auditul calitatii

DMF0003(0)

AUDITUL CALITATIICod: DMPS - 17 Revizia 0 Editia 4

CUPRINS

1. SCOP................................................................22. DOMENIUL.......................................................23. DEFINITII..........................................................24. DOCUMENTE DE REFERINTA..........................25. RESPONSABILITATI.........................................26. PROCEDURA....................................................37. DOCUMENTE, INREGISTRARI.........................8

DAEWOO MANGALIA HEAVY INDUSTRIES S.A. Pagina 1 din 8

DMF0003(0)


1. SCOPScopul prezentei proceduri este de a stabili si mentine un sistem de audituri interne ale calitatii, care sa determine daca Sistemul de Management al Calitatii este conform cu masurile planificate referitoare la cerintele standardului ISO 9001:2000 si la cerintele stabilite de catre DMHI si de asemenea daca este implementat si mentinut eficace.

2. DOMENIULAceasta procedura se aplica la planificarea, pregatirea, efectuarea, raportarea si urmarirea auditului calitatii pentru Sistemul de Management al Calitatii din Daewoo-Mangalia Heavy Industries S.A.

3. DEFINITII3.1. Auditul calitatii – Proces sistematic, independent si documentat in scopul obtinerii

de dovezi de audit si de evaluare a lor cu obiectivitate pentru a determina masura in care sunt indeplinite criteriile de audit.

3.2. Auditor - Persoana care are competenta de a efectua un audit.3.3. Clientul auditului – Organizatie sau persoana care solicita un audit.3.4. Criterii de audit – Ansamblu de politici, proceduri sau cerinte utilizate ca

referinta pentru audit.

4. DOCUMENTE DE REFERINTA4.1. N/A

5. RESPONSABILITATI5.1. Managerul Quality Management Team are urmatoarele responsabilitati:

(1) elaborarea, implementarea si revizia procedurii de audit;(2) planificarea si efectuarea auditurilor;(3) selectarea auditorilor calificati;(4) verificarea inchiderii rapoartelor de audit la data stabilita;(5) controlul actiunilor corective initiate;

5.2. Managerul departamentului auditat sau implicat in rezolvarea neconformitatilor, are urmatoarele responsabilitati:(1) colaborarea cu auditorii la efectuarea auditului;(2) colaborarea cu auditorii la stabilirea metodelor de tratare a neconformitatilor

si/sau actiunilor corective;


DMF0003(0)


(3) stabilirea datei de rezolvare a neconformitatilor gasite, precum si a responsabililor;(4) sa se asigure ca actiunile sunt intreprinse fara intarziere pentru eliminarea

neconformitatilor constatate si a cauzelor acestora;(5) pastrarea rapoartelor de audit intr-un dosar separat;

6. PROCEDURA6.1. Tipuri de audit

Auditul calitatii este format din auditul sistemului calitatii si din audituri de proces. Scopul si domeniul fiecarui tip de audit sunt:

6.1.1. Auditul sistemului calitatii Acest tip de audit se efectueaza conform planului anual de audituri. Sunt auditate Diviziile/Departamentele/Sectiile in scopul obtinerii de dovezi de audit si de evaluare a lor cu obiectivitate pentru a determina masura in care sunt indeplinite criteriile de audit.

6.1.2. Audit de proces

Auditul de proces consta din analiza si evaluarea activitatilor legate de:

- un anumit proces al Sistemul de Management al Calitatii (de exemplu: procesul de aprovizionare; control desene; analiza proiectarii; reclamatii client, identificare si trasabilitate table si profile etc).

- aplicarea si controlul elementelor tehnice care pot afecta produsul.

Acest audit se efectueaza neplanificat, luand in considerare cerintele aplicabile pentru procesul auditat. Auditul se desfasoara la toate departamentele implicate in procesul respectiv.

6.2. Calificarea auditorilor

6.2.1. Instruirea auditorilor

(1) Instruirea interna a auditorilor

(1.1) Instruirea auditorilor se face in baza programului si graficului de instruire stabilit (anexa 1).

(1.2) Lectorii sunt stabiliti de catre Managerul QMT si trebuie sa aiba experienta necesara unui auditor conform criteriilor de calificare (para: 6.2.2.)

(2) Instruirea externa a auditorilor

Instruirea auditorilor se poate face si de catre firme specializate dinafara organizatiei.

(3) Inregistrari de instruire


DMF0003(0)


Se mentin inregistrari de instruire in „Inregistrarea instruirii auditorului” formular cod DMF0098.

6.2.2. Nivelul si criteriile de calificare

(1) Nivelul, criteriile de calificare si activitatile auditorului sunt prezentate in tabelul de mai jos:

Nivel Criterii ActivitatiAuditor Asistent

- Persoana care a efectuat cursul intern de instruire pentru auditori si a carei experienta in domeniul Managementului Calitatii este sub 1 an

- Asista la desfasurarea auditului

Auditor - Persoana a carei experienta in domeniul Managementului Calitatii este mai mare de 1 an

- Persona care a efectuat cursul intern de instruire pentru auditori

- Persoana care a efectuat un curs extern de instruire pentru auditori

- Intocmirea programului si a chestionarului de audit

- Auditarea- Intocmirea raportului de audit

AuditorSef

- Persoana a carei experienta in domeniul Managementului Calitatii este mai mare de 2 ani si care a acumulat un numar de minim 3 audituri in doi ani ca auditor sau

- Persoana care a efectuat un curs extern de instruire pentru auditori

- Intocmirea programului si a chestionarului de audit

- Auditarea- Pregatirea raportului de audit- Analiza raportului de audit- Verificarea modului de tratare a

neconformitatilor gasite- Verificarea si analiza actiunilor corective


DMF0003(0)


(2) Managerul Quality Management Team confirma nivelul de calificare al auditorului in formularul ”Inregistrarea calificarii auditorului”, DMF0099.

(3) Este mentinuta „Lista auditorilor calificati”, cod DMF0087

(4) Auditorii care efectueaza auditarea Sectiei Asigurarea Calitatii sunt calificati in conformitate cu criteriile mentionate la punctul (1) si sunt inregistrati in „Lista auditorilor calificati”, cod DMF0087 , fara a fi nevoie de o calificare suplimentara.

(5) Calificarea unui auditor nu mai este valabila daca acesta nu mai efectueaza activitati de audit mai mult de 2 ani. Auditorul poate fi recalificat din nou dupa efectuarea unui curs de instruire intern/extern.

6.3. Planificarea Auditului

6.3.1. Sectia Asigurarea Calitatii elaboreaza anual un “Plan de audit”, in baza rezultatelor auditurilor anterioare si luand in considerare statutul si importanta proceselor si zonelor care trebuie auditate. Planul de audit cuprinde departamentele ce vor fi auditate si perioada de timp.

6.3.2. Departamentele a caror activitate influenteaza calitatea sunt auditate cel putin o data pe an.

6.3.3. Managerul Quality Management Team poate decide efectuarea unui audit de proces (neplanificat) atunci cand sunt sesizate probleme serioase referitoare la calitate, la nerespectarea procedurilor de sistem, etc.

6.3.4. Cu cel putin o saptamana inainte de auditare, in cazul auditurilor planificate si cu 3 zile inainte pentru auditurile neplanificate, Sectia Asigurarea Calitatii trimite „Programul de audit”, formlar cod DMF0030 la departamentele care vor fi auditate.

6.4. Echipa de audit

6.4.1. Echipa de audit poate fi constituita din unul sau mai multi auditori calificati si poate fi completata, daca este necesar, cu specialisti intr-un anumit domeniu.

6.4.2. Conducator al echipei de audit este unul dintre Auditorii Sefi.

6.4.3. Auditorii Asistenti pot face parte din echipa de audit, numai cu rol de asistent.

6.4.4. Auditorii au libertatea si autoritatea de a efectua auditul si nu au responsabilitati directe in zona auditata.

6.4.5. Responsabilitatile auditorului sef sunt urmatoarele:

(1) Pregatirea programului de audit

(2) Anuntarea auditului si a punctelor ce urmeaza a fi verificate inainte de inceperea auditului

(3) Efectuarea auditului


DMF0003(0)


(4) Intocmirea si difuzarea raportului de audit

(5) Verificarea actiunilor corective intreprinse si/sau tratarii neconformitatilor constatate.

6.5. Pregatirea auditului

6.5.1. Echipa de audit intocmeste un „Chestionar de audit” formular cod DMF0100, pe baza documentelor de referinta aplicabile (ISO 9001, Politica in Domeniul Calitatii, Manualul Calitatii, Proceduri, Instructiuni, etc.).

6.5.2. Chestionarul de audit este aprobat de Seful Sectiei Asigurarea Calitatii.

6.5.3. Departamentele auditate pregatesc auditul; la data auditului, toate documentele necesare in timpul auditului sunt pregatite.

6.6. Adaptarea programului de audit

6.6.1. In cazul in care auditul nu poate fi efectuat la data stabilita prin programul de audit, din motive obiective, managerul departamentului auditat solicita, cel putin cu o zi inainte de data auditului, amanarea acestuia. In acest caz auditul se reprogrameaza.

6.7. Auditul

6.7.1. Intalnirea de deschidere

Inainte de inceperea auditului, echipa de audit are o sedinta de deschidere la care vor participa, din partea departamentului auditat: managerul, sefii de sectii, persoana responsabila cu asigurarea calitatii.

6.7.2. La sedinta de deschidere este prezentata echipa de audit si se discuta despre:- scopul auditului – daca este neprogramat, se vor prezenta motivele care au

determinat luarea deciziei de efectuare a auditului- orarul auditului- aria de auditare- documentele de referinta- documentele ce vor fi verificate- sedinta de inchidere – programarea acesteia.

6.7.3. Auditul intern se efectueaza prin investigatii bazate pe chestionarul de audit dar auditorul poate extinde subiectul auditului sau zona auditata daca este necesar.

6.7.4. Auditorul poate verifica puncte aditionale nespecificate in chestionarul de audit daca este necesar.

6.7.5. Investigatiile efectuate in timpul auditului intern pot include:- un dialog cu persoanele responsabile cu asigurarea calitatii sau cu

persoanele direct implicate in activitatea auditata;


DMF0003(0)


- verificarea documentelor aplicabile (editie, revizie, lizibilitate, pastrare, codificare, nivel de verificare si aprobare, etc.);

- verificarea cunoasterii documentelor aplicabile de catre cei care le utilizeaza;- verificarea/observarea modului efectiv de lucru si a gradului in care acesta

respecta cerintele documentelor aplicabile;- verificarea inregistrarilor mentinute.

6.7.6. Constatarile echipei de audit se bazeaza pe dovezi obiective cum ar fi:- documente, inregistrari;- observatii directe;- declaratiile persoanelor implicate direct in activitatea auditata;- fapte, evidente, etc.

6.7.7. Auditorul inregistreaza rezultatele in chestionarul de audit astfel: A – „acceptat”; N – „neconformitate”; R – „recomandare (in cazul in care auditorul considera ca recomandarea poate duce la imbunatatirea activitatii referitoare la sistemul de management al calitatii).

6.8. Pregatirea raportului de audit

Rezultatele auditului sunt inregistrate intr-un raport de audit (formular DMF0036) care contine urmatoarele:- neconformitatile gasite;- recomandari ale auditorilor;- actiunile corective sau preventive care vor fi luate;- data inchiderii neconformitatii sau actiunilor corective/preventive;- rezultatul actiunilor corective.

6.9. Intalnirea de inchidere

6.9.1. La terminarea auditului, echipa de audit organizeaza o sedinta de inchidere la care vor participa, din partea departamentului auditat, persoanele care au fost prezente si la sedinta de deschidere.

6.9.2. Se discuta urmatoarele:- rezultatele auditului;- tratarea neconformitatilor, stabilirea datei de rezolvare si persoana

responsabila;- actiunile corective/preventive ce vor fi intreprinse, stabilirea datei de

rezolvare si persoana responsabila;- solutionarea opiniilor divergente si acceptarea raportului de audit (semnarea

de catre persoana auditata si de managerul departamentului auditat).


DMF0003(0)


6.10. Urmarirea rezultatelor auditului

6.10.1. Departamentul auditat primeste copia raportului de audit, originalul pastrandu-se la Sectia Asigurarea Calitatii.

6.10.2. Recomandarile facute de auditori in raportul de audit nu sunt obligatorii. Metoda de rezolvare este decisa de departamentul auditat.

6.10.3. Departamentele auditate au obligatia ca, la data mentionata in raportul de audit pentru finalizarea tratarii neconformitatii sa anunte Sectia Asigurarea Calitatii. De asemenea departamentele auditate prezinta dovezile obiective referitoare la tratarea neconformitatii. Auditorul sef confirma inchiderea neconformitatii prin semnatura pe originalul si copia raportului de audit.In cazul in care neconformitatile nu sunt rezolvate in timpul stabilit, se stabileste de comun acord cu departamentul implicat un ultim termen de rezolvare, dar nu mai tarziu de data urmatorului audit planificat. Daca nici pana la acest termen neconformitatea nu este inlaturata, Sectia Asigurarea Calitatii informeaza Conducerea Companiei.

6.10.4. Evaluarea eficacitatii actiunilor corective luate este verificata cu ocazia urmatorului audit efectuat in departamentul implicat. Daca actiunea corectiva luata este eficace, Auditorul sef confirma aceasta in ambele copii ale raportului de audit.In cazul in care actiunea corectiva nu a fost eficace, raportul de audit este inchis “nesatisfacator” si se mentioneaza in rapoartele noului audit ce alta actiune corectiva va fi initiata.

6.11. Evaluarea si raportarea rezultatelor auditurilor

Dupa efectuarea auditurilor programate, precum si in cazul auditurilor neplanificate, Sectia Asigurarea Calitatii pregateste un raport de evaluare a rezultatelor auditului.Raportul de evaluare este analizat de Managerul Quality Management Team, aprobat de Senior Managerul Quality Management Team si prezentat analizei Top Managementului.

7. DOCUMENTE, INREGISTRARI7.1. Inregistrarea instruirii auditorului, formular DMF0098; se pastreaza la Sectia Q.A.7.2. Inregistrarea calificarii auditorului, formular DMF0099; se pastreaza la Sectia Q.A.7.3. Lista auditorilor calificati, formular DMF0087; se pastreaza la Sectia Q.A.7.4. Program de audit, formular DMF0030. Se inregistreaza in registrul “Programe de audit”. O

copie se transmite departamentului auditat; originalul se pastreaza la Sectia Q.A.7.5. Chestionar de audit, formular DMF0100. Se inregistreaza in registrul “Chestionare de

audit”; se pastreaza la Sectia Q.A.7.6. Raport de audit, formular DMF0036. Se inregistreaza in registrul “Rapoarte de audit”. O

copie se pastreaza la departamentul auditat. Originalul se pastreaza la Sectia Q.A.


DMF0003(0)


7.7. Planul de audit. Se pastreaza la Sectia Q.A.

8. ANEXE

8.1. Inregistrarea instruirii auditorului, formular DMF0098

8.2. Inregistrarea calificarii auditorului, formular DMF0099

8.3. Lista auditorilor calificati, formular DMF0087

8.4. Program de audit, formular DMF0030

8.5. Chestionar de audit, formular DMF0100

8.6. Raport de audit, formular DMF0036


auditul calitatii

Documents