8/13/2019 Atelierul Nr. 2. Sedinta

1/5

Atelierul nr. 2. Participarea la edine

Subiect: Performarea rolurilor formale n cadrul unei edine

Obiective: Participanii vor fi capabili s participe la o edin pe o tem dat

asumndu-i roluri formale prescrise (moderator, secretar,participant) i respectnd prescripiile de rol.

Participanii vor fi capabili s reflecteze critic la comportamenteleproprii i ale celorlali n raport cu prescripiile formale de rol.

Condiiiprealabile:

Parcurgerea temelor teoretice din capitolul i un instructa! prealabildespre regulile de baz ale participrii la edine.

Numr departicipani:

"rici, n grupuri de ma#imum $% persoane.

Tehnici

foloite:

&ocul de rol, observaia i autoobservaia, dezbaterea.

!urat: ' minute !oc de rol %' minute analiz.

!efurare: $. e e#plic caracteristicile unei bune edine i prescripiilefiecrui rol.

%. e alege o agend a edinei, care s implice dezbaterea uneiprobleme i luarea unei *otrri.

. e fi#eaz limita de timp a edinei (+' minute).. e aleg un moderator i un secretar de edin.+. e parcurge etapa !ocului de rol.. e cere participanilor s identifice comportamentele productive

i contraproductive n raport cu obiectivul edinei pe bazaobservaiei i autoobservaiei.

Specificul comunicrii "n cadrul edinelor

Pre#tirea edineiesponsabilul cu organizarea edinei trebuie s in cont de urmtoarele/ "biectivul ntlnirii trebuie s fie clar 0 (ce trebuie s se obin la sfritul ei) 0 enunat ntermeni concrei. Pregtirea propriu-zis aedinei cuprinde urmtoarele etape i condiii care este bine s fie

respectate/$. identificarea persoanelor care trebuiesc invitate1%. stabilirea unui loc adecvat i a unui interval de timp (limitat2) convenabil tutror

participanilor1. participanii vor fi anunai din timp asupra temei edinei pentru a se putea pregti1

eventual li se poate nmna 3 trimite un material informativ de $-% pagini despreproblema n discuie i despre contribuiile ateptate din partea lor (eventual minutele

8/13/2019 Atelierul Nr. 2. Sedinta

2/5

unor edine anterioare) i o agend a edinei (ordinea de zi) cu timpul alocat(estimativ) fiecrui punct1

. stabilirea unui moderator de edin care s gestioneze adecvat timpul alocat i smedieze dezbaterile1

+. stabilirea unui secretar de edin care s asiste organizatorul i moderatorul n

activitile lor.!erularea edinei4tapele unei edine sunt urmtoarele/

$. Primirea participanilor.%. 4nunarea ordinei de zi i prezentarea participanilor1 acord asupra modului de

desfurare a discuiilor.. 4nunarea problemei de rezolvat i discuii.. ezumarea soluiilor propuse i discutarea implicaiilor acestora.+. 5cord3 decizie asupra strategiei3 modului complet de rezolvare a problemei/

- ce activiti vor fi realizate i la ce termene

- care sunt rezultatele ateptate3 indicatori de eficacitate- care sunt responsabilitile fiecrui participant (reprezentant)- cnd va avea loc urmtoarea ntlnire a grupului (dac este necesar)

. 6ntocmirea unei minute de edin care va fi remis tuturor participanilor.

$e#uli de procedur pentru participani

Pregtii-v pentru a contribui n mod activ la rezolvarea problemei 5scultai cu atenie 3 activ spusele celorlali i manifestai consideraie fa de

contribuia fiecruia. 7ormularea ideilor 8vs. trebuie s fie clar, constructiv, la obiect i, mai ales, scurt. "rganizarea ideilor ntr-o luare de cuvnt trebuie s aib o organizare logic/

- ncepei cu poziia de pe care formulai intervenia (cine suntei i care suntcompetenele pe care le aducei n grup)- motivai contribuiei (de ce)- artai care sunt faptele care credei c trebuiesc luate n considerare- analizai implicaiile i interaciunile- formulai concluzia (concluziile) i propunerea (propunerile).

espectai opinia fiecruia c*iar dac nu suntei de acord cu ea. 8ac dorii s criticai ideile unui participant, artai-v mai nti consideraia fa de

aportul su i apoi argumentai pro i contra fiecare idee n parte, ntr-o manierconstructiv (fa de obiectivele edinei i n perspectiva relaiei cu persoanarespectiv).

%..&i c'teva N()uri importante **

N(uitai nici un moment obiectivul edinei2 N(v anga!ai n dispute violente sau polemici cu ceilali participani. ezumai-v la

argumentarea logic, bazat pe fapte, i nu la cea emoional. N( monopolizai discuia2 N( v lansai n digresiuni2

8/13/2019 Atelierul Nr. 2. Sedinta

3/5

N(ironizai pe ceilali participani.

8/13/2019 Atelierul Nr. 2. Sedinta

4/5

Caracteristicile unei bune edine

5re obiective i ordine de zi clare (agenda). 5tmosfera este plcut. 9embrii se ascult unul pe cellalt. unt folosite mi!loace de vizualizare. Particip toi membrii.:enelegerile sunt rezolvate ntr-o manier corect. ;oncluziile 3 deciziile 3 msurile adoptate sunt enunate cu claritate. ocul de desfurare este potrivit (confortabil, nu se permit ntreruperi).+. Procedurile de decizie sunt agreate de toi participanii.. 4ste analizat ndeplinirea *otrrilor luate n precedenta edin.?. Problemele ridicate de nendeplinirea unora dintre aceste sarcini poate fi discutat,

dar nu se va irosi prea mult timp cu ele.@. A5genda ascunsB va fi adus la lumin dar, fie c va fi discutat foarte operativ, fie

c va fi amnat pentru o alt edin.C. Dedina va ncepe i se va sfri la orele anunate.

$'. e va ntocmi o minut de edin, cu deciziile luate i sarcinile repartizate, fiecareparticipant primind cte un e#emplar.

Structura unei agende eficiente fie suficient de detaliat. indice posibilii contributori. aib ane#ate documentele mai importante. indice scopul fiecrui punct din ordinea de zi. aloce suficient timp pentru fiecare punct. fie ntocmit i distribuit la timp.

$olul moderatorului6nainte de edin, moderatorul trebuie s /

5nune participanii din timp despre locul, ora, agenda edinei i resursele necesarefiecrui participant (diferite documente etc). fac aran!amentele necesare pentru buna desfurare a edinei (organizarea

spaiului, a facilitilor, protocolul).6n timpul edinei, moderatorul trebuie s/

aib gri! ca edina s nceap la timp i s se sfreasc la timp. reaminteasc participanilor agenda 0 punctele la ordinea de zi, scopul i timpul

alocat fiecruia.

8/13/2019 Atelierul Nr. 2. Sedinta

5/5

veg*eze la respectarea ordini de zi i a timpului alocat pentru fiecare punct. menin climatul constructiv i destins. fie imparial i s ncura!eze participarea tuturor. controleze membrii dogmatici sau agresivi ntr-o manier diplomatic. se asigure c toat lumea a neles clar ce decizii au fost adoptate i ce sarcini au

fost trasate.8up edin, moderatorul trebuie s/

e asigure c minutele de edin au fost redactate i trimise fiecrui participant. urmreasc ndeplinirea deciziilor i a sarcinilor.

Competenele unui bun moderatorEn bun moderator trebuie s/

Dtie s asculte. pun ntrebri care s a!ute interlocutorii s-i precizeze ideile. -i antreneze pe ceilali n discuie. ArecompensezeB prin recunoatere contribuiile pozitive. previn tensionrile atmosferei i s aplaneze conflictele cu tact. armonizeze opiniile i contribuiile i s AconstruiascB un punct de vedere comun 3

negociat. obin acordul participanilor. formuleze concluzii.

Comportamente dificile+ care tenionea, au reduc eficiena edinelor

;ritica la adresa moderatorului sau a celorlali membri. 6ntrebri inutile. ;ontestarea sarcinii i refuzul de a o ndeplini.