Conceptul şi importanţa analizei postului

Unitate: 1 din 10

Conceptul de analiză a postului Analiza postului este un proces sistematizat de colectare şi sortare a datelor referitoare la un loc de muncă și

reprezintă un prim pas în formarea procesului de selectare. Analiza postului creează uneori confuzie în ceea ce

privește utilizarea unei terminologii specifice și uneori utilizează termeni precum analiza poziției sau analiza

responsabilităţilor.

Analiza postului este foarte importantă în procesul de selectare, deoarece trebuie să știm care sunt caracteristicile

specifice, necesare angajaților pentru a-şi efectua cu succes activitatea la locul de muncă. Aceste caracteristici pot

fi măsurabile numai dacă le cunoaștem. Analiza postului oferă răspunsuri la aceste întrebări, dar şi la întrebări cu

privire la sarcinile reale, la răspundere, funcții și contextul efectuării muncii.

Analiza postului ne oferă o descriere și o listă cu informații atât despre locul de muncă, cât și despre modul în care

angajatul ar trebui să acționeze în diferite circumstanțe, precum și despre calitățile, abilitățile și competențele

necesare acelui loc de muncă. Analiza postului este importantă în multe procese, precum:

selecția personalului

evaluarea performanţei

calcularea salariilor

programarea protecţiei la locul de muncă

îmbunătăţirea performanţei

educaţia şi formarea profesională

Pentru a-și desfășura cu succes activitatea, organizaţia ar trebui să efectueze descrieri ale posturilor sau să

specifice sarcinile cheie (Bahtijarević – Šiber: Managementul Resurselor Umane) şi să le analizeze corect. Această

activitate ar trebui să continue până când toate posturile din organizație au fost analizate.

Un studiu a demonstrat modificarea comportamentului angajaților și îmbunătățirea performanţei lor în timpul

efectuării analizei postului, datorită faptului că erau conştienţi de faptul că participă la un experiment. Scopul acestui

studiu a fost să determine modul în care factori ai performanţei cunoscuţi și cercetaţi până atunci, influențează

productivitatea muncitorilor. Productivitatea a crescut indiferent de variațiile factorilor studiați datorită faptului că

muncitorii erau conștienți că sunt subiecții unui experiment. Conform acestui studiu, efectuat la fabrica Hawthorne

a companiei Western Electric din Illinois, între 1924 și 1933, acest fenomen a primit denumirea de efectul

Hawthorne.

Importanţa analizei posturilor O premisă pentru analiza eficientă a nevoilor angajaţilor şi o bază pentru armonizarea muncii şi a angajaţilor, este

reprezentată de analiza posturilor. Pentru a efectua cu succes un număr mare de activități planificate, este

necesară existența unui anumit număr de angajaţi competenți și instruiți, pentru a efectua aceste sarcini.

S-au efectuat studii asupra caracteristicilor esenţiale ale posturilor, pe baza cărora, în funcție de anumite criterii,

acestea sunt grupate pentru a crea un fundament adecvat pentru: clasarea și evaluarea performanţei, identificarea

nevoii pentru un anumit tip de profil de angajaţi, repartizarea angajaţilor, planificarea și monitorizarea dezvoltării

acestora.

Posturile pot fi grupate în funcție de complexitatea și importanța lor relativă pentru organizaţie. Pe baza acelorași

caracteristici, angajații sunt repartizaţi, promovați și recompensați.

Promovarea angajaților se poate realiza pe baza complexităţii și evaluării performanţei, pe baza capacității lor de

muncă, a nivelului de calificare și de educație, dar și pe baza experienței profesionale și a caracteristicilor personale

necesare pentru a efectua anumite tipuri de sarcini.

Astăzi, fiecare organizație ar trebui să aibă un sistem dezvoltat de analiză a posturilor, ale cărui principale sarcini

sunt:

Determinarea structurii posturilor în funcţie de complexitate, răspundere, calificări necesare și experiență

de muncă.

Compararea posturilor între ele și definirea relațiilor relative din structura dată a posturilor în anumite

sectoare și din întreaga organizaţie .

Crearea unei baze pentru repartiţia și promovarea angajaților în cadrul unei anumite structuri a posturilor,

cu niveluri diferite de complexitate și răspundere.

Crearea unei baze pentru dezvoltarea sistemului de distribuție a veniturilor și a salariilor.

Asigurarea informațiilor necesare pentru analiza și anticiparea nevoilor de dezvoltare pentru angajaţi,

repartiţia și promovarea lor.

Cercetarea factorilor care pot influenţa structura, complexitatea și eficiența posturilor.

Explorarea modalităţilor de lucru și dezvoltarea unor metode mai simple și mai eficiente de lucru.

Determinarea conținutului posturilor și a timpului necesar pentru a efectua operaţiuni și sarcini de muncă,

respectiv măsurarea performanţei.

Cercetarea complexităţii sarcinilor pe baza unui set de factori și gruparea lor în funcție de valorile relative,

respectiv gruparea sarcinilor în funcție de importanța lor relativă pentru organizație.

Analiza posturilor reprezintă baza pentru efectuarea a aproape tuturor sarcinilor și funcțiilor de management al

resurselor umane în cadrul companiei. Este necesară deoarece:

Servește ca bază pentru definirea criteriilor conform cărora se face selecția angajaţilor pentru anumite

posturi

Servește ca bază pentru definirea instrumentelor psihologice de măsurare, care se vor utiliza în procesul

de selectare a angajaților

Ajută managerii să definească responsabilităţile, activitățile și răspunderea angajaților

Serveşte ca bază pentru corectarea comportamentului angajaţilor

Oferă angajaţilor informații referitoare la ceea ce se așteaptă de la ei la locul de muncă respectiv

Defineşte un sistem al răspunderii

Defineşte relaţiile de superioritate şi inferioritate

o Defineşte valoarea relativă a postului şi sistemul de recompensare

o Serveşte ca bază pentru dezvoltarea carierei în companie

o Reprezintă baza pentru o sistematizare a locurilor de muncă

Analiza postului ca premisă pentru funcţionarea eficientă a unei organizaţii Analiza postului reprezintă procesul de colectare a tuturor informaţilor relevante referitoare la un anumit loc de

muncă. Aceste informații includ informații despre sarcini și răspundere, abilități profesionale, mentale și fizice,

precum și abilități necesare pentru efectuarea eficientă a unei anumite activități.

Analiza postului oferă răspunsuri la patru întrebări cheie, și anume:

Ce face angajatul?

Cum lucrează angajatul?

De ce lucrează angajatul?

Care sunt caracteristicile psiho-fizice necesare pentru a efectua cu succes activitatea?

Toate informațiile care se pot obține în procesul de analiză a postului pot fi clasificate în două categorii principale.

Aceste categorii sunt:

1. Informații cu privire la conținutul postului, care presupun caracteristicile și modul de efectuare a unei

anumite activități, și

2. Informații despre angajați, care includ:

3.

4. a. Profilul profesional, respectiv calificările și aptitudinile necesare pentru îndeplinirea cu succes a

activităţilor în companie, şi

5. b. Profilul psihologic, respectiv abilităţile intelectuale, trăsăturile de personalitate și interesele esențiale

pentru îndeplinirea cu succes a activității la locul de muncă.

Pentru a aduna datele necesare pentru analiza postului, în practică se utilizează o serie de tehnici diferite, care

pot fi clasificate în:

6. Metode de evaluare, care includ chestionarul şi interviul, la care participă muncitorii, managerii și

specialiștii. Această metodă insistă pe o bună cunoaștere a posturilor de către examinatori, dar şi pe

dorința muncitorilor de a da răspunsuri cât mai obiective.

7. Metode empirice, care includ monitorizarea mediului natural. Acest tip de a colecta date trebuie să aibă

un formular de evaluare pregătit în prealabil și să cuprindă întregul ciclu de lucru. Pentru a obține date cât

mai obiective, ciclul de lucru trebuie monitorizat de mai multe ori. Desigur, evaluatorul trebuie să urmeze

un training pentru a efectua această activitate.

Efectuată în mod complet și corect, analiza postului devine o bază solidă pentru planificare și rezolvarea

problemelor. Datele care se obțin în urma analizei postului au o gamă largă de aplicabilitate, putând fi folosite

pentru:

Planificarea procesului de recrutare și selectare, respectiv pentru stabilirea criteriilor și a instrumentelor

psihologice de măsurare care se vor utiliza în cadrul procesului

Sistematizarea locurilor de muncă

Îmbunătăţirea organizării prin repartiţia corectă şi delimitarea funcţiilor şi a sarcinilor

Crearea unor condiţii de lucru mai bune

Dezvoltarea unor programe de training şi educaţie

Crearea unui sistem de inducţie în muncă

Evaluarea performanţelor angajaţilor

Crearea unui sistem de recompensare şi disciplinare

Dezvoltarea carierei

Determinarea cauzelor fluctuaţiei, ale absenteismului, ale accidentelor la locul de muncă etc.

Analiza postului organizează şi transformă datele care se referă la un loc de muncă specific în informaţii necesare

pentru crearea descrierilor şi a specificaţiilor postului, pe baza cărora, mai târziu, se va face evaluarea muncii.

Datele obținute în procesul de analiză reprezintă variabile de intrare pentru efectuarea unor diferite activități în

managementul resurselor umane, cum ar fi:

Definirea şi reproiectarea posturilor

Recrutarea, selecţia şi orientarea profesională

Instruirea personalului şi siguranţa angajaţilor

Evaluarea rezultatelor muncii şi sistemul de salarizare

Produsele analizei postului sunt:

8. Descrierea postului, care conține o listă cu sarcinile de lucru, responsabilitățile şi răspunderea pe care le

implică un anumit loc de muncă. Descrierea postului conține răspunsuri la întrebările:

Ce se lucrează?

Cum se lucrează?

În ce condiţii de muncă se desfăşoară sarcinile de muncă?

9. Specificaţia postului, care conține o listă cu cunoștințele, abilitățile, aptitudinile și alte caracteristici pe care

un individ ar trebui să le aibă pentru a efectua cu succes o anumită activitate.

Cunoștințele se referă la informațiile faptice sau de procedură, necesare pentru realizarea cu succes a sarcinilor

de muncă. Abilităţile reprezintă nivelul de competență a unui individ în efectuarea sarcinilor de muncă. Aptitudinile

se referă la caracteristicile generale, durabile pe care un individ le posedă.

Analiza postului ca activitate de management al resurselor

umane

Unitate: 2 din 10 00:13:59

Managementul resurselor umane reprezintă una dintre cele mai importante funcții de afaceri din orice organizație

și cuprinde o serie de activităţi care, în principiu, ar trebui să motiveze la un nivel satisfăcător angajații, deoarece

motivarea angajaților este una dintre principalele condiții pentru realizarea obiectivelor organizaționale.

Toate activităţile de management al resurselor umane se bazează pe analiza postului. Aceste activități de bază

ale managementului resurselor umane sunt:

10. Analiza postului

11. Planificarea resurselor umane

12. Recrutarea resurselor umane

13. Selectarea resurselor umane

14. Socializarea şi orientarea angajaţilor

15. Formarea şi educarea angajaţilor

16. Evaluarea performanţei angajaţilor

17. Recompensarea şi motivarea angajaţilor

18. Managementul stresului

19. Managementul sănătăţii şi securităţii angajaţilor

20. Managementul conflictelor

21. Managementul carierei

22. Team building

23. Managementul cunoştinţelor

După cum putem vedea din lista de mai sus a activităţilor de bază ale managementului resurselor umane, analiza

postului este prima din serie şi reprezintă o activitate de care managerii de resurse umane trebuie să se ocupe

permanent. Analiza postului oferă toate informațiile necesare pentru descrierea și specificaţia postului, pentru a

putea, în conformitate cu rezultatele analizei, să planificăm în mod adecvat resursele umane din cadrul organizației.

Procesul de analiză a postului include manageri, supervizori, analiști, personal de connducere, consultanți.

Motivele pentru planificarea resurselor umane într-o organizație sunt:

24. Resursele umane sunt o resursă esențială a oricărei organizații.

25. Piaţa forței de muncă este din ce în ce mai săracă.

26. Întotdeauna există costuri legate de angajare, dezvoltare și menţinere.

27. Existența schimbărilor tehnologice și demografice.

28. Organizațiile pun din ce în ce mai mult accent pe managementul carierei.

29. Se pune accent pe produs, calitate şi serviciu.

Factorii care influenţează planificarea resurselor umane pot fi interni și externi. Factorii externi includ: incertitudinea

de pe piața muncii, legislația și sindicatele. Factorii interni sunt: strategiile și obiectivele, tipurile de posturi și de

calificări, orizontul temporal al planificării și tipul și calitatea informațiilor necesare pentru previziuni.

Analiza postului este o procedură comună de colectare, organizare și interpretare a tuturor informațiilor relevante

cu privire la sarcini, responsabilități și contextul locului de muncă, cerinţe psiho-fizice şi de altă natură care sunt

impuse angajatului.

Două dimensiuni cheie ale analizei postului sunt:

Informații despre conținutul postului

Informații despre angajați

Rezultatele analizei postului Rezultatele analizei postului sunt:

30. Descrierea postului - este un document scris ce conține un rezumat al datelor, sarcinilor,

responsabilităților, răspunderii și condiţiilor de bază ale unor locuri de muncă specifice. De exemplu,

conținutul descrierii postului poate fi:

Date de identificare: denumirea, codul şi locaţia postului

Relaţiile organizaţionale: manageri direcţi, subordonaţi etc.

Legături cu alte posturi

O scurtă descriere a postului, respectiv un rezumat

Responsabilităţile postului

Răspundere şi decizie

Instrumente şi materiale

Condiţiile de muncă, respectiv contextul

Standardele de performanţă

31. Specificaţia postului reprezintă un document scris cu privire la caracteristicile directe ale executanţilor

muncii, educația, abilitățile, aptitudinile și alte caracteristici ale acestora, precum experiența, trăsăturile de

personalitate și altele. De aceea, specificaţia posturilor include:

o Educaţie şi calificare

o Experienţă

o Training şi cunoştinţe specifice

o Aptitudini mentale şi altele

o Efort şi abilităţi fizice

o Trăsături de personalitate

o Alte cerinţe ale postului

Astăzi, analiza postului cere angajaților alfabetizare tehnologică şi funcţională. Educația nu mai este considerată,

ca înainte, un proces de calificare finalizat. Nu este un beneficiu dobândit pentru totdeauna de un individ pe scara

valorilor sociale. Educaţia pe tot parcursul vieții (eng. lifelong learning) facilitează mobilitatea pe orizontală și pe

verticală a angajaților și îi menţine pe piața forței de muncă.

Din punct de vedere istoric, interesul pentru educația adulților a apărut pe la sfârșitul anilor '60 ai secolului trecut.

Multe ocupaţii au dispărut complet din cauza schimbărilor structurale și tehnologice, însă au apărut altele. Nivelul

și profilul educațional, pe lângă altele, de multe ori factori nu mai puțin importanţi, determină poziţia individului pe

piața forței de muncă.

Exemple de analiză a postului

Exemplul 1 Denumirea postului: Specialist în relaţii de muncă

Nivel de educaţie: studii superioare, masterat

Experienţă necesară: 3 ani

Numele unităţii organizaţionale: Departamentul de resurse umane

Managerul direct: Menagerul departamentului de resurse umane

Responsabilităţi:

lucrează în calitate de asistent director al departamentului de resurse umane, oferind sprijin organizaţiei

prin armonizarea relaţiilor dintre angajați și manageri

oferă expertiză în interpretarea politicilor organizației cu privire la angajare, negociere colectivă etc.

ajută managerii altor departamente să pregătească documentația pentru măsurile disciplinare

soluționează plângerile indivizilor din organizație

pregătește buletine statistice lunare

colectează date și pregăteşte anunţuri pentru a angaja noi indivizi

participă la planificarea și executarea seminarelor asupra dezvoltării potenţialului uman

Cunoştinţe necesare:

Cunoașterea principiilor de management al resurselor umane

Metode statistice de bază

Principii de calculare a salariilor, stimulentelor și beneficiilor

Norme legale privind Dreptul muncii, ocuparea forței de muncă, contractele colective de muncă etc.

Abilități de prezentare în vederea prezentării politicilor de management al resurselor umane, angajaților

și managerilor

Comunicare scrisă și orală

Exemplul 2 Denumirea postului: Manager de vânzări produse de înaltă tehnologie

Locaţia: Bucureşti

Manager direct: Senior Sales Manager

Subordonaţi: Doi asistenţi de vânzări

Scurtă descriere a postului: oferă consultanţă şi sprijin clienţilor în efectuarea unei alegeri cu ocazia achiziţionării

de hardware şi software. Vânzarea și livrarea mărfurilor achiziţionate. O prezentare de succes și vânzarea unui

număr cât mai mare de produse.

Condiţii de lucru: Mediu de afaceri plăcut, într-un spaţiu interior plăcut şi confortabil din centrul oraşului.

Salariul: 2300 lei pe lună, plus 2% din totalul vânzărilor lunare. Plata: de două ori pe lună. Se lucrează şase zile

pe săptămână. Durata concediului de odihnă este cea prevăzută de lege.

Conţinutul postului:

Consiliază clienții asupra produselor harware şi software

Efectuează prezentări ale echipamentelor şi programelor

Consiliază clienții asupra diferitelor metode de plată

Efectuează calcule de plată

Organizează livrarea bunurilor achiziţionate

Răspunde la întrebări şi gestionează problemele clienţilor de după vânzare

Actualizează sistemul computerizat de inventariere

Verifică dacă asistenţii şi alţi subordonaţi îşi îndeplinesc toate responsabilităţile specificate în descrierea

postului

Monitorizează performanţelor asistenților și ale altor categorii de personal subordonat

Consiliază, instruiește și evaluează munca subordonaților

Contactează în mod regulat departamentul de livrări și managementul companiei

Trimite rapoarte lunare managementului cu privire la vânzările realizate

Întocmește planul de vânzări pentru următoarele luni

Informează managementul superior cu privire la problemele care nu pot fi rezolvate imediat

Competențe necesare:

Cunoaşterea structurii și a performanțelor hardware-ului

Cunoaşterea conținutului și a modului de utilizare a software-ului

Cunoaşterea modului de lucru în comerțul cu amănuntul

Cunoaşterea finanțelor

Cunoașterea modului de utilizare a sistemului informaţional al organizației

Cunoaşterea metodelor de vânzare personală

Abilități de comunicare

Limba engleză

Condiții necesare: minim studii liceale, cunoașterea tehnologiilor informaționale, cunoașterea unei limbi străine,

experiență de minim 3 ani în același domeniu de muncă.

Alte informații: Există posibilitatea de avansare pe poziția de manager al unităţii de lucru dintr-o altă locație, în

funcție de activitatea desfășurată.

Exemplul 3 Denumirea poziţiei: Marketing manager

Sector: Marketing

Manager direct: Directorul general

Compus:

Data compunerii:

Aprobat:

Data aprobării:

Rezumat: Planifică, gestionează și coordonează activitățile de marketing ale organizaţiei efectuând următoarele

atribuţii personal sau prin intermediul managerilor aflați în subordine.

Principalele responsabilități şi răspunderi:

Stabilește obiectivele de marketing care asigură cota de piață și rentabilitatea produselor

Dezvoltă și implementează planuri şi programe de marketing pe termen lung și pe termen scurt, care

asigură creşterea profitului și extinderea companiei prin intermediul unor noi produse și piețe

Investighează, analizează și monitorizează factorii financiari, tehnologici și demografici, pentru a

capitaliza șansele oferite companiei și pentru a minimaliza riscurile

Planifică și supraveghează campaniile de publicitate și activitățile promoționale ale companiei

Cooperează cu personalul și controlează textul, designul, autocolantele publicitare de pe produs și

materialele promoționale

Contactează agențiile externe de publicitate în legătură cu campaniile promoționale în curs de

desfășurare

Dezvoltă și face recomandări cu privire la strategia de stabilire a prețurilor, care va avea drept rezultat

cea mai mare cotă de piață posibilă, pe termen lung

Asigură eficiența controlului rezultatelor de marketing și a măsurilor corective

Evaluează reacţia consumatorilor la programele promoționale, la politica de vânzări și de ambalare a

produsului, pentru a asigura sincronizarea strategiilor de marketing cu planurile curente

Recomandă modificări în structura de bază și organizarea sectorului de marketing, pentru a asigura

executarea eficientă a sarcinilor atribuite

Pregătește rapoarte cu privire la activitățile de marketing desfășurate

Responsabilităţi de supervizare: Conduce și coordonează activitatea a trei manageri care supraveghează restul

personalului din sectorul de marketing. Răspunde pentru gestionarea globală, coordonarea și evaluarea în cadrul

sectorului de marketing. Supraveghează munca a încă doi angajați. Responsabilitățile sale de supraveghere sunt

executate în conformitate cu politica și legislația companiei. Responsabilităţile includ şi intervievarea, angajarea și

trainingul personalului. Planifică şi atribuie sarcini și conduce operațiuni. Evaluează activitatea, recompensează și

disciplinează personalul, primeşte plângeri și rezolvă probleme.

Calificări: Pentru a efectua cu succes această activitate, persoana respectivă trebuie să fie capabilă să realizeze

într-un mod satisfăcător oricare dintre atribuţiile principale. Cerințele enumerate mai jos sunt cunoștințe, aptitudini

și abilități necesare pentru a efectua această muncă.

Educaţie şi experienţă: Studii universitare sau masterat și de la 4 până la 10 ani de experiență în munca pe poziții

similare sau o combinație echivalentă de educație și experiență.

Abilităţi lingvistice: capacitatea de a înțelege, analiza și interpreta reviste științifice și tehnice, rapoarte financiare

și documente juridice. Capacitatea de a răspunde la reclamațiile clienților, ale organelor de inspecție sau ale

membrilor camerelor de comerț. Capacitatea de a scrie articole sau discursuri. Capacitatea de a prezenta, în mod

corespunzător, informații managementului de top, publicului sau consiliului de administrație.

Abilităţi matematice: Abilitatea de a aplica concepte matematice precum logaritmi, ecuaţii de gradul II și

exponenţiale. Abilitatea de a aplica operații matematice asupra unor sarcini specifice, cum ar fi: analiza de corelație

și regresie, frecvența distribuţiei, teoria probabilităţii şi analiza factorilor.

Aptitudini de raţionalizare: Aptitudinea de a defini probleme, de a colecta date, de a constata fapte şi de a trage

concluzii valide. Aptitudinea de a interpreta o gamă largă de instrucțiuni tehnice în formă matematică sau sub formă

de diagrame.

Analiza postului şi analiza muncii

Unitate: 3 din 10 00:13:54

Analiza postului se referă la un proces detaliat și sistematic de descompunere a activității de la locul de muncă

într-un număr mare de sarcini și de îndatoriri separate. Acesta este un proces detaliat, deoarece ia în considerare

toate sarcinile care urmează să fie efectuate, uneori împărțindu-le în sarcini principale și secundare. Procesul este

sistematic, deoarece respectă abordarea pas cu pas, cu scopul de a aduna, înregistra, analiza și interpreta toate

informațiile colectate.

Analiza muncii este un concept mult mai larg. Analiza postului implică observarea unei activități individuale pentru

a identifica sarcinile individuale care o compun. Analiza muncii presupune observarea mai multor posturi în același

timp. Analiza muncii este la fel de detaliată și de sistematizată ca și analiza postului. Cu toate acestea, rezultatul

este diferit. Analiza postului identifică sarcinile și îndatoririle, în timp ce analiza muncii identifică noi posturi

potențiale și de ce este nevoie pentru ca acestea să fie reorganizate și restructurate.

Pentru a înțelege ce este cu adevărat analiza muncii, trebuie să facem o distincție clară între profesie, poziţie și

post.

Profesia este un grup de activităţi asemănătoare într-o anumită măsură, având în vedere sarcinile care se

desfăşoară în cadrul lor, precum și în ceea ce privește cunoştinţele, abilităţile şi aptitudinile necesare pentru a

efectua cu succes o activitate. Exemple de profesii sunt: profesor, programator, contabil, asistent medical, agent

de vânzări, pilot etc.

Poziţia sau funcția se referă la nivelul ocupat de un post în cadrul organizaţiei şi este, de obicei, indicată prin titlul

funcţiei. Exemple de poziții sunt: asistent al managerului de vânzări, ofițer de resurse umane, manager financiar.

Aceste titluri nu ne spun însă prea multe despre postul sau activitatea care trebuie efectuată în cadrul său. Fiecare

post are o poziție sau un titlu, dar în cadrul unei poziții pot exista mai multe posturi. De exemplu, o organizație

poate avea angajați 20 de asistenți, care au cu toţii aceeași poziție sau titlu, dar care efectuează sarcini diferite.

Postul se referă la sarcini și îndatoriri specifice care sunt efectuate în cadrul unei anumite poziții. De exemplu, un

asistent poate avea sarcina specifică de a scrie conceptele corespondenței, de a întocmi rapoarte lunare sau de a

arhiva rapoarte și documente.

Descrierea postului este un document scris despre toate elementele importante ale unui job. Acesta este rezultatul

procesului de analiză a postului și de obicei include următoarele:

Poziţia sau titlul postului

Sarcinile specifice

Relaţia dintre postul în cauză şi alte posturi din aceeaşi organizaţie

Răspunderea pe care o implică postul

Condiţiile de muncă, inclusiv remunerarea şi orarul

Standardele de performanţă necesare pentru postul respectiv

Evaluarea postului este un proces prin care se estimează valoarea relativă a postului, de obicei în scopul de a

stabili salariul. Acesta este un proces de clasificare a posturilor în funcție de importanța și valoarea lor, fără a lua

în considerare indivizii care efectuează sarcinile.

Analiza postului este unul dintre instrumentele utilizate în evaluarea postului. Analiza postului se efectuează la

început, înainte de orice alte activități, dar se poate folosi şi la clasarea posturilor și la estimarea valorilor relative

ale acestora.

Specificaţia postului este un document scris al calificărilor și aptitudinilor necesare pentru efectuarea satisfăcătoare

a unei activități. Uneori, se mai numeşte şi profilul postului, specificaţie personală sau cerință de calificare.

Conținutul principal al unei specificaţii a postului cuprinde cerințele referitoare la:

Nivelul de educaţie

Experienţă

Aptitudini specifice

Caracteristici personale

Analiza muncii implică examinarea și evaluarea sistematică a posturilor din întreaga organizație, dintr-un anumit

departament, secție sau unitate din cadrul unui departament. Scopul general al analizei muncii este acela de a

consilia managerii organizaţiei cu privire la modul în care pot îmbunătăți performanţa totală și cuprinde:

Identificarea muncii care nu se efectuează deloc

Identificarea muncii care se efectuează prea lent, creând astfel congestii

Analiza postului este, prin urmare, un proces sistematic și detaliat de descompunere a unei activități într-un număr

mare de sarcini detaliate. Cuprinde examinarea cererii de pe piața muncii, în scopul de a descoperi ce tip de

angajaţi sunt necesari organizaţiei, pentru a desfășura o activitate de succes.

Pentru organizații, analiza postului are multe aplicaţii generale, printre care se numără:

Sprijinirea procesului de recrutare şi selecţie a candidaţilor

Sprijinirea procesului de recrutare a persoanelor adecvate pentru locurile de muncă corespunzătoare

Evaluarea performanţei angajaţilor

Asistenţă oferită pentru îmbunătățirea performanţei angajaţilor

Identificarea nevoilor de training

Analiza postului este un instrument care oferă organizațiilor mijloacele de a se ocupa cu:

Chestiunile individuale și problemele care apar în cadrul organizației

Necesitățile organizaționale, în special în ceea ce privește efectuarea de restructurări, de schimbări

organizaţionale și de inovații tehnologice - asigură faptul că reducerea şi concedierea numărului de

angajaţi se face în mod corect și fără discriminare

Cerințele legale, în scopul de a stabili dacă organizația își desfășoară activitatea conform legislației și

reglementărilor

Rezolvarea problemelor de la locul de muncă din întreaga organizație, deoarece oferă un instrument util

pentru prevenirea și soluționarea conflictelor.

Elementele analizei postului Analiza postului este un proces sistematic care include cinci elemente principale:

1. Scopul: Care este natura generală a unui anumit post? De ce este el important?

Analiza postului necesită ca fiecare post în parte să fie înțeles în contextul organizației. În acest stadiu, nu trebuie

să efectuați o analiză detaliată a datelor reale. Accentul se pune pe următorul fapt: de ce există postul și cum poate

contribui acesta la activitatea globală a organizației.

De exemplu: Cum se potriveşte postul în întregul efort de muncă al organizaţiei? Modul în care este organizat

postul în prezent este singurul mod posibil? Este un post orientat pe servicii? Este un post ce are legătură directă

cu producția, în care angajatul produce o parte din produsul final? Este un post de echipă?

2. Sarcinile: Care sunt principalele sarcini ale postului? Cât de complexe sunt? În ce mod relaționează cu

alte posturi din acel departament?

Următoarea etapă constă în identificarea sarcinilor specifice pe care postul le implică. Acesta este un element

important al analizei postului. Întrebările care trebuie puse cuprind: Care sunt sarcinile pe care angajații le

îndeplinesc în mod efectiv? Care sunt sarcinile care se repetă cel mai des? Câte sarcini diferite trebuie să

îndeplinească un angajat? Care este succesiunea acestor sarcini? Ce echipamente și unelte se folosesc? Sunt

utilizate calculatoarele? Ce sarcini includ cooperarea strânsă cu alți angajați?

Când identificăm sarcinile, trebuie să folosim cuvinte care descriu comportamentul dorit. De exemplu, putem fi

neclari dacă utilizăm cuvinte precum: manipularea cutiilor, transmiterea mesajelor, gestionarea corespondenței. În

locul lor, este mai bine să folosim cuvinte care indică comportamentul concret necesar, precum: a ridica, a

transporta, a se apleca, a se întinde, a merge, a sta, a scrie, a vorbi, a asculta, a calcula, a număra, a sorta, a urca.

De asemenea, este necesară descrierea cu precizie a dimensiunii și contextului sarcinii.

De exemplu: Stai în picioare 40 de minute la tejghea, unde mulți clienți cer un serviciu rapid. Stai și primește apeluri

telefonice, până la 20 de apeluri pe oră, şi pentru fiecare apel notează un scurt mesaj.

3. Mediul: Care este mediul de lucru în care se realizează sarcinile?

Exemplul anterior ne arată că, în ciuda identificării unor sarcini specifice, analiza postului include și specificarea

mediului de lucru, în care se desfășoară activitatea.

De exemplu: Activitatea se desfăşoară într-un spațiu mic? Într-o singură cameră? În mai multe camere? În întreaga

clădire? Și în interior, și în exterior? Cum este mediul fizic din punct de vedere al zgomotului, prafului, iluminatului,

temperaturii? Care este ritmul de lucru? Ce tip de interacțiune este necesară cu alți angajați? Dacă este nevoie,

vă pot ajuta colegii? Cât de accesibil este locul de muncă? Ce tip de interacțiune este necesară cu clienţii? Care

este natura și măsura supravegherii?

4. Condiţiile de lucru: Ce condiţii de lucru se aplică acestui post?

Toți angajații sunt interesați de condițiile de angajare și lucru referitoare la salarii, ore de lucru, cerințe pentru ore

suplimentare, absenţe admisibile, asigurări sociale, concediu medical și alte beneficii.

5. Calificări: Ce nivel de educaţie, cunoştinţe, abilităţi şi atribute sunt necesare pentru a efectua activitatea?

După ce am analizat cele patru elemente precedente, trebuie să examinăm şi calificările cerute pentru postul

respectiv. Acest lucru nu ar trebui lăsat în seama organizației. Adesea se întâmplă ca anumite organizații să

exagereze dinadins calificările necesare pentru a exclude un număr mare de candidați pentru acel loc de muncă.

De exemplu: Un hotel poate solicita ca grădinarul să aibă diplomă universitară în horticultură, ceea ce reprezintă

o calificare mult mai înaltă decât cea necesară pentru a efectua o astfel de muncă. Alte organizații pot pretinde ca

personalul care se ocupă cu igienizarea să aibă terminat liceul.

Educația se referă la nivelul de şcolarizare și la trainingul profesional suplimentar pe care îl are o persoană,

identificat de obicei pe baza numărului de ani de studiu și pe obiecte de studiu specifice. Multe organizații insistă

asupra finalizării liceului sau a obținerii unei diplome de facultate ca fiind condiţii esențiale pentru efectuarea a

aproape oricărei activități.

Cunoştinţele se referă la lucrurile pe care o persoană trebuie să le ştie pentru a putea efectua o muncă, ceea ce

nu este același lucru cu educaţia. Nivelul de educație este adesea un indicator al capacității intelectuale generale.

Cunoștințele se referă la informațiile specifice necesare pentru a efectua o anumită muncă, cum ar fi, de exemplu,

cunoştinţe despre procedurile financiare, anumite programe de calculator, proceduri de acordare a primului ajutor,

reguli de circulație, proceduri disciplinare etc.

Abilitatea este capacitatea de a face ceva ce necesită coordonare între minte și corp. De exemplu, abilitățile de a

conduce o motocicletă sau un motostivuitor, de a găti, de a folosi o mașină de cusut sau o tastatură.

Elementul-cheie al analizei postului este de a identifica abilităţile specifice și esențiale care sunt necesare pentru

a efectua munca la un nivel acceptabil. Acest lucru presupune în primul rând a se identifica sarcinile, și apoi

abilităţile necesare pentru efectuarea fiecăreia dintre ele. Abilitățile de toate tipurile pot fi însuşite și învățate printr-

o serie de instrucțiuni, demonstrații, practici supravegheate, repetări şi, în cele din urmă, exersarea supravegheată

şi nesupravegeată la locul de muncă.

Unele posturi necesită atribute fizice specifice, cum ar fi capacitatea de a merge, de a sta în picioare, de a se

cățăra. Alte posturi, precum cele din cadrul poliției sau cele de steward și stewardesă pe un avion, au cerințe

specifice referitoare la înălţime şi greutate. Unele activităţi necesită atribute intelectuale specifice, cum ar fi

capacitatea de a calcula, de a planifica, de a estima, de a se concentra, de a înțelege, de a analiza, de a decide și

de a judeca, în timp ce altele necesită atribute senzoriale specifice, precum capacitatea de a vedea și de a auzi,

aşa cum este în cazul posturilor din poliţia rutieră.

Analiza postului şi sistematizarea posturilor

Unitate: 4 din 10 00:14:00

Concepte ale analizei postului Analiza postului se referă la procesul de colectare a tuturor informațiilor relevante cu privire la sarcinile și

răspunderea de la un anumit loc de muncă, inclusiv aptitudinile profesionale, mentale și fizice și abilitățile cerute

angajatului.

Pentru a determina cerințele postului, analiza postului include:

Dezvoltarea instrumentelor de măsurare pentru analiza postului (de obicei, chestionare)

Interviu cu superiorii direcţi și cu angajaţii pentru a obține date relevante cu privire la caracteristicile și

cerințele postului

Monitorizarea modului de executare a muncii angajaților la anumite posturi

Principalele rezultate ale procesului de analiză a postului sunt:

Descrierea activităților desfășurate la un anumit loc de muncă

Definirea competențelor necesare pentru a efectua o activitate

Toate informațiile colectate în procesul de analiză a postului pot fi grupate în două categorii. Acestea sunt:

informaţii despre conţinutul postului

informaţii despre angajaţi

Descrierea postului, respectiv a locului de muncă, este un document scris care descrie activităţile efectuate la un

anumit loc de muncă. Poate conține informații despre echipamente, instrumente și dispozitive utilizate la locul de

muncă și condițiile de muncă în care se desfăşoară activitatea respectivă.

Descrierea competențelor necesare pentru un anumit loc de muncă include specificarea cunoștințelor, aptitudinilor,

abilităților și a altor caracteristici personale necesare pentru îndeplinirea cu succes a unui loc de muncă concret.

Este vorba despre crearea „profilului” unui angajat de succes. Profilul are două dimensiuni - profesional și

psihologic.

Profilul profesional se referă la cunoştinţele şi abilităţile necesare pentru îndeplinirea cu succes a activităţilor din

companie. Profilul psihologic se referă la aptitudinile intelectuale necesare, la trăsăturile de personalitate, interesele

și motivația necesare pentru efectuarea cu succes a activității de la locul de muncă.

Atunci când luăm în considerare competenţele necesare pentru un anumit loc de muncă, trebuie să stabilim

condiţiile minime care garantează succesul la acel loc de muncă. Determinarea profilului profesional care prevede

succesul în muncă este o sarcină mult mai ușoară decât determinarea cerinţelor psihologice. Pentru a obține astfel

de informații importante, se utilizează două metode:

metoda evaluării - care presupune evaluarea de către experții care sunt familiarizați cu locul de muncă şi

care întocmesc o listă cu toate trăsăturile relevante pentru desfășurarea activității, și

metoda empirică - care implică determinarea trăsăturilor pe care le au angajaţii de succes în comparație

cu cei ce nu au succes. Angajații care efectuează o anumită activitate efectuează o serie de teste de

personalitate și de aptitudini pentru a determina ce caracteristici fac diferența între un angajat de succes

şi unul ineficient la un anumit loc de muncă.

Analiza posturilor implică ierarhia termenilor utilizați. Cei mai frecvent utilizaţi termeni, cu explicațiile lor, sunt

următorii:

Un element este cea mai mică componentă a unei activități.

O sarcină este o anumită activitate efectuată pentru a atinge un obiectiv.

O responsabilitate este un anumit număr de sarcini interconectate, din care derivă răspunderea.

Răspunderea este obligația de a efectua anumite sarcini și de a prelua anumite responsabilităţi.

O poziție este un set de sarcini, responsabilități şi răspunderi care alcătuiesc întreaga muncă.

Postul este un set de poziţii care sunt aproximativ identice în ceea ce priveşte sarcinile majore şi

importante, şi care poate include analiza posturilor. Postul este un concept organizaţional care nu trebuie

să fie limitat în timp, şi a cărui locaţie şi valoare sunt complet determinate.

O familie de posturi este un set de posturi care necesită caracteristici identice sau similare ale angajaților.

Munca este cel mai larg concept și factorii ei sunt:

Obiectul muncii, respectiv produsul sau serviciul

Postul care constă din sarcini de lucru, materiale, instrumente și documentație

Mijloace de muncă care includ mașini, echipamente, instalații și energie

Mediul de lucru, care constă din dimensiune, formă, condițiile microclimatice și psiho-sociale,

Omul, cu cunoștințele, aptitudinile și caracteristicile sale psiho-fiziologice.

Locul de muncă este o parte a mediului de lucru, unde angajatul desfășoară o anumită activitate cu

mijloace șiechipamente concrete de muncă. Este cel mai mic concept al structurii organizaţionale. Locul

de muncă este celula de bază a procesului de producție și a procesului de muncă. Este cea mai mică

unitate tehnologică șiorganizațională în care se desfăşoară o anumită parte a procesului de muncă.

Sarcina este un concept mai restrâns şi face parte din postul care reprezintă un întreg. Sarcina este

determinată în timp și spațiu.

Profesia este un termen general pentru o serie de activități înrudite efectuate în diferite companii (de

exemplu: medic urolog, director de marketing etc.)

Cariera este setul de posturi sau de profesii pe care o anumită persoană le are în timpul vieții sale în

câmpul muncii.

Directivele analizei şi a sistematizării posturilor Analiza posturilor implică colectarea tuturor informațiilor relevante cu privire la sarcinile și răspunderea de la un

anumit loc de muncă, precum și informații despre aptitudinile profesionale și psihofizice și abilitățile esențiale

angajaților.

O analiză a postului bine realizată reprezintă o bază pentru sistematizarea posturilor.

Subiectul analizei postului poate fi activitatea efectuată, locul de muncă unde se desfăşoară activitatea şi angajaţii

care efectuează activitatea respectivă. Prin urmare, la începutul analizei postului, se efectuează următoarele:

Se oferă o descriere a activităților individuale efectuate în cadrul fiecărui loc de muncă din companie.

Se oferă informații despre echipamentele și instrumentele de la locul de muncă și despre condițiile de

muncă

Se definește un sistem al răspunderii

Se definește scopul fiecărui loc de muncă, în contextul activităților și muncii întregii firme

Se definește un set de competențe necesare pentru acel loc de muncă, care implică anumite cunoștințe,

aptitudini și abilități, precum și alte caracteristici necesare pentru efectuarea cu succes a activității

Se definește profilul profesional și psihologic al angajatului

Scopul efectuării analizei postului într-o companie poate fi:

Crearea unui document denumit analiza postului (job description & job specification) pentru fiecare loc de

muncă din companie

Crearea unui regulament de sistematizare a locurilor de muncă pentru o firmă concretă și

sistematizarea tuturor locurilor de muncă

Crearea diagramei organizaționale a companiei

Furnizarea informațiilor necesare pentru procesul de recrutare și selecție („vom găsi ceea ce căutați, dar

trebuie să știţi cu exactitate de ce aveţi nevoie”)

Colectarea datelor de bază necesare pentru planificarea activităţilor de formare și dezvoltare a carierei

angajaților

Sprijinirea procesului de evaluare a performanţei angajaţilor (performance appraisal)

Furnizarea informațiilor inițiale în procesul de stabilire a salariilor și de recompesare a angajaţilor

Ajutor în planificarea strategică - în timpul restructurării posturilor pentru a face față schimbărilor de pe

piață

Inițializarea unei baze de date pentru toate procesele importante din cadrul companiei - planificare,

organizare, control, conducere, direcţionare etc.

Evaluarea riscurilor de la locul de muncă pentru posturile definite prin sistematizarea

locurilor de muncă Locul de muncă, ca spaţiu, nu poate fi definit până când nu au fost definite procesele de muncă, deoarece riscurile

şi pericolele asociate cu locurile de muncă, care au aceeaşi descriere sau una similară, pot varia în mod

semnificativ în funcţie de spaţiul în care se desfășoară sau de mijloacele de lucru utilizate. Locul de muncă este

spațiul în care se desfășoară activitatea (într-un spațiu amenajat sau în aer liber, pe şantiere de construcții

temporare și mobile, în clădiri, utilaje, mijloace de transport etc.), în care angajatul locuieşte sau la care are acces

în timpul activității lui și care se află sub controlul direct sau indirect al angajatorului.

Evaluarea riscurilor constă în înregistrarea și evaluarea sistematică a tuturor factorilor din cadrul procesului de

muncă, care pot provoca accidente, boli sau care pot afecta sănătatea și determina posibilităţile și modalitățile de

prevenire, eliminare sau reducere a riscurilor.

Angajatorul este obligat să emită o decizie în scris privind evaluarea riscurilor pentru toate locurile de muncă din

mediul de lucru și să determine metodele și măsurile în vederea eliminării lor.

Evaluarea riscurilor se bazează pe înregistrarea și evaluarea sistematică a tuturor factorilor din procesul de muncă

- posibile riscuri și pericole la locul de muncă și în mediul de lucru care pot provoca accidente de muncă, pot aduce

prejudicii sănătăţii sau pot cauza îmbolnăvirea angajatului.

Evaluarea riscurilor implică organizarea muncii, procesele de lucru, mijloace de producție, materiile prime şi

materialele utilizate în procesele tehnologice și de lucru, unelte și echipamente de protecție personală și de

securitate la locul de muncă, precum și alte elemente care pot dăuna sănătății, cauza accidente sau îmbolnăvirea

angajaților. Evaluarea riscului include:

informaţii generale despre angajator

descrierea procesului tehnologic şi de muncă

descrierea mijloacelor de producție şi gruparea lor

descrierea mijloacelor şi a echipamentelor pentru protecţie personală la locul de muncă

înregistrarea organizaţiei muncii

identificarea și determinarea riscurilor şi a pericolelor de la locul de muncă şi în mediul de lucru

evaluarea riscurilor în raport cu pericolele şi daunele

identificarea măsurilor necesare eliminării, reducerii sau prevenirii riscurilor

concluzie

amendamente la documentul privind evaluarea riscurilor

Conform celor de mai sus, angajatorul este obligat să emită un document privind evaluarea riscului, documentul

fiind consecinţa procesului de evaluare a riscurilor. Esența acestui proces este înregistrarea sistematică și continuă

și evaluarea tuturor riscurilor și a pericolelor din procesul de muncă, care pot cauza accidente de muncă, boli sau

care pot pune în pericol sănătatea, în scopul de a determina posibilitatea și modurile de prevenire, eliminare sau

reducere a riscurilor. Procesul de evaluare a riscurilor se realizează la nivel de angajator. Evaluarea riscurilor se

efectuează pentru fiecare loc de muncă în parte.

Pentru a determina în mod corespunzător modurile și măsurile de eliminare, reducere sau prevenire a riscurilor de

la locul de muncă, trebuie să analizăm modul de organizare a muncii, instrumentele de lucru, procesele de lucru

și alte elemente care pot provoca apariţia accidentelor sau care pot afecta starea de sănătate a angajaților de la

acel loc de muncă. Sau, pornind de la cele prescrise, să determinăm situația reală a organizării muncii și a

proceselor de muncă, precum și resursele (clădiri, echipament etc.) utilizate în aceste procese de muncă.

Locul de muncă, ca un spațiu destinat desfăşurării muncii, este determinat de procesele de muncă care au loc în

acest spaţiu, în cadrul activităților acestui loc de muncă, deoarece procesele de lucru pot cauza pericole

(evenimente care amenință sau pot pune în pericol viața și sănătatea angajaților), în timp ce echipamentul poate

fi periculos (circumstanțe sau condiții care pot pune în pericol sănătatea sau pot provoca vătămări angajaților).

Fără existenţa proceselor de lucru, acestea nu ar cauza vătămarea sau alterarea sănătăţii angajaţilor.

Deci, în timpul evaluării riscurilor, spaţiul de lucru şi procesele de lucru nu pot fi considerate separat, fără a fi

corelate, deoarece, de sine stătătoare, nu înseamnă nimic în cadrul procesului de evaluare a riscurilor. De fapt,

locul de muncă nu poate fi definit înainte de revizuirea proceselor de lucru. Pe de altă parte, pericolele şi daunele

de la locurile de muncă, cu aceeași descriere sau una similară, pot varia în mod semnificativ în funcție de spaţiul

în care se desfășoară activitatea sau de mijloacele de muncă utilizate.

Metode de analiză a postului

Unitate: 5 din 10 00:19:23

Analiza postului este procesul de organizare şi transformare a datelor referitoare la un post, în informații necesare

pentru realizarea descrierii și a specificaţiei postului, utilizate mai târziu în activitatea de evaluare a postului.

Datele obținute în procesul de analiză a postului reprezintă variabile de intrare utilizate la executarea unor diferite

activități de management al resurselor umane, precum:

Definirea posturilor

Reproiectarea posturilor

Recrutare

Selecţie şi orientare

Training

Educaţie profesională

Siguranţa și sănătatea angajaţilor

Evaluarea rezultatelor muncii

Sistemul de calculare a salariilor

Există numeroase metode utilizate pentru analiza postului, iar cele mai des folosite sunt:

1. Metoda observaţiei - implică monitorizarea proceselor de muncă ale unui individ sau grup. Analiștii înregistrează

ce s-a realizat, cum, cu ce echipament, în ce perioadă, în ce mediu de lucru și prin ce relații organizaționale.

Avantajul metodei observaţiei constă în faptul că activitatea este observată în mod direct, ceea ce înlesnește o

înțelegere mai bogată și mai profundă a cerințelor specifice unui loc de muncă, decât cea câștigată din descrierea

postului făcută de un angajat.

Dezavantajul acestei metode constă în faptul că, dacă activitatea este în principal intelectuală, utilizarea observaţiei

ca singura metodă de analiză nu aduce decât un număr foarte mic de informaţii utile. Atunci când ştiu că sunt

observaţi, indivizii se pot comporta atipic.

2. Metoda interviului - reprezintă conversaţia dintre analist şi unul sau mai mulţi experţi. Interviul este realizat cu

anumiți angajați care dețin acel post, dar şi cu managerii lor superiori.

Conform structurii, interviurile se pot clasifica în interviuri structurate şi nestructurate. În funcție de numărul de

persoane care sunt intervievate, interviurile se pot desfășura individual sau în grup.

Exemple de întrebări tipice puse în timpul interviului, la care trebuie să se răspundă, sunt:

Cu ce vă ocupaţi? Care sunt principalele îndatoriri și responsabilități ale locului dvs. de muncă? În ce

locații fizice vă efectuaţi munca?

Ce educație, experiență, abilităţi, certificate și licențe sunt necesare pentru a efectua munca? În ce

activități participaţi? Care vă sunt îndatoririle și responsabilitățile?

Enumeraţi principalele standarde de performanţă, care simbolizează locul dvs. de muncă? Cum evaluaţi

condițiile de mediu și condițiile de muncă?

Care sunt cerințele fizice și mentale ale activității pe care o prestaţi? Care sunt condițiile de sănătate și

de siguranță? Sunteţi expus la anumite riscuri la locul de muncă sau activați în condiții de muncă

neobișnuite?

3. Metoda chestionarului - se referă la o succesiune de întrebări concepute în conformitate cu anumite principii.

De obicei, are între 3 și 5 pagini și include obiectivele analizei postului şi întrebări. Exemplu de chestionar:

Denumirea postului:

Codul postului:

Sector: Orar de lucru:

Data:

Numele şi prenumele analistului:

1. Precizaţi scopul general al activității pe care o efectuaţi. 2. Enumeraţi titulaturile locurilor de muncă ale angajaților care se află sub

supravegherea dvs. şi descrieţi tipul de monitorizare pe care-l desfășurați.

3. Încercuiţi acele activităţi care fac parte din responsabilitatea dvs. de supervizare:

• Training • Evaluarea performanţei

• Inspecţia

• Consilierea

• Bugetare • Altele

4. Responsabilităţile postului. Descrieţi-vă detaliat responsabilităţile

• Responsabilităţi zilnice

• Responsabilităţi periodice • Responsabilităţi efectuate la intervale neregulate de timp.

5. Exercitaţi responsabilităţi pe care le consideraţi inutile? Dacă da, descrieţi-le.

6. Îndepliniţi responsabilităţi care nu sunt incluse în prezent în descrierea postului dvs?

7. Educaţie. Încercuiţi nivelul de calificări necesare pentru efectuarea activității de la locul de muncă: 1. gradul I , 2. gradul II, 3. gradul III, 4. gradul IV, 5. gradul V, 6.

gradul VI, 7. gradul VII, 8. gradul VIII.

8. Experienţa de muncă. Încercuiţi durata experienţei de lucru necesară pentru

efectuarea muncii: a) Fără experienţă anterioară

b) Mai puţin de o lună c) De la 1 la 6 luni

d) De la 6 luni până la un an

e) De la 1-3 ani f) De la 3-5 ani

g) De la 5-10 ani

h) Peste 10 ani 9. Locaţia fizică. Încercuiţi locaţia unde efectuaţi munca.

a) într-o încăpere închisă

b) în spaţiu deschis

c) construcţii auxiliare d) sub suprafaţa pământului

e) altele

10. Mediul de lucru. Încercuiţi condiţiile de lucru în care vă desfăşuraţi munca.

a) Zgomot b) Lumină slabă

c) Temperaturi înalte sau scăzute ale aerului

d) Schimbări mari de temperaturi la locul de muncă

e) Praf f) Fum, abur

g) Altele

11. Asigurarea sănătăţii şi a siguranţei. Încercuiți unul sau mai multe dintre condiţiile de

sănătate şi de siguranţă disponibile în care vă efectuaţi activitatea: a) riscuri mecanice

b) risc de şoc electric

c) risc de incendiu

d) posibilitatea unei explozii e) radiaţii

f) altele

12. Maşini, echipament şi unelte. Descrieţi în detaliu tipul de echipament, maşinile şi

uneltele folosite în muncă: 13. Locul de muncă necesită anumite atribute personale, cum ar fi aptitudini speciale,

caracteristici fizice, trăsături de personalitate?

14. Descrieţi finalizarea cu succes a sarcinilor şi/sau rezultatul final al muncii.

Un chestionar pentru analiza aptitudinilor manageriale, unde categoriile de bază ale managerilor includ:

Planificarea producţiei

Coordonarea activităţii unităţilor organizaţionale şi ale personalului

Operaţiunile de control intern Răspunderea pentru calitatea produselor şi a serviciilor

Relaţii cu publicul şi cu consumatorii

Consultanță

Autonomie în lucru Efectuarea de tranzacţii financiare

Furnizarea asistenţei de specialitate angajaţilor

Control

Complexitatea muncii şi a stresul Răspundere financiară

Răspundere pentru personal

Un chestionar standardizat pentru analiza postului reprezintă o metodă relativ frecvent utilizată datorită vitezei și

economiei. Un grup de experți, care poate cuprinde, de exemplu, un expert și superiorul lui direct, pregătește un

chestionar pentru a fi completat de angajaţi, prin intermediul căruia angajaţii evaluează importanța relativă și timpul

petrecut efectuând anumite activități la locul lor de muncă.

Un exemplu al unei părţi dintr-un chestionar privind analiza posturilor dintr-o bancă ar arăta astfel:

Pentru fiecare activitate în parte, evaluaţi timpul petrecut și importanța relativă a activităților efectuate.

Timpul consumat: 1 – foarte puţin, 3 – destul, 5 – foarte mult

Importanţă relativă: A – irelevant, B – important, C - crucial

Nu este parte a

postului

Timpul

consumat

Importanţă

relativă

1 Colectează

informaţii pentru

planul lunar

5 C

2 Pregăteşte planul

şi obiectivele lunare pentru

grupul de lucru

2 D

3 Aprobă planul

anual al grupului

X

Exemplu de analiză a cerinţelor postului:

Activităţi legate de date Activităţi legate de oameni Activităţi legate de lucruri

Sinteză

Coordonare

Analiză Colectare

Copiere

Comparare

Interpretare

Mentorat

Negociere

Training Monitorizare

Prevenire

Asigurare

Atenţionare Prezentare

Servire

Ajutorare

Setare

Gestionare

Amplasare Ghidare

Manipulare

Asortare

Manevrare Procesare

Formulare

Exemplu de descriere a unui post de profesor la facultate:

Prelegeri Cercetare Consiliere Consulting Funcţii

Pregăteşte

materialele didactice şi le

prezintă

studenţilor

Pregăteşte şi

conduce proiecte; publică

şi prezintă

rezultatele

cercetărilor

Sfătuieşte

studenţii în legătură cu

selectarea şi

dezvoltarea

carierei

Efectuează

evaluări şi analize şi oferă

recomandări

pentru clienţii

externi

Membru al

Comisiei de examinare;

îndeplineşte

sarcinile

administrative

4. Chestionar de analiză a poziţiei (PAQ), ale cărui activități principale sunt grupate în următoarele categorii:

Categorie Descriere Exemplu Număr de elemente

Informaţiile de

intrare

Unde şi cum

primeşte angajatul informaţii necesare

pentru efectuarea

activității?

Materiale în formă scrisă.

Diferenţiere vizuală a datelor (de exemplu,

instrumentul tablă)

35

Procesele mentale Ce procese mentale de raţionament,

luare a deciziilor,

planificare şi

prelucrare a informaţiilor sunt

implicate în timpul

efectuării activității

la locul de muncă?

Prelucrarea şi sintetizarea datelor

Codificare/decodificare

14

Activităţi fizice Ce activităţi fizice

efectuează

angajatul? Ce

dispozitive şi instrumente

foloseşte?

Utilizarea instrumentelor şi

dispozitivelor automate.

Compunere/descompunere

49

Comunicarea cu

ceilalţi angajați

Ce tip de relații cu

ceilalți angajați sunt necesare pentru

efectuarea

activității?

Instructaj. Relaţii cu

publicul, relaţii cu consumatorii.

36

Condiţiile de

muncă

În ce condiţii fizice

sau sociale se

Temperaturi ridicate.

Situaţii conflictuale.

19

efectuează

activitatea?

Alte caracteristici

ale procesului de

muncă

În afară de cele

enumerate mai sus,

ce alte caracteristici

mai sunt relevante pentru procesul de

muncă?

Un anumit ritm de lucru.

Volumul de muncă.

41

Pentru fiecare loc de muncă care reprezintă obiectul analizei, din cele 194 de elemente, analistul le alege pe cele

care apar în acest sens. După aceea, se efectuează evaluarea fiecărui element pe baza mai multor criterii:

domeniul de aplicare, timpul consumat, importanța muncii, probabilitatea de apariție, aplicabilitatea și un cod

special.

Avantajele PAQ - acest tip de analiză oferă o evaluare cantitativă sau profilul fiecărui post, în sensul modului în

care munca se situează în raport cu 5 activități:

32. Luarea deciziilor / comunicare / responsabilitate socială

33. Efectuarea unor activităţi care necesită abilităţi

34. Activităţi fizice

35. Lucrul cu echipamente şi maşini

36. Prelucrarea informaţiilor

De asemenea, acest tip de analiză asigură obținerea de informații despre un post, într-un format adecvat pentru

efectuarea de comparații, indiferent dacă posturile sunt similare sau diferite.

Dezavantajul acestei metode este că angajatul care completează chestionarul trebuie să aibă un anumit nivel de

educație pentru a-l completa corect. De aceea, analiștii sunt sfătuiți să pregătească în prealabil angajații și

managerii care urmează să completeze chestionarul. Un alt dezavantaj al acestui tip de analiză este volumul mare.

5. Metoda jurnalului solicită angajaților să ţină o evidenţă zilnică a activităţilor efectuate pe parcursul programului

de lucru. Angajaţii trec în jurnal fiecare activitate de muncă finalizată și lângă fiecare activitate indică și timpul

petrecut pentru a o executa.

6. Metoda de evaluare a elementelor de lucru - constă în alcătuirea unei liste de cunoştinţe, aptitudini, competenţe

şi calităţi personale care sunt denumite cu numele generic - elemente de lucru - și care sunt necesare pentru

executarea calitativă a muncii. Această listă a elementelor de lucru este alcătuită de experții în domeniu, care

clasează sau evaluează fiecare element de lucru, utilizând o scală cu patru etape, care cuprinde următoarele

situații:

Greu de acceptat, care afișează procentul de angajaţi care se califică cu greu pentru locul de muncă

Superiori, care arată procentul de angajaţi care posedă toate elementele de lucru necesare

Problematici, care se referă la procentul de angajaţi posibil problematici, care nu posedă toate elementele

de lucru necesare

Practicanți, care se referă la procentul de angajaţi instruiți pentru locul de muncă.

7. Taxonomia sarcinilor se referă la câteva metode diferite, care au câteva caracteristici în comun. Ce au în comun

aceste abordări este faptul că se concentrează pe sarcinile care trebuie efectuate în cadrul postului.

Una dintre metodele de taxonomie a sarcinilor de lucru este metoda CODAP. Conform acestei metode, experților

li se cere mai întâi să alcătuiască o listă cu toate sarcinile efectuate în cadrul unui anumit post. Apoi să claseze

fiecare sarcină în funcție de următoarele dimensiuni:

37. Timpul necesar pentru a efectua sarcina

38. Frecvenţa de executare a sarcinii

39. Importanţa relativă a sarcinii

40. Dificultatea relativă a sarcinii

41. Posibilitatea de training pentru efectuarea unei sarcini de lucru.

O altă variantă a taxonomiei este metoda analizei sarcinilor. Această metodă constă, de asemenea, din crearea

unei liste de sarcini de efectuat la locul de muncă, dar diferă de metoda anterioară prin faptul că cere experților să

identifice aptitudinile, abilitățile și caracteristicile personale necesare pentru executarea fiecărei sarcini în parte.

8. Metoda de analiză Fleishman se bazează pe taxonomia aptitudinilor în raport cu dimensiunile unui post.

Taxonomia constă din 52 de aptitudini cognitive, psihomotorii și fizice.

1. Înţelegere verbală

2. Înţelegerea textului 3. Exprimare orală

4. Exprimare în scris

5. Continuitatea ideilor

6. Originalitate 7. Memorarea datelor

8. Raţionament matematic

9. Sensibilitate la probleme

10. Dexteritate cu numere 11. Raţionament deductiv

12. Raţionament inductiv

13. Colectarea informaţiilor

14. Flexibilitate 15. Viteza concluzionării

16. Flexibilitate în concluzionare

17. Orientare în spaţiu

18. Vizualizare 19. Percepţie rapidă

20. Atenţie selectivă

21. Divizarea timpului

22. Precizia controlului 23. Coordonare multiplă

24. Orientarea în reacţii

25. Viteza controlului 26. Timp de reacţie

27. Mâini ferme

28. Dexteritatea mâinilor 29. Dexteritatea

degetelor

30. Viteza de mişcare a membrelor

31. Viteza de mişcare a articulaţiilor 32. Forţa statică

33. Forţa dinamică

34. Forţa explozivă

35. Forţa torsului 36. Grad de extindere

37. Mobilitate dinamică

38. Coordonarea corpului

39. Echilibrul corpului 40. Rezistenţă

41. Vederea de aproape

42. Vederea de la distanţă

43. Distingerea culorilor 44. Vedere de noapte

45. Vedere periferică

46. Percepția adâncimii

47. Sensibilitate la reflectorizare 48. Sensibilitatea auzului

49. Atenţie în ascultare

50. Localizarea sunetului 51. Recunoaşterea glasului

52. Claritatea pronunţiei

9. Procedura DOL (Department Of Labor procedures) este o metodă de analiză a postului eleborată de Ministerul

Muncii din SUA. Este o metodă standardizată, cu care se poate efectua clasarea, compararea și clasificarea

diferitelor posturi în cadrul sau din afara organizației.

În primul rând, trebuie să colectați informaţii prin observarea şi intervievarea angajaţilor despre activităţile pe care

le desfăşoară la locul de muncă. După aceea, toate informațiile colectate se clasifică în trei funcții generale, care

există în cadrul tuturor posturilor: oamenii, informațiile și resursele.

Informații Oameni Resurse

0 Sintetizare

1 Coordonare

2 Analizare

3 Traducere 4 Calculare

5 Copiere

6 Comparare

0 Management

1 Negociere

2 Instructaj

3 Control 4 Direcţionare

5 Convingere

6 Comunicare

0 Istalare

1 Efectuarea operaţiilor de

precizie

2 Gestionare / controlare 3 Conducere / manipulare

4 Manevrare

5 Întreţinere

5 Aprovizionare cu materii

7 Servire

8 Primirea instrucţiilor

prime

6 Manipulare

Un set de trei activităţi din cadrul funcţiilor generale alcătuiește codul muncii. De exemplu, munca unui administrator

poate fi marcată cu codul 5,6,7 unde 5 înseamnă copierea datelor, 6 comunicarea cu alte persoane și 7

manipularea resurselor.

10. Analiza funcţională a postului este o metodă foarte similară cu metoda DOL, dar diferă în două puncte:

Analiza funcțională a postului clasează sarcinile nu numai pe baza informațiilor, a oamenilor și a

resurselor, ci şi în raport cu încă patru dimensiuni: necesitatea de instrucțiuni specifice în vederea

îndeplinirii sarcinilor, cerințe pentru motivare în timpul efectuării muncii, abilitățile matematice necesare

pentru a executa activitatea și abilităţile verbale și de comunicare necesare pentru a îndeplini sarcinile.

Analiza funcțională a postului identifică, de asemenea, standardele de performanţă, precum și cerințele

de formare profesională suplimentară a angajaților. În acest fel, analiza funcțională a posturilor oferă

răspunsul la întrebarea: Ce tip de instruire necesită angajaţii pentru a efectua o anumită sarcină și pentru

a atinge standardele de performanţă stabilite?

Proiectarea şi reproiectarea posturilor

Unitate: 6 din 10 00:20:02

Proiectarea posturilor reprezintă un proces de definire a modului în care munca va fi efectuată şi definirea sarcinilor

care vor fi atribuite unui anumit post. Proiectarea posturilor este, prin urmare, procesul de structurare a muncii și

de atribuire a sarcinilor de lucru executanţilor individuali sau de grup. Reproiectarea posturilor se referă la

schimbarea sarcinilor de lucru care aparţin unui anumit post sau la schimbarea modului în care se realizează o

anumită activitate.

Conceptele de bază ale proiectării posturilor se referă la cele mai importante două dimensiuni ale proiectării

posturilor, iar acestea sunt:

Volumul muncii, care reprezintă numărul și tipul de sarcini pe care executantul ar trebui să le întreprindă,

și

Conținutul muncii, care se referă la autorizarea executanţilor muncii în sensul planificării, organizării,

stabilirii ritmului de lucru și al tipului de comunicare.

Abordări în proiectarea posturilor Există câteva abordări diferite ale proiectării posturilor, şi acestea sunt:

1. Abordarea mecanică a proiectării muncii. Atunci când se aplică abordarea mecanică a proiectării posturilor,

acestea se caracterizează conform următoarelor dimensiuni:

Specializarea postului: Este postul specializat la un nivel înalt în sensul conținutului sau al activităților?

Specializarea echipamentelor și a procedurilor: Sunt echipamentele, procedurile și materialele utilizate la

un nivel ridicat de specializare în ceea ce privește conținutul?

Simplificarea sarcinilor: Sunt sarcinile ușoare și simple?

Activităţi individuale: Postul impune angajatului să îndeplinească sarcinile una câte una? Se cere de la

angajat să efectueze mai multe activități simultan sau într-o perioadă foarte scurtă de timp?

Simplificarea postului: postul necesită un nivel scăzut de abilităţi şi de training?

Caracterul repetitiv al muncii: postul necesită executarea aceleiași activităţi sau a mai multor activități de

mai multe ori?

Timp neproductiv: se pierde foarte puțin timp între două activităţi de muncă?

Automatizare: Cele mai multe dintre activitățile de la locul de muncă sunt automatizate sau asistate de

automatizare?

Abordarea mecanică a fost introdusă de către reprezentanţii managementului cunoştinţelor, ca formă de definire a

celui mai simplu mod de muncă. Accentul este pus pe specializarea muncii, pe simplificarea sarcinilor și pe

repetare. Susținătorii acestei abordări consideră că defalcarea muncii în sarcini simple şi repetitive, va crește

productivitatea și eficiența muncii. În mod neașteptat, această abordare măreşte nemulțumirea angajaţilor,

respectiv absenteismul și monotonia. La aceste provocări s-a răspuns prin introducerea unei varietăţi mai mari de

sarcini care se efectuează în același loc de muncă (job enlargement).

2. Abordarea motivațională a proiectării posturilor. Atunci când se aplică abordarea motivațională, posturile sunt

caracterizate conform următoarelor dimensiuni:

Autonomia: Permite postul independența, libertatea sau discreţia în planificare, în metode, în controlul

calității, în proceduri și în alte tipuri de decizii referitoare la muncă?

Feedback-ul intern: Activitățile de muncă oferă informații directe și clare cu privire la eficacitate, în ceea

ce privește cantitatea și calitatea muncii efectuate?

Feedback-ul extern: Restul angajaților din organizație, cum ar fi managerii și personalul, oferă informații

cu privire la eficacitate, în ceea ce privește cantitatea și calitatea muncii?

Interacțiunea socială: Postul prevede o interacțiune socială pozitivă, cum ar fi munca în echipă sau

ajutorul colegilor?

Transparenţa relaţiei între sarcini și obiective: Responsabilitățile de muncă, sarcinile și obiectivele sunt

clare și precise?

Varietatea sarcinilor de muncă: Postul presupune o varietate de responsabilităţi, sarcini și activități?

Identitatea sarcinilor: Postul solicită o executare a unei părţi identificate din sarcina de lucru totală? Se

oferă angajatului șansa de a efectua întreaga sarcină de muncă?

Nivelul cerut de abilităţi şi aptitudini: Postul necesită un nivel ridicat de cunoștințe, aptitudini și abilități?

Diversitatea abilităţilor şi a aptitudinilor: Necesită postul diferite tipuri de cunoștințe, aptitudini și abilități?

Importanţa sarcinilor: Este postul important şi semnificativ în comparație cu alte posturi din organizație?

Dezvoltare prin învățare: Oferă postul oportunitatea de învățare și de sporire a competențelor și oferă o

dezvoltare în sens profesional?

Abordarea motivaţională a fost introdusă de către reprezentanţii managementului behaviorist și se concentrează

pe semnificația psihologică și potențialul motivațional al postului. Posturile tind să se extindă (enlargement) sau să

crească în complexitate (enrichment) pentru a deveni provocante și lipsite de monotonie. Postul include o varietate

de abilităţi, un anumit grad de autonomie în luarea deciziilor şi posibilităţi de dezvoltare și de promovare.

Pentru ca postul să fie motivant pentru persoană care îl execută, trebuie să fie proiectat în felul următor:

Varietate de abilități - postul trebuie să includă un număr mare de diverse abilităţi pe care executantul ar

trebui să le deţină

Identitatea sarcinii - sarcina ar trebui să fie astfel proiectată încât persoana care o îndeplinește să aibă

sentimentul că a terminat ceva, cu un rezultat vizibil

Importanța sarcinii - sarcina efectuată trebuie să fie importantă pentru activitățile altor oameni, pe plan

intern sau extern

Autonomia - sarcina trebuie să aibă un anumit grad de libertate în execuţie, independență sau discreție

în programul de lucru, în alegerea procedurilor sau a modurilor de realizare a sarcinii

Feedback-ul - sarcina trebuie să fie astfel proiectată încât să fie posibilă obținerea unor informații directe

și clare cu privire la performanţa în muncă

Condiţiile psihologice esenţiale care măresc motivația sunt:

42. Sentimentul că munca ce se face are sens; executantul muncii consideră că postul este important și

merită efortul investit.

43. Sentimentul de răspundere; angajatul trebuie să se simtă personal răspunzător pentru rezultatele pe care

le-a obținut.

44. Sentimentul succesului; angajatul înţelege din informațiile obținute cât succes a avut în efectuarea muncii.

Cu cât este mai mare sentimentul de importanţă, răspundere şi succes, cu atât este mai mare şi automotivarea.

Dorinţa de îmbogăţire a

locului de muncă

Înaltă

Dorinţa de îmbogăţire a

locului de muncă

Redusă

Gradul de îmbogăţire a

locului de muncă

-Înalt

Atins

Performanţă ridicată

Satisfacţie ridicată

Absenteism scăzut

Ratat

Supraîncărcare şi confuzie

Performanţă scăzută

Absenteism înalt

Gradul de îmbogăţire a

locului de muncă

- Redus

Ratat

Potenţial neutilizat

Satisfacţie scăzută

Absenteism ridicat

Atins

Motivaţie bănească

Performanţă înaltă

3. Abordarea biologică a proiectării posturilor. Atunci când se aplică abordarea biologică, posturile sunt

caracterizate conform următoarelor dimensiuni:

Forţa fizică: Necesită postul o forţă musculară redusă?

Ridicarea de greutăţi: Necesită postul rareori ridicarea de greutăţi sau ridicarea unor încărcături cu greutăţi

foarte ușoare?

Rezistență: Necesită postul o rezistență foarte mică?

Diferențe în dimensiuni: Permite postul efectuarea muncii de către oameni cu staturi diferite?

Nivelul de zgomot: Implică postul un nivel de zgomot redus?

Clima: Clima este plăcută la locul de muncă, în ceea ce privește temperatura aerului și umiditatea

corespunzătoare?

Pauze în muncă: Permite postul un timp suficient pentru pauză în muncă?

Munca în schimburi: Solicită postul munca în schimburi sau ore suplimentare?

Abordarea biologică se referă la impactul condiţiilor psihologice şi fizice de muncă. Scopul acestei abordări este

de a reduce la minimum efortul fizic prin structurarea mediului fizic de muncă conform modului de funcționare a

corpului uman, respectiv să se minimalizeze problemele referitoare la durere, oboseală şi sănătate. Ergonomia

este ştiința modernă care se ocupă cu reproiectarea echipamentului utilizat, cu scopul de a reduce efortul fizic în

efectuarea muncii prin proiectarea de mașini, tehnologii și instrumente. Bineînţeles că obiectivul principal este de

a reduce la minimum apariția bolilor profesionale.

4. Abordarea perceptual-motorie a proiectării posturilor. Atunci când se aplică abordarea perceptual-motorie,

posturile se caracterizează conform următoarelor dimensiuni:

Iluminatul: Este lumina de la locul de muncă adecvată și fără intermitenţe?

Programe: Sunt programele conținute în echipamentul computerizat ușor de folosit, şi de învăţat?

Monitoare: Sunt ecranele, dispozitivele de măsurare și echipamentul computerizat ușor de citit și de

înțeles?

Alte echipamente: Sunct celelalte echipamente ușor de utilizat?

Material tipărit: Este materialul tipărit ușor de citit și de interpretat?

Cerințele pentru informaţiile de intrare: Cantitatea de informații necesare pentru efectuarea acestei

activităţi este redusă la minimum?

Cerințe pentru informaţiile de ieșire: Este redusă cantitatea de informații pe care angajații trebuie să le

producă în cadrul acestui post, în sensul acțiunilor și al comunicării?

Cerințele pentru prelucrarea informațiilor: Este redusă cantitatea de informații care trebuie să fie

prelucrate în sensul gândirii și al rezolvării problemelor?

Cerințe pentru memorarea informațiilor: Este redusă la minimum cantitatea de informații care trebuie să

fie memorate de către toți angajații în timpul executării muncii?

Stresul: Este postul relativ lipsit de stres?

Abordarea perceptual-motorie este axată pe aptitudinile şi limitările mentale ale omului. Scopul principal este de a

modela locurile de muncă într-un mod care le va crește fiabilitatea și siguranța și le va reduce cerințele cognitive

care sunt legate de prelucrarea unei cantități mari de informații. Un exemplu ipotetic poate fi dat din activitatea

controlorilor unui proces tehnologic complex, unde se prelucrează o cantitate mare de informații şi unde atenția nu

poate fi menținută mai mult de două ore. Prin urmare, după două ore de lucru, este necesar să se facă o pauză de

o oră.

5. Abordarea socio-tehnică a proiectării posturilor. Abordarea socio-tehnică pune accentul pe caracteristicile

tehnice și sociale ale mediului de lucru, datorită faptului că fiecare organizaţie are caracteristici diferite. Conform

acestei abordări, este necesar să se ia în considerare rolurile angajaților în procesul de proiectare, natura sarcinilor

și autonomia echipelor de lucru în procesul de proiectare a posturilor.

Abordare Avantaje Dezavantaje

Motivaţională O satisfacţie mai mare la locul

de muncă

O performanţă mai mare

Absenteism scăzut

Perioadă de training mai lungă

Probabilitate de erori mai

mare

Stres mai ridicat

Mecanică Perioadă de training scurtă

Nivel ridicat de utilizare

Erori mai puţine

Satisfacţie scăzută

Motivaţie scăzută

Absenteism ridicat

Biologică Un efort fizic scăzut Mai puţine probleme de

sănătate

O satisfacţie mai mare

Costuri ridicate de adaptare la mediul de lucru

Perceptuală Mai puţine greşeli Mai puţine accidente de

muncă

Mai puţin stres

Satisfacţie mai scăzută la locul de muncă

Motivaţie mai mică

Reproiectarea posturilor Spre deosebire de proiectarea posturilor, care reprezintă procesul de structurare a muncii și de atribuire a unor

sarcini diferite executanţilor individuali sau de grup, reproiectarea posturilor se referă la modificarea volumului și a

tipului de sarcini efectuate sau la modificarea modului de efectuare a muncii existente.

Cele mai des utilizate metode pentru reproiectarea posturilor sunt:

Extinderea muncii, unde în loc de a se efectua un număr cât mai mic de operațiuni de lucru, ca în cazul

specializării, obiectivul extinderii volumului de activităţi este ca angajatul să efectueze cât mai multe

operațiuni de muncă diferite, respectiv să se extindă domeniul de activitate. Extinderea muncii nu

adânceşte munca, iar munca nu devine mai complexă. Extinderea muncii se face pe orizontală prin

fuziunea operațiunilor de muncă a căror executare necesită același nivel de calificare, dar cu un ritm de

muncă nou şi mai exigent.

Îmbogățirea muncii, care se desfăşoară pe orizontală, dar şi pe verticală. Pe lângă extinderea domeniului

de activitate, se efectuează și îmbogățirea conținutului muncii. În acest fel, angajatului i se oferă anumite

autorităţi în ceea ce privește luarea anumitor decizii sau controlul calităţii, și toate acestea duc la

autonomia angajaților și a grupurilor de lucru. Partea pozitivă a acestui concept este motivația ridicată,

calitatea muncii, satisfacția în muncă, reducerea absenteismului şi o rată scăzută a fluctuaţiei.

Rotația activităţilor reprezintă organizarea procesului de lucru în aşa fel încât angajaţii să alterneze

periodic în îndeplinirea anumitor sarcini de lucru, care sunt o parte integrantă a unui proces de lucru.

Activităţile au caracter similar și necesită același nivel de calificare.

Grupele semi-autonome, unde munca se planifică pentru grupul ca întreg. Grupele sunt formate ca echipe

care se auto-organizează şi, de obicei, sunt responsabile pentru gestionarea activității lor, ceea ce

presupune planificarea muncii în echipă, luarea deciziilor și controlul. Membrii grupului îşi aleg singuri

managerii, distribuie sarcinile de producţie și stabilesc salariile şi compensaţiile băneşti pentru munca pe

care o efectuează.

Programe alternative de lucru În afară de rotaţia activităţilor, extinderea şi îmbogăţirea muncii şi grupurile de lucru semi-autonome, proiectarea

posturilor mai este influenţată şi de alţi factori. Unul dintre acești factori este modul de organizare a timpului de

lucru. În legătură cu aceasta, în ultimii ani, organizațiile au început să aplice programe alternative de lucru, din care

fac parte:

Modulele de lucru, care reprezintă un timp de două ore pentru execuția unei unităţi dintr-o anumită sarcină

de muncă. Prin utilizarea lor, în mod normal, cele opt ore ale programului de lucru s-ar exprima ca patru

module de lucru pe zi, 5 zile pe săptămână, 50 de săptămâni pe an, pe parcursul a 40 de ani.

Program de lucru part-time, unde avem conceptele de muncă part-time permanentă și temporară.

Aplicarea ambelor concepte presupune faptul că munca este efectuată de doi indivizi cu normă redusă,

în loc de o singură persoană cu o normă întreagă. Un part-time permanent se referă la salariații care au

un contract de muncă permanent cu angajatorul, iar cel temporar, se referă la lucrătorii sezonieri.

Orar de lucru flexibil - reprezintă programul de lucru care, cu anumite limitări, permite angajaţilor să-şi

organizeze ziua de lucru conform propriei dispoziţii. De obicei se defineşte timpul prezenței obligatorii, de

exemplul de la ora 10 a.m până la 14 p.m, în cadrul căreia toți angajații trebuie să fie la locul de muncă.

Săptămâna de lucru condensată - esența acestui model constă în creșterea numărului de ore de muncă

în timpul zilei şi, în acelaşi timp, reducerea numărului de zile de lucru într-o săptămână. Cu alte cuvinte,

în loc de 5 zile pe săptămână, a câte 8 ore de lucru fiecare, angajatul lucrează 10 ore pe zi, 4 zile pe

săptămână, ceea ce reprezintă un total de 40 de ore pe săptămână.

Munca la domiciliu - a apărut ca model odată cu primul modem și cu utilizarea Internetului. Ideea este ca

biroul să-şi mute sediul acasă, computerul de acasă să fie conectat la calculatorul companiei sau la

Internet, și munca să se facă de la domiciliu. Această soluție reduce costul spațiilor de birouri, spaţiile de

parcare, folosirea restaurantelor companiei și toate celelalte cheltuieli zilnice care au loc în timpul unei

zile de lucru.

Tendinț e în analiza ș i proiectarea posturilor Mulţi cercetători şi practicieni indică tendința care se referă la așa-numitul "dejobbing" în cadrul organizațiilor.

"Dejobbing" reprezintă apariţia unei extinderi a atribuțiilor de serviciu în companii și încurajarea angajațiilor să nu

se limiteze doar la acele activități care sunt trecute în descrierea postului lor. Acesta este rezultatul unor modificări

permanente, care sunt caracteristice condițiilor economice de astăzi şi care se caracterizează prin inovație

tehnologică, concurență globală, dereglementare, instabilitate politică, schimbări demografice și extinderea

activităţilor de servicii.

Datorită faptului că domeniul de activitate se poate schimba foarte repede și deoarece nu este posibil să se facă

modificări în descrierea postului în fiecare săptămână, este nevoie de o mai mare flexibilitate în formularea

descrierii şi a specificaţiei posturilor. Totuşi, cerințele legislative pot descuraja organizațiile în alcătuirea unei

descrieri flexibile a postului, astfel încât organizațiile care au tendința de a vedea în personalul lor o sursă a

avantajului competitiv, trebuie să echilibreze nevoia de flexibilitate cu normele legale. Aceasta reprezintă una dintre

provocările majore cu care se confruntă cei din departamentul de resurse umane, în epoca modernă.

Etapele analizei postului

Unitate: 7 din 10 00:09:52

Și descrierea, și specificația postului se bazează pe analiza postului. Fără o analiză calitativă a postului, descrierea

tuturor posibilităților care se pot oferi la locul de muncă va fi imprecisă, generală și vastă, în loc să fie exactă,

specifică și detaliată.

Niciun fel de calificări formale nu sunt necesare pentru a folosi analiza muncii și a postului. Înțelegerea studiului

muncii, a timpului și a mișcării, tehnicile vocaţionale de evaluare și managerierea personalului poate fi de dorit, dar

nu este crucială.

Pentru ca o persoană să aibă succes în analiza postului și a muncii, trebuie să-şi dezvolte:

O bună cunoaștere a funcționării pieței forței de muncă

Cunoașterea procesului de găsire a persoanei potrivite pentru un anumit post, ceea ce include deținerea

unor abilități și tehnici de evaluare a nevoilor și cerinţelor organizației, precum și a nevoilor și capacităților

persoanelor care îşi caută un loc de muncă.

Capacitatea de a interacționa cu oamenii într-o gamă largă de situații diferite

Capacitatea de gândire logică și de observație critică

Credința că este important să fie de ajutor altora

Etapele descrise în aceste directive permit începerea unei analize a postului și a muncii. Majoritatea persoanelor

care se ocupă de aceste analize aplică în practică unele dintre aceste etape. Oricare angajat, care este inteligent

și motivat, se poate ocupa de chestiuni legate de resursele umane. El are nevoie doar de capacitatea de a:

Conduce interviuri structurate

Adresa întrebări relevante

Observa cu atenție

Înregistra sistematic informațiile

Activitatea de analiză a postului va avea şi mai mult succes dacă se face conform unui checklist. Recomandarea

este de a întocmi o listă care să întrunească toate elementele postului și toate atributele pe care o persoană, care

îşi caută un loc de muncă, ar trebui să le aibă pentru a fi în măsură să îndeplinească sarcinile necesare.

Lista poate fi împărțită în șapte părți principale:

45. Informaţii despre organizaţie

46. Titlul postului şi condiţiile

47. Sarcinile şi caracteristicile speciale ale postului

48. Caracteristicile mediului

49. Cerinţele postului

50. Informaţii privind angajatorul

51. Observaţii generale

52.

Paşii în analiza postului Analiza postului presupune cinci etape de bază, iar acestea sunt:

53. Observarea organizației ca un întreg

54. Decizia cu privire la ce posturi vor fi analizate

55. Colectarea informațiilor

56. Înregistrarea informațiilor

57. Analiza și interpretarea informațiile colectate

Pasul 1: Observarea organizaţiei ca un întreg - Informaţiile despre organizație ca un întreg sunt cruciale pentru

a descoperi tot ceea ce este posibil de făcut.

Procesul de analiză a postului începe prin a răspunde la următoarele întrebări:

Care este scopul și care sunt obiectivele organizației?

Ce se întâmplă în ea în acest moment?

Care sunt produsele și procesele ei?

Cât de mare este organizația?

Este în creștere sau în descreştere?

Se dezvoltă noi produse?

Se introduce o nouă tehnologie?

Care este cultura organizaţiei?

Este dominată de considerente economice?

Obiectivele sociale sunt importante?

Pasul 2:. Decizia cu privire la posturile care vor fi analizate - Atunci când se obţin cunoştinţe generale despre

organizație, despre produsele, procesele și oportunitățile ei de angajare, se poate lua decizia dacă se vor analiza

toate posturile sau se va face o selecție. Este evident că analiza tuturor posturilor necesită mai mult timp, de aceea

trebuie să ne concentrăm asupra posturilor care oferă cele mai bune oportunități.

Pasul 3: Colectarea informaţiilor - Cu ocazia colectării informațiilor despre un anumit post, este necesar să se

prezinte:

Sarcinile concrete ale acelui post

Care sarcini sunt critice și care sunt periferice pentru acel post

Cum se realizează, de fapt, sarcinile

Cât de mult timp se consumă pentru fiecare sarcină

De ce sunt acele sarcini importante

Ce echipamente și materiale sunt folosite

Ce proceduri trebuie urmate

Condițiile de lucru și mediul de lucru

Abilitățile critice, necesare pentru fiecare sarcină

Intervievarea angajatorului - Angajatorul va avea o idee generală despre sarcinile pe care le implică fiecare post și

aptitudinile necesare pentru a fi efectuate. Acest lucru se poate baza pe o specificaţie scrisă a sarcinilor postului

sau, alternativ, pe experienţa angajatorului într-un anumit post.

Intervievarea supervizorului şi a colegilor - De obicei, supervizorii și colegii au mai multe cunoștințe practice despre

un post decât un manager de resurse umane sau alţi manageri seniori. Ei sunt într-o poziție mai bună de a descrie

și de a explica toate sarcinile postului, în toate situațiile.

De exemplu, ar fi dificil să se descopere presiunile exacte referitoare la timp și la o anumită muncă din însăşi

descrierea postului sau din interviul cu managerul de resurse umane. Munca în departamentul pentru ambalaje

este diferită atunci când nu există comenzi urgente şi atunci când ritmul de muncă este normal. Supervizorii şi

colegii au cunoștinţe detaliate despre presiunile generate de timp, nevoia de ore suplimentare, munca în echipă,

perioadele de concediu şi standardele de calitate.

Intervievarea oamenilor care au efectuat anterior aceeaşi muncă - Persoanele care au efectuat anterior aceeaşi

muncă sau care au efectuat o muncă similară, pot spune cum este, de fapt, acel post. Ele pot oferi informații

importante nu numai despre probleme specifice, ci, de asemenea, şi despre sentimentele și preocupările lor legate

de acel post. Acest lucru ar putea include beneficiile de a fi parte a unei echipe, satisfacția la locul de muncă sau

lucrul cu colegii care oferă suport sau recompense pentru buna realizare a muncii. Ele, de asemenea, pot indica

aspectele negative ale locului de muncă, cum ar fi, de exemplu, izolarea, monotonia, stresul, lipsa de sprijin și

implicațiile muncii executate sub nivelul standard.

Monitorizarea efectuării muncii - ori de câte ori este posibil, este bine să se observe persoana care efectuează

sarcinile legate de un loc de muncă, deoarece acest lucru poate oferi o imagine bună despre atributele fizice,

senzoriale şi intelectuale necesare pentru ca munca să se efectueze eficient. La rândul său, acest lucru poate fi

de folos în dezvoltarea unui profil al persoanei care ar fi capabilă să efectueze acea activitate, în conformitate cu

standardele acceptabile. Observaţia poate fi, de asemenea, folosită pentru a verifica informațiile colectate de la

supervizori, colegi și manageri. Observaţia, totuşi, nu poate să dea un răspuns la cum se simte o persoană la locul

de muncă și cum este influenţată persoana care lucrează la respectivul loc de muncă. Observaţia în sine nu este

suficientă și ar trebui să se utilizeze împreună cu alte abordări cu ocazia colectării informațiilor.

Încercarea de a face voi înşivă munca respectivă - în cazul în care acest lucru este posibil, este bine să existe

încercări de a face voi înşivă o anumită muncă. Chiar şi pentru o perioadă foarte scurtă de timp, în care se

realizează efectiv sarcina (indiferent dacă este vorba de ridicare, de numărare, de mersul pe jos, de ascultare),

acest lucru vă va ajuta în confirmarea observațiilor. De asemenea, vă va oferi o nouă perspectivă asupra

interviurilor realizate și va oferi o mai bună înțelegere a locului de muncă.

Pasul 4 : Înregistrarea informaţiilor - Când sarcinile pe care le implică un anumit post sunt identificate, observate

și analizate, toate informațiile trebuie înregistrate sistematic. Acest lucru se face, de obicei, sub formă de descriere

şi de specificaţie a postului. Cu cât sunt informațiile colectate și înregistrate mai detaliat, cu atât sunt mai mari

șansele de a identifica persoana căreia acel loc de muncă îi corespunde.

Pasul 5: Analiza şi interpretarea informaţiilor colectate - După finalizarea descrierii şi specificaţiei postului,

aceste informații pot fi folosite pentru a lua decizii cu privire la indivizii care ar trebui să fie avuţi în vedere drept

candidaţi pentru acel post. Poate nu se va găsi întotdeauna persoana perfectă pentru postul dat, dar dacă

descrierea și specificația postului sunt scrise cu scopul de a evita candidații nepotriviţi, probabil se va găsi

candidatul acceptabil. Dacă este posibil, este bine a se recomanda două sau trei persoane pentru fiecare post

vacant. Acest lucru ar putea stimula angajatorul să ofere şi un al doilea post sau o perioadă de probă pentru a

stabili care candidat este adecvat. Acei candidați care nu vor avea succes, cu singuranţă vor câștiga o experiență

valoroasă referitoare la procesul de intervievare pentru un loc de muncă.

Metode pentru identificarea posturilor

Unitate: 8 din 10 00:07:30

Principalele metode care se folosesc în analiza postului sunt:

1. Examinarea sau observaţia, în care managerul observă angajatul care își desfășoară activitatea și îşi notează

descrierea sarcinilor efectuate. Există două tipuri de observație:

Prelevarea muncii, unde nu se dă atenţie la fiecare detaliu din cadrul întregului ciclu de lucru, ci numai

anumitor acțiuni.

Jurnalul de lucru, unde li se cere angajaţilor să țină o evidenţă despre sarcinile lor și să noteze cât de des

le efectuează și timpul necesar pentru fiecare sarcină.

Metoda de observare a angajaţilor în timpul muncii nu este recomandată pentru persoanele fără experienţă,

deoarece acestea pot supraestima sau subestima unele aspecte importante ale postului pe care îl observă. În

această metodă, este foarte important să se cunoască bine postul care se observă, intenţiile observării să fie

explicate angajaţilor a căror muncă este monitorizată, să se adopte un comportament discret, să existe sensibilitate

la subiectivitatea în interpretări, să se ia notiţe și observaţia să fie repetată. Informațiile care se obţin prin observaţie

se referă la: ce și cum se lucrează, cât timp durează munca, care echipament este utilizat și ce materiale, care

este mediul de lucru etc.

Metoda observaţiei directe a sarcinilor reprezintă o formă de observare directă a efectuării muncii, pe baza căreia

se poate determina complexitatea muncii, cunoștințele necesare și de dorit pentru efectuarea ei, frecvența de lucru,

instruirea necesară a angajaţilor şi performanţa angajaților.

2. Interviul presupune ca managerul de resurse umane să viziteze fiecare loc de muncă și să vorbească cu

angajații care efectuează munca pe care o implică fiecare post. Pentru înregistrarea informațiilor, el foloseşte un

formular standardizat de interviu. Se pot intervieva atât angajaţii, cât şi superiorul lor direct.

Există şi interviuri de grup, unde sunt intervievaţi toţi indivizii care sunt direct responsabili pentru directa executare

a muncii, precum şi menagerii departamentului şi sectorului respectiv. Pentru ca interviul să fie de succes, cel care-

l efectuează trebuie să se pregătească bine, respectiv să se informeze despre postul pe care-l analizează pentru

a dispune de informațiile necesare despre interlocutorul său și să definească bine structura interviului în sine.

Aceste interviuri, de cele mai multe ori, cuprind întrebări cum ar fi:

Care vă sunt sarcinile principale de lucru?

Ce faceţi cu exactitate atunci când realizaţi aceste sarcini?

Care este postul dvs. principal?

Participaţi şi la alte activităţi de muncă? Dacă da, la care?

Care este locaţia postului dvs.?

Aveţi vreo răspundere în cadrul acestui post?

Metoda interviului presupune o discuţie cu angajatul, dar şi cu superiorii lui, şi chiar şi cu profesioniştii HR,

tehnologi, instructori şi mentori, respectiv cu toţi cei care cunosc bine postul analizat. Conversațiile pot fi individuale,

de grup, mai mult sau mai puțin structurate și deschise. Informațiile furnizate în timpul interviului sunt: care este

scopul și importanța postului, structura subordonaților, cunoştinţele necesare, controlul și libertatea de a decide.

3. Chestionarul este considerat drept metoda cea mai frecvent utilizată pentru colectarea informațiilor despre un

anumit post. După întocmirea chestionarului, acesta este înmânat mai apoi angajaților și managerilor pentru a-l

completa. Chestionarul este alcătuit din întrebări care sunt relevante pentru postul analizat și el trebuie să fie bine

gândit. Avantajul acestei metode este faptul că într-o perioadă foarte scurtă de timp se adună informaţii de la un

număr mare de persoane.

Metoda de colectare a informaţiilor prin chestionare se consideră cea mai rapidă, cea mai eficientă şi cea mai

frecvent folosită în analiza postului. Chestionarele pot fi compuse din întrebări cu mai multe variante de răspuns,

ceea ce reprezintă tipul închis de întrebări, sau din întrebări cu spații pentru introducerea răspunsurilor, care

reprezintă tipul deschis. Aplicarea acestei metode este foarte simplă şi necesită cel mai putin timp comparativ cu

alte metode, însă, structura chestionarului, analiza și interpretarea rezultatelor necesită experiență și cunoștințe

suplimentare.

Chestionarul conţine întrebări din următoarele domenii:

Principalele responsabilităţi ale postului

Timpul petrecut pentru aceste responsabilităţi

Responsabilităţi suplimentare efectuate de angajaţi

Condiţiile de muncă

Echipamentele care se utilizează în muncă

Rapoartele pe care le pregătesc angajaţii

Contactele externe şi interne

Cunoştinţele, aptitudinile şi abilităţile care se utilizează

După ce este completat, chestionarul se returnează pentru a fi revizuit de managerul de resurse umane, care apoi

analizează răspunsurile obținute.

4. Metode speciale de analiză a postului, dintre care cel mai frecvent se foloseşte chestionarul pentru analiza

poziției. Acest chestionar este unul specializat pentru analiza postului şi conţine un număr mare de elemente, care

se pot grupa în următoarele teme:

Unde şi cum primeşte angajatul informaţii necesare pentru muncă?

Ce niveluri de înţelegere sunt esenţiale la locul de muncă?

Ce activităţi fizice se execută?

Care sunt relaţiile cu colegii?

Care sunt condiţiile de lucru la locul de muncă?

Ce altceva mai este important pentru muncă?

5. Metoda de analiză a documentaţiei disponibile, care se referă la analiza tuturor documentelor existente şi

disponibile cu privire la activitățile de lucru, accidente, absenteism, tratamente medicale și analize anterioare.

Metoda de cercetare a literaturii de specialitate reprezintă o formă de identificare și clasificare a posturilor, pe baza

utilizării literaturii de specialitate, cu care se definesc activitățile din cadrul sectoarelor sau funcțiilor specifice din

cadrul organizației, care sunt necesare pentru ca părţile sau întreaga organizație să funcţioneze cu succes, eficient

și calitativ. Când se finalizează definirea structurii posturilor, pe baza chestionarelor atribuite, se analizează

conținutul și complexitatea posturilor. Chestionarele alocate sunt foarte utile, deoarece acestea furnizează toate

informațiile importante despre natura postului și performanțele angajaților.

Analiza funcțională a postului este o abordare foarte detaliată a analizei postului, în cadrul căreia sunt discutate:

Obiectivele organizaţiei

Ce fac angajaţii în cadrul posturilor lor pentru a realiza aceste obiective

Nivelul de performanţă a angajaţilor

Standardele de performanţă

Cerinţele privind trainingul

Metode de evaluare a posturilor

Unitate: 9 din 10 00:13:38

Pentru evaluarea posturilor există patru metode de bază, iar acestea sunt:

Metoda clasării, care reprezintă o metodă calitativă și utilizează indicatori care nu sunt numerici, ci calitativi.

Cu această metodă, la fel ca în cazul metodei clasificării, se obţin informații importante referitoare la faptul dacă

un post este mai complex și mai important decât un alt post, dar nu şi cât este de important, ceea ce cu siguranță

reprezintă un factor complicat atunci când este în discuţie formarea unui sistem real de evaluare a posturilor.

Metoda clasării este prima metodă convențională pentru analiza posturilor și pentru dezvoltarea profilului

angajaților. Prin această metodă se efectuează comparaţia reciprocă a posturilor și clasarea lor conform

importanței, complexităţii și greutăţii. Ca metodă cantitativă, se bazează pe experiența și evaluarea subiectivă a

experţilor implicaţi în estimarea caracteristicilor de bază ale unui post.

Metoda clasificării este, de asemenea, o metodă calitativă, care se bazează pe studiul posturilor din punct de

vedere al gradului de complexitate, al nivelului de responsabilitate și al abilităţilor necesare.

Pe baza acestor criterii, distribuirea posturilor se face pe anumite nivele. Metoda clasificării este diferită de metoda

clasării prin faptul că posturile nu se compară între ele, ci se compară cu anumite standarde stabilite.

Metoda clasificării cuprinde definirea nivelelor, în funcţie de care posturile vor fi distribuite, și a caracteristicilor lor

de bază, cum ar fi controlul direct al muncii, tipurile de decizii, auto-iniţiativa, rutine în lucru și aşa mai departe.

Posturile se clasifică în anumite nivele pe baza evaluărilor subiective, dar, cu siguranță, această metodă este mai

puțin subiectivă decât metoda clasării, având în vedere faptul că utilizează standarde predefinite pentru

compararea posturilor.

Această metodă studiază proprietățile de bază ale posturilor, cum ar fi cunoștințele, abilităţile şi responsabilităţile

necesare pentru realizarea muncii. Posturile sunt mai întâi clasificate în grupe de posturi conexe, după care se

face selecția factorilor principali pe baza cărora posturile sunt clasate în fiecare dintre grupele definite. La definirea

grupelor, în primul rând se definesc două grupuri extreme, după care toate posturile sunt alocate și clasate în

cadrul acestora.

Metoda de comparare a factorilor observă fiecare post pe baza unor factori comuni care se pot compara şi pe

baza cărora se poate clasa fiecare post.

Pe baza ordinii clasamentului, se poate calcula valoarea postului. Prima etapă în dezvoltarea și implementarea

acestei metode este definirea unui set de factori care se utilizează în estimarea valorii anumitor posturi.

De exemplu, pentru a analiza postul unui om de vânzări, sunt folosiţi cinci factori de bază, cum ar fi:

58. Aptitudinile mentale, adică nivelul de educație și de inteligență

59. Experiența de lucru necesară pentru efectuarea muncii de om de vânzări

60. Răspunderea pentru valoarea bunurilor pe care le vinde, probabilitatea unor erori în muncă şi controlul

periodic al muncii

61. Caracteristici fizice necesare pentru a muta bunurile, pentru a sta în picioare în timpul lucrului, pentru a

descărca marfa etc.

62. Condițiile de lucru care implică pericole și discomfort la locul de muncă, cum ar fi de exemplu umiditate,

frig, vapori, praf, iluminat, accidente la locul de muncă, îmbolnăviri etc.

Următoarea etapă în aplicarea metodei de comparație este formarea structurii posturilor şi a descrierii posturilor.

De exemplu, să luăm în considerare trei tipuri de posturi:

A - fabricarea de unelte de mare precizie

B - transportul mărfurilor şi a materialelor

C - întreținerea și curățarea spațiilor verzi și a birourilor

Aplicarea metodelor de comparație implică evaluări subiective ale acestor posturi, efectuate de către indivizi sau

echipe. Valoarea unei anumite clase sau factor este de obicei exprimată în puncte. De exemplu, acest set de trei

posturi diferite poate fi clasificat în trei clase, unde prima se punctează cu 1000 de puncte, cea de-a doua, cu 800

de puncte și a treia, cu 580 de puncte. După aceea, se formează clasificări pentru posturi în cadrul tuturor factorilor

definiţi:

Factori /

Clasă

Aptitudini

mentale

Aptitudini

de lucru

Răspundere Aptitudini

fizice

Condiţii de

muncă

1. A A B C C

2. B B A B B

3. C C C A A

Atunci când posturile sunt clasate în funcție de fiecare dintre factorii enumeraţi, dezvoltarea metodei de comparație

necesită şi un al doilea set de evaluări subiective, ceea ce face ca această metodă să fie mai complexă, căci

necesită mult timp, deoarece clasele trebuie să rămână consolidate în cadrul fiecărui factor. Pe baza valorilor

estimate ale posturilor individuale și pe baza distribuţiei lor pe clase, valorile totale se alocă factorilor individuali.

Factorii/

posturile

Aptitudini

mentale

Aptitudini

de muncă

Răspundere Aptitudini

fizice

Condiţii

de muncă

Total

puncte

A 320 350 170 100 60 1000

B 150 240 200 140 70 800

C 70 100 110 200 100 500

Pe baza evaluării unui set de posturi de bază, putem determina valoarea şi a altor posturi, evaluând valoarea lor

relativă în cadrul valorilor date ale anumitor factori. Valoarea totală a unui post este formată pe baza sumei valorilor

estimate conform factorilor individuali.

Metoda de comparare a factorilor, la fel ca toate metodele, au anumite avantaje, dar şi dezavantaje în comparaţie

cu alte metode. Avantajele ei sunt:

63. Posturile sunt mai eficient analizate pe baza unor factori, decât ca un întreg

64. Factorii comparativi pe care îi foloseşte această metodă se definesc uşor

65. Atunci când se aplică această metodă, se obțin rezultate bune în organizațiile mai mici sau în

departamente

Dezavantajele metodei comparaţiei sunt:

66. Necesită mult timp pentru aplicare

67. Complexitate în selecția posturilor de bază

68. Subiectivism în evaluarea posturilor individuale

Metoda punctajului este prima metodă și cea mai frecvent utilizată pentru analiza și evaluarea posturilor

Această metodă este asemănătoare cu metoda de comparare a factorilor, dar are un grad mai mare de detaliere.

Prin această metodă, fiecare post se marchează numeric sau cu puncte, pe baza cărora se compară cu alte posturi

și se determină valoarea lui relativă.

În prima fază a acestei metode se face selecția setului de factori care se vor folosi pentru analiza și evaluarea

posturilor individuale, unde cei mai utilizaţi sunt: cunoștințele, efortul, răspunderea și condițiile de muncă. Aceştia

sunt apoi defalcaţi în mai mulţi factori de compatibilitate. Selectarea şi defalcarea factorilor depinde de: tipul de

factori care sunt analizaţi și evaluaţi, dezvoltarea specifică a organizaţiei și dezvoltarea sistemului educațional. Un

exemplu de factori de analiză și evaluare a posturilor arată astfel:

Număr de ordine Denumirea factorilor Descrierea factorilor

A1 Educaţie Cunoştinţe dobândite printr-o

educaţie formală

A2 Experienţă de lucru Cunoştinţe dobândite în procesul de muncă

A3 Iniţiativă Autonomie în muncă, luarea

decizilor şi inventivitate în

diferite situaţii

B4 Efort fizic Cerinţele postului pentru tipul,

volumul şi frecvenţa efortului

fizic

B5 Efort mental şi vizual Nivelul eforturilor mentale şi vizuale necesare pentru

efectuarea activităţilor

normale

C6 Răspundere pentru

echipament şi proces

Răspunderea pentru

deteriorarea echipamentului

sau funcţionarea procesului

C7 Răspundere pentru material şi produs

Răspundrea pentru manipularea materialelor

C8 Răspundere pentru siguranţa

celorlalţi

Răspundere pentru protecţia

preventivă a angajatului

împotriva accidentelor

C9 Răspundere pentru munca

altora

Răspunderea pentru munca

altor angajaţi pe baza

monitorizării şi furnizării de

instrucţiuni pentru muncă

C10 Condiţii de muncă Posibilitatea existenţei

elementelor nedorite

(umezeală, praf, zgomot) în

mediul de muncă

C11 Pericol de accidentare Existenţa posibilităţii de a se

ajunge la accidente la locul de

muncă Factorii cu numărul de ordine 1-3 se referă la cunoştinţe, factorii 4 şi 5 se referă la efort, factorii 6-9 se referă la

răspundere, iar factorii 10 şi 11 se referă la condiţiile de muncă. Pentru fiecare factor este necesar să se determine

semnificația lui ca factor de pondere sau ca indicator al valorii relative a postului.

Factorii de pondere depind de activitatea de bază a organizaţiei, de dezvoltarea muncii şi de importanţa factorilor

individuali pentru dezvoltarea organizaţiei. După atribuirea ponderii, fiecare dintre ei se dezvoltă pe nivele, de

obicei, de la 2 la 5. De exemplu, factorul experienței în muncă poate fi definit pe 5 nivele:

Nivel Experienţă de muncă în luni

1 mai puţin de 3 luni

2 de la 3 la 12 luni

3 de la 12 la 36 luni

4 de la 36 la 60 luni

5 peste 60 luni Fiecărui factor îi este atribuit un număr corespunzător de puncte. Numărul total de puncte este de 100%, iar

numărul de puncte alocate factorilor individuali poate varia. Atribuirea punctelor pe nivele individuale se poate face

în patru moduri:

69. Alocarea uniformă a punctelor

70. Alocarea punctelor utilizând progresia aritmetică

71. Alocarea punctelor utilizând progresia geometrică

72. Distribuția arbitrară a punctelor

Deşi se bazează pe evaluări subiective, abordarea arbitrară deseori oferă cele mai bune rezultate, deoarece se

bazează pe stabilirea unor relaţii mai realiste între posturi. Factorii individuali se pot defini cu un număr diferit de

nivele. De exemplu, experiența de lucru poate fi definită cu 5 nivele, iar studiile cu 7 nivele. Pentru fiecare factor,

cel mai înalt nivel are cele mai multe puncte, iar suma totală a punctelor pentru toți factorii determină valoarea

relativă a unui post.

Ultima etapă în aplicarea metodei punctajului este formarea claselor cu gama corespunzătoare de puncte şi

gruparea în funcţie de clasele stabilite. Stabilirea numărului şi a gamei claselor pentru un grup este un proces

subiectiv și nu există niciun fel de reguli sau de proceduri conform cărora pot fi grupate posturile similare. Chiar şi

dacă este un proces subiectiv, formarea claselor cu gamele corespunzătoare de puncte are o mare importanță

pentru analiza și planificarea de dezvoltare a muncii, cât și pentru dezvoltarea sistemului de distribuție a salariilor.

Metoda punctajului poate fi aplicată la studierea și evaluarea unor posturi diverse dintr-o organizație, deoarece dă

rezultate bune, în special în analiza posturilor ce nu au legătură cu producţia, respectiv în analiza posturilor

administrative.

Baza pentru metoda punctajului poate fi rezumată în patru etape principale:

73. Selectarea unui set de factori de bază care sunt comuni pentru toate posturile din organizație (cum ar fi

cunoștințele, răspunderea şi condițiile de muncă) și definirea unităţilor de lucru care sunt importante

pentru efectuarea sarcinilor, cum ar fi laboratoare, contabilitate și așa mai departe.

74. Acordarea unor valori ponderale corespunzătoare pentru fiecare factor, astfel încât să exprime importanța

și valoarea relativă a postului

75. Factorii de pondere sunt împărțiţi pe nivele în funcţie de punctele alocate. Suma totală de puncte per nivel

ar trebui să corespundă cu valoarea ponderală a postului

76. Clasarea posturilor în funcție de valorile punctajului pentru departamentele individuale și pentru

organizație ca întreg

Procesul de efectuare a analizei postului

Unitate: 10 din 10 00:08:04

Analiza postului este un proces complex de colectare a informaţiilor despre sarcini, răspundere, cerinţe psihofizice

şi alte cerinţe ale locului de muncă. Acest proces include de asemenea şi organizarea, şi interpretarea acestor

informaţii. Trei întrebări care se pun întotdeauna când este vorba despre un post sunt:

77. Ce, cum și de ce se munceşte? Aceste întrebări oferă răspunsuri despre care sunt sarcinile, îndatoririle,

răspunderile și funcțiile unui post concret.

78. În ce context se lucrează? Această întrebare dă răspunsuri despre condițiile organizatorice, sociale și

fizice în care se efectuează munca pe care o implică postul.

79. Care sunt cerințele postului? Această întrebare oferă răspunsuri despre cunoștințele, aptitudinile,

abilităţile și alte calităţi pe care ar trebui să le aibă executantul postului pentru a-l efectua cu succes.

Componentele analizei dezvoltate a postului sunt:

descrierea postului

identificarea

prezentarea generală

funcţiile de bază şi responsabilităţile

aprobările şi refuzurile

specificaţia postului

Procesul de efectuare a analizei postului este format din mai multe etape, iar acestea sunt:

80. Determinarea scopului analizei postului, de care depind metodele și tipul de informații ce vor fi colectate.

Scopul analizei postului poate fi recrutarea şi selecţia personalului, evaluarea performanţelor de lucru,

nevoia de training etc. Din cauza costurilor, procesul ar trebui să se facă în așa fel încât să poată furniza

informații pentru toate sau pentru majoritatea scopurilor menţionate mai sus.

81. Analiza organizației, care presupune determinarea poziției și potrivirea postului în structura

organizatoţională. În această etapă este necesar să se facă o schemă organizaţională detaliată, să se

analizeze procesele și procedurile, respectiv documentele organizaţionale.

82. Determinarea posturilor care vor fi analizate, în care trebuie stabilit eşantionul posturilor cheie pentru

succesul organizației. În această fază, dacă este necesar, pot fi adăugate şi alte posturi până la finalizarea

analizei tuturor posturilor.

83. Colectarea datelor, care presupune determinarea modului în care se vor colecta datele.

84. Efectuarea descrierii și a specificaţiei posturilor, care sunt principalele produse ale analizei posturilor.

85. Evaluarea procesului de analiză a postului, precum și controlul pe parcursul întregului proces și la sfârșitul

procesului.

Analiza postului este o activitate de care managerii de resurse umane trebuie să se ocupe permanant, pentru că

această activitate reprezintă baza pentru planificarea cu succes a resurselor umane. Analiza postului oferă

informații necesare pentru dezvoltarea descrierii și specificației posturilor.

Prin descrierea postului se subînţeleg sarcinile, responsabilităţile şi răspunderile de la locul de muncă. Cele mai

importante elemente ale descrierii postuluisunt:

Identificarea, care conţine titlul postului, departamentul, locația şi prezentarea generală care descrie pe

scurt esența postului.

Principalele funcţii și responsabilităţi reprezintă partea ce necesită cel mai mult timp și acestea conțin

declarații clare cu privire la sarcinile de bază executate, la responsabilități şi răspunderi.

Specificaţia postului cuprinde calificările necesare pentru efectuarea muncii într-un mod satisfăcător, și

anume: cunoștințe, aptitudini și abilități, educație, experiență și cerințe fizice.

Modificarea responsabilităților şi a răspunderii, în cadrul căreia angajatorul schimbă responsabilităţile

angajatului, adică angajatului i se atribuie responsabilităţi care nu sunt pe listă.

Descrierea postului poate fi:

O descriere completă a postului, care identifică toate activităţile şi sarcinile aferente postului, de la cele

mai simple la cele mai complexe. Scopul unei descrieri complete a postului este de a se face o distincție

clară între posturile individuale, astfel încât angajații să nu le interpreteze greșit și să refuze să efectueze

munca, așa cum se întâmplă adesea în practică. Fiecare angajat trebuie să știe care îi sunt

responsabilitățile sale la locul de muncă și ce se așteaptă de la el.

O descriere superficială a postului, care presupune descrierea activităţilor-cheie la locul de muncă, fără a

intra într-o descriere detaliată. Nu se descriu detaliile, ci activităţile principale, fiindcă cei care preferă

acest punct de vedere consideră că este imposibil de specificat toate activitățile și responsabilităţile

secundare. Ele ar trebui să derive din efectuarea activităţii principale.

Specificaţia postului include lista de cunoştinţe, aptitudini şi abilităţi necesare angajatului pentru a efectua munca

aşa cum trebuie. Aici se subînţeleg educația, experiența, abilităţile de lucru, caracteristicile mentale și fizice. De

exemplu, specificaţia postului poate include: nivelul corespunzător de educație, anii de experienţă, capacitatea de

a lucra sub presiune etc.

În afară de aceste condiţii, în ultimul timp tot mai mult se insistă asupra unor condiţii suplimentare, cum a fi

cunoştinţe de limbi străine, cunoştinţe de lucru pe calculator, permis de conducere, abilităţi organizatorice şi de

comunicare. Pe lângă aceste condiţii, sunt prezentate și trăsăturile de personalitate, cum ar fi energia, cooperarea,

determinarea, asertivitatea sau simţul de răspundere.

Specificaţia postului clarifică ceea ce este necesar pentru o bună efectuare a muncii şi nu ceea ce ar trebui să aibă

un candidat ideal.

Paşii de bază în analiza postului sunt:

1. Identificarea posturilor și revizuirea documentaţiei existente - Primul pas în analiza postului este de a se

determina care posturi vor fi examinate. În această etapă se ia decizia dacă se va investiga un anumit tip de post,

toate posturile dintr-un departament sau toate posturile din organizație. În această etapă se examinează şi

documentația existentă, cum ar fi descrierile posturilor, schemele organizatorice etc.

2. Familiarizarea managerilor şi a angajaţilor cu procesul analizei - Cel mai important lucru este de a explica

acest proces managerilor, angajaților și altor persoane care sunt incluse în această analiză. Este esențial pentru

toţi să cunoască scopul analizei posturilor, pașii de bază, intervalul de timp și alte chestiuni esențiale.

3. Efectuarea analizei postului - În această fază se colectează informațiile. Chestionarele au fost împărţite,

angajații le completează și le returnează, se efectuează interviurile și observațiile. Apoi, managerul de resurse

umane verifică dacă chestionarele au fost completate în totalitate.

4. Pregătirea descrierii şi a specificaţiei postului – Atunci când informațiile colectate sunt verificate, sortate și

clasificate, se corectează și se analizează, iar apoi se pregătesc descrierile şi specificaţiile finale ale posturilor.

Când descrierile și specificațiile sunt pregătite, managerii le returnează angajaților pentru revizuire. În acest fel, li

se dă posibilitatea de a face corecții și de a cere să le fie clarificate anumite lucruri.

5. Întreţinerea şi corectarea descrierilor şi a specificaţiilor posturilor

Procesul de analiză a postului (Mathis, Jackson, 1997)