contabilitatea si fiscalitatea cheltuielilor de deplasare

8/12/2019 Contabilitatea Si Fiscalitatea Cheltuielilor de Deplasare

1/7

Tratamentul contabil pi fiscalprivind cheltuielile cu indemnizaliade deplasareLucian CERNU$CA, prof. univ. dr.Universitatea,,Aurel Vlaicu", AradDumitru MOTREA, ec.Arad

-t-FT-.-oa3c-eD-D.:-F-a-Fc

Salarialii entitdlilor pot fi trimigi in delegare saudetagare in altl localitate din lard sau in str[initate.HotdrArea Guvemului nr. 51 8/1995, cu modificdrilegi completlrile ulterioare, dezbate problematica drep-turilor gi obliga{iilor personalului romin trimis instrlindtate penmr indeplinirea unor misiuni cu carac-ter temporar, iar Hotdrdrea Guvemului nr. 1.860/2006,cu modificdrile qi completdrile ulterioare, aduce indiscujie drepturile 9i obligaliile personalului autori-tdlilor $i instituliilor publice pe perioada delegdrii qidetaqdrii in alte localitate, precum gi in cazul depla-sdrii, in cadrul localitilii, in interesul serviciului.Tratamentul fiscal al cheltuielilor cu indemnizaJiade deolasare face obiectul Codului fiscal.

3 Indemniza{ia de delegaresau detagare in tariSalarialii instituliilor publice afla{i in delegare

sau detagare in localitdli din RomAnia situate la dis-tanle mai mari de 5 km de localitatea in care igi aulocul permanent de muncd primesc o diumi zilnic6,indiferent de funclia pe care o indeplinesc in instituliapublicd in care igi des{igoard activitatea. Cuantumulacestei diume este de l3 lei pe zi. in conformitate cuarl. 10 din HG nr. 1.860/2006, cu modificdrile qi com-pletdrile ultedoare,,,numdrul zilelor calendaristicein care persoana se afli in delegare sau detagare sesocotegte de la data gi ora plecirii pAnd la data gi orainapoierii mijlocului de transporl din qi in localitatea

ianuarie 2014 Contabilitatea. exoertiza si auditul afacerilor l3

AB.S.rR-ACThe Accounting and Fiscal Treatment of Travelling ExpensesThe aim of this paper is to provide an accounting and fiscal approach to domestic andabroad travelling expenses, according to the current provisions of the Fiscal Code and ofgeneral accounting regulations. For the purpose of Government Ordinance no. 8/2013on the amendment and complement of Law no. 571/2003 on the Fiscal Code and theregulation of certain financial and fiscal requirements, as of February 1, 201 3, the fiscaltreatment of travelling expenses has been amended. Consequently, compensations grantedover the travelling and relocation period in a different city and abroad, for businesspurposes, as well as any other similar amounts that are larger than 2.5 of the allowancegranted to public clerks shall be included in the salary-related revenues and shall betaxed.The two examples presented in this article focus on the accounting and fiscal treatmentrelated to travelling expenses according to current accounting and fiscal regulations.

Key terms: pay, treasury prepayments, travel, abroad, accounting treatment, fiscal treatment


2/7

unde iqi are locul permanent de muncd, considerdn-du-se fiecare 24 de ore cdte o zi de delegare sau de-ta$are". Diuma se acordi numai dacd durata delegdriieste de cel pulin 12 ore. Aceasti reguld este valabildgi pentru ultima zi, in cazul delegdrii de mai multezile. Daci pe perioada delegdrii sau detagdrii persoa-na igi pierde temporar capacitatea de munc5, aceastabeneficiazd pe timpul incapacitdlii de:o indemnizatia pentru incapacitate temporardde muncd; .io diuml;. decontarea cheltuielilor de cazare.

3 Diurna in valutiDiurna in valutd se diferen{iazd pe doud cate-gorii, denumite categorii de diumd, 9i se acordd lanivelul previzut pentru fiecare tard in care are loc

deplasarea, in conformitate cu anexa prevdzutd inHG nr. 518/1995, cu modificdrile gi completirileulterioare. in conformitate ca art.7 alin. (2) din ho-tdrdrea mai sus menlionat5, ,,perioada pentru care seacordi diurna in valutd se determind in func{ie demijlocul de hansport folosit, avAndu-se in vedere:

a) momentul decoldrii avionului, la plecareain striindtate, gi momentul aterizdrii avionului, lasosirea in ari, de gi pe aeroporturile care constituiepuncte de trecere a frontierei de stat a RomAniei;b) momentul trecerii cu trenul sau cu mijloa-cele auto prin punctele de trecere a frontierei sau destat a RomAniei, atAt la plecarea in strdindtate, cdt gila inapoierea in ard".Potrivit art. 7 alin. (3) din acelaqi act normativ,pentru fracliunile de timp care nu insumeazd 24 deore, diurna se acordi dupi cum urmeazd: 50o/o pdnitla 12 ore qi 100% pentru perioada de timp care de-piqegte 12 ore.

Important este ca deplasarea personalului instriindtate sd se realizeze, pe cdtposibil, fdrd si aibdloc intreruperea cdlitoriei. in situalia in care cilito-ria este intreruptd ca urmare a programului de zbor alavioanelor, drepturile de diurnd gi cazare ale perso-nalului trimis in striinitate se acordi, in continuare,la nivelul previzut pentu lara de destina{ie conformanexei la HG nr. 51811995, cu modificirile qi com-pletArile ulterioare, numai dacd sejurul pe perioada

respectivd nu este asi_eurat de cdre companiile careefectueazi transporrul. in cazul in care cheltuielilepentru mase vor fi suponare de panenerii externi,personalul trimis in strainArale beneficiazd de 50%din diuma stabilitd penmr pra in ''are are loc depla-sarea, potrivit categoriei in care - incadreazd.3 Tratamentul contebil 9i fiscalal chelfuielilor cu diuma

Tratamentul fiscal al diumei a sur-erit modificiriincepdnd cu data de I februarie l0l-1. in baza Ordo-nanlei Guvernului nr. 8 201-l penmr modificarea gicompletarea Legii nr. 571 2QQ,l prirind Codul fiscalgi reglementarea unor mesuri firrarr--iar'-fiscale. ince-pAnd cu data amintiti mai sus. indmnizafiile primitepe perioada delegdrii 9i deta--wrii in alti localitate, inlari gi in strdindtate, in interesrl -niciului, 9i oricealte sume de aceeagi natura ace-rrdate peste limita ade 2,5 ori indemnizatia acordaE :alarialilor din in-stitu{iile publice sunt incluse in r eniturile salarialeqi se impoziteazi. Ca atare. suma chelruielilor cuindemnizalia de deplasare acordaE :alariatilor esteintegral deductibili la angajator. indit-erent care ar fivaloarea indemnizaliei; diuma ,.-e depd;eqte limita ade 2,5 ori nivelul stabilit pentru iLrrirutiile publiceeste impozitatd atat la angajal .-ai ;i la angajator.S-a abrogat astfel an. ll alir. t3) lit. b) dinCodul fiscal, prin care se preciza ci are deductibili-tate limitatl suma chelruielilor .-u indemniza{ia dedeplasare acordati salariaiilor prenmt deplasiri intard qi in strdinitate, in limita a de 1.5 ori nivelullegal stabilit pentru institutiile put'lice t2.5 x 13 lei).in ceea ce privegte traamenrul contabil al di-urnei, aceasta se inregistreazi in e-ontabilitate cuajutorul contului 625 ,.Chelruieli cu deplasdri, de-taqiri 9i transferiri", care se detaliazd distinct peanalitice.

in perioada 1 februarie - -1 I mai 1013, de la in-trarea in vigoare a OG nr.,8 l0l-l si pdnd la aproba-rea, modificarea qi completarea acsteia prin Legeanr. 16812013, cheltuielile cu indemni?atia de depla-sare care depdgeau limita a de 1--< ori nivelul legalstabilit pentru instituliile publice erau impozitatedublu, fiind considerate in acelapi timp qi cheltuielinedeductibile, gi venituri salariale asupra cdrora seaplicau impozitul pe venit qi conribufile sociale.

14 Contabilitatea, expertiza si auditul afacerilor ianuarie 2014


3/7

------1E(enpkl I tin primul trimestru al exerciliului N, SC X SA a inregistrat urmatoarele cheltuieli de deplasare:Pentru salariatul A, trimis in deplasare in ard:o cheltuieli cu transportul (tarif tichet de tren dus-intors): 250 lei;. cazare la hotel de doui stele pe toata perioada deplasdrii: 400 lei;o diurni pe patru zile: 150 lei.Pentru salariatul B, trimis ?n deplasare in ltalia:o bilet de avion Timigoara-Roma ;i retur la clasa economica:1.575lei (350 euro x 4,5 lei/euro);. cazare la hotel pe toati perioada deplasarii:540 lei (120 eurox4,5 lei/euro);o diurni: 450 lei (2 zile x 50 eurolzi x 4,5 leileuro).Cele doud deplasaritu avut loc in luna februarie anul N.Totalul cheltuielilor de deplasare in ara;i in strainatate a celor doi salariali se ridica in primul trimestrula suma de 3.365 lei.

Salariatul ATratamentul fiscal se prezinta dupa cum urmeaza:Salariul realizat de contribuabilul A in luna februarie: 'l .300 leiDiurna pe patru zile: 150 lei, din care 20 lei venit impozabilTotal venit impozabil: 1.320 leiSuma de 20 lei este inclusa in venitul salarial, se impoziteaza gi intra in baza de calcul al contribuliilorsociale (1 50 lei - 4 zile x 2,5 x 13 leilzi\.CAS individuala (10,5%): 139 lei$omaj (0,5%): 7 leiAsigurari de sanatate (5,5'b:73 leiDeducere personala: 210 lei (contribuabilul nu are nicio persoana in intrelinere)Venit baza de calcul impozit: 1 .320 lei - (139 lei + 7 lei + 73 lei + 210 lei) = 891 leilmpozit pe venit (1 6%): 16oh x 891 lei = 143 leiVenit net: 1.300 lei - (1 39 lei + 7 lei + 73 lei + 143lei) = 938 leiTratamentul contabil se prezinta dupa cum urmeaze:Se inregistreaza justificarea avansului acordat pentru cheltuieli de deplasare conform deconturilor

depuse:625.01,,Cheltuieli cu deplasiri,

detasdLri si transferari"625.02

,,Cheltuieli cu deplasiri,detagSri ;i transfereri"

542.O1,,Avansuri de trezorerie"

641,,Cheltuieli cu salariilepersonalului"

542.01,,Avansuri de trezorerie"

542.01,,Avansuri de trezore.rie"

531i,,Casa in lei"

421,,Personal - salarii datorate"

280 lei

20 lei

800 lei '1 .300 lei

ianuarie 2014 Contabilitatea. exoertiza si auditul afacerilor I5


4/7

421,,Personal - salarii datorate" %4312

,,Contribupia personaluluila asigu ririle sociale'4314,,Contribulia angajatilorpentru asigu rdrile socialede senatate"4372

,,Contribuf ia personaluhrila fondul de pornaj'.444,,lmpozitul pe venituride natura salariilor-

362 lei139 lei

73 lei

7 lei

1 43 lei

Salariatul BTratamentul fiscal se prezinta dupd cum urmeaza:in cazul institutiilor publice, diurna in valuta se diferenfiaza pe doua categorii :. se acorda la nivelulprevazut pentru fiecare lara in care are loc deplasarea, in conformitat" c, "n"r-" din HC nr- 5l g/1 995, cumodiiicarile si completarile u lterioa re.

Extras din anexa la HC nr. 518/1995, cu modificdrile si completdrile ulterioare - \'ielul diurnelorNr. crt. Valuta Calegoriile de d;,-':re

tlB1 Iralia euro l5 56

Salariul realizat de contribuabilul B in luna februarie: 1.500 leiDiurna pe doua zile: 450 lei, din care 135 lei venit impozabilTotal venit impozabil: I 635 leiSuma de 135 lei este inclusi in venitul salarial, se impoziteazd si intra in baza de calculal contributiilorsociale (450 lei - 2 zile x 35 eurolzi x 4,5 lei/euro).cAS individuala (10,5%): 172leifomaj (0,5%): B leiAsigurari de sanatate (5,5%): 90 leiDeducere personali: 240 lei (contribuabilul are o persoana in intretinere)Venit bazi de calcul impozit: I.635 lei - (172lei + 8 lei +90 lei + 240lei) = t.l2j leilmpozit pe venit (1 6%): 16ok x 1.125 jei = 180 leiVenit net: 1.500 lei -(j72 lei + 8 lei + 90 lei + 180 jei) = 1.050 leiTratamentul contabil se prezinta dupa cum urmeaza:. Se inregistreaza justificarea avansului acordat pentru cheltuieli de deplasare conrbrm deconturilor0epuse: 625.01 = 542.02 2.430 lei,,Cheltuieli cu deplasari, ,,Avansuri de trezorerie.detageri gi transferdri,,

625 -O2 = 542.O2 135 tei,,Cheltuieli cu deplasari, ,,Avansuri de trezorerie"detageri gi transferiri"16 Contabilitatea, expertiza si auditul afacerilor ianuarie 20,l4


5/7


6/7

ln data de 30 septembrie 2013,la intrarea in Romdnia, soferul alimenteaza cu rnoi,:lrina pe bazd defactura in valoare de 2.550 lei +fYA24"h. Factura este achitata pe loc cu cardul.Acesta depune decontul de deplasare in data de 30 septembrie, diurna acordatd i; :c de -150 euro.Decontarea sumelor pe contul de card se face in data de 2 octombrie 2013 165 e:ro + 85 euro +850 euro). Tot pe 2 octombrie 20'l 3 se deconteazd pe contul de card plata facturii de rr,crorina,'in suma de3.162 lei, si se achitd diferenfa de diurni in valoare de 200 euro (450 euro - 250 euro a,ars .a) Acordarea avansului de trezorerie in suma de 250 euro, la cursul de 1 euro = -{ i tei:542 = 5314 1 .l 25 lei,,Avansuri de trezorerie" ,,Casa in valuta" (25O euro x 4,5 lei/euro)b) Inregistrarea cheltuielilor de deplasare reprezentAnd motorina si taxb de drum:o/of-

6022,,Cheltuieli privind combustibilii"624.02

,,Chehuieli cu transpoftulde bunuri gi personal"c) inregistrarea facturii de reparatii

611,,Cheltuieli cu intrelinerea;i reparaliile"

din ltalia, achitatd cu cardul:

4426,,TVA deductibila"

401,,Furnizori"

ct/ Decontarea diurnei in baza ordinului625

,,Cheltuieli cu deplasari,detasdri si transferari"

de deplasare:

665,,Cheltuieli din diferenlede curs valutar"

e) inregistrarea facturii de alimentare cu motorina in"k6022

,,Cheltuieli privind combustibilii"4428.01,,TVA neexigibila"

401,,Furnizori"

5125.02,,Sume in cursde decontare"

401,,Furnizori"

4427,,TVA colectata"


%542

,,Avansuri de trezorerie"4281,,Alte datorii in legaturacu personalul"

542,,Avansuri de trezorerie"

RomAnia, ach itata cu cardul:401

,,Furnizori"


1 .575.0 lei1 .192,5 lei(255 etrro x 4,5 lei/euro)382,5 lei(85 etrro x 4,5 lei/euro)

3.825 lei(8rO euro x 4,5 lei/euro)

918 lei(2(X euro x 4,5 lei/euro)3.825 lei

1 .980 lei(450 euro x 4,4 lei/euro)1 .100 lei(250 euro x 4,4 lei/euro)

BB0 lei(200 euro x 4,4 lei/euro)

zi tel

3.162 lei2.550 lei612 lei

3.162 lei

18 Contabilitatea, expertiza si aLrditul alaceri or ianuarie 2014


7/7

0 Plata cirtre 9ofer, la data de 2%

4281,,Alte datorii in legaturacu personalul"

665,,Cheltuiel i din diferenlede curs valutal'g) Decontarea pe contul de card

% v5125.02,,Sume in cursde decontare"665

,,Cheltuieli din diferenlede curs valutar"

Yo

5125.02 -,,Sume ?n cursde decontare"665

,,chelruiel i din diferenlede curs valutar"i) Decontarea pe contul. 5125.02,,Sume in cursde decontare"

4426,,TVA deductibild"

octombrie 201 3, a diferenlei de diurni in5314

,,Casa in valuta"

a cheltuielilor externe (motorini si taxe de drum):= 5121.02,,Conturi la bancirn tel

= 5121 .02,,Conturi la banc itn lel

sumd de 200 euro:920 lei(200 euro x 4,6 lei/euro)BB0 lei(200 euro x 4,4 lei/euro)

40 lei

1.610 lei(350 euro x 4,6 lei/euro)

1 .575 lei(350 euro x 4,5 lei/euro)-J-) ter

3.910 lei(850 euro x 4,6 leileuro)3.825 lei(850 euro x 4,5 lei/euro)85 lei

3.162 lei

h) Decontarea pe contul de card a cheltuielilor externe (factura de reparaiii):

de card a facturii de motorina ,'" :il".:';,,Conturi la bdnciin lei"

4428.O1,,TVA neexigibila"

612 lei

BrBLroqRAFrFlrtnr:|_1. Rapcencu, C. (2013), Ghidul practic complet privind sistemul ,,TVA la incasare", Editura CECCAR,Bucuregti.2. HotArarea Cuvernului nr. 51811995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului romAn trimisin strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, publicatd in Monitorul Oficialnr. 154119.O7.1995, cu modiiicdrile pi completarile ulterioare.3. Hotararea Cuvernului nr. 1.860/2006 privind drepturile 9i obligatiile personalului autoritAlilor 9i in-stirutiilor publice pe perioada delegirii si detasArii in altd localitate, precum 9i in cazul deplasdrii,in cadrul localitdlii, in interesul serviciului, publicatd in Monitorul Oficial nr. 1.046129.12.2006, cumodificdrile s,i completarile u lterioare.4. Legea nr. 57112003 privind Codu I fiscal, publicata ln Monitoru I Oficial nr. 927 /23.12.2003, cu modi-ficirile si comoletirile u lterioare.

ianuarie 2014 Contabilitatea, expertiza si auditul afacerilor '19

contabilitatea si fiscalitatea cheltuielilor de deplasare

Documents