caiet de sarcini 1. generale - mmuncii.rommuncii.ro/j33/images/documente/transparenta/... ·...

1

CAIET DE SARCINI

pentru achiziția serviciilor de organizare de evenimente pentru susținerea a 6 reuniuni informale organizate în România pe durata exercitării mandatului la Președinția Consiliului

Uniunii Europene în anul 2019 de către Ministerul Muncii și Justiției Sociale

1.INFORMAŢII GENERALE

Sursa de finanțare: bugetul de stat al MMJS și Programul european pentru ocuparea forței de muncă și inovare socială „EaSI” 2014-2020. 2. INFORMAȚII DESPRE REUNIUNI În primul semestru al anului 2019 România va deține Președinția Consiliului UE, obligație de stat membru și proiect politic de interes național. Cu această ocazie vor fi organizate în România circa 250 de reuniuni informale, la nivel politic și tehnic, în care se vor reuni, în formatul UE 28/27 + Comisia Europeană. Cu această ocazie România va fi vizitată de elita politică, cea de înalți funcționari și experți sectoriali din instituțiile europene și din statele membre ale Uniunii Europene. Complexitatea evenimentelor care se vor derula pe perioada exercitării de către România a Președinției Consiliului Uniunii Europene implică necesitatea asigurării unui nivel calitativ corespunzător, similar celor asigurate de celelalte state membre UE care au deținut Președinția Consiliului UE, pentru acțiuni protocolare (dineu de lucru, tratații, recepții, cocktail-uri) ca evenimente ale calendarului Uniunii Europene. În prima parte a anului 2019 MMJS trebuie să organizeze o serie evenimente conform atribuțiilor sale.

3. OBIECTUL CONTRACTULUI 3.1. Obiectul general al contractului Obiectul contractului îl reprezintă achiziția serviciilor de organizare de evenimente pentru desfășurarea a 6 reuniuni de către de MMJS în perioada în care România deține Președinția Consiliului Uniunii Europene în primul semestru al anului 2019. 4. IPOTEZE ŞI RISCURI 4.1 Ipoteze care stau la baza contractului Principalele ipoteze sunt:

buna cooperare între Operatorul economic și MMJS, în special între persoanele

desemnate a avea atribuții în derularea contractului;

număr adecvat de persoane repartizate din cadrul MMJS pentru a asigura implementarea

adecvată a activităților proiectului;

operatorul va furniza servicii la un înalt nivel de calitate, cel puțin egal cu cel menționat în prezentul caiet de sarcini.

4.2 Riscuri Riscurile care vor fi luate în considerare pe durata implementării serviciilor, sunt:

deficiențe de comunicare la nivel instituțional și inter-instituțional pentru

implementarea contractului;

schimbări în sistemul instituțional și/sau legislativ de natură să afecteze implementarea acestui contract;

schimbarea graficului de implementare a evenimentelor ca urmare a diferitelor evenimente publice ce pot apărea;

întârzieri pe parcursul derulării procedurii de atribuire din cauza eventualelor contestații și aprobărilor necesare pentru documente, care pot afecta demararea în timp a serviciilor;

serviciile furnizate să nu coincidă cu cele ofertate și contractate;

2

prezența la evenimente a unui număr mai mic sau mai mare de participanți decât cel

estimat.

5. ACTIVITĂȚI EFECTUATE DE CĂTRE OPERATORUL ECONOMIC 5.1. Evenimentul “Reuniunea informală a Comitetului pentru protecție socială“ - perioada de derulare: 4-5 martie 2019 - București, Palatul Parlamentului - număr participanți: 100 - sursa de finanțare buget de stat - buget alocat: -LEI-

Nr.crt. Tip activitate Buget alocat

1. Transport intern

6.000

2. Masă zilnică 24.000

3. Recepție 24.000

4. Pauză de cafea 6.000

5. Eveniment cultural

5.000

6. Fotografii

3.000

TOTAL 68.000

1. Servicii de transport intern

Prestatorul va centraliza hotelurile unde sunt cazați toți invitații la “Reuniunea informală a Comitetului pentru protecție socială“, conform listelor furnizate de către AC. Oferta va trebui sa includă o prezentare a mijloacelor de transport, pe categorii: microbuz, mini-autocar, autocar cu aer condiționat.

1.1 Transfer hotel/uri – Palatul Parlamentului Prestatorul va asigura transferul de la hotel/hotel-uri (acestea vor fi situate central, respectiv în hoteluri aflate la o distanță maximă de 6 km de Palatul Parlamentului) la Palatul Parlamentului pentru 80 de participanți, 4 martie și 5 martie dimineața.

1.2 Transfer Palatul Parlamentului – locație eveniment cultural Prestatorul va asigura transferul de la Palatul Parlamentului la locația evenimentului cultural pentru 100 de participanți, 4 martie, după – amiaza.

1.3 Transfer locație eveniment cultural – hotel/hoteluri Prestatorul va asigura transferul de la locația evenimentului cultural la hotel/hoteluri pentru 80 de participanți, 4 martie, după – amiaza.

1.4. Transfer hotel/hoteluri-locație recepție

Prestatorul va asigura transferul de la hotel/hoteluri la recepție pentru 80 de participanți, 4 martie, după – amiaza.

1.5. Transfer locație recepție – hotel/hoteluri Prestatorul va asigura transferul de la locația recepției la hotel/hoteluri pentru 80 de participanți, 4 martie, după – amiaza. 2. Asigurarea participării la un eveniment cultural Prestatorul va propune cel puțin 5 variante de evenimente culturale reprezentative, respectiv vizita la un obiectiv turistic cu ghid situat în Municipiul București, durata 1 oră/ 1h30 min., numărul de participanți - 100 persoane;

3

Data: 4 martie, interval orar 17.00 – 19.00. 3. Acțiuni de protocol Ofertantul va include în oferta tehnică, minim 3 variante de meniu care vor cuprinde: - preparate tradiționale românești precum și ale bucătăriei internaționale; - în cazul în care se va organiza mase tip „bufet suedez”, ofertantul are obligația să prezinte în oferta tehnică, denumirea preparatelor, gramajul porțiilor, numărul de porții și prețul aferent acestora; - în cazul în care mesele se vor organiza cu servire la masă, ofertantul are obligația să prezinte în oferta tehnică, denumirea preparatelor, gramajul porțiilor și prețul aferent acestora; - mai mult decât atât, ofertantul va prezenta în oferta tehnică toate detaliile cu privire la sortimentele de băuturi; - meniurile trebuie să cuprindă preparate vegetariene în proporție de 20% (din care fără gluten

5%) si la solicitarea participanților sa tina cont de eventualele alergii care vor fi comunicate de

autoritatea contractanta cu 10 zile înainte de eveniment (peste, carne roșie, susan, nuci, alune

etc.).

Sala unde se va desfășura evenimentul va fi comunicată prestatorului cu 5 zile calendaristice înainte de începerea evenimentului. Alte cerințe obligatorii: • Produsele si preparatele oferite pentru pauzele de cafea (patiseria dulce si sărată), precum și pentru meniurile prânzurilor vor varia de la o zi la alta; • Vesela (farfurii, pahare, tacâmuri etc.) folosită pentru amenajarea si servirea mesei va fi din ceramica sau sticla, respectiv metale reutilizabile; • Se vor asigura mesele necesare servirii pauzelor de cafea si amenajarea acestora (cu fete de masa, decor etc.); • Produsele alimentare servite vor fi prezentate cu etichete în limba engleză; • 20 % din meniu va fi vegetarian; • Prestatorul va asigura debarasarea și strângerea deșeurilor.

3.1 Pauzele de cafea

- pauzele de cafea se vor asigura pentru 100 de participanți; - produsele rămân la dispoziția participanților pe toata durata evenimentului; - 5 pauze de cafea în timpul reuniunilor - trei în data de 4 și două în data de 5 martie. Conținutul necesar al acestor tratații va fi cafea, 5 sortimente de ceai pliculețe, zahăr, îndulcitor, lapte pentru cafea, lămâie, 4 tipuri de produse de patiserie dulci și 4 tipuri de produse de patiserie sărate, brioșe, mini prăjituri, 2 tipuri batoane cu fructe și mix de semințe, apă plată și apă minerală îmbuteliată în sticle de 330 ml, 2 tipuri răcoritoare îmbuteliate în sticle de 330 ml. AC va comunica prestatorului, cu cinci zile lucrătoare înainte de eveniment, varianta de meniu agreată conform ofertei tehnice. Intervalele de timp pentru pauzele de cafea trebuie să fie flexibile. Pauzele de cafea vor fi organizate pe galeriile de acces către sălile de reuniune, care vor fi amenajate utilizând mobilier specific de către prestator.

3.2 Masa zilnică pentru participanți

Prestatorul va asigura masa de prânz în sistem bufet suedez pentru un număr de 100 de participanți, 2 zile (în 4 și 5 martie), cu meniu variat și adaptat. Meniul va conține cel puțin:

- aperitive: minim 4 tipuri (inclusiv pentru vegetarieni), - 2 feluri de supă/ciorbă (din care una pentru vegetarieni), - 4 feluri principale calde de carne și pește, 1 fel principal cald vegetarian, 4 tipuri de

garnituri calde, 4 feluri de salate (inclusiv opțiuni pentru vegetarieni),

4

- desert: minim 4 feluri de prăjituri, 2 feluri mousse/budincă, selecție de fructe proaspete,

- apă plată și apă minerală, 2 tipuri sucuri naturale și 2 tipuri sucuri carbogazoase, îmbuteliate în sticle de 330 ml, cafea, ceai – minim 4 tipuri, îndulcitor, zahăr, lapte pentru cafea, lămâie.

Prestatorul se va asigura că mâncarea este caldă în momentul servirii (unde este cazul), iar calitatea produselor este la un standard ridicat. AC va comunica prestatorului, cu cinci zile lucrătoare înainte de eveniment, varianta de meniu agreată conform ofertei tehnice. Palatul Parlamentului va asigura sala necesară pentru luarea prânzului, aceasta va fi comunicată cu 5 zile lucrătoare înainte de desfășurarea evenimentului. Ca excepție, în situația în care exista persoane cu regim alimentar special, acest lucru va fi comunicat pana la data derulării evenimentului. Durata mesei de prânz este prevăzută la 1ora 30 min. - 2 ore, dar confirmarea finala se face cu o săptămâna înainte de eveniment având in vedere agenda finala.

3.3 Recepția Recepția va fi oferită pentru 100 de participanți în seara zilei de 4 martie 2019. Restaurantul/locația de desfășurare a recepției se va afla în centrul Capitalei și va avea suficiente locuri la mese pentru servirea cinei la un standard ridicat în sistem à la carte. Locația pentru recepție trebuie să fie agreată și aprobată de către reprezentanții achizitorului din cel puțin 3 variante diferite propuse de prestator. Meniul va avea specific românesc și va consta în meniu clasic compus din:

- Aperitive: cel puțin 3 sortimente de gustări (din care cel puțin una caldă),

- Felul 1: supă/ciorbă

- Felul 2: 2 sortimente de preparate calde ce includ garnitura și salata la alegere,

- Desert: prăjitură/mousse/clătite/papanași

- Băuturi: apă plată și carbogazoasă, 2 sortimente de băuturi tradiționale, vin românesc

roșu și alb, 2 sortimente sucuri naturale.

Și la alegere meniu vegetarian, compus din: - Aperitive: cel puțin 3 sortimente de gustări vegetariene (din care cel puțin una caldă),

- Felul 1: supă/ciorbă fără carne,

- Felul 2: 2 sortimente de preparate calde fără carne, ce includ garnitura și/sau salata

după caz, la alegere,

- Desert: salată de fructe/prăjitura sau selecție de fructe proaspete,

- Băuturi: apă plată și carbogazoasă, 2 sortimente de băuturi tradiționale, vin românesc

roșu și alb, 2 sortimente sucuri naturale.

Durata recepției este prevăzută la 1ora 30 min. - 2 ore. AC va comunica prestatorului, cu cinci zile lucrătoare înainte de eveniment, varianta de meniu agreată conform ofertei tehnice. 4. Servicii foto Prestatorul va asigura în data de 4 martie, in pauza de prânz, realizarea unei ședințe foto de grup (100 de persoane), locație – Palatul Parlamentului. Se realizează 15-20 imagini, o singura vestimentație, se aranjează lumina într-un singur mod, se fotografiază portret in picioare. Se prelucrează digital (retuș) cele mai bune 5 cadre. Se livrează toate imaginile pe DVD, inclusiv cele 5 imagini prelucrate. 5.2. Evenimentul Conferința ”Mobilitatea forței de muncă, element de bază în asigurarea echilibrului pieței muncii“ - perioada de derulare 2-3 aprilie 2019 - București, Palatul Parlamentului

5

- număr participanți 150 - sursa de finanțare buget de stat - buget alocat: -LEI-


1. Transport intern

4.602


3. Recepție 36.000



7.500

6. Fotografii

2.000

TOTAL 95.102

1.TRANSPORT

Operatorul– prestatorul economic va asigura: transferul de la hotel/uri pentru participanții la reuniune – locul de desfășurare al evenimentului, evenimentul cultural, recepție și retur. Prestatorul va centraliza hotelurile unde sunt cazați toți invitații la Conferința ” Mobilitatea forței de muncă, element de bază în asigurarea echilibrului pieței muncii“, conform listelor furnizate de către AC. Oferta tehnică trebuie să conțină detaliile privind asigurarea transferului pentru cei 150 de invitați. Transferurile pentru cei 150 de invitați vor putea fi asigurate cu microbuze, mini-autocare și autocare cu aer condiționat. Oferta va trebui să includă o prezentare a mijloacelor de transport, pe categorii (microbuz, mini-autocar, autocar).

1.1 Transfer hotel/uri–Palatul Parlamentului și retur pentru personalul care participă la Conferința ”Mobilitatea forței de muncă, element de bază în asigurarea echilibrului pieței muncii“ Prestatorul va asigura transferul Hotel/uri – Palatul Parlamentului pentru cei 150 de invitați pe toată durata evenimentului (2-3 aprilie 2019). Transferul se va face în zilele de 2 și 3 aprilie 2019 de la Hotel/uri – la Palatul Parlamentului – la Hotel/uri în funcție de programul de lucru pus la dispoziție de către A.C. Participanții la Conferința ”Mobilitatea forței de muncă, element de bază în asigurarea echilibrului pieței muncii“ vor fi cazați în apropierea centrului de conferințe, respectiv în hoteluri aflate la o distanță maximă de 6 km. Transferurile de la și la Palatul Parlamentului vor putea fi asigurate cu microbuze, mini-autocare si autocare dotate cu aer condiționat.

1.2 Transfer hoteluri - eveniment cultural Operatorul economic va asigura transferul celor 150 de participanți la conferință, de la hoteluri la locul de desfășurare al evenimentului cultural.

1.3 Transfer locul de desfășurare al evenimentului cultural /recepție / hotel

În ziua/data de 2 aprilie 2019 prestatorul va asigura transferul celor 150 de participanți de la locul de desfășurare al evenimentului cultural la locul de desfășurare al recepției și retur la hotel/uri, conform programului de lucru pus la dispoziție de A.C.

6

2. Asigurarea participării la un eveniment cultural Prestatorul va propune cel puțin 5 variante de evenimente culturale, cuprinzând vizitarea cu ghid a unui obiectiv de importanță națională, situat în Municipiul București, în raza a 10 km de Palatul Parlamentului. Numărul de participanți - 150 persoane. Intervalul orar pentru evenimentul cultural va fi pus la dispoziție de către A.C.

3. Acțiuni de protocol

Ofertantul va include în oferta tehnică, minim 3 variante de meniu care vor cuprinde: - preparate tradiționale românești precum și ale bucătăriei internaționale; - în cazul în care se va organiza mase tip „bufet suedez”, ofertantul are obligația să prezinte în oferta tehnică, denumirea preparatelor, gramajul porțiilor, numărul de porții și prețul aferent acestora; - în cazul în care mesele se vor organiza cu servire la masă, ofertantul are obligația să prezinte în oferta tehnică, denumirea preparatelor, gramajul porțiilor și prețul aferent acestora; - mai mult decât atât, ofertantul va prezenta în oferta tehnică toate detaliile cu privire la sortimentele de băuturi; - meniurile trebuie să cuprindă preparate vegetariene în proporție de 20% (din care fără gluten



etc.).


3.1 Tratații oferite în timpul ședințelor

Se vor organiza 3 pauze de cafea în ziua/data de 2 aprilie 2019 și două pauze de cafea în ziua/data de 3 aprilie 2019 pentru 150 de participanții. Conținutul necesar al acestor tratații va fi cafea, 5 sortimente de ceai pliculețe, zahăr, îndulcitor, lapte pentru cafea, lămâie, 4 tipuri de produse de patiserie dulci și 4 tipuri de produse de patiserie sărate, brioșe, mini prăjituri, 2 tipuri batoane cu fructe și mix de semințe, apă plată și apă minerală îmbuteliată în sticle de 330 ml, 2 tipuri răcoritoare îmbuteliate în sticle de 330 ml. Vesela și paharele/ceștile trebuie să fie din porțelan. Intervalele de timp pentru pauzele de cafea trebuie să fie flexibile. Pauzele de cafea vor fi organizate pe galeriile de acces către sălile de reuniune, care vor fi amenajate utilizând mobilier specific de către prestator.

3.2 Masa zilnică pentru invitați

Prestatorul va asigura masa de prânz pentru un număr maxim de 150 de invitați, timp de 2 zile, cu meniu variat și adaptat. Masa de prânz va fi servită sub formă de bufet suedez și va conține următoarele:

- aperitive: minim 4 tipuri (inclusiv pentru vegetarieni),

- 2 feluri de supă/ciorbă (din care unul pentru vegetarieni),

7

- 4 feluri principale calde de carne și pește, 1 fel principal cald vegetarian, 4 tipuri de


- desert: 3 feluri de prăjituri, 2 feluri mousse/budincă,

- apă plată și apă minerală, 2 tipuri sucuri naturale și 2 tipuri sucuri carbogazoase, cafea,

ceai – minim 4 tipuri, îndulcitor, zahăr, lapte pentru cafea, lămâie.

Prestatorul se va asigura că mâncarea este caldă în momentul servirii (unde este cazul), iar calitatea produselor este la un standard ridicat. AC va comunica prestatorului, cu zece zile lucrătoare înainte de eveniment, varianta de meniu agreată conform ofertei tehnice. Ca excepție, în situația în care exista persoane cu regim alimentar special, acest lucru va fi comunicat pana la data derulării evenimentului. Durata mesei de prânz este prevăzută la 1ora 30 min. - 2 ore, dar confirmarea finala se face cu o săptămâna înainte de eveniment având in vedere agenda finala. Modul de livrare și servire al meselor de prânz trebuie să aibă un caracter flexibil. Palatul Parlamentului va asigura sala necesară pentru luarea prânzului, aceasta va fi comunicată cu 5 zile lucrătoare înainte de desfășurarea evenimentului.

3.3 Recepția Recepția va fi oferită pentru un număr de 150 participanți în seara zilei de 2 aprilie 2019 - de preferat într-o locație istorică tip palat sau casă istorică, în raza a 10 km de Palatul Parlamentului. Este preferată o locație care are inclus un program artistic. Locația de desfășurare a recepției va avea suficiente locuri la mese pentru servirea cinei la un standard ridicat în sistem à la carte. Meniul va avea specific românesc și va conține: 5-6 feluri aperitive tip finger food (inclusiv opțiuni pentru vegetarieni), un fel principal carne/un fel principal pește/un fel principal vegetarian cu salată, desert, vin alb și roșu, 2-3 tipuri de băuturi tradiționale la primirea invitaților, apă minerală și apă plată, răcoritoare, cafea/ceai. AC va comunica prestatorului, cu cinci zile lucrătoare înainte de eveniment, varianta de meniu agreată conform ofertei tehnice și durata recepției. Locația pentru recepție trebuie să fie agreată și aprobată de către reprezentanții achizitorului. 4. Servicii foto Prestatorul va asigura în data de 2 aprilie, înainte de prânz, realizarea unei ședințe foto de grup (150 de persoane), locație – Palatul Parlamentului. Se realizează 15-20 imagini, o singura vestimentație, se aranjează lumina într-un singur mod, se fotografiază portret in picioare. Se prelucrează digital (retuș) cele mai bune 5 cadre. Se livrează toate imaginile pe DVD, inclusiv cele 5 imagini prelucrate. 5.3. Evenimentul “Reuniunea informală a Comitetului pentru Ocuparea forței de muncă“ - perioada de derulare 4-5 aprilie 2019 - București, Palatul Parlamentului - număr participanți 90 - sursa de finanțare buget de stat - buget alocat: -LEI-


1. Transport intern

4.086


3. Recepție 21.600



4.500

8

6. Fotografii

3.600

TOTAL 60.786

1.TRANSPORT

Operatorul economic – prestatorul va asigura: transferul de la hotel/uri pentru participanții la reuniune – locul de desfășurare al evenimentului, evenimentul cultural, recepție și retur. Prestatorul va centraliza hotelurile unde sunt cazați toți invitații la “Reuniunea informală a Comitetului pentru Ocuparea forței de muncă“, conform listelor furnizate de către A.C. Oferta tehnică trebuie să conțină detaliile privind asigurarea transferului pentru cei 90 de invitați. Transferurile pentru cei 90 de invitați vor putea fi asigurate cu microbuze, mini-autocare și autocare cu aer condiționat. Oferta va trebui să includă o prezentare a mijloacelor de transport, pe categorii (microbuz, mini-autocar, autocar).

1.1 Transfer hotel/uri–Palatul Parlamentului și retur pentru personalul care participă la “Reuniunea informală a Comitetului pentru Ocuparea forței de muncă“ Prestatorul va asigura transferul de la hotel/uri – Palatul Parlamentului-hotel/uri pentru cei 90 de invitați pe toată durata evenimentului (4-5 aprilie 2019). Transferul se va face în zilele de 4 și 5 aprilie 2019 de la Hotel/uri – Palatul Parlamentului – Hotel/uri în funcție de programul de lucru pus la dispoziție de către A.C. Participanții la “Reuniunea informală a Comitetului pentru Ocuparea forței de muncă“ vor fi cazați în apropierea Palatului Parlamentului, respectiv în hoteluri aflate la o distanță maximă de 6 km. Transferurile de la și la Palatul Parlamentului vor putea fi asigurate cu microbuze, mini-autocare si autocare dotate cu aer condiționat.

1.2Transfer hoteluri - locație eveniment cultural În ziua/data de 4 aprilie 2019, prestatorul va asigura transferul celor 90 de participanți la reuniune de la hoteluri la locul de desfășurare al evenimentului cultural.

1.3 Transfer locul de desfășurare al evenimentului cultural /recepție / hotel În ziua/data de 4 aprilie 2019 prestatorul va asigura transferul celor 90 de participanți de la locul de desfășurare al evenimentului cultural la locul de desfășurare al recepției și retur la hotel/uri, conform programului de lucru pus la dispoziție de A.C. 2. Asigurarea participării la un eveniment cultural Prestatorul va propune cel puțin 5 variante de evenimente culturale, cuprinzând vizitarea cu ghid a unui obiectiv de importanță națională, situat în Municipiul București, în raza a 10 km de Palatul Parlamentului. Numărul de participanți - 90 persoane. Intervalul orar pentru evenimentul cultural va fi pus la dispoziție de către A.C. 3. Acțiuni de protocol Ofertantul va include în oferta tehnică, minim 3 variante de meniu care vor cuprinde: - preparate tradiționale românești precum și ale bucătăriei internaționale; - în cazul în care se va organiza mase tip „bufet suedez”, ofertantul are obligația să prezinte în oferta tehnică, denumirea preparatelor, gramajul porțiilor, numărul de porții și prețul aferent acestora; - în cazul în care mesele se vor organiza cu servire la masă, ofertantul are obligația să prezinte în oferta tehnică, denumirea preparatelor, gramajul porțiilor și prețul aferent acestora; - mai mult decât atât, ofertantul va prezenta în oferta tehnică toate detaliile cu privire la sortimentele de băuturi;

9

- meniurile trebuie să cuprindă preparate vegetariene în proporție de 20% (din care fără gluten



etc.).



Se vor organiza 2 pauze de cafea în ziua/data de 4 aprilie 2019 și o pauză de cafea în ziua/data de 5 aprilie2019 pentru 90 de participanți. Conținutul necesar al acestor tratații va fi cafea, 5 sortimente de ceai pliculețe, zahăr, îndulcitor, lapte pentru cafea, lămâie, 4 tipuri de produse de patiserie dulci și 4 tipuri de produse de patiserie sărate, brioșe, mini prăjituri, 2 tipuri batoane cu fructe și mix de semințe, apă plată și apă minerală îmbuteliată în sticle de 330 ml, 2 tipuri răcoritoare îmbuteliate în sticle de 330 ml. Vesela și paharele/ceștile trebuie să fie din porțelan. Intervalele de timp pentru pauzele de cafea trebuie să fie flexibile. Pauzele de cafea vor fi organizate pe galeriile de acces către sălile de reuniune, care vor fi amenajate utilizând mobilier specific. AC va comunica prestatorului, cu zece zile lucrătoare înainte de eveniment, varianta de meniu agreată conform ofertei tehnice.


Prestatorul va asigura masa de prânz pentru un număr maxim de 90 de invitați, timp de 2 zile, cu meniu variat și adaptat . Masa de prânz va fi servită sub formă de bufet suedez și va conține următoarele:





- desert:3 feluri de prăjituri, 2 feluri mousse/budincă,



Modul de livrare și servire al meselor de prânz trebuie să aibă un caracter flexibil. Palatul Parlamentului va asigura sala necesară pentru luarea prânzului, aceasta va fi comunicată cu 5 zile lucrătoare înainte de desfășurarea evenimentului. Ca excepție, în situația în care exista persoane cu regim alimentar special, acest lucru va fi comunicat pana la data derulării evenimentului. Prestatorul se va asigura că mâncarea este caldă în momentul servirii (unde este cazul), iar calitatea produselor este la un standard ridicat. AC va comunica prestatorului, cu zece zile lucrătoare înainte de eveniment, varianta de meniu agreată conform ofertei tehnice.

10

Durata mesei de prânz este prevăzută la 1ora 30 min. - 2 ore, dar confirmarea finala se face cu o săptămâna înainte de eveniment având in vedere agenda finala.

3.3 Recepția

Recepția va fi oferită pentru un număr de 90 participanți în seara zilei de 4 aprilie 2019 - de preferat într-o locație istorică tip palat sau casă istorică, în raza a 10 km de Palatul Parlamentului. Este preferată o locație care are inclus un program artistic. Locația de desfășurare a recepției va avea suficiente locuri la mese pentru servirea cinei la un standard ridicat în sistem à la carte. Meniul va avea specific românesc și va conține: 5-6 feluri aperitive tip finger food (inclusiv opțiuni pentru vegetarieni), un fel principal carne/un fel principal pește/un fel principal vegetarian cu salată, desert, vin alb și roșu, 2-3 tipuri de băuturi tradiționale la primirea invitaților, apă minerală și apă plată, răcoritoare, cafea/ceai. Locația pentru recepție trebuie să fie agreată și aprobată de către reprezentanții achizitorului. AC va comunica prestatorului, cu zece zile lucrătoare înainte de eveniment, varianta de meniu agreată conform ofertei tehnice și durata recepției. 4. Servicii foto Prestatorul va asigura în data de 4 aprilie, dimineață, realizarea unei ședințe foto de grup (90 de persoane), locație – Palatul Parlamentului. Se realizează 15-20 imagini, o singura vestimentație, se aranjează lumina într-un singur mod, se fotografiază portret in picioare. Se prelucrează digital (retuș) cele mai bune 5 cadre. Se livrează toate imaginile pe DVD, inclusiv cele 5 imagini prelucrate. 5.4 Evenimentul “Conferință a PRES RO cu tematica Securității și Sănătății în Muncă“ - perioada de derulare - 9 aprilie 2019 - București, Palatul Parlamentului - număr participanți - 200 - sursa de finanțare - buget de stat si European Union Programme for Employment and Social Innovation „EaSI” 2014-2020 - buget alocat: -LEI-


1. Transport internațional

322.000

2. Transport intern 3.000

3. Cazare 138.000

4. Mese 165.000


6. Eveniment cultural 5.000

7. Costuri indirecte 32.200

TOTAL 684.520

1.TRANSPORT

a)Transport internațional Prestatorul va achiziționa bilete de avion tur-retur necesare deplasării invitaților străini. Prețul biletelor va include toate taxele aferente călătoriei. Programul deplasărilor va fi convenit de comun acord cu invitatul, în funcție de disponibilitatea și orarele de zbor ale companiilor aeriene care operează pe rutele solicitate. Ca regulă generală se vor achiziționa bilete cu traseu fără escală, companie de linie. În mod excepțional se acceptă companii low-cost, în cazul în care destinațiile nu sunt deservite de companii de linie, nu există alte zboruri directe sau orarele de zbor nu permit realizarea tuturor activităților programului. Operatorul economic va asigura:

11

rezervarea si emiterea documentelor de plata a facturilor ce reprezintă transportul cu avionul dus întors-întors a participanților (100 persoane) din tara de reședință/locul in care își desfășoară activitatea până la aeroportul București Otopeni la clasa economic, conform procedurilor MMJS;

b) Transport intern Oferta tehnică trebuie sa conțină detaliile privind asigurarea transferului pentru cei 100 de invitați. Transferurile pentru cei 100 de invitați vor putea fi asigurate cu microbuze, mini-autocare si autocare cu aer condiționat. Acestea trebuie sa dispună de o capacitate adecvată numărului de participanți, clasificate la 3 stele sau echivalent, de maxim 10 ani vechime, dotat cu instalație de aer condiționat, cu șofer Oferta va trebui sa includă o prezentare a mijloacelor de transport, pe categorii (microbuz, mini-autocar, autocar).

1.1 Transfer hotel/uri–Palatul Parlamentului și retur pentru invitații care participă la “Conferința a PRES RO cu tematica Securității și Sănătății în Muncă“ Prestatorul va asigura transferul Hotel – Palatul Parlamentului si retur pentru cei 100 de invitați în data evenimentului (9 aprilie 2019). Transferul se va face in ziua de 9 aprilie 2018 de la Hotel – Palatul Parlamentului – Hotel în funcție de agenda evenimentului. Participanții la “Conferința a PRES RO cu tematica Securității și Sănătății în Muncă“ vor fi cazați în apropierea Palatului Parlamentului, respectiv în hoteluri aflate la o distanță maximă de 6 km. Transferurile de la și la Palatul Parlamentului vor putea fi asigurate cu microbuze, mini-autocare si autocare dotate cu aer condiționat.

1.2 Transfer hotel eveniment cultural -recepție Operatorul economic va asigura pentru participanții la reuniune, transferul de la hotel– locul de desfășurare al evenimentului cultural - locul de desfășurare al recepției - la hotel; Numărul de participanți- 100 persoane; 2. Asigurarea participării la un eveniment cultural Prestatorul va propune cel puțin 5 variante de evenimente culturale, respectiv vizita la un obiectiv turistic cu ghid situat în Municipiul București. Numărul de participanți- 100 persoane; 3. Acțiuni de protocol Ofertantul va include în oferta tehnică, minim 3 variante de meniu care vor cuprinde: - preparate tradiționale românești precum și ale bucătăriei internaționale; - în cazul în care se va organiza mase tip „bufet suedez”, ofertantul are obligația să prezinte în oferta tehnică, denumirea preparatelor, gramajul porțiilor, numărul de porții și prețul aferent acestora; - în cazul în care mesele se vor organiza cu servire la masă, ofertantul are obligația să prezinte în oferta tehnică, denumirea preparatelor, gramajul porțiilor și prețul aferent acestora; - mai mult decât atât, ofertantul va prezenta în oferta tehnică toate detaliile cu privire la sortimentele de băuturi; - meniurile trebuie să cuprindă preparate vegetariene în proporție de 20% (din care fără gluten



etc.).

Sala unde se va desfășura evenimentul va fi comunicată prestatorului cu 5 zile calendaristice înainte de începerea evenimentului. Alte cerințe obligatorii: • Produsele si preparatele oferite pentru pauzele de cafea (patiseria dulce si sărată), precum și pentru meniurile prânzurilor vor varia de la o zi la alta;

12

• Vesela (farfurii, pahare, tacâmuri etc.) folosită pentru amenajarea si servirea mesei va fi din ceramica sau sticla, respectiv metale reutilizabile; • Se vor asigura mesele necesare servirii pauzelor de cafea si amenajarea acestora (cu fete de masa, decor etc.); • Produsele alimentare servite vor fi prezentate cu etichete în limba engleză; • 20 % din meniu va fi vegetarian; • Prestatorul va asigura debarasarea și strângerea deșeurilor.


Se vor organiza 3 pauze de cafea pentru 200 de participanți, în data de 9 aprilie 2019. Conținutul necesar al acestor tratații va fi cafea, 5 sortimente de ceai pliculețe, zahăr, îndulcitor, lapte pentru cafea, lămâie, 4 tipuri de produse de patiserie dulci și 4 tipuri de produse de patiserie sărate, brioșe, mini prăjituri, 2 tipuri batoane cu fructe și mix de semințe, apă plată și apă minerală îmbuteliată în sticle de 330 ml, 2 tipuri răcoritoare îmbuteliate în sticle de 330 ml. Vesela și paharele/ceștile trebuie să fie din porțelan. Intervalele de timp pentru pauzele de cafea trebuie să fie flexibile. Pauzele de cafea vor fi organizate pe galeriile de acces către sălile de reuniune, care vor fi amenajate utilizând mobilier specific. AC va comunica prestatorului, cu zece zile lucrătoare înainte de eveniment, varianta de meniu agreată conform ofertei tehnice.

3.2 Masa de prânz pentru toți participanții la reuniune

Prestatorul va asigura masa de prânz pentru un număr maxim de 200 de invitați, în data de 9 aprilie, cu meniu variat și adaptat. Modul de livrare și servire al meselor de prânz trebuie să aibă un caracter flexibil. Palatul Parlamentului va asigura sala necesară pentru luarea prânzului, aceasta va fi comunicată cu 5 zile lucrătoare înainte de desfășurarea evenimentului. Masa de prânz va fi servită sub formă de bufet suedez și va conține următoarele:








AC va comunica prestatorului, cu zece zile lucrătoare înainte de eveniment, varianta de meniu agreată conform ofertei tehnice.

3.3 Recepția Recepția va fi oferită pentru un număr de 200 participanți în seara zilei de 9 aprilie 2019. Restaurantul/locația de desfășurare a recepției se va afla în centrul Capitalei și va avea suficiente locuri la mese pentru servirea cinei la un standard ridicat în sistem à la carte. Meniul trebuie să fie cu caracter tradițional românesc. Locația pentru recepție trebuie să fie agreată și aprobată de către reprezentanții achizitorului. Prestatorul va prezenta în oferta financiară minim 3 opțiuni privind locația și meniul propus. AC va comunica prestatorului, cu zece zile lucrătoare înainte de eveniment, varianta de meniu și locația agreate conform ofertei tehnice.

3.4 Cazarea participanților Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerințe obligatorii privind cazarea participanților (100 de persoane). Aceasta se va efectua în cadrul unei singure unități hoteliere, în camere de 4 stele, single sau camere duble în regim single, la o distanță de maxim 6 km față

13

de locul unde se desfășoară evenimentul, pentru două nopți, având cel puțin următoarele facilități: - mic dejun inclus - aer condiționat; - duș; - telefon intern și internațional; - acces internet; - TV; - hotelul trebuie să dispună de un spațiu de depozitare a bagajelor participanților, care să fie la dispoziția acestora în ultima zi de desfășurare a evenimentului; - cazarea participanților va fi efectuată începând cu seara anterioară zilei în care se va desfășura întâlnirea.

3.5 Hostess Este nevoie de 10 hostess pentru ambele zile, vorbitori de engleză nivel mediu, care să îndrume participanții, să îi însoțească de la hotel și să acorde sprijin pe toată durata derulării evenimentului, si care vor avea o ținută business.

3.6. Organizatori conferință

Prestatorul va pune la dispoziție 2 organizatori evenimente cu studii superioare cu o experiență în organizarea de evenimente. Atribuțiile acestora vor fi următoarele: - sprijină AC în pregătirea evenimentului, inclusiv pregătirea, imprimarea și difuzarea documentelor, - coordonează organizarea serviciilor furnizate de prestator la standarde de înaltă calitate, - menține relația cu AC înainte de eveniment, - elaborează împreună cu AC planificarea si desfășurarea evenimentului, - soluționează necesitățile tehnice ale derulării evenimentului, - răspunde de soluționarea promptă a cererilor și/sau reclamațiilor AC, - sprijină AC în gestionarea invitațiilor și a confirmărilor de participare. 5.5 Evenimentul “Reuniune informală a atașaților EPSCO“ - perioada de derulare 12 aprilie 2019 - București, Palatul Parlamentului - număr participanți 60 - sursa de finanțare- buget de stat - buget alocat: -LEI-


1. Transport intern

5.000

2. Cazare 42.000


4. Recepție 14.400



6.000

TOTAL 78.200

1.TRANSPORT

Operatorul economic va asigura: Prestatorul va centraliza hotelurile unde sunt cazați toți invitații la “Reuniunea informală EPSCO“, conform listelor furnizate de către AC.

14

Oferta tehnică trebuie sa conțină detaliile privind asigurarea transferului pentru cei 60 de invitați. Transferurile pentru cei 60 de invitați vor putea fi asigurate cu microbuze, mini-autocare si autocare cu aer condiționat. Oferta va trebui să includă o prezentare a mijloacelor de transport, pe categorii (microbuz, mini-autocar, autocar).

1.1 Transfer hotel/uri–Palatul Parlamentului și retur pentru personalul care participă la “Reuniunea informală a atașaților EPSCO“ Prestatorul va asigura transferul Hotel/uri – Palatul Parlamentului pentru cei 60 de invitați pe toata durata evenimentului (12 aprilie 2019). Transferul se va face in ziua de 12 aprilie 2018 de la Hotel/uri – Palatul Parlamentului – Hotel/uri în funcție de programul de lucru. Participanții la “Reuniunea informală a atașaților EPSCO“ vor fi cazați în apropierea Palatului Parlamentului. Transferurile de la și la Palatul Parlamentului vor putea fi asigurate cu microbuze, mini-autocare si autocare dotate cu aer condiționat.

1.2 Transfer hotel/uri-recepție Operatorul economic va asigura transferul de la hotel/uri pentru participanții la reuniune – locul de desfășurare al recepției-la hotel; Numărul de participanți - 60 persoane;

1.3 Transfer hotel/uri-eveniment cultural Operatorul economic va asigura transferul de la hotel/uri pentru participanții la reuniune – locul de desfășurare al evenimentului cultural; Numărul de participanți - 60 persoane; 2. Asigurarea participării la un eveniment cultural Prestatorul va propune cel puțin 5 variante de evenimente culturale, respectiv vizita la un obiectiv turistic cu ghid situat în Municipiul București. Numărul de participanți - 60 persoane; 3. Acțiuni de protocol Ofertantul va include în oferta tehnică, minim 3 variante de meniu care vor cuprinde: - preparate tradiționale românești precum și ale bucătăriei internaționale; - în cazul în care se va organiza mase tip „bufet suedez”, ofertantul are obligația să prezinte în oferta tehnică, denumirea preparatelor, gramajul porțiilor, numărul de porții și prețul aferent acestora; - în cazul în care mesele se vor organiza cu servire la masă, ofertantul are obligația să prezinte în oferta tehnică, denumirea preparatelor, gramajul porțiilor și prețul aferent acestora; - mai mult decât atât, ofertantul va prezenta în oferta tehnică toate detaliile cu privire la sortimentele de băuturi; - meniurile trebuie să cuprindă preparate vegetariene în proporție de 20% (din care fără gluten



etc.).

Sala unde se va desfășura evenimentul va fi comunicată prestatorului cu 5 zile calendaristice înainte de începerea evenimentului. Alte cerințe obligatorii: • Produsele si preparatele oferite pentru pauzele de cafea (patiseria dulce si sărată), precum și pentru meniurile prânzurilor vor varia de la o zi la alta; • Vesela (farfurii, pahare, tacâmuri etc.) folosită pentru amenajarea si servirea mesei va fi din ceramica sau sticla, respectiv metale reutilizabile; • Se vor asigura mesele necesare servirii pauzelor de cafea si amenajarea acestora (cu fete de masa, decor etc.); • Produsele alimentare servite vor fi prezentate cu etichete în limba engleză;

15

• 20 % din meniu va fi vegetarian; • Prestatorul va asigura debarasarea și strângerea deșeurilor.


Se vor organiza 2 pauze de cafea pe zi pentru 60 de participanții, în data de 12 aprilie 2019. Conținutul necesar al acestor tratații va fi cafea, 5 sortimente de ceai pliculețe, zahăr, îndulcitor, lapte pentru cafea, lămâie, 4 tipuri de produse de patiserie dulci și 4 tipuri de produse de patiserie sărate, brioșe, mini prăjituri, 2 tipuri batoane cu fructe și mix de semințe, apă plată și apă minerală îmbuteliată în sticle de 330 ml, 2 tipuri răcoritoare îmbuteliate în sticle de 330 ml. Vesela și paharele/ceștile trebuie să fie din porțelan. Intervalele de timp pentru pauzele de cafea trebuie să fie flexibile. Pauzele de cafea vor fi organizate pe galeriile de acces către sălile de reuniune, care vor fi amenajate utilizând mobilier specific. AC va comunica prestatorului, cu zece zile lucrătoare înainte de eveniment, varianta de meniu agreată conform ofertei tehnice.


Prestatorul va asigura masa de prânz pentru un număr maxim de 60 de invitați străini, în data de 12 aprilie, cu meniu variat și adaptat. Modul de livrare și servire al meselor de prânz trebuie să aibă un caracter flexibil. Palatul Parlamentului va asigura sala necesară pentru luarea prânzului, aceasta va fi comunicată cu 5 zile lucrătoare înainte de desfășurarea evenimentului. Masa de prânz va fi servită sub formă de bufet suedez și va conține următoarele:








AC va comunica prestatorului, cu zece zile lucrătoare înainte de eveniment, varianta de meniu agreată conform ofertei tehnice.

3.3 Recepția

Recepția va fi oferită pentru un număr de 60 participanți în seara zilei de 11 aprilie 2019. Restaurantul/locația de desfășurare a recepției se va afla în centrul Capitalei și va avea suficiente locuri la mese pentru servirea cinei la un standard ridicat în sistem à la carte. AC va comunica prestatorului, cu zece zile lucrătoare înainte de eveniment, varianta de meniu agreată conform ofertei tehnice. Locația pentru recepție trebuie să fie agreată și aprobată de către reprezentanții achizitorului. 4. Cazarea participanților Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerințe obligatorii privind cazarea participanților. Aceasta se va efectua în cadrul unei unități hoteliere, în camere de 4 stele, single, la o distanță de maxim 6 Km față de locul unde se desfășoară evenimentul, pentru o noapte, având cel puțin următoarele facilitați: - mic dejun inclus - aer condiționat; - duș; - telefon intern și internațional; - acces internet; - TV;

16

- hotelul trebuie să dispună de un spațiu de depozitare a bagajelor participanților, care să fie la dispoziția acestora în ultima zi de desfășurare a evenimentului; - cazarea participanților va fi efectuată începând cu seara anterioară zilei în care se va desfășura întâlnirea (11 aprilie 2019). 5.6 Evenimentul “Reuniune MISSOC“ - perioada de derulare 23-24 mai 2019 - București, Palatul Parlamentului - număr participanți 80 - sursa de finanțare buget de stat si European Union Programme for Employment and Social Innovation „EaSI” 2014-2020 - buget alocat: -LEI-

1. TRANSPORT a) Transport internațional Prestatorul va achiziționa bilete de avion tur-retur necesare deplasării invitaților străini. Prețul

biletelor va include toate taxele aferente călătoriei. Programul deplasărilor va fi convenit de

comun acord cu invitatul, în funcție de disponibilitatea și orarele de zbor ale companiilor

aeriene care operează pe rutele solicitate. Ca regulă generală se vor achiziționa bilete cu traseu

fără escală, companie de linie. În mod excepțional se acceptă companii low-cost, în cazul în

care destinațiile nu sunt deservite de companii de linie, nu există alte zboruri directe sau

orarele de zbor nu permit realizarea tuturor activităților programului

Operatorul economic va asigura:

transportul cu avionul dus întors-întors a participanților (60 persoane) din toate statele

membre UE (fără Ro), Islanda, Norvegia, si un reprezentant ISSA si 1 reprezentant

Consiliul Europei până la aeroportul București Otopeni la clasa economic;

rezervarea si emiterea documentelor de plata a facturilor ce reprezintă transportul cu

avionul dus întors-întors a participanților din tara de reședință/locul in care își

desfășoară activitatea până la aeroportul București Otopeni la clasa economic, conform

procedurilor MMJS;

b) Transport intern Operatorul economic va asigura: Prestatorul va centraliza hotelurile unde sunt cazați toți invitații la “Reuniune MISSOC“ , conform listelor furnizate de către AC. Oferta tehnică trebuie sa conțină detaliile privind asigurarea transferului pentru cei 80 de invitați.


1. Transport internațional

210.000

2. Transport intern 5.640

3. Cazare 98.000


5. Recepție 19.200


7. Eveniment cultural 3.750

8. Aranjamente florale 500

9. Fotograf 24 mai 500

10. Ghid tur oraș max 2 ore

1.000

TOTAL 379.090

17

Transferurile pentru cei 80 de invitați vor putea fi asigurate cu microbuze, mini-autocare si autocare cu aer condiționat.

1.1 Transfer hotel/uri–Palatul Parlamentului și retur pentru personalul care participă la “Reuniune MISSOC“

Prestatorul va asigura transferul Hotel – Palatul Parlamentului pentru cei 80 de invitați pe toata durata evenimentului (23-24 mai 2019). Transferul se va face in 23-24 mai 2019 de la Hotel – Palatul Parlamentului – Hotel în funcție de programul de lucru. Participanții la “Reuniunea MISSOC“ vor fi cazați în apropierea Palatului Parlamentului, respectiv în hoteluri aflate la o distanță maximă de maxim 6 km. Transferurile de la și la centrul de conferințe vor putea fi asigurate cu 2 autocare dotate cu aer condiționat.

1.2 Transfer hotel/uri-recepție Operatorul economic va asigura transferul de la hotel pentru participanții la reuniune – locul de desfășurare al recepției-la hotel; Numărul de participanți- 80 persoane;

1.3 Transfer hotel/uri-eveniment cultural Operatorul economic va asigura transferul de la hotel/uri pentru participanții la reuniune – locul de desfășurare al evenimentului cultural cu ghid pentru minitur oraș in limba engleza; Numărul de participanți- 80 persoane;

2. Asigurarea participării la un eveniment cultural

Prestatorul va propune cel puțin 5 variante de evenimente culturale, respectiv vizita la un obiectiv turistic cu ghid in limba engleza situat în Municipiul București, durata 1 ora. Numărul de participanți- 80 persoane; data 23 mai 2019, interval orar 17-19. 3. Acțiuni de protocol Ofertantul va include în oferta tehnică, minim 3 variante de meniu care vor cuprinde: - preparate tradiționale românești precum și ale bucătăriei internaționale; - în cazul în care se va organiza mase tip „bufet suedez”, ofertantul are obligația să prezinte în oferta tehnică, denumirea preparatelor, gramajul porțiilor, numărul de porții și prețul aferent acestora; - în cazul în care mesele se vor organiza cu servire la masă, ofertantul are obligația să prezinte în oferta tehnică, denumirea preparatelor, gramajul porțiilor și prețul aferent acestora; - mai mult decât atât, ofertantul va prezenta în oferta tehnică toate detaliile cu privire la sortimentele de băuturi; - meniurile trebuie să cuprindă preparate vegetariene în proporție de 20% (din care fără gluten



etc.).


18


Se vor organiza 5 pauze de cafea pentru 90 de participanți, începând cu data de 23 mai 2019 până în data de 24 mai 2019. Conținutul necesar al acestor tratații va fi cafea, 5 sortimente de ceai pliculețe, zahăr, îndulcitor, lapte pentru cafea, lămâie, 4 tipuri de produse de patiserie dulci și 4 tipuri de produse de patiserie sărate, brioșe, mini prăjituri, 2 tipuri batoane cu fructe și mix de semințe, apă plată și apă minerală îmbuteliată în sticle de 330 ml, 2 tipuri răcoritoare îmbuteliate în sticle de 330 ml. Vesela și paharele/ceștile trebuie să fie din porțelan. Intervalele de timp pentru pauzele de cafea trebuie să fie flexibile. Pauzele de cafea vor fi organizate pe galeriile de acces către sălile de reuniune, care vor fi amenajate utilizând mobilier specific. In sala de desfășurare a Reuniuni se va asigura in permanenta apa minerala si apa plata.


Prestatorul va asigura masa de prânz pentru un număr maxim de 90 persoane (invitați străini, organizatori si interpreți), în datele de 23 și 24 mai 2019, cu meniu variat și adaptat. Modul de livrare și servire al meselor de prânz trebuie să aibă un caracter flexibil. Palatul Parlamentului va asigura sala necesară pentru luarea prânzului, aceasta va fi comunicată cu 5 zile lucrătoare înainte de desfășurarea evenimentului. Masa de prânz va fi servită sub formă de bufet suedez și va conține următoarele: - aperitive: minim 4 tipuri (inclusiv pentru vegetarieni), - 2 feluri de supă/ciorbă (din care unul pentru vegetarieni), - 4 feluri principale calde de carne și pește, 1 fel principal cald vegetarian, 4 tipuri de garnituri calde, 4 feluri de salate (inclusiv opțiuni pentru vegetarieni), - desert: 3 feluri de prăjituri, 2 feluri mousse/budincă, - apă plată și apă minerală, 2 tipuri sucuri naturale și 2 tipuri sucuri carbogazoase, cafea, ceai – minim 4 tipuri, îndulcitor, zahăr, lapte pentru cafea, lămâie. Prestatorul se va asigura că mâncarea este caldă în momentul servirii (unde este cazul), iar calitatea produselor este la un standard ridicat. AC va comunica prestatorului, cu cinci zile lucrătoare înainte de eveniment, varianta de meniu agreată conform ofertei tehnice. Palatul Parlamentului va asigura sala necesară pentru luarea prânzului, aceasta va fi comunicată cu 5 zile lucrătoare înainte de desfășurarea evenimentului. Ca excepție, în situația în care exista persoane cu regim alimentar special, acest lucru va fi comunicat pana la data derulării evenimentului. Durata mesei de prânz este prevăzută la 1ora 30 min., dar confirmarea finala se face cu o săptămâna înainte de eveniment având in vedere agenda finala. In data de 22 mai se va oferi cina pentru un număr de 75 participanți in sistem bufet suedez in cadrul hotelului unde vor fi cazați participanții. Stabilirea exactă a meniului se va face cu minim 5 zile înainte de reuniune, de comun acord de beneficiar şi prestator. Locația pentru cină și meniul trebuie să fie agreate și aprobate de către reprezentanții achizitorului. Prestatorul va prezenta în oferta financiară minim 3 opțiuni privind meniul.

3.3 Recepția

Recepția va fi oferită pentru un număr de 80 participanți în seara zilei de 23 mai 2019. Restaurantul/locația de desfășurare a recepției se va afla în centrul Capitalei și va avea suficiente locuri la mese pentru servirea cinei la un standard ridicat în sistem à la carte. Stabilirea exactă a meniului se va face cu minim 5 zile înainte de reuniune, de comun acord de beneficiar și prestator. Locația pentru recepție și meniul trebuie să fie agreate și aprobate de către reprezentanții achizitorului. Prestatorul va prezenta în oferta financiară minim 3 opțiuni privind meniul. Meniul va avea specific românesc și va consta în cel puțin în 3 sortimente de gustări (cel puțin unul cald), 2 sortimente de preparate calde ce includ garnitura și salata la alegere, desert, apă

19

plată și carbogazoasă, 2 sortimente de băuturi tradiționale, vin românesc roșu și alb , 2 sortimente sucuri naturale. Pe mese va fi amplasat meniul in limba engleza, cu logoul PRES RO 2019 si denumirea Reuniunii. Durata recepției este prevăzută la 1ora 30 min. - 2 ore. AC va comunica prestatorului, cu cinci zile lucrătoare înainte de eveniment, varianta de meniu agreată conform ofertei tehnice. 3.4 Cazarea participanților Operatorul economic se va asigura de respectarea unor cerințe obligatorii privind cazarea participanților (60 de persoane) pentru serile de 22 si 23 mai. Pentru data de 24 mai se vor rezerva 20 camere pentru cei care nu au posibilitatea unui zbor convenabil de returnare in tara de origine. Se vor rezerva încă 14 camere pentru serile de 22-23 mai pentru reprezentanții instituțiilor europene care își vor achita cheltuielile aferente direct către hotel. Aceasta se va efectua în cadrul unei unități hoteliere, în camere de maxim 4 stele, single, la o distanță de 10 Km față de locul unde se desfășoară evenimentul, pentru două nopți, având cel puțin următoarele facilitați: - mic dejun inclus - aer condiționat; - duș; - telefon intern și internațional; - acces internet; - TV; - hotelul trebuie să dispună de un spațiu de depozitare a bagajelor participanților, care să fie la dispoziția acestora în ultima zi de desfășurare a evenimentului; - cazarea participanților va fi efectuată începând cu seara anterioară zilei în care se va desfășura întâlnirea. 4. Servicii foto Prestatorul va asigura în data de 24 mai, prânz, realizarea unei ședințe foto de grup (80 de persoane), locație – Palatul Parlamentului. Se realizează 15-20 imagini, o singura vestimentație, se aranjează lumina într-un singur mod, se fotografiază portret in picioare. Se prelucrează digital (retuș) cele mai bune 5 cadre. Se livrează toate imaginile pe DVD, inclusiv cele 5 imagini prelucrate. 6. MANAGEMENTUL CONTRACTULUI ŞI RAPORTAREA

Ministerul Muncii si Justiției Sociale va îndeplini rolul de Autoritate Contractantă pentru acest contract și va administra toate aspectele procedurale legate de procesul de licitație, contractare și management financiar.

Operatorul economic va presta serviciile descrise în prezentul caiet de sarcini, asigurând un standard de calitate cât mai ridicat. Va respecta toate aspectele financiare, va îndeplini activitățile și va efectua cheltuielile în conformitate cu prevederile menționate în contract. Operatorul economic va gestiona toate aspectele administrative și organizaționale pentru realizarea serviciilor descrise în prezentul caiet de sarcini.

În termen de maxim 10 zile lucrătoare de la data începerii contractului, va fi organizată o întâlnire de management la care vor participa reprezentanți ai autorității contractante și ai operatorului economic (reprezentantul cu putere de decizie din partea acestuia, precum și experții implicați în contract). În cadrul acestei întâlniri vor fi stabilite procedurile de lucru în vederea desfășurării activității pentru îndeplinirea prevederilor contractuale, termenele de livrare a variantelor intermediare ale documentelor și rapoartelor solicitate de autoritatea contractantă.

Operatorul economic are obligația de a prezenta la finalizarea fiecărei activități raport de activitate. Rapoartele vor fi elaborate în limba română și se vor prezenta în câte 2 exemplare.

20

MMJS va informa operatorul economic, prin e-mail despre orice solicitări de clarificare/decizii privind rapoartele elaborate.

Raportul de activitate va fi succint și va prezenta stadiul de implementare a activităților asumate prin ofertă. În eventualitatea identificării unor întârzieri se vor prezenta cauzele acestora, precum și soluțiile de remediere a lor.

Plățile către operatorul economic se vor face, numai după ce acesta va furniza MMJS facturile emise împreună cu documentele justificative, pentru fiecare activitate în parte. Facturile emise de operatorul economic către MMJS trebuie să fie însoțite de un raport financiar detaliat de justificare a cheltuielilor și a procedurilor utilizate, de documente justificative, precum și de procesele verbale de recepție a serviciilor prestate.

De asemenea, operatorul economic va furniza MMJS pe suport electronic, pe CD, forma originală pentru toate documentele justificative, pentru toate facturile proprii, pentru toate documentele de plată, rapoarte de recepție sau orice alt document justificativ necesar pentru validarea plăților efectuate de acesta. Operatorul economic are obligația de a prezenta informațiile/documentele solicitate de către persoanele autorizate si/sau autoritățile naționale/internaționale cu atribuții de verificare, control si audit în ceea ce privește implementarea contractului.

Contractele de prestări servicii se încheie sub condiție suspensivă, adică acestea vor produce efecte între părți, numai dacă autorității contractante îi vor fi alocate fonduri bugetare pentru aceste servicii de organizare evenimente.

În cazul neîndeplinirii condiției suspensive, respectiv în cazul în care autorității contractante nu îi vor fi alocate fonduri bugetare pentru aceste servicii de organizare evenimente, contractele se desființează cu efect retroactiv din chiar momentul încheierii acestora, cu toate consecințele juridice ce decurg din această situație și fără un cost pentru autoritatea contractantă.

7. MODUL DE PREZENTARE A OFERTEI TEHNICE: Operatorul economic va prezenta în oferta tehnică următoarele elemente obligatorii: • Metodologia de prestare a serviciilor; • Graficul de prestare a serviciilor. Documentele ce fac parte din oferta tehnică trebuie să cuprindă informații concrete și profesioniste care să permită identificarea cu ușurință a corespondenței cu specificațiile tehnice minime din caietul de sarcini. 7.1. Metodologia de prestare a serviciilor:

Metodologia constituie acea parte a propunerii tehnice care prezintă strategia propusă de operatorul economic pentru prestarea serviciilor solicitate prin caietul de sarcini și documentația de atribuire. Ceea ce este prezentat în caietul de sarcini reprezintă cerințe minime care sunt obligatoriu a fi regăsite în cadrul ofertei tehnice.

Metodologia propusă trebuie să conțină minim următoarele informații:

• Descrierea de ansamblu a abordării propuse de operatorul economic pentru executarea serviciilor;

• Analiza riscurilor și oportunităților care sunt aplicabile acestui contract. Se va prezenta strategia de diminuare a riscurilor pe care operatorul economic o are în vedere;

• Descrierea detaliată a modului de implementare a fiecărei activități prezentată în caietul de sarcini și a propunerii făcute de operatorul economic pentru executarea serviciilor solicitate, cu indicarea oricăror etape / stadii considerate ca esențiale, a rezultatelor așteptate, a impactului așteptat a fiecărei activități;

21

• Prezentarea interacțiunilor și legăturilor dintre componente astfel încât să se demonstreze înțelegerea contractului, coerența în implementare și eficientizarea resurselor utilizate în contract;

• Descrierea oricăror aranjamente de subcontractare a unei părți a serviciilor solicitate, a interacțiunii dintre operatorul economic și subcontractor(i), precum și o descriere detaliată a serviciilor ce vor fi subcontractate;

• În cazul în care oferta este depusă de o asociere, se transmite o descriere a implicării fiecărui asociat în prestarea serviciilor solicitate, a modului de colaborare între asociați în vederea executării contractului, inclusiv prin delimitarea sarcinilor și responsabilităților individuale în prestarea serviciilor.

7.2. Planificarea activităților și a graficului de implementare a acestora (cerința minimă)

Graficul de prestare a serviciilor constituie acea parte a propunerii tehnice care prezintă calendarul propus de operatorul economic pentru prestarea serviciilor solicitate prin caietul de sarcini și documentația de atribuire.

Graficul va include un calendar cât mai detaliat al activităților ce vor fi derulate în cadrul contractului, conform metodologiei de prestare a serviciilor, cu indicarea etapelor/stadiilor esențiale ale contractului. De asemenea, graficul trebuie să conțină modul în care activitățile se reflectă în rapoarte, legăturile și relațiile dintre activități și secvențialitatea acestora, precum și resursele umane alocate pe activități.

Calendarul propus trebuie să se încadreze în termenele indicate în caietul de sarcini și documentația de atribuire.

8. MODALITĂȚI DE PREZENTARE A OFERTEI FINANCIARE:

Oferta financiară va cuprinde valoarea ofertei în lei (fără TVA), iar separat se va evidenția TVA-ul aferent. Valoarea ofertei financiare va fi prezentată în cifre, iar în paranteză se va menționa valoare în litere. Ofertantul are obligația de a prezenta oferta financiara detaliata pe fiecare activitate (eveniment) in care va specifica costurile masa/persoana, cadou/persoana si alte costuri, după caz.

Ofertantul are obligația de a prezenta oferta financiara detaliata pe fiecare activitate (eveniment) in care va specifica costurile masa/persoana si alte costuri, după caz.

La elaborarea ofertei financiare se va avea in vedere sa nu se depășească valoarea bugetata in cadrul Reuniunii pentru fiecare activitate in parte in conformitate cu HG 396/31.05.2018 privind unele măsuri referitoare la pregătirea și exercitarea de către Romania a Președinției Consiliului Uniunii Europene in anul 2019.

Plățile către operatorul economic se vor face numai după ce acesta va furniza MMJS facturile emise împreună cu documentele justificative. Factura emisă de operatorul economic către MMJS trebuie să fie însoțită de un raport financiar de justificare a cheltuielilor și a procedurilor utilizate, precum și de documente justificative.

De asemenea, operatorul economic va furniza MMJS pe suport electronic, pe CD, forma originală pentru toate documentele justificative, pentru toate facturile proprii, pentru toate documentele de plată, rapoarte de recepție sau orice alt document justificativ necesar pentru validarea plăților efectuate de acesta.

Operatorul economic își va detalia oferta financiară pe categoriile de cheltuieli indicate mai sus fără a depăși valoarea maximă alocată conform legislației în vigoare, pe fiecare activitate.

Operatorul economic ofertant nu va include în oferta financiară cheltuielile cu personalul propriu.

22

La elaborarea ofertei financiare se va avea in vedere sa nu se depășească valoarea bugetata in cadrul proiectului pentru fiecare activitate in parte, după cum urmează:

Nr. crt. Eveniment Buget alocat

9. BUGETUL CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE

În conformitate cu bugetul aprobat, valoarea estimată pentru achiziționarea acestor servicii este de 1.365.698,00 lei fără TVA.

Prezentul caiet de sarcini este anexă la contractul încheiat cu operatorul economic.

Caietul de sarcini conține Anexa 1 – Calendarul reuniunilor informale organizate în România pe durata exercitării mandatului la Președinția Consiliului UE de către Ministerul Muncii și Justiției Sociale.

caiet de sarcini 1. generale - mmuncii.rommuncii.ro/j33/images/documente/transparenta/... ·...

Documents