa apara din mediu

Solutia de adaptare poate fi uneori adoptarea unor cai originale in loc de calea evidenta de adaptare pe care o adopta majoritatea.

Levi Strauss & Co au decis sa se implice in actiuni pentru reducerea impactului proceselor industriale asupra mediului. Constatand ca se consumau 42 de litri in procesele de finalizare a produsului pentru a oferi jeans-ilor aspectul final, au decis sa ceara celor de la productie sa nu mai foloseasca apa deloc. Solutia a fost gasirea unei modalitati de clatire pe baza de rasina, fara consum de apa, ceea ce a redus consumul de apa in procesele de productie cu 96%; mai mult decat atat, in parteneriat cu water.org, au impartasit reteta cu alti producatori pentru a micsora impactul negativ al proceselor de productie asupra mediului inconjurator.

In loc sa astepte reglementarile de mediu care ar fi aparut la un moment, au decis sa creeze in mod proactiv o problema, redefinind o problema de mediu ca o problema de eficientizare a procesului de productie.

Citeste semnalele din mediu

Adaptabilitatea incepe cu identificarea tiparelor, trendurilor si schimbarilor din mediul extern.

Observand indicatorii economici, IKEA a observat o mare crestere a valorii propietatilor imobiliare in apropierea magazinelor IKEA de curand deschise. Aceasta observatie i-a condus sa isi schimbe in unele tari modelul de business: in loc sa deschida un magazin, au inceput sa deschida centre comerciale.

Ca sa te antrenezi, pe tine si pe membrii organizatiei, sa citesti cu atentie semnalele din mediu, creeaza un cadru de “trendspotting” sau “data-mining”, adresand intrebari simple:

Ce este diferit in ultimul timp? Ce se intampla acum? Ce te-a entuziasmat in domeniul de activitate in ultimul timp? Ce a fost neasteptat in ultima perioada?

Transforma o schimbare complexa intr-o actiune simpla

Situatiile de schimbare presupun optiuni noi, alegeri noi si pot crea ambiguitate, nesiguranta si sentimentul ca adaptarea e prea complexa, prea greu de facut.

Ganditi-va la schimbari personale, cum ar fi dorinta (sincera, dar greu de realizat) de a trai mai sanatos, sau schimbarile organizationale, cum ar fi “sa ne transformam intr-o organizatie customer-centric”. Desi viziunea si de ce-ul nevoii de a ne adapta comportamentul sunt cat se poate de clare, modul de a ajunge acolo este complex si ambiguu.

Cheia este sa inlocuim aceasta gandire de ansamblu cu o actiune simpla, clara, o rutina usor de facut. De exemplu, sa transformam scopul traitul sanatos intr-un gest simplu, “sa mananc 2 gustari de fructe sau legume in fiecare zi”.

Atunci cand identificam un singur gest critic si il repetam, comportamentul respectiv poate deveni o noua rutina.

Adopta scopuri alb-negru

Cand adaptabilitatea presupune schimbari radicale de comportament, putem avea tendinta sa cautam scuze, sau sa sabotam schimbarea.

O solutie sunt scopurile alb-negru, care suna astfel: “fara chipsuri incepand de azi”, “sa raspundem la toate e-mailurile in aceeasi zi” , “sa petrecem o zi pe saptamana fara e-mailuri”. Suna dur, intr-adevar, insa elimina ambiguitatea.

Observa cu o “camera de luat vederi”

Imaginati-va ca pentru a-i convinge pe ceilalti (si pe voi insiva) ca adaptarea la mediu este necesara, nu ati putea sa va adresati direct, prin cuvinte, ci vi s-ar permite sa le trimiteti numai o inregistrare video de 10 minute. Acest experiment mental va va ajuta sa gasiti exemple practice, “vii”, care emotioneaza mai mult decat un discurs abstract.

Daca ati avea o camera de luat vederi, ce ati putea capta pentru a arata necesitatea adaptarii?

Gandeste la scara mica

Cand schimbarile par sistemice si nu stim de unde sa apucam “elefantul”, putem pune in practica noua abordare cu un client, un proiect nou, o sedinta de echipa, o prezentare. O data realizata aceasta actiune pilot, va fi mai usor sa repetam schimbarea.

Care este acel lucru/actiune concreta pe care o putem face ca sa dam drumul schimbarii?

Care este cel mai mic lucru pe care il putem face chiar acum?

Daca munca de adaptare ar fi precum curatenia intr-o camera dezordonata, ce putem face in 5 minute ca sa incepem curatenia?

Ajusteaza mediul fizic

Suntem foarte sensibili la mediu, iar ajustarile minore din mediu pot conduce la o schimbare majora de comportament.

Daca apare o trecere de pietoni noua intr-un loc unde oamenii traversau inainte neregulamentar, cei mai multi o vor folosi. Daca apare un cos de gunoi intr-un spatiu de fumat, cei mai multi vor inceta sa arunce mucurile de tigara pe jos. Marele avantaj al ajustarilor este ca nu se refera la schimbari majore, structurale, ci la schimbari minore care, insa, arata clar calea de urmat.

Poate fi un buton nou care impune o anumita actiune, o rearanjare a birourilor care creeaza conexiuni noi intre oameni, o canapea in sala de intalniri care indeamna la discutii informale, o cutie de reciclat hartia asezata la indemana atunci cand ne dorim un mod de lucru mai ecologic.

Ce mici ajustari putem introduce in mediul fizic care sa ne indemne la schimbare?

Ce elemente din mediu pot servi drept reminder pentru actiunea dorita?

Lipeste un obicei nou de un obicei vechi

Daca este important sa nu uiti sa iei un anumit medicament dimineata, este de ajutor sa pui cutia cu medicamentul langa pasta de dinti, creand astfel o asociere intre un gest nou si un obicei vechi.

Ganditi-va care sunt rutinele de lucru in echipa voastra (tipuri de mailuri, informari, sedinte, raportari) si introduceti un nou element in rutina veche si deja incetatenita.

Cum puteti crea un obicei nou intr-un cadru deja existent?

Foloseste forta turmelor

In situatii de adaptare, ne luam indicii despre comportamentul potrivit de la ceilalti – ne uitam cum se imbraca, ce spun, ce fac, in ce ordine folosesc tacamurile de la masa :)

Atunci cand observati ca majoritatea persoanelor s-au adaptat deja noului context, faceti public acest lucru, pentru a-i convinge pe sceptici sau traditionalisti sa urmeze majoritatea. Puteti folosi recunoasterea meritelor intr-o sedinta, clasamente, tabele afisate sau distribuite public in care fiecare bifeaza sau completeaza actiuni sau indicatori.

Cum putem afisa progresele ca sa ii convingem pe sceptici si pe traditionalisti?

Protejeaza minoritatea pro-schimbare

Atunci cand numai o minoritate a adoptat pentru moment o practica noua, creati acestor persoane un “spatiu” de impartasire si experimentare, pentru a-i proteja de influenta negativa a traditionalistilor si pentru a-i ajuta sa isi intareasca ideile si practicile de adaptabilitate.

De exemplu, intalniri periodice, o sala alocata in anumite intervale, intalniri in afara companiei, un pranz in care sunt invitati toti inovatorii si adoptorii.

Cum cream un spatiu de experimentare si impartasire pentru cei care imbratiseaza schimbarea?

Cum facem cunoscute povestile lor?

Creeaza o cultura a experimentarii sarbatorind esecurile

Esecurile pot fi o foarte buna sursa de invatare, daca le privim asa. Atunci cand experimentezi diverse strategii de adaptare la mediu, esecurile sunt o parte fireasca din proces si o sursa de idei, daca si numai daca le acordam atentie.

Compania de software de contabilitate Intuit ofera un premiu special pentru “Best Failure” - ceea ce conteaza pentru ei este o documentare atenta a esecurilor in scopul invatarii: “La Intuit sarbatorim esecurile pentru ca fiecare esec ne invata ceva important si poate fi samanta pentru urmatoarea idee importanta” – spune co-fondatorul Scott Cook

Extinde-ti optiunile

Dupa ce am acceptat ca situatia necesita adaptare, poate aparea un blocaj de tipul: nu am alta optiune, nu am aceasta competenta, nu am ce sa fac.

Solutia este sa generezi, mental, mai multe optiuni, cat mai multe, asa incat sa iti oferi posibilitatea unei alegeri. Imaginati-va ca un competitor lanseaza un produs mult mai avansat tehnologic decat ce oferiti voi. Optiunile de adaptare sunt multiple: excelenta operationala si schimbarea strategiei de pret, imbunatatirea experientei clientului sau a serviciilor post-vanzare, imbunatatirea si eficientizarea distributiei, comunicarea avantajului fiabilitatii unei tehnologii deja testate etc.

O practica care creeaza aceasta cultura este introducerea cerintei ca in orice initiativa de schimbare (a unui proces, produs, mod de lucru) sa fie prezentate alternative multiple, pe langa recomandarea initiala.

Adapteaza ritmul adaptarii

Adaptabilitatea nu inseamna numai sa actionezi dupa cerintele mediului, ci si sa actionezi la momentul potrivit, in functie si de cat de pregatiti sunt ceilalti (colegi, clienti, parteneri) sa adopte schimbarea. Daca actionezi prea incet, vei ramane in urma. Daca actionezi prea repede, vei ramane singur – pentru ca esti prea mult “in fata” celorlalti pe curba adaptarii la schimbare incat ei sa te urmeze.

Microsoft este exemplul perfect de companie care actioneaza prea repede si prea incet in acelasi timp: touch-screen-ul implementat intr-o masa de cafea de 10.000 USD in 2007 sau incapacitatea lor de a recunoaste potentialul pietei de telefoane mobile incepand cu acelasi an. Cand in sfarsit au facut-o, era prea tarziu pentru a conta pe piata.

In ce etapa de adoptie a schimbarii se afla membrii organizatiei?

Sunt traditionalisti si nici nu vad necesitatea schimbarii?

Sunt sceptici si au ales pentru moment ca schimbarea nu le e benefica?

Sunt foarte receptivi si entuziasti?

Conecteaza-te in “retele lichide”

Steve Johnson introduce notiunea de retea lichida in cartea sa “Where good ideas come from” drept orice context/grup/interactiune in care se amesteca perspective diverse, fara reguli, fara ierarhii – si ne arata ca reteaua lichida caracterizeaza mediile (economice, biologice, sociale) cu un nivel mare de adaptabilitate si inovatie.

Ce perspective noi pot introduce din mediul tau (de business, de lucru)?

Cine are un punct de vedere diferit? E vorba de oameni dinauntrul sau din afara companiei?

Cum putem crea un cadru pentru a intra in contact cu aceste perspective diverse?

Practica „empatia imersiva”

Cand lucrezi intr-un cadru rutinat, cu aceiasi oameni, aceleasi procese, aceleasi obiective si presiuni, poti rata sansa de a observa in mediul inconjurator o schimbare, o nevoie, o tendinta. Mai mult decat atat, neexpunandu-ne la un mediu diferit, convingerile noastre vor ramane neschimbate, desi e posibil sa nu mai fie valabile intr-un nou context.

Ce mediu poti experimenta pentru a vedea un alt mod de gandire, de abordare?

Cum poti empatiza cu perspectiva clientilor/furnizorilor/oamenilor pe care nu ii intelegi traind “din papucii lor” realitatea?

Traieste in „urgenta autentica”

Expertul in schimbare John Kotter identifica 3 moduri de functionare a companiilor: falsa urgenta (un mod de lucru in care toata lumea alearga de colo- colo frenetic, totul arde, totul e sub presiune, insa nu exista prioritati cu adevarat importante), complacerea (un mod de lucru in care ne simtim invulnerabili, avem o reteta a succesului stabilita o data pentru totdeauna si nu ne pasa de nimic din ce se intampla in jur) si „urgenta autentica” (un mod de lucru in care ne concentram pe ceea ce conteaza cu adevarat, cautam sa facem un progres in fiecare zi, nu ne complacem si nici nu ne grabim fara rost).

Urgenta autentica ajuta la adaptarea rapida si cu sens.

Care este acea prioritatea cheie?

Cum o putem transforma intr-o urgenta?

Ce putem face in fiecare zi ca sa progresam?

Provoaca-te prin intrebari incomode

Intrebarile pe care le folosesti dicteaza raspunsurile pe care le primesti – o realitate nu prea utila cand e vorba despre idei noi pentru ca de obicei adresam intrebari pentru a ingusta calea spre solutii.

Foloseste intrebari de tipul:

Ce este cel mai surprinzator in acest context ?

Ce se afla dincolo de limita vizibila azi ?

Ce informatii ignor pentru ca nu-mi place ce-mi spun ?

Astfel de intrebari deschid noi posibilitati si creeaza o mentalitate mai flexibila, mai agila.

Rafineaza-ti motivatia

Adaptarea incepe cu disponibilitatea de a te adapta – o mentalitate deschisa, gata sa accepte (si deci sa depaseasca) incertitudinea. Poti face asta redefinind ceea ce te motiveaza.

De exemplu, daca dezvoltarea personala este un motivator puternic pentru tine, priveste realitatea prin lentilele oportunitatilor de a-ti rafina abilitatile. Daca relatiile sunt forta motivatoare principala, abordeaza realitatea urmarind sa-ti imbogatesti si dezvolti relatiile cu toti cei implicati.

Suspenda-ti judecata… un timp

Oamenii au intotdeauna un motiv valid (pentru ei!) atunci cand actioneaza… iar secretul adaptabilitatii este sa dobandesti o intelegere mai buna a acestuia inainte de a lua decizii.

Pentru a putea face acest lucru, intreaba-te:

De ce se comporta acest om in acest mod ?

Care este motivul rational din spatele acestui comportament ?

Ce crede el/ea de se comporta astfel ?

Incepe cu intrebarile

Apple a lansat un proces de invatare prin actiune numit “challenge-based learning” (invatarea bazata pe provocari), in cadrul proiectului lor “Classrooms of Tomorrow”. In etapele de inceput ale procesului, rolul cel mai important il au intrebarile, pentru ca ele ajuta la identificarea unei provocari cu adevarat relevante. Care sunt intrebarile potrivite?

Pe de o parte, intrebari “deasupra suprafetei”, mai pragmatice si concrete: cum, in ce fel, cand, cine, cand? Pe de alta parte, intrebari “dedesubtul suprafetei” care sapa in profunzime: de ce, ce-ar fi daca, cum se face ca, oare ar trebui sa, oare este posibil sa? Iar recomandarea creatorilor metodologiei este sa incepem prin a ne adresa intrebarile de “dedesubt”, pentru a aprofunda intelegerea unui fenomen, inainte de a ne grabi sa trecem la solutii.

Voi ce tema ati putea explora si care sunt intrebarile despre “dedesubturi” care va vor largi perspectiva?

Practica empatia

Asculta-i pe ceilalti fara sa judeci si fara etichetare.

Asculta mai multe perspective de fiecare data, mai ales de la oameni care nu sunt stakeholderi in proces.

Ca sa iti cresti empatia, fa un experiment mental: daca persoana cu care vorbesti (sau pentru care iei o decizie) ar fi mama/tata/copilul tau, ce ai face diferit?

Practica vulnerabilitatea in situatii noi sau de schimbare: cauta sa recunosti, sa accepti trairile care te incearca, eventual sa le impartasesti celorlalti.

Ofera spatiu parerilor, trairilor, convingerilor celorlalti, pentru ca nu toti reactionam in acelasi fel, in aceeasi delimitare de timp.

Practica empatia si in relatia cu tine insuti: nu esti nici prima, nici ultima persoana care trece prin aceasta situatie si este ok sa cauti sfaturi si sprijin de la un specialist. Invata sa nu fii prea dur cu tine insuti.

Experimenteaza alternative

Nu iti fie teama sa incerci si sa propui, nu-ti fie teama de esec, dar nici de succes – gandeste in termeni de “trial & error”.

Pregateste/ofera in cel putin doua moduri diferite o informatie/proces.

Experimenteaza mai multe cai pentru a o gasi pe cea mai eficienta/corecta/buna.

Daca prima ta reactie e sa spui NU unei idei, spune macar “INCERC” si analizeaza-ti apoi nevoia/dorinta de a spune NU.

Joaca-te de-a adaptabilitatea... si invita-i si peceilalti

Atunci cand transformam lucrurile intr-o joaca, scadem presiunea asociata succesului. Poti sa introduci obiceiuri de gandire divergenta, asa in joaca. E posibil ca si celorlalti sa le placa aceasta joaca.

Iata ce ai putea face:

Dimineata, la birou, lanseaza-ti o provocare (Ce-ar fi daca astazi as...)

Pune un “panou al adaptabilitatii” si invita-ti colegii sa treaca acolo momente in care si-au demonstrat adaptabilitatea

Implica-i pe colegii din Top Management intr-un panel pe tema “povestea mea – eu si adaptabilitatea”

Concentreaza-te pe progrese

Din lista ta de activitati de indeplinit, selecteaza-ti acele activitati care iti aduc progres si incepe ziua cu una dintre ele.

Monitorizeaza procesul de schimbare prin care treci si sarbatoreste succesul fiecarei etape de schimbare.

Incepe orice schimbare mare cu pasi mici, usor de facut.

Poarta cu ceilalti discutii orientate pe “solution focus” - cauta ceea ce functioneaza si poate fi extins, cauta resurse.

Metode interesante care te ajuta sa vezi si sa utlilizezi punctele forte si oportunitatile din jurul tau sunt: “Solution Focus”, “Appreciative Inquiry” (discov-er, dream, design, destiny), sau “Pro action Café” (atunci cand vrei sa gasesti solutii si perspective diverse).

Iesi din rutina si din zona de confort

Iesi din zona de confort fizic. Pune-te in situatii care iti provoaca limitele, chiar cu lucruri simple, cum ar fi o alta modalitate de deplasare decat cea cu care esti obisnu-it(a).

Schimba-ti traseul catre job o data pe saptamana.

Fa o schimbare in rutina zilnica! Pune-ti muzica si danseaza 5 minute imediat ce ajungi acasa.

Adopta un obicei nou, sau renunta la un obicei vechi, pentru a te obisnui cu depasirea propriilor limite.

Calatoreste

Atunci cand calatorim, suntem de multe ori mai atenti si mai prezenti decat in mediul nostru confortabil de acasa.

Poti alege sa calatoresti cu imaginatia: citind, aducand in universul tau idei noi care iti cresc adaptabilitatea.

Sau poti calatori fizic, insa nu ca un turist, ci avand deschiderea de a discuta cu localnicii, de a manca ce mananca ei, de a bea ce beau ei. Calatoreste ca si cand pentru un numar definit de zile te imersezi in viata de zi cu zi a locurilor respective. Vorba aceea, “Cate bordeie, atatea obiceiuri” ai putea afla lucruri noi, perspective noi, trairi noi.

Lasa-te provocat de ceilalti

Daca nu vrei sa urmezi “turma”, incearca sa petreci mai mult timp cu persoanele care au acceptat-o pentru a le cunoaste motivele, intentiile, convingerile.

Intrebarile incomode pe care ti le poti adresa sau pe care lumea ti le poate pune te pot ajuta sa te deschizi mai mult si sa-ti accepti convingerile sau gandurile.

Punand intrebari incomode oamenilor te apropie de ei si te aduce mai aproape de ceea ce lumea are in comun si de ceea ce crede lumea despre viata de zi cu zi.

Gaseste pozitivul

Gandeste-te la cel mai negativ scenariu si identifica 5-10 lucruri pozitive ce ar putea deriva din acesta.

Pune DE CE-ul inainte de toate

Intelege DE CE-ul din spatele schimbarii, incepand cu de ce-ul tau propriu: ce este cel mai important pentru tine in schimbarea pe care urmeaza sa o faci?

Apoi, promoveaza in echipa sau in organizatie DE CE-ul – oamenii sunt mai adaptabili daca stiu cum ii va ajuta pe ei, care pot fi beneficiile, ce exemple de succes exista.