managementul proiectelor - ael.utcluj.ro · ii. definirea motivului și a obiectivului conținutul...

MANAGEMENTUL

PROIECTELOR

02 … Definirea motivului și a obiectivului

II. Definirea motivului și a obiectivului

Conținutul capitolului

Crearea definirii proiectului

De ce avem nevoie de un proiect ?

Ce va rezulta din proiect

Idee

Succesul proiectelor depinde de o cunoaștere

precisă

completă

lipsită de ambiguități

II. Definirea motivului și a obiectivului

Pentru a termina o misiune trebuie știut

rezultatul dorit - CE ?

motivul - DE CE ?

Managerii buni știu că o explicație importantă a succesului lor este faptul că asigură claritatea asupra motivului existenței proiectului și a celor ce trebuie îndeplinite.

Proiectele de succes încep prin cunoașterea clară a obiectivului final

Cunoașterea motivului

Orice acțiune pe care o întreprindem are la bază un motiv

De ce fac asta ?

Definirea motivului unei acțiuni

se face în general într-un document numit Expunere de motive

trebuie să fie precisă, pt că diferențe mici în definire pot

duce la diferențe mari în ceea ce se va

realiza

Cunoașterea motivului

Definirea motivului unei acțiuni, ex:

a) Dotarea laboratorului de CEF pentru a putea realiza activități didactice cu toată grupa

b) Dotarea laboratorului de CEF pentru a crește calitatea procesului didactic

Cunoașterea motivului

Definirea motivului unei acțiuni, ex:

a) Dotarea laboratorului de CEF pentru a putea realiza activități didactice cu toată grupa

Mai multe standuri

b) Dotarea laboratorului de CEF pentru a crește calitatea procesului didactic

Cunoașterea motivului

Definirea motivului unei acțiuni, ex:

a) Dotarea laboratorului de CEF pentru a putea realiza activități didactice cu toată grupa

Mai multe standuri

b) Dotarea laboratorului de CEF pentru a crește calitatea procesului didactic

Mai mult timp de lucru

Cunoașterea motivului

Mulți manageri se întreabă doar CE? este proiectul și nu discută niciodată DE CE? îl fac Știind de ce se face un anumit lucru

crește motivația

impulsionează membrii echipei

Majoritatea oamenilor obțin rezultate mai bune când cunosc motivul pt care muncesc

Ajută la a verifica dacă rezultatele sunt cu adevărat valoroase

Ajută la luarea deciziilor cele mai bune pe parcursul realizării proiectului

Cunoașterea motivului, ex:

Unui asistent universitar i se cere să doteze cu aparatură nouă laboratorul de CEF

Cunoașterea motivului, ex:

Unui asistent universitar i se cere să doteze cu aparatură nouă laboratorul de CEF

cumpără aparate ieftine

Cunoașterea motivului, ex:

Unui asistent universitar i se cere să doteze cu aparatură nou laboratorul de CEF

cumpără aparate ieftine

Departamentul economisește bani, poate cumpăra mai multe aparate

Cunoașterea motivului, ex:

Unui asistent universitar i se cere să doteze cu aparatură nou laboratorul de CEF

cumpără aparate ieftine

Departamentul economisește bani, poate cumpăra mai multe aparate

Aparatura fiind utilizată și de studenți din anul I se poate defecta rapid

Cunoașterea motivului, ex:

Unui asistent universitar i se cere să doteze cu aparatură nou laboratorul de CEF

cumpără aparate ieftine

Departamentul economisește bani, poate cumpăra mai multe aparate

Aparatura fiind utilizată și de studenți din anul I se poate defecta rapid

se cheltuie mulți bani pe reparații

Cunoașterea motivului, ex:

Unui asistent universitar i se cere să doteze cu aparatură nou laboratorul de CEF

cumpără aparate avansate scumpe

Cunoașterea motivului, ex:

Unui asistent universitar i se cere să doteze cu aparatură nou laboratorul de CEF

cumpără aparate avansate scumpe

aparatura nu se defectează

nu se mai cheltuie bani cu întreținerea

Cunoașterea motivului, ex:

Unui asistent universitar i se cere să doteze cu aparatură nou laboratorul de CEF

cumpără aparate avansate scumpe

aparatura nu se defectează

nu se mai cheltuie bani cu întreținerea

aparatele fiind avansate, utilizarea lor devine greoaie pt studenții anului I

calitatea procesului didactic scade

Cunoașterea motivului, ex:

De ce se dotează laboratorul?

ca să avem un laborator nou

ca să creștem calitatea procesului didactic

Cunoașterea motivului, ex:

De ce se dotează laboratorul?

ca să avem un laborator nou

ca să creștem calitatea procesului didactic

Cunoașterea obiectivului

După stabilirea motivului este necesară stabilirea obiectivului său, pt a răspunde motivului

ex: realizarea de teste EMC

ex: promovarea 100% a testului de laborator

Cunoașterea obiectivului

După stabilirea motivului este necesară stabilirea obiectivului său, pt a răspunde motivului

ex: realizarea de teste EMC

ex: promovarea 100% a testului de laborator

1. Finalizarea definirii proiectului

1. Finalizarea definirii proiectului

De ce se face acest proiect ?

ce veți putea realiza după terminarea proiectului și nu puteți realiza în prezent

Ce vom avea la sfârșitul acestui proiect și nu avem acum ?

cum voi ști când s-a terminat proiectul – ce voi avea atunci și nu am acum

un termometru mai precis

un software nou (up-date)

abilități și competențe noi

1. Finalizarea definirii proiectului

Se va realiza (ar trebui să se realizeze) și altceva ?

în definirea proiectului trebuie inclus tot de ceea ce avem nevoie în timp ce se lucrează la proiectul principal

!!! pot fi incluse prea multe elemente și proiectul să se întindă la nesfârșit

un proiect este un mod organizat de a atinge un obiectiv explicit

1. Finalizarea definirii proiectului

A fost exclus ceva în mod explicit din proiect ?

pot exista activități și rezultate pe care, dintr-un motiv sau altul, dorim să le excludem din anvergura proiectului, dar care puteau fi considerate ca făcând parte din aceasta

Anvergura trebuie să precizeze în scris ce va fi și ce nu va fi realizat

1. Finalizarea definirii proiectului

1. Finalizarea definirii proiectului

Există lacune sau suprapuneri cu alte proiecte ? Dependența de alt proiect (re-work)

S-ar putea ca altcineva să lucreze la un proiect similar sau înrudit

Strategia organizației Mai multe proiecte demarate simultan cu intenția ca

rezultatele tuturor să se cumuleze pt atingerea unui obiectiv mai mare

Ex: cineva dotează laboratorul, altcineva scrie îndrumătorul

Un manager superior de program trebuie să examineze toate definirile de proiecte și să se asigure că părțile se compun laolaltă

1. Finalizarea definirii proiectului

Ce presupuneri se fac ? Ipotezele enunțate într-un proiect trebuie scrise pe

hârtie pt a putea fi gestionate

pt a verifica dacă sunt rezonabile

!!! Ipotezele pot fi greșite uneori e necesară elaborarea unui plan în eventualitatea

că ele nu se adeveresc

Ex: Ipoteză: furnizorul nostru actual de echipamente poate furniza aparatele necesare la prețuri mai mici sau cel mult egale cu cele de pe piață

1. Finalizarea definirii proiectului

Există probleme importante cunoscute și care trebuie depășite ?

problemele care pot avea efecte asupra felului în care este îndeplinit proiectul trebuie scrise pe hârtie

problemă importantă poate afecta

costul

durata

felul în care e abordat proiectul

1. Finalizarea definirii proiectului

Beneficiarul a stabilit condiţii explicite privind modul de realizare?

Beneficiarul poate impune

termenul final

costul maxim

reglementări, legislaţie

respectarea unor standarde

…

2. Verificarea rolului managerului

2. Verificarea rolului managerului

Managerul trebuie să își cunoască responsabilitățile Ex, sunt responsabil doar pt dotarea laboratorul de CEF

(obiectivul) SAU Sunt responsabil pt creșterea promovabilității (motivul)

Managerul de proiect răspunde doar de realizarea celor specificate, nu și de motivul pt care o face

Uneori, managerului de proiect i se cere să fie responsabil și pt motiv (beneficii) Dotarea laboratorului este cu siguranță modul cel mai

bun pt creșterea promovabilității ? Ce fac dacă dotarea laboratorului nu va duce la creșterea

promovabilității ?

3. Consultarea cu beneficiarul asupra

definirii proiectului

3. Consultarea cu beneficiarul asupra

definirii proiectului

Aspectele asupra cărora există nelămuriri trebuie re-examinate

Începerea unui proiect incomplet definit, sporește riscul unei disfuncționalități

orice greșeală făcută la acest nivel va fi amplificată până la terminarea proiectului

recomandări

Se începe cu punctul de vedere al beneficiarului

din cauza elanului și a presiunii de a finaliza proiectul

la timp, managerul face tot ce consideră potrivit din

punctul lui de vedere

deciziile luate și acțiunile inițiate sunt cu adevărat cele

mai bune și dpdv al beneficiarului?

beneficiarul trebuie întrebat acolo unde managerul nu

poate sa un răspuns

recomandări

La terminarea unei versiuni a definirii proiectului aceasta trebuie discutată cu cei pt care se face proiectul

Întrebări posibile Doriți osciloscoape cu conexiune USB ? Se pot obține, dar sunteți

sigur că va ajuta la creșterea promovabilității ? Sunteți siguri că studenții sunt suficient de bine pregătiți la începerea

semestrului pt a putea utiliza aparatele ?

Doriți să dotez laboratorul pt studenții de anul I, dar s-ar putea ca în viitor el să fie folosit și la alte discipline. Nu doriți ca în același timp să examinez și această posibilitate ?

Proiectul trebuie terminat la timp, deci atâta timp cât clientul este mulțumit, și managerul trebuie să fie mulțumit

recomandări

Beneficiarul poate să afirme că nu s-a făcut ceea ce

a cerut el

Managerul va cere beneficiarului să semneze definirea

proiectului după ce a fost finalizată

managerul este protejat

beneficiarul este implicat

Când există mai mulți beneficiari

trebuie adunați la un loc

se discută definirea proiectului până se ajunge la consens

toți trebuie să semneze