Pag. 1 / 4

Auditul abordarii bazate pe proces (02) Continuare din 12.01.2014 Att ISO 9001 ct i ISO 14001 i OHSAS 18001 conin cerine generale referitoare la sistemele de management. Spre deosebire de ISO 14001 i OHSAS 18001 cerinele generale din ISO 9001 sunt foarte importante att pentru SM ct i pentru procesele acestuia. ISO 14001 i OHSAS 18001 fac referire n cadrul cerinelor generale la sistemul de management specific n ceea ce privete stabilirea, documentarea, implementarea, meninerea i mbuntirea continu a acestuia i la definirea i documentarea domeniului acelui sistem. Cerinele generale 4.1 din ISO 9001 reprezint cerine cheie pentru managementul procesului i a abordrii bazate pe proces ct i pentru inerea sub control a proceselor externalizate. Practic, cerinele generale trebuiesc avute n vedere la: - Proiectarea proceselor si a abordrii bazate pe proces, - Aplicarea PDCA la nivel de proces,

- Utilizarea proceselor pentru realizarea obiectivelor, - Planificarea SM,

- Asigurarea ca SM va fi capabil s realizeze n mod continuu obiectivele stabilite i planificate, - Auditul la nivel de proces SM i pe lanul de procese,

Din pcate, evaluarea prin audit a cerinelor generale (abordarea bazat pe proces) este realizat sumar cu ocazia auditurilor de certificare la nivelul funciei relevante management care adminstreaz SM i mai rar pe la recertificari. Nenelegerea cerinelor generale din ISO 9001 a condus la derapajul managementului calitii n asigurarea calitii i transformarea procesului de audit ntr-un ir de activiti de audit (fr cap-coad) tot de tip asigurarea calitii, n cele ce urmeaz voi prezenta fiecare cerin din 4.1 / ISO 9001 i problemele ce se pot identifica cu ocazia auditului ct i riscurile pentru SM i pentru organizaie n ntregul su.

Aadar,

ISO 9001, 4.1 d) Cerina are n vedere asigurarea resurselor i a informaiilor pentru a susine operarea i monitorizarea procesului, Resursele necesare procesului pot fi dar fr a ne limita la ele: - Infrastructura i mediul de lucru, - Instrumentele i tehnicile de monitorizare i msurare, - Cunotinele, - Competena, - Contientizarea, - Comunicarea, - Informaiile documentate, Important este s utilizm eficace i eficient aceste resurse i s avem n vedere c cele mai ieftine resurse sunt pn la urm cele economisite. n ceea ce privete resursa cunostine acestea trebuiesc mai nti determinate i utilizate n ct mai mare masur. Din

Pag. 2 / 4

pcate la nivel de organizaii, aa cum spun statisticile, resursele de cunotine nu sunt identificate i nregistrate nici n proporie de 30%, Responsabilitile i autoritile trebuiesc alocate adecvat i ele trebuie s vizeze: - Administrarea procesului sau a setului de procese dac este cazul, - Asiguarea unor intrri eficace i conforme (inerea sub control a intrrilor n proces), - Obinerea rezultatelor planificate, - inerea sub control a actualizrilor procesului sau a intrrilor n proces, - Promovarea conceptului de echip de proces, - Contientizarea diferenei dintre responsabilitate i autoritate, - Orientarea procesului spre eficacitate, eficien, - Promovarea criteriilor etice la nivel de proces,

Problema a): Proiectarea proceselor nu a avut in vedere identificarea si alocarea tuturor resurselor necesare, Cauza: Lipsa cunotinelor n ceea ce privete necesarul de resurse, Risc 1: Ineficacitatea proceselor utilizate pentru realizarea obiectivelor, Consecina a): Eecul n realizarea obiectivelor, Consecina b): Productivitate redus n procesare i control proces, Consecina c): Creterea cheltuielilor cu operarea i controlul proceselor,

Problema b): Criteriile de audit nu au avut n vedere descrierea proceselor i a necesarului de resurse al acestora, Cauza: Orientarea exclusiv pe conformitate, Risc 1: Evaluarea prin audit a conformitii procesului avnd n vedere doar D-ul din PDCA proces, Consecina a): Eecul procesului atunci cnd este utilizat pentru realizarea obiectivelor, Consecina b): Pierderea ncrederii n managementul calitii, Consecina c): Cheltuieli inutile pentru menierea unui SMC ineficace,

ISO 9001, 4.1 e) Cerina se refer la monitorizarea, msurarea i analiza proceselor, Monitorizarea i analiza procesului sunt plasate pe bucla de feedback a procesului n vederea realizrii unui PDCA proces eficace i adecvat, Att monitorizarea ct i analiza trebuie s fie doate cu metode i criterii specifice ct si cu resurse adecvate, Atunci cnd monitorizarea este realizat extern, n afara procesului administratorul de proces trebuie s-i asigure informaiile documentate referitoare la rezultatele acestor monitorizri, Procesul trebuie s fie dotat cu instrumente i tehnici adecvate de monitorizare i msurare, Necesitile de actualizare a procesului rezultate din monitorizare i analiz se pun n valoare i implementarea acestora se ine sub control,

Problema a): Monitorizarea i analiza procesului nu fac parte din bucla de feedback proces, Cauza: Lipsa cunotintelor n ceea ce privete proiectarea unei bucle de feedback, Risc 1: Ineficacitatea proceselor utilizate pentru realizarea obiectivelor, Consecina a): Esecul n realizarea obiectivelor, Consecina b): Productivitate redusa n procesare i control proces, Consecina c): Creterea cheltuielilor cu operarea i controlul proceselor,

Pag. 3 / 4

Problema b): Criteriile de audit au n vedere evaluarea doar a D-ului din PDCA, Cauza: Proiectarea auditului fara o bucla adecvat de feedback, Risc 1: Orientarea auditului pe asigurarea calitii, Consecina a): Compromitatea evalurii eficacitii procesului, Consecina b): Eecul determinrii oportunitilor de mbuntire i de a obine continuu rezultatele planificate, Consecina c): Omiterea evalurii interfeelor procesului care influeneaza eficacitatea acestuia,

ISO 9001, 4.1 f) Cerina se refer la aciunile care trebuiesc ntreprinse pentru a realiza rezultatele planificate i mbuntirea continu a proceselor, Rezultatele planificate au n vedere: - Obiectivele procesului rezultate din planificarea obiectivelor stabilite la nivel de management de la cel mai nalt nivel sau funcie relevant management, - Rezultatele aa cum rezult ele din planificrile procesului (planuri sau programe proces), - Rezultatele planificate care au n vedere realizarea obiectivelor pentru alte procese existente n cadrul abordrii bazate pe proces, mbuntirea continu a procesului nu se poate realiza dect n baza datelor i a informaiilor relevante privind performana acestuia. Situaia curent a procesului trebuie msurat i monitorizat pentru c ea constituie baza raportrii mbuntirii i a mbuntirii continue. Pentru acesta, procesul trebuie s fie dotat cu indicatori i criterii ct i cu mecanisme i tehnici de monitorizare i msurare suficiente pentru a evidenia performana acestuia, Mecanismele de mbuntire i mbuntire continu constau n: - Obiectivele prin intermediul crora se poate realiza circa 80% din total mbuntire proces, - Aciunea Corectiv care reprezint un instrument de mbuntire pe care funcia relevant management o poate utiliza n cazul n care rezultatele planificate nu sunt realizate. Prin Aciunea Corectiv meninem procesul pe nivelul de performan acionnd asupra cauzelor care au generat probleme, - Aciunea Preventiv care reprezint un instrument eficace de mbuntire i mbuntire continu i care poate da caracterul pro-activ al procesului. Aciunea Preventiv reprezint un instrument de mbuntire care aplicat consecvent poate conduce la realizarea de mbuntiri mai puin costisitoare dect n cazul aciunii corective. Utilizarea Aciunii Corective i a Aciunii Preventive poate conduce la realizarea unui cuantum de 20% din total mbuntire proces, Rezultatele auditului intern, analiza datelor sau analiza managementului pot fi surse de mbuntire i mbuntire continu a proceselor utiliznd att obiectivul sau aciunea corectiv / aciunea preventiv, Problema a): Lipsa datelor i a informaiilor rezultate din monitorizare i msurare, Cauza: Proiectarea procesului fara o bucla de feedback adecvata, Risc 1: Pierderea oportunitilor de mbuntire, Consecina a): Creterea costurilor de procesare, Consecina b): Reducerea productivitii n procesare, Consecina c): Pierderea ncrederii n proces i abordarea bazat pe proces,

Pag. 4 / 4

Problema b): Orientarea auditului spre procesare, Cauza: Cunotine i experien redus n ceea ce privete managementul calitii, Risc 1: Orientarea prin audit a procesului spre asigurarea calitii, Consecina a): Orientarea eforturilor organizaiei pe D-ul din PDCA proces, Consecina b): Pierderea punerii n valoare a oportunitilor de mbuntire, Consecina c): Birocratizarea instrumentelor de mbuntire (aciunea corectiva i aciunea preventiv),

Concluzie:

Am prezentat pe scurt cteva probleme care pot fi generate de neaplicarea cerinelor din clauza 4.1 din ISO 9001, probleme, riscuri, consecine. Pentru a fi i mai uor de nteles aplicarea cerintelor 4.1 din ISO 9001 voi prezenta urmatoarea abordare: - Extragem din procesul determinat componentele sale de planificare, control i mbuntire, - Dm valoare de proces acestor componente, - Asamblm noile procese pe bucla de feedback a procesului n vederea aplicrii metodologiei PDCA, - Obinem bucla de feedback care nu face altceva dect s pun n valoare cerinele 4.1 din ISO 9001,

Bucla de Management a Procesului avnd n vedere aplicarea P.D.C.A.,

- Nu putem privi un proces operaional dect din prespectiva PDCA prezentat mai sus. - Dac prin audit nu avem n vedere aceste lucruri atunci derapajul n ceea ce privete aplicarea proceselor i utilizarea acestora pentru realizarea obiectivelor va fi iremediabil compromis, Firica Popa 30.09.2013

CONTROL

PLANIFICARE

MBUNTIRE

PROCES

Proces

Activiti procesare

(D)

CONTROL (C)

PLANIFICARE (P)

MBUNTIRE (A)