12

2.1. Concepte fundamentale 2.2. Structura ecranului 2.3. Structura funcional a sistemului Access 2.4. Posibiliti de lucru n Access 2.5. Meniuri de lucru 2.6. Tipuri de fiiere 2.7. Comenzi Access pentru: descrierea structurii tabelelor, crearea i actualizarea

tabelelor, sortarea i indexarea tabelelor, localizarea nregistrrilor, introducerea i afiarea datelor, ntocmirea programelor de calcul, realizarea legturilor ntre tabele, realizarea meniurilor, proiectarea video-formatelor

s creeze baza de date utiliznd SGBD-ul Access 2000 s prelucreze datele cu ajutorul interogrilor s defineasc videoformate de actualizare i vizualizare a datelor s creeze rapoarte, liste, situaii centralizatoare s creeze meniuri personale i bare de instrumente personalizate s aprofundeze limbajul SQL i limbajul VBA s dezvolte aplicaii utiliznd limbajul SQL i VBA

- tabel - interogare - formular - raport - macroinstruciune - modul

S.G.B.D-ul reprezint o interfa ntre utilizator i baza de date. Funciile unui sistem de gestiune a bazelor de date sunt:

descrierea datelor manipularea datelor utilizarea datelor administrarea datelor

Obiectivele sistemelor de gestiune a bazelor de date sunt:

asigurarea independenei datelor asigurarea unei redundane minime i controlate a datelor asigurarea unor faciliti sporite de utilizare a datelor sporirea gradului de securitate a datelor asigurarea integritii datelor asigurarea partajabilitii datelor

SISTEMUL DE GESTIUNE AL BAZELOR DE DATE Microsoft ACCESS

Plan tematic al capitolului: Timp estimat: 720 minute

Obiectivele capitolului:

Cuvinte cheie:

2.1. Concepte fundamentale

13

Clasificarea sistemelor de gestiune a bazelor de date:

- din punct de vedere al sistemelor de calcul pe care se implementeaz pot fi: sisteme de gestiune pentru calculatoare mari sisteme de getsiune pentru minicalculatoare sisteme de gestiune pentru microcalculatoare

- din punct de vedere al limbajului pe care l utilizeaz sunt sisteme cu limbaj gazd sisteme cu limbaj autonom

- din punct de vedere al concepiei de organizare a datelor pe care le gestioneaz sunt: sisteme de gestiune a bazelor de date cu structuri ierarhice i reea sisteme de gestiune a bazelor de date relaionale sisteme de getsiune a bazelor de date orientate obiect

- din punct de vedere al modului de localizare a bazelor de date: sisteme de gestiune a bazelor de date centralizate sisteme de gestiune a bazelor de date distribuite

- Interfaa cu utilizatorul (UI)- ale crei modificri face ca Access s se alinieze, n ceea ce privete aspectul, cu ceilali membri ai pachetului Microsoft Office 2000

- Caracteristica multitasting controlat cu fire multiple (multihread) - Variantele noi sau mbuntite ale programelor i ale vrjitorilor i ajut pe utilizatorii programului

Access prin automatizarea unei game largi de activiti - Operaiile de import i export de date au fost mbuntite - Cmpurile Lookup v pemit realizarea seleciilor n foile de date al etapelelor dintr-o caseta

combinat derulant sau dintr-o caset de tip list completat cu un cmp al tabelei asociate sau dintr-o list cu valori fixe

- Opiunile Filter by Form si Filter by Selection accelereaz cutarea datelor dorite - Proprietile Startup elimin necesitatea comenzilor macro Autoexec si permit indicarea unui

formular care s fie deschis, personalizarea titlului barei si controlul celorlalte proprieti ale aplicaiei fr scrierea comenzilor macro sau a codului VBA

- Realizarea copiilor prin intremediul dosarului Briefcase uureaz aciunea de sincronizare a modificrilor fcute n tabelele Access de ctre utilizatorii fr acces la reea n bazele de date folosite n comun.

2.2. Structura ecranului

14

- Suportul complet pentru specificaia OLE2.1 care permite extinderea setului de obiecte de control Access cu ajutorul obiectelor OLE (OLE este un acronim pentru Object Linking and Embedding).

- Caracteristicile de dezvoltare se concentreaz pe transformarea programului Access ntr-o aplicaie de productivitate bazat pe limbajul VBA. Visual Basic for Applications a devenit, ntr-adevr, limbajul universal al programrii aplicaiilor, deoarece VBA este acum acceptat de versiunile curente ale programelor Microsoft Access, Visual Basic, Excel si Project. Exist patru funcii suport care se aplic tuturor celor patru tipuri de funcii de baz ale programului Access.

- MACROCOMENZILE- sunt secvene de aciuni care automatizeaz operaiile repetitive n bazele de date.

- MODULELE- sunt funcii i proceduri scrise in dialectul pentru Access al limbajului VBA - SECURITATEA const din funcii disponibile numai ca opiuni ale meniurilor - TIPRIREA va permite s tiprii aproape orice din ceea ce vedei n modul de rulare al

programului Access.

O baz de date ACCESS poate fi definit ca o colecie de obiecte: tabele, cereri de interogare, formulare, rapoarte, pagini Web, comenzi macro i module.

Combinarea proprietilor i a metodelor ntr-un obiect si apoi adugarea unei prezentri standard asigur utilizatorilor de aplicaii urmtoarele avantaje :

- datele si codul de program care le trateaz sunt combinate n cadrul unui singur obiect pe care-l putei trata ca pe o cutie neagr. Pentru a utiliza aceast cutie ntr-o aplicaie, nu trebuie s nelegei elementele ei interne. Aceast caracteristic a obiectelor este util n programarea aplicaiilor de mari dimensiuni, la care particip mai muli programatori.

- Cnd este necesar, obiectele pot fi reutilizate. Putei crea o bibliotec de obiecte, pe care s o utilizai n mai multe programe sau aplicaii.

- Obiectele pot fi utilizate de orice aplicaie Windows care accept OLE. Putei utiliza aceleai obiecte grafice sau audio n Access, Excel sau Word

- OLE permite o creare uoar a obiectelor.

Obiectele de control asociate sunt obiecte ataate unui cmp din sursa de date a formularului sau subformularului. Sursa de date poate fi o tabel sau o interogare. Obiectele de control asociate afieaz i actualizeaz valorile celulei de date a cmpului asociat din nregistrarea curent. Casetele de text sunt cele mai utilizate obiecte de control asociate. Putei afia coninutul obiectelor grafice sau s redai un fiier de sunet folosind un obiect OLE asociat. Toate obiectele de control asociate sunt insoite de etichete ce afieaz proprietatea Caption cmpului la care sunt ataate ; putei s editai sau s tergei aceste etichete fr ca obiectul de control asociat s fie afectat.

- Obiectele de control neasociate- afieaz date furnizate de dumneavoastra, care sunt independente de sursa de date a formularului sau a subformularului. Ca s includeti un desen sau o imagine bitmap ntr-un formular utilizai un obiect OLE neasociat. Obiectele de control calculate folosesc expresiile ca surs de date.

- modul de lucru STARTUP v permite s comprimai, s convertii, s criptai, s decriptai i s reparai o baza de date alegnd comenzi din meniul Tools

- modul de lucru DESIGN v permite s creai i s modificai structura tabelelor i a interogrilor, s dezvoltai formulare pentru a v afia i edita datele i s formulai rapoarte pentru tiprire

- modul de lucru RUN v afieaz proiectul tabelului, al formularului i al raportului n ferestre de document individuale.

2.3. Structura funcional a sistemului Access

2.4. Posibiliti de lucru n Access

2.5. Meniuri de lucru

15

- tabela (table) este un obiect definit de utilizator n care sunt stocate datele primare - formularul (form) este un obiect care permite introducerea datelor, afiarea acestora sau controlul

ntregii aplicaii - cererea de interogare (query) este un obiect care permite vizualizarea informaiilor obinute prin

prelucrarea datelor din una sau mai multe tabele - raportul (report) este un obiect care permite formatarea i tiprirea informaiilor obinute n urma

consultrii bazei de date sub forma de documente - pagina web de accesare a datelor(pages) reprezint un obiect care include un fiier HTML i alte

fiiere suport n vederea furnizrii accesului la date prin intermediul browser-elor Internet. - Comanda Macro (Macro) reprezint un obiect care conine o definiie structural a uneia sau mai

multor aciuni pe care Access le realizeaz ca rspuns la un anumit eveniment. - Modulul (module) reprezint un obiect care conine proceduri definite de utilizator scrise n

limbajul de programare Visual Basic.

TABELELE stocheaz datele n formatul rnd-coloan. O baz de date Access poate cuprinde cel mult 32768 de tabele, dintre care 254 pot fi deschise n acelai timp, dac avei suficiente resurse disponibile. - crearea structurii tabelelor se poate realiza n trei moduri:

1. prin utilizarea ferestrei de proiectare (Create table in design view) 2. prin introducerea datelor (Create table by entering data) 3. prin utilizarea instrumentului Wizard (Create table by using wizard)

Crearea unei tabele se refer la definirea numelui cmpului (maxim 64 caractere, poate s conina spaiu i nu trebuie s conin urmtoarele caractere :[,],.,, !), tipului de dat (alfanumerice, numerice, date calendaristice, obiecte mari, adrese internet, informaii legate) i opional o descriere a cmpului respectiv. Se introduc deasemenea celelalte proprieti ale cmpului ntr-un panou separat afiat pe ecran dimensiunea cmpului, formatul n care sunt afiate datele, numrul de zecimale, formatul de introducere, eticheta, valoarea presupus, regula de validare, textul de validare cerut, indexarea) Field Name numele cmpurilor nu pot fi mai lungi de 64 de caractere. Numele cmpurilor sunt obligatorii i nu putei atribui acelai nume mai multor cmpuri.

2.6. Tipuri de fiiere

2.7. Comenzi Access pentru: descrierea structurii tabelelor, crearea i actualizarea tabelelor, sortarea i indexarea tabelelor, localizarea

nregistrrilor, introducerea i afiarea datelor, ntocmirea programelor de calcul, realizarea legturilor ntre tabele, realizarea meniurilor, proiectarea

video-formatelor

16

Data Type selectai tipurile datelor dintr-o list derulant din a doua coloan a grilei Table Design. Tipuri de date include: Text, Memo, Number, Date/Time, Currency, Autonumber, Yes/No, OLE Object si Lookup Wizard.

Description se poate introduce o descriere opional a cmpului. Primary Key pentru a alege un cmp drept cheie principal, selectai-l executnd clic pe butonul lui de selecie din partea stnga a coloanei Field Name i apoi pe butonul Primary Key de pe bara de instrumente. n funcie de tipul de date ales pentru un cmp, putei stabili cteva proprieti suplimentare. Acestea pot fi indicate n eticheta General din panoul Field Proprieties al ferestrei Table Design prin selecii din listele derulante sau combinate sau prin introducerea valorilor n casetele de text. Field Size n aceast caset de text introducei dimensiunea cmpului pentru tipul de date Text. n cazul tipului Numeric, alegei dimensiunea cmpului selectnd-o dintr-o list derulant. Aceast proprietate nu se aplic tipurilor de date Date/Time, Yes/No, Currency, Memo sau OLE Object. Format putei selecta dintr-o list derulant combinat, aplicabil tipului de dat ales un format standard predefinit, n care vei afia valorile din cmpuri.

- proprietatea Format se utilizeaz pentru stabilirea modului n care numerele, datele calendaristice, datele de tip text, timp vor fi afiate.

- nu afecteaz i modul de introducere a datelor Decimal Places din caseta derulant combinat putei alege Auto sau un anumit numr de

zecimale sau putei introduce un numr n caseta de text. Proprietatea Decimals Places se aplic numai cmpurilor de tipurile Number si Currency. Ca i Format , proprietatea Decimals Places afecteaz numai afiarea, nu i valorile datelor din cmp. Se pot selecta valori cuprinse ntre 0 i 15 sau Auto pentru determinarea automat a numrului de zecimale. Input Mask (masca de intrare) mtile de intrare a datelor sunt iruri de caractere, similare celor folosite de proprietatea Format, care determin modul de afiare a datelor n timpul introducerii si editrii lor.

Caption (titlu) dac vrei s apar pe butonul antetului cmpului un nume (altul dect numele lui), l putei introduce n caseta de text cu lista Caption.

Default Value (valoarea initiala) introducnd o valoare n caseta de text Default Value, indicai o valoare iniial, pe care Access o introduce automat n cmp, cnd adugai o nou nregistrare n tabel. Validation Rule (regula de validare) regulile de validare testeaz, conform criteriului furnizat sub forma unei expresii Access, valoarea introdus ntr-un cmp. Regulile folosesc operatori, identificatori, funcii i constante. Validation Text (textul validarii) reprezint textul care va aprea pe bara de stare, n cazul n care valoarea introdus nu respect criteriul Validation Rule. Required (cerinta) dac stabilii Yes valoarea proprietii Required, va trebui s introducei o valoare n cmp. Allow Zero Length (permite lungime zero) dac stabilii valoarea Yes a acestei proprieti, iar proprietatea Required este i ea Yes, cmpul trebuie s conin cel puin un caracter. Aceast proprietate se aplic numai cmpurilor de date de tipul Text i Memo. Indexed (indexat) dintr-o list derulant putei alege ntre un index care permite valorile duplicat i unul care cere ca fiecare valoare din cmp s fie unic. Ce este indexarea ? Ce este indexul ? Indexul permite accesul direct la nregistrrile unei tabele, fiind o structur intern creat i gestionat de sistem ca rspuns la comenyile utilizatorului. Ordonarea nregistrrilor se realizeaz n funcie de o cheie de indexare specificat de utilizator. Structura unui fiier index este compus din valoarea cheii de indexare ordonate cresctor sau descresctor i numrul nregistrrii coespunztoare din tabel. New Values (valori noi) aceast proprietate se aplic numai cmpurilor de tipul AutoNumber. Dintr-o list derulant putei selecta fie Increment, fie Random (aleator). Dac stabilii proprietatea New Values cu valoarea Increment, Access va genera valori noi ale cmpului AutoNumber adugnd 1 la cea mai mare valoare existent. Dac stabilii proprietatea New Values cu valoarea Random, Access va genera aleator numere ntregi ca valori noi ale cmpului AutoNumber. n mod obinuit, Access folosete pentru cmpul AutoNumber valori generate aleator, n cazul bazelor de date copie, pentru a asigura atribuirea valorilor unice nregistrrilor din baza de date copie. FORMULARELE (forms)

17

Afieaz datele coninute n tabele sau interogri i v permit s adugai altele noi, s le actualizai sau s le tergei pe cele existente. n formularele dumneavoastr putei include desene si grafice si dac aveti o plac de sunet, povestiri si muzic.

Formularele sunt compuse dintr-o colecie de elemente specifice de proiectare numite elemente de control sau obiecte de control. Formularele Access sunt multifuncionale, ele permit s realizai obiective care nu pot fi ndeplinite n modurile de lucru Table View sau Query View. Putei s validai intrri pe baza informaiilor coninute n alte tabele dect cea n care lucrai, avei posibilitatea s generai formulare care includ alte formulare (subformulare), putei calcula valori si afia totaluri

Funciile pe care le ndeplinesc formularele sunt: - afiarea si editarea datelor - controlul operaiilor realizate de aplicaie - introducerea de date - afiarea de mesaje - tiprirea informaiilor Se pot mbuntti performanele unui formular modificnd-ul cu ajutorul barei de instrumente Toolbox

care conin urmtoarele instrumente : Select objects deselecteaz instrumentul selectat anterior si restabilete funcia normal pentru indicatorul mouse-ului (activat implicit) Control wizard activeaz sau dezactiveaz programele Control Wizards ( ne ajut s generm grupurile de opiune, casetele de liste i casetele combinate) Label caseta care econine texte fixe de descriere sau instruciuni Tex box caseta care permite afiarea i editarea datelor de tip text Option group caseta de form dreptunghiular de dimensiune variabil n care se pot plasa butoane comutatoare, butoane de opiune, casete de validare. Toggle Button este un buton care atunci cnd este selectat, comut din starea On n starea Off. On corespunde valorii Yes (1) i starea Off corespunde valorii No (0). n cadrul unui grup de opiune, acionarea unui buton comutator dezactiveaz butonul comutator pentru a permite utilizatorului s selecteze o valoare dintr-un set. Option button- buton rotund care se comport identic cu un buton comutator. Butoanele de acest tip sunt utilizate cel mai frecvent n grupurile de opiune pentru selectarea unei valori dintr-un set de opiuni. Check box caseta de validare care atunci cnd este selectat comut ntre valoarea On i starea Off. Casetele de validare multiple trebuie plasate n afara grupurilor de opiune astfel nct s putem selecta mai multe opiuni simultan. Combo box este caseta combinat format dintr-o caset de text editabil, n care putem introduce o valoare i o list din care putem alege o valoare dintr-un set List box caseta care conine o list derulant de opiuni, din care putem selecta o valoare Command button- buton de comand, care n momentul activrii comut un eveniment care execut o comand macro Access sau o procedur VBA de tratare a evenimentelor Image afieaz un grafic static pe un formular sau intr-un raport, nefiind o imagine OLE nu o putem edita dup ce am plasat-o pe formular. Unbound Object Frame include n formular sau n raport un obiect OLE creat cu o aplicaie server OLE, cum ar fi Microsoft Graph sau Microsoft Draw. Obiectul Custom Control este o versiune special de obiect neasociat, care conine obiecte OLE Control. Bound object frame- afieaz coninutul unui cmp OLE al unei nregistrri n cazul n care aceasta conine un obiect grafic. Dac obiectul inclus n cmp nu este grafic, apare pictograma ce reprezint obiectul, cum ar fi pictograma opiunii Sound Recorder pentru un fiier WAV legat sau nglobat. Obiectele OLE Control au date asociate stocate ntr-o versiune special de obiect asociat Page break determin imprimanta s treac la o pagin nou ncepnd din poziia delimitatorului de pagin din formular sau din raport. n modul Run delimitatoarele de pagin nu sunt afiate pe formular sau n raport. Tab control este un control care se folosete n vederea crerii unei serii de pagini ce pot fi schimbate. Fiecare pagin va putea conine un numr de controale. Subform/Subreport ataeaz unui formular sau raport un subformular, respectiv un subraport. Line creaz o linie dreapt pe care putem s o redimensionam si s-i modificm poziia. Rectangle creaz un dreptunghi pe care putem s-l redimensionm i s-l repoziionm More Controls permite introducerea controalelor ActiveX instalate n sistem Subformularele - este un formular inclus ntr-un alt formular pentru a permite afiarea datelor din mai multe tabele sau cereri de interogare aflate n relaii de tipul unu la unu sau unu la mai muli. n formularul principal vor fi afiate datele din partea unu a relaiei, iar n subformular, cele din partea mai muli. Subformularele sunt de dou feluri :

18

- foaie de date se poate crea ntr-o manier foarte simpl i permite modificri privind dimensiunea i ordinea coloanelor

- formular ofer o mare suplee de prezentare prin posibilitti multiple de aranjare a datelor, de utilizare a culorilor, de creare de antet si subsol de pagin i de includere a unor cmpuri de tip OLE.

Etapele de creare a unui subformular sunt : - se creaz formularul principal i se nregistreaz - se creaz subformularul ca i formularul principal - se face legatura ntre formularul principal i subformular - se verific legatura i apoi rezultatul.

INTEROGRILE (queries) afieaz datele coninute n cel mult 16 tabele. Cu ajutorul lor putei indica modul n care prezentai datele alegnd tabelele care compun interogarea i cel mult 255 de cmpuri ale acestora. Tipuri de interogri Pentru atingerea diferitelor obiective, Access va permite s creai urmtoarele patru tipuri principale de interogri :

- interogrile de selecie extrag date dintr-unul sau mai multe tabele i le afieaz n format de list - interogrile ncruciate centralizeaz n formatul unei foi de calcul tabelar datele dintr-unul sau din

mai multe tabele. Astfel de interogri sunt utile pentru analizarea datelor i crearea graficelor i diagramelor bazate pe suma valorilor din cmpurile numerice ale mai multor nregistrri.

- nregistrrile de aciune creaz noi tabele n bazele de date sau realizeaz modificri majore ale unei tabele. Astfel de interogri v permit s adugai sau s tergei nregistrri dintr-o tabel sau s facei modificri n cele bazate pe expresiile pe care le-ai introdus la proiectare.

- interogrile parametrice folosesc n mod repetat o interogare i fac numai simple modificri ale criteriilor ei.

Comenzi SQL: -de descriere a datelor: CREATE TABLE, ALTER TABLE, DROP TABLE, DROP INDEX -de manipulare a datelor: INSERT, DELETE, UPDATE -de interogare a datelor: SELECT (proiectie, calcule, selectii, ordonari, grupari de date, jonctiuni) -de control a datelor: GRANT, REVOKE -crearea tabelei si definirea cheii primare: CREATE TABLE (atribut1 tip-atribut (dimensiune), atribut2..... CONSTRAIT nume-index

PRIMARY KEY(atribut)) Ex:CREATE TABLE produse (codprodus text (4), denprodus text (15), um text (3) CONSTRAINT codprodus

PRIMARY KEY (codprodus)) -modificarea structurii tabelei: ALTER TABLE nume-tabela ADD COLUMN nume-atribut tip

Ex:ALTER TABLE produse ADD COLUMN calitate text -stergerea unei tabele: DROP TABLE nume-tabela

Ex: DROP TABLE clienti -crearea unei tabele virtuale: CREATE VIEW nume-view AS cerere

Ex: CREATE VIEW prod AS SELECT * FROM produse WHERE pret>100000 -inserarea unui tuplu intr-o tabela INSERT INTO nume-tabela VALUES (valoare1, valoare2, ....)|cerere Ex: INSERT INTO produse VALUES (345, smochine, kg) sau INSERT INTO produse SELECT * FROM noutati -actualizarea datelor dintr-o tabela UPDATE nume-tabela SET nume-atribut=expresie WHERE conditie Ex:UPDATE produse SET pret=pret+500 WHERE calitate=2

19

-interogarea bazei de date: SELECT [ALL/DISTINCT/DISTINCTROW] lista de atribute sau calcule FROM nume tabele (INNER JOIN, LEFT JOIN) WHERE criteriu de cautare (de selectie) GROUP BY atribut de grupare HAVING criteriu de grupare ORDER BY criteriu de ordonare -unirea tuplurilor din doua tabele cu aceeasi structura: UNION Ex: SELECT * FROM clienti

UNION SELECT * FROM furnizori ORDER BY nume -acordarea drepturilor unor utilizatori de a utiliza baza de date: GRANT -anularea drepturilor acordate: REVOKE RAPOARTELE (reports)

Tipresc datele din tabele i interogri n aproape orice format pe care l dorii. Access va permite s adugai n rapoarte elemente grafice astfel nct s putei tipri un catalog complet, ilustrat al produselor dintr-o baza de date. n rapoartele Access putei include subproceduri VBA controlate de evenimente.

Rapoartele sunt destinate tipririi datelor, spre deosebire de formulare care sunt concepute pentru a afia datele ntr-o fereastr. Ele nu permit modificarea valorii datelor cu ajutorul casetei TOOLBOX. Opiunile disponibile pentru realizarea rapoartelor sunt: - Previzualizarea - Fereastra de proiectare. Se pot controla prin PRINTER SETUP zonele care mrginesc raportul. Tipurile de rapoarte

- rapoarte cu o singur coloan- afieaz toate cmpurile unei nregistrri ntr-o coloan - rapoarte dispuse pe rnduri- cte o coloan pentru fiecare cmp al tabelei - rapoarte multicoloan - rapoartele cu totalizri si grupri - etichetele pentru coresponden - rapoartele neasociate Pentru a respecta cerinele de raportare a informaiilor din baza de date se poate realiza gruparea i

sortarea datelor ntr-un raport - acesta presupune organizarea datelor n grupuri i subgrupuri . Pentru a afia caseta de dialog deschidei raportul n modul de lucru DESIGN i executai clic pe butonul Sorting and Grouping al barei cu instrumente. Gruparea datelor se poate realiza dup categorie, n funcie de domeniu. Proprieti ale rapoartelor

1. Format - Caption afiarea titlului - Page Header, Page Footer afiarea antetului i subsolului - Picture calea i numele fiierului afiat pe fundalul situaiei - Picture Pages precizarea paginilor pe care se va afia fundalul ales 2. Data - Record Source se precizeaz o tabel. O interogare, o fraz care constitie sursa de date pentru

raport - Filter stabilirea unor condiii pe care trebuie s le ndeplineasc datele ce vor fi afiate - Filter On criteriul specificat devine activ - Order by precizarea criteriilor de sortare - Order By On activarea sau inactivarea proprietii anterioare 3. Event - On Open definirea de filtre - On Close tergerea fiierelor temporare - On Activate - Alte functii, macro-uri ataate evenimentelor 4. Other - Records Locks blocarea informaiilor

20

- Data Grouping utilizarea tipului implicit de dat Fast Laser Printing tiprirea rapid a rapoartelor

COMENZI MACRO (macros) automatizeaz operaiile Access. Ele iau locul codului de programare cerut de alte aplicaii, pentru a executa anumite aciuni ca rspuns la evenimentele iniiate de utilizator. Cum se pot utiliza comenzile macro pentru rularea automat a aplicaiilor unei baze de date ?

- programarea prin configurarea proprietilor obiectelor - programarea n fereastra Query Design

programarea cu utilitarele vrjitor

MODULELE (modules) conin codul Access VBA pe care l scriei pentru a executa operaii neacceptate de colecia standard de macrocomenzi incluse n Access

De ce avem nevoie de VBA? - Pentru a crea funcii de tipul UDF (user defined function) care s nlocuiasc expresiile complexe

pe care le folosii pentru validarea datelor, calcularea valorilor pentru casetele text sau alte sarcini. - Pentru scrierea unor expresii care conin structuri de decizie mai complexe dect cele admise de

funcia IIF() - Pentru a executa operaii DDE care nu se pot efectua cu funciile Access standard - Pentru deschiderea mai multor baze de date - Pentru a putea crea o documentaie scris a aplicaiei d-voastr - Pentru a crea aplicaii executabile

Tipuri de module

Access pune la dispoziie urmtoarele trei tipuri de module : - module access - module de formular - module de raport Editarea modulelor

Modulul = o seciune de declaraii urmat de obicei de una sau mai multe proceduri sau funcii. Procedurile sunt definite de obicei drept subprograme la care un alt program face referire folosind numele lor. Referirea la o procedur prin numele ei duce la apelarea sau utilizarea procedurii. Procedurile sunt definite cu ajutorul cuvintelor rezervate SUB (pentru nceputul procedurii) si ENDSUB (pentru terminarea procedurii). nceputul procedurii este precedat de unul de prefixele: Public, Private, Static. Private Sub nume procedura [inceputul codului sursa al procedurii] [sfarsitul codului sursa al procedurii] End Sub

Obiecte tip Access: Obiectul Application-se refera la aplicatia Access activa. Contine toate obiectele si colectiile Microsoft Access. Proprietati:

Application: folosirea acestei proprietati permite accesul la proprietatile si metodele obiectelor continute de acest obiect

CodeContextObject: folosirea acestei proprietati determina obiectul in care este executat macroul sau codul VBA

CodeData: permite accesul la obiectul CodeData. Cu ajutorul acestei proprietati se poate face referire la colectiile AllTables, AllQueries, AllViews, AllStoredProcedures, AllDatabaseDiagrams

Codeproject: permite accesul la obiectul CodeProject. Cu ajutorul acestei proprietati se poate face referire la colectiile AllForms, Allreports, AllMacros, AllModules, AllDataAccessPages, AccessObjectProprieties

CurrentObjectType: determina tipul obiectului activ din baza de date CurrentObjectName: determina numele obiectului activ MenuBar: Specifica meniul folosit intr-o baza de date Access, formular sau raport UserControl: determina daca aplicatia Microsoft Access este pornita de user sau de o alta aplicatie Visible: permite ca un obiect form, report, DAP sau un control sa fie vizibil sau nu

21

Metode: AccessError: returneaza o expresie text asociata cu o eroare Microsoft Access BuilCriteria: permite atasarea unui criteriu de selectie la o interogare sau la un formular CloseCurrentDatabases: inchide baza de date curenta CurrentDb: returneaza baza de date curenta CurrentUser: returneaza utilizatorul curent DefaultWorkspaceClone: creeaza un nou obiect Workspace NewCurrentDatabase: creeaza o noua baza de date OpenCurrentDatabase: deschide o baza de date existenta Quit: inchide aplicatia Run: permite executarea unei functii sau proceduri RunCommand: permite executarea unei comenzi din meniu

Obiectul Form: - refera un formular si este membru al colectiei Forms Proprietati: cele ale obiectului de tip formular Metode:

DefaultControl: returneaza un obiect control cu care se poate seta proprietatea default pentru un tip particular de control

Refresh: actualizeaza modificarile in inregistrarile din sursa formularului Repaint: actualizeaza pe ecran formularul pentru care s-a apelat aceata metoda Requery: se foloseste atinci cand se doreste reinterogarea bazei de date SetFocus: muta focus-ul pe fromularul specificat, pe controlul specificat,etc Undo: se foloseste cand se doreste anularea modificarilor inregistraii curente

Obiectul Report: - refera un raport si este membru al colectie Reports Proprietati: cele corespunzatoare rapoartelor Metode:

Circle: traseaza un cerc, o eclipsa sau un arc de cerc Line: traseaza o linie sau un dreptunghi DefaultControl: vezi obiectul Form

Obiectul Screen:- se foloseste pentru a face referire la formularele, rapoartele, controalele active, afisate pe ecran Proprietati:

ActiveControl: identifica sau refera controlul care detine focus-ul ActiveDatasheet: identifica sau refera datasheet-ul care detine focus-ul ActiveForms: identifica sau refera formularul care detine focus-ul ActiveReport: identifica sau refera raportul care detine focus-ul Application: permite accesul la obiectul Aplication PreviousControl: returneaza referinta controlului care a pierdut focus-ul

Obiectul DoCmd:- permite executarea unor actiuni in cadrul procedurilor sau functiilor . Dispune numai de metode Metode:

ApplyFilter: permite aplicarea unui filtru asupra unui set de inregistrari CancelEvent: anuleaza actiunea unui eveniment Close: inchide o fereastra Microsoft Access CopyObject: permite copierea unui obiect in aceeasi baza de date sau in alta DeleteObject: permite stergerea unui obiect dintr-o aplicatie Access OpenForm: deschide un formular in cadrul unei aplicatii Access OpenTable: permite deschiderea unei tabele din baza de date OpenQuery: permite deschiderea unei interogari OpenReport: permite deschiderea unui raport RunSql: permite executare unei expresii SQL Restore: returneaza fereastra activa la dimensiunea standard Minimize: are ca efect minimizarea ferestrei active Maximize: are ca efect maximizarea ferestrei active

Obiecte si colectii Data Access Objects -permit conectarea la o baza de date Microsoft Jet sau prin ODBC

22

Colectii DAO

Connections: contine obiectele Connection curente ale obiectului Workspace Containers: contine obiectele Container definite in baza de date Databases: contine toate obiectele Database deschise Documents: contine toate obiectele Document pentru tipul de obiect specificat Errors: contine toate obiectele Error Fields: contine toate obiectele Field ale obiectelor Index, QueryDef, Recordset, Relation, TableDef Groups: contine toate obiectele Group ale obiectelor Worksapece sau User Indexes: contine toate obietcele Index care apartin de obiectu; TableDef Parameters: contine toate obiectele Parameter care apartin de obiectul QueryDef Proprieties: contine toate obiectele Propriety QueryDef: contine toate obiectele QueryDef ale obiectului Databases si ale obiectului Connection Recordsets: contine toate obiectele recordset deschise din obiectul Database sau Connection Relations: contine toate obiectele Relation din obiectul Database TableDefs: contine toate obiectele TableDef din baza de date Users: contine toate obiectele User care apartin de obiectele Workspace sau Group Workspace: contine toate obiectele active Workspace ale obiectului DBEngine

Proprietati:

Count: returneaza numarul de obiecte din colectie Append: adauga un nou obiect DAO la colectie Delete: sterge un obiect din colectie Refresh: actualizeaza obiectele din colectie

Obiecte DAO Obiectul Connection- permite conectarea la o baza de date ODBC Proprietati:

Connect: seteaza sau returneaza o valoare care ofera informatii despre sursa de conectare Database: returneaza obiectul Database la care s-a efectuat conectarea StillExecuting: indica daca operatia este sau nu asincrona Close: inchide obiectul respectiv Cancel/; opreste eecutia unei metode Execute: executa o interogare sau o expresie SQL OpenRecordset: creaza un obiect Recordset care este adaugat in colectia Recordsets

Obiectul Dtabase refera o baza de date deschisa Proprietati:

Connect: prezentata la obiectul Connection Connection: returneaza obiectul Connection corespunzator bazei de date Name: returneaza numele bazei de date Ttransactions: returneaza o valoare de tip boolean, care indica daca tipul de obiect respectiv

suporta sau nu tranzactii Updatable: returneaza o valoarea care indica daca obiectul respectiv poate fi sau nu actualizat

Metode: Close: inchide obiectul DAO CreateQueryDef: creaza un obiect QueryDef CreateRelation: creaza un obiect Relation Create TableDef: creaza un obiect TableDef OpenRecordset: creeaza un obiect Recordset si il adauga in colectia Recorsets

Obiectul Field: - refera un camp dintr-o tabela, cerere, index, relatie sau set de inregistrari Proprietati:

Attributes: indica ce caracteristici are obiectu Field DefaulValue: seteaza sau returneaza valoarea implicita FieldSize: seteaza sau returneaza lungimea campului Required: seteaza sau returneaza o valoare de tip boolean care indica daca acel camp este

necesar sau nu ValidationRulw: seteaza sau returneaza o expresie de validare a datelor

23

ValidationText: seteaza sau returneaza un mesaj care este afisat in momentul in care se incalca regula de validare

Obiectul Index:-descrie ordinea si unicitatea datelor Proprietati:

Primary: seteaza sau returneaza o valoare care indica daca obiectul Index este un index primar pentru tabela

Unique: seteaza sau returneaza o valoare care indica daca obietcul Index este index unic Metode:

CreateField: creaza un obiect Field Obiectul QueryDef refera definitia unei interogari. Proprietati:

Connect: aceasta proprietate e prezentata la connection MaxRecords: seteaza sau returneaza numarul maxim de inregistrari returnate de o interogare SQL: seteaza sau returneaza epresia SQL ce va fi executata RecordsAffected: returneaza numarul de inregistrari afectate de ultima executie a metodei Execute

Metode: Cancel: opreste executia unei metode Close: inchide un obiect DAO deschis Execute: executa o interogare sau o expresie SQL OpenRecordset: creeaza un obiect Recordset care este adaugat in colectia Recordsets

Obiectul Recordset:- refera setul de inregistrari dintr-o tabela sau interogare -un obiect Recordset poate fi deschis ca:

Table: se pot efectua adaugari, modificari, stergeri de inregistrari precum si cautari dupa indecsi, cu alte cuvinte operatiile posibile ce se pot efectua intr-o tabela

Dynaset: este un set dinamic de inregistrari, care permite operatii de actualizare. Nu se pot efectua cautari de inregistrari folosind indecsii

Snapshot: set de inregistrari folosit pentru gasirea unor realizari sau ca sursa pentru rapoarte. Inregisatrile nu sunt actualizabile. Nu se pot efectua cautari de inregistrari folosind indecsii

Forward-Only: este asemanator cu tipul Snapshot, diferenta fiind ca parcurgerea inregistrarilor se poate realiza numai de la prima inregistrare la ultima

Dynamic: este folosit numai in cazul accesarii bazelor de date prin driver ODBC Proprietati:

AbsolutePosition: seteaza sau returneaza numarul inregistrarii curente BOF, EOF: valoarea returnata este de tip bool ( pointerul se afla inainte de prima inregistrare sau

dupa ultima inregistrare) Filter: seteaza sau returneaza aplicarea unui filtru. Este valabila numai pentru Dynaset, Snapshot,

ForwardOnly Index: seteaza sau returneaza numele obiectului Index curent Nomatch: indica daca s-a gasit inregistrarea cautata, folosind metodele Seek sau Find PercentPosition: arata pozitia curenta relativa RecordCount: returneaza numarul de inregistrari accesate in obiectul Recordset Sort: sorteaza un set de inregistrari. Aceasta proprietate este valabila numai pentru tipurile Dynaset

si Snapshot Transactions: returneaza o valoare de tip bool care indica daca obiectul respectiv accepta

tranzactii. Numai pentru Dynaset si Table Metode

AddNew: creaza o inregistrare vida. Valabila numai pentru Dynaset sau Table. Trebuie urmata de Update sau CancelUpdate

CancelUpdate: anuleaza actualizarea Clone:creaza o copie a obiectului Recordset Delete: sterge inregistrarea curenta Edit: permite editarea unei inregistrari. Este valabila pentru obiectele Recordset de tip Table sau

Dynaset. Trebuie urmata de Update sau CancelUpdate

24

FindFirst, FindLast, FindNext, FindPrevious: localizaeaza prima, ultima, urmatoarea, precedenta inregistrare

Move: permite deplasarea de la o inregistrare la alta in cadrul obiectului Recordset MoveFirst, MoveLast, MoveNext, MovePrevious: permite deplasarea la prima, ultima, urmatoarea,

precedenta inregistrare OpenRecordset: creaza un obiect Recordset care este adaugat in colectia Recordsets Requery: actualizeaza datele intr-un obiect Recordset Seek: pozitioneaza pointerul pe prima inregistrare care corespunde criteriului specificat (tip Table) Update: salveaza continutul zonei tampon de copiere in cadrul obiectului Recordset

Obietcul TableDef:- refera definitia tabelelor de baza sau a tabelelor link Proprietati:

Attributes: seteaza sau returneaza o valoare care indica caracteristicile obiectelor TableDef RecordCount: numarul total de inregistrari din obiectul TableDef Updatable: returneaza o valoare de tip bool care indica daca poate fi modificata definitia unei tabele ValidationRule: seteaza sau returneaza o expresie de validare a datelor ValidationText: seteaza sau returneaza un mesaj care este afisat in cazul incalcarii regulii de

validare Metode:

CreateField: creaza un obiect Field CreateIndex: creaza un obiect Index OpenRecordset: creaza un obiect Recordset, care este adaugat in colectia Recordsets RefreshLink: actualizeaza informatiile despre conectare pentru o tabela link

Obiectul Workspace:- defineste o sesiune de lucru a sistemului de administrare a bazei de date Metode:

BeginTrans, CommitTrans, Rollback: permit actualizarea prin tranzactii: incepe o noua tranzactie, sfarseste tranzactia curenta si salveaza modificarile, sfarseste tranzactia curenta si restaureaza baza de date

CreateDatabases: creaza un obiect Database OpenDatabase: deschide baza de date

Access reprezint un instrument foarte simplu i eficace, la ndemna oricrui utilizator, care

dorete s creeze, s implementeze i s exploateze o baz de date. Fiind parte component a pachetului OFFICE 2000, acesta este deschis comunicrii cu celelalte

programe: Excel, Word, PowerPoint. In plus ofer posibilitatea comunicrii directe cu serviciul INTRENET Worl Wide Web, considerat a fi

sistemul de distribuie a informaiei multimedia cu cea mai rapid rat de cretere din ntreaga industrie informatic. Sistemul dispune de faciliti SQL, care reprezint un standard n ceea ce privete interogarea bazelor de date. 1.C.Crstea,Gh.Sabu - S.G.B.D.Access 2000. Aplicaii i teste gril, ed.OmniaUNI S.A.S.T., Braov, 2001. 2. Gh. Sabu, V. Avram-Sisteme informatice i baze de date, Ed. Oscar Print, Bucureti, 1998. 3.Grupul BDASEIG Baze de date fundamente teoretice i practice, ed. Infomega, Bucureti, 2002. 4. I.Lungu Baze de date organizare, proiectare i implementare, ed. All Educational, Bucureti, 1995.

Rezumatul capitolului:

Bibliografie:

25

Aplicaii:

1. Realizai o aplicaie de contabilitate financiar. Produsul informatic s permit gestionarea conturilor, gestionarea notelor contabile, elaborarea automat a principalelor documente contabile: Registrul Jurnal, Fisa Contului, Baza de Verificare.

2. Se cere informatizarea rezervrii camerelor la o unitate hotelier. Clientul care dorete sa rezerve o camer trebuie s-i precizeze identitatea, numrul de zile pentru care face rezervarea, numrul de persoane i anumite caracteristici ale camerei: etaj, vedere, numr de locuri.

a. elaborai modelul conceptual al datelor b. elaborai modelul relaional al datelor c. elaborai modelul fizic al datelor d. pentru protejarea datelor s se creeze o interogare aciune care s asigure o copiere a

tabelei Rezervri, n vederea unor prelucrri mai complexe ale nregistrrilor acesteia. e. realizai o interogare pentru afiarea rapid a ultimei rezervri solicitate de un client precizat

n momentul execuiei interogrii Teste gril:

1. Obiecte Access nu pot fi: a. cmpurile b. controalele grafice c. rapoartele d. modulele e. formularele

2. Proprietatea Required: a. stabilete regula ce trebuie satisfcut nainte de sal varea valorii introduse n cmp b. stabilete textul care se afieaz pe ecran dac Validation Rule esueaz c. arat c nu se tie nimic despre coninutul cmpului d. specifica dac acel cmp este folosit sau nu ca un cmp de index e. precizeaz dac un cmp nu trebuie lsat necompletat

3. Principala limit a formularelor se refer la faptul c: a. prezint datele ntr-o form convenabil utilizatorului b. extrage i prelucreaz nregistrrile din mai multe tabele asociate c. filtreaz nregistrrile care ndeplinesc anumite criterii de selecie d. nu poate grupa datele dup diverse criterii e. poate parcurge aleator nregistrrile

4. Interogrile care afieaz o mare cantitate de date ntr-o form sintetic, n formatul compact al unei foi de calcul tabelar rnd-coloan sunt cele de tipul:

a. Append Query b. Delete Query c. Update Query d. Make Table Query e. Crosstab Query

5. Fie tabela CLIENTI (CodClient, NumeClient, Adres, Telefon). Se cere o interogare SQL care s afieze tabela CLIENTI cu toate atributele:

a. SELECT clienti b. SELECT *

FROM clienti c. SELECT numeclient

FROM clienti d. SELECT clienti

FROM clienti e. SELECT codclient, numeclient, adres, telefon

FROM comenzi

Verificarea i evaluarea cunotinelor: