calcul tabelar - · pdf filemodulul 4 – calcul tabelar 1 calcul tabelar microsoft excel...

Modulul 4 – Calcul tabelar 1

Calcul tabelar

Microsoft Excel este cel mai raspândit program de calcul tabelar elaborat pâna acum judecând dupa numarul de exemplare vândute. El este usor de utilizat, dar si complex si puternic. El pune la dispozitia utilizatorului facilitati de tehnoredactare având toate caracteristicile de formatare ale programelor de tehnoredactare specializate. Programul Excel da posibilitatea crearii si utilizarii unei mari varietati de obiecte grafice cu ajutorul barei de desenare, a crearii de grafice, a înglobarii de poze.

Programul Excel a fost prima aplicatie care a introdus limbajul Visual Basic pentru Aplicatii pastrând însa comenzile macro, adresându-se în acelasi timp unei categorii largi de utilizatori: de la programatorii experimentati la utilizatorii începatori.

În momentul lansarii în executie a programului Excel, se deschide un registru de calcul gol. Regitrul de calcul (workbook) este utilizat de Excel pentru stocarea si prelucrarea datelor. Un registru este format din foi de calcul. Foile de calcul pot contine date, macro comenzi, grafice, module de program Visual Basic.

Aceste registre sunt asemanatoare ca functie unor dosare care contin câteva foi de calcul, legate între ele, lucru care evita legaturile complicate între diverse fisiere, continutul registrului alcatuind un singur fisier. Prin pastrarea în acelasi registru a foilor de calcul legate de un anumit subiect este posibila adaugarea de informatii simultan în toate foile de calcul, sau este posibila utilizarea de formule care preiau simultan date din mai multe foi de calcul. La baza foii de calcul se gasesc butoanele de derulare a etichetelor, iar cu ajutorul mouse-ului se face clic pe eticheta care corespunde foii de calcul din registru pe care utilizatorul doreste sa o activeze. Ele au aspectul butoanelor de comanda a unui video si permit o deplasare rapida prin foile de calcul ale registrului.

Foaia de calcul este documentul de lucru de baza din Excel. Excel este un program de calcul tabelar care poate efectua calcule cu un numar foarte mare de date. Foaia de lucru din Excel este structurata pe coloane (verticala) si linii (orizontala). Intersectia dintre o linie si o coloana formeaza o celula în care se pot introduce date sau formule. Numele coloanelor începe cu A, continua pâna la Z, facând apoi combinatii din litere: AA, AB si asa mai departe, ultima coloana fiind IV. Numele liniilor este plasat în partea stânga a foii de calcul, porniind de la 1 pâna la 65536. Fiecare celula are o adresa care este determinata de litera atasata coloanei sale si numarul rândului corespunzator, coloana fiind specificata întotdeauna prima.

Pentru identificarea locului unde se lucreaza, Excel foloseste un indicator de celula care se deplaseaza în interiorul foii de lucru pe masura ce mouse-ul este deplasat. Indicatorul de celula se prezinta sub forma unui contur negru îngrosat care înconjoara celula curenta.

Lansarea în executie a programului Excel se face, fie cu ajutorul meniului de start, dupa cum este aratat în figura de mai jos:

sau cu ajutorul unei pictograme de accelerare situata în Desktop:

Lansarea programului se concretizeaza prin deschiderea unui registru de calcul nou(book1). Daca se dore]te deschiderea unui registru existent, din meniul FILE se alege op\iunea Open.

http://www.neevia.com


Din caseta de dialog Open se selecteaza documentul ce urmeaza a fi deschis prin

selectarea lui de pe unitatea si din directorul unde a fost stocat. Fereastra aplicatiei Excel este ilustrata în figura de mai jos si cuprinde elementele

urmatoare:

Bare de instrumente Ecranul aplicatei contine o serie de bare de instrumente care permit un acces rapid la comenzile cele mai des utilizate. In Excel se poate lucra cu mai multe bare de intrumente concomitent, existând 14 bare de instrumente la dispozitia utilizatorului. Acestea pot fi afisate prin selectarea comenzii Toolbars din meniul VIEW. Dintre barele de instrumente prezentam câteva din cele mai des utilizate în lucrul curent în Excel: • Bara de instrumente Standard contine principalele comenzi de lucru ale programului

Excel, de administrare fisiere si tiparire, de apelare a functiilor si a construirii graficelor etc.

. • Bara de instrumente de formatare Formating contine comenzi de formatarea fonturilor,

alinierilor, marginilor, umbrelor

Bata de Bara de unelte

Celula A1 [n care se g`se]te indicatorul de celul`

Bara pentru formule

Bara de formatare

Bara de etichete (foi de

Bara de stare

Butoane de derulare a etichetelor

Bara de derulare vertical`

Caseta de denumire


§ Bara de instrumente Chart permite executarea unor operatii specifice lucrului cu graficele

§ Bara de instrumente Clipboard

permite lucrul cu mai multe obiecte plasate în Clipboard

§ Bara de instrumente PivotTable

contine butoane pentru crarea si organizarea tabelelor pivot. Tabelele pivot indica relatiile dintre diverse date ale unei liste.

Tragerea si plasarea permit analiza datelor dintr-o alta perspectiva, utilizatorul

neavând de facut decât sa traga si sa plaseze etichetele în titlurile corespunzatoare.

• Bara de instrumente Forms contine butoane cu ajutorul carora se pot adauga foii de calcul casete de validare, liste de optiuni si liste derulante.

• Bara de instrumente Visual Basic este utilizata atunci când se creaza programe îm

Visual Basic pentru utilizarea editorului acestuia etc.

Deplasarea si selectarea în registrele de calcul

În cadrul unei foi de calcul deplasarea cea mai rapida se efectueaza cu mouse-ul. Se plaseaza butonul mouse-ului pe o celula si efectuând un clic, celula respectiva va fi selectata iar indicatorul de celula se va gasi în celula respectiva.

Deplasarea în alte celule se poate realiza si cu ajutorul tastaturii folosind tastele cu sageti, Page Up si Page Down precum si alte combinatii de taste.

Deplasarea la o anumita celula poate fi realizata si cu ajutorul casetei de denumire care se afla în extremitatea stânga a barei pentru formule. Se executa clic pe caseta, se scrie adresa celulei pe care se doreste pozitionarea si se apasa tasta Enter.

Pentru a se vedea alta sectiune din foaia de calcul fara ca celula activa sa fie schimbata se pot utiliza barele de derulare verticala si orizontala pentru repozitionarea foii pe ecran.

Deplasarea la celule departate de cea curenta se realizeaza prin selectarea comezii Go To din meniul EDIT Pentru a utiliza comanda Go To se procedeaza astfel :

• se selecteaza comanda din meniul Edit • este afisata cutia de dialog Go To


• în casete Reference se scrie adresa celulei în carese doreste deplasarea prin indicarea combinatiei dintre litera coloanei si numarul liniei

• se alege optiunea OK sau se apasa tasta Enter

În zona Go to se pastreaza istoricul deplasarilor anterioare care au utilizat comanda Go to, pentru cazul în care se utilizeaza mai des salectarea unei anumite celule, iar aceasta poate fi selectata din istoric

Unele operatii pot fi executate mai rapid daca o linie sau o coloana sunt selectate în întregime, iar eficienta selectarii unei linii sau a unei coloane este mai mare în cazul formatarii. Pentru a selecta o linie sau o coloana se efectueaza un clic pe numele respectiv. Se pot selecta linii sau coloane învecinate prin tragerea cursorului de-a lungul numelor sau prin clic pe primul nume si Shift+clic pe ultimul nume. Este posibila selectarea celulelor dupa continutul lor. Pentru aceasta :

o se selecteaza comanda Go To din meniul Edit o se selecteaza optiunea Special din cutia de dialog Go To care a fost afisata: o este afisata cutia de dialog Go To Special

Notes - selecteaza celule care contin note Constants - selecteaza celule care contin constante având tipul precizat în urmatoarea lista prezenta pe ecran Formulas - selecteaza celule ce contin celule al carui rezultat este mentionat în lista de selectare prezenta pe ecran

Blanks - selecteaza celulele care nu au fost completate Current Region - selecteaza o zona dreptunghiulara de celule care contine toate

celulele cu date Current Array – selecteaza matricea care contine celula activa o se apasa butonul OK Selectarea unui domeniu de celule se efectueaza atunci când se aplica o comanda

mai multor celule sau când se introduc date într-un anumit domeniu. Pentru a selecta un domeniu de celule cu ajutorul mouse-lui se procedeaza astfel:

1. se executa clic pe o celula care este situta într-un colt al domeniului; 2. tinând butonul mouse-lui apasat se trage indicatorul mouse-lui catre coltul opus al

domeniului; 3. se elibereaza butonul mouse-lui. Rezultatul va fi selectarea unui domeniu dreptunghiular. Programul Excel ofera

posibilitatea selectarii simultane a mai multor domenii neadiacente (neînvecinate). Aceasta facilitate permite formatarea mai multor domenii, tiparirea sau stergerea unor zone din foaia de lucru utilizând o singura comanda.

Pentru a selecta mai multe domenii utilizând mouse-ul se parcurg urmatoarele etape:


1. se selecteaza primul domeniu; 2. se apasa tasta CTRL în timpul selectiei celorlalte domenii; 3. se elibereaza tasta CTRL la terminarea selectiei tuturor domeniilor. O facilitate oferita de Excel este calcularea automata a sumei celulelor unui domeniu

selectat. Aceasta facilitate se numeste AutoCalculate. La selectarea unui domeniu, în bara de stare va fi afisata suma celulelor zonei respective.

Fixarea pe ecran a rilor si a coloanelor Pentru a mentine vizibile anumite coloane sau rânduri atunci c deruleaza datele pe ecran trebuie parcurse urmatoarele 2 etape. Pentru înghetarea datelor pe orizontal se selecteaza rândul de sub datele care vor fi pastrate pe ecran. Pentru a îngheta datele pe vertical se selecteaza coloana de lânga datele ce vor fi pastrate pe ecran. Pentru a îngheta datele atât pe orizontal cât si pe vertical se selecteaza celulele din dreapta si de sub datele ce vor fi pastrate pe ecran. Din meniul Windows se alege optiunea Frezee Panes. Introducerea si editarea datelor

Celulele foilor de calcul Excel pot contine valori sau formule. Valorile care pot fi introduse în celule sunt numere, text, valori tip data calendaristica sau ora, valori logice sau erori. O valoare logica TRUE sau FALSE rezulta în urma evaluarii unor conditii, iar valorile de eroare, ca de exemplu #NUM, apar atunci când programul nu poate evalua o formula dintr-o celula.

Valorile pot fi introduse numai într-o celula activa în care se gaseste cursorul de inserare. Pe masura introducerii datelor, acestea sunt afisate atât în celula, în dreptul punctului de înserare, cât si în bara de formule situata deasupra denumirii coloanelor. Datele pot fi introduse si în bara de formule, unde apare cursorul de înserare. În caseta de denumire apare numele celulei în care se introduc datele:

La utilizarea barei de formule, în partea stânga, între caseta de denumire si bara de

formule vor aparea trei casete:

- caseta Cancel anuleaza operatia de introducere a datelor;

- caseta de validare care contine simbolul de marcare, va introduce continutul barei de formule în celula activa;

- caseta Function Wizard da posibilitatea introducerii de functii sau formule direct în celula activa.

Introducerea de text Textul introdus în celula poate fi format din caractere alfanumerice si anume litere,

cifre si simboluri. Lungimea maxima a textului este de 255 caractere. Daca latimea celulei nu o permite, caracterele nu vor fi afisate în celula respectiva, dar aceasta nu înseamna ca ele s-au pierdut. Datele pot fi afisate fie modificând dimensiunea coloanei în care se gaseste celula, fie formatând celula respectiva astfel încât textul sa fie împartit în mai multe linii afisate într-o singura celula.


Excel aliniaza caracterele alfanumerice la stânga în celula. Daca se doreste introducerea unui numar care sa fie interpretat ca text, de exemplu

un cod postal sau un cod numeric personal, se introduce înaintea numelui un apostrof. De exemplu, 123456 va fi înregistrar ca numar iar ‘123456 ca text. Acest artificiu se utilizeaza atunci când cifrele respective nu trebuie sa fie utilizate în calcule.

O alta metoda de a introduce numere care sa fie considerate ca text consta în utilizarea functiei TEXT(). Functia lasa utilizatorul sa introduca numarul într-un format specificat, dupa care converteste numarul în text.

Utilizarea functiilor AutoComplete si Pick From List Excel încearca sa vina în întâmpinarea utilizatorilor cu o serie de functii care sa

faciliteze introducerea datelor, în special a celor care se repeta în interiorul unei coloane. Experienta a dovedit faptul ca sunt numeroase cazurile în care în aceeasi coloane se introduc aceleasi date. Doua din aceste functii sunt AutoComplete (completare automata) si Pick From List (selectare din lista).

AutoComplete face mai rapida introducerea elementelor de text care se repeta. Este suficienta introducerea unui text o singura data în aceeasi coloana. La oricare din urmatoarele aparitii ale acestei valori în respectiva coloana, este suficienta tastarea primelor litere, programul Excel completând restul. Validarea valorii se face apasând tasta ENTER. Daca primele litere coincid, dar restul sunt diferite, se continua introducerea noului text.

Functia Pick From List afiseaza o lista cu toate valorile articolelor de tip text care au fost deja introduse în coloana respectiva, asigurând corectitudinea datelor prin evitarea erorilor ce ar putea apare la tastarea repetata a aceluiasi element de text si, evident, marirea vitezei de introducere a datelor prin evitarea tastarii datelor deja introduse.

Pentru introducerea datelor folosind functia Pick From List se parcurg urmatoarele operatii.

Introducerea de numere Datele numerice sunt valori constante si pot fi introduse ca numere întregi (123),

numere zecimale (123,45), valori notate în sistemul stiintific utilizat pentru reprezentarea numerelor cu foarte multe cifre (1.12E+08), numere fractionare (2/3).

Daca, dupa introducerea unui numar într-o celula, în aceasta apare #####, latimea coloanei curente este prea mica pentru a cuprinde numarul în întregime si trebuie modificata.

1. Se selecteaz` celula [n care se va introduce o valoare de tip text;

2. Se execut` clic cu butonul drept al mouse-lui;

3. este afi]at meniul de comenzi rapide din figura al`turat`;

4. Se selecteaz` comanda Pick From List

5. Programul Excel va afi]a lista valorilor deja introduse [n acea coloan` o singur` dat`, list` situat` sub celula activ`;

6. Se selecteaz` valoarea din list` care trebuie introdus` [n celula activ`;

7. Celula va fi completat` cu valoarea selectat`.


Introducerea datei calendaristice si a orei. Când se introduce o data calendaristica sau o ora, Excel converteste datele într-un

numar serial pentru data astfel încât sa poata efectua calcule pe baza acestor tipuri de date, de exemplu, se poate calcula numarul de zile care au trecut între doua date. În celula, informatia este afisata în formatul uzual, ales de utilizator.. Daca data a fost introdusa corect, cu un format de data recunoscut de Excel, ea va fi aliniata la dreapta, ca un numar. În cazul în care Excel nu recunoaste valoarea introdusa ca o data calendaristica, o va alinia la stânga, ca un text.

Introducerea formulelor Una din functiile pentru care Excel este atât de solicitat este capacitatea de a calcula

valori cu ajutorul formulelor. Acestea pot fi simple, cum ar fi adunarea unor elemente situate pe o linie sau pe o coloana sau complexe, cum ar fi functiile statistice sau economice. Excel recunoaste o formula dintr-o celula daca intrarea începe cu semnul egal (=), cu semnul plus (+) sau cu semnul minus (-). Daca se neglijeaza întroducerea acestor semne în fata referintei la o celula, Excel va interpreta aceasta referinta ca text.

Pe masura ce formula este introdusa, atât bara de formule cât si celula activa vor afisa formula. Dupa ce formula este scrisa în întregime si validata prin apasarea tastei ENTER , celula activa va afisa rezultatul formulei iar bara pentru formule formula.

Acest fapt dovedeste utilitatea introducerii barei pentru formule deoarece o celula nu putea afisa în acelasi timp si rezultatul si formula ce a condus la acel rezultat.

Introducerea unei serii de text, numere si date calendaristice În activitatea curenta trebuie, adesea, sa se introduca în foile de calcul Excel serii

alcatuie din date calendaristice, numere si text, operatie destul de anevoioasa. Functia AutoFill completeaza automat un domeniu de celule cu serii.

Pentru a crea o serie de înregistrari exista mai multe moduri de lucru:

Excel recunoaste înregistrari cu text obisnuite, cum ar fi prescurtarile pentru luni, trimestre, zile ale saptamânii, denumirea lunilor, dupa cum se poate vedea în figurile de mai jos:

Pentru introducerea unei frac\ii se scrie num`rul [ntreg urmat de un spa\iu ]i de frac\ia respectiv`. {n bara de formule va fi afi]at` valoare num`rului [n format zecimal, rezultatul fiind un num`r ce poate fi utilizat [n orice calcul.

marcajul func\iei

1. Se utilizeaza mouse-ul pentru a trace marcajul functiei AutoFill (reprezentat de patratul negru situat în coltul dreapta-jos a celulei active sau a domeniului selectat) [n directia în care se va completa seria de numere, text sau date calendaristice.

2. Din meniul EDIT se alege optiunea Fill, Series


Pentru a completa un domeniu de celule cu înregistrari de text se procedeaza astfel: 1. Se selecteaza prima celula care contine data care constituie prima data din

serie; 2. Se trage marcajul functiei AutoFill asupra domeniului de celule adiacente

unde se doreste completarea seriei cu butonul mouse-lui apasat; 3. La eliberarea butonului mouse-lui celulele selectate vor fi completate cu

înregistrarile de text corespunzatoare. Se poate introduce o serie de numere care cresc cu pasul 1 sau cu un pas specificat

de utilizator procedând astfel: 1. Se tasteaza numarul de pornire al seriei în prima celula a domeniului. Daca

pasul de crestere sau de descrestere este diferit de 1, se mai introduce o valoare în celula adiacenta, astfel încât functia AutoFille sa poata calcula pasul;

2. Se selecteaza domeniul unde se vor introduce valorile seriei; 3. Se trage, cu butonul mouse-lui pozitionat pe marcajul functiei AutoFill

deasupra domeniului de celule adiacente în care se va gasi seria; 4. Atunci când se elibereaza butonul mouse-lui, domeniul de celule selectate va

fi completat cu datele seriei. Pentru a se introduce o serfie de date calendaristice se procedeaza în acelasi mod

ca si la seriile numerice. Introducerea seriilor de numere sau date se efectueaza alegând optiunile EDIT - Fill -

Series. Este afisata cutia de dialog Series :

• se introduce în prima celula un numar sau o data calendaristica

• se selecteaza zona ce urmeaza a fi completata

• se selecteaza comanda EDIT - Fill - Series

• caseta de dialog Series va fi afisata

• se seteaza optiunea Rows sau Columns în functie de zona ce se va completa • se marcheaza caseta Trend daca se doreste ca valorile sa aiba o crestere lineara

sau exponentiala • se completeaza optiunile Type

• Linear - adauga valoarea Step Value la numarul anterior din serie • Growth - multiplica cu valoarea Step Value numarul anterior din serie • Date - cresterea se aplica zilelor, lunilor sau anilor • AutoFill - se creaza automat serii

• se introduce valoare Step Value (constanta ce se va adauga la valorile seriei, de la celula la celula); poate fi un numar pozitiv sau negativ

• se introduce Stop Value pentru cazul în care nu a fost limitat exact zona în care este generata seria


• în cazul în care în zona Type a fost marcata optiunea Date, se activeaza zona Date unit, unde trebuie marcata una din otiunile:

• Day • Weekday care furnizeaza doar zilele de lucru ale saptamânii, fara

Saturday (sâmbata) si Sunday (duminica) • Month • Year

• se selecteaa optiunea OK Cu toate ca listele predefinite în Excel acopera o serie larga de domenii, poate

aparea necesitatea folosirii listelor personalizate. Aceasta necesitate este cu atât mai mare cu cât situatiile elaborate nu pot utiliza seriile în limba engleza, ci este necesara utilizarea limbii române. Dupa crearea unei astfel de liste ea întra în listele utilizate de functia AutoFill si poate fi utilizata oricând.

Pentru a crea o lista personalizata se parcurg urmatorii pasi: 1. din meniul TOOLS se alege optiunea Options; 2. se apasa butonul Custom List care va deschide o caseta de dialog care este

prezentata în figura de mai jos; 3. se selecteaza optiunea NEW LIST (Lista noua) din zona Custom list. În

aceeasi zona sunt afisate toate seriile introduse de utilizator pâna în momentul respectiv;

Daca elementele listei sunt deja introduse în celulele foii de calcul, se selecteaza

celulele continând lista respectiva si se parcurg pasii prezentati în cazul introducerii elementelor listei, numai ca,de data aceasta domeniul selectat va aparea în zona Import list from cels. Dupa apasarea butonului Import elementele listei se vor afla atât în zona List entries cât si în zona Custom list. Se apasa butonul Ok.

Listele se pot utiliza si în alte foi de calcul deoarece sunt pastrate în Excel. Daca Excel nu recunoaste modul corect pentru introducerea valorilor seriei, functia

AutoFill copiaza celulele selectate în întreg domeniul. Operatii de cautare sau înlocuire în foaia de calcul

Daca trebuie modificate date sau formule exista comenzi care dau posibilitatea de a gasi text, numere sau formule din întreaga foaie de calcul si de a le înlocui cu altele, corecte.

Aceste comenzi se gasesc în meniul EDIT si sunt Find si Replace. Pentru a cauta un text sau o anumita valoare cu comanda Find se procedeaza astfel:

1. se selecteaza celulele în care se va desfasura cautarea. Pentru o cautare în întreaga foaie de calcul se va selecta o singura celula;

4. In zona List entries se introduc elementele listei utilizând ca separator apasarea tastei ENTER. Modificarea sau stergerea se face ca în orice procesor de texte;

5. Pentru ca lista introdusa în zona List entries sa fie adaugata în zona Custom list se apasa butonul ADD;

6. Dupa ce lista apare [n zona Custom list se apasa butonul OK.


2. în care se va desfasura cautarea. Pentru o cautare în întreaga foaie de calcul se va selecta o singura celula;

3. din meniul EDIT se selecteaza comanda Find pentru a afisa caseta de dialog Find

În zona Find What - se introduce textul cautat În caseta derulanta Look In

Marcajul casetei de validare Find Entire Cells Only are ca efect cautarea celulelor care contin exact ceea ce s-a tastat în zona Find What. Daca aceasta caseta nu este marcata pot fi gasite si celule care include textul introdus printre alte informatii.

În lista Search se selecteaza directia de cautare a textului: o By Rows – dupa linii începând cu celula curenta; o By Columns – dupa coloane începând cu celula curent. Caseta de validare Match case va fi marcata daca se doreste distinctie între

caracterele mici si mari, cautarea urmarind succesiunea de litere mari si mici din zona Find What.

Apasarea butonului Find Next are ca efect selectarea primei aparitii (urmatoarei aparitii) a textului introdus.

Comanda Find nu poate fi utilizata împreuna cu operatori de comparare (<, =, >) dar poate utiliza caractere de nume globale (wildcard) si anume * si ?.

Comanda Replace este similara comenzii Find pentru ca permite localizarea anumitor caractere în foaia de calcul, dar, în plus, ea poate înlocui aceste valori cu alte date.

Aceasta comanda poate fi lansata în doua moduri: selectând-o din caseta de dialog Find prin apasarea butonului Replace sau alegând optiunea Replace din meniul EDIT.

Butonul Replace – înlocuieste caracterele din celula activa cu cele specificate în

caseta de text Replace With; Butonul Replace All înlocuieste toate aparitiile caracterelor cautate cu cele indicate în

caseta de text Replace With. Optiunea Replace All trebuie utilizata cu grija deoarece rezultatele ar putea sa nu coincida cu asteptarile utilizatorului. Este mai indicat sa se utilizeze succesiunea de apasari de butoane Find Next si Replace.

Stergerea continutului celulelor Stergerea continutului celulelor se poate executa astfel :

• se selecteaza celula sau domeniul de celule si se apasa tasta Del - valabila numai pentru continut, nu si pentru formatarea celulei respective

• se selecteza celula sau domeniul de celule, se selecteaza comanda Clear din meniul Edit care va afisa meniul respectiv :

• All - sterge totul din celula, inclusiv formatarea si notele • Formats – elimina doar formatarea • Contents - sterge continutul, neschimbând notele si formatul

c`utarea se face [n formu le, valori sau comentarii

Semnificatia listelor, butoanelor cumune cu caseta de dialog Find este aceeasi. În caseta de text Replace se introduc caracterele ce vor înlocui caracterele tastate în caseta Find What


• se face clic pe butonul drept al mouse-lui si se alege optiunea Clear Contens

Copierea datelor din foile de calcul

Copierea datelor se realizeaza în mai multe moduri. 1. Folosirea metodei de copiere drag-and-drop (tragere-si-eliberare)

(a) se selecteaza domeniul de celule ce va fi copiat; (b) se plaseaza indicatorul mouse-lui pe chenarul domeniului selectat; (c) tinând apasata tasta CTRL se executa clic pe zona selectata si se trage

mouse-ul spre noua pozitie. Cursorul mouse-lui are un semn + la copiere. Pe masura mutarii cursorului mouse-lui pe ecran apare un chenar dreptunghiular de dimensiunea zonei selectate, iar într-un chenar separat Excel indica pozitia în care se afla chenarul în momentul deplasarii;

(d) atunci când chenarul ajunge în noua pozitie se elibereaza butonul mouse-lui iar datele vor aparea copiate în noua pozitie.

2. Folosirea metodei Copy and Paste

(a) se selecteaza domeniul de celule ce va fi copiat; (b) din meniul EDIT se alege optiunea de meniu Copy sau din bara de unelte

standard se selecteaza butonul Copy sau executati clic pe butonul drept al mouse-lui si din meniul de comenzi rapide afisat se alege

comanda Copy . În acest moment portiunea selectata este depusa într-o memorie temporara (Clipboard) la care au acces toate aplicatiile care ruleaza sub Windows. Aceasta memorie temporara se utilizeaza pentru schimbul de date între diferite aplicatii;

(c) domeniul selectat va fi înconjurat cu un marcaj cu efecte de animatie. În bara de stare se solicita indicarea pozitiei în care vor fi copiate datele;

(d) se selecteaza o celula care constituie extremitatea stânga sus a zonei în care va fi depusa copia;

(e) din meniul EDIT se alege optiunea Paste

sau din bara de unelte standard se face clic pe

butonul având pictograma , sau, dupa clicul pe butonul drept al mouse-lui, din meniul de comenzi rapide se alege optiunea Paste.

Copierea formatarilor

Utilizarea copierii formatelor se executa atunci când se doreste copierea formatarilor de celule de la un domeniu la altul.

Pentru a realiza aceasta functie se procedeaza astfel: (a) se selecteaza domeniul de celule care contine formatarea ce urmeaza a fi

copiata;

(b) se executa clic pe butonul Format Painter

Comments va sterge comentariile din celula sau domeniul selectat


(c) se selecteaza domeniul în care se va aplica formatarea; (d) la eliberarea butonului mouse-lui formatarile vor fi copiate.

Mutarea datelor din foile de calcul

Mutarea datelor se realizeaza în mai multe moduri. 3. Folosirea metodei de copiere drag-and-drop (tragere-si-eliberare)

(a) se selecteaza domeniul de celule ce va fi copiat; (b) se plaseaza indicatorul mouse-lui pe chenarul domeniului selectat; (c) se executa clic pe zona selectata si se trage mouse-ul spre noua pozitie.

Pe masura mutarii cursorului mouse-lui pe ecran apare un chenar dreptunghiular de dimensiunea zonei selectate, iar într-un chenar separat Excel indica pozitia în care se afla chenarul în momentul deplasarii;

(d) atunci când chenarul ajunge în noua pozitie se elibereaza butonul mouse-lui iar datele vor aparea mutate în noua pozitie.

4. Folosirea metodei Cut and Paste

(a) se selecteaza domeniul de celule ce va fi copiat; (b) din meniul EDIT se alege optiunea de meniu Cut sau din bara de unelte

standard se selecteaza butonul Cut sau executati clic pe butonul drept al mouse-lui si din meniul de comenzi rapide afisat se alege

comanda Cut . În acest moment portiunea selectata este depusa într-o memorie temporara (Clipboard) la care au acces toate aplicatiile care ruleaza sub Windows;

(c) domeniul selectat va fi înconjurat cu un marcaj cu efecte de animatie. În bara de stare se solicita indicarea pozitie în care vor fi copiate datele;

(d) se selecteaza o celula care constituie extremitatea stânga sus a zonei în care va fi depusa copia;

(e) din meniul EDIT se alege optiunea Paste

sau din bara de unelte standard se face clic pe

butonul având pictograma , sau, dupa clicul pe butonul drept al mouse-lui, din meniul de comenzi rapide se alege optiunea Paste.

Trebuie tinut seama de faptul ca, atunci când se copiaza o formula de lucru, Excel actualizeaza referintele la celule dar atunci când se copiaza o formula referintele nu vor fi modificate.

Editarea si formatarea foii de calcul Stergerea si inserarea celulelor, liniilor si coloanelor

Stergerea celulelor liniilor sau coloanelor se executa cu ajutorul comenzii Delete din meniul EDIT. Comanda este utila în cazul reorganizarii foii de calcul, pentru ca aceasta sa capete un aspect cât mai estetic si functional. Aceasta comanda nu sterge continutul, ci sterge complet celula din foaia de calcul. Dupa stergere, celelalte celule sunt deplasate în mod automat pentru a nu lasa goluri în foaia de calcul. Daca sunt selectate linii sau coloane în vederea stergerii, acestea vor fi sterse fara a fi afisata cutia de dialog Delete . In cazul în care sunt selectate celule, va apare cutia de dialog Delete pentru a selecta directia de deplasare a celulelor ramase dupa operatia de stergere.


Shift Cells Left - deplasare spre stânga (celulele din dreapta celor sterse vor fi deplasate spre stânga) Shift Cells Up - deplasare în sus Entire Row - sterge toate liniile care contin celulele selectate Entire Column - sterge toate coloanele care contin celulele selectate

Trebuie avut în vedere la utilizarea optiunilor de meniu Delete si Insert din meniul

EDIT ca actiunea lor afecteaza întreaga foaie de calcul. Daca o formula acontine o referire la o celula care a fost stearsa, celula care contine formula va avea valoarea de eroare #REF!. În acest caz, fie se modifica formula, fie se apeleaza functia Undo imediat dupa efectuarea stergerii.

Formatarea liniilor si coloanelor Ajustarile de acest tip permit vizualizarea mai multor informatii în cadrul aceleasi pagini sau ascunderea unor date confidentiale. Modalitati de modificare a dimensiunii: 1. Se selecteaza coloana a carei dimensiune va fi modificatta. Se trage marginea coloanei

în directia solicitata, atunci când cursorul mouse-lui se transforma într-o sageata orizontala cu doua capete. Selectarea se face în zona antetelor de coloane.

2. Se selecteaza coloanele a caror latime se va modifica, iar apoi se alege comanda Column din meniul Format. Optiunea Standard Width permite ca latimea coloanelor care au fost selectate sa fie cea implicita.

Inserarea de linii si coloane se face pentru a face loc unor noi date în foaia de calcul si pentru aceasta se procedeaz` astfel : • se selecteaza celula unde se dore]te inserarea; • se selecteaza comanda Cels din meniul INSERT; • se alege directia de deplasare a celulelor selectare; • se selecteaza OK.

O alta modalitate de a insera linii sau coloane consta în selectarea de celule în liniile sau coloanele unde se doreste inserarea si alegerea, din meniul INSERT a optiunilor Rows sau Columns

Latimea se modifica cu optiunea Width din meniul care apare.


Optiunea AutoFit Selection se alege pentru ca dimensiunea coloanei sa aiba ca referinta celula cu cel mai mare continut din selectia realizata.

3. Se deplaseaza cursorul mouse-lui sub antetul liniei selectate în vederea modificarii dimensiunii. Cursorul se va transforma într-o sageata verticala prevazuta cu sageti la ambele capete. Se trage de marginea mouse-lui în directia dorita (sus sau jos) pâna când ilnia ajunge la dimensiunea necesara.

4. Ascunderea coloanelor/liniilor se realizeaza prin selectarea coloanei/liniei ce urmeaza a fi ascunsa, selectarea comenzii Format, Column, Hide. Coloana/linia va dispare din foaia de calcul, dar coloanele/liniile ramase nu se renumeroteaza, iar între cele doua coloane/linii vecine apare o linie îngrosata. Pentru a face din nou o coloana/linie vizibila se selecteaza coloanele/liniile învecinate si apoi se selecteaza comanda Format - Column - Unhide.

Utilizarea stilurilor Stilurile sunt colectii de formate carora le este atasat un nume.

Utilizarea stilurilor permite reformatarea simpla a foii de calcul. Se pot crea stiluri pentru antete, titluri.

Exista mai multe modalitati de creare a stilurilor. Crearea unui stil dupa exemplu se utilizeaza în cazul în care un element al

foii de calcul contine formate care vor fi asociate unui stil. Aceasta metoda, numita stil dupa exemplu este mult mai usor de aplicat iar rezultatele pot fi vazute înainte de aplicarea stilului respectiv.

Se observa ca în zona Style includes se afiseaza o descriere a formatelor din celula selectata.

Crearea unui stil prin definirea sa se realizeaza apelând tot la optiunea Style din meniul FORMAT, introducând un nume în lista Style Name si apasând butonul Modify. Va fi afisata caseta de dialog Format Cells. Prin selectarea functiilor si optiunilor corespunzatoare se realizeaza formatele pentru stilul creat. La terminarea selectarilor se apasa butonul OK.

Exista si posibilitatea importarii stilurilor create în alte foi de calcul prin procedeul fuziune (merging).

Pentru aceasta se procedeaza astfel: 1. se deschid ambele registre, activând registrul în care se vor importa stiluri; 2. se alege optiunea de meniu Style din meniul FORMAT; 3. din caseta de dialog Style se selecteaza butonul Merge.

Etape de parcurs pentru crearea unui stil dupa exemplu prin intermediul comenzilor din meniu: 1. se selecteaza celula sau domeniul

care cuprinde formate ce se vor asocia stilului;

2. se alege din meniul FORMAT optiunea Style;

3. este afisata caseta de dialog Style; 4. În lista Style name adaugati numele pe

care-l va purta noul stil; 5. se apasa butonul OK.


Adaugarea sabloanelor, culorilor si chenarelor Adaugarea nuantelor, culorilor, sabloanelor si chenarelor creaza un aspect profesional deosebit foii de calcul.

Dupa selectarea celulei careia i se aplica sablonul, se alege comanda Cells din meniul FORMAT cu optiunea Patterns. Din paleta de culori existenta Colors se selecteaza culoarea. Din lista Patterns se alege un sablon

Pentru un sablon colorat se alege culoarea de fundal din lista Patterns. În acest fel se pot vizualiza esantioanele de culori si sabloane înainte ca acestea sa fie aplicate celulelor selectate.

În zona Sample a casetei de dialog Format Cells se afiseaza sablonul realizat. .

Uneori este necesara scoaterea în evidenta a datelor mai semni- ficative, iar acest lucru se realizeaza cu ajutorul chenarelor pentru celulele respective. Pentru a spori atractivitatea prezentarii se pot adauga si nuante de gri sau diferite culori. Cu ajutorul aceleasi optiuni de meniu FORMAT - Cells, dar cu comanda Border se pot plasa chenare în jurul celulelor sau zonelor de celule selectate.

4. din caseta de dialog Merge Styles se selcteaz` registrul surs` care con\ine stilurile ca urmeaz` a fi copiate

5. se alege op\iunea OK

Aceleasi efecte se pot realiza utilizând butoanele cu pictograme din bara de formatare. Daca butoanele nu exista sunt trase din bara de instrument Format utilizând optiunea Customise din meniul TOOLS.


Din grupul Line se pot selecta stilul si culoarea linie care constituie chenarul , iar în zona Presents se poate selecta modul de aplivcare a chenatului (exterior sau interior). Formatarea prin intermediul comenzii AutoFomat.

Prin intermediul functiei AutoFormat se pot aplica formate predefinite etichetelor, fundalurilor, liniilor, fonturi, aliniamente, latimi si înaltini de celule, câmpurilor care contin sume precum si altor elemente dintr-o foaie de calcul. Pentru a îmbunatati aspectul foii de calcul:

Ø se selectreaza portiunea al carui aspect se va îmbunatati ; Ø se selecteaza din bara de meniuri optiunea FORMAT, iar meniul acestuia va fi

activat; Ø din acest meniu se selecteaza optiunea AutoFormat; Ø va fi afisata o caseta de dialog

• prin apasarea butonului Options se afiseaza Formats to Apply; • dupa terminarea selectiei se apasa butonul OK.

Daca în urma formatarii nu se obtin efectele dorite se recomanda crearea propriilor stiluri de formatare a tabelelor sau a liniilor si coloanelor din cadrul acestora. Înserarea si stergerea foilor

Fiecare registru creat în Excel contine 16 foi de calcul, dar se pot adauga foi de calcul suplimentare sau se pot sterge foile de aclcul care nu mai sunt necesare.

Înserarea foilor de calcul se face în fata foii de calcul curente. Pentru a însera o foaie de calcul se selecteaza foia din dreapta fata de pozitia în care urmeaza sa apara noua foaie de calcul si apoi, din meniul INSERT se alege optiunea Worksheet

sau functia Worhsheet din bara de formatare . Excel îi va da o denumire Sheetn, unde n este numarul foii de calcul si o va activa. Stergerea foilor de calcul se face activând foaia resepctiva si apoi, din meniul EDIT

se alege optiunea Delete sheet . Foaia activa va fi stearsa.


Pentru mutarea foilor de calcul în vederea rearanjarii foilor în cadrul registrului se utilizeaza metoda drag-and-drop. Se executa clic pe foaia de calcul ce urmeaza a fi mutata si cu butonul mouse-lui ocupat se trage foaia în noua pozitie. La eliberarea butonului mouse-lui foia de calcul se va afla în noua pozitie.

.

Protejarea foilor si registrelor de calcul

Se selecteaza celula sau grupul de celule care urmeaza a fi protejata, se selecteaza Cells din meniul FORMAT si apoi optiunea Protection. Se deselecteaza Locked pentru a permite modificarea celuleor selectate, sau se marcheaza optiunea Hidden pentru ca continutul celulelor sa nu apara în bara de meniuri

Protectia sau ascunderea celulelor sau a domeniilor selectate nu este efectiva decât daca este protejata întreaga foaie de calcul.

Protectia foilor de calcul se realizeaza prin selectarea comenzii Protection din meniul TOOLS, cu optiunea Prtotect Sheet. În zona Protect worksheet for se stabileste categoria de obiecte carora le va fi aplicata protectia: Contents (continut), Objects (obiecte) sau Scenarios (scenarii). Parola este optionala.

Continutul celulelor si obiectele protejate nu pot fi mutate, dimensionate sau

formatate. Protejarea continutului celulelor nu va permite utilizatorului modificarea decât daca celula respectiva este formatata ca deblocata.

Protejarea scenariilor previne modificarea seturilor de date. În cazul utilizarii parolei se va cere rescrierea ei pentru verificare. Trebuie tinut cont

de faptul ca se ia în considerare succesiunea de litere mari si mici din parola. Dupa protejarea unei foi, o parte din meniurile Excel sunt dezactivate. Ramân active comenzile care afecteaza elementele neprotejate.

Protectia celulelor este o caracteristica care previne accesul neutorizat la date si formule. Protectia celulelor interzice afisarea continutului lor în bara de formule.

Redenumirea foilor de calcul se face prin executarea unui dublu clic, dup` care este posibil` modificarea denumirii sale. Efectuând un clic cu butonul drept al mouse-ului pe numele foii de calcul respective este afi]at meniul al`turat. Selectarea op\iunii Rename permite modificarea denumirii foii de calcul [n aceea]imanier` ca ]i cea descris` mai sus.


Câteva reguli pentru alegerea parolelor: Ø nu se utilizeazai parole usor de intuit (numele propriu sau al membrilor

familiei); Ø nu se lipeste pe calculator o hârtie cu parolele utilizate în diferite aplicatii; Ø este bine ca parolele utilizate sa fie notate într-un carnet care sa nu fie la

îndemâna oricui; Ø periodic, este indicata schimbarea parolelor.

Formatarea numerelor, textului si datelor calendaristice

Formatarea numerelor

Modul cum numerele sunt afisate pe ecran este controlat de formatarea numerica. Excel pune la dispozitia utilizatorului formate numerice predefinite sau acesta îsi poate personaliza formatele cu caracterele si simbolurile specificate, cu precizia zecimala necesara si cu una din cele 16 culori disponibile. Daca o celula contine caracterul # înseamna ca aceasta nu are latimea suficienta pentru afisarea numarului conform formatarii specificate.

Între valorile afisate pe ecran si cele cu care se efectueaza calcule pot fi diferente lucru care conduce la discrepante si la erori.

Pentru a asigura consecventa întregii foi de calcul si a avea certitudinea ca în toata foaia de calcul numerele afisate sunt identice cu cele utilizate în calcul se utilizeaza comanda Options din meniul TOOLS cu optiunea Calculation. In caseta de validare se marcheaza optiunea Precision as Displayed. La apasarea butonului OK utilizatorul este avertizat ca toate constantele din foaia de calcul vor fi rotunjite astfel încât sa se încadreze în formatul celulelor.

Pentru protejarea întregului registru se alege optiunea Protect Workbook din meniul TOOLS. In caseta de text Password se poate introduce parola. In cazul protectiei registrului se poate alege una din optiunile: Structure sau Windows


Pentru aplicarea formatelor numerice mai elaborate se procedeaza astfel:

1. se selcteaza celula sau domeniul unde se aplica formatarea 2. din meniul FORMAT se alege optiunea Cells care are ca efect afisarea casetei de

dialog Format Cells din care se apasa pe butonul Number.

se specifica numarul de zecimale (Decimal places), separatorul de mii si modul de reprezentare al numerelor negative. Tipul moneda (Currency) Tip contabilitate (Accounting) Tipul fractie

Tipul moneda: se precizeaza numarul de zecimale, simbolul monedei ales dintr-o lista cu monede si reprezentarea numerelor negative (aleasa dintr-o lista) Tip contabilitate: se precizeaza numarul de zecimale si simbolul monedei Tip procent: se precizeaza numarul de zecimala Tip fractie: se alege tipul fractiei dintr-o lista. Tip special Tip Custom

Bara de instrumente de formatare are [n componen\` câteva butoane care permit o formatare rapid` a numerelor. Pentru a face formatarea necesar` mai [ntâi este selectat` celula sau domeniul care va fi formatat. Se execut` clic pe butonul corespunz`tor format`rii dorite.

Din caseta Category se selecteaza tipul numarului. Formatul General, utilizat implicit, nu are specificat nici un format. La selectarea optiunii Number :

Tipul procent ]i ]tiin\ific

Tipul Customdac` un format existent corespunde dezideratelor utilizatorului, acesta poate fi selectat din lista


Formatarea numerelor cu ajutorul meniului Style

Comma Adauga doua zecimale si introduce virgula în calitate de

separator de mii Comma(0) Rotunjeste zecimalele si introduce virgula în calitate de

separator de mii Currency Adauga semn de dolar si doua zecimale. Introduce virgula ca

separator de mii Currency(0) Adauga semn de dolar si rotunjeste zecimalele, introduce

virgula ca separator de mii Normal Aplica stilul care defineste formatarea numerica normala sau

prestabilita Percent Înmulteste numarul cu 100 si adauga simbolul de procent

Formatarea textului Windows incorporeaza tehnologia TrueType prin intermediul careia caracterele tiparite la imprimanta vor avea un aspect identic cu cele de pe ecran, indiferent de tipul de imprimanta utilizat la imprimare. Cu fonturile True Type se pot genera caractere de diverse tipuri, dimensiuni. In cutia de dialog Format Cell din meniul Format, fonturile respective apar precedate de catacterele TT. Pentru a modifica textul introdus într-o celula se poate utiliza o formatare rapida alegând butoanele care se refera la formatarea textului din bara de unelete de formatare, dupa ce a fost selectata zona unde se aplica formatarea:

Formatarea completa si elaborata a textulului se realizeaza astfel:

Pentru a aplica unul din formatele numerice care sunt predefinite si considerate drept stiluri, se selecteaza celulele care trebuie formatate si din meniul FORMAT se selecteaza optiunea Style. Va aparea caseta de dialog Style care [n lista Style name are câteva variante de formatari prestabilite.

Din lista de fonturi se alege fontul dorit. Dimenziune este selectata dintr-o lista de dimensiuni iar butoanele Aldin, Cursiv si Subliniere sunt butoane de activare/dezactivare a stilului sau efectului respectiv.


1. se selecteaza zona ce urmeaza a fi selectata; 2. din meniul FORMAT se alege optiunea Cells care afiseaza caseta de dialog

Format Cells;

3. se selecteaza butonul Font;

4. din lista Font se alege fontul dorit;

5. din lista Font Style se alege stilul fontului;

6. din lista Size se alege dimensiunea caracterelor exprimata în puncte;

7. efectul de subliniere se selecteaza din lista Underline: None (fara subliniere), Single (simpla), Double (dubla), Single Accounting sau Double Accounting.

8. culorile se selecteaza din lista Color; daca se utilizeaza o imprimanta alb-negru se

selecteaza valoarea Automati;c 9. din grupul Effects se poate marca orice combinatie a optiunilor: strikethrough

(taiere cu o linie), Superscript (exponent) sau Subscript (indice); 10. în caseta Preview se poate analiza aspectul selectiilor alese.; 11. se apasa butonul OK.

Alinierea si rotirea textului si a numereleor

Intr-o celula neformatata, textul este aliniat la marginea din stânga, iar numerele la marginea din dreapta.

Pentru a da documentului Excel un aspect mai estetic, în functie de necesitati, valorile si textul pot fi aliniate la dreapta, la stânga sau pot fi centrate.

Pentru a alinia continutul celulelor utilizând optiunea Cells din meniul FORMAT, se executa urmatoarele operatii :

Ø se selecteaza celula sau zona de formatat; Ø se selecteaza optiunea Cells din meniul FORMAT ; Ø se selecteaza optiunea Alignment;

Rapid, se pot alege pentru alinierea zonelor selectate unul din butoanele din bara de formatare prezentate al`turat.


Ø din lista Horizontal se pot alege optiunile:

General - alinierea textului la stânga si numerele la dreapta; Left - alinierea continutlui la stânga; Center - centrarea valorilor din celule; Right - alinierea continutului la dreapta; Fill - completarea celulei cu copii ale continutului initial; Justify - alinierea continutului la ambele margini; Center across selection - centrarea continutului unei celule în cadrul celulelor selectate.

Ø din lista Vertical se pot alege optiunile:

Top - alinierea la marginea superioara; Bottom - alinierea continutului la marginea inferioara;

Center - centrarea continutului pe verticala între marginea inferioara si marginea superioara; Justify - alinierea continutului la ambele margini. Ø în zona Orientation - se poate alinia textul astfel încât sa fie plasat pe verticala si citit

de sus în jos, sa fie rotit cu 90 grade în sens invers acelor de ceasornic si sa poata fi citit de sus în jos si invers.

Ø în zona Text control se pot realiza urmatoarele: Wrap text – în cazul în care a fost introdus un text care depaseste dimensiunea celulei respective, prin acasta optiune Excel este capabil sa îl formateze astfel încât sa formeze un paragraf care sa poata fi afisat în coloana respectiva. În acest scop înaltimea celulei se mareste automat, astfel încât sa poata afisa liniile de text astfel rezultate. Daca se modifica textul dintr-o astfel de formula, înaltimea liniei care contine celula respectiva se va modifica automat pentri a afisa noul text.; Shrink to fit – dimensiunea caracterelor si spatierea acestora vor fi astfel modificate încât sa cuprinda textul introdus; Merge cells – concateneaza într-o singura zona celulele selectate.

Utilizarea formulelor

Formulele sunt elementele de baza ale foii de calcul Excel. Ele permit utilizatorului sa efectueze calcule cu ajutorul formulelor. Formulele sunt folosie la realizarea unor calcule simple, ca de exemplu adunare, scadere, înmultire, împartire, dar si la realizarea unor calcule complexe, statistice, stiintifice, economice.

Într-o formula se pot include valori numerice sau de tip text, operatori aritmetici, de comparare sau de text, functii, paranteze, referinte si nume.

Dupa modificarea valorilor din celulele care fac parte dintr-o formula, formulele actualizeaza automat rezultatele în conformitate cu noile date. In Excel o formula are . de obicei, cel putin trei elemente :

Ø un semn egal - o formula începe întotdeauna cu un semn egal (=), indicându-se astfel existenta unor operatii matematice sau a unor functii;

Ø un nume de functie - este o prescurtare pentru o formula mai complicata pe care Excel stie deja sa o execute (SUM - însumeaza o serie de numere, AVERAGE - realizeaza media unei serii de numere etc);


Ø un argument - referintele la celulele aflate între paranteze formeaza un argument, acesta informând programul Excel unde poate gasi numerele pe care sa le introduca într-o functie.

Referintele de celule sunt folosite pentru a accesa continutul uneia sau mai multor celule. Ele permit utilizarea de valori din diverse parti ale foii de calcul pentru executarea unui anumit calcul. Argumentul poate fi reprezentat printr-o zona. La specificarea unei zone, se selecteaza celulele care o formeaza. Introducând doua puncte (:) între doua referinte se indica prima celula din stânga sus a zonei selectate si apoi ultima din coltul opus (B2:D4)

Cea mai sigura metoda de introducere a referintelor de celula într-o formula este prin indicarea celulei (cu ajutorul mouse-ului). În cazul tastarii manuale a referintelor la celule se pot introduce erori în timp ce prin indicarea celulelor probabilitatea de a gresi este redusa simtitor. Se pot include si referinte la date din alte foi de calcul din registrul de calcul. Pentru aceasta se introduce denumirea foii respective, un semn de exclamare si referinta la celule sau grupuri de celule.

Este bine ca numele functiei sa fie scris cu litere mici, deoarece, Excel va transforma numele functiei în majusule daca va recunoaste functia respectiva. Daca nu face acest lucru, înseamna ca nu recunoaste functia. Modalitatea de încarcare automata (AutoFill) poate, de asemenea, incrementa valori numerice, cu conditia ca zona selectata initial sa contina doua valori. Copiile vor fi incrementate sau decrementate, de fiecare data cu diferenta dintre aceste doua valori. O formula nu trebuie sa includa neaparat un nume de functie. Se poate introduce o formula care realizeaza operatii aritmetice, operatii cu constante.

Ordinea de efectuare a operatiilor : Ø evaluarea semnului constantelor; Ø exponentiale (ridicare la putere sau extragerea radacnilor); Ø înmultire; Ø împartire; Ø adunare; Ø scadere.

Daca într-o formula sunt doua sau mai multe operatii de acelasi tip, ele vor fi

efectuate în ordine, de la stânga la dreapta (ordine de evaluare). Ordinea operatiilor poate fi modificata prin utilizarea parantezelor, pentru a indica ce operatii sa fie executate mai întâi.

Formulele din Excel sunt extrem de utile pentru economisirea timpului. Câteodata,

însa, formulele pot da erori atunci când sunt introduse gresit sau când se folosesc referiri incorecte la celule.

Pentru a semnala o serie de erori, Excel afiseaza un mesaj de eroare care permite utilizatorului sa identifice natura erorii si sa corecteze eroarea.

Sunt prezentate în continuare mesajele de eroare si cauzele care le genereaza: Mesaje de eroare: #DIV/0! în formula s-a încercat efectuarea unei împartiri la zero. Este posibil

ca referintele de celule sa contina valori nule sau zerouri. #N/A formula se refera la o celula în care nu exista înca nici o valoare.

Acest tip de mesaj avertizeaza faptul ca nu au fost introduse toate valorile necesare.

#NAME? în formula s-a utilizat o denumire pe care Excel nu o recunoaste. Trebuie verificata existenta acelui nume, daca ortografia este corecta sau daca nu s-au introdus blancuri. Trebuie verificat daca numele functiei este corect sctis. Nu se utilizeaza blancuri între numele functiei si simbolul de paranteza din stânga.


#NULL! Formula contine o referire care indica o intersectie incorecta de celule, deci formula indica suprapunerea unor zone - ceea ce este fals.Trebuie verificat daca referintele de celula sau de domeniu au fost corect introduse.

#NUM! problema care a aparut se refera la un numar, fara a se preciza care anume. În acest caz trebuie verificat daca argumentul numeric se gaseste în afara domeniului de definire sau daca functia poate furniza un rezultat cu argumentul introdus.

#REF! formula se refera la o celula inexistenta. Trebuie verificat daca nu au fost sterse celule, linii sau coloane utilizate în formula respectiva.

#VALUE! exista o eroare în argumentul formulei: valoarea nu este de tipul corespunzator argumentului.

Cautarea erorilor în fiecare formula este o metoda obositoare si ineficienta. Exista

diferite metode de detectare a erorilor dintre care amintim utilizarea comenzii Go To Special care este un puternic instrument de detectare si depanare a erorilor din foile de calcul.

Pentru a utiliza acest instrument de depanare a erorilor se procedeaza astfel: din meniul EDIT se selecteaza optiunea Go To. În partea de jos se afla butonul Special, care apasat, duce la afitarea casetei de dialog Go To Special.

Marcajul pe caseta de validare Dependents selecteaza celulele care depind de valoarea din celula activa. Optiunea Direct Only va selecta numai celulele implicate direct (care influenteaza sau care sunt influentate) iar optiunea All Levels va produce selectarea tuturor celulelor implicate.

O eroare obisnuita în foile de calcul este introducerea unui numar peste o formula. Pentru a vizualiza celulele care contin formule si celulele care contin valori, se selecteaza domeniul dorit si se marcheaza una din casetele de validare Constants sau Formulas.

Gasirea unor erori de tipul #REF! sau #N/A dintr-o foaie de calcul sau dintr-un domeniu devine o operatie foarte simpla. Se selecteaza optiunea Formulas si se deselecteaza toate casetele de validare., cu excep\ia casetei Errors. La depanarea unei foi de calcul este necesara gasirea celulelor care influenteaza rezultatul din celula curenta sau care depind de valoarea din aceasta. Pentru a determina care celule sunt utilizate în calcule de celula activa semarcheaza caseta de validare Precedents.

Auditing este o alta functie utila care permite detectarea erorilor, care localizeaza celulele care contin referiri la celula curenta. Acest instrument se activeaza selectând din meniul EDIToptiunea Auditing.


Se deschide un submeniu care are optiunile urmatoare:

detectarea predecesorilor va indica celulele incluse în formula respectiva;

detectarea succesorilor va indica celulele care include o referire la formula din celula curenta;

vizualizeaza predecesorii formulei cu probleme, lucru care va ajuta utilizatorul sa detecteze erorile din formule.

Refereintele celulelor O referinta existenta într-o foaie de calcul identifica o celula sau un grup de celule si

îi specifica programului Excel undre sa caute valorile sau adtele pe care sale utilizeze în formule. Cu ajutorul referitelor se pot utiliza date existente în diferite parti ale foii de calcul sau se poate utiliza rezultatul unei formule într-o alta formula.

De asemenea, cu ajutorul referintelor se pot accesa date existe într-o alta foaie de calcul, registru de calcul sau se pot utiliza date existente n alte aplicatii.

Referintele la celulele din alte registre de calcul se numerc referinte externe . Referintele la datele existente n alte aplicatii se numers referinte îndepartate.

În Excel exista mai multe tipuri de referinte folosite în declararea formulelor: Referinta de tipul A1 - aceasta referinta este utilizata implicit de Excel si cu ajutorul

ei se pot face referiri la toate cele 256 de coloane si la rândurile de la 1 la 65536 dintr-o foaie de calcul. Pentru a adauga o referinta la o celula se introduce litera corespunzatoare coloanei si cifra corespunzatoare rândului. De exemplu, adresa D50 se refera la celula aflata la intersectia coloanei D cu rândul 50. enytru a se face referirea la un grup de celule se introduce prima celula corespunzatoare grupului de celule, urmat de ":" si apoi ultima celula din grupul ce urmeaza sa fie selectat.

Pentru a face referire la celula din coloana A rândul 10 se va scrie A10. Pentru a se face o referire la un grup de celule din coloana A si rândurile 10 pâna la

20: A10:A20. Pentru a se face referire la grupul de celule de pe rândul 15 si cloanele B pâna la E:

B15:E15. Pentru a face referire la toate celulele existente în rândul 5: 5:5 Pentru a face referire la toate celulele existente în rândurile 5 pâna la 10: 5:10. Pentru a face referire la toate celulele existente în coloana H: H:H. Referinta de tipul R1C1 -se poate utiliza tipul de referinta în care atât rândurile cât

si coloanele sunt numarate. În acest tip de referinta Excel indica pozitia celului R urmata de un numar de rând si a coloanei C urmata de un numar de coloana.

De exemplu, pentru a realiza o refeinta la o celula aflata cu 2 rânduri mai sus pe aceeasi coloana: Rî-2sC.

Pentru a realiza o referinta la o celula aflata cu doua rânduri mai jos si cu 2 coloane mai la dreapta: Rî2sCî2s.

O referinta absoluta catre celula de pe rândul al doilea si coloana a doua: R2C2. Pentru a crea o referinta relativa catre întreg rândul de sub celula curenta: Rî-1s. Pentru a crea o referinta absoluta catre rândul curnt: R Referinta relativa Aceata referinta se numeste relativa deoarece daca la un moment

dat este nevoie ca în celula B1 sa existe datele existente în celula A1 se poate crea în celula B1 o referinta catre celula A1 prin introducerea în celula B1 a semnului egal si apoi selectarea celului A1 si apasarea tastei Enter.

Atunci când se copiaza formula, Excel modifica formula automat în sensul ca daca se efectueaza copierea formulei pe coloana, se va modifica automat numarul rândului iar daca se realizeaza copierea celulei pe un rând se va modifica denumirea alfabetica a coloanei corespunzatoare


Referinta absoluta - se refera întotdeauna la aceeasi celula. Pentru a realiza acest

lucru va trebui pus semnul $ în fata roloanei care va ramanta. Pentru a se referi întotdeauna la celula A1 se acv scrie $A$1.

Referinta mixta - în cadrul acesteia se pastreaza constanta doar o parte in întreaga

adresa a celulei. De exemplu, pentru a pastra constanta coloana A, dar rândurile nu, se va scrie $A1 si daca e va copia formula n alta celula coloana A va ramâne constanta, modificându-se numai numarul corespunzator rilor. Semnul $ pus în fata literei din cadrul adresei unei celule pastreaza constanta coloana, pus în fata numarului pastreaza constant rândul.

Referinta cu ajutorul numelor sau etichetelor - pentru a nu se face referire la o celula prin intermediul adresei sale se poate realiza referirea celulei respective cu ajutorul numelui sau

Dupa crearea unei referite prin nume, de fiecare data la selectarea celulei respective a aparea în locul adresei numele referintei alese

Utilizarea functiilor

Pentru aceasta va fi apelata functia Define din meniul Insert Name. Aceasta functie deschide fereastra Define Name în care se pot alege diferite optiuni referitoare la noua referinta care este creata

Numele dorit

Adaugarea referintei

se apasa butonul si apoi cu ajutorul mouse-ului se selecteaza celula dorita


O celula din Excel poate contine text, numere, formule sau functii. Formulele si functiile permit calcularea unor valori în celulele foii de calcul. Formulele pot efectua operatii dar pot contine si functii.

Functiile programului Excel sunt instrumente de calcul încorporate care pot efectua calcule în domeniul financiar, statistic sau analitic. Utilizarea unei functii pentru efectuarea unor operatii care pot fi facute si cu ajutorul formulelor reduce greselile, este mai usor de scris si se realizeaza mai rapid.

Exista mai mult de 200 de funtii încorporate sau formule predefinite care permit utilizatorului sa creeze formule pentru un numar mare de domenii de aplicati, inclusiv functii matematice, de baze de date, afaceri, stiinte, inginerie.

Toate functiile sunt formate din: ⇒ semnul egal (=); ⇒ denumirea functiei; ⇒ argumentele (celulele utilizate pentru a realiza functia).

Functiile accepta date prin intermediul argumentelor. Argumentele sunt introduse în

paranteze imediat dupa numele functiei. Majoritatea functiilor contin unul sau mai multe argumente. În cazul existentei mai

multor argumente, acestea se despart prin virgule. Functiile pot contine atât argumente obligatorii cât si argumente optionale. Cel mai utilizat tip de argument este cel numeric, dar argumentele pot fi reprezentate

si de text, valori, date calendaristice. Exista doua parti din ecranul Excel care ajuta utilizatorul pentru a genera functii: ⇒ bara de instrumente standard ; ⇒ bara de formule; Bara de instrumente standard ofera doua instrumente care ajuta la crearea functiilor:

Bara de formule:

AutoSum

Paste Function

AutoSum efectueaza suma unui domeniu introducând functia SUM în celula activa Paste Function ghideaza utilizatorul în procesul de creare a functiei oferind o lista completa a functiilor din Excel

Caseta de numeafiseaza referintele la celule si, în momentul selectarii semnului egal afiseaza ultimele functii utilizate.

Lista Range name afiseaza o lista de celule sau de domenii iar în momentul activarii semnului egal afiseaza o lista de functii cele mai recent utilizate, iar optiunea More Function deschide caseta de dialog Paste Function. Butonul Cancel anuleaza functia respectiva. Butonul Enter semnifica validarea functiei si introducerea acesteia în celula. Zona de introducere a func\iei afiseaza functia permitând editarea (modificarea) ei.


Utilizarea butonului AutoSum Un element foarte utilizat sn cadrul foilor de calcul este functia SUM() care

însumeaza toate valorile domeniului din argumente. Data fiind utilizarea frecventa a functiei, în bara de instrumente standard a fost introdus butonul AutoSum care poate fi folosit pentru însumarea automata a liniilor sau coloanelor adiacente.

Utilizarea functiei Paste Function Programul Excel pune la dispozitia utilizatorului o metoda eficace pentru introducerea

formulelor si functiilor, cu un minimum de apasari ale tastelor. Instrumentul Paste Function înlatura si eventualele erori de scriere si asigura introducerea tuturor elemntelor de sintaxa necesare.

Pentru a utiliza acest instrument se procedeaza astfel : 1. se selectreza celula care va contine functia

2. se executa clic pe butonul Paste Function sau se selecteaza meniul INSERT

optiune Paste Function 3. va apare caseta de dialog ce contine lista de functii grupate pe categorii

4. se selecteaza functia

din categoria afisata în partea stânga a ecranului (Function Category). Aceste categorii realizeaza gruparea functiilor într-un numar mai mic de elemente

5. în zona Function name sunt afisate functiile care sunt incluse în categoria selectata de unde se selecteaza functia dorita

6. se apasa butonul OK

7. în foaia de lucru, imediat sub bara de formule va aparea o caseta de dialog în care se

afla o scurta descriere a functiei (în exemplu functia de ridicare a unui numar la o putere (POWER).

Pentru a folosi acest buton este necesara selectarea unei celule adiacente la domeniu care va contine rezultatul însumarii celulelor respective. Apoi se apasa butonul Autosum. Excel va insera functia SUM() si va selecta celulele din coloana de deasupra celei selectate sau din rândul aflat în stânga celulei selectate. Utilizatorul poate modifica domeniul selectat. Dupa ce functia generata raspunde asteptarilor sale apasa butonul Enter din bara de formule.


8. se completeaza sau se selecteaza celula care contine numarul si se introduce ca o constanta numarul care reprezinta exponentul. În zona Formula result este afisat rezultatul operatiei

9. se apasa butonul OK

Exista posibilitatea de a crea functii complexe deoarece fiecare argument poate fi o

functie în sine.

Construirea formulelor utilizând functia IF Exista numeroase situatii în care trebuie ales între 2 posibilitati. Pentru aceasta se va

putea folosi functia conditionala IF. Functia IF returneaza valoarea TRUE daca expresia evaluata este adevarata si valoarea FALSE daca expresia evaluata este falsa. Functia IF se gaseste în domeniul Logical.

Sintaxa functiei IF este urmatoarea: IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

Variabila logical_test returneaza valoarea 1 daca expresia evaluata este adevarata si 0 daca expresia evaluata este falsa) poate contine orice valoarea sau orice expresie ce poate fi evaluata ca fiind adevarata sau falsa. De exemplu, expresia A10=100 este adevarata daca în celula A10 se afla valoarea 100, în caz contrar fiind evaluata ca fiind falsa. Variabila value_if_true este valoarea returnata atunci când variabila anterioara este evaluata ca fiind adevarata Variabila value_if_false este valoarea pe care functia IF o returneaza daca continutul variabilei logical_test este evaluat ca fiind fals. În exemplul urmator, daca în celula A1- se afla valoarea 100,atunci variabila logical_test este evaluata ca fiind adevarata si atunci ste calculata suma celulelor B5:B15. În caz contrar va fi afisat un spatiu gol în celula care contine aceasta celula: IF(A10=100,SUM(B5:B15),:☺ Functii matemtice

Functiile matematice constituie infrastructura oricarei foi de calcul.

ABS(numar) furnizeaza valoarea absolta (pozitiva) a unui numar

CEILING(numar, semnificatie) produce rotunjirea unui numar pâna la nivelul de semnificatie indicat

COUNT(domeniu, criteriu) Numara celulele dintr-un domeniu al caror continut satisface un criteriu

EVEN(numar) rotunjeste un numar pâna la valoarea para superioara;

FACT(numar) calculeaza factorialul unui numar INT(numar) rotunjeste un numar zecimal prin lipsa pâna la

cea mai apropiata valoare întreaga LN(numar) calculeaza logaritmul natural în baza e al unui

numar


MDETERM(matrice) calculeaza determinantul unei matrice MINVERSE(matrice) calculeaza inversa unei matrice MOD(numar, divizor) calculeaza restul (modulul) unui numar

împartit la divizor ODD(numar) rotunjirea unui numar pâna la cel mai apropiat

numar impar POWER(numar, putere) efectueaza ridicarea unui numar la o putere PRODUCT(numar1, numar2..)

efectueaza înmultirea tuturor argumentelor (max.30). Împartirea se realizeaza prin 1/numar.

ROUND(numar, numar_pozitii)

rotunjeste un numar pâna la un numar de pozitii precizat) ea modifica ultima cifra a rezultatului pentru ca acesta sa aproximeze cât mai bine valoarea originala cu un numar sporit de cifre

SIGN(numar) va furniza valoarea 1 daca numarul este pozitiv, 0 când acesta este 0 si –1 când este negativ

SQRT(numar) extrage radacina patrata dintr-un numar SUM(numar1, numar2…) efectueaza adunari a maximum 30 de numere TRUNC(numar, num_pozitii) transforma un numar într-o valoare întreaga

prin taierea (truncherea) portiunii zecimale

Functii statistice

Functiile statistice sunt utile pentru rezolvarea problemelor care necesita calculul unei medii sau o numarare de elemente. AVERAGE (numar1, numar2…)

calculeaza media argumentelor (max. 30)

COUNT (valoare1, valoare2..) efectueaza numararea elementelor numere din argumente

MAX(numar1, numar2..) determina cea mai mare valoare dintr argumente (max. 30)

MEDIAN(numar1, numar2…) calculeaza valoarea medie a argumentelor MIN (numar1, numa2..) determina cea mai mica valoare din

argumente Functii text

Functiile text permit manipularea valorilor de tip text.

CHAR(numar) furnizeaza caracterul care corespunde codului ASCII numar (de la 1 la 255)

CONCATENATE(text1,text2..) reuniunea tuturor argumentelor (max.30) DOLLAR(valoare,zecimale) efectueaza ritunjirea unei valori cu un numar

de zecimale specificat si apoi o converteste în text cu format de valuta

EXACT(text1,tex2) compara valorile text1, text2; daca sunt identice va returna valoarea logica TRUE; daca nu va returna valoarea logica FALSE

LEN(text) calculeaza numarul de caractere dintr-un text LOWER (text) majusculele dintr-un text sunt transformate în

litere mici TRIM(text) sterge toate blancurile din text astfel încât

între cuvinte sa ramâna un singur spatiu


între cuvinte sa ramâna un singur spatiu UPPER(text) transforma în majuscule toate caracterele din

text Functii logice

Functiile logice sunt instrumente puternice care dau posibilitatea de a adauga facilitati logice si de decizie documentelor Excel.

AND(logic1, logic2..) reuneste conditii; returneaza TRUE daca toate

argumentele logice sunt TRUE si FALSE daca cel putin un argument este FALSE

NOT(logic) Inverseaza valoarea argumentului logic de la TRUE la FALSE si invers

OR(logic1, logic2..) reuneste conditiile; returneaza TRUE daca cel putin unul din argumentele logice este TRUE si FALSE doar atunci când toate sunt FALSE

Functii pentru data calendaristica si ora NOW() calculeaza numarul serial al datei si orei data

de ceasul intern al calculatorului TODAY() calculeaza numarul serial corespunzator datei

din sistem; este similara cu functia NOW() dar nu afiseaza partea corespunzatoare orei

Functii financiare Excel este prevazut cu diferite facilitati pentru calcule financiare. Functiile financiare lucreaza mai rapid si posibilitatea efectuarii de erori de scriere este redusa. IRR(valori, estimare) returneaza rata interna a randamentului

pentru seria de beneficii nete plus amortizari din estimare

PMT(dobânda,nper,vp,vv,tip) returneaza suma achitata periodic pentru diferite tipuri si valori viitoare (vv) ale investitiei, fiind date dobânda investitiei, termenul (nper) si valoarea prezenta (vp)

RATE(nper,plata,vp,vv,tip,estimare) calculeaza rata dobânzii pe o perioada pentru o anuitate

Câtiva pasi importanti pentru verificarea corectitudinii unei foi de calcul :

1. Alegerea functiei adecvate scopului propus 2. Urmarirea eventualelor surse de erori :

• sa se evite împartirea la zero

• sa se acorde atentie oricarei valori rotunjite sau trunchiata utilizata în alte calcule (în special înmultiri)

• se evite referirea la celula în care va fi depus rezultatul calcului (referinte circulare)

3. Asigurarea functiei cu argumentele corespunzatoare

• argumentele corespunzatoare

• cuvintele cheie corecte

• valorile de tip text utilizate închise între ghilimele

• utilizarea parantezelor în perechi


• TRUE si FALSE sunt valori logice nu de tip text 4. Verificarea tuturor referintelor catre date 5. Testarea fiecarei formule utilizate 6. Testarea foii de calcul 7. Daca se efectueaza modificari, foia se testeaza din nou 8. Daca exista banuiala ca a gresit Excel, parerea trebuie reconsiderata

Crearea si tiparirea rapoartelor Excel ofera numeroase optiuni care permit controlarea rezultatului tiparirii pentru foile

de calcul. Se poate utiliza comanda Print Preview pentru a vedea datele foii de calcul înainte de tiparire. De asemenea, cu ajutorul comenzii Pega SetUp se pot stabili atributele pentru marginile paginilor si se pot crea antete si subsoluri de pagina.

Se pot tipari: o întreg registrul de calcul; o o anumita foaie de calcul dintr-un registru; o un anumit domeniu de date dintr-o foaie de calcul. În configuratie prestabilita, Excel selecteaza si tipareste foaia de calcul curenta dar

stabilirea unei zone din foaia de calcul care urmeaza se poate face în trei moduri:Se selecteaza domeniul din foaia de calcul ce urmeaza a fi tiparit cu ajutorul mouse-ului. Dine meniul FILE se alege optiune Print. Pe ecran va aparea caseta de dialog Print, iar în zona Print What se selecteaza optiunea Selection.

1.

Daca se tipareste aceeasi zona din foaia de calcul, domeniul respectiv poate fi definit ca zona pentru tiparire cu ajutorul optiunii Print Area din meniul FILE. Zona selectata din foaia de calcul va aparea înconjurata de un chenar care va dispare la alegerea optiunii Clear Print Area din meniul FILE.

2. Selectarea optiunii Page Setup, iar din caseta de dialog Page Setup se alege functia Sheet. Selectând caseta Print Area, aceasta va aparea în foaia de calcul unde, cu ajutorul mouse-ului se face selectia domeniului ce va constitui zona de imprimare. Excel va trece în caseta de text Print area cooronatele zonei selectate. Zona va aparea înconjurata de un chenar cu linii întrerupte în foaia de calcul

Înserarea si eliminarea sfârsitului de pagina La stabilirea unor zone pentru tiparire Excel însereaza în mod automat salt de pagina

în foaia de calcul. Intreruperile de pagina automate apar sub forma de linii punctate în foaia de calcul. Daca domeniul care a fost selectat nu încape într-o singura pagina se însereaza automat salt la pagina. Daca aceste întreruperi nu împart convenabil datele din zona selectata utilizatorul poate introduce manual alte salturi la pagina.

Pentru a însera un sfârsit de pagina manual celula activa este mutata dedesubt si la dreapta pozitiei unde se va însera sfârsitul de pagina.

Se alege optiunea de meniu Page Break din meniul INSERT si indicatorul sfârsitului de pagina (o linie punctata) apare în locul indicat.

Pentru a elemina salturile de pagina se plaseaza indicatorul celulei sub sau la dreapta fata de pozitia întreruperii de pagina si apoi se alege din meniul INSERT optiunea

Remove Page Break .


Configurarea paginii de tiparire

Pentru a controla toate initializarile necesare pentru a executa tiparirea se utilizeaza,

din meniul FILE, optiunea de meniu Page SetUp. . Pentru a configra pagina în vederea tiparirii se procedeaza astfel: 1. din meniul FILE se alege optiunea Page SetUp. 2. este afisata caseta de dialog Page SetUp care are urmatoarele functii:

Functia Pagestabileste orientarea hârtiei (Orien- tation), dimensiunea hârtiei (Page size), calitatea tiparirii (Print quqlity), reducerea sau marirea dimensiunii raportului sau a foii care se tipareste (Scaling).

Functia Margins permite stabilirea marginilor de sus (Top), jos (Bottom), stânga (Left) si dreapta (Right) si la ce distanta de marginile de sus si de jos ale paginii vor fi tiparite antetele (Header) si subsolurile de pagina (Footer). De asemenea, din zona Center on page se alege daca pagina va fi centrata pe orizontala (Horizontally), pe verticala (Vertically) sau pe ambele directii.


Antele si subsolurile de pagina contin un titlu, o data sau un numar de pagina în partea de sus sau de jos a fiecarei pagini. Textele pot fi formatate cu diferite fonturi, de diferite marimi si cu diferite stiluri. Tot în aceste zone pot fi introduse informatii referitoare la sursa informatiilor din foaia de calcul si a graficelor, date despre institutie (sigla, adresa etc.).

Pentru a crea antete si note de subsol peronalizate, utilizând fonturi speciale, simboluri si diverse texte se apasa butonul Custom Header. se deschide caseta de dialog de mai sus Header.

Functia Header/ Footer permite alegerea continutului antetelor si al subsolurilor de pe fiecare pagina ce va fi tiparita. Din listele predefinite Header si Footer. Apasând butoanele Custom Header sau Custom Footer se pot crea antete si subsoluri de pagina adaptate necesitatilor.

Aceasta contine trei sectiuni pentru datele aliniate la stânga, dreapta si central. Se introduc textele sau codurile, cum ar fi codul datei operând cu butoanele care se gasesc în caseta de dialog.

Functia Sheet permite stabilirea ariei de tiparire (Print area), titlurile care se tiparesc (Print titles) si ordinea de tiparire a paginilor (Page order). De asemenea, se poate alege posibilitatea tiparirii grilei, a comentariilor, a titlurilor de linie si de coloana (Print). Tot în zona Print se poate stabili daca se tipareste pe o imprimanta alb negru sau color si daca tiparirea este normala sau schitata (Draft quality).


Vizualizarea înainte de tiparire

Înainte de a tipari foaia de calcul este indicata vizualizarea acestora pentru ca utilizatorul sa verifice ca foaia de calcul tiparita corespunde cerintelor sale. Cu aceasta ocazie se mai pot face modificari ale aspectului foii, cum ar fi schimbarea configurarii pentru margini si latimea coloanelor.

Pentru a realiza vizualizarea înaintea tiparirii se alege optiunea Print Preview din

meniul FILE .sau comanda Print Preview din bara de unelete

standard . Excel va trece în modul print preview si va afisa zona pentru tiparire.

Pentru a analiza mai bine datele din pagina de tiparit, aceasta poate fi marita

apasând butonul Zoom . sau executând un clic cu butonul mouse-ului pe zona de interes. Daca în timpul analizei foii de calcul în vederea tiparirii se considera ca sunt necesare modificari în setarea paginii butonul SetUp permite afisarea casetei de dialog

SetUp fara a parasi modul print preview. De asemenea, daca se constata ca marginile foii sunt necorespunzatoare acestea pot fi modificate direct apasând pe butonul

Margins . În pagina apar trasate marginile documentului pe care apar o serie de marcaje sub forma unor dreptunghiuri negre:

Deplasarea de la o pagina la alta se face cu ajutorul butoanelor Next si Previous aflate în extremitatea stânga a barei de butoane a modului preview. Daca exista o singura pagina în foaia de calcul aceste butoane sunt invalidate. Deplasarea se poate face si cu ajutorul tastelor Page Up si Page Down.


Tragând de marcaje sau de linia punctata ce indica marginea spre directia necesara astfel încât pagina sa aiba aspectul dorit.

Apasarea butonului Page Break Preview are ca efect afisarea tuturor marcajelor de salt de pagina care exista în foaia de calcul. Pentru a reveni în foaia de

calcul se apasa butonul Close .

Tiparirea foii de calcul

Tiparirea foii de calcul Excel se face în momentul în care ea corespunde cerintelor utilizatorului, atât în ceea ce priveste informatia cât si aspectul estetic. Ea este controlata de functia Print care poate fi lansata în mai multe modurii:

o bara de unelte standard ;

o meniul FILE – optiune Print ;

o din modul print preview cu ajutorul butonului Print

Efectul acestor actiuni consta în afisarea optiunilor de tiparire în caseta de dialog Print:

În zona Printer este selectata imprimanta pe care se va face tiparirea din lista de imprimante instalate. În aceasta zona sunt afisate informatii referitoare la imprimanta selectata.

Marcajul în caseta Print to file are ca efect crearea unui fisier care urmeaza a fi tiparit la imprimanta ulterior.

În zona Print range se stabilesc paginile care urmeaza a fi tiparite: toate (All) sau un grup de pagini începând de la o valoare specifica prin caseta From pâna la numarul paginii de sfârsit indicata prin To.

În zona Print what se stabileste ce se imprima : o zona selectata din foaie (Selection), foaia de calcul activa (Active sheet(s)) sau întregul dosar (Entire workbook).

Dupa selectarea optiunilor se apasa butonul OK si va începe tiparirea.


Gestionarea fisierelor În momentul lansarii programului Excel, acesta va deschide un registru de calcul

intitulat Book1 care contine mai multe foi de calcul. Un fisier Excel este acelasi lucru cu un registru de calcul, astfel încât la deschidere sau la salvare, se deschide sau se salveaza un registru de calcul care poate avea mai multe foi.

Deschiderea unui registru de calcul existent se efectueaza pentru a continua lucrul la un registru salvat anterior. Pentru aceasta, din bara de unelte standard se apasa

butonul Open sau din meniul FILE se apeleaza optiunea de meniu Open

Este afisata pe ecran caseta de dialog Open:

Aceasta fereastra permite alegerea unitatii si a directorului în care a fost salvat fisierul respectiv din lista Look in.

În partea din stânga a ferestrei de dialog se afla un numar de 4 butoane care permit accesul imediat la directorul My Documents, Favorites sau spatiul de lucru Desktop.

History afiseaza ultimele directoare create permitând accesul direct la aceste directoare.

În caseta File name se introduce numele si locatia fisierului ce urmeaza a fi deschis, iar pentru afitarea continutului directorului selectat se utilizeaza lista Files of type.

Când fisierul cautat a fost localizat se apasa pe butonul Open. La sfârsitul fiecarei sesiuni de lucru, ca si în anumite momente, dupa introducerea unor volume mai mari de date, trebuie salvata pe disc munca depusa:

• efectuati un clic pe butonul Save din bara de unelte (butonul care are o discheta

reprezentata pe el, în partea din stânga sus a ecranului ; sau, din meniul

FILE se alege optiunea Save . • va fi afisata caseta de dialog Save As (în cazul primei salvari a unui nou registru)

sau Excel executa salvarea celor mai recente modificari efectuate în registrul de calcul. Caseta de dialog Save as este foarte asemanatoare cu caseta de dialog Open si functioneaza dupa acelasi principiu, numai ca utilizatorul care a creat registrul de calcul îi va da acestuia un nume de fisier care va fi creat în directorul selectat.

• de fiecare data când se salveaza un registru de calcul se creaza un fisier nou pe disc care îl va înlocui pe cel vechi, cu acelasi nume .

• optiunea de meniu Save as din meniul FILE mai poate fi selectata atunci când se doreste efectuarea unei copii a registrului de calcul, salvarea fisierelor sub nume noi sau pentru a crea copii de siguranta secventiale a unui registru de calcul.


Crearea si formatarea graficelor Programul Excel creaza grafice cu datele selectate de utilizator. Pentru a construi un

grafic respectând anumite etape si incluzând toate elementele componente ale graficului se utilizeaza asistentul Chart Wizard. Regulile dupa care Excel construieste graficele corespund asezarii standard în pagina a datelor, astfel încât nu este necesara nici o interventie din partea utilizatorului.

Programul Chart Wizard ghideaza utilizatorul pas cu pas în construirea graficelor pornind de la datele selectate în foaia de calcul. În tot timpul construirii graficului pe ecran este prezenta o imagine a graficului respectiv, astfel încât efectele fiecarei selectii sunt vizibile.

Înaintea apelarii functiei Chart Wizard se selecteaza toate datele din foaia de calcul care vor fi utilizate în construirea graficului. Desi Chart Wizard permite selectarea datelor si dupa apelarea sa este mai comoda selectarea datelor înaintea apelarii functiei Chart Wizard.

În alegerea datelor trebuie sa se respecte urmatoarele indicatii: o datele trebuie sa fie incluse în coloane si linii; o etichetele care vor fi folosite în grafic trebuie plasate în primele linii si în coloanele

situate în extremitatea stânga a zonei selectate; o etichetele sunt selectate împreuna cu datele pentru grafic.

Pentru a lansa functia Chart Wizard se poate selecta optiunea Chart Wizard din

meniul INSERT sau se selecteaza butonul Chart Wizard din bara de

unelte standard .. Casetele de dialog Chart Wizard afiseaza butoanele de control:

Acest lucru permite utilizatorului ca, înca din prima faza, sa aiba o imagine a

rezultatului care se va obtine prin selectarea facuta. Daca rezultatul nu convine utilizatorului acesta îsi poate schimba selectia fara sa fie nevoit sa parcurga si alte etape pentru a realiza ca tipul graficului ales este necorespunzator.

Pas urm`tor {ntrerupere trasare

Afisarea graficului cu selectiile de pâna acum Pasul anterior

Primul pas din Chart Wizard consta într-o selectie din multitudinea de tipuri de grafice Excel. Prin selectarea unui tip din lista Chart type, în zona Chart sub-type sunt afisate tipurile de format definite pentru tipul de grafic selectat. În figura alaturata sunt afisate formatele pentru graficele tip coloane (Column) Butonul Press and hold to View Sample permite vizualizarea unui e]antion din graficul ales.


Trebuie tinut cont ca unele tipuri de grafice sunt mai indicate pentru anumite tipuri de date. De exemplu, un grafic tip placinta (pie) este indicat pentru o serie de date cuprinzând numai o linie sau o coloana pentru a vedea procentajul în total al fiecarui element din date.

În caseta de mai sus a fost schimbata orientarea datelor de la coloane la linii.

În zona Series pot fi adaugate sau sterse serii de date, pentru fiecare din ele

putându-se modifica adresele celulelor care contin numele seriei si valorile sale.

Titlurile pentru grafic si pentru axele sale (X,Y,Z) se introduc în casetele corespunzatoare. În functie de tipul graficului unele din aceste casete referitoare la axe pot fi invalidate.

În etapa a doua se evidentiaza corectarea unei selectii incorecte de date, modificând adresele celulelor selectate din caseta Data range. Este prezentat graficul care va fi construit cu ajutorul selectiei facute. În zona Series in se poate alege orientarea graficului, adica daca datele selectate sunt introduse în foaia de calcul pe linii sau coloane

Pasul trei din ChartWizard permite alegerea unor optiuni care modifica aspectul graficului: titluri, axe, caroiaje, legenda, etichete pentru seriile de date din grafic precum si inserarea datelor din foaia de calcul în partea de jos a graficului (Data Table).

Eticheta pentru stabilirea axelor permite stabilirea prezentei în grafic a axelor graficului. Invalidarea optiunilor de axe elimina din grafic valorile pentru aceste axe. De exemplu, invalidarea axei Z va elimina din grafic valorile pe care le iau seriile de date reprezentate în grafic.


Caroiajul permite [nserarea liniilor de ghidare mai rare (major gridlines) sau mai dese (minor gridlines) pentru toate axele existente în grafic. Alegerea unor caroiaje dese pe toate axele ar putea încarca fundalul, împiedicând punerea în valoare a celorlalte elemente ale graficului.

Legenda poate sau nu sa apara în grafic, dupa cum buton Show legend este selectat sau nu. Daca legenda apare, se poate selecta pozitia ei în grafic astfel încât sa nu deformeze seriile de date din grafic.

Etichetele de date permit selectarea aparitiei acestor etichete: Înscrierea valorii deasupra fiecarui element din seriile de date din grafic (show value), înscrierea denumirii elementului respectiv (show label), iar alegerea optiunilor referitoare la procente se refera la graficele de tip ‘placinta’.

Selectarea butonului Show data table are ca efect afi]area unui tabel continând datele selectate din foaia de calcul.


Graficul înglobat este utilizat atunci când se doreste prezentare, într-un raport a

datelor care au stat la baza graficlui si a graficului propriu zis. Un grafic poate aparea în propria sa foaie dintr-un registru de calcul, lucrându-se

separat cu cele doua elemente: datele care l-au generat si graficul pripriu-zis.

Graficul astfel constuit va arata astfel:

Bara de unelte de formatare care ajuta la modificarea graficului, dupa ce acesta a aparut în foaia de lucru este urmatoarea:

În ultimul pas al Chart Wizard se pot crea doua tipuri de grafice : înglobate alegând optiunea As object sau grafice care apar într-o foaie de grafice (as new sheet).

Excel denume]te graficele Chart1. Chart2, dar ele pot fi redenumite alegând din meniul FORMAT optiunea Sheet - Rename.

0

50

100

150

200

va

lori

Biciclete Trotinete Motorete

produse

Vanzarile de produse in anii 1999 si 2000

Anul 1999

Anul 2000

Tipul graficului este selectat din modelel prezentate.


Executând un clic pe buton drept al mouselui în timp ce cursorul acestuia se afla situat în zona graficului este afisat urmatorul meniu de comenzi rapide:

Cea mai interesanta optiune este cea care se refera la efectele tridimensionale care pot fi aplicate graficului, daca a fost selectat un tip de format din categoria selectata de tip tridimensional. Efectele pot fi pentru înaltine (sagetile din stânga sus), pentru perspectiva sau pentru rotire.

Fiecare element dintr-un grafic poate fi selectat si formatat. Pentru text se pot alege fonturile, dimensiunile, aliniamentu. Pentru elementele din serii se pot schimba culorile, forma, ordinea seriilor.

Elementele zonei de grafic este o lista care contine elenentele componente ale unui grafic.