activitatea de planificare

22
1 Activitatea de planificare • Definirea şi principiile procesului de planificare. • Organizarea activităţilor de planificare. • Planuri şi instrumente de planificare. • Bariere în planificarea efectivă.

Upload: parascoviacebotari

Post on 12-Dec-2015

249 views

Category:

Documents


1 download

DESCRIPTION

Activitatea de Planificare

TRANSCRIPT

Page 1: Activitatea de Planificare

1

Activitatea de planificare

• Definirea şi principiile procesului de planificare.

• Organizarea activităţilor de planificare.

• Planuri şi instrumente de planificare.

• Bariere în planificarea efectivă.

Page 2: Activitatea de Planificare

2

Planificarea este procesul de stabilirea a modului în care sistemul de management îşi va îndeplini obiectivele.

Un program puternic de planificare aduce multe avantaje:

• îi ajută pe manageri să se orienteze asupra viitorului, • îmbunătăţeşte coordonarea deciziilor, orice decizie

care se ia astăzi nu trebuie să influenţeze negativ decizia care va fi luată în viitor,

• planificarea pune accentul pe obiectivele organizaţiei.

Page 3: Activitatea de Planificare

3

Răspuns la întrebări:

• Ce? Scopul

• Când? Intervalul în care trebuie realizat

• Unde? Locul în care planurile vor fi îndeplinite

• Cine? Oamenii ce vor realiza activităţile

• Cum? Fazele, secvenţele şi metodele de atingere a scopurilor

• Cât? Resursele necesare pentru atingerea scopului

Page 4: Activitatea de Planificare

4

Misiune

Misiunea reprezintă viziunea pe termen lung asupra a ceea ce încearcă organizaţia să devină, asupra segmentului de piaţă căruia doreşte să i se adreseze şi asupra nevoilor pe care încearcă să le satisfacă. Ea are rolul de a focaliza energiile, de a conferi un sentiment al orientării, sensului şi ţelului, este o sursă de putere legitimă în situaţiile dificile, împiedică irosirea resurselor în activităţi care nu au legătură cu raţiunea de a exista a organizaţiei şi acţionează pentru fiecare membru al organizaţiei ca o instanţă care indică valorile şi principiile în virtutea cărora doreşte să acţioneze în orice situaţie.

Page 5: Activitatea de Planificare

5

Misiune, viziune

• Care este scopul nostru esenţial, raţiunea noastră de a exista?• Ce reprezentăm? De ce existăm?• În ce constă valoarea noastră, care sunt competenţele noastre

unice? • Care sunt valorile noastre?• Care sunt cele mai importante lucruri pentru organizaţia

noastră?• Care este semnificaţia a ceea ce facem?• Cum putem să ne aducem contribuţia?• Ce vrem să fim şi să facem pe termen scurt; pe termen lung?

Page 6: Activitatea de Planificare

6

Misiune, viziune

• “să dezvoltăm o afacere prosperă în beneficiul clienţilor, angajaţilor, acţionarilor, furnizorilor şi comunităţii în care activează compania”

Page 7: Activitatea de Planificare

7

Obiective

Obiectivele sunt finalităţi pe care o organizaţie caută să le realizeze ca urmare a existenţei şi activităţii sale.

Benefiicii oferite managementului:

- Orientarea acţiunilor;- Limitarea acţiunilor;- Sursă de legitimitate;- Standarde pe performanţă;- Sursă pentru motivare.

Page 8: Activitatea de Planificare

8

Organizarea activităţilor de planificare

Etapele procesului de planificare:• Precizarea obiectivelor organizaţiei.• Stabilirea premiselor pe care se va baza

planificarea. • Luarea deciziei.• Conceperea planului pentru a pune în aplicare

alternativa aleasă.• Transpunerea planurilor în acţiune şi evaluarea

rezultatelor.

Page 9: Activitatea de Planificare

9

Precizarea obiectivelor organizaţiei

Se stabilesc obiectivele la nivelul organizaţiei în ansamblu şi apoi pentru toate unităţile şi subunităţile componente, până la nivelul celor de execuţie.

Page 10: Activitatea de Planificare

10

Stabilirea premiselor pe care se va baza planificarea

Se prognozează evenimentele sau condiţiile, care vor influenţa, probabil, realizarea obiectivelor.

Ce fel de pieţe vor fi? Ce cantităţi se vor vinde? La ce preţuri? Ce nivel vor avea costurile? Salariile? Care va fi nivelul taxelor ţi impozitelor? Vor apărea concurenţi noi? Cum va evolua mediul politic, economic, social?

Premisele se vor limita la factori critici, strategici, cu influenţă majoră asupra planurilor.

Page 11: Activitatea de Planificare

11

Luarea deciziei

- Identificarea alternativelor de acţiune;

- Analiza alternativelor;

- Alegerea unei alternative.

Page 12: Activitatea de Planificare

12

Conceperea planului pentru a pune în aplicare alternativa aleasă

Planurile de acţiune identifică paşii specifici care trebuie urmaţi în vederea atingerii scopurilor şi obiectivelor stabilite în procesul de planificare; sunt stabilite standarde pentru fiecare scop sau obiectiv.

Page 13: Activitatea de Planificare

13

Transpunerea planurilor în acţiune şi evaluarea rezultatelor

Această etapă a procesului de planificare subliniază relaţia dintre planificare şi control: planurile de acţiune reprezintă baza procesului de control.

Planurile de acţiune identifică paşii specifici care trebuie urmaţi în vederea atingerii scopurilor şi obiectivelor stabilite în procesul de planificare; sunt stabilite standarde pentru fiecare scop sau obiectiv. Stabilirea standardelor reprezintă primul pas al procesului de control; al doilea pas îl reprezintă măsurarea rezultatelor reale şi compararea lor cu rezultatele planificate. Cel de-al treilea pas al procesului de control îl reprezintă evaluarea cauzelor apariţiei eventualelor discrepanţe dintre rezultatele planificate şi cele obţinute. Pasul final este acela de a lua măsuri de corectare prin modificarea obiectivelor sau schimbarea planurilor, ceea ce îl repoziţionează pe manager la începutul procesului de planificare.

Page 14: Activitatea de Planificare

14

Planuri şi instrumente de planificareTipologia planurilor

Tipul planurilor

După domeniul de aplicare

După perioada de timp

Plan de marketing

Plan de producţie

Plan deMRU

Planfinanciar

Pe termenlung (strategice)

Pe termenmediu (strategice)

Pe termen scurt (tactice, operative)

După modul de folosire

Planuripermanente

Planuri de osingură utilizare

Page 15: Activitatea de Planificare

15

Planuri permanentePolitici

Politicile reprezintă orientări generale ale procesului de luare de decizii; ele stabilesc limitele între care sunt luate decizii şi decurg de obicei din obiectivele şi strategiile organizaţionale. Politicile sunt declaraţii de conduită. Sunt definite de managerii de pe nivele ierarhice superioare, care le stabilesc din mai multe motive:

  pentru că asigură economisirea timpului;- pentru că asigură luarea deciziilor într-o manieră unitară în situaţii

similare; - pentru a elimina confuziile sau neînţelegerile la nivelele ierarhice

inferioare ale organizaţiei;  pentru a creşte nivelul de eficienţă în atingerea obiectivelor;    pentru a asigura reflectarea unui anumit sistem de valori; pentru a permite managerilor să experimenteze responsabilitatea de a

lua decizii în limitele cadrului stabilit de politică.

Page 16: Activitatea de Planificare

16

Politici

• Vom vinde bunurile numai sub numele nostru de marcă;

• Vom ţine cont de siguranţa clienţilor care utilizează produsele noastre, indiferent dacă există sau nu legislaţie în acest sens privitoare la sănătate şi siguranţă;

• Vom utiliza în procesul de producţie materii ale furnizorilor din ţara gazdă în proporţie de până la 80%.

Page 17: Activitatea de Planificare

17

Planuri permanenteProceduri şi reguli

Procedura descrie o serie de acţiuni ce trebuie întreprinse pentru a îndeplini o anumită sarcină sau pentru a face faţă unei situaţii, diferite de starea normală a sistemului.

Regula arată ce trebuie şi ce nu trebuie să facă un membru al organizaţiei nelăsând nici un loc pentru interpretare. Oferă orientare explicită în problemele morale importante, care pot apărea în cursul activităţilor desfăşurate de organizaţie.

Page 18: Activitatea de Planificare

18

Planuri cu o singură utilizarePrograme şi bugete

Programele sunt un complex de obiective, politici, proceduri, reguli, sarcini repartizate, paşi de făcut, resurse de utilizat ţi alte elemente necesare efectuării unei acţiuni date.

Bugetele sunt expresia numerică a alocării şi utilizării resurselor necesare activităţii întreprinderii, precum şi a rezultatelor aşteptate. Sunt programe exprimate numeric.

Page 19: Activitatea de Planificare

19

Instrumente de planificare

• Previziunea – procesul de stabilire a evenimentelor şi premiselor despre viitor.

• Programarea liniară.

• Metoda pragului de rentabilitate.

• Metoda simulării.

Page 20: Activitatea de Planificare

20

Bariere în planificarea efectivă

• Mediul dinamic şi complex: schimbări rapide, inovaţii tehnologice, concurenţă puternică;

• Opoziţia la stabilirea obiectivelor a unora dintre managerii organizaţiei;

• Rezistenţa la schimbare;

• Lipsa sau deficitul de resurse;

• Timpul.

Page 21: Activitatea de Planificare

21

Bariere în planificarea efectivă10 factori cu rol de inhibitori pentru planificarea eficientă:1.     Planificarea nu este integrată în sistemul global de management. 2.  Unele aspecte ale procesului formal de planificare nu sunt deplin înţelese de către

manageri.3.  Managerii de la toate nivelele manageriale nu au fost implicaţi în mod potrivit în

activităţile de planificare.4.    Responsabilitatea principală pentru planificare a fost acordată unui singur departament.5.    Se consideră că planurile pe termen lung nu pot fi schimbate.6.  În demararea procesului de planificare au fost alese sisteme mai scumpe sau mai

complexe decât era nevoie.7.    Conducerea nu a reuşit să acţioneze în conformitate cu planurile întocmite.8.    Previziunile şi proiectarea bugetului au fost confundate cu planificarea.9.     Au fost folosite date nepotrivite în procesul de proiectare.10.   Managerii nu au reuşit să privească planul în ansamblu şi s-au pierdut în detalii.

Într-un alt studiu, s- a observat că cele mai des întâlnite motive pentru care un plan poate eşua sunt: neconştientizarea importanţei sistemelor de planificare în rândul conducerii şi eşecul în enunţarea obiectivelor în temeni clari şi operaţionali. 

Page 22: Activitatea de Planificare

22

Sugestii de depăşire a obstacolelor întâlnite în procesul de planificare

• Accentuarea importanţei articulării unei viziuni asupra planificării. Sunt de ajutor pentru aceasta orientarea către rezultat şi comunicarea deschisă.

• Trebuie explicată în permanenţă importanţa pe care o au planificarea şi metodele de planificare. Acest lucru poate fi făcut fie formal, prin programe de instruire, fie informal, prin revizuirea de către manageri a planurilor subalternilor.

• Modificarea proceselor organizaţionale de planificare în aşa fel încât să răspundă nevoilor de implementare. Este necesară implicarea în procesul de planificare a acelor manageri care vor fi responsabili pentru etapele de implementare şi control.

• Implicarea managerilor şi a subalternilor lor în procesul de planificare, deoarece cel mai bine pot întocmi planuri cei direct implicaţi în problemele la care se referă.

• Programarea de revizuiri periodice ale planurilor. Evaluarea şi revizuirea trebuie făcute cel puţin anual şi trebuie să facă parte din etapa de control a planificării.

• Demararea unor procese de planificare simple, la care pot fi adăugate ulterior alte informaţii.• Comunicarea planurilor organizaţiei tuturor managerilor interesaţi. Acest lucru poate fi făcut

în scris, lucru ce permite şi discutarea problemelor în cadrul şedinţelor.• În timpul procesului de planificare, previziunea şi stabilirea bugetului trebuie privite ca

instrumente utile, care permit stabilirea premiselor de la care se pleacă în planificare şi, respectiv, implementarea şi controlul planului.

• Identificarea informaţiilor care sunt necesare pentru asigurarea eficienţei planificării şi delegarea indivizilor sau unităţilor responsabili cu culegerea acestor informaţii.

• Reţinerea obiectivelor finale ale planificării şi evitarea pierderii în detalii.