bucureşti, aprilie 2005 1 conferinta e-business managementul centrat pe procese: saltul cuantic...

Bucureşti, Aprilie 2005 1Conferinta e-Business

AVANTERAR

Avantajul

Managementul Centrat pe Procese:

SALTUL

CUANTIC

Mihai Pascadi0788 122881


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Avantajul

Misiunea noastră:

Să punem la dispoziţia beneficiarilor noştri soluţii adecvate pentru • dinamizarea şi • accelerarea dezvoltării lor • sistematice, • continue, • pe baze solide şi orientarea activităţii lor spre excelenţă, utilizând cele mai moderne instrumente şi tehnici de management,

cu un pas înaintea timpului lor. Avant-Era.


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Avantajul

Beneficiari Avantera

BIROUL DE CREDIT S.A.


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Avantajul

Legea 85-15• În cazul unei bune proiectări a organizaţiei:

Performanţa organizaţiei poate fi determinată în proporţie de 85% de “sistem” şi doar

15% de capacitatea individuală


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Avantajul

Legea 85-15

“SISTEMUL”:

Strategie, Valori, Procese, Sistem de Interese

Performanţă


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Avantajul

Procesele de management al Procesele de management al ProceselorProceselor


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Avantajul

“35-40% din sistemele TI implementate nu îşi ating beneficiul economic scontat. În consecinţă, aceste proiecte trebuie reimplementate din punctul de vedere al optimizării proceselor de afaceri. “

Helmut GümbelStrategy Partners

Ce spun experţii


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Avantajul

... dacă managementul ar cere din nou implementarea unui sistem ERP?

[Computerweek (Germany)]

80 %

65 %60 %

50 %45 %35 %35 %30 %20 %

Mai multă atenţie la optimizarea Proceselor

Impetuozitate şi sistematicitate în aplicarea obiectivelor companiei

Mai multă atenţie în corelarea conceptelor

Recrutarea project managerilor din departamentele relevante

Intensificarea instruirii

Implicare mai mare a sindicatelor

Aplicarea schimbării cu mai multă energie şi curaj

Punerea în evidenţă a economiilor

Evitarea implementărilor “big-bang”

55 % Implementarea simultană a unui MIS

Ce aţi schimba data viitoare ...


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Avantajul

Cazuri reale

(Bazat pe prezentarea „Processworld 2003“ de Dr. Christian Frühwald, SIEMENS AG)


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Avantajul

„[...] The to-be business processes were made and documented with the tool ARIS from IDS Scheer, which is used in the whole SIEMENS organization worldwide. [...]

In the last year SIEMENS realized savings of 129 mio € at IT budgets. Within this there is a saving of 53 mio € which is derived directly from tool-supported harmonization of business processes at SIEMENS ICN. [...]“


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Avantajul

Core-ProcessesC3I-SystemsWeapon-Systems

Support-processesERP-Systems

Control-processesERP-Systems

Armed Forces Planning

Controlling

Information Base

Hum

an R

esou

rces

Infr

astr

uctu

re,

Envi

ronm

ent

Acq

uisi

tion

and

Logi

stic

s

Fina

nce,

Bud

getin

gan

d A

coun

ting

Org

anis

atio

n

Intelligence

Peace-keeping process

Command and Control

Land forces Navy Air force Health care Administration

Arhitectura Proceselor la Bundeswehr


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Avantajul

•„„Utilizatorii au fost Utilizatorii au fost încântaţi de înalta încântaţi de înalta calitate a documentaţiei. calitate a documentaţiei. Le-a permis să vadă Le-a permis să vadă imaginea de ansamblu imaginea de ansamblu pentru prima dată. Le-a pentru prima dată. Le-a permis de asemenea să permis de asemenea să verifice cu încredere şi să verifice cu încredere şi să aprobe specificaţia aprobe specificaţia sistemului informatic.” sistemului informatic.”

•Ewa Szambelan, SAP R/3 Ewa Szambelan, SAP R/3 ManagerManager

GSK Polonia


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Avantajul

Reklamationen _Anzahl Trades

160

200

110

100

0 10000

20000 30000

50000

Reklamationen (Anzahl) Trades (Anzahl)

PPM pentru Volkswagen

Auftrag desKundenliegt vor

Orderzettelvervollständigen

z.B. AusführungswünscheGrosse Orders können zur weiteren

Bearbeitung direkt von Sales anSales/Trading gegeben werden.

Order kann bei 01-36111 - 01-36114, 01-36211, 01-36214 eingehen.

Festpreisgeschäftoder AQRliegt vor

NormaleExecutionliegt vor

Order anExecutorweiterleiten

01-36211GER DomesticInstitutions

01-36214InternationalInstitutions



Orderzettel(Aktien)

Orderzettel(Aktien)

Order liegtExecutor

vorHier gibt es keine eindeutige Regelung.Die Order kann mündlich weitergeleitet

werden oder per Orderzettel.

Ordererfassen

Order anBrokerweiterleiten

GL-TRADE

Bestätigungaus GL-Trade

liegt vorkann gleichtägigabgerufen werden;

telefonische Ausführungs-bestätigung erfolgt taggleich

Bestätigungvom Brokerliegt vor

i.d.R. amnächsten Morgen;

telefonische Ausführungs-bestätigung erfolgt taggleich


01-36211GER DomesticInstitutions01-36214

InternationalInstitutions

01-36114Agency Dealing/Execution

Telefon

alternativ (s.o.)

Orderzettelvervollständigt

Anfrage anTradingstellen

Zusage ausTradingliegt vor


- Kurs- EB-account

- Valuta- Währung

Orderzettelvervollständigt

Orderzettel(Aktien)

Prüfen, ob KundeWährungssicherungs-geschäft abschliessenwill

01-36211GER Domestic

Institutions

01-36214International

Institutions

Orderzettel(Aktien)


01-36214International

Institutions



Kunde willWährungssicherungs-geschäft abschliessen

Kunde will keinWährungssicherungs-

geschäft abschliessen

Treasuryinformieren

Kurs und CPD werdenauf dem Orderzettel

vermerkt Geschäftsbestätigungdurch Treasuryliegt vor

am nächsten Tag

Geschäfts-bestätigungabzeichnen

4-Augen-Prinzip

Geschäfts-bestätigungabgezeichnet

Orderzettelweiterleiten

Orderzettel liegtDesk Support

vor

Broker-bestätigungzuordnen

Broker-bestätigungzugeordnet

Geschäfts-bestätigung(Treasury)

Broker-bestätigung

Geschäfterfassen

erfolgt erst nachEingang der

Brokerbestätigung

- Art des Geschäfts- Menge- Gattung

- Limit- brutto/netto- Kunde/account

- Währung(bei FW-Sicherungsgeschäftwird die "Trading Cross Rate"auf Basis des Orderzettels

erfasst)

Geschäfterfas

st

Faxbestätigungan Kundensenden

(Vorabbestätigung)Erfolgt i.d.R. erstnach Eingang derBrokerbestätigung

Faxbestätigungan Kundengesandt

Telefon



OMNI


Institutions



Institutions


Orderzettel(Aktien)

FAX

Settlementinstruktionenzu Kundengeschäft

zuordnen

Settlementinstruktionenzu Kundengeschäft

zugeordnet

Geschäftezu Kundenzuordnen

Geschäftezu Kundenzugeordnet

AKTIAS

AKTIAS

z.B. bei Investment-gesellschaften

Zuteilung eines Geschäftsauf mehrere Fonds

Aktien abwickeln

(Kassa) - Ausland

01-36111

Sales Trading

01-36111Sales Trading







Aktien handeln (Kassa)Auslandsbörsen -Eigenhandel

Brokerbestätigungan WPSweiterleiten

per Fahrrdakurier

Broker-bestätigung

Brokerbestätigungan WPS

weitergeleitet

liegt i.d.R. erst 2-3 Tagein Panmure vor.

(eher internes Problem)

Taggleiche Weiterleitungan MidOffice!

AKTIAS

Daten anSchnittstelle zuBSP-TRADEweiterleiten

Daten liegenin Schnittstelle zuBSP-Trade vor

Vom Ordereingang biszur Vorlage in der WPS

vergehen teilweise ca. 48 Std.

Ca. 80% liegen nacheinem Tag vor.

Settlement muß in derRegel mit T+3 erfolgen.

Broker-bestätigungergänzen

Für Weiterbearbeitung in WPS:KundennummerKundenname

EB-account(ggfs. Zuordnung zu Fonds)(ggfs. FW-Sicherungsgeschäft)

Broker-bestätigungergänzt

Broker-bestätigung

Orderzettel(Aktien)

Bei europäischen Märkten liegenca. 50% der Bestätigungen gleichtägig(nach 17:00) und ca. 50% am nächsten

Morgen vor.

Geschäfts-bestätigungablegen

UnterschriebeneGeschäftsbestätigung

an Treasuryweiterleiten



Institutions




Geschäfts-bestätigungabgelegt

Geschäfts-bestätigung

liegt Treasury vor




Orderzettel(Aktien)


Aktien abwickeln(Kassa) - Ausland

Broker-Faxe werden perFax Weiche auch direkt an

WPS weitergeleitet.

Aktien abwickeln(Kassa) - Ausland

Broker-bestätigungliegt vor

liegen i.d.R. amnächsten Tag vor!

Gehen per Fax oderüber GL ein.

Kunden überAusführunginformieren

taggleich;insbesondere bei

Nettokundenerforderlich Kunde überAusführung

informiert

Telefon



Telefon

Orderzettel(Aktien)

MA ExecutionAktien

MA ExecutionAktien

MA Desk SupportDüsseldorf







Weiterbearbeitungdurch Treasury

Trade Control:MarktgerechteBedingungenüberwachenAktien

Orderannahme:- Notieren der Order durch Sales auf einem Orderzettel (papiergestützt!)

- keine Vergabe einer lfd. Nummer (nicht MAH-konform)- Orderzettel dient als Grundlage zur weiteren

Bearbeitung; Daten auf dem Orderzettel sind nicht immer

vollständig vorhanden (Ursache für Fehler in der Weiterbearbeitung)- Sales und Handel füllen Orderzettel teilweise nur unzureichend aus.- keine Systemunterstützung! Vollständig manuelles Arbeiten.

Orderverwaltung:- keine Übersicht über vorhandene Orders und jeweiligen Status,

da keine Systemunterstützung- Orderzettel liegen lose auf den Händlertischen

- keine Übersicht über den Status der Orders, d.h. Gefahr derDoppelbearbeitung oder Nichtbearbeitung

Orderausführung:- Manuelle Weiterleitung des Orderzettels zum Execution Desk,Gefahr des Informationsverlustes bei der manuellen Übertragung

- Zeitaufwendige, manuelle Ergänzung des Orderzettels erforderlich (z.B. Kurs);es wird letztendlich doppelt erfaßt: 1mal auf Zettel, 1mal im System

Weiterbearbeitung:- Manuelle Weiterleitung des Orderzettels an das MidOffice, auch hierbei Übertragungsfehler

und zeitliche Verzögerungen- Weiterbearbeitung im MidOffice erst am nächsten Tag- Brokerfax als externe Geschäftsbestätigung wird abgewartet (liegt erst am nächsten Tag vor)

- aufgrund der unzureichenden internen Informationslage muss auf externe Datenzurückgegriffen werden; operationelles Risiko!- Daten auf dem Orderzettel weichen von denen auf dem Brokerfax häufiger ab

- Daten auf dem Orderzettel sindöfter fehlerhaft

Weiterbearbeitung (nächster Tag):- Langwieriger manueller Abgleich der Daten auf dem Orderzettel

und Daten auf dem Brokerfax durch MidOffice nötig.- Versenden einer Faxbestätigung an den Kunden(manuell, daher Fehlerquellen und Verzögerungen)

Weiterbearbeitung (2 redundante Schritte):1.

- Manuelles Ergänzen des Brokerfaxes um relevante Daten für die Weiterbearbeitung in der WPS Bank(z.B. Kundennummer, Kundenname, EB-account, …)

- Weiterleitung des Brokerfaxes per Fahrradkurier (!) an die WPS Bank2.

- Erfassung des Geschäftes im System OMNI (nicht MAH konform, da nicht taggleich)- Ergänzung des Geschäftes (z.B. Settlementinstruktionen) in AKTIAS (Doppelarbeit!)

Eingang der externen Brokerbestätigungim Handel ist nicht MAH-konform!

Probe 1

Probe 2

Finish Process

Start

Ende

Reclamation handling

Probe 3

Probe 4


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Avantajul

Omniprezenţă

• Orice REZULTAT (“IEŞIRE”) al unei organizaţii este de fapt rezultatul unui proces– Intenţionat sau ca efect secundar– Proiectat sau întâmplător– Optimizat sau ineficient– Măsurat sau neobservat– Controlat sau scăpat de sub control


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Avantajul

Procesul

Intrare Ieşire

Rezultat ţintă

-

Activităţi cu valoare adăugatăFURNIZOR BENEFICIAR

BUCLA CALITĂŢII

O activitate sau grup de activităţi care preiau o intrare, îi adaugă valoare şi o transferă la ieşire către un client

intern sau extern organizaţiei


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Avantajul

Relaţia între Departamente şi Procese


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Avantajul

Mentalitate

• Funcţie nouă = Departament nou• Funcţie nouă = Angajat nou

Funcţie nouă = Proces nou


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Avantajul Cei doi factori de Putere “Administrativă”

SŞ

Ier

arhi

eC

omen

zi

Rez

ulta

te

Relaţia “tradiţională”

F BProcese$

Livrare

Putere Economică


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AvantajulPrincipiile Managementului

Centrat pe Procese• Conştienţă şi Cunoştinţe Organizaţia ştie cum se obţine un “livrabil” –

produs sau serviciu – de la început până la sfârşit, de la intrare la ieşire, activitate cu activitate, de-a lungul procesului

• Responsabilitate Rolurile pentru fiecare activitate sunt clar definite• Alocare Resursele (materiale, financiare, instrumentale, informaţionale) sunt

clar definite pentru fiecare activitate în parte• Necesitate Fiecare livrabil este descris prin caracteristici care răspund unor

cerinţe ale clienţilor• Măsurabilitate Îndeplinirea cerinţelor este măsurabilă• Predictibilitate Acelaşi livrabil se obţine în mod sistematic urmând aceleaşi

activităţi• Monitorizare, Corecţie, Perfecţionare Fiecare “livrabil” este “măsurat”

sistematic iar informaţiile obţinute se folosesc pentru– Identificarea “neconformităţilor”– Corectarea punctuală, imediată a “neconformităţilor”– Prevenirea potenţialelor “neconformităţi” viitoare prin re-proiectarea sistemului


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Avantajul

Management Integrat

• Managementul Afacerii• Managementul Calităţii: ISO 9000• Managementul Mediului: ISO 14000• Managementul Sănătăţii şi Siguranţei Ocupaţionale: ISO

18000• Managementul Securităţii: ISO 17799


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Avantajul

• O aceeaşi înţelegere a Proceselor pe tot cuprinsul Companiei

• Re-proiectarea proceselor pe baza unui Standard “to-be” definit în echipă

• Configurare şi Proiectare de procese specifice cap-coadă

• Depăşirea modelelor-referinţă (benchmarking) şi partajarea “celor mai bune practici”

• Atingerea obiectivelor de Eficienţă prin:

– Implementarea mai rapidă a Proceselor Standard

– Consolidarea Aplicaţiilor

– Valorificarea Sinergiilor

Arhitectura Proceselor Organizaţiei este baza pentru:


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Avantajul Modelarea unui proces organizaţional

• Resursele organizaţiei: simboluri grafice.

• Relaţii între resurse: conectori.

• Nu e un desen: e o bază de date reprezentată grafic.


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Avantajul Exemplu de Proces descris în ARIS

Stoculde material

sub prag

Lansare

comandă

Recepţie

Urmărirelivrare

Achiziţii

Preţuri

Modalitate de plată

Termenelivrare

Responsabil livrare

George GEORGESCU

Caracteristicitehnice

Contracteclient

InterogareStoc

Contactefurnizori

Eveniment

Activitate

Regulă

Post

Persoană

Aplicaţieinformatică

Suport informaţional

Obiecte-Date

Obiecte-Cunoştinţe

Unitate organizaţională

Obiecte -OLE

Confirmare livrare

ERP

Gestiuneastocurilor

Contabili-tate

Interfeţecătre alte Procese


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Avantajul

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bucureşti, aprilie 2005 1 conferinta e-business managementul centrat pe procese: saltul cuantic...

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