audit financiar - caiet de seminar

233
- Caiet de seminar - Dr. ec. Constantin Iaţco

Upload: saccontala

Post on 10-Feb-2018

237 views

Category:

Documents


2 download

TRANSCRIPT

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 1/233

- Caiet de seminar -

Dr. ec. Constantin Iaţco

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 2/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

2

CUPRINS

Capitolul 1 Planificarea auditului intern ……………………………………………………………………………31.1. Conceptul de planificare al auditului ………………………………….............................................. 31.2. Sistemul de planificare al activităţilor de audit intern ……………………………………………….31.3. Reglementări noi în evaluarea riscurilor în vederea planificării auditului anual …………………… 51.4 Metodologia de evaluare a riscurilor pentru întocmirea planului de audit intern …………………….6

Capitolul 2 Metodologia derulării misiunii de audit pe exemplul activităţii serviciului juridic ………………...17

Capitolul 3 Auditul privind achiziţiile publice ……………………………………………………………………...973.1. Emiterea ordinului de serviciu ……………………………………………………………………….973.2. Declararea independenţei …………………………………………….................................................1003.3. Notificarea privind declanşarea misiunii de audit intern …………….................................................1033.4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor ………………………………………………………………104

3.4.1. Colectarea informaţiilor ………………………………………………………………………. 1043.4.2. Prelucrarea informaţiilor ………………………………………................................................ 105

3.5. Analiza riscurilor ……………………………………………………................................................. 1063.6. Întocmirea programului de audit intern …………………………………………............................... 1423.7. Întocmirea programului preliminar al intervenţiei la faţa locului …………………………………... 1463.8. Şedinţa de deschidere ………………………………………………………………………………. 1503.9. Intervenţia la faţa locului …………………………………………….................................................151

3.9.1. Colectarea dovezilor …………………………………………………………………………... 1523.9.2. Tehnici şi instrumente utilizate ……………………………………………………………….. 1523.9.3. Alte testări …………………………………………………………………………………….. 1533.9.4. Probele de audit intern ………………………………………………………………………… 1533.9.5. Eşantionarea ……………………………………………………………………………………1533.9.6. Tabloul de prezentare al circuitului auditului intern ………………………………………….. 1543.9.7. Formularele constatărilor de audit intern ………………………………………………………154

3.10. Constituirea dosarelor de audit intern ………………………………………………………………2013.11. Revizuirea documentelor de lucru …………………………………................................................ 2013.12. Şedinţa de închidere ……………………………………………………………………………….. 2033.13. Elaborarea proiectului raport de audit intern ……………………………………………………….2063.14. Transmiterea proiectului raportului de audit intern ……………………………...............................2233.15. Reuniunea de conciliere …………………………………………………………………………… 2233.16. Raportul de audit intern ……………………………………………………………………………. 2233.17. Difuzarea raportului de audit public intern …………………………………………………………226

3.18. Urmărirea recomandărilor …………………………………………………………………………. 2263.19. Supervizarea …………………………………………………………………….............................. 2293.20. Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii …………………................................................ 230

3.20.1. Evaluarea internă ……………………………………………………………………………...2303.20.2. Evaluarea externă …………………………………………………………..............................232

Bibliografie ……………………………………………………………………………………………. 233

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 3/233

Constantin I a  ţ co 

3

Capitolul 1 

PLANIFICAREA AUDITULUI INTERN

1.1. Conceptul de planificare al auditului

Activitatea de audit intern este o activitate planificată, proces care se realizează   pe baza analizeiriscurilor asociate activităţilor  şi este menită să adauge valoare entităţii auditate.

Auditorul trebuie să  planifice auditul într-o manier ă  care să  asigure că  misiunea va fi îndeplinită   încondiţii de economicitate, eficienţă, eficacitate şi la termenul convenit.

 Planificarea auditului  constă   în construirea unei strategii generale dar   şi unor abordări detaliate cu privire la natura, durata  şi gradul de cuprindere preconizat al auditului.

Activitatea de planificare a auditului comportă următoarele caracteristici:

● Raţionalitatea.   Procesul de planificare   şi rezultatele acestuia permit auditorului evaluarea logică   aîndeplinirii sarcinilor, precum şi stabilirea de obiective clare;● Anticiparea. Procesul de planificare permite dimensionarea sarcinilor în timp, astfel încât priorităţile să fiemai clar scoase în evidenţă;● Coordonarea.  Planificarea permite coordonarea, de către instituţiile de audit, atât a politicilor de audit, cuauditurile realizate efectiv, cât   şi a activităţilor desf ăşurate de alţi auditori sau exper ţi. Activitatea de

 planificare este funcţie de mărimea entităţii auditate, complexitatea auditului, experienţa auditorului şi gradulde cunoaştere a activităţii entităţii.

1.2. Sistemul de planificare al activităţilor de audit intern

Planificarea activităţii de audit intern se realizează pe trei nivele:

•   planificarea strategica pe termen lung  are în vedere activitatea de evaluare a funcţiei auditului intern astructurilor din subordine care  şi-au organizat compartimente de audit, o dată la 5 ani, conform cadruluinormativ al auditului intern;

•   planificarea strategică   pe termen mediu   are în vedere faptul că, conform legii, toate activităţileauditabile trebuie să fie auditate cel puţin o dată la 3 ani. În funcţie de importanţa unei activităţi în cadrulentităţii, de pericolul producerii unor evenimente sau chiar pagube, cât   şi de gradul de apariţie   şiimportanţă al riscului aceasta poate fi cuprinsă în auditare;

•   planificarea anual ă cuprinde misiunile ce se vor realiza pe parcursul anului viitor  ţinând cont de bugetulde timp disponibil în cadrul planului  şi de resursele alocate anual. Fiecare misiune de audit va cuprindeobiectivele, identificarea activităţilor adiacente, orele lucrate, personalul   şi planificarea orar ă   pentruactivităţile şi departamentele entităţii publice supuse examinării.

Realizarea activităţii de planificare presupune determinarea domeniilor majore ale auditului. O planificare incorectă   sau incompletă   conduce la pierderea unor activităţi purtătoare de riscuri. Practica

impune selectarea cu atenţie a activităţilor din domeniile auditabile cu risc crescut pe baza analizei riscurilor asociate acestor activităţi.Tipologia riscurilor  şi respectiv criteriile de evaluare a riscurilor trebuie să fie eficientă şi să ne asigure

 păstrarea unei viziuni generale asupra ansamblului.Riscurile majore, de regulă, se concentrează spre vârful organizaţiei, aşa cum rezultă din Figura nr. 1.2.1. –  Localizarea riscurilor majore, şi de aceea este recomandat să începem activitatea de planificare de sus în jos.Pornind de jos în sus vom constata că   unele activităţi le vom repeta de mai multe ori. Totuşi nu există  osoluţie garantată. Filing-ul  şi experien ţă auditorilor interni r ămâne un element cu pondere în activitatea de planificare.

Important este să  ne planificăm auditurile pentru riscurile majore, iar pe cele minore în mai micămăsur ă sau deloc.

Consider ăm că , orice planificare am face nu trebuie să  uit ăm departamentele IT  şi achizi ţ ii publicecare sunt, în general, purt ătoare de riscuri. Din practică rezultă că este necesar să ne hotărâm dacă integr ăm

activităţi IT şi achiziţii la toate domeniile auditate sau le audităm separat.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 4/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

4

Abordarea planificării auditului pe baza proceselor este bună pentru că  ne spune ce se întâmplă  de laînceput până   la sfâr şitul respectivului proces. Aceasta implică  IT, resurse umane, financiar-contabilitate,achiziţii, vânzări şi în consecinţă presupune utilizarea unui timp mai mare, deci sunt audituri complexe.

Standardele de audit intern recomandă   ca pentru realizarea planificării trebuie să   discutăm cumanagementul.   Managerul   entităţii publice este responsabil de planificarea activităţii de audit intern   şitrebuie să aprobe planul de audit intern, dar aceasta  nu înseamnă că poate influen ţ a eliminarea unui domeniu

 sau a unui departament cuprins în plan.

MANAGEMENT

ENTITATE

Figura nr. 1.2.1. – Localizarea riscurilor majore

Practicienii recomandă   auditorilor să  consulte   şi oamenii din organizaţii care au o viziune globalăasupra activităţilor   şi pot sesiza riscuri, care altfel ar scă pa,   ţinând cont că   ei sunt acolo jos, pe teren,

implicaţi, iar noi   şi chiar managerii suntem mai mult la birou. Odată  stabilite riscurile se procedează   laierarhizarea lor pe nevoile de sarcini  şi pentru aceasta se pleacă de la obiectivele entităţii, la ţintele ce trebuieatinse.

Dacă volumul activităţilor auditabile pentru un an este foarte mare căutăm să vedem cât putem păstra în plan pentru auditarea în acel an, având în vedere şi informaţiile de care avem nevoie şi modul cum le putem procura. În acest caz, se impune să constituim o nouă listă cu activităţile auditabile în funcţie de informaţiiledisponibile şi de cei mai buni indicatori pe domenii de activitate.

La planificarea activităţilor auditabile în anul viitor trebuie să acordăm prioritate activităţilor cu valoareadăugată  mare, ale căror rezultate vor fi relevante pentru cei auditaţi, deoarece aceasta creează  un impactfavorabil auditorilor interni.

 Planurile anuale de audit intern trebuie să fie adaptate în cursul exerci ţ iului ori de câte ori se modifică geografia riscurilor din cadrul entit ăţ ii şi de asemenea trebuie să aibă o rezervă pentru evenimente deosebitesau neprevăzute (concedii medicale ale auditorului intern, spre ex., în medie, 5 zile/an)   şi timp pentru

acordarea de consultanţa managementului.Un plan de audit intern bun este acel plan care a fost testat în situaţii critice, când intervine o criză,

deoarece în situaţii normale totul decurge OK. Spre exemplu, ne aflăm în ultima zi de elaborare şi aprobare al planului şi proiectul planului de audit intern nu este gata, iar  şeful structurii de audit intern sau cel care îlîntocmeşte sunt lipsă din entitate şi întrebarea firească este: Exist ă o procedur ă pentru asemenea situa ţ ii, sautrebuie să  discut ăm cu oamenii  şi să  vedem ce se întâmpl ă?  Evident se va elabora o procedur ă şi pentruaceastă situaţie specială.

În activitatea de planificare tot ce uităm nu se mai poate prinde şi r ămâne pentru o perioadă ulterioar ă,în cadrul celor trei ani stabiliţi prin lege.

Planificarea activităţii de audit intern trebuie să  aibă  în vedere  şi zilele de pregătire profesională  aleauditului stabilite, conform legii,  şi zilele de concediu de odihnă. Apoi, în afara obiectivelor obligatorii sestabileşte bugetul de timp al auditorilor  şi bugetul financiar aferent activităţilor planificate.

Un plan de audit este bine apreciat când 70 % din bugetul de timp este afectat pentru activit ăţi de audit

intern. Metoda de elaborare a bugetului este ca pentru fiecare obiectiv să calculăm de ce avem nevoie şi apoi

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 5/233

Constantin I a  ţ co 

5

 prin însumare  şi cu serviciile aferente să   stabilim valoarea noastr ă. Raportarea să  se facă  având în vederescopurile stabilite, modalităţile utilizate şi rezultatele aşteptate.

Conform standardelor I.I.A. (2000, 2010) şeful auditului intern trebuie să realizeze o planificare bazată pe riscuri pentru a stabili priorităţile în acord cu obiectivele organizaţiei.

 Programul misiunilor de audit intern trebuie la rândul lor să   se bazeze pe o evaluare a riscurilor realizate cel pu ţ in o dat ă pe an şi să se ţ ină cont de punctul de vedere al managementului general.

În situaţiile în care avem propuneri de realizare şi a unei misiuni de consiliere, şeful structurii de auditintern înainte de a o accepta, trebuie să ia în calcul în ce măsur ă aceasta poate aduce un plus de valoare  şicontribuie la îmbunătăţirea managementului riscurilor în funcţionarea organizaţiei. Misiunile de consilierecare au fost acceptate trebuie să fie integrate în planul audit intern anual, care va fi transmis apoi manageruluigeneral pentru aprobare.

1.3. Reglementări noi în evaluarea riscurilor în vederea planificării auditului anual

Obiectivul modelului de risc este să   optimizeze alocarea resurselor de audit printr-o înţelegerecuprinzătoare a universului domeniului de audit şi riscurile asociate cu fiecare element al acestuia.

 Bunele practici interna ţ ionale, adoptate de I.I.A., începând cu elaborarea Planului de audit pentru anul 2003, recomand ă un model de audit al riscului  pentru a cuantifica nivelul de risc al fiecărei unităţi de audit,

în vederea programării auditurilor conform priorităţilor stabilite. Aceasta reprezintă o despăr ţire de practiciletrecute care se bazau mai puţin pe judecată formală a riscului  şi mai mult pe perioada de timp scursă de laultimul audit.

Ultimul model de analiză a riscului, recomandat de I.I.A., în 2003, se bazează pe 6 factori de risc,  şianume:

F1 - Constatările anterioare ale auditului;F2 - Sensibilitatea sistemului, aşa cum este percepută;F3 - Mediul de control;F4 - Încrederea în managementul operaţional;F5 - Schimbările de oameni sau de sisteme;F6 - Complexitatea.Fiecare element din universul de audit va fi cuantificat dup ă aceşti 6 factori folosind o scar ă numerică

de la 1 la 3, unde:

1 înseamnă ”probabil că nu prezint ă probleme”,2 înseamnă ”posibil o problemă”,3 înseamnă ”probabil o problemă”.Rezultatele acestor analize sunt totalizate şi apoi multiplicate cu un „ factor de vârst ă” a auditului, cum

ar fi:- 100 % dacă un audit similar a fost f ăcut în ultimele 24 de luni;- 125 % dacă auditul a fost f ăcut în urmă cu 25-36 luni;- 150 % dacă auditul a fost f ăcut în urmă cu 37/60 de luni;- 200 % dacă auditul e mai vechi de 60 de luni. Nivelele rezultatelor se vor întinde pe o plajă de valori cuprinse între 6-36, care după încheierea acestui

 proces de notare vor fi grupate pe 4 categorii, în funcţie de factorul de risc prezentat, astfel:-   stratul de 10%, de sus, reprezintă nivelul de risc maxim;-   stratul de 30% reprezintă nivelul de risc sensibil;

-   stratul de 40% reprezintă nivelul de risc moderat;-   ultimul strat de 20% reprezintă nivelul de risc scăzut.Cadrul pentru planul anual de audit intern este apoi construit din mostre din cele 4 straturi folosind

următoarele ţinte de acoperire.-   entităţile de audit considerate de risc mare vor fi auditate în propor ţie de 100 %;-   stratul de risc sensibil va fi auditat în propor ţie de 50%;-   mostr ă de 25% va fi auditată din stratul de risc moderat;-   stratul de risc scăzut va fi auditat selectând elemente în propor ţie de 10 %.Grupurile de risc mai scăzut sunt eşantionate pentru a vedea dacă  procesul de notare funcţionează şi

confirmă că nivelurile de risc sunt în mod corespunzător clasificate.În timp ce modelul de risc încă  necesită   judecăţi, nivelurile individuale sunt documentate   şi pot fi

analizate critic şi polemizate.Modelul, de asemenea, promovează  definirea uniformă   a universului de audit al fiecărui segment.

Astfel, riscurile de audit la fiecare locaţie ale entităţii publice pot fi comparate cu cele de la celelalte loca ţii pe o bază obiectivă. Aceasta va ghida folosirea şi repartizarea geografică a personalului.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 6/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

6

Definirea universului de audit este prima cerinţă prealabilă a ierarhizării riscurilor. Această determinarea domeniului auditului va fi bazată pe cunoaşterea planului strategic al organizaţiei şi activităţile acesteia şidiscuţiile cu responsabilul compartimentului de resurse umane.

 Modelul de evaluare a riscurilor  recomandă liniile directoare de stabilire a criteriilor de ierarhizare ariscurilor, care sunt:

i) Constat ările anterioare ale auditului – sunt un indicator al disciplinei de control intern. Problemele

sunt adeseori caracterizate de deficienţe semnificative ale controlului, modificări (ajustări) importante, unnumăr de constatări mai mare decât normal, iar constatările repetitive nu sunt fixe. Dimpotrivă, lipsa deconstatări şi corectarea periodică a constatărilor anterioare indică o disciplină a controlului.

ii) Sensibilitatea – reprezintă evaluarea riscurilor inerente asociate cu entităţile evaluate. Aceasta este oevaluare a ceea ce potenţial ar putea produce nereguli în viitor  şi care va fi reacţia asociată, care poate ficonectată, din punct de vedere al riscului, cu pierderea sau descompletarea activelor, cu erorile nedetectate,cu datoriile nerecunoscute sau necuantificate exact sau riscul de publicitate adversă, obligaţii legale etc.Cuantificarea sensibilităţii va trebui să ţină seama  şi de mărimea entităţii analizate, expunerea potenţială şi

 probabilitatea.iii) Mediul de control   – reprezintă   politicile colective, procedurile, regulile obişnuite, măsurile de

 protecţie fizică   a patrimoniului   şi personalul folosit în acest scop. Esenţial pentru un mediu favorabil decontrol este tonul de la vârf, aderenţa la politicile   şi procedurile cuprinse în documente, sisteme sigure,

 prompta detectare şi corectare a erorilor, dotarea adecvată cu personal şi asigurarea unui număr (de personal)

ţinut sub control. Dimpotrivă, lipsa de supraveghere, ratele mari de eroare, lipsa de documentare, cantităţimari de muncă  nenormată, insuficient gestionată, un mare număr de personal  şi operaţiuni nereglementate,sunt simptome ale unui mediu slab de control.

iv) Rela ţ ii bune, atmosfer ă   destinsă  cu managementul executiv   - reflectă   încrederea conducătorilor auditului în managementul direct responsabil cu unitatea auditată şi implicarea managementului în controlulintern. Confortul este caracterizat de factori cum ar fi colaborarea în auditurile anterioare, experienţamanagementului în mediul de muncă şi percepţiile privind calitatea şi nivelul de dotare cu personal.

v) Schimbări ale oamenilor/sistemelor.   Practica indică   faptul că   schimbările au impact asupracontroalelor interne şi raportărilor financiare. Schimbări apar de obicei pentru a avea efect pe termen lung,dar adeseori schimbările pe termen scurt necesită   o mai mare atenţie din partea auditului. Schimbărilecuprind reorganizări, modificări ale ciclurilor de afaceri, creşteri rapide, noi linii de produse, noi sisteme,achiziţii   şi vânzări ale unor păr ţi din firmă  (capital), noi reglementări sau legi   şi fluctuaţia personalului.Unităţile de audit mai puţin afectate de schimbări vor fi mai puţin auditate.

vi) Complexitatea. Acest factor de risc reprezintă potenţialul pentru a comite erori sau inadecvări carear putea trece neobservate (nedetectate) din cauza complexităţii mediului. Cuantificarea   şi nivelulcomplexităţii va depinde de mai mulţi factori. Extinderea automatizării, calculaţii complexe, activităţiinterdependente, număr mare de produse sau servicii, orizontul de timp al estimărilor, dependenţa de un ter ţ,cererile clienţilor, timpii de procesare, legile  şi reglementările aplicabile  şi mulţi alţi factori, unii dintre einecunoscuţi, influenţează judecăţile despre complexitatea unui anumit audit

Perfecţionarea modelului de cuantificare a riscurilor r ămân o prioritate permanentă a funcţiei audituluiintern.

Obiectivele auditorilor interni reprezintă  alocarea de resurse de audit într-o manier ă   optimă, cătreauditurile cu cel mai mare risc, pentru însănătoşirea activităţilor/subactivităţilor entităţii, iar economisirea deresurse pe baza analizei riscurilor să r ămână o prioritate..

1.4 Metodologia de evaluare a riscurilor pentru întocmirea planului de audit intern

 Normele generale de aplicare a auditului public intern conţin o metodologie comună pentru evaluareariscurilor, atât pentru procedura de întocmire a Planului de audit public intern, cât  şi pentru derularea uneimisiuni de audit în faza de elaborare a Programului de audit,  şi presupun parcurgerea următoarelor etape:

1. Identificarea activităţilor auditabile;2. Identificarea riscurilor inerente asociate activităţilor;3. Stabilirea factorilor de analiză a riscurilor  şi nivelele de apreciere ale acestora;4. Stabilirea nivelului riscului pe criteriile de apreciere;5. Determinarea punctajului total al riscului;6. Clasarea activităţilor pe baza analizei riscurilor;7. Ierarhizarea activităţilor care urmează a fi auditate;8. Elaborarea tematicii în detaliu a activităţilor auditabile;

9. Elaborarea planului de audit intern anual.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 7/233

Constantin I a  ţ co 

7

a) I dentificarea activit ăţ i lor auditabile   se realizează   pe baza analizei actului de înfiinţare,organigramei, ROF-ului, deciziilor de organizare a eventualelor noi activităţi s.a.

Etapa se concretizează   prin întocmirea de către auditori a   Listei activit ăţ ilor din cadrul entit ăţ ii,conform modelului prezentat în continuare pentru domeniul financiar-contabil.

Procedura : Colectarea şi prelucrarea informaţiilor

MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICED.G.F.P. A JUDEŢULUI X

LISTA ACTIVITĂŢILOR AUDITABILE

Denumirea lucr ării: Elaborare plan activitate anual Domeniul: Financiar-contabilitateÎntocmit: Şeful structurii de audit intern   Data: 15.11.2003

Nr.crt. Activităţi identificate Observaţii

1   Activitatea de elaborare şi aprobare a bugetului

2   Întocmirea bilan ţ ului contabil  şi a contului de execu ţ ie3   Contabilitatea, inclusiv angajamentele bugetare şi legale4   Calculul  şi plata salariilor 5   Plata achizi ţ iilor publice6   Activitatea de inventariere a patrimoniului7   Plata facturilor furnizorilor  şi prestatorilor de servicii

În practică, în unele situaţii, se întâlnesc activităţi necuprinse în organigramă  sau în ROF şi în acestecazuri auditorii interni trebuie să le aibă în vedere la întocmirea Listei activit ăţ ilor auditabile.

b) Identificarea riscurilor inerente asociate activit ăţ ilor Evaluarea riscurilor trebuie să aibă în vedere gestionarea schimbării: oamenii se schimbă, metodele se

schimbă, organizările şi politicile se schimbă şi ca atare şi riscurile se schimbă.Evaluarea riscului înseamnă identificarea şi analizarea riscurilor relevante în îndeplinirea obiectivelor, pentru a cunoaşte modul în care acestea trebuie să fie administrate.

Evaluarea riscului este o parte a procesului operaţional  şi trebuie să  identifice  şi să  evalueze factoriiinterni şi externi care ar putea afecta în mod negativ obiectivele organizaţiei.

Factorii interni şi externi trebuie să fie luaţi în considerare într-o abordare a evaluării riscului. Factoriiinterni sunt, de exemplu, natura activităţilor entităţii, calificarea personalului, schimbări majore în organizaresau randamentul angajaţilor. Factorii externi pot fi variaţia condiţiilor economice, schimbarea cadruluilegislativ, factorul politic sau schimbările intervenite în tehnologie.

Identificarea riscurilor asociate activităţilor trebuie să ţină seama de formele de control intern, respectivde existenţa  şi funcţionalitatea procedurilor.  Ştiind că  pentru orice activitate se elaborează  o procedur ă  delucru care va conţine şi controalele interne, dacă aceasta lipseşte activitatea prezintă riscuri potenţial mai maridecât cele pentru care sunt elaborate proceduri. Aceasta se bazează  pe faptul că  personalul de execuţie,

neavând o procedura unitara va înţelege foarte greu activitatea şi implicit realizarea ei în practică.Etapa se concretizează   prin întocmirea tabelului   Identificarea riscurilor asociate activit ăţ ilor auditabile, conform modelului.

Procedura: Analiza riscurilor

MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICED.G.F.P. A JUDEŢULUI X

IDENTIFICAREA RISCURILOR ASOCIATE ACTIVITĂŢILOR 

Denumirea lucr ării: Elaborare plan activitate anual 

Domeniul: Financiar-contabilitateÎntocmit de: Ş eful structurii de audit intern   Data: 15.11.2003

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 8/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

8

Nr.crt.

Activităţi auditabile Riscuri identificate Observaţii

1   Activitatea de elaborare şiaprobare a bilan ţ ului

- existen ţ a şi structura bugetului- neîntocmirea în termen a bugetului- nefundamentarea elementelor de cheltuieli........................................................

2   Întocmirea bilan ţ ului contabil  şia contului de execu ţ ie

- necorela ţ ii între situa ţ ia conturilor  şi bilan ţ ul întocmit - erori în preluarea datelor din balan ţ ele deverificare- erori în efectuarea opera ţ iunilor contabile..........................................................

3   Contabilitatea, inclusivangajamentele bugetare şi legale

- inexisten ţ a documentelor justificative privind opera ţ iile efectuate- neînregistrarea în mod cronologic- nerealizarea controalelor ierarhice- utilizarea incorect ă a conturilor contabile..........................................................

4   Calculul  şi plata salariilor - acordarea incorect ă a elementelor salariale

- gestionarea incorect ă a dosarului de personal - erori în întocmirea statelor de salarii...........................................................

5   Plata achizi ţ iilor publice - neaplicarea corect ă a procedurilor de achizi ţ ii- neîncadrarea în plafoanele aprobate- erori în atribuirea contractelor de achizi ţ ie............................................................

6   Activitatea de inventariere a patrimoniului

- erori în efectuarea inventarierii faptice- nevalorificarea diferen ţ elor constatate în urmainventarierii- neefectuarea inventarierii tuturor bunurilor .............................................................

7   Plata facturilor furnizorilor  şi prestatorilor de servicii

- neoperarea tuturor intr ărilor în contabilitate- neînregistrarea corect ă a documentelor de pl ăţ i- inexisten ţ a documentelor justificative pentru plat ă.............................................................

c) Stabilirea factorilor de analiza a riscurilor  şi ni velele de apreciere a acestora  se realizează ţinândcont de recomandările din Normele generale pentru utilizarea factorilor privind:   aprecierea controluluiintern,   aprecierea cantitativa   şi aprecierea calitativa,  la care mai putem adaugă şi alţi factori specificiactivităţii. Spre exemplu, propunem pentru domeniul financiar-contabil sa utilizam   şi factorii:  modificărilegislative şi vechimea personalului.

Menţionăm că  pentru stabilirea ponderii riscului se are în vedere importanţa  şi greutatea factorului derisc în cadrul activităţii respective şi de asemenea, faptul că suma ponderilor factorilor de risc trebuie să fie

100. Funcţie de criteriile alese stabilim următoarele ponderi:- Aprecierea controlului intern…………40%;- Aprecierea cantitativă…………………25%;- Aprecierea calitativă…………………..20%;- Modificări legislative………………….10%;- Vechimea personalului………………….5%.

 Factorul de risc este elementul utilizat pentru a identifica probabilitatea ca evenimentele să  aibă  unimpact negativ asupra unei activităţi auditabile.

 Nivelul factorului de apreciere a riscului reprezintă   modificarea produsă  de impactul riscului asupradomeniului auditabil.

Etapa se concretizează  prin întocmirea tabelului   Situa ţ ia privind factorii de analiză  a riscurilor   şinivelele de apreciere ale acestora, conform modelului.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 9/233

Constantin I a  ţ co 

9

Procedura: Analiza riscurilor

MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICED.G.F.P. A JUDEŢULUI X

FACTORII DE ANALIZĂ A RISCURILOR  ŞI NIVELELE DE APRECIERE

Denumirea lucr ării: Elaborare plan activitate anual Domeniul: Financiar-contabilitateÎntocmit: Ş eful structurii de audit intern   Data: 15.11.2003

Nivelul/Criteriul

Nivelul 5 Nivelul 4 Nivelul 3 Nivelul 2 Nivelul 1

Apreciereacontroluluiintern

 Nu exist ă proceduri

 Exist ă proceduridar nu sunt actualizate şi nu

 sunt cunoscute

 Exist ă proceduridar nu sunt cunoscute

 Exist ă proceduri sunt cunoscutedar nu se aplică

 Exist ă proceduri şi se aplică

Apreciereacantitativă

 Impact financiar  foarte ridicat 

 Impact financiar important 

 Impact financiar mediu

 Impact financiar  slab

 Impact financiar  foarte scă zut 

Apreciereacalitativă

Vulnerabilitate foarte ridicat ă

Vulnerabilitateridicat ă

Vulnerabilitatemedie

Vulnerabilitate scă zut ă

Vulnerabilitate foarte mică

Modificărilegislative

1 - 3 luni < 6 luni < 1 an < 1 2 ani > 2 ani

Calitatea personalului   < 1 an < 3 ani < 5 ani < 6 ani > 6 ani

Notă: Din analiza documentului  Factorii de analiz ă a riscurilor  ş i nivelele de apreciere  se constat ă că pentru evaluarea

riscurilor am utilizat cinci factori de risc pentru care vom avea cinci nivele de apreciere a riscurilor. Precizăm că factorii de risc pe care i-am ad ăugat fa ţă de cei stabili ţ i prin norme, respectiv  modific ări legislative 

şi calitatea personalului,  vor diminua ponderile la factorii de risc  aprecierea cantitativ ă şi corespunz ător aprecierea 

calitativ ă , luând în considera ţ ie că suma acestora se recomand ă să fie tot 100.

d) Stabili rea nivelul ui ri scului pe cri teri il e de apreciere  se realizează prin aplicarea la fiecare factor deanaliză a riscurilor a unui nivel de apreciere.

Etapa se concretizează prin întocmirea situaţiei Stabilirea nivelului riscului conform modelului.

Procedura : Analiza riscurilor

MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICED.G.F.P. A JUDEŢULUI X

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI

Denumirea lucr ării: Elaborare plan activitate anual Domeniul: Financiar-contabilitateÎntocmit: Ş eful structurii de audit intern   Data: 15.11.2003

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 10/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

10

Nr.crt.

Activităţiauditabile Riscuri identificate

P140%F1

P225%F2

P320%

F3

P410%

F4

P55%F5

1   Activitatea deelaborare şiaprobare a

bilan ţ ului

- existen ţ a şi structura bugetului- neîntocmirea în termen a bugetuluinefundamentarea elementelor de

cheltuieli.....................................................

4 3 2 2 3

2   Întocmireabilan ţ uluicontabil  şi acontului deexecu ţ ie

- necorela ţ ii între situa ţ ia conturilor  şibilan ţ ul întocmit - erori în preluarea datelor din balan ţ elede verificare- erori în efectuarea opera ţ iunilor contabile.....................................................

3 2 2 2 2

3   Contabilitatea,inclusivangajamentelebugetare şi legale

- inexisten ţ a documentelor justificative privind opera ţ iile efectuate- neînregistrarea în mod cronologic- nerealizarea controalelor ierarhice

- utilizarea incorect ă a conturilor contabile.....................................................

4 3 4 3 2

4   Calculul  şi plata salariilor 

- acordarea incorect ă a elementelor  salariale- gestionarea incorect ă a dosarului de personal - erori în întocmirea statelor de salarii.....................................................

5 4 5 4 4

5   Plata achizi ţ iilor  publice

- neaplicarea corect ă a procedurilor deachizi ţ ii- neîncadrarea în plafoanele aprobate- erori în atribuirea contractelor deachizi ţ ie.....................................................

4 5 4 4 3

6   Activitatea deinventariere a patrimoniului

- erori în efectuarea inventarierii faptice- nevalorificarea diferen ţ elor constatateîn urma inventarieri- neefectuarea inventarierii tuturor bunurilor ....................................................

5 3 4 3 3

7   Plata facturilor  furnizorilor  şi prestatorilor de servicii

- neoperarea tuturor intr ărilor încontabilitate- neînregistrarea corect ă a documentelor de pl ăţ i- inexisten ţ a documentelor justificative pentru plat ă.............................................................

2 2 3 2 2

e) Determinarea punctajului total  se realizează prin aplicarea ponderii nivelului de apreciere fiecărui factor de risc pe nivele de riscuri în vederea stabilirii punctajului total pe baza formulei:

Pt =   Pi * Ni

unde,Pt = punctaj total;Pi = ponderea riscurilor pentru fiecare factor;

 Ni = nivelul riscului pentru fiecare factor utilizat.

Etapa se concretizează prin întocmirea situaţiei Determinarea punctajului total, conform modelului.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 11/233

Constantin I a  ţ co 

11

Procedura: Analiza riscurilor

MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICED.G.F.P. A JUDEŢULUI X

DETERMINAREA PUNCTAJULUI TOTAL

Denumirea lucr ării: Elaborare plan activitate anual Domeniul: Financiar-contabilitateÎntocmit: Ş eful structurii de audit intern   Data: 15.11.2003

Nr.crt.

Activităţiauditabile Riscuri identificate

P140%

F1

P225%

F2

P320%

F3

P410%

F4

P55%F5

Punctajtotal

1   Activitatea deelaborare şiaprobare a

bilan ţ ului

- existen ţ a şi structura bugetului- neîntocmirea în termen abugetului

- nefundamentarea elementelor decheltuieli...........................................

4 3 2 2 3 3,00

2   Întocmireabilan ţ uluicontabil  şi acontului deexecu ţ ie

- necorela ţ ii între situa ţ iaconturilor  şi bilan ţ ul întocmit - erori în preluarea datelor dinbalan ţ ele de verificare- erori în efectuarea opera ţ iunilor contabile...........................................

3 2 2 2 2 2,30

3   Contabilitatea,inclusivangajamentelebugetare şilegale

- inexisten ţ a documentelor ustificative privind opera ţ iile

efectuate- neînregistrarea în mod cronologic- nerealizarea controalelor ierarhice- utilizarea incorect ă a conturilor contabile...........................................

4 3 4 3 2 3,55

4   Calculul  şi plata salariilor 

- acordarea incorect ă aelementelor salariale- gestionarea incorect ă adosarului de personal - erori în întocmirea statelor de salarii............................................

5 4 5 4 4 4,60

5   Plata achizi ţ iilor  publice

- neaplicarea corect ă arocedurilor de achizi ţ ii

- neîncadrarea în plafoaneleaprobate- erori în atribuirea contractelor de achizi ţ ie.............................................

4 5 4 4 3 4,20

6   Activitatea deinventariere a patrimoniului

- erori în efectuarea inventarieriiaptice

- nevalorificarea diferen ţ elor constatate în urma inventarieri

- neefectuarea inventarieriituturor bunurilor .............................................

5 3 4 3 3 4,00

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 12/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

12

Nr.crt.

Activităţiauditabile Riscuri identificate

P140%F1

P225%F2

P320%F3

P410%

F4

P55%F5

Punctajtotal

7   Plata facturilor urnizorilor  şi

 prestatorilor de

 servicii

- neoperarea tuturor intr ărilor încontabilitate- neînregistrarea corect ă a

documentelor de pl ăţ i- inexisten ţ a documentelor  justificative pentru plat ă..........................................

2 2 3 2 2 2,05

f) Clasarea activit ăţ ilor pe baza analizei riscurilor  se realizează pe baza punctajelor totale obţinute anterior,stabilite în ordinea impactului produs asupra domeniului auditabil  şi se departajează pe o scar ă cu trei nivele:mari, medii şi mici.

Etapa se concretizează  prin întocmirea situaţiei  Clasarea activit ăţ ilor   conţine activităţile identificatedin cadrul domeniului financiar-contabil, în funcţie de riscuri , conform modelului:

Procedura : Analiza riscurilor

MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICED.G.F.P. A JUDEŢULUI X

CLASAREA ACTIVITĂŢILOR 

Denumirea lucr ării: Elaborare plan activitate anual Domeniul: Financiar-contabilitateÎntocmit: Ş eful structurii de audit intern   Data: 15.11.2003

Nr.crt.

Activităţiauditabile Riscuri identificate Clasare

1   Calculul  şi plata salariilor 

- acordarea incorect ă a elementelor salariale- gestionarea incorect ă a dosarului de personal - erori în întocmirea statelor de salarii.........................................................

 Mare

2   Plata achizi ţ iilor  publice

- neaplicarea corect ă a procedurilor de achizi ţ ii- neîncadrarea în plafoanele aprobate- erori în atribuirea contractelor de achizi ţ ie........................................................

 Mare

3   Activitatea deinventariere a patrimoniului

- erori în efectuarea inventarierii faptice- nevalorificarea diferen ţ elor constatate în urma inventarieri- neefectuarea inventarierii tuturor bunurilor .........................................................

 Mare

4   Contabilitate,inclusiv

angajamentelebugetare şi legale

- inexisten ţ a documentelor justificative privind opera ţ iile efectuate- neînregistrarea în mod cronologic

- nerealizarea controalelor ierarhice- utilizarea incorect ă a conturilor contabile........................................................

 Mediu

5   Activitatea deelaborare şiaprobare abugetului

- existen ţ a şi structura bugetului- neîntocmirea în termen a bugetului- nefundamentarea elementelor de cheltuieli..........................................................

 Mediu

6   Întocmireabilan ţ ului contabil  şi a contului deexecu ţ ie

- necorela ţ ii intre situa ţ ia conturilor  şi bilan ţ ul întocmit - erori în preluarea datelor din balan ţ ele de verificare- erori în efectuarea opera ţ iunilor contabile..........................................................

 Mediu

7   Plata facturilor  furnizorilor  şi

 prestatorilor de servicii

- neoperarea tuturor intr ărilor în contabilitate- neînregistrarea corect ă a documentelor de pl ăţ i

- inexisten ţ a documentelor justificative pentru plat ă..........................................................  Mic

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 13/233

Constantin I a  ţ co 

13

Auditorii vor prelua din lista de  Clasare a activit ăţ ilor  şi riscurilor , toate activităţile, indiferent dacăriscul este mare, mediu sau mic, în vederea ierarhizării lor.

g) Ierarhizarea activit ăţ ilor care urmeaz ă a fi auditate  se realizează pe baza situaţiei anterioare ţinând contşi de numărul personalului, timpul disponibil, alte activităţi care se desf ăşoar ă în cadrul structurii de audit

intern şi, în mod special, de analiza riscurilor identificate la celelalte domenii din cadrul entităţii.Etapa se concretizează  prin elaborarea  Tabelului puncte tari  şi puncte slabe, document care prezintăsintetic rezultatul evaluării fiecărei activităţi în scopul elabor ării Planului de audit intern. Documentul conţineşi o opinie referitoare la nivelul impactului riscurilor activităţilor asupra domeniului auditabil şi a gradului deîncredere privind funcţionalitatea activităţii în cadrul domeniului, conform modelului:

Procedura : Analiza riscurilor

MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICED.G.F.P. A JUDEŢULUI X

TABELUL PUNCTE TARI (T) ŞI PUNCTE SLABE (S)

Denumirea lucr ării: Elaborare plan activitate anual Domeniul: Financiar-contabilitateÎntocmit de: Ş eful structurii de audit intern   Data: 15.11.2003

Nr.crt.

Activităţiauditabile

Riscuri identificate T/S Consecinţanefuncţio-

năriicontrolului

intern

Gradul de încredereal auditului în funcţio-

nalitatea

Controluluiintern

Obs.

1   Calculul  şi plata salariilor 

- acordarea incorect ă a elementelor  salariale- gestionarea incorect ă a dosarului de personal - erori în întocmirea statelor de salarii……………………………….

S Scă zut 

2   Plataachizi ţ iilor  publice

- neaplicarea corect ă a procedurilor deachizi ţ ii- neîncadrarea în plafoanele aprobate- erori în atribuirea contractelor deachizi ţ ie.....................................

S Scă zut 

3   Activitatea deinventariere a patrimoniului

- erori în efectuarea inventarierii faptice- nevalorificarea diferen ţ elor constatate înurma inventarieri- neefectuarea inventarierii tuturor bunurilor ……………............................

Comisiile deinventariere sunt constituitedin persoanede specialitate

 Mediu

4   Contabilitate,inclusivangajamentelebugetare şilegale

- inexisten ţ a documentelor justificative privind opera ţ iile efectuate- neînregistrarea în mod cronologic- nerealizarea controalelor ierarhice- utilizarea incorect ă a conturilor contabile....................................

S Scă zut 

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 14/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

14

Nr.crt.

Activităţiauditabile

Riscuri identificate T/S Consecinţanefuncţio-

năriicontrolului

intern

Gradul de încredereal auditului în funcţio-

nalitateaControlului

intern

Obs.

5   Activitatea deelaborare şiaprobare abugetului

- existen ţ a şi structura bugetului- neîntocmirea în termen a bugetului- nefundamentarea elementelor de cheltuieli....................................

S Scă zut 

6   Întocmireabilan ţ uluicontabil  şi acontului deexecu ţ ie

- necorela ţ ii între situa ţ ia conturilor  şibilan ţ ul întocmit - erori în preluarea datelor din balan ţ ele deverificare- erori în efectuarea opera ţ iunilor contabile…....................................

 Pentruaceastaactivitate estecontractat unaudit externcare vaefectuacertificarea

 Ridicat 

7   Plata facturilor  furnizorilor  şi prestatorilor de servicii

- neoperarea tuturor intr ărilor încontabilitate- neînregistrarea corect ă a documentelor de pl ăţ i- inexisten ţ a documentelor justificative pentru plat ă............................................

S Scă zut 

Din analiza Tabelului puncte tari şi puncte slabe se observă că datorită faptului că există contractat unaudit financiar extern care va efectua certificarea anuală a situaţiilor financiare finale, activitatea Întocmireabilan ţ ului contabil  şi a contului de execu ţ ie  este considerată ca fiind „punct tare”.

Notă:Activitatea Plata facturilor fur nizoril or  ş i prestatorilor de servicii  , de şi a fost clasat ă cu risc mic a fost cuprinsă

în Tabelul puncte tari  şi puncte slabe  şi va intra şi în  Programul de audit  deoarece nu a fost auditat ă în ultimii doi ani şi în conformitate cu normele generale orice activitate, din cadrul entit ăţ ii, trebuie auditat ă cel pu ţ in o dat ă la trei ani.

 În documentul  Temati ca în detal iu  vor fi preluate toate activit ăţ ile auditabile al domeniului financiar contabilitateîn conformitate cu rezultatele activit ăţ ii de clasare şi ierarhizare a lor.

h) El aborarea Tematicii în detali u Tematica de detaliu se realizează   pe baza   Tabelului puncte tari   şi puncte slabe,   şi cuprinde toate

activităţile domeniului auditabil   şi se concretizează   în documentul   Tematica în detaliu a activit ăţ ilor auditabile, conform modelului.

Procedura : Analiza riscurilor

MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICED.G.F.P. A JUDEŢULUI X

TEMATICA ÎN DETALIU A ACTIVITĂŢILOR AUDITABILE

Denumirea lucr ării: Elaborare plan activitate anual Domeniul: Financiar-contabilitateÎntocmit: Ş eful structurii de audit intern   Data: 15.11.2003

Nr.crt.

  Activităţi auditabile Observaţii

1   Calculul  şi plata salariilor    Risc mare2   Plata achizi ţ iilor publice   Risc mare

3   Activitatea de inventariere a patrimoniului   Risc mare4   Contabilitate, inclusiv angajamentele bugetare şi legale   Risc mediu

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 15/233

Constantin I a  ţ co 

15

5   Activitatea de elaborare şi aprobare a bugetului   Risc mediu6   Întocmirea bilan ţ ului contabil  şi a contului de execu ţ ie   Punct tare7   Plata facturilor furnizorilor  şi prestatorilor de servicii   Risc mic.

Activitate neauditatăîn ultimii doi ani

Notă: În  Planul de audit intern  , pe anul curent, vor fi cuprinse în auditare pentru domeniul financiar-contabilitateactivit ăţ ile evaluate ca fiind cu risc mare  şi activitatea care nu a fost auditat ă în ultimii doi ani, de şi a fost evaluat ă ca

 fiind cu risc mic. În următorul plan de audit intern vor fi preluate celelalte activit ăţ i care nu au fost avute în vedere în planul de

audit intern curent.

i) Elaborarea planului de audit intern anual Pentru elaborarea  Planului de audit intern anual  este necesar să  determinăm pentru fiecare obiectiv

 perioada auditată, fondul de timp necesar pentru realizarea misiunilor  şi numărul auditorilor implicaţi.Etapa se concretizează în elaborarea Planului de audit intern pe anul 2004, conform modelului.

Ministerul Finanţelor PubliceD.G.F.P. a Judeţului X Se aprobă,Nr…….din………………. Director Executiv

PLANUL DE AUDIT INTERN – ANUL 2004

Nr.crt.

Scopulacţiunii

Obiectiv/Activitate

Identificăriiactivităţii

Identificareaunităţii

Perioadaauditată

Durataauditului

Nr.auditori

1.   …… ……. …….. ……. ….. …. …..

2.…..7.   Organizarea

 şiconducereacontabilit ăţ ii

1. Calculul  şi plata salariilor 

2. Plataachizi ţ iilor  publice

3. Activitateadeinventariere a

 patrimoniului

4. Plata facturilor  furnizorilor  şi prestatorilor de servicii

……………………

……………………

…………………….

- dacă toateintr ările încontabilitate au fost operate;- dacă pentrucheltuielile pl ătiteau fost angajatelichidit ăţ i şiordonan ţ ate;- întocmireacorect ă a

documentelor de pl ăţ i;

………… ……..

01.01. – 31.12. 2003

………..

06.01. -28.02. 2004

……….

2

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 16/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

16

Nr.crt.

Scopulacţiunii

Obiectiv/Activitate

Identificăriiactivităţii

Identificareaunităţii

Perioadaauditată

Durataauditului

Nr.auditori

- existen ţ acreditelor bugetaredeschiserepartizate şi a

disponibilit ăţ ilor înconturi;- existen ţ adocumentelor ustificative pentru

 plat ă;- întocmireacorect ă adocumentelor de pl ăţ i;

- dacă sumadatorat ă este cea

corect ă;- eficacitateacontroalelor interne privind  pl ăţ ile;- dacă pl ăţ ile sunt înregistrate corect în contabilitate;…………………”…

8. ……”……. ………”……. ……..”………… ……………. ……….. ………. ……..… ……”…… ……..”……… ………”……….31.32.

Întocmit,Şeful serviciului de audit intern

Planul de audit întocmit de departamentul de audit intern pe baza analizei riscurilor se supune aprobăriiconducerii entităţii. Ulterior, în funcţie de necesităţi poate fi actualizat, dar tot pe baza analizei riscurilor  şi cuaprobarea conducerii entităţii.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 17/233

Constantin I a  ţ co 

17

Capitolul 2 

METODOLOGIA DERULĂRII MISIUNII DE AUDIT PE EXEMPLULACTIVITĂŢII SERVICIULUI JURIDIC

D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern Se aprobă,Nr……….din…………… Director executiv

PLANUL DE AUDIT INTERN – ANUL 2005

Nr.crt.

Domeniulauditabil

Activităţileauditabile(din ROF)

Identificarea obiectivelorauditabile

(din cadrul normativsi din proceduri)

Stabilireastructuriiauditate

Perioadaauditată

Durataauditului

Numărauditori

1.   Eviden ţ aobliga ţ iilor  fiscale

- înregistrare fiscal ă şieviden ţ a pl ătitorilor de impozite şitaxe

- întocmireaîn ştiin ţărilor de plat ă

- urmărireacolect ăriiobliga ţ iilor bugetarerestante

- primirea declara ţ iilor deînregistrare fiscal ă şi a celor de men ţ iuni;- atribuirea codului deînregistrare fiscal ă;- emiterea certificatului deînregistrare fiscal ă;

- constituirea bazelor dedate;deschiderea dosarelor iscale şi transmiterea lor în

teritoriu;- modul de întocmire aîn ştiin ţărilor de plat ă pentrudiferen ţ ele de debite,major ări de întârziere şi penalit ăţ i aferente;- transmiterea acestora spreexecutare silit ă în cazul nepl ăţ ii;

modul de eviden ţă adebitorilor restan ţ i;- urmărirea şi încasareaveniturilor fiscale şinefiscale în cazul nerespect ării termenelor de plat ă;- calculul major ărilor deîntârziere şi penalit ăţ ilor (instituirea major ărilor deîntârziere şi a penalit ăţ ilor;urmărirea şi încasareamajor ărilor de întârziere şi a penalit ăţ ilor).

01.01 – 31.122004

06.01 - 28.022005

3

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 18/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

18

Nr.crt.

Domeniulauditabil

Activităţileauditabile(din ROF)

Identificarea obiectivelorauditabile

(din cadrul normativsi din proceduri)

Stabilireastructuriiauditate

Perioadaauditată

Durataauditului

Numărauditori

2.   Executare silit ă

-recuperareaobliga ţ iilor 

bugetarerestante prinaplicareamodalit ăţ ilor de executare silit ă

- întocmirea dosarelor deexecutare silit ă;

- parcurgerea procedeelor  şietapelor de executare silit ă;modul de întocmire şicomunicare a documentelor de executare silit ă;- existen ţ a titlului de crean ţă şi a în ştiin ţării de plat ă;- modul de întocmire şicomunicare a soma ţ iilor  şiînfiin ţ area popririlor;- modul de înfiin ţ are a sechestrelor  şi identificare abunurilor imobile;

- modul de aplicare amă surilor asiguratorii;- organizarea publicit ăţ ii, alicita ţ iilor  şi distribuirea sumelor încasate;

01.01.2004 – 

30.06.2005

15.07 - 30.082005

2

3.   Achizi ţ ii publice

………”……. …………………..”……………

….   ……”…… ……..”……… ………………….”……………

7.   Organizarea şi conducereacontabilit ăţ ii

………”……

- calculul  şi plata salariilor 

- plata facturilor  furnizorilor  şi prestatorilor de servicii

inventarierea patrimoniului şivalorificarearezultatelor 

……..”……

- angajarea, lichidarea şiordonan ţ area cheltuielilor;- existen ţ a creditelor  şi a

disponibilit ăţ ilor în conturi;- existen ţ a documentelor  justificative pentru plat ă;- întocmirea corect ă adocumentelor de pl ăţ i;- corectitudinea sumelor datorate;- eficacitatea controalelor interne privind pl ăţ ile;contabilizarea corect ă a pl ăţ ilor;- înregistrarea şi eviden ţ atuturor bunurilor;

- inventarierea patrimoniului;- valorificarea rezultatelor inventarierii;- completarea Registruluiinventar.…………..”……………… ……………

01.01.2004 – 31.03.

2005

01.01.2004 – 

30.04.2005

01.04 – 15.052005

01.05.-15.06. 2005

2

2

31.  Activitatea deeviden ţă şicontrol casede marcat 

- activitateacomisiei cuatribu ţ ii îndomeniul caselor demarcat 

- modul de eviden ţă laagen ţ ii economici;- modul de întocmire aactelor de control;modul de valorificare aactelor de control;

2

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 19/233

Constantin I a  ţ co 

19

Nr.crt.

Domeniulauditabil

Activităţileauditabile(din ROF)

Identificarea obiectivelorauditabile

(din cadrul normativsi din proceduri)

Stabilireastructuriiauditate

Perioadaauditată

Durataauditului

Numărauditori

32.  Modul deorganizare a

activitatiiServiciului Juridic si dereprezentareininstanta invederea sustineriiintereselor  societatii

Serviciul  juridic

- Cauzele care au determinat respingerea în instan ţă a

ac ţ iunilor formulate- Reprezentarea societ ăţ ii îninstan ţ ele de judecat ă- Conducerea eviden ţ elor,cauzelor la care societateaeste parte- Întocmirea lucr ărilor de sinteză şi a rapoartelor  privind activitatea proprie- Solicitarea declan şăriialimentului în vederea

recuper ării debitelor - Investirea hot ărârilor 

udecătore şti şi solicitarea punerii lor în aplicare decătre organul de executare.

01.01.2005 – 

30.11.2005

15.10. – 30.11. 2005

2

D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern Se aprobă,Nr………..din………. Director executiv

IN FORMAREA –CADRU privind Activitatea juridic ă

Cadrul legal de reglementare:- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;- O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activit ăţ ii

de audit intern;- Dispozi ţ ia Directorului General al D.G.F.P. a judetului nr. 111/2005 prin care s-au aprobat Normele

 proprii de exercitare a auditului intern în cadrul societ ăţ ii şi a Planului de audit intern pentru anul 2005. Perioada de realizare a auditului: 15.07.2005 – 31.08.2005. Perioada auditat ă: 01.03.2004 – 30.06.2005. Număr de auditori repartiza ţ i: 2

I . Componen  ţ a misiuni i de audit i ntern: 1. Scopul misiunii: 

-   de a da asigur ări că organizarea activit ăţ ii Serviciului Juridic  şi reprezentarea în instan ţă  învederea sus ţ inerii intereselor societ ăţ ii este în conformitate cu cadrul legislativ şi normativ;

-   de a da asigur ări că  exist ă  controale instituite pentru fiecare opera ţ ie/ activitate   şi că  acestea func ţ ionează.

2. Structuri le auditate:  Serviciul Juridic.3. Documenta  ţ ia general ă: a) Organigrama

-   număr posturi prevă zute (conducere, execu ţ ie);-   număr posturi ocupate (conducere, execu ţ ie);

b) Fi şa postului-   întocmire, semnare pentru luare la cuno ştin ţă şi actualizare;-   cuprinderea sarcinilor din R.O.F.

c) Structura pe grupe şi clase a personalului angajat;

d) Îndeplinirea atribu ţ iilor de serviciu conform R.O.F.;e) Obiectivele supuse audit ării:

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 20/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

20

-   Cauzele care au determinat respingerea în instan ţă a ac ţ iunilor formulate;-   Reprezentarea societ ăţ ii în instan ţ ele de judecat ă;-   Conducerea eviden ţ elor, cauzelor la care societatea este parte;-   Întocmirea lucr ărilor de sinteză şi a rapoartelor privind activitatea proprie;-   Solicitarea declan şării falimentului în vederea recuper ării debitelor;-   Investirea hot ărârilor judecătore şti  şi solicitarea punerii lor în aplicare de către organul de

executare.

Calendarul misiunii 

Perioada Obiective Auditor i  

30.06 –15.07.2005 1.Preg  ătirea misiunii  Tomescu Viorel 

St ănescu Ioana

16.07 –15.08.2005 2.Efectuarea misiunii  Tomescu Viorel 

St ănescu Ioana

16.08 – 22.08.2005 3.Evaluarea par   ţ ial ă  Tomescu Viorel 

St ănescu Ioana

23.08 – 31.08.2005 4.Evaluarea final  ă  Tomescu Viorel 

St ănescu Ioana

 Resursele umane afectate;-   Tomescu Viorel - auditor A I/1 – coordonator -   St ănescu Ioana – auditor A I/1

 Proceduri recomandate:-   documentare,-   verificari,-   analiză;-   sinteză.

 Fazele misiunii:-   preg ătirea;-   interventia pe teren,-   elaborarea raportului ,-   urmarirea recomandarilor.

Concluzii: ● Rezultatele auditului vor face obiectul unui Raport de audit intern;● Pentru explicitarea unor aspecte, acolo unde va fi cazul, vor fi solicitate note de relatii si interviuri

de la persoanele autorizate sau/sau copii dupa documentele în cauză. Respectarea termenelor  şi perioadelor de întocmire a documentelor de lucru, inclusiv a raportului, este

obligatorie cu excep ţ ia cazurilor de întârziere temeinic justificate, în caz contrar se va considera că lucr ărilenu au fost realizate în termen.

Ş  EF SERVICIU,Cristescu Gabriel 

Procedura PO1 : Iniţierea auditului

D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit InternNr……. din………

ORDI N DE SERVI CIU 

 În conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activit ăţ ii de audit intern, a Dispozi ţ iei D.G.F.P. a judetului X nr. 111/2005 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului internîn cadrul societ ăţ ii şi a Planului de audit intern pentru anul 2005, se va efectua o  misiune de audit intern  a

Serviciului juridic, în perioada 15.07.2005 – 31.08.2005.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 21/233

Constantin I a  ţ co 

21

Scopul misiunii de audit este de a da asigur ări asupra   modului de desf   ăşurare a activit ăţ i i 

 j ur i di ce  şi reprezentar ea în in stan  ţă   în veder ea sus  ţ inerii intereselor entitatii,  în conformitate cucadrul legislativ şi normativ, iar obiectivele acestuia au în vedere:- cauzele care au determinat respingerea în instan ţă a ac ţ iunilor formulate;- reprezentarea societ ăţ ii în instan ţ ele de judecat ă;- conducerea eviden ţ elor, cauzelor la care societatea este parte;

- intocmirea lucr ărilor de sinteză şi a rapoartelor privind activitatea proprie;- solicitarea declan şării falimentului în vederea recuper ării debitelor;- investirea hot ărârilor judecătore şti şi solicitarea punerii lor în aplicare de către organul de executare.

 Men ţ ionăm că se va efectua un  audit de conformitate  al modului de organizare a activit ăţ ii juridice şireprezentarii intereselor societ ăţ ii în fa ţ a instan ţ elor.

 Echipa de auditori interni este format ă din următorii auditori:1. Tomescu Viorel, coordonator 2. St ănescu Ioana

 Ş ef Serviciu de Audit Intern,Cristescu Gabriel 

Procedura PO2 : Iniţierea auditului

D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

 Nume şi prenume: Tomescu ViorelMisiunea de audit intern: Serviciul juridic Data: 14.07.2005

Incompatibilit ăţ i în leg ătur ă cu entitatea/stru ctura auditat ă   DA NU  

 A ţ i avut/ave ţ i vreo rela ţ ie oficial ă , financiar ă sau personal ă cu cineva care ar putea să vălimiteze mă sura în care pute ţ i să vă interesa ţ i, să descoperi ţ i sau să constata ţ i sl ăbiciuni deaudit în orice fel?

- X 

 Ave ţ i idei preconcepute fa ţă de persoane, grupuri, organiza ţ ii sau obiective care ar putea să văinfluen ţ eze în misiunea de audit?

  - X 

 A ţ i avut/ave ţ i func ţ ii sau a ţ i fost/sunte ţ i implicat( ă ) în ultimii 3 ani într-un alt mod înactivitatea entit ăţ ii/structurii ce va fi auditat ă?

  - X 

 Ave ţ i responsabilit ăţ i în derularea programelor  şi proiectelor finan ţ ate integral sau par  ţ ial deUniunea Europeană?

  - X 

 A ţ i fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entit ăţ ii/structurii ceurmează a fi auditat ă?   X -

Sunte ţ i so ţ  /so ţ ie, rud ă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entit ăţ ii/structurii ce va fi auditat ă sau cu membrii organului de conducere colectivă?

  - X 

 Ave ţ i vreo leg ătur ă politică , social ă care ar rezulta dintr-o fost ă angajare sau primirea deredeven ţ e de la vreun grup anume, sau organiza ţ ie sau nivel guvernamental?

  - X 

 A ţ i aprobat înainte facturi, ordine de plat ă şi alte instrumente de plat ă pentruentitatea/structura ce va fi auditat ă?

  - X 

 A ţ i ţ inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat ă? - X  Ave ţ i vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fiauditat ă?

  - X 

 Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal ă , externă sauorganiza ţ ional ă care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele deaudit impar  ţ iale, notifica ţ i şeful Serviciului de audit intern de urgen ţă?

 X -

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 22/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

22

Auditor,   Ş ef serviciu Tomescu Viorel Cristescu Gabriel  

1. Incompatibilit ăţ i personale : Cu aproximativ 2 ani în urma am lucrat la compartimentul personal tinând evidenta căr  ţ ilor de muncă.2. Pot fi negociate/diminuate/eliminate incompatibilit ăţ i le  : Da

Dac ă da, explica  ţ i cum anume : Misiunea planificat ă nu are nici o tangen ţă cu activitatea de personal,obiectivul său este modul cum este organizata activitate juridică şi cum sunt sus ţ inute interesele societ ăţ ii în fa ţ a instan ţ elor. Data:14.07.2005 Semnătura: Cristescu Gabriel 

Procedura PO2 : Iniţierea auditului

D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

 Nume şi prenume: Stănescu Ioana Data: 14.07.2005Misiunea de audit: Activitatea juridică

Incompatibilit ăţ i în leg ătur ă cu entitatea/stru ctura auditat ă   DA NU  

 A ţ i avut/ave ţ i vreo rela ţ ie oficial ă , financiar ă sau personal ă cu cineva care ar putea să vălimiteze mă sura în care pute ţ i să vă interesa ţ i, să descoperi ţ i sau să constata ţ i sl ăbiciuni deaudit în orice fel?

- X 

 Ave ţ i idei preconcepute fa ţă de persoane, grupuri, organiza ţ ii sau obiective care ar putea să văinfluen ţ eze în misiunea de audit?

  - X 

 A ţ i avut/ave ţ i func ţ ii sau a ţ i fost/sunte ţ i implicat( ă ) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea

entit ăţ ii/structurii ce va fi auditat ă?  - X 

 Ave ţ i responsabilit ăţ i în derularea programelor  şi proiectelor finan ţ ate integral sau par  ţ ial deUniunea Europeană?

  - X 

 A ţ i fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entit ăţ ii/structurii ceurmează a fi auditat ă?

  - X 

Sunte ţ i so ţ  /so ţ ie, rud ă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entit ăţ ii/structurii ce va fi auditat ă sau cu membrii organului de conducere colectiva?

  - X 

 Ave ţ i vreo leg ătur ă politică , social ă care ar rezulta dintr-o fost ă angajare sau primirea deredeven ţ e de la vreun grup anume, sau organiza ţ ie sau nivel guvernamental?

  - X 

 A ţ i aprobat înainte facturi, ordine de plat ă şi alte instrumente de plat ă pentruentitatea/structura ce va fi auditat ă?

  - X 

 A ţ i ţ inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat ă? - X  Ave ţ i vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fiauditat ă?   - X  Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal ă , externă sauorganiza ţ ional ă care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra  şi a face rapoartele deaudit impar  ţ iale, notifica ţ i şeful Serviciului de audit intern de urgen ţă?

 X -

Auditor, Sef serviciu  St ănescu I oana Cristescu Gabriel  

1.  Incompatibilit ăţ i personale :

2. Pot fi negociate/diminuate/eliminate incompatibilit ăţ i le  :

Dac ă da, explica  ţ i cum anume :

 Data: 14.07.2005 Semnătura: Cristescu Gabriel 

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 23/233

Constantin I a  ţ co 

23

Procedura P03 : Iniţierea auditului

D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern

Nr……..din………….

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

C ătre:    Serviciul JuridicDe la:    Ş eful Serviciului de Audit InternReferitor la misiunea de audit intern  „Modul de organizare a activit ăţ ii Serviciului Juridic  şi sus ţ inereaintereselor societ ăţ ii în fa ţ a instan ţ elor”

Stimate( ă ) domn/doamnă ..........................

 În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2005, urmează ca în perioada 15.07.2005-31.08.2005

 să efectuăm o misiune de audit intern avand ca tema  Serviciul juri dic. Echipa de auditori va examina responsabilit ăţ ile asumate de către Oficiul Juridic şi va determina dacă

acesta î  şi îndepline şte obliga ţ iile în mod efectiv şi eficient.V ă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord  şedin ţ a de deschidere în vederea discut ării

diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând: Prezentarea auditorilor; Prezentarea si discutarea obiectivelor misiunii de audit intern;Scopul misiunii de audit intern; Programul interven ţ iei la fa ţ a locului; Alte aspecte privind organizarea si desfasurarea misiunii. Pentru o mai bună  în ţ elegere a activit ăţ ii dumneavoastr ă , vă  rug ăm sa ne pune ţ i la dispozi ţ ie următoareadocumenta ţ ie necesar ă privind Activitatea juridică:

 – cadrul legal si de reglementare aplicabil entitatii;

 – organigrama serviciului; – Regulamentul de organizare şi func ţ ionare, – fi şele posturilor; – procedurile scrise care descriu activitatile ce se desfasoara in cadrul compartimentului; – rapoartele de audit intern anterioare;

 – alte rapoarte, note, dosarelor anterioare care se refer ă la aceasta temă. Dacă ave ţ i unele întrebări privind aceasta ac ţ iune, vă  rog să  contacta ţ i pe domnul Tomescu Viorel – 

auditor, coordonatorul misiunii sau pe şeful structurii de audit intern.

 Ş ef Serviciu de Audit Intern,Cristescu Gabriel Data: 30.06.2005  

Procedura PO4 : Colectarea   şi prelucrarea informaţiilor

D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern

COLECTAREA INFORMAŢIILOR 

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.03.2004 – 30.06.2005Întocmit: Tomescu Viorel/Stănescu Ioana Data: 16.07.2005

Avizat: Cristescu Gabriel Data: 16.07.2005

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 24/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

24

Colectarea informa  ţ i i lor 

Oficiul Jur idic DA NU Observa   ţ i i  Identificarea legilor  şi regulamentelor aplicabile structurii auditate X -Ob ţ inerea organigramei X -Ob ţ inerea Regulamentului de organizare şi func ţ ionare X -

Ob ţ inerea fi şelor posturilor X Nu exist  ăOb ţ inerea procedurilor scrise XX Nu exista Identificarea personalului responsabil X -Ob ţ inerea exemplarului de Raport de audit intern anterior X -

Procedura PO5 : Analiza riscului

D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.03.2004 – 30.06.2005Întocmit: Tomescu Viorel/Stănescu Ioana Data: 17.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2005

Obiective Obiecte auditabi le Observa   ţ i i 

1. Utilizarea tuturor căilor de atac2. St ăruin ţ a în sus ţ inerea unor argumente esen ţ iale pentru

 solu ţ ionarea favorabil ă a cauzei3. Formularea în termen a ac ţ iunilor în instan ţă4. Formularea în termen a apelului5. Prezentarea tuturor documentelor în sus ţ inerea cauzei6. Formularea clauzelor contractuale

1. Cauzele care au determinat respingerea în instan ţă a

ac ţ iunilor formulate

7. Formularea în termen a recursului8. Prezentarea la şedintele de judecat ă în vederea sus ţ ineriicauzei9. Formularea contesta ţ iilor la executare10. Formularea în termen a ac ţ iunilor 11.Transmiterea hot ărârilor definitive în vedereavalorificării12. Formularea întâmpinărilor la actiunile ini ţ iate

2. Reprezentarea entitatii îninstan ţ ele de judecat ă

13. Combaterea tuturor aspectelor incriminate14. Conducerea Registrului de coresponden ţă15. Completarea cu toate documentele a dosarelor 16. Eviden ţ a ac ţ iunilor în justi ţ ie17. Constituirea dosarelor de instan ţă18. Repartizarea coresponden ţ ei în vederea solu ţ ionării

3. Conducerea eviden ţ elor cauzelor la care entitatea este parte

19. Eviden ţ a dosarelor finalizate20. Intocmirea lucr ărilor  şi rapoartelor 4. Intocmirea lucr ărilor de

 sinteză şi a rapoartelor privind activitatea proprie   21. Avizarea documentelor interne

22. Solicitarea falimentului în cazul debitorilor care sunt 

insolvabili

5. Solicitarea declan şării

 falimentului în vederearecuper ării debitelor    23. Înscrierea la masa credal ă cu toate debitele

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 25/233

Constantin I a  ţ co 

25

Obiective Obiecte auditabi le Observa   ţ i i 

24. Formularea contesta ţ iilor la deciziile nefavorabile

25. Investirea în termen a hot ărârilor executabile26. Formularea eventualelor contesta ţ ii la executare

27. Solicitarea execut ării silite a debitorilor 28. Investirea în termen a biletelor la ordin

6. Investirea hot ărârilor  judecătore şti şi solicitarea

 punerii lor în aplicare de cătreorganul de executare29. St ăruin ţ a în efectuarea în termen a execut ărilor 

Procedura PO5 : Analiza riscurilor

D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR 

Misiunea de audit: Activitatea juridicăPerioada auditată: 01.03.2004 – 30.06.2005Întocmit: Tomescu Viorel/Stănescu Ioana Data: 17.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2005

Obiective Obiecte auditabi le Riscuri semnif icative Observa   ţ i i 

1. Utilizarea tuturor căilor deatac

 Neutilizarea tuturor căilor de atacatunci când hot ărârile sunt defavorabile

2. St ăruin ţ a în sus ţ inerea unor argumente esen ţ iale pentru solu ţ ionarea favorabil ă a cauzei

 Pierderea ac ţ iunii ca urmare aneprezent ării logice a faptelor  şi sus ţ inerea acestora

3. Formularea în termen aac ţ iunilor în instan ţă

 Întârzieri în recuperarea debitelor 

4. Formularea în termen aapelului

 Pierderea ac ţ iunii ca urmare aneformul ării în termen a apelului

5. Prezentarea tuturor documentelor în sus ţ inerea

cauzei

 Emiterea de hot ărâri nefavorabiledatorit ă necunoa şterii în totalitate

de către instan ţ a a adevărului6. Formularea clauzelor contractuale

 Imposibilitatea solicit ării îninstan ţă a unor dobânzi, penalit ăţ ietc. deoarece nu sunt prevă zute încontract 

1. Cauzele care audeterminat respingerea îninstan ţă a ac ţ iunilor  formulate

7. Formularea în termen arecursului

 Pierderea ac ţ iunii ca urmare aneformul ării în termen a recursului

8. Prezentarea la şedintele de judecat ă în vederea sus ţ ineriicauzei

 Pierderea ac ţ iunii ca urmare aneprezent ării la instan ţă în vederea sus ţ inerii cauzei

2. Reprezentareaentitatii în instan ţ elede judecat ă

9. Formularea contesta ţ iilor laexecutare

 Nesolicitarea suspend ăriiexecut ării silite în cazul creditorilor care nu au respectat 

 procedurile de executare

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 26/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

26

Obiective Obiecte auditabi le Riscuri semnif icative Observa   ţ i i 

10. Formularea în termen aac ţ iunilor 

 Prescrierea dreptului de a ac ţ ionaîn instan ţă

11.Transmiterea hot ărârilor 

definitive în vedereavalorificării

 Neluarea mă surilor de valorificare

 şi executare a hot ărârilor  judecatoresti12. Formularea întâmpinărilor la actiunile ini ţ iate

 Necuprinderea tuturor capetelor de acuzare

13. Combaterea tuturor aspectelor incriminate

 Admiterea par  ţ ial ă a unor capetede acuzare cu toate că nu exist ă justificarea lor 

14. Conducerea Registrului decoresponden ţă

Coresponden ţ a să nu fieînregistrat ă

15. Completarea cu toatedocumentele a dosarelor 

 Dosare de instan ţă incomplete

16. Eviden ţ a ac ţ iunilor în justi ţ ie

 Necunoa şterea termenelor de judecat ă

17. Constituirea dosarelor deinstan ţă

 Inexisten ţ a tuturor documentelor  privind cauza

18. Repartizarea corespon-den ţ ei în vederea solu ţ ionării

 Neefectuarea în termen alucr ărilor 

3. Conducereaeviden ţ elor cauzelor lacare entitatea este parte

19. Eviden ţ a dosarelor finalizate Nevalorificarea hot ărârilor ob ţ inute şi definitive

20. Întocmirea lucr ărilor  şirapoartelor 

 Neîntocmirea lucr ărilor  şirapoartelor sau întocmireaincomplet ă a acestora

4. Întocmirealucr ărilor de sinteză şia rapoartelor privind activitatea proprie   21. Avizarea documentelor 

interne Avizarea unor documente care nuîndeplinesc cadrul legal 

22. Solicitarea falimentului în

cazul debitorilor care sunt insolvabili

 Neaplicarea tuturor modalit ăţ ilor 

de recuperare a debitelor 

23. Înscrierea la masa credal ăcu toate debitele

 Înscrierea la masa credal ă cudebite mai mici decât cele reale derecuperat 

5. Solicitarea

declan şării falimentului învederea recuper ăriidebitelor 

24. Formularea contesta ţ iilor ladeciziile nefavorabile

 Acceptarea unor solu ţ ii nelegaleale instan ţ elor sau debitorilor 

25. Investirea în termen ahot ărârilor executabile

 Neluarea mă surilor de recuperarea crean ţ elor 

26. Formularea eventualelor contesta ţ ii la executare

 Necombaterea cu toate elementelea contesta ţ iilor la executareintroduse de debitori

27. Solicitarea execut ării silite a

debitorilor 

 Neluarea mă surilor de

rerecuperare a debitelor 28. Investirea în termen abiletelor la ordin

 Imposibilitatea valorificăriibiletelor la ordin ca urmare adepăşirii termenului

6. Investireahot ărârilor  judecătore şti şi solicitarea punerii lor în aplicare de cătreorganul de executare

29. St ăruin ţ a în efectuarea întermen a execut ărilor 

 Intârzieri în recuperarea debitelor 

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 27/233

Constantin I a  ţ co 

27

CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN

A. Într eb ăr i adresate managementului gener al DA NU    Auditorii 

 Exist ă proceduri scrise privind activitatea Oficiului Juridic? X 

  Tomescu Viorel Stanescu Ioana

 Exist ă proceduri scrise privind modul de reprezentare în instan ţă?  X    Tomescu Viorel Stanescu Ioana

 Exist ă proceduri scrise privind modul de eviden ţ iere a dosarelor de judecat ă? X 

  Tomescu Viorel Stanescu Ioana

 Exist ă proceduri scrise privind valorificarea hot ărârilor judecătore şti? X 

  Tomescu Viorel Stanescu Ioana

 Exist ă concluzii scrise anexate la dosare? X 

  Tomescu Viorel Stanescu Ioana

 Hot ărârile definitive sunt transmise compartimentelor de specialitate învederea punerii în aplicare?

  X   Tomescu Viorel 

Stanescu Ioana Exist ă Registru de coresponden ţă?

 X   Tomescu Viorel 

Stanescu Ioana

S-au calculat dobânzi şi penalit ăţ i şi au fost înscrise la masa credal ă?  X    Tomescu Viorel Stanescu Ioana Investirea s-a realizat în termen?

 X   Tomescu Viorel 

Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă biletele la ordin au fost investite cu formula executorie în cazul debitelor neachitate?

  X   Tomescu Viorel 

Stanescu Ioana In protocol, s-a urmărit ca executorii să sechestreze şi să valorifice bunuriledebitorilor?

  X   Tomescu Viorel 

Stanescu Ioana In instante, s-au sus ţ inut corect interesele societ ăţ ii referitoare la contesta ţ ii?

 X   Tomescu Viorel 

Stanescu Ioana

B. Întrebari adresate managementului de l inie DA NU Auditor i i  

Obiectivul 1. Cauzele care au determi nat respin gerea în in stan  ţă a ac  ţ iunilor formulate 

Verifica ţ i toate ac ţ iunile pierdute X Tomescu Viorel  Verifica ţ i întocmirea recursului X Tomescu Viorel  Verifica ţ i dacă recursul este formulat în termen X Tomescu Viorel  Verifica ţ i dacă recursul cuprinde toate exceptiile X Tomescu Viorel  Verifica ţ i modul de formulare a ac ţ iunii X Tomescu Viorel  Verifica ţ i dacă s-a staruit în sus ţ inerea intereselor X Tomescu Viorel  Verifica ţ i dacă exist ă concluzii scrise X Tomescu Viorel  Verifica ţ i dacă concluziile sunt formulate la obiect  şi combat din toate punctele de vedere cauza

  X   Tomescu Viorel 

Verifica ţ i dacă s-a insistat pe re ţ inerea de către instan ţă a anumitor aspecte în sus ţ inerea cauzei   X 

  Tomescu Viorel 

Verifica ţ i dacă la ac ţ iunile pierdute au fost utilizate toate căile de atac  X    Tomescu Viorel 

Verifica ţ i dacă la ac ţ iunile pierdute în prima instan ţă s-a formulat apel  X 

Tomescu Viorel 

Verifica ţ i dacă apelul este formulat în termen X Tomescu Viorel  Verifica ţ i dacă apelul a fost înso ţ it de sus ţ inerea scrisă a men ţ iunilor X Tomescu Viorel  

Obiectivu l 2. Reprezentar ea societ ăţ i i în i nstan  ţ ele de judecat ăVerifica ţ i dosarele de instan ţă   X Stanescu IoanaVerifica ţ i cita ţ iile primite X Stanescu IoanaVerifica ţ i hot ărârile emise la fiecare şedin ţă   X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă institu ţ ia a fost reprezentat ă în instan ţă la fiecare şedin ţă   X Stanescu Ioana

Verifica ţ i dacă au fost sus ţ inute interesele la fiecare şedin ţă   X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă sunt formulate întâmpinări X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă întâmpinările combat în totalitate problemele X Stanescu Ioana

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 28/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

28

Verifica ţ i dacă toate ac ţ iunile în instan ţă au fost formulate în termen X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă exist ă debite prescrise şi neac ţ ionate X Stanescu IoanaVerifica ţ i toate ac ţ iunile sunt finalizate X Stanescu IoanaVerifica ţ i ob ţ inerea hot ărârilor definitive X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă hot ărârile definitive sunt transmise compartimentelor de specialitate în vederea punerii în aplicare

  X   Stanescu Ioana

Obiectivul 3. Conducerea eviden  ţ elor pri vind cauzele la care institu  ţ ia este parte 

Verifica ţ i dacă exist ă Registru de coresponden ţă   X Tomescu Viorel  Verifica ţ i dacă toate documentele primite sunt înregistrate X Tomescu Viorel  Verifica ţ i dacă coresponden ţ a primit ă este repartizat ă în vederea solu ţ ionării X Tomescu Viorel  Verifica ţ i dacă exist ă termene de solu ţ ionare stabilite X Tomescu Viorel  Verifica ţ i ac ţ iunile în justitie X Tomescu Viorel  Verifica ţ i dacă exist ă o eviden ţă a acestora X Tomescu Viorel  Verifica ţ i dacă eviden ţ a este complet ă şi la zi X Tomescu Viorel  Verifica ţ i dacă dosarele sunt finalizate X Tomescu Viorel  Verifica ţ i dacă acestea au fost închise X Tomescu Viorel  Verifica ţ i dacă acestea au fost arhivate X Tomescu Viorel  Verifica ţ i dacă dosarele de instan ţă sunt repartizate X Tomescu Viorel  Verifica ţ i dacă acestea cuprind toate documentele X Tomescu Viorel  Verifica ţ i dacă acestea au fost completate pe parcurs cu toate documentele primite de la instan ţă sau întocmite ulterior 

  X   Tomescu Viorel 

Obiectivu l 4. Întocmi rea lucr ărilor de sintez ă şi a rapoartelor privind activitatea proprie 

Verifica ţ i dacă toate tematicile sunt recep ţ ionate X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă sunt solu ţ ionate în termen X Stanescu IoanaVerifica ţ i lucr ările de sinteză sunt întocmite X Stanescu IoanaVerifica ţ i modul de întocmire a rapoartelor către conducere, Consiliul deadministra ţ ie etc.

  X   Stanescu Ioana

Verifica ţ i realitatea datelor din aceste rapoarte X Stanescu IoanaVerifica ţ i documentele emise în cadrul unit ăţ ii care trebuie avizate de Oficiul  Juridic

  X   Stanescu Ioana

Verifica ţ i dacă acestea sunt avizate X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă avizele sunt date cu respectarea legii X Stanescu Ioana

Obiectivul 5. Solicitar ea declan şări i f ali mentul ui în vederea recuper ării debitelor 

Verifica ţ i toate debitele X Tomescu Viorel  Verifica ţ i ac ţ iunile formulate X Tomescu Viorel  Verifica ţ i hot ărârile definitive ob ţ inute X Tomescu Viorel  Verifica ţ i dacă acestea au fost executate X Tomescu Viorel  Verifica ţ i dacă exist ă debitori care nu au putut fi executa ţ i din lipsă de bunuri X Tomescu Viorel  Verifica ţ i dacă împotriva acestora s-a solicitat lichidarea judiciar ă   X Tomescu Viorel  Verifica ţ i documentele de înscriere la masa credal ă  X    Tomescu Viorel 

Confrunta ţ i datele din acestea cu cele din eviden ţ a contabil ă   X Tomescu Viorel  Verifica ţ i dacă s-au calculat dobânzi şi penalit ăţ i şi au fost înscrise la masacredal ă

  X   Tomescu Viorel 

Obiectivul 6. I nvestir ea hot ărârilor judec ătore şti  şi soli citarea punerii lor în apli care de c ătre organul de executare 

Verifica ţ i toate hot ărârile definitive X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă acestea au fost investite cu formul ă executorie X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă investirea s-a realizat în termen X Stanescu IoanaVerifica ţ i toate biletele la ordin primite X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă acestea au fost investite cu formula executorie în cazul 

debitelor neachitate   X 

  Stanescu Ioana

Verifica ţ i dacă investirea s-a facut în termen X Stanescu Ioana

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 29/233

Constantin I a  ţ co 

29

Verifica ţ i dacă s-a solicitat la executorii judecătore şti executarea silit ă adebitorilor 

  X   Stanescu Ioana

Verifica ţ i dacă aceasta solicitare este f ăcut ă în termen X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă s-a st ăruit pe lâng ă executori în vederea întocmirii la termena actelor procedurale

  X   Stanescu Ioana

Verifica ţ i dacă s-a urmărit ca executorii să sechestreze şi să valorifice

bunurile debitorilor   X 

  Stanescu Ioana

Verifica ţ i dacă distribu ţ iile de pre ţ  sunt corecte X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă exist ă contesta ţ ii la executare X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă s-au sus ţ inut corect interesele societ ăţ ii referitor la contesta ţ ii X Stanescu Ioana

Procedura PO5 : Analiza riscurilor

D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern

STABILIREA FACTORILOR PONDERILOR  ŞI NIVELURILOR DE APRECIERE ALRISCURILOR 

Misiunea de audit: Activitatea juridicăPerioada auditată: 01.03.2004 – 30.06.2005Întocmit: Tomescu Viorel/Stănescu Ioana Data: 17.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2005

Nivelul de apreciere al ri scului (N i  ) Factori de risc 

(F i  ) 

Ponderea 

factori lor de risc (P i  )    N   1    N   2    N   3 

Aprecierea controlului intern –F 1 

P1 –50%  Exist ă proceduri şi se

aplică

 Exist ă proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplică

 Nu exist ă proceduri

Aprecierea cantitativ ă - F 2 

  P2 –30%  Impact financiar 

 scazut  Impact financiar normal 

 Impact financiar ridicat 

Aprecierea calitativ ă –F 3    P3 –20%   Vulnerabilitate mică   Vulnerabilitate medie

  Vulnerabilitate

mare

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 30/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

30

Procedura PO5 : Analiza riscurilor

Ministerul Finanţelor PubliceD.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern

STABILIREA NIVELULUI DE APRECIERE AL RISCULUI PE FACTORI DE RISC ŞIDETERMINAREA PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.03.2004 – 30.06.2005Întocmit: Tomescu Viorel/Stănescu Ioana Data: 17.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2005

O biect ive O biect e au di tabi le Riscu r i sem nif icat ive  P1 

50%F 1 

P2 30%F 2 

P3 20%F 3 

Punctaj total 

1. Utilizarea tuturor 

căilor de atac

 Neutilizarea tuturor căilor 

de atac atunci când hot ărârile sunt defavorabile

2 3 2 2,30

2. St ăruin ţ a în sus ţ inerea unor argumente esen ţ iale pentru solu ţ ionarea favorabil ă a cauzei

 Pierderea ac ţ iunii caurmare a neprezent ăriilogice a faptelor  şi sus ţ inerea acestora

3 2 2 2,50

3. Formularea întermen a ac ţ iunilor îninstan ţă

 Întârzieri în recuperareadebitelor 2 2 1 1,80

4. Formularea întermen a apelului

 Pierderea ac ţ iunii caurmare a neformul ării întermen a apelului

2 2 2 2,00

5. Prezentarea tuturor documentelor în sus ţ inerea cauzei

 Emiterea de hot ărârinefavorabile datorit ănecunoa şterii în totalitatede către instan ţ a aadevărului

2 1 2 1,70

6. Formulareaclauzelor contractuale

 Imposibilitatea solicit ăriiîn instan ţă a unor dobânzi, penalit ăţ i etc.deoarece nu sunt  prevă zute în contract 

2 1 1 1,50

1. Cauzele care au

determinat respingerea îninstan ţă aac ţ iunilor  formulate

7. Formularea în

termen a recursului

 Pierderea ac ţ iunii ca

urmare a neformul ării întermen a recursului 3 2 3 2,70

8. Prezentarea la şedintele de judecat ă învederea sus ţ ineriicauzei

 Pierderea ac ţ iunii caurmare a neprezent ării lainstan ţă în vederea sus ţ inerii cauzei

3 2 3 2,70

9. Formulareacontesta ţ iilor laexecutare

 Nesolicitarea suspend ăriiexecut ării silite în cazul creditorilor care nu aurespectat procedurile deexecutare

2 1 1 1,50

2. Reprezentareaentitatii îninstan ţ ele de judecat ă

10. Formularea întermen a ac ţ iunilor 

 Prescrierea dreptului de aac ţ iona în instan ţă

  2 3 2 2,30

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 31/233

Constantin I a  ţ co 

31

Obiect ive Obiect e au di tabi le Riscu r i sem nif icat ive  P1 

50%F 1 

P2 30%F 2 

P3 20%F 3 

Punctaj total 

11.Transmitereahot ărârilor definitive învederea valorificării

 Neluarea mă surilor devalorificare şi executare ahot ărârilor judecătore şti

2 2 3 2,20

12. Formulareaîntâmpinărilor laactiunile ini ţ iate

 Necuprinderea tuturor capetelor de acuzare 3 2 2 2,50

13. Combaterea tuturor aspectelor incriminate

 Admiterea par  ţ ial ă a unor capete de acuzare cu toatecă nu exist ă justificarealor 

1 2 1 1,30

14. Conducerea Registrului decoresponden ţă

Coresponden ţ a să nu fieînregistrat ă   3 2 2 2,50

15. Completarea cutoate documentele adosarelor 

 Dosare de instan ţăincomplete 2 1 2 1,70

16. Eviden ţ a ac ţ iunilor în justi ţ ie

 Necunoa şterea termenelor de judecat ă

  2 2 3 2,20

17. Constituireadosarelor de instan ţă

 Inexisten ţ a tuturor documentelor privind cauza

2 2 2 2,00

18. Repartizareacoresponden ţ ei învederea solu ţ ionării

 Neefectuarea în termen alucr ărilor 2 3 2 2,30

3. Conducereaeviden ţ elor cauzelor la careentitatea este parte

19. Eviden ţ a dosarelor  finalizate

 Nevalorificareahot ărârilor ob ţ inute şidefinitive

2 2 3 2,20

20. Intocmirea

lucr ărilor  şirapoartelor 

 Neîntocmirea lucr ărilor  şi

rapoartelor sauîntocmirea incomplet ă aacestora

2 3 2 2,30

4. Intocmirea

. lucr ărilor de sinteză şi arapoartelor privind activitatea proprie   21. Avizarea

documentelor interne Avizarea unor documentecare nu îndeplinesccadrul legal 

2 2 3 2,20

22. Solicitarea falimentului în cazul debitorilor care sunt insolvabili

 Neaplicarea tuturor modalit ăţ ilor derecuperare a debitelor 

  3 2 2 2,50

23. Înscrierea la masacredal ă cu toatedebitele

 Înscrierea la masacredal ă cu debite mai micidecât cele reale de

recuperat 

2 2 3 2,20

5. Solicitareadeclan şării falimentului învederea recuper ăriidebitelor 

24. Formulareacontesta ţ iilor ladeciziile nefavorabile

 Acceptarea unor solu ţ iinelegale ale instan ţ elor  sau debitorilor 

2 2 1 1,80

25. Investirea în termena hot ărârilor executabile

 Neluarea mă surilor derecuperare a crean ţ elor 3 2 3 2,70

26. Formulareaeventualelor contesta ţ iila executare

 Necombaterea cu toateelementele a contesta ţ iilor la executare introduse dedebitori

2 2 1 1,80

6. Investireahot ărârilor  judecătore şti şi solicitarea puneriilor în aplicare decătre organul deexecutare

27. Solicitareaexecut ării silite a

debitorilor 

 Neluarea mă surilor dererecuperare a debitelor 2 2 3 2,20

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 32/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

32

O biect ive O biect e au di tabi le Riscu r i sem nif icat ive  P1 

50%F 1 

P2 30%F 2 

P3 20%F 3 

Punctaj total 

28. Investirea întermen a biletelor laordin

 Imposibilitateavalorificării biletelor laordin ca urmare a

depăşirii termenului

2 3 2 2,30

29. St ăruin ţ a înefectuarea în termen aexecut ărilor 

 Intârzieri în recuperareadebitelor 1 2 1 1,30

Procedura PO5 : Analiza riscurilor

D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern

CLASAREA OPERAŢIILOR PE BAZA PUNCTAJULUI RISCURILOR 

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.03.2004 – 30.06.2005Întocmit: Tomescu Viorel/Stănescu Ioana Data: 17.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2005

Obiective Obiecte auditabi le Punctaj total Clasare Observa   ţ i i 

1. Utilizarea tuturor căilor de atac 2,30 Mare2. St ăruin ţ a în sus ţ inerea unor argumente esen ţ iale pentru

 solu ţ ionarea favorabil ă a cauzei

2,50 Mare

3. Formularea în termen aac ţ iunilor în instan ţă

  1,80 Mic Nu

4. Formularea în termen aapelului

  2,00 Mediu

5. Prezentarea tuturor documentelor în sus ţ inerea cauzei

  1,70 Mic Nu

6. Formularea clauzelor contractuale

  1,50 Mic Nu

1. Cauzele care audeterminat respingerea în

instan ţă a ac ţ iunilor  formulate

7. Formularea în termen arecursului

  2,70 Mare

8. Prezentarea la şedintele de judecat ă în vederea sus ţ inerii

cauzei

2,70 Mare

9. Formularea contesta ţ iilor laexecutare

  1,50 Mic Nu

10. Formularea în termen aac ţ iunilor 

  2,30 Mare

11.Transmiterea hot ărârilor definitive în vederea valorificării

  2,20 Mediu

12. Formularea întâmpinărilor laactiunile ini ţ iate

  2,50 Mare

2. Reprezentareaentitatii în

instan ţ ele de judecat ă

13. Combaterea tuturor aspectelor incriminate

  1,30 Mic Nu

14. Conducerea Registrului decoresponden ţă

  2,50 Mare3. Conducereaeviden ţ elor cauzelor la care entitatea este parte

15. Completarea cu toatedocumentele a dosarelor 

  1,70 Mic Nu

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 33/233

Constantin I a  ţ co 

33

Obiective Obiecte auditabi le Punctaj total Clasare Obser va   ţ i i 

16. Eviden ţ a ac ţ iunilor în justi ţ ie 2,20 Mediu17. Constituirea dosarelor deinstan ţă

  2,00 Mediu

18. Repartizarea coresponden ţ eiîn vederea solu ţ ionării

  2,30 Mare

19. Eviden ţ a dosarelor finalizate2,20 Mediu

20. Întocmirea lucr ărilor  şirapoartelor 

  2,30 Mare4. Întocmirealucr ărilor de sinteză şi a rapoartelor  privind activitatea proprie

21. Avizarea documentelor interne

2,20 Mediu

22. Solicitarea falimentului încazul debitorilor care sunt insolvabili

2,50 Mare

23. Înscrierea la masa credal ă cutoate debitele

  2,20 Mediu

5. Solicitareadeclan şării falimentului în

vederea recuper ăriidebitelor 

24. Formularea contesta ţ iilor ladeciziile nefavorabile

  1,80 Mic Nu

25. Investirea în termen ahot ărârilor executabile

  2,70 Mare

26. Formularea eventualelor contesta ţ ii la executare

  1,80 Mic Nu

27. Solicitarea execut ării silite adebitorilor 

  2,20 Mediu

28. Investirea în termen abiletelor la ordin

  2,30 Mare

6. Investireahot ărârilor  judecătore şti şi solicitarea puneriilor în aplicare decătre organul deexecutare

29. St ăruin ţ a în efectuarea întermen a execut ărilor    1,30 Mic Nu

Procedura PO5 : Analiza riscurilor

D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern

TABELUL PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.03.2004 – 30.06.2005

Întocmit: Tomescu Viorel/Stănescu Ioana Data: 17.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2005

Obiect ive O biect e au di tabi le Riscu r i sem nif icat ive T /S Con secin   ţ e 

     G    r    a     d     d    e

     î    n    c    r    e     d    e    r    e

Obs.

1. Cauzele careau determinat respingerea îninstan ţă aac ţ iunilor 

 formulate

1. Utilizarea tuturor căilor de atac

 Neutilizarea tuturor căilor de atac atunci când hot ărârile sunt defavorabile

  S Scă zut 1

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 34/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

34

O biect ive Obiect e au di tabi le Riscu r i sem nif icat ive T /S Con secin   ţ e 

     G    r    a     d     d    e

     î    n    c    r    e     d    e    r    e

Obs.

2. St ăruin ţ a în

 sus ţ inerea unor argumente esen ţ iale pentru solu ţ ionarea favorabil ă a cauzei

 Pierderea ac ţ iunii ca

urmare a neprezent ăriilogice a faptelor  şi sus ţ inerea acestora

S Scă zut 2

4. Formularea întermen a apelului

 Pierderea ac ţ iunii caurmare a neformul ării întermen a apelului

S Scă zut 3

7. Formularea întermen a recursului

 Pierderea ac ţ iunii caurmare a neformul ării întermen a recursului

  S Scă zut 4

8. Prezentarea la şedintele de judecat ă în

vederea sus ţ ineriicauzei

 Pierderea ac ţ iunii caurmare a neprezent ării la

instan ţă în vederea sus ţ inerii cauzei

S Scă zut 5

10. Formularea întermen a ac ţ iunilor 

 Prescrierea dreptului de aac ţ iona în instan ţă

  S Scă zut 6 

11.Transmitereahot ărârilor definitive învederea valorificării

 Neluarea mă surilor devalorificare şi executare ahot ărârilor judecătore şti

S Scă zut 7 

2.Reprezentareaentitatii în

instan ţ ele de judecat ă

12. Formulareaîntâmpinărilor laactiunile ini ţ iate

 Necuprinderea tuturor capetelor de acuzare

S Scă zut 8

14. Conducerea

 Registrului decoresponden ţă

Coresponden ţ a să nu fie

înregistrat ă   S Scă zut 9

16. Eviden ţ a ac ţ iunilor în justi ţ ie

 Necunoa şterea termenelor de judecat ă

  S Scă zut 10

17. Constituireadosarelor de instan ţă

 Inexisten ţ a tuturor documentelor privind cauza

S Scă zut 11

18. Repartizareacoresponden ţ ei învederea solu ţ ionării

 Neefectuarea în termen alucr ărilor    S Scă zut 12

3. Conducerea

eviden ţ elor cauzelor la careentitatea este parte

19. Eviden ţ a dosarelor  finalizate

 Nevalorificareahot ărârilor ob ţ inute şidefinitive

  S Scă zut 13

20. Întocmirealucr ărilor  şi rapoartelor 

 Neîntocmirea lucr ărilor  şirapoartelor sauîntocmirea incomplet ă aacestora

S Scă zut 14

4. Întocmirealucr ărilor de sinteză şi arapoartelor  privind activita-tea proprie

21. Avizareadocumentelor interne

 Avizarea unor documentecare nu îndeplinesc cadrul legal 

S Scă zut 15

22. Solicitarea falimentului în cazul debitorilor care sunt insolvabili

 Neaplicarea tuturor modalit ăţ ilor derecuperare a debitelor 

  S Scă zut 16 

5. Solicitareadeclan şării falimentului învederearecuper ării

debitelor 

23. Înscrierea la masa

credal ă cu toatedebitele

 Înscrierea la masa credal ă

cu debite mai mici decât cele reale de recuperat 

S Scă zut 17 

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 35/233

Constantin I a  ţ co 

35

Obiect ive O biect e au di tabi le Riscu r i sem nif icat ive T /S Con secin   ţ e 

     G    r    a     d     d    e

     î    n    c    r    e     d    e    r    e

Obs.

25. Investirea în termen

a hot ărârilor executabile

 Neluarea mă surilor de

recuperare a crean ţ elor S Scă zut 18

27. Solicitareaexecut ării silite adebitorilor 

 Neluarea mă surilor dererecuperare a debitelor S Scă zut 19

6. Investirea

hot ărârilor  judecătore şti şi solicitarea punerii lor înaplicare de cătreorganul deexecutare

28. Investirea întermen a biletelor laordin

 Imposibilitateavalorificării biletelor laordin ca urmare adepăşirii termenului

S Scă zut 20

Procedura PO5 : Analiza riscurilor

D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern

TEMATICA ÎN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.03.2004 – 30.06.2005Întocmit: Tomescu Viorel/Stănescu Ioana Data: 17.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2005

Obiective Obiecte auditabi le selectate  Paragraful 

corespunzator din 

RAI 1. Utilizarea tuturor căilor de atac 1.1.2. St ăruin ţ a în sus ţ inerea unor argumenteesen ţ iale pentru solu ţ ionarea favorabil ă a cauzei

1.2.1.2.1.1.2.2.

3. Formularea în termen a apelului 1.3.1.3.1.

1. Cauzele care au determinat respingerea în instan ţă a ac ţ iunilor  formulate

4. Formularea în termen a recursului   1.4.5. Prezentarea la şedintele de judecat ă în vederea sus ţ inerii cauzei

2.1.2.1.1.

6. Formularea în termen a ac ţ iunilor 2.2.2.2.1.

7.Transmiterea hot ărârilor definitive în vedereavalorificării   2.3.

2. Reprezentarea entit ăţ ii îninstan ţ ele de judecat ă

8. Formularea întâmpinărilor la actiunile ini ţ iate 2.4.2.4.1.

9. Conducerea Registrului de coresponden ţă   3.1.3.1.1.

10. Eviden ţ a ac ţ iunilor în justi ţ ie 3.2.11. Constituirea dosarelor de instan ţă   3.312. Repartizarea coresponden ţ ei în vederea solu ţ ionării

  3.4.

3. Conducerea eviden ţ elor cauzelor la care entitatea este parte

13. Eviden ţ a dosarelor finalizate 3.5.14. Întocmirea lucr ărilor  şi rapoartelor  4.1.4. Întocmirea lucr ărilor de sinteză

 şi a rapoartelor privind activitatea

 proprie   15. Avizarea documentelor interne 4.2.4.2.1.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 36/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

36

Obiective Obiecte auditabi le selectate  Paragraful 

corespunzator din RAI 

16. Solicitarea falimentului în cazul debitorilor care sunt insolvabili   5.1.

5. Solicitarea declan şării falimentului în vederea recuper ăriidebitelor    17. Înscrierea la masa credal ă cu toate debitele 5.2.

5.2.1.18. Investirea în termen a hot ărârilor executabile 6.1.

6.1.1.19. Solicitarea execut ării silite a debitorilor 6.2.

6.2.1.

6. Investirea hot ărârilor  judecătore şti şi solicitarea puneriilor în aplicare de organul deexecutare

20. Investirea în termen a biletelor la ordin 6.3.

Procedura PO6: Elaborarea programului de audit intern

D.G.F.P. a Judeţului XServiciul Audit Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Activitatea juridicăPerioada auditată: 01.03.2004 -30.06.2005Întocmit: Tomescu Viorel/Stănescu Ioana Data: 20.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 21.07.2005

Obiectivele auditului 

  Activit ăţ il e programate    Durata (h) 

  Persoanele impl icate    Locul desf  ăşur ăr i i 

Tema general ă: Activitatea juridică   386 

841. Tipărirea şi procesareaOrdinului de serviciu

Ş ef serviciu SAI  

2. Tiparirea şi procesarea Declara ţ iei deindependen ţă

2 Tomescu Viorel  St ănescu Ioana

SAI 

3. Preg ătirea şitransmiterea Notificării privind declan şareamisiunii de audit interncătre păr  ţ ile interesate

2 Tomescu Viorel  Sef serviciu

SAI 

4. Colectarea şi prelucrarea informa ţ iilor 

16 Tomescu Viorel  St ănescu Ioana

SAI  AUDITAT 

5. Întocmirea Listeicentralizatoare a obiectelor auditabile

16 Tomescu Viorel  St ănescu Ioana

SAI 

6. Elaborarea Tabelului puncte tari şi puncte slabe

16 Tomescu Viorel  St ănescu Ioana

SAI 

7. Întocmirea Programuluide audit intern

8 Tomescu Viorel  St ănescu Ioana

SAI 

 I. Preg ătireamisiunii de audit 

8. Întocmirea Notei şi a

 Programului preliminar al interven ţ iei la fa ţ a locului

8 Tomescu Viorel  

St ănescu Ioana

SAI 

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 37/233

Constantin I a  ţ co 

37

Obiectivele auditului 

  Activit ăţ il e programate   Durata 

(h )   Persoanele impl icate 

  Locul desf  ăşur ăr i i 

9. Ob ţ inerea aprobării Notei şi a anexelor acesteia: Colectarea şi prelucrarea datelor,

„Tabelul - Puncte tari şi puncte slabe“ şi Programul interven ţ iei la fa ţ a locului.

4 Tomescu Viorel  St ănescu IoanaSef serviciu

SAI 

10. Planificarea şiorganizarea Ş edin ţ ei dedeschidere cu Serviciul Contabilitate

8 Tomescu Viorel  St ănescu IoanaSef serviciu

SAI  şi AUDITAT 

11. Redactarea Minutei şedin ţ ei de deschidere.Ob ţ inerea numelui persoanelor de contact  şi stabilirea unui loc pentru

desf ăşurarea activit ăţ ii deaudit.

4 Tomescu Viorel  Ş ef serviciuColectare Creante

 AUDITAT 

 II. Interven ţ ia la fa ţ a locului   386 

1.1 Efectuarea test ărilor 24 Tomescu Viorel AUDITAT  1.2 Discutareaconstat ărilor cu şeful de serviciu

4 Tomescu Viorel  Ş ef serviciu

SAI 

1.3 Elaborare FIAP - urilor 8 Tomescu Viorel SAI  1.4 Colectarea dovezilor 8 Tomescu Viorel AUDITAT  

Obiectivul nr. 1.Cauzele care audeterminat respingerea îninstan ţă aac ţ iunilor  formulate 1.5 Revizuirea

documentelor de lucru din punct de vedere al con ţ inutului şi al formei şiîntocmirea Noteicentralizatoare adocumentelor de lucru

6 Tomescu Viorel AUDITAT  

2.1 Efectuarea test ărilor 26 Tomescu Viorel AUDITAT  2.2 Discutareaconstat ărilor cu şeful de serviciu

4 Tomescu Viorel  Sef serviciu

SAI 

2.3 Elaborarea FIAP -urilor 

8 Tomescu Viorel SAI  

2.4 Colectarea dovezilor 8 Tomescu Viorel AUDITAT  

Obiectivul nr. 2. Reprezentareaentit ăţ ii îninstan ţ ele de judecat ă

2.5 Revizuireadocumentelor de lucru din punct de vedere al con ţ inutului şi al formei şiîntocmirea Noteicentralizatoare adocumentelor de lucru

6 Tomescu Viorel AUDITAT  

3.1 Efectuarea test ărilor 36 St  ănescu Ioana AUDITAT 3.2 Discutareaconstat ărilor cu şeful de serviciu

4 St ănescu IoanaSef serviciu

SAI 

3.3 Elaborarea F.I.A.P. -

urilor 

8 St ănescu Ioana SAI  

Obiectivul nr.3.Conducereaeviden ţ elor cauzelor la careentitatea este parte

3.4 Colectarea dovezilor 8 St  ănescu Ioana AUDITAT 

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 38/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

38

Obiectivele auditului 

  Activit ăţ il e programate   Durata 

(h)   Persoanele impl icate 

  Locul desf  ăşur ăr i i 

3.5 Revizuireadocumentelor de lucru din punct de vedere al con ţ inutului şi al formei şi

întocmirea Noteicentralizatoare adocumentelor de lucru

6 St ănescu Ioana AUDITAT 

Obiectivul nr. 4. Întocmirealucr ărilor de sinteză şi arapoartelor privind activitatea proprie

4.1 Efectuarea test ărilor 4.2 Discutareaconstat ărilor cu şeful de serviciu4.3 Elaborarea F.I.A.P. -urilor 4.4 Colectarea dovezilor 4.5 Revizuireadocumentelor de lucru din punct de vedere al 

con ţ inutului şi al formei şiîntocmirea Noteicentralizatoare adocumentelor de lucru

36 4

8

86 

St ănescu IoanaSt ănescu IoanaSef serviciuSt ănescu Ioana

St ănescu IoanaSt ănescu Ioana

 AUDITAT SAI 

SAI 

 AUDITAT  AUDITAT 

Obiectivul nr. 5.Solicitareadeclan şării falimentului învederea recuper ăriidebitelor 

5.1 Efectuarea test ărilor 5.2 Discutareaconstat ărilor cu şeful de serviciu5.3 Elaborarea F.I.A.P. -urilor 5.4 Colectarea dovezilor 5.5 Revizuireadocumentelor de lucru din

 punct de vedere al con ţ inutului şi al formei şiîntocmirea Noteicentralizatoare adocumentelor de lucru

36 4

8

86 

Tomescu Viorel Tomescu Viorel Sef serviciu

Tomescu Viorel 

Tomescu Viorel Tomescu Viorel 

 AUDITAT SAI 

SAI 

 AUDITAT  AUDITAT 

6.1 Efectuarea test ărilor 6.2 Discutareaconstat ărilor cu şeful de serviciu6.3 Elaborarea F.I.A.P. -urilor 6.4 Colectarea dovezilor 6.5 Revizuireadocumentelor de lucru din punct de vedere al con ţ inutului şi al formei şiîntocmirea Noteicentralizatoare adocumentelor de lucru

424

8

86 

St ănescu IoanaSt ănescu IoanaSef serviciu

St ănescu Ioana

St ănescu IoanaSt ănescu Ioana

 AUDITAT SAI 

SAI 

 AUDITAT  AUDITAT 

Obiectivul nr. 6. Investireahot ărârilor  judecătore şti şi solicitarea puneriilor în aplicare decătre organul deexecutare

12. Planificarea şiorganizarea Ş edin ţ ei deînchidere

8 Tomescu Viorel  Sef serviciu

 AUDITAT 

13. Discutareaconstat ărilor cu Oficiul  Juridic

8 Tomescu Viorel  St ănescu IoanaSef serviciu

 AUDITAT 

14. Concluzii 4   Ş ef serviciuTomescu Viorel St ănescu Ioana

SAI 

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 39/233

Constantin I a  ţ co 

39

Obiectivele auditului 

  Activit ăţ il e programate   Durata 

(h )   Persoanele impl icate 

  Locul desf  ăşur ăr i i 

 III. Raportul deaudit intern

82 

15. Redactarea proiectuluide Raport de audit intern

24 Tomescu Viorel  St ănescu Ioana

SAI 

16. Revizuirea Raportuluide audit intern

8 Sef serviciuTomescu Viorel 

SAI 

17. Ob ţ inerea proiectuluide Raport de audit internaprobat de conducere

8 Tomescu Viorel SAI  

18. Transmiterea proiectului de Raport deaudit intern la auditat  şi solicitarea de r ă spuns în 15 zile

2 Sef serviciuTomescu Viorel 

SAI 

19. Planificarea şiorganizarea Reuniunii deconciliere, dacă este cazul 

8 Tomescu Viorel  St ănescu IoanaSef serviciu

 AUDITAT 

20. Includerea în Raportul de audit intern a aspectelor re ţ inute din punct de vedereal auditatului

8 Tomescu Viorel  St ănescu Ioana

SAI 

21. Finalizarea Raportu-luide audit intern

8 Tomescu Viorel  St ănescu Ioana

SAI 

22. Ob ţ inerea Raportuluide audit intern aprobat deconducerea institu ţ iei

8 Tomescu Viorel SAI  

23. Transmiterearecomand ărilor aprobatecătre auditat 

8 Tomescu Viorel  

- IV. Urmărirearecomand ărilor    Ini ţ ierea procesului deurmărire

Tomescu Viorel 

Procedura PO6 : Elaborarea programului de audit intern

D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern

PROGRAMUL PRELIMINAR AL INTERVENŢIILOR LA FAŢA LOCULUI

Misiunea de audit intern: Serviciul juridic

Perioada auditată: 01.03.2004 – 30.06.2005Întocmit: Tomescu Viorel/St ănescu Ioana   Data: 17.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel    Data: 17.07.2005

Obi ecti ve Obi ecte a udi tabi le T ipu l test  ăr ii   Locul 

test ăr ii Durata test ăr ii 

Nu m ăr list ă de 

verificare 

Nu m ăr test    Auditori 

1. Formularea întermen a recursului2. St ăruin ţ a în

 sus ţ inerea unor argumente esen ţ iale

 pentru solu ţ ionarea favorabil ă a cauzei

1. Cauzele careau determinat respingerea îninstan ţă aac ţ iunilor 

 formulate

3. Utilizarea tuturor căilor de atac

• Verificarea procedurilor • Examinarea întocmiriirecursurilor • Analiza întâmpinărilor • Examinarea cauzelor 

 formulatei şi adocumentelor 

 justificative

Structuraauditat ă

  50

 LV1 T1

TomescuViorel 

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 40/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

40

Obi ecti ve Obi ecte a udi tabi le T ipu l test  ăr ii   Locul 

test ăr ii Durata test ăr ii 

Nu m ăr list ă de 

verificare 

Nu m ăr test    Auditori 

4. Formularea întermen a apelului

• Examinareahot ărârilor  şi formulareaapelurilor 

5. Prezentarea la şedin ţ ele de judecat ă învederea sus ţ ineriicauzei6. Formulareaîntâmpinărilor laac ţ iunile ini ţ iate7. Formularea întermen a ac ţ iunilor 

2.Reprezentareaentit ăţ ii îninstan ţ ele de

 judecat ă

8. Transmitereahot ărârilor definitive învederea valorificării

• Verificarea existen ţ ei şicalit ăţ ii procedurilor • Analiza argumentelor de sus ţ inere a cauzei• Verificarea dosarelor de instan ţă• Analiza mă surilor 

 propuse pentru apărare şi sus ţ inerea cauzei îninstan ţă

Structuraauditat ă

  52

 LV2

St ănescu Ioana

9. Conducerea Registrului decoresponden ţă10. Repartizareacoresponden ţ ei învederea solu ţ ionării11. Eviden ţ a ac ţ iunilor în justi ţ ie12. Eviden ţ a dosarelor 

 finalizate

3. Conducereaeviden ţ elor cauzelor la careentitatea este

 parte

13. Constituireadosarelor de instan ţă

• Verificarea existen ţ ei şicon ţ inutului procedurilor • Examinareaînregistr ării totale adocumentelor • Verificarea existen ţ eiregistrelor  şi conducereaacestora• Analiza modului deînregistrare a dosarelor 

Structuraauditat ă   62

  LV3 T3   TomescuViorel 

14. Întocmirealucr ărilor  şi rapoartelor 

4. Întocmirealucr ărilor de

 sinteză şi arapoartelor 

 privind activita-tea proprie

15. Avizareadocumentelor interne

• Analiza existen ţ ei şicunoa şterii procedurilor • Urmărirea formalizării

 şi comunicăriidocumentelor • Verificarea realit ăţ iidocumentelor 

Structuraauditat ă   62

 LV4 T4   St ănescu Ioana

16. Solicitarea falimentului în cazul debitorilor care nu pot 

 fi executa ţ i

5. Solicitareadeclan şării

 falimentului învederearecuper ăriidebitelor 

17. Înscrierea la masacredal ă cu toatedebitele

• Analiza procedurilor • Examinarea debitelor 

 şi a documentelor  justificative• Examinareaeviden ţ elor contabile• Analiza ac ţ iunii derecuperare a debitelor 

Structuraauditat ă   62

  LV5 T5 TomescuViorel 

18. Investirea în termena hot ărârilor executabile

19.Investirea în termena biletelor la ordin

6. Investireahot ărârilor 

 judecătore şti şi solicitarea

 punerii lor înaplicare decătre organul de executare

20. Solicitareaexecut ării silite adebitorilor 

• Examinarea procedurilor  şi acuprinderii lor • Studierea modului de

recuperare a debitelor  şirespectarea cadruluilegal • Analiza activit ăţ iiexecutorilor 

 judecătore şti

Structuraauditat ă   68   LV6 T6  

  St ănescu Ioana

Notă: Precizez ca în practica se impune un grad mult mai mare de detaliere al test ărilor care se vor efectua de către

auditorii interni în etapa de I nterven  ţ i e l a fa   ţ a locului.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 41/233

Constantin I a  ţ co 

41

Procedura PO7: Şedinţa de deschidere

D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.03.2004-30.06.2005Întocmit: Tomescu Nicolae/Stănescu Ioana Data: 22.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 22.07.2005

A. L ista participan  ţ ilor :

Numele Funcţia  Direcţia/

ServiciulNr.

telefon  E-mail Semnătura

Cristescu Gabriel Auditor SAI

Tomescu Nicolae Auditor SAI

Stănescu Ioana Auditor SAI

Popescu Ion   Şef serviciu Oficiul Juridic

Diaconescu Ion Inspector Oficiul Juridic

Voinescu Georgeta Inspector Oficiul Juridic

Vasilescu George Inspector Oficiul Juridic

B. Stenograma  şedin  ţ ei 

 În cadrul  şedin ţ ei de deschidere s-a procedat la:- Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit;- Prezentarea func ţ iei de audit intern de către auditori, în special a obiectivelor generale ale audituluiintern, semnifica ţ ia auditului intern;

- Prezentarea Programului interven ţ iei la fa ţ a locului, obiectivele auditabile care se inten ţ ionează a firealizate, după analizele de risc efectuate. A fost cerut ă părerea audita ţ ilor cu privire la aceste obiective,unde s-au f ăcut remarci că acestea în general reprezint ă zone cu risc, dar s-au f ăcut  şi unele comentarii cu privire la complexitatea activit ăţ ii Oficiului Juridic şi neatractivitatea nivelului salariului pentru atragereaunor speciali şti;- Stabilirea persoanelor pe care auditorii le pot contacta în vederea colect ării informa ţ iilor, efectuării deteste asupra muncii lor  şi pentru a lua interviuri. De asemenea, a fost stabilit programul întâlnirilor  şi timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;- Stabilirea condi ţ iilor minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit 

(spa ţ iu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)- Convenirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor  şedin ţ e intermediare în cursul auditului, informarea sistematică asupra constat ărilor.- Stabilirea Reuniunii de închidere, inclusiv a participan ţ ilor;- Stabilirea modalit ăţ ii de redactare a Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi distribuit). Recomand ările formulate, ca urmare a eventualelor disfunc ţ ionalit ăţ i constatate, vor fi discutate şi analizatecu structura auditat ă , inclusiv calendarul implement ării şi persoanele r ă spunzătoare cu implementarearecomand ărilor.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 42/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

42

Procedura P08: Colectarea informaţiilor

Entitatea: DGFP a Judeţului X

LISTA DE VERIFICARE NR.1

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditata: 01.06.2004 - 30.11.2005Intocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel

Obiectivul 1  Cauzele care au determinat respingerea în instanţă a acţiunilor formulate

Nr.crt.

  Activitatea de audit DA NU Observaţii

1.1 Examinarea procedurilor privind conducerea evidenţelor 1.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri aactivitatilor de formulare în instanţă a acţiunilor 

a) aprobarea de catre persoanele competente; - - b) stabilirea modelelor de acţiuni de formulat în instanţă; - -c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizareaobiectivului;

- -

d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor deacţiuni;

- -

e) oferirea unor exemple de completare; - -f) cuprinderea modalităţilor de actualizare a procedurilor; - -h) stabilirea responsabilitatilor formulare a actiunilor; - -i) stabilirea responsabilităţilor de verificare a acţiunilor formulate;

- -

1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în puntele cheieale activităţii juridice;

- -

1.1.3. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie,respectiv pe fazele de întocmire, avizare, aprobare;

- -

1.2 Compararea atribuţiilor din fişele postului cele din procedurilede lucru;

- -

1.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către responsabili curealizarea activităţilor;

- -

1.4 Aprecierea calităţii procedurilor de către responsabiliiacestora;

- -

- se consider ă procedurile corespunzatoare; - -- se constată disfunctionalităţi în timpul aplicării lor practice; - -- există propuneri de perfecţionare a acestora; - -

1.5 Analiza cauzelor respingerii acţiunilor formulate în instanţă   X Test nr.1

- stabilirea listei acţiunilor respinse X- întocmirea recursului X- formularea în termen a recursului X- cuprinderea tuturor exceptiilor în recurs X- cuprinderea tuturor aspectelor în formularea acţiunii X- stăruirea în susţinerea intereselor X- formularea în scris a concluziilor X- formularea la obiect şi combaterea cauzei din toate punctelede vedere

X

- reţinerea de către instanţă a tuturor aspectelor formulate însusţinerea cauzei

X

- utilizarea tuturor căilor de atac la acţiunile firmulate X- formularea apelului pentru actiunile pierdute în primainstanţă

X

- formularea în termen a apelului X

Foaie de lucru

Interviu

 Notă de relaţii

FIAP 1.1

FIAP 1.2

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 43/233

Constantin I a  ţ co 

43

Nr.crt.

  Activitatea de audit DA NU Observaţii

- însoţirea apelului de susţinerea în scris a menţiunilor XFIAP 1.3

1.6 Analiza modalităţilor de arhivare

Auditor intern, Data:Supervizat, Data:

Entitatea: DGFP a Judeţului X

TEST NR. 1

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel

Obiectul testul ui Cauzele care au determinat respingerea în instanţă a acţiunilor formulate.

Obiectivele testului Analiza cauzelor respingerii acţiunilor formulate în instanţă care au fost respinse.

Descrierea testului Populaţia supusă eşantionării o reprezintă Lista ac ţ iunilor respinse în instan ţă, în 2004, respectiv 76 acţiuni.Eşantionul va fi de 10% din totalul populaţiei şi a fost constituit pe baza Foii de lucru nr. 1.Testarea a constat în verificarea modului cum au fost sustinute acţiunile în instanţă şi dacă au fost formulatecomplet  şi corect, examinandu-se următoarele elemente stabilite prin  Lista de verificare nr.1.  poz. 1.5,  şianume:

- stabilirea listei acţiunilor respinse;- întocmirea recursului;- formularea în termen a recursului;- cuprinderea tuturor excepţiilor in recurs;- cuprinderea tuturor aspectelor în formularea acţiunii;- stăruirea în susţinerea intereselor;- formularea în scris a concluziilor;- formularea la obiect şi combaterea cauzei din toate punctele de vedere;- reţinerea de către instanţă a tuturor aspectelor formulate în susţinerea cauzei;- utilizarea tuturor căilor de atac la acţiunile firmulate;- formularea apelului pentru acţiunile pierdute în prima instanţă;- formularea în termen a apelului;

- însoţirea apelului de susţinerea în scris a menţiunilor.

Pentru efectuarea testării a fost elaborată  Lista de control nr. 1   privind   Analiza modului de sus ţ inere aac ţ iunilor în instan ţă, care conţine pe orizontală elementele eşantionului, iar pe verticală elementele testate.

Constat ăr i Din verificarea efectuată s-au constatat mai multe nereguli şi anume:   La susţinerea în instanţă  a acţiunilor, nu au fost combătute toate capetele de acuzare, de exemplu, la

Dosarul nr. 345/2005 judecătoria a pronunţat o hotărâre prin care pe lângă  amenda contravenţională  amai dispus   şi plata unor dobânzi. Aceste dobânzi stabilite nelegal nu erau prevăzute în nici un actnormativ, iar consilierul care a avut în sarcină cauza nu a contestat aceste dobânzi, formulând acţiuneadoar pentru amenda contravenţională.

  Apelul a fost formulat cu întârziere în termen de respectiv 16 zile în loc de 15 zile de la primireahotărârii, tot la dosarul nr. 345/2005, cauza fiind respinsă de instanţă.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 44/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

44

  La o acţiune formulată de un salariat asupra unei decizii de imputare, caz în care compartimentul juridicnu a depus la instanţă acest document, judecătoria a solicitat prin două citaţii să se depună spre exempluîntâmpinare în instanţă la dosarul nr.390/2005, astfel judecătoria a admis recursul pârâtului şi a anulatdecizia de imputare.

  La anumite dosare nu s-a insistat în instanţă pentru susţinerea intereselor entităţii pe care o reprezintă, prin formularea detaliată a concluziilor, depunerea de documente justificative la cazuri în care instanţa a

 pronunţat o hotărâre defavorabilă entităţii.

Concluzii Pe baza testului efectuat s-a constatat respingerea unor acţiuni în instanţă datorită nesusţinerii temeinice

a acestora, neformulării la obiect a acţiunilor, necombaterea tuturor capetelor de acuzare şi/sau a neformulăriiîn termen a apelurilor.

Concomitet pentru aceste probleme s-a solicitat   şi   Interviul nr.1 domnului Ionescu Adrian,   şeful compartimentului juridic şi Nota de rela ţ ii nr.1 adresat ă domnului Rotaru Vasile, consilier juridic.

Pe baza acestor testări se va elabora FIAP-ul nr.1.

Auditor intern, Data:Supervizor, Data:

FOAIE DE LUCRU nr. 1

Obiectivul: Analiza cauzelor care au determinat respingerea în instanta a ac ţiunilor formulateConstituirea eşantionului în vederea testării s-a realizat prin parcurgerea următorilor paşi:   documentul analizat: Lista ac ţ iunilor formulate în instan ţă;   populaţia este reprezentată  de numărul total al acţiunilor aflate pe rolul instanţei, respectiv 76 de

acţiuni;   eşantionul va fi de 10%, respectiv 76 x 10% = 7,6 = 8 ac ţiuni ;   pasul de selecţie va fi 76 : 8 = 9 ;   eşantionul a fost format începând cu primul dosar pe 2005, respectiv dosarul 345  şi prin aplicarea

 pasului de selecţie, stabilit mai sus, rezultând următoarea structur ă: 345, 354, 363, 372, 381, 390,

399, 408;   eşantionul constituit va fi verificat în totalitate;   verificarea se va realiza prin diverse testări.

Auditor intern, Data:În prezenţa,

LISTA DE CONTROL NR. 1privind Analiza modului de susţinere a acţiunilor în instanţă

Elementeleeşantionului

Elementeletestate

Dosarulnr.

345/2005

Dosarulnr.

354/2005

Dosarulnr.

363/2005

Dosarulnr.

372/2005

Dosarulnr.

381/2005

Dosarulnr.

390/2005

Dosarulnr.

399/2005

Dosarulnr.

408/2005

Stabilirea listei acţiunilor respinse

  X X X X X X X X

Întocmirea recursului X X X X X X X XFormularea în termen arecursului

  X X X X X X X X

Cuprinderea tuturor excepţiilor în recurs

  X X X X X X X X

Cuprinderea tuturor aspectelor în formulareaacţiunii

X X X X X X X X

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 45/233

Constantin I a  ţ co 

45

Stăruinţa în susţinereaintereselor 

  FIAP FIAP X FIAP FIAP FIAP X X

Formularea în scris aconcluziilor 

  X X X X X X X X

Formularea la obiect şicombaterea tuturor capetelor de acuzare

  FIAP X FIAP X X FIAP X FIAP

Reţinerea de către instanţă atuturor aspectelor formulateîn susţinerea cauzei

X X X X X X X X

Utilizarea tuturor căilor deatac la acţiunile formulate

  X X X X X X X X

Formularea apelului pentruacţiunile pierdute în primainstanţă

X X X X X X X X

Formularea în termen aapelului

  FIAP X X FIAP X X FIAP X

Însoţirea apelului desusţinerea în scris amenţiunilor 

X X X X X X X X

Data:Auditor intern,Tomescu Viorel

Entitatea: DGFP a Judeţului X

INTERVIU NR. 1privind verificarea cauzelor care au determinatrespingerea în instanţă a acţiunilor formulate

adresat d-lui Ionescu Adrian, şefului compartimentului juridic

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel

Nr.crt.

Întrebări DA NU Observaţii

1 Există registru de evidenţă a acţiunilor formulate în instanţă? X2 Există persoana responsabilizată cu completarea registrului? X Nota de relaţii

adresată unui consilier  juridic

3 Evidenţa recursurilor este ţinută separat la nivelulcompartimentului? X

4 În cazul recursurilor există o verificare a conţinutului acestorarealizată de către şeful de serviciu?

X

5 La acţiunile formulate în instanţă există concluzii scrise lafiecare termen?

X

6 La toate acţiunile formulate de pârîţi s-a formulat şi depusîntâmpinări?

X FIAP

7 Cocluziile formulate cuprind toate capetele de acuzare? X Nota de relaţii,adresată unui consilier 

 juridic8 Pentru acţiunile pierdute în prima instanţă, dosarul este

 preluat apoi de şeful compartimentului în vederea aplicării

căii de atac următoare?

X

9 Apelurile au fost formulate în toate cazurile în termen? X FIAP

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 46/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

46

10 Concluziile scrise sunt însoţite de documente justificative? X Nota de relaţii,adresată unui consilier 

 juridic11 S-a urmărit ca instanţa să reţină toate stăruinţele şi concluziile

formulate? Nota de relaţii,adresată unui consilier 

 juridic

12 Concluziile formulate sunt explicite şi detaliate în toatecazurile? X FIAP

13 Mai aveţi ceva de adăugat X

Auditor intern, Data:Şeful compartimentului juridic, Data:

Entitatea: DGFP a Judeţului X

NOTA DE RELAŢIIprivind susţinerea în instanţă acţiunilor formulate

adresată domnului Rotaru Vasile – consilier juridic

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel

Înt rebarea 1 : Precizaţi dacă există proceduri scrise şi formalizate privind formularea acţiunilor în instanţă.R ăspuns 1 : Da.

Înt rebarea 2 : Precizaţi dacă această procedur ă v-a fost adusă la cunoştinţă.R ăspuns 2 : Da, şi am semnat procesul verbal.

Înt rebarea 3 : Cum explicaţi nesusţinerea în instanţă a acţiunii în dosarul nr.390, respectiv instanţa a solicitatde două ori depunerea de întâmpinări la recursul formulat de pârât, ceea ce nu s-a f ăcut  şi aceasta a dus laadmiterea recursului formulat de pârît.Raspuns 3 : În aceste cazuri am considerat că concluziile verbale prezentate la termenele de judecată au fostcomplete şi suficiente pentru instanţă.

Înt rebarea 4 : În cazul dosarelor 345, 363, 390  şi 408 pe anul 2004 s-a constatat că acţiunea în instanţă a fostformulată, f ăr ă combaterea tuturor capetelor de acuzare, f ăr ă explicarea detaliilor  şi depunerea documentelor 

 justificative şi f ăr ă formulări la obiect, ceea ce a dus la pierderea acestora. Cum explicaţi aceasta?R ăspuns 4 : În acele cazuri acţiunile erau simple şi am crezut că instanţa pronunţă o hotărâre favorabilă avândîn vedere că adevărul era în totalitate de partea noastr ă.

Înt rebarea 5 : Cum explicaţi că la un număr de trei acţiuni aflate pe rolul instanţei, respectiv dosarul nr. 345,372 şi 399, nu s-au formulat în termen apelul, astfel încât instanţa a admis acţiunea formulată de pârât?Raspuns 5 :   În acea perioadă  am fost în concediu medical  şi am uitat să  predau dosarele în cauză şi/saucitaţiile şefului de serviciu în vederea desemnări unei alte persoane.

Auditor intern, Data:Consilier juridic, Data:

Notă: Pentru r ă spunsurile de la întrebările nr. 3, 4 şi 5 se va elabora FIAP.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 47/233

Constantin I a  ţ co 

47

Procedura P08 : Colectarea informaţiilor

Entitatea: DGFP a judetului X

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR.1.1

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel

Problema Susţinerea ineficientă a intereselor entităţii în instanţă.

Constatare Consilierii juridici nu au insistat în vederea susţinerii probelor în instanţă; astfel nu au fost depuse

întâmpinari care să cuprindă excepţiile de la procedur ă, explicarea detaliilor, formulari la obiect, r ăspunsul la

toate capetele de acuzare etc.Ex. La dosarul nr. 390/2004 reclamantul debitor, salariat al societăţii, a contestat la judecătorie deciziade imputare a unei sume, constatată ca fiind pagubă în dauna societăţii, produsă de către acesta ca urmare aneglijenţei în serviciu, faptă  constatată  de organele cu atribuţiuni de control intern. Reclamantul a solicitatanularea acestui debit de către instanţă. Tribunalul a admis recursul în condiţiile în care societatea a fostanunţată prin două citaţii să depună întâmpinare la instanţă, privind cererea formulată de reclamant.

De asemenea, nu au fost susţinute interesele entităţii din aceleasi motive  şi în dosarele nr. 345, 354,372, 381 pe anul 2005.

Cauze • Inexistenţa unor proceduri scrise   şi formalizate care să   conţină   activităţi de control   şi

responsabilitate pe nivelele de execuţie;• Inexistenţa unor proceduri de înlocuire a personalului care intr ă în concedii medicale sau de odihnă;

• Lipsa de experienţă a persoanelor care susţin cauzele entităţii în instanţele judecătoreşti;• Inexistenţa sau nefuncţionarea unui sistem de control intern.

Consecin  ţ a • Obţinerea unor hotărâri nefavorabile în instanţă, comparativ cu pertinenţa acţiunii introduse în

instanţă şi a documentelor justificative depuse;• Pierderea în instanţă a unor acţiuni, care implică recuperarea unor sume.

Recomandare • În toate cazurile în care acţiunile în instanţă necesită un plus de experienţă, acestea să fie susţinute

de şeful compartimentului juridic.• Concluziile scrise  şi/sau întâmpinările să   fie văzute   şi vizate de   şeful serviciului înainte de a fi

aprobate de conducere şi depuse la judecătorie.

• Elaborarea listei activităţilor  şi aprecierea riscurilor specifice activitatii Serviciului juridic.• Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor cu acestea.• Actualizarea fişelor de post cu responsabilităţile pe nivele de execuţie.• Implicarea personalului în acţiuni de pregătire profesională şi influenţarea evaluarilor anuale cu

rezultatele acestor acţiuni.• Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu acţiunile pentru care s-a pledat

în instanţele judecătoreşti şi luarea măsurilor care se impun.• Informarea echipei de auditori interni cu privire la rezultatele analizei efectuate de entitatea

auditată.

Auditor intern, Data:Supervizat, Data:

Pentru conformitate, Data:

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 48/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

48

Procedura P08 : Colectarea informaţiilor

Entitatea: DGFP a Judeţului X

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 1.2

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel

Problema Acţiunile în instanţă nu sunt susţinute prin depunerea concluziilor scrise  şi a documentelor justificative

solicitate de aceasta.

Constatare 

Acţiunile formulate în instanţă   au fost f ăcute f ăr ă   explicarea detaliilor   şi depunerea documentelor  justificative şi f ăr ă concluzii scrise. Spre exemplu în dosarele nr. 345, 363, 349  şi 408.

Cauza • Neconducerea unui Registru privind susţinerea acţiunilor în instanţă;• Inexistenţa unor proceduri scrise   şi formalizate care să   conţină   activităţi de control   şi

responsabilitate pe nivelele de execuţie;• Lipsa de experienţă a persoanelor care susţin cauzele entităţii în instanţele judecătoreşti;• Inexistenţa, în lipsa procedurilor, a unor evidenţe clare privind dosarele aflate pe rol   şi nu s-au

urmărit soluţiile transmise de judecători.

Consecin  ţ a • Respingerea unor hotărâri care dacă   erau susţinute temeinic nu puteau fi pierdute existând

argumente;• Plata unor daune către ter ţe persoane;• Pierderea posibilitatii recuper ării sumelor solicitate în instanţă.

Recomandare • Verificarea dosarelor de catre structura de control intern a societatii pe ultimii trei ani, iar rezultatele

sa fie comunicate si serviciului de audit intern in vederea analizarii ulterioare.• Elaborarea listei activităţilor  şi aprecierea riscurilor specifice oficiului juridic.• Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabilului pentru aceasta.• Actualizarea fişelor de post cu responsabilităţile pe nivele de execuţie şi coroborarea cu procedurile.• Implicarea personalului în acţiuni de pregătire profesională şi influenţarea evaluarilor anuale cu

rezultatele acestor acţiuni.• Realizarea unui studiu pentru a stabili necesităţile reale de personal.

• Informarea echipei de auditori asupra rezultatelor verificărilor realizate şi a studiului efectuat pentruimplementarea recomandarilor.

Auditor intern, Data:Supervizat, Data:Pentru conformitate, Data:

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 49/233

Constantin I a  ţ co 

49

Procedura P08 : Colectarea informaţiilor

Entitatea: DGFP a Judeţului X

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 1.3

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Intocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel

Problema Declararea apelului cu întârziere de peste 10 zile de la data comunicării hotărârii de către judecătorie.

Constatare 

Din analiza dosarelor privind cauzele ce au determinat anularea în instan ţele judecătoresti a acţiunilor formulate privind solutionarea căilor administrative de atac a rezultat că, în unele cazuri, apelul s-a facut cuîntârziere.

Ex. La dosarul nr.345/2004 judecătoria pronunţă o hotărâre prin care pe lângă amenda contravenţionalăaplicată   societăţii, mai dispune   şi plata unor dobânzi. Aceste dobânzi nu erau prevăzute în nici un actnormativ, iar juristul entităţii în afar ă de faptul că a depus cu întârziere de 6 zile faţă de termenul legal nici nule-a contestat, ci doar a combătut legalitatea acordarii sancţiunii.

De asemenea, termenul de 10 zile a mai fost pierdut şi în dosarele nr. 372 şi 399 din 2004.

Cauza • În cadrul serviciului nu există  un sistem de urmărire   şi depunere în instanţă  a întâmpinărilor la

acţiunile reclamanţilor;• Inexistenţa unor proceduri scrise   şi formalizate care să   conţină   activităţi de control   şi

responsabilitate pe nivelele de execuţie;• Lipsa de experienţă a persoanelor care susţin cauzele entităţii în instanţele judecătoreşti;• Inexistenţa, în lipsa procedurilor, a unor evidenţe clare privind dosarele aflate pe rol   şi nu s-au

urmărit soluţiile transmise de judecători.

Consecin  ţ a • Respingerea actiunii şi obligarea entităţii la plata unor sume nedatorate.• Obţinerea unor hotărâri nefavorabile, faţă   de pertinenţa actiunii introduse în instanţă şi a

documentelor justificative depuse.• Pierderea în instanţă a unor acţiuni, care implică recuperarea unor sume.• Obligarea entităţii la plata unor sume nejustificate.

Recomandare 

• Elaborarea listei activităţilor  şi atasarea riscurilor specifice activitatilor Serviciului juridic;• Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor de procedur ă;• Actualizarea fişelor de post cu responsabilităţile şi nivelele de execuţie;• Implicarea personalului în acţiuni de pregătire profesională şi influenţarea evaluărilor anuale cu

rezultatele acestor acţiuni;• Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu acţiunile pierdute de entitate în

instanţele judecătoreşti şi luarea măsurilor care se impun;• Informarea echipei de auditori interni cu privire la rezultatele analizei efectuate de entitatea auditată.

Auditor intern, Data:Supervizat, Data:Pentru conformitate, Data:

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 50/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

50

Procedura P08 : Colectarea informaţiilor

Entitatea: DGFP a judeţului X

LISTA DE VERIFICARE NR.2

Obiectivul 2. Reprezentarea entităţii în instanţele de judecatăMisiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel

Nr.crt.

  Activitatea de audit DA NU Observaţii

2.1 Examinarea procedurilor privind reprezentarea în instanţă.2.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri amodului de reprezentare în instanţă şi susţinere a cauzelor a) aprobarea procedurilor de către persoanele competente; - -

 b) precizarea modalităţilor de reprezentare în instanţă; - -c) stabilirea modalităţilor de susţinere în instanţă a cauzelor - -d) solicitarea motivaţiilor pentru care nu există la dosar toatedocumentele prevazute de procedur ă;

- -

e) cuprinderea modalitatilor de reconstituire a documentelor care lipsesc de la dosare;

- -

f) reconstituirea documentelor emise de judecatorie ; - -g) reconstituirea documentelor emise la nivelul societăţii ; - -

h) reconstituirea documentelor emise de pârât ; - -i) stabilirea responsabilităţilor de reconstituire; - -

 j) stabilirea responsabilităţilor de verificare; - -2.1.2 Înglobarea activităţilor de control intern în punctele

cheie ale procesului de reprezentare a societăţii în instanţă;

- -

2.1.3 Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie,respectiv pe fazele de primire, repartizare, înregistrare, ataşarela dosar a documentelor;

- -

2.1.4 Compararea atribuţiilor din fişele postului cele din procedurile de lucru;

- -

2.1.5 Examinarea cunoaşterii procedurilor de cătreresponsabilii cu realizarea activităţilor;

- -

2.2 Aprecierea calităţii procedurilor de către responsabiliiacestora;

- -

- se consider ă procedurile corespunzatoare; - -- se constată disfunctionalităţi în timpul aplicării lor practice; - -- există propuneri de perfecţionare a acestora; - -

2.3 Examinarea modului de reconstituire a documentelor lipsă ladosar;

- -

2.4 Verificarea modului de reprezentare şi susţinere a intereselor entităţii în faţa instanţelor de judecată:

X TEST NR. 2

a) existenţa dosarelor de instanţă b) existenţa citaţiilor emise de instanţă;c) respectarea termenelor fixate de prezentare la instanţă;d) existenţa delegaţiei de reprezentare în dosar;e) cunoaşterea dosarului de instanţă;f) prezentarea la instanţă la termenele stabilite ;g) susţinerea intereselor la fiecare termen;h) formarea şi depunerea concluziilor scrise;

i) detalierea completă a cauzelor în concluziile formulate; j) cuprinderea în concluzii a tuturor capetelor de acuzare;k) staruinţa în cuprinderea de către instanţă a tuturor 

XXXX

X

X

XX

X

X

Foaie de lucru

Lista de control

 Nota de relaţii

FIAP 2.1

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 51/233

Constantin I a  ţ co 

51

solicitărilor facute în cauza respectivă;l) formularea în termen a concluziilor;m) formularea acţiunii în termenul de prescripţie ;n) obţinerea hotărârilor definitive;o) valorificarea hotărârilor definitive.

XXX

XX

FIAP 2.2

FIAP 2.3

2.5 Verificarea măsurilor propuse în cazurile în care în urma

solicitării, compartimentele în cauză nu au transmisdocumentele solicitate de serviciul juridic în vedere formulăriiapăr ării şi susţinerii cauzei la instanţă;

- -

2.6 Examinarea efectuării verificărilor respectării termenelor deconstituire a dosarelor de instanţă;

- -

2.7 Analiza modalităţilor de arhivare - -

Auditor intern, Data,Supervizat, Data,

Entitatea: DGFP a judeţului X

TEST NR. 2

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel

Obiectul testul ui Reprezentarea entităţii în instanţele de judecată.

Obiectivele testului Analiza modului în care sunt susţinute în instanţă interesele societăţii.

Descrierea testului Populaţia totală o reprezintă acţiunile formulate în anul 2005, existente pe rolul instantei, in numar de

54 de actiuni.Esantionul va fi de 7% din totalul populatiei, determinat pe baza  Foii de lucru nr. 2.Testarea a constat în verificarea modului de reprezentare   şi susţinere a intereselor entităţii în faţa

instanţelor de judecată, examinându-se următoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr.2. pozitia2.4,   şi anume:

a. existenţa dosarelor de instanţă; b. existenţa citaţiilor emise de instanţă;c. respectarea termenelor de prezentare la instanţă ;d. existenta delegaţiei de prezentare în dosar ;e. cunoaşterea dosarului de instanţă;f. prezentarea la instanţă la termenele stabilite ;g. susţinerea intereselor la fiecare termen;h. formularea şi depunerea concluziilor scrise;i. detalierea completă a cauzelor în concluziile prezentate;

 j. cuprinderea în concluzii a tuturor capetelor de acuzarek. staruinţa în cuprinderea de către instanţă a tuturor concluziilor formulate;l. formularea în termen a concluziilor;m. formularea acţiunii în cadrul termenului de prescripţie ;n. obţinerea hotărârilor definitive;o. valorificarea hotărârilor definitive.

Pentru efectuarea testarii a fost elaborată Lista de control nr.1 privind Analiza reprezent ării în instan ţă, prezentată în continuare, care conţine pe orizontală elementele selectate, iar pe verticală elementele analizate.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 52/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

52

Constat ăr i Din analiza Listei de control nr.1 au rezultat urmatoarele situatii:• nereprezentare în instanţă la termenele stabilite ;• necuprindere în concluzii a tuturor capetelor de acuzare ;• formularea acţiunilor după termenul de prescriptie ;Pentru aceste probleme a fost solicitată şi   Nota de rela ţ ii nr.1 doamnei Iliescu Adriana, consilier 

 juridic.

Concluzii Acţiunile în cauză au fost pierdute în instanţă de către entitate ceea ce a condus la pierderea anumitor 

sume de bani prin nerecuperarea lor de la persoanele care au produs pagube entităţii.În baza acestui test a fost elaborate FIAP nr. 2.1; 2.2  şi 2.3

Auditor intern, Data:Supervizor, Data:

FOAIE DE LUCRU NR. 2

Obiectivul nr . 1   Susţinerea intereselor societăţii în faţa instanţelor de judecată.

Testarea se va realiza pe un eşantion care a fost constituit astfel:• documentul analizat: Lista ac ţ iunilor formulate în preten ţ ii• populaţia totală este reprezentată de numărul total al acţiunilor în pretenţii aflate pe rolul instanţei,

respectiv de 54 acţiuni.• eşantionul va fi de 7%, respectiv 54 x7%= 7,7 = 8 ac ţiuni• pasul de selecţie 54 : 8 = 7• eşantionul va cuprinde acţiunile în instanţă începând de la acţiunea nr.345/2005 şi aplicând pasul

stabilit se obţine următoarea structur ă : 345, 365, 397, 415, 457, 503, 645  şi 695;

• eşantionul constituit va fi verificat în totalitate;• verificările se vor realiza prin diferite teste.

Auditor intern, Data:

LISTA DE CONTROL NR. 2privind analiza reprezentării în instanţă

Elemente

selectateElementetestate

Acţiuneanr.345/2005

Acţiuneanr.365/2005

Acţiuneanr.397/2005

Acţiuneanr.4015/2005

Acţiuneanr.457/2005

Acţiuneanr.503/2005

Acţiuneanr.645/2005

Acţiuneanr.695/2005

Existenţa dosarelor de instanţă

  X X X X X X X X

Existenţa citaţiilor emise de instanţă

  X X X X X X X X

Respectareatermenelor de

 prezentare la instanţăX X X X X X X X

Existenţa delegaţieide prezentare îndosar 

X X X X X X X X

Cunoaştereadosarului de instanţă

  X X X X X X X X

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 53/233

Constantin I a  ţ co 

53

Elementeselectate

Elementetestate

Acţiuneanr.

345/2005

Acţiuneanr.

365/2005

Acţiuneanr.

397/2005

Acţiuneanr.

4015/2005

Acţiuneanr.

457/2005

Acţiuneanr.

503/2005

Acţiuneanr.

645/2005

Acţiuneanr.

695/2005

Prezentarea lainstanţă la termenele

stabilite

FIAP FIAP X FIAP FIAP FIAP X X

Susţinereaintereselor la fiecaretermen

X X X X X X X X

Formularea şidepunereaconcluziilor scrise

X X X X X X X X

Detalierea completăa cauzelor înconcluziile

 prezentate

X X X X X X X X

Cuprinderea înconcluzii a tuturor 

capetelor de acuzare

FIAP X X FIAP X FIAP X X

Stăruinţa încuprinderea de cătreinstanţă a tuturor concluziilor formulate

X X X X X X X X

Formularea întermen a concluziilor 

  X X X X X X X X

Formularea acţiuniiîn cadrul termenuluide prescripţie

FIAP X FIAP X FIAP X FIAP X

Obţinerea hotărârilor definitive

  X X X X X X X X

Valorificareahotărârilor definitive

  X X X X X X X X

Auditor intern, Data:

Entitatea: DGFP a judeţului X

NOTA DE RELATII NR. 2privind formularea acţiunilor în instanţă

adresat doamnei Iliescu Adriana – consilier juridicMisiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel

Întrebarea 1 : Precizati dacă există proceduri privind formularea acţiunilor în instantă.R ăspuns1 : Da.

Înt rebar e2 : Precizaţi dacă această procedur ă va fost adusă la cunoştinţă.R ăspuns 2 : Da, a fost instruită şi am semnat procesul verbal.

Întrebarea 3 : Cum explicaţi situaţiile de nereprezentare în instanţă la termenele stabilite, în 4 situaţii din cele8 dosare supuse testării?

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 54/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

54

Raspuns 3 : La termenele fixate din partea entităţii nu a fost prezent în sală nici un reprezentant, deoarecesubsemnata eram în concediu medical. Instanţa a r ămas în pronunţare, iar în urma formulării hotărârii aceastaa fost defavorabilă entităţii, având în vedere ca la dosar nu au existat concluzii scrise în susţinerea cauzei şinici documente care să combată susţinerile formulate la pârât. Mentionez ca la celelalte nu am putut să ajungla timp, având mai multe procese în aceeaşi zi.

Înt rebarea 4 : Cum explicaţi neabordarea tuturor capetelor de acuzare din cadrul unui dosar cu ocaziaformulării concluziilor?R ăspuns 4  : În majoritatea intâmpinărilor combaterea capetelor de acuzare s-a f ăcut la modul general. Spreexemplu, la dosarul nr. 415/2005 reclamatul debitor a contestat la judecătorie decizia de imputare a uneisume, stabilită ca fiind pagubă în dauna entităţii, solicitând anularea acestui debit de către instanţă. Înîntâmpinarea către instanţă nu am susţinut respingerea acestuia pe motiv că a fost depusă contestaţia cuîntârziere şi că susţinerile formulate nu sunt la obiect, ci doar respingerea recursului ca fiind neîntemeiat, iar instanţa i-a dat câstig de cauză.

Înt rebare 5  : Cum explicaţi că la un număr de patru acţiuni formulate instanţa le-a respins pe motiv de prescripţie ?R ăspuns 5  : Dosarele au fost întocmite şi primite de la compartimentele de specialitate dupa expirareatermenului de trei ani, deci după perioada termenului de prescripţie. Au fost formulate totuşi acţiuni în

instanţa pentru repunerea acestora pe rol, încercând a mai recupera unele debite. Instanţa însă a respinsactiunile la solicitarea păr ţi adverse, invocandu-se îndeplinirea termenelor de prescripţie.

Înt rebare 6  : Explicaţi de ce nu au fost întocmite în termen aceste dosare  şi implicit acţiunea în instanţă.R ăspuns 6 : La comparimentele de specialitate nu a existat o evidenţă analitică a debitelor, această evidenţă s-a ţinut sintetic şi nu s-a ştiut de vechimea acestor debite.

Notă: Pentru r ă spunsurile de la întrebările 3, 4 şi 5 se vor elabora FIAP-uri.

Auditor intern, Data:Consilier juridic, Data:

Procedura P08 : Colectarea informaţiilor

Entitatea: DGFP a judeţului X

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 2.1

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel

Problema  Nereprezentarea în instanţă la termenele de judecată.

Constatare În unele cazuri, societatea nu a fost prezentă  la termenele de judecată  fixate de instanţă, cu toate că

 procedura a fost îndeplinită. Astfel în dosarul 645/2005 instanţa a fixat ca teremen de judecată  data de23.09.2005 în vederea formulării   şi depunerii concluziilor, procedur ă   realizată   prin Citaţia nr.2345/03.09.2005. La termenul fixat din parte societăţii nu a fost prezent în sală nici un reprezentat, instanţa aramas în pronunţare, în urma formulării hoatărârii aceasta a fost defavorabilă societăţii, deoarece la dosar nuau existat concluzii formulate în susţinerea cauzei şi nici documente care să combată susţinerile formulate de

 pârât.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 55/233

Constantin I a  ţ co 

55

Cauze • Inexistenţa unei proceduri scrise ;• Citatia nr. 2345/03.09.2005 ne-a provenit după trecerea termenului fixat de instanţă;• Lipsa unor acţiuni de control intern ierarhice.

Consecin  ţ e În urma pronunţării hotărârii entitatea a fost obligată la plata către pârât a unor penalităţi de 1.239.870lei, penalităţi care nu erau prevazute în contractul încheiat între p ăr ţi, însă   pe care pârâtul le-a obţinutdeoarece, entitatea nu a fost reprezentată la termenul fixat de instanţă şi astfel nu au fost contestate şi nici nuau existat concluzii scrise.

Recomand ăr i • Analiza cazurilor în care acţiunile au fost pierdute prin neprezentare în instanţă  a entităţii, în anul

2005 şi luarea măsurilor care se impun;• Evaluarea necesităţilor reale de personal pentru realizarea atribuţiilor ce le revin;• Elaborarea unor proceduri scrise   şi formalizate care să   cuprindă   activităţi de control   şi un

responsabil, în care să fie incluse toate activităţile specifice şi în plus, obligaţia consilierilor juridicica după fiecare termen să prezinte şefului de compartiment concluziile;

• Fişele posturilor să fie coroborate cu procedurile;• Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizei   şi modul de implementare alrecomandărilor.

Auditor intern, Data:Supervizat, Data:Pentru conformitate, Data:

Procedura P08 : Colectarea informaţiilor

Entitatea: DGFP a Judeţului X

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 2.2

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel

Problema Formularea acţiunilor în instanţă în afara termenului de prescripţie.

Constatare Din analiza dosarelor privind cauzele ce au determinat anularea în instanţele judecătoreşti a acţiunilor 

formulate privind solutionarea căilor administrative de atac a rezultat că, în unele situaţii, acestea au fostrespinse pe motiv că nu au fost formulate în cadrul termenului de prescripţie.

Spre exemplu, la dosarul nr.695/2005 judecătoria a respins acţiunea pe motiv că  de la data faptei  şi până la formularea acţiunii au trecut trei ani. În acest caz în anul 2002 au fost valorificate bunuri confiscatecatre SC A&B SRL în valoare de 234.500 lei cu plata la 30 zile, iar societatea nu a achitat contravaloarea

 bunurilor. Dupa trei ani s-a formulat actiune în instanţă pentru recuperarea sumei, pe care instanţa, în modevident, a respins-o pe motiv de prescriptie.

Cauze • Inexistenţa unor proceduri de lucru ;• Lipsa unui sistem de control intern coerent ;

• În cadrul serviciului contabilitate nu a existat nici o evidenţă  a debitelor, debitul în cauză  a fostidentificat în 2005 când s-a solicitat la oficiul juridic recuperarea sumei în instanţă.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 56/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

56

Consecin  ţ a • Entitatea a înregistrat o pagubă nerecuperabilă de 234.500 lei;• Imposibilitatea recuper ării sumelor datorate;• Inexistenţa unor atribuţii clare în fişele posturilor.

Recomandare • Informarea auditorilor interni despre măsurile stabilite pentru redresarea activităţii şi a modului lor de implementare.

• Instituirea unui sistem prin care toate debitele să fie urmărite pe fiecare client, cel putin lunar, pentruaceasta să fie responsabilizată  o persoană. Lunar pentru toate debitele cu vechime mai mare de 30zile de la data scadenţei, să se întomească dosar, care să fie transmis la Serviciul juridic în vedereaactionarii debitorului în instanţa;

• Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor acestora;• Coroborarea fişelor posturilor cu procedurile;• Testarea sistematică a personalului, pentru a verifica cunoşterea şi respectarea procedurilor;• Realizarea unui sistem de pregătire a personalului de către şeful de compartiment;• Analiza debitelor existente care încă nu sunt prescrise.

Auditor intern, Data:Supervizat, Data:Pentru conformitate, Data:

Procedura P08 : Colectarea informaţiilor

Entitatea: DGFP a Judeţului X

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 2.3

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel

Problema  Neatacarea tuturor capetelor de acuzare în întâmpinările f ăcute către instanţa de judecată.

Constatare În intampinarea f ăcută către instanţă nu au fost cuprinse excepţiile de la procedur ă, r ăspunsul la toate

capetele de acuzare, dovezile etc. În majoritatea intâmpinărilor combaterea capetelor de acuzare s-a f ăcut lamodul general.

Ex. La dosarul nr.415/2005 reclamantul debitor, salariat al societatii, a contestat la judecătorie deciziade imputare a unei sume, constatată ca fiind pagubă în dauna entităţii, produsă de către acesta ca urmare aneglijenţei în serviciu, fapta constatată  de organele cu atribuţiuni de control intern. Reclamantul a solicitatanularea acestui debit de către instanţă.

În întâmpinarea către instanţă reprezentanţii Serviciului juridic au susţinut doar respingerea recursuluica fiind neîntemeiat   şi nu s-a solicitat respingerea acestuia pe motiv că   fost depus cu întârziere   şi căsusţinerile formulate nu sunt la obiect etc., motiv pentru care instanţa nu a mai analizat aceste aspecte  şi i-adat câştig de cauză reclamantului.

Cauze • Inexistenţa procedurilor scrise şi formalizate;• Dosarul a fost repartizat către un salariat debutant, care nu a fost urmărit asupra modului de

întocmire şi depunere a recursului ;

• Inexistenţa unui sistem de control intern.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 57/233

Constantin I a  ţ co 

57

Consecin  ţ e • Recursul formulat de catre pârât a fost admis, decizia de imputare a sumei emisă  de entitate fiind

anulată de instanţă;• Societatea a suferit o pierdere datorită faptului că nu s-a apărat eficient.

Recomand ăr i 

• Analiza activităţilor compartimentului juridic pe anul în curs,   şi obţinerea unor concluzii pentrureorientarea activităţii viitoare cu scopul eliminării neregulilor  şi disfuncţionalităţilor constatate.• Întocmirea unei liste a activităţilor specifice compartimentului juridic;• Ataşarea riscurilor asociate activităţilor  şi stabilirea unui responsabil cu întocmirea  şi întreţinerea

unui Registru al riscurilor pentru compartimentul juridic ;• Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor acestora;• Testarea sistematică a personalului pentru însuşirea procedurilor;• Coroborarea fiselor posturilor cu procedurile;• Urmărirea termenelor fixate de instanţă şi după   fiecare termen să-i fie prezentate concluzile,

concluzii care pe scurt la va trece în Registrul de evidenţă al dosarului pentru termenul stabilit.• Informarea echipei de auditori cu privire la concluziile analizei   şi măsurile programate pentru

implementarea recomandărilor.

Auditor intern, Data:Supervizat, Data:Pentru conformitate, Data:

Procedura P08 : Colectarea informaţiilor

Entitatea: DGFP a Judeţului X

LISTA DE VERIFICARE NR. 3

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel

Obiectivul 3. Modul de conducere al evidenţelor cauzelor la care entitatea este parte

Nr.crt.

  Activitatea de audit DA NU Observatii

3.1 Examinarea procedurilor privind conducerea evidenţelor 3.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri a aactivitatilor de conducere a registrului de evidenţa acţiunilor 

aflate pe rola) aprobarea registrului de către persoanele competente; - -

 b) stabilirea formei registrului; - -c) verificarea listei activităţilor pentru conducerea acestuia; - -d) precizarea modalităţilor de completare; - -e) oferirea unor exemple de completare; - -f) solicitarea motivaţiilor pentru care nu se completează, cutoate dosarele constituite;

- -

g) cuprinderea modalităţilor de actualizare a registrului; - -h) stabilirea responsabilităţilor de completare; - -i) stabilirea responsabilităţilor de verificare; - -3.1.2 Înglobarea activităţilor de control intern în puntele cheie

ale procesului de conducere şi a evidenţelor societăţii;

- -

3.1.3 Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie,respectiv pe fazele de întocmire, avizare, aprobare;

- -

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 58/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

58

3.2 Conducerea registrului de intr ări/iesiria) verificarea conducerii anuale a registrului; - -

 b) acordarea cronologică a numerelor de înregistrare; - -c) menţionarea corectă a datelor de înregistrare; - -d) stabilirea responsabilităţilor de conducere a registrului; - -e) înregistrarea tuturor documentelor intrate/ieşite; - -

3.3 Soluţionarea adreselor primitea) verificarea gradului de acoperire prin proceduri amodalităţii de soluţionare a adreselor primite;

- -

 b) verificarea transmiteri spre solutionare a dreselor; - -d) modul de întocmire a r ăspunsurilor; - -e) verificarea transmiterii în termen a r ăspunsurilor; - -f) justificarea netransmiterii unor r ăspunsuri la adrese; - -g) existenţa copiei documentelor transmise ; -

3.4 Compararea atributiilor din fişele postului cele din procedurilede lucru

- -

3.5 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către responsabili curealizarea activităţilor;

- -

3.6 Aprecierea calităţii procedurilor de către responsabiliiacestora;

- -

- se consider ă procedurile corespunzatoare; - -- se constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării lor practice; - -- există propuneri de perfecţionare a acestora; - -

3.7 Conducerea evidenţelor privind cauzele aflate pe rol X TEST NR. 3a) primirea dosarelor în vederea formularii actiunii; X -Foaie de lucru

 b) înregistrarea dosarelor în ordine cronologică; X -Lista de controlc) repartizarea dosarelor în vederea formulării acţiunii; X - Interviud) conducerea registrului de corespondenţă; Xe) conducerea registrului de evidenţă a dosarelor aflate pe rol; X - FIAPf) înregistrarea tuturor documentelor primite; Xg) stabilirea termenelor de soluţionare a corespondenţei; X

h) completarea dosarelor cu toate documentele constituite pe parcursul derularii acţiunii aflate pe rol ;

X

i) verificarea şi avizarea dosarelor constituite X j) operarea dosarelor închise ; Xk) arhivarea dosarelor închise ; Xl) conducerea anuală a registrelor X

3.8 Analiza modalităţilor de arhivare - -

Auditor intern, Data:Supervizat, Data:

Entitatea: DGFP a Judeţului X

TEST NR. 3.1

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel

Obiectul testul ui Conducerea evidenţelor cauzelor la care entitatea este parte.

Obiectivele testului Analiza modului de conducere al evidenţelor cauzelor aflate pe rol, în cadrul Serviciului juridic privind:• conducerea Registrului de corespondenţă;

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 59/233

Constantin I a  ţ co 

59

• conducerea Registrului de evidenţă a dosarelor aflate pe rol;• repartizarea şi stabilirea termenelor de soluţionare.

Descrierea testului Populaţia totală este constituită din acţiunile formulate în 2005, respectiv 79 de dosare.Esantionul selectat va fi de 10 %, deci 8 dosare, din totalul populaţiei şi a fost constituit pe baza Foii de

lucru nr. 3, prezentată în continuare.Testarea a constat în verificarea modului în care sunt conduse registrele, înregistrarea documentelor în Registrul de coresponden ţă şi în Registrul de eviden ţă al dosarelor aflate pe rolul instan ţ ei şi dacă adreselesunt solutionate în termen, examinandu-se urmatoarele elemente stabilite prin  Lista de verificare nr. 3, pozi ţ ia 3.7, şi anume:

• primirea dosarelor în vederea formulării acţiunii;• înregistrarea dosarelor în ordine cronologică;• repartizarea dosarelor în vederea formulării acţiunii;• conducerea registrului de evidenţă a dosarelor;• conducerea registrului de corespondenţă;• înregistrarea tuturor documentelor primite;• stabilirea termenelor de soluţionare a corespondenţei;• completarea dosarelor cu toate documentele constituite pe parcursul derulării acţiunii aflate pe rol;

• verificarea şi avizarea dosarelor constituite;• operarea dosarelor închise;• arhivarea dosarelor închise;• conducerea anuală a registrelor.Pentru efectuarea testării a fost elaborată Lista de control nr. 3 privind Analiza modului de conducere a

eviden ţ elor , prezentata în continuare, care conţine pe verticală elementele testate, iar pe orizontală elementeleanalizate.

Constat ăr i Din analiza efectuată a rezultat că la nivelul Serviciului juridic, Registrul de coresponden ţă şi Registrul 

de eviden ţă al dosarelor aflate pe rolul instan ţ ei sunt   ţinute într-un singur registru în care sunt menţionatedosarele pentru care s-au formulat acţiuni în instanţă. În registru sunt menţionate atât dosarele întocmite deentitate, cât şi dosarele formulate de pârâţi şi în care entitatea este parte.

Concluzii Din analiză   a rezultat că   nu se cunoaşte   şi implicit nu se respectă   modalitatea de soluţionare a

corespondenţei primite.În baza acestui test a fost elaborat FIAP nr. 3.1;

Auditor intern, Data:Supervizor, Data:

FOAIE DE LUCRU nr. 3

Obiectivul:  Modul de conducere al evidenţelor cauzelor aflate pe rol.

Testarea se va realiza pe un eşantion care a fost constituit astfel:• Documentul analizat:  Registrul de coresponden ţă şi Registrul de eviden ţă  al dosarelor aflate pe

rol;• Populatia totală  a fost stabilită  având în vedere dosarele aflate pe rolul instanţei, respectiv 79 de

dosare. Dosarele au fost aşezate în ordinea constituirii lor  şi s-au selectat 10% dintre ele, respectivun numar de 8 dosare ;

• Pasul de selectare 79 : 8 = 10 ;• Eşantionul va fi format din acţiunile cu nr.: 465, 968, 899, 405, 988, 1120,1256  şi 1345 din 2005.• Eşantionul constituit se va testa în totalitate ;• Verificarea se va realiza prin teste.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 60/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

60

Notă : Dosarele selectate se vor compara cu datele din Registrul de eviden ţă al dosarelor aflate pe rolul instantei.

În cazul corespondenţei nu s-a putut stabili un eşantion deoarece la nivelul serviciului nu exista unregistru de evidenţă care să poată fi comparat cu documentele selectate.

Auditor intern, Data:În prezenţa,

LISTA DE CONTROL NR. 3privind Analiza modului de conducere a evidenţelor cauzelor

Elementeeşantionate

Elemente

testate

Acţiunea456/2005

Acţiunea968/2005

Acţiunea899/2005

Acţiunea405/2005

Acţiunea988/2005

Acţiunea1120/2005

Acţiunea1256/2005

Acţiunea1345/2005

Primirea dosarelor în vedereaformulării acţiunii

  X X X X X X X X

Înregistrarea dosarelor în ordinecronologică

  X X X X X X X X

Repartizarea dosarelor în vedereaformulării acţiunii

  X X X X X X X X

Conducerea registrului decorespondenţă

  FIAP FIAP X FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP

Conducerea registrului de evidenţăal dosarelor 

  FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP

Înregistrarea tuturor documentelor  primite

  X X X X X X X X

Stabilirea termenelor de soluţionare

a corespondenţei  X X X X X X X X

Completarea dosarelor cu toatedocumentele constituite pe parcursulderulării acţiunii în instanţă

X X X X X X X X

Verificarea şi avizarea dosarelor constituite

  X X X X X X X X

Operarea dosarelor închise X X X X X X X XArhivarea dosarelor închise X X X X X X X XConducerea anuală a registrelor FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP

Auditor intern, Data:

Entitatea: DGFP a Judeţului X

INTERVIU NR. 3privind conducerea Registrului de corespondenţă

adresat domnului Protopopescu Eustaţiu, şeful compartimentului juridic

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 61/233

Constantin I a  ţ co 

61

Nr.crt.

  Întrebări DA NU Observaţii

1 Există registru de evidenţă a intr ărilor? X FIAP2 Există registru de evidenţă al ieşirilor? X FIAP3 Corespondenţă primită este repartizată în vederea

soluţionării?X

4 Aveţi stabilite termene de soluţionare a corespondenţei? X5 Termenele sunt menţionate în registru de corespondenţă sau

alt document?X FIAP

6 Urmăreste cineva modul de soluţionare al corespondenţei? X7 Adresele de înaintare către solicitant sunt formalizate de cel

care le-a întocmit?X

8 Adresele de înaintare a r ăspunsurilor către solicitant suntformalizate de seful serviciului? X

9 Corespondenţa primită este evidenţiată la nivel de serviciu? X FIAP10 Procedurile prevad conducerea unui registru al

corespondenţei?X

11 Procedurile sunt cunoscute la nivelul serviciului? X

12 Mai aveţi ceva de adăugat? X

Auditor intern, Data:Şef compartiment juridic, Data:

Procedura P08: Colectarea informaţiilor

Entitatea: DGFP a Judeţului X

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 3

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel

Problema  Neconducerea registrelor de evidenţă prevazute de cadrul normativ.

Constatare • Din analiza efectuată   a rezultat ca la nivelul serviciului este   ţinut un singur registru în care sunt

menţionate dosarele pentru care s-au formulat acţiuni în instanţă. În registru sunt menţionate atâtdosarele întocmite de societate, cât şi dosarele formulate de pârâţi şi în care societatea este parte.

• În cadrul societăţii nu se ţine un registru de evidenţă al corespondenţei primite şi/sau ieşite. Precizăm că,zilnic în cadrul serviciului sunt primite diferite adrese prin care se solicită   precizări cu privire lalegalitatea anumitor aspecte. Din verificări a rezultat faptul că   corespondenţa nu este înregistrată   lanivelul serviciului. Nici măcar r ăspunsurile transmise nu se îndosariază, ci doar sunt întocmite într-unsingur exemplar care este transmis solicitantului împreună cu adresa primită.

Cauze • Inexistenţa procedurilor scrise şi formalizate ;• Salariaţii au considerat că  activitatea serviciului este urmărirea dosarelor aflate pe rolul instanţelor  şi

toată  cealaltă  corespondenţă   este suplimentar ă şi nu mai este cazul să  existe o evidenţă şi la nivelulserviciului ;

• Lipsa unui control intern adecvat.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 62/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

62

Consecin  ţ a În anumite cazuri beneficiari adreselor au formulat ulterior diferite obiecţii cu privire la unele

r ăspunsuri nefundamentate, în special cele legate de legislaţia muncii. Serviciul juridic cu toate că a motivatca cele obiectate nu era în conformitate cu r ăspunsurile transmise nu a putut justifica aceasta deoarece nuexistă la nivelul serviciului nici un exemplar din raspunsul transmis.

Recomand ăr i • Refacerea Registrului de corespondenţă şi al Registrului e evidenţă  al acţiunilor aflate pe rol, de laînceputul anului;

• Analiza activităţilor din cadrul compartimentului juridic   şi elaborarea unui sistem de organizare alacestuia cu respectarea cadrului normativ în vigoare;

• Elaborarea unor proceduri scrise şi formalizate.• Stabilirea unor responsabili de actualizare a procedurilor  şi monitorizarea implementării acestora.• Actualizarea fişelor de post în concordanţă cu procedurile elaborate.• Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizei şi a măsurilor convenite pentru organizarea

activităţii şi urmărirea implementării recomandarilor.

Auditor intern, Data:Supervizat, Data:

Pentru conformitate, Data:

Procedura P08: Colectarea informaţiilor

Entitatea: DGFP a Judeţului X

LISTA DE VERIFICARE NR. 4

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005

Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel

Obiectivul 4. Întocmirea lucr ărilor de sinteză şi a raportărilor privind activitatea proprie

Nr. crt. Activitatea de audit DA NU Observaţii4.1 Examinarea procedurilor privind conducerea evidenţelor 

4.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri aactivităţilor de raportarea) aprobarea de către persoanele competente; - -

 b) stabilirea modelelor de raportări de întocmit; - -d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor deraportări;

- -

e) oferirea unor exemple de completare; - -f) cuprinderea modalităţilor de actualizare a raportărilor; - -h) stabilirea responsabilităţilor de formulare a raportărilor; - -i) stabilirea responsabilităţilor de verificare a raportărilor întocmite;

- -

4.1.2 Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheieale procesului de întocmire, formalizare şi comunicare araportărilor;

- -

4.1.3 Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie,respectiv pe fazele de întocmire, avizare, aprobare;

- -

4.2 Compararea atribuţiilor din fişele postului cu cele din procedurile de lucru;

- -

4.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către responsabilii curealizarea activităţilor; - -

4.4 Aprecierea calităţii procedurilor de către responsabilii acestora; - -

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 63/233

Constantin I a  ţ co 

63

- se consider ă procedurile corespunzătoare; - -- se constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării lor practice; - -- există propuneri de perfecţionare a acestora; - -

4.5 Întocmirea şi comunicarea lucr ărilor de sinteză şi a rapoartelor TEST NR. 4

a) stabilirea listei cu lucr ările de sinteză de întocmit ; X

 b) stabilirea listei privind rapoartele de întocmit Xc) realizarea în termen a lucr ărilor  şi rapoartelor; Xd) comunicarea rapoartelor către compartimentele în drept; Xe) cuprinderea în rapoarte a datelor reale rezultate din activităţiledesf ăşurate

X Lista de controlnr. 4

f) formalizarea rapoartelor  şi lucr ărilor de cei în drept; X FIAP NR. 4g) înregistrarea rapoartelor  şi lucr ărilor efectuate; -h) primirea şi înregistrarea tematicilor; -i) soluţionarea în termen a tematicilor -

 j) raportarea modului de realizare a tematicilor -k) evidenţa documentelor primite spre avizare -l) documentele primate spre avizare sunt emise în cadrul

societăţii;

-

m) avizarea este realizată cu respectarea legii X4.6 Analiza modalităţilor de arhivare - -

Auditor intern, Data:Supervizat, Data:

Entitatea: DGFP a Judeţului X

TEST NR. 4

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel

Obiectul testul ui Întocmirea lucr ărilor de sinteză şi a rapoartelor privind activitatea proprie.

Obiectivele testului Analiza modului de întocmire a lucr ărilor de sinteză şi a rapoartelor.

Descrierea testului 

• Populaţia este reprezentată de lucr ările de sinteză şi rapoartele de activitate, trimestriale şi anuale, care serealizează în cursul unui an.• Eşantionul a inclus verificarea tuturor lucr ărilor  ăi rapoartelor elaborate în trimestrul II şi IV şi raportul

anual de activitate, deci un procent de 50% din totalul populaţiei.• Testarea a constat în analiza modului de întocmire a raportărilor, întocmirea în termen a acţiunilor,

formalizarea rapoartelor   şi transmiterea acestora către factorii de decizie, examinându-se următoareleelemente stabilite prin Lista de verificare nr.4 pozi ţ ia 4.5, literele a-f  si m, şi anume:- stabilirea listei cu lucr ările de sinteză de întocmit;- stabilirea listei privind rapoartele de întocmit- realizarea în termen a lucr ărilor  şi rapoartelor;- comunicarea rapoartelor către compartimentele în drept;- cuprinderea în rapoarte a datelor reale rezultate din activităţile desf ăşurate;- formalizarea rapoartelor  şi lucr ărilor de cei în drept;

- avizarea este realizată cu respectarea legii.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 64/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

64

Pentru efectuarea testării a fost elaborată Lista de control nr. 4 privind Analiza sistemului de raportare alucr ărilor de sinteză, care conţine pe orizontală raportarile selectate, iar pe verticală elementele testate.

Constatare  Nerespectarea procedurii de realizare a  Raportului de activitate pe anul 2005   utilizând la intocmirea

acestuia rapoarte elaborate în cursul anului, aprobate numai de managementul de linie, f ăr ă   aprobarea

managementului general.Spre exemplu: Raportul privind ac ţ iunile în preten ţ ii şi Raportul privind ac ţ iunile pierdute în instan ţăau fost transmise structurilor în drept doar cu semnătura şefului de serviciu. Ulterior, pe baza lor s-a elaboratRaportul anual de activitate pe anul 2005, care a fost aprobat de managementul general.

Concluzii Conducerea societăţii nu a respectat procedura stabilită de cadrul normativ privind raportarea activităţii

entitatii publice, datorită nerespectării procedurii legale de către noul şef al Serviciului juridic.În baza acestui test a fost elaborat FIAP nr. 4.1.

Notă: Echipa de auditori interni au solicitat un interviu  şi o not ă de rela ţ ii şefului compartimentului juridic, dar acesta a

 promis ini ţ ial, apoi a intrat în concediu medical  şi nu a mai colaborat cu echipa de auditori.

Auditor intern, Data:Supervizor, Data:

LISTA DE CONTROL NR. 4privind Analiza sistemului raportare şi a lucrărilor de sinteză

Elementeeşantionate

Elementetestate

Raportanual deactivitate

Raport privindlitigiile

aflate perol

Trim II

Raport privindacţiunile

în pretenţiiTrim. II

Raport privindlitigiile

aflate perol

Trim IV

Raport privindacţiunile

în pretenţiiTrim. IV

Raport privinddebitele

incerte derecuperat

Raport privindacţiunile

îninstanţă

 pierdute

Raport privindacţiunile

 privindlitigii demuncă

Stabilirea listei culucr ările de sinteză deîntocmit ;

X X X X X X X X

Stabilirea listei privindrapoartele de întocmit;

  X X X X X X X X

Realizarea în termen alucr ărilor  şirapoartelor;

X X X X X X X X

Comunicarearapoartelor cătrecompartimentele îndrept;

X X FIAP X FIAP X FIAP X

Cuprinderea în rapoartea datelor reale rezultatedin activităţiledesf ăşurate

X X X X X X X X

Formalizarearapoartelor  şi lucr ărilor de cei în drept;

FIAP FIAP X FIAP FIAP FIAP X X

Avizarea este realizatăcu respectarea legii;

  FIAP  FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP

FIAP

Auditor intern, Data:

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 65/233

Constantin I a  ţ co 

65

Procedura P08: Colectarea informaţiilor

Entitatea: DGFP a Judeţului X

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 4

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel

Problema  Neaprobarea   şi neavizarea rapoartelor   şi lucrarilor de sinteza elaborate de Serviciul juridic de către

managementul general.

Constat ăr i Din analiză  a reieşit că  Rapoartele privind ac ţ iunile în preten ţ ii pe trim. II  şi III  şi  Raportul privind 

ac ţ iunile pierdute în instan ţă  nu au fost înaintate spre aprobarea directorului executiv al DGFP   şi au fost

transmise structurilor în drept doar cu semnatura sefului de serviciu.

Cauze • Inexistenţa unei proceduri de raportare;•   Şeful serviciului juridic a fost angajat de circa 3 luni  şi nu a  ştiut circuitul documentelor emise în

cadrul serviciului;• Nerespectarea cadrului normativ sau evitarea respectării acestuia.

Consecin  ţ e În şedinţele de conducere managementul general nefiind informat despre situaţia debitelor în litigiu  şi

stadiul în care se află pe rolul instanţei, a luat decizii incorecte privind recuperarea restanţelor de la debitori,cât şi cu privire la constituirea de provizioane.

Recomandare • Inventarierea   şi analiza tuturor situaţiilor realizate   şi transmise în afar ă   f ăr ă   aprobarea

managementului general pe anul 2005;• Stabilirea activităţilor  şi riscurilor specifice asociate raportării;• Elaborarea de proceduri scrise şi formalizate;• Stabilirea responsabililor cu actualizarea procedurilor  şi monitorizarea implementării acestora ;• Coroborarea fiselor posturilor cu procedurile;• Stabilirea circuitului documentelor care se elaboreaza în cadrul Serviciului juridic   şi insuşirea

acestuia de întregul personal;• Informarea echipei de auditori cu privire la rezultatele inventarierii  şi a măsurilor stabilite pentru

implementarea recomandărilor.

Auditor intern, Data:

Supervizat, Data:Pentru conformitate Data:

Procedura P08: Colectarea informaţiilor

Entitatea: DGFP a Judeţului X

LISTA DE VERIFICARE NR. 5

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005

Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 66/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

66

Obiectivul 5. Analiza solicitării declanşării procedurii falimentului în vederea recuper ării debitelor 

Nr.crt.

Activitatea de audit DA NU Observaţii

5.1 Examinarea procedurilor privind întocmirea dosarelor 

5.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri a activitătiia) aprobarea de către persoanele competente; - - b) stabilirea modelelor de raportări de întocmit; - -c) precizarea modalităţilor de completare a modelelor de raportări; - -d) oferirea unor exemple de completare; - -e) cuprinderea modalităţilor de actualizare a raportărilor; - -f) stabilirea responsabilităţilor de formulare a raportărilor; - -g) stabilirea responsabilităţilor de verificare a raportărilor întocmite;

- -

5.1.2 Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului de întocmire, formalizare si comunicare a raportarilor;

- -

5.1.3 Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie, respectiv pe fazele de întocmire, avizare, aprobare;

- -

5.2 Compararea atribuţiilor din fişele postului cu cele din procedurilede lucru;

- -

5.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către responsabilii curealizarea activităţilor;

5.4 Aprecierea calităţii procedurilor de către responsabilii acestora;- se consider ă procedurile corespunzătoare;- se constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării lor practice;- există propuneri de perfecţionare a acestora;

5.5 Stabilirea obligaţiilor de plată- identificarea debitorilor care nu mai au bunuri în patrimoniu;- stabilirea debitelor restante ;- verificarea existenţei hotăr ării judecătoreşti definitive

- verificarea dacă aceasta este investită cu formulă executorie ;- verificarea dacă există acţiune în faliment a debitorilor f ăr ă bunuri în patrimoniu ;

5.6 Întocmirea dosarelor  şi punerea pe rol a acţiunii ; X- actualizarea debitelor X X- constituirea documentelor justificative a debitului X X- formularea acţiunii; X- formalizarea acţiunii’; X- depunerea dosarului la instanţă; X- primirea citaţiei şi prezentarea la termenul de judecată; X- înscrierea la masa credală; X- stăruinţa în numirea lichidatorului; X- stăruinţa în pronunţarea falimentului X

TEST NR. 5

Lista de controlnr. 5

FIAP nr. 5

5.7 Analiza modalităţilor de arhivare - -

Auditor intern, Data:

Entitatea: DGFP a Judeţului X

TEST NR. 5

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditatp: 01.06.2004-30.11.2005

Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 67/233

Constantin I a  ţ co 

67

Obiectul testul ui Analiza solicitării declanşării procedurii falimentului în vederea recuper ării debitelor.Obiectivele testului Verificarea întocmirii dosarelor   şi punerea pe rol a acţiunii de lichidare judiciar ă şi falimentului în

vederea recuper ării debitelor.

Descrierea testului Populaţia totală este reprezentată de dosarele aflate pe rolul instanţei, pentru care s-au obţinut hotărâri,r ămase definitive, investite cu formulă executorie în număr de 7 dosare, dar care nu au fost executate.

Eşantionul a fost constituit din cele 7 dosare care sunt prezentate în  Registrul privind ac ţ iunile îninstan ţă care au fost valorificate în totalitate, deci în propor ţie de 100%.

Testarea a constat în analiza modului de valorificarea bunurilor din patrimoniul debitorilor în bazahotărârilor judecătoreşti   şi pe calea executări silite   şi apoi solicitarea lichidării judiciare   şi falimentului

 pentru debitele nerecuperate, examinându-se următoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr.4. poz.4.5   şi anume:

a) actualizarea debitelor; b) constituirea documentelor justificative a debitului;c) formularea acţiunii;

d) formalizarea acţiunii;e) depunerea dosarului la instanţă;f) primirea citaţiei şi prezentarea la termenul de judecată;g) înscrierea la masa credală;h) stăruinţa în numirea lichidatorului;i) stăruinţa în pronunţarea falimentului.

Pentru efectuarea testării a fost elaborată Lista de control nr. 5 privind Analiza procedurii de lichidare judiciar ă şi de faliment , care conţine pe orizontală dosarele cuprinse în eşantion, iar pe verticală elementeletestate.

Constat ăr i Din analiza dosarelor cuprinse în eşantion au rezultat debite neactualizate în dosarele nr. 449 si

617/2005, care au fost prinse şi în  Raportul privind activitatea pe anul 2005. În celelalte dosare s-a constatatcă au fost respectate fazele procedurii de lichidare judiciar ă.

Concluzii Pe baza acestor constatări se va elabora FIAP.

Auditor intern, Data:Supervizor, Data:

LISTA DE CONTROL NR. 5privind A naliza procedurii de li chidare judiciar ă şi faliment 

Elementeeşantionate

Elementetestate

Dosar nr 449/2005

Dosar nr 556/2005

Dosar nr 605/2005

Dosar nr 617/2005

Dosar nr 715/2005

Dosar nr 779/2005

Dosar nr 782/2005

- actualizarea debitelor FIAP X X FIAP X X X- constituirea documentelor 

 justificative a debitului  X X X X X X X

- formularea acţiunii; X X X X X X X- formalizarea acţiunii; X X X X X X X- depunerea dosarului lainstanţă;

  X X X X X X X

- primirea citaţiei şi prezentarea la termenul de

  X X X X X X X

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 68/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

68

Elementeeşantionate

Elementetestate

Dosar nr 449/2005

Dosar nr 556/2005

Dosar nr 605/2005

Dosar nr 617/2005

Dosar nr 715/2005

Dosar nr 779/2005

Dosar nr 782/2005

 judecată- înscrierea la masa credală; X X X X X X X

- staruinţa în numirealichidatorului;

  X X X X X X X

- staruinţa în pronunţareafalimentului

  X X X X X X X

Auditor intern, Data:

Procedura P08: Colectarea informaţiilor

Entitatea: DGFP a Judeţului X

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 5

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel

Problema  Neactualizarea situaţiei debitorilor pentru raportările periodice.

Constatare Din analiza a reieşit că în două dosare debitele nu au fost actualizate cu dobânzile  şi penalităţile pentru

neplata la termen, în cazul unor societăţi care au luat avans pentru efectuarea unor achiziţii.Pe baza dosarelor nr. 449 si 617/2005, Serviciul juridic a întocmit adresa de înscriere la masa credal ă şi

a înscris societăţile pentru următoarele creanţe: prima societate doar cu suma de 145.000 lei, iar pentru adoua societate a înscris-o cu suma de 345.500 lei, cât era în evidenţele Serviciului juridic. În realitate sumeledatorare de aceşti debitori societăţii erau de 250.000 lei si respectiv de 550.000 lei, la care se adăugaudobînzile şi penalităţile pentru neplata la termen.

Cauze • Inexistenţa procedurilor scrise;• Lipsa unui sistem de control intern eficient;• Serviciul juridic a luat în considerare debitul care se afla în litigiu pe rolul instanţei, însă societatea

avea şi debite curente restante pentru care nu se întocmise documentaţie de acţionare în instanţă.

Consecin  ţ e Urmare pronunţării procedurii de faliment şi neînscrierii la masa credală în termenul fixat de instanţă,

entitatea a pierdut posibilitatea recuper ării în totalitate a debitelor.

Recomand ăr i • Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate;• Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii şi monitorizarea aplicării ei în practică de către

ceilalţi consilieri;• Corelarea fişelor posturilor cu procedurile;• Inventarierea debitelor  ăi analiza situaţiei aducerii la zi a acestora de la începutul anului 2005;

• Analiza cauzelor care au dus la neînscrierea la masa credală a tuturor debitelor, în cazul în care seconstată r ăspunderea anumitor persoane pentru neîndeplinirea sarcinilor, sumele să fie recuperate dela persoanele r ăspunzatoare;

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 69/233

Constantin I a  ţ co 

69

• Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele inventarierii  şi analiza situaţiei debitelor  şi aneînscrierii la masa credală a acestora şi măsurile luate pentru implementarea recomandărilor.

Auditor intern, Data:Supervizat, Data:Pentru conformitate, Data:

Procedura P08: Colectarea informaţiilor

Entitatea: DGFP a Judeţului X

LISTA DE VERIFICARE NR. 6

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005

Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel

Obiectivul 6 .  Investirea hotărârilor judecătoreşti   şi solicitarea punerii lor în aplicare de către organul deexecutare

Nr.crt.

  Activitatea de audit DA NU Observaţii

6.1 Examinarea procedurilor privind conducerea evidenţelor 6.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri a activităţilor a) aprobarea procedurilor de către persoanele competenţe; - -

 b) stabilirea modelelor de acţiuni de formulat în instanţa privind punerea în executare a hotărârilor;

- -

c) precizarea modalităţilor de completare a modelelor de acţiuni deexecutare şi punere în aplicare a hotărârilor;

- -

e) oferirea unor exemple de completare; - -f) cuprinderea modalităţilor de actualizare a procedurilor; - -h) stabilirea responsabilităţilor în formularea acţiunilor; - -i) stabilirea responsabilităţilor de verificare a acţiunilor formulate; - -6.1.2 Înglobarea activitaţilor de control intern în punctele cheie ale

 procesului de conducere şi completare a registrului de evidenţă adosarelor fiscale;

- -

6.1.3 Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie, respectiv pe fazele de întocmire, avizare, aprobare;

- -

6.2 Compararea atribuţiilor din fişele postului cele din procedurile de

lucru;

- -

6.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către responsabili curealizarea activităţilor;

6.4 Aprecierea calităţii procedurilor de către responsabilii acestora;- se consider ă procedurile corespunzătoare;- se constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării lor practice;

6.5 Analiza cauzelor respingerii acţiunilor formulate- stabilirea listei acţiunilor respinse- întocmirea recursului- formularea în termen a recursului- cuprinderea tuturor excepţiilor în recurs- cuprinderea tuturor aspectelor în formularea acţiunii- staruirea în susţinerea intereselor 

- formularea în scris a concluziilor - formularea la obiect şi combaterea cauzei din toate punctele de

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 70/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

70

vedere- reţinerea de către instanţă a tuturor aspectelor formulate însusţinerea cauzei- utilizarea tuturor cailor de atac la actiunile firmulate- formularea apelului pentru acţiunile pierdute în prima instanţă- formularea în termen a apelului

- însoţirea apelului de susţinerea în scris a menţiunilor 6.6 Recuperarea pe calea executării silite a debitelor restante de la

diver şi debitoriTEST NR.6

- elaborarea listei hotărârilor r ămase definitive X- investirea în termen cu formulă executorie a hotărârilor definitive X- stabilirea debitelor restante la zi X- solicitarea punerii în aplicare de către executorii judecătoreşti ahotărârilor 

X

- solicitarea puneri în executare în termen a hotărârii X- staruinţa pe lângă executori de a întocmi în termen actele

 procedurale.X

- urmărirea valorificarii de către executori a tuturor bunurilor debitorului până la lichidarea debitului

X

- la eventualele contestaţii la executare, întocmirea documentelor de combatere şi respingere a acestora

X

- urmărirea respectării procedurilor la distribuţia preţului X- stabilirea tuturor cheltuielilor de judecată   X- recuperarea în totalitate a cheltuielilor de judecată ; X- recuperarea în totalitate a restanţelor X

6.7 Analiza modalit ăţ ilor de arhivare   - -

Foaie de lucrunr. 6

Lista de controlnr. 6

Interviu nr. 6

 Nota de relaţiinr. 6

FIAP nr. 6.1FIAP nr. 6.2

Auditor intern, Data:Supervizat, Data:

Entitatea: DGFP a judeţului X

TEST NR. 6

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel

Obiectul testul ui 

Punerea în executie a hotărârilor judecătoreşti r ămase definitive.

Obiectivele testului Recuperarea pe calea executari silite a debitelor restante de la diver şi debitori.

Descrierea testului Populaîia este reprezentată de Lista hot ărârilor privind ac ţ iunile existente pe rolul instan ţ ei, în număr de 16.Eşantionul a fost constituit din 50 % din acţiunile aflate pe rol, din totalul populaţiei, conform Foii de lucrunr. 6 .Testarea a constat în analiza modului de investire cu formulă  executorie a hotărârilor judecătoreşti r ămasedefinitive   şi solicitarea la organele de executare silită   de a le pune în practică   în vederea recuper ării întotalitate a debitelor, întocmirea în termen a acţiunilor formulate la eventualele contestaţii la executare,stăruinţa în susţinerea intereselor privind punerea în practică   a hotărârilor prin executarea bunurilor debitorului, examinându-se următoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr.6. poz. 6.6.   şi anume:

-   elaborarea Listei hot ărârilor r ămase definitive;

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 71/233

Constantin I a  ţ co 

71

-   investirea în termen cu formulă executorie a hotărârilor definitive;-   stabilirea debitelor restante la zi;-   solicitarea punerii în aplicare de către executorii judecătoreşti a hotărârilor;-   solicitarea puneri în executare în termen a hotărârii;-   stăruinţa pe lângă executori de a întocmi în termen actele procedurale;-   urmărirea valorificării de către executori a tuturor bunurilor debitorului până la lichidarea debitului ;

-   la eventualele contestaţii la executare, întocmirea documentelor de combatere şi respingere aacestora;-   urmărirea respectării procedurilor la distribuţia preţului;-   stabilirea tuturor cheltuielilor de judecată;-   recuperarea în totalitate a cheltuielilor de judecată;-   recuperarea în totalitate a restanţelor.

Pentru efectuarea testării a fost elaborată  Lista de control nr. 6 privind Situa ţ ia punerii în aplicare ahot ărârilor judecatore şti investite cu formula executorie   şi aflate în procedura de executare a bunurilor debitorului.

Constat ăr i Din analiza rezultatelor testului efectuat s-a constatat:

• existenţa unui număr destul de mare din eşantionul selectat, respectiv 5 din 8 hotărâri, care nu aufost investite cu formulă executorie în termen. În acest fel hotărârile judecătoreşti respective nu aufost valorificate, deşi erau definitive, iar pentru unele chiar s-a pierdut termenul de recuperare prin

 prescripţie.• neurmărirea valorificării de către executorii judecătoreşti a tuturor bunurilor debitorului până   la

recuperarea integrală a acestora.

Concluzii Din testare au rezultat urmatoarele aspecte:

• 5 din cele 8 dosare din eşantionul selectat nu au fost investite cu formulă executorie în termen;• în 3 din cele 8 dosare ale eşantionului nu s-a urmărit recuperarea totală a debitelor.

În baza acestui test au fost elaborate FIAP nr. 6.1 si FIAP nr. 6.2

Auditor intern, Data:Supervizor, Data:

FOAIE DE LUCRU NR. 6

Obiectivul nr. 1  Punerea în executare a hotărârilor judecătoreşti r ămase definitive.

Testarea se va realiza pe un eşantion care a fost constituit astfel:

-   documentul analizat: Lista ac ţ iunilor formulate în instan ţă;-   populaţia este reprezentată de acţiunile în instanţă care au fost r ămase definitive şi au fost investite

cu formulă executorie, în număr de 16 dintr-un total de 79 de acţiuni în 2005;-   eşantionul va fi de 50 %-   pasul de selecţie va fi 2-   hotărârile investite cu formula executorie în număr de 16 au fost asezate în ordinea crescătoare a

numărului de dosar, pe ani, din care a fost realizat eşantionul,   şi anume: 345/2003, 365/2003,397/2003, 401/2004, 457/2004, 503/2004, 645/2005, 695/2005

-   eşantionul constituit va fi verificat în totalitate;-   verificarea se va realiza prin teste.

Auditor intern, Data:În prezenţa, Data:

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 72/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

72

LISTA DE CONTROL NR. 6privind Situa  ţ ia pun eri i în apli care a hot ărârilor judec ătore şti investite cu formula executorie 

Elementeselectate

Elementetestate

Acţiunea345/2003

Acţiunea365/2003

Acţiunea397/2003

Acţiunea401/2004

Acţiunea457/2004

Acţiunea503/2004

Acţiunea645/2005

Acţiunea695/2005

- cuprinderea în listă ahotărâri r ămasedefinitive

X X X X X X X X

- investirea în termencu formula executoriea hotărârilor r ămasedefinitive

FIAP X FIAP X FIAP FIAP X FIAP

- stabilirea debitelor restante la zi

  X X X X X X X X

- solicitarea punerii înaplicare de cătreexecutorii

 judecătoreşti ahotărârilor 

X X X X X X X X

- solicitarea puneri înexecutare în termen ahotărâri

X X X X X X X X

- stăruinţa pe lângăexecutori de a întocmiîn termen actele

 procedurale.

X X X X X X X X

- urmărirea

valorificării de cătreexecutori a tuturor  bunurilor debitorului până la lichidareadebitului

X FIAP X FIAP X X FIAP X

- la eventualelecontestaţii laexecutare, întocmireadocumentelor decombatere şirespingere a acestora

X X X X X X X X

- urmărirea respectării procedurilor la

distribuţia preţului

X X X X X X X X

- stabilirea tuturor cheltuielilor de

 judecatăX X X X X X X X

- recuperarea întotalitate acheltuielilor de

 judecată ;

X X X X X X X X

- recuperarea întotalitate a restanţelor 

  X X X X X X X X

Auditor intern, Data:

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 73/233

Constantin I a  ţ co 

73

Entitatea: DGFP a Judeţului X

INTERVIU NR. 6privind activitatea de investire cu formulă executorie

şi activitatea executorilor judecătoreşti

adresat domnului Popovici Sorin, şeful compartimentului juridic

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel

Nr.crt.

  Întrebări DA NU Observaţii

1 Există registru de evidenţă a acţiunilor investite cuformulă executorie

X

2 Există persoana responsabilizată cu investireahotărârilor judecătoreşti definitive

X

3 Există proceduri de lucru privind modul de investire cuformulă executorie a hotărârilor judecătoreşti.

X FIAP nr. 6.1

4 Aţi testat cunoaşterea sistemului de lucru la nivelulserviciului

X -Nota de relaţii adresatăunui consilier juridic

5 Hotărârile definitive au fost investite cu formulăexecutorie în termen

X FIAP nr. 6.1

6 După investire s-a procedat la valorificarea hotărârilor  judecătoreşti

X

7 Există persoană responsabilizată cu punerea în aplicarea hotărârilor definitive şi investite X

8 S-a solicitat în toate cazurile la executorii judecătoreştisă pună în executare hotărârea judecătorească

X

9 Există responsabilităţi create pentru combatereaeventualelor contestaţii depuse la executare X10 Există un registru cu executarea hotărârilor 

 judecătoreşti şi bunurile care au fost sechestrate deexecutori

X FIAP nr. 6.1

11. Consideraţi că se realizează urmărirea valorificării decătre executorii judecătoreşti a bunurilor debitorilor 

 până la recuperarea totală a debitelor?

X FIAP nr. 6.2-Nota de relaţii adresatăunui consilier juridic

12 Mai aveţi ceva de adăugat? XAuditor intern, Data:Şeful compartimentului juridic, Data:

Entitatea: DGFP a Judeţului X

NOTA DE RELAŢII NR. 6privind activitatea de investire cu formulă executorie şi respectarea procedurilor de executare silită

adresat doamnei Rotaru Lenuţa – consilier juridic

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 74/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

74

Înt rebarea 1 : Precizati dacă există proceduri privind investirea cu formulă executorie a hotărârilor  judecătoreşti r ămase definitive.R ăspuns 1  : Da.

Înt rebare 2 : Precizaţi dacă aceasta procedur ă va fost adusă la cunostinţă.

R ăspuns 2 :  Da, am fost instruită şi am semnat procesul-verbal.

Înt rebare 3 : Cum explicaţi că la un număr de două hotărâri r ămase definitive încă din 2003 nu au fostinvestite cu formulă executorie.R ăspuns 3:  Hotărârile judecătoreşti definitive nr. 345 şi 617 din 2003 au fost transmise la compartimentelede specialitate şi nu am primit nici un r ăspuns.

Înt rebare 4  : Hotărârile au fost transmise la compartimentele de specialitate în vederea informării, însăobligaţia investirii lor cu formula executorie era în sarcina serviciului juridic.Raspuns 4 :  Da, însă investirea urma să o facem după ce primeam debitul la zi de la Serviciul contabilitate

Înt rebare 5 : Transmiterea debitelor la zi la Serviciul contabilitate a fost solicitată pe baza unei adrese cutermen.R ăspuns 5  : Nu, solicitarea a fost verbală.

Înt rebare 6  : Potrivit procedurilor de lucru investirea cu formulă executorie se face în termen de 15 zile de ladata obţineri hotărâri judecătoreşti investite cu formula executorie. Cum explicaţi ca în multe cazurihotăr ările definitive favorabile au fost investite cu întârziere cu formula executorie. În unele cazurirecuperarea debitelor a fost imposibilă deoarece debitorul şi-a vândut bunurile din patrimoniu, iar executorulnu a avut ce executa.R ăspuns 6 : Pe rolul instanţei se aflau multe dosare ceea ce a dus la întârzieri în formularea actiunilor inclusivîn investirea hotărârilor cu formula executorie.

Înt rebare 7  : Cum explicaţi că nu aţi urmarit valorificarea bunurilor debitorilor până la recuperarea totală adebitelor?Raspuns 7 : În mai multe situaţii am fost pe teren şi am inventariat bunurile pentru care puteam să punsechestru în vederea valorificării. Deoarece am avut multe dosare, debitorii în cauza au profitat şi auvalorificat o parte din bunuri. De asemenea, au fost situaţii când conducerea nu mi-a putut pune la dispozitieun mijloc de transport pentru a mă deplasa la acţiunile de sechestrare, motiv pentru care am pierdut aceastaoportunitate.

Înt rebare 8  : Mai aveti ceva de adăugat?R ăspuns 8 : Nu.

Notă: Pe baza acestei note de rela ţ ii se va elabora FIAP.

Auditor intern, Data:Consilier juridic, Data:

Procedura P08: Colectarea informaţiilor

Entitatea: DGFP a Judeţului X

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 6.1

Misiunea de audit intern: Serviciul juridic

Perioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 75/233

Constantin I a  ţ co 

75

Problema  Neinvestirea cu formula executorie a hotărârilor judecătoreşti definitive şi irevocabile şi netransmiterea

spre valorificare executorilor judecătoreşti.

Constat ăr i 

În unele cazuri au fost obţinute hotărâri judecătoreşti definitive, dar nu au fost investite cu formulăexecutorie şi în consecinţă nu au fost valorificate, iar unele chiar s-au prescris.Spre exemplu: În cazul hotărârii definitive din dosarul nr.345/20.04.2003 s-a obţinut dreptul de

recuperare a unui debit de la o societate de la care s-au achiziţionat materiale consumabile de proastă calitateşi care au fost restituite, dar aceasta nu a restituit contravaloarea lor. Hotărârea nu a fost investită cu formulăexecutorie   şi nu s-a solicitat la organele de executare judecătoreşti sechestrarea bunurilor debitorului   şirecuperarea creanţei şi în acest fel s-a prescris.

Cauze • Hotărârea a fost depusă   la dosarul acţiunii, dar aceasta nu a fost înregistrată   în Registrul de

intr ări/ieşiri şi în acest fel nu a fost urmarită.•   Şeful serviciului nu a verificat  şi nu a analizat cauzele aflate pe rol sau cele soluţionate conform

atribuţiilor de serviciu.

Consecin  ţ a Pierderea dreptului de a solicita recuperarea debitului, deoarece s-a prescris termenul de recuperare.

Recomandare • Inventarierea tuturor celor 16 dosare în cadrul compartimentului pentru a se stabili exact situaţia în

care se află fiecare cauză şi pentru a se lua măsurile ce se impun;• Analiza cauzelor care au dus la investirea hotărârilor definitive cu formulă executorie în termen, pe

anul 2005;• Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate;• Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii şi monitorizarea aplicării ei în practică de către

ceilalţi consilieri;• Corelarea fişelor posturilor cu procedurile;

• Evaluarea numărului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin serviciului   şiinformarea managementului general;• Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele inventarierii   şi analizei   şi a măsurilor luate

 pentru implementarea recomandărilor.

Auditor intern, Data:Supervizat, Data:Pentru conformitate, Data:

Procedura P08: Colectarea informaţiilor

Entitatea: DGFP a Judeţului X

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 6.2

Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel

Problema  Neurmărirea valorificării integrale de către executorii judecătoreşti a bunurilor debitorilor.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 76/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

76

Constat ăr i Executorii judecătoreşti nu au urmărit cu insistenţă  valorificarea tuturor bunurilor debitorilor până  la

lichidarea debitelor.Spre exemplu: în dosarele nr. 365/2003, 401/2004  şi 645/2005 nu s-a urmărit recuperarea în totalitate a

debitelor, iar în prezent şansele sunt reduse, deoarece debitorii au reusit să înstr ăineze bunurile proprii.

Cauze • Inexistenţa unor proceduri scrise şi formalizate clare şi complete;• Lipsa de insistenţă în urmărire a executorilor judecătoreşti;• Personal insuficient şi număr mare de cauze pe un executor judecătoresc.

Consecin  ţ a • Există posibilitatea pierderii şanselor de recuperare în totalitate a debitelor, datorită faptului că deşi

 bunurile au fost identificate, nefiind pus sechestru pe ele la timp sau actele de sechestrare nefiindcorect realizate, au favorizat, ulterior, înstr ăinarea acestora;

• Pierderea posibilităţilor de recuperare a unor sume cuvenite.

Recomandare 

• Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate;• Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii şi monitorizarea aplicării ei în practică de cătreceilalţi consilieri;

• Corelarea fişelor posturilor cu procedurile;• Evaluarea numărului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin serviciului   şi

informarea managementului general;• Analiza cauzelor care au dus situaţia pierderii posibilităţilor valorificării integrale a executărilor 

 judecatoreşti din anul 2005;• Analiza celor 16 dosare în care avem hotărâri definitive   şi informarea conducerii pentru luarea

măsurilor ce se impun pentru urmărirea recuper ării integrale a debitelor în vederea evitării posibilelor prescripţii;

• Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizelor   şi a măsurilor luate pentruimplementarea recomandărilor.

Auditor intern, Data:Supervizat, Data:Pentru conformitate, Data:

Procedura P08: Colectarea dovezilor

D.G.F.P al Judeţului XServiciul de Audit Intern

FORMULAR DE CONSTATARE ŞI RAPORTARE A IREGULARITĂŢILOR 

C ătre: Conducătorul Compartimentului de audit public intern

 În urma misiunii de audit public intern privind activitatea Oficiului Juridic s-au constatat următoarele:

● CONSTATAREAServiciul Achizi ţ ii publice a întocmit o list ă   cu societ ăţ ile care în baza contractelor încheiate

îndeplinesc condi ţ iile de a primi avans pentru achizi ţ iile ce urmează  să  le efectueze. Societatea X, pe bazacontractului nr. 456/2005, nu a efectuat achizi ţ iile prevă zute prin contract, la termenele stabilite. În acestecondi ţ ii Serviciul Achizi ţ ii publice întocme şte în data de 21.03.2005 adresa către Serviciul Juridic în vederea

ac ţ ionării în instan ţă pentru recuperarea debitului. Adresa şi documenta ţ ia este primit ă de  şeful Serviciului Juridic, dar nu a fost înregistrat ă în Registrul de intr ări/ie şiri şi nici repartizat ă spre rezolvare unui consilier 

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 77/233

Constantin I a  ţ co 

77

 juridic. Urmare a solicit ării directorului executiv, în data de 15.07.2005, se formulează ac ţ iune în instan ţă ,dar aceast ă ac ţ iune a fost respinsă pe motiv că s-a prescris dreptul de a se solicita recuperarea debitului.

● ACTELE NORMATIVE ΠNC  Ă LCATE  Regulamentul de Ordine Interioar ă şi Fi şa postului prevăd responsabilitatea  şefului Oficiului Juridic

de a urmări formularea ac ţ iunilor în cadrul termenului de prescrip ţ ie.

● RECOMANDĂRI Revizuirea pe ultimii trei ani a tuturor cauzelor primite spre solu ţ ionare în cadrul Serviciului Juridic şi

luarea mă surilor de ac ţ ionare în instan ţă , atunci când cadrul legislativ   şi normativ o impune, sau altemă suri legale aflate la dispozi ţ ia conducerii societ ăţ ii.

Stabilirea şi atribuirea responsabilit ăţ ii unei persoane din cadrul Serviciului Juridic pentru urmărireatuturor cauzelor care se primesc în cadrul acestuia.

 Efectuarea unei inspec ţ ii de către structura de control intern privind stabilirea cauzelor de neac ţ ionareîn instan ţă şi a persoanelor responsabile, cu recomand ări specifice controlului intern pentru recuperareadebitelor  şi/sau sanc ţ ionarea administrativă a persoanelor vinovate. Rezultatele inspec ţ iei se vor comunica şi Serviciului de audit intern spre informare şi analiză.

● ANEXE

Copiile xerox ale adresei şi documenta ţ iei primit ă de  şeful Serviciului Juridic şi ale ac ţ iunii formulate şi respinsă de instan ţă;Copie xerox a adresei înaintat ă de Serviciul Achizitii publice în data de 21.03.2005 Serviciului Juridic.

 Auditor intern, Data:

Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru

Ministerul Finanţelor PubliceD.G.F.P. a Judeţului X

Serviciul de Audit Intern

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Misiunea de audit: Activitatea juridică Numele auditorului: Tomescu ViorelData realizării: 23.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel

Exist ă   Auditori 

Constatarea Document justi f icativ   Da Nu  Sec  ţ iunea E  - Cauzelecare au determinat respingerea în instan ţă aac ţ iunilor formulate

- întâmpinarea nr. 3455/ 23.09.2004- Hot ărârea nr. 2345/ 23.09.2004

- ………………………….

 X 

 X 

TomescuViorel 

Sec  ţ iunea F –  Reprezentarea societ ăţ iiîn instan ţ ele de judecat ă

- Hot ărârea nr. 4532/ 12.03.2005 din carerezult ă că societatea nu a avut reprezentant la sedin ţ a respectivă- ……………………………….

 X 

 X 

TomescuViorel 

Sec  ţ iunea G – Conducerea eviden ţ elor,cauzelor la care societatea este parte

- Bilan ţ ul de activitate pe anul 2004- Raportul privind ac ţ iunea în instan ţă derecuperare a debitului de la SC X SRL- ……………………………….

 X 

 X 

St ănescu Ioana

……………….

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 78/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

78

Sec  ţ iunea L -  Investireahot ărârilor judecătore şti şi solicitarea punerii lor în aplicare de cătreorganul de executare.

- Hot ărârea nr. 8943/ 03.09.2004 investit ă cuîntârziere de 2 ani- Biletele la ordin emise de SC Z SRL expirate şi neinvestite cu formul ă executorie- ………………………….

 X 

 X 

TomescuViorel 

Auditori,

Procedura P11: Şedinţa de închidere

D.G.F.P.a Judeţului XServiciul de Audit Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

A. Men  ţ iuni generale: 

Misiunea de audit: Activitatea JuridicăPerioada auditată: 01.03.2004-30.06.2005Întocmit: Tomescu Viorel/Stănescu Ioana Data: 22.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 22.07.2005

Lista participan  ţ i lor: 

Numele F unc   ţ ia   Direc  ţ ia/ 

Serviciul Nr.telefon 

  E-mai l Semn  ătura 

Cristescu Gabriel Auditor SAI  

Tomescu Viorel Auditor SAI  

St ănescu Ioana Auditor SAI  

 Popescu Ion   Ş ef serviciu Serviciul Juridic

 Diaconescu Ion Inspector Serviciul JuridicVoinescu Georgeta Inspector Serviciul Juridic

Vasilescu George Inspector Serviciul Juridic

B. Concluzii :  În cadrul  şedin ţ ei au fost prezentate obiectivele auditate şi constat ările pentru fiecare obiect auditat. De

asemenea, au fost discutate constat ările, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizareadisfunc ţ ionalit ăţ ilor  şi au fost comentate recomand ările care urmează a fi implementate pentru eliminareadeficien ţ elor constatate.

 Pentru constat ările/deficien ţ ele prezentate nu au fost formulate obiec ţ ii, fiind însu şite în totalitate.

Procedura P12: Elaborarea proiectului de Raport de audit intern

Ministerul Finanţelor PubliceD.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern

PROIECT DE RAPORT DE AUDIT INTERN

I . DATE DE IDENTIF ICARE A MI SIUNI I DE AUDIT 

Echipa de auditare -  a fost format ă din:- Tomescu Viorel, auditor coordonator al misiunii- St ănescu Ioana, auditor 

care fac parte din cadrul D.G.F.P. a Jude ţ ului X - Serviciul de Audit Intern.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 79/233

Constantin I a  ţ co 

79

Ordinul de efectuare a misiunii de audit -  auditarea activit ăţ ilor cuprinse în Planul de audit intern pe anul 2005, s-a f ăcut în baza Ordinului de serviciu nr. 68/01.07.2005.

Baza l egal ă a ac  ţ iuni i de auditare :-   Planul de audit intern pe anul 2005, aprobat de conducerea societ ăţ ii;

-   Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;-   O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr.

672/2002;-   Dispozi ţ ia Directorului General al D.G.F.P. a Jude ţ ului X nr. 111/2004 prin care se aprobă  Normele

 proprii de exercitare a auditului intern în cadrul societ ăţ ii.

Dur ata misiuni i de audit:  15.10 -31.08.2005.

Peri oada auditat ă:  01.01.2005 - 30.11.2005

Scopul ac  ţ iunii de auditare  const ă în:-   asigurarea conducerii corecte a eviden ţ elor  şi întocmirii clare a sintezelor  şi rapoartelor privind 

activitatea proprie;

-   asigurarea aplicării corecte a mă surilor de reprezentare în instan ţă   a intereselor societ ăţ ii   şirespectarea procedurilor în conformitate cu cadrul legislativ şi normativ.

Obiectivele ac  ţ iunii de auditare  au urmărit dacă:-   cauzele care au determinat respingerea în instan ţă a ac ţ iunilor formulate;-   reprezentarea societ ăţ ii în instan ţ ele de judecat ă;-   conducerea eviden ţ elor, cauzelor la care societatea este parte;-   întocmirea lucr ărilor de sinteză şi a rapoartelor privind activitatea proprie;-   solicitarea declan şării procedurii falimentului pentru recuperarea crean ţ elor;-   investirea hot ărârilor (biletelor la ordin)   şi solicitarea execut ării lor de către executorii

 judecătore şti.

Tipul de auditare -  audit de conformitate/regularitate.

Tehnici de audit intern utilizate: • verificarea în vederea asigur ării validit ăţ ii, realit ăţ ii   şi acurate ţ ei înregistr ărilor în contabilitate, cuurmatoarele tehnici de verificare:

-   compara ţ ia: pentru debitele de plat ă şi cele efectiv încasate;-   examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea documentelor;-   garantarea: pentru verificarea realit ăţ ii procedurilor  şi a documentele ce au stat la baza justificării

acestora;-   urmărirea: pentru a se constata dacă toate opera ţ iunile au fost real efectuate.

Alte tehnici de audit: •   interviul: pentru l ămurirea unor aspecte legate de organizarea şi desf ăşurarea activit ăţ ilor;•   e şantionarea: pentru analiza întocmirii documentelor;

•   observarea fizică: în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire şi emitere adocumentelor.

I nstru mentele de audit  care s-au utilizat: Chestionarele - Listele de verificare pentru a stabili condi ţ iile pecare trebuie să le îndeplinească fiecare obiectiv auditabil.

Documente   şi materi ale examinate în cadrul Serviciul ui Juri dic   - verificarea la fa ţ a locului a vizat documenta ţ ia aferent ă perioadei auditate, respectiv 01.01.2005 - 30.11.2005, care a cuprins urm ătoarele:•   registre de eviden ţă;•   coresponden ţ a primit ă şi trimisă;•   dosare de instan ţă constituite;•   dosare solu ţ ionate şi închise.

M ateri ale întocmite pe timpul audit ăr i i :  •   foi de lucru privind descrierea activit ăţ ilor auditate;

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 80/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

80

•   fi şe de identificare a activit ăţ ilor privind principalele probleme constatate;•   liste de verificare pe obiective;•   fi şe de identificare şi analiza a riscurilor;•   documente de lucru;•   tabelele punctelor tari şi slabe, tematica în detaliu a misiunii de audit;•   programul de audit, programul interven ţ iei la fa ţ a locului;

•   chestionare - liste de verificare;•   rapoarte preliminare de audit, minutele şedin ţ elor de deschidere, de închidere şi de conciliere.

Organizarea Serviciul ui Jur idic : serviciul a func ţ ionat în perioada supusă   audit ării cu un număr de 5 salaria ţ i, din care un post de conducere -   şef de serviciu. Organizarea   şi func ţ ionarea serviciului sedesf ăşoar ă conform organigramei şi Regulamentului de organizare şi func ţ ionare.

 Pentru to ţ i salaria ţ ii au fost întocmite fi şe ale posturilor prin care s-au stabilit rela ţ iile ierarhice de subordonare şi de colaborare, precum şi sarcinile de serviciu.

II. CONSTAT  Ă RI 

1. Cau zele car e au determi nat respin gerea în in stan  ţă a ac  ţ iunilor formulate 

Util izarea tuturor c ăilor de atac  În cazurile în care hot ărârea emisă  de instan ţ a de judecat ă  a fost favorabil ă  entitatii, aceasta a fost 

atacat ă în instan ţă şi a fost sus ţ inut ă până la finalizarea căilor de atac. În cazurile în care hot ărârea instan ţ ei a fost nefavorabil ă  entit ăţ ii s-a uzat de celelalte căi de atac

(apel, recurs, contesta ţ ie ş.a.).

1.2. St ăruin  ţ a în sus  ţ inerea unor argumente esen  ţ ial e pentr u solu  ţ ionarea favorabil ă a cauzei 

1.2.1. Sus  ţ in erea inefi cienta a intereselor enti t ăţ i i în i nstan  ţă –FI AP nr. 1.1.

Constatare 

Consilierii juridici nu au insistat în vederea sus ţ inerii probelor în instan ţă , astfel nu au fost depuseîntâmpinari care să cuprind ă excep ţ iile de la procedur ă , explicarea detaliilor, formulari la obiect, r ă spunsul la toate capetele de acuzare etc.

 Ex. La dosarul nr. 390/2004 reclamantul debitor, salariat al societ ăţ ii, a contestat la judecătoriedecizia de imputare a unei sume, constatat ă ca fiind pagubă în dauna societ ăţ ii, produsă de către acesta caurmare a neglijen ţ ei în serviciu, fapt ă constatat ă de organele cu atribu ţ iuni de control intern. Reclamantul a solicitat anularea acestui debit de către instan ţă. Tribunalul a admis recursul în condi ţ iile în care societateaa fost anun ţ at ă prin două cita ţ ii să depună întâmpinare la instan ţă , privind cererea formulat ă de reclamant.

 De asemenea, nu au fost sus ţ inute interesele entit ăţ ii din aceleasi motive  şi în dosarele nr. 345, 354,372, 381 pe anul 2005.

Consecin  ţ a •   Obtinerea unor hot ărâri nefavorabile în instan ţă , comparativ cu pertinen ţ a ac ţ iunii introduse în

instan ţă şi a documentelor justificative depuse;•   Pierderea în instan ţă a unor ac ţ iuni, care implică recuperarea unor sume.

Recomandare •   În toate cazurile în care ac ţ iunile în instan ţă necesit ă un plus de experien ţă , acestea să fie sus ţ inute

de şeful compartimentului juridic.•   Concluziile scrise   şi/sau întâmpinările să   fie vă zute   şi vizate de   şeful serviciului înainte de a fi

aprobate de conducere şi depuse la judecătorie.•   Elaborarea listei activit ăţ ilor  şi aprecierea riscurilor specifice activit ăţ ii Serviciului juridic.•   Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor cu acestea.•   Actualizarea fi şelor de post cu responsabilit ăţ ile pe nivele de execu ţ ie.•   Implicarea personalului în ac ţ iuni de preg ătire profesional ă şi influen ţ area evaluărilor anuale cu

rezultatele acestor ac ţ iuni.

•   Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu ac ţ iunile pentru care s-a pledat în instan ţ ele judecătore şti şi luarea mă surilor care se impun.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 81/233

Constantin I a  ţ co 

81

•   Informarea echipei de auditori interni cu privire la rezultatele analizei efectuate de entitateaauditat ă.

1.2.2. Ac  ţ iuni le în instan  ţă   nu sunt sus  ţ inu te prin depunerea concluziilor scrise   şi a documentelor  justi f icative soli ci tate de aceasta –F I AP nr . 1.2.

Constatare  Ac ţ iunile formulate în instan ţă  au fost f ăcute f ăr ă   explicarea detaliilor   şi depunerea documentelor 

 justificative şi f ăr ă concluzii scrise. Spre exemplu în dosarele nr. 345, 363, 349 şi 408.

Consecin  ţ a •   Respingerea unor hot ărâri care dacă erau sus ţ inute temeinic nu puteau fi pierdute existand argumente;•   Plata unor daune către ter  ţ e persoane;•   Pierderea posibilit ăţ ii recuper ării sumelor solicitate în instan ţă.

Recomandare •   Verificarea dosarelor de către structura de control intern a societ ăţ ii pe ultimii trei ani, iar rezultatele

 să fie comunicate şi serviciului de audit intern în vederea analizării ulterioare.

•   Elaborarea listei activit ăţ ilor  şi aprecierea riscurilor specifice oficiului juridic.•   Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabilului pentru aceasta.•   Actualizarea fi şelor de post cu responsabilit ăţ ile pe nivele de execu ţ ie şi coroborarea cu procedurile.•   Realizarea unui studiu pentru a stabili necesit ăţ ile reale de personal.•   Implicarea personalului în ac ţ iuni de preg ătire profesional ă şi influen ţ area evaluărilor anuale cu

rezultatele acestor ac ţ iuni.•   Informarea echipei de auditori asupra rezultatelor verificarilor realizate şi a studiului efectuat pentru

implementarea recomand ărilor.

 Ac ţ iunile înaintate ini ţ ial la instan ţă au fost formulate în scris, unde s-a prezentat doar aspectul pentrucare se introduce ac ţ iunea, ulterior fiind prezentate în instan ţă , pe parcursul judecării cauzei,  şi celelaltedocumente în sus ţ inerea cauzei.

 Analizând cauzele pierdute, s-a constatat că  unul din elementele care ar fi putut duce la pierderea

acestora a fost acela că  la toate  şedin ţ ele de instan ţă  planificate au fost formulate doar concluzii verbale,instan ţ a re ţ inând în hot ărârile emise doar o parte din aspectele prezentate verbal de consilierii juridici  şi în special acelea care nu aveau implica ţ ii în posibila emitere a unei hot ărâri favorabile. De asemenea, unelecauze au fost pierdute, prin declararea apelului cu intarziere, datorit ă insuficien ţ ei personalului din cadrul  serviciului, care nu a fost capabil să sus ţ ină toate ac ţ iunile în instan ţă.

1.3. For mul area în term en a apelul ui 

1.3.1. Declararea apelul ui cu întârziere de peste 10 zile de l a data comunic ăr i i h ot  ărârii de c ătr e  judec ătorie –FIAP 1.3.

Constatare 

 Din analiza dosarelor privind cauzele ca au determinat anularea în instan ţ ele judecătore şti aac ţ iunilor formulate privind solu ţ ionarea căilor administrative de atac a rezultat că , în unele cazuri, apelul  s-a f ăcut cu înt ărziere.

 Ex. La dosarul nr.345/2004 judecătoria pronun ţă   o hot  ărâre prin care pe lâng ă   amendacontraven ţ ional ă aplicat ă societ ăţ ii, mai dispune şi plata unor dobânzi. Aceste dobânzi nu erau prevazute înnici un act normativ, iar juristul entit ăţ ii în afar ă de faptul că a depus cu întârziere de 6 zile fa ţă de termenul legal nici nu le-a contestat, ci doar a combătut legalitatea acord ării sanc ţ iunii. De asemenea, termenul de 10 zile a mai fost pierdut  şi în dosarele nr. 372 şi 399 din 2004.

Consecin  ţ a    Respingerea ac ţ iunii şi obligarea entit ăţ ii la plata unor sume nedatorate.   Ob ţ inerea unor hot ărâri nefavorabile, fa ţă de pertinen ţ a ac ţ iunii introduse în instan ţă şi a documentelor 

 justificative depuse.

  Pierderea în instan ţă a unor ac ţ iuni, care implică recuperarea unor sume.   Obligarea entit ăţ ii la plata unor sume nejustificative.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 82/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

82

Recomandare    Elaborarea listei activit ăţ ilor  şi atasarea riscurilor specifice activit ăţ ilor Serviciului juridic;   Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor de procedur ă;   Actualizarea fi şelor de post cu responsabilit ăţ ile şi nivelele de execu ţ ie;   Implicarea personalului în ac ţ iuni de preg ătire profesional ă şi influen ţ area evaluărilor anuale cu

rezultatele acestor ac ţ iuni;

  Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu ac ţ iunile pierdute de entitate îninstan ţ ele judecătore şti şi luarea mă surilor care se impun;   Informarea echipei de auditori interni cu privire la rezultatele analizei efectuate de entitatea auditat ă.

 În toate cazurile în care hot ărârea primei instan ţ e a fost defavorabil ă a fost formulat  şi depus apelul. În prima fază s-a declarat apelul f ăr ă ca justificarea acestuia să  fie concludent ă , pentru a nu pierde termenul de depunere  şi a avea timpul necesar pentru formularea   şi precizarea temeinică  a apelului. Ulterior, l-a primul termen de judecat ă motivele apelului au fost precizate, concluziile fiind depuse în scris la instan ţă , înmajoritatea cazurilor înso ţ ite de documente justificative.

1.4. For mul area în termen a recur sul ui  Din analiza rezulta ca toate recursurile au fost formulate în termen, cu respectarea prevederilor legale.

2. Reprezentarea enti t ăţ i i în i nstan  ţ ele de judecat ă

2.1. Prezentarea la  şedin tele de ju decat ă în vederea sus  ţ in eri i cauzei 

2.1.1 N ereprezentarea în i nstan  ţă la termenele de judecat ă –FI AP nr. 2.1.

Constatare  În unele cazuri, societatea nu a fost prezent ă  la termenele de judecat ă  fixate de instan ţă , cu toate că

 procedura a fost îndeplinit ă. Astfel în dosarul 645/2005 instan ţ a a fixat ca teremen de judecat ă   data de23.09.2005 în vederea formul ării   şi depunerii concluziilor, procedur ă   realizat ă   prin Cita ţ ia nr.2345/03.09.2005. La termenul fixat din partea societ ăţ ii nu a fost prezent în sal ă nici un reprezentat, instan ţ a

a r ămas în pronun ţ are, în urma formul ării hoat ărârii aceasta a fost defavorabil ă  societ ăţ ii, deoarece ladosar nu au existat concluzii formulate în sus ţ inerea cauzei  şi nici documente care să  combat ă  sus ţ inerile formulate de pârât.

Consecin  ţ e  În urma pronun ţării hot ărârii entitatea a fost obligat ă   la plata către pârât a unor penalit ăţ i de

1.239.870 lei, penalit ăţ i care nu erau prevazute în contractul încheiat între păr  ţ i, însă pe care pârîtul le-aobtinut deoarece, entitatea nu a fost reprezentat ă la termenul fixat de instan ţă şi astfel nu au fost contestate şi nici nu au existat concluzii scrise.

Recomand ăr i    Analiza cazurilor în care ac ţ iunile au fost pierdute prin neprezentare în instan ţă a entit ăţ ii, în anul 2005

 şi luarea mă surilor care se impun;

  Evaluarea necesit ăţ ilor reale de personal pentru realizarea atribu ţ iilor ce le revin;   Elaborarea unor proceduri scrise şi formalizate care să cuprind ă activit ăţ i de control  şi un responsabil,

în care să fie incluse toate activit ăţ ile specifice şi în plus, obliga ţ ia consilierilor juridici ca după fiecaretermen să   prezinte şefului de compartiment concluziile;

  Fi şele posturilor să fie coroborate cu procedurile;   Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizei   şi modul de implementare al 

recomand ărilor.

 Din analiză  au rezultat mai multe situa ţ ii în care reprezentan ţ ii entit ăţ ii nu au participat în instan ţă ,cauza principal ă fiind lipsa de personal.

2.2. F ormu lar ea în t ermen a ac  ţ iunilor 

2.2.1. Formularea ac  ţ iu ni lor în i nstan  ţă în af ara term enu lu i de prescri p  ţ ie –FI AP nr. 2.2.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 83/233

Constantin I a  ţ co 

83

Constatare  Din analiza dosarelor privind cauzele ce au determinat anularea în instan ţ ele judecătore şti a ac ţ iunilor 

 formulate privind solu ţ ionarea căilor administrative de atac a rezultat că , în unele situa ţ ii, acestea au fost respinse pe motiv că nu au fost formulate în cadrul termenului de prescrip ţ ie.

Spre exemplu, la dosarul nr.695/2005 judecătoria a respins ac ţ iunea pe motiv că de la data faptei  şi

 până la formularea ac ţ iunii au trecut trei ani. În acest caz în anul 2002 au fost valorificate bunuri confiscatecătre SC A&B SRL în valoare de 234.500 lei cu plata la 30 zile, iar societatea nu a achitat contravaloareabunurilor. Dupa trei ani s-a formulat actiune în instan ţă pentru recuperarea sumei, pe care instan ţ a, în mod evident, a respins-o pe motiv de prescrip ţ ie.

Consecin  ţ a    Entitatea a înregistrat o pagubă   nerecuperabil ă de 234.500 lei;   Imposibilitatea recuper ării sumelor datorate;   Inexisten ţ a unor atribu ţ ii clare în fi şele posturilor.

Recomandare    Informarea auditorilor interni despre mă surile stabilite pentru redresarea activit ăţ ii şi a modului lor de

implementare.

  Instituirea unui sistem prin care toate debitele să fie urmărite pe fiecare client, cel putin lunar, pentruaceasta să fie responsabilizat ă o persoană. Lunar pentru toate debitele cu vechime mai mare de 30 zilede la data scaden ţ ei, să   se întomeasca dosar, care să   fie transmis la Serviciul juridic în vedereaac ţ ionării debitorului în instan ţă;

  Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor acestora;   Coroborarea fi şelor posturilor cu procedurile;   Testarea sistematică a personalului, pentru a verifica cuno şterea şi respectarea procedurilor;   Realizarea unui sistem de preg ătire a personalului de către şeful de compartiment;   Analiza debitelor existente care încă nu sunt prescrise.

 În general, în termen de 30 zile de la primirea în formă  complet ă  a documenta ţ iei de ac ţ ionare îninstan ţă  au fost formulate ac ţ iunile   şi depuse la instan ţă. În multe cazuri la Serviciul juridic ini ţ ial setransmitea doar o adresă   prin care se solicita ac ţ ionarea în instan ţă  a unui debitor, f ăr ă  a se ata şa   şi

documentele justificative, respectiv contracte, facturi, fi şa contabil ă analitică cu debitul existent  şi neachitat etc.

2.3. Transmiterea hot ărâri lor defi niti ve în vederea valori fi c ăr i i 

Din analiz ă  a rezultat c ă  exist ă  un sistem de transmitere al hot ărâri lor defi ni tive spre valori fi care în cadrul entit ăţ ii , sistem care fun ctioneaz ă.

2.4. F orm ul area întâmpin ăril or la ac  ţ iunile ini  ţ iate 

2.4.1. N eatacarea tu tur or capetelor de acuzare în întâmpin ările f   ăcute c ătre instan  ţ a de judecat ă  – F I A P  

nr. 2.3.

Constatare  În întampinarea f ăcut ă către instan ţă nu au fost cuprinse excep ţ iile de la procedura, r ă spunsul la toate

capetele de acuzare, dovezile etc. În majoritatea întâmpinărilor combaterea capetelor de acuzare s-a facut lamodul general.

 Ex. La dosarul nr.415/2005 reclamantul debitor, salariat al societatii, a contestat la judecătorie deciziade imputare a unei sume, constatat ă ca fiind paguba în dauna entit ăţ ii, produsă de către acesta ca urmare aneglijen ţ ei în serviciu, fapt ă constatat ă de organele cu atribu ţ iuni de control intern. Reclamantul a solicitat anularea acestui debit de către instan ţă.

 În întâmpinarea către instan ţă   reprezentan ţ ii Serviciului juridic au sus ţ inut doar respingerearecursului ca fiind neîntemeiat  şi nu s-a solicitat respingerea acestuia pe motiv ca fost depus cu întârziere  şică sus ţ inerile formulate nu sunt la obiect etc., motiv pentru care instan ţ a nu a mai analizat aceste aspecte şi

i-a dat câ ştig de cauză reclamantului.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 84/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

84

Consecin  ţ e    Recursul formulat de către pârât a fost admis, decizia de imputare a sumei emisă   de entitate fiind 

anulat ă de instan ţă;   Societatea a suferit o pierdere datorit ă faptului că nu s-a apărat eficient.

Recomand ăr i 

  Analiza activit ăţ ilor compartimentului juridic pe anul în curs,   şi ob ţ inerea unor concluzii pentrureorientarea activit ăţ ii viitoare cu scopul eliminării neregulilor  şi disfunc ţ ionalit ăţ ilor constatate;   Întocmirea unei liste a activit ăţ ilor specifice compartimentului juridic;   Ata şarea riscurilor asociate activit ăţ ilor  şi stabilirea unui responsabil cu întocmirea  şi între ţ inerea unui

 Registru al riscurilor pentru compartimentul juridic ;   Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor acestora;   Testarea sistematică a personalului pentru însu şirea procedurilor;   Coroborarea fi şelor posturilor cu procedurile;   Urmărirea termenelor fixate de instan ţă şi după fiecare termen să-i fie prezentate concluzile, concluzii

care pe scurt la va trece în Registrul de eviden ţă al dosarului pentru termenul stabilit.   Informarea echipei de auditori cu privire la concluziile analizei   şi mă surile programate pentru

implementarea recomand ărilor.

 În apărarea intereselor entit ăţ ii, ca urmare a ac ţ iunilor formulate de reclaman ţ i au fost, în general, formulate  şi depuse întâmpinări la capetele de acuzare. Întâmpinările formulate au combătut capetele deacuzare, drept pentru care, în majoritatea cazurilor, ac ţ iunile introduse de reclaman ţ i au fost respinse deinstan ţă. Însa, au fost  şi întâmpinări, care nu au fost formulate la obiect, justificate  şi argumentate cu dovezi şi sus ţ inute şi în instan ţă la termenele de judecat ă.

3. Con ducerea eviden  ţ elor cauzelor la care entitatea este parte 

3.1. Conducerea Registrului de coresponden  ţă

3.1.1. Neconducerea r egistrelor de eviden  ţă prevazute de cadrul normativ –FIAP nr. 3.

Constatare    Din analiza efectuat ă   a rezultat că   la nivelul serviciului este   ţ inut un singur registru în care sunt 

men ţ ionate dosarele pentru care s-au formulat ac ţ iuni în instan ţă. În registru sunt men ţ ionate atât dosarele întocmite de societate, cât  şi dosarele formulate de pârâti şi în care societatea este parte.

  În cadrul societ ăţ ii nu se  ţ ine un registru de eviden ţă al coresponden ţ ei primite şi/sau ie şite. Precizămcă , zilnic în cadrul serviciului sunt primite diferite adrese prin care se solicit ă  precizări cu privire lalegalitatea anumitor aspecte. Din verificări a rezultat faptul că  coresponden ţ a nu este întegistrat ă   lanivelul serviciului. Nici măcar r ă spunsurile transmise nu se îndosariază , ci doar sunt întocmite într-un singur exemplar care este transmis solicitantului împreună cu adresa primit ă.

Consecin  ţ a  În anumite cazuri beneficiari adreselor au formulat ulterior diferite obiec ţ ii cu privire la unele

r ă spunsuri nefundamentate, în special cele legate de legisla ţ ia muncii. Serviciul juridic cu toate că a motivat 

că cele obiectate nu erau în conformitate cu r ă spunsurile transmise nu a putut justifica aceasta deoarece nuexist ă la nivelul serviciului nici un exemplar din r ă spunsul transmis.

Recomand ăr i    Refacerea Registrului de coresponden ţă şi al Registrului de eviden ţă  al ac ţ iunilor aflate pe rol, de la

începutul anului;   Analiza activit ăţ ilor din cadrul compartimentului juridic   şi elaborarea unui sistem de organizare al 

acestuia cu respectarea cadrului normativ în vigoare;   Elaborarea unor proceduri scrise şi formalizate.   Stabilirea unor responsabili de actualizare a procedurilor  şi monitorizarea implement ării acestora.   Actualizarea fi şelor de post în concordan ţă cu procedurile elaborate.   Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizei   şi a mă surilor convenite pentru

organizarea activit ăţ ii şi urmărirea implement ării recomand ărilor.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 85/233

Constantin I a  ţ co 

85

 Din analiză  a rezultat lipsa de preocupare din partea conducerii serviciului pentru   ţ inerea registrelor  prevă zute de cadrul normativ.

3.2. Eviden  ţ a ac  ţ iu ni lor în j usti  ţ ie 

Din analiz ă a rezultat c ă exist ă un sistem de eviden  ţă al ac  ţ iu ni lor în i nstan  ţă care este func  ţ ional.

3.3. Constituirea dosarelor de instan  ţă

Constituirea dosarelor de instan ţă  s-a f ăcut numai în baza adreselor primite de la compartimentele specializate. Astfel compartimentul de specialitate, în spe ţă compartimentul desfacere, întocmea adresa cătreServiciul Juridic prin care solicita ac ţ ionarea în justi ţ ie a unui anumit debitor pe motiv că nu  şi-a respectat clauzele contractuale de a achita în termen obliga ţ ia de plat ă. Cererea, astfel primit ă , era înregistrat ă   în Registrul de coresponden ţă , apoi se întocmea un dosar care era înregistrat în Registrul special. În multecazuri cererea nu era înso ţ it ă şi de documentele justificative în sus ţ inerea cauzei, ceea ce a determinat Serviciul Juridic să solicite aceste docmente şi să constituie dosarul după intrarea în posesia lor.

 În cazul ac ţ iunilor introduse de al  ţ ii, la primirea cita ţ iei se constituia dosarul de instan ţă.

Toate dosarele de instan ţă erau completate pe parcurs cu documentele emise de instan ţă sau de ambele păr  ţ i.

3.4. Repartizarea coresponden  ţ ei în vederea solu  ţ ion ăr i i 

În cadru l servici ul ui sistemul de reparti zare al coresponden  ţ ei pe comparti mentele de speciali tate exist ă şi func  ţ ioneaz ă.

3.5. E viden  ţ a dosarelor finalizate 

 Dosarele finalizate sunt pă strate în acelea şi locuri cu dosarele aflate pe rolul instan ţ elor de judecat ă.

 Dosare finalizate de circa 3-4 ani de zile nu au fost transmise la arhiva entit ăţ ii.

4. Întocmi rea lucr ărilor de sintez ă şi a rapoartelor privind activitatea proprie 

4.1. Întocmi rea lu cr ărilor  şi rapoartelor 

Ş efii compartimentelor de specialitate au repartizate lucr ările şi rapoartele specifice pe salaria ţ i şi sereg ă sesc şi în fi şele posturilor, ceea ce asigura monitorizarea elabor ării la termen.

4.2. Avizarea documentelor in tern e 

4.2.1. Neaprobarea  şi neavizarea rapoartelor  şi lucr ărilor de sintez ă întocmite de Servi ciul ju ri dic de c ătr e managementul general –FIAP nr. 4.

Constat ăr i  Din analiză a reie şit că  Rapoartele privind ac  ţ iu ni le în preten  ţ i i pe trim. II    şi I I I    şi  Raportul privind 

ac  ţ iu ni le pi erdute în in stan  ţă nu au fost înaintate spre aprobarea directorului executiv al DGFP  şi au fost transmise structurilor în drept doar cu semnătura şefului de serviciu.

Consecin  ţ e  În şedintele de conducere managementul general nefiind informat despre situa ţ ia debitelor în litigiu  şi

 stadiul în care se afla pe rolul instan ţ ei, a luat decizii incorecte privind recuperarea restan ţ elor de ladebitori, cât  şi cu privire la constituirea de provizioane.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 86/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

86

Recomandare    Inventarierea   şi analiza tuturor situa ţ iilor realizate   şi transmise în afar ă   f ăr ă   aprobarea

managementului general;   Stabilirea activit ăţ ilor  şi riscurilor specifice asociate raport ării;   Elaborarea de proceduri scrise şi formalizate;   Stabilirea responsabililor cu actualizarea procedurilor  şi monitorizarea implement ării acestora ;

  Coroborarea fi şelor posturilor cu procedurile;   Stabilirea circuitului documentelor care se elaborează în cadrul Serviciului juridic şi însu şirea acestuiade întregul personal ;

  Informarea echipei de auditori cu privire la rezultatele inventarierii   şi a mă surilor stabilite pentruimplementarea recomand ărilor.

Raportul privind ac  ţ iu ni le în preten  ţ i i  a fost înaintat instan ţ ei de judecat ă  doar cu semnătura  şefului de serviciu. Ulterior au fost luate o serie de decizii de către managementul general f ăr ă să ţ ină cont de situa ţ iaactual ă a debitelor  şi pe baza acestora a fost elaborat  Raportul de activitate pe anul 2005.

5. Solicitarea declan şări i f ali mentul ui în veder ea recuper ării debitelor 

5.1. Soli citarea falimentul ui în cazul debitori lor care sunt i nsolvabili 

În cadru l servi ciu lu i exi st ă un sistem de soli citare a fal imentulu i în cazul debitori lor in solvabili care func  ţ ioneaz ă.

5.2. Înscri erea la masa credal ă cu toate debitele 

5.2.1. Neactualizarea situa  ţ iei debitorilor pentru raport ările periodice –FIAP nr. 5.

Constatare  Din analiză  a reie şit că   în două  dosare debitele nu au fost actualizate cu dobânzile   şi penalit ăţ ile

 pentru neplata la termen, în cazul unor societ ăţ i care au luat avans pentru efectuarea unor achizi ţ ii.

 Pe baza dosarelor nr. 449 şi 617/2005, Serviciul juridic a întocmit adresa de înscriere la masa credal ă şi a înscris societ ăţ ile pentru următoarele crean ţ e: prima societate doar cu suma de 145.000 lei, iar pentru adoua societate a înscris-o cu suma de 345.500 lei, cât era în eviden ţ ele Serviciului juridic. În realitate sumeledatorare de acesti debitori societ ăţ ii erau de 250.000 lei  şi respectiv de 550.000 lei, la care se ad ăugaudobânzile şi penalit ăţ ile pentru neplata la termen.

Consecin  ţ e Urmare pronun ţării procedurii de faliment  şi neînscrierii la masa credal ă în termenul fixat de instan ţă ,

entitatea a pierdut posibilitatea recuperarii în totalitate a debitelor.

Recomand ăr i    Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate;   Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii şi monitorizarea aplicării ei în practică  de către

ceilal  ţ i consilieri;   Corelarea fi şelor posturilor cu procedurile;   Inventarierea debitelor  şi analiza situa ţ iei aducerii la zi a acestora de la începutul anului 2005;   Analiza cauzelor care au dus la neînscrierea la masa credal ă  a tuturor debitelor, în cazul în care se

constat ă r ă spunderea anumitor persoane pentru neîndeplinirea sarcinilor sumele să fie recuperate de la persoanele r ă spunzatoare;

  Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele inventarierii   şi analiza situa ţ iei debitelor   şi aneînscrierii la masa credal ă a acestora   şi mă surile luate pentru implementarea recomand ărilor.

 Din ananliză a rezultat că s-a pierdut posibilitatea recuper ării dobânzilor  şi penalit ăţ ilor aferente unor debite, deoarece acestea nu erau actualizate de către Serviciul contabilitate la momentul înscrierii la masacredal ă a debitelor.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 87/233

Constantin I a  ţ co 

87

6. I nvestir ea hot ărârilor judec ătore şti  şi soli citarea punerii lor în apli care de c ătre organul de executare 

6.1. I nvesti rea în termen a hot ărârilor executabile 

 Hot ărârile judecătore şti definitive   şi irevocabile au fost investite în general cu formul ă  executorie.

 Investirea s-a f ăcut în circa jumătate din cazuri în termen de circa 30 zile de la ob ţ inerea acesteia, iar în altecazuri investirea s-a f ăcut cu mult peste termenul de 30 zile, ajungând a fi investite  şi la 2 ani de la ob ţ inerea sentin ţ elor.

 După   investire cu formula executorie acestea erau transmise compartimentelor de specialitate(financiar-contabil, desfacere, resurse umane, IT) în vederea valorificării sau, în cazurile în care prevedeaurecuperarea unor sume de la diver  şi debitori, erau transmise la organele de executare în vederea aplicării procedurilor de executare silit ă.

6.1.1. Neinvestirea cu formul ă   executorie a hot ărârilor judec ătore şt i definitive   şi irevocabile   şi netransmiterea spre valori fi care executori lor ju dec ătore şti –FI AP nr. 6.1.

Constat ăr i 

 În unele cazuri au fost ob ţ inute hot ărâri judecătore şti definitive, dar nu au fost investite cu formulaexecutorie si in consecinta nu au fost valorificate, iar unele chiar s-au prescris.Spre exemplu : În cazul hot ărârii definitive din dosarul nr.345/20.04.2003 s-a ob ţ inut dreptul de

recuperare a unui debit de la o societate de la care s-au achizi ţ ionat materiale consumabile de proast ăcalitate şi care au fost restituite, dar aceasta nu a restituit contravaloarea lor. Hot ărârea nu a fost investit ăcu formul ă   executorie   şi nu s-a solicitat la organele de executare judecătore şti sechestrarea bunurilor debitorului şi recuperarea crean ţ ei şi în acest fel s-a prescris.

Consecin  ţ a  Pierderea dreptului de a solicita recuperarea debitului, deoarece s-a prescris termenul de recuperare.

Recomandare    Inventarierea tuturor celor 16 dosare în cadrul compartimentului pentru a se stabili exact situa ţ ia în

care se afl ă fiecare cauză şi pentru a se lua mă surile ce se impun;   Analiza cauzelor care au dus la investirea hot ărârilor definitive cu formul ă  executorie în termen, pe

anul 2005;   Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate;   Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii şi monitorizarea aplicării ei în practică  de către

ceilal  ţ i consilieri;   Corelarea fi şelor posturilor cu procedurile;   Evaluarea numărului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin compartimentului   şi

informarea managementului general;   Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizei şi a mă surilor luate pentru implementarea

recomand ărilor.

 Din analiza situa ţ iei hot ărârilor judecătore şti r ămase definitive, în mod surprinzător, unele dintre ele nu

au fost investite cu formul ă executorie şi mai grav la unele s-a pierdut chiar termenul de prescriptie.

6.2. Solicitarea execut ări i sil ite a debitorilor 

6.2.1. N eur m ărirea valorificarii integrale de c ătre executorii judec ătore şti a bunurilor debitorilor –FIAP nr. 6.2.

Constat ăr i  Executorii judecatore şti nu au urmărit cu insisten ţă valorificarea tuturor bunurilor debitorilor până la

lichidarea debitelor.Spre exemplu: în dosarele nr. 365/2003, 401/2004 si 645/2005 nu s-a urmărit recuperarea în totalitate

a debitelor, iar în prezent  şansele sunt reduse, deoarece debitorii au reu şit să înstr ăineze bunurile proprii.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 88/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

88

Consecin  ţ a    Exist ă  posibilitatea pierderii  şanselor de recuperare în totalitate a debitelor, datorit ă  faptului că  de şi

bunurile au fost identificate, nefiind pus sechestru pe ele la timp sau actele de sechestrare nefiind corect realizate au favorizat, ulterior, înstr ăinarea acestora;

  Pierderea posibilit ăţ ilor de recuperare a unor sume cuvenite.

Recomandare    Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate;   Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii şi monitorizarea aplicării ei în practică  de către

ceilal  ţ i consilieri;   Corelarea fi şelor posturilor cu procedurile;   Evaluarea numărului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin serviciului şi informarea

managementului general;   Analiza cauzelor care au dus situa ţ ia pierderii posibilit ăţ ilor valorificării integrale a execut ărilor 

 judecătore şti din anul 2005;   Analiza celor 16 dosare în care avem hot ărâri definitive   şi informarea conducerii pentru luarea

mă surilor ce se impun pentru urmărirea recuper ării integrale a debitelor în vederea evit ării posibilelor  prescrip ţ ii;

  Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizelor   şi a mă surilor luate pentru

implementarea recomand ărilor.

 Din ananliză   a rezultat insuficien ţ a resurselor Serviciului juridic pentru a sus ţ ine activitatea deexecutare silit ă. În aceste condi ţ ii  şi datorit ă  neinterven ţ iei la momentul oportun s-a pierdut posibilitatearecuper ării în totalitate a debitelor, deoarece debitorii au reu şit să- şi înstr ăineze bunurile care trebuiau să fie sechestrate.

6.3. In vestir ea în termen a bil etelor la or din 

 În cadrul serviciului exist ă un sistem de investire în termen al biletelor la ordin care func ţ ionează.

I I I . CONCLUZII  

Structura auditat ă  are obliga ţ ia să  întocmească  Programul de ac  ţ iune  şi Calendarul implement ăr i i recomand ărilor  şi să raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementarii acestora.

 Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost întocmit în baza Tematicii în detaliu a obiectelor auditabile selectate, a Programului de audit  şi a Programului de interven ţ ie la fa ţ a locului, a constat ărilor efectuate în timpul etapei de colectarii   şi prelucr ării informa ţ iilor  şi în timpul Interventie la fa ţ a locului.Toate constat ările efectuate au la bază probe de audit realizate prin teste, interviuri, liste de control, note derelatii  şi în urma analizei  şi interpret ării acestora s-au elaborat FIAP-uri  şi FCRI-uri care au condus laconcluziile cuprinse în Raportul de audit intern.

Notă:

 Precizăm că în practică , Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagină de echipa de auditori interni, iar  pe ultima pagină atât de auditorii interni cât  şi de supervizor.

Auditor i inter ni, Supervizat,

Tomescu Viorel Cristescu Gabriel  St ănescu Ioana 

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 89/233

Constantin I a  ţ co 

89

Procedura P14: Reuniunea de conciliere

D.G.F.P.a Judeţului XServiciul de Audit Intern

MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE

Misiunea de audit: Activitatea juridicăPerioada auditată: 01.03.2004-30.06.2005Întocmit: Tomescu Nicolae/Stănescu Ioana Data: 22.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 22.07.2005

A. Li sta participan  ţ ilor :

Numele  şi pr enumel e F unc   ţ ia   Direc  ţ ia/ 

Serviciul   N r. tel ef on E -mai l Semn  ătura 

Cristescu Gabriel Auditor SAI  Tomescu Nicolae Auditor SAI  

St ănescu Ioana Auditor SAI   Popescu Ion   Ş ef serviciu Oficiul Juridic Diaconescu Ion Inspector Oficiul JuridicVoinescu Georgeta Inspector Oficiul JuridicVasilescu George Inspector Oficiul Juridic

B. Rezultatele concilierii: 

Structura auditată a adus în discuţie faptul că, în unele situaţii, anularea acţiunilor în instanţă s-a datoratmodului greşit de soluţionare a speţelor respective de către completele de judecată, în condiţiile în careinstrumentarea şi susţinerea cauzelor au fost corecte, iar în alte cazuri ac ţiunile au fost pierdute în instanţădeoarece contractele încheiate între păr ţi au avut puncte slabe pe care le-au valorificat partenerii nostri.

Cauzele pierdute s-au datorat faptului că nu existau contracte încheiate între păr ţi care să prevadă calcululde dobânzi şi penalităţi pentru neplata mărfurilor/serviciilor la termen. În aceste condiţii, instanţa nu a fost deacord cu calculul acestora, respingând acţiunea.

Auditorii interni pe baza documentelor  şi-au însuşit punctul de vedere prezentat de structura auditată, cumenţiunea că  acţiunile pierdute în prima instanţă  ca urmare a intrepretării eronate de către completele de

 judecată a litigiilor să fie sustinute în continuare la instanţa de judecată superioar ă.În urma concilierii, structura auditată a hotărât inventarierea tuturor acţiunilor judecătoreşti din punctul de

vedere al modului de formulare  şi susţinere în instanţă, al urmăririi termenelor pentru asigurarea obţineriiunei hotărâri judecătoreşti favorabile. În acelaşi timp, şeful compartimentului juridic a realizat importanţa şinecesitatea procedurilor scrise şi formalizate pentru toate activităţile, cât şi actualizarea fişelor posturilor  şi astabilirii responsabililor pentru toate activităţile specifice Serviciului juridic.

Pentru implementarea recomandărilor  şi remedierea problemelor constatate structura auditată a întocmit şine-a prezentat  Planul de ac ţ iune  şi Calendarul de implementare al recomand ărilor , prin care s-au stabilit

 persoanele responsabile pentru implementare, etapele şi termenele de realizare.

Notă: Pe baza discutiilor purtate cu cei audita ţ i pe parcursul derul ării misiunii de audit intern, dar   şi ca rezultat al 

dezbaterilor referitoare la modul de implementare al recomand ărilor pe care  şi l-a stabilit structura auditat ă , proiectul  Raportului de audit intern a devenit Raport de audit intern final.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 90/233

D.G.F.P. a Jude  ţ ului X 

PLANULDEACŢIUNE ŞICALENDARUL IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR 

Nr .

obs.  Recomandar ea Pl anul de ac   ţ iune 

  Calendarul implement ăr i i R esp on sabi l cu  

implementarea 

1   -   Verificarea dosarelor de către structura de control intern a societ ăţ ii pe ultimii trei

ani, iar rezultatele să  fie comunicate şi serviciului de audit intern în vederea

analiz ării ulterioare.

-   Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu ac ţ iunile

 pierdute de entitate în instan ţ ele judecătore şti şi luarea mă surilor care se impun.-   Realizarea unui studiu pentru a stabili necesit ăţ ile reale de personal.

-   Implicarea personalului în ac ţ iuni de preg ătire profesional ă ş i influen ţ area

evaluărilor anuale cu rezultatele acestor ac ţ iuni;

-   Elaborarea listei activit ăţ ilor  şi aprecierea riscurilor specifice activit ăţ ii Serviciului

 juridic.

-   Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor cu

acestea.

-   Actualizarea fi şelor de post cu responsabilit ăţ ile pe nivele de execu ţ ie coroborarea

cu procedurile.

- Constituirea unei echipe de

inspec ţ ie

- Stabilirea unui colectiv delucru

- Plan de mă suri

- Plan de mă suri

- Inventarierea procedurilor 

 specifice  şi stabilirea

responsabililor 

31.06.2006 

31.03.2006 

31.03.2006 

 Permanent 

31.03.2006 

termen intermediar 

31.12.2006 

termen final 

Ş ef serviciu

2   -   Analiza cazurilor în care ac ţ iunile au fost pierdute prin neprezentare în instan ţă a

entit ăţ ii, în anul 2005 şi luarea mă surilor care se impun;

-   Instituirea unui sistem prin care toate debitele să fie urmărite pe fiecare client, cel 

 pu ţ in lunar, pentru aceasta să fie responsabilizat ă o persoană. - Lunar pentru toate

debitele cu vechime mai mare de 30 zile de la data scaden ţ ei, să se întocmească

dosar, care să fie transmis la Serviciul juridic în vederea ac ţ ionării debitorului în

instan ţă;

-   Analiza debitelor existente care încă nu sunt prescrise;

-   Analiza activit ăţ ilor compartimentului juridic pe anul în curs,  şi ob ţ inerea unor 

concluzii pentru reorientarea activit ăţ ii viitoare cu scopul eliminării neregulilor  şidisfunc ţ ionalit ăţ ilor constatate.

-   Evaluarea necesit ăţ ilor reale de personal pentru realizarea atribu ţ iilor ce le revin;

-   Testarea sistematică a personalului, pentru a verifica cunoa şterea  şi respectarea

 procedurilor;

-   Elaborarea listei activit ăţ ilor  şi aprecierea riscurilor specifice activit ăţ ii Serviciului

 juridic.

-   Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor cu

acestea.

- Stabilirea unui colectiv de

lucru

- Stabilirea unui colectiv de

lucru

- Stabilirea unui colectiv de

lucru- Stabilirea unui colectiv de

lucru

- Plan de mă suri

- Plan de mă suri

- Inventarierea procedurilor 

 specifice  şi stabilirea

responsabililor 

31.03.2006 

31.03.2006 

31.03.2006 

31.03.2006 

31.06.2006 

 Permanent 

31.03.200631.03.2006 

termen intermediar 

31.12.2006 

Ş ef serviciu

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 91/233

Nr .

obs.  Recomandar ea Pl anul de ac   ţ iune 

  Calendarul implement ăr i i R esp on sabi l cu  

implementarea 

-   Actualizarea fi şelor de post cu responsabilit ăţ ile pe nivele de execu ţ ie coroborarea

cu procedurile.

termen final 

3   -   Refacerea Registrului de coresponden ţă şi al Registrului de eviden ţă al ac ţ iunilor 

aflate pe rol, de la începutul anului;

-   Analiza activit ăţ ilor din cadrul compartimentului juridic  şi elaborarea unui sistem

de organizare al acestuia cu respectarea cadrului normativ în vigoare;

-   Elaborarea unor proceduri scrise şi formalizate.

-   Stabilirea unor responsabili de actualizare a procedurilor  şi monitorizarea

implement ării acestora.

-   Actualizarea fi şelor de post în concordan ţă cu procedurile elaborate.

- Stabilirea unui colectiv de

lucru

- Stabilirea unui colectiv de

lucru

- Inventarierea procedurilor 

 specifice  şi stabilirea

responsabililor 

31.03.2006 

31.03.2006 

31.03.2006 

termen intermediar 

31.12.2006 

termen final 

Ş ef serviciu

4  -

  Inventarierea şi analiza tuturor situa ţ iilor realizate şi transmise în afar ă f  ăr ă

aprobarea managementului general;

-   Stabilirea circuitului documentelor care se elaboreaz ă  în cadrul Serviciului juridic şi însu şirea acestuia de întregul personal ;

-   St abilirea activit ăţ ilor  şi riscurilor specifice asociate raport ării;

-   Elaborarea de proceduri scrise şi formalizate;

-   Stabilirea responsabililor cu actualizarea procedurilor  şi monitorizarea

implement ării acestora ;

-   Coroborarea fi şelor posturilor cu procedurile;

- Stabilirea unui colectiv delucru

- Stabilirea unui colectiv de

lucru

- Inventarierea procedurilor 

 specifice  şi stabilirea

responsabililor 

31.03.2006 

31.03.2006 

31.03.2006 

termen intermediar 

31.12.2006 

termen final 

Ş ef serviciu

5   -   Inv entarierea debitelor  şi analiza situa ţ iei aducerii la zi a acestora de la începutul 

anului 2005;

-   Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate;

-   Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii şi monitorizarea aplicării ei în

 practică de către ceilal  ţ i consilieri;

-   Corelarea fi şelor posturilor cu procedurile.

- Stabilirea unui colectiv de

lucru

- Inventarierea procedurilor 

 specifice  şi stabilirea

responsabililor 

31.03.2006 

31.03.2006 

termen intermediar 

31.12.2006 

termen final 

Ş ef serviciu

6    -   Inventarierea tuturor celor 16 dosare în cadrul compartimentului pentru a se stabili

exact situa ţ ia în care se afl ă fiecare cauz ă şi pentru a se lua mă surile ce se impun;

-   Analiza celor 16 dosare în care avem hot ărâri definitive şi informarea conducerii

 pentru luarea mă surilor ce se impun pentru urmărirea recuper ării integrale a

debitelor în vederea evit ării posibilelor prescrip ţ ii;

-  Evaluarea numărului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin

 serviciului  şi informarea managementului general;

-   Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate;

-   Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii şi monitorizarea aplicării ei în

 practică de către ceilal  ţ i consilieri;

-   Corelarea fi şelor posturilor cu procedurile;

- Stabilirea unui colectiv de

lucru

- Stabilirea unui colectiv de

lucru

- Plan de mă suri

- Inventarierea procedurilor 

 specifice  şi stabilirea

responsabililor 

31.03.2006 

31.03.2006 

31.06.2006 

31.03.2006 

termen intermediar 

31.12.2006 

termen final 

Ş ef serviciu

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 92/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

92

S I N T E Z ARAPORTULUI DE AUDIT INTERN

INTRODUCERE 

 Misiunea de audit intern privind Activitatea Serviciului juridic din cadrul DGFP a jude ţ ului X s-adesf ăşurat conform prevederilor Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile   şicompletarile ulterioare, Normelor specifice aprobate de conducere   şi a Planului de audit intern pe anul 2005, şi a fost realizat ă de:Tomescu Viorel, auditor intern;St ănescu Ioana, auditor internCristescu Gabriel, supervizor.

I I . CONCLUZII  

Apreciere Nr.crt.

Obiective Func  ţ i on al D e îm bu n  ăt ăţ i t Cr itic  

1. Cauzele care au determinat respingerea în instan ţăa ac ţ iunilor formulate

  X 

2. Reprezentarea entit ăţ ii în instan ţ ele de judecat ă   X 3. Conducerea eviden ţ elor cauzelor la care entitatea

este parte  X 

4. Întocmirea lucr ărilor de sinteză şi a rapoartelor  privind activitatea proprie

  X 

5. Solicitarea declan şării falimentului în vederearecuper ării debitelor 

  X 

6. Investirea hot ărârilor judecătore şti şi solicitarea punerii lor în aplicare de către organul de

executare

 X 

7. Recomandare general ă   X 

II I. CONSTAT  Ă RI SI RECOMAND  Ă RI 

 Prezent ăm principalele constat ări şi recomand ări reie şite din evaluare:

1. Con statare:  Sus ţ inerea ineficient ă a entit ăţ ii în instan ţă (FIAP nr. 1.1.).Recomand ăr i : 

-   Analiza pe ultimul an al ac ţ iunilor prestate în instan ţă   pe baza carora să   se stabilească   cauzele   şidisfunctionalitatile din sistem;

-   Discutarea concluziilor analizei cu întreg colectivul;-   Stabilirea de mă suri pentru îmbunăt ăţ irea activit ăţ ii   şi informarea managementului   şi al echipei de

auditori.

2. Con statare:  Neprezentarea în instan ţă la termenele de judecat ă (FIAP nr. 2.1.).Recomand ăr i : 

-   Analiza încărcării personalului în vederea asigur ării serviciului;-   Elaborarea listei activit ăţ ilor specifice şi încadrarea lor pe personalul existent;-   Stailirea necesarului real de personal  şi înaintarea analizei managementului general.

3. Con statare:  Neconducerea registrelor prevazute de cadrul normativ (FIAP nr. 3)Recomand ăr i : 

-   Stabilirea unei comisii pentru refacerea registrelor specifice activit ăţ ii juridice de la începutul anului2005 până la zi;

-   Numirea unor rsponsabili cu ţ inerea registrelor.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 93/233

Constantin I a  ţ co 

93

4. Con statare:  Neaprobarea şi neavizarea raporturilor  şi lucr ărilor de sinteză (FIAP nr. 4).Recomand ăr i : 

-   Stabilirea unui colectiv pentru realizarea circuitului documentelor în cadrul serviciului;-   Însu şirea circuitului documentelor de întreg personalul.

5. Con statare:  Neactualizarea situa ţ iei debitelor (FIAP nr. 5).

Recomand ăr i : -   Constituirea unei echipe de inventariere a tuturor debitelor, analiza stadiului recuper ării lor   şi a sistemului de actualizare al acestora pe anul 2005;

-   Informarea managementului general  şi a echipei de auditori interni cu rezultatele analizei.

6. Constatare:  Investirea, cu întarziere, cu formul ă executorie a hot ărârilor judecătore şti r ămase definitive(FIAP nr. 6.1.) .

Recomand ăr i : -   Constituirea unei echipe pentru examinarea tuturor hot ărârilor definitive neinvestite cu formul ă

executorie pentru valorificare şi punere în aplicare;-   Analiza structurii de personal a executorilor judecatore şti şi stabilirea necesarului în vederea acoperirii

atribu ţ iilor specifice   şi evitarea disfunc ţ ionalit ăţ ilor de mai sus sau chiar   şi a pierderii termenului de prescrip ţ ie.

7. Recomand ări generale: -   Elaborarea listei activit ăţ ilor pe compartimente, ata şarea riscurilor atasate acestora   şi între ţ inerea

 procedurilor specifice;-   Stabilirea responsabililor cu actualizarea procedurilor  şi monitorizarea implement ării şi aplicării lor;-   Coroborarea fi şelor posturilor cu procedurile.

 În încheiere, consider ăm necesar ă  implicarea colectivului în analiza  şi implementarea recomand ărilor  propuse şi a ac ţ iunilor discutate şi informarea sistematică asupra evolu ţ iei acestora, atât a managementului general, cât  şi a echipei de auditori interni.

Data: Echipa de auditor i interni:  

Tomescu Viorel St ănescu Ioana 

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 94/233

Procedura P17: Urmărirea recomandărilor

D.G.F.P. a Judeţului X

Serviciul de Audit Intern

FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR 

Misiunea de audit intern: Activitatea Oficiului Juridic  şi reprezentarea intereselor societ ăţ ii în f a  ţ a instan  ţ elor 

Raport de audit intern nr.……/ ……2005 

Nr. crt. Recomandarea  

     I    m    p     l    e    m    e    n     t    a     t

     P    a    r         ţ     i    a     l

     i    m    p     l    e    m    e    n     t    a     t

     N    e     i    m    p     l    e    m    e    n     t    a

     t

Data planificat ă /  

Data implement ări i 

1   -   Verificarea dosarelor de către structura de control intern a societ ăţ ii pe ultimii trei ani, iar rezultatele să  fie comunicate

 şi serviciului de audit intern în vederea analiz ării ulterioare.

-   Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu ac ţ iunile pierdute de entitate în instan ţ ele

 judecătore şti şi luarea mă surilor care se impun.

-   Realizarea unui studiu pentru a stabili necesit ăţ ile reale de personal.

-   Implicarea personalului în ac ţ iuni de preg ătire profesional ă şi influen ţ area evaluărilor anuale cu rezultatele acestor 

ac ţ iuni.

-   Elaborarea listei activit ăţ ilor  şi aprecierea riscurilor specifice activit ăţ ii Serviciului juridic.

-   Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor cu acestea.

-   Actualizarea fi şelor de post cu responsabilit ăţ ile pe nivele de execu ţ ie coroborarea cu procedurile.

 X 

 X 

 X 

 X 

 X 

 X 

31.06.2006 

31.03.2006 

31.03.2006 

 Permanent 

31.03.2006 

termen intermediar 

31.12.2006 

termen final 

2   -   Analiza cazurilor în care ac ţ iunile au fost pierdute prin neprezentare în instan ţă a entit ăţ ii, în anul 2005 şi luarea

mă surilor care se impun.

-   Instituirea unui sistem prin care toate debitele să fie urmărite pe fiecare client, cel pu ţ in lunar, pentru aceasta să fie

responsabilizat ă o persoană. - Lunar pentru toate debitele cu vechime mai mare de 30 zile de la data scaden ţ ei, să seîntocmească dosar, care să fie transmis la Serviciul juridic în vederea ac ţ ionării debitorului în instan ţă.

-   Analiza debitelor existente care încă nu sunt prescrise.

-   Analiza activit ăţ ilor compartimentului juridic pe anul în curs, şi ob ţ inerea unor concluzii pentru reorientarea activit ăţ ii

viitoare cu scopul eliminării neregulilor  şi disfunc ţ ionalit ăţ ilor constatate.

-   Evaluarea necesit ăţ ilor reale de personal pentru realizarea atribu ţ iilor ce le revin.

-   Testarea sistematică a personalului, pentru a verifica cunoa şterea şi respectarea procedurilor.

-   Elaborarea listei activit ăţ ilor  şi aprecierea riscurilor specifice activit ăţ ii Serviciului juridic.

-   Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor cu acestea.

-   Actualizarea fi şelor de post cu responsabilit ăţ ile pe nivele de execu ţ ie coroborarea cu procedurile.

 X 

 X 

 X 

 X 

31.03.2006 

31.06.2006 

31.03.2006 

31.03.2006 

31.06.2006 

 Permanent 

31.03.2006 

termen intermediar 

31.12.2006 

termen final 

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 95/233

3   -   Refacerea Registrului de coresponden ţă şi al Registrului de eviden ţă al ac ţ iunilor aflate pe rol, de la începutul anului.

-   Analiza activit ăţ ilor din cadrul compartimentului juridic  şi elaborarea unui sistem de organizare al acestuia cu

respectarea cadrului normativ în vigoare.

-   Elaborarea unor proceduri scrise şi formalizate.

-   Stabilirea unor responsabili de actualizare a procedurilor  şi monitorizarea implement ării acestora.

-   Actualizarea fi şelor de post în concordan ţă cu procedurile elaborate.

 X 

 X 

 X 

 X 

 X 

31.03.2006 

31.03.2006 

31.03.2006 

termen intermediar 

31.12.2006 

termen final 

4   -   Inventarierea şi analiza tuturor situa ţ iilor realizate şi transmise în afara f  ăr ă aprobarea managementului general.

-   Stabilirea circuitului documentelor care se elaboreaz ă   în cadrul Serviciului juridic   şi însu şirea acestuia de întregul 

 personal.

-   S tabilirea activit ăţ ilor  şi riscurilor specifice asociate raport ării.

-   Elaborarea de proceduri scrise şi formalizate;

-   Stabilirea responsabililor cu actualizarea procedurilor  şi monitorizarea implement ării acestora.;

-  Coroborarea fi şelor posturilor cu procedurile.

 X 

 X 

 X 

31.03.2006 

31.03.2006 

31.03.2006 

termen intermediar 

31.12.2006 

termen final 

5   -   Inven tarierea debitelor  şi analiza situa ţ iei aducerii la zi a acestora de la începutul anului 2005.

-   Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate.

-   Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii şi monitorizarea aplicării ei în practica de către ceilal  ţ i consilieri;

-   Corelarea fi şelor posturilor cu procedurile.

 X 

 X 

 X 

31.03.2006 

31.03.2006 

termen intermediar 

31.12.2006 

termen final 

6    -   Inventarierea tuturor celor 16 dosare în cadrul compartimentului pentru a se stabili exact situa ţ ia în care se afla fiecare

cauza  şi pentru a se lua mă surile ce se impun.

-   Analiza celor 16 dosare în care avem hot ărâri definitive  şi informarea conducerii pentru luarea mă surilor ce se impun

 pentru urmărirea recuper ării integrale a debitelor în vederea evit ării posibilelor prescrip ţ ii.

-   Evaluarea numărului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin serviciului  şi informarea managementului

 general.

-   Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate.

-   Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii şi monitorizarea aplicării ei în practică de c ătre ceilal  ţ i consilieri.

-   Corelarea fi şelor posturilor cu procedurile.

 X 

 X 

 X 

 X 

 X 

 X 

31.03.2006 

31.03.2006 

31.06.2006 

31.03.2006 

termen intermediar 

31.12.2006 

termen final 

Instruc  ţ iuni 

1. Introduce ţ i recomand ările de audit după cum sunt prezentate în Raportul de audit intern.2.Verifica ţ i coloana corespunz ătoare: implementat, par  ţ ial implementat, neimplementat 

3. Introduce ţ i data planificat ă pentru implementare în Raportul de audit intern  şi data implement ării

 Entitatea/structura auditat ă: Oficiul Juridic

 Data  şi semnătura conducătorului

 Auditor:

 Data  şi semnătura

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 96/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

96

Procedura P18: Supervizarea

D.G.F.P.a Judeţului XServiciul de Audit Intern

LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR 

Misiunea de audit: Activitatea juridicăPerioada auditată: 01.03.2004- 30.06.2005Întocmit: Cristescu Gabriel

Nr .crt.

  Lucrarea 

Propunerea  şefului structuri i de audit/ 

supervizorulu i misiunii , ca urmare a r evizuir ii 

documentului 

R ăspunsul auditorilor 

Revizuirea r ăspunsurilor 

auditori lor de c ătr e şeful structurii de 

audit/supervizorului misiunii de audit intern 

1. Declara ţ ia deindependen ţă

  Nu exist ă incompatibilitate De acord  

2. Programul de audit intern

 În programul de audit nuapare obiectivul cu privirela conducerea eviden ţ elor 

 Programul de deaudit a fost ref ăcut,obiectivul privind modul de conducereal eviden ţ elor fiind cuprins în program

 De acord 

3. Constatarea privind nest ăruin ţ a în prezentarea unor aspecte sau argumenteîn fa ţ a instan ţ ei

 Nu exist ă nici o dovad ă dincare să rezulte că s-a staruit în sus ţ inerea acestor cauze

S-au ata şat la dosar copii de peîntâmpinările f ăcute   De acord 

….….

….n Constatarea privind 

interpretarea gre şit ăde instan ţă a unor litigii

 Nu exist ă la dosar dovadadin care să rezulte că spe ţ aera reglementat ă prin legeîn alt mod 

S-au depus la dosar toate copiile de pedocumentele care sustineau cauza şiactele normativecare reglementauaspectul respectiv

 De acord 

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 97/233

Constantin I a  ţ co 

97

Capitolul 3 

AUDITUL PRIVIND ACHIZITIILE PUBLICE

În baza Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a Normelor metodologice generale aprobate prin O.M.F.P. nr. 38/2003 privind exercitarea activităţii de audit public intern, a normelor proprii aprobate şia Planului de audit intern pentru anul 2005, în perioada 01.01.20052005 - 31.12.2005 s-a efectuat misiuneade audit intern “Activitatea de achizi  ţ ii publice ”.

Structurile de audit intern efectuează  misiuni pentru evaluarea sistemelor de management   şi controlintern ale entităţii urmărind transparenţa şi conformitatea cu cadrul legal  şi desf ăşurarea activităţii în condiţiide economicitate, eficienţă şi eficacitate.

Principalele obiective ale misiunii de audit intern sunt:- evaluarea managementului riscurilor aferente operaţiilor  şi sistemelor privind respectarea principiilor,

cadrului general  şi procedural de derulare a acestora, respectarea legilor, reglementărilor  şi contractelor îndomeniu;- evaluarea funcţionalităţii sistemelor de control intern în acord cu obiectivele misiunii, în vederea

identificării disfuncţionalităţilor semnificative ale acestora.Membrii echipei de audit intern în cadrul şedin ţ ei de deschidere trebuie să se pună de acord cu entitatea

auditată şi să analizeze domeniul auditabil şi obiectivele stabilite.Pe parcursul derulării misiunii, echipa de auditori interni trebuie să   înţeleagă   specificul entităţii,

 procesele  şi riscurile cu care se confruntă  aceasta prin verificarea oricăror documente de lucru, rapoartelealtor organe de control din anii precedenţi şi corespondenţa generală legate de activitatea de audit intern.

În cadrul   şedinţei de deschidere se stabilesc responsabilităţile individuale, tehnicile   şi instrumenteleutilizate pentru efectuarea testărilor pe teren, conţinutul   şi formatul rapoartelor ce trebuiesc elaborate   şidifuzate, personalul de contact din structura auditată şi accesul la sistemele informatice. Cu această ocazie, seanalizează împreună cu managementul entităţii, activităţile structurate pe obiectivele prestabilite şi modul de

abordare al lor pe parcursul derulării misiunii de audit intern. În acelaşi timp, se determină  criteriile deapreciere a riscurilor asociate activităţilor  şi gradul de realizare al obiectivelor.După   terminarea testărilor   şi verificărilor în etapa de intervenţie la faţa locului, auditorii interni

organizează o  şedin ţă de închidere a misiunii de audit intern, în care prezintă constatările, recomandările şi principalele concluzii care vor fi cuprinse în proiectul raportului.

Ulterior, echipa de auditori interni va proceda la definitivarea  proiectului de Raport de audit intern,care conţine constatările, cauzele, consecinţele, recomandările   şi concluziile auditorilor interni, pe care leînaintează  managementului de linie şi în funcţie de situaţiile care pot interveni, organizează şi o  şedin ţă dereconciliere pentru lămurirea eventualelor probleme care apar cu factori de management.

Misiunea de audit intern se finalizează  cu un  Raport de audit intern  şi cu o  Sinteză  a Raportului deaudit intern,   care vor fi avizate de   şeful compartimentului de audit intern   şi transmise managementuluigeneral.

Desf ăşurarea misiunii de audit intern presupune parcurgerea etapelor   şi procedurilor prevăzute de

normele metodologice generale   şi specifice, în conformitate cu schema de derulare a misiunilor de auditintern, prezentată în Normele generale.

3.1. Emiterea ordinului de serviciu

Ordinul de serviciu   se întocmeşte de către conducătorul compartimentului de audit intern pe bazaPlanului anual de audit intern, aprobat de conducătorul entităţii, având scopul de a repartiza sarcinileauditorilor nominalizaţi pentru efectuarea misiunii şi stabilirea supervizorului acesteia.

În cazul misiunilor de audit intern ad-hoc, Ordinul de serviciu va fi aprobat de conduc ătorul entităţii publice.

Ordinul de serviciu reprezintă   mandatul de intervenţie dat de către structura de audit internauditorului/echipei de auditori care va efectua misiunea de audit, definirea domeniului de intervenţie   şi

informarea responsabililor implicaţi în misiunea de audit intern şi cuprinde:   cadrul juridic;   domeniul auditului;

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 98/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

98

  obiectivele misiunii de audit intern;   modalităţile de intervenţie la faţa locului;   perioada efectuării misiunii de audit intern;   numele şi prenumele auditorilor.

În sinteză, procedura de elaborare a Ordinului de serviciu se prezintă astfel:

Conducătorulcompartimentului de auditintern

- Repartizează sarcinile de serviciu pe fiecare auditor în parte;- Întocmeşte Ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit intern.

Personalul de secretariat - Alocă un număr Ordinului de serviciu;- Asigur ă copii ale Ordinului de serviciu fiecărui membru al echipei de

audit.

Supervizorul - Avizează sau propune modificări la Ordinul de serviciu.

Auditorii - Iau la cunoştinţă de Ordinul de serviciu şi de sarcinile repartizate.- Îndosariază ordinul de serviciu în Dosarul permanent, Secţiunea A.

Modelul privind completarea Ordin ului de serviciu  este următorul:

Procedura – P01: Iniţierea auditului

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit InternNr. 11/01.02.2006

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu

modificările   şi completările ulterioare, Normelor Generale privind exercitarea activităţii de audit publicintern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003, cu modificările şi completările ulterioare şi cu Planul de audit publicintern pentru anul 2005, se va efectua o misiune de audit intern privind achiziţiile publice la DirecţiaAdministrativă şi Patrimoniu, Serviciul Achiziţii Publice, în perioada 1 februarie -15 aprilie 2006.

Scopul misiunii de audit intern este de a se asigura că:- în adoptarea oricărei decizii în procesul de achiziţii publice s-au avut în vedere principiile general

acceptate în U E în acest domeniu;- activitatea de achiziţii este bine cunoscută şi stă pânită, din faza iniţierii   şi lansării până   la livrare   şi

decontările finale;- controlul intern este funcţional;- exista exhaustivitatea înregistr ărilor;- documentele sunt corect certificate şi înregistrate ;- cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat;

- programul anual al achiziţiilor publice corespunde necesităţilor reale, justificate, bugetate şi programate.

Obiectivele misiunii de audit public intern sunt:

1. Organizarea activit ăţ ii de achizi ţ ii publice2. Programul de achizi ţ ii publice3. Preg ătirea aplicării procedurii de licita ţ ie deschisă   pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie

 publică4. Lansarea procedurii de licita ţ ie deschisă pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică5. Derularea procedurii de licita ţ ie deschisă pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică6. Preg ătirea aplicării procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie

 publică7. Lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică

8. Derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică9. Administrarea contractului de achizi ţ ie publică10. C ăi de atac

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 99/233

Constantin I a  ţ co 

99

Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate privind activitatea de achiziţii publice.

Perioada supusă evaluării este: 01.01.2005-31.12.2005.Echipa de audit intern este formată  din Comănescu Cristian (coordonator)  şi Popescu Maria. Supervizorulmisiunii este şeful structurii de audit intern.

Şef Serviciu Audit Intern,Petrescu Aurel

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit InternNr. 12/02.02.2006

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cumodificările   şi completările ulterioare, Normelor Generale privind exercitarea activităţii de audit publicintern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003, cu modificările şi completările ulterioare şi cu Planul de audit publicintern pentru anul 2005, se va efectua o misiune de audit intern privind achiziţiile publice la DirecţiaAdministrativă şi Patrimoniu, Serviciul Achiziţii Publice, în perioada 2 februarie -15 aprilie 2006.

Scopul misiunii de audit intern este de a se asigura că:- în adoptarea oricărei decizii în procesul de achiziţii publice s-au avut în vedere principiile general

acceptate în Uniunea Europeana în acest domeniu;- activitatea de achiziţii este bine cunoscută şi stă pânită, din faza iniţierii   şi lansării până   la livrare   şi

decontările finale;- controlul intern este funcţional;- Programul anual al achiziţiilor publice corespunde necesităţilor reale, justificate, bugetate şi programate;- există exhaustivitatea înregistr ărilor;

- documentele sunt corect certificate şi înregistrate;- cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat.

Obiectivele misiunii de audit intern sunt:-   Organizarea activit ăţ ii de achizi ţ ii publice-   Programul de achizi ţ ii publice-   Preg ătirea aplicării procedurii de licita ţ ie deschisă pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică-   Lansarea procedurii de licita ţ ie deschisă pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică-   Derularea procedurii de licita ţ ie deschisă pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică-   Preg ătirea aplicării procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică-   Lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică-   Derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică-   Administrarea contractului de achizi ţ ie publică

-   C ăi de atac

Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate privind achiziţiile publice de produse, executarelucr ări şi prestare servicii.

Perioada supusă evaluării este: 01.01.2005-31.12.2005.Echipa de audit public intern este formată   din: Comănescu Cristian (coordonator)   şi Băcescu Ana.Supervizorul misiunii este Petrescu Aurel.

Sef Serviciu Audit Intern,Petrescu Aurel

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 100/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

100

3.2. Declararea independenţei

Independenţa auditorilor interni nominalizaţi pentru realizarea unei misiuni trebuie declarată, motiv pentru care, fiecare membru al echipei de audit intern va întocmi Declara ţ ia de independen ţă.

În vederea desemnării auditorilor pentru efectuarea misiunii de audit intern vor fi verificateincompatibilităţile personale ale acestora.

Conducătorul compartimentului de audit intern va urmări să   nu desemneze un auditor, acolo undeexistă   incompatibilităţi personale, decât dacă  aceasta devine imperios necesar ă şi pentru care trebuie săfurnizeze o justificare rezonabilă, ceea ce va contribui la demonstrarea obiectivităţii pentru entitatea auditată.

Dacă   în timpul efectuării misiunii de audit intern apare o incompatibilitate, reală   sau presupusă,auditorii sunt obligaţi să informeze de urgenţă conducătorul compartimentului de audit intern.

În sinteză, procedura de elaborare a Declara ţ iei de independen ţă se prezintă astfel:

Auditorii - Completează Declaraţia de independenţă.Conducătorulcompartimentului de auditintern

- Verifică Declaraţia de independenţă;- Identifică incompatibilitatea semnalată de către auditori şi stabileşte

modalitatea în care aceasta poate fi atenuată sau eliminată;- Aprobă declaraţiile de independenţă.

Auditorii - Îndosariază Declaraţia de independenţă în Dosarul permanent, Secţiunea A;- Informează de urgenţă conducerea dacă, în timpul misiunii, apare o

incompatibilitate, reală sau presupusă.

Modelul privind completarea Declara ţ iei de independen ţă este următorul:

Procedura - P02: Iniţierea auditului

ENTITATEA PUBLICĂ

Serviciul Audit Intern

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publice

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

IncompatibilităţiÎn legătură cu Serviciul Achiziţii Publice Da NuAţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiar ă sau personală cu cineva care ar putea să vălimiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slă biciuni în

misiunea de audit intern, în orice fel?

X

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să văinfluenţeze în misiunea de audit intern?

X

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitateaentităţii/structurii auditate?

X

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structuriiauditate?

X

Sunteţi soţ, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structuriiauditate sau cu membrii organelor de conducere colectivă din unităţile dinsubordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ?

X

Aveţi vreo legătur ă politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea deredevenţe de la entitatea/Structura auditată?

X

Aţi fost implicat în activitatea financiar-contabilă la entitatea auditată sau la o unitate din

subordinea/în coordonarea/sub autoritatea acesteia ?

X

Aveţi vreun interes direct sau indirect la entitatea/structura auditată? X

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 101/233

Constantin I a  ţ co 

101

Dacă în timpul misiunii de audit intern, apare orice incompatibilitate personală, externă sauorganizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra  şi a face rapoartele deaudit impar ţiale, notificaţi de urgenţă conducătorul structurii de audit intern?

X

Auditor internComănescu Cristian

În continuare se completează de către conducătorul structurii de audit intern

1. Incompatibilităţi personale. Nu există.

2. Pot fi negociate/diminuate incompatibilităţile?Daca da, explicaţi cum anume

 Nu este cazul.

Data   Şef Serviciu Audit Intern,01.02.2006 Petrescu Aurel

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publice

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

IncompatibilităţiÎn legătură cu Serviciul Achiziţii Publice Da NuAţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiar ă sau personală cu cineva care ar putea să vă

limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slă biciuni înmisiunea de audit intern, în orice fel?

X

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea săvă influenţeze în misiunea de audit intern?

X

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat în ultimii 3 ani într-un alt mod înactivitatea entităţii/structurii auditate?

X

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structuriiauditate?

X

Sunteţi soţ, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorulentităţii/structurii auditate sau cu membrii organelor de conducere colectivă din unităţiledin subordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ?

X

Aveţi vreo legătur ă politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de

redevenţe de la entitatea/Structura auditată?

X

Aţi fost implicat în activitatea financiar-contabilă la entitatea auditată sau la o unitate dinsubordinea/în coordonarea/sub autoritatea acesteia ?

X

Aveţi vreun interes direct sau indirect la entitatea/structura auditată? XDacă în timpul misiunii de audit intern, apare orice incompatibilitate personală, externă sauorganizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra  şi a face rapoartele deaudit impar ţiale, notificaţi de urgenţă conducătorul structurii de audit intern?

X

Auditor internPopescu Maria

În continuare se completează de către conducătorul structurii de audit intern

1. Incompatibilităţi personale

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 102/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

102

D-ra Popescu Maria este rudă cu noul conducător al structurii auditate. Începând cu 25 ianuarie 2006 a fostnumit în funcţia de director la Direcţia Administrativă şi Patrimoniu domnul Popescu Laurenţiu, vărul d-reiPopescu Maria.

2. Pot fi negociate/ diminuate incompatibilităţile? Daca da, explicaţi cum anume.Incompatibilitatea este reală, nu se poate modifica. D-ra Popescu Maria este înlocuită cu d-na Băcescu Ana.

Data   Şef serviciu Audit Intern,01.02.2006 Petrescu Aurel

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publice

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

IncompatibilităţiÎn legătură cu Serviciul Achiziţii Publice Da NuAţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiar ă sau personală cu cineva care ar putea să vălimiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slă biciuni înmisiunea de audit intern, în orice fel?

X

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar puteasă vă influenţeze în misiunea de audit intern?

X

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat în ultimii 3 ani într-un alt mod înactivitatea entităţii/structurii auditate?

X

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control aleentităţii/structurii auditate?

X

Sunteţi soţ, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorulentităţii/structurii auditate sau cu membrii organelor de conducere colectivă din unităţiledin subordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ?

X

Aveţi vreo legătur ă politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea deredevenţe de la entitatea/Structura auditată?

X

Aţi fost implicat în activitatea financiar-contabilă la entitatea auditată sau la o unitate dinsubordinea/în coordonarea/sub autoritatea acesteia ?

X

Aveţi vreun interes direct sau indirect la entitatea/structura auditată? XDacă în timpul misiunii de audit intern, apare orice incompatibilitate personală, externăsau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a facerapoartele de audit impar ţiale, notificaţi de urgenţă conducătorul structurii de audit intern?

X

Auditor internBăcescu Ana

În continuare se completează de către conducătorul structurii de audit intern1. Incompatibilităţi personale

 Nu există.

2. Pot fi negociate/diminuate incompatibilităţile? Daca da, explicaţi cum anume Nu este cazul.

Data   Şef Serviciu Audit Intern,01.02.2006 Petrescu Aurel

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 103/233

Constantin I a  ţ co 

103

3.3. Notificarea privind declanşarea misiunii de audit intern

Compartimentul de audit intern notifică   entitatea auditată   cu 15 zile calendaristice înainte de data prevăzută în Planul anual de audit intern pentru declanşarea misiunii.

Misiunile de audit intern ad-hoc se desf ăşoar ă conform normelor generale, însă  termenul de notificare

 poate fi diminuat, dar nu mai puţin de 3 zile.Scopul notificării entităţii auditate despre declanşarea misiuni de audit intern are rolul de a asiguradesf ăşurarea corespunzătoare a acesteia.

 Notificarea privind declanşarea misiunii de audit intern trebuie să cuprindă:- aria/domeniul entităţii auditate;- informaţii privind scopul misiunii de audit intern;- principalele obiective stabilite în vederea auditării;- durata misiunii de audit intern;- informarea cu privire la intervenţiile la faţa locului care vor avea loc pe parcursul misiunii de audit intern

şi al căror program va fi stabilit ulterior;- cereri de informaţii.

În sinteză, procedura de elaborare a  Notificării privind declan şarea misiunii de audit intern se prezintă

astfel:

Auditorii - Pregătesc adresa de notificare către păr ţile interesate în vedereatransmiterii acesteia cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii deaudit public intern;

Conducătorul compartimen-tului deaudit intern

- Verifică adresa de notificare;- Semnează adresa de notificare.

Personalul de secretariat - Alocă un număr adresei de notificare şi o transmiteentităţii/structurii auditate.

Auditorii - Includ domeniile de interes (dacă se comunică) în programul deaudit;

- Îndosariază copia adresei de notificare în Dosarul permanent -Secţiunea A.

Modelul Notific ări i pri vind declan şarea mi siuni i de audit i ntern  este următorul:

Procedura – P03: Iniţierea Auditului

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit InternNr. 15/02.02.2006

NOTIFICAREasupra începerii misiunii de audit intern

Către: Direc ţ ia Administrativă şi Patrimoniu, Serviciul Achizi ţ ii PubliceDe la: Şeful Serviciului Audit intern

Referitor la misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publice

Stimate domn POPESCU Laurenţiu,

În conformitate cu prevederile art.11, lit.c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cumodificările  şi completările ulterioare,  şi cu Planul de audit intern pe anul 2005, urmează  ca în perioada 2februarie – 15 aprilie 2006 să efectuăm o misiune de audit intern cu tema  “Activitatea de achizi ţ ii publice” laDirecţia Administrativă şi Patrimoniu, Serviciul Achiziţii Publice.

Auditul intern va examina responsabilităţile asumate de către Serviciul Achiziţii Publice   şi vadetermina dacă acesta şi-a îndeplinit obligaţiile în mod eficient şi efectiv.

Perioada supusă evaluării este 01.01.2005-31.12.2005.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 104/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

104

Ulterior, vă vom contacta pentru a stabili de comun acord data  şedinţei de deschidere, în cadrul căreiavor fi discutate diverse aspecte ale misiunii de audit intern. Printre acestea enumer ăm:- prezentarea auditorilor;- scopul şi obiectivele misiunii de audit intern;- calendarul preliminar al intervenţiilor la faţa locului;- persoanele de contact;

- alte aspecte organizatorice.Pentru o mai buna înţelegere a activităţii dumneavoastr ă, vă rugam să ne puneţi la dispoziţie în termende 10 zile de la data primirii prezentei adrese următoarea documentaţie necesar ă: legile şi reglementările cese aplică   activităţii dumneavoastr ă, organigramele, regulamentele de organizare   şi funcţionare, fişele

 posturilor existente, toate procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate în vederea desf ăşur ăriiactivităţii de achiziţii publice   şi un exemplar al rapoartelor, notelor, dosarelor anterioare ce se refera laaceastă   temă. Pentru documentele solicitate se va asigura conformitatea cu originalul sau se va certificarealitatea documentelor transmise.

Detalii suplimentare puteţi obţine la telefonul 1234567, persoană de contact este: Comănescu Cristian,auditor intern, coordonatorul misiunii.

Cu stimă,Petrescu Aurel

Şef Serviciu Audit Intern

3.4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor

În etapa Pregătirii misiunii de audit intern, colectarea  şi prelucrarea este, în fapt, faza de procurare ainformaţiilor în vederea efectuării analizei de risc   şi pentru identificarea informaţiilor necesare, fiabile,

 pertinente şi utile pentru a atinge obiectivele misiunii de audit intern.Activităţile realizate în această   fază  contribuie substanţial la cunoaşterea domeniului auditabil care îl

ajută pe auditor să se familiarizeze cu entitatea auditată.

3.4.1. Colectarea informaţiilor

În cadrul acestei proceduri, auditorii interni solicită şi colectează informaţii cu caracter general desprestructura auditată, informaţii care trebuie să se refere la activităţile ce vor fi examinate şi includ:- obiective, scopuri;- planuri, practici, proceduri, legi, norme de reglementare;- informaţii organizaţionale cu privire la: numărul şi numele angajaţilor, fişele posturilor, schimbări recente

în cadrul entităţii auditate inclusiv în cadrul sistemului;- informaţii financiare despre activitatea ce va fi examinată;- rezultatele altor misiuni de audit intern sau rezultatele controalelor efectuate de organe de control din afara

entităţii;- dosare de corespondenţă.

Surse pentru colectarea informa ţ iilor:

a) dosare permanente ale entit ăţ ii auditate: organigrama, descrierea operaţiilor, informaţii despre personalulde conducere şi execuţie, legi, norme de aplicare a legilor, rapoarte etc.;

 b)  dosarele ale misiunilor de audit anterioare: foi de lucru, rapoarte de audit, r ăspunsuri la observaţiile  şirecomandările auditului, note de înştiinţare, programe de audit, analiza riscurilor, matrice de control,diagrame de circulaţie etc.;c) registre de coresponden ţă: corespondenţa cu entităţi externe;d)   interviuri cu managementul : interviurile sunt necesare pentru a furniza puncte de vedere cheie asupraoperaţiilor auditate şi a înţelege ansamblul mediului de control;

Pentru înţelegerea sistemului de procesare pot fi folosite  metoda narativă   şi  diagrame de circula ţ ie(piste de audit):- metoda narativă  presupune descrierea proceselor   şi procedurilor   şi furnizează   inventarul   şi explicaţiileactivităţilor de control intern utilizate;- diagramele de circulaţie descriu proceduri ale unui proces în format grafic   şi facilitează   înţelegerea   şi

comunicarea de informaţii. Acestea permit auditorului să   identifice particularităţile specifice domeniului,astfel încât să poată evalua importanţa acestora în atingerea obiectivelor sistemului de control intern.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 105/233

Constantin I a  ţ co 

105

Colectarea informa ţ iilor  constă în:- identificarea principalelor elemente ale contextului instituţional şi socio-economic în care entitatea auditatăîşi desf ăşoar ă activitatea;- cunoaşterea organizării entităţii auditate, a tehnicilor sale de lucru  şi a diferitelor nivele de administrareconform organigramei;

- identificarea punctelor cheie ale funcţionării entităţii auditate  şi ale activităţilor sale de control, pentru oevaluare prealabilă a punctelor tari şi slabe;- identificarea constatărilor semnificative şi recomandărilor din rapoartele de audit precedente care ar puteasă afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern;- identificarea surselor potenţiale de informaţii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului  şi să considerevaliditatea şi credibilitatea acestor informaţii;- identificarea informaţiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului intern  şi selecţionăriitehnicilor de investigare adecvate.

3.4.2. Prelucrarea informaţiilor

În această etapă auditorii interni realizează Studiul preliminar pentru prelucrarea de informa ţ ii, f ăr ă o

verificare detaliată a activităţilor ce urmează a fi auditate, ceea ce include:- deplasări la locul de desf ăşurare al auditului cu scopul de a obţine o privire de ansamblu a operaţiilor auditabile;

- studiul documentelor obţinute cu ocazia deplasării lor pentru a se determina modul cum este organizatauditatul şi cât de bine funcţionează procedurile;

- schiţarea de note descriptive ale proceselor auditatului pe baza informaţiilor obţinute;- analiza procedurilor analitice pentru o mai bună înţelegere a operaţiunilor, avertizarea despre potenţialele

zone cu probleme specifice;- întocmirea de chestionare de control intern  care conţin întrebări despre diferitele obiective şi componente

ale controlului;- testarea limitată  a sistemului pentru a se obţine o înţelegere iniţială, generală  a gradului de eficienţă   în

operarea sistemelor  şi funcţionarea controalelor interne.

 Evaluarea preliminar ă a sistemului de control intern  se realizează pe baza informaţiilor rezultate din:chestionare de control intern; diagrame de circulaţie; descrieri narative; testările limitate. Prelucrarea informa ţ iilor  constă în:

- analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entităţii/structurii auditate;- analiza entităţii auditate şi activităţile sale (organigrama, regulament de organizare şi funcţionare, fişe ale

 posturilor, proceduri scrise);- analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desf ăşurare a misiunii de audit public intern;- identificarea şi evaluarea riscurilor cu incidenţă semnificativă;- analiza rezultatelor controalelor precedente;- analiza informaţiilor externe referitoare la entitatea auditată.

În sinteză, procedura de Colectare a informa ţ iilor  se prezintă astfel:

Auditorii - Identifică legile şi regulamentele aplicabile entităţii auditate;- Obţin organigrama, Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişe ale

 posturilor, proceduri scrise ale entităţii auditate;- Identifică personalul responsabil;- Identifică circuitul documentelor;- Obţin exemplare ale rapoartelor de audit anterioare;- Adună date statistice asupra performanţei pentru a-i sprijini în faza de analiză a

riscului;- Se familiarizează cu activitatea entităţii auditate;- Îndosariază documentele obţinute în aceasta fază a misiunii de audit public

intern în Dosarul permanent, Secţiunea C;

Supervizorul - Revede documentaţia

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 106/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

106

Conducătorulcompartimentului deaudit intern

- Organizează o şedinţă pentru identificarea obiectivelor auditabile şi a criteriilor de analiza de risc. Reevaluează stabilirea obiectivelor, a scopului auditului  şi ametodologiei, după caz.

Modelul privind documentul Colectarea informa  ţ i i lor  este următorul:

Procedura – P04: Colectarea şi prelucrarea informaţiilor

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

COLECTAREA INFORMAŢIILOR 

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publiceÎntocmit: Băcescu Ana Data:Avizat: Petrescu Aurel Data:

COLECTAREA INFORMAŢIILOR 

Serviciul achiziţii publice DA NU ObservaţiiIdentificarea legilor si regulamentelor aplicabile structuriiauditate

X -

Obţinerea organigramei X -Obţinerea Regulamentului de organizare şi funcţionare X -Obţinerea fiselor posturilor X -Obţinerea procedurilor scrise si formalizate - X Există doar par ţialIdentificarea personalului responsabil X -Obţinerea Raportului de audit intern anterior - X Anterior nu au fost

realizate misiuni de auditinternRapoarte elaborate de alte instituţii X -

3.5. Analiza riscurilor

Riscul   reprezintă  orice eveniment, acţiune, situaţie sau comportament cu impact nefavorabil asupracapacităţii entităţii publice de a realiza obiectivele.

 Identificarea şi analiza riscurilor  este o subetapă major ă în etapa de pregătire a derulării misiunilor deaudit intern şi presupune:- identificarea pericolelor/riscurilor din entitatea auditată;- existenţa activităţilor de control intern sau a procedurilor entităţii auditate care previn riscurile;

- eliminarea sau minimizarea pericolelor/incertitudinilor/riscurilor;- evaluarea structurii/evoluţiei controlului intern al entităţii auditate.

Principalele categorii de riscuri sunt:a)   Riscuri de organizare, cum ar fi: neformalizarea procedurilor, lipsa unor responsabilităţi precise,insuficienta organizare a resurselor umane, documentaţia insuficientă sau neactualizată;

 b)  Riscuri opera ţ ionale, cum ar fi: neînregistrarea în evidenţele contabile, arhivare necorespunzătoare adocumentelor justificative, lipsa unui control asupra operaţiilor cu risc ridicat;c) Riscuri financiare, cum ar fi: plăţi nesecurizate, nedetectarea operaţiilor cu risc financiar;d) Alte riscuri, spre exemplu cele generate de schimbările legislative, structurale, manageriale etc.

Auditul intern trebuie să integreze în procesul de identificare  şi evaluare al riscurilor semnificative  şi pecele depistate cu ocazia altor misiuni.

Măsurarea riscului este determinată de cele două componente de bază ale acestuia şi anume:   probabilitatea de apariţie a riscurilor;   nivelul impactului, apreciat prin gravitatea consecinţelor  şi durată.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 107/233

Constantin I a  ţ co 

107

Măsurarea riscurilor are la bază următoarele criterii/factori de risc:a) aprecierea controlului intern care evaluează funcţionalitatea sistemului de control intern pe trei nivele:

CONTROL INTERN Dacă

Corespunzător(nivel 1)

- conducerea şi personalul demonstrează o atitudine constructivă, existând preocuparea de a anticipa şi a înlătura problemele;- auditurile anterioare şi studiile preliminare nu au descoperit nici un fel de

 probleme;- analiza arată ca sunt în funcţiune numeroase şi eficiente tehnici de control

intern;- procedurile sunt bine susţinute de documente.

Insuficient(nivel 2)

- conducerea şi personalul demonstrează o atitudine cooperantă cu privire laconformitate, păstrarea dosarelor  şi reviziilor externe;

- auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite probleme, dar conducerea a luat măsuri de remediere şi a r ăspunssatisf ăcător la recomandările auditului;

- analiza arată că sunt în funcţiune tehnici de control adecvate şi suficiente.

Cu lipsuri grave(nivel 3)

- conducerea şi/sau personalul demonstrează o atitudine necooperantă şinepăsătoare cu privire la conformitatea, la păstrarea dosarelor sau lareviziile externe;

- auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit problemedeosebite;

- analiza dezvăluie că nu sunt în funcţiune tehnici de control adecvate şisuficiente;

- procedurile de control intern lipsesc sau sunt puţin utilizate.

 b) aprecierea cantitativă se realizează prin analiza efectelor riscului în cazul reducerii sale şi exprimă nivelulimpactului pe o scar ă valorică, pe trei nivele:

-   impact scă zut;-   impact moderat;

-   impact ridicat .

c)   aprecierea calitativă   se realizează   prin examinarea tuturor factorilor cu incidenţă   asupra   domeniilor auditabile (resurse umane, complexitatea operaţiilor, mijloace tehnice etc.) şi se exprimă prin probabilitateaapariţiei, respectiv vulnerabilitatea pe trei nivele:

VULNERABILITATE Dacă

M ic ă(nivel 1)

- resursele umane sunt suficiente;- complexitatea operaţiunilor este redusă;- mijloacele tehnice existente necesare desf ăşur ării activităţii sunt

suficiente;

Medie (nivel 2)

- resursele umane nu sunt suficiente;

- ori complexitatea operaţiunilor este ridicată;- ori mijloacele tehnice existente necesare desf ăşur ării activităţii sunt

insuficiente.

Mare (nivel 3)

- resursele umane nu sunt suficiente;- complexitatea operaţiunilor este ridicată;- mijloacele tehnice existente necesare desf ăşur ării activităţii sunt

insuficiente.

P- 05. PROCEDURA ANAL I ZA RI SCURIL OR din cadrul etapei de preg ătire a misiunii de audit intern presupune parcurgerea unor pa şi pornind de la obiectivele misiunii stabilite anticipat, dup ă cum ur meaz ă: - identificarea obiectelor auditabile;- identificarea riscurilor asociate operaţiilor/obiectelor auditabile;- stabilirea criteriilor/factorilor de apreciere a riscului şi a ponderilor acestora;

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 108/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

108

- stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu de risc  şi determinarea punctajului total al criteriuluiutilizat;

- clasarea riscurilor;- ierarhizarea activităţilor/operaţiilor ce urmează a fi auditate;- elaborarea Tematicii în detaliu a activităţilor selectate.

Identificarea obiectelor auditabile ;

Obiectul auditabil, reprezintă activitatea elementar ă a domeniului auditat ale cărei caracteristici pot fidefinite teoretic şi comparate cu realitatea practică.

Identificarea obiectelor auditabile se realizează astfel:- detalierea fiecărei activităţi în operaţii succesive descriind procesul de la realizarea acestei activităţi până

la înregistrarea ei, circuitul auditului;- definirea pentru fiecare operaţie în parte a condiţiilor pe care trebuie să   le îndeplinească, din punct de

vedere al controalelor specifice şi al riscurilor aferente;- determinarea modalităţilor de funcţionare a controalelor necesare atingerii obiectivului  şi pentru limitarea

riscurilor.

Notă:

 Precizăm că  aceast ă  activitate are o importan ţă   covâr  şitoare asupra desf ăşur ării misiunii de audit intern. Dinacest motiv trebuie realizat ă   cu toat ă   responsabilitatea pornind de la analiza   Li stei activit ăţ i lor entit ăţ ii auditate  ,realizat ă încă din etapa de planificare a activit ăţ ii de audit intern.

Pe baza evaluării de mai sus, auditorii interni întocmesc Lista centralizatoare a obiectelor auditabile,care reprezintă   primul pas, din procedura   Analiza riscurilor   prin definirea sub toate aspectele acaracteristicilor specifice ale activităţilor  şi riscurilor asociate şi care vor constitui suportul analizei riscurilor.

Modelul privind completarea L istei centr ali zatoare a obiectelor auditabil e  este următorul:

Procedura – P05: Analiza riscurilor

ENTITATEA PUBLICĂ

Serviciul Audit Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Întocmit: Comănescu Cristian, Băcescu Ana Data:Avizat: Petrescu Aurel Data:

 A. OBIECTIVE GENERALE INI Ţ  IALE Nr.crt.

  Obiective Obiecte auditabi le Obs.

1. Procedurile specifice care reglementează  activitatea de

achiziţii publice2. Resursele umane ale Serv. Achiziţii Publice

3. Dotarea cu tehnică de calcul a Serv. Achiziţii Publice

 I. Organizarea activit ăţ ii de

achizi ţ ii publice

4. Baza de date cu furnizorii de produse/executanţii delucr ări/prestatorii de servicii şi preţurile practicate

5. Fundamentarea Programului de achiziţii publice II. Programul de achizi ţ ii publice 6. Alegerea procedurii de atribuire a contractelor de

achiziţie publică

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 109/233

Constantin I a  ţ co 

109

 B. LICITAŢ  IE DESCHIS  Ă Nr.crt.   Obiective Obiecte auditabi le Obs.

7. Anunţul de intenţie8. Constituirea Documentaţiei pentru elaborarea şi

 prezentarea ofertei (DEPO)

 III. Preg ătirea aplicării procedurii de licita ţ iedeschisă pentru atribuirea

contractului de achizi ţ ie publică   9. Constituirea comisiilor de evaluare

 IV. Lansarea procedurii delicita ţ ie deschisă pentruatribuirea contractului deachizi ţ ie publică

10. Anunţul de participare

11. Completările la Documentaţia pentru elaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO) şi dreptul de a solicitaclarificări12. Deschiderea şi calificarea ofertelor 13. Examinarea şi evaluarea ofertelor în vederea stabiliriiofertei câştigătoare14. Încheierea contractului de achiziţie publică15. Anunţul de atribuire

V. Derularea procedurii delicita ţ ie deschisă pentruatribuirea contractului deachizi ţ ie publică

16. Dosarul achiziţiei publice

C. CERERE DE OFERTE Nr .crt.   Obiective Obiecte auditabi le  

Obs.

17. Studiul pieţei, crearea bazei proprii de date

18. Constituirea şi transmiterea Documentaţiei pentruelaborarea si prezentarea ofertei (DEPO)

VI. Preg  ătirea aplicării procedurii de cerere deoferte pentru atribuireacontractului de achizi ţ ie publică

  19. Constituirea comisiilor de evaluare

20. Anunţul/Invitaţia de participareVII. Lansarea procedurii decerere de oferte pentruatribuirea contractului deachizi ţ ie publică

21. Dreptul de a solicita clarificări la DEPO

22. Deschiderea şi calificarea ofertelor 

23. Examinarea şi evaluarea ofertelor în vederea stabiliriiofertei câştigătoare24. Încheierea contractului de achiziţie publică

VIII. Derularea procedurii decerere de oferte pentruatribuirea contractului deachizi ţ ie publică

25. Dosarul achiziţiei publice

 D. OBIECTIVE GENERALE FINALE Nr.

crt.

  Obiective Obiecte auditabi le Obs.

26. Calea de atac administrativă IX. C ăi de atac

27. Calea de atac în justiţie

28. Dosarul de urmărire a derulării contractului încheiat

29. Constatarea minusurilor sau plusurilor la recepţie

 X. Administrarea contractuluide achizi ţ ie publică

30. Certificarea şi verificarea facturilor 

Notă:Lista centralizatoare a obiectelor auditabile  reprezint ă primul document care se elaborează  în cadrul procedurii

Analiza ri scurilor  şi cuprinde, pentru acest studiu de caz, 30 de obiecte auditabile, structurate pe 10 obiective.

Identificarea   riscurilor asociate operaţiunilor/obiectelor auditabile   reprezintă   al doilea pas al Analizei riscurilor  şi constă în ataşarea riscurilor asociate fiecărui obiect auditabil, după cum urmează:

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 110/233

Procedura - P05 : Analiza riscurilor

ENTITATEA PUBLICĂ

Serviciul Audit Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR 

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Întocmit: Comănescu Cristian, Băcescu Ana Data:Avizat: Petrescu Aurel Data:

 A. OBIECTIVE GENERALE INI Ţ  IALE Nr .

crt.  Obi ecti ve Obi ecte audi tabi l e Ri scur i semni f i cati ve Obs.

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii de achiziţii publice sunt insuficiente

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii de achiziţii publice nu îndeplinesc condiţiilede conformitateProcedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii de achiziţii publice nu sunt actualizate funcţiede modificările legislative

1. Procedurile specifice carereglementează activitatea deachiziţii publice

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii de achiziţii publice nu sunt cunoscute şi nuse aplică

 Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu necesităţile compartimentuluiExistenţa unui număr mare de posturi neocupate

2. Resursele umane ale ServiciuluiAchiziţii Publice

Insuficienţa unor programe de pregătire profesională

Dotarea cu hard şi soft insuficientă3. Dotarea cu tehnică de calcul aServiciului Achiziţii Publice

Inexistenţa unui sistem informatic care să asiste activitatea de achiziţii publice

Inexistenţa bazei de date cu furnizorii de produse/executanţii de lucr ări/prestatorii de servicii  şi preţurile

 practicate

I.   Organizarea activit ăţ ii deachizi ţ ii publice

4. Baza de date cu furnizorii de

 produse/executanţii de lucr ări/ prestatorii de servicii  şi preturile practicate   Neactualizarea sistematică a bazei de date cu furnizorii de produse/executanţi de lucr ări/ prestatorii de

servicii şi a preţurilor practicate

Activitatea de achiziţii nu se desf ăşoar ă pe baza unui program anual

Corelarea insuficientă între Programul de achiziţii şi politica de realizarea a obiectivelor entităţii publice

Lipsa referatelor de necesitate privind achiziţiile

 II. Programul de achizi ţ ii publice

5. Fundamentarea Programului deachiziţii publice

Depăşirea bugetului alocat

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 111/233

Nr .

crt.  Obi ecti ve Obi ecte audi tabi l e Ri scur i semni f i cati ve Obs.

Programul nu îndeplineşte condiţiile de conformitateProgramul nu este actualizat pe parcursul derulării achiziţiilor Corespondenta produselor, serviciilor  şi lucr ărilor cu sistemul de grupare şi de codificare utilizat înClasificarea produselor  şi serviciilor asociate activităţilor (CPSA) nu este cuprinsă în Programul de achiziţiiProgramul de achiziţii nu a avut în vedere contracte posibil de atribuit unei întreprinderi din categoriaîntreprinderilor mici şi mijlocii (IMM)Estimarea eronată a valorii contractelor de furnizare/lucr ări/servicii

Procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică este stabilită f ăr ă respectarea pragurile valorice prevăzute în ordonanţă

Alegerea procedurii de atribuire acontractelor de achiziţii publice

Divizarea achiziţiei publice astfel încât să se obţină plafoane par ţiale mai mici

 B. LICITAŢ  IE DESCHIS  Ă 

Nr .

crt.

Obi ecti ve Obi ecte audi tabi l e     Riscuri semni ficati ve    Obs.

Anunţul de intenţie nu respectă conţinutul minim de informaţiiOmiterea din anunţul de intenţie a contractelor cu o valoare estimată egală sau mai mare de 750.000 euroAnunţul de intenţie cuprinde în comun achiziţii de produse, lucr ări şi servicii

7. Anunţul de intenţie

Anunţul de intenţie nu este publicat în termenul legal

DEPO nu îndeplineşte condiţiile de conformitateDEPO cuprinde specificaţii redactate în favoarea unui anumit agent economic

ConstituireaDocumentaţiei pentru elaborarea şi

 prezentarea ofertei (DEPO)   DEPO restricţionează posibilitatea depunerii ofertelor de către toţi ofertanţiiDecizia de numire a comisiei de evaluare nu îndeplineşte condiţiile de conformitateMembrii comisiei de evaluare nu au pregătire profesională şi experienţă relevantă în domeniu

Incompatibilitate între membri comisiei de evaluare  şi ofertanţi (nu toate declaraţiile de confidenţialitate şiimpar ţialitate au semnătura membrilor comisiei de evaluare)

 III. Preg ătirea aplicării procedurii de licita ţ iedeschisă pentru atribuireacontractului de achizi ţ ie

 publică

9. Constituirea comisiilor deevaluare

Constituirea unei singure comisii de evaluare pentru atribuirea mai multor contracte de achizi ţii

Anunţurile de participare nu respectă condiţiile de conformitate IV. Lansarea procedurii delicita ţ ie deschisă pentruatribuirea contractului deachizi ţ ie publică

10. Anunţul de participare

Anunţurile de participare publicate în alte mijloace de informare con ţin informaţii diferite de cele apăruteîn M. Of. al României

Autoritatea contractantă nu transmite în termen DEPO către toţi ofertanţii care au înaintat o solicitare înacest sensOferirea de informaţii în avans unui agent economic

V. Derularea procedurii delicita ţ ie deschisă pentruatribuirea contractului deachizi ţ ie publică

11. Completările la Documentaţia pentru elaborarea şi prezentareaofertei (DEPO) şi dreptul de asolicita clarificări Termenele de r ăspuns la solicitările de clarificări nu sunt respectate

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 112/233

Nr .

crt.

Obi ecti ve Obi ecte audi tabi l e     Riscuri semni ficati ve    Obs.

Clarificările  şi completările la DEPO nu sunt transmise tuturor ofertan ţilor care au primit documentaţiainiţialăProcesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respectă cerinţele de conformitateOferta depusă nu corespunde cerinţelor prevăzute în DEPOOferta depusă nu este autorizată (scrisoarea de înaintare şi împuternicire)Acceptarea ofertei nedepuse la termenOferta nu este însoţită de dovada constituirii garanţiei pentru participareRestricţionarea numărului ofertelor depuseModificarea/retragerea ofertei în perioada de valabilitate

Acceptarea ofertei neeligibile/neînregistrate/f ăr ă capacitate tehnică ş i economico-financiar ă

12. Deschiderea şi calificareaofertelor 

Procedura nu se repetă în cazul în care numărul ofertelor depuse este mai mic de două

Examinarea ofertelor nu se realizează la sediul autorităţii contractante

Evaluarea ofertelor nu se realizează în concordanţă cu termenii prevăzuţi în caietul de sarcini

Stabilirea eronată a clasamentului ofertelor Raportul de evaluare a ofertei şi propunerea de atribuire a contractului nu îndeplineşte condiţiile deconformitate

13. Examinarea şi evaluareaofertelor în vederea stabiliriiofertei câştigătoare

Rezultatul evaluării nu se comunică participanţilor 

Încheierea contractului de achiziţie nu respectă condiţiile de conformitate

Contractul nu se încheie cu ofertantul a c ărei ofertă a fost declarată câştigătoare

Existenţa diferenţelor între termenii prevăzuţi în caietul de sarcini şi termenii cuprinşi în contractul deachiziţie încheiatGaranţiile de participare nu se returnează la termen

14. Încheierea contractului deachiziţie publică

Garanţia de buna execuţie este sub nivelul impus sau nu este constituită15. Anunţul de atribuire Anunţul de atribuire nu respectă condiţiile de conformitate

Dosarul achiziţiei publice nu respectă condiţiile de conformitate

Distrugerea dosarului achiziţiei publice înaintea limitei minime a termenului legal

16. Dosarul achiziţiei publice

Păstrarea dosarelor în locaţii şi/sau condiţii necorespunzătoare

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 113/233

C. CERERE DE OFERTE Nr .

crt.   Obi ecti ve Obi ecte audi tabi l e Ri scur i semni fi cati ve.   Obs.

17. Studiul pieţei, crearea bazei proprii de date

Sistem de informare insuficient, care nu permite consultarea ofertelor reprezentative

DEPO nu respectă condiţiile de conformitate18. Constituirea şi transmitereaDocumentaţiei pentru elaborareaşi prezentarea ofertei (DEPO)

DEPO cuprinde specificaţii redactate în favoarea unui anumit agent economic

Decizia de numire a comisiei de evaluare nu îndeplineşte condiţiile de conformitateMembrii comisiei de evaluare nu au pregătire profesională şi experienţă relevantă în domeniuIncompatibilitate între membri comisiei de evaluare  şi ofertanţi (nu sunt semnate toate declaraţiile de

confidenţialitate şi impar ţialitate)

VI. Preg  ătirea aplicării procedurii de cerere deoferte pentru atribuireacontractului de achizi ţ ie

 publică

19.Constituirea comisiilor deevaluare

Constituirea unei singure comisii de evaluare pentru atribuirea mai multor contracte de achizi ţiiAnunţul/Invitaţia de participare nu respectă condiţiile de conformitate

Invitaţia de participare se transmite întâmplător, f ăr ă o selectare prealabilă a pieţei

20. Anunţul/Invitaţia de participare

Transmiterea unei singure invitaţii de participareTermenele de r ăspuns la solicitările de clarificări nu sunt respectate

VII. Lansarea procedurii decerere de oferte pentruatribuirea contractului deachizi ţ ie publică

21. Dreptul de a solicita clarificărila DEPO   Clarificările şi completările la DEPO nu sunt transmise tuturor ofertanţilor care au primit documentaţia

iniţială

Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respectă cerinţele de conformitateOferta depusă nu corespunde cerinţelor prevăzute în DEPOOfertele nu respectă termenul de depunereAcceptarea ofertelor care nu-şi dovedesc calificarea, daca este cazulOferta depusă nu este însoţită de dovada constituirii garanţiei pentru participare, dacă este cazul

22. Deschiderea şi calificareaofertelor 

Modificarea/retragerea ofertei în perioada de valabilitateEvaluarea ofertelor nu se realizează în concordanţă cu termenii prevăzuţi în caietul de sarciniStabilirea eronată a clasamentului ofertelor Raportul de evaluare a ofertei şi propunerea de atribuire a contractului nu îndeplineşte condiţiile deconformitate

23. Examinarea şi evaluareaofertelor în vederea stabiliriiofertei câştigătoare

Rezultatul evaluării nu se comunică participanţilor Încheierea contractului de achiziţie nu respectă condiţiile de conformitateContractul nu se încheie cu ofertantul a c ărei ofertă a fost declarată câştigătoare

Existenţa diferenţelor între termenii prevăzuţi în caietul de sarcini şi termenii cuprinşi în contractul deachiziţie încheiat

Garanţiile de participare nu se returnează la termen

VIII. Derularea procedurii decerere de oferte pentruatribuirea contractului deachizi ţ ie publică

Încheierea contractului deachiziţie publică

Garanţia de bună execuţie este sub nivelul impus sau nu este constituită

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 114/233

Nr .

crt.   Obi ecti ve Obi ecte audi tabi l e Ri scur i semni fi cati ve.   Obs.

Dosarul achiziţiei publice nu respectă condiţiile de conformitateDistrugerea dosarului achiziţiei publice înaintea limitei minime a termenului legal

25.Dosarul achiziţiei publice

Păstrarea dosarelor în locaţii şi/sau condiţii necorespunzătoare

 D. OBIECTIVE GENERALE FINALE Nr .

crt.  Obi ecti ve Obi ecte auditabi l e Ri scur i semni f i cati ve Obs.

Acceptarea contestaţiilor care nu îndeplinesc condiţiile de conformitateAnaliza contestaţiei nu se realizează în conformitate cu termenii din caietul de sarcini

Rezoluţia autorităţii contractante nu s-a comunicat în termenRezoluţia autorităţii contractante nu s-a comunicat tuturor participanţilor încă implicaţi

26. Calea de atac administrativă

Contestatorul nu-şi notifică poziţia faţă de rezoluţia şi măsurile corective decise

 IX. C ăi de atac

27. Calea de atac în justiţie Fundamentarea insuficientă a reprezentării în instanţă a cauzei

28. Dosarul de urmărire aderulării contractului încheiat

Dosarul de urmărire a derulării contractului de achiziţie publice nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

Acceptarea nejustificată de devieri de la cantitatea, calitatea sau termenele stabilite29. Constatarea minusurilor sau plusurilor la recepţie   Acceptarea la plată a unor activităţi nefinalizate

 X. Administrarea contractuluide achizi ţ ie publică

30. Certificarea şi verificareafacturilor 

 Neconcordanţă între conţinutul facturilor (preţ, cantitate) şi termenii contractului

Notă:

Identificarea riscurilor    este al doilea document care se elaborează în cadrul procedurii  Analiza riscurilor    şi presupune asocierea riscurilor semnificative la opera ţ iile stabilite în  Lista 

centralizatoare a obiectelor auditabil e . De regul ă , se asociază unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reie şitedin propria experien ţă. În situa ţ ia în care la opera ţ iile auditabile se ata şează mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc în parte sau pe total obiect auditabil.

În acest studiu de caz, au fost identificate 30 de obiecte auditabile, c ărora le-au fost asociate 102 riscuri.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 115/233

Constantin I a  ţ co 

115

 Elaborarea Chestionarului de control intern - CCI În practică, în această   fază  a procedurii   Analiza riscurilor , se elaborează şi  Chestionarul de control 

intern   prin intervievarea managementului general  şi a managementului de linie, dar   şi pe baza observăriifizice şi a analizei documentelor colectate în procedura PO4 –  Colectarea informa ţ iilor.

Chestionarul de control intern  reprezintă documentul de bază pentru aprecierea nivelului riscurilor, pe

factori de risc, în faza următoare, împreună   cu documentele colectate până   în acest moment, din careauditorul intern, prin întrebările formulate şi r ăspunsurile primite, se asigur ă de existenţa şi funcţionalitateacontroalelor interne.

Auditorii interni vor elabora  chestionarul de control intern   prin formularea de întrebări referitoare laexercitarea controalelor  şi funcţionalitatea factorilor de management, la care cei auditaţi vor r ăspunde prinDA sau NU, conform modelului.

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Misiunea de audit: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Întocmit: Comănescu Cristian, Băcescu Ana Data:Avizat: Petrescu Aurel Data:

Activitatea de audit DA NU Obs.1. Procedurile specifice care reglementează activitatea de achiziţii publicea) există un sistem de proceduri specifice care să reglementeze activitatea

de achiziţii publice?

X Cadrul legal

 b) procedurile specifice existente sunt scrise şi formalizate? X Testul nr. 1c) procedurile specifice existente sunt cunoscute şi aplicate de personalulcompartimentului ?

X Par  ţial

d) atribuţiile cuprinse în procedurile specifice se regăsesc în fişele posturilor?

X

e) dacă da, furnizaţi-ne un exemplar din proceduri. Xf) aveţi stabilit responsabil cu elaborarea şi actualizarea

 procedurilor specifice?X

g) daca da, persoana responsabilă are pregătirea şi experienţa necesar ă? Xh) vă rugam să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.

2. Resursele umane ale Serviciului Achiziţii Publicea) există o politică privind recrutarea personalului? X

 b) aveţi toate posturile ocupate? X 10% neocupatec) daca nu, care sunt cauzele? Blocarea posturilor  d) aveţi un plan în ceea ce priveşte pregătirea profesională a personalului? Xe) există un sistem de fundamentare a planului Xf) dacă da, vă rugam să ne prezentaţi planul şi fundamentarea acestuiag) aveţi o persoană responsabilă cu realizarea şi actualizarea planului de

 pregătire profesionalăX

h) daca da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului. X

3. Dotarea cu tehnica de calcul a Serviciului Achiziţii Publicea) dispuneţi de dotare hard şi soft suficientă şi corespunzătoare activităţii

 pe care o desf ăşuraţi?

X

 b) programele informatice utilizate au licenţă şi sunt actualizate ? X

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 116/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

116

Activitatea de audit DA NU Obs.

4. Baza de date cu furnizorii de produse/executanţii delucrări/prestatorii de servicii şi preturile practicatea) dispuneţi de o bază de date în ceea ce priveşte furnizorii de

 produse/executanţii de lucr ări/prestatorii de servicii şi preţurile practicate,

foarte utilă desf ăşur ării activităţii dumneavoastr ă?

X

 b) aveţi personal responsabil de specialitate pentru întreţinerea şiactualizarea sistematică a bazei de date?

X

c) daca da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.d) există un sistem pentru prevenirea şi detectarea accesărilor  şimodificărilor neautorizate în sistem ?

X

e) utilizaţi programe antivirus? X

5. Fundamentarea Programului de achiziţii publicea) există un sistem procedural complet pentru realizarea obiectivului ? X Cadrul legal

 b) daca da:- exista procedura specifică scrisă, formalizată, actualizată şi se aplică;- exista procedur ă specifică scrisă, formalizată, actualizată, este

cunoscută, dar nu se aplică;- există procedur ă specifică scrisă, formalizată, actualizată, dar nu este

cunoscută;- există o procedur ă specifică cunoscută, dar neformalizată?- nu există întocmită procedur ă specifică.

Cadrul legal

c) dacă există, va rog să ne furnizaţi această procedur ă.d) activitatea de achiziţii publice se desf ăşoar ă pe bază de plan? Xe) dacă da, există o fundamentare detaliată a acestuia? Xf) dacă da, vă rugam să ne furnizaţi un exemplar.g) există persoana responsabilă cu fundamentarea şi elaborarea Programului?

X

h) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.

i) există persoană responsabilă cu actualizarea Programului? X j) vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei ăi fişa postului. Programul  îndeplineşte condiţiile de conformitate Xk) Programul  are toate avizele şi aprobările persoanelor autorizate? X

6. Alegerea procedurii de achiziţie publicăa) aveţi procedur ă specifică scrisă şi formalizată pentru estimarea valoriicontractelor de achiziţie?

X Cadrul legal

 b) aveţi persoană responsabilă pentru această activitate? Xc) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.

7. Anunţul de intenţiea) există un sistem bine definit pentru desf ăşurarea activităţilor privind

realizarea obiectivului?

X Cadrul legal

 b) aveţi procedur ă specifică scrisă şi formalizată pentru publicareaanunţurilor de intenţie?

X

c) dacă «da», vă rog să ne-o furnizaţi.d) există persoană responsabilă cu publicarea anunţurilor de intenţie? Xe) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.f) este respectat principiul dublei semnături? X

8. Constituirea Documentaţiei pentru elaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO)a) există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului? X Cadrul legal

 b) aveţi procedur ă specifică scrisă şi formalizată pentru elaborareaDEPO ?

X Cadrul legal

c) daca «da», vă rog să ne-o furnizaţi.d) sunt stabilite persoane responsabile cu elaborarea DEPO? Xe) DEPO este întocmită de personal din cadrul Serviciul Achiziţii publice? X

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 117/233

Constantin I a  ţ co 

117

Activitatea de audit DA NU Obs.f) dacă da, acesta beneficiază de pregătire profesională continuă? Xg) dacă da, vă rugam să ne furnizaţi programele de pregătire aprobate. Xh) DEPO este întocmită de consultanţi angajaţi dinafar ă ? Xi) în cazul cererii de ofert ă există responsabilizarea transmiterii DEPOcătre toţi solicitanţii ?

X

 j) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele şi fişele posturilor persoanelor responsabile.

9. Constituirea comisiilor de evaluarea) există lista activităţilor privind constituirea comisiilor de evaluare? X Cadrul legal

 b) aveţi procedura specifică scrisă şi formalizată privind emiterea şicomunicarea deciziilor de numire?

X Cadrul legal

c) dacă «da», vă rog să ne-o furnizaţi.d) există stabilită persoana responsabilă cu emiterea şi comunicareadeciziilor de numire?

X

e) vă rugăm să ne furnizaţi numele şi fişa postului acesteia. Xf) sunt numiţi în comisiile de evaluare şi persoane dinafara entităţii? X Foarte rar funcţie de

natura achiziţieig) membrii comisiilor de evaluare sunt remuneraţi ? X Numai cei aduşi

dinafara entităţii

10. Anunţul de participarea) există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului? X Cadrul legal

 b) aveţi procedura specifică scrisă şi formalizată pentru publicareaanunţurilor de participare?

X Cadrul legal

c) dacă «da», vă rog sa ne-o furnizaţi.d) există persoană responsabilă cu publicarea anunţurilor de participare? Xe) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.f) este respectat principiul dublei semnături? X

11. Completările la Documentaţiei pentru elaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO) şi dreptul de asolicita clarificăria) există un sistem procedural de lucru pentru eventualele completări şir ăspunsuri la solicitările de clarificare privind DEPO?

X Cadrul legal

 b) daca «da», vă rog să ni-l furnizaţi.c) există persoană responsabilă cu efectuarea completărilor a DEPO? X Persoana care a

elaborat DEPOiniţială

d) daca da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.e) este stabilit responsabil privind clarificările la DEPO şi transmitereaacestora către solicitanţi?

X Persoana care aelaborat DEPOiniţială

f) vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea

 profesională necesare postului.g) persoana responsabilă are experienţa şi pregătirea necesare? Xh) vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului. Fiecare salariat al

serv. participă laelaborarea dedocumentaţii

i) este respectat principiul dublei semnături ? X

12. Deschiderea şi calificarea ofertelora) există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului? X Cadrul legal

 b) aveţi procedur ă specifică scrisă şi formalizată pentru deschiderea şicalificarea ofertelor?

X Cadrul legal

c) dacă «da», vă rog să ne-o furnizaţi.d) persoanele responsabile au experienţa şi pregătirea necesare? Xe) este asigurată compatibilitatea acestor persoane cu activitatea X

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 118/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

118

Activitatea de audit DA NU Obs.desf ăşurată?f) este asigurată fidelitatea şi completitudinea conţinutului proceselor verbale încheiate la deschiderea ofertelor?

X

13. Examinarea şi evaluarea ofertelor în vederea stabilirii ofertei câştigătoare

a) există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului? X Cadrul legal b) aveţi procedur ă specifică scrisă şi formalizată pentru parcurgerea paşilor privind examinarea şi evaluarea ofertelor  şi stabilirea oferteicâştigătoare?

X Cadrul legal

c) persoanele responsabile au experienţa şi pregătirea necesare? Xd) există siguranţa corectitudinii calculelor în ceea ce priveşte stabilireaofertei câştigătoare?

X

e) este respectat principiul celor “patru ochi”? Xf) este asigurată legalitatea rapoartelor încheiate în urma examinăriiofertelor  şi stabilirii ofertei câştigătoare?

X

14. Anunţul de atribuirea) există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului? X Cadrul legal

 b) aveţi procedur ă specifică scrisă şi formalizată pentru publicareaanunţurilor de atribuire?

X Cadrul legal

c) dacă «da», vă rog să ne-o furnizaţi.d) există persoana responsabilă cu publicarea anunţului de atribuire? Xe) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.

15. Studiul pieţei, crearea bazei proprii de datea) există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului? X

 b) aveţi procedur ă specifică scrisă şi formalizată privind studiul pieţei? Xc) dacă «da», vă rog să ne-o furnizaţi.d) sunt stabilite persoane responsabile cu studiul pieţei şi stabilireaofertelor reprezentative?

X

e) vă rugăm să ne furnizaţi numele şi fişele posturilor acestora.f) există creată o bază de date proprie, care să pună la dispoziţie cea mailargă ofertă?

X

g) dacă da, ea este permanent actualizată?h) există persoană responsabilă cu crearea şi actualizarea bazei de date ? Xi) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele şi fişa postului acesteia.

 j) există un sistem pentru prevenirea şi detectarea accesărilor simodificărilor neautorizate ?

X

k) utilizaţi programe antivirus ? X

16. Anunţul/Invitaţia de participarea) există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului? X Cadrul legal

 b) aveţi procedur ă specifică scrisă şi formalizată privind emiterea şicomunicarea invitaţiilor de participare cu ofertă?

X Cadrul legal

c) dacă «da», vă rog să ne-o furnizaţi.d) sunt stabilite persoane responsabile cu redactarea  şi comunicareainvitaţiilor de participare cu oferta?

X

e) vă rugăm să ne furnizaţi numele şi fişa postului acesteia.f) este respectat principiul dublei semnături? X

17. Încheierea contractelor de achiziţii publicea) există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului? X Cadrul legal

 b) aveţi procedura specifică scrisă şi formalizată pentru încheiereacontractelor de achiziţii publice?

X Cadrul legal

c) dacă «da», vă rog să ne-o furnizaţi.

d) este stabilit responsabil pentru încheierea contractelor de achizi ţie publică?e) vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 119/233

Constantin I a  ţ co 

119

Activitatea de audit DA NU Obs. profesională necesare postului.f) persoana responsabilă are experienţa şi pregătirea necesare?g) dacă da, vă rugam să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.h) este utilizat principiul celor «patru ochi» ?

18. Dosarul achiziţiei publicea) aveţi procedur ă de lucru scrisă şi formalizată pentru întocmireadosarelor fiecărei achiziţii publice?

X Cadrul legal

 b) dacă «da», vă rog să ne-o furnizaţi.c) există persoană responsabilă cu întocmirea dosarelor fiecărei achiziţii

 publice?X Unul dintre salariaţii

serv. care participăla desf ăşurarealicitaţiei

d) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.e) spaţiul destinat depozitării dosarelor achiziţiilor publice corespundecerinţelor?

X

19. Administrarea contractelor de achiziţii publicea) după încheierea contractelor de achiziţie publică mai este urmărităadministrarea acestora?

X

 b) dacă da, există persoana responsabilă cu această activitate? X În principiu şefulechipei, care acontribuit ladesf ăşurarea

 procedurii deatribuire acontractului deachiziţie

c) există lista activităţilor pentru realizarea recepţiei bunurilor/serviciilor/lucr ărilor care fac obiectul contractelor de achiziţii publice

încheiate?

X Cadrul legal

d) aveţi proceduri specifice scrise şi formalizate pentru numirea comisieişi realizarea recepţiei bunurilor/serviciilor/ lucr ărilor care fac obiectulcontractelor de achiziţii publice încheiate?

X Cadrul legal

e) dacă «da», vă rog să ni le furnizaţi.

Notă : Prin întrebările formulate şi r ă spunsurile primite ne asigur ăm de existen ţ a şi func ţ ionalitatea controalelor interne.

Stabil ir ea cri teri il or/factori lor de apreciere a r iscului  ş i a ponderi lor acestora , reprezintă al treilea pasal Anali zei ri scuril or .

 Normele generale recomandă   utilizarea următoarelor criterii/factori: aprecierea controlului intern,

aprecierea cantitativă şi aprecierea calitativă, însă în practică pot fi utilizate  şi alţi factori de risc, dar suma ponderilor acestora trebuie să fie 100.

Procedura - P05: Analiza riscurilor

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, A PONDERILOR  ŞI APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR 

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2004

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 120/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

120

Întocmit: Comănescu Cristian, Băcescu Ana Data:Avizat: Petrescu Aurel Data:

Nivelul de apreciere al riscului (Ni)Factori de risc(Fi)

Pondereafactorilor de risc

(Pi)  N  1   N  2   N 3

Apreciereacontroluluiintern F1

P1 – 55%  Există proceduri

şi se aplică

Există proceduri, suntcunoscute, dar nu seaplică

 Nu există proceduri

ApreciereacantitativăF2

P2 – 25%  Impact financiar 

scăzut  Impact financiar mediu

  Impact financiar ridicat

ApreciereacalitativăF3

P3 – 20%  Vulnerabilitate

mică  Vulnerabilitate medie Vulnerabilitate mare

Notă: Prin acest document se stabilesc, în func ţ ie de importan ţ a şi greutatea factorilor de risc, ponderile şi nivelurile de

apreciere ale riscurilor.Cei trei factori de risc sunt stabili ţ i prin normele generale şi sunt acoperitori pentru entitate, însă dacă dorim să

eviden ţ iem   şi al  ţ i factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, trebuie să   se aibă   în vedere ca suma ponderilor factorilor de risc să fie de asemenea 100.

Stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu   şi determinarea punctajului total al criteriului utilizat , reprezintă al patrulea pas al Procedurii - Analizei riscurilor.

 Punctajul total al riscului se realizează   prin înmul  ţ irea, pe fiecare risc identificat, a nivelului   şi ponderilor factorilor de risc   şi însumarea acestora pe baza formulei de calcul prezentate în normele generale, şi anume:

 P t = Σ  P i   x N i ,unde: P t  – punctaj total; P i – ponderea riscurilor pentru fiecare factor; N i – nivelul de apreciere a riscului pentru fiecare factor utilizat 

Pe baza informaţiilor anterioare, această   fază   se concretizează   în elaborarea documentului   Stabilirea nivelului de apreciere al riscului pe factori de risc  şi determinarea punctajului total al riscului , prezentat încontinuare.

Modelul privind Stabilirea nivelului riscului şi determinarea punctajului total este următorul:

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 121/233

Procedura - P05 : Analiza riscurilor

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ŞI PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publice

Perioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Întocmit: Com

ănescu Cristian, B

ăcescu Ana Data:

Avizat: Petrescu Aurel Data:

 A. OBIECTIVE GENERALE INI Ţ  IALE 

Criterii deanaliz ă a riscurilor 

Aprecierea controlului 

intern F 1 

Aprecierea 

cantitativ ă F 2 

Aprecierea 

calitativ ă F 3 

Nr .

crt.  Obi ecti ve Obi ect e au di tabi le Ri scu ri sem ni fi cati ve  

P1 55% Ni P2 25% Ni P3 20% Ni  

Punctaj total 

Procedurile specifice elaborate pentrureglementarea activităţii de achiziţii

 publice sunt insuficiente0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10

Procedurile specifice elaborate pentrureglementarea activităţii de achiziţii

 publice nu îndeplinesc condiţiile deconformitate

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55

Procedurile specifice elaborate pentrureglementarea activităţii de achiziţii

 publice nu sunt actualizate funcţie demodificările legislative

0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10

1. Procedurile specificecare reglementează

activitatea de achiziţii publice

Procedurile specifice elaborate pentru

reglementarea activităţii de achiziţii publice nu sunt cunoscute  şi nu se aplică

0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30

 Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu necesităţilecompartimentului

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55

Existenţa unui număr mare de posturineocupate

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55

I.   Organizarea activit ăţ iide achizi ţ ii publice

2. Resursele umane aleServ. AchiziţiiPublice

Insuficienţa unor programe de pregătire profesională

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 122/233

Dotarea de hard  şi soft insuficientă   0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,203. Dotarea cu tehnică decalcul a Serv. AchiziţiiPublice

Inexistenţa unui sistem informatic care să

asiste activitatea de achiziţii publice0,55 1 0,25 2 0,20 1 1,25

Inexistenţa bazei de date cu furnizorii de produse/executanţii de lucr ări/prestatoriide servicii şi preţurile practicate

0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,004. Baza de date cufurnizorii de

 produse/executanţii delucr ări/prestatorii deservicii şi preţurile

 practicate Neactualizarea sistematică a bazei de datecu furnizorii de produse/ executanţii delucr ări/ prestatorii de servicii şi a preturilor 

 practicate

0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00

Activitatea de achiziţii nu se desf ăşoar ă pe baza unui program anual

0,55 3 0,25 2 0,20 2 2,55

Corelarea insuficientă între Programul deachiziţii şi politica de realizarea aobiectivelor entităţii publice

0,55 3 0,25 2 0,20 1 2,35

Lipsa referatelor de necesitate privindachiziţiile

0,55 3 0,25 3 0,20 2 2,80

Depăşirea bugetului alocat 0,55 3 0,25 3 0,20 3 3,00Programul nu îndeplineşte condiţiile deconformitate

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55

Programul nu este actualizat pe parcursulderulării achiziţiilor 

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55

Corespondenţa produselor, serviciilor  şilucr ărilor cu sistemul de grupare şi decodificare utilizat în Clasificarea

 produselor  şi serviciilor asociateactivităţilor (CPSA) nu este cuprinsă înProgramul de achiziţii

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55

5. FundamentareaProgramului deachiziţii publice

Programul de achiziţii nu a avut în vederecontracte posibil de atribuit uneiîntreprinderi din categoria întreprinderilor mici şi mijlocii (IMM)

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00

Estimarea eronată a valorii contractelor de produse/lucr ări/servicii

0,55 3 0,25 2 0,20 2 2,55

Procedura de atribuire a contractului deachiziţie publică este stabilită f ăr ărespectarea pragurilor valorice prevăzuteîn ordonanţă

0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10

 II. Programul de achizi ţ ii publice

Alegerea procedurii deatribuire a contractelor deachiziţii publice

Divizarea achiziţiei publice astfel încât să

se obţină plafoane par ţiale mai mici0,55 3 0,25 3 0,20 2 2,80

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 123/233

 B. LICITAŢ  IE DESCHIS  Ă Criterii deanaliz ă a riscurilor 

Aprecierea controlulu i 

intern F 1 

Aprecierea 

cantitativ ă F 2 

Aprecierea 

calitativ ă F 3 

Nr .

crt.  Obi ect ive Obi ecte a udi tabi le Ri scu ri semn if icat ive  

P1 55% Ni P2 25% Ni P3 20% Ni  

Punctaj total 

Anunţul de intenţie nu respectă conţinutulminim de informaţii

0,55 2 0,25 1 0,20 2 1,75

Omiterea din anunţul de intenţie acontractelor cu o valoare estimată egalasau mai mare de 750.000 euro

0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80

Anunţul de intenţie cuprinde în comunachiziţii de produse, lucr ări şi servicii

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55

7. Anunţul de intenţie

Anunţul de intenţie nu este publicat întermenul legal

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55

DEPO nu îndeplineşte condiţiile deconformitate

0,55 2 0,25 1 0,20 2 1,75

DEPO cuprinde specificaţii redactate înfavoarea unui anumit agent economic

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55

8. ConstituireaDocumentaţiei pentruelaborarea şi prezentareaofertei (DEPO)

DEPO restricţionează posibilitateadepunerii ofertelor de către toţi ofertanţii

0,55 2 0,25 1 0,20 1 155

Decizia de numire a comisiei de evaluarenu îndeplineşte condiţiile de conformitate

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55

Membrii comisiei de evaluare nu au pregătire profesională şi experienţă

relevantă în domeniu

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55

Incompatibilitate între membri comisiei deevaluare şi ofertanţi (nu toate declaraţiilede confidenţialitate şi impar ţialitate ausemnătura membrilor comisiei deevaluare)

0,55 3 0,25 2 0,20 2 2,55

 III. Preg ătirea aplicării

 procedurii de licita ţ iedeschisă pentru

atribuirea

contractului de

achizi ţ ie publică

9. Constituirea comisiilor de evaluare

Constituirea unei singure comisii deevaluare pentru atribuirea mai multor contracte de achiziţii

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55

Anunţurile de participare nu respectă

condiţiile de conformitate0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80 IV. Lansarea procedurii

de licita ţ ie deschisă pentru atribu irea

contractului de

achizi ţ ie publică

10. Anunţul de participare

Anunţurile de participare publicate în altemijloace de informare conţin informaţiidiferite de cele apărute în M. Of. alRomâniei

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 124/233

Autoritatea contractantă nu transmite întermen DEPO către toţi ofertanţii care auînaintat o solicitare în acest sens

0,55 3 0,25 2 0,20 2 2,55

Oferirea de informaţii în avans unui agenteconomic

0,55 3 0,25 3 0,20 2 2,55

Termenele de r ăspuns la solicitările declarificări nu sunt respectate

0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80

11. Completările laDocumentaţia pentru elaborarea şi prezentarea ofertei(DEPO) şi dreptul de asolicita clarificări

Clarificările şi completările la DEPO nusunt transmise tuturor ofertanţilor care au

 primit documentaţia iniţială

0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,10

Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respectă cerinţele de conformitate

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55

Oferta depusă nu corespunde cerinţelor  prevăzute în DEPO

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55

Oferta depusă nu este autorizată(scrisoarea de înaintare şi împuternicirea)

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00

Acceptarea ofertei nedepuse la termen 0,55 1 0,25 2 0,20 1 1,25

Oferta nu este însoţită de dovadaconstituirii garanţiei pentru participare

0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00

Restricţionarea numărului ofertelor depuse 0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55Modificarea/retragerea ofertei în perioadade valabilitate

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00

Acceptarea oferteineeligibile/neînregistrate/f ăr ă capacitatetehnică şi economico-financiar ă

0,55 1 0,25 3 0,20 1 1,50

12. Deschiderea şicalificarea ofertelor 

Procedura nu se repetă în cazul în carenumărul ofertelor depuse este mai mic dedouă

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55

Examinarea ofertelor nu se realizează lasediul autorităţii contractante

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00

Evaluarea ofertelor nu se realizează înconcordanţă cu termenii prevăzuţi în

caietul de sarcini

0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80

Stabilirea eronată a clasamentului ofertelor 0,55 2 0,25 1 0,20 2 1,75Raportul de evaluare a ofertei  şi

 propunerea de atribuire a contractului nuîndeplineşte condiţiile de conformitate

0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20

V . Derularea procedurii

de licita ţ ie deschisă pentru atribuirea

contractului de

achizi ţ ie publică

13. Examinarea şievaluarea ofertelor învederea stabilirii oferteicâştigătoare

Rezultatul evaluării nu se comunică

 participanţilor 0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 125/233

Încheierea contractului de achiziţie nurespectă condiţiile de conformitate

0,55 3 0,25 2 0,20 2 2,55

Contractul nu se încheie cu ofertantul acărei ofertă a fost declarată câştigătoare

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00

Existenţa diferenţelor între termenii prevăzuţi în caietul de sarcini şi termeniicuprinşi în contractul de achiziţie încheiat

0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80

Garanţiile de participare nu se returnează

la termen0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00

14. Încheiereacontractului de achiziţie

 publică

Garanţia de bună execuţie este sub nivelulimpus sau nu este constituită

0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80

15. Anunţul de atribuire Anunţul de atribuire nu respectă condiţiile

de conformitate

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00

Dosarul achiziţiei publice nu respectă

condiţiile de conformitate0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,05

Distrugerea dosarului achiziţiei publiceînaintea limitei minime a termenului legal

0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80

16. Dosarul achiziţiei publice

Păstrarea dosarelor în locaţii şi/sau condiţiinecorespunzătoare

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00

C. CERERE DE OFERT  Ă Criterii deanaliz ă a riscurilor 

Aprecierea controlului 

intern F 1 

Aprecierea 

cantitativ ă F 2 

Aprecierea 

calitativ ă F 3 

Nr .

crt.  O bi ect ive O bi ect e au di tab il e R iscu r i sem ni f icat ive.

P1 55% Ni P2 25% Ni P3 20% Ni  

Punctaj total 

17. Studiul pieţei, crearea bazei proprii de date

Sistem de informare insuficient, carenu permite consultarea ofertelor reprezentative

0,55 2 0,25 1 0,20 2 1,75

DEPO nu respectă condiţiile deconformitate

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,5518. Constituirea şitransmitereaDocumentaţiei pentru

elaborarea   şi prezentareaofertei (DEPO)

DEPO cuprinde specificaţiiredactate în favoarea unui anumitagent economic

0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,05

Decizia de numire a comisiei deevaluare nu îndeplineşte condiţiilede conformitate

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55

VI. Preg  ătirea aplicării

 procedurii d e cerere de

oferte pentru atribuirea

contractului de achizi ţ ie publică

19. Constituireacomisiilor de evaluare

Membrii comisiei de evaluare nu au pregătire profesională şi experienţă

relevantă în domeniu

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 126/233

Incompatibilitate între membricomisiei de evaluare şi ofertanţi (nutoate declaraţiile de confidenţialitateşi impar ţialitate au semnăturamembrilor comisiei de evaluare)

0,55 1 0,25 1 0,20 3 1,40

Constituirea unei singure comisii deevaluare pentru atribuirea maimultor contracte de achiziţii

0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20

Anunţul/Invitaţia de participare nurespectă condiţiile de conformitate

0,55 2 0,25 1 0,20 2 1,75

Invitaţia de participare se transmiteîntâmplător, f ăr ă o selectare

 prealabilă a pieţei

0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00

20. Anunţul/ Invitaţia de participare

Transmiterea unei singure invitaţiide participare

0,55 2 0,25 3 0,20 3 2,45

Termenele de r ăspuns la solicitărilede clarificări nu sunt respectate

0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80

VII. Lansarea procedurii de

cerere de oferte pentru

atribuirea contractului de

achizi ţ ie publică

21. Dreptul de a solicitaclarificări la DEPO

Clarificările şi completă ile la DEPOnu sunt transmise tuturor ofertanţilor care au primit documentaţia iniţială

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55

Procesul-verbal de deschidere aofertelor nu respectă cerinţele deconformitate

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55

Oferta depusă nu corespundecerinţelor prevăzute în DEPO

0,55 1 0,25 2 0,20 1 1,25

Ofertele nu respectă termenul dedepunere

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00

Acceptarea ofertelor care nu-şidovedesc calificarea, dacă este cazul

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55

Oferta depusă nu este însoţită dedovada constituirii garanţiei pentru

 participare, dacă este cazul

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00

22. Deschiderea şicalificarea ofertelor 

Modificarea/retragerea ofertei în perioada de valabilitate

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00

Evaluarea ofertelor nu se realizează

în concordanţă cu termenii prevăzuţiîn caietul de sarcini

0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80

Stabilirea eronată a clasamentuluiofertelor 

0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00

VIII. Derularea procedurii de

cerere de oferte pentru

atribuirea contractului de

achizi ţ ie publică

23. Examinarea şievaluarea ofertelor învederea stabilirii oferteicâştigătoare

Raportul de evaluare a ofertei şi propunerea de atribuire acontractului nu îndeplineştecondiţiile de conformitate

0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 127/233

Rezultatul evaluării nu se comunică

 participanţilor 0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00

Încheierea contractului de achiziţienu respectă condiţiile deconformitate

0,55 3 0,25 2 0,20 2 2,55

Contractul nu se încheie cuofertantul a cărei ofertă a fostdeclarată câştigătoare

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00

Existenţa diferenţelor între termenii prevăzuţi în caietul de sarcini şitermenii cuprinşi în contractul deachiziţie încheiat

0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80

Garanţiile de participare nu sereturnează la termen

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00

Încheiereacontractului de achiziţie

 publică

Garanţia de buna execuţie este subnivelul impus sau nu este constituită

0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80

Dosarul achiziţiei publice nurespectă condiţiile de conformitate

0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20

Distrugerea dosarului achiziţiei publice înaintea limitei minime atermenului legal

0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80

25. Dosarul achiziţiei publice

Păstrarea dosarelor în locaţii si/saucondiţii necorespunzătoare

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00

 D. OBIECTIVE GENERALE FINALE 

Criterii deanaliz ă a riscurilor 

Aprecierea controlului 

intern F 1 

Aprecierea 

cantitativ ă F 2 

Aprecierea 

calitativ ă F 3 

Nr .

crt.  Obi ecti ve Obi ecte a udi tabi le Ri scu ri sem ni fi cat ive  

P1 55% Ni P2 25% Ni P3 20% Ni  

Punctaj total 

Acceptarea contestaţiilor care nuîndeplinesc condiţiile de

conformitate

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00

Analiza contestaţiei nu se realizează

în conformitate cu termenii dincaietul de sarcini

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00

Rezoluţia autorităţii contractante nus-a comunicat în termen

0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20

 IX. C ăi de atac   26. Calea de atac

administrativă

Rezoluţia autorităţii contractante nus-a comunicat tuturor participanţilor încă implicaţi

0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 128/233

Contestatorul nu-şi notifică poziţiafaţă de rezoluţia şi măsurilecorective decise

0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00

27. Calea de atac în justiţie

Fundamentarea insuficientă areprezentării în instanţă a cauzei

0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20

28. Dosarul de urmă ire aderulării contractuluiîncheiat

Dosarul de urmărire a derulăriicontractului de achiziţie publice nuîndeplineşte condiţiile deconformitate

0,55 3 0,25 2 0,20 2 2,55

Acceptarea nejustificată de devieride la cantitatea, calitatea sautermenele stabilite

0,55 3 0,25 2 0,20 1 2,3529. Constatareaminusurilor sau

 plusurilor la recepţieAcceptarea la plată a unor activităţinefinalizate

0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80

 X. Administrarea contrac tului

de achizi ţ ie publică

30. Certificarea şiverificarea facturilor 

 Neconcordanta între conţinutulfacturilor (preţ, cantitate) şi termeniicontractului

0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80

Notă:Stabilirea nivelului riscului  ş i a punctajului total al riscului  este documentul din procedura de  Analiz ă a riscurilor  în care auditorii evalueaz ă  riscurile şi determină punctajul total pe

baza documentelor în posesia cărora au intrat până în acest moment, dar  şi pe baza expertizei personale în domeniu. Totu şi, Chestionarul de control intern  – CCI, prezentat anterior, este

documentul, cel mai important pe care auditorul intern îl are în vedere pentru aprecierea nivelului riscurilor în aceast ă faz ă.

 Auditorii in terni au împăr  ţ it riscurile în următoarele trei categorii :

- ri sc uri mi ci 1, 00 – 1,20 ;

- ri sc ur i m ed ii 1 ,25 – 2 ,0 0 ;

- ri sc uri ma ri 2, 05 – 3,00.

 Elaborarea a cestui document are un oarecare grad de subi ectivitate  şi din aceste motive auditorii interni aduc îmbunăt ăţ iri acestei lucr ări pe toata durata misiunii de audit în func ţ ie de

informa ţ iile privind activit ăţ ile auditate şi a riscurilor ata şate acestora, pe care le constat ă.

E. Clasarea riscurilor pe baza punctajelor totale ob  ţ inu te în: ri sc mare, risc mediu  şi risc mic, este al cincilea pas al procedurii  Analiza riscurilor .

Împăr ţirea riscurilor în cele trei categorii se realizează ţinând cont de importanţa riscurilor  şi de resursele de audit de care dispunem, respectiv numărul de auditori internişi numărul de ore efectuate pentru desf ăşurarea misiunii.

În studiul de faţă riscurile au fost împăr ţite astfel:Riscuri mici 1,00 - 1,20Riscuri medii 1,25 - 2,00Riscuri mari 2,05 - 3,00

Aceasta fază se finalizează prin elaborarea documentului  Clasarea operaţiilor în funcţie de analiza riscului, prezentat în continuare.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 129/233

Procedura - P05 : Analiza riscurilor

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

CLASAREA RISCURILOR PE BAZA PUNCTAJELOR TOTALE

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publice

Perioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Întocmit: Comănescu Cristian, Băcescu Ana Data:Avizat: Petrescu Aurel Data:

 A. OBIECTIVE GENERALE INI Ţ  IALE 

Nr .

crt.  Domeni u Obiecte auditabil e Riscur i semni f icati ve Punctaj total  

  Clasare 

risc   Obs.

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii de achiziţii publicesunt insuficiente

2,10 Mare

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii de achiziţii publicenu îndeplinesc condiţiile de conformitate

1,55 Mediu

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii de achiziţii publicenu sunt actualizate funcţie de modificările legislative

2,10 Mare

1. Procedurile specifice carereglementează activitatea deachiziţii publice

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii de achiziţii publicenu sunt cunoscute şi nu se aplică

2,30 Mare

 Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu necesităţilecompartimentului

1,55 Mediu

Existenţa unui număr mare de posturi neocupate 1,55 Mediu

2. Resursele umane aleServ. Achiziţii Publice

Insuficienţa unor programe de pregătire profesională   1,55 Mediu

Dotarea de hard şi soft insuficientă   1,20 Mic Nu3. Dotarea cu tehnică decalcul a Serv. AchiziţiiPublice

Inexistenţa unui sistem informatic care să asiste activitatea de achiziţii publice 1,25 Mediu

Inexistenţa bazei de date cu furnizorii de produse/executanţii de lucr ări/prestatoriide servicii şi preşurile practicate

2,00 Mediu

I.   Organizarea activit ăţ iide achizi ţ ii publice

4. Baza de date cu furnizoriide produse/executanţii delucr ări/ prestatorii de serviciişi preturile practicate   Neactualizarea sistematică a bazei de date cu furnizorii de produse/executanţii de

lucr ări/prestatorii de servicii şi a preţurilor practicate2,00 Mediu

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 130/233

Nr .

crt.  Domeni u Obiecte auditabil e Riscur i semni f icati ve Punctaj total  

  Clasare 

risc   Obs.

Activitatea de achiziţii nu se desf ăşoar ă pe baza unui program anual 2,55 Mare

Corelarea insuficientă între Programul de achiziţii şi politica de realizarea aobiectivelor entităţii publice

2,35 Mare

Lipsa referatelor de necesitate privind achiziţiile 2,80 Mare

Depăşirea bugetului alocat 3,00 MareProgramul nu îndeplineşte condiţiile de conformitate 1,55 MediuProgramul nu este actualizat pe parcursul derulării achiziţiilor 1,55 MediuCorespondenţa produselor, serviciilor  şi lucr ărilor cu sistemul de grupare şi decodificare utilizat în Clasificarea produselor  şi serviciilor asociate activităţilor (CPSA) nu este cuprinsă în Programul de achiziţii

1,55 Mediu

5. FundamentareaProgramului de achiziţii

 publice

Programul de achiziţii nu a avut în vedere contracte posibil de atribuit uneiîntreprinderi din categoria întreprinderilor mici  şi mijlocii (IMM)

1,00 Mic Nu

Estimarea eronată a valorii contractelor de furnizare/lucr ări/servicii 2,55 Mare

Procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică este stabilită f ăr ărespectarea pragurile valorice prevăzute în ordonanţă

2,10 Mare

 II. Programul de achizi ţ ii publice

6. Alegerea procedurii deatribuire a contractelor deachiziţii publice

Divizarea achiziţiei publice astfel încât să se obţină plafoane par ţiale mai mici 2,80 Mare

 B. LICITAŢ  IE DESCHIS  Ă Nr .

crt.  Obiecti ve Obi ecte auditabil e Riscur i semni f icati ve Punctaj total  

  Clasare 

r isc Obs.

Anunţul de intenţie nu respectă conţinutul minim de informaţii 1,75 MediuOmiterea din anunţul de intenţie a contractelor cu o valoare estimată egală sau maimare de 750.000 euro

1,80 Mediu

Anunţul de intenţie cuprinde în comun achiziţii de produse, lucr ări şi servicii 1,55 Mediu

7. Anunţul de intenţie

Anunţul de intenţie nu este publicat în termenul legal 1,55 Mediu

DEPO nu îndeplineşte condiţiile de conformitate 1,75 MediuDEPO cuprinde specificaţii redactate în favoarea unui anumit agent economic 1,55 Mediu

8. ConstituireaDocumentaţiei

 pentru elaborarea şirezentarea ofertei (DEPO)

DEPO restricţionează posibilitatea depunerii ofertelor de către toţi ofertanţii 155 Mediu

Decizia de numire a comisiei de evaluare nu îndeplineşte condiţiile deconformitate

1,55 Mediu

Membrii comisiei de evaluare nu au pregătire profesională şi experienţă relevanţă

în domeniu1,55 Mediu

 III. Preg ătirea aplicării

 procedurii d e licita ţ iedeschisă pentru

atribuirea contractului de

achizi ţ ie publică

9. Constituirea comisiilor deevaluare

Incompatibilitate între membri comisiei de evaluare  şi ofertanţi (nu toatedeclaraţiile de confidenţialitate şi impar ţialitate au semnătura membrilor comisieide evaluare)

2,55 Mare

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 131/233

Nr .

crt.  Obiecti ve Obi ecte auditabil e Riscur i semni f icati ve Punctaj total  

  Clasare 

r isc Obs.

Constituirea unei singure comisii de evaluare pentru atribuirea mai multor contracte de achiziţii

1,55 Mediu

Anunţul de participare nu respectă condiţiile de conformitate 1,80 Mediu IV. Lansarea procedurii de

licita ţ ie deschisă pentru

atribuirea contractului de

achizi ţ ie publică

10. Anunţul de participare

Anunţurile de participare publicate în alte mijloace de informare con ţin informaţiidiferite de cele apărute în M. Of. al României

1,55 Mediu

Autoritatea contractantă nu transmite în termen DEPO către toţi ofertanţii care auînaintat o solicitare în acest sens

2,55 Mare

Oferirea de informaţii în avans unui agent economic 2,55 Mare

Termenele de r ăspuns la solicitările de clarificări nu sunt respectate 1,80 Mediu

11. Completările laDocumentaţia pentruelaborarea şi prezentareaofertei (DEPO) şi dreptul dea solicita clarificări

Clarificările şi completările la DEPO nu sunt transmise tuturor ofertan ţilor care au primit documentaţia iniţială

2,10 Mare

Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respectă cerinţele de con fo rmi tate 1 ,55 Medi uOferta depusă nu corespunde cerinţelor prevăzute în DEPO 1,55 MediuOferta depusă nu este autorizată (scrisoarea de înaintare şi împuternicirea) 1,00 Mic NuAcceptarea ofertei nedepuse la termen 1,25 MediuOferta nu este însoţită de dovada constituirii garanţiei pentru participare 2,00 MediuRestricţionarea numărului ofertelor depuse 1,55 MediuModificarea/retragerea ofertei în perioada de valabilitate 1,00 Mic NuAcceptarea ofertei neeligibile/neînregistrate/f ăr ă capacitate tehnica  şi economico-financiar ă

1,50 Mediu

12. Deschiderea şicalificarea ofertelor 

Procedura nu se repetă în cazul în care numărul ofertelor depuse este mai mic dedouă

1,55 Mediu

Examinarea ofertelor nu se realizează la sediul autorităţii contractante 1,00 Mic Nu

Evaluarea ofertelor nu se realizează în concordan  ă cu termenii prevăzu i în caietulde sarcini

1,80 Mediu

Stabilirea eronată a clasamentului ofertelor 1,75 MediuRaportul de evaluare a ofertei  şi propunerea de atribuire a contractului nuîndeplineşte condiţiile de conformitate

1,20 Mic Nu

13. Examinarea şi evaluareaofertelor în vederea stabiliriiofertei câştigătoare

Rezultatul evaluării nu se comunică participanţilor 1,00 Mic NuÎncheierea contractului de achiziţie nu respectă condiţiile de conformitate 2,55 Mare

Contractul nu se încheie cu ofertantul a c ărei oferta a fost declarată câştigătoare 1,00 Mic Nu

Existenţa diferenţelor între termenii prevăzuţi în caietul de sarcini şi termeniicuprinşi în contractul de achiziţie încheiat

1,80 Mediu

Garanţiile de participare nu se returnează la termen 1,00 Mic Nu

14. Încheierea contractuluide achiziţie publică

Garanţia de bună execuţie este sub nivelul impus sau nu este constituit ă   1,80 Mediu

V. Derularea procedurii de

licita ţ ie deschisă pentru

atribuirea contractului de

achizi ţ ie publică

15. Anunţul de atribuire Anunţul de atribuire nu respectă condiţiile de conformitate 1,00 Mic Nu

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 132/233

Nr .

crt.  Obiecti ve Obi ecte auditabil e Riscur i semni f icati ve Punctaj total  

  Clasare 

r isc Obs.

Dosarul achiziţiei publice nu respectă condiţiile de conformitate 2,05 MareDistrugerea dosarului achiziţiei publice înaintea limitei minime a termenului legal 1,80 Mediu

16. Dosarul achiziţiei publice

Păstrarea dosarelor în locaţii şi/sau condiţii necorespunzătoare 1,00 Mic Nu

C. CERERE DE OFERT  Ă Nr .

crt.  Obi ective Obi ecte auditabi le Riscur i semni f icati ve. Punctaj total  

  Clasare 

risc   Obs.

17. Studiul pieţei, crearea bazei proprii de date

Sistem de informare insuficient, care nu permite consultarea ofertelor reprezentative

1,75 Mediu

DEPO nu este întocmită conform prevederilor legale 1,55 Mediu18. Constituirea şi transmitereaDocumentaţiei pentru elaborareaşi prezentarea ofertei (DEPO)   DEPO are specificaţii redactate în favoarea unui anumit agent economic 2,05 Mare

Decizia de numire a comisiei de evaluare nu îndeplineşte condiţiile deconformitate

1,55 Mediu

Membrii comisiei de evaluare nu au pregătire profesională şi experienţă relevanţă

în domeniu1,00 Mic Nu

Incompatibilitate între membri comisiei de evaluare  şi ofertanţi (nu toatedeclaraţiile de confidenţialitate şi impar ţialitate au semnătura membrilor comisieide evaluare)

1,40 Mediu

VI. Preg  ătirea aplicării

 procedurii d e cerere

de oferte pentru

atribuirea

contractului de

achizi ţ ie publică 19. Constituirea comisiilor deevaluare

Constituirea unei singure comisii de evaluare pentru atribuirea mai multor contracte de achiziţii

1,20 Mic Nu

Anunţul/Invitaţia de participare nu respectă condiţiile de conformitate 1,75 Mediu

Invitaţia de participare se transmite întâmplător, f ăr ă o selectare prealabilă a pieţei 2,00 Mediu

20. Anunţul/Invitaţia de participare

Transmiterea unei singure invitaţii de participare 2,45 Mare

Termenele de r ăspuns la solicitările de clarificări nu sunt respectate 1,80 Mediu

VII. Lansarea procedurii

de cerere de oferte

 pentru at ribuirea

contractului de

achizi ţ ie publică   21. Dreptul de a solicitaclarificări la DEPO

Clarificările şi completările la DEPO nu sunt transmise tuturor ofertanţilor careau primit documentaţia iniţială

1,55 Mediu

Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respectă cerinţel e d e con formi tat e 1 ,55 Medi u

Oferta depusă nu corespunde cerinţelor prevăzute în DEPO 1,25 MediuOfertele nu respectă termenul de depunere 1,00 Mic NuAcceptarea ofertelor care nu-şi dovedesc calificarea, dacă este cazul 1,55 MediuOferta depusă nu este însoţită de dovada constituirii garanţiei pentru participare,dacă este cazul

1,00 Mic Nu

VIII. Derularea proceduriide atribuire a

contractului de

achizi ţ ie publică

22. Deschiderea şi calificareaofertelor 

Modificarea/retragerea ofertei în perioada de valabilitate 1,00 Mic Nu

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 133/233

Nr .

crt.  Obi ective Obi ecte auditabi le Riscur i semni f icati ve. Punctaj total  

  Clasare 

risc   Obs.

Evaluarea ofertelor nu se realizează în concordanţă cu termenii prevăzuţi încaietul de sarcini

1,80 Mediu

Stabilirea eronată a clasamentului ofertelor 2,00 MediuRaportul de evaluare a ofertei şi propunerea de atribuire a contractului nuîndeplineşte condiţiile de conformitate

1,55 Mediu

23. Examinarea şi evaluareaofertelor în vederea stabiliriiofertei câştigătoare

Rezultatul evaluării nu se comunică participanţilor 1,00 Mic Nu

Încheierea contractului de achiziţie nu respectă condiţiile de conformitate 2,55 MareContractul nu se încheie cu ofertantul a c ărei ofertă a fost declarata câştigătoare 1,00 Mic NuExistenţa diferenţelor între termenii prevăzuţi în caietul de sarcini şi termeniicuprinşi în contractul de achiziţie încheiat

1,80 Mediu

Garanţiile de participare nu se returnează la termen 1,00 Mic Nu

24. Încheierea contractului deachiziţie publică

Garanţia de bună execuţie este sub nivelul impus sau nu este constituită   1,80 Mediu

Dosarul achiziţiei publice nu respectă condiţiile de conformitate 1,20 Mic Nu

Distrugerea dosarului achiziţiei publice înaintea limitei minime a termenului legal 1,80 Mediu

25. Dosarul achiziţiei publice

Păstrarea dosarelor în locaţii şi/sau condiţii necorespunzătoare 1,00 Mic Nu

 D. OBIECTIVE GENERALE FINALE 

Nr .

crt.  Obiective Obiecte auditabi le Riscuri semnif i cati ve  

  Punctaj 

total 

Clasare 

risc   Obs.

Acceptarea contestaţiilor care nu îndeplinesc condiţiile de conformitate 1,00 Mic NuAnaliza contestaţiei nu se realizează în conformitate cu termenii din caietul desarcini

1,00 Mic Nu

Rezoluţia autorităţii contractante nu s-a comunicat în termen 1,20 Mic NuRezoluţia autorităţii contractante nu s-a comunicat tuturor participan ţilor încă

implicaţi1,20 Mic Nu

26. Calea de atacadministrativă

Contestatorul nu-şi notifica poziţia faţă de rezoluţia şi măsurile corectivedecise

1,00 Mic Nu

 IX. C ăi de atac

27. Calea de atac în justiţie Fundamentarea insuficientă a reprezentării în instanţă a cauzei 1,20 Mic Nu

28. Dosarul de urmărire aderulării contractului încheiat

Dosarul de urmărire a derulării contractului de achiziţie publice nuîndeplineşte condiţiile de conformitate

2,55 Mare

Acceptarea nejustificată de devieri de la cantitatea, calitatea sau termenelestabilite

2,35 Mare29. Constatarea minusurilor sau plusurilor la recepţie

Acceptarea la plată a unor activităţi nefinalizate 1,80 Mediu

 X. Administrarea

contractului de

achizi ţ ie publică

30. Certificarea şi verificareafacturilor 

 Neconcordanţă între conţinutul facturilor  şi termenii contractului 1,80 Mediu

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 134/233

Notă: Pe baza punctajelor totale ob ţ inute anterior, riscul se poate clasa pe baza unei sc ări de valori predeterminate în: risc mic, risc mediu, risc mare.

Obiectele auditabile clasate ca fiind cu riscuri mici, nu vor intra în etapa de ierarhizare, respectiv nu vor fi cuprinse în documentul Tabelul puncte tari şi puncte slabe. Riscurile prezint ăun nivel scă zut, iar importan ţ a lor este redusă pentru moment.

Obiectele auditabile clasate ca fiind cu riscuri semnificative (mari  şi medii), vor intra în auditare şi vor fi preluate pentru ierarhizare în documentul  Tabelul puncte tari  ţ i puncte slabe .

F. I erarhi zarea opera  ţ iunilor  ce urmează a fi auditate, este al  şaselea pas al Analizei riscurilor  şi se concretizează în elaborarea Tabelului puncte tari  şi puncte slabe unde se prezintă sintetic rezultatul evaluării fiecărei operaţiuni analizate şi ierarhizarea riscurilor în scopul orientării activităţii de audit intern în vederea stabilirii tematicii în detaliu.

„Un punct tare” sau „un punct slab” trebuie să fie exprimat în funcţie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urm ărită, pentru a asigura buna funcţionare astructurii auditate.

Modelul elabor ării Tabelului puncte tari şi puncte slabe este următorul:

Procedura - P05 : Analiza riscurilor

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

IERARHIZAREA RISCURILOR TABELUL PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publice

Perioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Întocmit: Comănescu Cristian, Băcescu Ana Data:Avizat: Petrescu Aurel Data:

 A. OBIECTIVE GENERALE INI Ţ  IALE 

Nr .

crt.  Domeniu Obi ecte auditabil e Ri scuri semnif i cative  

  Punct 

T/ S 

Consecin  ţ a 

func  ţ ion ăr i i /    

nefunc  ţ ion ări i 

controlului intern 

Grad de încredere 

al auditor ulu i în 

controlul intern 

Obs.

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţiide achiziţii publice sunt insuficiente

S Scăzut I. Organizarea

activit ăţ ii de achizi ţ ii publice

1. Procedurile specifice carereglementează activitatea deachiziţii publice   Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii

de achiziţii publice nu îndeplinesc condiţiile de conformitateS Scăzut

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 135/233

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţiide achiziţii publice nu sunt actualizate func ţie de modificărilelegislative

S Scăzut

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţiide achiziţii publice nu sunt cunoscute şi nu se aplică

S Scăzut

 Neadecvarea structurii profesionale a personalului cunecesităţile compartimentului

T Problemele legate deneadecvare ale

 personalului vor firezolvate prin

 programe de pregătire profesională

Mediu

Existenţa unui număr mare de posturi neocupate S Scăzut

2. Resursele umane ale Serv.Achiziţii Publice

Insuficienţa unor programe de pregătire profesională   S Scăzut3. Dotarea cu tehnică de calcula Serv. Achiziţii Publice

Inexistenţa unui sistem informatic care să asiste activitatea deachiziţii publice

T Aplicaţia informatică

este în faza de testareRidicat

Inexistenţa bazei de date cu furnizorii de produse/executanţii delucr ări/ prestatorii de servicii şi preţurile practicate

T Baza d e date est econstituită, dar neactualizată

Mediu4. Baza de date cu furnizoriide produse/ executanţii delucr ări/ prestatorii de servicii şi

 preţurile practicate Neactualizarea sistematică a bazei de date cu furnizorii de produse/ executanţii de lucr ări/prestatorii de servicii  şi a preţurilor practicate

S Mediu

Activitatea de achiziţii nu se desf ăşoar ă pe baza unui programanual

S Scăzut

Corelarea insuficientă între Programul de achiziţii şi politica derealizarea a obiectivelor entităţii publice

T Sistemul de controlintern este coerent şisuficient

Ridicat

Lipsa referatelor de necesitate privind achiziţiile S Scăzut

Depăşirea bugetului alocat S ScăzutProgramul nu îndeplineşte condiţiile de conformitate S MediuProgramul nu este actualizat pe parcursul derulării achiziţiilor S Scăzut

 II. Programul de

achizi ţ ii publice

5. Fundamentarea Programuluide achiziţii publice

Corespondenţa produselor, serviciilor  şi lucr ărilor cu sistemulde grupare şi de codificare utilizat în Clasificarea produselor  şiserviciilor asociate activităţilor (CPSA) nu este cuprinsă înProgramul de achiziţii

T Sistemul de controlintern este eficient

Ridicat

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 136/233

Estimarea eronată a valorii contractelor defurnizare/lucr ări/servicii

S Scăzut

Procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică estestabilită f ăr ă respectarea pragurilor valorice prevăzute înordonanţă

S Mediu

6. Alegerea procedurii deatribuire a contractelor deachiziţii publice

Divizarea achiziţiei publice astfel încât să se obţină plafoane par ţiale mai mici

S Scăzut

 B. LICITAŢ  IE DESCHIS  Ă Nr .

crt.  Obiecti ve Obiecte auditabil e Ri scuri semnif i cative  

  Punct 

T/S   Consecin  ţ a G r ad d e în cr ed er e O bs.

Anunţul de intenţie nu respectă conţinutul minim de informaţii S

Omiterea din anunţul de intenţie a contractelor cu o valoareestimată egală sau mai mare de 750.000 euro S

Anunţul de intenţie cuprinde în comun achiziţii de produse,lucr ări şi servicii

S

7. Anunţul de intenţie

Anunţul de intenţie nu este publicat în termenul legal S

DEPO nu îndeplineşte condiţiile de conformitate S MediuDEPO cuprinde specificaţii redactate în favoarea unui anumitagent economic

S Scăzut8. Constituirea Documentaţiei

 pentru elaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO)

DEPO restricţionează posibilitatea depunerii ofertelor de cătretoţi ofertanţii

S Scăzut

Decizia de numire a comisiei de evaluare nu îndeplineştecondiţiile de conformitate

S Scăzut

Membrii comisiei de evaluare nu au pregătire profesională şiexperienţă relevantă în domeniu

S Mediu

Incompatibilitate între membri comisiei de evaluare  şiofertanţi (nu toate declaraţiile de confidenţialitate şiimpar ţialitate au semnătura membrilor comisiei de evaluare)

S Scăzut

 III. Preg ătirea aplicării

 procedurii d e licita ţ iedeschisă pentru

atribuirea contractului

de achizi ţ ie publică

9. Constituirea comisiilor deevaluare

Constituirea unei singure comisii de evaluare pentru atribuireamai multor contracte de achiziţii

S Scăzut

Anunţul de participare nu respectă condiţiile de conformitate S Scăzut IV. Lansarea procedurii

de licita ţ ie deschisă pentru atribu irea

contractului de

achizi ţ ie publică

10. Anunţul de participare

Anunţurile de participare publicate în alte mijloace deinformare conţin informaţii diferite de cele apărute în M. Of.al României

S Scăzut

Autoritatea contractantă nu transmite în termen DEPO cătretoţi ofertanţii care au înaintat o solicitare în acest sens

S Scăzut

Oferirea de informaţii în avans unui agent economic S Scăzut

V. Derularea procedurii

de licita ţ ie deschisă pentru atribu irea

contractului de

achizi ţ ie publică

11. Completările laDocumentaţia pentruelaborarea şi prezentareaofertei (DEPO) şi dreptul de asolicita clarificări   Termenele de r ăspuns la solicitările de clarificări nu sunt

respectateS Scăzut

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 137/233

Nr .

crt.  Obiecti ve Obiecte auditabil e Ri scuri semnif i cative  

  Punct 

T/S   Consecin  ţ a G r ad d e în cr ed er e O bs.

Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respectă cerinţelede conformitate

S Mediu

Oferta depusă nu corespunde cerinţelor prevăzute în DEPO S Scăzut

Acceptarea ofertei nedepuse la termen S Scăzut

Oferta nu este însoţită de dovada constituirii garanţiei pentru participare

S Scăzut

Restricţionarea numărului ofertelor depuse S Mediu

Acceptarea ofertei neeligibile/neînregistrate/f ăr ă capacitatetehnică şi economico-financiar ă

S Mediu

12. Deschiderea şi calificareaofertelor 

Procedura nu se repetă în cazul în care numărul ofertelor depuse este mai mic de două S Scăzut

Evaluarea ofertelor nu se realizează în concordanţă cu termenii prevăzuţi în caietul de sarcini

S Scăzut13. Examinarea şi evaluareaofertelor în vederea stabiliriiofertei câştigătoare

Stabilirea eronată a clasamentului ofertelor T Există o procedur ăscrisă, dar neformalizată, care serespectă

Ridicat

Încheierea contractului de achiziţie nu respectă condiţiile deconformitate

S Scăzut

Existenţa diferenţelor între termenii prevăzuţi în caietul desarcini şi termenii cuprinşi în contractul de achiziţie încheiat

S Scăzut

14. Încheierea contractului deachiziţie publică

Garanţia de buna execuţie este sub nivelul impus sau nu esteconstituită

S Mediu

Dosarul achiziţiei publice nu respectă condiţiile deconformitate

S Mediu16. Dosarul achiziţiei publice

Distrugerea dosarului achiziţiei publice înaintea limiteiminime a termenului legal

T P ro cedu ra scri săcuprinde şi arhivarea

dosarelor de achiziţii publice

Ridicat

C. CERERE DE OFERTE 

Nr .

crt.  Obiective Obi ecte auditabi le Riscur i semni f icative.

  Punct 

T/S   Consecin  ţ a Gr ad de în cr eder e Ob s.

VI. Preg  ătirea aplicării

 procedurii de cerere

17. Studiul pieţei, crearea bazei proprii de date

Sistem de informare insuficient, care nu permite consultareaofertelor reprezentative

S Scăzut

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 138/233

Nr .

crt.  Obiective Obi ecte auditabi le Riscur i semni f icative.

  Punct 

T/S   Consecin  ţ a Gr ad de în cr eder e Ob s.

DEPO nu respectă condiţiile de conformitate T Există un sistem decontrol intern eficient

Ridicat18. Constituirea şi transmitereaDocumentaţiei pentru elaborareaşi prezentarea ofertei (DEPO)   DEPO cuprinde specificaţii redactate în favoarea unui

anumit agent economicS Scăzut

Decizia de numire a comisiei de evaluare nu îndeplineştecondiţiile de conformitate

T Există un sistem decontrol intern eficient

Ridicat

de oferte pentru

atribuirea

contractului de

achizi ţ ie publică19. Constituirea comisiilor deevaluare

Incompatibilitate între membri comisiei de evaluare  şiofertanţi (nu toate declaraţiile de confidenţialitate şiimpar ţialitate au semnătura membrilor comisiei de

evaluare)

T Există un sistem decontrol intern carefuncţionează

Mediu

Anunţul/Invitaţia de participare nu respectă condiţiile deconformitate

S Scăzut

Invitaţia de participare se transmite întâmplător, f ăr ă oselectare prealabilă a pieţei

S Scăzut

20.Anuntul/ Invitaţia de participare

Transmiterea unei singure invitaţii de participare S Scăzut

Termenele de r ăspuns la solicitările de clarificări nu suntrespectate

S Scăzut

VII. Lansarea procedurii

de cerere de oferte

 pentru atribui rea

contractului de

achizi ţ ie publică

21. Dreptul de a solicitaclarificări la DEPO

Clarificările şi completările la DEPO nu sunt transmisetuturor ofertanţilor care au primit documentaţia iniţială

S Mediu

Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respectă

cerinţele de conformitateS Mediu

Oferta depusă nu corespunde cerinţelor prevăzute în DEPO S Scăzut

Acceptarea ofertelor care nu-si dovedesc calificarea, dacaeste cazul

T Există un sistem decontrol intern carefuncţionează

Ridicat

22. Deschiderea şi calificareaofertelor 

Oferta depusă nu este însoţită de dovada constituiriigaranţiei pentru participare, dacă este cazul

S Mediu

Evaluarea ofertelor nu se realizează în concordanţă cutermenii prevăzuţi în caietul de sarcini

S Scăzut

VIII. Derularea procedurii

de cerere de oferte

 pentru atribui rea

contractului de

achizi ţ ie publică

23. Examinarea şi evaluareaofertelor în vederea stabiliriiofertei câştigătoare

Stabilirea eronată a clasamentului ofertelor S Scăzut

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 139/233

Nr .

crt.  Obiective Obi ecte auditabi le Riscur i semni f icative.

  Punct 

T/S   Consecin  ţ a Gr ad de în cr eder e Ob s.

Raportul de evaluare a ofertei  şi propunerea de atribuire acontractului nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

S Scăzut

Încheierea contractului de achiziţie nu respecta condiţiile deconformitate

S Scăzut

Existenţa diferenţelor între termenii prevăzuţi în caietul desarcini şi termenii cuprinşi în contractul de achiziţieîncheiat

S Scăzut

24. Încheierea contractului deachiziţie publică

Garanţia de bună execuţie este sub nivelul impus sau nueste constituită

S Mediu

25. Dosarul achiziţiei publice Distrugerea dosarului achiziţiei publice înaintea limiteiminime a termenului legal

T Există o procedur ăscrisă, care conţinereguli de arhivare şicare se respectă

Ridicat

 D. OBIECTIVE GENERALE FINALE 

Nr .

crt.  Obiective Obi ecte auditabi le Riscur i semni f icati ve  

  Punct 

T/S   Consecin  ţ a G rad de în cr ed er e O bs.

28. Dosarul de urmărire aderulării contractului încheiat

Dosarul de urmărire a derulării contractului de achiziţie publice nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

S Mediu

Acceptarea nejustificată de devieri de la cantitatea, calitateasau termenele stabilite

S Scăzut29. Constatarea minusurilor sau plusurilor la recepţie

Acceptarea la plată a unor activităţi nefinalizate S Scăzut

 X. Administrarea

contractului de

achizi ţ ie publică

30. Certificarea şi verificareafacturilor 

 Neconcordanţa între conţinutul facturilor  şi termeniicontractului

S Scăzut

Notă:Ierarhizarea riscurilor   realizat ă  prin documentul  Tabelul puncte tari  ş i puncte slabe  a contribuit la identificarea a 12 riscuri, ata şate unor obiecte auditabile, care au fost evaluate ca

 fiind pun cte tari, iar diferen ţ a de 63 de riscuri au fost identificate ca fiind puncte slabe.

 Evaluarea opera ţ iilor identificate ca fiind puncte tari şi riscurile asociate acestora a avut loc ca urmare a unor controale interne func ţ ionale care limiteaz ă apari ţ ia riscurilor.

În u rma i erarhi z ării obiectelor auditabile î n documentul  Tematica  î n detaliu  a misiunii de audit intern au fost preluate obiectivele şi obiectele auditabile, considerate ca fiind puncte

 slabe, ocazi e cu care vor fi renumerotat e, şi ulterior stabilit ă coresponden ţ a cu paragrafele din Raportul de audit intern.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 140/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

140

G. Elaborarea Tematicii în detaliu a opera  ţ iil or auditabile   este al   şaptelea   şi ultimul pas al   Analizeiriscurilor . Tematica în detaliu cuprinde totalitatea obiectelor de auditat selectate în vederea audit ării   şireprezintă   scopul final al  Analizei riscurilor . Aceasta este adusă   la cunoştinţă   responsabililor structuriiauditate în cadrul Şedinţei de deschidere.

Procedura - P05: Analiza riscurilor

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

TEMATICA ÎN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005

Întocmit: Comănescu Cristian, Băcescu Ana Data :Avizat: Petrescu Aurel Data :

 A. OBIECTIVE GENERALE INI Ţ  IALE 

Nr.crt.

  Domeni u Obi ecte audi tabi le sel ectate  Paragraful 

corespunz ător din RAI 

1. Procedurile specifice care reglementeazăactivitatea de achiziţii publice

1.1.

2.Resursele umane ale Serviciului Achiziţii Publice 1.2.

 I. Organizarea activit ăţ iide achizi ţ ii publice

3. Baza de date cu furnizorii de produse/ executanţiide lucr ări/ prestatorii de servicii şi preţurile

 practicate

1.3.

4. Fundamentarea Programului de achiziţii publice 2.1. II. Programul de achizi ţ ii publice

5. Alegerea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice

2.2.

 B. LICITAŢ  IE DESCHIS  Ă 

Nr.crt.

  D omeni u Obi ecte audi tabi le sel ectate  Paragraful 

corespunz ător din RAI 

6. Anunţul de intenţie 3.1.

7. Constituirea Documentaţiei pentru elaborarea şi

 prezentarea ofertei (DEPO)

3.2.

 III. Preg ătirea aplicării procedurii de licita ţ iedeschisă pt. Atribuirea

contractului deachizi ţ ie publică

  8. Constituirea comisiilor de evaluare 3.3.

 IV. Lansarea procedurii delicita ţ ie deschisă pt.atribuirea contractuluide achizi ţ ie publică

9. Anunţul de participare 4.1.

10. Completările la Documentaţia pentru elaborareaşi prezentarea ofertei (DEPO) şi dreptul de a solicitaclarificări

5.1.

11. Deschiderea şi calificarea ofertelor 5.2.12. Examinarea şi evaluarea ofertelor în vedereastabilirii ofertei câştigătoare

5.3.

13. Încheierea contractului de achiziţie publică   5.4.

V. Derularea proceduriide licita ţ ie deschisă pt.atribuirea contractuluide achizi ţ ie publică

14. Dosarul achiziţiei publice 5.5.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 141/233

Constantin I a  ţ co 

141

C. CERERE DE OFERTE 

Nr .crt.

  Domeniu Obiecte auditabi le  Paragraful 

corespunz ător din RAI 

15. Studiul pieţei, crearea bazei proprii de date 6.1.VI. Preg  ătirea aplicării procedurii de cerere

de oferte pt.atribuireacontractului deachizi ţ ie publică

16. Constituirea şi transmiterea Documentaţiei pentru

elaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO)

6.2

17. Anunţul/Invitaţia de participare 7.1.VII Lansarea proceduriide cerere de oferte pt. atribuireacontractului deachizi ţ ie publică

18. Dreptul de a solicita clarificări la DEPO 7.2.

19. Deschiderea si calificarea ofertelor 8.1.20. Examinarea şi evaluarea ofertelor în vedereastabilirii ofertei câştigătoare

8.2.VIII Derularea procedurii

de cerere de oferte pt. atribuireacontractului de

achizi ţ ie publică

21. Încheierea contractului de achiziţie publică   8.3.

 D. OBIECTIVE GENERALE FINALE Nr.crt. Domeniu Obiecte auditabi le  

Paragraful corespunzator din RAI 

22. Dosarul de urmărire a derulării contractuluiîncheiat

9.1.

23. Constatarea minusurilor sau plusurilor la recepţie 9.2.

 IX. Administrareacontractelor deachizi ţ ii publice

24. Certificarea şi verificarea facturilor 9.3.

Notă:

 Precizăm, faptul că , în acest caz, în coloana de „Observa ţ ii” am trecut numărul paragrafului corespunzător din Raportul de audit intern, în care vor fi abordate respectivele obiecte auditabile selectate.

 Analiza riscurilor   a pornit de la   Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 10obiective şi 30 de operaţii, şi s-a finalizat cu  Tematica în detaliu a misiunii de audit intern , în care au fostselectate numai 9 obiective şi 24 de obiecte auditabile.

În continuare, doar acestea, vor fi avute în vedere în activitatea de auditare, deoarece reprezint ă riscurisemnificative pentru domeniul auditat   şi vor fi supuse diferitelor testări, stabilite pe baza   Programuluiinterven ţ iei la fa ţ a locului, care se vor materializa în FIAP-uri şi FCRI-uri, acolo unde este cazul,  şi în finalvor fi transferate şi comentate în Raportul de audit intern, în ordinea din Tematica în detaliu a misiunii deaudit.

În sinteză, procedura Analiza riscurilor  se prezintă astfel:

Auditorii     Pregătesc pe baza Listei centralizatoare a obiectelor auditabile în timpulcolectării şi prelucr ării informaţiilor activităţii desf ăşurate;

  Identifică ameninţările (riscurile) asociate acestor operaţiuni/activităţi;   Stabilesc criteriile de analiză a riscurilor;   Stabilesc ponderea fiecărui criteriu al riscului;   Determină nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;   Determină punctajul total al criteriului utilizat;   Clasează riscurile pe baza punctajelor totale obţinute;   Ierarhizează operaţiunile activităţilor ce urmează a fi auditate, respectiv

elaborează „Tabelul puncte tari şi puncte slabe”;   Transmit „Tabelul puncte tari şi puncte slabe” şi constatările f ăcute către

conducătorul compartimentului de audit intern.

Supervizorul     Organizează o şedinţă pentru identificarea obiectivelor de audit şi a criteriilor de analiză de risc. Reevaluează stabilirea obiectivelor, a scopului şi

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 142/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

142

metodologiei auditului, după caz;   Supervizează elaborarea „Tabelului puncte tari  şi puncte slabe”, întocmirii

Fişelor de Identificare şi Analiză a Problemelor (F.I.A.P.-uri) iniţiate pentrutestările şi verificările efectuate şi a Fişelor de Constatare şi Raportare aIregularităţilor (F.C.R.I.-uri).

Auditorii     Îndosariază „Tabelul puncte tari şi puncte slabe” în Dosarul permanent,

Secţiunea C.

Pe baza documentelor de mai sus se elaborează   Tematica în detaliu a misiunii de audit   care sesemnează de  şeful serviciului de audit intern  şi este adusă la cunoştinţă principalilor responsabili ai entităţiiauditate în cadrul şedinţei de deschidere. Acest document conţine, de regulă, un număr mai redus de obiecteauditabile faţă de cele conţinute în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, deoarece, în urma analizeiriscurilor au fost eliminate o serie de obiecte auditabile la care au fost asociate riscuri evaluate ca fiindscăzute şi, în consecinţă, nu au intrat în preocupările auditorilor interni momentan.

3.6. Întocmirea programului de audit intern

Scopul elabor ării Programului de audit este acela de a oferii, atât  şefului compartimentului de audit

intern asigurarea că  au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de auditintern, cât şi supervizorului asigurarea repartizării sarcinilor  şi planificării activităţilor pe auditori interni.

Programul de audit intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit intern, care seîntocmeşte având la bază  Tematica în detaliu a obiectelor auditabile selectate în procedurile de  Analiză  ariscurilor . Acesta este structurat pe fiecare obiectiv din tematica detaliată, cuprinzând acţiunile concrete deefectuat, necesare atingerii obiectivului auditului, precum  şi repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.

Programul de audit este documentul prin care se stabilesc procedurile pentru identificarea, analizarea,evaluarea   şi înregistrarea informaţiei în timpul misiunii. În practică   el reprezintă   un ghid cu care estecomparat în final modul de desf ăşurare al misiunii, şi confer ă siguranţa că domeniul de aplicare al activităţii a

 primit atenţia corespunzătoare, că aspecte importante ale auditului nu au fost omise.Programul de audit trebuie să  includă   detaliile necesare executării muncii de audit intern respectiv:

 pregătirea auditului intern, studiul iniţial, obiectivele auditului intern, procedurile  şi testele de audit intern,metodele şi tehnicile utilizate, locul testării, instrucţiunile de raportare, procedurile de încheiere şi sistemul de

urmărire al recomandărilor.Programul de audit este finalizat înainte de intervenţia la faţa locului  şi este aprobat de conducătorul

compartimentului de audit intern. Acesta poate fi modificat în timpul derulării misiunii de audit, motivat deapariţia unor schimbări neprevăzute în natura şi domeniul auditului.

Programul de audit presupune un plan detaliat al activităţii ce trebuie realizată în faza de intervenţie lafaţa locului şi care trebuie să specifice etapele procedurale necesare atingerii obiectivelor auditului intern.

În sinteză, procedura privind elaborarea Programului de audit intern se prezintă astfel:

Auditorii   Pregătesc Programul de audit intern, incluzând următoarele elemente:- obiectivele auditului;- testările care se vor efectua;- alte proceduri de audit şi teste, după caz.

Pregătesc o Notă cu următoarele anexe:- Colectarea şi prelucrarea datelor;- Tabelul puncte tari şi puncte slabe;- Programul preliminar al intervenţiilor la faţa locului.

Conducătorulcompartimentului de auditintern

 Organizează şedinţa de analiza.   Verifică Nota şi anexele acesteia. Analizează şi modifică după caz documentele prezentate. Aprobă Nota şi anexele.

Auditorii   Îndosariază programul de audit. Utilizează Programul de audit în efectuarea misiunii.

Modelul privind elaborarea Programului de audit intern este următorul:

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 143/233

Procedura – P06: Elaborarea programului de audit intern

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

PROGRAM DE AUDIT

Misiunea de audit:  Activitatea de achizi ţ ii publice

Perioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Întocmit: Com

ănescu Cristian, B

ăcescu Ana Data:

Avizat: Petrescu Aurel Data:

Etapele misiunii Domeniul Activităţi Durata (h) Persoane implicate Locul desf  ăşurăriiTema:   Activitatea de achizi  ţ ii publice    400

1521. Întocmirea şi aprobarea Ordinului de serviciu 4 Petrescu Aurel SAI2.Întocmirea şi validarea Declaraţiei de independenţă   4 Comănescu Cristian

Băcescu AnaSAI

3. Pregătirea şi transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de audit interncătre păr ţile interesate

4 Comănescu CristianBăcescu AnaPetrescu Aurel

SAI

4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor 40 Comănescu CristianBăcescu Ana

SAIStructura auditată

5. Elaborarea Chestionarului de control intern 8 Comănescu CristianBăcescu Ana

SAI

6. Elaborarea Listelor de verificare 32 Comănescu CristianBăcescu Ana

SAI

7. Analiza riscurilor 32 Comănescu CristianBăcescu Ana

SAI

8. Întocmirea Programului de audit 8 Comănescu CristianBăcescu Ana

SAI

9. Întocmirea Programului preliminar al intervenţiei la faţa locului 8 Comănescu CristianBăcescu Ana

SAI

10. Organizarea Şedinţei de deschidere cu serviciul auditat 4 Comănescu CristianBăcescu AnaRadu Nicolae

SAIStructura auditată

A. Pregătireamisiunii de audit

11. Redactarea Minutei şedinţei de deschidere. 4 Comănescu CristianBăcescu Ana

Structura auditată

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 144/233

Etapele misiunii Domeniul Activităţi Durata (h) Persoane implicate Locul desf  ăşurării12. Organizarea Şedinţei de închidere cu serviciul auditat. 4 Comănescu Cristian

Băcescu AnaRadu Nicolae

Structura auditată

13. Redactarea Minutei şedintei de închidere. 4 Comănescu CristianBăcescu Ana

Structura auditată

180

361. Efectuarea testărilor (prezentare detaliata în Programul intervenţiei la faţalocului)

16 Comănescu Cristian Structura auditată

2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Comănescu Cristian/Petrescu Aurel

SAI

3. Elaborare FIAP - urilor 8 Comănescu Cristian SAI4. Colectarea dovezilor 4 Comănescu Cristian Structura auditată

I. Organizareaactivităţii deachiziţii publice

5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al con ţinutului  şi al formeişi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

4 Comănescu Cristian Structura auditată

361. Efectuarea testărilor (prezentare detaliata în Programul intervenţiei la faţa locului) 16 Băcescu Ana Structura auditată2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Băcescu Ana

Petrescu AurelSAI

3. Elaborare FIAP - urilor 8 Băcescu Ana SAI4. Colectarea dovezilor 4 Băcescu Ana Structura auditată

II. Programul deachiziţii publice

5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al con ţinutului  şi al formeişi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

4 Băcescu Ana Structura auditată

361. Efectuarea testărilor (prezentare detaliată în Programul intervenţiei la faţalocului)

16 Comănescu Cristian Structura auditată

2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Comănescu CristianPetrescu Aurel

SAI

3. Elaborare FIAP-urilor 8 Comănescu Cristian SAI4. Colectarea dovezilor 4 Comănescu Cristian Structura auditată

III. Pregătireaaplicării proceduriide licitaţie deschisă

 pentru atribuireacontractului deachiziţie publică

5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al con ţinutului şi al formeişi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

4 Comănescu Cristian Structura auditată

361. Efectuarea testărilor (prezentare detaliata in Programul intervenţiei la faţa locului) 16 Comănescu Cristian Structura auditată

2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Comănescu CristianPetrescu Aurel

SAI

3. Elaborare FIAP – urilor 8 Comănescu Cristian SAI

B. Intervenţia lafaţa locului

IV.   Lansarea procedurii delicitaţie deschisă

 pentru atribuireacontractului deachiziţie publică

4. Colectarea dovezilor 4 Comănescu Cristian Structura auditată

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 145/233

Etapele misiunii Domeniul Activităţi Durata (h) Persoane implicate Locul desf  ăşurării5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului  şi alformei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru.

4 Comănescu Cristian Structura auditată

361. Efectuarea testărilor (prezentare detaliată în Programul intervenţiei la faţalocului)

16 Comănescu Cristian Structura auditată

2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Comănescu CristianPetrescu Aurel

SAI

3. Elaborarea FIAP -urilor 8 Comănescu Cristian SAI

4. Colectarea dovezilor 4 Comănescu Cristian Structura auditată

V.   Derularea procedurii delicitaţie deschisă

 pentru atribuireacontractului deachiziţie publică

5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al con ţinutului şi al formeişi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

4 Comănescu Cristian Structura auditată

361. Efectuarea testărilor (prezentare detaliată în Programul intervenţiei la faţalocului)

16 Băcescu Ana Structura auditată

2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Băcescu AnaPetrescu Aurel

SAI

3. Elaborarea FIAP –urilor 8 Băcescu Ana SAI

4. Colectarea dovezilor 4 Băcescu Ana Structura auditată

VI.   Pregătireaaplicării proceduriide cerere de oferte

 pentru atribuireacontractului deachiziţie publică

5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al con ţinutului şi al formeişi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

4 Băcescu Ana Structura auditată

361. Efectuarea testărilor (prezentare detaliata în Programul intervenţiei la faţalocului)

16 Băcescu Ana Structura auditată

2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Băcescu AnaPetrescu Aurel

SAI

3. Elaborarea FIAP –urilor 8 Băcescu Ana SAI4. Colectarea dovezilor 4 Băcescu Ana Structura auditată

VII.   Lansarea procedurii de cererede oferte pentruatribuireacontractului deachiziţie publică

Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al con ţinutului  şi al formei şiîntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru.

4 Băcescu Ana Structura auditată

361. Efectuarea testărilor (prezentare detaliata in Programul intervenţiei la faţalocului).

16 Băcescu Ana Structura auditată

2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Băcescu AnaPtrescu Aurel

SAI

3. Elaborarea FIAP –urilor 8 Băcescu Ana SAI4. Colectarea dovezilor 4 Băcescu Ana Structura auditată

VIII.  Derularea procedurii de cererede oferte pentruatribuireacontractului deachiziţie publică

5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului  şi alformei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru.

4 Băcescu Ana Structura auditată

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 146/233

Etapele misiunii Domeniul Activităţi Durata (h) Persoane implicate Locul desf  ăşurării36

1. Efectuarea testărilor (prezentare detaliată în Programul intervenţiei la faţalocului).

16 Comănescu CristianBăcescu Ana

Structura auditată

2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Comănescu CristianBăcescu AnaPetrescu Aurel

SAI

3. Elaborarea FIAP –urilor 8 Comănescu CristianBăcescu Ana

SAI

4. Colectarea dovezilor 4 Comănescu CristianBăcescu Ana

Structura auditată

 X. Administrareacontractului deachiziţie publică

5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului  şi al

formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru.

4 Comănescu Cristian

Băcescu Ana

Structura auditată

C. Raportul de audit intern   6414. Redactarea şi revizuirea proiectului de Raport de audit intern 24 Comănescu Cristian

Băcescu AnaPetrescu Aurel

SAI

15. Transmiterea proiectului de Raport la structura auditat ă şi solicitarea de r ăspunsîn 15 zile

4 Comănescu CristianBăcescu AnaRadu Nicolae

SAI

16.Organizarea Reuniunii de conciliere, dacă este cazul 4 Comănescu CristianBăcescu AnaRadu Nicolae

Structura auditată

17.Includerea în Raportul de audit intern a punctului de vedere al structurii auditate,finalizarea şi întocmirea sintezei raportului

4 Comănescu CristianBăcescu Ana

SAI

18. Obţinerea avizării Raportului de conducerea structurii de audit 8 Comănescu CristianBăcescu Ana

SAI

19. Obţinerea aprobării Raportului de audit de conducerea entităţii 16 Comănescu CristianBăcescu Ana

SAI

20. Transmiterea recomandărilor aprobate, către structura auditată   4 P etrescu Au rel   SAID. Urmărirea recomandărilor    4

21. Întocmirea fişei de urmărire a recomandărilor 4 Petrescu Aurel   SAI

3.7. Întocmirea programului preliminar al intervenţiei la faţa locului

 Programul preliminar al interven ţ iilor la fa ţă locului se întocmeşte în baza Programului de audit intern şi prezintă detaliat lucr ările pe care auditorii interni îşi propun săle efectueze, respectiv studiile, cuantificările, testele, validarea acestora cu materiale probante  şi perioadele în care se realizează aceste verificări la faţă locului.

Modelul privind elaborarea Programului de interven  ţ ie la fa  ţ a locului  este următorul:

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 147/233

Procedura - P06: Elaborarea programului de audit intern

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Public Intern

PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI

Misiunea de audit:  Activitatea de achizi ţ ii publice

Perioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Întocmit: Comănescu Cristian, Băcescu Ana Data:Avizat: Petrescu Aurel Data:

Nr .

crt.  Obi ecte auditabile Ti pul test  ări i 

  Locul 

test ări i 

Durata test ări i 

(h)   Nr. test 

  Nr. list ăde verifi care 

  Auditori 

T O T A L G E N E R A L - 120 oreObiectivul I. ORGANIZAREA ACTIVITĂŢII DE ACHIZIŢII PUBLICE1. Procedurile specifice care reglementează

activitatea de achiziţii publice- Analiza procedurilor existente- Interviu adresat şefului Serviciului Achiziţii

Publice

12 Interviu

2. Resursele umane ale Serviciului AchiziţiiPublice

- Analiza statului de funcţii 8 -

3. Baza de date cu furnizorii de produse/executanţii de lucr ări/prestatorii de servicii  şi

 preţurile practicate

- Studierea bazei de date de care dispune ServiciulAchiziţii Publice

ServiciulAchiziţiiPublice(SAP)

  4 -

LV 1 ComănescuCristian (CC)

Obiectivul II. PROGRAMUL DE ACHIZIŢII PUBLICE4. Fundamentarea Programului de achiziţii publice - Examinarea Referatelor de necesitate

- Analiza fundamentării Programului de achiziţii publice

- Observarea directă a respectării sumelor dinProgram cu bugetul alocat

SAP 16 T 2a LV 2 Băcescu Ana(BA)

5. Alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziţie publică

- Verificarea modului de calcul a valorii estimative acontractului de achiziţie şi alegerea procedurii deatribuire

- Eşantionul va fi de 25% din populaţia totală,respectiv 5 achiziţii publice

SAP 8 T 2b LV2 BA

Obiectivul III. PREGATIREA APLICĂRII PROCEDURII DE LICITAŢIE DESCHISĂ PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ

6. Anunţul de intenţie - Consultarea anunţului de intenţie- Garantarea publicării anunţului

4 Obs.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 148/233

Nr .

crt.  Obi ecte auditabile Ti pul test  ări i 

  Locul 

test ări i 

Durata test ări i 

(h)   Nr. test 

  Nr. list ăde verifi care 

  Auditori 

7. Constituirea Documentaţiei pentru elaborarea si prezentarea ofertei (DEPO)

- Verificarea conţinutului Documentaţiei pentruelaborarea şi prezentarea ofertei

- Eşantionul s-a stabilit la 30% din populaţia totală,respectiv 3 licitaţii

16 T 3a

8. Constituirea comisiilor de evaluare - Examinarea deciziilor de numire- Verificarea declaraţiilor de confidenţialitate şi

impar ţialitate- Note de relaţii privind respectarea cadrului

normativ referitor la compatibilitatea membrilor comisiilor de evaluare

SAP

4 T 3b

LV3 CC

Obiectivul IV. LANSAREA PROCEDURII DE LICITAŢIE DESCHISĂ PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ

9. Anunţul de participare - Examinarea anunţului de participare, examinareaconţinutului

SAP 16 T 4 LV4 CC

Obiectivul V. DERULAREA PROCEDURII DE LICITAŢIE DESCHISĂ PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ

10. Completările la Documentaţia pentru elaborareaşi prezentarea ofertei (DEPO) şi dreptul de asolicita clarificări

- Examinarea DEPO transmisă

- Analiza solicitărilor  şi r ăspunsurilor pentruclarificări la DEPO, verificarea transmiterii la to ţi

 participanţii

SAP 8 T 5a

11. Deschiderea şi calificarea ofertelor - Examinarea Proceselor verbale încheiate în urmaşedinţelor de deschidere a ofertelor 

8 T 5b

LV5 CC

12. Examinarea şi evaluarea ofertelor în vedereastabilirii ofertei câştigătoare

- Analiza Rapoartelor de stabilire a oferteicâştigătoare

- Analiza documentaţiilor aferente- Examinarea Procesului-verbal de adjudecare

8 -

13. Încheierea contractului de achiziţie publică   - Examinarea conformităţii, verificarea legalităţiisemnăturilor 

4 -

14. Dosarul achiziţiei publice - Verificarea existenţei, conţinutului şi locului dedepozitare a dosarelor 

SAP

4 T 5c

LV5 CC

Obiectivul VI. PREGATIREA APLICĂRII PROCEDURII DE CERERE DE OFERTE PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ15. Studiul pieţei, crearea bazei proprii de date - Studierea bazei de date de care dispune serviciul

achiziţii publice- Interviu adresat sefului Serviciului Achiziţii

Publice, privind realizarea unui studiu al pieţei şicrearea bazei de date proprii

8 -

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 149/233

Nr .

crt.  Obi ecte auditabile Ti pul test  ări i 

  Locul 

test ări i 

Durata test ări i 

(h)   Nr. test 

  Nr. list ăde verifi care 

  Auditori 

16. Constituirea şi transmiterea Documentaţiei pentru elaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO)

- Analiza documentaţiei- Verificarea şi transmiterea documentaţiilor către

toţi solicitanţii- Eşantionul s-a stabilit la 20% din populaţia totală,

respectiv 2 licitaţii

SAP16 T 6

LV6 BA

Obiectivul VII. LANSAREA PROCEDURII DE CERERE DE OFERTE PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ17. Anunţul/Invitaţia de participare - Examinarea anunţului, verificarea publicării 8 T 7

18. Dreptul de a solicita clarificăr i la DEPO - Analiza solici tărilor  şi r ăspunsurilor pentru

clarificări la DEPO, verificarea transmiterii la to ţi participanţii

SAP16 -

LV7 BA

Obiectivul VIII. DERULAREA PROCEDURII DE CERERE DE OFERTE PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ

19. Deschiderea şi calificarea ofertelor - Examinarea Proceselor verbale încheiate în urmaşedinţelor de deschidere a ofertelor 

SAP 4 - - BA

20. Examinarea şi evaluarea ofertelor în vedereastabilirii ofertei câştigătoare

- Analiza rapoartelor de stabilire a oferteicâştigătoare

- Analiza documentaţiilor aferente contractelor deachiziţii încheiate

- Examinarea Procesului-verbal de adjudecare

12 T 8a LV8

21. Încheierea contractului de achiziţie publică   - Examinarea conformităţii, verificarea legalităţiisemnăturilor, actualizarea şi/sau revizuirea

 preţurilor din contractele încheiate

SAP

8 T 8b LV8

BA

Obiectivul X. ADMINISTRAREA CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ

22. Dosarul de urmărire aderulării contractului încheiat

23. Constatarea minusurilor sau plusurilor larecepţie

24. Certificarea şi verificarea facturilor 

- Analiza documentelor - Verificarea corectitudinii decontării

- Analiza adendum-urilor - Examinarea diferenţelor  şi soluţionarea lor - Verificarea conformităţii facturilor - Interviu privind administrarea contractelor de

achiziţii publice, adresat unui salariat din cadrulServiciului Achiziţii Publice

SAP

Serv. Contb.Internă

24 Interviu LV9 CC

BA

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 150/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

150

3.8. Şedinţa de deschidere

Şedinţa de deschidere intervenţiei la faţă locului serveşte ca întâlnire de început al misiunii de audit, se planifică şi se derulează la structura/entitatea auditată şi la această participă auditorii interni desemnaţi pentruefectuarea misiunii, şeful structurii de audit intern şi personalul entităţii structurii auditate.

Scopul principal al Şedinţei de deschidere îl reprezintă discutarea obiectivelor stabilite pentru realizarea

misiunii de audit intern, prezentarea Tematicii în detaliu a opera ţ iilor auditabile şi a modalităţilor de lucru, precum şi acceptării Programului de interven ţ ie la fa ţ a locului în vederea stabilirii calendarului întâlnirilor.Şedinţa de deschidere va cuprinde pe ordinea de zi:

- prezentarea auditorilor;- prezentarea obiectivelor misiunii de audit;- stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor;- prezentarea în detaliu tematicii;- acceptarea calendarului întâlnirilor;- prezentarea pentru luare la cunoştinţă a Cartei auditorului;- asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii;- comunicarea modului de realizare a intervenţiei la faţa locului.

Şedinţa de deschidere se finalizează   prin   Minuta   şedin ţ ei de deschidere   în care se consemnează:

 perioada auditului; data  şedinţei de deschidere; descrierea generală şi concisă a naturii testelor ce vor trebuiefectuate; participanţii; alte aspecte importante discutate, printre care  şi eventualele aşteptări din partea celor auditaţi.

În sinteză, procedura Ş edin ţ a de deschidere se prezintă astfel:

- Auditorii Contactează telefonic entitatea/structura auditată pentru astabili data întâlnirii.

- Şeful compartimentu-lui de audit intern- Auditorii- Reprezentanţii entităţii/ structurii auditate

Participă la desf ăşurarea şedinţei de deschidere.

- Auditorii Întocmesc Minuta şedinţei de deschidere cu următoareastructur ă:

A. Menţiuni generale- tema misiunii de audit intern;- perioada auditată;- numele celor care întocmesc Minuta  şedinţei dedeschidere;- numele persoanei însărcinate cu verificarea întocmiriiMinutei şedinţei de deschidere;- lista participanţilor la şedinţa de deschidere cu menţionareanumelui, funcţiei, direcţiei şi a numărului de telefon.

B. Stenograma Şedinţei de deschidere:- cuprinde redactarea în detaliu a dezbaterilor  Şedinţei dedeschidere.

- îndosariază Minuta şedinţei de deschidere în Dosarul permanent, Secţiunea B

Modelul privind elaborarea M inutei  şedin  ţ ei de deschidere  este următorul:

Procedura – P07: Şedinţa de deschidere

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Public Intern

MINUTA ŞEDINTEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 151/233

Constantin I a  ţ co 

151

Întocmit: Băcescu Ana Data:Avizat: Petrescu Aurel Data:

Lista participanţilor:

Nume şi prenume Funcţia/Direcţia/Serviciul Nr.

telefon

E-mail Semnătura

Tanase Dumitru Director Ec.Popescu Laurenţiu Director Adm. Patr.Radu Nicolae Sef Serv. Achiziţii Publice

 Nicolescu Mircea Director Audit InternPetrescu Aurel Sef Serv. Audit InternComănescu Cristian Auditor internBăcescu Ana Auditor intern

Stenograma şedinţei:

  prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit intern;   prezentarea funcţiei de audit intern de către auditori, în special a obiectivelor generale ale auditului

intern, din care să rezulte semnificaţia auditului intern;   prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului, obiectivele auditabile care se intenţionează   a fi

realizate, după analizele de risc efectuate. A fost cerută părerea auditaţilor cu privire la aceste obiective,unde s-au f ăcut remarci că acestea în general reprezintă zone cu risc;

  stabilirea persoanelor pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informaţiilor, efectuării deteste asupra muncii lor  şi pentru interviuri. A fost stabilit programul întâlnirilor  şi timpul necesar pentrurealizarea acestor proceduri;

  stabilirea condiţiile pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit (spaţiu delucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)

  stabilirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor  şedinţe intermediare în cursul misiunii,informarea sistematică   asupra constatărilor. A fost stabilita   Şedinţa de închidere, inclusiv lista

 participanţilor;   stabilirea modalităţii de redactare a Raportului de audit intern (când, cum   şi cui va fi distribuit).

Recomandările formulate ca urmare a eventualelor disfuncţionalităţi constatate vor fi discutate   şianalizate cu structura auditată, inclusiv calendarul implementării   şi persoanele r ăspunzătoare cuimplementarea.

3.9. Intervenţia la faţa locului

 Interven ţ ia la fa ţ a locului sau munca pe teren  reprezintă un proces sistematic de colectare obiectivă a probelor, de analiză şi de evaluare a acestora.

Probele de audit trebuie să  fie competente, adică  suficiente  şi adecvate, relevante  şi să  ofere o bazărezonabilă pentru constatările şi concluziile auditorilor.

Auditorii în etapa intervenţiei la faţa locului au în vedere, f ăr ă a se limita, următoarele aspecte:- cunoaşterea activităţii/sistemului/procesului supus(e) verificării şi studierea procedurilor aferente;- intervievarea personalului alocat;- verificarea înregistr ărilor contabile;- analiza datelor  şi informaţiilor;- evaluarea eficienţei şi eficacităţii controalelor interne;- realizarea de testări;- verificarea modului de îndeplinire a recomandărilor aprobate prin rapoartele de audit anterioare.

De asemenea, în cadrul etapei de intervenţie pe teren, auditorii au ca scop principal producerea probelor de audit în baza cărora să formuleze constatări, recomandări   şi concluzii.

Prezentăm în continuare o serie de elemente ale metodologiei generale pe care le avem în vedere înetapa intervenţiei la faţa locului, după cum urmează:

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 152/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

152

3.9.1. Colectarea dovezilor

În timpul fazei de colectare şi prelucrare a informaţiilor, auditorii efectuează testări în concordanţă cuProgramul de audit aprobat. Rezultatele activităţii în această fază se concretizează în producerea de dovezi deaudit pentru constatările auditorilor pe baza cărora formulează recomandări şi concluzii.

În sinteză, procedura privind Colectarea dovezilor  se prezintă astfel:

Auditorii Efectuează testările şi procedurile stabilite în Programul de audit;Apreciază  dacă  dovezile obţinute sunt competente, suficiente, adecvate, relevante   şirezonabile;Colectează documente pentru toată misiunea de audit;Etichetează şi numerotează toate documentele;Pregătesc Fişele de Identificare şi Analiza Problemelor;La sfâr şitul fazei de colectare a dovezilor, finalizează FIAP-urile;Transmit FIAP-urile Şefului compartimentului de audit intern;Îndosariază documentele utilizate în cadrul misiunii de audit.

Supervizorul Analizează şi aprobă testele;Revede şi aprobă Fişele de Identificare şi Analiza Problemelor 

Auditorii Etichetează, numerotează şi îndosariază   testele   şi Fişele de Identificare   şi AnalizaProblemelor, în Dosarul permanent, Secţiunea A.

3.9.2. Tehnici şi instrumente utilizate

Tehnicile de audit intern  se aplică  în funcţie de subiectul auditării  şi pot fi utilizate individual sau încombinaţie, atunci când auditorii efectuează evaluări, astfel:  Observarea fizică: presupune vizualizarea, remarcarea, ascultarea, comparaţia cu standardele. Reprezintă omodalitate prin care auditorii interni îşi formează o părere proprie;   Chestionarea sau interviul , reprezintă   tehnica cea mai r ăspândită, poate fi orală   sau scrisă şi foloseşteîntrebări: cum?, de ce? etc. Se realizează prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate;    Verificarea   presupune confirmarea adevărului, acurateţei, sincerităţii sau actualităţii subiectului,

compararea declaraţiilor unei persoane cu discuţiile avute cu alte persoane, a concordanţei cu legile   şiregulamentele, precum şi a eficacităţii controalelor interne.

Tehnicile de verificare cele mai uzitate sunt:- comparaţia pentru confirmarea identităţii unei informaţii după obţinerea acesteia din cel puţin două surse

diferite;- examinarea presupune urmărirea detectării erorilor sau a iregularităţilor;- recalcularea presupune verificarea calculelor matematice;- confirmarea presupune solicitarea informaţiei din cel puţin două  surse independente în scopul validării

acesteia;- punerea de acord reprezintă procesul de potrivire a doua categorii diferite de înregistr ări;- garantarea presupune verificarea realităţii tranzacţiilor înregistrate prin examinarea documentelor de la

articolul înregistrat spre documentele justificative;- urmărirea reprezintă   verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul înregistrat.

Scopul este de a verifica dacă toate tranzacţiile reale au fost înregistrate.

    Investigarea   reprezintă   ancheta efectuată   pentru descoperirea de fapte ascunse   şi pentru stabilireaadevărului şi presupune o cercetare aprofundată pentru a detecta neregulile.  Analiza constă în descompunerea unei entităţi în elemente identificabile, cuantificabile şi măsurate distinctîn vederea unei examinări detaliate şi selectării aspectelor ce necesită o atenţie ulterioar ă.  Evaluarea   presupune estimarea a ceea ce a fost analizat pe baza unei judecăţi profesionale în vedereastabilirii unor concluzii şi va constitui baza formulării recomandărilor  şi concluziilor auditului intern.

Instrumentele de audit intern  se utilizează în funcţie de situaţiile întâlnite pe teren şi pot fi:  Chestionare şi liste de verificare: reprezintă seturi de întrebări adresate celor auditaţi şi se pot grupa astfel:a)   chestionarul de luare la cuno ştin ţă   (CLC) cuprinde întrebări referitoare la contextul socio-economic,organizarea internă, funcţionarea entităţii sau structurii auditate;

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 153/233

Constantin I a  ţ co 

153

 b) chestionarul de control intern (CCI) este o metodă de descriere şi analiză a controalelor, conţine întrebăridespre diferitele obiective   şi componente ale controlului. Ghidează   auditorii interni în activitatea deidentificare obiectivă a disfuncţiilor  şi a cauzelor reale ale acestora;c) lista de verificare (LV) este utilizată pentru stabilirea condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecaredomeniu auditabil. Cuprinde un set de întrebări standard privind obiectivele definite, responsabilităţile   şimetodele, mijloacele financiare, tehnicile de informare, resursele umane existente.

3.9.3. Alte testări

În funcţie de specificul fiecărei misiuni de audit intern pot fi solicitate şi alte informaţii, respectiv pot fiefectuate şi alte testări.

Pentru efectuarea acestor testări este necesar a fi definit obiectul testării şi ce fel de testare trebuie să fieutilizată. Auditorii nu trebuie să   verifice toate tranzacţiile, auditările trebuie să   se bazeze pe evaluareasistemului de control. În cazul în care sistemul de control pare în regulă se parcurg teste pentru a se verificadacă sistemul funcţionează corespunzător 

Obiectivele acestor test ăr i   trebuie să   asigure validitatea (proprietatea, sinceritatea etc.), acurate ţ ea(cantitatea, calitatea, clasificarea etc.), conformitatea (normelor, regulamentelor, legilor etc.) şi competen ţ acontroalelor (gradul în care riscurile sunt neutralizate).

3.9.4. Probele de audit intern

Probele de audit intern sunt dovezi de audit asupra constat ărilor efectuate  şi trebuie să   fie adecvate,convingătoare, concrete şi de încredere.

Probele de audit intern pot fi:-   dovezi fizice: obţinute în urma observării;-   dovezi testimoniale: reprezentând declaraţia ca r ăspuns la interviuri sau anchete;-   dovezi documentare:   forma cea mai des întâlnită   îl reprezintă  documentul în baza căruia s-a realizat

constatarea de audit;-   dovezi analitice:   reprezintă   comparaţii cu operaţiuni similare, cu operaţiuni efectuate anterior, cu

raţionamente.

3.9.5. Eşantionarea

 E  şantionarea   reprezintă   procesul de aplicare a procedurilor de audit asupra unor segmente dintr-o populaţie pentru a trage concluzii asupra întregului, ceea ce permite obţinerea unui volum mare de informaţii prin analiza unui număr mic de date. Tehnica eşantionării este utilizată  pentru obţinerea siguranţei asuprafuncţionalităţii activităţilor de control.

Pentru alegerea eşantioanelor există două modalităţi de eşantionare:- e şantionarea orientat ă , când auditorii suspectează existenţa unor erori sau fraude şi îndreaptă eşantionarea

 pentru a găsi cât mai multe dovezi în acest sens;-  e şantionarea statistică ,  care poate permite formularea unei concluzii asupra întregii popula ţii cu o marjămică de eroare şi permite auditorilor să măsoare riscurile eşantionării.

Pentru obţinerea unui eşantion reprezentativ trebuie să fie cunoscută populaţia, să fie definită unitateaeşantionată în funcţie de obiectivele auditului şi fiecăruia dintre elementele populaţiei să-i fie acordate şanseegale de a fi selectate.

 Exemple de tipuri de e şantionare:   e şantionarea numeric aleatorie, care conduce la obţinerea unor eşantioane reprezentative deoarece

fiecare eşantion are aceeaşi şansa de a fi selectat;   e şantionarea aleatorie stratificat ă , când populaţia este compusă dintr-o mare varietate de componente;   e şantionarea în mănunchi, când se selectează unul sau mai multe obiecte care vor fi verificate complet;   e şantionarea la întâmplare selectează elemente f ăr ă a fi influenţată de idei preconcepute;   e şantionarea ra ţ ional ă , utilizată în cazurile în care exista anumite motive şi suspiciuni.

 Dimensionarea e şantioanelor  în sondajul statistic urmăreşte obţinerea unei estimări credibile, nu a unor 

rezultate exacte. Nivelul de încredere (probabilitatea ca o anumită concluzie să fie corectă) creşte în funcţie

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 154/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

154

de dimensiunile eşantionului. Cu cât se cere ca precizia să fie mai mare, cu atât va fi mai mare dimensiuneaeşantionului.

Decizia referitoare la dimensiunile eşantioanelor se bazează  pe obiectivele auditului, iar eşantioanele pot fi de tip raţional dacă evaluarea preliminar ă indică faptul că sistemul de control este adecvat sau de tipstatistic dacă sistemul de control pare neadecvat.

3.9.6. Tabloul de prezentare al circuitului auditului intern

Tabloul de prezentare al circuitului auditului (pista de audit) permite:- stabilirea fluxurilor informaţiilor, atribuţiilor  şi responsabilităţilor ;- stabilirea documentaţiei justificative complete;- reconstituirea operaţiilor de la suma totală până la detalii individuale şi invers;

3.9.7. Formularele constatărilor de audit intern

Formularele constatărilor de audit public intern se utilizează   pentru prezentarea fundamentată   aconstatărilor auditului intern.

a)   Fi şa de identificare   şi analiză   a problemelor – F.I.A.P. -   se întocmeşte pentru fiecaredisfuncţionalitate/iregularitate constatată. Prezintă   rezumatul acesteia, cauzele, consecinţele, precum   şirecomandările pentru rezolvarea deficienţelor constatate. F.I.A.P.-ul trebuie să   fie supervizat   şi adus lacunoştinţa reprezentanţilor entităţii structurii auditate.

Auditorii trebuie să raporteze constatările semnificative realizate ca r ăspuns la fiecare obiectiv de audit.La raportarea constatărilor, informaţiile trebuie să   fie suficiente, competente  şi relevante pentru susţinereaînţelegerii adecvate a aspectelor raportate şi pentru a furniza o prezentare convingătoare.

Auditorii trebuie să   raporteze concluziile care sunt formulate pe baza constatărilor. Valabilitateaconcluziilor depinde de puterea de convingere a dovezilor care sus ţin constatările şi de logica folosită pentruformulare.

Auditorii formulează şi raportează   recomandări pentru acţiuni necesare corectării problemelor   şiîmbunătăţirii operaţiunilor. Recomandările sunt formulate atunci când constatările raportate prevăd o

 potenţiala îmbunătăţire a operaţiunilor  şi a activităţii, când s-au observat nerespectări ale legilor sau puncteslabe ale controalelor.Recomandările trebuie să   fie constructive, să   se refere direct la rezolvarea cauzei problemelor 

identificate, să fie specifice şi orientate pe acţiuni, să fie adresate păr ţilor care au autoritatea să acţioneze, săfie fezabile.

 b) Formularul de constatare şi raportare a iregularit ăţ ilor - F.C.R.I. - se întocmeşte în cazul în care seconstată abateri de la regulile procedurale  şi metodologice, respectiv de la prevederile legale  şi care ar putea

 produce prejudicii pe seama fondurilor publice.Iregularitatea constatată  se raportează, cel mai târziu, a doua zi de către auditor  şefului structurii de

audit intern, prin transmiterea formularului de constatare  şi raportare a iregularităţilor. Acesta va informa întermen de 3 zile conducătorul entităţii publice şi structura de control abilitată pentru continuarea verificărilor.

În sinteză, procedura Constatarea şi raportarea iregularit ăţ ilor  este următoarea:

Auditori/Supervizor Raportează, cel mai târziu, a doua zi, conducătorului compartimentului deaudit public intern orice iregularitate constatată reprezentând abateri de laregulile procedurale şi metodologice respectiv de la prevederile legale  şi carear putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice prin transmitereaFormularului de constatare şi raportare a iregularităţilor.

Conducătorulcompartimentului de auditintern

Informează în termen de 3 zile conducătorul entităţii publice şi structura decontrol abilitată pentru continuarea verificărilor.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 155/233

Constantin I a  ţ co 

155

P – 08 PROCEDURA COLECTAREA DOVEZILOR 

În cadrul etapei de Interven ţ ie la fa ţ a locului prezentăm testările efectuate pentru obţinerea probelor deaudit, care vor susţine constatările şi recomandările auditorilor interni, şi care vor fi realizate pe structuraobiectivelor misiunii de audit intern, stabilită în Tematica în detaliu a misiunii de audit.

Notă: Din analiza probelor de audit care sus ţ in constat ările prezentate de auditorii interni, în cadrul misiunilor efectuate, s-a observat că multe constat ări nu sunt prezentate ca rezultat al test ărilor  şi interviurilor realizate în etapa deI nterven  ţ i e l a fa   ţ a locului  , ci pe baza filling-ului şi expertizei auditorilor interni.

 Din aceste motive, dar  şi datorit ă solicit ărilor auditorilor interni din sistem de a le oferi modele pentru efectuareatest ărilor pe teren în etapa de  Interven  ţ ie la fa  ţ a locului  vă prezent ăm o serie de documente specifice metodologiei deaudit intern şi modului de întocmire a al acestora.

 Desigur că acesta este o experien ţă care va trebui să fie îmbunăt ăţ it ă în permanen ţă pentru atingerea obiectivelor auditului intern de a „ad ăuga valoare” managementului riscului şi organizării entit ăţ ii.

În etapa de Preg ătire a misiunii de audit intern au fost elaborate două documente:  Chestionarul de control intern –  CCI, în procedura de Analiză a riscurilor  pentru efectuarea unei evaluări

 primare a entităţii auditate în vederea stabilirii direcţiei de acţiune a echipei de auditori interni pe teren.  Programul intermediar de internven ţ ie la fa ţ a locului, prin care auditorii interni îşi organizează activitatea

de intervenţie pe teren   şi pentru care îşi elaborează   listele de verificare, de regulă   pe fiecareobiectiv/subobiectiv/ activitate/operaţie în parte şi pe baza acestora tipurile de testări pe care le vor realiza şimodul cum vor efectua eşantionarea; care vor fi prezentate în continuare.

Pe baza acestor documente, prezentate, dar   şi a celorlalte realizate în cadrul procedurii de  Analizariscurilor  auditorii interni derulează, conform metodologiei, misiunea de audit intern în  Etapa de interven ţ iela fa ţ a locului.

Deoarece documentele realizate în această etapă reprezintă un volum însemnat, vom prezenta selectiv o parte din listele de verificare, testele, centralizatoarele, listele de control, foile de lucru, interviurile, notele derelaţii,   ş.a întocmite pentru fiecare obiectiv al misiunii, cuprinse în  Chestionarul de control intern   şi în Programul intermediar de interven ţ ie la fa ţ a locului.

În continuare, pe baza acestor documente şi a testărilor efectuate, se vor întocmi  Fi şele de analiză şiidentificare a problemelor   – FIAP-uri   şi dacă   se impune, chiar   şi   Fi şa de constatare   şi raportare airegularit ăţ ilor  – FCRI, care vor fi astfel susţinute de probe de audit elocvente în faţa managementului de

linie.Etapa de intervenţie la faţa locului se finalizează cu Ş edin ţ a de închidere a misiunii de audit intern.În continuare, prezentăm testările efectuate pe fiecare obiectiv al misiunii de audit intern în

conformitate cu ceea ce ne-am propus în Programul intermediar de interven ţ ie la fa ţ a locului.

LISTA DE VERIFICARE NR. 1

Obiectivul I. Organizarea activităţii de achiziţii publice

Nr.crt.

Activitatea de auditDA NU Obs.

1.1.   Examinarea procedurilor specifice care reglementează activitatea deachiziţii publice1.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin proceduri specifice aactivităţilor aferente compartimentului de achiziţii publicea) existenţa unui sistem de proceduri specifice pentru realizareaobiectivelor în domeniul achiziţiilor publice

X

 b) aprobarea procedurilor de către persoanele competente Xc) stabilirea modelelor de formulare Xd) precizarea modalităţilor de completare a modelelor Xe) oferirea unor exemple în acest sens Xf) cuprinderea modalităţilor de actualizare a procedurilor X

1.1.2. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie aleactivităţilor/operaţiilor  X

1.1.3. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie X

TESTULnr. 1

Interviu

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 156/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

156

1.1.4. Modalitatea arhivării documentelor - -1.2.   Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele din

 procedura specifică şi evaluarea completitudinii preluării acestora - -1.3.   Examinarea cunoaşterii procedurilor specifice de către responsabilii

cu realizarea activităţilor - -

Aprecierea calităţii procedurilor specifice:

a) consider ă procedurile specifice corespunzătoare ? - - b) constata disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -

1.4.

c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -Analiza resurselor umane ale Serviciului Achiziţii publice

a) număr mare de posturi neocupate; - - b) corelarea structurii profesionale a personalului cu necesităţilecompartimentului de achiziţii publice - -

1.5.

c) existenţa şi analiza formelor de pregătire profesională; - -

Examinarea bazei de date existentea) existenţa bazei de date cu furnizorii/executanţii/ prestatorii şi

 preţurile practicate;- -

1.6.

 b) existenta modalităţilor de actualizare a bazei de date. - -1.7.   Analiza sistemului de arhivare a documentelor - -

Data:

Auditor intern, Supervizor,Comănescu Cristian Petrescu Aurel

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

INTERVIUprivind procedurile specifice care reglementează activitatea de achiziţii publice,

adresat domnului Radu Nicolae, Şef serviciu, Serviciul Achiziţii Publice

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publice

Nr.crt.

  Întrebare DA NU Obs.

1. Pentru activitatea de achiziţii publice aveţi un sistem de proceduri? X Cadrulnormativ

2.. Există   corespondenţă   între prevederile procedurilor    şiresponsabilităţile stabilite prin fişele posturilor? X

3. Există stabilit prin procedur ă modul de soluţionare al abaterilor? X4. Aveţi stabiliţi responsabili pentru procedurile de lucru? X5. Procedurile sunt scrise şi formalizate? X6. Sunteţi de acord cu importanţa elabor ării procedurilor specifice în

vederea îmbunătăţirii mediului de control?X

7. Mai aveţi ceva de adăugăt referitor la acest subiect? X

DataAuditor, Intervievat,

Comănescu Cristian Radu Nicolae

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 157/233

Constantin I a  ţ co 

157

Notă: În aceast ă situa ţ ie nu se va elabora FIAP, de şi s-ar impune, având în vedere că problema întocmirii şi formalizării

 procedurilor specifice va fi abordat ă la toate obiectivele misiunii de audit intern. Informa ţ iile ob ţ inute în cadrul interviului vor fi luate în considera ţ ie la redactarea Raportului de audit intern.

LISTA DE VERIFICARE NR. 2

Obiectivul II. Programul de achizi ţ ii publice

Nr.crt.

  Activitatea de audit DA NU Obs.

Examinarea procedurii specifice privind Programul de achiziţii publice:

- -

2.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedura specifică a activităţilor aferente fundamentării şiîntocmirii Programului de achiziţii publice:

- -

a) existenţa procedurii specifice privind fundamentarea si întocmirea

Programului

- -

 b) aprobarea procedurii specifice de către persoanele competente; - -c) stabilirea modelului Programului de achiziţii publice şi precizareamodalităţilor de completare

- -

d) existenţa unui sistem de prioritizare al solicitărilor compartimentelor funcţionale

- -

e) cuprinderea modalităţilor de actualizare a Programului pe parcursul derulării achiziţiilor 

- -

2.1.2.Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului

- -

2.1.3. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie - -

2.1.

2.1.4. Modalitatea arhivării documentelor - -2.2.   Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele din

 procedura specifică şi evaluarea completitudinii preluării acestora - -2.3.   Examinarea cunoaşterii proceduri specifice de către responsabilul cu

realizarea activităţii- -

Aprecierea calităţii procedurii specifice de către responsabilulacesteia:

- -

a) consider ă procedura specifică corespunzătoare ? - - b) constata disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice ? - -

2.4.

c) există propuneri de perfecţionare a procedurii specifice? - -Analiza fundamentării Programului de achiziţii publice X Xa) existenţa adresei de solicitare a referatelor de necesitate alecompartimentelor funcţionale

 X 

 b) existenţa referatelor de necesitate transmise de compartimentele

funcţionale

 X 

c) existenţa aprobărilor pe referatele de necesitate   X d) existenţa notelor de fundamentare la referatele utilizate laelaborarea Programului

 X 

e) existenţa centralizatorului necesităţilor    -f) încadrarea necesarului în norme şi normative   -g) corelarea necesarului cu stocul existent în depozit   -

TEST NR. 2A

Lista de

controlnr. 2a

FIAP nr. 2a

h) respectarea conţinutului minim de informaţii al Programului deachiziţii publice- cuprinde cele trei păr ţi: furnizare produse, prestare servicii,executare lucr ări

 X 

- fiecare articol are prevăzut codul CPSA?   X - există prevăzută valoarea estimată f ăr ă TVA a fiecărei achiziţii ?   X - există procedur ă de atribuire a fiecărui contract de achiziţie ?   X 

2.5.

- este precizată suma totală estimată a Programului X  

Observaredirectă

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 158/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

158

Nr.crt.

  Activitatea de audit DA NU Obs.

i) încadrarea Programului în bugetul aprobat   X 

 j) existenţa actualizărilor pe parcursul derulării Programului XAnaliza alegerii procedurii de atribuire a contractelor de achiziţii

 publicea) respectarea calculelor pentru determinarea valorii estimative, f ăr ăTVA, a achiziţiilor cuprinse în Program

 X 

 b) respectarea pragurilor valorice pentru stabilirea procedurii deatribuire a contractelor de achiziţie publică

X

2.6.

c) alegerea corectă a procedurii de atribuire a contractelor deachiziţie publică

X

TEST NR. 2B 

Foaie de lucru

Lista decontrolnr. 2b

FIAP nr. 2b

2.7.   Analiza sistemului de arhivare a documentelor - -

Data :

Auditor intern, Supervizor,Băcescu Ana Petrescu Aurel

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

TESTUL NR. 2A

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005.

OBIECTUL TESTULUI: Programul de achiziţii publice.

OBIECTIVUL TESTULUI: Fundamentarea Programului de achiziţii publice.

DESCRIEREA TESTULUI:Pentru efectuarea testului s-au analizat referatele de necesitate ale compartimentelor func ţionale ale

entităţii  şi notele de fundamentare ale acestora, utilizate pentru întocmirea  Programului de achizi ţ ii publice pentru anul 2004.

Populaţia este reprezentată   de documentele privind întocmirea   Programului, elaborate de cele 8compartimente funcţionale ale entităţii, ceea ce reprezintă un număr redus de documente, motiv pentru carele vom analiza în totalitate pentru a conduce la o concluzie pertinentă.

În consecinţă, eşantionul va fi constituit din referatele de necesitate   şi notele de fundamentare alecompartimentelor funcţionale din cadrul entităţii, deci în propor ţie de 100% din populaţie.Testarea a urmărit analiza modului de fundamentare a  Programului anual de achizi ţ ii publice, pe baza

elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 2, poz. 2.5., literele a – d,  astfel: Analiza fundamentării Programului de achizi ţ ii publice:- existenţa adresei de solicitare a referatelor de necesitate către toate compartimentele funcţionale;- existenţa referatelor de necesitate transmise de compartimentele funcţionale;- existenta aprobărilor pe referatelor de necesitate;- existenţa notelor de fundamentare ataşate la referatele utilizate la elaborarea  Programului de achizi ţ ii

 publice.

Testarea s-a concretizat în elaborarea   Listei de control nr. 2a privind analiza fundament ării Programului de achizi ţ ii publice pe baza referatelor de necesitate.

CONSTATĂRI:Din analiza listei de control  putem remarca următoarele:

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 159/233

Constantin I a  ţ co 

159

- compartimentele funcţionale nu au transmis în totalitate referate de necesitate;- inexistenţa unei persoane nominalizate cu responsabilitatea fundamentării, întocmirii   şi actualizării

 Programului de achizi ţ ii publice;- înscrierea în   Programul de achizi ţ ii publice  a unor achiziţii cuprinse în referate, dar care nu au fost

fundamentate şi/sau aprobate.

CONCLUZII: În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2a.

Data:

Auditor intern, Supervizor,Băcescu Ana Petrescu Aurel

LISTA CONTROL NR. 2Aprivind analiza fundamentării Programului anual de achizi  ţ ii publice,

respectiv a referatelor de necesitate

Elementetestate

Populaţia

Solicitareareferatelor denecesitate ale

compartimentelorfuncţionale ale

entităţii

Compartimentelefuncţionale au

transmis referate denecesitate

Referatele denecesitate au

avizele persoanelorresponsabile

Referatele denecesitate au

ataşate note defundamentare

Compartiment  func ţ ional  1 

X X FIAP FIAP

Compartiment  func ţ ional  2 

X X X X

Compartiment 

 func ţ ional  3 

X FIAP _ _  

Compartiment  func ţ ional  4 

X FIAP _ _  

Compartiment  func ţ ional  5 

X X FIAP FIAP

Compartiment  func ţ ional  6 

X X X X

Compartiment  func ţ ional  7 

X X X X

Compartiment  func ţ ional  8 

X FIAP _ _  

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 2A

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005.

PROBLEMA:Elaborarea Programului de achiziţii publice anual, f ăr ă   realizarea unei fundamentări temeinice, conformcadrului normativ în vigoare.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 160/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

160

CONSTATARE:Activitatea de achiziţii publice se desf ăşoar ă pe baza unui Program anual de achiziţii publice, nefundamentatcorespunzător, respectiv f ăr ă referatele de necesitate şi notele de fundamentare ale tuturor compartimentelor entităţii publice, pentru toate necesităţile de produse, lucr ări şi servicii ale acestora.

CAUZE:

  Nerespectarea prevederilor art. 2, alin. (1) din Normele de aplicare a OUG nr. 60/2001 privind achiziţiile publice aprobate prin HG nr. 461/2001.   Neasigurarea prin fişa postului a responsabilităţilor, delegării competenţelor  şi separ ării sarcinilor.   Efectuarea fundamentării  şi elabor ării Programului de către persoane f ăr ă  o pregătire corespunzătoare

(pentru primirea propunerilor de la compartimente, centralizarea şi prioritizarea necesităţilor a fost numitun funcţionar debutant).

  Inexistenţa unor proceduri scrise şi formalizate.

CONSECINŢE:   Imposibilitatea oferirii unei imagini de ansamblu asupra volumului necesităţilor entităţii şi a gradului de

 prioritate al acestora, rezultând de aici neachiziţionarea unor bunuri şi servicii indispensabile desf ăşur ăriiactivităţii curente în favoarea altora care nu erau strict necesare.

  Crearea de stocuri supranormative şi imobilizare de fonduri financiare.

RECOMANDĂRI:   Stabilirea unui responsabil cu elaborarea Programului anual de achizi ţ ii publice.   Existenta listelor de verificare  ataşate Programului, cu atribuţiile persoanelor implicate în elaborarea şi

aprobarea acestuia.   Întocmirea procedurilor scrise   şi formalizate privind fundamentarea   şi elaborarea programelor de

achiziţii publice şi actualizarea sistematică a acestora.   Completarea fişelor posturilor cu atribuţii clare, coroborate cu procedurile elaborate, privind conţinutul

referatelor de necesitate, modul de încadrare în cadrul normativ şi sistemul de centralizare  şi prioritizareal achiziţiilor solicitate.

  Instituirea unui sistem de asigurare a pregătirii profesionale a salariaţilor implicaţi în munca de planificare.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Băcescu Ana Petrescu Aurel

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

TESTUL NR. 2B

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005

OBIECTUL TESTULUI: Programul de achiziţii publice.

OBIECTIVUL TESTULUI: Alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziţii publice.

DESCRIEREA TESTULUI: Eşantionul pentru verificarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de achizi ţie s-

a stabilit la 25% din populaţia totală, respectiv 5 proceduri, conform Foii de lucru nr. 2  anexate, la care seadaugă o achiziţie realizată prin cumpărare direct ă.

  Testarea a urmărit corectitudinea paşilor parcur şi în vederea alegerii procedurii de atribuire acontractelor de achiziţie publică pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 2, poz. 2.6. şi anume:

Verificarea alegerii procedurii de atribuire a contractelor de achiziţie:- respectarea calculelor pentru determinarea valorii estimative, f ăr ă TVA, a achiziţiilor publice cuprinse în

 Program;

- respectarea pragurilor valorice pentru stabilirea procedurii de atribuire a contractelor de achiziţie publică;- alegerea corectă a procedurii de atribuire a contractelor de achiziţie publică.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 161/233

Constantin I a  ţ co 

161

Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 2b privind verificarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de achizi ţ ie publică.

CONSTATĂRI:În urma verificării şi pe baza listei de control  s-a constatat:   nerespectarea pragurilor valorice pentru stabilirea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii

 publice;   nerespectarea cadrului normativ în ceea ce priveşte alegerea procedurii de atribuire a contractelor deachiziţie publică.

CONCLUZII:În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2b.

Data:

Auditor intern, Supervizor,Băcescu Ana Petrescu Aurel

FOAIE DE LUCRU NR. 2B

Obiectivul II : Programul de achiziţii publice

Eşantionul pentru testarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de achizi ţie a fostconstituit astfel:   populaţia totală   este reprezentată   de 20 achiziţii publice (9 licitaţii deschise; 10 cereri de ofertă; 1

negociere cu o singur ă sursă) ;   eşantionul s-a stabilit la 25% din populaţia totală, respectiv 5 achiziţii publice (2 licitaţii deschise, 2

cerere de oferta şi 1 negociere cu o singur ă sursă);   selectarea celor 5 proceduri s-a realizat prin alegerea din fiecare tip de procedur ă, cuprins în   Programul 

de achizi ţ ii publice, a procedurilor cu valoarea estimată cea mai mare:- achiziţia publică 1, licitaţie deschisă (servicii întreţinere şi reparaţii ascensoare);- achiziţia publică 2, licitaţie deschisă (achiziţionare 3 autoturisme)- achiziţia publică 3, cerere de oferta (achiziţionare 1 unitate exterioar ă de aer condiţionat)- achiziţia publică 4, cerere de ofertă (achiziţionare mobilier birouri)- achiziţia publică 5, negociere cu o singura sursă (prestare servicii unitate exterioar ă aer condiţionat)- eşantionul constituit din cele 5 achiziţii va fi verificat integral;- verificarea eşantionului constituit se va realiza pe baza unui test.

Auditor, În prezenţa,Băcescu Ana

LISTA CONTROL NR. 2Bprivind verificarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de achiziţii publice

Elementetestate

Eşantion

Respectarea calculelor  pentru determinarea

valorii estimative, f ăr ăTVA, a achiziţiilor 

cuprinse în Program

Respectarea pragurilor valorice pentru stabilirea procedurii de atribuire acontractelor de achiziţie

 publică

Alegerea corectă a procedurii de

atribuire acontractelor de

achiziţie publică

Achiziţia publică 1, licitaţie

deschisă(servicii întreţinere şi reparaţiiascensoare)

X X X

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 162/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

162

Achiziţia publică 2, licitaţiedeschisă(achiziţionare 3 autoturisme)

  X X X

Achiziţia publică 3, cerere deoferta(achiziţionare 1 unitate

exterioar ă de aer condiţionat)

X FIAP FIAP

Achiziţia publică 4, cerere deofertă(achiziţionare mobilier birouri)

  X X X

Achiziţia publică 5, negocierecu o singură sursă(prestare servicii unitateexterioar ă aer condiţionat)

X X FIAP

Achiziţia publică 6,cumpărare directă(achiziţionare consumabileunitate exterioar ă aer condiţionat)

 _ _ FIAP

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 2B

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005.

PROBLEMA:Analiza respectării cadrului normativ privind alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziţie

 publică.

CONSTATARE:   Schimbarea procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică   din «licitaţie deschisă» prin

divizarea acesteia în alte tipuri de proceduri cu plafoane par ţiale mai mici. Spre exemplu:   Investiţia privind unitatea exterioar ă de aer condi ţ ionat , a fost divizată în 3 achiziţii, astfel:   Achiziţia privind unitatea exterioar ă de aer condiţionat pentru 200 unităţi interioare, în valoare de 90.000

euro, f ăr ă TVA, a fost atribuita prin procedur ă «cerere de ofert ă» (achiziţia publică nr. 3);   Demontare/montare   şi probe instalaţie exterioar ă  de aer condiţionat, în valoare de 12 000 euro, f ăr ă

TVA, a fost atribuită prin procedura «negociere cu o singura sursă» (achiziţia publică nr.5);   Achiziţionare consumabile, în valoare de 1.500 euro, f ăr ă   TVA, a fost realizată   prin   «cumpărare

direct ă» (achiziţia publică nr. 6).   Echipa de auditori a constatat că prin divizarea investiţiei privind instalaţia exterioar ă de aer condiţionat

în valoare de 103.500 euro, f ăr ă TVA, a reuşit să schimbe procedura de «licita ţ ie deschisă» care trebuiaaplicată conform cadrului normativ, în alte trei tipuri de proceduri care presupun o serie de facilităţi.

CAUZE:   Scopul divizării valorii achiziţiei a fost acela de a diminua costurile investiţiei prin executarea unor 

lucr ări în regie proprie.   Încercarea de a diminua costurile şi timpul aferent achiziţionării.   Înţelegerea eronată a legislaţiei privind achiziţiile publice.

CONSECINŢE:   Încălcarea principiului tratamentului egal  al posibililor ofertanţi.   Nerespectarea prevederilor legislaţiei privind achiziţiile publice şi concurenţa.   Prelungirea duratei de execuţie prin încheierea mai multor contracte.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 163/233

Constantin I a  ţ co 

163

  Posibilitatea realizării unor cheltuieli mai mari cu achiziţia respectivă, încălcându-se astfel principiulutilizării eficiente a fondurilor publice.

RECOMANDĂRI:   Stabilirea unui responsabil cu alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziţie publică şi

asigurarea pregătirii profesionale corespunzătoare a acestuia.

  Elaborarea listelor de verificare ataşate la   Nota privind estimarea valorii contractelor , în vederea precizării elementelor verificate cu ocazia stabilirii procedurii de achiziţie pentru atribuirea acestora.   Elaborarea unei proceduri specifice scrisă şi formalizată, privind alegerea procedurii de atribuire a

contractelor de achiziţie publică şi actualizarea acesteia.   Asigurarea corobor ării atribuţiilor  şi responsabilităţilor stabilite prin fişa postului cu procedura.   Asigurarea pregătirii profesionale a salariaţilor în vederea însuşirii procedurilor   şi influenţarea

evaluărilor anuale cu rezultatele acesteia.   Constituirea unei echipe de control şi verificarea tuturor licitaţiilor din ultimul an, pentru a constata dacă

această divizare a valorii totale a achiziţiei este o întâmplare sau se prezintă deja ca o practica în cadrulServiciului Achiziţii Publice.

  Analiza rezultatelor acestei acţiuni de control.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Băcescu Ana Petrescu Aurel

LISTA DE VERIFICARE NR. 3

Obiectivul III: Pregătirea aplicării procedurii de licitaţie deschisă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică

Nr.

crt.

Activitatea de auditDA NU Obs.

Examinarea procedurii specifice privind pregătirea aplicării procedurii de licitaţie deschisă pentru atribuirea contractului deachiziţie publică

- -

3.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specifică aactivităţilor aferente pregătirii aplicării procedurii de licitaţiedeschisă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică

- -

a) existenţa procedurii specifice - - b) aprobarea procedurii specifice de către persoanele competente - -c) stabilirea modelelor documentelor aferente acestui obiectiv  şimodalităţile de completare

- -

3.1.2.Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului

- -

3.1.3. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie - -

3.1.

3.1.4. Modalitatea arhivării documentelor - -3.2.   Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele din

 procedura specifică şi evaluarea completitudinii preluării acestora- -

3.3.   Examinarea cunoaşterii procedurii specifice de cătreresponsabilul cu realizarea activităţii

- -

Aprecierea calităţii procedurii specifice de către responsabiliiacestora:

- -

a) consider ă procedura corespunzătoare ? - - b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice ? - -

3.4.

c) exista propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

Analiza anunţului de intenţie3.5. a) existenţa solicitării scrise autorizate pentru publicare, cuindicarea temeiului legal

X

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 164/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

164

Nr.crt.

Activitatea de auditDA NU Obs.

 b) verificarea publicării anunţului de intenţie în 30 de zile de ladata aprobării bugetului propriu autorităţii contractante

X

c) respectarea modelului general, cuprins de prevederile legale, Xd) cuprinderea tuturor contractelor estimate la cel puţin 750.000

Euro, f ăr ă TVA

X

e) verificarea publicării separate a achiziţiilor de produse/lucr ări/servicii

X

Observare directă

Verificarea constituirii Documentaţiei privind elaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO)a) Verificarea cuprinderii în DEPO a elementelor: X- adresa la care se depune oferta X- data limită şi modalităţi pentru depunerea ofertei- ora, data şi locul deschiderii ofertelor X- cerinţe minime de calificare X- garanţia pentru participare (cuantum, perioadă de valabilitate,modul de constituire)

X

- criteriul aplicat pentru atribuirea contractului X- garanţia de bună execuţie a contractului (cuantum, modul deconstituire)

X

- caietul de sarcini X b) Asigurarea obţinerii unui exemplar DEPO de către oricarefurnizor/executant/ prestator care a înaintat o solicitare în acestsens, respectiv transmiterea în cel mult 6 zile de la primireasolicitării, dacă aceasta s-a f ăcut în timp rezonabil

X

3.6.

c) Preţul de vânzare al unui exemplar DEPO nu depăşeşte costulmultiplicării acestuia plus costul transmiterii, dacă este cazul

- -

TEST nr. 3aFoaie de lucru

Lista de controlnr. 3a

Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluarea) Ordinele de numire ale comisiilor de evaluare sunt aprobate X

 b) numărul membrilor comisiei este de cel puţin 3 Xc) membrii comisiilor de evaluare sunt independenţi de

 participanţii la procedur ăX

d) membrii comisiilor sunt eligibili în ceea ce priveşte studiile şiexperienţa în domeniu

X

e) declaraţiile de confidenţialitate şi impar ţialitate sunt semnatede toţi membrii comisiei

X

f) semnarea declaraţiilor se face înainte de deschiderea ofertelor Xg) constituirea pentru atribuirea fiecărui contract de achiziţie în

 parte a unei comisii de evaluareX

h) existenţa unui corp al membrilor de rezervă   - -

i) sunt numiţi în comisia de evaluare şi consultanţi externi? - -

3.7.

 j) membrii comisiilor de evaluare sunt remuneraţi ? - -

TEST nr. 3b

NOTE DERELATIIadresate d-neiLuiza Marin şi d-lui Andrei Bratu,membri aicomisiilor deevaluare

Lista de controlnr. 3b

FIAP nr. 3b3.8.   Analiza sistemului de arhivare a documentelor - -

Data:Auditor intern, Supervizor,

Comănescu Cristian Petrescu Aurel

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 165/233

Constantin I a  ţ co 

165

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

TESTUL NR. 3A

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005

OBIECTUL TESTULUI: Pregătirea aplicării procedurii de licitaţie deschisă pentru atribuirea contractului deachiziţie publică.

OBIECTIVUL TESTULUI: Constituirea Documentaţiei pentru elaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO).

DESCRIEREA TESTULUI:   Populaţia totală  este reprezentată  de cele 9 achiziţii, prin licitaţie deschisă, realizate în 2005 în cadrul

entităţii.   Eşantionul pentru testarea constituirii DEPO, privind achiziţiile publice atribuite prin licita ţ ie deschisă ,

având în vedere numărul redus al contractelor de achiziţii publice încheiate în anul 2005, s-a stabilit la30% din populaţia totală, respectiv 3 achiziţii, conform Foii de lucru nr. 3a   anexate.   Testarea a urmărit existenţa unor indicatori în conţinutul DEPO, sugestivi în derularea ulterioar ă   a

 procedurii de atribuire a contractelor de achiziţii publice, pe baza elementelor stabilite în   Lista deverificare nr. 3, poz. 3.6., literele a– b, şi anume:

a) Verificarea conţinutului DEPO:- adresa la care se depune oferta;- data limită şi modalităţi pentru depunerea ofertei;- ora, data şi locul deschiderii ofertelor;- cerinţe minime de calificare;- garanţia pentru participare (cuantum, perioada de valabilitate, modul de constituire);- criteriul aplicat pentru atribuirea contractului;- garanţia de bună execuţie a contractului (cuantum, modul de constituire)

- caietul de sarcini. b) Verificarea asigur ării obţinerii unui exemplar DEPO de către oricare furnizor/executant/ prestator care a înaintat o solicitare în acest sens.

Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 3a privind constituirea DEPO.

CONSTATĂRI:În urma verificării  şi pe baza  listei de control  nu s-au constatat nereguli în conţinutul Documentaţiei

 pentru elaborarea  şi prezentarea ofertei (DEPO)  şi în transmiterea documentelor solicitanţilor  şi din acestemotive nu se va elabora FIAP.

Data,

Auditor intern, Supervizor,Comănescu Cristian Petrescu Aurel

FOAIE DE LUCRU NR. 3A

Obiectivul III : Pregătirea aplicării procedurii de licitaţie deschisă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică

Eşantionul pentru testarea constituirii DEPO a fost realizat astfel:   Populaţia totală   este reprezentată   de achiziţiile realizate, în 2005, prin licitaţie deschisă, respectiv 9

licitaţii.

  Eşantionul s-a stabilit la 30 % din populaţia totală, respectiv 3 licitaţii.   Pasul de selecţie va fi 3.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 166/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

166

  Eşantionul s-a constituit pornind de la primul element  şi va cuprinde prima, a patra  şi a şaptea licitaţiedeschisă, respectiv:-prima licitaţie deschisă - achiziţionare copiatoare;-a patra licitaţie deschisă - achiziţionare servicii întreţinere şi reparaţii ascensoare;- a şaptea licitaţie deschisă - achiziţionarea unui număr de trei autoturisme.

  Eşantionul va fi testat în totalitate.

  Verificarea eşantionului constituit se va realiza pe baza unui test.

Auditor, În prezenţa,Comănescu Cristian

LISTA DE CONTROL NR. 3Aprivind constituirea Documentaţiei pentru elaborarea şi prezentarea ofertei

Elemente testate(cuprins DEPO) Prima licitaţiedeschisă(achiziţionare

copiatoare)

A patra licitaţiedeschisă(servicii întreţinere

şi reparaţiiascensoare)

A şaptealicitaţiedeschisă

(achiziţionareaunui număr de

trei autoturisme)a) Indicatori cuprinşi în DEPO:- adresa la care se depune oferta X X X- data limita şi modalităţi pentru depunerea ofertei X X X- ora, data şi locul deschiderii ofertelor X X X- cerinţe minime de calificare X X X- garanţia pentru participare (cuantum, perioadade valabilitate, modul de constituire)

  X X X

- criteriul aplicat pentru atribuirea contractului X X X- garanţia de buna execuţie a contractului(cuantum, modul de constituire)

  X X X

- caietul de sarcini X X X b) Asigurarea obţinerii unui exemplar DEPO decătre oricare furnizor/ executant/prestator care aînaintat o solicitare în acest sens, respectivtransmiterea în cel mult 6 zile de la primireasolicitării, dacă aceasta s-a f ăcut în timp rezonabil

X X X

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

TESTUL NR. 3B

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005

OBIECTUL TESTULUI: Pregătirea aplicării procedurii de licitaţie deschisă pentru atribuirea contractului deachiziţie publică.

OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluare.

DESCRIEREA TESTULUI:

  Populaţia, pentru efectuarea testării reprezintă   documentele aferente constituirii, componentei   şi acompatibilităţii membrilor comisiilor de evaluare pentru licita ţ iile deschise, organizate în 2005.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 167/233

Constantin I a  ţ co 

167

  Eşantionul s-a constituit din documentele celor 9 achiziţii prin licita ţ ie deschisă, prevăzute în Program,respectiv 100 %. Echipa de auditori interni a considerat necesar ă   testarea întregii populaţii pentruobţinerea unei concluzii de ansamblu, având în vedere faptul că  populaţia totală  a fost rezonabilă  camărime.

  Testarea a urmărit analiza constituirii, componenţei   şi a compatibilităţii membrilor comisiilor deevaluare pe baza elementelor stabilite în  Lista de verificare nr. 3, pozi ţ ia 3.7, literele a-g , şi anume:

- Verificarea constituirii, componenţei şi a compatibilităţii membrilor comisiilor de evaluare:a) Ordinele de numire ale comisiilor de evaluare sunt aprobate; b) numărul membrilor comisiei este de cel puţin 3;c) membrii comisiilor de evaluare sunt independenţi de participanţii la procedur ă;d) membrii comisiilor sunt eligibili în ceea ce priveşte studiile şi experienţa în domeniu;e) declaraţiile de confidenţialitate şi impar ţialitate sunt semnate de toţi membrii comisiei;f) semnarea declaraţiilor se face înainte de deschiderea ofertelor;g) constituirea pentru atribuirea fiecărui contract de achiziţie în parte a unei comisii de evaluare.

Testarea s-a concretizat în elaborarea  Listei de control nr. 3b privind Analiza modului de constituire acomisiilor de evaluare.

De asemenea, au fost solicitate  note de rela ţ ii  de la salariaţi din cadrul Serviciului Achiziţii Publice,membri ai comisiilor de evaluare, pentru problemele legate de declaraţiile de confidenţialitate   şi

impar ţialitate.

CONSTATĂRI:În urma verificării şi pe baza Notelor de rela ţ ii şi a listei de control  s-a constatat că:- declaraţiile de confidenţialitate   şi impar ţialitate nu au fost semnate de toţi membrii comisiilor de

evaluare;- unele declaraţii de confidenţialitate   şi impar ţialitate ale membrilor comisiilor de evaluare au fost

semnate după deschiderea ofertelor.

CONCLUZII:În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 3b

Data,

Auditor intern, Supervizor,Comănescu Cristian Petrescu Aurel

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

NOTĂ DE RELAŢIIprivind respectarea cadrului normativ referitor la compatibilitatea membrilor comisiilor de evaluare,

adresat doamnei Luiza Marin, consilier în cadrul Serviciului Achiziţii Publice

Întrebare 1: La nivelul Serviciului Achiziţii Publice există proceduri specifice, scrise şi formalizate, privindasigurarea compatibilităţii membrilor comisiilor de evaluare?R ăspuns 1: Nu, dar avem cadrul legal şi în plus există în fişele posturilor principalele elemente care trebuierespectate pentru asigurarea compatibilităţii membrilor comisiilor de evaluare.

Întrebare 2: De câţi ani participaţi în calitate de membru în comisiile de evaluare?R ăspuns 2: Lucrez în acest serviciu de numai 10 luni.

Întrebare 3: Aţi fost numit membru titular sau eraţi în corpul de rezervă?R ăspuns 3: Membru de rezervă.

Întrebare 4: Cunoaşteţi prevederile legale privind de asigurarea compatibilităţii membrilor comisiilor deevaluare?

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 168/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

168

R ăspuns 4: Da, cunosc prevederile Ordonanţei nr. 60 şi Normelor de aplicare în domeniul achiziţiilor  publice.

Întrebare 5: Atunci, cum explicaţi nesemnarea declaraţiilor de confidenţialitate şi impar ţialitate?R ăspuns 5: Fiind membru de rezerva, membrul comisiei de evaluare pe care l-am înlocuit a intrat înconcediu medical în ziua Şedinţei de deschidere a ofertelor, şi acest aspect a fost omis.

Întrebare 6: Mai aveţi ceva de adăugat?R ăspuns 6: Nu.

Notă: Pentru întrebarea şi r ă spunsul nr. 5 se va elabora FIAP-ul nr. 3b.

Auditor, Consilier,Comănescu Cristian Luiza Marin

ENTITATEA PUBLICĂ

Serviciul Audit Intern

NOTA DE RELAŢIIprivind respectarea cadrului normativ referitor la compatibilitatea membrilor comisiilor de evaluare,

adresat domnului Andrei Bratu, consilier în cadrul Serviciului Achiziţii Publice

Întrebare 1: La nivelul Serviciului Achiziţii Publice există proceduri specifice, scrise şi formalizate, privindasigurarea compatibilităţii membrilor comisiilor de evaluare?R ăspuns 1: Nu, dar avem cadrul legal şi în plus există în fişele posturilor principalele elemente care trebuierespectate pentru asigurarea compatibilităţii membrilor comisiilor de evaluare.

Întrebare 2: De câţi ani participaţi în calitate de membru în comisiile de evaluare?R ăspuns 2: Având 15 ani vechime în acest domeniu sunt numit frecvent în comisii de evaluare.

Întrebare 3: Aţi fost numit membru titular sau eraţi în corpul de rezervă?R ăspuns 3: Membru titular.

Întrebare 4: Cunoaşteţi prevederile legale privind de asigurarea compatibilităţii membrilor comisiilor deevaluare?R ăspuns 4: Da şi consider că am acumulat şi multă experienţă practică în domeniul achiziţiilor publice.

Întrebare 5: Atunci, cum explicaţi nesemnarea declaraţiilor de confidenţialitate şi impar ţialitate?R ăspuns 5: În ziua întrevederii membrilor comisiei de evaluare am întârziat, declaraţiile erau semnate de

ceilalţi membri şi, în continuare, s-a pierdut din vedere acest aspect. Semnarea s-a facut ulterior, dupădeschiderea ofertelor.

Întrebare 6: Mai aveţi ceva de adăugat?R ăspuns 6: Nu.

Notă: Pentru întrebarea şi r ă spunsul nr. 5 se va elabora FIAP-ul nr. 3b.

Auditor, Consilier,Comănescu Cristian Andrei Bratu

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 169/233

Constantin I a  ţ co 

169

LISTA DE CONTROL NR. 3Bprivind Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluare

Elemente testate 

Licita  ţ i i deschise pentru achizi  ţ ii publice cupr in se în Program 

Ordinelede numire

alecomisiilor

deevaluare

suntaprobate

Numărul

membrilorcomisiei

este de celpuţin 3

persoane

Membrii

comisiilor deevaluare suntindependenţi

departicipanţiila procedură

Membrii

comisiilor sunteligibili în ceeace priveştestudiile şi

experienţa îndomeniu

Declaraţiile de

confidenţialitateşi imparţialitatesunt semnate detoţi membriicomisiei

Semnarea

declaraţiilorse face înainte

dedeschiderea

ofertelor

Constituireapentru

atribuireafiecăruicontract deachiziţie în

parte a uneicomisii deevaluare

Licitaţie deschisă 1 X X X X X X XLicitaţie deschisă 2 X X X X FIAP X XLicitaţie deschisă 3 X X X X X X XLicitaţie deschisă 4 X X X X X X XLicitaţie deschisă 5 X X X X FIAP FIAP XLicitaţie deschisă 6 X X X X X X XLicitaţie deschisă 7 X X X X X X XLicitaţie deschisă 8 X X X X X X XLicitaţie deschisă 9 X X X X X X X

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 3B

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005

PROBLEMA: Nerespectarea condiţiilor de constituire, competenţa şi compatibilitatea privind comisiile de evaluare.

CONSTATARE:   Din examinarea notelor de relaţii  şi a declaraţiilor de confidenţialitate   şi impar ţialitate ale membrilor 

comisiilor de evaluare, aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achizi ţie publică prin licita ţ iedeschisă, organizate în anul 2004, respectiv 9 achiziţii, s-a constatat că acestea nu erau semnate de toţimembri comisiei.

  De asemenea, membrii unei comisii de evaluare semnaser ă aceste declaraţii după deschiderea ofertelor,încălcându-se astfel prevederile art. 22, alin. 1 din HG nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor deaplicare a OUG nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare.

CAUZE:Interpretarea superficială a legislaţiei privitoare la respectarea condiţiilor de constituire, competenţa şicompatibilitatea comisiilor de evaluare.

CONSECINŢE:   Favorizarea potenţialilor ofertanţi privind atribuirea unor contracte de achiziţie publică;   Nedelimitarea clar ă   a competenţelor   şi responsabilităţilor membrilor comisiilor de evaluare în

eventualitatea apariţiei unor litigii.

RECOMANDĂRI:   Ordinul de numire al comisiei de evaluare să  aibă   în anexă  atribuţiile   şi responsabilităţile membrilor 

comisiei, ale secretarului comisiei care are sarcina verificării semnării declaraţiilor de confidenţialitate şiimpar ţialitate înainte de deschiderea ofertelor.

  Elaborarea unei proceduri specifice, scrisă şi formalizată, care să   cuprindă şi modul de lucru almembrilor comisiilor de evaluare în activitatea practică.   Stabilirea unui responsabil pentru elaborarea procedurii şi actualizarea sistematică a acesteia.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 170/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

170

  Coroborarea atribuţiilor prevăzute prin fişele posturilor cu procedurile realizate.   Realizarea unor perfecţionări profesionale de către  şeful de compartiment pentru cunoaşterea cadrului

normativ şi procedural cu personalul implicat în activitatea de achiziţii publice şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestora.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,

Comănescu Cristian Petrescu Aurel

LISTA DE VERIFICARE NR. 4

Obiectivul IV. Lansarea procedurii de licitaţie deschisă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică

Nr.crt.

  Activitatea de audit DA NU Obs

4.1.   Examinarea procedurii specifice privind lansarea procedurii de licitaţiedeschisă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică

- -

4.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedur ă specifică a

activităţilor aferente întocmirii şi publicării anunţului de participare

- -

a) existenţa procedurii specifice privind lansarea procedurii deatribuire a contractului de achiziţie publică

- -

 b) aprobarea procedurii specifice de către persoanele competente - -c) stabilirea modelului general al anunţului de participare precizareamodalităţilor de completare

- -

d) existenţa componentei de actualizare a procedurii specifice - -4.1.2. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale

 procesului- -

4.1.3. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie - -4.1.4. Modalitatea arhivării documentelor - -

4.2.   Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele din procedura specifică şi evaluarea completitudinii preluării acestora

- -

4.3.   Examinarea cunoaşterii procedurii specifice de către responsabilii curealizarea activităţii

- -

4.4.   Aprecierea calităţii procedurii specifice de către responsabilii acestora: - -a) consider ă procedura corespunzătoare ? - -

 b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice ? - -c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

4.5.   Examinarea anunţurilor de participarea) existenţa solicitării scrise autorizate, cu indicarea temeiului legal,

 pentru publicareX

 b) conţinutul standard de informaţii, conform prevederilor legale:- Data limită pentru solicitarea clarificărilor X- Data limită pentru depunerea ofertelor X

- Adresa la care trebuie transmise/depuse ofertele X- Data, ora şi locul deschiderii ofertelor X- Garanţiile pentru participare solicitate X- Perioada pentru care ofertantul trebuie să îşi menţină oferta valabilă   X- Criteriul care va fi utilizat pentru atribuirea contractului de furnizare X- Alte informaţii (utilizarea căilor de atac etc.) X- Data transmiterii anunţului de participare către RA Monitorul Oficial Xc) verificarea similitudinii conţinuturilor anunţurilor publicate înmijloace de informare diferite

- -

TEST

NR. 4

Lista decontrolnr. 4

4.6.   Analiza sistemului de arhivare a documentelor 

Data,Auditor intern, Supervizor,

Comanescu Cristian Petrescu Aurel

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 171/233

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 172/233

LISTEI DE CONTROL NR. 4

privind Analiza întocmirii şi publicării anunţurilor de participare

Cuprinderea conţinutului standard de informaţii, cuprins de prevederile legale, dintre care:Elemente testate 

Anun  ţ 

ur i 

de 

participare 

pentru 

licita  ţ i i le  

deschise 

Existenţasolicitării

scrise

autorizatecu indicarea

temeiuluilegal,

pentru

publicare

Data limită pentru

solicitarede

clarificări

Data limită pentru

depunereaofertelor 

Adresa

la care

trebuietransmise/

depuse

ofertele

Data, ora şi

locul

deschideriiofertelor 

Garanţiile

 pentru

 participaresolicitate

Perioada

 pentru care

ofertantultrebuie sa

îşi menţină

oferta

valabilă

Criteriul care

va fi utilizat

 pentruatribuirea

contractului

de furnizare

Alte

informaţii

(utilizareacailor deatac etc.)

Data

transmiterii

anunţului de participare

către RA

Monitorul

Oficial

Anunţ de participare- licitaţia deschisă 1

  X X X X X X X X X X

Anunţ de participare- licitaţia deschisă 2

  X X X X X X X X X X

Anunţ de participare- licitaţia deschisă 3

  X X X X X X X X X X

Anunţ de participare

- licitaţia deschisă 4  X X X X X X X X X X

Anunţ de participare

- licitaţia deschisă 5  X X X X X X X X X X

Anunţ de participare

- licitaţia deschisă 6  X X X X X X X X X X

Anunţ de participare- licitaţia deschisă 7   X X X X X X X X X X

Anunţ de participare

- licitaţia deschisă 8  X X X X X X X X X X

Anunţ de participare- licitaţia deschisă 9

  X X X X X X X X X X

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 173/233

Constantin I a  ţ co 

173

LISTA DE VERIFICARE NR. 5

Obiectivul V. Derularea procedurii de licitaţie deschisă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică

Nr.

crt.  Activitatea de audit DA NU Obs.

5.1.   Examinarea procedurilor specifice privind derularea procedurii delicitaţie deschisă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică

- -

5.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specifică aactivităţilor aferente derulării procedurii de atribuire a contractului deachiziţie publică

- -

a) existenţa procedurilor specifice privind derularea procedurii deatribuire a contractului de achiziţie publică

- -

 b) aprobarea procedurilor specifice de către persoanele competente - -c) existenţa modelelor aferente activităţilor  şi precizarea modalităţilor de completare

- -

d) existenţa componentei de actualizare a procedurilor specifice - -5.1.2. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale

 procesului

- -

5.1.3.Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie - -5.1.4. Modalitatea arhivării documentelor - -

5.2.   Compararea atribuţiilor din procedura specifică cu fişele posturilor - -5.3.   Examinarea cunoaşterii procedurilor specifice de către responsabilul

cu realizarea activităţii- -

5.4.   Aprecierea calităţii procedurii specifice de către responsabilulacesteia:

- -

a) consider ă procedura specifică corespunzătoare ? - - b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice ? - -c) există propuneri de perfecţionare a procedurii specifice? - -

5.5.   Verificarea respectării prevederilor privind completările la DEPO şi

dreptul de a solicita clarificăria) respectarea termenului de solicitare clarificări, de cel puţin 8 zileînainte de data limită pentru depunerea ofertelor 

X

 b) respectarea termenului de r ăspuns la solicitări, de cel puţin 6 zileînainte de data limita pentru depunerea ofertelor 

X

c) transmiterea completărilor la DEPO către toţi ofertanţii care ausolicitat documentaţia iniţială

X

d) transmiterea clarificărilor la DEPO către toţi ofertanţii care ausolicitat documentaţia iniţială

X

e) existenţa înregistr ării şi confirmării primirii oricărui documenttransmis

TEST nr. 5aLista decontrolnr. 5a

FIAP nr. 5a

5.6.   Analiza deschiderii si calificarea ofertelor a) respectarea termenului şi adresei de depunere al ofertelor X

 b) deschiderea ofertelor la data, ora şi locul indicate în anunţul de participare

X

c) calificarea ofertelor care au depus garanţia pentru participare Xd) calificarea ofertelor înregistrate ca persoane juridice sauînregistrate/atestate/apartenenţă din punct de vedere profesional

X

e) calificarea ofertelor eligibile Xf) calificarea ofertelor cu capacitatea tehnică   Xg) calificarea ofertelor cu capacitatea economico-financiar ă   Xh) numărul ofertelor depuse este mai mare de 2 - -i) daca nu, existenţa deciziei de repetare a procedurii - -

 j) existenţa şi conţinutul Procesului-verbal al şedinţei de deschidere alofertelor 

X

TEST nr. 5b

Lista decontrolnr. 5b

FIAP nr. 5b

5.7.   Analiza examinării şi evaluării ofertelor în vederea stabilirii oferteicâştigătoarea) existenţa similitudinii între oferte şi cerinţele prevăzute în DEPO - -

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 174/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

174

 b) corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor - -c) păstrarea criteriului pe baza căruia se atribuie contractul stabilit înDEPO, pe tot parcursul derulării procedurii

- -

d) existenta hotărârii comisiei de evaluare cu privire la rezultatulaplicării procedurii pentru atribuirea contractului de achiziţie publică

- -

e) existenţa comunicării, în scris, simultan, a rezultatului aplicării

 procedurii respective către toţi ofertanţii

- -

f) existenţa, în cazul anularii procedurii pentru atribuirea contractuluide achiziţie publică, a deciziei de anulare

- -

5.8.   Analiza încheierii contractului de achiziţie publicăa) contractul are avizul favorabil al serviciului financiar-contabil

 pentru disponibilitatea fondurilor - -

 b) contractul are viza de control financiar preventiv - -c) contractul are viza serviciului juridic - -d) contractul are viza managerului - -e) contractul se încheie cu oferta declarată câştigătoare - -f) în cazul în care ofertantul stabilit câştigător nu s-a prezentat pentruîncheierea contractului, autoritatea contractantă îl invita pe următorulclasat sau anulează aplicarea procedurii

- -

g) contractul se încheie în perioada de valabilitate a ofertelor, - -h) contractul se încheie numai după 7 zile de la data transmiteriicomunicării privind rezultatul aplicării procedurii - -i) existenţa, ca parte integrantă a contractului, cel puţin a următoarelor documente:

- -

- Caietul de sarcini - -- Propunerea tehnică şi propunerea financiar ă   - -- Graficul de îndeplinire a contractului - -- Graficul de plăţi - -- Informaţii/clauze privind modul de actualizare şi/sau revizuire a

 preţurilor contractelor - -

 j) constituirea garanţiei de bună execuţie de ofertantul invitat pentru

încheierea contractului de achiziţie publică

- -

k) legalizarea, la cerere, a asocierii în cazul unei oferte depuse încomun de mai mulţi ofertanţi

- -

l) existenţa contractelor încheiate între viitorul contractant şisubcontractanţii săi, dacă este cazul

- -

5.9.   Analiza dosarelor achiziţiilor publicea) verificarea existenţei dosarelor achiziţiilor publice X

 b) verificarea conţinutului dosarului achiziţiei publice, care săcuprindă cel puţin:- Nota privind determinarea valorii estimative, f ăr ă tva, a contractuluide achiziţie publică

X

- Anunţul şi/sau invitaţia de participare, după caz X- DEPO, inclusiv clarificările solicitate şi r ăspunsurile aferente

transmise de autoritatea contractantă;

X

- Decizie de numire a comisiei de evaluare X- Procesul-verbal întocmit cu ocazia deschiderii ofertelor X- Hotărârea comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicării

 procedurii pentru atribuirea contractului de achiziţie publică   X- Contestaţiile primite, rezoluţiile şi, după caz, măsurile corectiveadoptate de autoritatea contractantă şi comunicate, precum şihotărârile comisiilor de conciliere şi, respectiv, hotărârile

 judecătoreşti irevocabile

X

- Copia contractului de achiziţie publică   X- Anunţul de atribuire a contractului de achiziţie publică   Xc) dosarul achiziţiei publice se păstrează cel puţin 5 ani de la data

finalizării contractului respectiv

- -

d) dosarul achiziţiei publice este pus la dispoziţia oricărei autorităţi publice interesate, spre consultare

- -

TEST nr. 5c

Lista decontrolnr. 5c

FIAP nr. 5c

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 175/233

Constantin I a  ţ co 

175

e) dosarul achiziţiei publice este păstrat în locaţii/condiţiicorespunzătoare

- -

5.10   Analiza sistemului de arhivare a documentelor - -

Data:Auditor intern, Supervizor,

Comănescu Cristian Petrescu Aurel

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

TESTUL NR. 5A

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.20052005-31.12.2005

OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de licitaţie deschisă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică

OBIECTIVUL TESTULUI: Verificarea respectării prevederilor privind completările la Documenta ţ ia pentruelaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO) şi dreptul de a solicita clarificări.

DESCRIEREA TESTULUI:   Populaţia pentru realizarea testului o constituie documentele aferente, completările la DEPO, solicitările

de clarificări şi transmiterea r ăspunsurilor la acestea.   Eşantionul va fi constituit din documentele de la o singur ă achiziţie publică, din cele 9 achiziţii, respectiv

un procent de 11% din populaţie, la care s-a aplicat procedura licita ţ ie deschisă şi unde au existat astfelde solicitări, respectiv „ Achizi ţ ia de servicii între ţ inere şi repara ţ ii ascensoare”. Pentru participarea lalicitaţie cei trei ofertanţi au solicitat câte un exemplar DEPO, dintre care, ulterior, unul a solicitatclarificări.

  Testarea a urmărit analiza respectării prevederilor privind completările la DEPO  şi dreptul de a solicita

clarificări, pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 5a, pozi ţ ia 5.5., literele a-d, astfel:Verificarea respect ării prevederilor privind complet ările la DEPO dreptul de a solicita

clarificări:- respectarea termenului de solicitare clarificări, de cel puţin 8 zile înainte de data limită pentru

depunerea ofertelor;- respectarea termenului de r ăspuns la solicitări, de cel puţin 6 zile înainte de data limită pentru

depunerea ofertelor;- transmiterea completărilor la DEPO către toţi ofertanţii care au solicitat documentaţia

iniţială;- transmiterea clarificărilor la DEPO către toţi ofertanţii care au solicitat documentaţia iniţială.

Testarea s-a concretizat în elaborarea   Listei de control nr. 5a pentru Verificarea respect ării prevederilor privind complet ările la DEPO şi dreptul de a solicita clarificări.

CONSTATĂRI:Pe baza testării efectuate şi a listei de control  s-a constatat:

- nu au existat completări la DEPO;- r ăspunsul la solicitarea de clarificări la DEPO s-a transmis numai solicitantului, iar ceilalţi competitori nu

au fost informaţi.

CONCLUZII:În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 5a

Data,

Auditor intern, Supervizor,

Comănescu Cristian Petrescu Aurel

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 176/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

176

LISTA CONTROL NR. 5Apentr u Verif icarea r espect ării prevederilor privind complet ăril e la DEPO  şi dreptul de a solicita clari fi c ăr i 

Eşantion : Achiziţia de servicii întreţinere şi reparaţii ascensoare – licitaţie deschisă

Ofertanţi

Elementetestate

SC Ascensorul SRL SC Liftul Service

SRL

SC Elevatorul SRL

Respectarea termenului desolicitare clarificări, de cel puţin 8zile înainte de data limită pentrudepunerea ofertelor 

X X X

Respectarea termenului der ăspuns la solicitări, de cel puţin 6zile înainte de data limită pentrudepunerea ofertelor 

X X X

Transmiterea completărilor laDEPO către toţi ofertanţii care au

solicitat documentaţia iniţială

 Nu a fost cazul Nu a fost cazul Nu a fost cazul

Transmiterea clarificărilor laDEPO către toţi ofertanţii care ausolicitat documentaţia iniţială

X FIAP FIAP

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 5A

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005

PROBLEMA:Respectarea prevederilor ordonanţei privind dreptul de a solicita clarificări la conţinutul Documenta ţ iei

 privind elaborarea şi prezentarea ofertei - DEPO.

CONSTATARE:   Din testul efectuat a rezultat faptul că la solicitarea de clarificări din partea SC Elevatorul SRL r ăspunsul

a fost transmis numai acesteia şi nu şi celorlalţi doi competitori.   R ăspunsul la clarificările solicitate de unul dintre ofertanţi ar fi trebuit transmis tuturor ofertanţilor, cu

 protejarea identităţii celui care le-a solicitat, conform prevederilor art. 38, alin. 4 din OUG nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare.

CAUZE:

  Inexistenţa unor proceduri specifice scrise   şi formalizate referitoare la transmiterea r ăspunsurilor lasolicitările de clarificări primite din partea unor ofertanţi.   Efectuarea acestei activităţi de către persoane care nu au atribuţii   şi competenţe stabilite prin fişa

 postului.

CONSECINŢE:   Posibilitatea respingerii unor oferte datorita neînţelegerii complete a cerinţelor prevăzute în DEPO.   Încălcarea principiului “transparen ţ ei”,   respectiv punerea la dispoziţie tuturor celor interesaţi a

informaţiilor referitoare la aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.   Încălcarea principiului “tratamentului egal", respectiv aplicarea în mod nediscriminatoriu a criteriilor de

selecţie   şi a criteriilor pentru atribuirea contractului de achiziţie publică, astfel încât oricefurnizor/executant/prestator să aibă şanse egale de a i se atribui contractul respectiv.

  Posibilitatea informării suplimentare a unor competitori în defavoarea altora.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 177/233

Constantin I a  ţ co 

177

RECOMANDĂRI:   Întocmirea procedurii specifice, scrisă şi formalizată, referitoare la transmiterea r ăspunsurilor la

solicitările de clarificări primite din partea unor ofertanţi.   Stabilirea prin procedur ă   a unui responsabil cu transmiterea r ăspunsului la clarificările la DEPO

solicitate de ofertanţi.   Coroborarea conţinutului procedurilor cu responsabilităţile stabilite prin fişele posturilor.

  Efectuarea de instruiri profesionale în cadrul serviciului pentru însuşirea legislaţiei   şi a cadrului procedural, cunoaşterea şi interpretarea corectă a acestora şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultateleobţinute.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Comănescu Cristian Petrescu Aurel

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

TESTUL NR. 5B

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005

OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de licitaţie deschisă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică

OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza deschiderii şi calificării ofertelor.

DESCRIEREA TESTULUI:   Populaţia pentru efectuarea testului o reprezintă licitaţiile deschise, în număr de 9, realizate în anul 2005

în cadrul entităţii.   Eşantionul a fost constituit din documentele aferente unei singure licitaţii deschise, unde numărul

ofertelor depuse a fost cel mai mare, respectiv   Achizi ţ ia de calculatoare,   cu 8 oferte depuse, carereprezintă 11% din populaţia totală.

  Testarea a urmărit analiza deschiderii ofertelor   şi stabilirea ofertelor calificate pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 5, pozi ţ ia 5.6, literele a-g si j, astfel:Verificarea desf ăşur ării deschiderii şi calificării ofertelor:

- respectarea termenului şi adresei de depunere al ofertelor;- deschiderea ofertelor la data, ora şi locul indicate în anunţul de participare;- calificarea ofertelor care au depus garanţia pentru participare;- calificarea ofertelor înregistrate ca persoane juridice sau înregistrate/ atestate din punct de

vedere profesional;- calificarea ofertelor eligibile;- calificarea ofertelor cu capacitatea tehnică;- calificarea ofertelor cu capacitatea economico-financiar ă;- existenta şi conţinutul Procesului-verbal al sedinţei de deschidere a ofertelor.

Pentru efectuarea testării s-a elaborat  Lista de control nr. 5b privind Analiza deschiderii  şi calificăriiofertelor.

CONSTATĂRI:În urma verificării şi pe baza listei de control  întocmite s-a stabilit:- data indicată în anunţul de participare nu a coincis cu data deschiderii propriu-zise a ofertelor;- ofertanţi înscrişi la licitaţie care nu au depus garanţia de participare;- ofertanţi descalificaţi incorect.

CONCLUZII:În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 5b.

Data,

Auditor intern, Supervizor,Comănescu Cristian Petrescu Aurel

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 178/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

178

LISTA DE CONTROL NR. 5Bprivind Analiza deschiderii şi calificării ofertelor

Eşantion: Achiziţia de calculatoare

Ofertele depuse 

Elemente testate 

Oferta 1 

Oferta 2 

Oferta 3 

Oferta 4 

Oferta 5 

Oferta 6 

Oferta 7 

Oferta 8 

Verificarea desf ăşurării deschiderii şi calificării ofertelor   respectarea termenului şi

adresei de depunere alofertelor 

 X X X X X X X X 

  deschiderea ofertelor la data,ora şi locul indicate înanunţul de participare

 FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP 

  calificarea ofertelor care audepus garanţia pentru

 participare X X X X FIAP X X X 

  calificarea ofertelor înregistrate ca persoane

 juridice sau înregistrate/atestate din punct de vedere

 profesional

 X X X X X X X X 

  calificarea ofertelor eligibile   X X X X X X X X     calificarea ofertelor cu

capacitatea tehnică  FIAP X X X X X X X  

  calificarea ofertelor cucapacitatea economico-financiar ă

 X X X X X X X X 

  existenţa şi conţinutulProcesului-verbal al şedinţei

de deschidere a ofertelor  X X X X X X X X 

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 5B

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publice

Perioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005

PROBLEMA: Nerespectarea cadrului normativ privind deschiderea si calificarea ofertelor.

CONSTATARE:   Data precizata în anunţul de participare la licitaţie nu a coincis cu data deschiderii propriu-zise a ofertelor.   În urma aplicării procedurii, ofertantul SC STYLE SRL a fost descalificat pentru nedepunerea garanţiei

de participare, deşi în Procesul verbal al  şedinţei de deschidere a ofertelor  “comisia de evaluare atest ăexisten ţ a garan ţ iilor de participare pentru toate firmele ofertante”.

  În cazul licita ţ iei deschise organizate pentru «Achizi ţ ia de calculatoare», autoritatea contractantă a dispusca propunerile tehnice să fie depuse, în vederea analizării, la un termen limită anterior celui al depuneriiefective a ofertelor. În aceste condiţii, constituirea garanţiei de participare la procedura de achiziţie a

devenit obligatorie doar pentru ofertanţii calificaţi din punct de vedere al îndeplinirii condiţiilor tehniceminimale.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 179/233

Constantin I a  ţ co 

179

CAUZE:   Neefectuarea controlului ierarhic privind corectitudinea elabor ării DEPO.   Inexistenţa unei proceduri scrise şi formalizate în ceea ce priveşte deschiderea şi calificarea ofertelor.

CONSECINŢE:

  Descalificarea incorectă a unui ofertant poate conduce la atribuirea contractului de achiziţie publică la un preţ mai mare.   Posibilitatea contestării şi anularii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.   Nerespectarea caracterului confidenţial al informaţiilor prezentate de către ofertanţi după prima etapă de

verificare a îndeplinirii condiţiilor de calificare.   Apariţia riscului de a efectua verificări inutile, în contextul în care cei declaraţi calificaţi din punct de

vedere al condiţiilor tehnice minimale, nu îndeplinesc condiţiile de eligibilitate impuse prin DEPO.

RECOMANDĂRI:Întocmirea procedurii specifice scrisă şi formalizată referitoare la deschiderea şi calificarea ofertelor.Stabilirea unui responsabil cu elaborarea procedurilor  şi actualizarea sistematică a acestora.Coroborarea fişelor posturilor salariaţilor cu atribuţiile stabilite prin procedurile elaborate.Asigurarea însuşirii cadrului normativ   şi procedural de către salariaţii serviciului   şi influenţarea evaluării

anuale cu rezultatele activităţilor practice.

Data :

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Comănescu Cristian Petrescu Aurel

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

TESTUL NR. 5C

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005

OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de licitaţie deschisă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică

OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza dosarelor achiziţiilor publice.

DESCRIEREA TESTULUI:   Populaţia pentru efectuarea testului a fost reprezentată   de totalitatea dosarelor achiziţiilor atribuite prin

licitaţie deschisă.   Eşantionul va fi constituit din dosarele celor 9 achiziţii realizate prin   licita ţ ie deschisă, prevăzute în

 Program,  respectiv 100%, deoarece numărul achiziţiilor în 2004 este rezonabil  şi în acelaşi timp ne vor conduce la obţinerea unor rezultante concludente.

  Testarea a urmărit analiza constituirii şi conţinutului dosarelor achiziţiilor publice pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 5, pozi ţ ia 5.7, literele a si b, şi anume:

Analiza dosarelor achiziţiilor publice:   verificarea existenţei dosarelor achiziţiilor publice   verificarea conţinutului dosarului achiziţiei publice, care va cuprinde cel puţin:

- Nota privind determinarea valorii estimative, f ăr ă TVA, a contractului de achiziţie publică;- anunţul şi/sau invitaţia de participare, după caz;- DEPO, inclusiv clarificările solicitate şi r ăspunsurile aferente transmise de autoritatea contractantă;- Decizie de numire a comisiei de evaluare;- Procesul-verbal întocmit cu ocazia deschiderii ofertelor;- Hotărârea comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicării procedurii pentru atribuirea

contractului de achiziţie publică;

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 180/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

180

- contestaţiile primite, rezoluţiile şi, după caz, măsurile corective adoptate de autoritatea contractantăşi comunicate, precum   şi hotărârile comisiilor de conciliere   şi, respectiv, hotărârile judecătoreştiirevocabile;

- copia contractului de achiziţie publică;- anunţul de atribuire a contractului de achiziţie publică.

Testarea s-a concretizat în elaborarea  Listei de control nr. 5c privind Analiza dosarelor achizi ţ iilor  publice.

CONSTATĂRI:În urma verificării şi pe baza listei de control  întocmite s-a constatat:

  existenţa în dosarele de achiziţii 1, 3 si 9 a contractelor de achiziţie publică în original, deşi originaleletrebuie să se regăsească la Direc ţ ia Buget  şi Contabilitate;

  unele dosare sunt incomplete deoarece:- în dosarele achiziţiilor 2, 3  şi 7 nu există  Notele privind determinarea valorii estimative, f ăr ă  TVA, a

contractului de achizi ţ ie publică ;- în dosarul achiziţiei 4 nu există constituit DEPO, inclusiv clarificările solicitate şi r ăspunsurile aferente

transmise de autoritatea contractantă ;- în dosarul achiziţiei 8 nu există Decizie de numire a comisiei de evaluare;

- în dosarele achiziţiilor 2 şi 6 nu există copii ale contractelor de achizi ţ ii publice.

CONCLUZII:În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 5c.

Data,

Auditor intern, Supervizor,Comănescu Cristian Petrescu Aurel

LISTA DE CONTROL NR. 5Cprivind analiza dosarelor achiziţiilor publice

Dosarele achizi  ţ iilor publice 

El emente testate 

Dosarachiziţiepublică

1

Dosarachiziţiepublică

2

Dosarachiziţiepublică

3

Dosarachiziţiepublică

4

Dosarachiziţiepublică

5

Dosarachiziţiepublică

6

Dosarachiziţiepublică

7

Dosarachiziţiepublică

8

Dosarachiziţiepublică

9Constituirea dosarelor achiziţiilor publice

 FIAP X FIAP X X X X X FIAP 

Conţinutului dosarului achiziţiei publice, care să cuprindă cel puţin: Nota privind determinareavalorii estimative, f ăr ăTVA, a contractului deachiziţie publică

 X FIAP FIAP X X X FIAP X X 

Anunţul şi/sau invitaţia de participare, după caz

  X X X X X X X X X  

DEPO, inclusivclarificările solicitate şir ăspunsurile aferentetransmise de autoritateacontractantă

 X X X FIAP X X X X X 

Decizie de numire acomisiei de evaluare

  X X X X X X X FIAP X  

Procesul-verbal întocmit cuocazia deschiderii ofertelor 

  X X X X X X X X X  

Hotărârea comisiei deevaluare cu privirela rezultatul aplicării

 procedurii pentruatribuirea contractului deachiziţie publică

 X X X X X X X X X 

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 181/233

Constantin I a  ţ co 

181

Contestaţiile primite,rezoluţiile şi, după caz,măsurile corective adoptatede autoritatea contractantăşi comunicate, precum şihotărârile comisiilor deconciliere şi, respectiv,

hotărârile judecătoreştiirevocabile

 Nu afost

cazul

 Nu afost

cazul

 Nu afost

cazul

 Nu afost

cazul

 Nu afost

cazul

 Nu afost

cazulX X X

Copia contractului deachiziţie publică

  X FIAP X X X FIAP X X X

Anunţul de atribuire acontractului de achiziţie

 publică X X X X X X X X X 

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 5C

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005

PROBLEMA: Neîntocmirea completă a dosarelor achiziţiilor publice pentru toate contractele încheiate.

CONSTATARE:Din analiza echipei de auditori interni au reieşit o serie de nereguli privind:

  existenţa de dosare care conţin originalele contractelor de achiziţii publice care în mod normal ar trebui săse regăsească la Direcţia Buget şi Contabilitate;

  unele dosare sunt incomplete, deoarece nu conţin documente prevăzute de cadrul normativ,nerespectându-se astfel OUG nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, art. 52, alin. 2, coroborat cu art. 50,alin 3 din normelor de aplicare, cu modificările şi completările ulterioare, respectiv:

  notele privind determinarea valorii estimate a achiziţiei, f ăr ă TVA;   DEPO;   Decizia de numire a comisiei de evaluare;   copiile contractelor de achiziţii.

CAUZA   Efectuarea par ţiala a îndosarierii documentelor aferente desf ăşur ării procedurilor de atribuire a

contractelor de achiziţie, aceasta fiind considerată de către şeful serviciului ca o operaţiune neimportantă.   Inexistenţa unui responsabil cu activitatea de îndosariere care să aibă atribuţiile stabilite prin fişa postului.   Până  la data acestei misiuni întocmirea dosarelor achiziţiilor publice s-a realizat prin rotaţie de salariaţii

Serviciului Achiziţii Publice, f ăr ă a se efectua verificarea ulterioar ă a integralităţii conţinutului dosarelor;   Inexistenţa procedurii specifice privind dosarele achiziţiilor publice.

CONSECINŢE:   Dificultate în găsirea unor documente datorită dosarelor incomplete;   Posibilitatea pierderii/dispariţiei unor documente;   Imposibilitatea urmăririi respectării procedurilor de achiziţie publică, fapt care conduce la nerespectarea

cadrului legal în domeniu, f ăr ă a putea constata şi/sau preveni asemenea situaţii.

RECOMANDARE:   Elaborarea procedurii specifice scrise şi formalizate pentru întocmirea dosarelor achiziţiilor publice, care

să cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi utilizare a dosarelor arhivate.   Desemnarea unui salariat din cadrul Serviciului Achiziţii Publice, prin completarea fişei postului, care va

avea atribuţii şi competenţe pentru constituirea dosarelor achiziţiilor publice.   Coroborarea atribuţiilor stabilite prin proceduri cu cele din fişele posturilor.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 182/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

182

  Păstrarea la dosare numai a copiilor contractelor de achiziţie încheiate, cu specificarea   “conform cuoriginalul ”.

  Reconstituirea dosarelor pentru achiziţiile efectuate şi completarea acestora cu documentele prevăzute decadrul normativ şi procedural, pentru ultimii trei ani. Informarea echipei de auditori interni cu rezultateleacţiunii de reconstituire a dosarelor de achiziţii de către persoanele responsabile cu aceste activităţi.

Data:

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Comănescu Cristian Petrescu Aurel

LISTA DE VERIFICARE NR. 6

Obiectivul VI. Pregătirea aplicării procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziţie publică

Nr.crt.   Activitatea de audit DA NU Obs.

Examinarea procedurii specifice privind pregătirea aplicării procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului deachiziţie publică

- -

6.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specifică aactivităţilor aferente pregătirii aplicării procedurii de atribuire acontractului de achiziţie publică

- -

a) existenţa procedurii specifice - - b) aprobarea procedurii specifice de către persoanele competente - -c) stabilirea modelelor documentelor aferente acestui obiectiv  şimodalităţile de completare

- -

6.1.2. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale

 procesului

- -

6.1.3. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie - -

6.1.

Modalitatea arhivării documentelor - -6.2.   Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele din

 procedura specifică şi evaluarea completitudinii preluării acestora - -6.3.   Examinarea cunoaşterii procedurii specifice de către responsabilul

cu realizarea activităţii- -

Aprecierea calităţii procedurii specifice de către responsabiliiacestora:

- -

a) consider ă procedura corespunzătoare ? - - b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice ? - -

6.4.

c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

Studiul pieţei, crearea bazei proprii de datea) asigurarea de persoane care să realizeze un studiu al pieţei X b) existenţa unei bazei de date proprii X

6.5.

c) daca da, actualizarea continuă a bazei de date proprii X

Interviuadresat   şefuluiServiciuluiAchiziţiiPublice

Analiza constituirii şi transmiterii DEPOa) Verificarea cuprinderii in DEPO a elementelor: X- adresa la care se depune oferta X- data limită şi modalităţi pentru depunerea ofertei X- ora, data şi locul deschiderii ofertelor X- cerinţe minime de calificare X- garanţia pentru participare (cuantum, perioadă de valabilitate,modul de constituire)

X

6.6.

- criteriul aplicat pentru atribuirea contractului X

TESTUL nr. 6

Foaie de lucru

Lista de control

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 183/233

Constantin I a  ţ co 

183

Nr.crt.

  Activitatea de audit DA NU Obs.

- garanţia de bună execuţie a contractului (cuantum şi mod deconstituire)

X

- caietul de sarcini X b) Asigurarea obţinerii unui exemplar DEPO de către toţi

furnizorii/executanţii/prestatorii care au primit invitaţie de participare la licitaţie, şi au f ăcut o solicitare în acest sens, în celmult doua zile de la solicitare

X

c) Preţul de vânzare al unui exemplar DEPO nu depăşeşte costulmultiplicării acestuia plus costul transmiterii, dacă este cazul

- -

nr. 6

FIAP nr. 6

6.7.   Analiza sistemului de arhivare a documentelor - -

Data:

Auditor intern, Supervizor,Băcescu Ana Petrescu Aurel

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

INTERVIUprivind realizarea unui studiu al pieţei şi crearea bazei de date proprii,adresat domnului Radu Nicolae,   şef serviciu, Serviciul Achiziţii Publice

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005

Nr.crt.   Întrebări R ăspunsuri

1. Activitatea de studiere a pieţei şi realizarea bazei de date proprii este repartizată prinfişa postului unei persoane din cadrulServiciului Achiziţii Publice?

Nu, dar în urma discuţiilor cu auditorii a fostelaborată o decizie prin care este numită o persoanăcu această responsabilitate, cu pregătire în marketing,şi urmează a se actualiza corespunzător fişa postului.

2. Există procedur ă specifică, scrisă şiformalizată, privind studierea pieţei şirealizarea bazei de date proprii.

Nu, dar persoana care a primit această responsabilitateva avea sarcina elabor ării procedurii, în termen detrei luni.

3. Există o bază de date proprie actualizatăcare să pună la dispoziţie cea mai largăofertă.

Da, şi o consider suficient de completă şi acoperitoarenevoilor entităţii noastre.

4. Exista un istoric pe fiecare furnizor/executant/prestator din baza de date.

Da, şi cu ocazia actualizărilor sistematice sunteliminate informaţiile mai vechi de doi ani.

5. Se folosesc şi alte mijloace de informare, de

moment?

Da, Serviciul Achiziţii Publice dispune continuu de

diverse materiale publicitare, dar baza o constituie publicaţia Pagini aurii, şi informaţiile ce se găsesc pe Internet .

6. Aveţi cunoştinţe privind studiul pieţei?   Nu am de pregătire de specialitate, ci doar cunoştinţegenerale, dar persoana responsabilă, care a fostdesemnată, are studii de marketing.

7. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la acestsubiect?

Nu.

Data:Auditor intern, Intervievat,

Băcescu Ana Radu Nicolae

Notă: Informa ţ iile primite în cadrul interviului vor fi cuprinse în Raportul de audit intern. Pe baza r ă spunsurilor celui intervievat, nu s-a elaborat FIAP.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 184/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

184

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

TESTUL NR. 6

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005

OBIECTUL TESTULUI: Pregătirea aplicării procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului deachiziţie publică

OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza constituirii   şi transmiterii Documentaţiei pentru elaborarea   şi prezentarea ofertei (DEPO).

DESCRIEREA TESTULUI:   Populaţia este reprezentată   de numărul achiziţiilor realizate, în anul 2005, pentru care procedura de

atribuire a contractelor este cererea de oferte, cuprinse în Program, respectiv un număr de 10 achiziţii.   Eşantionul pentru testarea constituirii  şi transmiterii DEPO reprezintă 20% din populaţia totală, conform

 Foii de lucru nr. 6   anexate.   Testarea a urmărit existenţa unor indicatori în conţinutul DEPO, sugestivi în derularea ulterioar ă   a

 procedurii de  cerere de oferte  pentru atribuirea contractelor de achiziţii publice şi verificarea transmiteriiDEPO, pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 6, poz. 6.5, literele a şi b, astfel:

Verificarea cuprinderii în DEPO a următoarelor elemente:- adresa la care se depune oferta- data limită şi modalităţi pentru depunerea ofertei- ora, data şi locul deschiderii ofertelor 

- cerinţe minime de calificare- garanţia pentru participare (cuantum, perioadă de valabilitate, modul de constituire)- criteriul aplicat pentru atribuirea contractului- garanţia de bună execuţie a contractului (cuantum, modul de constituire)- caietul de sarcini. Asigurarea ob ţ inerii unui exemplar DEPO de către to ţ i furnizorii/ executan ţ ii/prestatorii care au primit 

invita ţ ie de participare la licita ţ ie, şi au f ăcut o solicitare în acest sens, în cel mult două zile de la solicitare.Testarea s-a concretizat în elaborarea  Listei de control nr. 6 privind Analiza constituirii  şi transmiterii

 DEPO.

CONSTATĂRI:În urma verificării şi pe baza listei de control  s-a constatat :- lipsa criteriului aplicat pentru atribuirea contractului ;

- specificaţii nelegale în conţinutul caietului de sarcini.

Datorită acestor constatări s-a elaborat FIAP nr. 6.

Data,

Auditor intern, Supervizor,Băcescu Ana Petrescu Aurel

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 185/233

Constantin I a  ţ co 

185

FOAIE DE LUCRU NR. 6

Obiectivul III: Pregătirea aplicării procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziţie publică

Eşantionul pentru testarea elabor ării şi transmiterii DEPO a fost constituit astfel:   Populaţia totală este reprezentată de cele 10 achiziţii realizate prin procedura de cerere de oferte, în anul

2005 în cadrul entităţii.   Eşantionul s-a stabilit la 20% din populaţia totală, respectiv două licitaţii.   Determinarea eşantionului s-a realizat prin alegerea primei   şi ultimei licitaţii, în ordinea înscrierii în

 Programul achizi ţ ii publice. Eşantionul a fost constituit astfel cu scopul de a verifica modul cum oeventuală neregulă constatată la început a fost remediată pe parcursul derulării achiziţiei, respectiv:

-   Achizi ţ ionare software de protec ţ ie antivirus;-   Achizi ţ ionare unit ăţ i interioare aer condi ţ ionat.

  Eşantionul va fi testat în totalitate.   Verificarea eşantionului constituit se va realiza prin testări succesive.

Data:

Auditor, În prezenţa,Băcescu Ana

LISTA DE CONTROL NR. 6privind Analiza constituirii şi transmiterii Documentaţiei pentru elaborarea şi prezentarea ofertei

Elemente testate(cuprins DEPO)

Cerere de oferte

 privindAchiziţionareasoftware de

 protecţie antivirus

Cerere de

oferte privindAchiziţionarea

unităţi interioareaer condiţionat

a) Verificarea cuprinderii în DEPO:- adresa la care se depune oferta X X- data limită şi modalităţi pentru depunerea ofertei X X- ora, data şi locul deschiderii ofertelor X X- cerinţe minime de calificare X X- garanţia pentru participare (cuantum, perioadă de valabilitate,

modul de constituire)X X

- criteriul aplicat pentru atribuirea contractului FIAP X- garanţia de bună execuţie a contractului (cuantum, modul de

constituire)X X

- caietul de sarcini FIAP Xb) Asigurarea ob ţ inerii unui exemplar DEPO de către to ţ i furnizorii/executan ţ ii/prestatorii care au primit invita ţ ie de participare la licita ţ ie şi au f ăcut o solicitare în acest sens, în cel mult două zile de la solicitare

X X

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 186/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

186

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 6

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005

PROBLEMA:Constituirea incompletă a Documentaţiei pentru elaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO).

CONSTATARE:Din analiza DEPO a rezultat:

  neprecizarea criteriului aplicat pentru atribuirea contractului de achiziţii;   specificaţii nelegale în caietul de sarcini, respectiv în cazul achiziţionării de software de protecţie

antivirus, prin DEPO s-a specificat denumirea produsului, respectiv Symantec AntiVirus, GFI Download

Security ver.6, sau similar, ceea ce contravine prevederilor art.37, alin.(2) din O.U.G. nr.60/2001 privindachiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare, care „interzice definirea în caietul de sarcinia unor specifica ţ ii tehnice care indică o anumit ă origine/sursă de produc ţ ie, procedee speciale, mărci de fabrică sau de comer  ţ  (…) care au ca efect favorizarea unuia sau mai multor ofertan ţ i”.

CAUZE:   DEPO sunt elaborate de salariaţi care nu au întotdeauna pregătirea corespunzătoare specificului achiziţiei.   DEPO sunt elaborate de salariaţi, posibili membri în comisia de evaluare, interesa ţi de calificarea

anumitor oferte.   Inexistenţa unor proceduri specifice.

CONSECINŢE:   modificarea criteriilor după termenul de depunere al ofertelor în favoarea unui anumit ofertant;

  restrângerea ariei ofertanţilor;   posibilitatea apariţiei de contestaţii şi eventuale litigii cu ofertanţii.

RECOMANDĂRI:   Elaborarea de proceduri de control (check-list) cu ajutorul cărora comisia de evaluare va verifica dacă

DEPO a fost realizată în conformitate cu prevederile OMFP 1012/2001, OMFP 1013/2001 sau ale OMFP1014/2001 privind achiziţiile publice.

  Stabilirea unor responsabili cu realizarea şi actualizarea procedurilor.   Coroborarea atribuţiilor stabilite în proceduri cu cele atribuite prin fişele posturilor.   Elaborarea proiectului DEPO de către persoane cu pregătire corespunzătoare şi care nu vor face parte din

comisia de evaluare.   Instruirea personalului cu atribuţii în domeniul achiziţiilor publice în vederea:

- constituirii şi transmiterii DEPO

- însuşirii   şi aplicării corecte a legislaţiei privind achiziţiile publice în spiritul eliminării caracteruluiinterpretabil al acesteia.

Data:

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Băcescu Ana Petrescu Aurel

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 187/233

Constantin I a  ţ co 

187

LISTA DE VERIFICARE NR. 7

Obiectivul VII. Lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziţie publică

Nr.crt.

Activitatea de audit DA NU Obs.

7.1.   Examinarea procedurii specifice privind lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuireacontractului de achiziţie publică

- -

7.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedura specifică aactivităţilor aferente lansarea procedurii de cerere de oferte pentruatribuirea contractului de achiziţie publică

- -

a) existenţa procedurii specifice privind lansarea procedurii deatribuire a contractului de achiziţie publică

- -

 b) aprobarea procedurii specifice de către persoanele competente - -c) stabilirea modelului general al invitaţiei de participare şi

 precizarea modalităţilor de completare- -

d) existenţa componentei de actualizare a procedurii specifice - -7.1.2. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale

 procesului

- -

7.1.3. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie - -7.1.4. Modalitatea arhivării documentelor - -

7.2.   Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele din procedura specifică şi evaluarea completitudinii preluării acestora

- -

7.3.   Examinarea cunoaşterii procedurii specifice de către responsabiliicu realizarea activităţii

- -

7.4.   Aprecierea calităţii procedurii specifice de către responsabiliiacestora:

- -

a) consider ă procedura corespunzătoare ? - - b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice ? - -c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

7.5.   Analiza anunţurilor/invitaţiilor de participarea) invitaţia de participare a fost transmisă la cel puţin 5furnizori/executanţi/prestatori de la care există premisele obţineriicelor mai bune oferte

X

 b) cuprinderea conţinutului standard de informaţii, cuprins de prevederile legale

X

c) invitaţiile de participare sunt transmise însoţite de un exemplar alcaietului de sarcini

X

d) invitaţiile de participare sunt transmise însoţite de informaţiireferitoare la condiţii considerate relevante pentru îndeplinireacontractului

X

e) existenţa anunţurilor privind aplicarea procedurii de cerere deofertă într-o publicaţie de circulaţie naţională

X

TESTUL NR.7

Lista decontrolnr. 7

FIAPNR. 7

7.6.   Dreptul de a solicita clarificări la DEPO - -a) respectarea termenului de solicitare clarificări, de cel puţin 3 zileînainte de data limită pentru depunerea ofertelor - -

 b) respectarea termenului de r ăspuns la solicitări, de cel puţin 2 zileînainte de data limită pentru depunerea ofertelor - -c) transmiterea completărilor la DEPO către toţi ofertanţii care auobţinut documentaţia iniţială

- -

d) transmiterea clarificărilor la DEPO către toţi ofertanţii care auobţinut documentaţia iniţială

- -

7.7.   Analiza sistemului de arhivare a documentelor - -

Data:

Auditor intern, Supervizor,Băcescu Ana Petrescu Aurel

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 188/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

188

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

TESTUL NR. 7

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005

OBIECTUL TESTULUI: Lansarea aplicării procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului deachiziţie publică.

OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza anunţurilor/invitaţiilor de participare.

DESCRIEREA TESTULUI:   Populaţia a reprezentat-o anunţurile/invitaţiile de participare existente în cele 10 dosare de achiziţii,

efectuate prin cerere de oferte, în anul 2005.   Eşantionul a fost constituit din totalitatea anunţurilor/invitaţiilor de participare, respectiv 100%, datorită

numărului redus de documente, dar   şi pentru obţinerea unor concluzii pertinente prin testarea întregii

 populaţii.   Testarea a urmărit analiza anunţurilor/invitaţiilor de participare la procedura de cerere de oferte pentru

atribuirea contractului de achiziţie publică, pe baza elementelor stabilite în   Lista de verificare nr. 7, pozi ţ ia 7.5., literele a-e, şi anume:

Verificarea anun ţ urilor/invita ţ iilor de participare:a) invitaţia de participare a fost transmisă la cel puţin 5 furnizori/executanţi/ prestatori de la care există

 premisele obţinerii celor mai bune oferte; b) cuprinderea conţinutului standard de informaţii, cuprins de prevederile legale;c) invitaţiile de participare sunt transmise însoţite de un exemplar al caietului de sarcini;d) invitaţiile de participare sunt transmise însoţite de informaţii referitoare la condiţii consideraterelevante pentru îndeplinirea contractului;e) existenţa anunţurilor privind aplicarea procedurii de cerere de ofertă   într-o publicaţie de circulaţienaţională.

Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 7 privind Analiza anun ţ urilor/invita ţ iilor de participare.

CONSTATĂRI:În urma verificării şi pe baza listei de control  s-a constatat:

  invitaţiile de participare nu au fost transmise la cel puţin 5 furnizori/executanţi/prestatori de la care există premisele obţinerii celor mai bune oferte

  invitaţiile de participare nu informează întotdeauna cu privire la data limita pentru depunerea ofertelor;   publicarea anunţurilor de participare s-a realizat pentru toate achiziţiile în acelaşi cotidian.

CONCLUZII:În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 7.

Data,

Auditor intern, Supervizor,Băcescu Ana Petrescu Aurel

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 189/233

Constantin I a  ţ co 

189

LISTA DE CONTROL NR. 7privind Analiza anunţurilor/invitaţiilor de participare

Ofertele 

depuse Elemente testate 

Cerere 

de ofert ă 1 

Cerere 

de ofert ă 2 

Cerere 

de ofert ă 3 

Cerere 

de ofert ă 4 

Cerere 

de ofert ă 5 

Cerere 

de ofert ă 6 

Cerere 

de ofert ă 7 

Cerere 

de ofert ă 8 

Cerere 

de ofert ă 9 

Cerere de 

ofert ă10 

invitaţia de participare afost transmisă la cel puţin 5furnizori/executanţi/prestatoride la care există premiseleobţinerii celor mai buneoferte

FIAP X X X X FIAP FIAP FIAP X X

cuprinderea conţinutuluistandard de informaţii,cuprins de prevederile legale   FIAP X X X FIAP X X X X X

invitaţiile de participaresunt transmise însoţite de unexemplar al caietului desarcini

X X X X X X X X X X

invitaţiile de participaresunt transmise însoţite deinformaţii referitoare lacondiţii considerate relevante

 pentru îndeplinireacontractului

X X X X X X X X X X

existenţa anunţurilor  privind aplicarea proceduriide cerere de oferta într-o

 publicaţie de circulaţienaţională

FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 7

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005

PROBLEMA:Sistemul de prezentare al anunţurilor/invitaţiilor de participare la licitaţii.

CONSTATARE:   Invitaţiile de participare nu au fost transmise în toate cazurile la cel puţin 5 furnizori/executanţi/prestatori

de la care există premisele obţinerii celor mai bune oferte.   Invitaţiile de participare nu informează întotdeauna cu privire la data limită pentru depunerea ofertelor.   Publicarea anunţurilor de participare pentru toate achiziţiile s-a f ăcut în acelaşi cotidian.   De asemenea, echipa de audit intern a constatat că, în toate cazurile, în aplicarea procedurii de cerere de

oferta s-a uzitat de art.28 din  OUG nr.60/2001 privind achizi ţ iile publice, cu modificările şi complet ărileulterioare, conform căruia autoritatea contractantă trebuie să publice anunţul privind aplicarea proceduriide cerere de ofertă şi într-o publicaţie de circulaţie naţionala, caz în care poate atribui  contractul deachizi ţ ie publică şi în situa ţ ia prezent ării unui singur ofertant .

CAUZE:

  Nu a existat un control privind corectitudinea întocmirii   şi publicării anunţurilor/ invitaţiilor de participare la licitaţii.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 190/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

190

  Inexistenţa unei proceduri scrise  şi formalizate în ceea ce priveşte întocmirea  şi publicarea anunţurilor/invitaţiilor de participare

CONSECINŢE:   Baza de selecţie a ofertelor este mai mică, (de regulă  nefiind mai mult de doi ofertanţi pentru fiecare

achiziţie), reducându-se posibilitatea asigur ării unui preţ   mai bun/performanţe tehnice mai mari pentru

subiectul achiziţiei.   Posibilitatea limitării numărului ofertanţilor, respectiv aria lor restrângându-se propor ţional cu cota de piaţă a acestui cotidian.

  Posibilitatea contestării şi anulării procedurii pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.

RECOMANDĂRI:   Întocmirea procedurii specifice, scrisă şi formalizată, referitoare la anunţurile/ invitaţiile de participare   Stabilirea unui responsabil cu elaborarea şi actualizarea sistematică a procedurii.   Asigurarea corobor ării responsabilităţilor din fisele posturilor cu procedura elaborată.   Realizarea verificării de către   şeful Serviciului Achiziţii Publice a însuşirii cadrului normativ de către

salariaţii serviciului şi influenţarea evaluării anuale cu rezultatele practice obţinute de aceştia.

Data:

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Băcescu Ana Petrescu Aurel

LISTA DE VERIFICARE NR. 8

Obiectivul VIII. Derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziţie publică

Nr.

crt.  Activitatea de audit DA NU Obs.

8.1.   Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului deachiziţie publică

- -

8.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedurilespecifice a activităţilor aferente derulării procedurii decerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziţie publică:

- -

a) existenţa procedurilor specifice privind derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului deachiziţie publică:

- -

 b) aprobarea procedurilor specifice de către persoanele competente - -c) existenţa modelelor aferente activităţilor  şi precizareamodalităţilor de completare

- -

d) existenţa componentei de actualizare a procedurilor specifice - -8.1.2. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale

 procesului- -

8.1.3. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie - -8.1.4.Modalitatea arhivării documentelor - -

8.2.   Compararea atribuţiilor din procedura specifică cu fişele posturilor - -

8.3.   Examinarea cunoaşterii procedurii specifice de către responsabiliicu realizarea activităţii

- -

8.4.   Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora: - -a) consider ă procedura specifică corespunzătoare ? - -

 b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice ? - -c) există propuneri de perfecţionare a procedurii specifice? - -

8.5. Analiza deschiderii şi calificarea ofertelor a) respectarea termenului şi adresei de depunere ale ofertelor - -

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 191/233

Constantin I a  ţ co 

191

 b) deschiderea ofertelor la data, ora şi locul indicate înanunţul/invitaţia de participare

- -

c) calificarea ofertelor care au depus garanţia pentru participare - -d) existenţa şi conţinutul Procesului-verbal al şedinţei de deschidereal ofertelor 

- -

8.6. Analiza examinării şi evaluării ofertelor în vederea stabilirii ofertei

câştigătoarea) conformitatea propunerii tehnice cu cerinţele prevăzute în DEPO X

 b) conformitatea propunerii financiare cu cerinţele prevăzute înDEPO

X

c) existenţa clarificărilor necesare pentru evaluarea ofertelor Xd) existenţa corecţiilor aritmetice în textul ofertelor Xe) păstrarea criteriului pe baza căruia se atribuie contractul stabilit înDEPO, pe tot parcursul derulării procedurii

X

f) corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor,în cazul aplicării criteriului “oferta cea mai avantajoasă din punct devedere tehnico-economic”

X

g) existenţa hotărârii comisiei de evaluare cu privire la rezultatulaplicării procedurii pentru atribuirea contractului de achiziţie

 publică- -

h) existenţa comunicării, în scris, simultan, a rezultatului aplicării procedurii respective către toţi ofertanţii

- -

i) existenţa, în cazul anulării procedurii pentru atribuireacontractului de achiziţie publică, a deciziei de anulare

- -

TEST nr. 8a

Lista de controlnr. 8a

FIAPnr. 8a

8.7. Analiza încheierii contractelor de achiziţii publicea) contractul are avizul favorabil al serviciului financiar-contabil

 pentru disponibilitatea fondurilor X

 b) contractul are viza de control financiar preventiv Xc) contractul are viza serviciului juridic Xd) contractul are viza managerului Xe) contractul se încheie cu oferta declarată câştigătoare X

f) în cazul în care ofertantul stabilit câştigător nu s-a prezentat pentru încheierea contractului, autoritatea contractantă îl invită peurmătorul clasat sau anulează aplicarea procedurii

X

g) contractul s-a încheiat în perioada de valabilitate a ofertelor Xh) contractul s-a încheiat după 7 zile de la data comunicării privindrezultatul aplicării procedurii

X

i) existenţa informaţiilor/clauzelor privind modul de actualizareşi/sau revizuire a preţurilor contractelor X

 j) constituirea garanţiei de bună execuţie invitat pentru încheiereacontractului de achiziţie publică

X

k) legalizarea, la cerere, a asocierii în cazul unei oferte depuse încomun de mai mulţi ofertanţi

- -

l) existenţa contractelor încheiate între viitorul contractant şi

subcontractanţii săi, dacă este cazul

- -

TEST nr. 8b

Lista de controlnr. 8b

FIAPnr. 8b

FCRI

8.8.   Analiza sistemului de arhivare a documentelor - -

Data:

Auditor intern, Supervizor,Băcescu Ana Petrescu Aurel

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 192/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

192

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

TESTUL NR. 8A

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005

OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de cerere de oferta pentru atribuirea contractului de achizitie publica

OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza examinării şi evaluării ofertelor în vederea stabilirii ofertei câştigătoare.

DESCRIEREA TESTULUI:   Populaţia este reprezentată de documentele aferente ofertelor depuse pentru licitaţiile realizate în cadrul

entităţii în anul 2005.   Eşantionul va fi constituit din documentaţiile numai a 5 din cele 10 achiziţii prin   cerere de oferte,

 prevăzute în Program, respectiv achiziţiile cu poziţiile numerelor f ăr ă soţ, care reprezintă 50% din totalul populaţiei.   Testarea a urmărit analiza examinării şi evaluării ofertelor în vederea stabilirii ofertei câştigătoare pe baza

elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 8, pozi ţ ia 8.6, literele a-f, şi anume:Verificarea examinării şi evaluării ofertelor în vederea stabilirii ofertei câ ştig ătoare documenta ţ iei :a) conformitatea propunerii tehnice cu cerinţele prevăzute în DEPO;

 b) conformitatea propunerii financiare cu cerinţele prevăzute în DEPO;c) existenta clarificărilor necesare pentru evaluarea ofertelor;d) existenţa corecţiilor aritmetice în textul ofertelor;e) păstrarea criteriului pe baza căruia se atribuie contractul stabilit in DEPO, pe tot parcursul derulării

 procedurii;f) corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor, în cazul aplicării criteriului “ofertacea mai avantajoasă din punct de vedere tehnico-economic”.

Testarea s-a concretizat în elaborarea   Listei de control nr. 8 pentru Analiza examinării   şi evaluăriiofertelor în vederea stabilirii ofertei câ ştig ătoare.

CONSTATĂRI:Pe baza testării efectuate şi a listei de control  s-a constatat:nesolicitarea clarificărilor necesare pentru evaluarea ofertelor;calcule eronate pentru stabilirea clasamentului ofertelor, în cazul aplicării criteriului “oferta cea maiavantajoasă din punct de vedere tehnico-economic”

CONCLUZII:În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 8a.

Data,

Auditor intern, Supervizor,Băcescu Ana Petrescu Aurel

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 193/233

Constantin I a  ţ co 

193

LISTA DE CONTROL NR. 8Aprivind Analiza examinării şi evaluării ofertelor în vederea stabilirii ofertei câştigătoare

Dosarele 

achizi  ţ iilor publice 

El emente testate 

Dosar 

achizi  ţ ie public ă 1 

Dosar 

achizi  ţ ie public ă 3 

Dosar 

achizi  ţ ie public ă 5 

Dosar 

achizi  ţ ie public ă 7 

Dosar 

achizi  ţ ie public ă 9 

conformitatea propunerii tehnice cucerinţele prevăzute în DEPO   X X X X X   conformitatea propunerii financiarecu cerinţele prevăzute în DEPO   X X X X X   existenta clarificărilor necesare

 pentru evaluarea ofertelor    X X    FIAP   X X  existenţa corecţiilor aritmetice întextul ofertelor 

  X X X X X  

 păstrarea criteriului pe baza căruia seatribuie contractul stabilit în DEPO, pe

tot parcursul derulării procedurii   X X X X X   corectitudinea calculelor pentrustabilirea clasamentului ofertelor, încazul aplicării criteriului “oferta ceamai avantajoasă din punct de vederetehnico-economic”

 X X    FIAP   X X 

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 8A

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005

PROBLEMA:Clasificarea ofertelor în vederea stabilirii ofertei câştigătoare.

CONSTATARE:În conţinutul DEPO aferent   Dosarului nr. 5 al achizi ţ iei de servicii de între ţ inere   şi repara ţ ii

climatizoare au fost constatate unele deficienţe:   În   Fi şa de date a achizi ţ iei   pentru   factorul financiar de evaluare   „tariful manoperei/ora de lucru laintervenţiile accidentale/lot” au fost acordate 300 puncte, iar în algoritmul de calcul prezentat în DEPO

 punctajul maxim a fost de 150 de puncte.De asemenea, pentru valoarea minima a criteriului „eşantion de piese de schimb/unitate de aer 

condiţionat” s-a acordat punctajul maxim de 150 de puncte. În formula de calcul a punctajelor intermediareacestei valori minime a factorului financiar i-au fost acordate 300 de puncte.

Datorită diferenţelor mari dintre valorile înscrise în  Fi şele de date prezentatele de ofertanţi, erorile decalcul nu au influenţat clasificarea ofertelor în funcţie de acest criteriu.   Pentru valoarea maximă   a   factorului tehnic de evaluare  „asigurarea cu piese de schimb pe perioadăîndelungată (minim 9 luni)” au fost acordate 150 de puncte. În oferta tehnico-economică SC AER COM SA aofertat termenul de 120 de luni, adică 10 ani, pentru care a primit punctajul maxim.

De subliniat ca, oferta SC AER COM SA privind manopera/ora servicii prestate a fost substan ţial maimică decât a celorlalţi ofertanţi şi în final nu a câştigat licitaţia.

CAUZA   Interpretarea eronată   a prevederilor DEPO în privinţa calculelor necesare pentru stabilirea ofertei

câştigătoare.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 194/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

194

  Inexistenţa procedurii scrise   şi formalizate pentru evaluarea ofertelor în vederea stabilirii oferteicâştigătoare.

  Necunoaşterea prevederilor legale în ceea ce priveşte obligativitatea solicitării de clarificări în cazul uneioferte cu un preţ neobişnuit de scăzut.

CONSECINŢE:

  Depunctarea nefondată   a unor ofertanţi care au respectat cerinţa minimă   din DEPO care duce lafavorizarea celorlalţi.   Echipa de audit îşi exprimă rezerve cu privire la exactitatea informaţiilor prezentate la a doua constatare,

având în vedere faptul că nici o societate comercială nu îşi gestionează ineficient lichidităţile financiareinvestind în stocuri  şi influenţând negativ indicatorii viteza de rotaţie a activelor circulante, lichiditateaglobală şi rata de finanţare a activelor circulante pe baza fondului de rulment.

  Posibilitatea apariţiei de contestaţii şi eventuale litigii cu ofertanţii.

RECOMANDARE:   Elaborarea unei proceduri scrise  şi formalizate în ceea ce priveşte aplicarea prevederilor DEPO pentru

stabilirea ofertei câştigătoare şi actualizarea sistematică a acesteia.   Stabilirea unui responsabil cu elaborarea şi actualizarea procedurilor.   Coroborarea responsabilităţilor stabilite prin proceduri cu cele atribuite prin fişele posturilor.

  Realizarea unui sistem de pregătire profesională   cu personalul Serviciului Achiziţii Publice, viitorimembrii în comisiile de evaluare, în ceea ce priveşte aplicarea prevederilor DEPO pentru stabilirea oferteicâştigătoare.

  Întocmirea unor proceduri de control (check-list) cu ajutorul cărora să   se poată   verifica respectarea prevederilor DEPO privind stabilirea clasamentului ofertelor  şi implicit stabilirea câştigătorului.

  Realizarea unei instruiri periodice cu personalul de execuţie de către seful serviciului   şi influenţareaevaluărilor anuale cu rezultatele acestora.

  Constituirea unei echipe de control şi verificarea tuturor licitaţiilor din ultimul an, pentru a constata dacăaceste erori de calcul pentru stabilirea ofertei câştigătoare au fost o întâmplare sau se prezintă deja ca o

 practică în cadrul Serviciului Achiziţii Publice.   Analiza rezultatelor acestei acţiuni de control, luarea masurilor care se impun  şi informarea echipei de

auditori interni.

Data:

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Băcescu Ana Petrescu Aurel

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

TESTUL NR. 8B

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005

OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de cerere de ofertă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică

OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza încheierii contractelor de achiziţii publice.

DESCRIEREA TESTULUI:   Populaţia este reprezentată de documentele care stau la baza încheierii contractelor de achiziţii publice în

anul 2005.   Eşantionul va fi constituit din dosarele celor 10 achiziţii prin cerere de oferte, prevăzute în Programul de

achizi ţ ii publice, respectiv 100%. Procedăm astfel, deoarece fiind un număr redus de documente amconsiderat necesar ă testarea întregii populaţii pentru obţinerea unor rezultate concludente.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 195/233

Constantin I a  ţ co 

195

  Testarea a urmărit analiza conformităţii încheierii contractelor de achiziţii publice pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 8, pozi ţ ia 8.7, literele a-j, şi anume:

 Analiza încheierii contractelor de achizi ţ ii publice:- contractul are avizul favorabil al serviciului financiar-contabil pentru disponibilitatea fondurilor;- contractul are viza de control financiar preventiv;- contractul are viza serviciului juridic;

- contractul are viza managerului;- contractul se încheie cu oferta declarată câştigătoare;- în cazul în care ofertantul stabilit câştigător nu s-a prezentat pentru încheierea contractului,

autoritatea contractantă îl invită pe următorul clasat sau anulează aplicarea procedurii;- contractul s-a încheiat în perioada de valabilitate a ofertelor;- contractul s-a încheiat după 7 zile de la data comunicării privind rezultatul aplicării procedurii;- existenţa, ca parte integrantă a contractului şi a informaţiilor/clauzelor privind modul de actualizare

şi/sau revizuire a preţurilor contractelor;- constituirea garanţiei de bună execuţie pentru încheierea contractului de achiziţie publică.

Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 8b  pentru Analiza încheierii contractelor deachizi ţ ii publice.

CONSTATĂRI:   Pe baza testării efectuate şi a listei de control   echipa de audit a constatat nerespectarea clauzelor existente

la contractul de achiziţie publică privind modul de actualizare şi/sau revizuire a preţurilor contractelor.   În mod surprinzător, la contract se mai încheie un act adiţional cu acelaşi număr  şi dată, dar cu conţinut

diferit în ceea ce priveşte preţul, rezultând un prejudiciu adus entităţii.

CONCLUZII:În baza acestui test s-a elaborat atât  Fi şa de identificare  şi analiză  a problemei   (FIAP nr. 8b) cât  şi

 Formular de Constatare şi Raportare a Iregularit ăţ ilor  (FCRI).

Data,

Auditor intern, Supervizor,

Băcescu Ana Petrescu Aurel

LISTA DE CONTROL NR. 8Bprivind Analiza încheierii contractelor de achiziţii publice

Dosarele achizi  ţ i i lor 

publice Elemente 

testate 

Dosarachiziţiepublică

1

Dosarachiziţiepublică

2

Dosarachiziţiepublică

3

Dosarachiziţiepublică

4

Dosarachiziţiepublică

5

Dosarachiziţiepublică

6

Dosarachiziţiepublică

7

Dosarachiziţiepublică

8

Dosarachiziţiepublică

9

Dosarachiziţiepublică

10

contractul areavizul favorabilal serviciuluifinanciar-contabil pentrudisponibilitateafondurilor 

X X X X X X X X X X

contractul areviza de controlfinanciar 

 preventiv

X X X X X X X X X X

contractul areviza serviciului

 juridicX X X X X X X X X X

contractul areviza managerului

  X X X X X X X X X X

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 196/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

196

contractul seîncheie cu ofertadeclaratăcâştigătoare

X X X X X X X X X X

în cazul în careofertantul stabilitcâştigător nu s-a

 prezentat pentruîncheiereacontractului,autoritateacontractantă îlinvită peurmătorul clasatsau anuleazăaplicarea

 procedurii

X X X X X X X X X X

contractul s-aîncheiat în

 perioada devalabilitate a

ofertelor 

X X X X X X X X X X

contractul s-aîncheiat după 7zile de la datacomunicării

 privind rezultatulaplicării

 procedurii

X X X X X X X X X X

  existenţainformaţiilor/clauzelor privindmodul deactualizare şi/saurevizuire a

 preţurilor 

contractelor 

X X X X X X X  FIAP

FCRI  X X

constituireagaranţiei de bunăexecuţie pentruîncheiereacontractului deachiziţie publică.

X X X X X X X X X X

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 8B

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005

PROBLEMA:Încălcarea clauzelor privind actualizarea/revizuirea preturile din contractele de achiziţii publice.

CONSTATARE:Din analiza Dosarului de achiziţie publică nr. 8 s-a constatat:

  La contractul de servicii nr. X/2001, atribuit de autoritatea contractantă ofertantului SC ECOLOGIA SRLau fost încheiate clauze privind actualizarea şi/sau revizuirea valorii prestaţiei de evacuare şi depozitare agunoiului menajer, pentru întreaga perioadă de valabilitate a contractului, 2003-2005, respectiv creştereaanuala a tarifului pe mc cu 5% (tariful de pornire, pentru anul 2003, a fost de 80.000 lei/mc gunoi

menajer, f ăr ă TVA).

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 197/233

Constantin I a  ţ co 

197

  În anul 2004, societatea prestatoare înaintează  autorităţii contractante un   memoriu justificativ, în urmacăruia stabileşte tariful prestaţiei lunare la 100.000 lei/mc f ăr ă TVA, începând cu ianuarie 2005.

  Tot în 2004 se înregistrează  pe adresa autorităţii contractante un act adi ţ ional  prin care se stabileşte catariful prestaţiei de evacuare   şi depozitare a gunoiului menajer să  fie de 100.000 lei mc începând cuianuarie 2005, f ăr ă TVA. Actul adiţional a fost găsit semnat doar de prestator.

  Corespunzător clauzelor contractuale, pentru anul 2005, al treilea an din perioada de valabilitate a

contractului, tariful trebuia să fie de 88.000 lei/mc gunoi menajer, f ăr ă TVA.   De asemenea, la contract, în mod inexplicabil, se mai încheie un act adi ţ ional  cu acelaşi număr  şi dată,dar cu conţinut diferit în ceea ce priveşte tariful pentru anul 2005, respectiv 125.000 lei/mc, f ăr ă TVA.

  În consecinţă, pentru anul 2005, diferenţa nejustificată prin clauzele contractuale a fost de 37.000 lei/mcgunoi menajer, f ăr ă TVA.

  Din verificarea efectuată   de către echipa de audit la firma prestatoare, s-a constatat că  în anul 2005,aceasta a practicat mai multe tarife de la 75.000 lei la 125.000 lei mc. Pentru majoritatea institu ţiilor 

 publice s-a practicat tariful maxim.

CAUZA   Inexistenţa procedurii scrise privitoare la încheierea contractului de achiziţie publică şi derularea

ulterioar ă a contractelor ce depăşesc perioada unui an.   Necunoaşterea temeinică   a prevederilor legale în ceea ce priveşte încheierea contractului de achiziţie

 publică şi derularea ulterioar ă a contractelor ce depăşesc perioada unui an.   Lipsa controlului intern, neexercitarea corespunzătoare a vizei controlului financiar preventiv propriu şi

delegat.

CONSECINŢE:Posibilitatea prejudicierii entităţii prin inexistenţa unor clauze de actualizare/revizuire adecvate. Spre

exemplu în situaţia de mai sus autoritatea contractantă a plătit în plus în anul 2005 suma de 45.000.000 lei.

RECOMANDARE:   Întocmirea unor proceduri de control (check-list) cu ajutorul cărora să   se poată  verifica respectarea

 prevederilor contractuale.   Elaborarea unei proceduri scrise  şi formalizate în ceea ce priveşte încheierea contractului de achiziţie

 publică şi derularea ulterioar ă a contractelor ce depăşesc perioada unui an.

  Asigurarea responsabilităţilor prevăzute în proceduri prin fişele posturilor.   Realizarea unui sistem de pregătire profesională cu personalul Serviciului Achiziţii Publice şi influenţarea

cu rezultatele acestuia a evaluărilor anuale.

Data:

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Băcescu Ana Petrescu Aurel

Prezentam documentul   Formular de constatare   şi raportare a iregularit ăţ ilor – FCRI,   conformmodelului de mai jos.

Procedura – P08: Colectarea dovezilor

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

FORMULAR DE CONSTATARE ŞI RAPORTARE A IREGULARITĂŢILOR 

C ătre:

domnul NICOLESCU Mircea, conducătorul structurii de audit intern

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 198/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

198

CONSTATAREÎn urma misiunii de audit intern, efectuată   la   Serviciul Achizi ţ ii Publice   din cadrul   Direc ţ iei

 Administrative şi Patrimoniu, în perioada 01.03-05.05.2005, la Dosarul achizi ţ iei publice nr. 8, s-au constataturmătoarele:

La contractul de servicii nr. X/2001, atribuit de autoritatea contractantă   ofertantului SC ECOLOGIA

SRL au fost încheiate clauze privind actualizarea  şi/sau revizuirea valorii prestaţiei de evacuare şi depozitarea gunoiului menajer, pentru întreaga perioadă  de valabilitate a contractului, 2003-2005, respectiv creştereaanuală a tarifului pe mc cu 5% (tariful de pornire, pentru anul 2003, a fost de 80.000 lei/mc gunoi menajer,f ăr ă TVA).

În anul 2004, societatea prestatoare înaintează autorităţii contractante un memoriu justificativ, în urmacăruia stabileşte tariful prestaţiei lunare la 100.000 lei/mc f ăr ă TVA, începând cu ianuarie 2005.

Tot în 2004 se înregistrează pe adresa autorităţii contractante un act adi ţ ional  prin care se stabileşte cătariful prestaţiei de evacuare şi depozitare a gunoiului menajer să fie de 100.000 lei mc începând cu ianuarie2005, f ăr ă TVA. Actul adiţional a fost găsit semnat doar de prestator.

Corespunzător clauzelor contractuale, pentru anul 2005, al treilea an din perioada de valabilitate acontractului, tariful trebuia să fie de 88.000 lei/mc gunoi menajer, f ăr ă TVA.

De asemenea, la contract, în mod inexplicabil, se mai încheie un  act adi ţ ional  cu acelaşi număr  şi dată,dar cu conţinut diferit în ceea ce priveşte tariful pentru anul 2005, respectiv 125.000 lei/mc, f ăr ă TVA.

În consecinţă, pentru anul 2005, diferenţa nejustificată   prin clauzele contractuale a fost de 37.000lei/mc gunoi menajer, f ăr ă TVA.

 Datorit ă   acestor iregularit ăţ i, autoritatea contractant ă   a pl ătit în plus în anul 2005 suma de45.000.000 lei .

Echipa de auditori interni, din verificarea efectuată  la firma prestatoare a constatat că, în anul 2003,aceasta a practicat mai multe tarife de la 75.000 lei la 125.000 lei mc, iar pentru majoritatea instituţiilor 

 publice a practicat tarife maximale, evident cu acordul contractanţilor.

ACTE NORMATIVE INCĂLCATE:   OUG nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare – art. 41, alin (3) si

(7).

  HG nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a Ordonanţei de urgenţă   a Guvernului nr.60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare – art. 51^2, alin. (3).

RECOMANDARE:Deoarece au fost angajate cheltuieli suplimentare nejustificate, propunem recuperarea sumei de

45.000.000 lei, de la SC ECOLOGIA SRL. În eventualitatea în care suma nu se poate recupera de la SCECOLOGIA SRL, directorul Direcţiei Administrativ   şi Patrimoniu va stabili, în vederea recuper ării,

 persoanele responsabile de derularea contractului care, deşi aveau cunoştinţă de prima formă a contractului,au înaintat, spre aprobare conducerii autorităţii contractante un act adiţional cu acelaşi număr  şi dată, dar cutarife diferite de cele stabilite prin contract.

Faptul că  a fost aprobat, conduce la ideea că  nu există  o procedur ă   pentru această   activitate, astfelconducerea a semnat pe încredere, f ăr ă a verifica contractul.

De asemenea, recomandăm elaborarea unei proceduri scrise  şi formalizate şi stabilirea unui responsabil

de procedur ă.

ANEXE:- copie contract  achiziţie servicii de evacuare şi depozitare a gunoiului menajer;- copie Memoriu justificativ, depus la autoritatea contractantă;- copii acte adiţionale înregistrate la autoritatea contractantă.

Data:

Auditor, Supervizor:Băcescu Ana Petrescu Aurel

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 199/233

Constantin I a  ţ co 

199

LISTA DE VERIFICARE NR. 9

Obiectivul X. Administrarea contractelor de achiziţii publice

Nr.crt.

  Activitatea de audit DA NU Obs.

9.1.   Monitorizarea atribuirii contractelor de achiziţie publică - -

9.2.   Eliberarea/restituirea garanţiei de bună execuţie   - -9.3.   Verificarea dosarului de urmărire a derulării contractului de

achiziţie publică încheiata) verificarea existenţei devizului de lucr ări şi conformitatealui cu condiţiile contractuale

X

 b) verificarea existenţei situaţiilor de lucr ări periodice înainteafiecărei tranşe de plată

X

c) existenţa adendum-urilor la contract şi conformitate cu prevederile contractuale

X

d) verificarea existenţei certificatelor de calitate pentru bunurişi materiale

X

e) verificarea existenţei Proceselor-verbale de atestare acalităţii executării lucr ărilor/prestării serviciilor, conformnormativelor prevăzute în contract

X

9.4.   Constatarea minusurilor  şi plusurilor la recepţiea) existenţa notelor de recepţie semnate de comisia de recepţief ăr ă rezerve

X

 b) pentru note de recepţie cu rezerve, verificarea Proceselor-verbale de soluţionare a minusurilor  şi/sau plusurilor constatate

X

9.5.   Certificarea şi verificarea facturilor a) existenţa şi conformitatea articolelor din facturi cu cele dindevize şi condiţiile contractuale

X

 b) valoarea facturii este materializată şi susţinută de Procesul-verbal de recepţie Xc) existenţa şi conformitatea articolelor din facturi cu cele dineventualele acte adiţionale la contract

X

d) verificarea sumelor din facturi cu sumele din ordinele de plată

X

e) verificarea încadr ării sumelor din facturi în plafoanele prevăzute în contract

X

Interviuadresat dl. VictorUNGUREANU,

salariat în cadrulServiciuluiAchiziţii Publice

9.6.   Analiza sistemului de arhivare a documentelor - -

Data:

Auditori interni: Supervizor:

Comănescu Cristian Petrescu AurelBăcescu Ana

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

INTERVIUprivind administrarea contractelor de achiziţii publice

adresat domnului Victor UNGUREANU,salariat în cadrul Serviciului Achiziţii Publice

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 200/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

200

Nr.crt.

  Întrebări R ăspunsuri

1. Cum este asigurată administrareacontractelor de achiziţii publice,ulterior încheierii acestora ?

- Urmărirea derulării unui contract de achiziţie publică, ulterior încheierii lui, se face de către un salariat responsabil cuurmărirea respectării clauzelor contractuale, respectiv şefulechipei care a contribuit la desf ăşurarea întregii proceduri pentru

atribuire a acestui contract.- Completez cu faptul că funcţie de specificul contractului,responsabilul are pregătirea profesională corespunzătoare.

2. Cum urmăriţi corectitudineaetapelor de decontare?

- Verificarea corectitudinii decontării presupune mai multeetape, funcţie şi de specificul contractului de achiziţie publică,dintre care enumăr :

  verificarea existenţei devizului de lucr ări şiconformitatea lui cu condiţiile contractuale;

  verificarea existenţei situaţiilor de lucr ări periodiceînaintea fiecărei tranşe de plată;

  existenţa adendum-urilor la contract şi conformitateacu prevederile contractuale;

  verificarea existenţei certificatelor de calitate pentru

 bunuri şi materiale;   verificarea existenţei Proceselor-verbale de atestare a

calităţii executării lucr ărilor/prestării serviciilor,conform normativelor prevăzute în contract.

3. Se face recepţia obiectuluicontractului de achiziţie publică ?

Da, şi se finalizează prin întocmirea Notelor de recepţie semnatede comisia de recepţie f ăr ă rezerve.

4. Cum procedaţi în cazul Notelor derecepţie cu rezerve ?

Se soluţionează eventualele minusuri sau plusuri constatate larecepţie, conform prevederilor contractuale, şi se încheie unProces-verbal de soluţionare a minusurilor  şi/sau plusurilor constatate.

5. Ce presupune plăţile intermediarela contract?

Se verifică existenţa şi conformitatea articolelor din facturi cucele din devize şi condiţiile contractuale, existenţa şi

conformitatea articolelor din facturi cu cele din eventualele acteadiţionale la contract.6. Cum verificaţi conformitatea

facturilor?Valoarea facturii este materializată şi susţinută de Procesul-verbal de recepţie.

7. În baza căror acte sunt întocmiteordinele de plată în derulareacontractului?

Fiecare ordin de plată are în spate o factur ă, care presupune osumă identică cu cea trecută ulterior în ordin.

8. Verificaţi nedepăşirea valoriicontractului?

Da, se verifică încadrarea sumelor din facturi în plafoanele prevăzute în contract. În caz de depăşire, se corecteazăeventualele erori de calcul sau se cer justificări suplimentarecelui care a emis factura.

9. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la acest subiect?

 Nu.

Data:

Auditori interni, Intervievat,Comănescu Cristian

Băcescu Ana

Notă: Informa ţ iile primite în cadrul interviului vor fi cuprinse în Raportul de audit intern. Pe baza r ă spunsurilor celui intervievat, nu s-a elaborat FIAP.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 201/233

Constantin I a  ţ co 

201

3.10. Constituirea dosarelor de audit intern

După finalizarea intervenţiei la faţa locului, se constituie Dosarele de audit intern  în vederea asigur ăriiunei legături între obiectivele stabilite prin programul de audit, intervenţia la faţa locului şi raportul de audit

 public intern. Documentele culese şi/sau întocmite pe timpul misiunii de audit se constituie în următoarele

dosare:

A. Dosaru l permanent, care cuprinde:a) Sec ţ iunea A –  Raportul de audit intern şi anexele acestuia:- Ordinul de serviciu;- Declaraţia de independenţă;- Rapoartele de audit intern (intermediar, final, sinteza Raportului de audit intern);- teste;- Fişele de identificare şi analiză a problemelor;- Formularele de constatare a iregularităţilor;- Programul intervenţiei la faţa locului;

 b) Sec ţ iunea B – administrativă:

- Notificarea privind declanşarea misiunii de audit;- Minuta şedinţei de deschidere;- Minuta reuniunii de conciliere;- Minuta şedinţei de închidere;- Corespondenţa cu entitatea structurii auditate;

c) Sec ţ iunea C - documenta ţ ia misiunii de audit public intern:- strategii interne;- reguli, regulamente şi legi aplicabile;- proceduri de lucru;- materiale despre entitatea/structura auditată;- rapoarte de audit public intern anterioare ;- informaţii privind fluxul de informaţii;

- documentaţia analizei riscului;- documentaţia privind sistemul de control intern (aprobări, autorizări, separarea sarcinilor, supervizarea,reconcilierea, rapoarte etc.).

d) Sec ţ iunea D - supervizarea şi revizuirea desf ăşur ării misiunii şi a rezultatelor acesteia şi cuprinde Lista desupervizare a documentelor;

B.  Dosarul documentelor de lucru  cuprinde copii xerox ale documentelor justificative, care confirmăşi sprijină concluziile. Dosarul se indexează  prin atribuirea de litere şi cifre pentru fiecare secţiune/obiectivdin cadrul programului.

Dosarele de audit public intern sunt proprietatea entităţii publice  şi sunt confidenţiale  şi  se pă strează până   la îndeplinirea recomand ărilor din raportul de audit intern, după   care se arhivează   potrivitreglementarilor legale privind arhivarea.

3.11. Revizuirea documentelor de lucru

Revizuirea se efectuează de către auditorii interni, înainte de întocmirea proiectului Raportului de auditintern pentru a se asigura că   documentele de lucru sunt pregătite în mod corespunzător   şi că   acesteafurnizează  un sprijin adecvat pentru munca efectuată şi pentru dovezile adunate în timpul misiunii de auditintern.

Auditorii revăd F.I.A.P.-urile  şi documentele de lucru din punct de vedere al formei  şi al conţinutuluiasigurându-se că dovezile de audit prezentate în actele dosarului pot trece testul de evidenţă. Pentru a trecetestul de evidenţă, documentele de lucru trebuie să fie suficiente, concludente şi relevante.

În faza de revizuire a documentelor de lucru auditorii întocmesc  Nota centralizatoare a documentelor de lucru elaborate în totalitate pe parcursul misiunii de audit.

În sinteză, procedura de revizuire a documentelor de lucru  şi de elaborare a  Notei centralizatoare adocumentelor de lucru de către auditorii interni, se prezintă astfel:

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 202/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

202

Auditorii     Etichetează şi numerotează   toate documentele pe măsur ă   ce misiunea de audit progresează.

  Apreciază  dacă  FIAP-urile  şi documentele de lucru asigur ă  un sprijin corespunzător  pentru misiunea de audit intern.

  Revizuiesc lucr ările din punctul de vedere al conţinutului   şi al formei   şi apreciază

dacă FIAP-urile şi documentele de lucru sunt suficiente, concludente şi relevante.   Efectuează modificările necesare în documente.   Întocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru.   Îndosariază   Nota centralizatoare a documentelor de lucru în Dosarul permanent,

Secţiunea C.

Modelul privind întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru  este următorul:

Procedura – P10: Revizuirea documentelor de lucru

ENTITATEA PUBLICĂ

Serviciul Audit Intern

NOTĂ CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

 Misiunea de audit: Activitatea de achiziţii publice

Perioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Întocmit: Comănescu Cristian, Băcescu Ana Data:Avizat: Petrescu Aurel Data:

ExistăConstatarea Document justificativ

DA NU

  La nivelul Serviciului Achizi ţ ii Publice sistemulde control intern este în subordineaconducătorului acestei structuri.

  Activităţile de control intern nu sunt formalizate,sub forma unor proceduri scrise detaliate.

- ROF-ul Direcţiei X

  Nu există o persoană nominalizată curesponsabilitatea fundamentării, întocmirii şiactualizării Programului;

  Nu toate compartimentele funcţionale au transmisreferate de necesitate.

  Înscrierea în Program a unor achiziţii cuprinse înreferate neaprobate şi nefundamentate.

- fişele posturilor din cadrul ServiciuluiAchiziţii Publice- Programul de achizi ţ ii publice pentruanul 2005- referatele de necesitate

X

X

  Nerespectarea cadrului normativ în ceea ce priveşte alegerea procedurii de atribuire acontractelor de achiziţie publică.

- Programul de achizi ţ ii publice pentruanul 2005

X

  Nesemnarea declaraţiilor de confidenţialitate şiimpar ţialitate de toţi membrii comisiilor deevaluare.

  Semnarea declaraţiilor de confidenţialitate şiimpar ţialitate după deschiderea ofertelor.

- declaraţiile de confidenţialitate şiimpar ţialitate aferente fiecărei comisiide evaluare- interviuri

X

X   R ăspunsul la solicitarea de clarificări la DEPO s-

a transmis numai solicitantului.- r ăspunsurile la adresele de solicitareclarificări

X

  Data indicată în anunţul de participare nu acoincis cu data deschiderii propriu-zise a

ofertelor.

- anunţurile de participare- procesele-verbale ale şedinţelor de

deschidere a ofertelor 

XX

  Dosare ale achiziţiilor publice incomplete saugreşit alcătuite.

- dosarele achiziţiilor publice X

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 203/233

Constantin I a  ţ co 

203

  Lipsa criteriului aplicat pentru atribuireacontractului

  Specificaţii nelegale în conţinutul caietului desarcini

- DEPO pentru achiziţiile analizate X

  Invitaţiile de participare nu au fost transmise lacel puţin 5 furnizori/ executanţi/prestatori de la

care există premisele obţinerii celor mai buneoferte   Invitaţiile de participare nu informeazţ

întotdeauna cu privire la data limită pentrudepunerea ofertelor;

  Publicarea anunţurilor de participare în acelaşicotidian.

- invitaţiile de participare existente îndosarele achiziţiilor publice

- copii ale anunţurilor publicate X

X

  Calcule eronate pentru stabilirea clasamentuluiofertelor 

- DEPO pentru achiziţiile analizate- Ofertele depuse- Rapoartele întocmite pentru atribuireacontractelor 

X

XX

Auditori interni,

Comănescu CristianBăcescu Ana

3.12. Şedinţa de închidere

Şedinţa de închidere a intervenţiei la faţa locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, aconstatărilor  şi recomandărilor finale, din proiectul Raportului de audit intern, precum şi discutarea unui plande acţiune însoţit de un calendar de implementare a recomandărilor.

În cadrul acestei şedinţe se urmăreşte faptului ca, atât constatările, cât şi recomandările, să fie uşor deînţeles, să nu permită interpretări  şi să nu fie părtinitoare. De asemenea, constatările trebuie să aibă la bazădocumente doveditoare, iar aspectele semnalate să  ajute conducerea entităţii auditate în luarea unor deciziimanageriale în vederea eliminării deficienţelor constatate.

Şedinţa de închidere se finalizează   prin  Minuta   şedin ţ ei de închidere, în care se consemnează   dataşedinţei, participanţii, discuţiile efectuate şi concluziile finale.

În sinteză, procedura Ş edin ţ a de închidere se prezintă astfel:

Auditorii     Planifică şedinţa de închidereConducătorul compartimentuluide audit internAuditoriiReprezentanţii entităţii auditate

  Participă la desf ăşurarea şedinţei de închidere, conducătorii structuriiauditate îşi declar ă părerile în privinţa constatărilor  şi recomandărilor,

 precum şi a corecţiilor de efectuat.

Auditorii     Fac rezumatul discuţiilor într-o Minută a şedinţei de închidereConducătorul compartimentuluide audit internAuditoriiReprezentanţii entităţiiauditate

  Cad de acord asupra modificărilor propuse, dacă este cazul.

Auditorii     Pregătesc acte suplimentare necesare pentru a justifica modificările propuse.

  Îndosariază toate modificările aprobate, Minuta şedinţei de închidereîn Dosarul permanent - Secţiunea B.

Modelul privind întocmirea M inutei  şedin  ţ ei de înch idere  este următorul:

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 204/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

204

Procedura – P11: Şedinţa de închidere

ENTITATEA PUBLICĂServiciul de Audit Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

Misiunea de audit: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Întocmit: Comănescu Cristian Data:Avizat: Petrescu Aurel Data:

Lista participanţilor:

Numele Funcţia/Direcţia/Serviciul Nr. telefon E-mail SemnăturaTănase Dumitru Director Ec.Popescu Laurenţiu Director Adm. Patr.

Radu Nicolae Sef serv. Achiziţii Publice Nicolescu Mircea Director AIPetrescu Aurel Sef serv. AIComănescu Cristian Auditor Băcescu Ana Auditor  

Stenograma şedinţei: Prezentarea obiectivelor auditate şi constat ărilor pentru fiecare obiect auditat; a fost discutat ă fiecare

deficien ţă   în parte, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfunc ţ ionalit ăţ ii, au fost  prezentate recomand ările care urmează a fi implementate pentru eliminarea deficien ţ elor constatate.

 În cadrul  Ş edin ţ ei de închidere structura auditat ă şi-a însu şit în totalitate constat ările şi recomand ările formulate de echipa de auditori.

 În consecin ţă , proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final care va fi preg ătit pentru aprobare   şi transmitere structurii auditate. Raportul de audit intern va fi înso ţ it de oSINTEZ  Ă  care va con ţ ine concluziile echipei de auditori interni cu prezentarea principalelor recomand ări şiopinia general ă a acesteia.

Structura auditat ă   se angajează   să   completeze Planul de ac ţ iune   şi calendarul implement ăriirecomand ărilor, cu termenele de realizare  şi persoanele responsabile cu implementare acestora, pe care îl vor discuta cu echipa de auditori.

În acelaşi timp, entitatea auditată   a prezentat   Planul de ac ţ iune   şi Calendarul de implementare al recomand ărilor, prin care au stabilit acţiunile ce le vor avea în vedere, pentru soluţionarea recomandărilor,termenele care au fost discutate cu echipa de auditori şi acceptate, şi persoanele responsabile.

Modelul privind întocmirea  Planului de acţiune  şi a  Calendarului implementării recomandăriloreste următorul:

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

PLANUL DE ACŢIUNE ŞICALENDARUL IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR 

Nr.crt.

  Recomandarea Plan de acţiune  Calendarul

implementăriiResponsabil cuimplementarea

1.   Elaborarea procedurilor specifice care

reglementează activitateade achiziţii publice

- desemnarea persoanelor responsabile cu elaborarea

 procedurilor specifice carereglementează activitatea deachiziţii publice

31.12.2006 Radu Nicolae,Sef Serviciu

Achiziţii Publice

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 205/233

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 206/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

206

întocmirea dosarelor achiziţiilor publice;

10.   Reconstituirea dosarelor  pentru achiziţiile efectuateîn ultimii trei ani.

- emiterea deciziei pentruconstituirea echipei de verificarea dosarelor achiziţiilor publice

31.12.2006Mircea Tudoran,salariat ServiciulAchiziţii Publice

11.   Realizarea verificării decătre şeful Serviciuluiachiziţii publice a însuşiriicadrului normativ de cătresalariaţii serviciului şiinfluenţarea evaluăriianuale cu rezultateleinstruirilor periodice.

- supervizarea respectăriilegislative şi normative

- întocmirea unui plan de evaluaresistematică a personalului

- organizarea unor aplicaţii practice cu personalul responsabil

30.09.2006Radu Nicolae,Sef ServiciuAchiziţii Publice

12.   În cazurile în care în urma procedurii de licitaţie princerere de oferte nu se

 primesc cel puţin 2 oferte

corespunzătoare, să serepete procedura

- la toate contractele achiziţii publice încheiate în 2005 princerere de ofertă se va urmări săexiste cel puţin 2 oferte

corespunzătoare- completarea fişelor posturilor cuaceastă atribuţie

31.07.2006Mircea Tudoran,salariat ServiciulAchiziţii Publice

13.   În toate cazurile în care sefac achiziţii publice să seurmărească elaborarea unuicaiet de sarcini care săcuprindă toatecaracteristicile tehnice şialte caracteristici, astfelîncât produsul achiziţionatsă corespundă necesităţilor 

- pentru toate achiziţiile publice sevor elabora caiete de sarcini

- caietele de sarcini vor cuprinde înmod obligatoriu toatecaracteristicile, astfel încât

 produsul să corespundănecesităţilor 

- completarea atribuţiilor din fişele posturilor 

31.12.2006Ion Pienaru,salariat ServiciulAchiziţii Publice

…   ……. ………….. ….. ……

Auditori interni, Director,Directia Administrativ si Patrimoniu

3.13. Elaborarea proiectului raport de audit intern

Raportul de audit intern concretizează activitatea auditorilor interni prin prezentarea cadrului general dedesf ăşurare a activităţii entităţii, obiectivelor, constatărilor, concluziilor  şi recomandărilor obţinute în urmamisiunii realizate. Auditorii interni trebuie să   pregătească   rapoarte scrise de audit intern, prin care săcomunice rezultatele auditului. Rapoartele scrise se emit în mod corespunzător pentru a face informaţiiledisponibile pentru utilizarea la timp de către conducere.

Auditorii interni trebuie să  raporteze obiectivele auditului, aria   şi metodologia de audit, tehnicile de

colectare şi de analiză a dovezilor de audit utilizate, constatările, recomandările şi concluziile raportului.La elaborarea proiectului Raportului de audit intern, auditorul foloseşte dovezile de audit raportate în

Fişele de Identificare şi Analiză a Problemelor  şi în Formularul de Constatare şi Raportare a Iregularităţilor  şiîn celelalte documente de lucru.

Raportul de audit intern trebuie să fie complet, exact, obiectiv, convingător, clar  şi concis.Complet, în sensul ca raportul să conţină toate informaţiile necesare pentru îndeplinirea obiectivelor de

audit, promovarea unei înţelegeri corecte   şi adecvate a aspectelor raportate   şi să   respecte toate cerinţelereferitoare la conţinut.

 Exact,  face referire la dovezile prezentate care trebuie să  fie adevărate  şi constatările să   fie descrisecorect.

Raportul trebuie să includă informa ţ ii, constat ări şi concluzii care să fie susţinute cu dovezi competenteşi relevante din documentele de lucru.

Dovezile de audit raportate trebuie să   demonstreze   corectitudinea   şi   rezonabilitatea   aspectelor 

raportate, prin descrierea precisă   a metodologiei auditului  şi prezentarea constatărilor  şi concluziilor într-omanier ă conformă cu scopul auditului.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 207/233

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 208/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

208

Obiectivele misiunii de audit intern:   Organizarea activităţii de achiziţii publice   Programul de achiziţii publice   Pregătirea aplicării procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică prin licitaţie deschisă   Lansarea procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică prin licitaţie deschisă

  Derularea procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică prin licitaţie deschisă   Pregătirea aplicării procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică prin cerere de ofertă   Lansarea procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică prin cerere de ofertă   Derularea procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică prin cerere de ofertă   Căi de atac   Administrarea contractului de achiziţie publică

Tipul de auditare –   Echipa de auditori interni a efectuat un audit de conformitate privind respectarea principiilor, regulilor metodologice şi procedurale în ceea ce priveşte activitatea de achiziţii publice.

Principalele tehnici şi instrumente de audit utilizate:   interviul pentru lămurirea de aspecte legate de organizarea  şi desf ăşurarea activităţilor;   testarea pentru urmărirea detectării erorilor sau a iregularităţilor;

  eşantionarea pentru analiza întocmirii documentelor  şi efectuarea plăţilor;   observarea fizică   în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire   şi emitere a

documentelor;   liste de verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil;   liste de control;   chestionare;   FIAP-uri întocmite pentru fiecare disfuncţionalitate constatată;   FCRI-uri întocmite în cazul în care se constată existenţa sau posibilitatea producerii unor iregularităţi.

Documente şi materiale examinate în cadrul Serviciului Achiziţii Publice  - verificarea la faţa locului avizat următoarele materiale şi documente întocmite pentru anul 2004:   Programul de achiziţii publice întocmit şi aprobat;   ROF-ul şi fişele posturilor;

  legislaţia în vigoare privind achiziţiile publice;   contractele de achiziţii publice încheiate şi documentaţia aferentă care a stat la baza întocmirii lor;   rapoartele de audit anterioare;   rapoartele altor structuri de control sau audit.

Materiale întocmite pe timpul auditării au fost întocmite următoarele materiale:   teste şi foi de lucru privind descrierea activităţilor auditate;   fişe de identificare şi analiză a problemelor constatate (FIAP);   liste de verificare pe obiective (LV);   documente de lucru;   tabel Puncte tari şi puncte slabe,   Tematica în detaliu;   Programul de audit, Programul intervenţiei la faţa locului;

  Chestionarul de control intern;   raport de audit, minutele şedinţelor de deschidere, închidere etc.

Organizarea Serviciului Achiziţii Publice - serviciul a funcţionat în perioada supusă auditării cu un număr de 9 salariaţi, din care un post de conducere - şef de serviciu. Organizarea şi funcţionarea serviciului au fostconforme organigramei şi Regulamentului de organizare şi funcţionare.

Pentru toţi salariaţii sunt întocmite fişele posturilor prin care sunt stabilite relaţiile ierarhice desubordonare şi sarcinile de serviciu.

Activităţi desf ăşurate în cadrul Serviciului Achiziţii Publice   stabilirea necesarului de achiziţii publice;   elaborarea Programului anual de achiziţii publice   efectuarea licitaţiilor;

  încheierea contractelor de achiziţie;   urmărirea executării contractelor de achiziţii.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 209/233

Constantin I a  ţ co 

209

Echipa de auditori interni pentru realizarea derulării etapelor specifice misiunii de audit intern a avut învedere obiectivele misiunii, prezentate mai sus, pentru evaluarea funcţionalităţii sistemului de control interncare se desf ăşoar ă   în cadrul Serviciului Achiziţii publice, Direcţia Administrativă şi Patrimoniu, în bazaROF-ului entităţii.

II. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI

Activitatea de auditare privind achiziţiile publice a pornit de la organizarea   Serviciului Achizi ţ ii Publice, respectiv resursele umane de care dispune, existenţa  şi gradul de actualizare a bazelor de date pecare le utilizează şi a   Programului de achizi ţ ii publice  elaborat. În acest sens, s-au inventariat achiziţiile

 publice pe cele 6 categorii de achiziţii, realizate în 2005.Evaluarea respectării condiţiilor de conformitate   şi regularitate pornind de la iniţierea   şi derularea

achiziţiilor publice   şi până   la concretizarea efectivă  a acestora  şi s-a materializat în elaborarea listelor deverificare, testelor bazate pe eşantionare, verificărilor prin listele de control, observări fizice pe teren,interviurilor care au condus la solicitarea unor note de relaţii, prin care s-au identificat o serie de probleme  şiiregularităţi care au fost înscrise în formularele de constatare (FIAP-uri  şi FCRI-uri).

Analiza activităţii de achiziţii publice a impus evaluarea cadrului procedural existent care sta la baza

organizării şi funcţionării sistemului.În continuare, prezentăm principalele constatări, consecinţele care s-au produs sau care ar putea săapar ă   în perioada imediat următoare, precum   şi recomandările formulate în vederea corectăriidisfuncţionalităţilor semnalate sau ale celor care pot să   survină   urmare acestora, diminuării riscurilor existente   şi îmbunătăţirii sistemelor de management   şi control intern al activităţilor auditate cu scopulfacilitării atingerii obiectivelor prestabilite.

1. Organi zarea activit ăţ ii de achizi  ţ ii publice 

1.1.Procedurile specifice care reglementeaz ă activitatea de achizi  ţ ii publice 

Pentru realizarea obiectivelor trebuie să  se asigure un echilibru între sarcini, competente (autoritate

decizională conferită prin delegare) şi responsabilităţi (obligaţia de a realiza obiectivele) şi să se defineascăproceduri. Procedurile reprezint ă   pa şii ce trebuie urma ţ i   şi cuprind algoritmul pentru realizarea sarcinilor,

exercitarea competen ţ elor, existen ţ a activit ăţ ilor de control în punctele cheie   şi angajarearesponsabilit ăţ ilor.

Pe baza procedurilor, se monitorizează existenţa şi funcţionalitatea controlului intern, ceea ce ne va da posibilitatea să constatam dacă:- este integrat în sistemul de management al fiecărei componente structurale a entităţii publice;- intr ă în grija personalului de la toate nivelurile;- ofer ă   o asigurare rezonabilă   atingerii obiectivelor, începând cu cele individuale   şi terminând cu cele

generale.În practică, există două categorii de proceduri:

  procedurile generale   date de cadrul normativ, respectiv de legi, norme metodologice,

 precizări/instrucţiuni, elaborate de către entitatea publică, în vederea organizării aplicării unor reglementări de rang superior, aprobate de către conducătorul entităţii publice sau chiar de către Guvern;

  proceduri specifice pentru fiecare activitate a entităţii publice sub forma metodologiilor de lucru, caretrebuie să fie:

-   scrise   şi formalizate   pe suport de hârtie   şi/sau electronic, care să   conţină   pe fluxurile operaţiilor,activităţi de control, responsabilităţi, modele de documente cu exemplificări respectiv formalizate,cunoştinţele individuale   şi colective care trebuie stocate   şi puse în ordinea care să   corespundăscopurilor entităţii publice şi aprobate de management ;

-   simple   şi specifice, pentru ca executanţii să   le poată  utiliza cu respectarea cadrului normativ, pentrufiecare domeniu al entităţii publice;

-   completate   şi actualizate în mod permanent , în funcţie de evoluţia reglementărilor   şi practicii înmaterie;

-   aduse la cuno ştin ţ a executan ţ ilor  pentru a putea fi discutate, însuşite şi aplicabile în mod uniform.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 210/233

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 211/233

Constantin I a  ţ co 

211

2.1.1. Elaborarea Programului de achizi  ţ ii publice anual, f   ăr ă   realizarea unei fundament ări temeinice,conform cadru lu i n ormativ în vigoare –FI AP nr . 2.a.

Constat ăr i : Activitatea de achiziţii publice se desf ăşoar ă   pe baza unui Program anual de achiziţii publice,

nefundamentat corespunzător, respectiv f ăr ă   referatele de necesitate   şi notele de fundamentare ale tuturor 

compartimentelor entităţii publice, pentru toate necesităţile de produse, lucr ări şi servicii ale acestora.

Consecin  ţ e:    Imposibilitatea oferirii unei imagini de ansamblu asupra volumului necesităţilor entităţii şi a gradului de

 prioritate al acestora, rezultând de aici neachiziţionarea unor bunuri şi servicii indispensabile desf ăşur ăriiactivităţii curente în favoarea altora care nu erau strict necesare.

  Crearea de stocuri supranormative şi imobilizare de fonduri financiare.

Recomand ăr i :    Stabilirea unui responsabil cu elaborarea Programului anual de achizi ţ ii publice.   Existenţa   listelor de verificare  ataşate Programului, cu atribuţiile persoanelor implicate în elaborarea şi

aprobarea acestuia.   Întocmirea procedurilor scrise şi formalizate privind fundamentarea şi elaborarea programelor de achiziţii

 publice şi actualizarea sistematică a acestora.   Completarea fişelor posturilor cu atribuţii clare, coroborate cu procedurile elaborate, privind conţinutul

referatelor de necesitate, modul de încadrare în cadrul normativ şi sistemul de centralizare şi prioritizareal achiziţiilor solicitate.

  Instituirea unui sistem de asigurare a pregătirii profesionale a salariaţilor implicaţi în munca de planificare.

Pentru organizarea activităţii se impune, în primul rând, să se treacă la elaborarea procedurilor de lucruspecifice entităţii pe baza cadrului normativ în vigoare.

În acest sens, auditorii interni recomandă   elaborarea listei activităţilor din cadrul serviciului   şi asalariaţilor responsabili cu elaborarea şi ulterior actualizarea procedurilor fiecărui post de lucru.

În al doilea rând, se impune stabilirea unui sistem de pregătire profesională pentru elaborarea, însuşirea,respectarea şi monitorizarea aplicării procedurilor de lucru de către toţi salariaţii serviciului.

2.2. Alegerea proceduri i de atri buir e a contractelor de achizi  ţ ii publice 

De la început trebuie subliniat că decizia entităţii, ca autoritate contractantă, privind aplicarea uneia dincele 6 proceduri legale pentru atribuirea contractului de achiziţie publică   nu este decât o consecinţă   arezultatului la care se ajunge în urma parcurgerii obligatorii, în succesiune logică, a două etape importante înefectuarea achiziţiilor  şi anume:   estimarea valorii contractului de achiziţie publică pe care entitatea intenţionează să îl atribuie;   selectarea procedurii legale ce urmează a fi aplicată pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.

Din evaluare, echipa de auditori interni a constatat deturnarea printr-o serie de mecanisme a achiziţieide la procedura „licitaţie deschisă” la o procedura mai simplă şi mai rapidă „cumpărare directă”.

2.2.1. Nerespectarea cadrului normativ privind alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achizi  ţ ie public ă - F I AP nr. 2.b.

Constat ăr i : Schimbarea procedurii de «licitaţie deschisă» în alte tipuri de proceduri, prin divizarea valorii acesteia

în plafoane par ţiale mai mici, spre exemplu :- Investiţia privind unitatea exterioar ă de aer condi ţ ionat , a fost divizată în 3 achiziţii, astfel:

a) Achiziţia privind unitatea exterioar ă  de aer condiţionat pentru 200 unităţi interioare, în valoare de90.000 euro, f ăr ă TVA, a fost atribuită prin procedura «cerere de ofert ă» (achiziţia publică nr. 3);

 b) Demontare/montare şi probe instalaţie exterioar ă de aer condiţionat, în valoare de 12.000 euro, f ăr ăTVA, a fost atribuită prin procedura «negociere cu o singur ă sursă» (achiziţia publică nr.5);

c) Achiziţionare consumabile, în valoare de 1.500 euro, f ăr ă  TVA, a fost realizată  prin  «cumpărare

direct ă» (achiziţia publică nr. 6).

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 212/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

212

Echipa de auditori a constatat că prin divizarea investiţiei privind instalaţia exterioar ă de aer condiţionatîn valoare de 103.500 euro, f ăr ă  TVA, a reuşit să  schimbe procedura de  «licita ţ ie deschisă»  care trebuiaaplicată conform cadrului normativ, în alte trei tipuri de proceduri care presupun o serie de facilităţi.

Consecin  ţ e:    încălcarea principiului tratamentului egal  al posibililor ofertanţi.

  nerespectarea prevederilor legislaţiei privind achiziţiile publice şi concurenţa.   prelungirea duratei de execuţie prin încheierea mai multor contracte.   posibilitatea realizării unor cheltuieli mai mari cu achiziţia respectivă, încălcându-se astfel principiul

utilizării eficiente a fondurilor publice.

Recomand ăr i :    Stabilirea unui responsabil cu alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziţie publică şi

asigurarea pregătirii profesionale corespunzătoare a acestuia.   Elaborarea listelor de verificare ataşate la   Nota privind estimarea valorii contractelor , în vederea

 precizării elementelor verificate cu ocazia stabilirii procedurii de achiziţie pentru atribuirea acestora.   Elaborarea unei proceduri specifice scrisă şi formalizată, privind alegerea procedurii de atribuire a

contractelor de achiziţie publică şi actualizarea acesteia.   Asigurarea corobor ării atribuţiilor  şi responsabilităţilor stabilite prin fişa postului cu procedura.

  Asigurarea pregătirii profesionale a salariaţilor în vederea însuşirii procedurilor  şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acesteia.   Constituirea unei echipe de control şi verificarea tuturor licitaţiilor din ultimul an, pentru a constata dacă

această divizare a valorii totale a achiziţiei este o întâmplare sau se prezintă deja ca o practică în cadrulServiciului Achiziţii Publice.

  Analiza rezultatelor acestei acţiuni de control. Luarea măsurilor care se impun  şi informarea echipei deauditori interni.

În general, schimbarea procedurii de atribuire a achiziţiilor publice este o tehnică   frecventă   printre practicieni cu scopul de a scurta perioada de derulare a procedurilor  şi realizarea mai rapidă  a achiziţiilor dorite. Însă, aceasta poate conduce în cele mai multe cazuri la cre şterea costurilor de achiziţie   şi deci lautilizarea neeficientă  a fondurilor, dar  şi la nerespectarea prevederilor legale de alegere a procedurilor deachiziţii.

Din aceste considerente, echipa de auditori interni recomandă:   În primul rând, elaborarea unor proceduri de lucru, scrise şi formalizate, specifice entităţii, pe cele 6 tipuri

de proceduri prevăzute de cadrul normativ   şi stabilirea responsabililor cu monitorizarea aplicării   şiactualizării lor sistematice.

  În al doilea rând, recomandarea de elaborare a listelor de verificare care se vor ataşa la  Notele privind estimarea valorii contractelor,  va contribui la responsabilizarea persoanelor care participă  la derularealicitaţiilor  şi astfel va ajuta la respectarea cadrului normativ.

  În al treilea rând, recomandarea privind instituirea unui sistem de pregătire profesională al salariaţilor încadrul serviciului   şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele însuşirii   şi aplicării procedurilor vacontribui la eficientizarea activităţilor serviciului.

3. Preg ătirea apli c ări i procedurii de li cita  ţ ie deschis ă pentru atribuirea contractului de achizi  ţ ie publi c ă

3.1.Anun  ţ ul de inten  ţ ie 

În general, anunţurile de intenţie au fost emise şi publicate cu respectarea cadrului normativ din punctde vedere al structurii acestora şi modului de transmitere.

3.2. Constitui rea  şi transmiterea Documenta  ţ iei pentru elaborarea  şi prezentarea ofertei (DE PO) 

Entitatea, în calitate de autoritate contractantă, în vederea lansării procedurilor pentru atribuireacontractelor de achiziţii publice, are obligaţia întocmirii  Documenta ţ iei pentru elaborarea   şi prezentareaofertei – DEPO, care este structurată pe mai multe secţiuni astfel:Secţiunea I – Informaţii generale;

Secţiunea II – Fişa de date a achiziţiei;Secţiunea III – Caietul de sarcini;

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 213/233

Constantin I a  ţ co 

213

Secţiunea IV – Formulare;Secţiunea V – Contractul de achiziţie publică – model.

La întocmirea DEPO, autoritatea contractantă   va utiliza documentaţia standard, conform cadruluinormativ.

Echipa de auditori interni au testat, pe baza Listei de control nr. 3a  privind constituirea şi transmiterea

DEPO, conţinutul DEPO, la 30% din populaţia totală, respectiv achiziţiile publice realizate în anul 2004  şi nuau constatat nereguli.

3.3.Comisia de evaluare 

Entitatea are obligaţia de a constitui comisii de evaluare formate din cel puţin 5 membri cu pregătire profesională şi experienţă relevantă în domeniu şi cu probitate morală recunoscută pentru atribuirea fiecăruicontract de achiziţie publică. Membrii comisiilor de evaluare trebuie să   îndeplinească   anumite condiţii,conform cadrului normativ.

3.3.1. Nerespectarea condi  ţ ii lor de constituir e, competen  ţ a  şi compatibilitatea privind comisiile de evaluare 

pentru atribuirea contractelor de achizi  ţ ii publice - FI AP nr. 3.b.

Constat ăr i :    Din examinarea declaraţiilor de confidenţialitate şi impar ţialitate ale membrilor comisiilor de evaluare,

aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţie publică prin licita ţ ie deschisă, organizate înanul 2004, respectiv 9 achiziţii şi pe baza notelor de relaţii, s-a constatat că acestea nu erau semnate detoţi membri comisiei.

  De asemenea, membrii unei comisii de evaluare semnaser ă  aceste declaraţii după  deschiderea ofertelor,încălcându-se astfel prevederile art. 22, alin. 1 din HG nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor deaplicare a OUG nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare.

Consecin  ţ e:    Favorizarea potenţialilor ofertanţi privind atribuirea unor contracte de achiziţie publică;

  Nedelimitarea clar ă   a competenţelor   şi responsabilităţilor membrilor comisiilor de evaluare îneventualitatea apariţiei unor litigii.

Recomand ăr i :    Ordinele de numire ale membrilor comisiilor de evaluare pentru atribuirea contractelor de achiziţii

 publice să  aibă, în anexă, atribuţiile  şi responsabilităţile membrilor comisiilor, ale secretarului comisieicare are sarcina verificării semnării declaraţiilor de confidenţialitate   şi impar ţialitate înainte dedeschiderea ofertelor, pe care să o semneze pentru luare la cunoştinţă.

  Elaborarea unei proceduri specifice, scrisă şi formalizată, care să cuprindă şi modul de lucru al membrilor comisiilor de evaluare în activitatea practică.

  Stabilirea unui responsabil pentru elaborarea procedurii şi actualizarea sistematică a acesteia.   Coroborarea atribuţiilor prevăzute prin fişele posturilor cu procedurile realizate.   Realizarea unor perfecţionări profesionale de către   şeful de compartiment pentru cunoaşterea cadrului

normativ şi procedural cu personalul implicat în activitatea de achiziţii publice şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestora.

Echipa de auditori interni, pe baza testărilor efectuate, a constatat nerespectarea procedurii legale privind înlocuirea membrilor din comisiile de evaluare şi recomandă elaborarea de urgenţă a procedurilor delucru specifice pentru activitatea de constituire a comisiilor de evaluare, stabilirea responsabilului   şiasigurarea însuşirii lor de toţi salariaţii implicaţi.

4. Lansarea procedurii de licita  ţ ie deschi s ă pentru atribuirea contractului de achizi  ţ ie public ă

4.1. Anun  ţ ul de participare 

În cazul aplicării procedurii de licitaţie deschisă, entitatea ca autoritate contractantă, are obligaţia sătransmită spre publicare la Monitorul Oficial al României, un anunţ de participare.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 214/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

214

Autoritatea contractantă, pentru asigurarea unei transparenţe maxime, are dreptul să   facă  cunoscutanunţul de participare şi prin alte mijloace de informare locală, naţionale sau internaţionale, dar numai după

 publicarea în M.Of. şi cu obligaţia respectării întocmai a conţinutului şi formei anunţului iniţial.Pentru aprecierea corectitudinii conţinutului şi publicării anunţurilor de participare, echipa de auditori

interni a testat anunţurile de participare existente în dosarele pentru toate cele 9 achizi ţii încheiate prinlicitaţie deschisă şi a verificat:

a) existenţa solicitării scrise autorizate, cu indicarea temeiului legal, pentru publicare; b) cuprinderea conţinutului standard de informaţii, prevăzut de prevederile legale.În urma verificării şi pe baza Listei de control nr. 4 privind Analiza anun ţ urilor de participare nu s-au

constatat disfuncţionalităţi în conţinutul anunţurilor de participare şi publicarea acestora.

5. Derularea procedurii de licita  ţ ie deschis ă pentru atribuirea contractului de achizi  ţ ie public ă

5.1. Complet ări le la Documenta  ţ ia pentru elaborarea  şi prezentarea ofertei (DE PO)  şi dreptul de a solicita clarific ăr i 

Orice furnizor, executant sau prestator, care a obţinut un exemplar al DEPO, are dreptul de a solicita, înscris, clarificări despre elementele cuprinse în aceasta.

Entitatea publică, în calitate de autoritate contractantă, are obligaţia de a r ăspunde la orice solicitare pentru eventuale clarificări, respectând condiţiile prevăzute de cadrul normativ.De asemenea, autoritatea contractantă are dreptul de a completa DEPO din proprie iniţiativă, ori de cate

ori consider ă   că  este necesar. Aceste completări trebuie comunicate, în scris, tuturor celor cărora li s-atransmis un exemplar al documentaţiei respective.

5.1.2. Nerespectarea prevederi lor ordonan  ţ ei privind dreptul de a solicita clarif ic ăr i l a c on   ţ inutul Documenta  ţ iei privind elaborarea  şi prezentarea ofertei (DEPO) –FIAP nr. 5.a.

Constat ăr i :    Din testul efectuat a rezultat faptul că la solicitarea de clarificări din partea SC Elevatorul SRL r ăspunsul a

fost transmis numai acesteia şi nu şi celorlalţi doi competitori.

  R ăspunsul la clarificările solicitate de unul dintre ofertanţi ar fi trebuit transmis tuturor ofertanţilor, cu protejarea identităţii celui care le-a solicitat, conform prevederilor art. 38, alin. 4 din OUG nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare.

Consecin  ţ e:    Posibilitatea respingerii unor oferte datorită neînţelegerii complete a cerinţelor prevăzute în DEPO.   Încălcarea principiului “transparen ţ ei”,   respectiv punerea la dispoziţie tuturor celor interesaţi a

informaţiilor referitoare la aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.   Încălcarea principiului “tratamentului egal", respectiv aplicarea în mod nediscriminatoriu a criteriilor de

selecţie   şi a criteriilor pentru atribuirea contractului de achiziţie publică, astfel încât oricefurnizor/executant/prestator să aibă şanse egale de a i se atribui contractul respectiv.

  Posibilitatea informării suplimentare a unor competitori în defavoarea altora.

Recomand ăr i :    Întocmirea procedurii specifice, scrisă şi formalizată, referitoare la transmiterea r ăspunsurilor la

solicitările de clarificări primite din partea unor ofertanţi.   Stabilirea prin procedur ă a unui responsabil cu transmiterea r ăspunsului la clarificările la DEPO solicitate

de ofertanţi.   Coroborarea conţinutului procedurilor cu responsabilităţile stabilite prin fişele posturilor.   Efectuarea de instruiri profesionale în cadrul serviciului pentru însuşirea legislaţiei   şi a cadrului

 procedural, cunoaşterea şi interpretarea corectă a acestora şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultateleobţinute.

Echipa de auditori interni a examinat respectarea prevederilor legale privind completările la DEPO  şidreptul de a solicita clarificări şi au constatat faptul că în urma unei solicitări pentru o clarificare, r ăspunsulnu a fost transmis decât solicitantului, nu   şi celorlalţi competitori. Această   acţiune contravine cadrului

normativ, având drept consecinţă   respingerea unor oferte datorită   neînţelegerii complete a cerinţelor  prevăzute în DEPO, sau informarea suplimentar ă a unor competitori în defavoarea altora.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 215/233

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 216/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

216

5.4. Încheierea contr actul ui de achizi  ţ ie publi c ă

Concomitent cu efectuarea celorlalte testări, echipa de audit a examinat respectarea prevederilor legaleîn ceea ce priveşte existenţa avizelor (ştampile   şi semnături) din partea autorităţii contractante   şi acontractantului, pe ultima pagină a contractului.

Din evaluare a reieşit că  deşi, prevederile legislative în vigoare nu stipulează obligativitatea semnării

contractului pe fiecare pagină, există riscul de a fi modificat conţinutul anumitor file cu consecinţa diminuăriiobligaţiilor contractantului. În caz de litigiu, autoritatea contractantă nu ar putea demonstra că furnizorul nuşi-a îndeplinit obligaţiile asumate, deoarece aceste obligaţii sunt cuprinse în paginile nesemnate alecontractului, care, eventual ar putea fi întocmite. În acest context, recomandăm introducerea în procedurilecare se vor elabora a obligativităţii semnării contractelor pe fiecare pagină.

De asemenea, s-a constatat existenţa unor copii ale contractelor care nu au men ţiunea „conform cuoriginalul”. Această situaţie conduce la apariţia riscului de a se difuza copii neconforme. Deoarece urmărireacontractelor   şi/sau certificarea pentru „bun de plată” se face pe baza copiilor, recomandăm necesitateaasigur ării conformităţii acestora prin elaborarea normelor de lucru.

Aceste aspecte prezentate se încadrează în prevederile legale în vigoare privind desf ăşurarea activităţiide achiziţii publice, dar bună  practică în domeniu recomandă  elaborarea procedurilor de lucru pentru toateactivităţile desf ăşurate în cadrul entităţii şi prin acestea să se completeze punctele slabe ale cadrului normativcu elemente specifice entităţii.

5.5. Dosarul achizi  ţ iei publice 

În urma analizei efectuate cu privire la întocmirea dosarelor de achiziţie publică, pentru fiecare contractatribuit, s-a constatat că   la nivelul serviciului au fost constituite dosare care se completează   pe măsuraîntocmirii, transmiterii sau primirii unor documente referitoare la atribuirea contractului de achiziţie.

5.5.1. Neîntocmi rea complet ă a dosarelor achizi  ţ ii lor publi ce pentru toate contractele încheiate –F I AP n r.5.c.

Constat ăr i : 

Din analiza echipei de auditori interni au reieşit o serie de nereguli privind:   existenţa de dosare care conţin originalele contractelor de achiziţii publice care în mod normal ar trebui să

se regăsească la Direcţia Buget şi Contabilitate;   unele dosare sunt incomplete, deoarece nu conţin documentele prevăzute de cadrul normativ,

nerespectându-se astfel OUG nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, art. 52, alin. 2, coroborat cu art. 50,alin 3 din normelor de aplicare, cu modificările şi completările ulterioare, respectiv:

  notele privind determinarea valorii estimate a achiziţiei, f ăr ă TVA;   DEPO;   Decizia de numire a comisiei de evaluare;   copiile contractelor de achiziţii.

Consecin  ţ e:    Dificultate în găsirea unor documente datorită dosarelor incomplete;

  Posibilitatea pierderii/dispariţiei unor documente;   Imposibilitatea urmăririi respectării procedurilor de achiziţie publică, fapt care conduce la nerespectarea

cadrului legal în domeniu, f ăr ă a putea constata şi/sau preveni asemenea situaţii.

Recomand ăr i :    Elaborarea procedurii specifice scrise şi formalizate pentru întocmirea dosarelor achiziţiilor publice, care

să cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi utilizare a dosarelor arhivate.   Desemnarea unui salariat din cadrul Serviciului Achiziţii Publice, prin completarea fişei postului, care va

avea atribuţii şi competenţe pentru constituirea dosarelor achiziţiilor publice.   Coroborarea atribuţiilor stabilite prin proceduri cu cele din fişele posturilor.   Păstrarea la dosare numai a copiilor contractelor de achiziţie încheiate, cu specificarea   “conform cu

originalul ”.   Reconstituirea dosarelor pentru achiziţiile efectuate şi completarea acestora cu documentele prevăzute de

cadrul normativ şi procedural, pentru ultimii trei ani. Informarea echipei de auditori interni cu rezultateleacţiunii de reconstituire a dosarelor de achiziţii de către persoanele responsabile cu aceste activităţi.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 217/233

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 218/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

218

Datorită   constatării privind constituirea incompletă   a DEPO, echipa de audit intern recomandăorganizarea de instruiri periodice cu personalul serviciului privind această   activitate   şi elaborarea unor 

 proceduri de control care să  vină   în sprijinul comisiei de evaluare care verifică   respectarea conformităţiirealizării DEPO.

7. L ansarea proceduri i de cerere de oferte pentr u atri buir ea contractul ui de achizi  ţ ie public ă

7.1. Anun  ţ ul/Invita  ţ ia de participare 

În cazul aplicării procedurii de cerere de ofertă   în vederea achiziţionării de produse/servicii/lucr ăritrebuie transmise invitaţii de participare la cel puţin 5 furnizori, invitaţii care să   cuprindă   elemente deidentificare a produsului, data limită pentru depunerea ofertelor etc.

7.1.1. Nerespectarea sistemului de prezentare al anun  ţ urilor/invita  ţ iilor de participare la li cita  ţ i i – F I A P  nr. 7.

Constat ăr i :    Invitaţiile de participare nu au fost transmise în toate cazurile la cel puţin 5 furnizori/executanţi/prestatori

de la care există premisele obţinerii celor mai bune oferte.   Invitaţiile de participare nu informează întotdeauna cu privire la data limită pentru depunerea ofertelor.   Publicarea anunţurilor de participare pentru toate achiziţiile s-a f ăcut în acelaşi cotidian.   De asemenea, echipa de audit intern a constatat că, în toate cazurile, în aplicarea procedurii de cerere de

ofertă s-a uzitat de art.28 din  OUG nr.60/2001 privind achizi ţ iile publice, cu modificările şi complet ărileulterioare, conform căruia autoritatea contractantă trebuie să publice anunţul privind aplicarea proceduriide cerere de ofertă şi într-o publicaţie de circulaţie naţională, caz în care poate atribui  contractul deachizi ţ ie publică şi în situa ţ ia prezent ării unui singur ofertant .

Consecin  ţ e:    Baza de selecţie a ofertelor este mai mică, (de regulă  nefiind mai mult de doi ofertanţi pentru fiecare

achiziţie), reducându-se posibilitatea asigur ării unui preţ   mai bun/performanţe tehnice mai mari pentrusubiectul achiziţiei.   Posibilitatea limitării numărului ofertanţilor, respectiv aria lor restrângându-se propor ţional cu cota de

 piaţă a acestui cotidian.   Posibilitatea contestării şi anulării procedurii pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.

Recomand ăr i :    Întocmirea procedurii specifice, scrisă şi formalizată, referitoare la anunţurile/invitaţiile de participare   Stabilirea unui responsabil cu elaborarea şi actualizarea sistematică a procedurii.   Asigurarea corobor ării responsabilităţilor din fişele posturilor cu procedura elaborată.   Realizarea verificării de către   şeful Serviciului Achiziţii Publice a însuşirii cadrului normativ de către

salariaţii serviciului şi influenţarea evaluării anuale cu rezultatele practice obţinute de aceştia.

În urma analizei efectuate, auditorii interni au depistat disfuncţionalităţi privind sistemul de prezentareal anunţurilor/invitaţiilor de participare,   şi anume faptul că   nu este respectat numărul minim de posibiliofertanţi invitaţi, astfel încât oferta câştigătoare să  poată  fi una dintre cele mai avantajoase de pe piaţă, iar multiplele posibilităţi de publicitate sunt reduse la minimum prevăzut de cadrul normativ, care, de asemenealimitează numărul ofertanţilor înscrişi în competiţie.

În consecinţă, recomandarea auditorilor interni a fost de responsabilizarea realizării acestei activităţi, prin întocmirea unei proceduri de lucru specifice şi asigurarea corobor ării sarcinilor din fişele posturilor cu procedurile elaborate.

7.2.Dreptul de a solicita clarific ări la DEPO 

În perioada auditată nu au existat solicitări privind unele clarificări asupra DEPO întocmită de entitatea

contractantă.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 219/233

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 220/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

220

  Constituirea unei echipe de control şi verificarea tuturor licitaţiilor din ultimul an, pentru a constata dacăaceste erori de calcul pentru stabilirea ofertei câştigătoare au fost întâmplătoare sau se prezintă deja ca o

 practică în cadrul compartimentului achiziţii.   Analiza rezultatelor acestei acţiuni de control, luarea măsurilor care se impun  şi informarea echipei de

auditori interni.

Echipa de auditori interni a constat nereguli în stabilirea clasamentului ofertelor participante la licitaţiişi a recomandat o pregătire susţinută şi continuă a salariaţilor serviciului, ca potenţiali membrii în comisiilede evaluare.

De asemenea, pentru a uşura  şi asigura corectitudinea calculelor efectuate în vederea stabilirii oferteicâştigătoare s-a recomandat întocmirea de proceduri de control, scrise   şi formalizate,   şi stabilirearesponsabilităţilor adecvate pentru monitorizarea implementării acestora.

8.3. Încheierea contr actul ui de achizi  ţ ie publi c ă

În legătur ă   cu întocmirea contractelor de achiziţii publice, echipa de auditori interni a constatat o problemă, cu posibile consecinţe negative asupra fondurilor publice alocate achiziţiilor. Din acesteconsiderente, în afar ă de elaborarea unui FIAP (Fi şa de identificare şi analiza a problemei)  s-a procedat şi la

întocmirea unui FCRI   (Formular de constatare   şi raportare a iregularit ăţ ilor), problemă   care fiind o potenţială iregularitate care a fost comunicată şefului structurii de audit intern în termenul prevăzut de cadrulnormativ, respectiv 24 de ore, iar acesta, la rândul său, a comunicat conducerii în următoarele 48 de ore.

8.3.1. Înc ălcarea clauzelor pri vind actuali zarea/revizui rea pre  ţ urile din contractele de achizi  ţ i i public – FIAP nr. 8b.

Constat ăr i : Din analiza Dosarului de achiziţie publică nr. 8 s-a constatat:

 La contractul de servicii nr. X/2001, atribuit de autoritatea contractantă ofertantului SC ECOLOGIA SRLau fost încheiate clauze privind actualizarea  şi/sau revizuirea valorii prestaţiei de evacuare  şi depozitare agunoiului menajer, pentru întreaga perioadă  de valabilitate a contractului, 2003-2005, respectiv creşterea

anuală a tarifului pe mc cu 5% (tariful de pornire, pentru anul 2003, a fost de 80.000 lei/mc gunoi menajer,f ăr ă TVA).În anul 2004, societatea prestatoare înaintează autorităţii contractante un memoriu justificativ, în urma

căruia stabileşte tariful prestaţiei lunare la 100.000 lei/mc f ăr ă TVA, începând cu ianuarie 2005.Tot în 2004 se înregistrează pe adresa autorităţii contractante un act adi ţ ional  prin care se stabileşte că

tariful prestaţiei de evacuare şi depozitare a gunoiului menajer să fie de 100.000 lei mc începând cu ianuarie2005, f ăr ă TVA. Actul adiţional a fost găsit semnat doar de prestator.

Corespunzător clauzelor contractuale, pentru anul 2005, al treilea an din perioada de valabilitate acontractului, tariful trebuia să fie de 88.000 lei/mc gunoi menajer, f ăr ă TVA.

De asemenea, la contract, în mod inexplicabil, se mai încheie un  act adi ţ ional  cu acelaşi număr  şi dată,dar cu conţinut diferit în ceea ce priveşte tariful pentru anul 2005, respectiv 125.000 lei/mc, f ăr ă TVA.

În consecinţă, pentru anul 2005, diferenţa nejustificată   prin clauzele contractuale a fost de 37.000lei/mc gunoi menajer, f ăr ă TVA.

  Din verificarea efectuată  de către echipa de audit la firma prestatoare, s-a constatat că   în anul 2005,aceasta a practicat mai multe tarife de la 75.000 lei la 125.000 lei mc. Pentru majoritatea instituţiilor publices-a practicat tariful maxim.

Consecin  ţ e: Posibilitatea prejudicierii entităţii prin inexistenţa unor clauze de actualizare/revizuire adecvate. Spre

exemplu în situaţia de mai sus autoritatea contractantă a plătit în plus în anul 2005 suma de 45.000.000 lei.

Recomand ăr i :    Întocmirea unor proceduri de control (check-list) cu ajutorul cărora să   se poată   verifica respectarea

 prevederilor contractuale.   Elaborarea unei proceduri scrise şi formalizate în ceea ce priveşte încheierea contractului de achiziţie

 publică şi derularea ulterioar ă a contractelor ce depăşesc perioada unui an.

  Asigurarea responsabilităţilor prevăzute în proceduri prin fişele posturilor.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 221/233

Constantin I a  ţ co 

221

  Realizarea unui sistem de pregătire profesională cu personalul compartimentului achiziţii  şi influenţareacu rezultatele acestuia a evaluărilor anuale.

Echipa de auditori interni, în baza acestui FIAP, a elaborat   şi FCRI, pe care l-a transmismanagementului general în vederea acţionării în timpi reali, şi prezentat în cele ce urmează.

FORMULAR DE CONSTATARE ŞI RAPORTARE A IREGULARITĂŢILOR 

Constatare: În urma misiunii de audit intern, efectuată   la   Serviciul Achizi ţ ii Publice   din cadrul   Direc ţ iei

 Administrative şi Patrimoniu, în perioada 01.03-05.05.2005, la Dosarul achizi ţ iei publice nr. 8, s-au constataturmătoarele:

La contractul de servicii nr. X/2001, atribuit de autoritatea contractantă  ofertantului SC ECOLOGIASRL au fost încheiate clauze privind actualizarea  şi/sau revizuirea valorii prestaţiei de evacuare şi depozitarea gunoiului menajer, pentru întreaga perioadă  de valabilitate a contractului, 2003-2005, respectiv creştereaanuală a tarifului pe mc cu 5% (tariful de pornire, pentru anul 2003, a fost de 80.000 lei/mc gunoi menajer,f ăr ă TVA).

În anul 2004, societatea prestatoare înaintează autorităţii contractante un memoriu justificativ, în urmacăruia stabileşte tariful prestaţiei lunare la 100.000 lei/mc f ăr ă TVA, începând cu ianuarie 2005.Tot în 2004 se înregistrează pe adresa autorităţii contractante un act adi ţ ional  prin care se stabileşte ca

tariful prestaţiei de evacuare şi depozitare a gunoiului menajer să fie de 100.000 lei mc începând cu ianuarie2005, f ăr ă TVA. Actul adiţional a fost găsit semnat doar de prestator.

Corespunzător clauzelor contractuale, pentru anul 2005, al treilea an din perioada de valabilitate acontractului, tariful trebuia să fie de 88.000 lei/mc gunoi menajer, f ăr ă TVA.

De asemenea, la contract, în mod inexplicabil, se mai încheie un  act adi ţ ional  cu acelaşi număr  şi dată,dar cu conţinut diferit în ceea ce priveşte tariful pentru anul 2005, respectiv 125.000 lei/mc, f ăr ă TVA.

În consecinţă, pentru anul 2005, diferenţa nejustificată   prin clauzele contractuale a fost de 37.000lei/mc gunoi menajer, f ăr ă TVA.

 Datorit ă   acestor iregularit ăţ i, autoritatea contractant ă   a pl ătit în plus în anul 2005 suma de

45.000.000 lei .

Echipa de auditori interni, din verificarea efectuată  la firma prestatoare a constatat că, în anul 2003,aceasta a practicat mai multe tarife de la 75.000 lei la 125.000 lei mc, iar pentru majoritatea instituţiilor 

 publice a practicat tarife maximale, evident cu acordul contractanţilor.

Acte nor mati ve înc ălcate:    OUG nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare – art. 41, alin (3) si

(7).   HG nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a Ordonanţei de urgenţă   a Guvernului nr.

60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare – art. 51^2, alin. (3).

Recomand ăr i : 

Deoarece au fost angajate cheltuieli suplimentare nejustificate, propunem recuperarea sumei de45.000.000 lei, de la SC ECOLOGIA SRL. În eventualitatea în care suma nu se poate recupera de la SCECOLOGIA SRL, directorul Direcţiei Administrativ   şi Patrimoniu va stabili, în vederea recuper ării,

 persoanele responsabile de derularea contractului care, deşi aveau cunoştinţă de prima formă a contractului,au înaintat, spre aprobare conducerii autorităţii contractante un act adiţional cu acelaşi număr  şi dată, dar cutarife diferite de cele stabilite prin contract.

Faptul ca a fost aprobat, conduce la ideea că  nu există  o procedur ă   pentru această   activitate, astfelconducerea a semnat pe încredere, f ăr ă a verifica contractul.

De asemenea, recomandăm elaborarea unei proceduri scrise şi formalizate şi stabilirea unui responsabilde procedur ă.

9. Administrarea contractului de achizi  ţ ie public ă

9.1. Dosarul de urm ări re a derul ări i contractulu i încheiat 

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 222/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

222

9.2. Constatarea minusurilor sau plusurilor la recep  ţ ie 

9.3. Certi fi carea  şi veri fi carea facturil or 

Pentru evaluarea administr ării contractelor de achiziţii publice încheiate, auditorii interni au procedat la

intervievarea unui salariat din cadrul Serviciului Achiziţii Publice. S-a constatat astfel, că responsabilitateaurmăririi derulării unui contract, ulterior încheierii lui, este a şefului echipei care a contribuit la desf ăşurareaîntregii proceduri pentru atribuirea acestui contract. Acesta are ca responsabilităţi:- verificarea corectitudinii etapelor de decontare, funcţie de specificul achiziţiei contractate;- recepţia obiectului contractului de achiziţie publică şi întocmirea documentelor justificative;- urmărirea respectării termenelor plăţilor intermediare la contract   şi conformitatea facturilor  şi ordinelor de

 plată;- nedepăşirea valorii contractului etc.

Din analiză, auditorii interni au evaluat ca funcţională  activitatea de administrare a contractelor deachiziţii publice încheiate de entitatea publică.

III. CONCLUZII

Prezentul proiect de Raport de audit intern  a fost întocmit în baza Listei centralizatoare a obiectelor auditabile, a Programului de audit  şi a Programului de intervenţie la faţa locului, a constatărilor efectuate, întimpul colectării şi prelucr ării informaţiilor, şi în timpul muncii pe teren. Toate constatările au la baza probede audit obţinute pe baza testelor efectuate consemnate în documentele de lucru (liste de control, foi de lucru,interviuri, note de relaţii) întocmite de auditorii interni şi însuşite de factorii de management ai entităţii.

Echipa de auditori interni pe baza testărilor  şi analizelor efectuate evaluează  Activitatea de achiziţiipublice conform grilei:

ApreciereNr.crt.

  ObiectivulFuncţional De îmbunătăţit Critic

1. Organizarea activităţii de achiziţii publice X

2. Programul de achiziţii publice X3. Pregătirea aplicării procedurii de licitaţie deschisă

 pentru atribuirea contractului de achiziţie publică  X

4. Lansarea procedurii de licitaţie deschisă pentruatribuirea contractului de achiziţie publică

  X

5. Derularea procedurii de licitaţie deschisă pentruatribuirea contractului de achiziţie publică   X

6. Pregătirea aplicării procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziţie publică

  X

7. Lansarea procedurii de cerere de oferte pentruatribuirea contractului de achiziţie publică

  X

8. Derularea procedurii de cerere de oferte pentruatribuirea contractului de achiziţie publică   X

9. Cai de atac   - - -10. Administrarea contractului de achiziţie publică   X

Evaluarea are la baza discuţiile care au avut loc, cu privire la recomandările auditorilor interni, înşedinţele de închidere şi conciliere ale misiunii, apreciate de către participanţi, ca fiind realiste şi fezabile.

De asemenea, consider ăm că   rezultatele evaluării auditorilor interni privind  Activitatea de achiziţiipublice se înscriu în parametri normali pentru această perioadă de implementare a funcţiei de audit intern înentităţile publice.

În consecinţă, apreciem că  prin implementarea recomandărilor echipei de audit intern activitatea deachiziţii va cunoaşte o ameliorare semnificativă.

Structura auditată   are obligaţia să   întocmească   Programul de ac ţ iune în vederea implement ăriirecomand ărilor  şi să raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul de implementare al acestora.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 223/233

Constantin I a  ţ co 

223

Data:

Auditori interni, Supervizat,Comănescu Cristian Petrescu Aurel

Băcescu Ana

3.14. Transmiterea proiectului raportului de audit intern

Proiectul Raportului de audit intern se prezintă structurii auditate care poate r ăspunde în termen de 15zile de la primirea raportului.

Scopul înaintării proiectului este de a da posibilitate entităţii auditate să   analizeze proiectul   şi săformuleze un punct de vedere asupra constatărilor  şi recomandărilor auditului.

Proiectul de Raport de audit intern transmis la entitatea auditată trebuie să fie complet, cu toate dovezileasupra faptelor, constatărilor, recomandărilor  şi concluziilor la care se face referire.

În sinteză, procedura Transmiterea proiectului de Raport de audit intern  se prezintă astfel:

Conducătorul

compartimentului de auditintern

- Transmite proiectul Raportului de audit intern la entitatea auditată.

Entitatea/structura auditată   - Analizează proiectul de Raport de audit intern.- Solicită, dacă este cazul, o Reuniune de conciliere.- Transmite punctul de vedere la proiectul Raportului de audit intern în termen

de 15 zile de la primirea Proiectului.AuditoriiConducătorulcompartimentului de auditintern

- Revăd r ăspunsurile de la entitatea auditată.- Discută, dacă este cazul, pregătirea unei Reuniuni de conciliere.

Auditorii - Precizează în Raportul de audit intern aspectele reţinute din punctul devedere al entităţii auditate, dacă este cazul.

- Îndosariază   punctul de vedere al entităţii auditate, în Dosarul permanent,

Secţiunea B.

3.15. Reuniunea de conciliere

La solicitarea entităţii auditate auditorii pregătesc Reuniunea de conciliere, în vederea reanalizăriiconstatărilor  şi recomandărilor formulate.

Scopul Reuniunii de conciliere este acceptarea constatărilor   şi recomandărilor formulate de cătreauditori în proiectul Raportului de audit intern şi prezentarea calendarului de implementare a recomandărilor.

În sinteză, procedura Reuniunii de conciliere se prezintă astfel:

Auditorii - Pregătesc, în termen de 10 zile de la primirea punctului de vedere alentităţii auditate, Reuniunea de conciliere.

- Informarea entităţii auditate asupra locului   şi datei Reuniunii deconciliere

- Întocmesc Minuta reuniunii de conciliere.AuditoriiEntitatea auditată

- Analizează constatările  şi concluziile din Proiectul raportului de audit învederea acceptării recomandărilor formulate.

3.16. Raportul de audit intern

Fiecare misiune de audit intern se finalizează prin întocmirea unui Raport de audit intern, care este adusla cunoştinţa celor auditaţi şi este semnat de către conducătorul care a aprobat misiunea de audit.

 Raportul de audit intern   se întocmeşte pe baza   proiectului de Raport de audit   intern

  şi trebuie s

ăincludă eventualele modificări discutate şi convenite în cadrul Reuniunii de conciliere.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 224/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

224

Raportul de audit intern va fi însoţit de Sinteza constat ărilor  şi recomand ărilor , care se recomandă săcuprindă 3-7 pagini, funcţie de volumul acestuia.

Raportul de audit intern în formă   finală, incluzând   şi punctele de vedere ale entităţii auditate seconsider ă complet şi se pregăteşte pentru tipărire şi difuzare.

Auditorii interni r ămân responsabili pentru asigurarea unei prezentări de înaltă calitate a Raportului deaudit intern şi întocmirea unei liste corecte şi complete de difuzare.

În sinteză, procedura P15 privind elaborarea Raportului de audit intern final , este următoarea:

Supervizorul - Supervizează activităţile realizate de către auditori.- Semnează Raportul de audit intern pe ultima pagină.

Auditorii - Constată   că   toate modificările aprobate la proiectul de Raport suntefectuate;

- Finalizează Raportul de audit intern;- Constată dacă lista de difuzare este completă şi corectă.- Semnează Raportul de audit intern pe fiecare pagină.

Notă: Datorit ă faptului că , în cadrul  Ş edin  ţ ei de conciliere  , constat ările  şi recomand ările echipei de auditori interni au

 fost acceptate de cei audita ţ i, dar   şi datorit ă   faptului că  ace ştia au prezentat   Planul de ac  ţ iune   şi Calendarul de implementare al recomand ărilor  care a fost discutat  şi agreat de echipa de auditori interni, proiectul Raportului de audit intern  a r ămas definitiv şi a devenit  Raport deaudit intern f inal.

 În aceste condi ţ ii, echipa de auditori interni a preg ătit  Raportul de audit intern  pentru managementul general, dar  şi o  Sinteza a r aportului de audit intern  pe care o prezentam în cele ce urmează.

S I N T E Z ARAPORTULUI DE AUDIT INTERN

I. INTRODUCERE

Misiunea de audit intern privind   Activitatea de achizi ţ ii publice   din cadrul entităţii publice s-adesf ăşurat conform prevederilor  Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, Normelor generale privind exercitarea activit ăţ ii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003   şi a   Normelor specificeaprobate de conducerea entit ăţ ii. Misiunea a fost cuprinsă în  Planul de audit intern pe anul 2005, şsi a fostrealizată de auditorii interni: Comănescu Cristian, auditor superior  şi Băcescu Ana, auditor principal.

II. CONCLUZII

Echipa de auditori interni în baza   Programului de audit intern, a testărilor   şi analizei efectuateevaluează Activitatea de achizi ţ ii publice din cadrul entităţii, după cum urmează:

OpinieNr.crt.

  ObiectivulFuncţional De îmbunătăţit Critic

1.   Organizarea activit ăţ ii de achizi ţ ii publice   X2.   Programul de achizi ţ ii publice   X3.   Preg ătirea aplicării procedurii de licita ţ ie deschisă

 pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică  X

4.   Lansarea procedurii de licita ţ ie deschisă pentruatribuirea contractului de achizi ţ ie publică

  X

5.   Derularea procedurii de licita ţ ie deschisă pentruatribuirea contractului de achizi ţ ie publică

  X

6.   Preg ătirea aplicării procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică

  X

7.   Lansarea procedurii de cerere de oferte pentruatribuirea contractului de achizi ţ ie publică

  X

8.   Derularea procedurii de cerere de oferte pentru

atribuirea contractului de achizi ţ ie publică   X

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 225/233

Constantin I a  ţ co 

225

9.   C ăi de atac   - - -10.   Administrarea contractului de achizi ţ ie publică   X

III. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI

Principalele constatări şi recomandări rezultate din evaluare sunt:

Constatare 1:  Programul de achiziţii publice al entităţii, pe anul 2005, este fundamentat necorespunzător.(FIAP nr. 2.a.)

Recomandar e 1: Echipa de auditori interni propune stabilirea unui responsabil cu elaborarea   Programului de achizi ţ ii

 publice,  care să  aibă  atribuţii clare privind solicitarea referatelor de necesitate de la structurile din cadrulentităţii, verificarea conformităţii, centralizarea şi prioritizarea achiziţiilor din cadrul acestora.

De asemenea, auditorii interni consider ă necesar ă implementarea unui sistem de pregătire profesionalăa personalului implicat în activitatea de planificare, care să   fie realizat de responsabilul cu elaborarea Programului de achizi ţ ii publice.

Constatare 2: Schimbarea  procedurii de licita ţ ie deschisă   în alte tipuri de proceduri, cum ar fi:  cererea de oferte,

negocierea cu o singur ă  sursă  sau chiar  cumpărare direct ă, prin divizarea plafonului în sume par ţiale maimici. Din analiză a reieşit că aceasta este o practică frecventă în cadrul entităţii auditate. (FIAP nr. 2.b.)

Recomandar e 2:  Numirea unei persoane care să  aibă   responsabilitatea verificării timp de 6 luni, de la data finalizării

misiunii de audit intern, a sistemului de selectare al procedurilor de atribuire a contractelor de achizi ţii publice.

Constituirea unei echipe de control pentru verificarea pe ultimul an a licitaţiilor realizate, în vedereaevaluării consecinţelor care au afectat entitatea în cazurile de divizare a valorii totale în sume par ţiale maimici şi schimbarea tipului de licitaţie.

Constatare 3: Unele persoane numite prin ordin, de conducere, pentru a face parte din comisiile de evaluare pentru

atribuirea contractelor de achiziţii publice, nu au participat în comisii   şi nu au semnat declaraţiile deconfidenţialitate şi declaraţiile de impar ţialitate, sau le-au semnat ulterior, după deschiderea ofertelor. (FIAP nr. 3.b.)

Recomandar e 3: Ataşarea unei anexe, la ordinul de numire al membrilor comisiilor de evaluare pentru atribuirea

contractelor de achiziţii publice, cu atribuţiile ce le revin în această calitate, pe care să le semneze de luare lacunoştinţă.

Constatare 4: Întocmirea incompletă a dosarelor de achiziţii publice pentru toate contractele încheiate.  (FIAP nr. 5.c.)

Recomandar e 4: Desemnarea unui salariat care să aibă prin fişa postului responsabilitatea de a verifică completitudinea

dosarelor privind achiziţiile publice întocmite în cadrul compartimentului, conform legii.Stabilirea unei echipe pentru verificarea dosarelor achiziţiilor publice constituite în ultimii trei ani  şi

asigurarea completării acestora într-un termen rezonabil, dacă este cazul.

Constatare 5: Încălcarea clauzelor privind actualizarea/revizuirea preţurilor din contractele de achiziţii publice

încheiate. (FIAP nr. 8b)

Recomandar e 5: Completarea procedurilor existente cu prevederi clare   şi responsabilităţi adecvate pentru a evalua

nerespectarea acestora.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 226/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

226

Stabilirea unei persoane pentru elaborarea procedurilor, monitorizarea respectării   şi actualizăriisistematice a acestora.

Recomandar e general ăElaborarea procedurilor, scrise   şi formalizate, pentru toate activităţile care se desf ăşoar ă   în cadrul

Serviciului Achizi ţ ii Publice   prin dezvoltarea si completarea cadrului normativ. De asemenea, pentru

activităţile de elaborare a procedurilor să   se stabilească   responsabilii cu realizarea, monitorizareaimplementării lor  şi actualizarea periodică.

Precizam că în  Sinteza au fost prezentate FIAP-urile reprezentative, în număr de cinci, dar  Raportul deaudit intern cuprinde 10 FIAP-uri şi un FCRI care a fost transmis managerului general, pentru instrumentare,înainte de finalizarea misiunii de audit intern.

Data:

Auditori interni, Supervizat,Comănescu Cristian Petrescu Aurel Băcescu Ana

3.17. Difuzarea raportului de audit public intern

Şeful compartimentului de audit intern transmite raportul de audit intern finalizat, împreună   curezultatele concilierii şi punctul de vedere al entităţii auditate conducătorului entităţii publice care a aprobatmisiunea, pentru analiză şi avizare. După avizare, raportul de audit intern, în copie va fi comunicat structuriiauditate.

Curtea de Conturi a României are acces la rapoartele de audit intern în timpul verificărilor pe care leefectuează.

Raportul de audit intern trebuie să fie însoţit şi de o Sinteză a constatărilor  şi recomandărilor.Pentru instituţia publică   mică, Raportul de audit intern este transmis spre avizare conducătorului

acesteia.În sinteză, procedura P16 privind Difuzarea Raportului de audit intern este următoarea:

Auditorii - Transmit Raportul de audit intern, rezultatele concilierii şi punctul de vedere alentităţii auditate la conducătorul compartimentului de audit intern care a aprobatmisiunea.

- Pentru instituţia publică mică Raportul de audit intern se transmiteconducătorului acesteia spre avizare.

Conducătorulcompartimentului deaudit intern

- Semnează şi transmite Raportul de audit intern conducătorului entităţii auditate.

Conducătorul entităţiicare a aprobat misiuneade audit intern

- Analizează şi avizează Raportul de audit intern.

Auditorii - Transmit entităţii auditate o copie a Raportului de audit intern.- Transmit la U.C.A.A.P.I. sau la organul ierarhic superior o informare despre

recomandările care nu au fost avizate, însoţită de documentaţia de susţinere.

3.18. Urmărirea recomandărilor

Obiectivul acestei etape este asigurarea că   recomandările din raportul de audit intern sunt aplicateîntocmai la termenele stabilite   şi în mod eficace, iar conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandări.

Urmărirea recomandărilor de către auditorii interni este un proces prin care se constată  caracteruladecvat, eficacitatea   şi oportunitatea acţiunilor întreprinse de către conducerea entităţii auditate pe bazarecomandărilor din Raportul de audit intern.

Structura de audit intern va comunica conducătorului entităţii publice stadiul implementăriirecomandărilor  şi va raporta progresele înregistrate în implementarea recomandărilor.

În sinteză, procedura privind Urmărirea recomand ărilor  se prezintă astfel:

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 227/233

Constantin I a  ţ co 

227

Auditorii - Întocmesc Fişa de urmărire a recomandărilor;- Verifică implementarea recomandărilor la termenele stabilite.

Entitatea/structura auditată   - Transmite auditorilor, la termenele stabilite, o Not ă de informare cu privirela stadiul implement ării recomand ărilor din Raportul de audit intern;

Conducătorul

compartimentului de auditintern

- Transmite, la UCAAPI sau la organul ierarhic superior, stadiul progreselor 

înregistrate în implementarea recomandărilor;- Dacă nu sunt respectate termenele de implementare, informează

conducătorul entităţii publice.

Responsabilitatea structurii auditate în aplicarea recomandărilor constă în:- elaborarea unui Plan de ac ţ iune, însoţit de un Calendar  privind implementarea acestuia;- transmiterea la structura de audit a Planului de ac ţ iune şi a Calendarului privind implementarea acestuia:- nominalizarea activităţilor ce se vor realiza pentru a asigura implementarea recomandărilor;- stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare;- stabilirea termenelor de realizare a recomandărilor;- punerea în practică a recomandărilor;- comunicarea periodică a stadiului progresului acţiunilor.

- evaluarea rezultatelor obţinute.Structura de audit intern verifică şi raportează  la organul ierarhic imediat superior sau la U.C.A.A.P.I.asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor   şi, de asemenea, comunică   stadiulimplementării recomandărilor conducătorului entităţii publice.

Modelul privind întocmirea  F i şei de urm ărire a recomand ărilor  este următorul:

Procedura P17: Urmărirea recomandărilor

ENTITATEA PUBLICĂ

Serviciul Audit Intern

FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR 

ENTITATEA PUBLICĂ   Serviciul Achiziţii Publice Data: 31.08.2006

Serviciul Audit Intern  Misiunea de audit public intern: Activitatea de

achizi ţ ii publiceRaport de audit nr.

X/ ......2006RecNo.

  Recomandarea Implementat  Parţial

implementat  Neimplementat

  Data planificată/Data implementării

1. Elaborarea procedurilor specificecare reglementează activitatea deachiziţii publice

X31.12.2006

2. Asigurarea corobor ării atribuţiilor şi responsabilităţilor stabilite prinfişele posturilor cu procedurilespecifice

X

31.12.2006

3. Stabilirea unui responsabil cuelaborarea Programului de achiziţii

 publice.X

Data scadentă legală pt.elaborare plan

4. Ordinul de numire al comisiei deevaluare să aibă în anexă atribuţiileşiresponsabilităţile fiecărei funcţiidin comisie, implicit alesecretarului comisiei cu sarcinaverificării semnăriideclaraţiilor de confidenţialitate şi

impar ţialitate înainte dedeschiderea ofertelor.

X

15.07.2006

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 228/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

228

5. Existenţa unei proceduri privindmodul de lucru al membrilor comisiilor deevaluare în activitatea de achiziţii

 publice.

X

31.08.2006

6. Stabilirea unui responsabil cutransmiterea r ăspunsului la

clarificările la DEPO solicitate deofertanţi.

X

31.07.2006

7. Efectuarea de instruiri, de cătreşeful Serviciului achiziţii publicecu

 personalul, pentru cunoaşterea şiinterpretarea corectă a legislaţiei.

X31.07.2006

8. Stabilirea unui responsabil cutransmiterea r ăspunsului laclarificările la DEPO solicitate deofertanţi.

X  30.06.2006

9. Desemnarea unui salariat dincadrul Serviciului achiziţii publice,

 prin completarea fişei postului,

care va aveaatribuţii şi competenţe înîntocmirea dosarelor achiziţiilor 

 publice;

X

30.09.2006

10. Reconstituirea dosarelor pentruachiziţiile efectuate în ultimii treiani.

X 31.12.2006

11. Realizarea verificării de către şefulServiciului achiziţii publice aînsuşirii cadrului normativ de cătresalariaţii serviciului şi influenţareaevaluării anuale cu rezultateleinstruirilor periodice.

X

30.09.2006

12. În cazurile în care în urma

 procedurii de licitaţie prin cererede oferte nu se primesc cel puţin 2oferte corespunzătoare, să se repete

 procedura

X 31.07.2006

13. În toate cazurile în care se facachiziţii publice să se urmăreascăelaborarea unui caiet de sarcinicare să cuprindă toatecaracteristicile tehnice şi altecaracteristici, astfel încât produsulachiziţionat să corespundănecesităţilor 

X

31.12.2006

n. ………………. …. …. …… ……

Instruc  ţ iuni  1. In troduce  ţ i recomand ări le deaudit dup ă cum sunt prezentate în Raportu l de audit 

2.Verifica  ţ i coloana corespunz ătoare: implementat, par  ţ ial implementat, neimplementat 

3. In troduce  ţ i data planificat ă pentr u implementare în Raportu l de audit  şi data implement ăr i i 

Entitatea/structura auditat ă: Serviciul Achizi ţ ii Publice

Data  şi semn ătura conduc ătorului:  Radu Nicolae

Auditor :Comanescu Cristian, Bacescu Ana

Data  şi semn ătura :

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 229/233

Constantin I a  ţ co 

229

3.19. Supervizarea

Supervizarea reprezintă  activitatea de îndrumare, consiliere, supraveghere   şi verificare efectuată   decătre supervizor asupra activităţii echipei de audit, se realizată  pe tot parcursul derulării misiunii de auditintern prin semnarea documentelor întocmite.

Scopul activităţii de supervizare este asigurarea că obiectivele misiunii de audit intern au fost atinse în

condiţii de calitate, şi se materializează în:- ofer ă instrucţiunile necesare derulării misiunii de audit intern;- verifică executarea corectă a programului misiunii de audit intern;- verifică existenţa elementelor probante;- verifică dacă redactarea Raportului de audit intern (atât cel intermediar, cât  şi cel final) este concisă, clar ă

şi se efectuează la termenele fixate.Conducătorul compartimentului de audit intern sau persoana desemnată de către acesta, este responsabil

cu supervizarea misiunii de audit intern.

În sinteză, procedura privind Supervizarea se prezintă astfel:

Auditorii - Prezintă conducătorului compartimentului de audit intern documentele dinDosarul permanent al misiunii de audit intern.

Conducătorulcompartimentului deaudit intern

- Ofer ă instrucţiunile necesare (adecvate) derulării misiunii de audit intern;- Verifică executarea corectă a Programului de audit intern;- Verifică existenţa elementelor probante;- Supervizează FIAP-urile;- Verifică dacă redactarea Raportului de audit intern este exactă, clar ă, concisă;- Verifică dacă Raportul de audit intern este elaborat la termenul fixat.

Procedura de supervizare se concretizează în elaborarea  Listei de supervizare a documentelor , conformmodelului.

Procedura P18: Supervizarea

ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern

LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR 

Misiunea de audit: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Avizat: Petrescu Aurel

Nr.

crt.

Lucrarea Propunerea sefului structurii de

audit/supervizorului misiunii, caurmare a revizuirii documentului

R ăspunsul auditorilor

interni

Revizuirea de către seful

structurii de audit/supervizorul misiunii de

audit a răspunsurilorauditorilor

1. Declaraţia deindependenţă

Există o incompatibilitate. Este propusă o altă persoană în echipa deaudit.

De acord

2. Programulintervenţiei la faţalocului

 Nu există concordanţă la obiectivulnr. 5 faţă de Tematica în detaliu

Obiectivul a fostref ăcut în program De acord

3. FIAP nr. 8b Se constată o pagubă şi nu existăfişa de iregularitate

S-a întocmit FCRIDe acord

… …n. Proiect de Raport

de audit intern

La pag. 7, alin. «constatarea nu are

la bază dovezi». Se solicităreanalizarea constatărilor.

S-au reanalizat

constatările şi paragraful a fosteliminat

De acord

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 230/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

230

3.20. Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii

Conducătorul compartimentului de audit intern trebuie să   elaboreze   Programul de asigurare   şiîmbunăt ăţ ire a calit ăţ ii   sub toate aspectele activităţii de audit, prin respectarea normelor metodologicegenerale şi specifice, a Codului etic al profesiei, a Standardelor  şi a bunei practici internaţionale de către toţi

auditorii interni. Programul de asigurare  şi îmbunăt ăţ ire a calit ăţ ii  realizează  o evaluare prin adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacităţii globale şi a activităţii de calitate.

Activitatea de evaluare a funcţionalităţii auditului intern se realizează   sistematic   şi periodic prinevaluări interne şi evaluări externe.

3.20.1. Evaluarea internă

Evaluarea internă constă în supervizarea realizării misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de către conducătorul compartimentului de audit intern, prin care acesta examinează eficacitateanormelor de audit intern  şi dacă  procedurile de asigurare a calităţii misiunii de audit sunt aplicate în modcorespunzător, garantând calitatea raportului de audit intern.

Supervizarea va permite depistarea deficienţelor în anumite etape/proceduri din derularea misiunii  şi va permite iniţierea de activităţi de îmbunătăţire a viitoarelor misiuni de audit intern  şi asigurarea perfecţionării profesionale a auditorilor implicaţi prin planificarea unor acţiuni de pregătire profesională.

Evaluarea internă   a auditorilor se realizează   după   fiecare misiune de audit intern. Aceasta seformalizează prin întocmirea Fi şei de evaluare a misiunii de audit intern, conform modelului de mai jos  şi searhivează în Dosarul permanent, Secţiunea D, Supervizarea.

Modelul privind întocmirea  F i şei de evaluare a misiunii de audit intern  este următorul:

Procedura – P18: Supervizarea

ENTITATEA PUBLICĂ

Serviciul Audit Intern

FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-3112.2005Perioada misiunii: 01.02.2006-15.04.2006Auditor evaluat: Comănescu Cristian/Băcescu AnaLuat la cunoştinţă:Întocmit: Petrescu AurelData: 15.04.2006

Bugetul de timp planificat: 255 Bugetul de timp efectiv: 255 ore 

1 2 3 4 5 Observa   ţ i i  În etapa de preg ătire a misiunii, auditorul a identificat riscurile  şicontroalele prevă zute pentru procesele legate de obiectivele de audit  şi a estimat corespunzător riscurile activit ăţ ii

 X 

 Programele de audit au fost elaborate în vederea îndepliniriiobiectivelor misiunii în cadrul bugetului de timp alocat 

 X 

 A fost necesar  să se lucreze peste orele de program

Obiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul au fost reanalizate în mod constant pentru a asigura o eficient ă folosire aresurselor de audit 

 X 

 A existat o bună comunicare între auditor  şi auditat  şi între auditor  şi conducerea structurii de audit intern;

  X 

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 231/233

Constantin I a  ţ co 

231

Bugetul de timp planificat: 255 Bugetul de timp efectiv: 255 ore 

1 2 3 4 5 Observa   ţ i i  A existat o bună comunicare între auditor  şi conducerea structuriide audit intern

  X 

 Au fost luate în considerare perspectivele şi nevoile audita ţ ilor în procesul de audit 

  X 

 Au fost atinse obiectivele de audit într-o manier ă eficient ă şi la timp X   Audita ţ ii au avut posibilitatea să revad ă constat ările şirecomand ările când au fost identificate problemele

  X 

 Normele de audit intern, au fost respectate X Constat ările de audit demonstrează analize profunde şi concluzii,respectiv sunt formulate recomand ări practice pentru problemeidentificate

 X 

Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective  şi corecte X   Exist ă probe de audit care să sus ţ ină concluziile auditorului X   Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente,competente, relevante şi folositoare

  X 

 Documentele au fost completate în mod corespunzător  şi în

conformitate cu normele de audit intern

  X 

 Bugetul de timp a fost respectat X  Nivel de productivitate personal ă al auditorului intern.   X 

 Evaluarea internă  a misiunii de audit intern  mai poate fi realizată şi de conducerea entit ăţ ii auditatecăreia i se înaintează   un chestionar de evaluare prin care i se solicită   să   prezinte   o apreciere asupradesf ăşur ării misiunii de evaluare şi a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii.

Evaluarea misiunii de audit intern de către structura auditată  este formalizată  prin Fi şa de evaluare amisiunii de audit intern   întocmită   de către entitatea/structura auditată. De asemenea, acest document searhivează în Dosarul permanent, Secţiunea D, Supervizarea.

Modelul privind întocmirea  F i şei de evaluare a misiunii de audit intern de c ătre structura auditat ăeste următorul:

Misiunea de audit: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Perioada misiunii: 01.02.2006-15.04.2006Auditor evaluat: Comănescu Cristian/Băcescu AnaLuat la cunoştinţă:Întocmit: Radu Nicolae, sef Serviciu Achiziţii PubliceData: 15.04.2006

FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN

DE CĂTRE STRUCTURA AUDITATĂ

NoteNr.crt.

  Obiectiv auditat1 2 3 4 5

  Obs.

1. Obiectivele de audit au fost comunicate clar la începutulmisiunii

X

2. Au fost furnizate suficiente informaţii privind misiunea deefectuat

X

3. Misiunea a contribuit la obţinerea de rezultate sau laîmbunătăţirea unora deja existente

X

4. Misiunea a beneficiat de direcţii clare şi precise privindmodul de desf ăşurare

X

5. Obiectivele de audit stabilite au fost în concordanţă cuactivităţile desf ăşurate

X

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 232/233

Audit financiar –Caiet de seminar 

232

6. Constatările au fost prezentate într-o manier ă logică,structurată, dinamică şi interesantă

X

7. S-a r  ăspuns în toate cazurile la întrebările legate demisiunea de audit, iar r ăspunsurile au condus la obţinereade concluzii relevante

X

8. Misiunea a fost desf ăşurată adecvat, intervenţia la fata

locului a privit doar obiectivele stabilite şi comunicate X9. A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acestaa fost util în găsirea de soluţii la probleme X

10. Cum evaluaţi în general misiunea de audit X11. Consideraţi că obiectivele de audit stabilite au privit

activităţile cu riscuri majoreX

12. În desf  ăşurarea misiunii de audit au fost prezentateconstatările şi recomandările când au fost identificate

 problemeX

13. A existat o bună comunicare între auditor  şi auditat X14. Auditorii au avut un comportament adecvat şi profesional X

15. Ce v-a plăcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit – descrieţi cel puţin 3 aspecte care v-au plăcut

cel mai mult-   claritatea recomand ărilor -   conduita auditorilor interni-   calitatea discu ţ iilor 

16. Ce v-a plăcut cel mai puţin pe timpul misiunii de audit – descrieţi cel puţin 3 aspecte care v-au plăcutcel mai puţin

 Întâlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu întotdeauna din vina auditatului.

17. Ce obiective de audit consideraţi că nu au fost atinse în totalitate din cele comunicate Nu sunt comentarii.

18. Ce obiective de audit consideraţi că ar fi necesar a fi cuprinse în programul viitor de auditCalitatea procedurilor privind achizi ţ iile publice elaborate în urma recomand ărilor.

19. Alte comentarii

Tabelele de mai sus vor fi completate ţinând cont de următorul sistem de punctaj:1 pentru nesatisf ăcător;2 pentru slab;3 pentru satisf ăcător;4 pentru bine;5 pentru foarte bine.

Notă: În practică se va urmări ca pentru orice notare sub 3 să se solicite explica ţ ii scrise

3.20.2. Evaluarea externă

Evaluarea externă a funcţionalităţii activităţii de audit intern se realizează de U.C.A.A.P.I., D.A.P.I. şiorganul ierarhic superior pentru structurile din subordine prin verificarea respectării normelor metodologicegenerale şi specifice, a Standardelor de audit intern, a bunei practici recunoscute în domeniu  şi a Codului etical profesiei.

Activitatea de evaluare externă  a activităţii de audit intern, în România, conform cadrului normativgeneral, se realizează o dată la 5 ani, ocazie cu care, în funcţie de necesităţi, se iniţiază măsuri corective încolaborare cu conducătorul entităţii evaluate în cauză.

7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar

http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 233/233

Constantin I a  ţ co 

BIBLIOGRAFIE

1) BOULESCU MIRCEA, GHIŢĂ   MARCEL, MAREŞ   VALERICĂ   –   Controlul fiscal   şi auditul  financiar-fiscal , Editura CECCAR, Bucureşti, 2003.

2) BOULESCU MIRCEA, GHIŢĂ  MARCEL, MAREŞ   VALERICĂ   -   Fundamentele auditului,   EdituraDidactică şi Pedagogică, Bucureşti, 2001

3) GHIŢĂ MARCEL - Auditul intern, Editura Economică, Bucureşti, 20054) GHIŢĂ   MARCEL, CORNELIA NECULAU –   Ghid practic privind activitatea de achizi ţ ii publice,

Editat de Unitatea Centrală  pentru Armonizarea Auditului Public Intern, Ministerul Finanţelor Publice,Bucureşti, 2006