comunicarea interna si externa a directiei

MMFPSDirecţia egalitate de şanse între femei şi bărbaţi

Procedura operationalăComunicarea internă şi externă în cadrul direcţieiCOD P.O. PO.DESFB.02

Ediţia INr. ex. 1ReviziaNr. ex. Pagina 1 din Exemplarul nr. 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Elemente privind responsabilii/operaţiunea

Numele şi prenumele

Funcţia Data Semnătura

1 2 3 4 51.1 Elaborat Andra Croitoru Consilier 07.12.20101.2 Verificat1.3 Aprobat Ştefania

AndreescuCoordonator 07.12.2010

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale

Ediţia sau, după caz, revizia în cadrul ediţiei

Componenta revizuită

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplică prevederile ediţiei sau reviziei ediţiei

1 2 3 42.1 Ediţia I - - 07.12.2010

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Scopul difuzării

Exemplar nr.

Compartiment Funcţia Nume şi prenume

Data Primirii

Semnătura

3.1 Aplicare 1 Compartimentul Cercetare şi strategii

Consilier Andra Croitoru

07.12.2010

3.2 Informare 1 Compartimentul Cercetare şi strategii

Inspector de specialitate

Paul Nicolescu

07.12.2010

3.3 Arhivare 1 Compartimentul Cercetare şi strategii

Inspector superior

Elena Şerban

07.12.2010




4. Scopul procedurii operaţionale

4.1. Stabileşte modul de realizare a activităţii şi persoanele implicate;Buna comunicare este un proces în dublu sens între management şi personal în cadrul DESFB şi este esenţială pentru motivarea, morala, bunăstarea personalului şi eficacitatea directorului sau a personalului de supraveghere. În cadrul DESFB există o persoană desemnată responsabilă cu elaborarea şi aplicarea strategiilor de comunicare internă şi externă. Această persoană are atribuţii în elaborarea comunicatelor de presă, a discursurilor şi întreţine relaţia cu reprezentanţii presei. Comunicarea este foarte importantă pentru realizarea cu succes a atribuţiilor DESFB. Aceasta se realizează prin intermediul comunicării interne eficiente: „de sus în jos”, „de jos în sus” şi „orizontal”.

Comunicarea de sus în josAtunci când angajaţii primesc o comunicare corespunzătoare de sus în jos de la management, ei pot fi mai bine motivaţi şi mai eficienţi.

Comunicarea de jos în susComunicarea interna de jos în sus este de asemenea semnificativă. Este foarte important de a avea comentarii corecte din partea angajaţilor, de a le asculta opiniile, plângerile, problemele, sugestiile, în special, când acestea sunt clar şi formulate.

Comunicarea cu omologiiO comunicare eficace orizontală dintre omologi este, de asemenea, esenţială. Ei trebuie să facă schimb de idei pentru rezolvarea problemelor, să-şi îndeplinească sarcinile de serviciu, să se pregătească pentru reuniuni şi să coopereze în privinţa proiectelor importante.

4.2. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului;În cazul în care persoana cu atribuţii în aplicarea strategiei de comunicare lipseşte, aceste atribuţii sunt preluate de un alt coleg. În fapt toate procedurile de comunicare internă şi externă sunt cunoscute şi asumate de toţi angajaţii DESFB. Aspectelor comunicării descrise în continuare, sunt:

Principiile şi obiectivele de adoptat pentru comunicarea internă în AMPOSDRU /OI POS DRU;

Canalele de comunicare, subliniindu-se scopul şi utilizarea metodelor principale de comunicare pentru comunicare eficientă;

Metodele de comunicare curent utilizate în DESFB sunt:- reuniunile formale;- reuniunile ad hoc;- discuţiile individuale;- mail;




- internet, e-mail şi fax;- prezentări;- telefon;- telefoanele mobile;- intranet;- înlocuirea angajaţilor;- politica cu mass-media.

4.3. Asigură verificarea conformităţii activităţii cu legislaţia naţională în vigoare ;Strategia de comunicare internă şi externă a DESFB este elaborată în conformitate cu prevederile legii nr. 504 privind accesul la informaţiile de interes public.

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională;Comunicarea va avea un caracter deschis, transparent, se va derula în timp, corespunzător

şi va include întregul personal.Se folosesc mecanismele care permit, facilitează şi sprijină acest proces de comunicare în

dublu sens. În orice comunicarea se va asigura claritate, înţelegerea aspectelor abordate şi feed-back-ul.

Protecţia informaţiilor personale şi confidenţiale va fi avută în vedere în toate tipurile de comunicare. Comunicarea eficientă va asigura luarea deciziilor. Formatul şi metodele comunicării interne vor fi corespunzătoare. Responsabilitatea şi metodologia pentru comunicări specifice vor fi clare. Se va dezvolta o cultură a comunicării care să încorporeze toate valorile principiilor de mai sus.

Pentru a se asigura că este utilizată eficient comunicarea internă în atingerea obiectivelor sale de performanţă DESFB:

se asigură că există o înţelegere a rolurilor şi activităţilor departamentelor din cadrul DESFB.

explică şi discută natura şi scopul politicilor, programelor, campaniilor organizate, astfel încât personalul să fie informat şi angajat în atingerea obiectivelor DESFB

furnizează informaţii funcţionale care ajută personalul în îndeplinirea atribuţiilor de serviciu.

diseminează informaţiile privind progresul în derularea a activităţilor întreprinse. oferă oportunitatea feedback-ului din partea personalului asupra aspectelor legate

de activitate.

5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurale în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică;




În derularea activităţilor sale DESFB îşi stabileşte o procedură de comunicare internă şi externă cu respectarea procedurilor legale în vigoare şi în conformitate cu normele procedurale ale MMFPS.

5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurală;

Comunicarea internă Reuniuni oficialeÎn cadrul direcţiei se organizează şedinţe săptămânale conduse de coordonatorul direcţiei în care sunt stabilite activităţile săptămânii în curs, în funcţie de priorităţile direcţiei. În timpul acestor reuniuni, personalul va avea oportunitatea schimbului de informaţii, discutării şi revizuirii progresului înregistrat asupra programelor derulate, discutării problemelor ivite, identificării scurtcircuitărilor potenţiale şi propunerii de acţiuni corective sau metode alternative de lucru. Totodată se stabilesc responsabilii fiecărei activităţi derulate, termele de care dispun, precum şi indicatorii care trebuie atinşi. În cele mai multe cazuri există o bună colaborare între compartimentele din cadrul direcţiei în vederea îndeplinirii atribuţiilor asumate. În vederea pregătirii şedinţei coordonatorul stabileşte lista priorităţilor direcţiei. Acestea sunt transmise angajaţilor cu puţin timp înaintea organizării şedinţei în vederea completării. Utilizarea unei agende înaintea reuniunii este necesară în oferirea informaţiilor către participanţi. Există un număr de elemente cheie ale agendei de dinaintea reuniunii, care sunt extrem de importante: declararea obiectivului reuniunii şi temele de dezbatere. Pentru rezolvarea problemelor se recomandă comunicarea în grup.Avantajele acestei metode de comunicare:

calitatea deciziei este superioară se promovează interacţiunea şi feed-back-ul, importante în calitatea deciziilor

Reuniunile ad-hoc

În general, întâlnirile ad-hoc sunt anunţate cu cel puţin 1 oră înainte. Întâlnirile ad-hoc urgente pot fi anunţate cu 15 minute înainte de începere. În cazul întâlnirii ad-hoc urgente, agenda poate fi anunţată pe parcurs.

Discuţii individualeCoordonatorul direcţiei va avea lunar cel puţin o discuţie individuală cu fiecare subaltern. Obiectivul acestor discuţii este de a discuta despre activităţile subordonatului, probleme personale care sunt adiţionale procedurilor de evaluare şi de dezvoltare personală.

Comunicarea externă Comunicarea cu mass media DESFB are o politică proactivă şi cooperativă privind mass media. Pentru a oferi un mesaj coerent şi consistent mass mediei, acest lucru este efectuat de o persoană autorizată.




Se aplică următoarele reguli: nu se va comunica cu media, fără aprobarea coordonatorului/responsabilului de

comunicare; se vor utiliza canale media sau materiale electronice, numai în cazul în care acest

lucru este autorizat de secretarul de stat sau ofiţerul de presă al MMFPS. pe parcursul situaţiilor de criză, toate contactele cu mass media trebuie să ajungă la

unitatea de informare cu aprobarea secretarului de stat.

5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurale; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii.În cadrul DESFB există o persoană responsabilă pentru comunicarea externă. În vederea îndeplinirii atribuţiilor sale această persoană colaborează cu toate compartimentele direcţiei.

6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurale

6.1. Reglementări internaţionale

6.2. Legislaţie primară - Legea nr. 202/2002 privind egalitatea de şanse şi tratament între femei şi bărbaţi 6.3. Legislaţie secundară - HG. Nr. 728/2010 privind modificarea şi completarea H.G. nr. 11 din 16 ianuarie 2009 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale 6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice - Regulamentul de organizare şi funcţionare al DESFB - Strategia de comunicare internă avizată de coordonatorul Direcţiei.

7. Abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională

Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat1. DESFB Direcţia egalitate de şanse între

femei şi bărbaţi 2. E Elaborare3. V Verificare4. A Aprobare5. Ap. Aplicare6. Ah. Arhivare




8.1. Generalităţi

În principal activitatea de comunicare internă şi externă presupune desfăşurarea următoarelor activităţi:

a) Activitatea 8.1.1.Elaborarea unei strategii de comunicare internă şi externă;

b) Activitatea 8.1.2 Aplicarea obiectivelor stabilite în cadrul strategiei de comunicare.

8.2. Documente utilizate

8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor

Strategia de comunicare internă şi externă;

Comunicatele de presă

Agendele şedinţelor de lucru organizate în cadrul direcţiei

8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor

Rolul documentelor utilizate este de informare.

8.2.3. Circuitul documentelorPersoana cu responsabilă cu comunicarea elaborează strategia de comunicare, comunicatele de presă şi orice alt document de comunicare. Documentele sunt avizate de coordonatorul direcţiei şi puse în aplicare de persoana responsabilă.

8.3. Resurse necesare 8.3.1. Resurse materiale

calculator; imprimantă; acces internet.

8.3.2. Resurse umanePersoana cu atribuţii pe comunicare trebuie să aibă studii de specialitate fie în domeniul relaţiilor publice şi comunicării fie în domeniul jurnalistic.

8.4. Modul de lucru

8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţiiÎn vederea elaborării strategiei de comunicare, persoana responsabilă se documentează şi organizează grupuri de lucru în care sunt implicaţi toţi angajaţii direcţiei. Forma finală este rezultatul tuturor contribuţiilor evaluate şi avizate de coordonatorul direcţiei.

8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii




Activitate – Elaborarea unei strategii de comunicare internă şi externă

Etapele care se derulează pentru

realizarea activităţii

Intrări de informaţii (de la cine, ce fel de

informaţii)

Operaţiuni premergătoare

aprobării

Rezultatul (către cine, care sunt aceste ieşiri)

Documentarea, colectarea contribuţiilor din partea fiecărui compartiment.

Fiecare compartiment transmite responsabilului cu comunicarea contribuţiile proprii, în care sunt incluse activităţile specifice compartimentului, propuneri, sugestii privind modalităţile de comunicare în cadrul şi în afara direcţiei.

Redactarea unui draft al strategiei.

Asumarea documentului final de către responsabilul cu comunicarea şi aprobarea documentului de coordonatorul direcţiei. Informarea tuturor angajaţilor cu privire la conţinutul documentului.

Activitatea – Aplicarea obiectivelor stabilite în cadrul strategiei de comunicare.

Operaţiuni de pregătire

Demersuri de aprobare

Rezultatul final al activităţii (către cine, care

sunt aceste ieşiri)În funcţie de obiectivul

specific al strategiei responsabilul cu

comunicarea elaborează

documentele necesare consultându-se cu

compartimentele care pot oferi informaţiile de

care are nevoie.

Orice produs comunicaţional este asumat de responsabilul cu comunicarea şi aprobat de coordonator. In lipsa fiecăruia dintre cei doi se identifică înlocuitori care îşi asumă aceleaşi responsabilităţi.

Comunicate de presă; discursuri; rapoarte ale reuniunilor de serviciu; discursuri; mape de prezentare; luări de poziţii oficiale.




8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii

Orice comunicare în cadrul sau în afara direcţiei trebuie să aibă un concept unitar, conform cu realitatea activităţilor şi în conformitate cu prevederile legale în vigoare şi ci normele comunicaţionale le MMFPS.

9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Nr. crt.

Postul/activitatea A1 A2

0 1 21. Consilierul E

VAPAH

2. Coordonatorul V A

V A

comunicarea interna si externa a directiei

Documents