cfr marfa -declaration of policy in the field of quality management

34
UNIVERSITATEA DUNĂREA DE JOS DIN GALAŢI FACULTATEA DE ECONOMIE ŞI ADMINISTRAREA AFACERILOR STRATEGII ŞI POLITICI MANAGERIALE MASTER PROIECT POLITICA PRIVIND CALITATEA LA CFR MARFĂ RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI MASTERAND: 1

Upload: stefanniculcea

Post on 26-Jul-2015

1.106 views

Category:

Documents


5 download

DESCRIPTION

The declaration of policy regarding quality presents the general principle on which the activity of CFR MARFA

TRANSCRIPT

Page 1: CFR MARFA -DECLARATION OF POLICY IN THE FIELD OF QUALITY MANAGEMENT

UNIVERSITATEA DUNĂREA DE JOS DIN GALAŢI

FACULTATEA DE ECONOMIE ŞI ADMINISTRAREA AFACERILOR

STRATEGII ŞI POLITICI MANAGERIALE

MASTER

PROIECT

POLITICA PRIVIND CALITATEA LA CFR MARFĂ

RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

MASTERAND:

NICULCEA ŞTEFAN

2012

1

Page 2: CFR MARFA -DECLARATION OF POLICY IN THE FIELD OF QUALITY MANAGEMENT

Efectuarea auditurilor interne se efectuează de către auditori care trebuie să îndeplinească

următoarele condiţii minime:

v A fost instruit conform cerinţelor din SR EN ISO 19011:2003

v Dovedeşte calităţi de auditor

v Nu are responsabilităţi directe în procesul/activitatea auditată

RQ verifică îndeplinirea cerinţelor de către persoanele numite ca auditori interni şi

întocmeşte anual, “Lista auditorilor interni”, pe care o supune aprobării Directorului General.

1.1 Pregătirea auditului

1.1.1 Selectarea echipei de audit intern

Auditorul Şef alege auditorii interni din “Lista auditorilor interni”, aprobată de Director

care vor forma echipa de audit intern.

1.1.2 Acţiuni premergătoare desfăşurării auditului intern

· identificarea persoanelor care au responsabilităţi directe privind obiectivele auditului

· identificarea documentelor de referinţă

· studierea de către membri echipei de audit a documentelor de referinţă ce fac obiectul

auditului intern şi a altor documente ce demonstrează activitatea domeniului auditat (standardul

de referinţă, proceduri, instrucţiuni proprii, instrucţiuni de control, specificaţii tehnice, rapoarte

de acţiuni corective/preventive anterioare, etc).

· întocmire chestionarului de audit de către auditorul şef

· întocmirea planului de audit intern de către auditorul şef, care se aprobă de

Către Director

1.1.3 Întocmirea, aprobarea şi distribuirea planului de audit

“Planul de audit intern” reprezintă un program concret de desfăşurare a auditului respective,

care cuprinde:

Ř tipul auditului

Ř scopul şi domeniul auditului intern

Ř componenţa echipei de audit

Ř identitatea reprezentanţilor compartimentului auditat

2

Page 3: CFR MARFA -DECLARATION OF POLICY IN THE FIELD OF QUALITY MANAGEMENT

Ř identificarea proceselor ce urmează a fi auditate

Ř data, locul şi durata estimativă pentru fiecare activitate auditată

Ř identitatea însoţitorilor echipei, dacă este cazul

Ř cui se difuzează planul de audit

Planul de audit astfel întocmit este prezentat este aprobat de directorul General.

După aprobare, auditorul şef înaintează cu cel puţin 5 zile înainte de data începerii auditului,

compartimentului auditat. Eventuale obiecţii ale compartimentului auditat se vor rezolva

împreună cu auditorul şef, înainte de efectuarea auditului intern.

1.1.3 Evaluarea documentaţiei şi documentelor de lucru pentru audit

Înainte de a începe auditul, auditorul analizează documentele SMI corespunzatoare

domeniului/procesului auditat, pentru a determina conformitatea sistemului cu criteriile de audit

şi stabileşte conţinutul listei de verificare utilizate pentru auditul respective.

Auditorii pregătesc documentele de lucru, necesare acestei activităţi:

v Înregistrare şedinţa deschidere/închidere audit

v Lista de verificare cuprinde întrebări de bază privind modul de realizare a cerinţelor

din standardele de referinţă (SR EN ISO 9001:2001 şi SR ISO 14001:2005)

v Rubrici necesare pentru înregistrarea rezultatelor auditării, întrebările de bază sunt

urmate de alte întrebări în funcţie de structura/procesul auditat, care la rândul lor pot fi urmate de

întrebări ajutătoare dacă este cazul

v Tehnica de elaborare a listelor de verificare se bazează pe principiul conform căruia

se iau în considerare toate cerinţele pentru fiecare clauză a standardului de referinţă

v Raport de acţiuni corective/preventive audit

1.1.4 Efectuarea auditului intern

1.1.4.1 Şedinţa de deschidere

Activitatea de audit începe cu şedinţa de deschidere la care participă auditorii şi persoanele

cu responsabilităţi în structura auditată. Auditorul şef conduce şedinţa, pe parcursul căreia se

prezintă:

Ř Prezentarea membrilor echipei de audit

Ř Clarificarea obiectivelor, a domeniului şi a criteriilor auditului

3

Page 4: CFR MARFA -DECLARATION OF POLICY IN THE FIELD OF QUALITY MANAGEMENT

Ř Precizarea programului auditului

Ř Se stabilesc căile oficiale de comunicare între echipa de audit şi auditat

Ř Metodele şi procedurile care vor fi utilizate pentru efectuarea auditului, inclusive

înştiinţarea auditului că dovezile de audit se bazează pe eşantioane din informaţiile disponibile şi

de aceea există un element de incertitudine în auditare

Ř Se confirmă faptul că pe parcursul auditului, auditatul va fi informat despre desfăşurarea

auditului

Ř Se confirmă că resursele şi facilităţile necesare echipei de audit sunt disponibile

Ř Se confirmă orele şi datele pentru toate şedinţele intermediare ale echipei de audit cu

cadrele de conducere ale auditatului, precum şi pentru şedinţa de închidere

Ř Se confirmă aspectele referitoare la confidenţialitate

Ř Metoda de raportare

Ř Informaţii despre condiţiile în care auditul poate fi întrerupt

Ř Se clarifică orice detalii neclare ale planului de audit, oferindu-se posibilitatea auditaţilor

să pună orice fel de întrebări

Ř Şedinţa de deschidere se finalizează cu “Procesul verbal de deschidere a auditului intern”

consemnat în raportul de audit intern

1.1.4.2 Efectuarea auditului la faţa locului

Auditul la faţa locului constă în colectarea informaţiilor relevante, pe baza unei eşantionări

corespunzătoare, care constituie dovezi de audit. Acest lucru se face prin:

v Interviuri cu salariaţii

v Observării activităţilor şi condiţiilor din zonele de interes

v Examinării documentelor SMC: politica în domeniul calităţii, obiectivele calităţii

v Examinarea documentelor şi înregistrărilor

Informaţiile culese sunt verificate şi din alte surse independenţe măsurători, înregistrări,

analize, indicatori de performanţă, rapoarte din alte surse etc.)

Informaţiile strânse în timpul auditului constituie dovezile auditului. Toate dovezile auditului

sunt identificate şi înregistrate de auditori.

Evaluarea dovezilor auditului reprezintă constatările auditului, clasificate în conformităţi şi

neconformităţi.

4

Page 5: CFR MARFA -DECLARATION OF POLICY IN THE FIELD OF QUALITY MANAGEMENT

Auditarea fiecărui proces începe cu discuţia cu responsabilul de proces. În această discuţie

sunt identificate şi evaluate sarcinile responsabilului de proces. Sunt abordate apoi subiectele

legate de obiectivele procesului, relaţia acestora cu obiectivele generale ale societăţii, indicatorii

procesului şi activităţile de control efectuate în timpul derulării procesului. Auditorul poate

constată astfel capabilitatea de realizare de performanţă şi poate evalua managementul

procesului.

Auditaţii trebuie să descrie activitatea pe care o desfăşoară, să documenteze această activitate

cu prezentarea de dovezi obiective apoi să demonstreze practic ca modul de desfăşurare a acestor

activităţi asigură obţinerea rezultatelor specificate.

Toate observaţiile asupra neconformităţilor vor fi luate la cunoştinţă de către şeful

compartimentului auditat

Auditorii evaluează şi modul de realizare şi eficacitatea acţiunilor corective/preventive

stabilite cu ocazia auditurilor anterioare.

Auditorii înregistrează în documentele de lucru ale auditului, toate constatările din timpul

auditului cu menţionarea dovezilor obiective corespunzătoare.

Situaţiile de neconformitate se înregistrează în Rapoartele de acţiuni corective/preventive, cu

referire la criteriile de audit neîndeplinite.

1.1.4.3 Şedinţa de închidere

După desfăşurarea auditului propriu-zis, înainte de elaborarea raportului de audit, echipa de

audit are o întâlnire cu şeful compartimentului auditat şi cu responsabilii pentru domeniile

implicate.

Scopul şedinţei de închidere este:

v Prezentarea constatărilor şi concluziilor auditului intern către şeful

compartimentului auditat, astfel încât să se asigure că acesta înţelege rezultatul

auditului;

v Stabilirea acţiunilor corective şi preventive ce trebuiesc adoptate şi termenele de

rezolvare, în vederea eliminării abaterilor şi a cauzelor care au generat

neconformităţile.

v Cu această ocazie se evidenţiază punctele tari şi se prezintă punctele

slabe/situaţiile de neconformitate identificate, ce pot avea efect asupra bunei

5

Page 6: CFR MARFA -DECLARATION OF POLICY IN THE FIELD OF QUALITY MANAGEMENT

funcţionări a SMC. Acestea se analizează cu scopul de a stabili justeţea

observaţiilor, dându-se astfel posibilitatea auditatului de a prezenţa dovezi

suplimentare care ar putea clarifica sau chiar elimină o parte din constatările

considerate neconformităţi.

Şedinţa de închidere se finalizează cu un Proces verbal de închidere a auditului intern,

consemnat în raportul de audit intern.

1.1.4.4 Întocmirea raportului de audit intern.

Raportul de audit este redactat de către auditorul şef, care este responsabil pentru

corectitudinea şi caracterul complet al acestuia.

Raportul de audit cuprinde:

· Procesul verbal de deschidere audit intern;

· Scopul, tipul şi domeniul auditului intern

· Identificarea compartimentului funcţiei auditate

· Identitatea membrilor echipei de audit

· Identitatea reprezentanţilor auditatului şi a însoţitorilor echipei de audit

· Perioada desfăşurării auditului

· Identificarea documentelor de referinţă în raport cu care a fost efectuat auditul

(standardul referitor la SMC, manualul calităţii, etc)

· Observaţiile echipei de audit asupra neconformităţilor

· Sumarul constatărilor auditului, cu prezentarea punctelor tari, a punctelor slabe şi

a neconformităţilor din domeniul auditat, cu evaluarea gradului în care auditatul se conformează

standardului aplicabil şi acţiunilor corective iniţiale

· Concluziile auditului cu privire la capacitatea sistemului de a realiza obiectivele

· Consemnarea neconformităţilor rezolvate în timpul auditului şi acţiunile corective

întreprinse pentru aceasta

· Planificarea unor acţiuni ulterioare

· Semnăturile auditorilor

· Anexe (planul de audit, listele de verificare cu înregistarea constatărilor adultului;

Rapoartele de acţiuni corective/prevenite, alte documente de înregistrare ale activităţilor

auditului);

6

Page 7: CFR MARFA -DECLARATION OF POLICY IN THE FIELD OF QUALITY MANAGEMENT

· Opiniile divergenţe între echipa de audit şi auditat, care nu au fost soluţionate

· Propuneri de îmbunătăţire (dacă a fost prevăzut în planul auditului)

· Alte menţiuni

· Lista documentelor utilizate

· Lista de difuzare a raportului de audit intern

· Procesul verbal de închidere a auditului intern.

Raportul de audit intern este transmis responsabilului al cărui proces/compartiment/activitate

a fost auditată, în termen de 5 zile de la finalizarea auditului intern de către auditorul şef.

Confidenţialitatea datelor înscrise în “Raportul de audit intern” este respectată de către membrii

echipei de audit şi de beneficiarii raportului.

4.1 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

4.1.1 POLITICA PRIVIND CALITATEA LA CFR MARFĂ

A) Directorul organizaţiei a definit politica referitoare la calitate în “Declaraţie privind politica în

domeniul calităţii a directorului CFR Marfă” şi aceasta:

- Este adecvată scopurilor “CFR Marfă”

- Include angajamentul pentru satisfacerea cerinţelor şi pentru îmbunătăţirea continuă a

eficacităţii sistemului de management al calităţii

- Este comunicată şi înţeleasă la toate nivelurile

- Asigură un cadru pentru stabilirea şi analizarea obiectivelor calităţii

- Este analizată periodic pentru adecvarea ei continuă

Politica CFR Marfă referitoare la calitate

Declaraţie privind politica în domeniul calităţii

Clienţii noştri sunt în centrul atenţiei CFR Marfă

Obiectivul societăţii “CFR Marfă” este să asigure satisfacerea cu promptitudine,

responsabilitate şi profesionalism a cerinţelor şi aşteptărilor clienţilor, în ceea ce priveşte

7

Page 8: CFR MARFA -DECLARATION OF POLICY IN THE FIELD OF QUALITY MANAGEMENT

transportul şi livrarea mărfii la destinaţie, în condiţii de siguranţă feroviară, în termenul de

executare a contractului de transport, conform reglementărilor de transport în vigoare

Este angajamentul întregului personal şi al conducerii societăţii de a asigura serviciile sunt

furnizate în concordanţă cu specificaţiile noastre şi cu cerinţele convenite cu clienţii noştri.

Pentru a atinge aceste obiective, societatea CFR Marfă a implementat un sistem al calităţii

care să satisfacă cerinţele ISO 9001:2000.

În anexa 1 este prezentată Declaraţia Directorului General al CFR Marfă privind calitatea şi

mediu

B) Cunoaşterea politicii privind calitatea de către angajaţi

Politica în domeniul calităţii este cunoscută şi înţeleasă de toţi angajaţii, nu numai ca o

declaraţie, ci şi ca o implicare a ei în toate activităţile societăţii. Politica şi obiectivele generale

privind calitatea sunt comunicate personalului prin:

Ř Afişarea politicii referitoare la calitate ale CFR Marfă în locuri de maxim acces- la toate

locurile de muncă

Ř Politica referitoare la calitate şi obiectivele generale referitoare la calitate sun comunicate

prin responsabilul cu calitatea RQ tuturor şefilor de compartimente/servicii/birouri,

responsabililor de procese

Ř Explicarea şi prezentarea politicii şi obiectivelor generale referitoare la calitate, în cadrul

instruirilor periodice ale personalului

Ř Includerea prezentării şi explicării politicii referitoare la calitate în tematica de instruire a

personalului nou angajat

În Anexa 2 este prezentată tematica de instruire cadru în domeniul calităţii şi mediului care

cuprinde politica CFR Marfă referitoare la calitate şi mediu.

În cadrul discuţiilor periodice cu salariaţii, şefii de compartimente/servicii/birouri evaluează

gradul de înţelegere al politicii referitoare la calitate de către personalul din subordine.

8

Page 9: CFR MARFA -DECLARATION OF POLICY IN THE FIELD OF QUALITY MANAGEMENT

C) Cunoaşterea politicii privind calitatea de către clienţi

Societatea asigură facilitate de informare, cu ajutorul unei declaraţii tipărite semnate de

directorul general tuturor clienţilor şi furnizorilor de sevicii (subcontractanţi) ai CFR Marfă care

influenţează în mod direct calitatea produselor/serviciilor.

LISTA DE VERIFICĂRI PENTRU AUDIT

ISO 9000

4.1 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

4.1.1 POLITICA PRIVIND CALITATEA

CRITERIU PUNCTAJ OBSERVAŢII

Firma are o politică privind calitatea care să :

-specifice obiectivele pentru calitate?.............................................0 1 2 3

-specifice angajamentul pentru calitate?....................................... 0 1 2 3

Este politica privind calitatea:

relevantă pentru obiectivele firmei?............................................ 0 1 2 3

cerinţele/aşteptărilor clienţilor?................................................... 0 1 2 3

documentată ca o parte a manualului calităţii?

făcută publică în firmă?............................................................... 0 1 2 3

cunoscută şi înţeleasă de tot personalul? ?.................................. 0 1 2 3

-o parte a instruirii şi iniţierii noilor angajaţi?.............................. 0 1 2 3

Clienţii dacă solicită, sunt informaţi despre politică

privind calitatea?.......................................................................... 0 1 2 3

PUNCTAJ MAXIM 27 PUNCTAJ TOTAL 27

PROBLEME DEOSEBITE CINE EXECUTĂ CÂND

Nu este cazul

9

Page 10: CFR MARFA -DECLARATION OF POLICY IN THE FIELD OF QUALITY MANAGEMENT

4.1 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI: ORGANIZARE

4.1.2.1 RESPONSABILITATE ŞI AUTORITATE

CERINŢELE SISTEMULUI CALITĂŢII

Societatea CFR Marfă şi-a definit toate persoanele din firma care au responsabilităţi şi/sau

autoritate pentru calitate, mai ales pentru cei care controlează sistemul calităţii, identifică

deficienţele de calitate ale proceselor şi ale sistemului calităţii şi controlează acţiunile corective

şi eficienţa lor

Părţi implicate Responsabilităţi

Echipa de conducere Stabilirea strategiei, politicii şi obiectivelor

generale referitoare la calitate şi realizarea

acestora

Implicare în activitatea de conştientizare a

salariaţilor

Evaluarea gradului de realizare al obiectivelor

referitoare la calitate

Directorul general Analiza şi aprobarea strategiei, politicii şi

obiectivelor generale referitoare la calitate

Responsabilii de procese/şefii de

compartimente/şefii de servicii

Colaborează la stabilirea obiectivelor

referitoare la calitate, corespunzătoare

proceselor din cadrul CFR Marfă

Conştientizarea personalului din subordine,

privind sarcinile şi responsabilităţile pentru

realizarea obiectivelor referitoare la calitate.

Colaborare în analiza efectuată de management

Toţi salariaţii Aplicarea politicii şi realizarea obiectivelor

referitoare la calitate

10

Page 11: CFR MARFA -DECLARATION OF POLICY IN THE FIELD OF QUALITY MANAGEMENT

Directorul CFR Marfă este angajat şi implicat în dezvoltarea, implementarea şi îmbunătăţire

continuă a obiectivelor calităţii prin:

- stabilirea şi comunicarea în cadrul organizaţie a politicii referitoare la calitate şi a

obiectivelor calităţii;

- comunicarea şi asigurarea că sunt cunoscute în cadrul organizaţiei a cerinţelor legale şi a

celor de reglementare precum şi a importanţei satisfacerii cerinţelor clienţilor;

- identificarea modalităţilor de îmbunătăţire a eficienţei şi eficacităţii sistemului în cadrul

analizelor efectuate de management pe care le conduce personal;

- alocarea de resurse necesare funcţionării şi îmbunătăţirii continue a sistemului calităţii

Şefii de compartimente/servicii/birouri/responsabilii de procese propun anual, obiective

cuantificabile referitoare la calitate, în cadrul analizei efectuate de management.

Echipa de conducere analizează lista obiectivelor propuse referitoare la calitate şi o trimite

spre a fi aprobată de Directorul general.

Reprezentantul managementului

Pe baza obiectivelor generale pentru calitate propune şi stabileşte în colaborare cu

responsabilii de procese:

- Alocarea obiectivelor cuantificate, pe compartimente, funcţii şi procese

- Indicatorii de măsurare corespunzători şi frecvenţa raportării acestora

Tabelul obiectivelor defalcate este aprobat de Directorul general şi comunicată prin RQ

(responsabilul cu calitatea), tuturor responsabililor de procese şi şefilor de

compartimente/servicii/birouri din cadrul CFR Marfă.

La CFR Marfă au fost identificate persoanele cu responsabilităţi globale privind calitatea.

Pentru a clarifica responsabilităţile, autoritatea şi relaţiile interpersonale am luat în

considerare scurte descrieri a postului pentru persoanele cheie, subliniind pentru fiecare

funcţie legătura cu calitatea.

11

Page 12: CFR MARFA -DECLARATION OF POLICY IN THE FIELD OF QUALITY MANAGEMENT

Directorii de sucursale au următoarele competenţe şi responsabilităţi:

- Stabilirea obiectivelor calităţii la nivelul direcţiilor din subordine

- Analizarea sistemului de management al calităţii din punct de vedere al eficacităţii şi

identificarea de măsuri de îmbunătăţire

- Aprobarea documentele sistemului de management al calităţii elaborate de către secţiile

subordinate

Reprezentantul Managementului (RMC) are următoarele competenţe şi responsabilităţi:

- Asigurarea că procesele necesare sistemului de management al calităţii sunt stabilite,

implementate şi menţinute

- Raportarea managementului de la cel mai înalt nivel despre funcţionarea sistemului de

management al calităţii şi despre orice necesitate de îmbunătăţire

- Asigurarea interfeţei cu părţi externe în aspecte referitoare la sistemul de management al

calităţii

Şef serviciu managementul calităţii (persoană responsabilă pentru implementarea,

menţinerea şi analiza sistemului calităţii) are următoarele competenţe şi responsabilităţi:

- Face propuneri privind îmbunătăţirea funcţionării sistemului

- Verifică documentele emise de serviciul managementul calităţii şi de serviciile din cadrul

societăţii

- Coordonează activitatea de elaborare şi actualizare/revizuire a documentelor elaborate în

cadrul serviciilor

- Planifică şi participă la efectuarea auditurilor interne

- Instruieşte personalul cu responsabilităţi în implementarea şi funcţionarea sistemului de

management al calităţii

- Participă la analiza sistemului da management al calităţii

În cadrul CFR Marfă reprezentantul managementului pentru calitate este şeful serviciului

managementului calităţii numit prin decizie de directorul CFR Marfă.

12

Page 13: CFR MARFA -DECLARATION OF POLICY IN THE FIELD OF QUALITY MANAGEMENT

Şef serviciu aprovizionare cu materiale şi servicii

- Colaborează în actualizarea întregului sistem de management al calităţii (SMC)

- Defineşte subobiectivele calităţii la nivelul serviciului/biroului, care rezultă din politică şi

obiectivele generale referitoare la calitate ale CFR Marfă

- Transmite datele solicitate de serviciul calităţii pentru analiza efectuată de management

- Analizează cauzele reale sau potenţiale care au generat/pot genera neconformităţi şi dispune

corecţii, acţiuni corective şi/sau preventive, cu sarcini şi termene de realizare

- Conştientizează personalul din subordine privind sarcinile şi responsabilităţile pentru

realizarea obiectivelor referitoare la calitate

- Verifică modul în care se efectuează instruirea personalului din subordine de către

responsabilii calitate din cadrul serviciului/biroului privind aplicarea documentelor

sistemului de management al calităţii

- Elaborează proceduri operaţionale şi alte documente SMC care se referă la activităţi din

cadrul serviciului/biroului, sub îndrumarea Serviciului calitate.

- Asigură implementarea şi verifică modul de respectare a documentelor sistemului de

management al calităţii în cadrul serviciului

- Urmăreşte implementarea acţiunilor corective, preventive rezultate din audituri interne

Şefii de departamente

Răspund direct de:

- Identificarea neconformităţilor, stabilirea acţiunilor corective şi transmiterea informaţiilor

legate de acestea către departamentele/persoanele implicate în investigarea cauzelor sau în

implementarea acţiunilor corective

Propunerea de măsuri pentru îmbunătăţirea calităţii produselor/serviciilor, modificări

necesare în proceduri/instrucţiuni de lucru

- Evidenţa reclamaţiilor de la clienţi cât şi a acţiunilor corective întreprinse pentru stingerea

lor

- Implementarea, verificarea aplicării acţiunilor corective stabilite în urma auditurilor interne,

a analizei de management sau ca răspuns la neconformităţile constatate în urma

inspecţiilor/auditurilor efectuate de organisme de inspecţie/certificare

13

Page 14: CFR MARFA -DECLARATION OF POLICY IN THE FIELD OF QUALITY MANAGEMENT

- Analiza periodică a eficienţei şi eficacităţii acţiunilor corective dispuse anterior în cadrul

departamentului

- Înregistrarea în “Fişa de urmărire a stadiului de realizare a acţiunilor corective/preventive a

neconformităţilor constatate în cadru departamentului, a măsurilor corective dispuse precum

şi a stadiului de implementare a acestor măsuri

LISTA DE VERIFICĂRI PENTRU AUDIT

ISO 9000

4.1 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI: ORGANIZARE

4.1.2.1 RESPONSABILITATE ŞI AUTORITATE

CRITERIU PUNCTAJ OBSERVAŢII

Firma are definite o structură de management care

să precizeze care sunt: :

- managerii cu autoritate pentru calitate?.........................................0 1 2

3

legături interfuncţionale cu privire la calitate?........................... 0 1 2 3

Structură este documentată ca parte

a manualului calităţii?.................................................................. 0 1 2 3

Structura arată cine este responsabil pentru:

- identificarea deficienţilor privind calitatea?................................ 0 1 2

3

- controlul şi păstrarea sistemului calităţii?

- controlul acţiunilor corective?..................................................... 0 1 2

3

- eficacitatea acţiunilor corective care au fost luate?..................... 0 1 2

3

PUNCTAJ MAXIM 27 PUNCTAJ TOTAL 24

PROBLEME DEOSEBITE CINE EXECUTĂ CÂND

Nu este cazul

14

Page 15: CFR MARFA -DECLARATION OF POLICY IN THE FIELD OF QUALITY MANAGEMENT

4.1 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI: ORGANIZARE

4.1.2.1 RESURSE

SC CFR Marfă SA pune la dispoziţie resursele necesare, inclusiv personal instruit,

pentru activităţi de management, de execuţie, de verificare, astfel încât produsele şi serviciile

să fie livrate în concordanţă cu obiectivele pentru calitate.

Verificarea include inspecţia, testarea şi monitorizarea proiectării, producţiei/procesării,

montajului şi service-ului, analiza şi auditul sistemului calităţii pentru a se asigura de

continuă adaptare şi eficacitate a acestuia.

Organizaţia şi-a determinat şi furnizează resursele necesare pentru:

- Implementarea şi menţinerea sistemului de management al calităţii şi îmbunătăţirea continuă a

eficacităţii acestuia

- Creşterea satisfacţiei clientului prin îndeplinirea cerinţelor sale.

A) Resurse umane

Personalul care efectuează activităţi care influenţează calitatea produsului este competent din

punct de vedere al studiilor, al instruirii al abilităţilor şi al experienţelor adecvate.

B) Competenţe, conştientizare şi instruire

Organizaţia a determinat competenţa necesară pentru personalul ce desfăşoară activităţi care

influenţează calitatea produsului

- Furnizează instruirea şi întreprinde şi alte acţiuni pentru a satisface aceste necesităţi

- Evaluează eficacitatea acţiunilor întreprinse

- Se asigură ca personalul este conştient de relevanţă şi importanţa activităţilor sale şi de modul

în carea contribuie la realizarea obiectivelor calităţii

- Menţine înregistrări referitoare la studii, instruire, abilităţi şi experienţa

15

Page 16: CFR MARFA -DECLARATION OF POLICY IN THE FIELD OF QUALITY MANAGEMENT

C) infrastructura

Organizaţia a determinat, pune la dispoziţie şi menţine infrastructura necesară pentru a realiza

conformitatea cu cerinţele produsului Infrastructura include:

- Clădiri, spatii de lucru şi utilităţi asociate

- Echipamente pentru procese

- Servicii suport

D) Mediul de lucru

Organizaţia a determinat şi conduce mediul de lucru necesar pentru a realiza conformitatea cu

cerinţele produsului. Managementul se asigură ca mediul de lucru are o influenţă pozitivă asupra

motivării, satisfacţiei şi performanţelor personalului

În acest scop organizaţia se preocupă de:

- Efectuarea instructajului privind sănătatea şi securitatea în muncă

- Furnizarea echipamentului de protecţie necesar

- Asigurarea unor factori de mediu la parametrii optimi

E) realizarea produsului

Produsele şi serviciile firmei trebuie să fie apreciate conform unor specificaţii referitoare la

calitate. Aceste specificaţii se referă direct la parametrii care definesc caracteristicile calitative

ale produselor şi/sau serviciilor.

F) determinarea cerinţelor referitoare la produs

CFR Marfă se asigură că deţine:

Cerinţele specificate de client (caiete de sarcini, specificaţii tehnice)

- Cerinţele referitoare la activităţile de livrare şi post livrare

- Cerinţele nespecificate de client dar necesare pentru utilizarea specificată

- Cerinţele legale şi de de reglementare referitoare la produs (ordine, instrucţii, metodologii)

- Orice alte cerinţe suplimentare determinate de organizaţie

Verificarea calităţii va include identificarea cerinţelor referitoare la calitate, facilitate şi proceduri

de inspecţie şi testări şi mijloace de supraveghere a tuturor funcţiilor ce au legătură cu

eficacitatea funcţionării sistemului calităţii.

Tate produsele sunt analizate periodic privind aptitudinea lor de utilizare, de aceea testarea

satisfacţiei/insatisfacţiei clienţilor este o problemă importantă.

16

Page 17: CFR MARFA -DECLARATION OF POLICY IN THE FIELD OF QUALITY MANAGEMENT

De asemenea procesele sunt analizate periodic şi verificate dacă ele continuă să fie

corespunzătoare.

LISTA DE VERIFICĂRI PENTRU AUDIT

ISO 9000

4.1 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI: ORGANIZARE

4.1.2.1 RESPONSABILITATE ŞI AUTORITATE

CRITERIU PUNCTAJ OBSERVAŢII

Firma pune la dispoziţie resurse şi personal instruit

pentru:

- identificarea cerinţelor de calitate?................................................0 1 2

3

inspecţia şi testarea produselor?…… ..........................................0 1 2 3

- supravegherea calităţii serviciilor interne pentru:

proiectare, producţie, montaj, service?......................................... 0 1 2 3

- auditarea independenţa a sistemului,

a produselor şi proceselor?...........................................................0 1 2 3

- analiza competenţei sistemului,

produselor şi proceselor?............................................................. 0 1 2 3

- analiza competenţei sistemului, produselor

şi proceselor? ….......................................................................... 0 1 2 3

Existenţa acestor resurse poate fi verificată?

PUNCTAJ MAXIM 18 PUNCTAJ TOTAL 18

PROBLEME DEOSEBITE CINE EXECUTĂ CÂND

Nu este cazul

17

Page 18: CFR MARFA -DECLARATION OF POLICY IN THE FIELD OF QUALITY MANAGEMENT

4.1 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI: ORGANIZARE

4.1.2.2 REPREZENTANTUL MANAGEMENTULUI

Firma are desemnat un membru al conducerii care să aibă definite responsabilitatea şi

autoritatea necesară pentru implementarea şi menţinerea sistemului calităţii, pentru conformitatea

sa permanentă cu cerinţele ISO 9000 şi pentru raportarea funcţionării acestuia către management

în vederea analizei şi îmbunătăţirii continue.

Reprezentantul managementului

- Este liber să-şi asume responsabilităţile sarcinilor fără alte impedimente datorate unor

conflicte cu alte responsabilităţi. Deşi reprezentantul managementului are întreaga

responsabilitate pentru sistemul calităţii, este permis ca anumite sarcini să fie delegate.

Reprezentantul managementului are un înlocuitor cu autoritate şi responsabilitatea

delegate pentru a acţiona în absenţa lui.

LISTA DE VERIFICĂRI PENTRU AUDIT

ISO 9000

4.1 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI: ORGANIZARE

4.1.2.1 RESPONSABILITATE ŞI AUTORITATE

CRITERIU PUNCTAJ OBSERVAŢII

Este nominalizat un manager pentru a reprezenta

firma în toate problemele referitoare la calitate?............................0 1 2 3

El/ea are desemnat un înlocuitor care să acţioneze

în absenţa lui/ ei?......................................................................... 0 1 2 3

Au ei

- autoritatea?.................................................................................. 0 1 2 3

- responsabilitatea?........................................................................ 0 1 2 3

De a se asigura că cerinţele ISO 9000 sunt

implementate şi menţinute?

PUNCTAJ MAXIM 12 PUNCTAJ TOTAL 12

PROBLEME DEOSEBITE CINE EXECUTĂ CÂND

Nu este cazul

18

Page 19: CFR MARFA -DECLARATION OF POLICY IN THE FIELD OF QUALITY MANAGEMENT

4.1 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

4.1.3 ANALIZA EFECTUATĂ DE MANAGEMENT

CERINŢELE SISTEMULUI CALITĂŢII

Managementul trebuie să analizeze sistemul calităţii la intervale de timp definite pentru a se

asigura de adecvarea şi eficacitatea acestuia în satisfacerea cerinţelor ISO 9000, precum şi a

politicii şi obiectivelor firmei privind calitatea. Înregistrările acestor analize trebuie păstrate.

Aceste analize pot fi o parte a întâlnirilor periodice ale managementului, sau de preferat se

pot realiza în şedinţe speciale pentru analiza sistemului calităţii. Frecvenţa întâlnirilor trebuie

stabilite în funcţie de necesităţi; în timpul elaborării sistemului, aceasta poate să fie mai mare

decât ulterior.

Analiza poate să include elemente:

- Rezultatele auditurilor interne

- Reclamaţiile clienţilor

- Deficienţele specifice sistemului calităţii

- Tendinţe ale neconformităţilor, efecte ale acţiunilor corective şi preventive etc.

Directorul CFR Marfă analizează sistemul de management al calităţii din organizaţie p [pentru

a se asigura că este în continuare corespunzător, adecvat şi eficace.

La CFR Marfă analizele efectuate de management pot fi programate sau neprogramate.

Analizele programate au loc anual, iar cele neprogramate au loc la solicitarea Directorului sau

la propunerea reprezentantul managementului calităţii (RMC), aprobată de Director cu ocazia

apariţiei necesităţii acestor analize.

Directorul CFR Marfă stabileşte data efectuării analizei de management. Convocarea

participanţilor făcându-se telefonic sau verbal de către Şeful serviciului MC, (RMC)

La analiza de management care este condusă personal de Director participă Reprezentantul

Managementului, Directorii Executiv, Directorul Economic şi acei responsabili de procese pe

care directorul consideră necesar să îi convoace.

19

Page 20: CFR MARFA -DECLARATION OF POLICY IN THE FIELD OF QUALITY MANAGEMENT

Reprezentantul Managementului redactează un “Raport” care include informaţii referitoare la:

Ř modul de implementare şi eficacitatea acţiunilor corective/preventive stabilite în analiza

anterioară

Ř gradul de realizare a obiectivelor referitoare la calitate, stabilite în analiza anterioară

efectuată de management şi analiza performantelor proceselor şi produselor, pe baza

datelor cuprinse în rapoartele de evaluare a gradului de realizarea performanţelor

proceselor

Ř rapoartele de audit intern şi rapoartele de neconformitate întocmite în urma auditurilor

Reprezentantul managementului colectează rapoartele participanţilor la Analiza de

management referitoare la:

v gradul de realizare a planului de instruire a angajaţilor (Resurse Umane)

v eventuale reclamaţii/sesizări primate de la clienţi

v feedback-ul primit de la clienţi

v nivelul calităţii produselor comparat cu cel mai bun existent pe piaţă

v rezultatele evaluării furnizorilor

v obiectivele referitoare la calitate pentru anul următor şi Politica în domeniul

calităţii cu măsuri, responsabilităţi, termene. Resurse

În urma analizei se încheie un “Proces Verbal” se trec participanţii iar rezultatele analizei

se înscriu într-un “Plan de acţiuni corective/preventive” care va fi difuzat de către Serviciul

managementul Calităţii tuturor factorilor care au responsabilităţi în aplicarea lui şi care conţine

decizii şi acţiuni referitoare la:

· - îmbunătăţirea proceselor şi a eficacităţii sistemului de management al

calităţii

· Îmbunătăţirea produsului în raport cu cerinţele clientului

· Alocarea de resurse.

Urmărirea stadiului de implementare a măsurilor de îmbunătăţire şi raportarea lui revine

Reprezentantului managementului calităţii.

20

Page 21: CFR MARFA -DECLARATION OF POLICY IN THE FIELD OF QUALITY MANAGEMENT

LISTA DE VERIFICĂRI PENTRU AUDIT

ISO 9000

4.1 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

4.1.3 ANALIZA EFECTUATĂ DE MANAGEMENT

CRITERIU PUNCTAJ OBSERVAŢII

Sunt

- adecvate……………………………………….............................0 1 2

3

-şi eficace………………………………………............................0 1 2 3

Procedurile şi politicile analizate la intervale

definite de către conducere?

Analizele şi deciziile luate sunt înregistrate?................................ 0 1 2 3

Rezultatele auditurilor interne sunt analizate

regulat de management la intervale de timp definite

şi în concordanţă cu proceduri documentate?

PUNCTAJ MAXIM 12 PUNCTAJ TOTAL 12

PROBLEME DEOSEBITE CINE EXECUTĂ CÂND

Nu este cazul

În urma calculării punctajului total la întrebările cuprinse în Listele de verificări

Referitoare la Responsabilitatea managementului, s-au întrunit 93 de puncte atribuite acestei

clauze.

21