APROBAT

Unitatea de invatamant ________________Departament

ContabilitatePROCEDURA OPERAIONAL

privind evidenta formularelor cu regim intern de numerotare si inseriereEdiia: 1

Nr.de ex.: 3

Revizia: -

Nr.de ex. : -

Cod: P.O. 20

Pagina 14 din 16

Exemplar nr.: 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

Elemente privind responsabilii/

operatiunea

Numele si

prenumele

Functia

Data

Semnatura

12345

1.1.Elaborat Contabil sef01.01.2008

1.2.Verificat Contabil sef01.01.2008

1.3Aprobat Director01.01.2008

2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale

Editia/ revizia in cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei editiei

1234

2.1.Editia 1xx01.01.2008

2.2.Revizia 1

2.3Revizia 2

3. Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale

Nr. CrtScopul difuzarii

Exem-plar nr. Compar-timent

FunctiaNume si prenumeData primiriiSemnatura

1234567

3.1.Aplicare1ContabilitateContabil sef07.01.08

3.2.Aplicare2AdministrativAdministrator07.01.08

3.6.Aplicare3SecretariatSecretara07.01.08

3.4.Informare1ContabilitateContabil sef07.01.08

3.8.Evidenta1ContabilitateContabil sef07.01.08

3.6.Arhivare1ContabilitateContabil sef07.01.08

3.7.Alte scopuri-----

4.1. 4. SCOP

4.2. Aceast procedur stabilete mecanismul pentru:

Evidena, ntocmirea i utilizarea formularelor financiar-contabile cu regim intern de nseriere i numerotare, formulare ce vor fi folosite conform OMF nr.2226/2006 - privind utilizarea unor formulare financiar-contabile.

5. DOMENIUL DE APLICARE5.1. Prezenta procedur se aplic formularelor financiar contabile cu regim intern de nseriere i numerotare (factura, chitana i avizul de nsoirea mrfii) la nivelul ___________6. DEFINIII I ABREVIERI

6.1. DEFINIII

Definirea termenilor utilizai este conforma cu SR EN ISO 9001:2001

Formular cu regim intern de tiparire si numerotare Formulare financiar-contabile reglementate de OMF nr.2226/2006;

6.2. ABREVIERI

EO Entitate operaionala

MO- Monitorul Oficial

HG Hotarare de guvern

OMF Ordin al ministerului de Finante

7. DOCUMENTE DE REFERIN

7.1. SR EN ISO 9001:2001 - Sisteme de management al calitatii. Cerinte

7.2. LEGEA nr. 82/1991,republicata Legea contabilitatii7.3. LEGEA nr. 571 /2003, actualizata - privind Codul fiscal

7.4. OMF nr.2226/2006 - Ordin privind utilizarea unor formulare financiar-contabile8. PROCEDURA

Prezenta procedur stabilete modul n care se va realiza evidena, ntocmirea i utilizarea unor formulare financiar-contabile cu regim intern de nseriere i numerotare, respectiv factura, chitana i avizul de nsoirea mrfii.

8.1. EVIDENTA

La finele unui exerciiu financiar se va proceda la iniializarea pentru anul urmtor a seriilor i numerelor de documente cu regim intern de numerotare conform principiilor enunate la cap. 8.1., 8.2. i 8.3. din Procedura operaional P.O. 15. Persoana responsabil va comunica la solicitarea serviciilor din ___________seriile i plajele de numere valabile n exerciiul financiar urmtor.

Responsabilul cu numerotarea va deschide cte o fi de eviden pentru fiecare tip de document, conform modelului prezentat n Anexa 1. Fia de eviden va cuprinde informaii referitoare la urmtoarele aspecte:

entitatea organizatoric;

tipul documentului pentru care se realizeaz evidena;

alocarea intern a plajei de serii i numere pentru fiecare subunitate care utilizeaz documente financiar-contabile supuse regimului intern de nseriere i numerotare;

numrul intern al ultimului document utilizat n exerciiul financiar respectiv;

Circuitul documentelor cu regim intern de nseriere i numerotare va fi cel prevzut n anexele 2 i 3 din OMF 2226/2006.

Evidena formularelor cu regim intern de numerotare i nseriere este reglementat de prezenta procedur astfel:

a). Persoana nominalizata ca responsabila va ntocmi cte o fi de eviden pentru fiecare tip de document supus regimului intern de nseriere i numerotare. In aceast fi se vor evidenia pe de o parte toate intrrile de documente (pe baz de factur), precum i toate ieirile, pe baz de Bon de consum. Ieirile vor fi reprezentate de mprirea intern a stocurilor de documente cu regim intern de nseriere i numerotare la nivelul subunitilor aparinnd de respectiva entitate organizaional. Ieirile se vor face sub semnturile responsabilului i a primitorilor. Modul de completare a fiei de eviden este descris n Anexa 1.

b). Cu ocazia inventarierii anuale sau ori de cte ori este necesar se va proceda la inventarierea formularelor cu regim intern de nseriere i numerotare, verificndu-se ca repartizarea documentelor evideniate pe fie s corespund cu realitatea. Se vor ntocmi procese verbale pentru fiecare utilizator de documente cu regim intern de nseriere i numerotare n care se vor evidenia cel puin urmtoarele informaii:

Denumirea subunitii (centrul, biroul sau serviciul care utilizeaz documentele);

Tipul de documente folosite, conform deciziei CFP;

Data efecturii inventarierii;

Verificarea cu evidenele contabile pentru fiecare tip de document (conform datelor din fiele de eviden);

Stocul faptic (numrul i felul de documente cu regim intern de urmrire care mai sunt neutilizate la data efecturii inventarului). Se vor specifica obligatoriu seriile i numerele interne rmase neutilizate la data efecturii inventarului;

Semntura responsabilului cu evidena i semnturile utilizatorilor de documente cu regim intern de nseriere i numerotare.

c). Cel trziu pn la data de 31 octombrie a fiecrui an, fiecare entitate va determina necesarul de formulare pretiprite pentru anul urmtor. Persoana numit prin decizie, responsabil cu iniializarea seriilor i numerele de documente cu regim intern de numerotare, conform P.O. ____, va comunica n scris in conformitate cu solicitarile transmise seriile i numerele iniiale valabile n anul urmtor. Conform necesarului fiecare va proceda la comanda formularelor pretiprite, cu respectarea prevederilor legale privind achiziiile publice.

8.2. INTOCMIREA

8.2.1. FACTURA

Factura este documentul cu regim intern de nseriere i numerotare care servete ca:

document pe baza cruia se ntocmete instrumentul de decontare a bunurilor livrate sau serviciilor prestate;

document de nsoire a mrfii, dup caz;

document de ncrcare n gestiunea cumprtorului;

document justificativ de nregistrare n contabilitatea furnizorului sau a cumprtorului;

alte situaii prevzute expres de lege.

Factura se ntocmete n dou sau mai multe exemplare pentru livrari de bunuri si/sau prestari de servicii.

La ntocmirea facturilor se vor respecta prevederile din Legea 571/2003 cu modificrile i completrile ulterioare.

Factura va cuprinde n mod obligatoriu toate informaiile prevzute la art. 155 alin (5) din Legea 571/2003 precum i a Normelor de aplicare a Codului Fiscal cu modificrile prevzute n HG 1861/2006.

Factura cuprinde n mod obligatoriu urmatoarele informaii:

a) numrul de ordine, n baza uneia sau mai multor serii, care identific factura n mod unic;

b) data emiterii facturii;

c) denumirea/numele, adresa i codul de nregistrare fiscal (CIF) prevzut la art. 153, dup caz, ale persoanei impozabile care emite factura;

d) denumirea/numele, adresa i codul de nregistrare prevzut la art. 153, ale cumprtorului de bunuri sau servicii, dup caz;

e) denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum i particularitile prevzute la art. 125^1 alin. (3) n definirea bunurilor, n cazul livrrii intracomunitare de mijloace de transport noi;

f) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data ncasrii unui avans, cu excepia cazului n care factura este emis nainte de data livrrii/prestrii sau ncasrii avansului;

g) baza de impozitare a bunurilor i serviciilor, pentru fiecare cot, scutire sau operatiune netaxabil, preul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele i alte reduceri de pret;

h) o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cnd se emit mai multe facturi sau documente pentru aceeai operatiune;

i) orice alta meniune cerut de acest titlu.

De menionat c n conformitate cu precizrile din HG 1861/2006 tampilarea i semnarea facturilor nu mai sunt obligatorii. Datele de identificare ale persoanei care emite factura ( nume, prenume, CNP i datele actului de identitate) se vor completa pentru toate facturile emise pe formulare pretiprite.

La primirea facturilor se va verifica existena tuturor informaiilor prevzute mai sus. De menionat c n cazul facturilor primite de la orice furnizor (inclusiv facturile primite de personalul aflat n delegaie) la rubrica Cumprtor se va solicita furnizorului completarea urmtoarelor informaii: Unitatea de invatamant_____________, iar la rubrica Cod unic de nregistrare se va completa cu codul ______________.

8.2.2. CHITANTA

Chitana este formularul cu regim intern de nseriere i numerotare care servete ca document justificativ de nregistrare n Registrul jurnal de ncasri i pli i n contabilitate conform prevederilor legale. Se ntocmete n trei exemplare, din care primul exemplar se nmneaz celui care a pltit, iar al doilea exemplar rmne n carnetul de chitane, si al treilea exemplar se ataseaza la regitrul de casa servind ca document de verificare a operaiunilor nregistrate n Registrul de casa.

Modul de ntocmire al chitanei este cel prevzut n OMF 1040/2004 cu modificrile i completrile ulterioare.

8.3. Utilizarea formularelor cu regim intern de inseriere si numerotare

Persoanele mputernicite cu ridicarea i utilizarea formularelor cu regim intern de nseriere i numerotare vor fi nominalizate prin decizie intern.

8.3.1. Salariaii care primesc spre folosin aceste formulare rspund de utilizarea lor, de completarea corect i conform normelor generale si specifice privind documentele justificative i financiar-contabile, fiind obligati s poat justifica n orice moment existena lor.

8.3.2. Formularele cu regim intern de nseriere i numerotare se elibereaz utilizatorilor pe baza de bon de consum i semntur n fia de eviden.

8.3.3. Formularele ridicate i neutilizate pn la sfrsitul exerciiului financiar se vor folosi pana la epuizare, urmand a se solicita altele in momentul epuizarii lor, formularele greit tiprite, greit completate sau n alte cazuri similare se anuleaz prin bararea pe diagonala cu mentiunea pe toate exemplarele .

8.3.4. Formularele utilizate i cele neutilizate, pn la predarea lor la arhiv, se pstreaz la compartimentul care le-a folosit, n ordinea numerelor, pentru a putea fi controlate n orice moment.

8.3.5. Orice lipsuri sau pierderi de formulare cu regim intern de inseriere si numerotare, vor fi aduse la cunostin, n scris, conductorului unitii pentru ca acesta sa dispun cercetarea i verificarea mprejurrilor n care s-au produs lipsurile i tragerea la rspundere a celor vinovai.

8.3.5. Cazurile de pierdere sau sustragere pentru facturi i chitane se vor raporta n regim de urgen conductorului unitii, prin mentionarea scris a seriilor i plajelor de numere aferente facturilor i chitanelor , sub semntura de confirmare a persoanei responsabile cu evidena formularelor cu regim intern de nseriere i numerotare. Seriile i numerele formularele cu regim intern de nseriere i numerotare pierdute sau furate se vor face publice.

9. RESPONSABILITATI9.1. Directorul ________________9.1.1. In termen de 30 de zile de la data intrrii n vigoare a prezentei proceduri Directorul ___________numete prin decizie persoanele responsabile cu evidena formularelor cu regim intern de nseriere i numerotare.

9.1.2. Directorul ___________emite o decizie cu persoanele mputernicite la nivelul ___________s utilizeze formulare cu regim intern de nseriere i numerotare.

9.2. Responsabilii cu evidenta formularelor cu regim intern de inseriere si numerotare9.2.1. Rspund de evidena corect a formularelor cu regim intern de nseriere i numerotare, precum i de nscrierea informaiilor privind micrile acestor formulare n fiele de eviden.

9.2.2. Elibereaz formulare cu regim intern de nseriere i numerotare pe baz de bon de consum, numai persoanelor nominalizate n decizia privind persoanele mputernicite s utilizeze aceste formulare.9.2.3. La eliberarea formularelor cu regim intern de nseriere i numerotare, responsabilul nscrie pe bonul de consum seria i gama de numere aferente formularelor respective, precum i numele i prenumele primitorului, care va semna de primire.

9.3. Persoanele imputernicite sa utilizeze formulare cu regim intern de inseriere si numerotare9.3.1. Rspund de respectarea prezentei proceduri n tot ceea ce privete evidena i utilizarea formularelor cu regim intern de nseriere i numerotare i sunt obligate s justifice n orice moment existena lor.

9.3.2.Rspund de evidena formularelor pe care le-au ridicat pe baz de bon de consum (utilizate i neutilizate), pentru a putea fi controlate i justificate n orice

moment.

9.3.3.Formularele cu regim intern de nseriere i numerotare se elibereaz utilizatorilor nominalizati prin decizie intern, pe baza aprobrii conductorului unitii, aprobare n care se va meniona faptul c formularele ridicate anterior au fost folosite n conformitate cu legislaia n vigoare i precizrile prezentei proceduri.

9.3.4.Respect prevederile prezentei proceduri n ceea ce privete coninutul obligatoriu de informaii care se completeaz la emiterea facturilor, completarea chitanelor sau a avizelor de nsoirea mrfii.

9.3.5.Respect prevederile prezentei proceduri referitoare la utilizarea i evidena

formularelor cu regim intern de nseriere i numerotare descrise la pct. 8.3.

9.3.6. In urma aprobrii referatului de necesitate de ctre conducere, comunic responsabilului cu achiziiile necesarul de formulare cu regim intern de nseriere i numerotare.

10. ANEXEAnexa 1 Fia de eviden a formularelor cu regim intern de nseriere i numerotare

11. Cuprins

Numarul

componentei

in cadrul

procedurii

operationaleDenumirea componentei din cadrul procedurii operationalePagina

Coperta

1.Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa,caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

2.Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale

3.Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale

4.Scopul procedurii operationale

5.Domeniul de aplicare a procedurii operationale

6.Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale

7.Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala

8.Descrierea procedurii operationale

9.Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii

10.Anexe, inregistrari, arhivari

11.Cuprins

Anexa 1

Instructiuni de completare:

Primul tabel cu coloanele Rezervat numerele si Pentru compartiment nu se completeaza.

Restul formularului se completeaza astfel:

Campul/coloanaContinut

Denumirea formularuluitipul de formular

Pret unitar

U.M.

Codul

DataData emiterii adresei care sta la baza inscrierii in fisa

Felul si numarul formularului de primire sau de eliberareNumarul adresei care sta la baza inscrierii in fisa

Cantitatea primitaNr. numerelor dintr-o serie primita

Cantitatea eliberataNr. de exemplare predate beneficiarului

StoculStocul de numere

Numerele (seria)De la Limita inferioara a plajei de numere pentru o serie

Numerele (seria)pana laLimita superioara a plajei de numere pentru o serie

Numele si prenumele primitoruluiNumele i prenumele persoanei care primete spre utilizare formulare cu regim intern de nseriere i numerotare

Formularele neutilizabile (numarul si seria)In cazul in care se greseste tiparirea unui formular; acesta se anuleaza si se inscrie seria si numarul acestuia

Data si semnatura celui care preda formularele neutilizabileData si semnatura celui care preda numerele formularelor neutilizabile

PAGE 14