organizarea evenimentelor

COMPETENȚE NECESARE ÎN PRACTICA DE PR:

30%

15%

15%

10%

10%

10%

5%

Competențe necesare în practica de PR

Cercetare, planificare, im-plementare și evaluareEtică și legislațieModele și teorii ale comunicăriiCunoașterea mediului de afaceriAbilități de management și de rezolvare a problemelorManagementul comunicării de crizăRelațiile cu mass media

CERCETARE, PLANIFICARE, IMPLEMENTARE ȘI EVALUARE (30%):

Competențe analitice

Competențe la nivelul

identificării audienței

De management

financiar De

planificare

De cercetare

De gândire strategică

Metodologice

„CUM” DIN PERSPECTIVA CALCULAȚIEI

Calculația costurilor se realizează în trei etape:

I. Pre-calculația

II. Calculația intermediară

III. Calculația ulterioară

I. PRE-CALCULAȚIA

intern - ajută la stabilirea cu precauție a costurilor unui proiect și la definirea bugetului în faza concepției;

extern - ajută la stabilirea prețurilor la întocmirea ofertei și ca fundament al deciziei;

II. CALCULAȚIA INTERMEDIARĂ

poate fi realizată atât în mod continuu, cât și la anumite termene stabilite înaintea evenimentului;

ROLUL - a analiza bugetul și de a controla respectarea lui prin intermediul comparației „planificat-realizat” din punctul de vedere al costurilor;

III. CALCULAȚIA ULTERIOARĂ

se realizează după ce evenimentul a avut loc; reprezintă fundamentul lichidării finale; evidențiază succesul, respectiv insuccesul

economic al evenimentului;

CÂT COSTĂ UN EVENIMENT?

Un eveniment „costă” – pornind de la prestațiile descrise în conceptul evenimentului, ce trebuie să fie evaluate și din punctul de vedere al costurilor.

TIPURI DIFERITE DE COSTURI

Cheltuielile cu proiectarea =

I. „Cheltuielile de producție” (costuri proprii);

II. „Cheltuielile pentru servicii externe”

I. COSTURILE DE PRODUCȚIE

= cheltuielile ce apar la eveniment pentru serviciile proprii;

Costurile de producție =

a) Costuri unitare privind personalul; +

b) Costuri unitare directe +

c) Costuri indirecte

A) COSTURI UNITARE LEGATE DE PERSONAL Planificarea costurilor este mai dificilă decât

aprecierea costurilor unitare directe; Pentru a estima necesarul de personal corespunzător

unui eveniment, este necesar ca proiectul complex să fie împărțit în pași de lucru semnificativi și bine delimitați.

Planificarea ar trebui să fie orientată după ciclul de viață al evenimentului, cu precizarea că nu trebuie uitate perioadele de montare, demontare, probe.

CICLUL DE VIAȚĂ AL EVENIMENTULUI - STEPHAN SCHÄFER

i. Pregătirea: consilierea, brief-ul, studierea, concepția, planificarea, control, design, decontarea intermediară;

ii. Executarea: coordonarea, producția, organizarea, documentația;

iii. Post-pregătirea:organizarea lichidării, valorificarea documentației, evaluarea, lichidarea conturilor.

Cheltuielile unitare cu personalul au dimensiuni diferite pentru că fiecare participant costă diferit.

Este necesar să fie stabiliți cu exactitate timpii prestați pentru a stabili rentabilitatea în calculația intermediară și în cea ulterioară.

Acestea cuprind: salariile membrilor proiectului, salariile colaboratorilor, taxe și impozite legate de salarii, deplasări (cazare, transport etc.).

Orice eveniment, indiferent de costurile sale, are nevoie de personalul potrivit.

B) COSTURI UNITARE DIRECTE:

= Cheltuieli pentru prestații directe ce apar exclusiv cu ocazia evenimentului (transport, achiziționarea de aparate speciale sau obiecte necesare doar pentru acest eveniment).

C) COSTURI INDIRECTE

= cheltuielile care nu pot fi calculate direct;

Sunt de două categorii:

i. Costuri indirecte autentice

ii. Costuri indirecte „false”

Costuri indirecte autentice Costuri indirecte „false”

Investiții (dotarea birourilor, IT) Telefon

Asigurări ale întreprinderii (de bunuri materiale, în caz de accident, răspundere civilă, protecție juridică)

Costuri legate de comunicare;

Impozitele întreprinderii Copii;

Costuri cu clădirile (Chirie, curățenie, energie)

Publicitate/ PR

Costuri privind personalul, ce nu pot fi atribuit direct proiectului – de aceea, sunt costuri unitare;

COTA COSTURILOR INDIRECTE =

CALCULAȚIA GLOBALĂ A ADAOSULUI

Costuri unitare cu privire la personal

+

Costuri unitare directe

+

Cota costurilor indirecte în procente

=

Costuri de producție

II. CHELTUIELI UNITARE PENTRU SERVICII EXTERNALIZATE Cheltuieli ale căror prestări nu sunt realizate

de noi și deseori nu sunt calculate de noi;

Deseori, acestea sunt solicitate de către ofertanții externi de servicii.

Costuri preliminare Costuri cu execuția Costuri cu finanțarea

Concept (text, grafică, construcția prototip,

material);

Locație (chirie, energie, mobilare,

curățenie, siguranță)

Credite, garanția bancară;

Delegare externă Scenă

Managementul participanților (de la schițarea invitațiilor la trimiterea lor, pagina web a evenimentului)

SonorizareIluminare

Susținerea oratorului

EfectePunerea în scenăManagementul

artiștilor

Evaluarea și controlul

succesului:Chestionarea

EvaluareaDocumentația

Comunicare (PR, publicitate)

TaxeImpozite

Follow-upCadoul

Onorarii pentru liber profesioniști (prestații

creative, consilierea, planificarea,

coordonarea)

CateringManagementul

oaspețilorSecuritateAsigurări

Transporturi etc.

DE LUAT AMINTE:

Trebuie să negociem modalitățile corelate de plată pentru întocmirea ulterioară a facturilor de după eveniment;

Trebuie să se ia în calcul o anumită rezervă de siguranță fiindcă mereu vor exista „un număr de refuzuri fără preaviz și de non-veniți anunțați”. În caz contrar, eliminarea acestor rezerve ar conduce la cheltuieli suplimentare (taxe de stornare și costuri suplimentare în caz de deficite).

Avansurile către prestatorii de servicii trebuie limitate la plăți pentru execuții anticipate și garanții, proporționale cu cantitatea de produse solicitante de noi.

„CUM” DIN PERSPECTIVA PLANIFICĂRII ȘI ORGANIZĂRII

! Evenimentele sunt proiecte. Management „automat ” al

evenimentelor – software-uri speciale pentru acestea, însă sunt limitate preponderent la administrarea participanților.

Nu există un „software pentru evenimente pentru TOATE necesitățile”.

MANAGEMENTUL MANUAL AL EVENIMENTELOR:

împărțirea proiectului în pași mici și expliciți;

Unul dintre instrumentele care permite un bun control pe parcursul proiectului îl reprezintă PLANUL DE LUCRU sau DIVIZIUNEA STRUCTURATĂ a ACTIVITĂȚILOR (DSA).

Are următoarele funcții: Ajută la împărțirea proiectului în sarcini și

activități mai mici; Ajută coordonatorul proiectului să identifice toate

sarcinile necesare; Ajută la stabilirea unui consens în legătură cu

îndeplinirea sarcinilor; Ajută la încadrarea activităților în timp sau în

anumite costuri;

Această abordare este cunoscută și sub numele de abordare de sus în jos, manieră ce ajută la identificarea sarcinilor urgente și la evoluția logică a acestora.

Diviziunea structurată a activităților:

I. Etapă: Pregătirea proiectului;

Activitatea 1: Recrutarea membrilor echipei de proiect;Subactivități:

1.1. Recrutarea celor mai buni candidați astfel încât proiectul să fie un succes;

1.2. Descrierea activității fiecăruia;

1.3. Selectarea membrilor:

Activitatea 2: Familiarizarea echipei cu planul de proiect;

Subactivități:

2.1. Prezentarea principalelor coordonate ale proiectului;

2.2. Ședințe de brainstorminh

Activitatea 3: Identificarea unor eventuali înlocuitori pentru acei membri ai echipei care nu pot participa la proiect sau care doresc să se retragă etc.

alcătuirea unei agende/ organizator al evenimentului – tablă de materii;

în desfășurarea unui proiect am putea porni de la conceptul și bugetul evenimentului;

pentru a cuprinde concret, clar și sistematic proiectul într-o hartă a minții, autorul recomandă utilizarea metodei mind-mapping;

este necesar ca toți pașii evenimentului să fie încadrați într-un flux cronologic al desfășurării unui proiect;

Model de tablă de materii a organizatorului de proiect:

1. Organigramă: responsabilul de proiect cu funcțiile și competențele lui;

2. Lista de contacte: a responsabililor de proiect, prestatorii de servicii și persoanelor de contact;

3. Clienți: corespondența;

4. Conceptul: brief-ul, rebriefing, schița ideii, conceptul, cercetarea, prezentarea;

5. Protocolul: întâlniri, rapoarte ale vizitelor, însemnări pe documente;

6. Sarcini: lista de verificare;

7. Desfășurarea: planul regiei, scenariul;

8. Planuri: locația, amplasare, căi de acces;

9. Finanțe: calculație, facturi;

10. Mecanisme: participanți, PR, program, locație –impozite etc.

TERMENELE LIMITĂ

trebuie fixate astfel încât să avem suficient timp pentru eventualele schimbări;

Instrumente ce permit structurarea cât mai eficientă a timpului pe parcursul proiectului:

1. Calendarul – graficul Gantt;

2. Metoda drumului critic (MDC);

1. CALENDARUL- GRAFICUL GANTT instrument de planificare utilizat în

managementul de proiect, ce oferă o ilustrare grafică a unui proiect și ajută la coordonarea și monitorizarea unor sarcini specifice din cadrul proiectului;

2. METODA DRUMULUI CRITIC (MDC)

se folosește pentru a determina lungimea proiectului și pentru a identifica activitățile importante;

Calculează următoarele: Cea mai timpurie dată la care o activitate poate să înceapă

sau să se termine, precum și cea mai timpurie dată la care se poate finaliza un proiect;

Cea mai îndepărtată dată la care o activitate poate să înceapă sau să se finalizeze fără să aibă ca efect finalizarea mai târziu a proiectului;

Cât de mult poate fi întârziată fiecare activitate fără să cauzeze finalizarea cu întârziere a altor activități;

Activitățile critice, care vor conduce la întârzierea întregului proiect dacă ele sunt întârziate.

STABILIREA PRIORITĂȚILOR ȘI DELEGAREA

Stabilirea priorității sarcinilor în matricea Eisenhower:

Important Neimportant

Urgent Trebuie să reacționăm personal imediat.

Trebuie să reacționăm din motive legate de timp, dar poate fi realizat și delegând o altă persoană.

Mai poate fi amânat

Rezolvarea poate fi amânata sau delegată.

„Coșul de gunoi” / sertarul cu hârtii;

Înregistrăm termenele și sarcinile într-o listă de verificare;

Planul regizoral cuprinde indicații privind modul de acțiune și intervențiile necesare pentru punerea în scenă și organizarea evenimentului.

Scenariul – cele mai importante informații cu privire la punerea în scenă, prevăzute în planul desfășurării și în textele moderatorilor, oratorilor și actorilor.

Trebuie să ne gândim la detaliile relevante din punctul de vedere al siguranței.

Acordarea libertății de acțiune – trebuie să luăm de la comitet o confirmare scrisă a libertății de acțiune;