Proiect DISTRIGAZ NORD

Titlu:

BUSINESS PROCESS PROCEDURE

Nume fisier :Curs introductiv.docVersiune :R/3 ECC 6.0

Proiect E.ON Moldova

Implementare SAP

Documentaie utilizatori finali

Modul Gestiune Materiale

Curs introductivVersiuneDataDescriere

0113.02.2007Documentatie utilizatori finali Curs Introductiv

Cuprins

31.Notiuni introductive

3Navigarea in sistem:

5Elemente ecran

6Deconectarea de la SAP se face in mai multe moduri:

6Butoane uzuale

7Meniuri comune tuturor ecranelor

7Sistem

12Listare

13Ajutor

14SAP Acces Usor Standard

192.Date generale modul MM (Managementul Materialelor)

19Structura aplicatie

20Maparea structurilor organizationale cu functionalitatile business

21Structurile organizationale: Aprovizionare & Gestiune Stocuri

21Descrierea structurilor organizationale

23Nivele Organizationale in Gestiunea Materialelor

23Fluxul proceselor in Gestiunea Materialelor Descriere

24Profile utilizatori finali modulul MM

1. Notiuni introductive

Navigarea in sistem:

Intrare in sistem: in prima faza a proiectului, clientul in care lucram este 360. Fiecare utilizator are un user-id (identificator) si o parola. Limba in care se lucreaza este RO pentru romana, EN pentru engleza, DE pentru germana. Pentru a putea lucra in alte limbi este necesar ca acestea sa fi fost instalate in prealabil.. Daca se doreste modificarea parolei, se apasa butonul Parola noua.Pentru training, introduceti user-id YYxx, unde:

YY reprezinta modulul (FI, AA, IM, MM)

xx reprezinta numarul de cursant al dumneavoastra (01, 02, 03, etc)

Parola initiala INIT - la prima conectare, sistemul va va cere sa introduceti o noua parola.

Parola se stabileste respectind cateva reguli :

Elemente ecran

Zona comanda: Se foloseste pentru a putea accesa direct diverse aplicatii prin introducerea in acesta zona a codului tranzactiei.

Bara menu: Meniurile afisate aici sunt dependente de aplicatia in care va aflati

Bara instrumente standard: Butoanele care se gasesc in bara standard de instrumente nu sunt dependente de aplicatie. Le puteti accesa din orice ecran.Pentru a afla denumirea unui buton, pozitionati cursorul in dreptul lui si asteptati cateva secunde.

Bara titlu: Indica pozitia dumneavoastra si activitatea curenta in sistem

Check box: Permite selectii de tip da-nu. Selectat = da. Gol=nu.

Butoane radio: Selecteaza o singura optiune din mai multe posibile

Bara stare: Afiseaza starea curenta a sistemului. Aici pot aparea, de exemplu, mesajele de eroare, sau diverse alte mesaje. Pentru a afla detalii asupra unui mesaj de eroare, faceti dublu-click pe el. Vor aparea explicatiile lungi (long text) ale mesajului.

Tab: Grupeaza informatii in ecrane diferite.

Optiuni: Aici puteti seta marimea fonturilor, culori, etc

Deconectarea de la SAP se face in mai multe moduri:

Butoane uzuale

Cand un buton este gri, el nu poate fi folosit (ex. tiparire e gri)

Meniuri comune tuturor ecranelorSistem

Creare sesiune: deschide o noua sesiune de lucru in SAP

Sfarsit sesiune: inchide sesiunea curenta de lucru

Profil utilizator: defineste parametrii personali ai utilizatorului. De exemplu

Pastrare date - pune in memorie valorile curente de pe ecran, pentru a fi refolosite imediat.

Setare date - cheama valorile din memorie si ele nu mai pot fi suprascrise pe ecran.

Stergere date - anuleaza efectul optiunii "Setare date".

Date proprii se definesc valorile implicite ale utilizatorului: Tab "Adresa" contine date de identificare/localizare ale utilizatorului

Tab "Implicite" in acest tab se defines parametri de tiparire, formatare a numerelor si a datelor, precum si limba de conectare implicita. NU SELECTATI parametrul "Iesire imediata" in momentul in care configurati parametri de tiparire

Tab "Parametri" - De exemplu, daca dorim ca anul 2006 sa apara in toate ecranele utilizatorului cand se cere anul punem parametrul GJR si valoarea dorita. Numele parametrului se obtine apasand F1 pe campul dorit, apoi setari tehnice. In campul parametru aflam mnemonica pentru campul dorit, dar numai daca SAP a decis ca respectivul camp are o mnemonica. Parametrii mei uzuali sunt aratati mai jos, ei sunt tipici pentru cineva care lucreaza in FI (AFP=plan de amortizare, BUK=cod companie, CAC=arie de control, GJR=an fiscal, KPL=plan de conturi primar).

Servicii

Raportare - permite lansarea unui raport SAP, cand ii cunoastem numele tehnic. Quick viewer permite apelarea unui QuickViewer deja creat sau crearea unuia nou.

Control iesire permite afisarea listelor de tiparire.

Intretinere tabel permite editarea directa de date in baza de date. Batch input permite prelucrare fisierelor de tip "batch-input". Un fisier de tip batch-input contine date care sunt incarcate "in masa" in R/3, utilizand tranzactii R/3 (exemplu: contabilizarea amortizarii).

Intrare rapida permite inregistrarea introducerii unui document in R/3. O astfel de inregistrare poate fi utilizata in diverse scopuri (exempu: crearea de programe de tip batch-input).

Direct imput permite afisare/crearea joburilor asociate programelor de tip "direct-input". Spre deosebire de programele de tip "batch-input" care genereza fisiere de tip batch-input utilizate pentru incarcarea in masa a datelor in R/3, programele de tip "direct-input" permit incarcarea in masa a datelor in R/3, apeland direct tranzactii R/3 sau functii R/3. CATT - este asemanator cu batch-input-ul. Este o modalitate de testare a sistemului folosind teste preinregistrate asemanatoare batch-input-ului. Joburi permite afisarea si analiza executiei job-urilor. Job-uile sunt programe lansate pentru a fi prelucrate in background. Sistemul controleaza executia lor si le ruleaza cand acestea sunt planificate, urmand ca eventualele erori sa fie redate intr-un protocol = log de erori). Procesarea in background este obligatorie cand un program consuma foarte mult din resursele sistemului, blocand lucrul celorlalti utilizatori (de exemplu amortizarea se ruleaza intotdeauna numai in background processing). Business workplace face legatura cu sistemul intern de posta al SAP.

Listare

Optiunea Sistem->Listare este foarte utila pentru descarcarea de liste din SAP:

Cand ne aflam intr-o lista/raport, o putem descarca intr-un fisier de pe statia noastra de lucru (PC-ul de la care lucram). In ecranul urmator putem alege formatul fisierului descarcat:

unconverted = fisier text (.txt)

spreadsheet = fisier excel de tip text tab delimited

celelalte doua formate sunt putin folosite (.rtf sau HTML).

In ecranul urmator se specifica pe ce cale se salveaza documentul respectiv:

Ajutor

Ajutor aplicatie aduce help-online pentru contextul curent (documentatia programului/campului utilizat in acel moment). Se poate apela functia help si cu tasta functionala F1. Navigarea in biblioteca SAP este asemanatoare celei de pe Internet. Glosar explica termenii cheie ai SAP. SAP Service marketplace este legatura internet catre SAP. La adresa sapnet.sap-ag.de ne putem lega la notele SAP (notele sunt mesaje publicate de SAP care explica erori aparute sau furnizeaza explicatii detaliate de utilizare a programului). Pentru a intra in note, avem nevoie de un cod de ulilizator de tip OSS.

Alte butoane importante:

= lansare in executie a unui program

= Enter (OK). De cate ori il apasam, spunem de fapt sistemului te rog, verifica intrarile de pe acest ecran

= inregistrare (salvare). Cand este apasat, continutul ecranului este salvat in baza de date

de la stanga la dreapta: Vedere de ansamblu (overview), inregistrarea anterioara/urmatoare, copiere

de la stanga la dreapta: adaugare/stergere inregistrare, stergere (cos de gunoi)

SAP Acces Usor Standard

SAP Acces Usor - este ecranul standard de intrare care apare imediat ce v-ati conectat in sistem. Acest ecran are o structura arborescenta si permite accesul la diferite tranzactii. Puteti modifica afisarea structurii din menu, calea Extra>Setari:

Numele tehnice - sunt codurile tranzactiilor si prin scrierea acestora in zona de comanda aplicatiile pot fi accesate direct, neffiind necesara cautarea lor in arborescenta

Favorite - se pot crea liste de tranzactii, rapoarte, fisiere, site-uri web favorite fie mutand cu ajutorul cursorului ( drag&drop) tranzactia din structura in favorite, fie din menu :

Apoi se pune codul tranzactiei ce se doreste a se insera

La apasarea Enter, noua tranzactie apare in favorite. Pentru stergere, se pune cursorul pe tranzactia de sters si se alege din meniu "Favorite -> stergere". In SAP se obisnuieste ca -> sa reprezinte un pas intr-un meniu sau arbore.

Selectie functii

Selectia functiilor se poate realiza in mai multe moduri:

folosind mouse-ul pentru a alege diferitele functii din menu sau din structura

folosind tastatura: de exemplu, pentru a accesa optiuni de menu, tastati Alt+litera relevanta din menu.

folosind codurile tranzactiilor in zona de comanda (ex FK03)

Pentru a trece dintr-un ecran de aplicatie in altul, fara a reveni in ecranul initial, tastati:

/n+cod tranzactie nou in zona de comanda enter. Exemplu : pentru a trece din tranzactia FB03 (afisare document contabil) in FK02 (modificare date de baza furnizori, in ecranul de afisare document se tasteaza /nfk02 in zona de comanda.

enter

Alte comenzi ce pot fi introduse in zona de comanda sunt urmatoarele:

/n

-> inchide tranzactia curenta

/i

-> inchide sesiunea curenta

/osm04-> creeaza o noua sesiune si acceseaza simultan tranzactia al carei cod urmeaza dupa /o , sm04.

"/nex"

-> iesire pe scurtatura din SAP

"/bend"

-> terminare neconditionata a unei mape de batch input

Tiparierea

2. Date generale modul MM (Managementul Materialelor)

Structura aplicatie

Maparea structurilor organizationale cu functionalitatile business

Structurile organizationale: Aprovizionare & Gestiune Stocuri

Descrierea structurilor organizationale

Nivele Organizationale in Gestiunea Materialelor

Fluxul proceselor in Gestiunea Materialelor Descriere

Determinarea necesarului de materiale este trimis departamentului de aprovizionare. Daca se seteaza determinarea necesarului de materiale (MRP) in masterul de material, sistemul SAP genereaza un referat de necesitate.

Determinarea sursei de aprovizionare: sistemul ajuta operatorul sa aleaga posibilele surse de aprovizionare. Dupa aceasta se poate trece la crearea de cereri de oferta si se pot introduce in sistem ofertele primite de la furnizori.

Selectarea furnizorului este simplificata, sistemul furnizand mecanisme de selectie bazate pe criteriul pret. Pentru ofertele respinse, sistemul poate trimite automat scrisori de respingere.

Procesarea comenzii de aprovizionare este simplificata, sistemul SAP asistand operatorul in introducerea de date.

Monitorizarea comenzii de aprovizionare se poate face online si in orice moment si se poate observa daca bunurile aferente unei comenzi de aprovizionare au fost receptionate.

Receptia bunurilor este simplificata prin compararea produselor receptionate cu cele comandate.

Verificarea facturii se face pentru preturi si bunuri receptionate.

Procesarea platii se face in modulul financiar.Profile utilizatori finali modulul MMZ_1936_MM_KEY_USERSUtilizatori cheie

Z_1936_MM_PURCH_REQ_GRCreare referate de necesitate si receptii consum direct

Z_1936_MM_PURCH_REQ_APPROVResponsabili cu aprobarea referatelor de necesitate

Z_1936_MM_STOCK_KEEPERSResponsabili de stoc (gestionari)

Z_1936_MM_MRP_CONTROLPlanificatori PNM

Z_1936_MM_PURCHASERResponsabili cu aprovizionare

Z_1936_MM_MASTER_DATAResponsabili cu datele de baz MM

Z_1936_MM_PHYS_INVENTResponsabili inventariere

Z_1936_MM_INVOICE_VERIFContabili MM (verificare factur)

Z_1936_MM_RESERVATIONSResponsabili cu rezervari

Z_1936_MM_CONTRACTSResponsabili cu contractele

Z_1936_MM_REL_INVOICEEliberare facturi blocate

Introduceti numarul de client, numele dvs. de utilizator si parola initiala care vi s-a comunicat

Pentru training trebuie sa faceti dublu click pe linia albastra :

Pentru a intra in SAP faceti dubu click pe aceasta icoana de pe desktop

Loc Dep.

Loc Dep.

Loc Dep.

Loc Dep.

Loc Dep.

Cod Companie

Cod Companie

Departement

Aprovizionare

Departamentul de Aprovizionare:

Este structura organizationala responsabila cu negocierea centralizata a conditiilor de aprovizionare cu bunuri de la diversi furnizori, pentru una sau mai multe unitati logistice;

Este structura organizationala responsabila legal cu negocierea si intretinerea contractelor de aprovizionare.

Poate fi alocata atat la Codul de Companie cat si la Unitatea Logistica.

Unitatea Logistica:

Este unitatea organizationala pentru Logistica, care structureaza intreprinderea din punct de vedere al: productiei, aprovizionarii, intretinere si reparatii, planificarea necesarului de materiale

Poate fi:

O unitate de productie

Un depozit central

O structura regionala de vanzari

O unitate de intretinere

Sediul central al companiei

Unitatea Logistica reprezinta si aria de evaluare pentru gestiunea materialelor

Codul de Companie:

Este unitatea organizationala cea mai mica la nivelul careia putem avea evidenta contabila independenta cu propriul Plan de Conturi:

Poate fi o structura organizatorica in cadrul Grupului si la acest nivel re realizeaza: bilant, balanta, contul de profit si pierdere si toate raportarile legale

Client:

Este unitatea organizationala comerciala din Sistemul SAP cu date de baza si inregistrari proprii si cu propriul set de tabele:

User master data

Structuri organizationale, alocari specifice de structuri,

Tipuri de documente

Date de aplicatie

Din punct de vedere al afacerilor, Clientul reprezinta o Corporatie / Grup

Depart. Aprovizionare

Grup Aprovizionare

Loc Depozitare

Unitate Logistica

Client

Cod Compania

Loc

Depozitare

Loc

Depozitare

Functiuni Business

-

Structuri Organizationale

Enterprise

0003

0002

0001

Loc

Depozitare

1000

Plant

1000

Departament Aprovizionare

Arie de Evaluare

1000

Arie Contol

1100

Plant

Organizational Units

Client

1000

Cod Companie

Business

Gestiunea Stocurilor

Contabilitate Financiara/

Aprovizionare

Contabilitatea Costurilor

In Sistemul SAP R/3, nivelele organizationale sunt structurate astfel incat sa reprezinte structurile legale sau organizationale ale intreprinderii

Definirea structurilor organizationale in SAP este unul din pasii esentiali in procesul de implementare si este vital pentru toate operatiile urmatoare

Este necesara analizarea structurilor si proceselor din compania dumneavoastra si maparea lor cu structurile / procesele SAP

Odata setate structurile organizatorice in sistem, este foarte dificil de modificat

HR

QM

SD

MM

PP

PM

PS

WF

IS

AA

CO

FI

Aplicaii

...Modele procese

Baza de date

Structuri

FARA:

? ! spatiu

3 caractere identice consecutive

3 caractere consecutive din UserID

Pass sau SAP* sau init

Ultimele 5 parole folosite

CU:

3-8 caractere

A-Z, 0-9

EMBED Unknown

Dupa ce apasati Enter vi se va cere sa introduceti o noua parola si sa o repetati inainte de a apasa Enter din nou

27/04/2015Proiect E.ON MoldovaPage 25/25

Confidential

_1190727772.doc

I42

(1) (400)

iwdf4042

INS

Input field

1st selection

2nd selection

3rd selection

4th selection

5th selection

Change

Display

2nd selection

1st selection

3rd selection

Green light; positive

Yellow light; neutral

Overview

Execute

Message

Buton de executare

Bara Stare

Checkbox

Zona comanda

Bara instrumente standad

Buton radio

Menu

Titlu

Bara instrumente aplicatie

Zona de input

Tab

Tab

M

enu

E

dit

F

avorites

E

xtras S

y

stem

H

elp

System function name : Activity

System function name : Activity

Acest ecran cuprinde mai multe elemente din sistem. In sine, el nu exista, are rol de exemplificare

Optiuni

_1190702844.doc

Favorites

SAP standard menu

SAP Easy Access

SAP Easy Access

Other menu

Create menu

Assign users

Documentation

/nFD03

folosind menu

folosind nume tehnice

(coduri tranzactie)

folosind

Favorite in

structura arborescenta

Cr

e

ate session

End sessi

o

n

Use

r

profile

Serv

i

ces

U

tilities

Lis

t

W

orkflow

Links

P

rivate notes

Ow

n

spool requests

Own

j

obs

S

h

ort messages

S

tatus...

Log o

f

f

M

enu

E

dit

F

avorites

E

xtras S

y

stem

H

elp