CURSUL2. SISTEMUL DE DOCUMENTE PRIMARE ŞI EVIDENŢĂ, OBIECT

AL CONTROLULUI ŞI SURSĂ DE INFORMAŢII PENTRU

CONTROL

Obiective:

2.1. Controlul documentelor justificative şi formularelor cu regim special

2.2. Controlul organizării şi conducerii evidenţei tehnic-operative şi contabile

2.3. Controlul programelor informatice utilizate în activitatea financiară şi contabilă

Bibliografie:

“Control financiar fiscal”, Mircea Boulescu Editura Fundatiei Romania de

Maine, Bucuresti, 2006

Studiu de caz:

Efectuati controlul organizării şi conducerii evidenţei tehnic-operative şi contabile la

institutia la care lucrati

Concepte-cheie: documente primare, evidenta contabila, activitatea financiara si

contabila

Rezumat:

2.1. Controlul documentelor justificative şi formularelor cu regim special

Sistemul de evidenta reprezinta sursa esentiala de informatii pentru

controlul financiar. Pentru a obtine o imagine fidela a activitatii economico-financiare

controlate este necesar ca sursele de informatii ale controlului sa fie reale, legale, corecte,

de calitate. În consecinta, sistemul de documente si evidenta este atât obiect al

controlului, cât si sursa de informatii pentru controlul activitatii economico-financiare.

1

Documentele primare sau actele justificative, constituie, de regula, surse de

informatii pentru toate formele evidentei. În acelasi timp, documentele primare servesc

pentru informarea operativa a conducerii agentilor economici.

Pentru contabilitate, documentele îndeplinesc functia de acte justificative. În acest

sens, este necesar ca fiecare document folosit ca act justificativ sa contina unele elemente

obligatorii, si anume: denumirea; unitatea care îl întocmeste; numarul si data întocmirii;

mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiei (când este cazul); datele

cantitative si valorice ale operatiei efectuate; semnaturile persoanelor care raspund de

efectuarea operatiei, ale celor care au sarcina executarii controlului financiar preventiv

sau dreptul sa aprobe operatiile respective, etc.

Din punct de vedere al formei, controlul documentelor are ca obiective:

autenticitatea; exactitatea întocmirii si valabilitatea documentului; efectuarea

corecta a calculelor.

Din punct de vedere al fondului (continutului), controlul documentelor are ca

obiective: legalitatea – justetea, realitatea – exactitatea si eficienta, respectiv, necesitatea,

economicitatea si oportunitatea operatiilor economice si financiare consemnate în

documente.

Un obiectiv esential al controlului documentelor îl constituie gestionarea, folosirea si

evidenta formularului cu regim special si a celor personalizate si securizate, precum si

circulatia documentelor justificative.

Prin înregistrarile, centralizarile si prelucrarile contabile se exercita un control

contabil asupra activitatii economice, financiare si gestionare a agentilor economici. În

consecinta controlul contabil este acel control asupra legalitatii, realitatii si eficientei

operatiilor si activitatii economice si financiare, care se efectueaza cu ajutorul mijloacelor

contabilitatii si instrumentelor specifice acestora, respectiv: înregistrari, conturi, balante

de control contabil, situatii contabile, registrele contabilitatii sintetice si analitice,

registrele operative ale gestiunilor în bani si materiale, corelatii bilantiere, etc.

Deoarece contabilitatea are la baza documentele primare si centralizatoare,

controlul contabil este strâns corelat cu cel documentar si se manifesta în unitate cu

acesta ca procedeu de control documentar-contabil. Pentru a sintetiza real si legal

activitatea economica si financiara este necesar ca sistemul de evidenta sa fie exact,

2

corect, real, legal si complet. Din acest motiv se executa, în primul rând, controlul

asupra organizarii si conducerii evidentei tehnico-operativ si contabile.

Reluând într-o forma sintetica cu caracter practic, principalele obiective ale

controlului contabilitatii constau în:

– conducerea corecta si la zi a contabilitatii;

– întocmirea documentelor justificative pentru operatiunile patrimoniale;

– constituirea si evaluarea capitalului social si a elementelor de activ si pasiv;

– exactitatea si realitatea înregistrarilor contabile pentru stabilirea si îndeplinirea

obligatiilor financiare si fiscale fata de stat;

– inventarierea patrimoniului si valorificarea rezultatelor acesteia;

– întocmirea balantelor de verificare, a bilantului contabil si a contului de profit

si pierdere;

– respectarea criteriilor minimale privind programele informatice utilizate în

activitatea financiara si contabila si a conditiilor în care se pot întocmi, edita si

arhiva electronic registrele, jurnalele si alte documente financiar-contabile.

Prin actiunea de control se stabileste daca activitatea economica si financiara

este organizata si se desfasoara conform normelor, principiilor sau regulilor

stabilite. Orice operatie sau activitate economico-financiara se cerceteaza nu

numai în sine, ci si în raport cu anumite criterii, respectiv, o baza de

comparatie. Comparatia de control prezinta aspecte specifice în functie de

natura operatiilor si activitatilor economico-financiare controlate, de

metodologia de calcul si sistemul de evidenta.

Metodologic, controlul, ca proces de cunoastere si perfectionare a activitatii

economico-financiare si sociale impune urmatoarele momente:

cunoasterea situatiei stabilite;

cunoasterea situatiei reale;

determinarea abaterilor prin compararea situatiei reale cu cea stabilita;

concluzii, sugestii, propuneri si masuri.

- Metodologia de control, privita ca proces structurat pe momentele enuntate,

presupune, în interdependenta, o filiera adecvata de cercetare si actiune, care,

în succesiune teoretica, se prezinta astfel:

3

- formularea obiectivelor controlului;

- delimitarea obiectivelor pe forme de control financiar (preventiv, operativ,

ulterior);

- organele componente legal sa efectueze controlul asupra obiectivelor

stabilite;

- sursele de informare pentru control (documente primare, evidente tehnice –

operative si contabile, alte documente);

- aplicarea procedeelor si tehnicilor de control cu ajutorul carora se realizeaza

cunoasterea activitatii controlate;

- stabilirea deficientelor, lipsurilor si abaterilor, precum si a rezervelor de

perfectionare, ce se pot constata, în sfera obiectivului controlat, utilizând

procedeele si tehnicile de control;

- întocmirea actelor de control în care se înscriu constatarile;

- modalitatile de finalizare si valorificare a actiunilor de control;

- stabilirea eficientei controlului pe linia prevenirii, detectarii si remedierii

deficientelor, lipsurilor, abaterilor, dar si pe linia perfectionarii activitatii

controlate.

Competenta principala a metodologiei de control o constituie ansamblul

procedeelor de cercetare, cunoastere si perfectionare a activitatii economice si financiare, si

anume: studiul general prealabil asupra activitatii ce urmeaza a se controla; controlul

documentar contabil; controlul faptic; analiza economico-financiara; controlul total si prin

sondaj; finalizarea (valorificarea) constatarilor controlului, etc.

Procedeul de control reprezinta latura practica a procesului cognitiv si se

compune din conexiunea unor modalitati tehnice, instrumente concrete de actiune pentru

cunoasterea si perfectionarea activitatii ce se controleaza. Orice modalitate concreta de

control reprezinta o maniera sau tehnica de actiune, comparatie sau judecata, în vederea

cunoasterii obiectivului controlat.

Modalitatile de control financiar se utilizeaza selectiv si combinat, pe baza de

rationamente cu privire la aplicabilitatea si utilitatea lor în circumstante concrete diferite.

4

2.2 Controlul organizării şi conducerii evidenţei tehnic-operative şi contabile

Importanţa evidenţei tehnic-operative şi contabile pentru control este imensă, deoarece

este considerată un mijloc de control neîntrerupt asupra activităţii economice şi financiare, o

condiţie necesară pentru asigurarea integrităţii bunurilor şi valorilor şi cheltuirii cu eficienţă a

mijloacelor materiale şi băneşti. Cea mai importantă problemă a organizării evidenţei tehnic-

operative şi contabile este perfectarea cu documente justificative a operaţiilor economice şi

financiare, în momentul efectuării lor. Pentru acest considerent, documentele primare şi

centralizatoare, înregistrările în evidenţa analitică şi sintetică, bilanţurile şi alte situaţii financiar-

contabile se supun controlului cu caracter preventiv, concomitent şi ulterior.

Înregistrările contabile, registrele şi situaţiile contabile, bilanţul şi anexele sale constituie un

element de bază al ordinii şi disciplinei financiare, întrucât fac posibile cunoaşterea şi

controlul situaţiei financiar-gestionare a agenţilor economici. Prin înregistrările, centralizările

şi prelucrările contabile se exercită un control contabil asupra activităţii economice, financiare

şi gestionare a agenţilor economici. Înregistrările contabile constituie prin ele însele un mijloc

de control eficient, cu condiţia să se efectueze imediat ce s-a desfăşurat operaţia economică

sau financiară şi pentru fiecare fază a acesteia. Contabilitatea constituie un mijloc de control

al fiecărei operaţii, întrucât, prin modalităţi proprii, asigură exactitatea înregistrărilor contabile

şi luarea măsurilor imediate pentru îndreptarea erorilor scriptice.

În consecinţă, controlul contabil este acel control asupra realităţii, legalităţii şi eficienţei

operaţiilor şi activităţilor economice şi financiare care se efectuează cu ajutorul mijloacelor

contabilităţii şi instrumentelor specifice acestora, şi anume: înregistrări, conturi, balanţe de

control contabil, situaţii contabile, registrele contabilităţii sintetice şi analitice, re-gistrele

operative ale gestiunilor în bani şi materiale, corelaţii bilanţiere etc.

Întrucât contabilitatea are la bază documente primare şi centralizatoare, controlul contabil

este strâns corelat cu controlul documentar şi se manifestă în unitate cu acesta.

Pentru a sintetiza real şi legal activitatea economică şi financiară, este necesar ca sistemul de

evidenţă să fie exact, corect, real, legal şi complet. De aceea, în primul rând, se exercită controlul

asupra organizării şi conducerii evidenţei tehnic-operative şi contabile, a realităţii datelor înscrise

în acestea.

Obiectivele esenţiale ale acestui control sunt:

5

– conducerea evidenţei tehnic-operative la locurile de depozitare şi pe feluri de mijloace

materiale, evidenţierea exactă, corectă şi la timp a mijloacelor şi operaţiilor economice şi

financiare consemnate în documente justificative:

– aplicarea corectă a doctrinei şi metodologiei contabile;

– modul de organizare a evidenţei contabile sintetice şi analitice, conducerea evidenţei

contabile astfel încât să asigure reflectarea în expresie bănească a elementelor de activ şi de

pasiv şi exercitarea controlului permanent al existenţei şi mişcării acestora;

– corelaţiile dintre evidenţa tehnic-operativă, contabilă şi statistică, dintre evidenţa

contabilă sintetică şi analitică, dintre realitatea datelor înscrise în acestea şi situaţiile financiare

anuale;

– conducerea corectă şi la zi a evidenţei contabile;

– constituirea şi evaluarea capitalului social şi a elementelor de activ şi de pasiv;

– exactitatea şi realitatea înregistrărilor contabile pentru stabilirea şi îndeplinirea

obligaţiilor financiare şi fiscale faţă de stat;

– inventarierea patrimoniului şi valorificarea rezultatelor acesteia;

– întocmirea balanţelor de verificare şi a situaţiilor financiare anuale.

Furnizarea de date reale, exacte, legale şi operative se asigură, în primul rând, prin funcţia

de control a evidenţei şi apoi prin controlul ulterior al organizării şi conducerii evidenţei tehnic-

operative şi contabile. Creşterea rolului contabilităţii în procesul de sintetizare şi control asupra

activităţii economico-financiare necesită perfecţionarea continuă a normelor sale metodologice,

folosirea mijloacelor moderne de calcul şi evidenţă, precum şi organizarea sa în mod cât mai

raţional, pe baze ştiinţifice.

2.3 Controlul programelor informatice utilizate în activitatea financiară şi contabilă

Controlul organizat şi efectuat de către managementul agenţilor economici examinează

dacă se respectă normele legale cu privire la:

– criteriile minimale privind programele informative utilizate în activitatea financiară şi

contabilă;

6

– condiţiile în care se pot întocmi, edita şi arhiva electronic registrele, jurnalele şi alte

documente financiar-contabile.

A. Controlul respectării criteriilor minimale privind programele informatice

utilizate în activitatea financiară şi contabilă

Controlul examinează dacă:

a) sistemul informatic de prelucrare automată a datelor în sistemul financiar-contabil la

nivelul agentului economic:

– asigură prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu normele

contabile aplicabile, controlul şi păstrarea acestora pe suporturi tehnice;

– răspunde criteriilor considerate de normele legale ca fiind minimale;

b) elaboratorii de programe informatice prevăd, prin contracte de livrare a programelor

informatice, clauze privind întreţinerea şi adaptarea produselor livrate, precum şi clauze privind

eliminarea posibilităţilor de modificare a procedurilor de prelucrare automată a datelor de către

utilizatori;

c) în cadrul agentului economic sunt stabilite obligaţii şi răspunderi în legătură cu utilizarea

sistemului informatic de prelucrare automată a datelor.

În detaliu, cu privire la elaborarea şi adaptarea programelor informatice, controlul are

în vedere:

– cuprinderea în procedurile de prelucrare a reglementărilor în vigoare şi a posibilităţii de

actualizare a acestor proceduri, în funcţie de modificările intervenite în legislaţie;

– cunoaşterea adecvată a funcţiilor sistemului de prelucrare automată a datelor, de către

personalul implicat, şi respectarea acestora;

– gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protecţiei lor împotriva unor

accese neautorizate, realizarea confidenţialităţii datelor din sistemul informatic;

– stabilirea tipului de suport pentru păstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieşire;

– soluţionarea eventualelor erori care pot să apară în funcţionarea sistemului informatic;

– asigurarea controlului complet sau prin sondaj asupra modului de funcţionare a

procedurilor de prelucrare prevăzute în sistemul informatic;

– posibilitatea de control total sau prin sondaj al operaţiunilor economico-financiare

înregistrate în contabilitate, astfel încât să fie efectuate în concordanţă strictă cu prevederile

actelor normative care le reglementează;

7

– efectuarea de teste de control asupra programului informatic utilizat.

Controlul examinează dacă sistemul informatic de prelucrare automată a datelor în

domeniul financiar-contabil răspunde unor criterii considerate legal minimale, cum sunt:

a) Să se asigure:

– concordanţa strictă a rezultatelor prelucrărilor informatice cu prevederile actelor

normative care le reglementează;

– ca fiecare dată înregistrată în contabilitate să se regăsească în conţinutul unui document

la care să poată avea acces atât beneficiarul, cât şi organele de control şi de audit;

– listele operaţiunilor efectuate în contabilitate pe bază de documente justificative,

numerotate în ordine cronologică, fără inserări, intercalări şi orice eliminări sau adăugiri

ulterioare;

– conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte prevederile Legii

contabilităţii;

– următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile: data efectuării

înregistrării contabile a operaţiunii; jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările

contabile; numărul documentului justificativ sau contabil atribuit de emitent;

– confidenţialitatea şi protecţia informaţiilor şi a programelor prin parole, cod de

identificare pentru accesul la informaţii, copii de siguranţă pentru programe şi informaţii;

– listări clare, inteligibile şi complete, care să conţină următoarele elemente de identificare

în antet sau pe fiecare pagină, după caz: tipul documentului sau al situaţiei; denumirea unităţii;

perioada la care se referă informaţia; datarea listărilor; paginarea cronologică; precizarea

programului informatic şi a versiunii utilizate; listarea ansamblului de situaţii financiare şi

documente de sinteză necesare conducerii operative a unităţii; respectarea conţinutului de

informaţii prevăzut pentru formulare.

b) Să se precizeze:

– tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiţii de siguranţă;

– procedurile şi suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor

introduse, a situaţiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem

a datelor arhivate;

– tipul de organizare pentru culegerea datelor: preluări de loturi cu control ulterior;

preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat; combinarea celor două tipuri.

8

c) Să nu se permită:

– inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă;

– deschiderea a două conturi cu acelaşi simbol;

– modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont;

– suprimarea unui cont în cursul exerciţiului financiar curent sau afe-rent exerciţiului

financiar precedent, dacă acesta conţine înregistrări sau sold;

– editarea a două sau mai multor documente de acelaşi tip cu acelaşi număr şi conţinut

diferit de informaţii.

d) Să se permită:

– în orice moment, reconstituirea conţinutului conturilor, listelor şi informaţiilor supuse

controlului. Se are în vedere ca toate soldurile conturilor să fie rezultatul unei liste de

înregistrare şi al unui sold anterior al acelui cont şi fiecare înregistrare să aibă la bază elemente

de identificare a datelor supuse prelucrării;

– suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puţin doi ani (exerciţii

financiare), în mod automat sau manual;

– culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operaţiunile contabile.

e) Să se prevadă în documentele produsului informatic modul de organizare şi tipul

sistemului de prelucrare: monopost sau multipost; monosocietate sau multisocietate; reţea de

calculatoare; portabilitatea fişelor de date.

f) Să se posede documentaţia tehnică de utilizare a programelor informatice necesară

exploatării optime a acestora.

g) Să se respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea şi fiabilitatea

sistemului informatic de prelucrare automată a datelor.

Un obiectiv esenţial al controlului îl constituie exactitatea datelor transmise pentru

prelucrare şi a prelucrării lor. Se are în vedere că răspunderea revine:

– beneficiarilor, pentru exactitatea şi realitatea datelor pe care le transmit pentru

prelucrare;

– unităţilor de informatică sau persoanelor care efectuează lucrări cu ajutorul sistemului

informatic de prelucrare automată a datelor, pentru prelucrarea cu exactitate a informaţiilor din

documente.

9

De asemenea, se controlează şi se stabilesc măsuri cu privire la modul în care utilizatorul

îndeplineşte obligaţiile ce îi revin în conformitate cu prevederile legale, şi anume:

– să se asigure de perenitatea documentaţiei, a surselor în diferite versiuni ale produsului

program, în cazul dispariţiei prestatorului de servicii sau a distribuitorului de produse-program;

– să organizeze salvarea şi arhivarea datelor, programelor sau produ-selor de prelucrare,

astfel încât informaţiile să poată fi reprocesate ulterior prin acelaşi lanţ informatic şi în

condiţiile de exploatare reconstituite;

– să deţină la sediul său, pe perioada neprescrisă, manualul de utilizare complet şi

actualizat al fiecărui produs-program utilizat.

Se examinează dacă pe perioada neprescrisă:

– se organizează gestiunea versiunilor, modificărilor, corecturilor şi schimbărilor de

sistem informatic, produse-program şi ale sistemului de calcul;

– unitatea a schimbat sistemul de calcul, respectiv, de prelucrare a datelor cu efectuarea

reconcilierii între datele arhivate şi versiunile noi ale produselor-program şi ale echipamentelor

de calcul;

– arhivele pe suport magnetic se împrospătează periodic pentru a se asigura lizibilitatea,

respectiv accesibilitatea.

B. Controlul respectării condiţiilor în care se pot întocmi, edita şi arhiva electronic,

registrele, jurnalele şi alte documente financiar-con-tabile

Controlul examinează dacă:

a) din punct de vedere al bazei de date, există posibilitatea reconstituirii în orice moment a

conţinutului registrelor, jurnalelor şi altor documente financiar-contabile;

b) registrele, jurnalele şi alte documente financiar-contabile, care se arhivează pe suport

WORM (Write Read Many) sunt semnate, cu semnătura electronică, de persoana care le

întocmeşte;

c) există un plan de securitate al sistemului informatic, care cuprinde măsurile tehnice şi

organizatorice care să asigure următoarele cerinţe minimale:

– confidenţialitatea şi integritatea comunicaţiilor;

– confidenţialitatea şi nonrepudierea tranzacţiilor;

– confidenţialitatea şi integritatea datelor;

– împiedecarea, detectarea şi monitorizarea accesului neautorizat la sistem;

10

– restaurarea informaţiilor gestionate de sistem în cazul unor calami-tăţi naturale,

elemente imprevizibile, prin: arhivarea datelor utilizând tehno-logia WROM, care să

permită inscripţionarea o singură dată şi accesarea ori de câte ori este nevoie a

informaţiilor stocate, precum şi prin înregis-trarea datelor din documentele financiar-

contabile în timp real, în alt sistem de calcul, cu aceleaşi caracteristici, care să fie

amplasat într-o altă locaţie;

d) să asigure listarea tuturor registrelor, jurnalelor şi formularelor la cererea organelor de

control.

Teste de autoevaluare:

1. Exercitarea controlului financiar pe baza documentelor justificative.

2. Controlul documentelor justificative din punct de vedere al formei.

3. Controlul documentelor justificative din punct de vedere al fondului (continutului).

4. Controlul gestionarii, folosirii si evidentei formularelor cu regim special.

5. Elemente specifice privind controlul formularelor personalizate si securizate.

6. Controlul circulatiei documentelor justificative.

7. Controlul organizarii si conducerii evidentei tehnic operative.

8. Controlul organizarii si conducerii evidentei contabile analitice si sintetice.

9. Controlul programelor informatice utilizate in activitatea financiara si contabila

11