4.standardul profesional nr.40

44
STANDARDUL PROFESIONAL NR. 40 Controlul calităţii şi managementul relaţiilor cu clienţii unei firme membre CECCAR

Upload: monica-gheorghe

Post on 02-Oct-2015

64 views

Category:

Documents


5 download

DESCRIPTION

Standardul Profesional Nr.40

TRANSCRIPT

  • STANDARDUL PROFESIONAL NR. 40

    Controlul calitii i managementul relaiilor

    cu clienii unei firme membre CECCAR

  • 2

    FUNDAMENTARE

    Reprezint o adoptare a Standardului Internaional de

    Control al calitii emis de IFAC ( ISQC1);

    Rspunde cerinelor legale privind calitatea serviciilor

    furnizate de membrii CECCAR, precum i obligaiilor

    stabilite prin SMO1 (Declaraia obligaiilor de membru)

    emis de IFAC;

    Rspunde cerinelor cabinetelor de profil pentru stabilirea

    unui sistem propriu de control al calitii n funcie de

    serviciile prestate clienilor.

  • 3

    FUNDAMENTARE

    Constituie o norm de referin pentru auditul de calitate n

    exercitarea misiunii de auditare a cabinetelor de profil,

    pentru examinarea i evaluarea modului n care exist i

    funcioneaz un sistem de control al calitii n cadrul

    cabinetului (A5, pct. 26 din Fia centralizatoare).

    Elaborarea de standarde i reglementri privind activitatea

    experilor contabili i contabililor autorizai constituie o

    obligaie a Corpului prevazut n O.G. nr.65/1994 (art.20, lit.

    d).

    Necesitatea standardelor de calitate deriv, de asemenea,

    din misunea CECCAR, ca organism de interes public, care

    trebuie s asigure protejarea intereselor beneficiarilor

    serviciilor contabile.

  • 4

    CONINUTUL STANDARDULUI NR. 40

    400 Cerinele sistemului de control al calitii

    401 Responsabilitile liderilor din firm

    402 Cerinele etice

    403 Acceptarea clienilor i a misiunilor

    404 Resursele umane

    405 Realizarea misiunilor

    406 Monitorizarea

  • 5

    400. CERINELE SISTEMULUI DE CONTROL AL CALITII

    Norma : Firma membra CECCAR trebuie sa stabileasca un

    sistem propriu de control al calitatii care sa permita

    obtinerea unei asigurari rezonabile ca firma si personalul

    acesteia respecta standardele profesionale si cerintele

    legale si ca rapoartele de misiune intocmite de firma sunt

    adecvate circumstantelor.

    400.1 Stabilirea unui sistem propriu de control al calitii.

    Acesta este format din politici create pentru atingerea

    obiectivelor din Norma si din proceduri necesare pentru

    implementarea si monitorizarea modului de respectare a

    acestor politici .

  • 6

    400. CERINELE SISTEMULUI DE CONTROL AL CALITII

    400.2 Sistemul de control obiect al unui Manual de control al calitii elaborate de firm, potrivit orientrilor cuprinse n anexa A

    - Depinde de numerosi factori precum marimea si caracteristicile operationale ale firmei si daca aceasta face parte dintr-o retea.

    - Anexa A cuprinde : declaratia generala privind politica ;responsabilitatea conducerii cu privire la calitate in cadrul firmei ;dispozitii relevante de etica ; acceptarea si mentinerea relatiilor cu clientii si a misiunilor specifice ;resurse umane; realizarea misiunii; monitorizare; documentatie.

  • 7

    400. CERINELE SISTEMULUI DE CONTROL AL CALITII

    400.3 Sistemul de control al calitii include politici i

    proceduri;

    Acestea trebuie sa se refere la fiecare dintre urmatoarele

    domenii :

    - Responsabilitatile conducatorilor firmei privind calitatea la

    nivelul firmei;

    - Cerinte etice ;

    - Acceptarea si continuarea misiunilor ;

    - Resursele umane ;

    - Realizarea misiunii ;

    - Monitorizarea.

  • 8

    400. CERINELE SISTEMULUI DE CONTROL AL CALITII

    400.4 Politicile i procedurile de control al calitii trebuie comunicate personalului firmei

    Aceasta comunicare descrie politicile si procedurile de control al calitatii si obiectivele care trebuie atinse cu ajutorul lor si include mesajul potrivit caruia fiecare persoana are o responsabilitate proprie pentru asigurarea calitatii si trebuie sa se conformeze acestor politici si proceduri. Prin comunicare firma incurajeaza personalul sa faca cunoscute opiniile si problemele legate de controlul calitatii.

  • 9

    401. RESPONSABILITILE LIDERILOR DE FIRM

    Norma : Firma membra CECCAR trebuie sa

    stabileasca politici si proceduri create pentru

    promovarea unei culturi interne bazate pe

    recunoasterea ideii conform careia calitatea este

    esentiala pentru realizarea misiunilor . Aceste politici

    si proceduri prevad ca directorul executiv al firmei sau

    consiliul director isi asuma responsabilitatea finala

    pentru sistemul de control al calitatii din cadrul firmei.

    - 401.1 Directorul executiv sau consiliul director

    elaboreaza politicile si procedurile de control al

    calitatii avand in vedere :

  • 10

    401. RESPONSABILITILE LIDERILOR DE FIRM

    - Realizarea activitatilor in conformitate cu standardele profesionale si cu cerintele legale ;

    - Emiterea de rapoarte adecvate circumstantelor date.

    401.2 Cerintele de verificare a calitatii in toate misiunile pe care le efectueaza firma influenteaza in mare masura strategia firmei , liderii trebuie sa aiba in vedere urmatoarele :

    - Considerentele comerciale sa nu afecteze calitatea muncii prestate ;

    - Resursele alocate pentru dezvoltarea , documentarea si sprijinirea procedurilor de control al calitatii sa fie suficiente

  • 11

    401. RESPONSABILITILE LIDERILOR DE FIRM

    - La elaborarea politicilor privind evaluarea performantelor ,

    stimularea si promovarea personalului sa fie avuta in vedere

    angajarea firmei pentru calitatea misiunilor.

    - 401.3 Orice persoana investita cu responsabilitatea

    operationala pentru sistemul de control al calitatii firmei

    , de catre directorul executiv sau consiliul director ,

    trebuie sa aiba aptitudini si experienta adecvate si

    suficiente , precum si autoritatea necesara pentru

    asumarea acestei responsabilitati .

  • 12

    402. CERINE ETICE

    Norma : Firma membra CECCAR trebuie sa elaboreze

    politicisi proceduri create pentru a oferi o asigurare

    rerezonabila ca firma si personalul acesteia respecta

    cerintele etice relevante.

    - 402.1 Cerintele etice referitoare la misiunile expertilor contabili

    si contabililor autorizati membri CECCAR sunt prevazute in

    Partile A si B ale Codului etic al profesionistilor contabili ,

    precum si in mormele de comportament ale standardelor

    profesionale emise de CECCAR

  • 13

    402. CERINE ETICE

    Conform Codului etic naional al profesionitilor contabili

    (Prile A i B), precum i normele de comportament ale

    standardelor profesionale:

    Independena;

    Conflict de interese;

    Confidenialitate;

    402.2 Politicile si procedurile firmei trebuie sa puna

    accentul pe principiile fundamentale ale eticii , care sunt

    intarite in special de liderii firmei , educatie si pregatire

    profesionala , monitorizare si un proces de investigatii si

    de abordare a nerespectarii.

  • 14

    402. CERINE ETICE

    Ameninrile la adresa pricipiilor fundamentare pentru fiecare tip de misiune, precum i msurile de protecie, preluate din reglementrile generale i speciale ale Corpului sau stabilite de firm.

    402.3 Politicile si procedurile firmei trebuie sa descrie amenintarile la adresa principiilor fundamentale pentru fiecare tip de misiune , precum si masurile de protectie preluate din reglementarile generale si cele speciale ale Corpului sau stabilite de firma.

  • 15

    403. ACCEPTAREA CLIENILOR I A MISIUNILOR

    Elaborarea de politici i proceduri pentru

    acceptarea i continuarea relaiilor cu clienii;

    Aprecierea clientului;

    Evaluarea capacitii de a contracta o misiune;

  • 16

    403. ACCEPTAREA CLIENILOR I A

    MISIUNILOR

    Norma : Firma membra CECCAR trebuie sa elaboreze

    politici si proceduri pentru acceptarea si continuarea relatiilor

    cu clientii si a misiunilor specifice , care sa poata oferi o

    asigurare rezonabila ca va accepta sau va continua doar

    relatiile sau misiunile in care :

    - a fost luata in calcul integritatea clientului si nu are

    informatii in urma carora sa concluzioneze ca acesta ar fi

    lipsit de integritate ;

    - este competenta pentru a efectua misiunea si detine

    capacitatea , timpul si resursele necesare in acest scop;

    - poate respecta cerintele de etica.

  • 17

    403. ACCEPTAREA CLIENILOR I A

    MISIUNILOR

    403.1. Firma trebuie sa obtina acele informatii pe care le

    considera necesare in circumstantele date , inainte de

    acceptarea unei misiuni cu un client nou , atunci cand decide

    daca sa continue o misiune existenta sau atunci cand ia in

    calcul acceptarea unei misiuni noi cu un client existent . Daca

    au fost identificate probleme si firma decide sa accepte sau

    sa continue relatia cu clientul sau misiunea specifica , ea

    trebuie sa documenteze modul in care au fost rezolvate acele

    probleme.

  • 18

    403. ACCEPTAREA CLIENILOR I A

    MISIUNILOR

    403.2 La aprecierea integritatii unui client , firma trebuie sa

    tina seama de urmatoarele elemente :

    - Identitatea si reputatia profesionala ale principalilor

    proprietari ai clientului , ale conducerii cheie si ale

    persoanelor insarcinate cu guvernanta;

    - Natura activitatii si politicile de afaceri ale cabinetului ;

    - Informatii legate de atitudinea conducerii cheie referitoare

    la interpretarea agresiva a reglementarilor sau standardelor

    contabile si mediul de control intern;

    - Preocuparea exagerata a clientului pentru mentinerea

    onorariilor firmei la un nivel cat mai scazut;

  • 19

    403. ACCEPTAREA CLIENILOR I A

    MISIUNILOR

    - indicii despre o limitare neadecvata a ariei de aplicabilitate a

    activitatii ;

    - indicii despre implicarea clientului in spalare de bani sau in

    alte crime sau activitati contraventionale ;

    - motivele nereangajarii firmei anterioare.

    Informatiile in legatura cu aspectele de mai sus se obtin de

    catre firma din surse externe : cautari de baze de date

    relevante , discutii cu terte persoane sau cu terte firme.

  • 20

    403. ACCEPTAREA CLIENILOR I A

    MISIUNILOR

    403.3 Cand se evalueaza daca firma detine capacitatea , competenta , timpul si resursele necesare pentru a contracta o misiune noua cu un client nou sau existent , trebuie luate in considerare urmatoarele aspecte :

    - daca personalul firmei are cunostinte si experienta relevante;

    - daca sunt disponibili experti , in cazul subcontractarii ;

    -daca firma poate sa finalizeze misiunea pana la termenul de raportare stabilit ;

    -daca acceptarea misiunii cu un client nou sau existent poate da nastere unui conflict de interese real sau posibil ;

    - daca in cursul misiunii curente sau anterioare au aparut probleme semnificative care prezinta implicatii pentru continuarea misiunii sau a relatiei cu clientul

  • 21

    403. ACCEPTAREA CLIENILOR I A

    MISIUNILOR

    403.4. Managementul relatiilor cu clientii unei firme membre

    CECCAR poate fi realizat potrivit Ghidului orientativ prezentat

    in Standard.

  • 22

    404. RESURSELE UMANE

    Elaborarea de politici i prevederi;

    Desemnarea responsabilitilor pentru fiecare

    misiune;

    Stabilirea de proceduri pentru evaluarea

    personalului.

  • 23

    404. RESURSELE UMANE

    Norma : Firma membra CECCAR trebuie sa elaboreze politici si proceduri care sa ii ofere o asigurare rezonabilaca detine suficient personal cu capacitatea , competenta si angajamentul de a respecta principiile etice necesare pentru desfasurarea misiunii in conformitate cu standardele profesionale si cerintele legale si care sa ii permita firmei sa emita rapoarte adecvate in circumstantele date.

    404.1 Politicile si procedurile trebuie sa abordeze aspecte legate de personal precum : recrutare , evaluarea performantelor , abilitati , competenta , dezvoltare profesionala , promovare , compensarea si estimarea nevoilor personalului .

  • 24

    404. RESURSELE UMANE

    404.2 Firma trebuie sa desemneze responsabilitatea pentru

    fiecare misiune unui partener sau sef de misiune si sa

    elaboreze politici si proceduri prin care :

    - identitatea si rolul pertenerului sau sefului de misiune sa fie

    communicate membrilor cheie din conducerea clientului;

    - partenerul sau seful de misiune sa detina capacitatea ,

    competenta , autoritatea si timpul necesare pentru indeplinirea

    rolului sau ;

    - responsabilitatile partenerului sau sefului de misiune sa ii fie

    clar definite si comunicate acestuia.

  • 25

    404. RESURSELE UMANE

    404.3 Firma stabileste proceduri pentru evaluarea capacitatilor

    si competentei angajatilor sai care sa cuprinda :

    - Intelegerea standardelor profesionale si a cerintelor legale ;

    - Cunostinte tehnice adecvate , inclusiv cele cu privire la

    tehnologia informatiilor ;

    - Cunostinte cu privire la domeniile de activitate relevante in

    care opereaza clientul ;

    - Abilitatea de a aplica rationamentul profesional ;

    - Intelegerea politicilor si procedurilor de comtrol al calitatii din

    cadrul firmei.

  • 26

    405. REALIZAREA MISIUNILOR

    Elaborarea de politici i proceduri;

    Supervizarea;

    Rezolvarea diferenelor de opinii n cadrul

    echipei;

    Dosarele misiunii;

    Pstrarea i reconstituirea documentaiei

    misiunii.

  • 27

    405. REALIZAREA MISIUNILOR

    Norma : Firma membra CECCAR trebuie sa elaboreze

    politici si proceduri care sa ii ofere o asigurare rezonabila cu

    privire la faptul ca misiunile sunt efectuate in conformitate cu

    standardele profesionale si cerintele legale si ca se emit

    rapoartele adecvate in circumstantele date.

  • 28

    405. REALIZAREA MISIUNILOR

    405.1. Prin politicile si procedurile sale , firma incearca sa

    stabileasca o consecventa in calitatea modului de desfasurare

    a misiunii ; acest lucru se obtine de regula , prin manuale

    scrise , instrumente de software sau alte forme de

    documentatie standardizata , care trebuie sa abordeze:

    - modul in care se prezinta misiunea echipelor implicate , pentru

    a putea intelege obiectivele activitatii desfasurate ;

    - proceduri pentru obtinerea conformitatii cu standardele

    aplicabile misiunilor ;

    - proceduri de supervizare a misiunii , de formare si indrumare a

    personalului ;

  • 29

    405. REALIZAREA MISIUNILOR

    - metode de revizuire a activitatii efectuate , a rationamentelor

    utilizate si a formei raportului emis ;

    - documentarea adecvata a activitatii desfasurate si a perioadei

    si amplorii revizuirii ;

    - Proceduri pentru actualizarea tuturor politicilor si procedurilor

  • 30

    405. REALIZAREA MISIUNILOR

    405.2 Supervizarea include urmatoarele :

    - urmarirea gradului de realizare a misiunii ;

    - evaluarea abilitatilor si a competentelor fiecarui membru al

    echipei misiunii , a faptului daca dispune de sufiecient timp

    pentru a-si realiza activitatea , daca intelege instructiunile si

    daca activitatea se desfasoara conform planificarii;

    - abordarea problemelor care apar in cadrul misiunii , evaluarea

    semnificatiei lor si eventual revizuirea planului misiunii;

    - identificarea , in cursul misiunii , a aspectelor in care este

    necesara consultarea sau evaluarea din partea unor membri

    mai experimentati.

  • 31

    405. REALIZAREA MISIUNILOR

    405.3 Responsabilitatile pentru revizuire sunt determinate pe baza ideii ca membrii mai experimentati ai echipei misiunii revizuiesc munca efectuata de membrii mai putin experimentati.Inspectorii evalueaza daca :

    - activitatea s-a desfasurat in conformitate cu standardele profesionale si cu cerintele legale ;

    - au aparut aspecte semnificative care trebuie avute in vedere in continuare ;

    - au avut loc consultari adecvate si concluziile rezultate au fost documentate si implementate ;

    - este necesara revizuirea naturii , perioadei si amplorii activitatii ;

  • 32

    405. REALIZAREA MISIUNILOR

    - probele obtinute sunt suficiente si adecvate pentru a sustine raportul ;

    - au fost atinse obiectivele misiunii.

    - 405.4 Firma trebuie sa elaboreze politici si proceduri care sa ii ofere o

    asigurare rezonabila cu privire la faptul ca :

    - au loc consultari adecvate pe marginea aspectelor dificile si discutabile ;

    - sunt disponibile suficiente resuse care sa permita derularea unor consultari

    adecvate ;

    - Natura si aria de aplicabilitate ale acestor consultari sunt documentate ;

    - Concluziile generate de astfel de consultari sunt documentate si

    implementate

  • 33

    405. REALIZAREA MISIUNILOR

    405.5 Firma trebuie sa elaboreze politici si proceduri pentru a trata si

    rezolva diferentele de opinii din cadrul echipei misiunii , cu cei consultati ,

    intre partenerul sau seful de misiune si inspectorul calitatii misiunii.

    Concluziile obtinute trebuie documentate si implementate , iar raportul de

    misiune nu trebuie emis inainte de rezolvarea problemelor.

    405.6 Politicile si procedurile firmei trebuie sa se refere la numirea

    inspectorilor controlului calitatii misiunii avand in vedere :

    - Calificarile tehnice necesare pentru indeplinirea unui astfel de rol , inclusiv

    experienta si autoritatea necesare ;

    - Masura in care un inspector al controlului calitatii misiunii poate fi consultat

    cu privire la misiune fara a compromite obiectivitatea inspectorului.

  • 34

    405. REALIZAREA MISIUNILOR

    405.7 Politicile si procedurile referitoare la documentarea

    revizuirii controlului calitatii misiunii trebuie sa prevada

    documentatia cu privire la faptul ca :

    - Procedurile prevazute de politicile firmei referitoare la

    revizuirea controlului calitatii misiunii au fost urmate ;

    - Revizuirea controlului calitatii misiunii s-a incheiat inainte de

    emiterea raportului ;

    - Inspectorul nu are cunostinta de aspecte nerezolvate care l-ar

    face sa creada ca rationamentele semnificative si concluziile

    echipei misiunii nu au fost adecvate.

  • 35

    405. REALIZAREA MISIUNILOR

    405.8 Firma trebuie sa stabileasca politici si proceduri pentru

    ca echipele misiunilor sa finalizeze alcatuirea dosarelor de

    misiune finale in timp util , dupa definitivarea rapoartelor de

    misiune.

    405.9 Firma trebuie sa stabileasca politici si proceduri

    destinate mentinerii confidentialitatii , pastrarii in siguranta

    pentru o perioada de timp care sa satisfaca necesitatile firmei

    , accesibilitatii , integritatii si reconstituirii documentatiei

    misiunii.

  • 36

    406. MONITORIZAREA

    Elaborarea de politici i proceduri;

    Analiza i evaluarea continu a

    sistemului de control al calitii;

    Abordarea plngerilor i sesizrilor la

    adresa activitii firmei.

  • 37

    406. MONITORIZAREA

    Norma :

    Firma membra CECCAR - trebuie sa elaboreze politici si

    proceduri care sa ii ofere o asigurare rezonabila cu privire la

    faptul ca politicile si procedurile legate de sistemul de control

    al calitatii sunt relevante , adecvate , functioneaza eficient si

    sunt respectate in practica.

    Aceste politici si proceduri trebuie sa includa o evaluare

    permanenta a sistemului de control al calitatii , inclusiv o

    inspectie periodica a unei parti din misiunile incheiate.

  • 38

    406. MONITORIZAREA

    406.1 Scopul monitorizarii conformitatii cu politicile si

    procedurile de control al calitatii este acela de a oferi o

    evaluare :

    - a aderarii la standardele profesionale si la cerintele legale ;

    - a faptului daca sistemul de control al calitatii a fost elaborat

    adecvat si implementat eficient ;

    - A faptului daca politicile si procedurile de control al calitatii au

    fost aplicate adecvat , astfel incat rapoartele emise de firma

    sa fie corespunzatoare conditiilor date .

  • 39

    406. MONITORIZAREA

    406.2 Firma atribuie responsabilitatea pentru procesul de

    monitorizare unui pertener sau altor persoane cu experienta

    suficienta si adecvata si cu autoritatea necesara.

    406.3 Analiza si evaluarea continue ale sistemului de control

    al calitatii include urmatoarele obiective :

    - analiza noilor dezvoltari ale standardelor profesionale si ale

    cerintelor legale si a modului cum sunt reflectate in politicile si

    procedurile firmei , a dezvoltarii profesionale continue , a

    deciziilor legate de acceptarea sau continuarea relatiei cu un

    client ;

  • 40

    406. MONITORIZAREA

    - determinarea masurilor corective si a imbunatatirii sistemului ;

    - comunicarea catre personalul adecvat a problemelor

    identificate in sistem ;

    - urmarirea efectuarii cu promptitudine a modificarilor necesare

    in sistem.

    406.4 Inspectia unei parti a misiunilor finalizate se efectueaza

    periodic; misiunile selectate pentru inspectie includ cel putin o

    misiune pentru fiecare partener sau sef de misiune la un ciclu

    de inspectie care nu poate depasi trei ani.

  • 41

    406. MONITORIZAREA

    406.5 Persoanele care inspecteaza misiunea trebuie sa nu fie

    implicate in realizarea misiunii sau in revizuirea controlului

    calitatii misiunii.

    406.6 Firma trebuie sa evalueze efectul deficientelor

    identificate ca rezultat al procesului de monitorizare si trebuie

    sa decida daca acestea nu indica neaparat ca sistemul de

    control al firmei este insuficient pentru a-i oferi firmei o

    asigurare rezonabila ca respecta standardele profesionale si

    cerintele legale , sau reprezinta deficiente sistematice ,

    repetate sau semnificative care necesita masuri corective

    prompte.

  • 42

    406. MONITORIZAREA

    406.7 Evaluarea de catre firma a fiecarui tip de deficienta

    trebuie sa genereze recomandari pentru una sau mai multe

    dintre urmatoarele :

    - luarea de masuri de remediere in legatura cu o misiune

    individuala sau cu un membru al echipei ;

    - comunicarea constatarilor celor responsabili cu formarea si

    pregatirea profesionala;

    - modificari ale politicilor si procedurilor de control al calitatii ;

    - masuri disciplinare impotriva celor care nu respecta politicile si

    procedurile firmei .

  • 43

    406. MONITORIZAREA

    406.8 Cel putin o data pe an firma trebuie sa comunice

    partenerilor sau altor persoane adecvate din firma rezultatele

    monitorizarii sistemului de control al calitatii , informatiile

    transmise trebuind sa includa : o descriere a procedurilor de

    monitorizare utilizate , concluziile rezultate , o descriere a

    deficientelor sistematice , repetitive sau semnificative si a

    masurilor adoptate pentru rezolvarea sau corectarea acestora.

    406.9 Firma trebuie sa elaboreze politici si proceduri care sa ii

    ofere o asigurare rezonabila ca abordeaza in mod adecvat

    plangerile si sesizarile cu privire la faptul ca activitatea firmei

    nu este conforma standardelor profesionale si cerintelor legale

    si la nerespectarea sistemului stabilit de control al calitatii.