Document Management

Simplu | | | Intuitiv Flexibil Complet

Beneficii

Organizează, simplifică şi automatizează

procesele şi fluxurile interne complexe;

Integrează şi optimizează procesele

organizaţionale care acoperă departamente sau

locaţii multiple;

Reduce costurile operaţionale şi creşte eficienţa

angajaţilor;

Creşte eficienţa şi competitivitatea companiei;

Creşte vizibilitatea indicatorilor de performanţă;

Creşte loialitatea clienţilor faţă de produsele şi

serviciile oferite;

Contribuie la crearea unui mediu de lucru

colaborativ, focalizat pe satisfacerea nevoilor

partenerilor de afaceri;

Se actualizează şi dezvoltă cu uşurinţă pe nevoile

de business ale beneficiarilor.

Beneficii

Asigură analize detaliate şi suport cheie în

dezvoltarea instituţiei;

Include rapoarte complexe, structurate, de la

nivel general până la cele mai mici detalii;

Oferă transparenţă crescută asupra proceselor

complexe, interdepartamentale;

Include tablou de bord complet cu indicatorii de

performanţă financiari şi non-financiari ai

organizaţiei.

Beneficii

Asigură interfaţă intuitivă, prietenoasă şi multi-

localizare;

Automatizează acţiunile repetitive, pentru a salva

timp preţios;

Extrage datele din alte aplicaţii software sau

surse de informare;

Permite accesarea diferitelor rapoarte dintr-o

interfaţă unică;

Include posibilitatea suportului tehnic direct din

interfaţa aplicaţiei;

Oferă modalităţi şi instrumente de dezvoltare

fluxuri şi entităţi de business direct din aplicaţie.

În anul 2012, sistemul Charisma ERP a fost

desemnat printre cele mai puternice 5 solutii

B2B europene in segmentul "Vertical Market

Enterprise Solution"

principale

management

angajaţi

Valoare de piaţă

.ro

De ce

Dispuneți de un volum mare de informații

și date într-un mod dezorganizat, ce

afectează buna dezvoltare a companiei?

Vă doriți o soluție care să vă organizeze

toate documentele, e-mailurile, mesajele

și paginile web și care să vă ajute să

utilizați corect toate aceste resurse?

Charisma Document Management,

construită pe platformă Microsoft

(Enterprise Content Management), este o

componentă cheie a infrastructurii unei

organizații, ce ajută companiile să

depășească aceste provocări.

Construit pe o platformă bine integrată, scalabilă şi ușor

configurabilă, Charisma Document Management ajută

la utilizarea cu ușurință a informației de către orice

utilizator prin integrarea cu instrumente familiare, cum

ar fi suita Microsoft Office. Soluția TotalSoft ajută

companiile să:

Gestioneze informațiile;

Îndeplinească cerinţele legale;

Gestioneze eficient site-urile web;

Eficientizeze procesele de business.

Modulul de management al documentelor este

dezvoltat pe baza aplicației Microsoft SharePoint,

oferind simplitate şi automatizare în activitatea de

administrare a oricărui tip de conţinut, indiferent de

format. Produsul se integrează perfect cu soluţii online

sau offline de tip ERP sau PSA, oferind o flexibilitate şi

configurabilitate excepţională pentru a răspunde

oricărei verticale de business.

n

n

n

n

CharismaDocument Management

?

Departamentele de IT folosesc de obicei aplicații eterogene, cu informații importante folosite de

mai mulți useri prin intermediul diferitelor aplicații de genul ERP (Charisma Enterprise), CRM,

Project Management și Charisma HR. Astfel, a apărut necesitatea unei aplicații centralizatoare,

de tip portal web. Soluția Charisma Document Management oferă un astfel de portal tuturor

companiilor, indiferent de mărime.

Orice aplicație de business are nevoie managementul documentelor pentru gestionarea și

stocarea diferitelor versiuni de lucru, arhivarea documentelor, fluxurilor de lucru, de

administrare a înregistrărilor sau de căutare complexă etc. Soluția o reprezintă Charisma

Document Management, oferită de TotalSoft.

CharismaDocument Management

4 5

Beneficiifinanciare şi operaţionale

Eficientizează lucrul cu documente Reduce costurile interne

Include funcţii complete de salvare, Reduce utilizarea hârtiei şi a costurilor

arhivare, regăsire, istoric, control, de întreţinere a acesteia. Fişierele

versionare şi raportare; fizice se pot scana şi încărca electronic

Oferă acces privat sau public, în sistem;

permanent la informaţiile necesare, în Elimină efortul de gestionare a

funcţie de politicile de securitate ale documentelor fizice. Documentele

organizaţiei; electronice sunt administrate uşor şi

Permite implementarea de fluxuri de sunt organizate pe structură şi/sau

documente cu aprobări multi-nivel; fluxuri operaţionale;

Permite versionarea şi păstrarea Administrează diverse tipuri şi mărimi

istoricului modificărilor realizate la de fişiere;

nivelul documentelor, cu marcarea Adaugă, modifică şi gestionează

datei, utilizatorilor şi comentariilor documentele rapid şi uşor, degrevând

asociate; angajaţii de activităţi de rutină,

Crează fluxuri de lucru pentru consumatoare de timp;

eficientizarea circuitului documentelor Simplifică activitatea prin utilizarea

în cadrul organizaţiei; şabloanelor de documente.

Prezintă informaţiile într-un mod grafic

personalizat, adaptat imaginii Optimizează managementul proiectelor şi

companiei; al contractelor

Include diverse filtre, configurabile, Administrează documentaţia la nivel

pentru a uşura căutările avansate; de contract, client sau proiect;

Organizează documentele create sau Permite depozitarea, arhivarea, accesul

încărcate în sistem, pe structuri şi controlul electronic asupra

arborescente. informaţiilor valoroase necesare

derulării proiectelor.

n n

n

n

n

n n

n

n

n

n

n n

n n

.ro

Beneficiiaduse de integrarea cu soluţiile de tip ERP

Charisma Document Management se integrează cu Charisma ERP sau cu orice alt sistem de

gestiune a resurselor unei organizaţii (ERP), pentru preluarea informaţiilor din back-office.

Astfel:

Economisiţi timp şi reutilizaţi cu uşurinţă informaţiile. Organizaţi şi clasificaţi conţinutul în

cadrul unui centralizator de documente, pentru a oferi o metodă consistentă de organizare,

clasificare, navigaţie și căutare rapidă de informații;

Ajutaţi la protejarea informaţiilor confidențiale. Drepturile de acces ale utilizatorilor pot fi

specificate în fiecare caz în parte;

Simplificaţi crearea de documente. Cu ajutorul fluxurilor de lucru pe documente, aveţi

posibilitatea de a iniţia, urmări şi de a colabora la diferite procese, direct din cadrul

Microsoft Office de pe desktop. Pot fi afișate alerte şi informaţii importante de activitate,

asigurând astfel că fluxurile de lucru sunt respectate în mod corespunzător.

n

n

n

CharismaWorkflows

Lipsa unui management eficient al fluxurilor unei organizaţii sau existenţa

riscurilor delegărilor şi a excepţiilor care apar în derularea acestor fluxuri,

pot îngreuna dezvoltarea unei afaceri. Necesitatea extinderii mecanismului

gestionării fiecărui proces, fie operaţional sau de business, au determinat

dezvoltarea soluţiei Charisma Workflows, o extensie a soluției Charisma

Document Management. Pentru un plus de valoare funcţională în

configurarea tranzacţiilor, Charisma Workflows reprezintă soluţia

independentă ce se poate integra perfect cu suita Charisma ERP sau cu

orice alt sistem de gestiune a resurselor companiei (ERP).

n

n

n

Reduce costurile operaţionale

prin eliminarea unor timpi de

execuţie redundanţi sau

manuali;

Eficientizează operaţionalul

printr-o soluţie intuitivă şi

automatizată;

Minimizează riscul intern

datorită sporirii controlului şi

introducerea automatizărilor

operaţionale.

Beneficii financiare şi operaţionale

Funcţionalităţi

Charisma Workflows permite organizaţiilor dat, incluzând responsabilul, fluxul

de orice dimensiune să construiască generator, documentele ataşate,

procese complexe în mod rapid, fie prin acţiunile şi entităţile afectate,

accesul unei interfeţe de browser web, fie prioritate, status (stand-by, working,

direct în sistemul utilizatorului de back- finished, cancelled); trakingul

office. Totodată, soluţia permite definirea şi acţiunilor desfăşurate de utilizatori

automatizarea procesele de afaceri, este gestionată cu ajutorul check-list-

revizuirea fluxurilor de activităţi şi urilor;

automatizarea activităţilor legate de Notifică automat fiecare actor din

modulele Charisma ERP. cadrul fluxului în legătură cu paşii ne-

Realizează fluxuri noi doar prin executaţi sau în planul apropiat;

configurare, în mod vizual, fiind Automatizează procesele de business

eliminat efortul dezvoltărilor şi activităţile uzuale legate de aplicaţii;

suplimentare şi serveşte unui spectru Oferă o imagine actualizată, în timp

larg de nevoi de business; real, referitor la activităţile din cadrul

Gestionează complet toate elementele fluxului de lucru, precum şi planul de

incluse în procesul de configurare a execuţie;

procesului de lucru - actori, grupuri de Asigură managementul userilor şi

actori, entităţi (documente şi taskuri), mecanismului de securitate; include şi

intrări şi ieşiri, metode de interacţiune partea de delegare şi transferul

şi control etc; responsabilităţilor şi a drepturilor

Stabileşte şi administrează eficient utilizatorilor sursă către utilizatorul

metodele de evitare a blocajelor, destinaţie;

incluzând delegarea şi tratarea erorilor Generează o raportare detaliată la

şi asigurând continuitatea şi buna nivel de companie;

funcţionare a sistemului; Măsoară performanţa unui flux sau al

Defineşte workflow-uri independente unei activităţi specifice cu ajutorul

specifice pe fiecare tip de activitate în unor indicatori extensibili, folosiţi în

cadrul organizaţiei; Crează fluxuri de diverse statistici şi rapoarte:

lucru în ore şi în zile; nNumărul de instanţe pe perioadă (ex:

Gestionează şi urmăreşte evoluţia lună) a unui flux;

listelor de To-Do pe utilizatori (actori) nDurata minimă, medie, maximă a rulării

sau grupuri de utilizatori; include complete a fluxului;

funcţionalitatea aprobării multi-user nLink dintre flux şi task, pentru

pentru diferite taskuri ale fluxului; indicatorii: durata minimă, medie,

Asigură suportul decizional prin maximă a rulării, număr de task-uri per

implementarea etapelor de execuţie, user pe perioadă (ex: lună) etc.

condiţionărilor şi a restricţiilor de timp

alocaţi execuţiei;

Include managementul taskurilor cu

ajutorul cărora utilizatorii (actorii)

interacţionează cu fluxul la un moment

n

n

n

n

n

n

n

n

n

n

n

n

n

6 7

.ro

Integrarecu alte sisteme

n

n

n

n

n

n

n

Conectarea la date externe via SQL, Web Services,

LDAP, XML;

Crearea şi utilizarea activităţilor specifice Workflow

Foundation;

Interacţionarea via Web Service API;

Extindere şi customizare folosind SDK – ul

disponibil;

Integrare cu BizTalk;

Acces la Active Directory;

Folosirea conectorilor deja existenți incluzând

pachetele standard, suport în dezvoltarea

interfețelor cu alte sisteme cu know- how avansat

integrat (Charisma, Microsoft Dynamics CRM,

Oracle Financials, SAP etc).

WorkflowWorkflow

Expenses ControlExpenses ControlIntranetIntranet Leasing Front OfficeLeasing Front Office eProcurementeProcurement

Template-uri de Workflows

Charisma Workflows include

template-uri standard de

fluxuri de lucru care pot fi

utilizate out-of-the-box, de

îndată ce acţiunea de

definire a unui flux de lucru

nou este selectat. Template-

urile includ fluxuri de lucru

specifice, care ar putea servi

drept bază pentru crearea

de noi fluxuri de lucru şi

reducerea timpului în

analiza şi dezvoltarea de

cereri din partea

utilizatorilor de business.

8 9

.ro

Interfaţă graficăuşor de utilizat şi ROI rapid

Charisma Workflows dispune de o modalitate de lucru a fluxurilor de tip “drag-and-drop”,

conectivitate și caracteristici avansate de workflow-uri pe platforma Microsoft SharePoint.

Veţi avea acces rapid și ușor la procese de afaceri automatizate: de la o simplă cerere de

aprobare la integrarea aplicațiilor externe.

Intuitiv, ușor de folosit, workflow în browser de tip “drag and drop”;

Urmăriţi procesele în doar câteva minute;

Urmăriţi în timp real fluxurile;

Măsuraţi şi îmbunătăţiţi performanța business-ului;

Refolosiţi template-urile și modulele;

Aliniaţi practicile de business între membrii echipei;

Aveţi dezvoltare și management simplu, fără cerințe de software din partea clientului;

Protejaţi investiția dvs. în platforma SharePoint;

Fără costuri suplimentare în infrastructură;

Creşteţi eficiența și reduceţi costurile de procesare.

n

n

n

n

n

n

n

n

n

n

Integrareacu sistemul SAP

Tot mai multe companii se confruntă cu provocări în integrarea proceselor din cadrul

companiei. Conectorii TotalSoft folosesc Charisma Workflows, Share Point și anumite părți

specifice web pentru a automatiza procesele de business, într-un mod ușor și eficient.

Conectorii permit arhitecților, dezvoltatorilor și utilizatorilor soluției să combine și să

reutilizeze workflow-uri din companie:

Nu mai pierdeţi timp şi bani

încercând să "armonizaţi"

SharePoint-ul cu SAP-ul. Cei mai

mulți au renunțat lăsând cele două

sisteme complet izolate una de

cealaltă, ceea ce însemna că

procesele lor de business au fost

deseori privite separat, iar unul

dintre sisteme nu primea datele și

informațiile de la celălalt.

Procesele din cadrul companiei pot fi

coordonate în SharePoint cu

Charisma Workflows și pot utiliza

date stocate în SAP.

Rezultate

n

n

n

Reducerea costurilor de

mentenanță a datelor din SAP și

SharePoint;

Procese de business

transparente în cadrul

companiei;

Asigurarea unei calități mai bune

a proceselor de lucru prin

gestionarea automată a

riscurilor.

Beneficii

10 11

Cu peste 17 ani de experienţă, TotalSoft este

cel mai important furnizor de ERP din

România. Cu un portofoliu de 1500 de clienţi

în sectorul privat şi public din 25 de ţări,

printre care USA, Germania, Austria, UK,

Italia sau Franţa, TotalSoft deţine o expertiză

de necontestat în 9 verticale industriale, cu

un focus special în domeniile: retail și

distribuție, construcții, servicii financiare și

medical.

Compania deţine suita proprie de soluţii

software, Charisma Business Suite, din care

fac parte sisteme recunoscute la nivel

internațional, cum ar fi Charisma ERP,

Charisma HCM sau Charisma Medical

Software.

TotalSoft este parte a grupului Global

Finance, una din cele mai importante firme

de investiţii private din Europa de Sud-Est cu

birouri în Atena, Bucureşti, Sofia şi Belgrad.

Global Finance administrează fonduri de

peste 850 milioane euro şi a realizat peste 70

de investiţii de la înfiinţarea sa, în 1991.

Poland Poland

Romania Romania

Bulgaria Bulgaria

Greece Greece

Czech RepCzech Rep

HungaryHungary

Albania Albania

Austria Austria

UnitedKingdom UnitedKingdom

Germany Germany

Russia

Ukraine

Moldova

Serbia

Slovakia

TurkeyTurkey

SenegalSenegal

Qatar Qatar

Saudi ArabiaUAE

BelgiumBelgium

FranceFrance

ItalyItaly

SwedenSweden

SpainSpain

Estonia

USAUSA

Implementări TotalSoft

Subsidiare Planificate

Subsidiare Active

TotalSoft Headquarters

TotalSoft Headquarters, Global City Business Park Str. Bucureşti - Nord, nr. 10

Clădirea O2, Etaj 8, 077190, Voluntari, Jud. llfov, România

T: +4021 335 17 09, F: +4021 335 17 12

E: office@totalsoft.ro

W: www.totalsoft.ro, W: www.charisma.ro

Austria | Grecia | Bulgaria | Qatar

© T

ota

lSo

ft 2

01

2