Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca Centrul de Formare Continu i nvmnt la Distan

Facultatea de Business

SUPORT DE CURS

BAZE DE DATE

ANUL II, semestrul I Cluj-Napoca 2010

1

1. Informaii generaleDate de identificare a cursului Date de contact - titular curs Nume: Asist. univ. dr. Rus Veronica Birou: Facultatea de Business, Str. Horea nr.7, etaj I, cam.122 Telefon: 0264599170, Fax: 0264 - 590110 Email: veronica.rus@tbs.ubbcluj.ro Consultaii: Joi, 16-18, 122 sau S3 rspunsuri la e-mail, max. 48 ore

Date de identificare curs i contact tutori Denumire curs: BAZE DE DATE Cod: IAA2119 An II, Semestrul: I Tip curs: obligatoriu Pagina web: www.tbs.ubbcluj.ro Tutori: lect. dr. Tutunea Mihaela mihaela.tutunea@tbs.ubbcluj.ro

Condiionri i cunotine prerechizite: Pentru nsuirea rapid i eficient a cunotinelor aferente acestei discipline este recomandabil parcurgerea disciplinei Tehnologia Informa iei din cadrul programului de nivel licen. Descrierea cursului Cursul vizeaz nsuirea de ctre studeni a noiunilor fundamentale legate de domeniul bazelor de date: sisteme de gestiune a bazelor de date, proiectarea bazelor de date, crearea i manipulare bazelor de date. Competenele dobndite prin parcurgerea acestei discipline se refer la: Formarea abilitilor de exploatare eficient a computerelor; Capacitatea de a defini i a pune n practic noiunile legate de baze de date; Abilit i legate de proiectarea bazelor de date si a aplicaiilor pentru afaceri folosind Microsoft Access 2000; Aptitudini de ordin practic - crearea i manipularea obiectelor bazelor de date (tabele, interogri, formulare, rapoarte, comenzi macro i module). Organizarea temelor n cadrul cursului Tematica cursului este structurat astfel nct s poat fi atinse obiectivele cursului, regsite la finele cursului n competenele dobndite de ctre studeni. Cursul este structurat pe uniti de studiu, logic succedate, cuprinznd noiuni eseniale ale Bazelor de dare, care trebuiesc nsuite de ctre studeni; la finele fiecrei uniti se regsesc scurte teste de verificare a cunotinelor acumulate. De asemenea, la finele fiecrui modul sunt indicate lucrrile practice care trebuiesc realizate de ctre studeni; sunt patru lucrri, care vor fi transmise pe e-mail (veronica.rus@tbs.ubbcluj.ro) sau pe portalul ID (veronica.rus@portalid.ubbcluj.ro), cu specificarea clar a numelui studentului i a numrului lucrrii practice realizate (LP1, LP2, LP3, LP4 (LP - lucrare practic)). Lucrrile practice, se rezolv n ordinea derulrii studiului materiei, i trebuie predate conform urmtoarelor planificri: 2

Lucrare practica LP1 LP2 LP3 LP4

Termen predare

Nepredarea lor la timp, atrage dup sine pierderea punctajului acordat, conform politicii de notare! Considernd natura domeniului tehnologiei informaiei, rapiditatea upgradrii acestuia i a multitudinii de informaii care-l caracterizeaz, materialul aferent cursului se va actualiza att pe portalul ID, (https://portal.portalid.ubbcluj.ro) ct i pe CD-urile cu materialele pentru ID. Detalierea temelor de studiu se regsete n calendarul cursului. Formatul i tipul activitilor implicate Datorit caracterului aplicativ al disciplinei, parcurgerea acestui curs necesit participarea studenilor la cursurile i laboratoarele programate pentru aceast disciplin; de asemenea, este necesar studiul individual aprofundat; n vederea fixrii cunotinelor dobndite i a formrii unor bune abiliti de exploatare i aplicare practic a cunotinelor dobndite la cursuri i laboratoare, sunt absolut necesare exerciii suplimentare individuale. Metodele utilizate pe parcursul predrii disciplinei sunt: expunerea interactiv bazat pe exemplificarea practic, concret, n cadrul cursurilor, continuat cu exerciii i aplicaii practice realizate n cadrul laboratoarelor, aferente temelor abordate n cursuri. Materiale bibliografice obligatorii Avnd n vedere multitudinea materialelor documentare aferente acestui domeniu, bibliografie obligatorie nu se impune, dar pentru eficientizarea cursului, este necesar dobndirea de ctre studeni a unei baze de cunotine pe care le pot acumula din bibliografia recomandat pentru fiecare unitate de studiu n parte. Materialele bibliografice se gsesc la Biblioteca Central Universitar, Biblioteca Fac. de tiine Economice i Gestiunea Afacerilor Str. Teodor Mihali, Nr.58-60 sau biblioteca Fac. de Business. Pe lng aceasta, se poate consulta orice bibliografie n format tiprit sau electronic, legat de temele abordate n cadrul cursului ct i exploatarea aprofundat a help-ului aferent aplica iei MS. Access. Materialele i instrumentele necesare pentru curs Pe lng materialele puse la dispoziie pe CD i/sau n form tiprit, studenii vor lucra cu informaiile disponibile (n mod gratuit) pe Internet, precum i cu aplicaiile realizate i parcurse mpreun cu cadrul didactic. Natura disciplinei impune utilizarea permanent pentru prezentri i laborator, a calculatoarelor conectate la reeaua local a facultii i bineneles la Internet, ct i a video-proiectorului. Calendarul cursului

3

n derularea acestei discipline sunt programate patru ntlniri cu studenii, cu desfurarea urmtoare: ntlnirea nti - se vor parcurge unitile 1, 2, 3 ntlnirea a doua - se vor parcurge unitile 4, 5, 6 ntlnirea a treia - se vor parcurge unit ile 7, 8 ultima ntlnire - parcurgerea unitilor 9,10. Pentru eficientizarea acestor ntlniri, este indicat s fie parcurse n prealabil, de ctre studeni, materialele aferente unitilor studiate, pentru ca acetia s fie capabili s ridice probleme, ntrebri concrete, legate de noiunile abordate n cursuri. Ulterior fiecrei ntlniri de curs i laborator, studenilor li se vor recomanda i teme suplimentare care s ajute la clarificarea i fixarea cunotinelor dobndite. ntlnirile cu studenii vor avea loc la sediul facultii, dup o programare prealabil anunat; prezentrile i aplicaiile practice n laboratoarele de informatic ale facultii. Tematica cursurilor predate n cadrul acestei discipline, este divizat pe uniti de studiu, i cuprinde: Unitatea 1. Tematica cursului: Baze de date - Concepte de baz Implicarea studenilor: Parcurgerea bibliografiei indicate. Exemple, ntrebri, discuii. Referine bibliografice: 1. Dollinger, Robert, Andron, Luciana (2004), Baze de date i gestiunea tranzaciilor, Editura Albastr, Cluj-Napoca, pag. 11-29. 2. Avram-Nichi, R., Ghi oiu, N., et al., (2007), Elemente de baze de date i programare aplicate n economie, Ed. Risoprint, Cluj-Napoca, pag 1-19; 3. Orice documentaie aferent temei, tiprit sau digital, tutoriale, help-uri, etc.; Unitatea 2. Tematica cursului: Microsoft Access: Prezentare general. Implicarea studenilor: Parcurgerea bibliografiei indicate. Exerciii practice. Referine bibliografice: 1. Avram-Nichi, R., Ghi oiu, N., et al., (2007), Elemente de baze de date i programare aplicate n economie, Ed. Risoprint, Cluj-Napoca, pag 19-83; 2. Orice documentaie aferent temei, tiprit sau digital, tutoriale, help-uri, etc.; Unitatea 3. Tematica cursului: Tabele. Implicarea studenilor: Parcurgerea bibliografiei indicate. Exerciii practice. Referine bibliografice: 1. Avram-Nichi, R., Ghi oiu, N., et al., (2007), Elemente de baze de date i programare aplicate n economie, Ed. Risoprint, Cluj-Napoca, pag 19-83; 2. Dollinger, Robert, Andron, Luciana (2004), Baze de date i gestiunea tranzaciilor, Editura Albastr, Cluj-Napoca, pag. 142-166 3. Orice documentaie aferent temei, tiprit sau digital, tutoriale, help-uri, etc.; Realizarea i predarea lucrrii practice 1 (LP1) Unitatea 4. Tematica cursului: Relaii ntre tabele Implicarea studenilor: Parcurgerea bibliografiei indicate. Aplicaii practice, exemple, discuii. Referine bibliografice: 4

1. Avram-Nichi, R., Ghi oiu, N., et al., (2007), Elemente de baze de date aplicate n economie, Ed. Risoprint, Cluj-Napoca, pag 195-198. 2. Documentaie aferent temei cursului, via Internet, tutoriale, help-uri, etc.

i programare

Unitatea 5. Tematica cursului: Interogri Implicarea studenilor: Parcurgerea bibliografiei indicate. Exerciii practice, ntrebri, discuii. Referine bibliografice: 1. Avram-Nichi, R., Ghi oiu, N., et al., (2007), Elemente de baze de date i programare aplicate n economie, Ed. Risoprint, Cluj-Napoca, pag 301-313. 2. Sndor, Kovcs (2003), Access 2000 Implementarea bazelor de date, Editura Albastr, Cluj-Napoca. 3. Orice documentaie tiprit sau digital, tutoriale, etc.; Unitatea 6. Tematica cursului: Limbajul SQL Implicarea studenilor: Parcurgerea bibliografiei indicate. Exerciii practice, ntrebri, discuii. Referine bibliografice: 1. Avram-Nichi, R., Ghi oiu, N., et al., (2007), Elemente de baze de date i programare aplicate n economie, Ed. Risoprint, Cluj-Napoca, pag 316-320. 2. Dollinger, Robert, Andron, Luciana (2004), Baze de date i gestiunea tranzaciilor, Editura Albastr, Cluj-Napoca, pag. 119-141. 3. Orice documentaie aferent temei, tiprit sau digital, tutoriale, help-uri, etc.; Realizarea i predarea lucrrii practice 2 (LP2) Unitatea 7. Tematica cursului: Formulare Implicarea studenilor: Parcurgerea bibliografiei indicate. Aplicaii, exerciii practice; teme individuale. Referine bibliografice: 1. Avram-Nichi, R., Ghi oiu, N., et al., (2007), Elemente de baze de date i programare aplicate n economie, Ed. Risoprint, Cluj-Napoca, pag 278-287. 2. Orice documentaie tiprit sau digital, help-uri i tutoriale; Unitatea 8. Tematica cursului: Rapoarte Implicarea studenilor: Parcurgerea bibliografiei indicate. Aplicaii, exerciii practice; teme individuale. Referine bibliografice: 1. Avram-Nichi, R., Ghi oiu, N., et al., (2007), Elemente de baze de date i programare aplicate n economie, Ed. Risoprint, Cluj-Napoca, pag 348-357. 2. Orice documentaie tiprit sau digital, help-uri i tutoriale; Realizarea i predarea lucrrii practice 3 (LP3) Unitatea 9. Tematica cursului: Comenzi Macro. Comunicarea ntre aplicaiile Microsoft Office. Implicarea studenilor: Parcurgerea bibliografiei indicate. Aplicaii, exerciii practice. Referine bibliografice: 1. Orice documentaie tiprit sau digital, help-uri i tutoriale; Unitatea 10. Tematica cursului: Module. Implicarea studenilor: Parcurgerea bibliografiei indicate. Exerciii practice. 5

Referine bibliografice: 1. Orice documentaie tiprit sau digital, help-uri i tutoriale; Realizarea i predarea lucrrii practice 4 (LP4) Politica de evaluare i notare Nota final va fi compus din: Componenta Lucrri practice LP 1 LP 2 LP 3 LP 4 Test final Total

Ponderea/punctaj Data de verificare Pe parcurs 10% / 1 punct 10% / 1 punct 10% / 1 punct 10% / 1 punct 60 % / 6 puncte La finele semestrului 100 % / 10 puncte

Rezultatele obinute la aceast disciplin se vor anuna la final, dup susinerea testului, prin comunicarea direct a notei finale, ct i prin afiarea notelor (pe baza numrului matricol) pe platforma ID (https://portal.portalid.ubbcluj.ro). Fiecare student poate solicita un feedback suplimentar prin contactarea titularului de curs i/ sau a tutorilor prin intermediul adresei de email. Elemente de deontologie academic Se vor avea n vedere urmtoarele detalii de natur organizatoric: 1. Prezena la cursuri i la laboratoare este indicat; 2. Plagiatul la lucrrile practice se sancioneaz cu pierderea punctajului acordat pentru aceste lucrri conform politicii de notare. Plagiatul la testele de verificare se sancioneaz cu anularea evalurii testului i vor fi luate n considerare i alte sanciuni prevzute n regulamentele studeneti; (se poate ajunge pn la neprimirea studentului n sesiunea de examene programat). 3. Contesta iile vor fi fcute n maxim 24 de ore de la afi area rezultatelor, i se vor solu iona n maxim 48 de ore. Contestaiile la evalurile practice se rezolv prin alegerea unui alt test i rezolvarea lui n prezena examinatorului. Studenii cu dizabiliti Titularul cursului este disponibil, n limita posibilitilor, la adaptarea coninutului i metodelor de transmitere a informaiilor disciplinei n funcie de tipul de dizabiliti ntlnite n rndul cursanilor. Se vor lua toate msurile necesare n vederea facilitrii accesului egal al tuturor cursanilor la informaie i la activitile didactice.

6

Strategii de studiu recomandate Este recomandat parcurgerea celor zece module, conform gruprii lor pe ntlnirile programate conform calendarului cursului; Avnd n vedere tipologia disciplinei, multitudinea de informaie i caracterul preponderent practic, aplicat, trebuie pus accentul pe pregtirea individual continu, prin acumulare constant a cunotinelor, precum i pe realizarea de aplicaii i exerciii individuale suficiente pentru dobndirea unor deprinderi n exploatarea i aplicarea eficient a cunotinelor teoretice, n practic. Numrul de ore necesare parcurgerii i nsuirii cunotinelor necesare promovrii acestei discipline este, n funcie de bazele de cunotine prealabile, abilitile deja dobndite i capacitile fiecruia, ntre 70-80 ore, concretizate n nvarea practic, aplicat.

7

2. Suportul de curs Mo d u l u l IUnitatea 1. Baze de date - Concepte de baz Unitatea 2. Microsoft Access 2000: Prezentare general Unitatea 3. Tabele Scop i obiective Scop Acest modul are ca scop prezentarea conceptelor fundamentale din domeniul bazelor de date, familiarizarea acestora cu mediul Microsoft Access 2000 i formarea deprinderilor de exploatare a sistemelor de gestiune a bazelor de date. Tot n acest modul studen ii vor nv a cum s creeze baze de date n Microsoft Access, cum s adauge tabele i s introduc date. Obiective Eviden ierea avantajelor utilizrii bazelor de date; Definirea bazelor de date, a sistemelor de gestiune a bazelor de date; Prezentarea principalelor func ii ale SGBD-urilor; Prezentarea evoluiei SGBD-urilor; Identificarea elementelor mediului Microsoft Access 2000; Utilizarea principalelor opiuni din submeniurile sistemului Microsoft Access 2000. Proiectarea structurii unei baze de date; Recunoaterea principalelor obiecte ale unei baze de date Access; Crearea bazelor de date n Microsoft Access prin metodele prezentate; Crearea i lucrul cu tabelele n Microsoft Access 2000. Concepte de baz: date, integritatea datelor, redundana datelor, inconsistena datelor, partajarea datelor, sistem de gestiune a bazelor de date, baz de date, tabele, cmpuri, nregistrri, interogri, formulare, rapoarte, comenzi macro, module, pagini web, tipuri de date, chei, chei primare, chei candidat.

8

UNITATEA 1 CONCEPTE GENERALESintez

1. Sisteme de baze de dateUn sistem de baze de date este un sistem computerizat de pstrare a nregistrrilor al crui scop principal este s stocheze informaiile i s permit utilizatorului s consulte i s actualizeze la cerere aceste informaii [Date, 2004]. Un sistem de baze de date este format din patru componente principale: date, hardware, software i utilizatori [Date, 2005].Sistem de gestiune a bazelor de

Programe de aplicaie

Fig. 1. Schema simplificata a unui sistem de baze de date (sursa C. J. Date, 2005)

1. Componenta de date: este format din baza de date sau bazele de date ale sistemului. 2. Componentele hardware sunt formate din: mediile de stocare secundare care sunt utilizate pentru pstrarea datelor i procesoare folosite pentru prelucrarea datelor i memorii RAM, etc. 3. Componenta software este format din Sistemul de gestiune a bazelor de date, programe utilitare, editoare de rapoarte, etc. 4. Utilizatorii: exist trei clase mari de utilizatori programatorii de aplicaii, utilizatorii finali care acceseaz baza de date prin intermediul unei aplicaii, i administratorul BD. In domeniul bazelor de date este important s se fac o distincie clar ntre no iunile de dat i informa ie [Dollinger&Andron, 2004]:

9

1. Datele, materia prim a sistemelor informatice, sunt fapte culese din lumea real pe baz de observaii i msurtori. Datele pot lua mai multe forme: date alfanumerice (formate din litere, cifre i caractere speciale), date de tip text (propoziii i fraze folosite n comunicarea scris), date de tip imagine (forme grafice i figuri geometrice) i date audio (vocea uman i alte sunete). In sistemele informatice datele sunt stocate n baze de date. 2. Informaia este rezultatul interpretrii datelor de ctre un anumit subiect i confer acestuia capacitatea de a lua decizii. Datele devin informaii doar n momentul n care acestea interacioneaz cu un sistem capabil s le interpreteze. Informaia are un caracter subiectiv deoarece aceeai dat poate fi interpretat diferit de ctre subieci diferii. Informaiile sunt date prelucrate i prezentate ntr-o form (context) care s aib o anumit semnificaie pentru utilizatorul final i reprezint ieirile sistemului informatic. n concluzie, se poate afirma faptul c sistemele informatice prelucreaz date nu informaii.

Informaia reprezint produsul final al sistemelor informatice i, n funcie de cele patru dimensiuni, timp, coninut, forma de prezentare i locaie, aceasta trebuie s ndeplineasc urmtoarele cerine pentru a fi util: A. n funcie de elementul timp: s fie oportun: informaia trebuie s fie furnizat atunci cnd este nevoie de ea, s fie disponibile n timp util; s fie nou: informaia nou descrie cel mai bine prezentul situaiei sau ultima verig a evoluiei unui fenomen; s fie furnizat cu o anumit frecvena: informaia trebuie s fie furnizat cu un ritm care s sprijine interesele utilizatorilor; se fac referire la o anumit perioada de timp: informaia poate s conin elemente care s descrie evenimente din trecut, prezent sau viitor. B. n funcie de coninut: s reduc gradul de incertitudine: cu ct informaiile fac referire mai clar asupra unui fenomen, cu att viziunea de ansamblu i de amnunt a decidenilor asupra respectivului fenomen va fi mai bun i, pe cale de consecin, decizia va fi luat n cunotin de cauz. s fie corect: informaia nu trebuie s conin erori; trebuie s fac referiri exacte asupra oricrui fenomen fr doze de relativism. s fie pertinent: informaiile trebuie s fac referire la un anumit fapt, situaie, eveniment i n acelai timp s descrie realitatea de facto; s fie relevant: informaia trebuie s satisfac nevoile de informare ale utilizatorului cu privire la o anumit situaie. 10

s fie necontradictorie sau noncontradictorie informaiile descriptive care fac referire la o anumit situaie trebuie s aib aceeai valoare de adevr n acelai moment temporal. s fie neredundant sau nonredundant: de obicei o informaie face referire la un anumit aspect. Dac aceeai informaie se repet ea nu aduce nimic nou n raport cu aspectul descris. s fie complet: informaia trebuie s conin toate elementele de care utilizatorul are nevoie; s aib caracter succint: vor fi furnizate doar acele informaii de care este nevoie ntr-o anumit situaie decizionala; C. n funcie de forma de prezentare informa ia trebuie respecte urmtoarele caracteristici: s fie clar: informaia trebuie s fie prezentat ntr-o form uor de neles; s fie furnizat n form detaliat sau sintetizat n funcie de necesiti; s fie prezentat ntr-o anumit succesiune, ntr-o anumit ordine; s aib o form adecvat necesitilor factorului de decizie forma de prezentare a mesajelor poate s atrag sau nu atenia decidenilor. Informaia poate fi furnizat sub forma unei relatri (expuneri), sub form numeric, grafic, sub form de tabel etc. Informaia poate fi prezentat pe suport de hrtie, pe ecranul computerului sau folosind alte medii. D. n funcie de locaie: informaia trebuie s fie disponibil indiferent de locaia n care se afl utilizatorul (fie disponibil oriunde). Informa iile solicitate la nivel strategic i tactic au urmtoarele caracteristici: sunt neprogramate, ad hoc, sunt determinate de apari ia unor evenimente care necesit luarea unor decizii; sunt sintetizate: informa iile trec prin procese de selec ie i sintetizare pentru a putea fi folosite de nivelele manageriale superioare; vizeaz orizonturi mari de timp informa iile se refer la trecut, prezent, viitor; aria de cuprindere a informa iilor este larg; au caracter previzional; provin din interiorul i exteriorul firmei (concuren a, clien i, furnizori). Pe de alt parte, informa iile solicitate la nivel opera ional ndeplinesc urmtoarele caracteristici: sunt programate, se ob in la intervale de timp bine stabilite;

11

au un con inut prestabilit care acoper nevoia de informa ii determinat de deciziile de rutin cu care se confrunt managerii de la acest nivel; aria de cuprindere este restrns i bine definit; au grad de detaliere ridicat; provin cu preponderen din mediul intern al organiza iei; se refer la evenimente din trecut; sunt cerute cu frecven mare, i sunt exacte, precise.

2. Ce este o baz de date?Definiii: Baza de date este o colecie de date persistente, care sunt folosite de ctre sistemele de aplicaii ale unei ntreprinderi [Date, 2005]. Prin persisten nelegem intuitiv c datele din baza de date difer, ca tip, de alte date efemere, cum ar fi datele de intrare, datele de ieire, rezultatele intermediare, i n general, orice date care sunt de natur trectoare. Se poate spune c datele din BD persist deoarece, odat ce au fost acceptate de SGBD pentru introducerea n BD ele nu pot fi terse din baza de date numai printr-o cerere explicit adresat sistemului SGBD. Termenul ntreprindere desemneaz orice organizaie independent de natur comercial, tiinific, tehnic sau de alt tip. ntreprinderea poate fi o singur persoan sau o ntreag corporaie. Exemple: un hotel, o fabric, o banc, o facultate, etc. Exemple de date persistente: date despre clieni, date despre conturi, date despre studeni, date despre rezervri, etc. [Date, 2005]. Baza de date este un ansamblu structurat de date coerente, fr redundan inutil, astfel nct acestea pot fi prelucrate eficient de mai muli utilizatori ntrun mod concurent. [Popescu, 2001] Baza de date este un sistem integrat, coerent i partajat de fi iere [Nitchi et al., 2007]. Integrat: unificare a mai multor fi iere distincte; Partajat: par i distincte din BD pot fi folosite de ctre mai mul i utilizatori; Coerent: se asigura caracterul neredundant i coerent al datelor;

3. Utilitatea i avantajele bazelor de dateDe ce trebuie sa utilizam baze de date? Sistemul de baze de date ofer ntreprinderii un control centralizat asupra datelor sale. Centralizarea datelor prezint o serie de avantaje, cum ar fi [Dollinger&Andron, 2004]: Reducerea redundanei datelor memorate: n situaia n care fiecare aplicaie informatic folose te fiiere proprii pentru stocarea datelor sale e 12

posibil ca aceleai date s apar de mai multe ori n fiiere diferite aparinnd unor aplicaii diferite. Dac acea dat este modificat ntr-un fi ier aceasta trebuie modificat i n restul fi ierelor pentru a nu aprea diferen e. Este recomandabil ca aplicaii diferite avnd aceleai date s utilizeze, n comun, un singur fiier pentru memorarea acestora. Redundana este proprietatea unor date de a se repeta fr s fie necesar. Evitare inconsistenei datelor: atunci cnd exist mai multe copii ale aceleai date este posibil, prin actualizarea doar a unora dintre ele, s avem valori diferite pentru una i aceeai dat, ceea ce atrage dup sine inconsistena bazei de date. Posibilitatea partajrii datelor: se refer la posibilitatea utilizrii n comun a datelor de ctre mai multe aplicaii precum i la posibilitatea dezvoltrii unor aplicaii noi folosind datele deja existente n baza de date. ncurajarea introducerii standardelor: administratorul bazei de date poate impune alinierea la anumite standarde, ceea ce are un rol important la transferul datelor de la o baz de date la alta. Posibilitatea aplicrii constrngerilor de securitate: administratorul bazei de date poate introduce verificri de autorizare a accesului la date. Se pot impune restricii diferite pentru fiecare tip de acces la date, pentru fiecare dat, pentru fiecare utilizator Meninerea integritii datelor: integritatea datelor reflect cerina ca baza de date s conin date corecte. Aceasta presupune att consistena datelor ct i plauzibilitatea lor prin introducerea unor proceduri de validare corespunztoare. Ofer suport pentru tranzacii: tranzacia este o unitate logic care presupune mai multe operaii n baza de date, in particular, o serie de operaii de actualizare. Ex: transferul unei sume de bani din contul A in B.

4. Arhitectura sistemelor de baze de dateDeoarece datele sunt reprezentate n calculator sub forma de bii iar utilizatorii bazelor de date lucreaz cu concepte mai mult sau mai pu in abstracte se impune utilizarea unor nivele de abstractizare. Pentru asigurarea independen ei fizice i logice a datelor se impune adoptarea unor arhitecturi de baze de date organizate pe trei nivele: Nivelul intern: este nivelul care se afl cel mai aproape de mediul de stocare fizic, se refer la modul n care sunt stocate datele n sistem; Nivelul extern: este nivelul aflat cel mai aproape de utilizatori, se refer la modul n care sunt vizualizate datele de ctre utilizatori; Nivelul conceptual: este un nivel intermediar dintre cele dou. 13

Independenta fizic a datelor este o msura a imunitii aplicaiilor fa de modificrile n structura fizic de memorare a datelor. O modificare a structurii nu va afecta aplicaia iar modificrile efectuate asupra aplicaiei nu vor afecta structura fizica de date. Pentru ca o aplicaie s fie independenta fa de structura fizic de date aceasta nu trebuie s conin referiri la tipul fiierelor folosite pentru memorarea datelor, la dispozitivele de stocare a datelor sau la strategia de acces la date. Independena logic a datelor: se refer la imunitatea modelului propriu al fiecrui utilizator fa de modificri n structura logic global a bazei de date [Dollinger&Andron, 2004]. Dac se respect independena logic a datelor se poate modifica structura bazei de date prin adugarea unor noi unit i logice (cum ar fi cmpuri, nregistrri) i se pot modifica relaiile existente ntre ele fr a afecta utilizatorii care nu au nevoie de aceste date. Fiecare utilizator poate s foloseasc datele fr a influen a al i utilizatori care folosesc aceleai date. Nivelul extern

Nivelul conceptual

Nivelul internFig. 2. Cele trei niveluri ale arhitecturii [Date, 2005]

Nivelul intern: poart numele de baz de date fizic i este o colecie de fiiere care conin datele fizice, la care se adaug diverse structuri auxiliare menite s asigure accesul operativ la date (de ex. Indeci, pointeri, etc). Vederea intern este descris prin intermediul schemei interne. Nivelul conceptual: este o abstractizare a unei pri din lumea real i const din descrierea structurii logice a datelor dintr-o baz de date. [Dollinger]. Fiecare baz de date are un model conceptual propriu prin care sunt numite i descrise toate unitile logice din BD, mpreun cu legturile dintre acestea. Unitile logice sunt concepte asemntoare celor cu care opereaz utilizatorii bazei de date. Ex: n descrierea unei bd a unui hotel se lucreaz cu urmtoarele concepte: client, camera, rezervri, etc.; iar pentru o BD a unei facult i: studen i, profesori, discipline, plan de nv mnt, note, etc. Modelul conceptual integreaz viziunile tuturor utilizatorilor asupra BD i specific constrngerile asupra datelor (ce poate face parte din bd, ce nu poate face parte din BD). Tot n modelul conceptual sunt specificate masuri de 14

securitate i integritate referitoare la anumite unit i logice. Vederea conceptual conine o reprezentare abstract a ntregii baze de date iar vederea intern reprezint baza de date aa cum este stocat intern. Vederea conceptual este definit prin intermediul schemei conceptuale. Nivelul extern se refer la percepiile utilizatorilor individuali asupra BD. Majoritatea utilizatorilor nu sunt interesai de ntreaga baz de date ci doar de o parte a acesteia. Termenul tehnic folosit pentru modelul extern este acela de vedere extern. Vor exista mai multe vederi externe diferite, fiecare vedere reprezentnd o anumit poriune a bazei de date. Fiecrui utilizator sau grup de utilizatori i corespunde un model extern propriu ceea ce vede utilizatorul din BD sau modul n care vede acesta baza de date. Prin utilizarea vederilor se asigur securitatea bazelor de date prin limitarea accesului la date a anumitor categorii de utilizatori. Utilizatorii au acces doar la pari bine definite din BD, existnd posibilitatea ascunderii anumitor pari din baza de date pe care utilizatorii nu au voie sa le vad. Un utilizator poate avea diferite drepturi de acces definite n cadrul a mai multe vederi. Prin unele vederi poate avea doar drept de consultare, in timp ce prin altele ar putea avea i drepturi de modificare. Prin vederi se ofer utilizatorilor o viziune individualizat i simplificata asupra bazei de date. Fiecare vedere extern este definit prin intermediul unei scheme externe. Ex: baza de date cu clien ii unui hotel. Vrsta clien ilor este o informa ie care poate fi folosita pentru realizarea unor statistici, etc. Daca se memoreaz in baza de date vrsta clien ilor atunci acest cmp trebuie sa fie actualizat zilnic, de aceea se va crea o vedere in care apare definit conceptul de vrsta calculat ca diferen dintre data curent si data na terii. ntr-o baz de date cu studen i se va defini conceptul bursier.

5. Sistemul de gestiune a bazelor de dateSistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD) este software-ul care trateaz toate cererile de acces la baza de date. Funciile pe care le ndepline te un SGBD sunt urmtoarele: Definiia datelor: Sistemul SGBD trebuie sa fie capabil sa accepte definiiile datelor (schemele externe, schema conceptuala, schema intern) n forma-surs i s le transforme n forma-obiect adecvata. Descrierea datelor se realizeaz prin intermediul limbajul de descriere a datelor LDD. Manipularea datelor: sistemul SGBD trebuie sa fie capabil sa manipuleze cererile de consultare, actualizare sau tergere a datelor existente n BD sau s adauge date noi in BD. Aceast funcie poate fi realizat prin intermediul Limbajelor de manipulare a datelor. Optimizarea cererilor de acces; Asigurarea securitii i integritii datelor; 15

Refacerea datelor i asigurarea accesului concurent la date; Trebuie s pun la dispoziie o funcie pentru dicionarul de date. Dicionarul conine date despre datele din BD, (denumite si metadate) adic definiii ale unor obiecte din sistem. SGBD trebuie s ndeplineasc toate sarcinile ntr-un mod cat mai eficient posibil. Scopul general al unui SGBD este de a furniza interfaa cu utilizatorul pentru sistemul de baze de date. Interfaa cu utilizatorul poate fi definit ca o grani a sistemului, dincolo de care totul este invizibil pentru utilizator. Cele mai cunoscute SGBD-uri la ora actual sunt: Oracle, Microsoft Sql Server, Visual FoxPro, DB2, dBase, MySql (opensource), PostgreSQL.

6. Evoluia SGBDIstoria SGBD poate fi rezumat n trei generaii: Sisteme ierarhice i reea; Sisteme relaionale; Sisteme avansate (orientate obiect, rela ionale OO, distribuite, multimedia, etc.) n cazul modelelor ierarhice i reea datele sunt reprezentate la nivel de articol prin legturi ierarhice sau de tip graf. Administrarea i manipularea datelor este dificil datorit dependenei fizice a datelor. A doua generaie de SGBD-uri este legat de apariia modelelor relaionale care trateaz entitile ca nite relaii. S-a conturat in dou articole publicate de E. F. Codd n 1969, 1970. Se poate defini printr-o serie de structuri de date (rela ii alctuite din tupluri), opera ii aplicate asupra structurilor de date (selec ie, proiec ie, join), i reguli de integritate care s asigure consisten a datelor (chei primare, restric ii referen iale..) SGBDOO au aprut ca urmare a mbinrii tehnicii limbajelor orientate obiect cu a bazelor de date.

Verificarea cunotinelor1. Care este deosebirea ntre date i informa ii?

2. Ce condi ii trebuie s ndeplineasc informa iile pentru a fi utile n luarea deciziilor? 3. Care sunt avantajele utilizrii bazelor de date? 4. Care sunt componentele unui sistem de baze de date? 5. Care sunt obiectele unei baze de date Access? 6. Care sunt func iile principale ale unui sistem de gestiune a bazelor de date? 16

7. Care dintre pachetele software de mai jos nu este un sistem de gestiune a bazelor de date? a. dBase d. Visual FoxPro b. Microsft Access e. Microsft SQL Server c. Solaris f. Oracle.

4. Avantajele utilizrii bazelor de date sunt: A. B. C. D. Redundant sczut a datelor. Evitarea inconsistentei datelor. Salvarea aleatorie a datelor. Partajarea datelor.

a. Variantele A, B, D. b. Variantele A si C. c. Variantele A si D. d. Variantele B si C. e. Variantele B si D. f. Variantele C si D. 5. Care din urmtoarele afirmaii sunt adevrate (ncercuii rspunsurile corecte) 1. Integritatea datelor se refer la corectitudinea datelor; 2. Baza de date este un sistem integrat, coerent i partajat de fi iere; 3. Datele persistente pot fi terse din baza de date fr cerere explicit adresat sistemului SGBD; 4. Baza de date este o component a sistemului informatic; 5. Redundan a este proprietatea datelor de a fi disponibile n timp util.

17

UNITATEA 2 MICROSOFT ACCESS 2000 PREZENTARE GENERALSintez Microsoft Access 2000 face parte din pachetul de programe Microsoft Office Professional i este cea de-a cincea versiune a produsului de la lansarea sa iniiala n 1992. Microsoft a vndut peste 75 milioane de copii ale produsului Microsoft Office din care 45 milioane sunt exemplare Office97. Principalele caracteristici ale sistemului de gestiune a bazelor de date Access sunt: sistemul de gestiune a bazelor de date este relaional i lucreaz sub sistemul de operare Windows; este deschis comunicrii cu alte sisteme de gestiune a bazelor de date cum ar fi Foxpro sau Paradox; este compatibil cu tehnologia ActiveX care permite realizarea aplicaiilor client/server; permite realizarea de aplicaii complexe prin utilizarea limbajului Visual Basic; permite comunicarea cu SQL Server, alt produs Microsoft care gestioneaz baze de date; permite accesul la baze de date din mediul Internet, fiind un instrument util pentru publicarea informaiilor n paginile Web; cerine hardware pentru instalare: computer Pentium cu 32 MB RAM, 200 MB spaiu pe HDD, CD-ROM, monitor SVGA. este prevzut cu ajutor (help), apelabil contextual sau la cerere; conine instrumente tip wizard care permit utilizatorului crearea facil a unor obiecte; accept nume lungi n definirea fiierelor; permite crearea de comenzi rapide (shortcuts) n vederea accesrii obiectelor Access; permite crearea de grupuri de obiecte definite de utilizator n cadrul bazei de date; permite setarea proprietilor iniiale ale bazei de date cum ar fi titlul aplicaiei, ataarea de pictograme (icons), precum i forma de afiare iniial; ofer posibilitatea crerii unei copii a bazei de date i prin utilizarea aplicaiei Briefcase, realizarea sincronizrii ntre diferitele copii ale bazei de date; permite utilizarea instrumentului asistent (wizard) n vederea crerii a mai mult de 20 de tipuri comune de aplicaii; permite utilizarea de adrese i legturi Internet; 18

conine exemple de baze de date care contribuie la o mai bun nelegere a modului de construire a tabelelor, formularelor, rapoartelor, interogrilor, relaiilor dintre tabele. Baza de date Northwind are un numr mare de nregistrri i poate fi folosit pentru a crea propriile rapoarte, formulare, interogri. permite vizualizarea legturilor dintre tabelele bazei de date prin intermediul unei interfee grafice fereastra Relationships; are integrat facilitatea de Office Assistant (ajutor animat); permite comunicarea cu celelalte aplicaii incluse n pachetul Microsoft Office: Word, Excel, FrontPage, etc. prin operaii de import/export. suport dou limbaje standard de interogare: SQL (Structured Query Language) i QBE (Query By Example)

1. Mediul Microsoft Access 2000Lansarea n execuie a programului Microsoft Access se poate face prin urmtoarele modalit i: 1. Prin succesiunea: clic pe butonul Start -> Programs-> Microsoft Access

2. Prin dublu clic pe pictograma de pe Desktop, asociat programului Ms. Access. La rularea programului Microsoft Access, va aprea pe ecran fereastra din figura de mai jos care pune la dispoziie urmtoarele opiuni: 1. Crearea unei baze de date vide; 2. Crearea unei baze de date cu ajutorul aplicaiei Database Wizard; 3. Deschiderea unei baze de date existente. Csua din partea de jos a ferestrei indic cele mai recent utilizate baze de date. Daca baza dorit nu se afla printre acestea, executnd clic pe More Files se poate naviga prin structura de directoare n cutarea fiierului dorit. 19

1

2

3

Fig. 3. Fereastra Microsoft Access.

Fereastra de baz a aplicaiei Access are acelai aspect general folosit n celelalte aplicaii Office i conine urmtoarele elemente:

Bara de titlu (Title bar): conine numele aplicaiei cu care se lucreaz (Microsoft Access) precum i cele trei butoane "soft" descrise mai jos: o Minimize (minimizare) minimizeaz fereastra, o transform ntr-un obiect pe bara de task-uri o Restore (revenire) permite revenirea ferestrei la dimensiunea iniial o Close (nchidere) nchide fereastra (nchide folderul, respectiv aplicaia). Bara de meniuri (Menu bar): conine urmtoarele meniuri - File (fiier), Edit (editare), View (vizualizare), Insert (inserare), Tools (instrumente), Window (fereastr) i Help (ajutor); modul de lucru a opiunilor din meniuri se nva cu ajutorul exerciiilor aplicative! Bara (trusa) cu instrumente Database (Database Tool bar): cuprinde butoane pentru execuia rapid a unor aciuni: crearea ( ) i deschiderea ( ) bazelor de date, salvarea ( ) , tiprirea ( ), previzualizarea ( ) obiectelor din baza de date. De asemenea, aa cum eram obinuii din aplicaiile Microsoft, avem butoane pentru lucrul cu text: Spelling face verificarea gramatical ( ), Cut (taie ), Copy (copiaz ), Paste (lipete ), Undo (anulare ). Tot pe bara Database avem butoane specifice aplicaiei care realizeaz sarcini imediate pentru utilizatorii care doresc s realizeze la repezeal componentele 20

unei aplicaii: adugarea unui nou obiect( . unui formular

), crearea rapid a

Fereastra Database: conine, la rndui ei, urmtoarele elemente: - Bara de titlu: conine numele bazei de date deschise precum i cele trei butoane "soft": Minimize, Restore i Close; - Bara de obiecte: este situat n partea stng a ferestrei i are dou butoane: Objects i Groups. Pentru a actualiza coninutul ferestrei Database, putei executa clic pe orice obiect din bara. Pentru a vedea toate tabelele din baza de date, executai clic pe butonul Objects, situat n partea de sus a barei de obiecte, apoi executai clic pe Tables; pentru a vedea toate formularele trebuie s executai clic pe Forms, i aa mai departe. Dac executai clic pe butonul Groups, Access va afia o list cu grupurile definite de utilizator.Bara de titlu Bara meniu Bara cu instrumente Database

Bara de titlu a ferestrei Database Bara de meniu a ferestrei Database Coninutul ferestrei Database

Bara cu obiecte

Bara de stare

Fig. 4. Fereastra de baz a aplicaiei Access

-

Bara de meniu a ferestrei Database are urmtoarele opiuni:Open ( Design ( New ( Delete ( Small Icons ( ) deschide un obiect n mod de afiare curent; ) deschide un obiect n mod de afiare design; ) creeaz un nou obiect; ) terge un obiect; ) afieaz obiectele sub forma unor pictograme mari; ) afieaz obiectele sub forma unor pictograme mici;

Large Icons (

21

List (

) modul de afiare prestabilit, afieaz o list cu obiectele;

Details ( ) listeaz pentru fiecare obiect mai multe informaii: descriere, data la care a fost creat, data ultimei modificri i tipul obiectului.

-

Bara de stare (Status bar): aa cum spune i numele su, ea indic starea n care ne gsim la un moment dat. De exemplu, dac deschidem un tabel n mod proiectare ( ) n partea stng apare textul Design View. F6=Switch panes. F1=Help.

2. Arhitectura Microsoft AccessO baza de date reprezint o modalitate de stocare a unor date pe un suport extern (mediu de stocare), cu posibilitatea regsirii rapide a acestora. Pentru a interaciona cu datele cuprinse n baza de date, Access se folosete de obiecte: interogri, rapoartele, formularele, controale. Toate elementele din Access, cu excepia datelor din nregistrri, sunt obiecte. Astfel, o baz de date Access poate fi definit ca o colecie de obiecte: tabele (tables), cereri de interogare (query), formulare (forms), rapoarte (reports), pagini Web (pages), comenzi macro (macros) i module (modules). Tabelul (TABLE) este un obiect definit de utilizator n care sunt stocate datele primare (expresia modelului relaional). Mai precis, un tabel este o colecie de date "legate" ntre ele, care sunt stocate pe linii i coloane. Coloanele reprezint cmpurile (fields) care se descriu prin nume, tip i alte atribute ale acestora. Fiecare cmp trebuie s fie legat de destinaia tabelului din care face parte. Fiecare linie a tabelului conine o nregistrare (record) cu date corespunztoare coloanelor i reprezint o entitate complet de date. De exemplu, atunci cnd creai un tabel pentru stocarea datelor referitoare la clieni putei avea cmpuri pentru cod client, nume, prenume, adresa, cod potal, numr de telefon, data naterii etc. n acest caz, o nregistrare va consta din toate aceste informaii pentru o anumit persoan (client). O baz de date poate conine unul sau mai multe tabele independente sau legate ntre ele. Cmpuri (fields)Cod client 1 2 3 4 5 Cod postal Data nasterii 4/2/1968 5/3/1974 9/8/1959 9/6/1962

Nume Oltean Popescu Plesan Sitaru Patterson

Prenume Radu Adriana Sorin Adela John

Adresa

Str. Mehedinti Nr. 61 3400 Str. Aurel Vlaicu Nr. 4 3400 Str. Sibiului Nr 45 Str. Cernei Nr.3 27 Newpoint Street 3125 3400

nregistrri (records)

GM80AN 2/4/1976

22

Interaciunea cu datele stocate n tabele nu se face n mod direct. De regul, fiecrui tabel i sunt asociate alte obiecte (formulare, rapoarte, interogri), iar atunci cnd utilizatorul are nevoie de anumite date va apela un formular sau un raport care va gsi datele i le va afia pe ecran n forma cerut. Interogarea (QUERY) este un obiect care permite vizualizarea informaiilor obinute prin prelucrarea datelor din una sau mai multe tabele i/sau alte cereri de interogare. Este un instrument foarte util pentru analiza datelor stocate n tabele. De exemplu, putei folosi o interogare pentru a genera o list cu telefoanele anumitor clieni sau pentru a determina suma ncasat de la clieni, de asemenea, putei obine date din mai multe tabele legate ntre ele. Practic, numrul ntrebuinrilor care se pot da acestor obiecte este nelimitat: putei vizualiza nregistrrile care ndeplinesc o anumit condiie prin intermediul interogrilor de selecie (Select Query); putei modifica, aduga i chiar terge date din tabele folosind tipurile de interogri specifice acestor operaii: Update, Append i Delete Query; putei sorta nregistrrile dup cmpuri sau grupuri; putei efectua calcule pe grupuri de nregistrri; putei combina mai multe tabele sau interogri. Interogarea este, n esen, o ntrebare sau o cerere stocat. Aa cum datele sunt stocate n tabele (table) i cererile sunt stocate n obiecte de tip Query. Odat creat, o interogare poate fi apelat de ori cte orie este nevoie. Formularul (FORM) este un obiect care permite introducerea datelor, afiarea acestora sau controlul ntregii aplicaii. Formularul constituie interfaa dintre utilizator i datele stocate n baza de date, de aceea va fi folosit foarte frecvent. Formularele simplific vizualizarea, introducerea i modificarea datelor. n majoritatea cazurilor va putei gndi la ele ca fiind reprezentri pe ecran ale formularelor pe hrtie, cu care suntei deja obinuii s lucrai. Modul de completare al datelor n formularul Access este asemntor cu completarea unui formular pe hrtie, numai c datele introduse pe ecran vor fi stocate in unul sau mai multe tabele i pot fi folosite ulterior la ntocmirea diferitelor situaii. Prin intermediul formularelor se pot realiza diverse operaii cum ar fi: sortarea, cutarea, actualizarea unor date dar pot fi folosite i ca parte a interfeei aplicaiei dumneavoastr. Folosind butoanele de comand putei deschide alte formulare sau rapoarte atunci cnd este nevoie. Raportul (REPORT) este un obiect care permite formatarea i tiprirea, sub form de documente, a informaiilor obinute n urma consultrii bazei de date. 23

Cu toate c formularele reprezint un instrument excelent pentru introducerea i afiarea datelor pe ecran, rapoartele sunt principalele dispozitive de ieire in Access. Rapoartele pot fi previzualizate pe ecran, tiprite la imprimanta, vizualizate ntr-un navigator Internet (browser), etc. Sunt foarte uor de creat i sunt instrumente puternice de prezentare a datelor. Putei crea cu ajutorul acestor obiecte diverse situaii de ieire pentru aplicaia dumneavoastr, de exemplu, lista clienilor firmei pe localiti sau judee. Pagina Web de accesare a datelor (PAGES) reprezint un obiect care include un fiier HTML i alte fiiere suport n vederea furnizrii accesului la date prin intermediul browser-elor Internet. Acest obiect permite vizualizarea datelor n mediul Internet. Comanda Macro (MACRO) reprezint un obiect care conine o definiie structurat a uneia sau mai multor aciuni pe care Access le realizeaz ca rspuns la un anumit eveniment. Aceste obiecte sunt foarte utile deoarece permit automatizarea diverselor evenimente fr ca realizatorul aplicaiei s trebuiasc s cunoasc limbajul VBA (Visual Basic for Applications). Modulul (MODULE) reprezint un obiect care conine proceduri definite de utilizator i scrise n Visual Basic. Astfel, introducei ntr-un modul codul procedurii, apoi folosii obiectele eveniment (sau alte proceduri) pentru a executa procedura. Toate obiectele descrise mai sus vor fi detaliate in capitolele urmtoare.

3. Meniurile

i op iunile lor

Op iunile din cadrul meniurilor au urmtoarele caracteristici [Avram-Ni chi et al.]: Op iunile din cadrul unui meniu sunt grupate logic n func ie de ac iunile de executat, grupele de op iuni sunt delimitate printr-o linie orizontal; Unele op iuni au afi ate dup nume trei puncte (). Aceste puncte indic faptul c selectarea op iunii respective va avea ca efect deschiderea unei ferestre de dialog cu informa ii suplimentare. Comenzile care nu sunt urmate de cele trei puncte se vor executa imediat ce au fost selectate. Unele op iuni din meniu sunt dezactivate (apar afi ate ters) i nu pot fi selectate ntr-un anumit context. De exemplu, op iunea Save din meniul File nu va fi activ atta timp ct nu exist o baz de date deschis.

24

Dac n dreptul unei op iuni apare un vrf de sgeat (), prin selectarea op iunii respective se va deschide un alt nivel de submeniuri; Unele op iuni au o pictogram n fa a numelui ceea ce nseamn c acea op iune este disponibil i dintr-o bar de instrumente prin intermediul butonului cu pictograma respectiv. Anumite op iuni sunt urmate de o combina ie de forma Ctrl+liter. Acele op iuni pot fi accesate direct prin combina ia de taste respective (Save Ctrl+S, Print Ctrl+P, Copy Ctrl+C, Paste Ctrl+V, etc.) Dac la finalul listei de op iuni apar dou vrfuri de sgeat ( ) anumite op iuni nu sunt afi ate - pentru a vizualiza lista complet de op iuni utilizatorul trebuie s pozi ioneze mouse-ul pe aceste sge i. 3.1. Meniul File: con ine comenzi pentru manipularea bazelor de date crearea, deschiderea, salvarea i nchiderea bazelor de date dar i op iuni pentru tiprirea, importul i exportul datelor. Principalele op iuni ale acestui meniu:

Fig. 5. Op iunile meniului File

New (Ctrl+N) crearea unei baze de date; Open (Ctrl+O) deschiderea unei baze de date create anterior; Get external data importul datelor din surse externe: din baze de date (Ms Access, dBASE, Paradox, ODBC Databases), foi de calcul tabelar (Excel, Lotus 1-2-3), fi iere HTML sau fi iere text. Close nchiderea unei baze de date; Save (Ctrl+S) salvarea obiectelor bazei de date. Save as salvarea obiectelor bazei de date cu un alt nume (sau sub alta form tabel, formular, raport). Export exportul datelor n fi iere text, foi de calcul tabelar, baze de date sau alte formate. 25

Page Setup setarea paginii permite setarea marginilor (sus, jos, stnga, dreapta), selectarea formatului de pagin i a orientrii acesteia i ntroducera numrului de coloane pentru fiecare pagin; Print Preview previzualizare nainte de tiprire; Print (Ctrl+P) afi area ferestrei de dialog Print care permite selectarea imprimantei, introducerea intervalului paginilor care urmeaz a fi listate i numrul de copii; Send to trimiterea bazei de date direct la un email; Database Properties afi eaz propriet ile bazei de date tipul de fi ier, loca ia de stocare, dimensiunea, numele MS-DOS, data crerii, modificrii, data ultimei accesri, atributele fi ierului, etc. Exit nchiderea aplica iei Microsoft Access. 3.2. Meniul Edit: con ine op iuni pentru editarea obiectelor bazei de date.

Fig. 6. Op iunile meniului Edit

Undo (Ctrl+Z): anularea efectului unei ac iuni anterioare; Cut (Ctrl+X): mutarea textului sau a obiectelor selectate n memoria Clipboard; Copy (Ctrl+C): copierea textului sau a obiectele selectate n memoria Clipboard; Paste (Ctrl+V): copierea con inutului memoriei Clipboard n pozi ia curenta a cursorului. Create Shortcut: crearea unei scurtturi pentru un obiect al bazei de date pentru a fi apelat mai u or. Delete: tergerea elementelor selectate; Rename: redenumirea obiectelor bazei de date. 3.3. Meniul View: con ine op iuni pentru vizualizarea obiectelor bazei deVizualizarea obiectelor bazei de date Afiarea obiectelor sub forma unor pictograme mari Afiarea obiectelor sub forma unor pictograme mici Afi area unei liste cu obiectele bazei de date Afi area unor informa ii detaliate pentru fiecare obiect Aranjarea obiectelor BD dup nume, tip, data crerii, data actualizrii sau aranjare automat. Alinierea pictogramelor Afi area ferestrei cu propriet ile obiectului selectat Afi area ferestrei Code Activarea sau dezactivarea truselor de instrumente de pe ecran Remprosptarea imaginii de pe ecran

Fig. 7. Op iunile meniului View

26

date. 3.4. Meniul Insert: permite inserarea unor obiecte noi (tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini web, macro-uri sau module) n baza de date. Dup selectarea unei op iuni pe ecran va aprea fereastra pentru crearea unui obiect nou de tipul respectiv (fereastra New Table pentru tabele, etc.). AutoForm i AutoReport sunt op iuni cu ajutorul crora se poate crea rapid un formular sau un raport pe baza datelor dintr-un tabel. Este cea mai simpl i mai rapid modalitate de creare a formularelor/rapoartelor.

Fig. 8 Op iunile meniului Insert

3.5. Meniul Tools: permite utilizarea diverselor instrumente ale sistemului Microsoft Access 2000.Verificarea lexical a textului Corectarea automat a textului Asigurarea legturii cu Microsoft Word i Microsoft Excel

Asigurarea colaborrii online cu al i utilizatori Crearea legturilor ntre tabele Analiza tabelelor, a performan elor, realizarea documenta iei Utilitare pentru baze de date: pentru convertirea BD, compactarea i repararea BD, legarea tabelelor, crearea tablourilor de comanda (Switchboard), crearea fi ierelor MDE Introducerea unei parole pentru BD, asigurarea protec iei BD, criptarea/decriptarea BD Crearea copiilor de siguran pentru BD Stabilirea parametrilor de lansare a unei aplica ii Lansarea editorului Visual Basic, rularea macrocomenzilor Adugarea controalelor ActiveX Adugarea unor programe Add-In Adugarea/ eliminarea unor truse de instrumente, controale, op iuni Setarea op iunilor sistemului Microsoft Access

Fig. 9. Op iunile meniului Tools

3.6. Meniul Window: include op iuni destinate gestiunii ferestrelor deschise aranjarea pe orizontal a ferestrelor (Tile Horizontally), aranjarea pe vertical a ferestrelor (Tile Vertically), afi area ferestrelor n cascad (Cascade), aranjarea pictogramelor (Arange 27

Icons), ascunderea

i reafi area ferestrelor pe ecran (Hide/Unhide).

3.7. Meniul Help: con ine op iuni pentru accesarea fi ierului de asisten (Help). Prin intermediul acestui meniu utilizatorul poate ob ine informa ii referitoare la comenzile, func iile, op iunile sistemului Microsoft Access. Informa iile pot fi accesate direct sau prin intermediul asistentului Office (Office Assistant). Fereastra Help are trei tab-uri: Contents cuprinde un manual de utilizare a sistemului Microsoft Access; Answer Wizard permite utilizatorului s caute informa ii dup o propozi ie sau o combina ie de cuvinte i tab-ul Index permite utilizatorului s caute informa ii dup cuvinte cheie.

4. Proiectarea structurii bazei de datePrima faz n proiectarea bazei de date trebuie s fie analiza obiectivului urmrit. Pentru a realiza acest lucru trebuie s rspundei la urmtoarele ntrebri: Ce informaii vei stoca? Cine le va folosi? De ce fel de ieiri avei nevoie? Atunci cnd proiectai o baz de date trebuie s urmai o serie de pai: 1. Determinai scopul bazei de date. Acest lucru v ajut s stabilii ce fel de date vrei s stocai n baza de date pe care o vei crea (ex. gestiunea personalului, evidena stocurilor). 2. Determinai tabelele de care avei nevoie. Odat ce avei un scop clar stabilit, putei mpri informaiile n subiecte separate, ca se exemplu Angajai, Clieni, sau Comenzi. Fiecare subiect va fi un tabel n baza de date. Numele tabelului trebuie s fie sugestiv pentru informaiile pe care le va conine. 3. Determinai cmpurile de care o s avei nevoie n tabele. Hotri ce fel de informaii vor fi stocate n cadrul tabelelor. Fiecare categorie de informaii dintr-un tabel poart denumirea de cmp (field) i fiecare cmp va fi afiat pe o coloan n tabel. De exemplu, un tabel cu denumirea Angajai poate s aib urmtoarele cmpuri: Nume, Prenume, Data angajrii, Salar_brut, Impozit. 4. Determinai relaiile dintre tabele. Analizai cu atenie tabelele i stabilii legturile care exist ntre datele coninute n tabele diferite. n cazul n care nu putei stabili relaii ntre tabele, introducei tabele sau cmpuri de legtur.

28

5. mbuntirea proiectului. Analizai proiectul pentru a gsi eventuale erori. Creai tabelele i adugai cteva nregistrri de prob. Vedei dac putei obine din tabele rezultatele de care avei nevoie, facei modificri dac este nevoie. Pentru a parcurge etapele de mai sus putei folosi o tabl de scris sau hrtie i creion pentru c vei face multe modificri pn vei ajunge la o form de proiectare acceptabil. Experimentai modelul proiectat, introducei date de test, creai formulare i rapoarte de prob. Asigurai-v c datele sunt stocate n mod corespunztor n baza de date i c putei obine toate informaiile i situaiile finale dorite. Este mult mai dificil s modificai tabelele, formularele, rapoartele dup ce au fost introduse date reale. 4.1. Proiectarea tabelelor Datele sunt stocate n nregistrrile tabelelor, iar pentru a putea fi regsite uor acestea trebuie s fie bine organizate n cadrul lor. De aceea, trebuie acordat o atenie deosebit fazei de proiectare a bazei de date. Aspectele care trebuie s le urmrii atunci cnd ncepei s lucrai cu tabele sunt: mprii informaiile lungi n uniti mai mici. De exemplu, n loc s stocai numele clienilor ntr-un singur cmp, folosii dou cmpuri, unul pentru nume i altul pentru prenume avnd astfel posibilitatea s sortai sau s selectai datele separat att dup nume ct i dup prenume. Datele stocate n fiecare cmp trebuie s constituie cea mai mic unitate de informaie, ceea ce nseamn ca ele s nu mai poat fi mprite n componente mai mici. Stocarea corect a adreselor clienilor se va face n cmpuri diferite: strada i numr, ora, jude i cod potal. Evitai redundana. Nu introducei aceeai informaie n mai mult de un cmp. De exemplu, dac avei n tabel un cmp data_naterii nu mai trebuie s stocai in tabel i vrsta persoanei pentru c aceasta se poate calcula din data naterii. De asemenea, nu repetai aceleai date n mai multe tabele.

Folosii cmpuri de tip text pentru a stoca numere de telefon, codul numeric personal sau codul potal. Aceste numere sunt secvene arbitrare de caractere folosite pentru identificare, nu sunt valori numerice. Un numr de telefon poate s nceap cu 0 i poate s conin caractere despritoare (0745-466789) de aceea, cea mai bun form de stocare o reprezint cmpul text. Fiecare tabel trebuie s aib o cheie primar care s identice n mod unic fiecare articol (nregistrare) din tabel. Folosirea cheilor ajut la prevenirea introducerii de date duplicate. O cheie a unui tabel se aseamn cu cota care se atribuie crilor ntr-o bibliotec: aceasta 29

este un identificator unic ce controleaz ordonarea i nregistrarea crilor, identific duplicatele i evit confuziile care pot s apar atunci cnd dou volume au acelai autor sau au acelai titlu. Toate datele trebuie s fie mutual dependente. Cu alte cuvinte, nici un cmp nu trebuie s depind de informaiile aflate n alt cmp al aceluiai tabel. De exemplu, dac un tabel de eviden a vnzrilor conine preul unitar, cantitatea vndut i ncasri, avem de a face cu un cmp dependent. Astfel, dac schimbm valoarea preului unitar, sau valoarea cantitii vndute, trebuie s actualizm i valoarea din cmpul ncasri pentru ca datele s fie consistente. Pentru a nltura dependena, cmpul ncasri trebuie eliminat din structura tabelului i trebuie nlocuit cu un control calculat sau cu o expresie de interogare. Urmrii cu atenie cmpurile rmase necompletate. Dac un cmp rmne necompletat nseamn c datele nu se aplic la acea nregistrare. Toate cmpurile trebuie s aib o legtur cu cmpul cheie primar.

5. Crearea unei baze de dateExist dou posibiliti de creare a bazelor de date: a) crearea unei baze de date vide, n care construirea obiectelor se face de la zero; b) crearea unei baze de date folosind Database Wizard. Pentru a construi o baz de date nou se execut urmtoarele operaii: 1. n fereastra principal (vezi fig.1.) se selecteaz Blank Access database i se activeaz butonul OK. 2. n caseta de dialog cu titlul File New Database (fig.3) se execut urmtorii pai: ). n urma se selecteaz lista Save in (prin clic pe butonul acestei operaii apare lista unitilor de disc disponibile i a elementelor de pe Desktop. se selecteaz unitatea de disc unde va fi salvata noua baz de date. n interiorul ferestrei va aprea o list cu directoarele (folderele) disponibile. se selecteaz folderul unde va fi stocat baza de date; se introduce numele bazei de date n lista File Name;

30

se activeaz butonul Create.

se selecteaz directorul

aici se introduce numele BD

Fig. 10. Fereastra File New Database

O baz de date nou se mai poate crea i folosind meniul sistem Access, alegnd opiunea New din meniul File, urmat de introducerea numelui corespunztor bazei de date ce urmeaz a fi creat. Crearea unei baze de date folosind asistenii Database Wizard este mult mai simpl i rapid dar prezint dezavantajul de a nu fi aa de flexibil. Un vrjitor este un instrument complex (program specializat) cu ajutorul cruia se realizeaz n mod automat o baz de date sau anumite obiecte (tabele, formulare, rapoarte, interogri, pagini web pentru prezentarea datelor) lund n considerare preferinele utilizatorului. Vrjitorul prezint o serie de casete de dialog pentru fiecare etapa. La fiecare pas utilizatorul trebuie s aleag o serie de opiuni din grupul de opiuni posibile pentru a trece la urmtorul pas. Database Wizard creeaz o aplicaie la cheie, genernd toate tabelele, formularele i rapoartele necesare pentru realizarea unei anumite funcii. Vrjitorul ofer posibilitatea de a alege din mai multe baze de date predefinite, destinate fie utilizrii n scop personal, fie utilizrii n cadrul unei firme. Pentru a vedea lista acestor baze de date selectai opiunea New din meniul File i apoi executai clic pe categoria Databases din fereastra de dialog New. Utilizarea Database Wizard:

31

1. Lansarea n execuie a instrumentului Database Wizard: deschide i

programul Access. Din fereastra de dialog (fig.1) care apare pe ecran selectai opiunea: Access database wizards, pages and projects i executai clic pe OK. Pe ecran va aprea urmtoarea caset de dialog:Modaliti de vizualizare

Fereastra Preview

Baze de date disponibileFig. 11. Fereastra New

Se selecteaz o baz de date i se execut clic pe butonul OK. 2. Cea de-a doua fereastr a vrjitorului este o fereastr de dialog File (Fig. 10). Vrjitorul i acord noii baze de date un nume care poate fi schimbat. 3. Pentru a merge mai departe se alege butonul Create, iar pentru a anula operaia se execut clic pe butonul Cancel. 4. Vrjitorul afieaz o fereastr n care descrie tipul de informaii pe care baza de date le conine. De exemplu, BD Asset Tracking include date referitoare la active, amortizare, ntreinere, angajai, departamente i vnztori. BD Contact Management conine informaii de contact i date referitoare la convorbiri. Dac executai clic pe butonul Finish vrjitorul va nchide fereastra Database Wizard i va deschide noua aplicaie; dac executai clic pe Cancel, vrjitorul va terge tot ce ai realizat pn n acest moment i se va nchide. Dac dorii s mergei mai departe, executai clic pe butonul (soft) Next.

32

5. Fiecare tabel din noua aplicaie conine anumite cmpuri prestabilite. Se

pot aduga sau terge cmpuri prin intermediul ferestrei de dialog:

Tabelele aplicaiei

Cmpurile din tabelul selectat

6. Urmtoarea fereastr de dialog v permite s alegei stilul de afiare al

ecranelor dintr-o list de valori predefinite.

33

7. n urmtoarea caset de dialog se selecteaz unul din stilurile predefinite

de raport.

8. Prin intermediul ferestrei de mai jos se poate schimba titlul bazei de date

si se poate adaug o imagine care s apar pe rapoartele construite.

9.

n ultima caset de dialog a vrjitorului lsai selectat opiunea Yes, Start the Database, confirmnd astfel c dorii s vedei baza de date. Cea de-a doua opiune Display Help on using Database deschide o 34

fereastr Help. Pentru a finaliza aplicaia executai clic pe butonul Finish. Access va genera i va deschide noua baz de date.

6. Opera ii asupra bazelor de date6.1. Deschiderea unei baze de date existente n cazul n care se urmrete consultarea, modificarea sau actualizarea unei baze de date creat anterior, aceasta va trebui, mai nti, s fie deschis prin intermediul opiunii Open An Existing File (din fereastra de dialog care apare pe ecran la intrarea n aplicaia Ms. Access). O baz de date mai poate fi deschis i folosind meniul sistem Access, alegnd opiunea Open din meniul File. 6.2. Salvarea modificrilor unei baze de date Prin modificarea unei baze de date Access se nelege modificarea obiectelor ce o compun. Modificarea unui obiect va atrage dup sine o ntrebare din partea SGBD-ului Access dac aceasta modificare va fi sau nu salvat. n concluzie orice modificare a obiectelor se salveaz local nefiind necesar salvarea ntregii baze de date. 6.3. Redenumirea bazei de date Pentru a putea redenumi o baz de date aceasta trebuie s fie mai nti nchis. Se selecteaz op iunea Open din meniul File, se caut baza de date i se selecteaz op iunea Rename din meniul contextual ( sau din meniul Tools al ferestrei Open). 6.4. Crearea unei copii pentru baza de date Pentru a crea o copie pentru o baz de date aceasta trebuie s fie mai nti nchis. Se selecteaz op iunea Open din meniul File, se caut baza de date i se selecteaz op iunea Copy din meniul contextual i pe urm op iunea Paste.

Verificarea cunotinelor1. Deschide i programul Microsoft Access. 2. Identifica i elementele ferestrei de baz a aplicaiei Microsoft Access. 3. Explicai efectul tuturor opiunilor din meniurile: File, Edit, View i Window. Pentru rezolvarea acestui exerciiu v putei folosi de Help. 4. Crea i cu ajutorul Wizard-ului o baz de date pentru managementul evenimentelor. Aduga i pe urm cinci nregistrri.

35

UNITATEA 3 TABELESintez

1. Crearea tabelelorAccess organizeaz o baz de date n felul urmtor: Fiierul de baze de date este fiierul principal care cuprinde pe lng datele cuprinse n tabele i obiecte: interogri pentru analiza datelor, formulare pentru interaciunea cu datele, rapoarte pentru tiprirea rezultatelor, macro i module pentru extinderea funcionalitii aplicaiilor i pagini web. Fiierul este salvat cu extensia .mbd (ex. Agentie.mbd). Tabelul (Table) este o colecie de date specifice unui anumit subiect, stocate pe linii i coloane. n baza de date pot exista mai multe tabele. (ex.: Clieni, Comenzi). Cmpul (Field) reprezint o coloan n cadrul tabelului, i este cea mai mic unitate de date din cadrul bazei de date. (ex.: numele i prenumele clientului) Tipul de date (Datatype) este o proprietate a fiecrui cmp. O coloan poate stoca doar date de un anumit tip, de ex. cmpul data_nasterii va conine doar date calendaristice iar cmpul nume va conine doar tipul text).

Baza de date

Tabel

Cmp

Tip de date

Valoare

Fig. 12. Organizarea BD

Valoarea reprezint valoarea introdus ntr-un cmp. De exemplu, n cmpul Nume, de tip text, se poate stoca valoarea Ionescu. Crearea structurii tabelelor se refer la definirea cmpurilor (coloanelor) tabelelor i, dup cum se observ n fereastra Database ( fig. 11), acest lucru se poate face n trei moduri: 1. Utiliznd fereastra de proiectare - CREATE TABLE IN DESIGN VIEW 2. Prin introducerea datelor - CREATE TABLE BY ENTERING DATA 3. Utiliznd instrumentul Wizard - CREATE TABLE BY USING WIZARD Modul cel mai eficient de creare a tabelelor l reprezint utilizarea ferestrei de proiectare, motiv pentru care se vor prezenta mai nti pe scurt celelalte dou moduri. Crearea unei tabele utiliznd instrumentul wizard permite adugarea unor cmpuri standard ce exist deja n cadrul bibliotecilor de tabele standard. De exemplu dac se dorete realizarea unei tabele cu clieni (CUSTOMERS) utilizndu-se instrumentul wizard, se pot selecta anumite cmpuri standard 36

pentru acest tabel precum i relaiile pe care acestea le au cu alte tabele. Nu se recomand aceasta modalitate deoarece cmpurile din cadrul tabelelor standard au fost create pentru sistemul de lucru anglo-saxon care n unele privine nu corespunde cu sistemul romnesc. Utilizarea celui de-al doilea mod de creare a tabelelor reprezint o form rapid de a introduce datele. Ea nu poate fi aplicat eficient n cadrul realizrii de aplicaii complexe. Revenind la primul mod de creare al unei tabele, prin realizarea unui dublu-clic pe Create Table In Design View pe ecranul monitorului va aprea fereastra Table. n aceast fereastr se definesc numele cmpurilor FIELD NAME, tipul de date DATA TYPE i opional o descriere a cmpului respectiv DESCRIPTION.

Fig. 13. Fereastra Database

Putei s creai un tabel i apelnd opiunea New din bara de meniu a ferestrei Database.

37

n Access exist dou modaliti de vizualizare a tabelelor:

Datasheet View (

): permite introducerea de date (articole) n tabel.

Design View ( ): este modul de vizualizare n care se definete structura tabelului bazei de date (modul care permite introducerea cmpurilor cu tipul de data asociat i descrierea corespunztoare). Pentru a comuta ntre modurile datasheet view i design view, se executa clic pe butonul din colul stnga-sus al ferestrei aplicaiei Microsoft Access. De exemplu dac avem un tabel Judee cu urmtoarele cmpuri: cod_jude text(2) i judetext(30) acesta va putea fi afiat n dou moduri:

Fig. 14. Tabelul Judee deschis n mod Datasheet

Fig. 15. Tabelul Judee deschis n mod Design View

38

2. Caracteristicile cmpurilor Numele: Microsoft Access 2000 permite ca numele de cmp s fie format din mai multe cuvinte, de exemplu Nume client. n versiunile mai vechi de Access denumirea unui astfel de cmp ar fi putut fi scris cu simbolul underscore (_) adic Nume_client. Numele cmpului poate fi stabilit dup dorin ns se recomand alegerea unui nume scurt care s indice rolul cmpului respectiv. Tipul de date: este o caracteristic ce stabilete modul n care datele sunt nregistrate pe suportul de memorare i modul n care acestea sunt interpretate i prelucrate. De exemplu, dac avem un cmp de tip date/time vom putea introduce n acest cmp doar date calendaristice iar operaiile pe care Access le poate efectua asupra informaiilor stocate n acest cmp sunt specifice tipului de date date/time. n continuare prezentm tipurile de date disponibile pentru cmpuri: Tip de date Access Descrierea tipului de dateCel mai des folosit tip de date. Un cmp de tip text poate conine pn la 255 caractere alfanumerice. Numerele care nu sunt folosite pentru calcule vor fi stocate n cmpuri de tip text (nr. telefon, cod potal, CNP, numerele de nregistrare, nr. matricol). Poate conine cantiti mari de text sau numere cel mult 64.000 caractere. Se folosesc pentru a oferi comentarii descriptive i notie. Conine mai multe subtipuri de date: Long Integer, Byte, Integer, Single Double, Replication ID. Se utilizeaz atunci cnd dorim s stocm date numerice care vor fi folosite pentru calcule matematice.

Tip de date

TEXT Alfanumerice

MEMO

NUMBER

Numerice

Genereaz numere unice n mod automat de AUTONUMBER fiecare dat cnd se introduce un nou articol n tabel. Poate ndeplini rolul de cheie primar atunci cnd nu mai exist n tabel o alt cheie. CURRENCY Format special pentru uniti monetare, proiectat pentru a preveni erorile de rotunjire care ar afecta operaiile contabile. Cmpurile logice (booleene) folosesc valori logice numerice de tip ntreg 1 pentru cmpurile YES (TRUE) i 0 pentru NO (FALSE). Stocheaz data calendaristic i ora ntr-un format special fix. Se folosete formatul englez de data lun/zi/an, spre deosebire de cel romnesc zi/lun/an.

YES/NO Date calendaristice

DATE/TIME

39

Tip de dateObiecte mari

Tip de date AccessOBJECT OLE

Descrierea tipului de dateInclude elemnte grafice realizate din puncte (bitmap), desene vectoriale, fiiere cu semnale audio i alte tipuri de date ce pot fi create de o aplicaie OLE SERVER. Este un text sau o combinaie de text cu numere stocat ca un text i folosit ca adres a unei pagini Web. Conine 3 parti: textul afiat, adresa i subadresa. Fiecare parte poate avea maxim 2048 caractere.

Adrese Internet

HYPERLINK

Tabel 1. Tipuri de date disponibile n Ms. Access

Dac din lista Data Type se alege Lookup Wizard se va crea un cmp a crui valori pot fi ncrcate dintr-o list derulant. Elementele listei pot fi valori tastate de utilizator sau valori con inute ntr-un cmp al unui tabel sau interogare existent.

3. Proprietile cmpurilor1. Field size (Dimensiunea cmpului): n aceast zon se introduce numrul maxim de caractere permis pentru cmpul respectiv, n funcie de tipul de date al acestuia. Putem crea un cmp de tip text cu dimensiune fix introducnd n celula Field Size valoarea corespunztoare lungimii fixe dorite (un numr de la 1 la 255). n mod prestabilit Access creeaz un cmp de tip text care poate cuprinde 50 de caractere. Dac importm cmpuri de date cu lungime mai mare Access le va trunchia astfel se vor pierde caracterele cele mai din dreapta care depesc limita indicat. 2. Format (Formatul n care sunt afiate datele): - n Access fiecare tip de date are mai multe opiuni predefinite de afiare. De exemplu, o dat de tip dat/or poate fi afiat n mai multe forme:

40

3. Decimal places (Numrul de zecimale): n cadrul acestei proprieti se stabilete numrul de zecimale ce pot fi atribuite unui cmp. 4. Input Mask (Formatul de introducere): se refer la impunerea unui anumit format pentru toate datele incluse n cadrul acestui cmp. O masc de intrare este folosit ntr-un cmp pentru a formata informaia i a controla ce valori pot fi introduse. De exemplu masca >LLLL este format din dou pri: simbolul > care transform toate caracterele introduse de utilizator n majuscule i irul de caractere LLLL ce reprezint nlocuitori pentru litere (A-Z, fr spaii). Utilizatorul va putea introduce n cmp exact patru litere, n caz contrar Access va afia un mesaj de eroare. Pot fi folosite pentru tipurile de date: Text, Date/Time, Number, Currency. Iat cteva exemple: pentru formatul datei: 00-00-00 pentru numr matricol: 000 pentru numere de nmatriculare: LL00LLL

nlocuitorii de caractere pot fi: - 0 pentru numere (0-9); - 9 pentru numere sau pauze; - L pentru litere (A-Z). 5. Caption (Eticheta): permite specificarea unui anumit nume atribuit cmpului, nume care va fi afiat n cadrul rapoartelor, formularelor, tabelelor. 6. Default value (Valoare automat): este valoarea atribuit automat atunci cnd utilizatorul nu introduce nici o valoare n acel cmp. 7. Validation rule (Regulile de validare): testeaz prin intermediul unui criteriu (expresie Access) valorile introduse n cmpurile bazei de date i nu permit introducerea de date care nu respect acel criteriu. De exemplu, regula >0 permite doar introducerea numerelor pozitive, iar >= 10 AND Programs->Microsoft Access; 2. se selecteaz opiunea Blank Access Database din fereastra Microsoft Access; 3. din lista Save in se selecteaz directorul unde va fi salvat baza de date, iar n lista File Name se introduce numele Clienti dup care se activeaz butonul Create. Pentru a crea un tabelul Infoclieni selectai opiunea Create table in Design view, sau selectai opiunea New ( ) din bara de meniu a aceleiai ferestre i apoi opiunea Design view. Pe ecran va aprea o fereastr n care vei introduce numele cmpurilor, tipul acestora i o scurt descriere dup cum urmeaz:

1. Aici se introduce numele cmpului.

2. Se selecteaz tipul de date din list.

3. Se introduce o scurt descriere.

4. Se selecteaz mrimea cmpului

Fig. 16. Modul de introducere a structurii unui tabel

Se repet cei patru pai pentru fiecare cmp n parte. n seciunea Field Properties se pot introduce informaii legate de cmpuri, reguli de validare, valori implicite ale datelor ce vor fi introduse n tabel. Dup ce ai introdus toate categoriile trebuie s stabilii o cheie primar pentru tabelul creat. Cheia trebuie s identifice n mod unic fiecare nregistrare din tabel i s previn apariia duplicatelor, n cazul nostru cmpul care ndeplinete condiiile de cheie primar este cod_cl. 44

Stabilirea cheii primare se poate face prin dou modaliti, dup cum urmeaz: 1. se selecteaz cmpul cod_cl; 2. se selecteaz butonul din trusa de instrumente Database sau (folosind meniul sistem Access) se activeaz opiunea Primary Key din meniul Edit.

1. Se selecteaz cmpul 2. Selectai fie simbolul iconic - cheie, din trusa standard, fie opiunea Primary Key din meniul Edit

Se salveaz tabelul, selectnd opiunea Save din meniul File, iar n fereastra care apare se introduce denumirea tabelului InfoClienti.

) din meniul Pentru a aduga articolele se selecteaz Datasheet View ( View iar n fereastra care apare pe ecran se completeaz urmtoarele date:Cod Nume Prenume client 1 2 3 4 5Opri Plesan Sitaru Pascu Radu Sorin Adela John Popescu Adriana

AdresaStr. Horea Nr. 4 Str. Cernei Nr.3

LocalitateCluj-Napoca Cluj-Napoca

JudCJ CJ SB CJ CJ

Cod postal23451 23780 34758 34214 34561

Telefon

Data nasterii

Str. Plopilor Nr. 6 Cluj-Napoca Str. Sibiului Nr 45 Medias Str. Alverna Nr 45 Cluj-Napoca

0264/552302 02/04/1968 0264/440016 03/05/1974 0269/667980 08/09/1959 0264/418788 06/09/1962 0275/938566 04/02/1976

45

Verificarea cunotinelor1. Tipul de date currency este: a. Un format special pentru introducerea unor comentarii descriptive i a unor notie; b. Un format special pentru uniti monetare ; c. Un tip de date folosit pentru stocarea datelor calendaristice. 2. Care dintre caracterele /simbolurile de mai jos nu poate fi inclus n numele unui cmp al unei baze de date? a. y (caracterul y). c. _ ( underscore). b. 9 (cifra 9). d. . (caracterul punct)

3. Cum se aliniaz implicit datele introduse n tabel ntre marginile unui cmp de tip data calendaristic (Date/Time)? a. La stnga (Left). c. La centru (Center). 4. b. La dreapta (Right). d. ntre margini (Justify).

Precizai care dintre urmtoarele afirmaii sunt adevrate. a. b. c. d. Coloanele sunt cmpuri (fields). Rndurile sunt nregistrri (records). Coloanele sunt nregistrri (records). Rndurile sunt cmpuri (fields).

5. Care operaiune nu se efectueaz n cazul modificrii structurii unei baze de date? a. Modificarea lungimii unor cmpuri. c. Adugarea unor cmpuri. e. tergerea unor cmpuri. b. Modificarea tipului unor cmpuri. d. Adugarea unor articole. f. Modificarea denumirii cmpurilor.

6. Care dintre irurile de cifre si/sau caractere de mai jos este admis ntr-un cmp de tip numeric ntreg? a. +125H3 b. -196 3 c. 52.34 d. 99999 e. 9658 7. Dintre variantele de mai jos, care nu este o caracteristic a cmpurilor? a. Numele b. Tipul de date c. Dimensiunea d. Extensia 8. Ce rol are cheia primar? 46

9. Asupra cheii primare a unui tabel SGBD-ul impune anumite restricii: A. nu sunt admise valorile nedefinite (NULL) pentru atributele unei chei primare; B. nu este permis introducerea unor valori negative; C. nici o valoare a unui atribut dintr-o cheie primar nu poate fi modificat n cadrul operaiilor de actualizare. a) Variantele A si B. c) Variantele B i C b) Variantele A si C. d) Toate variantele (A, B, C).

Aplica ii practiceI. S se creeze o baza de date avnd numele STUDENT i s se salveze n directorul personal. Baza de date va conine un tabel InfoStudent n care se vor stoca informaiile referitoare la studeni. Structura tabelului este urmtoarea: NRMAT numrul matricol de tip text 3 caractere Nume numele studentului de tip text 20 caractere Prenume prenumele studentului tip text 20 caractere DN data naterii de tip dat calendaristic ADR adresa studentului de tip text 30 caractere SCT secia (se va introduce AA sau SO ) - text - 2 caractere BRS bursier - da sau nu (Yes/No) Media media studentului de tip numeric-zecimal S se creeze tabela InfoStudent cu cmpurile aferente. S se stabileasc cheia primar pentru tabelul InfoStudent. Cmpul de date Media s permit introducerea unor valori mai mici sau egale cu 10.00. De asemenea, n cazul n care se introduc valori mai mari de 10.00 s se afieze urmtorul mesaj de eroare: Introducei valori mai mici dect 10!. 4. Pentru cmpul de date SCT se va impune condiia ca secia sa fie numai AA sau SO. 5. S se introduc cte 6 nregistrri, 3 studeni de la AA i 3 studeni de la SO. 6. S se ordoneze baza de date cresctor dup cmpul Nume. 7. S se ordoneze baza de date descresctor dup cmpul Media. 8. S se introduc un nou student, Popescu Ion de la secia AA. 9. S se tearg studentului de pe poziia a treia. 10. Modificai structura bazei de date prin adugarea unui nou cmp Loc. text (20), localitatea de unde provine studentul, dup cmpul adresa ADR. 11. S se completeze cmpul introdus cu informaiile corespunztoare pentru fiecare student. 47 1. 2. 3.

II. S se creeze o baz de date avnd numele CADRE i s se salveze n directorul personal. Baza de date va conine un tabel InfoCadre n care se vor stoca informaiile referitoare la cadrele didactice. Structura tabelului este urmtoarea: COD - codul cadrului - de tip text - 3 caractere Nume - numele cadrului didactic - de tip text - 20 caractere Prenume - prenumele cadrului didactic - tip text - 20 caractere DN - data naterii - de tip dat calendaristic UNV - universitatea - text - 3 caractere FCT - facultatea la care pred - text - 15 caractere CTD - catedra - text - 15 caractere SPEC - specialitatea - text - 30 caractere CML - cumul de funcii de tip Yes/No NRO - numr de ore - numeric - ntreg Se cere: 1. S se creeze tabelul InfoCadre cu cmpurile aferente. 2. S se stabileasc cheia primar a tabelului. 3. S nu se poat introduce n cmpul NRO valori mai mari de 50. 4. S se introduc 4 nregistrri (4 cadre didactice din catedre diferite). 5. S se sorteze tabela InfoCadre cresctor dup cmpul nume. 6. S se sorteze tabela InfoCadre descresctor dup cmpul NRO. 7. S se tearg cmpul DN i n locul lui s se introduc un nou cmp numit ADR (adresa) - text (30). III. S se salveze cele dou tabele InfoCadre i InfoStudent cu alt nume. Noile nume vor fi Cadr respectiv Stud. IV. S se tearg tabele InfoCadre i InfoStudent.

SumarUn sistem de baze de date este un sistem computerizat de pstrare a nregistrrilor. Componentele principale ale unui sistem de baze de date sunt: datele, elementele hardware, elementele software i utilizatorii. Sistemul de baze de date ofer ntreprinderii un control centralizat asupra datelor sale. Datele sunt fapte culese din lumea real pe baz de observaii i msurtori. Baza de date este un sistem integrat, coerent i partajat de fi iere. Sistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD) este software-ul care trateaz toate cererile de acces la baza de date. Microsoft Access 2000 este sistemul de gestiune a bazelor de date inclus n pachetul Microsoft Office 2000 Professional. 48

O baz de date Access - o colecie de obiecte: tabele (tables), cereri de interogare (query), formulare (forms), rapoarte (reports), pagini Web (pages), comenzi macro (macros) i module (modules). Tabelul este o colecie de date specifice unui anumit subiect, stocate pe linii i coloane O baz de date con ine unul sau mai multe tabele independente sau legate ntre ele. Coloanele tabelului reprezint cmpurile (fields) care se descriu prin nume, tip i alte atribute ale acestora. Liniile tabelului conin nregistrri (records) cu date corespunztoare coloanelor. Interogarea (QUERY) este un obiect care permite vizualizarea informaiilor obinute prin prelucrarea datelor din una sau mai multe tabele i/sau alte cereri de interogare. Formularul (FORM) este un obiect care permite introducerea datelor, afiarea acestora sau controlul ntregii aplicaii. Raportul (REPORT) este un obiect care permite formatarea i tiprirea, sub form de documente, a informaiilor obinute n urma consultrii bazei de date. Pagina Web de accesare a datelor (PAGES) permite vizualizarea datelor n mediul Internet. Comenzile Macro (MACRO) permit automatizarea diverselor evenimente fr ca realizatorul aplicaiei s fie nevoit s cunoasc un anumit limbaj de programare. Modulul (MODULE) reprezint un obiect care conine proceduri definite de utilizator i scrise n Visual Basic. Tipul de date: este o caracteristic ce stabilete modul n care datele sunt nregistrate pe suportul de memorare i modul n care acestea sunt interpretate i prelucrate. Cheia primar (Primary Key) - o coloan sau un set de coloane care identific n mod unic fiecare nregistrare din tabel. Cheia primar se alege dintre cheile candidat ale tabelului astfel nct aceasta s conin un numr minimal de coloane i s fie stabil. Nu sunt admise valorile nedefinite (NULL) pentru atributele unei chei primare.

Sarcini i teme ce vor fi notateStudierea de ctre studeni a materialului teoretic aferent modulului, cuprins n suportul curs i n bibliografia suplimentar indicat. Participarea la aplicaiile practice, teme de laborator, care s determine: familiarizarea mediul Microsoft Access 2000; observarea, vizualizarea, exploatarea comparativ a altor versiuni de Microsoft Access 2003, prin vizualizarea comparativ a acestora; Lucrarea practic nr. 1.

49

Lucrarea practic 1 (LP1)I. S se creeze o baza de date i s se salveze cu numele CLIENTI. Baza de date va conine un tabel InfoClienti n care se vor stoca informaiile referitoare la clien ii unei firme. Structura tabelului este urmtoarea: ClientID AutoNumber; Nume text 30 caractere Prenume text 30 caractere DN data naterii de tip dat calendaristic LN locul na terii text, 30 Cet enia text 50 Sex text 1 caracter ( M sau F) Adresa adresa clientului de tip text 100 caractere (n format Strada, Numr, Ap.) Localitate text, 50 Indicativ_judet text, 2 (SB Sibiu, BN Bistri a Nsud, etc.) CodTara numeric Long Integer, (1 Romania, 2 Ungaria, 3 Moldova, 4 Bulgaria, 5 Germania, 6 Italia) Telefon text 15 caractere TipActID numeric Long Integer (1 - Buletin identitate, 2 - Carte de identitate, 3 Pa aport, 4 Carnet de ofer) NrActID text - 15 caractere Emitent text, 30 DataExp data expirrii actului de identitate data calendaristic Email text, 50 S se creeze tabela InfoClienti cu cmpurile aferente. S se stabileasc cheia primar pentru tabelul InfoClienti. Cmpul de date CodTara s permit introducerea unor valori cuprinse intre 1 i 6. Valorile pentru acest cmp se vor alege dintr-o lista (Lookup).

1. 2. 3.

4. 5.

De asemenea, n cazul n care se introduc valori in afara intervalului s se afi eze urmtorul mesaj: Introducei valori ntre 1 i 6!. Cmpul de date SEX va con ine valoarea M pentru masculin sau F pentru feminin. S se introduc regula de validare corespunztoare. Cmpul de date TipActID s permit introducerea unor valori cuprinse intre 1 i 4. Valorile pentru acest cmp se vor alege dintr-o lista 50

(Lookup). n cazul n care se introduc valori in afara intervalului s se afi eze urmtorul mesaj: Introducei valori ntre 1 i 4!. 6. S se introduc 11 clien i din Romania i 3 din afara rii. Clien ii vor fi din localit i diferite. 7. S se ordoneze baza de date cresctor dup cmpul Nume. 8. S se ordoneze baza de date descresctor dup cmpul CodTara. 9. Modificai structura bazei de date prin adugarea unui nou cmp Cod_postal text (20), dup cmpul adresa. 10. S se completeze cmpul introdus cu informaiile corespunztoare pentru fiecare client. 11. Introduce i la final o nregistrare cu datele dumneavoastr. II. Comprimai (arhivai) baza de date cu utilitarul WinRAR (pute i s l descrca i gratuit de pe Internet) i transmite-i arhiva pe email la adresa veronica.rus@tbs.ubbcluj.ro sau pe portalul ID la adresa veronica.rus@portalid.ubbcluj.ro. Arhiva va avea numele format din numele i prenumele dumneavoastr urmat de textul LP1 (ex: pop_ana_lp1). n subiectul mesajului introduce i numele arhivei. Predarea lucrrii se face conform specificaiilor din seciunea Organizarea temelor n cadrul cursului, partea 1 a materialului. Bibliografia modulului 1. Avram-Nichi, R., Ghi oiu, N., et al., Elemente de baze de date i programare aplicate n economie, Ed. Risoprint, Cluj-Napoca, 2007. 2. Dollinger, Robert - Baze de date, Universitatea Tehnic Cluj-Napoca, 1994. 3. Harkins, S.S., Hansen, K., Gerhart, T., Utilizare Microsoft Access 2000, Teora, Bucureti, 1999. 4. Nstase, P., Mihai, F., Brbulescu, B., ova, R.A., Stanciu, A., Covrig, L., Baze de date n Microsoft Access 2000, Teora, Bucureti, 1999. 5. Mediul Internet.

51

Modulul IIUnitatea 4. Rela ii ntre tabele Unitatea 5. Interogri Unitatea 6. Limbajul SQL Scop i obiective Scop Acest modul urmre te familiarizarea studen ilor cu obiectele de tip interogare (Query) i cu limbajul standard de interogare (SQL). Cursan ii vor nv a cum s ob in informa iile de care au nevoie dintr-o baz de date folosind interogrile i limbajul SQL. Obiective Definirea noiunilor de cheie candidat i cheie strin; Clasificarea relaiilor ntre dou tabele; Crearea rela iilor ntre dou sau mai multe tabele; Definirea integrit ii refereniale; Identificarea tipurilor de interogri existente n Access; Utilizarea interogrilor pentru a obine diverse informaii din bazele de date; Proiectarea interogrilor folosind grila QBE; Prezentarea principalelor instruciuni ale limbajului SQL; Utilizarea instruciunilor SQL n Microsoft Access. Concepte de baz: Chei candidat, Chei strine, relaii, integritate referen ial, asociere (Join), Interogri (Queries), funcii, Interogri cu cmpuri calculate, Interogri cu parametru, Interogri de tip totaluri, Interogri de sintez, Interogri de aciune, SQL, instruciuni DDL, instruciuni DML, Create, Alter, Drop, Insert, Update, Delete i Select.

52

UNITATEA 4 RELAII NTRE TABELESintez ntr-o baz de date relaional datele pot fi stocate n unul sau mai multe tabele. Se recomand folosirea mai multor tabele ntre care exist legturi dect proiectarea unui singur tabel cu multe cmpuri. Unul din scopurile principale ale proiectrii bazelor de date relaionale este de a grupa cmpurile n tabele astfel nct s se minimizeze redundana datelor, i prin aceasta s se reduc spaiul de stocare necesar bazei de date. Tabelele care conin date redundante pot crea probleme, denumite anomalii de reactualizare: anomali de inserare, anomalii de tergere i anomalii de modificare. Pentru a elimina aceste probleme tabelele trebuie s fie normalizate pan la cel puin a treia form normal. n cadrul unei baze de date nu este obligatoriu ca ntre toate tabelele s existe relaii. Este posibil ca n cadrul unei aplicaii s utilizm i tabele independente i/sau de lucru (tabele temporare). ntre dou tabele dintr-o baz de date exist o relaie atunci cnd unul sau mai multe cmpuri cheie dintr-un tabel se potrivesc cu unul sau mai multe cmpuri cheie din cellalt tabel. De obicei cmpurile corespondente din ambele tabele au acelai nume, tip de date i mrime. Din punct de vedere al momentului crerii acestora avem dou tipuri de relaii ntre tabelele unei baze de date Access : - relaii permanente - se stabilesc dup definirea tabelelor i sunt cerute de modelul relaional fcnd parte din structura bazei de date. Acestea se realizeaz de obicei prin corespondenele cheie primar - cheie extern i sunt memorate n baza de date. - relaii temporare - se stabilesc ntre tabele cu ocazia definirii unor cereri de interogare, nefiind nregistrate n structura bazei de date. Avantajele utilizrii relaiilor 1. Atunci cnd creai relaii ntre tabele, Access asociaz automat cmpurile respective din tabele. Putei crea astfel formulare, rapoarte, interogri care s conin date din mai multe tabele. 2. Se pot crea subformulare i subrapoarte. 3. Un alt avantaj este posibilitatea de forare a integritii refereniale.

1. Tipuri de relaii n Accessa) Relaia One to One (unu la unu) - ntre dou tabele A i B exist o relaie de tipul One-to-One dac fiecrei nregistrri din tabelul A i 53

corespunde o singur nregistrare n tabelul B i invers, fiecrei nregistrri din tabelul B i corespunde o singur nregistrare n tabelul A. Acest tip de relaie se folosete foarte rar. b) Relaia One to Many (unu la mai muli) - ntr-o relaie de tipul One-toMany, o nregistrare din tabelul A poate avea mai multe nregistrri asociate n tabelul B, iar o nregistrare din tabelul B poate avea o singur nregistrare asociat n tabelul A. Tabelul A este denumit tabel primar iar tabelul B este denumit tabel asociat. c