Capitolul XVI

EXEMPLU DE SISTEM INFORMATIC: CONTABILITATEA GENERALĂ A UNEI UNITĂŢI ECONOMICE

Înainte de a parcurge etapele de proiectare ale unui sistem informatic în abordarea

propusă, pe exemplul concret al unei aplicaţii de contabilitate generală, este bine să facem câteva precizări privitoare la noţiunile şi conceptele utilizate în contabilitatea generală, pentru a avea un suport comun de discuţie.

Activitatea oricărui agent economic se reliefează în mod obligatoriu în evidenţele sintetice ale mişcărilor contabile în cadrul unei perioade de timp, de regulă o lună calendaristică. Acestea sunt destinate compartimentului managerial al agentului economic pentru luarea de decizii privind optimizarea şi dezvoltarea sistemului condus, dar şi controlului efectuat de organele abilitate ale statului.

Compartimentul de contabilitate generală al agentului economic este responsabil, în primul rând, cu evidenţa activităţii financiare a acestuia.

Pentru evidenţierea în contabilitate a operaţiunilor agentului economic acestea sunt transpuse în înregistrări contabile care se materializează în formule de contabilitate. În alcătuirea acestora intră simboluri numite conturi şi valori rezultate direct din documentele sursă (primare) sau din calcule. Simbolurile contului şi semnificaţia acestora sunt preluate din planul de conturi elaborat şi publicat de către Ministerul de Finanţe. În cadrul planului de conturi, fiecare dintre acestea este identificat printr-un cod al contului, semnificaţia şi tipul contului respectiv.

Pentru înţelegerea exactă şi corectă a problemei legată de contabilitatea generală a unei firme este necesar să facem în continuarea câteva precizări relative la noţiune de cont contabil1.

Codul contului este un număr format din cel puţin trei cifre (cont sintetic) şi un număr variabil de alte cifre menite să asigure defalcarea contului sintetic pe analitice. Prima dintre cifrele contului o vom numi clasă, iar grupul primelor două grupă.

Conturile contabile se identifică prin următoarele caracteristici ([6], pag.40): � Denumire (semnificaţie) – indică denumirea elementului patrimonial a cărui evidenţă o

înregistrează contul respectiv (bun, proces economic, venit, cheltuială, rezultat); � Debitul (DB) – indică, în mod convenţional, partea stângă a contului şi reprezintă suma

ce se înscrie pe debit pentru acesta; � Creditul (CR) – indică, în mod convenţional, partea dreaptă a contului şi reprezintă suma

ce se înscrie pe credit pentru acesta; � Debitarea şi creditarea – înregistrarea de sume în debitul şi respectiv creditul contului; � Soldul iniţial – reprezintă existentul elementului patrimonial la începutul unei perioade

calendaristice, de obicei un an; � Rulaje curente – reprezintă totalul sumelor înregistrate în debitul şi creditul unui cont în

cursul unei perioade de referinţă, de regulă o lună calendaristică. Putem avea în vedere rulajul curent debitor (rcDB) şi rulajul curent creditor (rcCR);

� Rulaje cumulate – reprezintă rulajele pe DB şi CR cumulate de la începutul anului până la luna de referinţă;

� Total sume – se determină din rulajele cumulate la care se adaugă soldul iniţial; � Soldul final – reprezintă diferenţa dintre total sume pe DB şi total sume pe CR. Acesta

1 Popescu Gh., Poescu Veronica, Ţurlea Carmen, Contabilitate şi fiscalitate asistate de CIEL, Editura GESTIUNEA – Bucureşti

poate fi sold final debitor, creditor sau zero, după cum diferenţa este pozitivă, negativă sau nulă. În cadrul activităţilor de evidenţă contabilă în compartimentul de contabilitate

generală funcţionează principiul dublei înregistrări ([6], pag. 41): reflectarea simultană a unei operaţiuni economico-financiare în debitul unui cont şi în creditul altui cont poartă numele de dublă înregistrare. Legătura ce se stabileşte între cele două conturi reprezintă corespondenţă conturilor, iar conturile se numesc corespondente. O operaţie economico-financiară se înregistrează în contabilitate prin intermediul formulelor contabile. Aceasta este reprezentată prin relaţia:

DB = CR suma unde DB reprezintă contul în al cărui debit se va înscrie suma, iar CR reprezintă contul corespondent primului, cel în creditul căruia se va înscrie suma prezentă în formulă. Dacă unei formule contabile îi vom ataşa şi documentul în care se reflectă transformarea patrimonială care a avut loc şi eventual o explicaţie atunci obţinem articolul contabil.

Există trei tipuri de formule contabile: simple, compuse şi paralele. Formulele simple sunt acele formule care au un singur cont care se debitează şi un

singur cont care se creditează. Ele au forma: DB = CR suma Formule compuse se caracterizează prin existenţa în cadrul acestora a unui singur

cont care se debitează şi a mai multor conturi care se creditează sau a mai multor conturi care se debitează şi a unui singur cont care se creditează:

DB = % CR1 suma1 CR2 suma2 . . . CRn suman % = CR DB1 suma1 DB2 suma2 . . . DBn suman Formulele paralele sunt acelea în care apar mai multe conturi care se debitează şi mai

multe conturi care se creditează. Sunt de forma % = % Pentru contabilitatea de tip ŞAH se folosesc doar primele două tipuri de formule

contabile. Activitatea compartimentului de contabilitate generală se bazează pe informaţii

preluate din documentele primare care, ca urmare a analizei contabile, au înscrise formule contabile (sunt contate) cu scopul de a exprima mişcarea patrimonială printr-o mişcare contabilă. Lucrătorul din compartimentul de contabilitate generală are la dispoziţie articole contabile ale căror informaţii pot fi preluate din documentele primare. Conform Legii contabilităţii nr. 82 / 91, � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � � �

Fig. 16.1. Activităţi de contabilitate generală

Documentele justificative2 ([6], pag.64-66) sunt înregistrate în contabilitate,

informaţiile prelucrate din acestea fiind prelucrate conform necesităţilor de informare ale agentului economic şi în concordanţă cu prevederile legale.

„� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � (Legea contabilităţii nr. 82 / 91, Articolul 6, alineatul 1).Activitatea contabilă a unui

exerciţiu poate fi reprezentată ca în fig. 16.1. Documentele contabile se pot „construi” pe formulare ce pot fi de două feluri:

� Tipizate: conţinutul şi forma sunt stabilite de către organul legiuitor; în această categorie putem include � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � �

� Netipizate: conţinutul şi forma sunt stabilite de către utilizatorul acestora conform necesităţilor interne ale agentului economic; din această categorie fac parte � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � Raportat la modul de întocmire a lor, documentele contabile se pot clasifica în:

� Documente justificative : atestă efectuarea de operaţii economico-financiare: facturi, chitanţe, bonuri de consum, ordine de plată, dispoziţie de încasare, ştat de plată a salariilor; documentele justificative se pot clasifica, la rândul lor, în:

• Documente primare – sunt întocmite la locul şi în momentul desfăşurării operaţiilor de mişcare patrimonială evidenţiate;

• Documente centralizatoare – sunt obţinute prin ordonarea documentelor primare pe operaţii, exprimarea în etalon monetar, mărimea operaţiei, cumularea şi centralizarea datelor consemnate iniţial în documentele primare cu scopul facilitării unei prelucrări ulterioare;

� Documente de evidenţă şi prelucrare contabilă : fişe de cont, registre de vânzare, registre jurnal, balanţa contabilă, nota contabilă;

2 Popescu Gh., Poescu Veronica, Ţurlea Carmen, Contabilitate şi fiscalitate asistate de CIEL, Editura GESTIUNEA – Bucureşti

� Documente de sinteză şi raportare contabilă, fiscală şi managerială : decontul TVA, declaraţia de impozit pe profit, bilanţul contabil, raportul de gestiune, declaraţie CAS. Toate aceste noţiuni şi concepte precizate în debutul acestui capitol constituie

minimum de cunoştinţe de contabilitate necesare unui proiectant al subsistemului de CONTABILITATE GENERALĂ. În continuare vom prezenta amănunţit activităţile pe care trebuie să le desfăşurăm etapele proiectării subsistemului informatic anterior precizat, contabilitatea generală a unei firme productive, indicând pentru fiecare etapă informaţiile ce trebuie înscrise în documentele ce o finalizează.

XVI.1. Analiza sistemului existent Prima dintre etapele proiectării unui sistem informatic presupune realizarea de către

echipa de analişti a unei analize critice a sistemului de lucru din compartimentul contabilitate. De cele mai multe ori organizaţia care comandă proiectarea sistemului informatic nu dispune de un sistem de prelucrare automată a datelor din activitatea vizată. Echipa de analişti constată că activitatea compartimentului de contabilitate se desfăşoară prin proceduri manuale, ceea ce necesită un număr relativ mare de angajaţi, dintre care majoritatea desfăşoară doar activităţi de rutină constând în transcrieri de formule contabile, întocmirea de note contabile, centralizări, elaborare de fişe şah sau balanţe de verificare contabilă. Singurele activităţi care nu pot fi complet automatizate şi care necesită intervenţia operatorului uman sunt cele de „contare a documentelor” – adică de înscrierea a formulelor contabile ataşate mişcărilor patrimoniale relevate de către documentele primare – şi, parţial, elaborarea bilanţului contabil.

Datorită volumului mare de prelucrări de rutină existent la nivelul compartimentului de contabilitate agentul economic are la dispoziţie două căi de dezvoltare: angajarea de noi lucrători (dezvoltare extensivă) sau automatizarea activităţilor de prelucrare a datelor prin proiectarea de sisteme informatice şi introducerea tehnicii de calcul electronic (dezvoltarea intensivă).

Echipa de analişti care are sarcina parcurgerii acestei prime etape de proiectare a sistemelor informatice stabileşte, printr-un studiu de fezabilitate, care dintre modalităţile de dezvoltare anterior menţionate este cea mai avantajoasă, înaintând compartimentului managerial al firmei o notă preliminară a proiectării. Aceasta pledează în favoarea dezvoltării intensive, adică a automatizării tuturor activităţilor de rutină, păstrarea activităţii asistate de calculator doar pentru personalul care asigură activităţile de contare a documentelor şi pe cele care conduc la elaborarea bilanţului contabil, adică situaţia finală de raportare ce va fi înmânată compartimentului managerial spre analiză şi elaborarea de decizii menite să optimizeze procesul condus, să asigure corectarea eventualelor anomalii. Echipa de analişti estimează că toate cheltuielile ocazionate de proiectarea sistemului pot fi amortizate în termen de cel mult un an calendaristic, avantajele utilizării noului sistem de lucru fiind legate de creşterea vitezei de prelucrare a datelor şi de obţinere a balanţei de verificare contabilă, sporirea gradului de încredere în corectitudinea prelucrărilor, scăderea gradului de încărcare a personalului din compartimentul de contabilitate şi eliminarea în mare măsură a activităţilor de rutină.

După avizarea notei preliminare de către beneficiarul sistemului informatic, echipa de analişti procedează la culegerea de informaţii despre domeniul de automatizat. Se foloseşte metoda interviului şi cea a documentării directe şi în urma discuţiilor cu lucrătorii din compartimentul de contabilitate şi cu şeful acestuia se deduce schema fluxului informaţional (fig. 16.1.1.).

Fig. 16.1.1. Fluxul informaţional în activitatea

de contabilitate generală

Activitatea aferentă unei luni calendaristice porneşte cu analiza documentelor primare

şi înscrierea formulelor contabile aferente mişcărilor patrimoniale reliefate de către acestea. Formulele contabile sunt centralizate şi grupate pe tipuri de mişcări şi se întocmesc notele contabile. Informaţiile prezente în notele contabile sunt operate în fişele şah pe debit şi pe credit ale conturilor în baza cărora se elaborează balanţa de verificare într-o formă iniţială. Se procedează apoi la verificarea formei iniţiale şi a celor intermediare şi apoi se construiesc notele contabile de închidere pentru conturile de venituri şi cheltuieli (cele din clasele 7 şi 6). Operând în balanţă notele de închidere se obţine balanţa contabilă de verificare aferentă lunii calendaristice de referinţă. Aceasta va sta la baza întocmirii bilanţului contabil. Toate aceste operaţii pot fi reprezentate schematic ca în fig. 16.1.1.

În urma analizei efectuate tragem următoarele concluzii: � Operaţia de contare a documentelor primare se va lăsa la nivel de prelucrare manuală

sau asistată de calculator, intervenţia operatorului uman fiind obligatorie; � Se pot automatiza procedurile privitoare la întocmirea notelor contabile, prelucrarea

acestora în vederea obţinerii fişelor şah pe debit şi pe credit pentru fiecare cont în parte, elaborarea balanţei în formele iniţială şi finală;

� Rămâne asistată de calculator activitatea privind constituirea notelor contabile privind închiderea lunară a cheltuielilor şi veniturilor, precum şi întocmirea bilanţului

contabil. Automatizarea majorităţii activităţilor analizate presupune sporirea vitezei de lucru

pentru elaborarea balanţei contabile şi a bilanţului contabil, precum şi scăderea efortului de muncă al lucrătorilor din compartimente. De altfel elaborarea procedurilor automate va conduce la eliminarea unora dintre activităţile de centralizare ce nu mai sunt necesare pentru elaborarea celor două situaţii finale de raportare: balanţa contabilă de verificare şi bilanţul contabil.

XVI.2. Proiectarea conceptuală. Stabilirea dicţionarului de atribute Parcurgerea etapei de analiză a sistemului existent permite transmiterea de informaţii

preţioase pentru derularea acestei a doua etape a proiectării sistemului informatic. În această etapă am urmărit realizarea următoarelor activităţi:

o Analiza situaţiilor de ieşire ale subsistemului contabilitate generală din cadrul sistemului integrat de contabilitate la nivelul întregii activităţi economice a organizaţiei. Se vor analiza din punct de vedere al formei şi conţinutului situaţiile finale de raportare, respectiv � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � şi � � � � � � � � � � � � � � � � Ajungem, ca urmare a acestei analize, la o primă formă a listei informaţiilor necesare pentru atingerea obiectivelor sistemului, şi anume: � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � Analizăm şi celelalte situaţii de ieşire ale subsistemului de contabilitate generală, situaţii ce sunt obţinute şi de către vechiul sistem de lucru: � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

o Analiza surselor de provenienţă a informaţiei, respectiv a documentelor primare. Această activitate urmăreşte stabilirea informaţiilor ce vor fi preluate din documentele primare pentru a satisface cerinţele informaţionale ale sistemului de proiectat. Stabilim, de asemenea, sursa de provenienţă a celorlalte informaţii: � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � Aceste informaţii sunt preluate din ultima balanţă contabilă de verificare obţinută prin vechiul sistem. Luăm în considerare atât documentele primare tipizate (supuse operaţiei de contare, adică de înscriere a formulelor şi articolelor contabile) cât şi pe cele netipizate.

o Respectând principiul abordării globale a proiectării sistemelor informatice integrate, procedăm la descompunerea sistemului informatic la nivelul întregii activităţi financiar-contabile a agentului economic, în subsisteme componente: evidenţă mijloace fixe, evidenţă materiale, evidenţă materii prime, evidenţă produse finite, evidenţă personal şi calculul salariilor, evidenţă facturi şi calculul TVA, contabilitate generală. Folosind o strategie descendentă (Top-down) în proiectarea sistemului informatic, continuăm cu descompunerea fiecărui subsistem în componente. Astfel subsistemul de � � � � � � � � � �� � � � � � � îl descompunem în date primare, structuri de date, module de prelucrare, situaţii de ieşire. În cazul concret al subsistemului de contabilitate generală am stabilit că datele primare constau în formulele contabile preluate din documentele primare

prelucrate prin operaţia de contare, că baza de date trebuie să aibă în structura ei entităţi care să reţină informaţii cu privire la planul de conturi, la notele contabile, la balanţă şi bilanţ. Proiectarea conceptuală a bazei de date se realizează în cadrul etapei următoare, cea de proiectare logică şi fizică, dar în baza celor prezentate în documentaţia ce finalizează etapa curentă. Activităţile etapei de proiectare conceptuală (sau de ansamblu) se materializează prin

înscrierea rezultatelor într-o documentaţie care va asigura transferul de informaţii către echipa de proiectanţi ce va realiza etapa următoare, cea de proiectare logică şi fizică (sau proiectare tehnică de detaliu). Această documentaţie cuprinde obligatoriu schema de ansamblu a

viitorului sistem informatic, pe care o prezentăm în fig. 16.2.1.. Ţinând cont de forma şi conţinutul situaţiilor de ieşire (registrul jurnal, fişa şah, balanţa

contabilă, registrul de casă) am stabilit următorul dicţionar de atribute ale entităţilor bazei de date ce urmează a fi proiectată prin aplicarea principiilor de normalizare:

• Cont – simbolul contului contabil • SiDB – sold iniţial pe debit • SiCR – sold iniţial pe credit • RulajCumulatDB – rulajul cumulat pe debit • RulajCumulatCR – rulajul cumulat pe credit • Explicaţia – semnificaţia contului conform planului de conturi • Tip – tipul contului (activ, bifuncţional, pasiv) • DB – contul debitor din formula contabilă

Fig.16.2.1. Schema de ansamblu a aplicaţiei de contabilitate generală

• CR – contul creditor din formula contabilă • Suma – suma din formula contabilă • Explicaţia – semnificaţia mişcării asociată formulei contabile Din această listă de atribute, pe care o vom detalia în etapa de proiectare logică şi

fizică, vom obţine tabelele bazei de date şi structurarea înregistrărilor acestora în câmpuri, iar din schema de ansamblu din fig. 16.2.1. vom deduce schema generală de prelucrare.

XVI.3. Proiectarea logică şi fizică – lista dependenţelor funcţionale. Schema

generală de prelucrare Numită şi proiectare tehnică de detaliu, proiectarea logică şi fizică finalizează

proiectarea propriu-zisă a sistemului informatic prin detalierea rezultatelor etapei de proiectare conceptuală.

În cadrul acestei etape am definitivat forma şi conţinutul situaţiilor de ieşire, forma documentelor de intrare ce reprezintă sursa de provenienţă a datelor, funcţiile şi algoritmii de

calcul pentru fiecare dintre procedurile din schema de ansamblu ce urmează a fi automatizate. Pentru a simplifica aplicaţia de proiectat vom considera că avem de a face cu o singură

situaţie de ieşire, şi anume � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � Forma şi conţinutul acesteia este redat în fig. 16.3.1.

Fig.16.3.1. Forma şi conţinutul balanţei de verificare contabilă

Datele de intrare

pentru procedurile aplicaţiei vor fi preluate din planul de

conturi, din ultima balanţă obţinută prin sistemul de lucru anterior sistemului proiectat şi din documentele primare (note de intrare recepţie, facturi, bonuri de consum, bonuri de transfer, note de predare, note de restituire, proces verbal de punere în funcţiune mijloc fix, proces verbal de casare mijloc fix, dispoziţie de încasare, dispoziţie de plată, nota contabilă a salariilor etc.). Majoritatea documentelor primare sunt tipizate, iar forma şi conţinutul acestora trebuie prezentate în anexă.

Din schema de ansamblu prezentă în fig.8, am stabilit următoarele proceduri automate, semiautomate şi manuale:

Procedura de culegere conturi – procedură manuală care are drept obiectiv stocarea în baza de date a informaţiilor referitoare la conturile contabile (simbol cont, explicaţie, tip cont) preluate din planul de conturi.

Procedura creare balanţă - procedură semiautomatizată care permite utilizatorului aplicaţiei să aleagă conturile contabile cu care va lucra în balanţa contabilă; preluarea se face prin preluarea selectivă a conturilor existente în baza de date.

Procedura de culegere note contabile, corecţii şi note de închidere – procedură manuală care are ca funcţie preluarea formulelor contabile din documentele primare.

Procedura actualizare balanţa cu notele contabile – procedură automatizată care preia rulajele curente din notele contabile şi le cumulează pe conturi în balanţă actualizând rulajele curente pe debit şi pe credit.

Procedurile de editare registru jurnal, fişa şah, balanţă contabilă şi registru de casă – proceduri automatizate care au ca efect obţinerea pe disc sau la imprimantă a situaţiilor finale ale aplicaţiei.

Schema generală de prelucrare este similară schemei de ansamblu cu precizările făcute anterior privitor la procedurile componente şi funcţiile acestora.

XVI.4. Proiectarea modelului conceptual al bazei de date Am proiectat modelul conceptual al bazei de date preconizând utilizarea unui SGBD

din categoria celor orientate pe obiecte, în speţă MicroSoft ACCESS. Pentru a proiecta structura logică a tabelelor bazei de date pornim de la lista

informaţiilor de care avem nevoie pentru a elabora situaţiile finale prezente în schema de ansamblu a aplicaţiei:

• Cont – simbolul contului contabil • SiDB – sold iniţial pe debit • SiCR – sold iniţial pe credit • RulajCumulatDB – rulajul cumulat pe debit • RulajCumulatCR – rulajul cumulat pe credit • Explicaţia – semnificaţia contului conform planului de conturi • Tip – tipul contului (activ, bifuncţional, pasiv) • DB – contul debitor din formula contabilă • CR – contul creditor din formula contabilă

Sold initial Rulaj curent Rulaj cumulat

Total sume Sold final Simbol cont DB CR DB CR DB CR DB CR DB CR

• Suma – suma din formula contabilă • Explicaţia – semnificaţia mişcării asociată formulei contabile În scopul simplificării structurii bazei de date care trebuie să poată memora

informaţiile din lista anterioară, am realizat o grupare a acestor, după cum urmează: o Informaţii de identificare a contului:

� Cont – simbolul contului contabil � Explicaţia – semnificaţia contului conform planului de conturi � Tip – tipul contului (activ, bifuncţional, pasiv)

o Informaţii privitoare la înregistrările contabile � DB – contul debitor din formula contabilă � CR – contul creditor din formula contabilă � Suma – suma din formula contabilă � Explicaţia – semnificaţia mişcării asociată formulei contabile

o Informaţii privitoare la situaţia contului � SiDB – sold iniţial pe debit � SiCR – sold iniţial pe credit � RulajCumulatDB – rulajul cumulat pe debit � RulajCumulatCR – rulajul cumulat pe credit

Pentru normalizarea bazei de date am fragmentat lista informaţiilor anterior prezentată

în următoarele 3 tabele (corespunzător celor trei grupe de informaţii utile aplicaţiei): CONTURI

- Cont – text, lungime 6, indexat, fără duplicare - Explicaţia – text, cu lungimea 30 caractere - Tip – text, cu lungimea 1, condiţii de validare: A, P, B

BALANŢA - Cont � text, lungime 6, indexat fără duplicare - SiDB – număr, LongInteger - SiCR – număr, LongInteger - RulajCumulatDB – număr, LongInteger - RulajCumulatCR – număr, LongInteger

NC - DB – text, 6 caractere - CR – text, 6 caractere - Suma – număr, LongInteger - Expl – text, 30 caractere După cum se poate observa, primele două tabele au putut fi relaţionate prin

intermediul câmpurilor Cont, relaţie de tip 1:1. Pentru editarea balanţei contabile este necesar ca informaţiile prezente în tabela NC să

poată actualiza rulajele curente pe debit şi credit ale conturilor contabile prezente în tabela BALANŢA. Pentru a asigura relaţionarea informaţiilor din tabela NC cu acelea din BALANŢA, am proiectat patru tabele de lucru, pe care le-am denumit DEBIT, CREDIT, BDB, BCR, care se vor obţine automat, prin intermediul unor interogări de tip Make-Table Query.

Tabelele DEBIT şi CREDIT se obţin din tabela NC prin însumarea sumelor şi asocierea rezultatelor obţinute prin însumări la conturile ce apar pe debit şi, respectiv pe credit în NC.

Astfel tabela DEBIT are înregistrări structurate în câmpurile

BD – text, 6 caractere Rulaj – număr, LongInteger

iar tabela CREDIT are câmpurile CR – text, 6 caractere Rulaj – număr, LongInteger

Informaţiile prezente în tabelele DEDIT şi CREDIT vor fi transpuse în tabelele BDB şi BCR care vor avea înregistrări cu aceeaşi structură

Cont – text, 6 caractere Rulaj_curent_DB – număr, LongInteger Rulaj_curent_CR – număr, LongInteger

cu specificaţia că pentru tabela BDB Rulaj_curent_CR va avea implicit valoarea 0, iar pentru tabela BCR Rulaj_curent_DB va fi 0. Printr-o interogare de tip Append Query se vor adăuga înregistrările din BCR la cele din BDB. În felul acesta tabela BDB va conţine toate informaţiile necesare construirii rulajelor curente pe debit şi pe credit. Se va putea realiza actualizarea câmpurilor corespunzătoare din tabela BALANŢA prin relaţionarea acesteia cu tabela B1 obţinută din BDB şi având aceaşi structură cu ea şi BALANŢA, prin intermediul câmpului Cont� relaţie de tip 1:n.

Baza de date proiectată pe principiul programării orientată pe obiecte va conţine, pe lângă tabele şi alte tipuri de obiecte: � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � � � � � � : CONTURI, BALANŢA, NC şi BALCONT. Primele trei asigură � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � cu acelaşi nume, iar al patrulea asigură � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � . � � � � � � � � � � � NCDB (tip MakeTableQuery, conduce la tabela DEBIT), NCCR (tip MakeTableQuery, conduce la tabela CREDIT), RLDB (tip MakeTableQuery, conduce la tabela BDB), RLCR (tip MakeTableQuery, conduce la tabela BCR), RL (tip AppendQuery, adaugă înregistrările din BCR în BDB), B1 (tip SimpleQuery, se obţine din BDB), BAL (tip MakeTableQuery, ia informaţii din BALANTA şi interogarea B1 şi obţine tabela BVC) asigură prelucrarea informaţiilor din tabelele de date până la obţinerea tabelei BVC care va fi sursa de provenienţă a datelor pentru � � � � � � � BVC.

Funcţiile interogărilor sunt următoarele: NCDB : de tip Make Table-Query, creează tabela DEBIT pornind de la datele din

tabela NC. NCCR : de tip Make Table-Query, creează tabela CREDIT pornind de la datele din

tabela NC. RLDB: de tip Make Table-Query, creează tabela BDB pornind de la datele din tabela

DEBIT. RLCR: de tip Make Table-Query, creează tabela BCR pornind de la datele din tabela

CREDIT. RL: de tip Append Query, adaugă înregistrările din tabela BCR la cele ale tabelei

DBD. B1: interogare de selecţie ce foloseşte ca sursă de provenienţă tabele BALNŢA şi B1,

relaţionate prin Cont. BAL: de tip Make Table-Query, creează tabela BVC � � � � � � � BVC care conţine balanţa contabilă de verificare.

XVI.5. Schema generală a aplicaţiei

Fig. 16.5.1 Schema generală a aplicaţiei de contabilitate

Formular CONTURI

Formular BALANŢA

NOTE CONTABILE

CONTURI BALANTA

NC � � �NCDB � � �NCCR

DEBIT CREDIT � � �

RLDB � � �RLCR

BDB BCR � �

RL � �B1

B1 Query

� � �BAL

BVC

Report BVC

Balnţa de Verificare Contabilă

XVI.6. Implementarea codului program – proiectarea obiectelor componente ale

bazei de date Microsoft Access Realizarea codului program al aplicaţiei s-a făcut utilizând facilităţile SGB-ului pentru

baze de date orientate obiect, Microsoft ACCESS, Am creat mai întâi structurile logice ale tabelelor permanente ale bazei de date

folosind opţiunea � � � � � � după selectarea tipului de obiect � � � � � � şi am obţinut structurile după cum se prezintă în fig.16.6.1., fig.16.6.2 şi fig. 16.6.3.

Fig. 16.6.1. Structura logică a tabelei Conturi

Fig. 16.6.2. Structura logică a tabelei Balanţa

Fig. 16.6.3. Structura logică a tabelei NC

Am procedat apoi la generarea formularelor de culegere date pentru cele trei tabele

permanente ale aplicaţiei, structura acestora aflându-se în fig. 16.6.4., fig. 16.6.5. şi fig. 16.6.6.

Fig. 16.6.4. Formular de culegere şi vizualizare

date din tabela Conturi

Fig. 16.6.5. Formular de culegere, vizualizare şi actualizare Balanţa

Fig. 16.6.6. Formular de culegere, actualizare şi vizualizare date din NC

Generarea interogărilor permite realizarea prelucrării datelor conform schemei

generale de funcţionare: � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � NCDB preia datele din tabela NC şi creează tabela DEBIT care conţine informaţii cu privire la sumele aferente conturilor debitoare. Codul SQL ataşat acestei interogări este redat mai jos: SELECT DISTINCTROW NC.DB, Sum(NC.Suma) AS Rulaj INTO Debit FROM NC GROUP BY NC.DB �� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � NCCR realizează aceeaşi operaţie dar pentru

conturile creditoare, obţinându-se tabela CREDIT, iar codul SQL ataşat este următorul: SELECT DISTINCTROW NC.CR, Sum(NC.Suma) AS Rulaj INTO Credit FROM NC GROUP BY NC.CR;

În urma activării celor două interogări, NCDB şi NCCR, se obţin tabelele DEBIT şi CREDIT care au următoarea structură:

Fig. 16.6.7. Structura logică a tabelelor Debit şi Credit

Din tabelele DEBIT şi CREDIT, prin intermediul � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �� � � � � RLDB � � RLCR � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �. Codurile SQL ataşate celor

două interogări sunt redate în continuare, iar structura tabelelor create de către acestea este prezentă în fig. 16.6.8.. SELECT Balanta.Cont, Debit.Rulaj AS Rulaj_curent_DB, 0 AS Rulaj_curent_CR INTO BDB FROM Balanta INNER JOIN Debit ON Balanta.Cont = Debit.DB; SELECT Balanta.Cont, 0 AS Rulaj_curent_DB, Credit.Rulaj AS Rualaj_curent_CR INTO BCR FROM Balanta INNER JOIN Credit ON Balanta.Cont = Credit.CR;

Fig. 16.6.8. Structura logică a tabelelor BDB şi BCR � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � RL realizează adăugarea înregistrărilor din BCR la

înregistrările lui BDB, obţinându-se astfel în tabela BDB toate informaţiile referitoare la rulajul lunar al conturilor pe debit şi pe credit. Codul SQL ataşat interogării este prezentat în continuare: INSERT INTO BDB (Cont, Rulaj_curent_DB, Rulaj_curent_CR ) SELECT BCR.Cont, BCR.Rulaj_curent_DB, BCR.Rualaj_curent_CR FROM BCR; � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � B1 are ac efect crearea unei interogări care va conţine informaţiile din fig. 16.6.9. şi are următorul cod SQL: SELECT Balanta.Cont, Balanta.SiDB, Balanta.SiCR, BDB.Rulaj_curent_DB, BDB.Rulaj_curent_CR, Balanta.Rulaj_cumulat_DB, Balanta.Rulaj_cumulat_CR FROM Balanta INNER JOIN BDB ON Balanta.Cont = BDB.Cont;

Fig. 16.6.9. Conţinutul interogării B1 � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � BAL preia informaţii din interogarea B1 şi din

tabelele CONTURI şi BALANTA şi creează tabela BVC ce conţine informaţiile prezente în fig. 16.6.10. Codul SQL al acestei interogări este următorul: SELECT B1.Cont, Conturi.Explicaţia, B1.SiDB, B1.SiCR, B1.Rulaj_curent_DB, B1.Rulaj_curent_CR, [Rulaj_cumulat_DB]+[Rulaj_curent_DB] AS Rulaj_cumul_DB, [Rulaj_cumulat_CR]+[Rulaj_curent_CR] AS Rulaj_cumul_CR, [SiDB]+[Rulaj_cumul_DB] AS Total_sume_DB, [SiCR]+[Rulaj_cumul_CR] AS Total_sume_CR, Iif([Total_sume_DB]>[Total_sume_CR],[total_sume_DB]-[Total_sume_CR],0) AS Sold_final_DB, Iif([Total_sume_CR]>[Total_sume_DB],[total_sume_CR]-[Total_sume_DB],0) AS Sold_final_CR INTO BVC FROM B1 INNER JOIN Conturi ON B1.Cont = Conturi.Cont;

Fig. 16.6.10. Structura logică a tabelei BVC

Sursa de provenienţă a datelor ce sunt stocate în tabela BVC este prezentată şi în codul SQL al interogării care conduce la obţinerea acesteia, şi anume: � � � din interogarea B1, � � � � � � � � � � din tabela CONTURI, � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

din interogarea B1. Celelalte câmpuri sunt obţinute prin calcul după cum urmează:

• � � � � � � � � � � � � � =

� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �•

� � � � � � � � � � � � �=

� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

• � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �• � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �•

� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �dacă

Total_sume_DB>Total_sume_CR şi 0 în caz contrar •

� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � dacă Total_sume_CR>Total_sume_DB şi 0 în caz contrar Relaţionarea între interogarea B1 şi tabela CONTURI se realizează prin intermediul

câmpului � � � . Prelucrarea finală a aplicaţiei care conduce la obţinerea raportului final, � � � � � � � � �� � � � � � � � � � � � � � � � � � , este realizată prin intermediul raportului � � � �Structurarea logică a informaţiilor din raportul generat ca obiect de tip raport este

prezentată în fig. 16.6.11., iar imaginea acestuia în fig. 16.6.12..

Fig. 16.6.11. Structura logică a raportului BVC

Fig. 16.6.12. Balanţa contabilă de verificare

Pentru a oferi utilizatorului posibilitatea accesării rapide, care să nu necesite nici un fel

de cunoştinţe de ACCESS, am proiectat un formular de interfaţă şi un macro pe care l-am

transferat ca shortcut în directorul de lucru. Imaginea formularului de interfaţă este prezentă în fig. 16.6.13..

Fig. 16.6.13. Formularul de interfaţă al aplicaţiei CONTAGEN

Formularul din fig. 24 este compus din: - o etichetă care permite introducerea şi afişarea titlului aplicaţiei (Contabilitatea

generală – BALANŢA DE VERIFICARE CONTABILĂ). - 6 butoane de comandă care permit apelarea formularelor de culegere şi actualizare

a datelor memorate în tabelele permanente ale aplicaţiei (CONTURI, BALANŢA, NC), apelarea interogărilor care actualizează tabela BALANŢA cu înregistrările din notele contabile, editarea balanţei de verificare contabilă şi părăsirea aplicaţiei.

Codul program asociat obiectelor din formularul de interfaţă este redat în continuare: Option Compare Database Private Sub Command0_Click() On Error GoTo Err_Comanda0_Click Dim conturi As String Dim CriteriuLegatura As String conturi = „CONTURI” DoCmd.OpenForm conturi, , , CriteriuLegatura Exit_Comanda0_Click: Exit Sub Err_Comanda0_Click: MsgBox „Eroare actualizare CONTURI” Resume Exit_Comanda0_Click End Sub Private Sub Command1_Click() On Error GoTo Err_Comanda1_Click Dim balanta As String Dim CriteriuLegatura As String balanta = „BALANTA” DoCmd.OpenForm balanta, , , CriteriuLegatura Exit_Comanda1_Click: Exit Sub Err_Comanda1_Click: MsgBox „Eroare actualizare Balanţa” Resume Exit_Comanda1_Click

End Sub Private Sub Command10_Click() DoCmd.Close End Sub Private Sub Command12_Click() Dim debit As String Dim CriteriuLegatura As String DoCmd.DeleteObject acTable, „bdb” DoCmd.DeleteObject acTable, „bcr” DoCmd.DeleteObject acTable, „BVC” DoCmd.DeleteObject acTable, „debit” DoCmd.DeleteObject acTable, „credit” debit = „NC DB” credit = „NC CR” rldb = „RLDB” rlcr = „RLCR” rl = „RL” b1q = „B1” balanta = „BAL” DoCmd.OpenQuery debit DoCmd.OpenQuery credit DoCmd.OpenQuery rldb DoCmd.OpenQuery rlcr DoCmd.OpenQuery rl DoCmd.OpenQuery b1q DoCmd.OpenQuery balanta End Sub Private Sub Command15_Click() Dim raport As String raport = „BVC” DoCmd.OpenReport raport, acPreview End Sub Private Sub Command2_Click() On Error GoTo Err_Comanda2_Click Dim note As String Dim CriteriuLegatura As String note = „NC” DoCmd.OpenForm note, , , CriteriuLegatura Exit_Comanda2_Click: Exit Sub Err_Comanda2_Click: MsgBox „Eroare actualizare CONTURI” Resume Exit_Comanda2_Click End Sub

XVI.7. Indicaţii privind utilizarea sistemului informatic şi testarea acestuia cu

date reale Pentru a facilita instalarea şi utilizarea aplicaţiei în scopul testării ei cu date reale

culese din procesul supus informatizării, am creat un folder al aplicaţiei (pe desktop) în care am copiat baza de date (fişier cotagen.mdb) şi shortcut-ul macro-ului de apelare a formularului de interfaţă.

Utilizatorul va accesa prin dublu click de mouse pe shortcut formularul de interfaţă. Apelând la primul buton al ferestrei de interfaţă se poate apela formularul de culegere

şi actualizare a tabelei CONTURI şi, din planul de conturi, pot fi introduse toate informaţiile necesare privitoare la conturile contabile posibil de utilizat în elaborarea balanţei de verificare contabilă.

Din ultima balanţă contabilă se preiau informaţiile necesare încărcării informaţiilor din tabela BALANTA. Se execută click de mouse pe butonul de comandă ACTUALIZARE BALANTA şi se culeg datele existente în balanţă.

După ce s-a asigurat popularea tabelelor CONTURI şi BALANŢA cu datele pseudo - permanente se poate trece la prelucrări lunare. Din punctul de vedere al datelor aceasta însemnă preluarea datelor corespunzătoare din documentele primare (formulele contabile înscrise prin operaţia de „contare”) şi memorare sub formă de note contabile în tabelul NC. Acesta din urmă este un tabel temporar, care se creează şi se actualizează în fiecare lună şi care poate fi arhivat.

Pentru elaborarea şi editarea balanţei de verificare lunară trebuie realizată actualizarea tabelului BALANTA cu informaţiile din tabela NC se accesează butonul de comandă � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � �

Editarea balanţei se face prin accesarea butonului de comandă � � � � � � � � � .

După verificarea balanţei se pot întocmi şi culege notele contabile de corecţii, precum şi cele de închidere ale conturilor de venituri şi cheltuieli prin contul de profituri şi pierderi. Acestea vor fi introduse în tabela NC. Se reia actualizarea tabelei BALANTA cu NC şi editarea BVC, până când balanţa obţinută corespunde calitativ.

Înainte de începerea prelucrărilor pentru luna următoare, soldurile curente vor fi adunate la soldurile cumulate. Pentru aceasta trebuie activată o interogare care să creeze un nou tabel ce ulterior va primi numele BALANTA. (rămâne ca exerciţiu pentru cititor).

XVI.8. Posibilităţi de exploatare şi dezvoltare a sistemului informatic

Aplicaţia proiectată se poate realiza prin parcurgerea paşilor prezentaţi în paragraful

anterior pentru fiecare lună în parte. Pentru aceasta utilizatorul trebuie să poată utiliza un sistem de calcul electronic care să aibă instalat sistemul de operare Windows, indiferent de variantă şi Microsoft Office.

Pentru utilizarea aplicaţiei trebuie copiate în folder-ul destinat acesteia două fişiere: baza de date (fişierul ContGen.mbd – care conţine tabelele, formularele, interogările, rapoartele) şi shortcut-ul ce permite apelarea automată formularului BVC, deschizând fereastra de interfaţă. � � � � � � � � � � � � � � � a aplicaţiei se va realiza conform dorinţelor utilizatorului şi ţinând cont de recomandările privind utilizarea şi care sunt prezente în paragraful anterior. Se recomandă, în plus, ca periodic să se realizeze o copie de siguranţă a întregului conţinut al folder-ului aplicaţiei pe suport tehnic(floppy disk sau CD) pentru a da posibilitatea refacerii acestuia în cazul unor incidente neprevăzute.

Pentru a optimiza aplicaţia din punct de vedere al funcţionalităţii este necesar să se adauge cel puţin două noi funcţiuni:

- o interogare care să asigure închiderea activităţii de evidenţă contabilă a unei luni; aceasta va asigura însumarea rulajelor curente (lunare) la rulajul cumulat de la începutul anului la zi. Această interogare va trebui să creeze o nouă tabelă cu structura tabelei BALANTA pe care o va înlocui înaintea prelucrărilor pentru luna următoare

- o interogare care să asigure lucrările de încheiere de an calendaristic; aceasta va crea un nou tabel cu structura tabelului BALANTA şi care va conţine, ca sold iniţial la începutul anului curent, valorile soldului final al anului precedent. Această interogare se utilizează o singură dată pe an.