4.2. chestionar - mdrap - am po dca

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

GUVERNUL ROMANIEI

Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

1 Proiect Sprijin pentru funcionarea AM PODCA i pentru pregtirea urmtorului exerciiu de programare, cod SMIS 40101

Stimat Doamn/Stimate Domn

Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice, prin Direcia pentru Dezvoltarea Capacitii Administrative (DDCA) din cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice, cu rol de Autoritate de Management pentru Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative (AM PO DCA), v adreseaz rugmintea de a completa urmtorul chestionar ce are drept scop colectarea datelor necesare realizrii unei analize a situaiei actuale n ceea ce privete evaluarea nevoilor prilor interesate i utilizarea sistemelor i instrumentelor de management al calitii n autoritile i instituiile publice din Romnia.

Pe baza concluziilor acestei analize va fi elaborat un plan de aciuni ce va cuprinde principalele msuri ce vor fi implementate n perioada 2015 2020 pentru dezvoltarea sustenabil a mijloacelor de evaluare a nevoilor prilor interesate i pentru creterea gradului de utilizare a sistemelor i instrumentelor de management al calitii n autoritile i instituiile publice din Romnia.

Realizarea analizei i a planului de aciuni menionate anterior reprezint una dintre condiiile cheie/condiionalitile stabilite de Comisia European pentru ca Romnia s demonstreze progresele pe care le face n direcia existenei unei administraii eficiente, iar nendeplinirea acesteia va bloca procesul de rambursare ctre Romnia a fondurilor europene alocate prin Programul Operaional Capacitate Administrativ 2014 2020.

n consecin, fiecare rspuns transmis de dumneavoastr are o foarte mare importan nu numai pentru fundamentarea acestui studiu, ct i pentru ndeplinirea obligaiilor Romniei n relaia cu Comisia European din perspectiva procesului de absorbie a fondurilor europene n perioada 2014 2020.

V asigurm c informaiile furnizate de Dvs. prin intermediul acestui chestionar vor fi prelucrate statistic alturi de informaii obinute de la alte instituii i c doar informaiile sub form statistic (date procentuale) vor fi publicate, dac va fi cazul.

Completarea acestui chestionar dureaz aproximativ 45 de minute. V rugm s transmitei chestionarul completat la adresa de e-mail [email protected], la numrul de fax 0351.442.044 sau la adresa de coresponden: Craiova, str. Ion Maiorescu, nr. 4, et. 7, jud. Dolj, cod potal 200540, pn la data de 09/03/2015, ora 16.00. Pentru orice alte informaii suplimentare v rugm s nu ezitai s ne contactai la numrul de telefon 0722.821.289 sau pe e-mail la adresa [email protected], persoan de contact dna. Luiza Dumitric, expert coordonator pentru elaborarea i aplicarea chestionarelor .


GUVERNUL ROMANIEI




Termeni i abrevieri:

Balanced Scorecard (BSC) este un sistem de management i optimizare a punerii n aplicare a strategiei unei organizaii, care-i permit obinerea unei creteri accelerate n performana operaional i atingerea obiectivelor strategice definite; acesta permite organizaiilor s i clarifice viziunea i strategia i s le transforme n aciuni, s-i planifice activitile i s-i aloce resursele n funcie de patru perspective: aspectul financiar, clienii/beneficiarii, procesele interne, nvarea i dezvoltarea.

CAF - Cadrul Comun de Autoevaluare a modului de funcionare a instituiilor publice (n limba englez: Common Assessment Framework- CAF) reprezint un instrument european comun de management al calitii, creat special pentru sectorul public, ce permite o autoevaluare bazat pe fapte i dovezi concrete i nu pe percepii subiective. Este un instrument bazat pe criterii cuantificabile, care dau nivelul de performan global al organizaiei, furnizeaz informaii utile privind identificarea punctelor forte i slabe ale acesteia, ofer posibilitatea determinrii oportunitilor de mbuntire, de cretere a ncrederii cetenilor i a altor pri interesate n aciunile ntreprinse de autoritile i instituiile publice.

EFQM este un instrument de management al calitii, creat de European Foundation for Quality Management, prin care este analizat activitatea organizaiei n funcie de o serie de criterii comune; modelul EFQM a fost simplificat pentru a fi mai accesibil angajailor din instituiile publice, rezultnd instrumentul CAF

ISO - reprezint standarde elaborate de Organizaia Internaional de Standardizare (n limba englez: International Organization for Standardization - ISO). Standardele ISO din clasa ISO 9000 sunt cele mai cunoscute ele fiind standarde generice, cu aplicabilitate n orice domeniu de activitate. Putem enumera n acest sens:

- ISO 9001:2008 stabilete cerinele pentru sisteme de management al calitii (la finalul anului va fi definitivat i va intra n uz versiunea ISO 9001: 2015);

- ISO 9000:2005 descrie principii fundamentale i terminologia specific; - ISO 9004:2009 furnizeaz linii directoare pentru mbuntirea

performanei, lund n considerare att eficacitatea, ct i eficiena sistemului de management al calitii;

- ISO19011:2011 furnizeaz linii directoare pentru auditul sistemelor de management al calitii. Standardul ISO 37120:2014 vizeaz msurarea performanei oraelor, furniznd un set de indicatori care msoar serviciile i calitatea vieii i definete metodologia pentru evaluarea performanei n arii ca: energie, mediu, finane, situaii de urgen, sntate, siguran, gestionarea deeurilor, telecomunicaii, transport, urbanism etc.


GUVERNUL ROMANIEI




Prile interesate / Stakeholderii sunt acele persoane/organizaii/grupuri care au anumite interese fa de activitile autoritii/instituiei publice. Aceste interese pot fi de natur financiar, parteneriale, pot viza responsabilitatea social, acordarea i respectarea unor drepturi, asigurarea transparenei etc. Exemple de pri interesate(stakeholderi) pe care i poate avea o autoritate/instituie public: alte autoriti/instituii publice, ceteni/clieni, angajaii proprii, reprezentani ai partenerilor sociali, mediului de afaceri, mediului academic, ai societii civile/ONG-urilor.

Parteneri sociali - sindicate sau organizaii sindicale, angajatori ori organizaii patronale, precum i reprezentanii autoritilor administraiei publice, care interacioneaz n procesul de dialog social

NR nu rspund.

Instruciuni de completare Chestionarul conine 37 de ntrebri nchise i deschise:

- Pentru ntrebrile nchise de tipul Da/Nu/Nu tiu - NR sau de tipul celor n care rspunsul este de genul Deloc / n foarte mic msur / n mic msur / n mare msur / n foarte mare msur, unde apare scala de la 1-5, respondenii trebuie s aleag (prin ncercuire sau marcare cu X) o singur variant de rspuns.

- Pentru ntrebrile deschise, precodificate (cnd sunt oferite rspunsurile, fie total, fie parial) respondenii pot alege mai multe variante de rspuns. n cazul n care se solicit alegerea unui numr limitat de opiuni (de exemplu 3) acest lucru e precizat n coninutul ntrebrii.

- Pentru ntrebrile n care se cere o motivare a unui rspuns anterior sau o descriere a unei preri expuse anterior, respondenii trebuie sa fie ct mai concii, n formularea rspunsului.


GUVERNUL ROMANIEI




Partea I - Sisteme i instrumente de management al calitii Denumirea autoritii/instituiei publice: ..

Numele, prenumele i semntura reprezentantului legal:..

Data:

1. V sunt cunoscute sisteme/instrumente de management al calitii? Bifai instrumentele cunoscute.

Instrumente/Sisteme management

ISO

DA EFQM

CAF

Balanced Scorecard

Altele. Care anume?.....................

Nu

Nu tiu/NR

2. V rugm s menionai, conform tabelului de mai jos, n ce categorie se ncadreaz autoritatea/instituia public pe care o conducei, din punct de vedere al implementrii de sisteme/instrumente de management al calitii? Sisteme /Instrumente de management al calitii utilizate n perioada 2008-2014

Sisteme/Instrumente de management al calitii utilizate n prezent (n anul 2015)

Sisteme/instrumente de management al calitii a cror implementare este avut n vedere pentru perioada 2015 -2020

CAF CAF CAF

ISO ISO ISO

EFQM EFQM EFQM

Balanced Scorecard Balanced Scorecard Balanced Scorecard

Altele. Care anume? .....................



Nu au fost implementate sisteme/instrumente de management al calitii.

Nu au fost implementate sisteme/instrumente de management al calitii.

n perioada 2015 -2020 nu este avut n vedere implementarea de sisteme/instrumente de management al calitii.


GUVERNUL ROMANIEI




ntrebrile 3 - 8 se adreseaz respondenilor care au implementat sisteme/instrumente de management al calitii n perioada 2008 2015. Dac nu ai implementat managementul calitii v rugm continuai completarea chestionarului de la ntrebarea nr.9.

3. Precizai dac n autoritatea/instituia public din care facei parte, responsabilitatea derulrii de aciuni pentru implementarea i meninerea managementului calitii (MC) aparine (V rugm s ncercuii varianta aleas):

1. unui angajat, desemnat responsabil/ director/ specialist calitate; 2. unei structuri/unui departament de calitate, cu un numr de .....................angajai 3. unor angajai care au atribuii i n domeniul calitii pe lng alte atribuii de serviciu 4. alt form, care anume? .................. 5. n cadrul autoritii/instituiei publice nu au fost desemnate persoane/nu au fost

organizate structuri responsabile cu derularea de aciuni pentru implementarea i meninerea managementului calitii.

4. Autoritatea/instituia public din care facei parte a comunicat informaii cu privire la procesul de implementare a managementului calitii (Putei ncercui mai multe opiuni, n funcie de situaia existent n instituia dumneavoastr):

1. pe plan intern ctre angajai; 2. pe plan extern ctre ceteni, organizaii partenere, (alte) autoriti/instituii publice

din ar i din strintate; 3. nu am comunicat faptul c n cadrul autoritii/instituiei sunt utilizate sisteme/

instrumente de management al calitii. 5. V rugm s precizai care a fost sursa de finanare a procesului de implementare a sistemelor/instrumentelor de management al calitii:

1. Fonduri proprii/bugetul instituiei 2. Fonduri nerambursabile n cadrul unui proiect derulat de instituie 3. Fonduri nerambursabile, n cadrul unui proiect derulat de alt instituie 4. Instituia noastr nu a angajat cheltuieli financiare.


GUVERNUL ROMANIEI




6. Referitor la implementarea/ meninerea unui sistem/instrument de management al calitii, v rugm s precizai dac i ce costuri financiare ai avut (inclusiv consultan i formare profesional) (Dac ai implementat mai multe sisteme/ instrumente de management al calitii v rugm s completai caseta de mai jos pentru fiecare dintre sistemele/instrumentele de management al calitii implementate).

Denumire sistem/ instrument ..

Cost n lei (v rugm specificai suma)

Consultan n vederea implementrii

Tax certificare iniial

Tax audit supraveghere/ anual

Da

Formare profesional specializat n domeniu

Nu Nu tiu/ NR

Denumire sistem/ instrument ..

Cost n lei (v rugm specificai suma)

Consultan n vederea implementrii

Tax certificare iniial

Tax audit supraveghere/ anual

Da

Formare profesional specializat n domeniu

Nu Nu tiu/ NR


GUVERNUL ROMANIEI




7. V rugm s menionai care au fost dificultile/obstacolele ntmpinate n procesul de implementare i/sau meninere a sistemelor/instrumentelor de management al calitii? (Dac ai implementat mai multe sisteme/instrumente, v rugm s completai tabelul de mai jos pentru fiecare dintre acestea.)

Nr. crt.

Dificulti/ bariere ntmpinate Implementare Meninere

1. Documentaia dificil de parcurs/neles

2. Cerine prea multe

3. Cerine prea complexe

4. Reticena personalului sau a conducerii fa de instrumentul implementat

5. Apariia altor prioriti la nivelul instituiei

6. Lipsa de resurse financiare

7 Altele, care anume..................

8 Nu am ntmpinat dificulti

8. V rugm s precizai dac implementarea de sisteme/instrumente de management al calitii, n cadrul autoritii/instituiei publice din care facei parte, a adus mbuntiri/beneficii n urmtoarele domeniile menionate mai jos. Dac da, v rugm s ncercuii cele mai relevante 3 domenii pentru instituia dumneavoastr, i s precizai pentru fiecare domeniu ales, un exemplu de beneficiu/mbuntire obinut/ n urma implementrii sistemelor/instrumentelor de management al calitii.

Nr. crt.

Denumire domeniu Exemplu

1. Identificarea nevoilor de mbuntire a activitilor

2. Strategie i planificare la nivelul autoritii/instituiei publice

3. Standardizare/Procedurare a activitilor

4. Motivarea angajailor

5. Formarea i perfecionarea angajailor

6. Evaluarea satisfaciei cetenilor i/sau a altor pri interesate(stakeholderi)

7. Comunicarea intern

8. Comunicarea extern

9. Managementul resurselor financiare

10. Managementul resurselor materiale

11. Controlul i evaluarea activitilor


GUVERNUL ROMANIEI




9. n situaia n care, n cadrul autoritii/instituiei publice din care facei parte, nu se afl n implementare niciun sistem/instrument de management al calitii, v rugm s menionai care sunt motivele care au contribuit la aceast situaie. (Pentru aceast ntrebare putei ncercui mai multe opiuni, n funcie de opiunile existente la nivelul autoritii/instituiei dumneavoastr.)

1. autoritatea/instituia public nu a avut acces la suficiente informaii cu privire la sistemele/instrumentele de management al calitii cu aplicabilitate n domeniul administraiei publice;

2. sistemele/instrumentele de management al calitii nu prezint utilitate pentru instituie/nu se preteaz profilului instituiei;

3. sistemele/instrumentele de management al calitii sunt dificil de utilizat; 4. sistemele/instrumentele de management al calitii implic utilizarea multor resurse

financiare, tehnologice i umane; 5. este dificil s le promovezi i s motivezi personalul pentru utilizarea acestora; 6. alte motive (v rugm s precizai)..

10. n cazul n care nu ai implementat managementul calitii, care sunt potenialele beneficii pe care sperai s le aduc implementarea unui sistem/instrument de management n cadrul autoritii/instituiei pe care o conducei?

(Pentru aceast ntrebare putei ncercui mai multe opiuni, n funcie de preocuprile existente la nivelul autoritii/instituiei dumneavoastr)

1. Definirea clar a responsabilitilor; 2. Creterea competenei angajailor; 3. Utilizarea mai eficient a resurselor; 4. mbuntirea performanelor instituiei; 5. Comunicare intern i extern mbuntit; 6. Servicii centrate pe prile interesate(stakeholderi); 7. Creterea ncrederii n serviciile furnizate; 8. mbuntirea imaginii instituiei; 9. Creterea satisfaciei prilor interesate (stakeholderi); 10. Oportuniti pentru mai multe parteneriate 11. Crearea cadrului pentru mbuntirea continu


GUVERNUL ROMANIEI




11. Pe baza cunotinelor/experienei dumneavoastr cu privire la managementul calitii, care credei c este sistemul/instrumentul care se potrivete cel mai bine instituiei dumneavoastr (Pentru aceast ntrebare putei ncercui mai multe opiuni, n funcie de preocuprile existente la nivelul autoritii/instituiei dumneavoastr):

1.ISO;

2.CAF;

3.Balanced Scorecard;

4.EFQM;

5.Un sistem unitar /articulat de management al calitii care s cuprind mai multe sisteme/ instrumente complementare (ex. ISO i CAF)

6.Altele. Precizai care..............................

7.Nu cred ca sunt relevante pentru activitatea autoritii/instituiei noastre.

12. Care sunt nevoile autoritii/instituiei dumneavoastr, n acest moment, n ceea ce privete implementarea sistemelor i instrumentelor de management al calitii (Pentru aceast ntrebare putei ncercui mai multe opiuni, n funcie de preocuprile existente la nivelul autoritii/instituiei dumneavoastr):

1. informare cu privire la sistemele/ instrumentele de management al calitii 2. instruire cu privire la sistemele/ instrumentele de management al calitii 3. expertiz pe domeniu/ consultan sau asisten extern 4. resurse financiare necesare implementrii/certificrii/recertificrii dup caz 5. schimb de bune practici n domeniu 6. acces n grupuri/reele specializate 7. altele, v rugm precizai_______________________


GUVERNUL ROMANIEI




13. V rugm s precizai care dintre msurile din tabelul de mai jos considerai c ar putea stimula creterea interesului autoritilor i instituiilor publice pentru implementarea sistemelor/ instrumentelor de management al calitii. n acest sens, notai msurile propuse, pe o scar de 1 la 7, fr a putea acorda de dou ori acelai punctaj (cu 1 punct va fi notat msura cea mai puin relevant i cu 7 puncte va fi notat msura cea mai important).

Msur propus Punctaj acordat

1.

Existena unui plan/program/strategii/politic public la nivel naional cu privire la implementarea managementului calitii,promovat de la nivelul Guvernului

2.

Existena unui instituii care s coordoneze/s monitorizeze implementarea managementului calitii la nivel naional

3.

Alocarea de fonduri, prin programele operaionale, pentru implementarea/ meninerea sistemelor/instrumentelor de management al calitii

4.

Organizarea unor evenimente destinate promovrii sistemelor i instrumentelor de management al calitii (seminarii, conferine)

5.

Formri destinate administraiei publice care s vizeze cunoaterea i utilizarea managementului calitii

6.

Elaborarea de materiale de informare privind managementul calitii, modele i instrumente ale acestuia i diseminarea ctre instituiile i autoritile publice

7.

Identificarea unor mecanisme de promovare i ncurajare a implementrii managementului calitii (ex. premiere a unor bune practici n implementare)


GUVERNUL ROMANIEI




Partea a II- a Evaluarea nevoilor prilor interesate i cooperarea cu acestea

14. Instituia dumneavoastr a realizat n ultimii 5 ani analize specifice/studii cu privire la nevoile prilor interesate?

A. Da, (v rugm s menionai cel puin o analiz/studiu efectuat de dvs. n acest sens preciznd urmtoarele informaii): 1. Anul realizrii........................................ 2. Prile interesate analizate

a.b................................... c........................................................................d............................................................................................................................

3. Modalitatea prin care s-a realizat identificarea nevoilor prilor interesate a. transmitere de chestionare de evaluare a gradului de satisfacie al prilor interesate; b. prin intermediul unor grupuri de lucru; c. ca parte a unor protocoale de colaborare; d. consultarea prilor interesate prin intermediul paginii de internet a instituiei sau prin diverse instrumente online etc.) e. altele. Precizai care...

4. Tipuri de nevoi identificate (de exemplu: de informare, de furnizare a anumitor servicii concrete/specifice, nevoi specifice ale unei anumite comuniti sau categorii de ceteni/clieni etc) a b. c. 5. Dac concluziile/rezultatele evalurii respective au constituit punctul de pornire n stabilirea unor obiective/aciuni viznd o mai bun satisfacere a nevoilor identificate ale prilor interesate; v rugm furnizai un exemplu: .

B. Nu


GUVERNUL ROMANIEI




15. Dac rspunsul la ntrebarea nr. 14 este Da, v rugm s precizai care a fost sursa de finanare utilizat:

1. Bugetul propriu 2. Printr-un proiect cu finanare nerambursabil din PODCA 3. Printr-un proiect cu finanare nerambursabil din alt program operaional 4. Prin alte fonduri nerambursabile. 5. Altele. Precizai care

16. Care au fost ateptrile majore ale prilor interesate n raport cu autoritatea/instituia public din care facei parte, rezultate prin analiza menionat la ntrebarea 14?

Parte interesat Ateptri majore ale prii interesate n raport cu autoritatea/instituia public

Nu tiu/NR

Ceteni

1.

2.

Mediu de afaceri 1.

2.

Autoriti publice locale

1.

2.

Autoriti publice centrale

1.

2.

Societatea civil/ONG/Mediu academic

1. 2.

Altele ............. ....... .......

1. 2.


GUVERNUL ROMANIEI




17. Instituia dumneavoastr a organizat n anul 2014 consultri publice?

1. Precizai nr. acestora .

2. Principalele 2 tematici vizate:

Tematica 1 ..

Tematica 2

18. Considerai c actualul cadru normativ1 permite/asigur o bun comunicare i informare ntre administraia public i diferitele grupuri ale prilor interesate cu care aceasta interacioneaz?

1. Deloc 2. n foarte mic msur

3. n mic msur 4. n mare msur

5. n foarte mare msur

19. Din experiena proprie care sunt principalele msuri care se pot lua pentru:

De ordin legislativ De ctre instituiile publice

A facilita o mai bun identificare i evaluare a nevoilor prilor interesate

A facilita o mai bun comunicare cu prile interesate(stakkeholderii)

A facilita o mai buna implicare a prilor interesate (stakeholderilor)n actul decizional

1 Se au n vedere n principal Legea 544/2001, privind liberul acces la informaiile de interes public, Legea 52/2003 privind

transparena decizional n administraia public, OUG 27/2002 privind reglementarea activitii de soluionare a petiiilor


GUVERNUL ROMANIEI




De ordin legislativ De ctre instituiile publice

A facilita o mai bun msurare a satisfaciei prilor interesate(stakeholderilor)

20. Care sunt principalele puncte forte ale actualului cadru normativ cu efecte pozitive asupra procesului de colaborare cu prile interesate? 1.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. ..................................................................................................................................................... 2........................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... 3........................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ..................................................................................................................................................... .....................................................................................................................................................

21. Care sunt principalele aspecte negative ale procesului de colaborare cu prile interesate?

1.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. ..................................................................................................................................................... 2........................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... 3........................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ..................................................................................................................................................... .....................................................................................................................................................


GUVERNUL ROMANIEI




22. Ct de mult interacionai cu urmtoarele categorii de pri interesate (stakeholderi)?

1. Deloc 2. n mic

msur

3.Nici n mic msur/ Nici

n mare msur

4. n mare msur

5. n foarte mare

msur

0.Nu tiu/NR

Cetenii

Mediu de afaceri

Autoriti publice locale

Autoriti publice centrale

Societatea civil /ONG-uri

Mediul academic

Parteneri sociali

Presa/Mass media

Alte categorii de pri interesate (stakeholderi) (1) ............................

Alte categorii de pri interesate (stakeholderi) (2) ............................

23. V rugm s precizai care sunt modalitile prin care autoritatea/instituia public solicit propuneri i observaii din partea prilor interesate(stakeholderilor) n ceea ce privete prioritile proiectele i activitile autoritii/instituiei publice?

1. consultri/dezbateri publice, organizate n baza Legii nr. 52/2003 privind transparena decizional n administraia public;

2. consultri realizate n baza Hotrrii Guvernului nr. 521/2005 privind procedura de consultare a structurilor asociative ale autoritilor administraiei publice locale la elaborarea de acte normative2;

3. consultri dezbateri realizate n baza unor acte normative sau administrative specifice / reglementri la nivelul domeniului de activitate

2 Opiunea de rspuns nr. 2 se adreseaz doar autoritilor i instituiilor publice de la nivel central.


GUVERNUL ROMANIEI




4. consultri/dezbateri n cadrul unor grupuri de lucru formate din reprezentani instituiei/autoritii i din reprezentani ai prilor interesate(stakeholderilor);

5. aplicarea de chestionare de evaluare a gradului de satisfacie al prilor interesate(stakeholderilor);

6. alte modaliti (v rugm precizai): ..................................................................................................................................

24. Autoritatea/instituia public comunic informaii de interes public ctre prile interesate (stakeholderi) prin:

1. Deloc 2. n foarte mic

msur

3. n mic msur

4. n mare msur

5. n foarte mare

msur

Afiare la sediul autoritii/instituiei publice

Mijloace de informare n mas; comunicate i conferine de pres

Grupuri de lucru/ conferine tiinifice/mese rotunde

Pagina de internet a autoritii/instituiei publice

Publicaii/materiale promoionale

La cerere

Alte forme: ................................................. .................................................

25. Ce modaliti de colaborare utilizai n relaia dumneavoastr cu prile interesate (stakeholderi)? 1. Parteneriate (de tip public privat) 2. Asocieri (constituirea de forme asociative) 3. Clustere de dezvoltare 4. Implicarea prilor interesate (stakeholderilor) n procesul decizional 5. Informarea prilor interesate(stakeholderilor) 6. Organizarea de evenimente (social, cultural, sportiv, campanii de informaie, etc) 7. Altele, care anume? ............................................................................................................ 0. Nu tiu/NR


GUVERNUL ROMANIEI




26. n care dintre activitile de mai jos instituia dumneavoastr implic prile interesate (stakeholderii) prioritare?

1. Deloc 2. n foarte mic

msur

3. n mic msur

4. n mare msur

5. n foarte mare

msur

Elaborarea de proiecte/ strategii/ acte normative sau administrative

Identificarea nevoilor prilor beneficiarilor/clienilor, respectiv ale prilor interesate

Luarea de decizii cu privire la identificarea prioritilor ce vor fi promovate de instituie

Implementarea de proiecte/ strategii/ acte normative sau administrative

Evaluarea proiectelor i strategiilor elaborate de instituie

Msuri de creterea calitii serviciului furnizat

Altele. Precizai

27. Care sunt metodele folosite de instituia dumneavoastr de identificare a nevoilor diferitelor categorii de pri interesate (stakeholderi) (pe o scala de la 1-5 )?

1. Deloc

2. n mic

msur

3.Nici n mic msur/ Nici n mare msur

4. n mare msur

5. n foarte mare

msur

0.Nu tiu/NR

Analiza reclamaiilor, petiiilor i solicitrilor transmise n timpul audienelor

Realizarea de cercetri i studii ale nevoilor prilor interesate (stakeholderi)


GUVERNUL ROMANIEI




1. Deloc

2. n mic

msur

3.Nici n mic msur/ Nici n mare msur

4. n mare msur

5. n foarte mare

msur

0.Nu tiu/NR

(sondaje i anchete sociologice)

Organizarea de ntlniri (conferine, work-shop-uri) cu participarea prilor interesate (stakeholderi)

Procedura de consultare public

Comunicare electronic cu prile interesate (e-mail, forumuri de discuii online, sondaje pe site- ul instituiei, Facebook etc.)

Mecanisme de colaborare formalizate (reele, consilii/comitete/ grupuri de lucru tematice etc.)

28. n ce msur propunerile i observaiile primite de la prile interesate ( stakeholderi) sunt integrate n prioritile/proiectele / strategiile/ acte normative sau administrative promovate de instituie:

1. Deloc 2. Foarte mic msur 3. n mic msur 4. n mare msur 5. n foarte mare msur


GUVERNUL ROMANIEI




29. V rugm s precizai prin ce mijloace comunicai modificrile efectuate n prioritile/proiectele/strategiile instituiei/autoritii ca urmare a propunerilor i observaiilor primite din partea prilor interesate (stakeholderi)?

1. prin publicarea pe pagina de internet a autoritii/instituiei a unor rapoarte, procese-verbale, informri n acest sens;

2. prin publicarea pe pagina de internet a formei modificate, conform observaiilor, a respectivelor proiecte/strategii;

3. prin transmiterea de comunicate de pres; 4. prin transmiterea de comunicri prin pota electronic (e-mail) ctre cei care au

formulat propunerile sau observaiile sau care au participat la grupurile de lucru/edinele pe temele vizate.

5. nu le comunicm 30. V rugm s precizai pentru care dintre aspectele de mai jos, autoritatea/instituia pe care o conducei msoar nivelul de satisfacie al prilor interesate (stakeholderi):

Tem/aspect 1.Deloc 2.n foarte

mic msur 3.n mic msur

4.n mare msur

5.n foarte mare msur

Timpul de rspuns la solicitrile/ cererile/reclamaiile cetenilor

Percepia cu privire la integritatea angajailor instituiei publice

Claritatea rspunsurilor primite de ceteni

Eficiena angajailor instituiei publice

Amabilitatea angajailor instituiei publice

Organizarea activitii de relaii cu publicul (program de lucru, spaiu de primire)


GUVERNUL ROMANIEI




Tem/aspect 1.Deloc 2.n foarte

mic msur 3.n mic msur

4.n mare msur

5.n foarte mare msur

Satisfacia cu privire la serviciile furnizate de administraie

Alte aspecte (v rugm precizai) .............................. .............................. ..............................

31. V rugm s precizai msura n care rezultatele evalurii nivelului de satisfacie a prilor interesate (stakeholderilor) sunt utilizate n urmtoarele activiti/domenii:

Activitate/ domeniu

1. Deloc 2. n foarte mic msur

3. n mic msur

4. n mare msur

5. n foarte mare

msur

Raportri cu scopuri statistice

mbuntirea calitii serviciilor furnizate

Crearea i modificarea percepiei publicului asupra instituiei

Raportri pentru forul ierarhic superior

Motivarea angajailor

Raportarea performanelor

Creterea transparenei i responsabilizrii n faa publicului

Alocri sau prioritizri de resurse financiare


GUVERNUL ROMANIEI




32. V rugm s menionai cele mai importante trei mijloace de comunicare pe care autoritatea/instituia pe care o conducei le utilizeaz n comunicarea cu prile interesate(stakeholderi)? ncercuii cele 3 opiuni alese.

1. Pagina de internet a autoritii/instituiei publice; 2. Pota electronic (e-mail); 3. Telefonul/faxul; 4. Biroul de relaii cu publicul 5. Compartimentele de specialitate; 6. Forumuri de discuii (pe internet); 7. Medii de socializare (de tip Facebook sau Twitter); 8. Altele, care anume: .........................................................................................................................

33. V rugm s precizai dac autoritatea/instituia public pe care o reprezentai implic, n baza unor parteneriate/acorduri, prile interesate (de ex. cetenii, mediul academic, organizaiile neguvernamentale, etc.) n realizarea efectiv a unor activiti sau n furnizarea unor servicii?

1. Da, (v rugm s menionai/descriei cel puin un exemplu n acest sens);

................................................................................

2. Nu, la nivelul autoritii/instituiei prile interesate (stakeholderii) nu sunt implicate n realizarea efectiv a unor activiti sau n furnizarea unor servicii.

34. Ce forme/metode de implicare a prilor interesate (stakeholderilor) n procesul decizional utilizai?

1. Deloc 2. Foarte

rar 3. Rar 4. Des 5. Foarte

des

0. Nu tiu/NR

Dezbateri publice

Sesiuni de consultare/colaborare cu prile interesate (stakeholderii)

Utilizarea sugestiilor/reclamaiilor venite din partea prilor interesate (stakeholderilor)

Prin intermediul pagini de internet al instituiei


GUVERNUL ROMANIEI




1. Deloc 2. Foarte

rar 3. Rar 4. Des 5. Foarte

des

0. Nu tiu/NR

Organizarea de mese rotunde i workshop-uri cu prile interesate (stakeholderii)

Organizarea de grupuri mixte din reprezentani ai instituiei i ai prilor interesate (stakeholderilor)

Organizare de conferine cu participarea prilor interesate (stakeholderilor)

Organizare de edine la sediul instituiei cu participarea prilor interesate (stakeholderilor)

Organizare de ntruniri informale cu participarea prilor interesate(stakeholderilor)

Coresponden prin pot cu prile interesate (stakeholderii)

Coresponden prin email cu prile interesate (stakeholderii)

Prin intermediul forumurilor de discuie pe internet

Prin intermediul mediilor de socializare de tip Facebook sau Twitter

Alte aspecte (v rugm precizai) ............................................................................................................


GUVERNUL ROMANIEI




35. n ce msur suntei mulumit/mulumit de urmtoarele aspecte care privesc relaia dintre organizaia dumneavoastr i prile interesate(stakeholderi)? ncercuii un calificativ de la 1 la 5 pentru prerea dumneavoastr. Calificativul 1 se acord n cazul n care suntei mulumit/mulumit n foarte mic msur iar calificativul 5 n cazul n care suntei mulumit/mulumit n foarte mare msur.

Calificativ oferit

1. Calitatea informaiilor pe care instituia dumneavoastr le ofer prilor interesate (stakeholderilor)

1 2 3 4 5

2 Calitatea informaiilor transmise de prile interesate (stakeholderi) n procesul de consultare a acestora

3

Frecvena cu care instituia dumneavoastr consult diverse categorii de pri interesate(stakeholderi) n probleme de interes la nivelul comunitii/naional, dup caz

1 2 3 4 5

4

Gradul de preluare a sugestiilor prilor interesate (stakeholderilor) n procesul de luare a deciziilor

1 2 3 4 5

5 Gradul de implicare a prilor interesate n realizarea unor activiti/furnizarea unor servicii

1 2 3 4 5

6 Gradul de evaluare i nivelul la care este evaluat colaborarea ntre instituia dumneavoastr i prile interesate (stakeholderi) cu care aceasta interacioneaz

1 2 3 4 5

7 Mecanismele de implicare a prilor interesate (stakeholderilor) avute la dispoziie

1 2 3 4 5

8 Percepia prilor interesate (stakeholderilor) cu privire la instituie

1 2 3 4 5

36. V rugm s precizai dac instituia dumneavoastr utilizeaz sau a utilizat management strategic/planificare strategic:

Documente strategice relevante implementate n ultimii 5 ani (2010-2014) i perioada de implementare a acestora

Documente strategice n implementare

Documente strategice n elaborare

1.

1.

1.

2.

2.

2.


GUVERNUL ROMANIEI




Documente strategice relevante implementate n ultimii 5 ani (2010-2014) i perioada de implementare a acestora

Documente strategice n implementare

Documente strategice n elaborare

3.

3.

3.

37. V rugm s precizai care dintre msurile din tabelul de mai jos considerai c ar putea stimula creterea calitii procesului de planificare strategic n instituiile i autoritile publice din Romnia. n acest sens, v rugm s ncercuii cele mai relevante 3 msuri din lista de mai jos:

Msur propus

1. Existena unui cadru normativ clar care s reglementeze in mod unitar tipurile de instrumente de planificare strategic existente la nivel de palier administrativ

2.

Existena unei instituii/unor instituii care s acorde sprijin asisten n implementarea planificrii strategice la nivel naional/la nivel de palier administrativ

3.

Alocarea de fonduri, prin programele operaionale, pentru implementarea/meninerea instrumentelor de planificare strategic

4 Evaluarea impactului diverselor instrumente de planificare strategic utilizate asupra activitii instituiilor publice

5

Organizarea unor evenimente destinate promovrii instrumentelor de planificare strategic (seminarii, conferine)

6

Formri destinate administraiei publice care s vizeze cunoaterea i utilizarea managementului strategic

7

Elaborarea de materiale de informare privind managementul strategic i diseminarea ctre instituiile i autoritile publice

8

Identificarea unor mecanisme de promovare i ncurajare a implementrii managementului calitii (ex. premiere a unor bune practici n implementare)

V mulumim pentru timpul acordat!

4.2. chestionar - mdrap - am po dca

Documents