managementul calitatii farmaceutic
Post on 08-Dec-2015
4 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Masterand: Tanase Talida IoanaUniversitatea “Lucian Blaga”, Management Sanitar,Catedra: MANAGEMENTUL CALITĂŢII
Imbunatatirea calitatii procesului de
aprovizionare cu maedicamente
in societatea comerciala Anida Farm SRL
1
Masterand: Tanase Talida IoanaUniversitatea “Lucian Blaga”, Management Sanitar,Catedra: MANAGEMENTUL CALITĂŢII
Subiect: Imbunatatirea calitatii procesului de aprovizionare cu
medicamente in societatea comerciala Anida Farm SRL
1.1.Prezentarea Oraganizatie
- localizare: judetul Brasov, mediul rural;
- consumatori/potentiali pacienti/clienti: populatie tinta 3600 locuitori;
- populatie mixta: cetateni romani, cetateni de etnie maghiara si cetateni de etnie roma in
procente aproximativ egale;
- putere economica dupa cum urmeaza:
i. preponderent pensionari si copii pana in 18 ani;
ii. persoane asistate social in proportie de 40%
iii. salariati in procent de 10%
- domeniul de activitate: farmacie de circuit deschis
caracteristici: fara program permanent
- competitorii: 1 competitor fara personal inalt specializat, cu pozitionare avantajoasa fata
de fluxul de potentiali clienti;
- parteneri: parteneriat cu societate cu acelasi domeniu de activitate pentru produsele cu
marja de profit scazuta;
- actionari: doi actionari – un investitor si un specialist;
- consiliul de administratie: doi administratori cu drepturi egale; un investitor si un
specialist;
- angajati: trei angajati:
i. un factor de decizie – specialistul,
ii. un angajat insarcinat cu activitati administrative,
iii. un executant
- conditii economice: societatea a efectuat
o investitie de 40 000 de euro in
:
a. amenajare saptiu,
b. cu calculatoare,
c. sisteme inforamtice – programe de software agreeate si acreditate de
institutiile statului,
d. sistem de climatizare si monitorizare a factorilor de mediu,
sisteme online de comanda/aprovizionre,
2
Masterand: Tanase Talida IoanaUniversitatea “Lucian Blaga”, Management Sanitar,Catedra: MANAGEMENTUL CALITĂŢII
e. mobilier, reclama luminoasa, reclame out door (bannere, reviste, flyere,
articole de specialitate in publicatii)
precum si o investitie de 10 000 in stocul initial de marfa/produse medicamentoase; stocul initial a
fost suportant prin aport actionar iar amenajarile prin credit bancar;
- cadru legistativ instabil: cu trei Ordonante deUurgent/3 ani care modifica legea de
organizare si functionare a farmaciilor in vigoare la data efectuarii studiului de FORCASTED
CASH FLOW; 4 modificari ale contractului cadru de furnizare de servicii farmaceutice catre
populatie pe parcursul a doi ani caledaristici in care casa de asigurari a prelungit unilateral
termenele de plata agreeate de comun acord;
- furnizori:
i. un furnizor majoritar cu conditii preferentiale: discouturi, termene de plata,
facilitate de retur marfa;
ii. 6 furnizori secundari.
1.2. Definirea proiectului:Imbunatatirea calitatii procesului de aprovizionare cu
maedicamente in societatea comerciala Anida Farm SRL
1.2.1. Tipul de probleme existente in procesul de aprovizionare
Procesul de aprovizionare este unul continuu care se realizeaza preponderant online si care este
dependent de disponibilitatea produselor la frunizorul majoritar.
Identificarea problemelor existente in procesul de aprovizionare se realizeaza prin masurarea
performantei acestuia si anume:
1.2.1.1. Capabilitatea procesului de aprovizionare
Procesul de aprovizionare este capabil sa ofere produsele necesare satisfacerii clientului
numai in masura in care acestea sunt disponibile la furnizorii organizatiei.
1.2.1.2. Timpul de reactie
Aprovizionarea are doua etape:
etapa de comanda si
etapa de livrare de catre furnizor a produselor comandate
i. Procesul de comanda are un timp de reactie minimal garantat prin confirmarea
instantanee a disponibilitatii produsului la furnzizor. Acestea este datorata informatizarii acestui
process.
Informatizarea excesiva a procesului il imobilizeaza in urmatoarele cazuri:
- probleme legate de furnizarea energiei electrice de catre RENEL;
- problemelegate de functionarea seviciului de date – Clicknet furnizat de Romtelecom.
3
Masterand: Tanase Talida IoanaUniversitatea “Lucian Blaga”, Management Sanitar,Catedra: MANAGEMENTUL CALITĂŢII
ii. procesul de livrare este dependent ruta de livrare
1.2.1.3. Aspecte masurabile ale dependabilitatii
Prcesul de aprovizionare/comanda este dependent de:
- nevoia imediata a pacientului de produse care nu se afla pe stoc - nemasurabil
- nevoia pe termen mediu a produselor cu miscare de stoc – masurabil statistic
- disponibilitatea produsului la furnizorul majoritar sau la cei de rezerva – nemasurabil
- transmiterea corecta a comenzii – masurabil;
- facturarea corecta de catre furnizor a comenzii transmisa – masurabil;
- colectarea corecta a produselor da catre furnizor si concordanta acestora cu factura
fiscala – masurabil;
- intervaul de timp necesar pentru onorarea comenzii de catre furnizor - negociat si
denumit timp de livrare – masurabil
- transmiterea corecta a coletelor si a docmentelor de livrare – masurabil;
- preluarea corecta a facturilor fiscale de catre farmacie - masurabil
- efectuarea receptiilor calitative si cantitative - masurabil
- profitabilitatea produsului in raport cu conditiile comerciale – discounturi/conditii de plata
– masurabil
1.2.1.4. Utilizarea tehnologiilor
- procesul de aprovizionare de la furnizorul majoritar este informatizat
- procesul de aprovizionare de la furnizorii secundari este clasic, neinformatizat si
utilizeaza comanda telefonica, confirmarea verbala si implicit induce posibile erori in process.
1.2.1.4. Reducerea pierderilor
- reducerea pierderilor in procesul de aprovizionare/comanda urmareste astectele:
- evitarea comenzilor care asigura un stoc mai mare decat stocul de urgenta
determinat statistic
- evitarea comenzilor pentru produsele cu valabilitatea mica (termen de expirare
mai mic de un an)
- comandarea produselor cu prêt ridicat sau greu vandabile n umai la comanda
ferma a pacientului/clientului
- respectarea de catre furnizor a timpului de livrarea agreeat astfel incat sa nu fie
afectata calitatea actuliui farmaceutic
4
Masterand: Tanase Talida IoanaUniversitatea “Lucian Blaga”, Management Sanitar,Catedra: MANAGEMENTUL CALITĂŢII- respectarea conditiilor de transport pentru produsele ce necesita temperature speciale de
depozitare si manipulare
1.2.1.5 Alocarea si reducerea costurilor
- bugetul alocat procesului de aprovizionare include costuri cu telefonia fixa, telefonia
mobila, licente pentru software de comanda online, costuri pentru papetarie
1.2.2. Problemele identificate prin monitorizarea si masurarea procesului:
- disponibilitatea precara produselor la frunizorul majoritar;
- nefinalizarea procesului de comanda a produselor la furnizor atunci cand societatea nu
beneficiaza de energie electrica;
- nefinalizarea procesului de comanda catre furnizorul majoritar atunci cand conexiunea
la internet este defectuasa;
- nefinalizarea procesului de comanda catre furnizorul majoritar atunci cand nu
functioneaza sistemul informatic al acestuia;
- lipsa posibilitatii de anticipare a nevoilor imediate ale pacientilor de produse care nu se
afla pe stoc;
- neconcordanta intre dimensiunea comenzii si nevoia reala, imediata a societatii;
- aprovizionare defectuasa din cauza erorilor de transmitere a comenzilor;
- aprovizionarea defectuaza din cauza erorilor de facturare;
- aprovizionarea defectuasa din cauza erorilor de colectare a produselor la furnizor;
- aprovizionarea defectuasa datorata erorilor de livrare
- aprovizionarea defectuasa din cauza erorilor de receptie: preluare, verificare calitativa si
cantitativa
- aprovizionarea defectuasa datorata erorilor de introducere a facturilor in system la
farmacie.
1.2.3. Identificarea problemei majoritare pentru organizaie
Se realizeaza prin studiera frecventei cu care apare si prin impactul pe care aceasta il are asupra
procesului de aprovizionare.
1.2.4 Misiunea pentru rezolvarea problemei
Satisfacerea nevoilor clientului cu alocarea de resurse in acest sens.
5
Masterand: Tanase Talida IoanaUniversitatea “Lucian Blaga”, Management Sanitar,Catedra: MANAGEMENTUL CALITĂŢII
6
Necesarul de comandaIntocmirea defecturii
Intocmirea comenzii online catre furnizorul majoritar
Intocmirea comenzii online catre furnizorul majoritar
Confirmarea cantitatilor disponibile la furnizorul
majoritar
Prelucrarea comenziiPrelucrarea comenzii
Corelarea facturii cu produsele comandate
Corelarea facturii cu produsele comandate
Livrarea conform rutei de expeditie
Livrarea conform rutei de expeditie
Verificarea comenzii si validarea electronica a acesteia
Verificarea comenzii si validarea electronica a acesteia
Primirea facturilor si a produselor comandate
Defectura pentru furnizorii alternativiDefectura pentru
furnizorii alternativi
Transmiterea telefonica a comenzilor pentru furnizorii
alternativi
Confirmarea cantitatilor comandate
Aceleasi etape de operare ca si in cazul furnizorului majoritar
Aceleasi etape de operare ca si in cazul furnizorului majoritar
DADA NUNU
Masterand: Tanase Talida IoanaUniversitatea “Lucian Blaga”, Management Sanitar,Catedra: MANAGEMENTUL CALITĂŢII
Diagrama PARETO
Diagrama Pareto arata factorii care intervin cel mai des în realizarea unui proces.
Analiza diagramei Pareto ajuta la folosirea raţionala a resurselor (umane şi/sau
financiare), tinandu-se cont de problema cea mai importanta ce trebuie rezolvata.
Nr.
crtProblema Frecventa
Procent
relativ
Frecventa
cumulata
Cumularea
procentelor
1disponibilitatea precara produselor la frunizorul majoritar;
27 32.53 27 32.53
2
nefinalizarea procesului de comanda a produselor la furnizor atunci cand societatea nu beneficiaza de energie electrica
11 13.25 38 45.78
3
nefinalizarea procesului de comanda catre furnizorul majoritar atunci cand conexiunea la internet este defectuasa
3 3.61 41 49.39
4
nefinalizarea procesului de comanda catre furnizorul majoritar atunci cand nu functioneaza sistemul informatic al acestuia
5 6.02 46 55.42
5
lipsa posibilitatii de anticipare a nevoilor imediate ale pacientilor de produse care nu se afla pe stoc
10 12.05 56 67.47
6neconcordanta dintre dimensiunea cmenzii si nevoia reala, imediata a societatii
3 3.61 59 71.08
7aprovizionare defectuasa din cauza erorilor de transmitere a comenzilor
8 9.64 67 80.72
8 aprovizionarea defectuaza din 6 7.23 73 87.95
7
05
1015202530
Fre
cven
ta/
pro
cen
t
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Probleme identificate conform tabel
Pareto aprovizionare
Masterand: Tanase Talida IoanaUniversitatea “Lucian Blaga”, Management Sanitar,Catedra: MANAGEMENTUL CALITĂŢII
cauza erorilor de facturare
9 aprovizionarea defectuasa din cauza erorilor de colectare a produselor la furnizor
3 3.61 76 91.56
10 aprovizionarea defectuasa datorata erorilor de livrare
1 1.20 77 92.77
11
aprovizionarea defectuasa din cauza erorilor de receptie: preluare, verificare calitativa si cantitativa
3 3.61 80 96.38
12
aprovizionarea defectuasa datorata erorilor de introducere a facturilor in sistemul informatic la farmacie.
3 3.61 83 100
8
Masterand: Tanase Talida IoanaUniversitatea “Lucian Blaga”, Management Sanitar,Catedra: MANAGEMENTUL CALITĂŢII
dis
po
nib
ilita
tea
pre
cara
pro
du
selo
r la
fru
niz
oru
lm
ajo
rita
r;
ne
con
cord
an
tad
intr
ed
ime
nsi
un
ea
cme
nzi
i si
ne
voia
re
ala
,im
ed
iata
aso
cie
tatii
S1
0
5
10
15
20
25
30
Diagrama cauza efect simplificata
1.4. Imbunatatire
Remedierea problemei majoritare se poate realiza pe doua cai:
- rezolvarea imediata prin masura corectiva
9
Aprovizionare defectuasa, lipsa produse pe stoc, nesatisfacerea nevoilor clientului
Emitere comanda Furnizor Livrator
Lipsa energie electrica
Nefunctionare sistem informatic
Erori de facturare/colectare marfa
Inarzieri in trafic
Eroare livrare colet+documente
Lipsa conexiune internet
Masterand: Tanase Talida IoanaUniversitatea “Lucian Blaga”, Management Sanitar,Catedra: MANAGEMENTUL CALITĂŢII
- rezolvarea pe termen lung prin utilizarea unei masuri preventive
1.4.1. Masuri corective
Constau in:
- utilizarea optiunii de aprovizionare de la furnizori alternativi cu riscul scaderii
rentabilitatii procesului de aprovizionare datorat balantei volum/discount;
- apelarea la serviciile partenerilor cu riscul scaderii volumului rulat, al cifrei de afaceri
si implicit al profitului
1.4.2 Masuri corrective
Constau in:
- aprovizionarea in cantitati mari cu produsele pentru care se constata dificultati in
aprovizionare prin lipsa acestora la distribuitor, atunci cand acestea se afla in stoc.
Riscul economic al acestei manevre consta in cresterea duratei de rotatie a stocului
si implicit in scaderea profitabilitatii pentru produsul respective.
1.4.3. Alocarea de resurse
Atat in cazul masurilor corrective cat si in cazul masurilor preventive se pastreaza nevoia
companiei de satisfacere a clientului dar scade profitabilitatea.
In acest caz cresterea calitatii duce la o scadere a rentabilitatii pe termen scurt si mediu.
Nr. crt
Cauzele cu ponderea cea mai
mare
Actiuni corective
Resurse necesare
Responsabil TermenStadiul de reaizare
disponibilitatea precara produselor
la frunizorul majoritar;
aprovizionarea de la furnizori
alternativi
Intre 12 si 14% din marja pe produs
specialistul continuu NA
societatea nu beneficiaza de
energie electrica
Aprovizionarea unui generator
de curentFinaciare Administratorul 12 luni In curs
conexiunea la internet este defectuasa
NA din cauza lipsei de
semnal pentru internetul
mobil
NA NA NA NA
10
top related