Metoda 8D

8D e o metodă de analiză prin care, după detectarea unei neconformităţi, se identifică şi se urmăreşte aplicarea metodelor de rezolvare şi prevenire a neconformităţii.

Procesul 8 Discipline (8D) este un instrument de rezolvare a problemelor utilizat, de obicei, ca răspuns la îndepărtarea parametrilor produsului de specificaţiile stabilite sau cunoscute de către clienţi. 8D încorporează toate aspectele importante ale rezolvării problemelor: descrierea problemei, analiza cauzelor primare, corectarea problemei şi prevenirea apariţiei problemei.

8 Discipline este o metodă înrudită cu FMEA. Una dintre diferenţele esenţiale dintre cele două metode este aceea că prin 8D se iau măsuri pentru remedierea defectelor şi eliminarea cauzelor lor după ce neconformitatea apare, pe când, prin FMEA se încearcă anticiparea defectelor cu cauzele lor. Metoda 8D este recomandată doar în situaţiile cu cauză necunoscută a apariţ 21221r179v ;iei neconformităţii.

Aplicarea metodei 8D va duce la o îmbunătăţire a produselor şi proceselor. Metoda este structurată în opt discipline, punându-se accentul pe sinergia echipei.

Multor companii, metoda 8D le-a oferit soluţii pentru rezolvarea unor probleme dificile. Metoda 8D originală, cunoscută sub denumirea de TOPS (Team-Oriented Problem Solving, 1987) a fost îmbunătăţită şi redenumită „Prevent Recurrence” în noiembrie, 1992, cu sprijinul Ford.

Companiile mici pot beneficia de avantajele metodei 8 Discipline aplicând abordarea orientată pe echipă. 8D generează o ghidare excelentă, permiţând companiilor să descopere cauza primară a problemei şi să verifice funcţionarea corectă a soluţiilor descoperite. „Boala va fi vindecată, nu simptomele, estompate”. O problemă asemănătoare va fi puţin probabil să mai apară. 

Metoda 8 Discipline cuprinde următoarele etape:

1. Introducere şi constituirea echipei

2. Descrierea problemei

3. Implementarea acţiunilor de ţinere sub control

4. Detectarea cauzelor primare: definirea şi verificarea lor

5. Selectarea acţiunilor corective permanente

6. Implementarea şi măsurarea eficienţei acţiunilor corective

7. Acţiuni preventive şi extinderea soluţiilor

8. Valorificare (îmbunătăţire structurală) şi închiderea problemei

În continuare, este prezentată o nouă diagramă ce cuprinde etapele aplicării metodei 8D, dar de data aceasta se pune accent pe perioada de timp la care se referă fiecare etapă (disciplină: D1-D8; D0 are semnificaţia unei etape în care se stabileşte că a apărut o problemă; D0 este etapa care precede iniţierea procesului 8D):

8D îşi propune şi să exploreze sistemul de control, care i-a permis problemei să apară. Se studiază locul în care a apărut eroarea (Escape point-ul) cu scopul de a îmbunătăţi abilitatea sistemului de control de a detecta defectul (problema) sau cauza atunci când va mai apărea (dacă se va mai întâmpla acest lucru).

Un aspect deosebit de interesant şi de benefic al 8D este reprezentat de „bucla de prevenire”, care explorează sistemul, care a permis apariţia neconformităţii.

8D se utilizează pentru produse, procese, dar şi pentru echipamente şi sisteme, în situaţii de alertă sau atunci când apar neconformităţi grave, devieri de la specificaţiile produsului cunoscute de client.

De asemenea, metoda 8 Discipline poate fi iniţiată la cererea clientului.

În continuare, se vor descrie cele 8 etape ale aplicării 8D:

8D – Etapa 1: Introducere şi constituirea echipei

Punerea accentului pe munca în echipă este considerată nucleul succesului metodei 8 Discipline. În prima etapă, are loc constituirea echipei.

8D începe cu identificarea liderului echipei. În general acesta este responsabilul produsului în care a apărut problema.

Echipa va conţine maxim 5 persoane. Membrii ei trebuie să aibă competenţe diverse, în ariile impactate de problemă. Echipa trebuie să includă responsabilul de departament.

De asemenea, echipa trebuie să fie flexibilă, să poată să-şi modifice cu uşurinţă şi fără consecinţe nefaste componenţa.

La prima întrunire a echipei se stabilesc regulile după care se va desfăşura 8D-ul. Acum se stabileşte frecvenţa întâlnirilor. Tot acum are loc definirea rolurilor.

Liderul procedează la strângerea informaţiilor despre problemă (împreună cu echipa), moderează şedinţele şi scrie raportul.

8D – Etapa 2: Descrierea problemei

(“O problemă bine descrisă e pe jumătate rezolvată!”)

În această etapă are loc identificarea problemei. Pentru aceasta se folosesc întrebări de tipul:

 - care e obiectul?

 - care e defectul?

Tot în această etapă se va realiza descrierea fenomenului, incluzând mediul: se va descrie efectul observat şi condiţiile sale de apariţie.

Dacă este nevoie, pot fi cerute detalii de la client.

În această etapă se pot folosi metode precum “cei cinci W” (Who, What, Where, When, Why), “is/is not”. De asemenea, se poate iniţia Ishikawa.

Pentru colectarea datelor se observă părţile afectate, designul, se analizează procesul şi procesele similare sau care contribuie.

Dacă se observă mai multe probleme, acestea trebuie separate.

8D – Etapa 3: Implementarea acţiunilor de ţinere sub control

Scopul acestei etape e ţinerea sub control a produsului astfel încât neconformitatea să nu mai apară la client.

Un exemplu de acţiuni de ţinere sub control sunt următoarele: 

 - inspectarea şi sortarea tuturor produselor care ies de pe linia de producţie şi a stocurilor;

- testare 100%;

- repararea produselor defecte.

Acţiunile de punere sub control nu rezolvă problema. Ele urmăresc doar respectarea angajamentului faţă de client prin furnizarea de produse care să îndeplinească cerinţele sale, până la implementarea acţiunilor corective permanente.

Acţiunile propuse trebuie testate, validate şi urmărite. Se face o primă evaluare a riscurilor. Se trimite clientului raportul 8D şi i se comunică acţiunile întreprinse.

8D – Etapa 4: Detectarea cauzelor primare

Se revizuieşte şi se actualizează descrierea problemei realizată în etapa a doua. Dacă la etapa a doua s-a folosit metoda Ishikawa se verifică fiecare cauză prin eliminare.

Aspecte urmărite sunt următoarele:

- Specificitate: se vor găsi răspunsuri la următoarele întrebări: Ce e specific, unic, diferit în produsele neconforme?

- Schimbări: se vor găsi răspunsuri la următoarele întrebări: Ce e schimbat în, în jurul, în legătură cu aceste produse?

- Legături: se vor găsi răspunsuri la următoarele întrebări: Care sunt legăturile între posibilele cauze?

Pentru detectarea cauzelor primare se poate folosi diagrama Ishikawa.

Cele mai probabile cauze, rezultate în urma acestei analize, se reproduc în laborator sau, dacă este necesar, pe linia de producţie pentru a le valida.

Asupra acestor cauze se face o evaluare a riscurilor. Riscurile vor fi ordonate descrescător, împreună cu cauzele.

Se trimite clientului raportul 8D actualizat.

8D – Etapa 5: Selectarea acţiunilor corective permanente

Aceasta este o etapă foarte complexa şi dificilă, în care sunt disponibile mai multe variante de acţiuni corective. Trebuie făcută o alegere, iar această alegere trebuie să evite soluţiile temporare .

În alegerea soluţiilor trebuie să se ţină cont de importanţa problemei şi de contribuţia soluţiei la rezolvarea ei. Echipa trebuie să evalueze eficienţa acţiunii înainte de aplicare.

De asemenea, echipa trebuie să se verifice că acţiunile conduc la efectele aşteptate fără să se genereze efecte secundare negative.

Fiecare acţiune trebuie să aibă responsabil, dată limită pentru implementare şi status.

În continuare, în această etapă se implementează acţiunile. De asemenea, se actualizează şi se distribuie raportul 8D.

Este informat clientul.

8D – Etapa 6: Implementarea acţiunilor corective

E obligatoriu să se organizeze o şedinţă în care să se verifice că acţiunile corective implementate soluţionează corect problema.

În cazul unui produs sau proces, echipa trebuie să indice volumul produs şi cantitatea returnată.

În cazul unui retur de la client, echipa trebuie să controleze următoarele aspecte:

- Cantitatea produsă şi cea furnizată;

- Cantitatea de defecte detectate înainte de începerea utilizării;

- Cantitatea de defecte în timpul utilizării produselor.

Evoluţia procentajului de defecte va indica dacă acţiunile corective sunt eficiente. După verificarea eficienţei acţiunilor corective, planurile produsului, FMEA şi planurile de control trebuie actualizate corespunzător.

Se poate renunţa la acţiunile de ţinere sub control doar după ce eficienţa acţiunilor corective a fost demonstrată.

8D – Etapa 7: Acţiuni preventive şi extinderea soluţiilor

Soluţia implementată trebuie extinsă oriunde e posibil.

Tot în această etapă, FMEA asupra produselor similare trebuie actualizată. De asemenea, documentaţia tehnică a produselor similare trebuie actualizată.

Dacă problema e cauzată de o eroare a sistemului de calitate, atunci procedurile, metodele, instrucţiunile de lucru sau specificaţiile trebuie, de asemenea, să fie revizuite.

8D – Etapa 8: Valorificare şi închiderea problemei

În această ultimă etapă, are loc recunoaşterea meritelor de grup şi individuale ale membrilor echipei.

Problema este rezolvată, iar acţiunile sunt implementate şi validate atât asupra produselor implicate, cât şi asupra produselor similare.

Zonele unde trebuie întreprinse acţiuni structurale au fost identificate şi transmise managementului. Câteva exemple ar putea fi: metodologia FMEA, organizarea auditurilor, managementul furnizorilor, trening-urile.

Un fişier complet al 8D e construit şi arhivat pentru a contribui la procesul de “lecţii învăţate” al companiei.

Raportul final al 8D e validat de persoana responsabilă de validarea sa, iar apoi e distribuit fiecărei persoane interesate împreună cu un sumar.

Liderul mulţumeşte echipei, după care echipa se dizolvă.

8 Discipline pentru rezolvarea problemelor este o metodă foarte eficientă pentru găsirea cauzelor primare ale neconformităţii, determinarea acţiunilor potrivite pentru eliminarea cauzelor primare şi implementarea acţiunilor corective permanente.

The Eight Disciplines

1. Use Team Approach

Establish a small group of people with the knowledge, time, authority and skill to solve the problem and

implement corrective actions. The group must select a team leader.

2. Describe the Problem

Describe the problem in measurable terms. Specify the internal or external customer problem by

describing it in specific terms.

3. Implement and Verify Short-Term Corrective Actions

Define and implement those intermediate actions that will protect the customer from the problem until

permanent corrective action is implemented. Verify with data the effectiveness of these actions.

4. Define and Verify Root Causes

Identify all potential causes which could explain why the problem occurred. Test each potential cause

against the problem description and data. Identify alternative corrective actions to eliminate root cause.

5. Verify Corrective Actions

Confirm that the selected corrective actions will resolve the problem for the customer and will not cause

undesirable side effects. Define other actions, if necessary, based on potential severity of problem.

6. Implement Permanent Corrective Actions

Define and implement the permanent corrective actions needed. Choose on-going controls to insure the

root cause is eliminated. Once in production, monitor the long-term effects and implement additional

controls as necessary.

7. Prevent Recurrence

Modify specifications, update training, review work flow, improve practices and procedures to prevent

recurrence of this and all similar problems.

8. Congratulate Your Team

Recognize the collective efforts of your team. Publicize your achievement. Share your knowledge and

learning.