2.fluxuri de lucru

17
1 FLUXURI DE LUCRU Utilizarea unui flux de lucru Aprobare Fluxul de lucru Aprobare direcţionează un element dintr-un site SharePoint la persoanele specificate pentru aprobare. Acest flux de lucru poate fi utilizat în diverse procese de afaceri, de la specificarea produsului final la aprobarea solicitărilor de concediu. Funcţionarea fluxului de lucru Fluxul de lucru Aprobare acceptă procese de afaceri care implică trimiterea unui document sau a unui element la colegi sau la manageri pentru aprobare. Fluxul de lucru Aprobare face procesul de aprobare mai eficient, gestionând şi urmărind toate activităţile umane implicate în proces şi furnizând o înregistrare a procesului după terminare. Dacă sunt disponibile fluxurile de lucru, atunci există posibilitatea de a porni un flux de lucru Aprobare direct dintr-un document sau dintr-un element dintr-o listă sau o bibliotecă. Pentru a porni un flux de lucru, se selectează fluxul de lucru dorit pentru utilizare, apoi se completează formularul de iniţializare a fluxului de lucru care specifică participanţii fluxului de lucru (persoanele responsabile cu aprobarea), o dată de terminare şi orice instrucţiuni relevante pentru această activitate. După pornirea unui flux de lucru, serverul atribuie activităţi tuturor participanţilor. Dacă sunt activate avertizările de poştă electronică pentru server, serverul trimite, de asemenea, avertizări de poştă electronică tuturor participanţilor. Fluxul de lucru Aprobare se poate executa în: serie, în care activităţile sunt atribuite participanţilor câte una odată; paralel, în care activităţile sunt atribuite participanţilor toate odată. Notă: Fluxul de lucru se poate executa şi în etape, însumând o serie de activităţi în serie şi în paralel, care pot avea diferiţi participanţi. Participanţii pot face clic pe un link în avertizarea de activitate din poşta electronică pentru a deschide un document sau element de aprobat. Participanţii pot alege să aprobe, să respingă, sau să reatribuie activităţile de aprobare. De asemenea, ei pot solicita o modificare în documentul sau elementul de aprobat. Participanţii au opţiunea să-şi efectueze activităţile din fluxul de lucru din site-ul Microsoft SharePoint Server 2010 sau direct din anumite programe care fac parte din Microsoft Office 2010. În timp ce fluxul de lucru se află în desfăşurare, deţinătorul fluxului de lucru sau participanţii la fluxul de lucru au posibilitatea să vizualizeze pagina Stare flux de lucru, pentru a şti care participanţi şi-au terminat activităţile fluxului de lucru. Când participanţii la fluxul de lucru îşi finalizează activităţile fluxului de lucru, fluxul de lucru se încheie, iar deţinătorul fluxului de lucru este notificat automat cu privire la terminarea fluxului de lucru. Adăugarea sau modificarea unui flux de lucru Aprobare pentru o listă, o bibliotecă sau un tip de conţinut Înainte de a utiliza un flux de lucru, acesta trebuie adăugat la o listă, la o bibliotecă sau la un tip de conţinut , pentru a-l face disponibil pentru documente sau elemente într-o locaţie specifică. Trebuie să existe permisiunea Gestionare liste pentru a putea adăuga un flux de lucru la o listă, la o bibliotecă sau la un tip de conţinut. În cele mai multe cazuri, administratorii de site-uri sau persoanele individuale care gestionează liste sau biblioteci specifice efectuează această acţiune.

Upload: alexa

Post on 27-Sep-2015

234 views

Category:

Documents


0 download

DESCRIPTION

Sisteme economice informationale

TRANSCRIPT

  • 1

    FLUXURI DE LUCRU

    Utilizarea unui flux de lucru Aprobare

    Fluxul de lucru Aprobare direcioneaz un element dintr-un site SharePoint la persoanele specificate pentru aprobare. Acest flux de lucru poate fi utilizat n diverse procese

    de afaceri, de la specificarea produsului final la aprobarea solicitrilor de concediu.

    Funcionarea fluxului de lucru

    Fluxul de lucru Aprobare accept procese de afaceri care implic trimiterea unui document sau a unui element la colegi sau la manageri pentru aprobare. Fluxul de lucru

    Aprobare face procesul de aprobare mai eficient, gestionnd i urmrind toate activitile umane implicate n proces i furniznd o nregistrare a procesului dup terminare. Dac sunt disponibile fluxurile de lucru, atunci exist posibilitatea de a porni un flux de lucru Aprobare direct dintr-un document sau dintr-un element dintr-o list sau o bibliotec. Pentru a porni un flux de lucru, se selecteaz fluxul de lucru dorit pentru utilizare, apoi se completeaz formularul de iniializare a fluxului de lucru care specific participanii fluxului de lucru (persoanele responsabile cu aprobarea), o dat de terminare i orice instruciuni relevante pentru aceast activitate. Dup pornirea unui flux de lucru, serverul atribuie activiti tuturor participanilor. Dac sunt activate avertizrile de pot electronic pentru server, serverul trimite, de asemenea, avertizri de pot electronic tuturor participanilor. Fluxul de lucru Aprobare se poate executa n:

    serie, n care activitile sunt atribuite participanilor cte una odat;

    paralel, n care activitile sunt atribuite participanilor toate odat.

    Not: Fluxul de lucru se poate executa i n etape, nsumnd o serie de activiti n serie i n paralel, care pot avea diferii participani.

    Participanii pot face clic pe un link n avertizarea de activitate din pota electronic pentru a deschide un document sau element de aprobat. Participanii pot alege s aprobe, s resping, sau s reatribuie activitile de aprobare. De asemenea, ei pot solicita o modificare n documentul sau elementul de aprobat. Participanii au opiunea s-i efectueze activitile din fluxul de lucru din site-ul Microsoft SharePoint Server 2010 sau direct din anumite

    programe care fac parte din Microsoft Office 2010. n timp ce fluxul de lucru se afl n desfurare, deintorul fluxului de lucru sau participanii la fluxul de lucru au posibilitatea s vizualizeze pagina Stare flux de lucru, pentru a ti care participani i-au terminat activitile fluxului de lucru. Cnd participanii la fluxul de lucru i finalizeaz activitile fluxului de lucru, fluxul de lucru se ncheie, iar deintorul fluxului de lucru este notificat automat cu privire la terminarea fluxului de lucru.

    Adugarea sau modificarea unui flux de lucru Aprobare pentru o list, o bibliotec sau un tip de coninut

    nainte de a utiliza un flux de lucru, acesta trebuie adugat la o list, la o bibliotec sau la un tip de coninut, pentru a-l face disponibil pentru documente sau elemente ntr-o locaie specific. Trebuie s existe permisiunea Gestionare liste pentru a putea aduga un flux de lucru la o list, la o bibliotec sau la un tip de coninut. n cele mai multe cazuri, administratorii de site-uri sau persoanele individuale care gestioneaz liste sau biblioteci specifice efectueaz aceast aciune.

  • 2

    Disponibilitatea unui flux de lucru din cadrul unui site variaz n funcie de locul unde este adugat:

    dac se adug un flux de lucru direct la o list sau la o bibliotec, acesta este disponibil doar pentru elementele din acea list sau bibliotec;

    dac se adug un flux de lucru la un tip de coninut list (o instan a tipului de coninut site care s-a adugat unei anumite liste sau biblioteci), el este disponibil numai pentru elementele de acel tip de coninut din acea list sau bibliotec cu care este asociat tipul de coninut;

    dac se adug un flux de lucru la un tip de coninut de site, acel flux de lucru este disponibil pentru toate elementele acelui tip de coninut din fiecare list sau bibliotec la care este adugat acel tip de coninut de site;

    dac se dorete ca un flux de lucru s fie larg disponibil n liste i n biblioteci dintr-o colecie de site-uri pentru elemente ale unui anumit tip de coninut site, modalitatea cea mai eficient de a ajunge la acest rezultat este adugarea fluxului de lucru direct la un tip de coninut site.

    Not: Dac se dorete adugarea unui flux de lucru Aprobare la o list, la o bibliotec sau la un tip de coninut sau dac se dorete modificarea unui flux de lucru Aprobare care este deja asociat la o list, la o bibliotec sau la un tip de coninut, trebuie urmai aceiai pai.

    Pentru a deschide pagina Adugare flux de lucru sau Modificare flux de lucru pentru lista, biblioteca sau tipul de coninut dorit, se alege una dintre urmtoarele variante:

    pentru o list sau o bibliotec: o se deschide lista sau biblioteca pentru care se dorete adugarea sau modificarea

    unui flux de lucru;

    o clic pe tab-ul List sau Bibliotec, apoi clic pe Setri list sau pe Setri bibliotec; o sub Permisiuni i management, clic pe Setri flux de lucru.

    Sau

    pentru un tip de coninut din list: o se deschide biblioteca sau lista care conine instana tipului de coninut list pentru

    care se dorete adugarea sau modificarea unui flux de lucru; o clic pe tab-ul List sau Bibliotec, clic pe Setri list sau pe Setri bibliotec; o sub Tipuri de coninut, clic pe numele tipului de coninut (dac lista sau biblioteca

    este configurat s nu permit gestionarea tipurilor de coninut, seciunea Tipuri de coninut nu apare n pagina Particularizare pentru list sau bibliotec);

    o sub Setri, clic pe Setri flux de lucru.

  • 3

    pentru un tip de coninut de site: o pe pagina de pornire a coleciei de site-uri, n meniul Aciuni site, clic pe Setri site; o sub Galerii, clic pe Tipuri de coninut de site . o clic pe numele tipului de coninut de site pentru care se dorete adugarea sau

    modificarea unui flux de lucru, apoi clic pe Setri flux de lucru.

    Pe pagina Setri flux de lucru, clic pe Adugare flux de lucru sau clic pe numele fluxului de lucru pentru care se dorete modificarea setrilor:

    pentru adugarea unui flux de lucru -> n pagina Adugare flux de lucru, n seciunea Flux de lucru, se selecteaz ablonul fluxului de lucru Aprobare - SharePoint 2010;

    pentru modificarea setrilor unui flux de lucru -> pe pagina Modificare flux de lucru, se modific setrile dorite, n funcie de paii urmtori: o Nume se tasteaz un nume unic pentru fluxul de lucru; o List de activiti se specific o list de activiti de utilizat mpreun cu acest

    flux de lucru;

    Not: a) Dac se utilizeaz lista implicit Activiti, participanii la fluxul de lucru vor avea posibilitatea s gseasc i s vizualizeze cu uurin activitile lor de flux de lucru utiliznd vizualizarea Activitile mele din lista Activiti. b) Dac activitile pentru acest flux de lucru vor dezvlui date sensibile sau confideniale pe care dorii s le inei separat de lista general Activiti, trebuie s se creeze o list nou de activiti. c) Dac organizaia are numeroase fluxuri de lucru sau dac fluxurile de lucru presupun numeroase activiti, trebuie s se creeze o list nou de activiti. n acest caz, se creeaz liste de activiti pentru fiecare flux de lucru.

    List istoric, se selecteaz o list istoric de utilizat mpreun cu acest flux de lucru. Lista istoric afieaz toate evenimentele care au loc n timpul fiecrei instane a fluxului de lucru;

    Not: Avei posibilitatea s utilizai lista Istoric flux de lucru sau s creai una nou. Dac organizaia dvs. are numeroase fluxuri de lucru, este cazul s creai o list istoric separat pentru fiecare flux de lucru.

    Opiuni pornire, se specific cum sau de ctre cine se pornete fluxul de lucru;

  • 4

    Not: a) Dac se dorete pornirea manual a fluxului de lucru, se bifeaz caseta de selectare Se permite ca acest flux de lucru s fie pornit manual de un utilizator autentificat cu permisiuni Editare element. Se bifeaz caseta de selectare Sunt necesare permisiuni de gestionare pentru list pentru a ncepe fluxul de lucru dac se dorete solicitarea de permisiuni suplimentare pentru pornirea fluxului de lucru.

    b) Pentru a utiliza fluxul de lucru pentru gestionarea aprobrii de coninut pentru o bibliotec, se selecteaz Pornii acest flux de lucru pentru a aproba publicarea unei versiuni majore a unui element. Dac nu este disponibil opiunea, este posibil s nu fie activat aprobarea de coninut i versiunile minore i majore pentru list sau bibliotec. Dac vi se solicit s activai aprobarea de coninut, clic pe OK. c) Dac se dorete ca fluxul de lucru s porneasc automat cnd se creeaz elemente noi, se bifeaz caseta de selectare Pornii acest flux de lucru atunci cnd este creat un element nou. d) Dac se dorete ca fluxul de lucru s porneasc automat cnd se modific elemente, se bifeaz caseta de selectare Pornii acest flux de lucru atunci cnd este modificat un element. Dac se adaug acest flux de lucru la un tip de coninut site, se specific dac se dorete s se adauge acest flux de lucru la toate tipurile de coninut care motenesc din acest tip de coninut n seciunea Actualizare tipuri de coninut list i site.

    Urmtorul. Pe pagina Particularizare flux de lucru, se specific opiunile de distribuire a activitilor, valorile implicite de pornire a fluxului de lucru, cum s se finalizeze fluxul de lucru i aciunile care s aib loc n momentul finalizrii cu succes a fluxului de lucru.

    Pornirea fluxului de lucru Aprobare pe un document sau element

    Fluxul de lucru Aprobare se poate porni manual pe un document sau element, direct din lista

    sau biblioteca unde este salvat. Opiunile disponibile atunci cnd se pornete fluxul de lucru pot varia, n funcie de cum s-a particularizat acel flux de lucru atunci cnd s-a adugat la lista, la biblioteca sau la tipul de coninut pentru element. Pentru a porni un flux de lucru, este necesar s avei cel puin permisiunea Editare elemente. Unele fluxuri de lucru pot necesita s avei i permisiunea Gestionare liste pentru a le porni pentru un document sau element.

  • 5

    Not: Pentru a v asigura c participanii la fluxul de lucru primesc avertismente de pot electronic i memento-uri despre activitile lor din cadrul fluxului de lucru atunci cnd pornii fluxul de lucru, consultai administratorul serverului pentru a verifica dac s-au activat mesajele de pot electronic pentru site.

    dac lista sau biblioteca nu este deja deschis, clic pe numele su n Lansare rapid;

    dac numele listei sau bibliotecii nu apare, clic pe Aciuni site, pe Se vizualizeaz tot coninutul site-ului, apoi clic pe numele listei sau bibliotecii;

    se indic spre numele documentului sau al elementului pentru care se dorete pornirea fluxului de lucru, clic pe sgeata care apare, apoi clic pe Fluxuri de lucru;

    sub Pornire flux de lucru nou, clic pe numele fluxului de lucru Aprobare care se dorete a fi pornit;

    se tasteaz numele persoanelor care s aprobe documentul sau elementul n Atribuire ctre, apoi se selecteaz ordinea dorit pentru activitile fluxului de lucru, Unul cte unul (serial) sau Totul o dat (paralel);

    Not: Dac se creeaz un flux de lucru n serie, se selecteaz numele participanilor la fluxul de lucru n ordinea n care se atribuite activitile. Dac se dorete existena unor etape secveniale n fluxul de lucru care pot avea diferii participani i diferite ordini, atunci clic pe Adugare etap nou i se completeaz informaiile. Dac se adaug grupuri ca participani la fluxul de lucru, se de-bifeaz Extindere grupuri dac se dorete s se atribuie o singur notificare de activitate la grup n loc de notificri individuale pentru fiecare membru al grupului.

    pentru a aduga un mesaj sau instruciuni specifice pentru activitate, se introduc aceste informaii n Solicitare. De exemplu, se introduce un mesaj despre aprobarea unui contract i un URL ctre document;

    dac se dorete specificarea datei cnd trebuie terminate toate activitile fluxului de lucru sau cnd i vor depi termenul activitile, se introduce sau se selecteaz o dat pentru Data scadent pentru toate activitile.

    pentru a specifica ct timp au la dispoziie participanii la fluxul de lucru pentru a termina activitile fluxului de lucru, se tasteaz numrul n Durat pe activitate apoi se selecteaz Zile, Sptmni sau Luni n Uniti durat.

    dac se dorete trimiterea de notificri persoanelor atunci cnd ncepe un flux de lucru, dar fr atribuirea unor activiti din fluxul de lucru, atunci se introduce numele acestora n CC.

  • 6

    Finalizarea activitii fluxului de lucru Aprobare

    Participanii dintr-un flux de lucru Aprobare i pot termina activitile de flux de lucru din lista sau biblioteca n care se afl documentul sau elementul sau direct din anumite programe care fac parte din Office 2010.

    se indic numele activitii care se dorete s se finalizeze, clic pe sgeata care apare, apoi clic pe Editare element;

    Not: Dac fluxul de lucru nu utilizeaz lista Activiti, este posibil ca activitatea fluxului de lucru s nu apar n lista Activiti. Pentru a gsi activitatea fluxului de lucru, se acceseaz lista sau biblioteca unde se salveaz elementul de flux de lucru, se indic numele elementului care se dorete s fie efectuat, apoi clic pe sgeata care se afieaz, apoi clic pe Fluxuri de lucru. n pagina Stare flux de lucru, sub Fluxuri de lucru care se execut, clic pe numele fluxului de lucru la care suntei participant. Sub Activiti, gsii activitatea din fluxul de lucru.

    Se alege una dintre urmtoarele variante: o pentru a aproba elementul, se tasteaz orice comentarii care se trimit

    proprietarului fluxului de lucru n Comentarii, apoi clic pe Aprobare;

    o pentru a respinge elementul, se tasteaz orice comentarii care se trimit proprietarului fluxului de lucru n Comentarii, apoi clic pe Respingere;

    o pentru a revoca lucrul la activitate acum, cu opiunea de a reveni mai trziu, clic pe Revocare;

    o pentru a solicita o modificare n elementul de aprobat, clic pe Solicitare modificare, se specific cui se atribuie solicitarea de modificare, se descrie solicitarea de modificare, se specific durata i unitile de timp pentru activitile n serie, apoi clic pe Trimitere;

  • 7

    o pentru a reatribui altei persoane activitatea de aprobare, clic pe Reatribuire activitate, se specific persoana creia i se atribuie activitatea, se specific durata i unitile de timp pentru activitile n serie, apoi clic pe Trimitere.

    Not: n funcie de cum a fost particularizat fluxul de lucru cnd s-a adugat la list, la bibliotec sau la tipul de coninut pentru acest element, opiunile de reatribuire a activitii sau solicitarea unei modificri pot s nu fie disponibile. Exemple:

    Vizualizare document

    Vizualizare task

    Aprobare task

    Vizualizare task-uri

    Dup o modificare a coninutului, documentul va iniia o nou serie de task-uri de aprobare.

  • 8

    Vizualizare task-uri dup solicitare schimbare referat

    Modificare realizat

    Aprobare final

    Anunt

    Vizualizarea strii unui flux de lucru pentru un document sau element

    dac lista sau biblioteca nu este deja deschis, clic pe numele su n Lansare rapid;

    dac numele listei sau bibliotecii nu apare, clic pe Aciuni site, pe Se vizualizeaz tot coninutul site-ului, apoi clic pe numele listei sau bibliotecii;

  • 9

    clic pe numele documentului sau al elementului pentru care se dorete vizualizarea strii fluxului de lucru, apoi clic pe sgeata care apare, apoi clic pe Fluxuri de lucru;

    n pagina Fluxuri de lucru, n seciunea Fluxuri de lucru se afl fluxurile de lucru n curs de desfurare i cele terminate pentru document sau element.

    Utilizarea unui flux de lucru n trei faze

    Fluxul de lucru n trei faze urmrete starea unui element de list prin trei stri (faze). Acesta se poate utiliza la gestionarea proceselor de afaceri care necesit ca organizaiile s urmreasc un volum ridicat de probleme sau elemente, cum ar fi probleme de atragere a clienilor, procentele vnzrilor sau activiti de proiect. De exemplu, cele trei faze ale unei activiti de proiect ar putea fi: Nenceput, n desfurare i Terminat.

    Funcionarea unui flux de lucru n trei faze

    Fluxul de lucru n trei faze accept procese de afaceri care necesit ca organizaiile s urmreasc starea unei probleme sau a unui element prin trei faze i dou tranziii ntre faze. Cu fiecare tranziie dintre faze, fluxul de lucru atribuie o activitate unei persoane, creia i trimite o avertizare de pot electronic n legtur cu activitatea. Cnd activitatea se termin, fluxul de lucru actualizeaz starea elementului i trece la faza urmtoare. Fluxul de lucru n trei faze funcioneaz cu ablonul de list Urmrire probleme. Cu toate acestea, se poate utiliza cu orice list care este setat s conin o coloan Alegere, cu trei sau mai multe valori. Valorile din coloana Alegere reprezint fazele pe care le urmrete fluxul de lucru. O list poate avea mai mult de o coloan Alegere, iar coloana Alegere poate avea mai mult de trei valori. Cu toate acestea, Fluxul de lucru n trei faze poate fi configurat s utilizeze numai una dintre coloanele Alegere i numai trei dintre valorile din coloana Alegere selectat. Cnd adugai un Flux de lucru n trei faze ntr-o bibliotec sau ntr-o list, selectai o coloan Alegere i trei dintre valorile furnizate de coloana respectiv.

  • 10

    Fluxul de lucru n trei faze se poate utiliza la gestionarea proceselor de afaceri care

    necesit ca organizaiile s urmreasc un volum mare de probleme sau de elemente, cum ar fi probleme de atragere a clienilor, procentele vnzrilor sau activiti de proiect. De exemplu, angajaii din compartimentul de achiziii pot utiliza o list de urmrire a procedurilor i un Flux de lucru n trei faze particularizat pentru a gestiona activitile asociate procedurilor de achiziii pe care le organizeaz. Fluxul de lucru n trei faze urmrete activitile de realizare a procedurilor pe parcursul celor trei faze: Activ, Gata de revizuit i Terminat. Toate activitile de demarare a procedurii asociate unei achiziii anume sunt compilate ntr-o list de urmrire a problemelor care a fost creat pentru procedura respectiv i a fost marcat ca Activ. eful compartimentului/responsabilul de achiziie atribuite activiti individuale membrilor echipei sale care se ocup de procedur, apoi pornete fluxul de lucru n trei faze pentru acele evenimente, n scopul de a iniia lucrul pentru activitatea de achiziie. Cnd pornete fluxul de lucru, acesta creeaz o activitate pentru persoana numit. Cnd un membru al echipei primete o activitate, el/ea efectueaz activitatea necesar pentru a termina activitatea. Aceasta poate fi o activitate care se petrece n afara listei sau site-ului

    unde este localizat lista de urmrire a problemelor. De exemplu, dac membrul unei echipe primete o activitate de flux de lucru pentru a realiza documentaia de atribuire, acesta analizeaz cerinele beneficiarilor, lucreaz cu acetia pentru realizarea i definitivarea cerinelor. Cnd se finalizeaz documentaia de atribuire, membrul echipei marcheaz activitatea lui/ei din fluxul de lucru drept terminat. n acest moment, fluxul de lucru actualizeaz starea activitii procedurii din lista de urmrire a problemelor de la Activ la Gata de revizuit i creeaz o alt activitate pentru revizuirea documentaiei de atribuire de ctre eful de compartiment. Dup ce eful de compartiment sau responsabilul de achiziie revizuiete i aprob documentaia de atribuire, marcheaz activitatea sa din fluxul de lucru ca terminat, iar fluxul de lucru actualizeaz starea activitii de la Gata de revizuit la Terminat.

    Not: Un participant la fluxul de lucru poate termina o activitate de flux de lucru dintr-un Flux de lucru n trei faze n dou moduri. Participantul poate edita activitatea fluxului de lucru marcnd-o ca terminat sau poate modifica starea elementului fluxului de lucru din list (dac participantul are permisiunea de a modifica aceast list). Dac un participant actualizeaz manual starea elementului fluxului de lucru din list, activitatea fluxului de lucru este finalizat. Dac participantul editeaz activitatea de flux de lucru pentru a o marca drept terminat, starea elementului de flux de lucru se actualizeaz la Terminat. Aciunile din Fluxul de lucru n trei faze din exemplul anterior utilizeaz urmtorul proces:

  • 11

    Configurarea unei liste de utilizat mpreun cu fluxul de lucru n trei faze

    nainte de utilizarea unui Flux de lucru n trei faze, trebuie alctuit o list pentru a utiliza fluxul de lucru. Lista trebuie s conin elementele pe care plnuii s le urmrii sau s le gestionai cu ajutorul fluxului de lucru. ablonul de list Urmrire probleme funcioneaz cu Fluxul de lucru n trei faze. Cu toate acestea, se poate crea i o list particularizat pentru utilizarea acestor fluxuri de lucru. Dac se creeaz o list particularizat de utilizat cu Fluxul de lucru n trei faze, trebuie s ca lista s conin cel puin o coloan Alegere care include trei sau mai multe valori de alegere. Cnd se configureaz un flux de lucru n trei faze care se utilizeaz mpreun cu lista, trebuie s se specifice coloana Alegere care conine valorile de faz pe care le va urmri fluxul de lucru.

    Crearea unei liste de urmrire a problemelor pentru a fi utilizat cu un flux de lucru n trei faze

    n mod implicit, un flux de lucru n trei faze se poate utiliza cu orice list pe care o creai din ablonul list Urmrire problem.

    n meniul Aciuni site, clic pe Se vizualizeaz tot coninutul site-ului.

    pe pagina Tot coninutul site-ului, clic pe Creare.

    n caseta de dialog Creare, clic pe Urmrire probleme i se tasteaz un nume pentru list. Numele listei este obligatoriu.

  • 12

    Not: Numele listei apare n partea de sus a paginii listei, devine parte a adresei Web pentru pagina list i apare n elemente de navigare care ajut utilizatorii s gseasc i s deschid lista.

    dac se dorete furnizarea unei descrieri pentru list sau specificarea afirii sau nu a unei legturi la list n Lansare rapid, alegerea implicit este da, clic pe Mai multe opiuni. n caseta Descriere, se tasteaz o descriere a scopului listei. Descrierea este opional. Pentru a aduga un link la aceast list n Lansare rapid, clic pe Da n seciunea Navigare.

    n partea de jos a dialogului Creare, clic pe Creare.

    Crearea unei liste particularizate pentru a fi utilizat cu un flux de lucru n trei faze

    Dac se dorete crearea unei liste particularizat pentru a o utiliza cu Fluxul de lucru n trei faze, trebuie adugat cel puin o coloan Alegere care conine cel puin trei valori de faz pe care le va urmri fluxul de lucru.

    n meniul Aciuni site, clic pe Se vizualizeaz tot coninutul site-ului. Pe pagina Tot coninutul site-ului, clic pe Creare.

    n dialogul Creare, clic pe List particularizat, apoi se tasteaz un nume pentru list. Numele listei este obligatoriu.

    Not: Numele listei apare n partea de sus a paginii listei, devine parte a adresei Web pentru pagina list i apare n elemente de navigare care ajut utilizatorii s gseasc i s deschid lista.

    dac se dorete furnizarea unei descrieri pentru list sau specificarea afiri sau nu a legturi la list n Lansare rapid, alegerea implicit este da, clic pe Mai multe opiuni.

    n caseta Descriere, se tasteaz o descriere a scopului listei. Descrierea este opional.

    pentru a aduga un link la aceast list n Lansare rapid, clic pe Da n seciunea Navigare.

    n partea de jos a dialogului Creare, facei clic pe Creare.

    Particularizarea unei liste particularizate pentru a fi utilizat cu un flux de lucru

    n trei faze

  • 13

    din lista particularizat, clic pe fila List, apoi clic pe Setri list;

    sub Coloane, clic pe Creare coloan;

    n seciunea Nume i tip, sub Nume coloan, se tasteaz numele coloanei care se utilizeaz pentru a specifica valorile de stare ale fluxului de lucru;

    sub Tipul de informaii din aceast coloan este, se selecteaz Opiune (meniu din care se face opiunea).

    n seciunea Setri suplimentare pentru coloan, sub Descriere, se tasteaz o descriere opional pentru coloan;

    sub Aceast coloan trebuie s conin informaii, clic pe Da;

    n caseta list de sub Tastai fiecare opiune pe o linie separat, se tasteaz trei sau mai multe valori de alegere pentru coloan. Aceste valori vor reprezenta strile fluxului de lucru.

    sub Afiare opiuni utiliznd, se selecteaz Meniu vertical sau Butoane radio;

    sub Se permit opiuni Completare, clic pe Nu;

    se specific dac se dorete o anumit valoare implicit pentru aceast coloan sau dac se adaug la vizualizarea implicit pentru list;

    clic pe OK.

    Adugarea unui flux de lucru n trei faze la o list Trebuie adugat un flux de lucru n trei faze la o list nainte s fie posibil utilizarea acestuia pentru elementele din list. Cnd se adaug un flux de lucru n trei faze la o list, se specific care coloan din list conine valorile de stare pe care s le urmreasc fluxul de lucru. De asemenea, este posibil s se specifice informaiile despre ceea ce se dorete s se ntmple n fiecare faz a fluxului de lucru. De exemplu, este posibil s se specifice subiectul i textul avertismentelor prin pota electronic pe care le primesc destinatarii activitii. Fluxul de lucru n trei faze este activat n mod implicit pe majoritatea tipurilor de site-

    uri. Cu toate acestea, un administrator de colecie de site-uri poate dezactiva aceast caracteristic. Dac Fluxul de lucru n trei faze nu este disponibil, se va contacta administratorul coleciei de site-uri. Not: Pentru a aduga un flux de lucru la o list, trebuie s existe permisiunea Gestionare liste.

  • 14

    Se deschide lista n care se adug un flux de lucru n trei faze. Din lista particularizat, pe panglic, clic pe fila List, apoi pe Setri list sau clic pe setrile tipului de bibliotec. De exemplu, ntr-o bibliotec de documente, clic pe Setri bibliotec de documente.

    Sub Permisiuni i gestionare, clic pe Setri flux de lucru.

    Dac s-au adugat deja fluxuri de lucru la list, la bibliotec sau la tipul de coninut, acest pas va duce direct la pagina Modificare setri flux de lucru i trebuie dat clic pe Adugare flux de lucru pentru a avea loc deplasarea la pagina Adugare flux de lucru. Dac nu s-a adugat deja niciun flux de lucru la aceast bibliotec, aceast list sau la acest tip de coninut, acest pas va duce direct la pagina Adugare flux de lucru.

    Dac exist deja un flux de lucru pentru list, n pagina Modificare setri flux de lucru, se d clic pe Adugare flux de lucru.

    Pe pagina Adugare flux de lucru, n seciunea Flux de lucru, se d clic pe n trei faze sub Selectare ablon flux de lucru.

    n seciunea Nume, se tasteaz un nume unic pentru fluxul de lucru.

    n seciunea List activitate, se specific o list de activiti de utilizat mpreun cu fluxul de lucru.

    Not: Exist posibilitatea utilizrii Lista de activiti implicit sau crearea uneia noi. Dac se utilizeaz Lista de activiti implicit, participanii la fluxul de lucru au posibilitatea s gseasc i s vizualizeze cu uurin activitile lor din cadrul fluxului de lucru, utiliznd vizualizarea Activitile mele a Listei de activiti. Se creeaz o nou list de activiti dac activitile acestui flux de lucru dezvluie informaii sensibile sau confideniale care se doresc separate de lista Activiti general. Se creeaz o list nou de activiti, dac organizaia va avea multe fluxuri de lucru sau dac fluxurile de lucru vor avea multe activiti. n acest caz, este util s se creeze liste de activiti pentru fiecare flux de lucru.

    n seciunea List istoric, se selecteaz o list istoric de utilizat mpreun cu acest flux de lucru. Lista istoric afieaz toate evenimentele care au loc n timpul fiecrei instane a fluxului de lucru.

    Not: Exist posibilitatea de a utiliza o list Istoric implicit sau de a crea una nou. Dac organizaia va avea multe fluxuri de lucru, se recomand crearea unei liste istoric separat pentru fiecare flux de lucru..

    n seciunea Opiuni pornire, se efectueaz oricare dintre aciunile urmtoare: Pentru a permite pornirea manual a fluxului de lucru, se bifeaz caseta de selectare Se permite ca acest flux de lucru s fie pornit manual de un utilizator autentificat cu permisiuni de participare. Se bifeaz caseta de selectare Sunt necesare permisiuni de gestionare pentru list pentru a ncepe fluxul de lucru dac se dorete solicitarea de permisiuni suplimentare pentru a porni fluxul de lucru. Pentru ca fluxul de lucru s porneasc automat atunci cnd se creeaz elemente noi, se bifeaz caseta de selectare Pornii acest flux de lucru atunci cnd este creat un element nou.

    Clic pe Urmtorul.

  • 15

    n seciunea Stri flux de lucru, sub Selectai un cmp Opiune, se selecteaz coloana Alegere din lista care conine valorile care se doresc utilizate pentru strile fluxului de lucru, apoi se selecteaz valorile de coloan pentru Stare iniial, Stare de mijloc i Stare final a fluxului de lucru.

    n cele dou seciuni Specificai ce dorii s se ntmple atunci cnd un flux de lucru este iniiat (opiunile pentru prima activitate din fluxul de lucru) i Specificai ce dorii s se ntmple atunci cnd un flux de lucru se modific la starea sa de mijloc (opiunile pentru a doua activitate din fluxul de lucru), se specific informaiile urmtoare:

    Pentru ca participanii la fluxul de lucru s primeasc avertizri de pot electronic n legtur cu activitile lor din cadrul fluxului de lucru, se bifeaz caseta de selectare Expediere mesaj de pot electronic.

    Detalii mesaj de pot electronic Ctre Se tasteaz numele persoanei creia i se trimite o avertizare de pot electronic despre activitatea din

    fluxul de lucru. Se bifeaz caseta de selectare Includere Activitate asociat lui pentru a trimite avertizarea de pot electronic persoanei nsrcinate cu activitatea.

    Subiect Se tasteaz linia de subiect care se utilizeaz mpreun cu avertizarea de pot electronic. Se bifeaz caseta de selectare Utilizare titlu activitate dac se dorete adugarea titlului activitii la linia de subiect a mesajului de pot electronic.

    Corp Se tasteaz informaiile care vor aprea n corpul mesajului avertizrii de pot electronic. Se bifeaz caseta de selectare Inserare link la element din list dac se dorete includerea n mesaj a unui link la elementul din list.

    clic pe OK.

  • 16

    Pornirea manual a unui flux de lucru n trei faze pentru un element

    Un flux de lucru n trei faze trebuie s se adauge mai nti la o list pentru a fi utilizat pentru elementele din acea list. Un flux de lucru n trei faze se poate configura s porneasc automat atunci cnd se adaug elemente noi la acea list sau poate fi configurat s permit utilizatorilor care au permisiuni specifice s porneasc manual fluxul de lucru. Este posibil ca anumite fluxuri de lucru s permit ambele opiuni. Pentru a porni manual un Flux de lucru n trei faze ntr-un element de list, sunt necesari urmtorii pai.

    Se deschide lista care conine elementul dorit s porneasc un flux de lucru.

    Se alege elementul dorit, clic pe sgeata care apare, apoi clic pe Fluxuri de lucru (Comanda Fluxuri de lucru este disponibil numai cnd elementul se afl ntr-o list sau ntr-o bibliotec care are cel puin un flux de lucru asociat).

    n meniul Aciuni site, clic pe Se vizualizeaz tot coninutul site-ului.

    Sub Pornire flux de lucru nou, clic pe numele fluxului de lucru n trei faze. Fluxul de lucru pornete imediat.

    Finalizarea unei activiti ntr-un flux de lucru n trei faze

    Pentru a termina o activitate din fluxul de lucru n trei faze, trebuie s existe cel puin permisiunea Editare elemente pentru listele de activiti unde sunt nregistrate activitile fluxului de lucru.

    Se deschide lista Activiti pentru site, apoi se selecteaz Activitile mele n meniul Vizualizare, pentru a localiza activitatea fluxului de lucru.

    Not: Dac fluxul de lucru nu utilizeaz lista implicit Activiti, este posibil ca fluxul de lucru s nu se afieze n lista Activiti. Pentru a localiza activitatea de flux de lucru, se acceseaz lista sau biblioteca unde este salvat elementul de flux de lucru. Se indic spre numele elementului dorit, apoi clic pe sgeata care apare, apoi pe Fluxuri de lucru. Pe pagina Stare flux de lucru, sub Fluxuri de lucru care se execut, se face clic pe numele fluxului de lucru n care participai. Sub Activiti, se localizeaz activitatea de flux de lucru.

    Se deschide lista care conine elementul dorit pentru marcare ca terminat.

  • 17

    Se indic spre numele activitii dorite pentru finalizare, apoi clic pe sgeata care apare, apoi clic pe Editare element.

    n caseta de dialog Activiti, se tasteaz sau se selecteaz informaiile necesare pentru a termina activitatea, apoi clic pe Salvare.