carte sii mru edelhauser

1

EDELHAUSER EDUARD

Eduard EDELHAUSER

SISTEME INFORMATICE N MANAGEMETUL RESURSELOR UMANE

Editura Universitas Petroani, 2011

SISTEME INFORMATICE N MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE

2

Eduard Edelhauser este confereniar universitar la Catedra de Management a Universitii din Petroani i i desfoara activitatea didactic n domenii n care informatica se impletete cu managementul sau ingineria. Ca i alte lucrri ale autorului i aceast carte se dorete o punte de legtur ntre management i sistemele informatice, prin care se dorete s se impun un concept prin care informatica trebuie perceput ca un instrument aflat la ndemna specialitilor care provin din alte domenii, i aceasta nu reprezint n nici un caz un pericol pentru utilizatori. n cei peste 20 ani de activitate el a coordonat sau participat proiecte de formare profesional n domeniul IT&C. Din anul 2010 este Project Manager ntr-un proiect strategic multiregional al Universitii din Petroani, finanat din fonduri structurale, n valoare de peste 1 milion de euro. Proiectul implic tehnologia informaiei i managementul resurselor umane fiind dedicat reconversiei forei de munc din bazinele miniere ale Vii Jiului i Olteniei, prin utilizarea de soluii informatice.

3

EDELHAUSER EDUARD

PREFAMutaiile profunde care i-au pus amprenta, n ultima perioad, asupra noii configuraii a mediului concurenial al afacerilor, au determinat adevrate schimbri de paradigm n ceea ce privete nelegerea fenomenelor economice i rezolvarea problemelor complexe cu care se confrunt ntreprinderile. Apare n acest context imperativul exercitrii unor procese manageriale riguros fundamentate, grefate pe un bagaj solid de cunotine cu privire la metodele i tehnicile moderne promovate de tiina managementului. n efortul de a rspunde acestor exigene, managerii romni i-au nsuit, ntr-un ritm relativ rapid, deprinderea de a opera cu metodologii manageriale noi, iar aparatul informatic, mpreun cu infrastructura comunicaional specific, se transform treptat, ntr-un instrument indispensabil pentru realizarea unor acte manageriale performante. Se semnaleaz astfel, ca o rezultant a evoluiilor din ultimii douzeci de ani, tranziia fireasc de la conceptul de informatic asistat la nivelul organizrii procesuale a ntreprinderii, la o informatic complex, dedicat exercitrii funciilor manageriale din organizaii, n interdependena lor. n aceste condiii, portretul robot al managerului modern se reconfigureaz la grania dintre dou tiine, profund intercorelate n planul activitilor practice: cea a managementului i cea a informaticii. Realizarea acestei puni de legtur ntre cele dou domenii care erau abordate pn nu demult n mod independent, constituie obiectivul fundamental pe care i-l propune i reuete s-l ating autorul acestei cri. Prin modul original de structurare, dar mai ales prin spectrul larg al aspectelor teoretice i pragmatice abordate, lucrarea reprezint un ghid veritabil pentru studenii, masteranzii i managerii care doresc s acumuleze noi cunotine n ceea ce privete folosirea aparatului informatic n fundamentarea procesului decizional i identificarea unor modaliti de amplificare a performanelor ntreprinderii prin aportul sistemelor informatice. Tocmai pentru facilitarea unor astfel de demersuri cu tent practic evident, autorul completeaz conceptele teoretico-metodologice care formeaz prima parte a crii, cu o colecie bogat de studii de caz privind proiectarea i realizarea unor sisteme informatice, menite a oferi soluii originale pentru o serie de situaii manageriale concrete, ntlnite astzi n toate tipurile de organizaii. Rolul primordial atribuit resurselor umane n contextul proiectrii i implementrii produselor informatice dedicate managementului organizaiilor constituie fundamentul pe care se sprijin ntreaga construcie teoretico-aplicativ a lucrrii. O asemenea abordare este convergent cu tendinele evideniate n ultima perioad n literatura de specialitate privind contribuia decisiv a managementului resurselor umane n planul obinerii i creterii competitivitii organizaionale. Pornind de la aceste considerente, doresc s mprtesc cititorilor convingerea mea c prezenta lucrare mbogete literatura economic din Romnia i constituie n acelai timp, un suport extrem de util pentru derularea corespunztoare a proceselor didactice din mediul universitar.

Prof. univ. dr. MIRCEA BARON


4

Cuvnt-nainte Decizia managerial, capacitatea managerial, experiena mangerial iar n mod global managementul ca resurs a unei organizaii se afl ntr-o relaie direct de dependen cu sistemele informatice integrate de management, cu aplicaile de tip Enterprise Resource Planning (ERP), Business Inteligence (BI) i Knowledge Management (KM), sau la modul global cu tehnologia informaiei. Sistemele informatice joac deci un rol vital n succesul unei organizaii, iar prin acestea se poate asigura infrastructura informaional intern sau extern i interorganizaional pentru necesitile business-ului organizaiei. Grupurile int crora li se adreseaz lucrarea sunt n mod special masteranzii din domeniul economic ai specializrilor de Managent al Resurselor Umane (MRU), Management Strategic al Afacerilor (MSA) i de Sisteme Informatice de Gestiune (SIG) ai Facultii de Stiine. Curricula acestor programe de masterat include discipline care trateaz acest domeniu de grani dintre management i informatic, dei denumirea disciplinelor studiate difer pe alocuri, informaiile transmise masteranzilor ramn la ntreptrunderea acestor domenii cum sunt managementul i informatica (Sisteme informatice n managementul resurselor umane, Sisteme informatice pentru managementul afacerilor sau Sisteme informatice integrate la nivel de companie). Din grupul int nu trebuie ns exclui manageri, ntreprinztori, ingineri i chiar psihologi sau sociologi. Lucrarea se dorete o punte de legtur ntre managementul i sistemele informatice de la nivelul anului 2010. Astfel lucrarea este structurat pe parcursul a apte capitole. Primele cinci capitole abordeaz domeniul sistemelor informatice de tip ERP i BI (capitolele 1 i 4), domeniul sistemelor de gestiune al bazelor de date (capitolul 2); alte dou capitole sunt dedicate prezentrii celor mai importante sisteme informatice dedicate managementului de pe piaa romneasc (capitolele 3 i 5), iar ultimele dou capitole ale lucrrii sunt dedicate n mod special domeniului resurselor umane. Structura lucrrii este gradual abordnd pentru nceput noiuni fundamentale legate de sistemele informaionale, tehnologia informaiei, sistemele informatice i sistemele informatice integrate. Se trece apoi n primul capitol spre aplicaiile specifice managementului afacerii la nivel operaional. Sunt descrise n acest caitol aplicaii de tipul ERP-urilor tranzacionale, CRMurilor (Customer Relationship Management ERP uri specializate pentru domeniul desfacerii clienilor) i SCM-urilor ( Supply Chain Managment - ERP uri specializate pentru domeniul aprovizionrii lantului de furnizori). Un alt capitol, cel de al patru-lea este dedicat sistemelor de suport a deciziei care trebuie s se afle la ndemna oricrui manager fie el din middle sau top managementul unei organizaii, att pentru deciziile strategice dar i pentru cele operaionale. Sunt descrise aplicaii cum ar fi BIuri, tehnolgii de tip Data-warehouse (depozite de date), aplicaiile OLAP (On-Line Analytical Processing), tehnicile de Data Mining i tehnologiile inteligenei artificiale (sistemele expert i agenii inteligenti). Capitolele 3 i 5 sunt dedicate prezentrii celor mai utilizate aplicaii informatice din domeniul managementului informatizat al unei organizaii de pe piaa romneasc. Astfel n capitolul 3 sunt prezentate 11 soluii de tip ERP, soluii dedicate att organizaiilor de mare sau medie dimensiune avnd preuri de cost situate ntre 50,000 i 500,000 de euro (SAP, Oracle, Siveco), dar i IMM-urilor sau micro-ntreprinderilor cu preuri ce rar depesc linita de 10,000 de euro (SeniorERP, Clarvison, CharismaERP, Wizrom, Asis sau WinMentor). Soluiile de tip BI

5

EDELHAUSER EDUARD

sunt descrise n capitolul 5 i sunt de obicei oferite pe piaa romneasc ca i aplicaii de nivel superior celor de tip ERP i n acelai timp bazate pe informaiile structurate n ERP-uri. Sunt prezentate 9 soluii, dar cei mai importani furnizori de aplicaii de tip BI rmn ca i pe piaa ERP-urilor frmele Oracle, Microsoft sau Siveco. Nu sunt uitate nici firmele autohtone Charisma, Wizrom sau Spectrum. Un capitol important al lucrrii este cel n care sunt prezentate bazele de date relaionale, deseori denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD) (capitolul 2). Dei toi beneficiarii acestui curs sunt absolveni ai studiilor de licen, n majoritate liceniai n economie, administrarea afacerilor sau tiine administrative, i au studiat o disciplin din domeniul bazelor de date, am considerat totui necesar ca n acest capitol s fac cteva scurte referiri la tematica bazelor de date relaionale Oracle i Access. Tot n aceeai categorie a scurtelor referiri, am dedicat cel de al aselea capitol prezentrii funciunii de management al resurselor umane i a soluiilor specifice de informatizare ale acestui domeniu. Dei pentru aceast problematic masteranzii au parcurs n marea lor majoritate un curs de mangement n prealabil, am considerat ca fiind util s reiau o serie de elemente specifice MRU. Acest capitol ca i cel de al aptealea n care sunt propuse patru aplicaii informatice specifice domeniului MRU, este dedicat masteranzilor specializrii MRU. Ultimul capitol al lucrrii descrie patru aplicaii proiectate de autor, trei dintre acestea dedicate evidenelor de personal, fiind variante diferite de aplicaii pornind de la cele mai simple (ce pot fi proiectate i realizate chiar i de nespecialiti) trecnd prin variante ce folosec softuri de mare complexitate, i ajungnd pn la variante ce folosesc cele mai moderne tehnologii de proiectare a aplicaiilor. Au fost utilizate n acest sens softurile Microsoft Access, Visual C++, MySql i php. Pentru a informatiza domeiul recrutrii i seleciei am folosit o aplicaie de tip sistem de suport a deciziei scris in Visual C++, realiznd un sistem expert de recrutare pentru meserii specific miniere bazat pe reguli i fapte. Lucrarea reprezint efortul autorului din ultimii 17 de ani, perioad n care acesta a avut preocupri n domeniul analizei i proiectrii de sisteme informatice, efort concretizat n anul 2004 cu o tez de doctorat intitulat Sistem informatic pentru gestiunea resurselor umane ale unui agent economic, dar i prin elaborarea a peste 100 de lucrri tiinifice i 30 de contracte de cercetare, majoritatea acestora fiind axate pe tematica sistemelor informatice integrate de management. O alt direcie spre care mi-am canalizat eforturile a fost aceea a contientizrii att a managerilor ct i a utilizatorilor finali c informatica este un instrument pe care acetia trebuie s l utilizeze. Cu ajutorul informaticii acetia trebuie s obin beneficiile maxime, i de aceea informatica nu reprezint un pericol pentru angajai i cu att mai mult nici pentru organizaie. Astfel managerii sau utilizatorii (finali sau nu) nu trebuie s cunoasc tehnologiile complexe sau conceptele abstracte ori aplicaiile specializate din cmpul sistemelor informatice. Am dorit prin toate demersurile tiinifice i didactice pe care le-am derulat pe parcursul ultimilor ani s evideniez cteva elemente eseniale legate de sistemele informatice integrate, vzute ca instrumente aflate la ndemna managerilor. Iar dac informatica poate fi considerat o metod de management preocuprile ultiilor 6 ani le-am dedicat elaborri unei noi teze de doctorat ce se va intitula Tendine ale utilizrii metodelor avansate n managementul organizaiilor romneti i pe care intenionez s o susin n anul ce urmeaz.

Conf. univ. dr. ing. ec. Eduard Edelhauser


6

CuprinsIntroducere Capitolul 1 Sistemele informatice integrate pentru managementul afacerilor. Instrumente software pentru managementul afacerilor de tipul Enterprise Resources Planning 1.1. Sistemele informatice 1.2. Sisteme informatice integrate 1.3. Enterprise Resource Planning. Definiii i structuri ale sistemele informatice integrate 1.3.1. Procesele funcionale ale unei organizaii,susceptibile a fi gestionate de un ERP.Componentele generice ale unui ERP 1.3.2. Ce nseamn de fapt un ERP? 1.3.3. Cum lucreaz un ERP? 1.3.4. Tendine ale sistemelor informatice integrate Capitolul 2 Bazele de date relaionale 2.1. Generaliti 2.2. Arhitecturi ale aplicaiilor de tip BD. Arhitecturi client/server dezvoltate pentru prelucrarea tranzaciilor. Baze de date ca suport pentru ERP-uri. Tehnologi ale aplicaiilor de tip ERP ce coexist n organizaiile anului 2009. 2.3. Baze de date Oracle 2.3.1. Ce este Oracle? 2.3.2. Produsele Oracle 2.3.3. SQL*PLUS (numit n versiunile moderne Oracle, iSQLplus) 2.4. Bazele de date Access 2.4.1. Noiuni generale Access (aplicabile Access 97 - Access 2003) 2.4.2. Tabele Access 2.4.3. Ordonare. Filtrare. Interogare prin exemple (QBE). Limbajul Structurat al Interogrii (SQL) 2.4.4. Formularele Access 2.4.5. Rapoartele Access Capitolul 3 Piaa ERP-urilor 3.1. Stadiul actual al pieei naionale i mondiale a aplicaiilor de tip ERP 3.1.1. Piaa mondial a furnizorilor de platforme de tip baze de date 3.2. SAP, liderul mondial n furnizarea de soluii software pentru afaceri 3.3. Compania Oracle, al doilea mare productor mondial de software pentru mediul de afaceri 3.4. Microsoft Dynamics NAV, soluia ERP a Microsoft Pag. 1 5

6 9 10 13 17 18 19 20 20 24

30 31 32 33 36 36 39 42 47 51 54 55 55 58 60 62

7

EDELHAUSER EDUARD

3.5. Aplicatia SIVECO 2011, o soluie complet de Enterprise Application System dezvoltat integral n Romnia 3.6. Clarvision, un sistem integrat de tip ERP, implementat de EBS Romnia 3.7. ASiSplus 3.8. WinMENTOR 3.9. Charisma ERP 2011i Charisma HCM produse TotalSoft 3.10. Wizrom Software soluii software complete prin WizPro i WizCount 3.11. SeniorERP 3.12. Piaa romneasc de soft de ntreprindere n 2009 Capitolul 4 Sistemele suport pentru decizii i Inteligena Economic

63 68 69 71 72 74 76 77 79

4.1. Sistemele de Suport al Deciziilor 4.1.1. Sisteme suport de decizie orientate pe date 4.1.2. Sisteme suport de decizie ce utilizeaz depozite de date (Data Warehouse) 4.2. Inteligenta economic i decizia asistat 4.2.1. Premise ale dezvoltrii inteligenei economice n organizaii 4.2.2. Sisteme informatice pentru inteligena afacerilor 4.2.3. Instrumente Business Intelligence 4.3. Tabloul de bord (dashboard-ul), i ScoreCard-ul produse informatice de suport decizional pentru managerii unei organizaii Capitolul 5 Stadiul actual al pieei naionale i mondiale a aplicaiilor de tip BI 5.1. Microsoft Business Intelligence, aplicaia de BI a Microsoft integrat n SQL Server 5.2. Oracle Business Intelligence (O.B.I.) 5.2.1. Oracle Business Intelligence prin Spectrum Software Solutions 5.3. SIVECO Business Analyzer, o soluie la cheie pentru manageri inteligeni 5.4. Charisma Analyzer, instrument de analiz tactic i strategic 5.5. Panorama BI. O soluie complet de Business Intelligence 5.6. SIVECO Balanced ScoreCard, o soluie care monitorizeaz performanele 5.7. Soluia Oracle Scorecard 5.8. Microsoft Maestro- Business Performance Management Scorecard 5.9. Piaa BI n Romnia Capitolul 6 Problematica managementului resurselor umane i identificarea soluiilor de informatizare 6.1. Evidena personalului. Dosarele de personal i statisticile 6.2. Analiza organizaional 6.2.1. Structuri organizatorice de baz 6.2.2. Structuri de personal n organizaii cu referire asupra structurilor din industria minier. Structuri de personal aferente personalului muncitor direct sau indirect productiv pornind de la volumul produciei fizice. Formaii de lucru. Meserii i funcii specifice.

79 81 82 87 90 91 94 95

100

101 103 105 107 110 111 112 112 113 113 116

118 120 120 121


8

6.2.3. Structuri de personal aferente personalului muncitor de deservire general i structuri de personal TESADP, bazate pe structuri organizatorice sau normative de personal 6.3. Analiza postului. Analiza i descrierea postului de munc 6.4. Recrutarea i selecia asistat 6.5. Pregtirea i perfecionarea profesional 6.6. Planificarea resurselor umane Capitolul 7 Proiectarea i realizarea unor sisteme informatice alternative pentru managementul resurselor umane al unei firme 7.1. Proiectarea de ansamblu a arhitecturii hardware i software pentru implementarea modulului de Management al Resurselor Umane a ERP-ului global 7.1.1. Evaluarea financiar printr-un studiu de fezabilitate a informatizrii unei firme 7.1.2. Proiectarea structurii i a componentei funcionale a unui ERP pentru o firm (arhitectutra fizic i arhitectura software) 7.1.2.1. Structura funcional a sistemului ERP 7.1.2.2. Proiectarea arhitecturii fizice a unei reele locale 7.1.2.3. Proiectarea arhitecturii sistemului software 7.1.3. Proiectarea modulului de resurse umane al ERP - ului pentru o firm 7.2. Proiectarea Sistemelor de Procesare a Tranzaciilor i a unor Sisteme de Informare a Managerilor. Proiectarea subsistemului de Eviden a Personalului i a subsistemului Analiza Posturilor 7.2.1. Proiectarea i realizarea unui sistem informatic n versiune clasic de programare a bazelor de date relaionale pentru subsistemul EP 7.2.1.1. Modelul bazei de date relaionale. Baze de date relaionale Access 7.2.1.2. Procesul proiectrii bazelor de date relaionale. Proiectarea propriu -zis a celor patru tabele coninnd informaii referitoare la angajaii unei firme 7.2.1.3. Structurarea personalului n vederea proiectrii dicionarelor 7.2.1.3.1. Structuri de personal realizate dup rolul acestuia n procesul de producie 7.2.1.3.2. Structuri de personal axate pe domeniul de activitate sau natura activitii 7.2.1.3.3. Structuri de personal bazate pe profesii , pregtire colar, grade i forme de calificare, meserii i specializri pentru diverse grade de calificare 7.2.2. Proiectarea i realizarea unui sistem informatic utiliznd o aplicaie independent fa de sistemul de gestiune al bazelor de date pentru subsistemul de EP i AO 7.2.2.1 Generaliti legate de utilizarea bazelor de date (relaionale i obiectuale). Utilizarea bazelor de date relaionale 7.2.2.2. Utilizarea conectivitii deschise a bazelor de date (ODBC) i precizarea etapelor de realizare a conexiunii 7.2.2.3. Generarea unei aplicaii C++ cu suport pentru bazele de date utiliznd controale RDO

122

123 125 126 129 132

133

133 134 134 135 137 139 141

141 141 142 145 145 146 148

150

150 151 153

9

EDELHAUSER EDUARD

7.2.2.4. Proiectarea interfeelor i a dialogurilor utiliznd limbajul Visual C i controalele Active X pentru lucrul cu bazele de date 7.2.2.5. Proiectarea rapoartelor n Crystal Report 7.2.3. Proiectarea i realizarea unui sistem informatic n tehnologie client server, pentru accesul bazelor de date la distan i avnd un grad mare de generalitate fa de platforma hard sau soft utiliznd triada PHP pentru subsistemul EP i AP 7.2.3.1. Proiectarea unui sistem informatic n tehnologia WWW 7.2.3.2. Proiectarea structurii de baz a aplicaiei in tehnologie WWW 7.2.3.2.1. Proiectarea bazei de date Personal 7.2.3.2.2. Elaborarea codului surs n php 7.3. Proiectarea Sistemelor de Suport a Deciziei. Proiectarea subsistemului de recrutare a personalului utiliznd un sistem expert pentru meseriile specifice industriei extractive 7.3.1. Definirea sistemelor de suport a deciziei 7.3.1.1. Arhitecturi de sisteme de suport a deciziei. Componentele unui sistem de suport a deciziei 7.3.1.2. Organizarea unui sistem suport decizional 7.3.2. Definirea sistemelor expert 7.3.2.1. Arhitecturi de sisteme expert. Componentele unui sistem expert 7.3.2.2. Reprezentarea cunoaterii n sistemele expert 7.3.2.3. Strategii de control n mecanismele infereniale. Strategia de control nainte 7.3.3. Analiza subsistemului de recrutarea a personalului 7.3.4. Proiectarea aplicaiei 7.3.4.1. Proiectarea bazei de cunotine 6.4.4.2. Proiectarea mecanismului de inferen 7.4. Concluzii Anexa 1 Descrierea pe larg a Aplicaiei Numrul 1MRU Access Intrrile sistemului Formulare Access Prelucrrile sistemului Interogarile Access Ieirile sistemului Rapoartele Access Anexa 2 Descrierea pe larg a Aplicaiei Numrul 2Personal C++ Proiectarea interfeelor - codul surs Visual C++ Proiectarea rapoartelor utiliznd pachetul de programe Crystal Report Anexa 3 Descrierea pe larg a Aplicaiei Numrul 3 Personal PHP Structura tabelelor ce compun baza de date personal Structura programelor php Rapoarte ale aplicaiei Referine Bibliografice

156 159 159

159 164 164 165 169

170 171 172 172 172 174 178 179 183 183 186 192 195 195 200 202 205 205 215 223 223 224 230 231


10

IntroducereSistemele Informatice Integrate de Management, Sistemele Informatice de Gestiune Sistemele informaionale i sistemele informatice ale organizaiilor economice Succesul i competitivitatea unei organizaii este, n mare msur, determinat de calitatea managementului, n special a subsistemelor organizatorice, decizionale, informaionale i, nu n ultimul rnd, a celui metodico-metodologic. Subsistemul metodico-metodologic presupune implementarea unor metode, instrumente i tehnici performante, care servesc la diagnoza activitii organizaiei i elaborarea unei strategii de dezvoltare adecvate. Ne aflm n mijlocul unei crize economico-financiare, iar Romnia, imi permit s afirm, este afectat mai mult prin managementul defectuos al unor lideri dect prin nsi criza n sine. Astfel ntr-o ar n care ne ntrebm dac avem mai muli pensionari dect angajai sau dac salariile bugetarilor le depesc pe cele ale angajailor din sectorul privat sau productiv i al serviciilor, trebuie n mod cert s schimbm lucruri eseniale. Una din cile pe care le ntrevd ar fi utilizarea unor metode avansate de management n organizaiile romneti. Pe plan mondial, organizaiile performante se deosebesc de celelalte organizaii prin faptul c folosesc metode i tehnici moderne, care le permit s obin performane remarcabile. Este evident c performana i succesul unei organizaii are ca element esenial metoda de management ce o guverneaz. n mod cert Romnia nu ii poate gsi un loc onorabil n Uniunea European doar prin recuperarea decalajelor pe care n acest moment le deine. Pentru a ncerca acest lucru este n mod sigur c va trebui s ncercm s utilizm un altceva ca instrument de lucru la ndemna managerilor notri. O soluie pare s sosesc dintr-un domeniu aflat n mare expansiune n majoritatea organizaiilor, i anume metodele avansate de management ce utilizeaz tehnologia informaiei i a comunicrii. n implementarea acestor metode avansate de management care au la baz tehnologia informaiei i a comunicrii (TIC), trebuie identificate cteva niveluri de formare profesional i anume: Instruirea specialitilor TIC n administrarea bazelor de date i n utilizarea standard a calculatoarelor (hard, sisteme de operare, office) Instruirea utilizatorilor finali pentru platforma ERP implementat Instruirea specialitilor din zona economic n domeniul aplicaiilor de analiz sofisticat cum ar fi tablouri de bord (Balanced ScoreCard BSC), sisteme de suport a deciziei (Decision Support System DSS), sau inteligen economic (Business Intelligence BI) Instruirea managerilor, n special a celor din zona economic n domeniul analizelor multidimensionale OLAP, a simulrilor, scenariilor i a prognozelor Aceste metode avansate pe care le propun implic ntreaga organizaie, element ce trebuie luat n calcul, n mod sigur, i de firmele romneti, fie c acestea sunt instituii publice, dar cu att mai mult n cazul instituiilor private. Relaia dintre sistemele informatice i organizaie Sistemele informatice joac un rol vital n succesul unei organizaii. Astfel, prin acestea se poate asigura infrastructura informaional intern (prin intraneturi) sau extern, interorganizaional (prin extraneturi) pentru necesitile business-ului n: Asigurarea eficienei operaionale; Asigurarea unui management eficient; Asigurarea unui avantaj competiional.

11

EDELHAUSER EDUARD

Succesul unui sistem informatic nu trebuie msurat numai prin eficiena sa (n minimizarea costurilor, timp sau utilizarea resurselor de informaie) ci i prin suportul pe care l asigur n: Elaborarea strategiilor de afaceri; Desfurarea proceselor comerciale; mbuntirea structurii organizaionale i a culturii organizaiei; Creterea cifrei de afaceri i valorii firmei ntr-un mediu dinamic, concurenial. Dac privim din punct de vedere individual - managerial sistemul informatic, acesta reprezint: un mijloc important pentru asigurarea funcionalitii business-ului; un factor esenial ce influeneaz eficiena operaional, productivitatea angajailor i a relaiei cu clienii; o sum de baz de informaii care asigur luarea de decizii corecte; un mijloc de a dezvolta noi produse (servicii) ce asigur un avantaj competitiv; una din cele mai importante resurse ale organizaiei i de analiz a costului business-ului. Implicaii ale tehnologiei informaiei asupra mediului de afaceri. Tehnologia informaiei o provocare managerial n perioada contemporan se remarc existena necesitii utilizrii de manageri a sistemelor informatice i a tehnologiei informaiei. Tehnologia informaiei ofer posibilitatea managerilor de a gestiona mai bine interdependena organizaional ntr-un cadru global. Tehnologia informaiei cu componentele sale: telecomunicaiile, reelele, computerele i resursele informaionale sunt disponibile pentru manageri acum mai mult dect oricnd. Tehnologia informaiei devine n condiiile actuale i o provocare managerial. Gestionarea resurselor de sisteme informatice ale unui business nu mai este apanajul unui specialist, ci mai degrab o responsabilitate major a managerului. Tehnologia informaiei presupune i eficien din punct de vedere economic. n prezent putem vorbi de faptul c tehnologia informaiei este utilizat mai mult pentru a gestiona procesele comerciale dect pentru fundamentarea deciziilor. Acest aspect este dealtfel relevat i de utilizarea conceptelor de ERP n detrimentul celor de BI sau BSC. Eficiena tehnologia informaiei se refer i la timpul de rspuns la ntrebri, la incompatibilitatea sistemelor, la neintegrarea aplicaiilor etc. Astzi, mai mult ca niciodat, desfurarea oricrei activiti economice nu se poate imagina fr utilizarea unui puternic suport informaional care s asigure avantajul concurenial n raport cu ceilali competitori de pe pia. A dobndi cunoatere prin informaia obinut este rolul tehnologiei informaiei i a comunicrii (TIC). TIC nseamn hardware, software, comunicaii, reele, baze de date, automatizarea lucrrilor de birou precum i toate celelalte echipamente i componente software necesare prelucrrii informaiei. TIC ofer astzi nu doar suportul informaional necesar desfurrii afacerii n condiii de eficien, ci i soluii pentru regndirea modului de a-i organiza afacerea cu scopul meninerii competitivitii. Reingineria afacerilor (Reengineering) nseamn regndirea fundamental i reproiectarea radical a proceselor afacerii pentru obinerea de mbuntiri substaniale privind costurile, calitatea, viteza de reacie a decidenilor. Aceast regndire a modului de a face afaceri este influenat i gsete totodat rspunsuri n noile soluii TIC. Modul de desfurare a afacerii n cadrul oricrei firme se schimb ca urmare a aciunii conjugate a urmtorilor factori (lista acestora rmne deschis): Globalizare Competiie de nivel nalt Informaia devenit resurs cheie


12

Spaiul virtual de munc i chiar derularea activitii n condiiile companiei virtuale Comer electronic Existena n cadrul firmei a personalului specializat n procesarea datelor i analiz (knowledge worker) Un nou tip de relaie cu banca prin care se obin servicii i produse noi ca urmare a promovrii noilor soluii TIC etc. Impactul TIC asupra firmei nu se resimte doar din mediul exterior ci i din interiorul firmei. Orice organizaie economic presupune existena a cinci elemente (componente) interdependente: Structura organizatoric Managementul i procesele afacerii Tehnologia informaiei Strategia organizaiei Angajaii i cultura organizaiei. Aceste componente trebuie s se gseasc ntr-o stare de echilibru i aceast stare se va menine att timp ct nu se produc schimbri semnificative n mediul extern sau n oricare dintre componente. Componenta TIC cunoate o dinamic deosebit. Acest lucru determin mutaii calitative asupra celorlalte componente. Dinamica componentei TIC se resimte i la nivelul strategiei organizaiei oferind mijloace i instrumente specifice analizei i fundamentrii strategiei. Conceptul de grup de lucru virtual (virtual work group): promovarea noilor soluii TI, internetul, permit participarea n cadrul grupului de lucru a unor persoane plasate geografic n locaii diferite sau participnd cu soluii n cadrul proiectului n momente de timp diferite. Groupware sau collaboration software reprezint software-ul specializat pentru desfurarea activitii n cadrul unui grup de lucru virtual. Groupware utilizeaz facilitile de comunicaie oferite de intranetul organizaiei crendu-se astfel posibilitatea lucrului n paralel i interactivitatea ntre membrii grupului. Societatea cunoaterii este caracterizata de o explozie informaional ceea ce impune managerului s adune informaii n scopul reducerii gradului de incertitudine n adoptarea unei decizii, iar aceste informaii sunt folositoare numai dac sunt corecte. Organizaiile produc zilnic un volum mare de informaii iar ntrebarea care se pune este: Cum poate un manager s aib acces efectiv la toate acestea? i odat ce are acces, cum le folosete? Rspunsul la aceste ntrebri st n utilizarea sistemelor informaionale de management i a sistemelor de suport a deciziei. Cu ajutorul acestor sisteme managerii pot organiza, analiza i stoca cantiti uriae de informaii i le pot accesa atunci cnd este nevoie. (Olaru, 2009) Prin planificarea i adoptarea deciziei, managerii influeneaz semnificativ orientarea i succesul organizaiei. Managerii de succes i organizaiile de succes depind de informaii oportune i de ncredere atunci cnd realizeaz planuri i adopt decizii. Sistemele informatice ntr-o form mai larg, cuprinztoare constituie un cmp esenial de studiu n administrarea afacerilor i managementului, domenii considerate majore n zona economic. Astfel, sistemele informatice trebuie s rspund la problemele legate de administrarea hardware-ului, software-ului, a datelor, precum i a reelelor informatice, ntr-un mod strategic pentru succesul n afaceri. (Onete, 2009) Importana sistemelor informatice rezid n principal n nelegerea efectiv i responsabil de ctre toi managerii sau persoanele dintr-o organizaie a necesitii adaptrii la societatea informaional global. Sistemele informatice devin astzi tot mai mult o component vital a succesului n afaceri pentru o organizaie sau un ntreprinztor.

13

EDELHAUSER EDUARD

Managerii sau utilizatorii nu trebuie s cunoasc tehnologiile complexe sau conceptele abstracte ori aplicaiile specializate din cmpul sistemelor informatice, ci s aib definit cadrul conceptual n cel puin cinci zone, i anume: Conceptele fundamentale ale sistemului informatic; Tehnologia sistemelor informatice; Aplicaiile sistemelor informatice; Dezvoltarea de sisteme informatice; Managementul sistemelor informatice. (Onete, 2009) Succesul unui sistem informatic nu trebuie msurat numai prin eficiena sa (n minimizarea costurilor, timp sau utilizarea resurselor de informaie) ci i prin suportul pe care l asigur n: Elaborarea strategiilor de afaceri; Desfurarea proceselor comerciale; mbuntirea structurii organizaionale i a culturii organizaiei; Creterea cifrei de afaceri i valorii firmei ntr-un mediu dinamic, concurenial. Sistemele informatice integrate numite i aplicaii integrate de ntreprindere sau sisteme informatice pentru managementul organizaiilor, implic n cadrul unei organizaii, n cazul implementrii cteva procese standard: Stabilirea arhitecturi sistemului informatic integrat. Stabilirea arhitecturi bazei de date specifice sistemului informatic integrat. Modularizarea i parametrizarea sistemului informatic integrat. Analiza proceselor de business ale organizaiei. Administrarea bazei de date i a drepturilor de acces. Securitatea accesului i a tranzaciilor. Metode de replicare a bazei de date i metode de backup. Ciclul de via i evaluarea performanelor sistemului informatic integrat.(Scora, 2009) Ulterior n ciclul de via al sistemelor informatice, implementarea unui sistem de tip ERP este o provocare datorit: Complexitii demersului n sine deoarece organizaia integreaz sistemul ERP pe fondul unor resurse hardware existente, iniiaz schimbri majore la toate nivelurile organizaionale i de asemenea datorit faptului c apare necesitatea adaptrii proceselor economice i maparea acestora conform funcionalitilor oferite de sistemul implementat. Costurilor care includ investiiile realizate n software, hardware, consultan, aferente personalului i care cuantific 2-3% din veniturile organizaiei. Investiia masiv care se realizeaz n momentul implementrii unui sistem ERP trebuie justificat prin obinerea de beneficii economice i strategice. Aceste beneficii sunt dificil de cuantificat mai ales n condiiile n care organizaia beneficiaz de toate avantajele sistemului ERP dup o perioad destul de lung de timp (civa ani). Timpului necesar finalizrii proiectului de implementare considernd c n contextul dinamicii mediului de afaceri organizaia nu poate investi foarte mult timp n astfel de proiecte deoarece sunt foarte riscante din perspectiva implicrii personalului, a productivitii i a performanei n general. Instruirii deoarece afecteaz toate fazele specifice proiectului de implementare i presupune cunoaterea preferinelor, potenialului i nevoilor de instruire a fiecrui grup de utilizatori i totodat datorit faptului c instruirea nseamn i nsuirea de ctre acetia a unor procese de afaceri noi. Instruirea presupune un efort continuu att pe parcursul ntregului proiect de implementare ct i dup finalizarea acestuia.


14

Capitolul 1 Sistemele informatice integrate pentru managementul afacerilor Instrumente software pentru managementul afacerilor Enterprise Resources Planning.Managementul performant ne duce cu gndul la organizare, decizie i informaie, iar informaia se identific n zilele noastre cu tehnologia informaiei i a comunicrii. n economie i n mod deosebit n management tehnologiile TIC sunt extrem de diversificate i pornesc de la structurile suport de tip hardware i al softului de baz i al softului consacrat al bazelor de date relaionale i ajung pn la structuri extrem de sofisticate cum ar fi bazele de date multidimensionale, depozitele de date sau centrele de date. O arhitectur pe care o consider poate cea mai potrivit pentru structura de aplicaii pentru managementul unei afaceri este propus de doamna Doina Fotache (profesor la catedra de Informatic Economic a Universiii Alexandru Ioan Cuza din Iai).

Fig.1.1. Arhitectura extins a structurii de aplicaii informatice dedicate managementului unei afaceri La primul nivel gsim n aceast arhitectur hardware si soft de baz, la cel de al doilea nivel gsim aplicaiile de gestiune informatizat axate pe funciuni ale ntreprinderii (producie, comercial sau aprovizionare-desfacere, financiar-contabil, resurse umane i cercetare dezvoltare). Dintre aceste aplicaii de nivel 2 se desprind i evolueaz aplicaii avansate orientate tot pe funciuni ale ntreprinderii, dar plasate n noul context de dezvoltare al organizaiilor moderne, facem aici referire la conceptele de management al relaiilor cu clienii, cel de management al lanului de distribuie (nivele superioare ale ERP-urilor dedicate aprovizonrii i desfacerii). Tot la acest nivel regsim i noile ERP-uri influenate n mod decesiv de tehnologiile web. Urmeaz n acest piramid aplicaiile aa numite trans funcionale pentru c ele se bazeaz pe nivelele anterior prezentate, pe un istoric al tranzaciilor i nu n ultimul rnd pe cele mai noi tehnici de interogare i raportare. Aplicaiilor de la nivelul 4 i 5 le va fi dedicat un capitol special al acestei cri. Acest prim capitol este axat pe descrierea nivelului 2 al structurii de aplicaii informatice

15

EDELHAUSER EDUARD

dedicate managementului unei afaceri, mai precis a sistemelor informatice integrate sau a sistemelor de tip ERP. Prezentarea bazelor de date relaionale se va face n capitolul 2. 1.4. Sistemele informatice

Pentru a defini structura general a unui sistem informatic este necesar s plecm de la funcia acestuia de a prelucra datele disponibile n vederea obinerii informaiilor necesare lurii deciziilor n procesul conducerii. Cele trei componente majore care formeaz sistemul informatic sunt: Intrrile Prelucrrile Ieirile n figura urmtoare structura sistemului informatic este particularizat pentru un soft din clasa sistemelor de gestiune (Access), aceast structur urmnd s fie exemplificat i realizat n mod practic n ultimul capitol al acestei cri.

Fig. 1.2. Structura general a unui sistem informatic Intrrile reprezint ansamblul datelor ncrcate, stocate i prelucrate n cadrul sistemului n vederea obinerii informaiilor. Intrrile se clasific n dou grupe i anume: Tranzaciile externe care redau dinamica operaiilor i proceselor economice i financiare din cadrul firmei. Provin din mediul exterior sistemului informatic. Sunt tranzacii externe: datele referitoare la aprovizionrile cu materii prime, datele reflectnd operaiile de ncasri i pli etc. Tranzaciile interne sunt reprezentate de: Date consemnate n documente primare, la locul producerii operaiilor pe care le evideniaz, n cadrul firmei (de exemplu: un bon de consum, o factur emis unui client etc.); Date care provin din mediul economic-financiar-bancar, consemnate n documente sau nscrise n norme i/sau prevederi legale (facturi primite de la furnizori, ordin de plat onorat de client, cota legal de TVA, cotele de impozit pe profit etc); Date provenind de la alte sisteme informatice operaionale n cadrul aceleiai firme. Date provenind de la alte sisteme informatice exterioare firmei. Datele consemnate n documente vor fi introduse n sistemul informatic n urmtoarele moduri: - Executarea unor proceduri specializate ale sistemului informatic permind ncrcarea datelor tastate de operator pe baza unor machete de culegere a datelor generate pe monitorul calculatorului i validarea datelor;


16

- Scanarea documentelor, tehnologie modern pe principii optice, permind preluarea unui volum foarte mare de date ntr-un interval scurt de timp. Intrrile pot fi realizate n mod direct, utilizndu-se mijloace moderne ale TI cum ar fi: Transferul de date prin reeaua local din cadrul firmei, o reea Novell de exemplu sau reeaua intranet reuindu-se astfel ca ieirile unui subsistem informatic al firmei s devin intrri pentru un alt subsistem; Transfer de date la distan: o Prin Internet, inclusiv utilizarea tehnologiei EDI Electronic Data Interchange; o Prin reele private - MICR (Magnetic ink character recognition) documentele sunt completate folosind caractere stilizate nscrise cu cerneal magnetic citirea documentelor fcndu-se prin intermediul unor echipamente specializate : - Carduri cu band magnetic - Smart card-uri - Coduri de bare - Recunoatere vocal - Camere digitale - Ecrane tactile. 2. Tranzaciile interne sunt urmarea unor prelucrri automate desfurate n cadrul sistemului informatic conducnd la modificri structurale n cadrul coleciilor de date. Exemple: valoarea total a produselor livrate, valoarea total a ncasrilor etc. Prelucrrile, cel de al doilea element definitoriu al sistemului informatic, reprezint un ansamblu omogen de proceduri automate realiznd: Crearea iniial i actualizarea bazei de date Exploatarea bazei de date Reorganizarea bazei de date Salvarea/restaurarea bazei de date. Ieirile sistemului informatic sunt reprezentate de rezultatele prelucrrilor desfurate. Aceste ieiri, n funcie de natura prelucrrilor care le-au generat, sunt de dou categorii: Ieiri obinute n urma unor operaii de transfer al datelor, care nu i-au modificat valoarea fa de momentul introducerii lor n sistem. De exemplu: numrul i data unei facturi, denumirea unui produs, cantitatea facturat etc. Ieiri obinute n urma unor operaii de calcul pe baza unor algoritmi prestabilii (valoarea produsului facturat, total factur, valoarea vnzrilor pe lunaetc). Ieirile sistemului informatic pot fi clasificate n funcie de coninutul i forma lor de prezentare n: Indicatori sintetici regsii n tablourile de bord oferite managerilor ce pot fi consultate on-line; Rapoarte (situaii) care grupeaz diveri indicatori sintetici sau analitici sub form tabelar. Exemplu: Statul de plat, Situaia stocurilor de produse finite la data , Balana sintetic etc. a) Dup gradul de agregare a datelor rapoartele se clasific astfel: -Rapoarte sintetice, cuprinznd indicatori cu grad mare de sintetizare, destinate analizei activitii i fundamentrii deciziilor. Exemple: Situaia evoluiei vnzrilor pe produse i trimestre, Balana sintetic, Bilanul contabil etc. -Rapoarte analitice coninnd informaii detaliate privind desfurarea unei activiti pe un anumit segment de timp (exemplu: Situaia consumului de materiale pe luna, Situaia intrrilor de materiale pe gestiuni etc). Sunt destinate utilizrii n cadrul compartimentelor funcionale. b) Dup criteriul naturii informaiilor prezentate rapoartele se pot clasifica n:

17

EDELHAUSER EDUARD

- Rapoarte coninnd date de stare reflectnd valoarea patrimoniului la un moment dat, volumul activitii la o anumit dat. Cel mai elocvent exemplu este bilanul contabil care reflect ofotografiere a situaiei patrimoniale la sfritul perioadei de gestiune. - Rapoarte statistice cuprinznd informaii avnd caracter statistic necesare raportrilor ierarhice (ministere, bnci etc), Comisiei Naionale de Statistic, BNR, centralei bncii n cazul sucursalelor sau fundamentrii unor decizii viznd perioade viitoare de timp. - Rapoarte previzionale care permit pe baza informaiilor privitoare la perioade anterioare de gestiune s se anticipeze evoluia unor procese i fenomene economice i/sau financiare. Aceste rapoarte sunt necesare att n fundamentarea deciziilor tactice ct i a celor strategice. c) Dup destinaie, coninut i modul de structurare rapoartele se pot clasifica astfel: - Rapoarte de uz intern al cror coninut este determinat de cerinele proprii de informare icontrol; - Rapoarte de uz general al cror coninut este prestabilit (exemplu: bilan contabil, balan de verificare etc) multe dintre acestea fiind destinate i mediului exterior firmei (bncilor n procesul de creditare, organelor fiscale etc). d) Dup frecvena de generare: - Rapoarte zilnice - Rapoarte lunare - Rapoarte trimestriale - Rapoarte anuale n cadrul acestor rapoarte gradul de agregare/sintetizare a informaiei coninute este cu att mai mare cu ct intervalul de timp la care se refer este mai larg. Rapoartele pot fi generate pe imprimant, pe monitorul calculatorului, pe suport magnetic sau optic pentru a fi transmise off-line beneficiarului sau transmise la distan on-line (sub form de fiiere) prin intermediul reelelor. Grafice care permit reprezentarea ntr-o form sugestiv (bi sau tridimensional) a dinamicii indicatorilor sintetici i analitici precum i a structurii indicatorilor. Graficele pot fi de mai multe tipuri: liniare, histograme, bursiere, de structur (pie), mixte etc. Foi de calcul electronice generate cu ajutorul procesoarelor de tip EXCEL, LOTUS 12-3 ale cror date pot face obiectul exporturilor/importurilor ctre sistemele de gestiune a bazelor de date n vederea obinerii altor prelucrri. Ieiri destinate altor sisteme reprezentate de fiiere transmise on-line sau off-line n vederea continurii prelucrrilor n cadrul altor subsisteme informatice. Principalele activiti dintr-un sistem informatic sunt cele de prelucrare a informaiilor. Acestea includ: a - Introducerea datelor; b - Procesarea datelor pentru obinerea de informaii; c - Ieirea produselor informaionale; d - Stocarea produselor infomaionale; e - Controlul performanelor sistemului. a. Introducerea datelor datele despre tranzaciile comerciale sau despre alte evenimente trebuie s fie adunate i pregtite pentru prelucrare. Introducerea se refer la editarea de nregistrri. Odat introduse, datele pot fi transferate pe un suport (magnetic/optic) pn la prelucrare.


18

Fig. 1.3. Activitile dintr-un sistem informatic b. Prelucrarea datelor datele care sunt subiectul activitilor de prelucrare cuprind: calcule, comparri, sortri, clasificri sau nsumri. Aceste activiti organizeaz, analizeaz i manipuleaz datele convertindu-le n informaii pentru utilizatori. c. Ieirea produselor informaionale informaiile rezultate n urma prelucrrii apar n forme variate pentru a fi transmise utilizatorilor n forma solicitat de acetia. Informaiile trebuie s ndeplineasc anumite condiii de calitate ce se refer n general la: timp viteza cu care informaia ajunge la utilizator; coninut atributele care confer valoare informaiei; form felul n care ajunge la utilizator; d. Stocarea produselor informaionale aceast activitate nu constituie o component foarte important n cadrul sistemelor informatice. Ea reprezint activitatea dintr-un sistem informatic n care datele i informaiile sunt depozitate ntr-un mod organizat n vederea unei utilizri ulterioare. Atunci procesul de regsire este necesar utilizatorilor prin rapiditatea i acurateea sa. Suporturile utilizatorilor pentru stocarea datelor i informaiilor sunt n general magnetice sau optice. e. Controlul performanelor sistemului reprezint o activitate de mare importan n cadrul sistemului informatic o reprezint controlul performanelor sale. Aceast activitate are n vedere urmtoarele elemente: un sistem informatic produce un feed-back despre intrrile, procesul i ieirile sale precum i despre activitatea de stocare. Feed-back-ul trebuie monitorizat i evaluat pentru a determina dac sistemul urmeaz s-i ating scopul prin performanele sale. Feed-back-ul va trebui utilizat pentru a efectua ajustri n activitatea sistemului pentru a-i corecta deficienele. 1.5. Sisteme informatice integrate

Sistemele informatice integrate desemneaz sisteme complete, cu procese de afaceri, practici manageriale, interaciuni organizaionale, transformri structurale i management al cunotinelor. Un sistem de aplicaii integrat trebuie s reprezinte soluia pentru orice instituie care necesit un sistem informatic modern, indiferent dac acesta automatizeaz procesele interne din cadrul organizaiei, relaiile cu clienii sau pe cele cu furnizorii i partenerii. Adoptarea unor aplicaii disparate pentru diferite activiti ale fluxului de afaceri, poate reprezenta o soluie bun

19

EDELHAUSER EDUARD

pentru moment, dar care poate genera mari probleme legate de fragmentarea informaiei i dezvoltarea ulterioar a sistemelor, prin ncercarea de a integra soluii ulterioare. Productorii de software care ofer aplicaii ce ruleaz pe multiple surse de date sau care nu acoper toate sectoarele fluxurilor de afaceri, nu furnizeaz pachete de soluii integrate, ci mai degrab colecii separate de aplicaii, bune s rezolve problemele cerute de sisteme disparate, dar care nu reuesc s funcioneze mpreun. Principala problem a falselor pachete de aplicaii este fragmentarea informaiei, generat de sisteme disparate. Consolidarea informaiilor venite de la un mare numr de surse este laborioas i costisitoare. O alt mare problem este automatizarea incomplet, care nu acoper toate procesele afacerii, rezultnd sisteme discontinue, ce ofer funciuni analitice doar la nivel departamental, incapabile s asigure o viziune unitar asupra organizaiei. n aceste condiii, managerul instituiei nu are la dispoziie dect piese dintr-un puzzle, care rareori se mbin. Pentru a face saltul calitativ de la aciuni punctuale la procese de afacere, organizaiile trebuie s adopte soluii integrate i colaborative, care s se adapteze strategiilor de distribuie i care s includ i funcionaliti de suport decizional. Un adevrat pachet integrat are aplicaiile proiectate de la nceput pentru a lucra mpreun: acestea partajeaz acelai model de informaii i informatizeaz procesele de business la nivelul ntregii organizaii. Sistemele informatice de gestiune actuale sunt sisteme integrate. Ele se caracterizeaz prin aplicarea principiului introducerii unice a datelor i prelucrrii multiple a acestora n concordan cu nevoile informaionale specifice fiecrui utilizator. De exemplu, SI integrat al contabilitii se caracterizeaz printr-o introducere unic a datelor, preluate din documentele primare care actualizeaz o baz de date unic a contabilitii care va fi ulterior exploatat pentru asigurarea att a lucrrilor specifice contabilitii financiare, ct i a celor specifice contabilitii de gestiune rspunzndu-se astfel cerinelor de prelucrare ale tuturor utilizatorilor. Sistemele informatice din lumea real sunt de fapt combinaii integrate a mai multor tipuri de sisteme informatice. Acestea sunt sisteme informatice bazate pe computere care combin activitile desfurate de mai multe tipuri de sisteme informatice. Cele mai multe sisteme informatice sunt elaborate pentru a produce informaii i pentru a sprijini luarea deciziilor la diferite niveluri ale managementului, dar i pentru inerea de diverse evidene i prelucrare a tranzaciilor.

1.6. Enterprise Resource Planning Definiii i structuri ale sistemele informatice integrate Sistemele informatice integrate pentru managementul afacerilor sau Enterprise Resource Planning, reprezint un instrument ce integreaz procesele economice ale unei organizaii i optimizeaz resursele acesteia. Enterprise Resource Planning (ERP) reprezint sisteme bazate pe arhitectura client/server dezvoltate pentru prelucrarea tranzaciilor i facilitarea integrrii tuturor proceselor, ncepnd cu faza planificrii i dezvoltrii produciei, i ajungnd pn la relaiile ce furnizorii, clienii i ali parteneri. (Fotache 2004) La nivel internaional sistemele informatice integrate au evoluat peste 45 de ani, iar la ora actual s-a reuit integrarea tuturor proceselor economice ale unei organizaii. n Romnia regsim nc aplicaii insulare (aplicaii proprii, neintegrate i de obicei de mic dimensiune). Singura soluie de eficientizare a unei afaceri utiliznd ERP-urile (Enterprise Resource Planning planificarea resurselor ntreprinderii sau integrarea informaional n interiorul unei afaceri), deriv chiar din denumirea de ERP ceea ce nseamn c este nevoie de o baz de date unic, pe


20

care s se combine toate sistemele funcionale ntr-unul singur integrat, care se ofer tuturor departamentelor prin partajare de informaii. (Fotache 2004) Devine tot mai real necesitatea de a materializa forme de colaborare pe web ntre companii, clienii i furnizorii acestora, iar sistemul ERP joac un rol esenial n acest proces. Dar, n timp ce ERP ofer suport strategiilor de afaceri curente, e-business permite desfurarea de noi oportuniti de afaceri i nsuirea celor mai moderne tehnologii de gestiune n cadrul firmelor. Astfel, tehnologiile web ofer posibilitatea construirii unor "pasarele" informaionale din interiorul spre exteriorul organizaiei, posibilitatea cuplrii cu sistemele informaionale ale partenerilor de afaceri i dezvoltarea de piee i parteneriate electronice. (Hurbean 2006) Spre deosebire de preocuprile similare cu 10-15 ani n urm, dinamica vieii economice impune astzi ca firmele s foloseasc sisteme informatice integrate, care s informatizeze toate compartimentele funcionale ale firmei. Aceast tendin a aprut ca o reacie fireasc la noile provocri ale tehnologiilor informatice moderne, ntr-un moment n care se constat accentuarea fenomenului de globalizare a economiei i de amplificare a concurenei ntre diferite firme. O analiz mai atent scoate ns n eviden avantajele competitive eseniale: informaia de calitate, dimensiunea colaborativ i deschiderea spre e-business, care le fac absolut necesare n cadrul unei economii moderne. (Fotache 2004) Pentru mediile organizaionale romneti, care au intrat n jocul integrrii, implementarea suitelor de aplicaii de ntreprindere (Enterprise Resource Planning - ERP) nseamn performan, eficien i controlul afacerii. Celelalte ezit nc, considernd integrarea un pas dificil, o decizie destul de greu de luat i nu n ultimul rnd, o investiie greu de amortizat. n cazul implementrii unui sistem integrat, procesul decizional este declanat de problemele care apar n colaborarea i interaciunea dintre departamentele organizaiei, mai precis din izolarea acestora. n principal, ERP presupune o politic care reflect ce nseamn s gndeti i s acionezi n sensul proceselor economice, fiind, de aceea, considerat o soluie strategic de management. Noul model de afacere, cu operaiuni orientate pe procese, sporete productivitatea i satisface cerinele de performan economic. Etapele operaionale economice trebuie s fie integrate, s pun n micare fluxuri de activiti, s controleze fluxurile de informaii i s eas conexiuni ntre organizaie, furnizori i clieni. Toate acestea presupun transformri organizaionale, optimizri tehnologice i, pn la urm, o nou identitate pentru ntreprinderi (redefinirea lor complet). Cunoatem complexitatea realizrii unui sistem informaional integrat ntr-o organizaie. Cifrele sunt relevante, de exemplu (Hossain, 2002, 18) : 800-1000 procese economice, 800010000 de tabele de configurare ntr-un ERP obinuit. Practic, implementarea se sprijin pe tehnici de reproiectare organizational (Business Process Reenginering), Procesul presupune analiza unor factori importani (Hammer, 1993, 56-60), precum relaia dintre restructurare i adoptarea noilor aplicaii care, cel mai adesea, schimb radical modul de desfurare a activitii n cadrul organizaiilor. Aplicaiile ERP formeaz coloana vertebral a unei organizaii i sunt "responsabile" de datele, informaiile i cunotinele interne organizaionale. Nucleul acestui pachet de aplicaii are misiunea de a gestiona datele interne. Acestea sunt organizate n cadrul depozitelor de date, de unde sunt extrase i analizate prin intermediul sistemelor suport pentru decizii (Decision Support System), utiliznd instrumente de tip OLAP (On-Line Analytical Processing- procesarea analitic online) sau OLTP (On-Line Transaction Processing- procesarea tranzaciilor online). n ansamblu, depozitele de date furnizeaz arhitecturi i instrumente utile conducerii la vrf prin organizarea sistematic, nelegerea i utilizarea datelor n adoptarea deciziilor strategice; n particular, sprijin procesarea informaiilor furniznd o platform solid de consolidare a datelor istorice pentru analiz.

21

EDELHAUSER EDUARD

Fig. 1.4. Nivelele de management i sistemele informatice aferente

Fig. 1.5. Sistemele informaionale/informatice n functie de nivelurile de management ale organizaiei economice Sistemele economice integrate pot fi abordate din perspectiva diferitelor coli de gndire n management (tehnico-raional, comportamental, cognitiv). Acestor sisteme economice


22

integrate le sunt asociate sisteme informationale integrate, respectiv sisteme informatice integrate. Sistemele informatice integrate economice au n compunere, n funcie de nivelurile de management ale organizaiei economice (fig. 1.5.), sisteme informatice dedicate (integrate pe orizontala), astfel: 1) nivelul de management strategic: sisteme informatice de sprijin al executivului, ESS (Executive Support Systems) sau EIS (Executive Information System); 2) nivelul de management mediu: sisteme informatice pentru management, MIS (Management Information Systems) sau sisteme informatice pentru rapoarte de management, MRS (Management Reporting Systems) i sisteme informatice pentru asistarea deciziei, DSS (Decision Support Systems); 3) nivelul lucratorilor cu date, informaii i cunotinte: sisteme de automatizare a lucrrilor de birou sau birotica, OAS (Office Automation Systems), i sisteme de lucru cu cunotine, KWS (Knowledge Work Systems); 4) nivelul de management operaional: sisteme informatice pentru procesarea tranzaciilor, TPS (Transaction Processing Systems). Cele mai cunoscute implementari ale unor componente de integrare pe vertical ale sistemelor informatice integrate economice sunt denumite: planificarea resurselor ntreprinderii, ERP (Enterprise Resource Planning), fabricaie asistat de calculator, CAM (Computer-Aided Manufacturing), planificarea resurselor de fabricatie, MRP (Manufacturing Resource Planning), sistem informatic de resurse umane, HRIS (Human Resources Information System), sistem informatic contabil, AIS (Accounting Information System), sistem informatic financiar, FIS (Financiar Information System), sistem informatic pentru marketing, MKIS (Marketing Information System), sistem informatic de resurse informatice, IRIS (Information Resources Information System), sistem informatic pentru managementul relaiilor cu clienii, CRM (Customer Relationship Management), sistem de management al lanului de distribuie, SCM (Supply Chain Management) etc. Pentru studenii economiti, elemente ale OAS au reprezentat obiectul cursului de birotic sau informatic economic, elemente de TPS au fcut subiectul cursurilor de sisteme de gestiune a bazelor de date, n timp ce elemente ale KWS au fost lmurite la cursul de sisteme expert. Este discutabila separarea SIAD (DSS) de MIS, indiferent de modul de abordare, avnd n vedere ca luarea deciziei reprezint scopul fundamental al oricarui sistem de management. ESS sunt n curs de clarificare, conceptualizare i realizare. 1.6.1. Procesele funcionale ale unei organizaii,susceptibile a fi gestionate de un ERP. Componentele generice ale unui ERP

Un ERP reprezint o infrastructur software ce ofer suport de gestiune i coordonare a diferitelor structuri i procese din companie, n vederea realizrii obiectivelor de afaceri. Care este scopul unui ERP? Sistemul de gestiune integrata a proceselor de afaceri permite realizarea unei mai bune comunicri n companie, mbuntirea cooperrii i interaciunii dintre diverse departamente precum cele de planificare a produciei, achiziii, producie, vnzri i relaii cu clienii. Prin definiie, un sistem de tip ERP este o soluie software complex, ale crei elemente sunt integrate ntr-o platform comun, pentru gestionare resurselor companiei. Sistemele de gestiune a afacerilor au evoluat de-a lungul timpului, ncepnd cu simple programe de planificare a materialelor i apoi a produciei, fiind concentrate n special pe gestionarea proceselor de producie i a activitilor financiar contabile. Sistemele ERP actuale realizeaz integrarea tuturor funciilor de conducere ale unei companii, plecnd de la planificare, asigurarea stocului de materii prime i materiale, definirea tehnologiilor, coordonarea proceselor de producie i, nu n ultimul rnd, la realizarea gestiunii financiar contabile, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite i terminnd cu dezvoltarea

23

EDELHAUSER EDUARD

i meninerea relaiilor cu clienii i partenerii de afaceri. Un astfel de sistem ERP permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra realizrii planului de afaceri. Prin opiunile de simulare a activitilor i prin caracterul flexibil i dinamic al aplicaiilor se pot realiza planuri de previziune, evaluri i pre definiri ale tendinelor de evoluie ale industriei din care face parte compania, analize calitative, integrarea cu noile tehnologii e-business i comunicare online. La sfritul anilor 80, pe pia au aprut primele sisteme ERP, destinate iniial marilor companii, datorit costurilor lor de dezvoltare, implementare i ntreinere extrem de ridicate. Acestea conineau soluii informatice "la cheie", implementarea lor presupunnd adaptarea acestora la cerinele specifice ale firmelor beneficiare (parametrizare). Spre deosebire de vechile sisteme de aplicaii informatice, proiectate prin fore proprii, sistemele ERP aduc avantajul integrrii, rezultnd un pachet informatic unimodul, care este adaptat specificului firmei i care poate fi ulterior extins i cu alte module (Hossain et all 2002). Ideea de baz a sistemelor ERP este folosirea unui model de date unic la nivelul organizaiei, pe care se pot grefa diversele module (subsisteme) componente. Toate aceste module comunic ntre ele numai prin modelul de date al organizaiei. Din punctul de vedere al dezvoltrii, realizarea unui sistem ERP ncepe cu modelarea datelor din organizaie i cu identificarea nucleului i a principalelor module (subsisteme) ale acestuia, mpreun cu precizarea modului n care acestea folosesc modelul de date (n termeni de operaii CRUD creare (Create), citire (Read), actualizare (Update) i tergere (Delete)). Paii urmtori stabilesc o ordine de implementare a modulelor dup prioritatea lor. Pe urm sistemul ERP este realizat folosind paradigma dezvoltrii incrementale, fiecare increment adugnd un nou modul la sistemului deja existent. n cele ce urmeaz voi prezenta cteva accepiuni ale acestui concept (Lupe 2007). O prim accepiune a noiunii de sistem informatic integrat este dat n Hotrrea de Guvern nr. 841/1997, unde prin sistem informatic integrat se nelege un sistem informatic care ndeplinete urmtoarele condiii: utilizeaz o baz de date unic; are n componen programe informatice, care cuprind activitile tuturor compartimentelor funcionale ale firmei, conform organigramei acesteia; exist un plan de securitate al sistemului informatic, care cuprinde msuri tehnice i organizatorice corespunztoare. De-a lungul existenei sale, o firm achiziioneaz sau dezvolt prin fore proprii mai multe aplicaii informatice, menite s-i satisfac cerinele, legate de diversificarea ori extinderea activitilor sale. Fiecare dintre aceste aplicaii rspunde unei probleme concrete sau acoper un anumit proces economic, fr s in seama de lanul de procese sau de legturile cu celelalte aplicaii informatice implementate n respectiva firm. (Rusu 2004) n faza de nceput a informatizrii activitilor, mai ales din considerente de ordin financiar, firmele decid n general s achiziioneze sau s dezvolte prin fore proprii o serie de aplicaii informatice pentru activitile de contabilitate, apoi pentru cele financiare, de salarizare a personalului, aprovizionri etc., fr nici o legtur ntre aceste aplicaii. n etapa a II-a se ncearc construirea unor legturi ntre aceste aplicaii, legturi concretizate n interfee personalizate, care i propun realizarea integrrii ntre dou sau mai multe aplicaii. Fiecare dintre aplicaii folosete n continuare baza sa de date proprie, ceea ce nseamn redundan (aceleai date) i surs de inconsisten (datele comune trebuie actualizate separat, ceea ce nseamn eforturi suplimentare i posibilitatea apariiei unor neconcordane). ntr-o etap urmtoare a procesului de integrare s-a trecut la implementarea pachetelor ERP (Enterprise Ressource Planning). Aprute n anii 90, ele au devenit o prezen obinuit n marile corporaii i n companiile multinaionale. A doua jumtate a ultimului deceniu din secolul


24

20 a nsemnat deschiderea aplicaiilor de tip ERP pentru segmentul ntreprinderilor mici i mijlocii. n perioada actual, succesul implementrii pachetelor ERP depinde i de msura n care ele permit integrarea altor categorii de sisteme, cum ar fi cele privind soluiile de tip Customer Relationship Management (CRM - managementul relaiilor cu clienii), SupplyChain Management (SCM managementul lanului de distribuie), Business Intelligence (BI afaceri inteligente), precum i cele specifice utilizrii Internet-ului. Sistemele ERP i-au fcut loc n aplicaiile de firm n contextul exploziei informaionale i a dezvoltrii extraordinare a tehnologiilor informaionale i comunicaiilor de la nceputul anilor 90. n perioada amintit, mediul afacerilor a fost marcat de creterea complexitii i volumului acestora, datorit cerinelor tot mai mari ale managerilor, precum i creterii fluxului de date interfuncionale din cadrul organizaiilor economice. Volumul de activitate i de informaii a ajuns att de mare, nct n prezent nu se poate imagina i realiz creterea competitivitii firmei pe piaa afacerilor fr un sistem informatic bine pus la punct.

Fig. 1.6. Schema conceptul a unui ERP (adaptare dup Rashid M., Hossain L., Patrick J.D., Enterprise Resource Planning global opportunities and chalanges , Idea Group Publishing, 2001, p 3) Lsnd la o parte barierele terminologice, putem conchide c fiecare sistem ERP are un set de componente generice, i anume (Lupe 2007): 1. Nomenclatoarele (fiiere de baz) de clieni, furnizori, personal, materiale, produse etc., care reunesc toate datele de descriere a acestor entiti i interfaeaz cu orice modul care are nevoie de aceste date. 2. Contabilitatea general, care este numit i componenta financiar-contabil, deoarece ea asigur conducerea evidenei contabile i gestiunea financiar a organizaiei. Funcionalitile acestei componente sunt, n general, urmtoarele: automatizarea nregistrrii informaiilor financiar-contabile, preluate din documentele primare; realizarea evidenei contabile complete, la nivel analitic i sintetic. De cele mai multe ori, aceast component realizeaz numai funciile contabilitii financiare, adic obinerea documentelor contabile de sintez cerute de legislaia n

25

EDELHAUSER EDUARD

vigoare (bilanul contabil, raportrile de TVA, taxele i impozitele ctre buget) i a celor de eviden contabil (notele contabile, registrul jurnal, fiele de conturi, registrul de cas, jurnalele de vnzri i cumprri, balana de verificare etc.). Pe baza datelor din contabilitate, sunt calculai diferii indicatori, care ilustreaz rezultatele financiare ale firmei, cum sunt: veniturile i cheltuielile pe produse/servicii, situaia disponibilitilor financiare etc. 3. ncasrile i plile permite gestionarea ncasrilor i plilor, care sunt efectuate pe baz mai multor tipuri de documente de plat/ncasare. Sunt urmrite, de asemenea, facturile scadente la ncasare i/sau restante la plat; de obicei evidena realizat este multivalut. 4. Resursele umane ofer informaii pentru crearea unei politici de personal, realizeaz analiza i urmrirea forei de munc, permite definirea unui sistem de apreciere a performanelor, furnizeaz diverse statistici privind personalul etc. 5. Salarizarea este o component legat strns de cea de Resurse umane, avnd ca obiect principal calculul i evidena salariilor. Sunt incluse aici i module privind calculul taxelor i impozitelor, al contribuiei la bugetul statului i al asigurrilor sociale etc. 6. Imobilizrile aceast component realizeaz operaiile prin care se gestioneaz mijloacele fixe ale firmei, obiectele de inventar i activele necorporale. Se are n vedere ntreaga durat de utilizare a activului, ca s se poat afla n orice moment care este starea acestuia i operaiile care au fost efectuate asupra lui (nregistrare, amortizare, transfer, reevaluare, casare). Ea include de regul diverse modaliti de calcul i nregistrare a amortizrii (liniar, degresiv, accelerat). Aceast component realizeaz de, asemenea, i nregistrarea contabil a operaiunilor privind imobilizrile, inclusiv a amortizrii, ct i elaborarea rapoartelor impuse de legislaia n vigoare. 7. Planificarea produciei realizeaz elaborarea planurilor de producie (fabricaie) pe o perioad dat, pe baza contractelor i comenzilor de la clieni, a ordinelor de lucru pentru un plan de producie dat etc. Ordinele de lucru precizeaz executantul, termenul i produsele de realizat, costul programat al realizrii, dotrile tehnice necesare etc. 8. Urmrirea produciei nregistreaz notele de predare i rapoartele de lucru, analizeaz i compar comenzile lansate n producie, ofer rapoarte cumulate ori detaliate de producie (pe faze ori pe produse/lucrri ), precum i rapoarte de costuri. 9. Gestiunea datelor tehnice stocheaz definiiile i caracteristicile tehnice ale fabricaiei, adic, pentru fiecare variant tehnologic, se au n vedere urmtoarele: planul de operaii, timpii alocai i consumul pentru fiecare operaie. Acestea sunt stocate n nomenclatorul de produse i informaii de natur tehnologic privind fazele i operaiile/lucrrile de realizare a fiecrui produs, materiale i manoper necesare, consumuri i costuri, criterii de calitate i de acceptan etc. 10. Planificarea necesarului de materiale realizeaz determinarea automat a cantitilor i sortimentelor de materiale necesare, pe baza planurilor de fabricaie. Planificarea i urmrirea consumurilor i costurilor realizeaz operaiile referitoare la ntocmirea bonurilor de consum, preluarea datelor despre consumuri, centralizarea acestor date n vederea calculului costurilor i generarea unor rapoarte analitice sau sintetice despre consumurile planificate i cele realizate. 11. Managementul proiectelor are ca obiect gestionarea proiectelor de investiii i de cercetare/dezvoltare intern, lucrrilor efectuate de ctre teri, precum i planificarea, finanarea i urmrirea executrii lor. 12. Stocurile asigur realizarea operaiilor privind gestiunea cantitativ a stocurilor, gestiunea tranzaciilor de stoc: intrri, ieiri, transferuri etc. i inventarul automat al stocurilor. De asemenea se realizeaz o eviden calitativ a stocurilor (garanie, termene de valabilitate etc.), precum i generarea automat a documentelor contabile (note de intrare - recepie, bonuri de consum, avize de expediie, note de transfer etc.). 13. Gestiunea depozitelor definete din punct de vedere organizatoric unitile de stocare


26

(care n mod normal ntr-o firm sunt gestiunile), perioadele de inventariere etc. 14. Aprovizionarea gestioneaz procesul de aprovizionare, prin evidena cererilor de aprovizionare, a ofertelor de la furnizori i a comenzilor transmise acestora, precum i a facturilor primite de la acetia. Aceast component depete atribuiile unei aplicaii de gestiune, fiind adesea un instrument de optimizare a aprovizionrii, care poate determina realizarea de economii i de ctiguri suplimentare. 15. Vnzrile furnizeaz informaii privind gestiunea activitilor specifice procesului de vnzare i anume: gestiunea clienilor i urmrirea procesului de livrare i facturare a produselor ctre acetia. n ceea ce privete activitatea de aprovizionare, vnzare i de eviden a clienilor, considerm c acestea se pot trata ntr-o manier modern, care conduce la realizarea de sisteme SCM (Supply Chain Management) i CRM (Customer Relationship Management), prezentate n capitolul urmtor. 1.6.2. Ce nseamn de fapt un ERP?

Enterprise Resource Planning (ERP) reprezint sisteme bazate pe arhitectura client/server dezvoltate pentru prelucrarea tranzactiilor i facilitarea integrrii tuturor proceselor, din faza planificrii proceselor, dezvoltrii productiei, pn la relatiile cu furnizorii, clientiii sau alti parteneri de afaceri. ERP este considerata expresia cea mai fidel a interdependentei dintre economic i tehnologia informational. Proiectele ERP sunt adesea asociate cu modificri organizaionale importante, n sensul mbunttirii modului de desfurare a activittii, ceea ce literatura de specialitate a consacrat sub numele Business Process Reengineering (BPR), adic Reproiectarea Proceselor Economice. Deoarece sistemele ERP ofer integrarea este evident c ele reprezint mult mai mult dect proiecte software. Dincolo de schimbrile tehnologice, de infrastructura, beneficiile importante ale ERP deriv tocmai din schimbrile la nivelul proceselor economice, al structurii organizaionale, al rolurilor i deprinderilor membrilor organizatiei, ca i din activitile de management al cunotintelor. Productorii soluiilor sunt de civa ani ntr-un proces de cercetare i adoptare pentru soluiile proprii a platformelor e-business. Mai exact, din 1999, clasicele ERP-uri au mbrcat o hain nou, fiind rescrise i transformate essenial, pentru a cuprinde toate avantajele Internetului i, implicit, pentru a furniza noi functionaliti pe Internet, n 2000, au fost lansate pe pia suite e-business ERP. Pachetele Enterprise Resource Planning au devenit n anii '90 o prezen obinuit n marile corporaii i n companiile multinaionale. A doua jumtate a ultimului deceniu din secolul XX a nsemnat deschiderea lor i pentru segmentul ntreprinderilor medii i mici. Iniiativa generalizrii lor a determinat amplificarea popularitii i a discuiilor din literatura de specialitate, iar primii ani din actualul secol XXI confirm importana acestui fenomen. ntr-o definite orientat tehnologic, ERP reprezint un sistem informaional contabil bazat pe interfee grafice utilizator, baze de date relaionale, limbaje de generaia a IV-a, instrumente CASE i arhitectur client/server. Totui, a fost unanim opinia c, dei tehnologia este esenial n realizarea ERP, definiia trebuie s reliefeze ariile funcionale acoperite: contabilitate, producie, vnzare, aprovizionare, stocuri, control de calitate etc. Astfel, sistemele ERP sunt pachete de aplicatii formate din mai multe module care sprijin toate ariile funcionale: planificare, producie, vnzare, marketing, distribuie, contabilitate, financiar, resurse umane, gestiunea proiectelor, stocuri, service i ntreinere, logistic i e-business. Arhitectura sistemului faciliteaz integrarea transparent a modulelor, asigurnd fluxul informatiilor ntre toate funciunile ntreprinderii ntr-o manier extrem de transparent.

27

EDELHAUSER EDUARD

Alegerea sistemului ERP potrivit, permite beneficiarului s implementeze un sistem integrat unic, prin nlocuirea sau reproiectarea sistemelor functionale existente. 1.6.3. Cum lucreaz un ERP?

Dup cum am artat ERP un const din module software care acoper toate ariile funcionale, structurate ca de exemplu: marketing i vnzri, service, proiectare i dezvoltare de produs, producie i controlul stocurilor, aprovizionare, distribute, resurse umane, finance i contabilitate, servicii informatice. Integrarea acestor module este realizat fr duplicarea informatiilor, cu ajutorul noilor tehnologii de baze de date i al reelelor de calculatoare. Datele reprezint fundatia unui sistem ERP. Baza de date reprezint un depozit central pentru stocarea i organizarea datelor. Oferta de baze de date comerciale este mai restrns n comparatie cu oferta suitelor ERP: sunt 20 de platforme de baze de date la sute de aplicatii de tip ERP. Putini sunt furnizorii ERP care au avut succes n dezvoltarea propriilor platforme de baze de date. Aceast strategie este mai rar ntlnit, deoarece presupune un efort sustinut pentru a contracara avantajele oferite de platformele dezvoltate de firme specializate, deja testate i cunoscute pe piata. Programele realizeaz legtura ntre bazele de date i functionalittile deservite. Altfel spus, funcionalitatea este atins prin interaciunea dintre programe i bazele de date. Programele asigur culegerea datelor, validarea, prelucrarea i transferul lor, ca i exportul datelor ctre alte medii. Pentru a obtine informatiile cerute, programele preiau date din bazele de date create prin alte programe, dar i din alte surse. Astfel, datele pot fi introduse de operatori, de la tastatur ori prin preluare direct (scanarea codurilor bar, spre exemplu). Interfeele devin tot mai importante, o dat cu dezvoltrile tehnologice, deoarece asigur comunicarea mai uoar ntre diferite medii. Prin interfee adecvate, programele pot prelua date i din alte surse: Internet, Electronic Data Interchange (EDI), echipamente de productie, alte programe de aplicaii. Rezultatele prelucrrii sunt oferite utilizatorilor sub form de rapoarte, fie afiate pe ecranul monitorului (display-uri), fie tiprite la imprimant, dar i sub form de fiiere, care pot fi exportate i prelucrate cu ajutorul altor medii de lucru. Prima modalitate de furnizare a rezultatelor - pe ecran - are avantajul interactivitii: actualele sisteme ERP au dobndit tot mai mult flexibilitate. Informaiile afiate pe ecran sunt diferite n functie de tipul de utilizator care le solicit i pot fi chiar personalizate pentru fiecare utilizator n parte.Astfel, dup delimitarea cmpurilor de date solicitate, pot fi operate selectii asupra acestora,sunt posibile sortri dup criterii diferite i pot fi stabilite niveluri de sumarizare (totaluri, alte calcule). Pe de alt parte, afiarea difereniat a informaiilor pe categorii de utilizatori este un aspect impus de politica de securitate a datelor n cadrul organizaiei, n sistemele ERP de ultim generate sunt incluse form-uri (formulare) care afieaz informaiile ntr-o interfata grafic, cu un mod simplu i intuitiv de operare. Utilizatorul poate obine ad-hoc i interactiv informaiile dorite. Din punct de vedere tehnic, este vorba n primul rnd de programarea soft, care a nlocuit programarea hard. Aceasta permitea scrierea de programe fixe ca i funcionalitate, n care opiunile sunt limitate la cele avute n vedere iniial. Programarea soft a devenit posibil o dat cu generalizarea interfeelor grafice utilizator i se combin cu programarea vizual i cea dirijat de evenimente, n acest mod a fost mbuntit flexibilitatea aplicaiilor, nu numai pentru ieiri, ci i pentru intrri i prelucrri de date: acelai program poate fi operat n mod diferit de ctre utilizatori diferii. n ce privete rapoartele, pe lng posibilitatea de parametrizare a acestora, sistemele ERP au un generator de rapoarte, cu ajutorul cruia pot fi construite noi rapoarte, ce nu au fost prevzute n cerinele iniiale. Cel mai des ntlnit este formatul tabelar (Excel, Lotus 1-2-3 etc.), care poate fi salvat i exploatat mai apoi cu ajutorul spreadsheet-ului (pentru analize complexe


28

asupra datelor, calcule suplimentare, grafice). Aceast opiune de export este deosebit de important n sporirea functionalittii de ansamblu a sistemelor ERP, deoarece elimin cererile de modificare ulterioar a aplicaiilor din partea beneficiarilor. n fine, sistemele ERP pot genera ca ieiri diferite documente, cu form i coninut standard: facturi, avize de expedite, NIR-uri, comenzi etc. Dac n primele sisteme ERP, nu era posibil configurarea documentelor de ieire n forma dorit (firmele fiind nevoite s modifice formatele), sistemele actuale ofer diverse soluii pentru obinerea ieirilor n formatul dorit. Sunt utilizate instrumente de proiectare third-party pentru flexibilitate n definirea ieirilor. Majoritatea ofer faciliti grafice, pentru utilizarea nsemnelor firmei (logo/antet specific). 1.6.4. Tendine ale sistemelor informatice integrate

n ncheierea acestui capitol dedicat ERP-urilor, vzute ca instrumente de management ce integreaz procesele economice ale unei organizaii i optimizeaz resursele acesteia, trebuie evideniate tendinele actuale ale acestui concept. Dac n trecut (nu n mod necesar i n Romnia), organizaiile ce dispuneau de un ERP se situau la un nivel ridicat de implementare al IT-ului, astzi identificm noi tendine cum ar fi cererea crescnd pentru aplicaii personalizate verticale i transversale care s acopere toate ariile funcionale ale unei firme precum i integrarea n pachetele de ERP existente a soluiilor SCM, CRM, e-procurement i BI . Putem identifica n concluzie apariia unor noi concepte ca de exemplu ERM i BPI unde : ERM = ERP + funciunile economice iar BPI = ERP + e-Business + Knowledge Management sau ERM= integrare + module software funcionale + funciuni economice Conceptul de Business Process Intelligence (BPI) inteligena economic la nivelul proceselor unei organizaii, include aplicaii ale diferitelor tehnici de analiz i msur n domeniul Business Process Management (BPM), adic managementul proceselor de afaceri. Conceptul de Enterprise Relationship Management (ERM) management al relaiilor unei organizaii, este de fapt o strategie de afaceri care creeaz plus valoare, valoare ce nu este bazat pe coninut de cost ci pe creterea nivelului de integrare al proceselor i activitilor ct i pe transformarea relaiilor din interiorul ct i din exteriorul organizaiei, n scopul maximizrii oportunitilor prezente i viitoare. (Galbreath, 2002) ERM este un domeniu relativ nou i din aceast cauz exist n momentul de fa foarte puini furnizori ai unui astfel de produs informatic. Aceste dou concepte moderne, nc neimplementate reprezint fr ndoial noi strategii de management, care vor conduce cu siguran la o nou etap n evoluia managementului asistat de calculator. Menionez n final c nu am prezentat n acest capitol principalii implementatori de ERPuri din Romnia i nici aplicaiile acestora de tip ERP, deoarece am dedicat un capitol ulterior implementrii sistemelor informatice n managementul organizaiilor romneti. Voi prezenta zece platforme de tip ERP dintre care cele mai importante sunt SAP, Oracle E-Business Suite, Microsoft Dynamics i Siveco Application 2011. Toate aceste platforme fiind bazate pe SGBDurile comerciale (Oracle (Oracle 12g), IBM (DB2 v9) i Microsoft (SQL Server 2008)). Elementele principale legate de SGBD-uri vor fi prezentate n capitolul urmtor.

29

EDELHAUSER EDUARD

Capitolul 2 Bazele de date relaionaleDei toi beneficiarii acestui curs sunt absolveni ai studiilor de licen, n majoritate liceniai n economie, administrarea afacerilor sau tiine administrative, i au studiat o disciplin din domeniul bazelor de date, am considerat totui necesar ca n acest capitol s fac cteva scurte referiri la tematica bazelor de date relaionale Oracle i Access. 2.1. Generaliti Baza de date reprezint una sau mai multe colecii de date aflate n interdependen mpreun cu descrierea datelor i a relaiilor dintre ele. Colecia de date reprezint un ansamblu de date organizat dup anumite criterii. Descrierea datelor se ntlnete sub denumirile de catalog de sistem, dicionar de date sau meta-date ceea ce reprezint date despre date. Relaiile logice reprezint asociaiile dintre mai multe entiti. O entitate este un obiect distinct ce trebuie reprezentat n baza de date. Un atribut este o proprietate ce descrie un anumit aspect al obiectului ce se nregistreaz n baza de date. n sistemele de baze de date definirea datelor se separ de programele aplicaie, utilizatorii vd doar definiia extern a unui obiect fr a cunoate modul n care e definit acesta i cum funcioneaz. n acest mod, definiia intern a obiectului poate fi modificat fr a afecta utilizatorii acestuia dac nu se modific definiia extern. De exemplu, dac sunt adugate noi structuri de date sau sunt modificate cele existente, atunci programele aplicaie nu sunt afectate dac nu depind direct de ceea ce se modific. n bazele de date are loc o integrare a datelor, n sensul c mai multe fiiere sunt privite n ansamblu, eliminndu-se pe ct posibil informaiile redondante. De asemenea, se permite accesul simultan la aceleai date, situate n acelai loc sau distribuite spaial, a mai multor persoane de pregtiri diferite, fiecare cu stilul personal de lucru. Sistemul de programe care permite construirea unor baze de date, introducerea informaiilor n bazele de date i dezvoltarea de aplicaii privind bazele de date se numete sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD). Un SGBD d posibilitatea utilizatorului s aib acces la date folosind un limbaj de nivel nalt, apropiat de modul obinuit de exprimare, pentru a obine informaii, utilizatorul fcnd abstracie de algoritmii aplicai privind selecionarea datelor implicate i a modului de memorare a lor. SGBD-ul este o interfa ntre utilizatori i sistemul de operare. n esen un SGBD permite: 1. definirea bazei de date printr-un limbaj de definire a datelor (DDL) prin care se specific tipurile de date i structurile precum i constrngerile asupra datelor. 2. extragerea, inserarea, tergerea i actualizarea datelor din baza de date cu ajutorul unui limbaj de manipulare a datelor (DML) care ofer o facilitate de interogare general a datelor, denumit limbaj de interogare. Acest limbaj elimin dificultile sistemelor bazate pe fiiere unde utilizatorul este constrns s lucreze cu un set fix de interogri pentru a evita apariia de programe noi ce creeaz probleme majore privind gestionarea lor. Limbajul ofer accesul controlat la baza de date furniznd: a) un sistem de securitate ce previne accesarea bazei de date de utilizatori neautorizai; b) un sistem de integritate ce menine concordana datelor (coerena); c) un sistem de control al concurenei ce permite accesul partajat la baza de date; d) un sistem de control al refacerii ce permite restaurarea bazei de date ntr-o stare


30

precedent coerent ca urmare a unei defeciuni hardware sau software; e) un catalog accesibil utilizatorilor ce conine descrieri ale datelor din baza de date. Spre deosebire de limbajele de programare obinuite, n care declararea datelor este fcut n acelai loc cu prelucrarea lor, bazele de date prevd limbaje separate pentru declarare i prelucrare. Acestea, deoarece ntr-un program obinuit datele exist efectiv numai pe timpul rulrii programului, pe cnd ntr-o baz de date, n general, datele sunt definite o dat pentru totdeauna i nu mai sunt necesare redefiniri ulterioare la fiecare prelucrare. Limbajele DDL i DML sunt, de cele mai multe ori, extinderi ale unor limbaje de programe numite limbaje gazd. Exist un mare numr de aplicaii care lucreaz cu o cantitate mare date, organizate n tabele, accesate prin intermediul unui sistem de management a bazelor de date relaionale (RDBMS=Relaional DataBase Management System). Astfel, aplicaiile care implic o cantitate foarte mare de date, i un sistem de securitate sporit referitor la accesul la acestea, vor lucra spre exemplu cu RDBMS Oracle sau Microsoft SQL Server (care de fapt reprezint i suportul unui ERP la nivelul unei organizaii de medie sau mare dimensiune i ruleaz n mod obligatoriu pe un server). Aplicaiile care utilizeaz cantiti mai mici de date, pot folosi RDBMS Microsoft Access sau Visual FoxPro (n cazul organizaiilor de mic dimensiune care nu i permit sau nu consider necesar achiziia de servere dedicate pentru ERP-uri). n fapt, toate aceste RDBMS lucreaz cu concepte similare i pun la dispoziie un limbaj standard de interogare (SQL =Structured Query Language). n acest capitol am prezentat dealtfel cte un SGBD reprezentativ pentru fiecare dintre cele dou clase: Oracle pentru organizaii medii-mari i Access pentru organizaii mici. Definiii SGBD Baza de date - O colecie larg, integrata de date corelate logic i stocate pentru a menine informaii i a oferi suport pentru analiza (consultare/interogare) Bazele de date permit Modelarea lumii reale : entiti i relaii Date- fapte nregistrabile din lumea real ce posed semnificaie intrinseca Domeniul BD acoper largi surse de date, cu multe concepte noi. Cutare Web Data mining Baze de Date tiinifice i medicale Integrarea informaiei SGBD sistem software (colecie de programe) destinat crerii, stocrii i managementului bazelor de date Ofer un mediu convenabil i eficient de utilizare Gestioneaz diverse aspecte de proiectare/implementare a sistemelor cu BD Permite crearea BD , specificarea schemei sale Ofer suport pentru interogare asi modificarea eficient a datelor Menine securitatea datelor la accidente sau acces neautorizat Controleaz accesul concurent la date Tipuri de SGBD De uz general SGBD multimedia SGBD GIS (Geographic Information Systems) Sisteme Data Warehouses & Online Analytical Processing (OLAP) SGBD timp real

31

EDELHAUSER EDUARD

SGBD active - inteligente Istoric 1950-1960: Procesare de date cu stocare pe benzi magnetice i implicit acces secvenial SGBD bazat pe fiiere 1970: acces direct la date Larg utilizate modelele ierarhic i reea Ted Codd definete modelul de date relaional i conceptul de abstractizare a datelor IBM Research - System R prototype UC Berkeley - Ingres prototype SGBD iniial evoluate din sisteme de procesare bazate pe fiiere, vizualizarea datelor apropiat modului lor de stocare (modelele ierarhic i reea) 1980: Cercetrile bazate pe prototipuri relaionale au evoluat n sisteme comerciale => SQL standard industrial ( RDBMS ) Sisteme BD Paralele i distribuite,sisteme cu BD Orientate pe Obiect 1990: Aplicaii specifice : sistemele suport decizional i pentru data mining, data warehouses (volumul de date ajunge la dimensiuni de terabyte) Comer electronic 2000: Standarde XML - XQuery (XML este un sistem extensibil de marcare, un sistem de marcare similar cu HTML, utilizat n special la stocarea de date pe Web) Administrare automat BD Noi capabiliti pentru noi clase de aplicaii (multimedia, timp real) SGBD comerciale bazate pe modelul relaional cunosc o larg rspndire : Microsoft Access, Oracle 9i, Sybase Adaptive Server, > industrie de >10 billion $

Fig. 2.1. Evoluia bazelor de date


32

Nu exist aplicaie real fr BD Pe piaa software exist un numr mare de SGBD-uri, pentru toate tipurile de sisteme decalcul, sisteme de operare i tehnologii de acces la date

Importana BD

SGBD-urile apar n top pe locul 3 a celor mai vndute produseTipologia Bazelor de Date Dup utilizare: Baze de date operaionale (BD de domeniu) = nucleul sistemului informaional al ntreprinderii Baze de date de informare a executivului (EIS) Baze de date multidimensionale (OLAP) Baze de date externe (On-Line) Dup modul de accesare: BD colective BD individuale Dup modul de stocare i localizare a datelor: BD locale (Stocate pe server i distribuite Clienilor) BD distribuite (stocate n dif. Puncte ale unei reele distribuite) Aplicaii aleBD Interfa ntre limbaj, tehnologie i BD SQL Structured Query Language Arhitecturi Mainframe Client Server N Tier Web application

Oracle (Oracle 11g) IBM (DB2 v9) Microsoft (SQL Server 2008)Arhitecturi de sisteme cu BD Arhitectur

carte sii mru edelhauser

Documents