10 lucruri pe care ar trebui să le Ştie oricine care lucrează În excel

10 Lucruri pe care ar trebui s le tie oricine care lucreaz n ExcelAcest articol este scris deRadu Popa,autorulebook-ului Arsenal de ExcelNinja.Nota lui Gabriel:Dac lucrezi zilnic n Microsoft Excel, ai de-a face cu Excel de cteva ori pe sptmn sau crezi c te poi folosi de acest program ca s i creti productivitatea, atunci articolul lui Radu este perfect pentru tine.n munca mea de zi cu zi m lovesc destul de mult de 2 tipuri de sarcini, susinerea de interviuri i cursurile de Excel.Una dintre ntrebrile mele preferate,pe care o adresez celor cu care m ntlnesc, este: auzi tii s utilizezi programul la, cum i spune, mi scap numele Excel.Rspunsulcel mai des ntlnit: sigur c da, m pricep destul de bine. Dup 1 sau 2 ntrebri ajungeam totui la concluzia c acea persoan doara zgriat suprafaa i c mai are mult pn departe.Din acest motiv am fcut acest articol care cuprinde 10 sfaturi i trucuri n Excel, lucruri pe care dac le stpneti bine de tot, poi s spui cu ncredere:da domne, tiu s lucrez n Excel, nu am ajuns la statutul de ninja, dar cred m descurc.Sfaturile sunt aezate n funcie de complexitate (de la cel mai puin complex, la cel mai complex), iar alturi de ele am inclusi cteva linkuri n caz c vrei s afli mai multe.10 Lucruri pe care ar trebui s le tie oricine care lucreaz n Excel1. Adaug un rnd nou ntr-o celul

ncepem cu un lucru foarte simplu, dar al naibii de enervant dac nu tii cum se face, s adaugi un rnd nou ntr-o celul.tii tabelul n care, pe coloana B n aceeai celul, trebuie s scrii numele firmei i sub ea, pe un rnd separat, adresa. Rspunsul e simplu, ine minte,ALT+ENTER.2. Freeze panes

Mergem mai departe i dac tot vine vara m gndesc s vorbesc despre iarn i nghe, mai exact despre nghearea anumitor rnduri/coloane.S zicem c ai un tabel de 3461 de rnduri i ai prefera ca, pe msur ce faci scroll n jos, capul de tabel s rmn vizibil.Opiunea care te intereseaz pentru asta se numetefreeze panesi o gseti n tab-ul de view. ine cont c atunci cnd o activezi,zona din stnga i de deasupra celulei activeva rmne ncremenit.3. Filtre i sortare pe mai multe nivele

Da, cred c trebuie s visezi tabele i filtre i noaptea.Dac un cap de tabel peste care s aruncm un filtru tim s facem majoritatea dintre noi, sortarea pe mai multe nivele s-ar putea s o punem n categoria ce e aia, ce sortare, ce nivele.M refer ca n tabelul cu date de contact din companie s pot s sortez oamenii, n primul rnd dup departament, apoi dup nume.Dac vrei s afli mai multe citete un articol despresortare pe mai multe nivelesau s vizionezi video-ul de mai jos care i arat sortarea pe nivele n 40 de secunde.Click aici dac nu vezi video-ul.4. Validarea datelor

Atunci cnd lucrezi singur n documente simple nu e neaprat o provocare s corectezi coloana B n care, n loc de 2, ai scris doi.Dac totui lucrezi pe rapoarte complexe cu mii de rnduri mpreun cu o armat de oameni, s-ar putea s te deranjeze ca s i petreci tinereea corectnd greelile altora.Excel i permite cu ajutorul opiunilor de validare a datelor, s nu i lai pe alii s scrie tmpenii n tabele tale.Dac vrei s afli mai multe despre validarea celulelor trebuie neaprat s citeti articolul pe care l-am scris despre cum s creeziRapoarte BLINDATE cu ajutorul validrii datelor.5. Formatare condiional

De multe ori atunci cnd vrem ca anumite lucruri s ias n eviden,le scriem cu bold, saucu rou, etc.Posibil ca n modelul de buget la care ai lucrat, s te fi pus s nroeti categoriile de cheltuielilacare te-ai ntins mai mult dect plapuma, ca s vad i eful.Bi, ce fain ar fi dac chestii de genul sta s-ar putea face automat -i zici tu n gnd.Pi, se poate, folosindformatarea condiional.Dac te intereseaz subiectul, i recomand un video de 10 minute de la un indian, de la care mai fur i eu meserie din cnd n cnd.Click aici dac nu se vede video-ul.6. Formule aritmetice condiionale

Cred c Excel fr formule, e ca un hipster fr smartphone, adic nu e true.Dei cred c majoritatea formulelor pot fi utile la un moment dat, m opresc la cele aritmetice condiionale, pentru c nu vreau s transform acest articol ntr-o carte :P .S zicem c ai un tabel cu salariile tuturor angajailor i vrei s aduni salariul tuturor angajailor din departamentul X sau vrei s numeri cte persoane lucreaz ntr-un departament.Dac te intereseaz cum poi face asta folosind formule arunc o privire peste articolul desprecountif i sumif.7. Formula VLOOKUP

Asta e un cuvnt pe care l auzi des n multinaionale, VLOOKUP.De ce?pi din cauz c acolo se fac nejustificat de multe rapoarte i oamenii sunt pasionai s afle cum pot lua informaii din rapoartele colegilor ca s mearg lucrurile mai repede.Ca s nu vorbim generaliti idau un exemplu conret:ai o list cu toi clienii, eful tu i-a cerut s adaugi o coloan nou n care s apar adresa de coresponden.Tu ai o list de la financiar cu clienii i adresa lor, dar fiindc are alte informaii dect raportul tu, nu o poi folosi ca atare.Ai 2 opiuni, s iei manual fiecare dintre cei 3523 de clieni s le caui adresa i s i dai un copy paste n raportul tu sau s nvei s folosetiVLOOKUP.Cum preferi, 2 ore de munc repetitiv i posibilitatea de a strica tastele CTRL C V sau 2 minute i o formul?8. Grafice

Eti de acord cu mine c nu poi s spui c tii s lucrezi n Excel pn nutii s faci mcar un grafic de tip Pie Chart?Muli dintre cei care citesc i care vor citi acest articol probabil c atunci cnd creeazun grafic nou, aplicmetoda speranei.Metoda speranei= selectez toate celulele pe baza crora vreau s construiesc un grafic isperca Excel s mi citeasc gndurile i s mi arate graficul exact cum e n capul meu, cteodata funcioneaza.ntr-un articol n care vorbesc despregrafice n Excelvorbesc la o alternativ lametoda speraneicare teajut s nelegimecanismul din spatele graficelor.9. Pivot table

Cu toii avem momente de cotitur n via, momentul n care am terminat coala, cnd ne-am cstorit, etc.Pentru mine un moment de cotitur a fost i atunci cnd am ntelestaina Pivot Table-ului.Se fcea c lucram ntr-o companie cu peste 1000 de angajai i mi s-a cerut s sumarizez manual, un raport.Trebuia s fac asta sptmnal imi lua cam o or.Cum eu sunt din fire mai lene, am cutat moduri prin care pot automatiza asta i aa am dat peste Pivot Table.Dac vrei s economiseti timp, timp pe care s l poi investi n orice altceva, atunci ai nevoie s nvei cum se folosetePivot Table.10. Importul de date

i am ajuns i la ultimul, importul de date date dintr-un workbook ntr-altul.O facilitate care ne poate uura viaa considerabil n cazul n care munca tadepinde de informaii pe care le ieidin alte pri.Dac vrei s sapi mai adnc n aceast direcie, ai ghicit, am scris un articol detaliat despreimportul date n Excelsau poi viziona video-ul de mai jos.Click aici dac nu vezi video-ul.

Devino un Excel NinjaDe multe ori ne plngem c nu avem timp, c sunt prea multe lucruri de fcut.ntrebarea mea pentru tine e urmtoarea: n ce msura foloseti tehnologia s i automatizezi i eficientizezi munca?Radu eu a vrea, dar cum pot face asta? -m ntrebi tu.Ca s te ajut cu sfaturi concrete la ntrebarea de mai sus, am lansat Ebook-ulArsenal de ExcelNinjaprin care vreaus ajut ct mai muli oameni s utilizeze Excel la capacitate maxim, ca s i fac viaa mai uoar.Cu drag,Radu Popa