Microsoft Access 2000 Crearea i utilizarea controalelor

Crearea i utilizarea controalelorControalele sunt obiecte de pe un formular sau un raport care sunt utilizate pentru a afia date, a comanda executarea unor aciuni sau a ormanemta formularul/raportul. De exemplu, o caset de text poate fi utilizata pe un formular pentru a afisa date sau a accepta date introduse de utilizator iar pe un raport numai pentru a afia date; un buton de comand de pe formular poate sa deschida un alt formular sau raport; o linie sau un dreptunghi se poate folosi pentru a separa i grupa controalelor fcndu-le astfel mai uor accesibile. Microsoft Access 2000 include urmatoarele tipuri de controale (disponibile prin intermediul casetei cu instrumente din modul Design a formularului sau raportului): caset de text (text box), etichet (label), grup de opiuni (option group), buton de opiune (option button), caset de validare (check box), buton de comutare (toggle button), buton de comand (command button), control de imagine (image control), cadru de obiect legat (bound object frame), cadru de obiect nelegat (unbound object frame), subformular/subraport (subform/subreport), ntrerupere de pagin (page break), linie (line), dreptunghi (rectangle) i controale ActiveX. Controalele pot fi legate, nelegate sau de calcul. Controlul legat este asociat unui cmp al tabelei sau interogrii de baz. Ele se folosesc pentru a afia, edita i actualiza valorile cmpurilor din baza de date. Controlul calculat folosete o expresie ca sursa de date. Expresia poate utiliza datele dintr-un cmp al tabelei sau interogarii de la baza formularului sau raportului. Controlul nelegat nu are surs de date. Putei folosi controalele nelegate pentru a afia informaii, linii, dreptunghiuri i ilustraii. n figura 1 sunt prezentate exemple de controale legate, nelegate i calculate.Controale legate care afieaza datele din cmpurile DenProdus, UnitateMasura i PretUnitar ale tabelei Produse. Controalele nelegate: o linie albastr i un dreptunghi. Nu au sursa de date. Control calculat ce folosete expresia =[PretUnitar]/1.19 ca sursa de date. Expresia este specificat n proprietatea ControlSource a controlului. Figura 1. Exemple de controale legate, nelegate si calculate.

n continuare sunt prezentate principalele controale ce se pot utiliza pe formulare i rapoarte.

1

Microsoft Access 2000 Crearea i utilizarea controalelor

Tipuri de controaleEticheta (label)Pe un formular sau raport, etichetele sunt folosite pentru a afia un text descriptiv, cum ar fi: titluri, semnificaii sau scurte instruciuni (vezi figura 2). Etichetele nu afieaza valorile din cmpuri sau expresii; ele sunt ntotdeauna nelegate i ele nu se schimb n timp ce navigai nregistrrile unei tabele sau interogri.Etichet independent Casete de text legate; afieaz datele din cmpurile tabelei Cursanti.

Etichete ataate casetelor de text

Caset de text nelegat; afieaz rezultatul unei expresii. Figura 2. Exemple de etichete i casete de text.

O etichet poate fi ataat unui alt control. De exemplu, cnd plasai pe formular sau raport unele controale, cum ar fi casete de text, casete de validare, liste sau casete combinate, acestea vor avea ataate o etichet ce afieaz titlul acelui control. n cazul unui formular, aceaste etichete apar ca antete de coloan cnd formularul este prezentat n modul Datasheet. Cnd creai o eticheta folosind instrumentul Label, creai o etichet independent, ce nu este ataat niciunui alt control. Etichetele independente sunt utilizate pentru informaii cum ar fi titlul formularului sau raportului sau orice alt text descriptiv. Etichetele independente nu apar n vederea Datasheet a formularului.

Caseta de text (text box)Pe un formular sau un raport casetele de text pot fi utilizate pentru a afia datele dintr-o tabela, interogare sau instruciune SQL (vezi figura 2). Acest tip de caseta de text poarta numele de caset de text legat, deoarece ea este legat la datele dintr-un cmp. Casetele de text pot fi i nelegate. De exemplu, putei crea o caset de text nelegat pentru a afia rezultatul unei expresii sau pentru a accepta introducerea fcut de utilizator. Datele dintr-o caseta de text nelegat nu sunt memorate nicieri.

Grup de opiuni (option group)Grupul de opiuni se utilizeaz pe un formular sau raport pentru a afia un set limitat de alternative. Grupul de opiuni asigur selectarea mai uoar a unei valori, deoarece se poate executa un clic pentru a alege valoarea dorit. Dintr-un grup de opiuni se poate selecta doar o singur valoare la un moment dat. Grupul de opiuni (figura 3) const dintr-un cadru de grup i un set de controale (casete de validare, butoane de opiuni sau butoane de comutare). Este de fapt un container utilizat pentru gruparea controalelor, asigurnd astfel o manipulare mai uoar a controalelor coninute. Cnd un grup de opiuni este legat la un cmp din sursa de date a formularului, numai cadrul de grup este legat la cmp, nu i controalele din interiorul cadrului. Intr-un formular sau raport, stabilii proprietatea controlului la un numr ce are semnificaie pentru cmpul de care este legat cadrul de grup. Cnd selectai o opiune din grup, Microsoft Access seteaza valoarea 2

Microsoft Access 2000 Crearea i utilizarea controalelor cmpului de care este legat grupul de opiuni la valoarea proprietii OptionValue a opiunii selectate (figura 4).Grupul de optiuni este cadrul care inconjoara controalele din interiorul acestuia. Eticheta grupului de optiuni ntr-un grup de optiuni poate fi selectata la un moment dat doar o singura optiune. Figura 3. Exemplu de grup de optiuni. OptionValue este setat pe 2. OptionValue este setat pe 1. OptionValue este setat pe 3. OptionValue este setat pe 4. Butoane de optiuni

Cnd este selectat aceast opiune, Microsoft Access seteaza valoarea grupului de optiuni pe 1 si stocheaza acest numar n tabela de baza. Figura 4. Valorile proprietatii OptionValue a optiunilor dintr-un grup de optiuni

De asemenea, un grup de opiuni poate fi setat pe o expresie sau poate fi nelegat. Un grup de opiuni nelegat poate fi utilizat ntr-o caset de dialog personalizat pentru a accepta introducerea utilizatorului i apoi s se lanseze o aciune n funcie de opiunea selectat.

Buton de comutare (toggle button)Un buton de comutare poate fi folosit pe un formular ca un control independent pentru a afia o valoare Yes/No din sursa de date de la baza formularului. De exemplu, butonul de comutare din formularul prezentat n figura 5 este legat de cmpul Reducere din tabela Produse. Tipul datei cmpului Reducere este Yes/No. Cnd butonul nu este apsat, valoarea din tabela Produse este No, iar cnd este apsat valoarea din tabel este Yes.

Buton de comutare independent legat de cmpul Reducere din tabela Produse. Butonul nu este apasat, astfel ca valoarea din cmp este No.

Figura 5. Buton de comutare independent.

Cnd executai clic pe un buton de comutare care este legat la un cmp Yes/No, Microsoft Access va afia n tabel Yes/No, True/False sau On/Off n funcie valoarea proprietii Format a cmpului. Butoanele de comutare sunt mult mai utile cnd sunt utilizate ntr-un grup de opiuni. ntrun grup de opiuni, v putei da seama uor dac butonul este sau nu apsat. n locul textului, pe butoanele de comutare se pot folosi imagini (figura 7). De exemplu, n locul afirii cuvntului Reducere ca pe butonul de comutare din exemplul anterior, se poate afia imaginea unui co de gunoi. 3

Microsoft Access 2000 Crearea i utilizarea controalelorButon de comutare apsat. Buton de comutare neapsat. Valoarea transmis Valoarea transmis cmpului cmpului este Yes. este No. Figura 6. Butoane de comutare avnd imagini n loc de text.

De asemenea, butonul de comutare poate fi utilizat ntr-o caseta de dialog personalizata pentru a accepta selecia utilizatorului.

Buton de opiune (option button)Butonul de opiune poate fi utilizat drept control independent pe un formular sau raport pentru a afia o valoare Yes/No din sursa de date de baza. De exemplu, butonul de opiune din exemplul prezentat n figura 7 poate fi legat de cmpul Reducere (de tip Yes/No) din tabela Products. Cnd butonul de opiune este selectat, valoarea este Yes; altfel, valoarea este No.Buton de opiune independent legat de cmpul Reducere din tabela Produse. Valoarea din cmp este Yes.

Figura 7. Buton de opiune independent.

Cnd butonul de opiune legat la un cmp Yes/No este selectat sau deselectat, Microsoft Access afieaz valoarea n sursa de date de baza n concordan cu proprietatea Format (Yes/No, True/False sau On/Off) a cmpului. De asemenea, butoanele de opiune pot fi utilizate ntr-un grup de opiuni pentru a afia o list de valori ce se autoexclud din care se va putea selecta doar o singur valoare. In cele mai multe cazuri, butaonele de optiuni se folosesc in grupuri. De asemenea, ntr-o caseta de dialog butonul de opiune independent se poate utiliza pentru a accepta selecia utilizatorului.

Caseta de validare (check box)Pe un formular sau raport, caseta de validare se poate utiliza drept control independent pentru a afia o valoare Yes/No din sursa de date de baz. De exemplu, caseta de validare din exemplul prezentat n figura 8 este legat de cmpul Reducere din tabela Produse. Tipul de data a cmpului Reducere este Yes/No. Cnd caseta de validare conine simbolul de verificare ( ), valoarea este Yes; daca nu, valoarea este No.

Caset de validare, independenta, legat de cmpul Reducere din tabela Produse. Valoarea din cmp este Yes.

Figura 8. Caseta de validare independenta.

4

Microsoft Access 2000 Crearea i utilizarea controalelor Cnd o caset de validare legata la un cmp Yes/No este selectat sau deselectat, Microsoft Access afieaz valoarea n sursa de date de baza n concordant cu proprietatea Format (Yes/No, True/False sau On/Off) a cmpului. Casetele de validare pot fi folosite ntr-un grup de opiuni pentru a prezenta o list de valori din care utilizatorul va putea selecta una sau mai multe valori. De asemenea, ntr-o caseta de dialog se poate utiliza o caset de validare nelegat pentru a accepta selecia utilizatorului.

Caseta cu lista (list box)Exist multe situaii cnd este mult mai uor i mai rapid s- oferii utilizatorului o list de valori (figura 9) din care acesta s poat selecta o valoare, care apoi va fi memorat ntr-un cmp al sursei de date de baz. De asemenea, selectarea dintr-o list de opiuni asigur corectitudinea valorii stocate n cmp.Atunci cnd executati clic pe o valoare din list daca lista este legat, Microsoft Access insereaz valoarea selectata n cmpul de care este legat lista.

Sursa de date de care este legat formularul. Figura 9. Caseta cu lista legata la tabela care sta la baza formularului

Lista conine linii de date. Liniile pot avea una sau mai multe coloane, cu sau fr antete. Dac o list cu mai multe coloane este legat, Microsoft Access stocheaz valorile doar dintr-o singur coloan. O caset cu list (sau pe scurt lista) nelegat poate fi utilizat pentru a permite selectarea unei valori ce se folosete cu un alt control. De exemplu, putei folosi o list nelegat pentru a limita valorile dintr-o alta list sau dintr-o caseta de dialog personalizat. De asemenea, putei folosi lista nelegat pentru a cuta o nregistrare pe baza valorii selectate din list.

Caseta combinat (combo box)Caseta combinat reprezint o combinaie ntre o caset de text i o list (figura 10). Caseta combinat poate fi utilizat la fel ca i o list. Totui, se recomand utilizarea casetei combinate n locul listei n dou situaii: cnd pe formular nu exist spaiu suficient pentru a plasa o list; cnd pe lng selectarea unei valori, este necesar ca utilizatorul s poat tasta o noua valoare. Cnd caseta combinat este legat de un cmp al sursei de date de la baza formularului i se tasteaz n caseta de text a controlului sau se selecteaz o valoare din lista controlului, valoarea introdus sau selectat este inserat n cmpul de care caseta combinat este legat. Liniile de date din lista casetei combinate pot avea una sau mai multe coloane, cu sau fr antete. Dac o caset combinat cu mai multe coloane este legat, Microsoft Access stocheaz valorile dintr-o singur coloan.

5

Microsoft Access 2000 Crearea i utilizarea controalelorSe tasteaz direct n caseta combinat Cmpul de care este leagata caseta combinat.

sau clic pe sageata

pentru a afia lista din care se poate selecta valoarea dorit.

Figura 10. Caseta combinata

Casetele combinate au o proprietate, numit LimitToList, ce poate fi utilizat pentru a controla dac n lista controlului se poate introduce orice valoare sau numai textul care corespunde uneie valori din list. Dac pe formular este suficient spaiu pe formular i se dorete ca valorile listei s fie permanent afiate sau dac se dorete ca ntodeauna valorile selectate s fie limitate la intrrile listei, este indicat utilizarea unei liste n locul casetei combinate.

Buton de comanda (command button)Butoanele de comand sunt utilizate pentru a lansa o aciune. De exemplu, se poate crea un buton de comand care deschide un alt formular (figura 11), afieaz o alt nregistrare, tiprete un raport etc. Pentru ca un buton de comand s execute o aciune este necesar ca acestuia s i se ataeze o macrocomand sau o procedur eveniment prin intermediul proprietii OnClick. Not: Prin utilizarea expertului Command Button Wizard se pot crea peste 30 tipuri de butoane de comanda. Cnd se folosete expertul Command Button Wizard, Microsoft Access creaz automat butonul de comand i procedura eveniment ce va executa aciunea dorit. Detalii despre crearea unui buton de comand cu ajutorul expertului Command Button Wizard sunt prezentate la pag. 11.Cnd se execut clic pe butonul Date furnizor se deschide formularul Date despre furnizor. Formularul afieaza datele furnizorului produsului curent din formularul Produse.

Figura 11. Buton de comanda care lanseaza o actiune.

Spre deosebire de controalele prezentate anterior, butonul de comand nu are asociat o etichet, ins el poate afia textul din proprietatea Caption sau imaginea din proprietatea Picture a acestuia (figura 12). 6

Microsoft Access 2000 Crearea i utilizarea controalelor

Buton de comand cu imagine Buton de comand cu text Figura 12. Exemple de butoane de comand.

Controalele Image, Unbound object frame sau Bound object frameCu ajutorul controalelor Image, Unbound object Frame i Bound object frame putei aduga unui formular sau raport obiecte sau pri ale obiectelor create n alte aplicaii. De exemplu, se poate aduga o imaginea creat cu Microsoft Paint, o foaie de calcul realizat cu Microsoft Excel sau un document creat cu Microsoft Word. Se poate aduga toat informaia din fiier sau numai informaia selectat.Control de tip Image. Control de tip Unbound object Frame avnd o foaie de calcul Excel.

Figura 13. Formular avnd o imagine i o foaie de calcul Excel.

Obiectele prezentate n aceste controale pot fi inserate sau nlnuite. Cnd controlul nu este legat de o surs de date i obiectul este inserat, obiectul este stocat n fiierul formularului sau raportului ce conine controlul. n tabelul urmtor sunt prezentate cteva posibiliti de utilizarea a controalelor Image, Bound object frame i Unbound object frame.Exemple de obiecte O sigl pe un raport ce nu trebuie actualizat O imagine pe formular sau raport sau formular O poriune de foaie de calcul Microsoft Excel ntr-un raport O fotografie a unei persoane care este stocat ntr-o tabel Rezumat creat i stocat ntr-un document Word Tipul controlului recomandat Image Unbound object frame Unbound object frame Bound object frame Bound object frame Inserare sau nlanuire? Inserare (dac spaiul disc nu este o restricie; n caz contrar, nlnuire) Inserare nlnuire Inserare nlanuire i afiare ca pictogram

Subformular (subform)Subformularul (subform) este un formular n interiorul altui formular. Formularul primar este denumit formular principal (main form), iar formularul inclus este numit subformular. Combinaia formular/subformular este referit adeseori ca formular ierarhic, formular principal/detaliu sau formular printe/copil. Subformularele sunt eficiente n special cnd se dorete prezentarea datelor din tabele sau interogri cu relaii 1m (one-to-many). De exemplu, se poate crea un formular cu un subformular pentru a prezenta date din tabelele Categorii i Produse. Datele din tabela Categorii reprezint partea 1 din relaie, n timp ce datele din tabela Produse reprezint partea m din relaie fiecare categorie poate avea mai mult de un singur produs (figura 14). 7

Microsoft Access 2000 Crearea i utilizarea controalelor Formularul principal i subformularul din acest tip de formulare sunt nlnuite, astfel nct subformularul afieaz numai nregistrrile care sunt corelate cu nregistrarea curent din formularul principal. De exemplu, cnd formularul principal afieaz categoria Electronice, subformularul afieaz numai produsele din aceast categorie. Cnd se folosete un formular cu un subformular pentru a introduce noi nregistrri, Microsoft Access salveaz nregistrarea curent a formularului principal cnd se intr n subformular. n acest mod se asigur ca nregistrrile din tabela prii m (mai multi) s aib o singur nregistrare n tabela prii 1 (unul) cu care s se coreleze. De asemenea, Microsoft Access salveaz automat fiecare nregistrare adugat n subformular.Formularul principal afieaz datele din partea 1 a relaiei. Subformularul prezint datele din partea m a relaiei.

Figura 14. Exemplu de formular principal si subformular.

Subformularul poate fi afiat ca o foaie de date, ca n figura 14, sau ca un formular singular sau continuu. Formularul principal poate fi afiat numai ca un formular singular. Formularul principal poate avea mai multe subformulare, dac fiecare subformular este plasat pe formularul principal. De asemenea, se pot realiza cel mult dou nivele de subformulare. Adic, ntr-un formular principal poate exista un subformular care s conin la rndul su un subformular. De exemplu, ar putea exista un formular principal care afieaz clienii, un subformular care prezint comenzile clientului i un alt subformular care afieaz detaliile comenzilor clientului.

Control TabControlul Tab poate fi utilizat pe un formular cnd conine foarte multe controale i acestea pot fi mparite n doua sau mai multe categorii de date. Pe fiecare tablet (pagin) se vor plasa controalele unei singure categorii. De exemplu, pentru a separa datele generale de datele personale ale unui angajat, formularul Personal poate conine un control de tip Tab cu dou pagini (vezi figura 15).Pentru a afia datele (adresa de acasa, numarul de telefon etc.) coninute n pagina Date personale se execut clic pe aceast etichet. Informatiile generale despre angajat sunt afiate n pagina Date companie.

Figura 15. Formular cu un control Tab avnd dou pagini.

8

Microsoft Access 2000 Crearea i utilizarea controalelor

Crearea controalelor pe formulareDup cum am vzut, controalele pot fi legate (asociate unor cmpuri din sursa de date care st la baza formularului), nelegate (nu sunt asociate unui cmp dintr-o surs de date) sau calculate. n continuare se vor prezenta algoritmii generali pentru crearea controalelor legate, nelegate i calculate, precum i cteva exemple concrete pentru crearea celor mai utilizate controale n formulare.

Crearea unui control legatPentru a crea pe formular un control legat se execut urmtoarele operaii: 1. Se creaz sau se deschide n modul Design un formular care are la baz o surs de date (tabel, interogare sau instruciune SQL). 2. Dac se dorete utilizarea unui expert pentru crearea controlului, se verific apsarea butonului Control Wizard (vezi figura 16) din caseta instrumentelor Toolbox s fie apsat. Dac nu este afiat caseta instrumentelor Toolbox se execut clic pe butonul Toolbox ( ) din bara instrumentelor Form Design. Select Objects Label Option Group Option Button Combo Box Command Button Unbound Object Frame Page Break Subform/Subreport Recangle Control Wizards Text Box Toggle Button Check Box List Box Image Bound Object Frame Tab Control Line More controls

Fig. 16. Caseta cu instrumente (Toolbox).

3. Se afieaz lista de cmpuri, dac nu este deja afiat, executnd clic pe butonul Field List ( ) din bara cu instrumente Form Design sau selectnd opiunea Field List din meniul View.Properties Toobox Build Field List

Figura 17. O parte din butoanele barei instrumentelor Form Design.

4. Din lista de cmpuri a sursei de date de baz se selecteaz cmpul sau cmpurile pentru care se vor crea controale pe formular executnd una dintre operaiile prezentate n tabelul urmtor:Pentru a selecta Un cmp Un bloc de cmpuri Cmpuri neadiacente Se execut... clic pe cmpul dorit. clic pe primul cmp din bloc i apoi innd apsat tasta Shift se execut clic pe ultimul cmp din bloc. meninerea apsat a tastei Ctrl n timp ce se execut clic pe fiecare cmp ce se va include n selecie.

9

Microsoft Access 2000 Crearea i utilizarea controalelorToate cmpurile dublu-clic pe bara de titlu a listei de cmpuri.

5. Se trag cmpurile selectate pe macheta formularului, plasnd colul din stnga-sus al pictogramei n locul n care va apare colul din stnga-sus al controlului (nu eticheta acestuia) i se elibereaz butonul mouse-ului. 6. Dac expertul controalelor este activat, se vor respecta indicaiile acestuia furnizate prin intermediul casetelor de dialog. Microsoft Access creaza controlul corespunztor cmpului selectat i stabilete anumite proprieti, pe baza tipului de date i a valorii proprietii DisplayControl a cmpului. Dac acesta nu este tipul de control dorit, executai clic pe butonul corespunztor din caseta de instrumente nainte de a trage cmpul din lista de cmpuri.

Crearea unui control nelegatPentru a crea pe formular un control nelegat se execut urmatoarele operatii: 1. Se creaz sau se deschide n modul Design formularul pe care vor plasa controale. 2. Dac se dorete utilizarea unui expert pentru crearea controlului, se verific apsarea butonului Control Wizard (vezi figura 16) din caseta instrumentelor Toolbox s fie apsat. Dac nu este afiat caseta instrumentelor Toolbox se execut clic pe butonul Toolbox ( ) din bara instrumentelor Form Design. 3. n caseta instrumentelor Toolbox, se execut clic pe butonul controlului ce va fi plasat pe formular. 4. n formular se execut clic n locul unde se va plasa colul din stnga-sus al controlului (nu al etichetei asociate controlului). Dup executarea clicului i eliberarea butonului mouse-ului, Microsoft Access va crea un control avnd o dimensiune prestabilit, care poate fi modificat ulterior. Pentru a crea un control cu o anumit dimensiune, dup indicarea locului de plasare a colului din stngasus a controlului se apas i se ine apsat butonul mouse-ului i apoi se traseaz zona dreptunghiular de dimensiunea dorit. Sugestie: Dac se dorete crearea mai multor controale de acelai tip, se execut dublu-clic pe butonul corespunztor din caseta instrumentelor Toolbox pentru ca acesta s ramn apsat.

Crearea unui control calculatPentru a crea pe formular un control calculat se procedeaz astfel: 1. Se creaza sau se deschide n modulDesign formularul pe care se va crea controlul calculat. 2. n caseta instrumentelor Toolbox, se execut clic pe butonul corespunztor tipului de control ce va fi utlizat drept control calculat. Nota: Cel mai obinuit tip de control folosit pentru a afia o valoare calculat este caseta de text, dar se poate utiliza orice alt control, dac acesta are proprietatea Control Source. 3. Pe formular, se execut clic n locul unde se va plasa colul din stnga-sus al controlului. 4. Se execut una din urmtoarele operaii: Dac controlul este o caset de text, expresia de clacul poate fi tastat direct n control (vezi figura 18). Dac controlul nu este o caset de text sau dac controlul este o caset de text dar se dorete utilizarea generatorului de expresii (Expression Builder) pentru a crea o expresie mai complex, se selecteaz controlul (dac este necesar), se execut clic pe butonul Properties ( ) din bara instrumentelor Form Design pentru a afia foaia de proprietati a controlului, se execut clic pe eticheta Data pentru a activa pagina Data i apoi n caseta proprietii Control Source expresia de calcul dorit sau se exect clic pe butonul Builder ( ) din dreapta proprietii 10

Microsoft Access 2000 Crearea i utilizarea controalelor Control Source pentru a deschide generatorul de expresii (Expression Builder) unde se va crea expresai de calcul.ntr-o caset de text, expresia poate fi tastat direct n control. Figura 18. Caset de text folosit drept control calculat.

Note:

ntr-un control calculat, expresia de calcul trebuie precedat de operatorul = (egal). Dac este nevoie de mai mult spaiu pentru a tasta o expresie n caseta proprietii Control Source, se folosete combinaia de taste Shift+F2 pentru a deschide caseta Zoom.

Sugestie: n general, pentru a crea butoane de comanda, liste, casete combinate, subformulare sau grupuri de opiuni se recomand utilizarea expertului (wizard) corespunztor.

Crearea unui buton de comandaButoanele de comand pot fi create cu sau fr utilizarea unui expert (wizard). Expertul mrete viteza procesului de creare a butonului de comanda, deoarece el face munca de rutin n locul vostru. Cnd se folosete un expert, Microsoft Access va solicita informaiile necesare prin intermediul unor casete de dialog i va crea butonul de comanda pe baza rspunsurilor date.

Crearea unui buton de comanda folosind un expertCu ajutorul expertului Command Button Wizard se pot crea peste 30 de tipuri de butoane de comanda. De exemplu, se poate crea un buton de comanda care s caute o nregistrare, s tipreasc nregistrarea curent, s aplice un filtru setului de nregistrri afiat de formular etc. n tabelul urmtor sunt prezentate aciunile ce pot fi asociate unui buton de comand folosind expertul Command Button Wizard.Categorie Record Navigation Aciune Find Next Find Record Goto First Record Goto Last Record Goto Next Record Goto Previous Record Add New Record Delete Record Duplicate Record Print Record Save Record Undo Record Aply Form Filter Close Form Descriere Caut urmtoarea nregistrare. Caut o nregistrare Deplasare pe prima nregistrare Deplasare pe ultima nregistrare Deplasare pe urmtoarea nregistrare Deplasare pe nregistrarea anterioar Adaug o nou nregistrare terge nregistrarea curent Duplic nregistrarea curent Tiprete nregistrarea curent Salveaz nregistrarea curent Anuleaz modificrile din nregistrarea curent Aplic un filtru formularului nchide formularul activ

Record Operations

Form Operations

11

Microsoft Access 2000 Crearea i utilizarea controalelorEdit Form Filter Open Form Open Page Print a Form Print Current Form Refresh Form Data Mail Report Preview Report Print Report Send Report to File Quit Application Run Application Run MS Excel Run MS Word Run Notepad Auto Dialer Print Table Run Macro Run Query Editarea filtrului formularului Deschide un formular Deschide o pagin Tiprete un formular Tiprete formularul curent Remprospteaz datele formularului Expediaz prin e-mail raportul Previzualizare raport Tiprire raport Transmite raportul ntr-un fiier nchide aplicaia Ruleaz aplicaia specificat Ruleaz Microsoft Excel Ruleaz Microsoft Word Ruleaz Notepad Autopelare numr de telefon Tiprete o tabel Execut o macrocomand Execut o interogare

Report Operations

Application

Miscellaneous

De asemenea folosirea expertului Command Button Wizard este recomandat cnd se dorete nvarea modului de scriere a procedurilor eveniment. Cnd expertul creaz un buton de comanda, el realizeaz i procedura evenimentului On Click (procedura ce se va declana cnd se execut clic pe butonul de comand) i o ataeaz butonului. Aceast procedur poate fi deschis ulterior pentru a fi studiat i eventual modificat dac este necesar. Casetele de dialog care apar pe timpul utilizrii expertului Command Button Wizard depind de aciunea aleas pentru butonul de comand. Pentru a exemplifica modul de utilizare a unui asemenea expert, vom considera c pe un formular legat de o surs de date se dorete plasarea unui buton de comand care s execute deplasarea pe urmtoarea nregistrare. Pentru a crea un buton de comanda folosind un expert se execut urmtoarele operaii: 1. Se deschide n modul Design formularul legat pe care se va crea un buton de comand. 2. n caseta instrumentelor Toolbox se execut clic pe butonul Control Wizards, dac acesta nu este deja apsat. 3. n caseta instrumentelor Toolbox se execut clic pe butonul instrumentului Command Button. 4. n formular se execut clic n locul unde se va plasa butonul de comand. Pe ecran apare prima caset de dialog Command Button Wizard (figura 19).

Figura 19. Prima caset de dialog Command Button Wizard.

5. n lista Categories se seleacteaz categoria din care face parte aciunea dorit (n cazul exemplului nostru, nu este necesar selecia unei categorii ea este deja selectat). 6. n lista Actions se execut clic pe aciunea ce se va asocia butonului de comand se va selecta. n cazul exemplului nostru, se va selecta aciunea Goto Next Record pentru ca 12

Microsoft Access 2000 Crearea i utilizarea controalelor butonul de comand s asigure deplasarea pe nregistrarea urmtoare. Se execut clic pe butonul Next pentru a continua crearea butonului de comand. 7. n a doua caset de dailog Command Button Wizard (figura 20) se stabilete dac butonul de comand va afia un text (opiunea Text) sau o imagine (opiunea Picture). Dup ce s-a stabilit ce apare pe butonul de comand, se execut clic pe butonul Next pentru a continua.

Figura 20. A doua caset de dialog Command Button Wizard.

8. n ultima caset de dialog Command Button Wizard (figura 21) se stabilete numele ce va fi asociat butonului de comand. Acest nume va permite adresarea ulterioar a butonului de comand n codul Visual Basic.

Figura 21. A treia caseta de dialog Command Button Wizard.

9. Se execut clic pe butonul Finish pentru a ncheia dialogul i a se crea butonul de comand.

Crearea unui buton de comanda fr a folosi un expertPentru a crea un buton de comanda fr a folosi un expert se va proceda astfel: 1. Se deschide formularul n fereastra Design. 2. Daca butonul Control Wizards din caseta Toolbox este apasat, atunci executai clic pe el pentru a decupla wizard-ul. 3. Executai clic pe instrumentul Command Button din caseta Toolbox. 4. Executai clic pe formular acolo unde vrei sa plasati butonul de comanda, tinnd apasat butonul mouse-ului deplasati mouse-ul pna cnd butonul are dimensiunea dorita i apoi eliberati butonul mouse-ului. (vezi figura 22). 5. Asigurati-va ca butonul de comanda creat este selectat i apoi executai clic pe butonul Properties din bara instrumentelor Database pentru a deschide foaia de proprietati a acestuia (vezi figura 23). 13

Microsoft Access 2000 Crearea i utilizarea controalelorButon de comand creat cu un wizard. Buton de comand creat fr wizard. Caseta instrumentelor Toolbox. Instrumentul Control Wizards nu este apsat.

Figura 22. Buton de comand creat fr a utiliza un wizard Bara instrumentelor Database Butonul Properties Butonul Build Foaia de proprietti a butonului de comand avnd selectata eticheta Format.

Caseta proprietatii Caption, contine textul ce va apare n buton Figura 23. Foaia de proprietati a butonului de comand avnd selectat eticheta Format.

6. Se selecteaza eticheta Event (vezi figura 24) a foii de proprietati i n caseta proprietatii OnClick introduceti numele macrocomenzii sau procedurii eveniment care vrei sa fie executata atunci cnd se executa clic pe buton sau executai clic pe butonul Build din bara instrumentelor Database (vezi figura 23) sau din caseta proprietatii (vezi figura 24) pentru a folosi Macro Builder sau Code Builder.Foaia de proprietati a butonului de comand avnd selectat eticheta Event. Butonul Build. Caseta propriettii OnClick. Figura 24. Foaia de proprietati a butonului de comanda avnd selectata eticheta Event.

7. Daca ai executat clic pe butonul Build, atunci pe ecran se deschide o caseta de dialog pentru a putea selecta opiunea Macro Builder sau Code Builder (vezi figura 25).

Figura 25. Caseta de dialog permite selectarea tipului de Builder.

14

Microsoft Access 2000 Crearea i utilizarea controalelor Daca n caseta de dialog Choose Builder se alege Code Builder i apoi se execut clic pe OK, se deschide fereastra de editare cod Visual Basic, n care se va tasta codul procedurii eveniment pentru proprietatea OnClick (vezi figura 26).Procedura eveniment a proprietatii OnClick a butonului de comand va asigura deschiderea formularului Produse.

Figura 26. Procedura evenimentului Click pentru butonul de comand.

8. Daca dorii sa afisati text n butonul de comanda, selectai eticheta Format a foii de proprietati i n caseta proprietatii Caption tastati textul dorit (vezi figura 26). Daca nu dorii un text pe butonul de comanda, atunci putei folosi o imagine.

Crearea unui grup de opiuniPuteti crea un grup de opiuni cu sau fr ajutorul unui wizard. Wizard-ul mareste viteza procesului de creare a grupului de opiuni, deoarece el face toata munca de rutina n locul dvs. Cnd folositi un wizard, Microsoft Access va solicita informaii i pe baza raspunsurilor dvs. creaza grupul de opiuni. De regula, grupul de opiuni cuprinde un numar limitat de casete de validare, butoane de comutare sau butoane de opiuni. Sugestie: Daca dorii sa prezentati mai multe opiuni, atunci folositi o lista sau o caseta combinata n locul grupului de opiuni.

Crearea unui grup de opiuni folosind un wizardPentru a obtine cele mai bune rezultate, creai grupuri de opiuni numai pentru cmpurile ale caror tip de date este Number (i a caror proprietate FieldSize este setata pe Integer sau Long Integer) sau Yes/No. Pentru cmpurile cu alte tipuri de date, folositi o caseta lista sau o caseta combinata. Pentru a crea un grup de opiuni folosind un wizard executai urmatoarele operatii: 1. Deschideti formularul n vederea Design. 2. Daca butonul Control Wizards ( ) din caseta Toolbox nu este apsat, executai clic pe el. 3. n caseta Toolbox executai clic pe instrumentul Option Group ( ). 4. Executai clic pe formular acolo unde vrei sa plasati coltul stnga-sus a grupului de opiuni. Dupa eliberarea butonului mouse-ului pe ecran apare prima caseta de dialog a wizard-ului controlului selectat. 5. n prima caseta de dialog Option Group Wizard se va stabili care sunt optiunile grupului. n lista casetei cu dialog se tasteaza eticheta fiecarei opiuni din grup (vezi figura 27). Pe baza acestor date Microsoft Access determina i numarul de opiuni din grup. Executai clic pe Next pentru a continua.

15

Microsoft Access 2000 Crearea i utilizarea controalelorPe baza informaiilor pe care le tastai n aceast list Microsoft Access determin numarul de opiuni din grup i ce etichet va avea fiecare opiune.

Figura 27. Stabilirea opiunilor grupului.

6. n a doua caset de dialog Option Group Wizard se va stabili daca va exista sau nu o opiune prestabilit, selectnd fie butonul de opiune Yes, the default choice is sau No, Idont want a default (vezi figura 28). Daca ai selectat opiunea Yes, the default choice is, atunci din caseta combinat aflat lng acest buton putei alege opiunea prestabilit (va fi afisat la deschiderea formularului). Executai clic pe Next pentru a continua.Lista din care se poate alege opiunea prestabilit a grupului. Executai clic pe sgeata de lng caset pentru a afia lista opiunilor existente si apoi selectai optiunea dorit.

Figura 28. Stabilirea optiunii implicite a grupului.

7. n a treia caset Option Group Wizard se stabilesc valorile ce se vor atribui fiecrei opiuni. Microsoft Access v propune un set de valori (vezi figura 29), dar putei s le schimbai tastnd noile valori n coloana Values. Executai clic pe Next pentru a continua.Coloana Values afiseaz valorile asociate fiecrei opiuni. Valorile pe care le-a atribuit Microsoft Access pot fi schimbate, tastnd noile valori n locul celor vechi.

Figura 29. Atribuirea valorilor fiecrei opiuni din grup.

8. n a patra caset de dialog Option Group Wizard (vezi figura 30) se stabilete unde se memoreaz valoarea opiunii selectate. Aceasta se poate memora ntr-un cmp (dac se alege opiunea Store the value in this field) sau poate fi folosit ulterior (dac se alege opiunea Save the value for later use) pentru executarea unei aciuni, cum ar fi tiprirea unui raport. Executai clic pe Next pentru a continua.Selectarea acestei opiuni permite salvarea valorii pentru a fi folosit ulterior. Selectarea acestei opiuni permite stocarea valorii n cmpul ales din lista alturat.

Figura 30. Stabilirea modului de folosire a valorii optiunii selectate n grup.

16

Microsoft Access 2000 Crearea i utilizarea controalelor 9. n a cincea caset Option Group Wizard se stabilete tipul de control ce se va folosi n grupul de opiuni i stilul acestui control (vezi figura 31). Executai clic pe Next pentru a continua.Alegei tipul de control pe care vreti s-l folositi n grupul de opiuni. Stabilii stilul ce se va folosi pentru afiarea controalelor grupului.

Figura 31. Stabilirea tipului de control din grup si a stilului controalelor.

10. n ultima caset Option Group Wizard se stabilete titlul grupului de opiuni (vezi figura 32). Executai clic pe Finish pentru a termina crearea grupului de opiuni.n aceast caset de text se introduce titlul grupului de opiuni.

Figura 32. Introducerea unui titlu pentru grupul de opiuni.

Dupa ce ai executat clic pe butonul Finish n ultima caseata de dialog Option Group Wizard, Microsoft Access creaza grupul de opiuni (vezi figura 33) pe baza informatiilor furnizate.Instrumentul Option Group

Grupul de opiuni realizat pentru cmpul Transport din tabela Produse.

Figura 33. Grupul de opiuni Tip transport realizat cu ajutorul unui wizard.

Crearea unui grup de opiuni fr a folosi un wizardPentru a crea un grup de opiuni fr a folosi un wizard se executa urmatoarele operatii: 1. Se deschide formularul n modul Design. 2. Dac butonul Control Wizards din caseta Toolbox este apsat, atunci se excut clic pe el pentru a inactiva wizard-ul. 3. n caseta Toolbox se execut clic pe butonul Option Group. 4. Executai una din urmatoarele operaii: Daca vrei sa creai un grup de opiuni nelegat, atunci executai clic pe formular acolo unde vrei s plasai cadrul grupului. Daca vrei sa creai un grup de opiuni legat, atunci executai clic pe butonul Field List din bara instrumentelor Database sau selectai opiunea Field List din meniul View pentru a afia lista de cmpuri i apoi tragei din lista pe formular 17

Microsoft Access 2000 Crearea i utilizarea controalelor cmpul dorit. Dac butonul sau comanda Field List nu sunt accesibile, trebuie s legai formularul de sursa de inregistrri folosind proprietatea RecordSource a formularului. Not: Trebuie s tragei cmpul din lista de cmpuri. Dac executai clic pe cmpul din lista i apoi executai clic n formular, atunci controlul va fi nelegat. 5. n caseta Toolbox, selectai instrumentul Check Box ( ), Option Button ( ) sau Toggle Button ( ) i apoi executai clic n interiorul cadrului de grup in locul in care se va plasa colul stnga-sus al controlului. Cnd indicatorul mouse-ului este peste cadrul grupului, Microsoft Access marcheaz grupul de opiuni pentru a indica faptul c ceea ce plasai n interiorul acestuia devine parte component a grupului de opiuni. Cnd se creaz primul control din interiorul unui grup de opiuni, Microsoft Access stabilete proprietatea OptionValue a controlului pe valoarea 1. 6. Repetai operaia 5 pentru fiecare control pe care vrei s-l adugai grupului de opiuni. Microsoft Access stabilete prprietatea OptionValue a celui de-al doilea control pe valoarea 2, a celui de al treilea pe valoarea 3 etc. Daca ai creat o caseta de validare, buton de opiune sau buton de comutare n afara unui grup de opiuni i dorii s o includei intr-u grup de opiuni, tiai i lipii controlul n grupul de opiuni (selectai cadrul grupului nainte de a lipi controlul). Cnd tiai i lipiti un control, Microsoft Access stabilete proprietatea OptionValue a acestuia pe valoarea 1 i deci trebuie s modificai proprietatea pe valoarea dorit. Dac tragei un control existent ntr-un cadru de grup, controlul nu devine parte component a grupului.

Crearea unei liste sau casete combinatentre o lista (vezi pagina 5) i o caseta combinata (vezi pag. 5) nu exist deosebiri eseniale in ceea ce privete modul de utilizare si de creare a controlului. Din acest motiv n continuare se vor prezenta mpreuna. Pentru a crea o list sau o caseta combinat, care va fi utilizat la afiarea unor valori din care se va selecta valoarea necesar, trebuie s stabilite doua lucruri: De unde vin valorile ce sunt afiate n list sau n caseta combinat; Ce se va face cu valoarea selectat din lista sau din caseta combinat. Liniile (valorile) dintr-o list sau caset combinat pot proveni dintr-o lista de valori fixe pe le introduceti cnd creai controlul (se folosete cnd lista nu se va schimba prea des) sau ele provin dintr-o tabel sau interogare (se utilizeaz cnd lista se modific foarte des). De exemplu, putei folosi o lista de valori fixe intr-o list (sau caset combinat) ce conine intrri pentru unittile de msur ( Kg., Buc., Set etc.). ns, dac avei o tabela Produse i dorii s afisai lista furnizorilor de produse, atunci bazai lista (sau caseta combinat) pe o tabela sau interogare. Lista (sau caseta combinat) examineaza tabela Furnizori i afieaz numele furnizorilor din care se va putea alege:Se introduce un produs

si apoi se alege furnizorul dintr-o caseta combinata. Figura 34. Formular avnd o caseta combinata cu valorile provenite dintr-o tabela.

Cnd utilizatorul selecteaz o valoare dintr-o list sau caset combinat, exista doua posibiliti: valoarea selectat sa fie stocata ntr-o tabel (nu aceeai cu cea din care s-a obinut lista) sau valoarea selectat poate fi transmisa unui alt control. De exemplu, pentru caseta combinata Identificator furnizor din figura 34, dac utilizatorul selecteaz EuroComputer, Microsoft Access cauta valoarea cheii primare (CodFurnizor) pentru EuroComputer din tabela Furnizori i seteaza cmpul CodFurnizor (cheie externa) din tabela Produse la aceeai 18

Microsoft Access 2000 Crearea i utilizarea controalelor valoare. Deoarece valoarea selectata din caseta combinat se memoreaz ntr-o tabel, controlul este considerat ca fiind legat. Retineti ca valoarea NumeCompanie care provine din tabela Furnizori este afiata n caseta combinat dar nu este stocat. Pe de alta parte, dac dorii sa folosi valoarea selectat dintr-o list/caset combinat pentru a determina coninutul unui alt control sau al altor controale, va trebui creat o list sau o caset combinat nelegat. De exemplu, se poate crea o list/caset combinat care s fie folosit pentru a cuta o inregistrare asociat, sau ca filtru pentru o alta list/caset combinat. Creare a listelor/casetelor combinate, legate, folosind List Box Wizard respectiv Combo Box Wizard este foarte asemnatoare cu crearea cmpurilor folosind Lookup Wizard, care a fost tratat pe larg ntr-o alt lecie. Din acest motiv, n continuare se va prezenta numai crearea celor doua tipuri de controale nelegate, folosind un wizard.

Crearea listelor/casetelor combinate nelegate pentru afisarea valorilor dintr-o surs de date, folosind un wizardPentru a crea un control de tip list sau caset combinat nelegat pentru a afisa valorile dintr-o sursa de date (tabela sau interogare), folosind un wizard se execut urmtoarele operaii: 1. Se deschide formularul n modul Design. 2. n caseta Toolbox se execut clic pe butonul Control Wizards ( ), dac acesta nu este deja activat. 3. Se execut clic pe butonul List Box ( ) sau Combo Box ( ), n funcie de tipul de control ce se va crea. Exemplificarea este facut pentru o caset combinat. 4. Pe formular se executa clic n locul unde se va plasa colul din stnga sus a controlului. 5. In prima pagin a expertului (vezi figura 35), se stabilete de unde vor provini datele controlului. Pentru a crea o caset combinat care va afia valorile dintr-o sursa de date, se va selecta opiunea I want the combo box to look up the values in a table or query. Se execut clic pe butonul Next pentru a continua.

Figura 35. Selectarea opiunii corspunztoare afirii valorilor dintr-o surs de date.

6. n a doua pagin a expertului (vezi figura 36), se alege tabela sau interogarea din care se vor afisa valorile controlului. Se execut clic pe butonul Next pentru a continua.

Figura 36. Selectarea sursei de date a controlului.

19

Microsoft Access 2000 Crearea i utilizarea controalelor 7. n a treia pagin a expertului, se aleg cmpurile a cror valori se vor fi afisa. n lista Available Fields se selecteaza un cmp i se excuta clic pe butonul > pentru a-l muta n lista Selected Fields (vezi figura 37). Dupa ce s-au stabilit cmpurile a cror valori se vor przenta in control, se execut clic pe butonul Next pentru a continua.Muta cmpul selectat n lista Selected Fields. Muta toate cmpurile n lista Selected Fields. Elimina cmpul selectat din lista Selected Fields. Elimina toate cmpurile din lista Selected Fields. Figura 37. Selectarea cmpurile a caror valori vor fi afiate.

8. n a patra pagin a expertului, se stabilete cum vor arta coloanele controlului i dac se afieaz sau nu coloana care conine valoarea ce va fi folosit ulterior (vezi figura 38). Controlul poate afia mai multe coloane, nu doar o singur coloan ca n acest exemplu. Se execut clic pe butonul Next pentru a continua.Dac aceasta caseta de validare este selectata, atunci coloana ce contine valoarea care se va folosi n continuare nu va fi afisata.

Figura 38. Stabilrea limii coloanelor controlului.

9. n a cincea pagin a expertului, se tasteaz textul etichetei controlului (vezi figura 39). Acestea sunt toate informaiile pe care trebuie sa le furnizati expertului pentru a crea o list sau o caset combinat, nelegata, care va afia valorile dintr- surs de date (tabel sau interogare).Aici se tasteaz eticheta controlului

Figura 39. Se stabilete textul etichetei controlului.

10. Se execut clic pe Finish, pentru ca Microsoft Access sa creeze lista sau caseta combinat pe baza informatiilor furnizate n paginile expertului. In figura 43, este prezentat caseta combinat creat folosind algoritmul descris.

20

Microsoft Access 2000 Crearea i utilizarea controalelor

Crearea listelor/casetelor combinate nelegate pentru afisarea unei liste de valori fixePentru a realiza, folosind un wizard, o list sau caset combinat, nelegat, care va afisa o list fix de valori, se execut urmatoarele operaii: 1. Se deschide formularul n vederea Design. 2. Daca butonul Control Wizards ( ) din caseta Toolbox nu este apsat, se execut clic pe el pentru a activa expertul. 3. n caseta Toolbox se execut clic pe butonul List Box ( ) sau Combo Box ( ), n funcie de tipul de control ce se va crea. 4. Pe formular se executa clic n locul unde se va plasa colul stnga-sus al controlului. Pe ecran apare prima caseta de dialog a expertului pentru controlul ales. Exemplificarea algoritmului se va face pentru crearea unei liste. 5. Pentru a crea un control care va afia o list fixa de valori, n prima pagina a expertului se selecteaz opiunea I will type in the values that I want (vezi figura 40). Se execut clic pe butonul Next pentru a continua.

Figura 40. Selectarea opiunii corespunztoare afirii unei liste de valori fixe.

6. n a doua pagin a expertului (vezi figura 41), se stabilete cte coloane va avea coloana i care sunt aceste valori. n caseta de text Number of columns se tasteaz numarul de coloane. Dup tastarea unei valori se apas tasta sgeat jos, pentru a trece la urmtoarea celul valorile vor fi tastate in celulele din coloana etichetata Col1 (dac sunt mai multe coloane, ele vor fi numerotate n continuare). Se execut clic pe butonul Next pentru a continua.n aceasta caseta de text se tasteaza numarul de coloane ale listei Aici se introduc valorile listei.

Figura 41. Stabilirea numarului de coloane si valorile listei.

7. n ultima pagin a expertului (vezi figura 42), se precizeaza eticheta controlului. Pentru a termina operaia de creare a controlului, se execut clic pe butonul Finish.

21

Microsoft Access 2000 Crearea i utilizarea controalelorAici tastati eticheta controlului

Figura 42. Stabilirea etichetei controlului.

Dupa ce ai executat clic pe butonul Finish, Microsoft Access va crea controlul pe baza indicatiilor furnizate n paginile expertului (vezi figura 43).

Figura 43. Controale realizate cu algoritmii prezentai.

Not: Cnd folositi un expert pentru a crea o list sau o caset combinat bazat pe o tabel sau interogare, Microsoft Access creaz o instruciune SQL cu cmpurile pe care le-ai selectat i stabilete proprietatea RowSource a controlului pe respectiva instruciune SQL. Cnd lista sau caseta combinata nu este sortata n ordinea dorit, se poate modifica instruciunea SQL, executnd clic pe butonul Build ( ) din RowSource.

22